ANALISIS PENGENDALIAN MUTU DALAM RANGKA PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT UNTUK MEMINIMALKAN PRODUK CACAT DAN MENINGKATKAN

KUALITAS PRODUK PADA PT. CENTRAL MEGA ASIA

September 20, 2011FlixunoLeave a commentGo to comments

Latar Belakang : Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan dunia usaha yang semakin pesat membuat persaingan bisnis menjadi semakin kompetitif antara berbagai perusahaan, baik itu perusahaan lokal maupun internasional. Hal ini dapat dilihat dari ketatnya persaingan dalam menghasilkan produk maupun jasa. Mutu atau kualitas merupakan dimensi kemampuan suatu produk dalam memenuhi kepuasan pelanggan dan sesuai standar yang telah ditetapkan, sekaligus juga merupakan kunci keberhasilan perusahaan agar dapat bersaing secara kompetitif. Hasil produksi dengan kualitas di bawah standar yang ditetapkan perusahaan dapat menghilangkan kepercayaan pelanggan sehingga pada akhirnya perusahaan dapat kehilangan pelanggan tersebut. Jika perusahaan menghasilkan produk dengan kualitas yang baik, pelanggan akan merasa puas dan tidak dapat dengan mudah menggantikan produk yang telah mereka gunakan dengan produk yang lain. Sehingga penjualan akan meningkatkan laba perusahaan. Konsep pengendalian mutu perlu diperluas sampai ke fungsi lainnya selain proses produksi. Untuk mencapai keadaan demikian, perusahaan dapat menerapkan program Total Quality Management untuk meningkatkan mutu produk dan mengendalikan biaya mutu. Penerapan program Total Quality Management ini dapat mencegah terjadinya produk cacat sehingga meningkatkan kualitas produk. PT. Central Mega Asia merupakan salah satu anak perusahaan dari Mega Asia group, yang bergerak dalam bidang manufactur. PT. Central Mega Asia dalam kegiatan operasional sehari-hari menerima standard dan job order, tetapi job order lebih banyak permintaannya daripadastandard order. PT Central Mega Asia sedang melakukan upaya penerapan Total Quality Management dengan melakukan pengendalian mutu perusahaan. PT. Central Mega Asia memproduksi empat jenis papan yang ramah lingkungan dan hemat energi, yaitu : ECO Board, ECOs Board, ECOf Board dan ECOsil Board. Seluruh produk kami terbuat dari bahan dasar Magnesium, Serbuk Kayu, Fiber Net dan Serbuk Rotan. Khusus untuk produk ECOs Board : PT. Central Mega Asia tambahkan lapisan Formula khusus yang menjadikan produk ECOs memiliki kelebihan pada permukaannya yang halus dan licin serta tahan terhadap segala cuaca terutama untuk wilayah beriklim lembab. Board ini diciptakan khusus untuk aplikasi eksterior misal: Fabricated House (bedeng). Produk ECOf Board : PT. Central Mega Asia kembangkan dengan menambahkan lapisan kertas kraft kualitas terbaik, sehingga ECOf Board memiliki nilai lebih dibandingkan dengan produk Board lain yang sejenis yang telah ada di Indonesia, beberapa kelebihannya antara lain ketahanan terhadap api dan kelembaban serta kemudahan aplikasi dalam industri maupun keperluan pemakaian sehari-hari. Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian produk-produk yang telah dibuat, setiap produk mempunyai komposisi yang bersahabat dengan alam tanpa mengurangi keunggulannya, antara lain kelenturan papan, ketahanan terhadap api hingga 800 derajat (up to 9mm), ketahanan terhadap air, anti rayap tanpa melupakan kekuatan papan. Dengan kandungan komposisi alam yang menjadikan produk-produk PT. Central Mega Asia dapat didaur ulang. Berdasarkan pengalaman serta kerjasama yang baik antara produsen, retailer dan konsumen membuat PT. Central Mega Asia yakin, optimis dan siap bersaing menjadi pelopor perusahaanbuilding material technology yang terintegrasi dan modern. Pokok Permasalahan : 1. Banyak produk cacat berada di luar pengendalian perusahaan sehingga banyak keluhan atau retur barang dari pelanggan.

