PENGURUSAN MESYUARAT

Nama Ahli Kumpulan Fanly Soh Swee Fong Vithya a/p Ramanathan Nadzirul Akmal Bin Mohd Hamzah

PENGURUSAN MESYUARAT

Definisi Mesyuarat

Tujuan Mesyuarat

Jenis-jenis Mesyuarat

DEFINISI MESYUARAT
Mengadakan satu perjumpaan untuk membincangkan idea bagi mencapai satu keputusan. Terbahagi kepada dua bentuk mesyuarat iaitu informal atau formal.

HOME

TUJUAN MESYUARAT
Berfungsi untuk mencatat segala keputusan, agenda dan tindakan susulan perbincangan. Merancang strategi dan pendapat bagi melaksankan sesuatu aktiviti. Mendapatkan sokongan, kata putus dan tindak balas dalam sesebuah persatuan atau organisasi.

HOME

NEXT

Diadakan untuk membincangkan aktiviti tahunan, pencapaian kewangan organisasi atau laporan aktiviti yang telah dijalankan. Menyelaras dan membincangkan tugas-tugas setiap ahli jawatankuasa sesebuah pertubuhan. Mewujudkan satu perhubungan dan perbincangan yang mencapai kata sepakat daripada setiap ahli yang menghadiri mesyuarat tersebut.

HOME

NEXT

Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.

HOME

JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Jawatanku asa Kerja

Mesyuarat Jawatanku asa Kecil/ Biro

Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

Setiap persatuan perlu adakan. Diadakan mengikut undang-undang, iaitu dibawah Akta Pendaftar Pertubuhan. Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu.

HOME

NEXT

Mesyuarat Agung Dwitahunan mengadakan dua kali bagi Mesyuarat Agung Tahunannya.
Pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan 2 tahun sekali.

Agenda Mesyuarat Agung Tahunan: -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas -mengesahkan penyata kewangan -memilih Jawatankuasa Kerja yang baru. -membincang dan meluluskan cadangan. -penangguhan.

HOME

Notis mesyuarat peru diedarkan dalam tempoh masa 14 hari yang ditandatangani oleh setiausaha
Korum mesyuarat akan dtentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan.

Contoh : 1. bilangan keahlian atau daripada kesemua ahli. 2. menetapkan bilangan sekurang- kurangnya 40 orang, 20orang, dll.

MESYUARAT JAWANTANKUASA KERJA

Mesyuarat

biasa yang diadakan oleh sesebuah

persatuan. Dihadir oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja. Agenda mesyuarat ditentukan melalui perbincangan ahli yang berkaitan dengan aktiviti, pengurusan dan pentadbiran persatuan. Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh 2-3 hari.

HOME

NEXT

MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL/BIRO

Agenda

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil. -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. -perkara-perkara berbangkit -agenda yang ingin dibincangkan -Laporan ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil. -hal-hal lain.
HOM E

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Mesyuarat Tergempar atau Mesyuarat Khas. Diadakan oleh Jawatankuasa Kerja mengikut perlembagaan persatuan. Membincangkan isu-isu dan perkara yang penting. Notis mengadakan mesyuarat dalam masa 14 hari.

HOME

NEXT

Agenda yang dibincangkan : Penerangan ketua atau setiasusaha berkaitan isu yang dibincangkan. Perbincangan dan membuat keputusan. Mesyuarat diadakan : Keputusan daripada pengerusi Permintaan bertulis < 8 orang ahli. Permintaan bertulis 2/3 atau 60 orang ahli.

HOME

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI

JAWATANKUASA MESYUARAT

Pengerusi

Bersifat daya usaha, kepimpinan, adil.

Orang yang paling penting dalam kelancaran sesuatu mesyuarat.

Sentiasa tenang dan berpengetahuan.

TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN PENGERUSI

Memulakan

mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan. Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan. Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. Memastikan setiausaha dan ajk lain menjalankan tugas dengan baik.

