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La carta comercial
- El membrete
- Logotipo (optativo).
- Apartado postal.
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete
impreso. Es una forma útil de introducir los datos más importantes de la empresa que
envía la carta, ya que incluye la siguiente información:
El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el
ancho superior de la hoja.
Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el
papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso en la
parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.
- Lemas de la empresa.
6. La fecha
La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a tres
líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribe
exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.
Aquí se puede incluir una breve alusión al asunto de que trata la carta. Generalmente
esta alusión está precedida por la palabra "Referencia".
Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primeras
suelen describirse después del membrete, mientras que el asunto - resumen del
objeto de la carta - aparecerá, normalmente, por debajo del destinatario.
- Señor:
- Muy señor mío:
- Estimado cliente:
- Distinguido señor:
Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija a
personalidades o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar:
- Excelentísimo señor.
- Honorable señor.
Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas
y rebuscadas, pues tan sólo se trata de un saludo.
7. La introducción
La introducción, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido
de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta
sea una reclamación, pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y
concisa de comenzar el cuerpo de la carta:
- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envío urgente del género
solicitado con fecha.
Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores, toda
información con que cuenta se utilizará así.
INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del
lector. Una vez leída, no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que
este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un
lado.
DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el
interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados,
conducen al interés por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.
CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un
producto, para una cuenta o mudar de opinión.
-Muy atentamente
Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se
concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma más de
resumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran fórmulas como las
siguientes:
Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierda o
a la derecha.
- Su título o cargo
Las ofertas: es uno de los escritos comerciales más empleados, ya que cubre un
amplio sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos
de ofertas:
El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena
impresión en el receptor. No olvide que la carta le está representando, usted tiene
que cuidar el estilo y la forma además del contenido, pues está creando un contacto
con la empresa y éste ha de ser favorable.
El solicitante debe expresar con precisión, detalle y concisión los intereses que tiene
en solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, las cartas
suelen acompañarse del currículum vitae del solicitante, que aportará toda la
información sobre sus conocimientos y experiencia.
Cuando un particular redacta una carta para ofrecer sus servicios, sus datos
personales, en vez de escribirse en el ángulo superior izquierdo del papel, figuran al
final del texto después de la firma. De esta forma el ángulo superior izquierdo es
utilizado, normalmente, por aquellas entidades que tienen el membrete impreso en el
papel - cosa que no ocurre habitualmente si se trata de un particular-.
No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entregue
personalmente. Es norma que si se envía por correo se acompañe de una carta breve
de presentación.
Sobre todo sea claro y conciso en la presentación de los datos y no mienta ni
exagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente inútil. Recuerde
que el currículum debe brindar una buena imagen de usted.
Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque el interés
del destinatario pero sin abrumarlo.
El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige
a un círculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas de una
empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin
variar el contenido.
Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juez
presente en los actos llevados. Es lógico, pues no debemos olvidar el carácter oficial
de estos escritos.
Los bancos también suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por ejemplo, las
condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crédito o, también, avisando a los
clientes del pago de intereses de bonos.
Debe cuidarse mucho la redacción de estas cartas, pues aquello que se trata en el
contenido son temas "delicados" -el remitente se está quejando por algún motivo- que
pueden malinterpretarse.
Normas prácticas:
-El tono de la carta debe ser cortés pero exigente -se está usted quejando, no
saludando a la empresa-.
La empresa que recibe una reclamación tiene el deber de enviar una respuesta. Ésta
se llevará con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volverá a insistir y,
teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situación comprometida, hay que
evitar al máximo la pérdida de tiempo.
Sobre todo discúlpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionar al
remitente se la reclamación. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o cortés sino
correrá el peligro de perder un cliente.
- Los de mercancías
- Los de fondos
Aviso de envío de mercancías.- Son cartas de respuesta a las órdenes de pedido. hay
una serie de datos que deben figurar en estos escritos:
- Descripción del género pedido y, por lógica, enviado. Debe detallarse al máximo la
mercancía, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc.
- Condiciones de pago
Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algún error en el
envío del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder
reclamar.
Aviso de envío de fondos.- En este tipo de escritos se envían cheques, talones o letras
acompañada de una carta de presentación.
También se suelen redactar cartas de envío de factura. se aconseja incluir como anexo
una copia de la misma.
Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y último
paso de la operación comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio,
realizó una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envío ya corroborado,
deberá enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar su conformidad.
Actualmente los acuses de recibo siguen la fórmula de impreso. Es decir, para ahorrar
tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de
recibo preimpresos que tan sólo se han de rellenar.
No lo olvide: la nueva correspondencia comercial está cada vez más despersonalizada.
Los impresos y formularios rompen con el esquema típico de la carta. Es necesario
ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la línea de lo nuevo emplee
impresos.
Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa una
cantidad de dinero de otra.
19. Tipos de cartas - Boletines de garantía (I)
Indican el envío de la garantía de una máquina, por ejemplo. Son escritos breves que suelen
acompañarse del certificado de garantía.
También hay empresas que envían cartas avisando a su cliente de que el plazo de garantía del
objeto en cuestión ha finalizado.
Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre una empresa y
un particular.
1.Informes personales: una empresa solicita a otra información sobre una persona en
concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigirá a la
remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona en cuestión.
Si es usted la empresa que solicita recuerde que la información que reciba es totalmente
confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discreción.
2.Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele
solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado anteriormente.
En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios,
personal que la configura, comportamiento comercial, etc.
Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que envía la
empresa interesada junto con una breve carta de presentación. La casa que recibe el
formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa interesada.
20. Tipos de cartas - Boletines de garantía (II)
3.Otros informes: Tan sólo nos quedan por comentar los informes bancarios y aquellos que
redactan representantes y viajantes de una empresa.
Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones económicas de un
particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no está obligada a facilitar esta
información a no ser que el cliente en cuestión haya dado permiso.
Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma que
representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo. Estos escritos
deben detallarse al máximo a fin de evitar cualquier tipo de duda.
- Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir, no se
conocen de antemano.
- De punto anterior se desprende que la empresa que envía el informe debe mostrarse en todo
momento cortés y breve, quizá pueda conseguir un nuevo cliente.
Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes:
- Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la empresa
que solicita informes no le interesa para nada su opinión personal, por lo tanto, no la incluya.
- Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee información
para explicar envíe una carta de disculpa.
Joan: Carol, I'm sorry to disturb you. I wonder if you could help me with this
letter?
J: Well, I'm applying for a job. I've never written what you might call an ¿official¿
letter before.
C: Oh, it's quite easy. I had quite a bit of experience working in the bank. First
your address. That goes in the top right-hand corner. Then the date underneath on
the right. Then you bejín your letter: on the right. Then you begin your letter:
'Dear Sir' or 'Dear Madam', as the case may be.
C: If it's a company you write 'Gentlemen' or else 'Dear Sirs' and hope there are no
feminists around!
J: But isn't that rather formal? I mean, in a case like that shouldn't I write 'Dear Mr
Smith' or whatever his name is?
C: Not unless you know him personally. Anyway, 'Dear Sir' isn't as formal as 'Sir'.
Then you finish up with 'Yours faithfully'.
C: Only if you begin 'Dear Mr Smith'. Of course, you can always end 'Yours truly'.
J:Should I type the letter, do you think? You see, my handwriting's pretty awful.
J: How terrible! Perhaps I'd better not apply for a job after all.
Joan: Perdona que te moleste, Carol. Me pregunto si podrías ayudarme a redactar esta
carta.
C: Si es una empresa escribe: 'Estimados Sres.' O 'Muy Sres. Míos', ¡esperando que no
haya feministas por ahí!
J: ¿Pero, eso no es demasiado protocolario? Quiero decir, en un caso como éste, ¿no
debería escribir ¿Estimado Sr. Smith¿ o como se llame?
C: No, a menos que lo conozcas personalmente. De todas formas, ¿Muy Sr. Mío¿ no es
tan protocolario como ¿Señor¿. Después, acabas con: ¿le saluda atentamente¿.
C: Sólo si empiezas con ¿Querido Sr. Smith¿. Por supuesto que, siempre, puedes acabar
con ¿atentamente¿.
J: ¿Tú crees que tengo que escribir la carta a máquina? ¡Mira, mi letra es horrible!
C: No, generalmente, las solicitudes de trabajo debe ser manuscritas. ¡Les gusta
recurrir a un grafólogo para que analice tu personalidad, querida!
To wonder: preguntarse
Postman: cartero
Postmark: matasellos
Round: recorrido