2. Perusahaan tidak melakukan evaluasi pemasok untuk pembelian bahan baku, karena perusahaan sudah memiliki pemasok tetap. 3. Tenaga kerja kurang kompeten dalam hal pengoperasian mesin dan peralatan produksi. 4. Mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi sering mengalami kerusakan. 5. Perusahaan belum menerapkan model Total Quality Management secara efektif. Hal ini dapat dilihat kurangnya komunikasi antar karyawan mengenai kebijakan mutu produk yang hanya dimengerti oleh manajer produksi, quality control, dan karyawan yang sudah senior. Pembahasan : Total Quality Management mengarah pada suatu usaha perbaikan kualitas terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan, yang dilakukan secara berkesinambungan untuk menghasilkan produk atau jasa berkualitas tinggi, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. Penerapan Total Quality Management yang dilakukan oleh perusahaan adalah : 1. Pengendalian mutu terhadap bahan baku Bahan baku digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan suatu produk sesuai permintaan pelanggan (job order dan standard order) serta dapat memenuhi kepuasan pelanggan tersebut. Oleh karena itu, mutu bahan baku harus diperiksa apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Pengendalian mutu terhadap bahan baku, meliputi kegiatan seleksi terhadap pemasok bahan baku (supplier), pemeriksaan dokumen pembelian (harga, jenis, kuantitas, dan kualitas), dan pemeriksaan penerimaan bahan baku. 2. Pengendalian mutu terhadap proses produksi Pengendalian mutu terhadap proses produksi diperlukan agar produk yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Tahap ini dimulai dengan mempersiapkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi, pemeriksaan terhadap mesin-mesin beserta komponennya dan peralatan lain yang akan digunakan untuk proses produksi. Dengan demikian, hasilnya akan membantu kelancaran proses produksi dan mencegah penggunaan bahan baku yang tidak sesuai dengan standar perusahaan dalam proses produksi sehingga mengurangi produk akhir yang cacat. 3. Pengendalian mutu terhadap produk akhir Pengendalian mutu terhadap produk akhir merupakan kegiatan terakhir yang dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa produk akhir sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, baik dari segi ukuran dan model. Dalam hal ini bagian quality control bertugas menghitung produk, melakukan pemeriksaan terhadap produk jadi yang dihasilkan. Barang jadi yang telah lolos seleksi akan dibungkus dengan plastik dan kemudian dipacking dengan triplek. Dan apabila terdapat produk yang rusak atau cacat. Produk tersebut kemudian dipisahkan dari produk yang baik untuk diperbaiki agar tidak sampai jatuh ke tangan pelanggan. Alat pengendalian Total Quality Management yang dapat digunakan salah satunya adalahFishbone Diagram. Fishbone diagram dapat digunakan untuk menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan turunnya mutu produk yang dihasilkan perusahaan yaitu :

Gambar 1 Fishbone Diagram : Penyebab Terjadinya Produk Cacat a) Manusia Tenaga kerja yang kurang memiliki kesadaran akan tugas dan tanggung jawabnya menyebabkan mereka lalai dalam proses produksi seperti tidak menggunakan bahan baku secara efisien atau salah mengoperasikan mesin. PT Central Mega Asia juga hanya memberikan pelatihan saat karyawan direkrut, menyebabkan tenaga kerja kurang terlatih dan kurang terampil. Tenaga kerja yang melakukan pekerjaan yang sama secara terus-menerus juga cepat menjadi jenuh sehingga mereka kurang bersemangat dalam bekerja. Kurangnya pengawasan terhadap kinerja karyawan saat melakukan proses produksi mengakibatkan karyawan menjadi kurang disiplin yang akan berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan. b) Metode Kerja Perusahaan memiliki standar prosedur kerja tertulis yang menguraikan bagaimana metode kerja yang baik yang seharusnya diikuti dan ditaati oleh karyawan. Namun dalam prakteknya, karyawan seringkali berperilaku sesuai keinginannya sendiri dan tidak mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, misalnya karyawan terlambat masuk kerja dengan alasan yang tidak jelas atau menggunakan bahan baku tidak sesuai prosedur yang telah ditetapkan. c) Bahan Baku Mutu bahan baku yang semakin menurun terjadi karena bahan baku yang rusak dan pemeriksaan bahan baku yang kurang ketat. Bahan baku yang rusak ini terjadi karena bahan baku yang terlalu lama disimpan dan tempat penyimpanan bahan baku yang kurang memadai. Pemeriksaan bahan baku yang tidak dilakukan secara spesifik mengakibatkan bahan baku yang akan digunakan untuk produksi tidak memenuhi standar sehingga banyak terjadi produk cacat. Kurangnya ketelitian dalam pemeriksaan ketika menerima bahan baku menyebabkan mutu bahan baku yang dipasok semakin menurun. d) Mesin dan Peralatan

