Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
1Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Tujuan Dan Prinsip Dokumentasi

Tujuan Dan Prinsip Dokumentasi

Ratings: (0)|Views: 26 |Likes:
Published by Fadlillah Bieber

More info:

Published by: Fadlillah Bieber on Mar 12, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/27/2013

pdf

text

original

 
Minggu, 05 September 2010
Tujuan Dokumentasi -Lanjutan-
Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :1.Arus komunikasiKomunikasi terjadi dalam tiga arah :Ke bawah untuk melakukan instruksiKe atas untuk memberi laporanKe samping (Lateral) untuk memberi saran2.Untuk memberi informasiPenting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yangtelah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telahditetapkan.3.Untuk mengidentifikasiBeberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.4.Untuk menetapkan prosedur dan standarProsedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standarmenentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.5.Untuk mencatatDokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber dayamanusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakahdepartemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasansumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakahoutputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.6.Untuk memberi instruksiDokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuanpenanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.Prinsip Dokumentasi :1.MetodeKomunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan danmemelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa salurankomunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?SirkulasiPemeliharaanAksesibilitas
 
2.Jumlah dokumentasiManajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapaikeseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.3.KesederhanaanDokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secaramudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasidan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.4.Desain FormPerlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kitasendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-halberikut ini :Typeface (huruf ketikkannya)Tata letak WarnaReferensiIdentifikasiDOKUMENTASI INSTRUKSIONAL1.TujuanUntuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalumenyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannyaorganisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.2.CakupanDokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan ManualSoftwareSecara garis besar Manual tersebut mencakup :Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensioleh semua staf.Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsiCara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual HardwareCara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual SoftwareManual OperasiTujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yangakan diimplementasikan, untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akandilaksanakan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.Manual HardwareVersi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manual hardware tidak tersedia, tidak memadai, atau tidak mudah dipahami, maka Manajer Operasi dapat membuatmanual untuk pengoperasian peralatan lokal.Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagaibentuk. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.
 
 Manual SoftwarePada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi, namummanual ini untuk pemanfaatan software. Dalam banyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapatdiperbaiki atau ditambah.NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)1.TujuanUntuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, danmodifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara ataupermanen.2.CakupanNotice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahanyang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulisdengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer.3.Tanggung JawabNotice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang.4.Metode PenggunaanMetode penggunaannya terdiri dari :Waktu pembuatanVerifikasiSirkulasiPenarikan kembaliPengarsipanNOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)1.TujuanUntuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentudalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.2.CakupanMaklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincianteknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan.Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksibaru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnyasangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.3.Tanggung JawabMaklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberiwewenang.4.Metode PenggunaanMetode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->