SETIAUSAHA
Jawatan yang penting dalam sesuatu mesyuarat.
Cekap dalam menambahkan keberkesanan dan kelancaran sesebuah persatuan.

Bersifat dedikasi, berdisiplin, membuat kerja dengan kemas dan teratur.

Perlu bekerjasama dengan pengerusi.

TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN

SETIAUSAHA

Peranan setiausaha boleh dibahagi kepada tiga peringkat iaitu;

Sebelum mesyuarat

Semasa mesyuarat

Selepas mesyuarat

SEBELUM

MESYUARAT

Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat. Menghantar notis mesyuarat lebih awal. Memastikan tempat mesyuarat berfungsi. Menyediakan peralatan yang diperlukan. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

SEMASA

MESYUARAT

Datang lebih awal -> memastikan semua persiapan diatur dengan sempurna. Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat. Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

SELEPAS

MESYUARAT

Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT

I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.
Membuat Persiapan. Tiba lebih awal.

II. Tindakan Semasa Mesyuarat.

Memberi sumbangan yang berkesan. Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.

III. Tindakan Selepas Mesyuarat

Memaklumkan kepada pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat. Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai. Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA.

TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT

Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat. Memberitahu ahli jawatankuasa lebih awal daripada tarikh mesyuarat sekiranya tidak dapat hadir. Menghadiri semua mesyuarat tepat pada waktunya.

AGENDA MESYUARAT

AGENDA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN ATAU DWITAHUNAN

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

Ucapan pengerusi. Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas. Membentang dan menerima penyata tahunan lalu. Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu. Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu. Membincang dan meluluskan usul atau cadangan. Ucapan penangguhan.

AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA ATAU JAWATANKUASA KECIL/BIRO

a)

b)
c) d)

e)

Ucapan pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankusa Kecil. Hal-hal lain.

PENGENDALIAN MESYUARAT 3 PERINGKAT MESYUARAT

PRA SEMASA SELEPAS

PRA
Tentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Hantar surat jemputan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Perbincangan pra mesyuarat Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat

SEMASA
Senarai kehadiran Perkara penting yang dibincangkan Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

SELEPAS
Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan perbincangan Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat Laporan maklumbalas oleh urusetia Tentukan format maklumbalas Sediakan laporan maklumbalas

TATACARA MESYUARAT

Peringkat pra-mesyuarat
Perancangan:

Pengerusi merancang, menentukan perbincangan, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat siap, pengumuman akan disiarkan.
Persediaan:

Selepas menerima pengumuman, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat dan menyediakan semua dokumen.

Peringkat dalam mesyuarat

Permulaan:

-Mesyuarat bermula pada masa yang ditetapkan

-Ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat , pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. - Sekiranya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.
Pembukaan:
Pengesahan

Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi.

Minit Mesyuarat Lepas: Minit mesyuarat

yang ditulis setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum membincangkan perkara lain.

 Perbincangan

menurut Agenda: topik Perkara Berbangkit: tajuk

perbincangan dalam sesuatu mesyuarat.

Pembangkitan

perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan.

Penutup:

-Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara telah dibincangkan. - Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat - rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Perlu dicatat dan disimpan dengan sempurna. Tidak ada keseragaman dalam format penulisan minit mesyuarat. Disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.

Contoh Minit Mesyuarat

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

Butiran Mesyuarat Nama mesyuarat Bilangan kali diadakan Tarikh Masa Tempat

Isi Kandungan Minit Mesyuarat

Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut:

Hadir Turut hadir (bukan ahli) Tidak hadir tidak)

- ahli yang hadir dan jawatan mereka - senarai nama yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas - ahli yang tidak hadir (sama ada dengan memberi alasan atau

Kata-kata aluan daripada pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat lalu.

Pindaan minit (jika ada) Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ditetapkan Hal-hal lain Ucapan penutup Lampiran (jika ada)

SEKIAN, TERIMA KASIH..! =)