5. La carta comercial
Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercíaen épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otrasfirmas, ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación,pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.Las partes de una carta comercial son las siguientes:
- El membrete
Encabeza la carta y debe aportar esta información básica:
- Logotipo (optativo).- Nombre completo de la empresa o la persona.- Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicóloga, etc.).- Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país).- Apartado postal.- Número de teléfono (telex, telefax, telegramas).
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membreteimpreso. Es una forma útil de introducir los datos más importantes de la empresa queenvía la carta, ya que incluye la siguiente información:Muchas veces el membrete va acompañado de logotipo o anagrama de la empresa, quepuede estar impreso a varias tintas.El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo elancho superior de la hoja.Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en elpapel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso en laparte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.También puede informar sobre:
- La instancia o el departamento que envía la carta.- Otras filiales, sucursales u oficinas.- Miembros de la presidencia, el consejo de administración, la gerencia o laadministración.- Lemas de la empresa.- Las referencias del destinatario y del remitente.
6. La fecha
La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a treslíneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribeexactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.
Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando ésta aparece en elmembrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplearnúmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedidode la preposición
"de"
(que no siempre se suele incluir).El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en elsobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, eltratamiento debe ser el mismo.Aquí se puede incluir una breve alusión al asunto de que trata la carta. Generalmenteesta alusión está precedida por la palabra "Referencia".Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantesen la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores declasificación y archivo de las cartas.Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primerassuelen describirse después del membrete, mientras que el asunto - resumen delobjeto de la carta - aparecerá, normalmente, por debajo del destinatario.El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentesprimordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. Atal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludoque son las más empleadas:
- Señor:
- Muy señor mío:- Muy señor nuestro:- Muy señor mío y amigo:- Muy señor nuestro y amigo:- Estimado cliente:- Distinguido señor:- De mi (nuestra) consideración (más distinguida):
Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de ladirección, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino comocorrespondan.Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija apersonalidades o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar:
- Excelentísimo señor.- Honorable señor.
Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las fórmulas demasiado extensasy rebuscadas, pues tan sólo se trata de un saludo.
7. La introducción
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