Professional Documents
Culture Documents
Nama Ahli Kumpulan Fanly Soh Swee Fong Vithya a/p Ramanathan Nadzirul Akmal Bin Mohd Hamzah
PENGURUSAN MESYUARAT
Definisi Mesyuarat
Tujuan Mesyuarat
Jenis-jenis Mesyuarat
DEFINISI MESYUARAT
Mengadakan satu perjumpaan untuk membincangkan idea bagi mencapai satu keputusan. Terbahagi kepada dua bentuk mesyuarat iaitu informal atau formal.
HOME
TUJUAN MESYUARAT
Berfungsi untuk mencatat segala keputusan, agenda dan tindakan susulan perbincangan. Merancang strategi dan pendapat bagi melaksankan sesuatu aktiviti. Mendapatkan sokongan, kata putus dan tindak balas dalam sesebuah persatuan atau organisasi.
HOME
NEXT
Diadakan untuk membincangkan aktiviti tahunan, pencapaian kewangan organisasi atau laporan aktiviti yang telah dijalankan. Menyelaras dan membincangkan tugas-tugas setiap ahli jawatankuasa sesebuah pertubuhan. Mewujudkan satu perhubungan dan perbincangan yang mencapai kata sepakat daripada setiap ahli yang menghadiri mesyuarat tersebut.
HOME
NEXT
Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.
HOME
JENIS-JENIS MESYUARAT
Setiap persatuan perlu adakan. Diadakan mengikut undang-undang, iaitu dibawah Akta Pendaftar Pertubuhan. Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu.
HOME
NEXT
Mesyuarat Agung Dwitahunan mengadakan dua kali bagi Mesyuarat Agung Tahunannya.
Pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan 2 tahun sekali.
Agenda Mesyuarat Agung Tahunan: -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas -mengesahkan penyata kewangan -memilih Jawatankuasa Kerja yang baru. -membincang dan meluluskan cadangan. -penangguhan.
HOME
Notis mesyuarat peru diedarkan dalam tempoh masa 14 hari yang ditandatangani oleh setiausaha
Korum mesyuarat akan dtentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan.
Contoh : 1. bilangan keahlian atau daripada kesemua ahli. 2. menetapkan bilangan sekurang- kurangnya 40 orang, 20orang, dll.
persatuan. Dihadir oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja. Agenda mesyuarat ditentukan melalui perbincangan ahli yang berkaitan dengan aktiviti, pengurusan dan pentadbiran persatuan. Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh 2-3 hari.
HOME
NEXT
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil. -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. -perkara-perkara berbangkit -agenda yang ingin dibincangkan -Laporan ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil. -hal-hal lain.
HOM E
HOME
NEXT
Agenda yang dibincangkan : Penerangan ketua atau setiasusaha berkaitan isu yang dibincangkan. Perbincangan dan membuat keputusan. Mesyuarat diadakan : Keputusan daripada pengerusi Permintaan bertulis < 8 orang ahli. Permintaan bertulis 2/3 atau 60 orang ahli.
HOME
Pengerusi
mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan. Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan. Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. Memastikan setiausaha dan ajk lain menjalankan tugas dengan baik.
SETIAUSAHA
Jawatan yang penting dalam sesuatu mesyuarat.
Cekap dalam menambahkan keberkesanan dan kelancaran sesebuah persatuan.
Sebelum mesyuarat
Semasa mesyuarat
Selepas mesyuarat
SEBELUM
MESYUARAT
Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat. Menghantar notis mesyuarat lebih awal. Memastikan tempat mesyuarat berfungsi. Menyediakan peralatan yang diperlukan. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
SEMASA
MESYUARAT
Datang lebih awal -> memastikan semua persiapan diatur dengan sempurna. Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat. Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.
SELEPAS
MESYUARAT
Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.
AGENDA MESYUARAT
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Ucapan pengerusi. Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas. Membentang dan menerima penyata tahunan lalu. Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu. Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu. Membincang dan meluluskan usul atau cadangan. Ucapan penangguhan.
b)
c) d)
e)
Ucapan pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankusa Kecil. Hal-hal lain.
PRA
Tentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Hantar surat jemputan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Perbincangan pra mesyuarat Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat
SEMASA
Senarai kehadiran Perkara penting yang dibincangkan Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil
SELEPAS
Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan perbincangan Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat Laporan maklumbalas oleh urusetia Tentukan format maklumbalas Sediakan laporan maklumbalas
TATACARA MESYUARAT
Peringkat pra-mesyuarat
Perancangan:
Pengerusi merancang, menentukan perbincangan, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat siap, pengumuman akan disiarkan.
Persediaan:
Selepas menerima pengumuman, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat dan menyediakan semua dokumen.
-Ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat , pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. - Sekiranya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.
Pembukaan:
Pengesahan
yang ditulis setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum membincangkan perkara lain.
Perbincangan
-Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara telah dibincangkan. - Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat - rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Perlu dicatat dan disimpan dengan sempurna. Tidak ada keseragaman dalam format penulisan minit mesyuarat. Disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.
- ahli yang hadir dan jawatan mereka - senarai nama yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas - ahli yang tidak hadir (sama ada dengan memberi alasan atau
Kata-kata aluan daripada pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat lalu.
Pindaan minit (jika ada) Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ditetapkan Hal-hal lain Ucapan penutup Lampiran (jika ada)