Perusahaan telah memiliki jadwal perawatan dan pemeliharaan mesin dan peralatan. Namun pada pelaksanaannya, perawatan dan pemeliharaan terhadap mesin dan peralatan produksi dilakukan secara tidak terjadwal, artinya mesin hanya diperbaiki pada saat terjadi kerusakan. Akibatnya mesin tidak bekerja secara optimal dan komponen mesin cepat rusak. e) Lingkungan Lingkungan pabrik yang panas dan kebisingan menyebabkan kenyamanan bekerja terganggu sehingga karyawan akan sulit berkonsentrasi dan dapat mempengaruhi kualitas produk yang dihasilkan. Karyawan juga jarang membersihkan pabrik, padahal setiap proses produksi menghasilkan debu dan kotoran dalam jumlah cukup banyak. Kondisi ini menyebabkan pabrik jadi kotor dan berdebu, dimana hal ini dapat menganggu kenyamanan karyawan dalam bekerja. Pembahasan dari Permasalahan : 1. Temuan : Banyak produk cacat berada di luar pengendalian perusahaan sehingga banyak keluhan atau retur barang dari pelanggan. Kriteria : Perusahaan meminimalkan retur dengan memproduksi produk sesuai dengan spesifikasi pelanggan dan berada di bawah pengendalian perusahaan sehingga pelanggan menerima produk sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sebab : Proses pengujian bahan baku yang sulit dan quality control yang kurang kompeten dalam menyeleksi kualitas bahan baku dan pencatatan pesanan pelanggan tidak dicacat dengan benar sehingga produk yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan pelanggan baik dari kualitas maupun dari spesifikasi. Dampak : Pelanggan menjadi tidak puas dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan dari pelanggan, melakukan produksi ulang untuk menggantikan produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan pengendalian mutu dengan baik dimulai dari bahan baku sampai dengan hasil produksi dan mempekerjakan orang yang memiliki keahlian, keterampilan yang memadai dalam pengujian kualitas bahan baku serta pencatatan pesanan pelanggan harus dicatat dengan benar dan terperinci. 2. Temuan : Perusahaan tidak melakukan evaluasi pemasok untuk pembelian bahan baku, karena perusahaan sudah memiliki pemasok tetap. Kriteria : Perusahaan melakukan evaluasi pemasok tiga bulan sekali untuk pembelian bahan baku. Sebab : Perusahaan belum memiliki kesadaran untuk melakukan evaluasi pemasok. Dampak : Harga beli bahan baku perusahaan menjadi lebih tinggi daripada pemasok lainnya dan dapat menyebabkan perhitungan harga pokok meningkat sehingga perusahaan sulit bersaing dengan perusahaan lain.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi pemasok setiap tiga bulan sekali secara berkala, sehingga perusahaan kemungkinan memperoleh harga beli yang lebih rendah dengan standar mutu yang sama dan dapat menetapkan harga pokok yang tidak terlalu mahal serta dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. 3. Temuan : Tenaga kerja kurang kompeten dalam hal pengoperasian mesin dan peralatan produksi. Kriteria : Perusahaan memiliki tenaga kerja yang kompeten dalam hal pengoperasian mesin dan peralatan produksi. Sebab : Perusahaan tidak memiliki program pelatihan karyawan. Pelatihan karyawan hanya dilakukan satu kali, yaitu saat karyawan direkrut. Dampak : Sering terjadi kesalahan dalam pengoperasian mesin dan peralatan produksi yang menyebabkan proses produksi terhambat, mutu produk menurun dan jumlah produk cacat meningkat. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memberikan program pelatihan kepada karyawan secara berkala, memberikan motivasi pada karyawan, dan melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan saat melakukan proses produksi. 4. Temuan : Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi sering mengalami kerusakan. Kriteria : Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi mampu beroperasi dengan baik. Sebab : Inspeksi terhadap mesin produksi tidak dilakukan secara berkala (tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan). Dampak : Proses produksi menjadi terhambat dan mutu produk yang dihasilkan kurang baik. Rekomendasi : Perusahaan melakukan inspeksi pemeliharaan dan perawatan terhadap mesin dan peralatan produksi secara berkala. Memberikan program pelatihan (training) bagi karyawan dalam hal pengoperasian mesin dan peralatan produksi. 5. Temuan : Perusahaan belum menerapkan model Total Quality Management secara efektif. Hal ini dapat dilihat kurangnya komunikasi antar karyawan mengenai kebijakan mutu produk yang hanya dimengerti oleh manajer produksi, quality control, dan karyawan yang sudah senior. Kriteria : Harus terdapat komunikasi mengenai kebijakan mutu produk antar setiap bagian dalam perusahaan yang dilakukan melalui rapat tiap minggu.

Sebab : Komunikasi hanya disampaikan kepada manajer produksi, quality control, dan karyawan yang sudah senior. Dampak : Informasi-informasi penting tidak diketahui oleh karyawan ditingkat bawah sehingga menyebabkan miscommunication dalam pelaksanaan pekerjaan serta komunikasi yang tidak tetap dan tidak tertuju pada sasaran akan mengakibatkan rubuhnya model Total Quality Management. Rekomendasi : Komunikasi yang baik harus dilakukan melalui rapat tiap minggu pada semua tingkatan karena komunikasi adalah suatu jembatan yang menentukan keberhasilan Total Quality Management. Komunikasi yang baik dalam Total Quality Management diperlukan oleh seluruh elemen organisasi, pemasok dan pelanggan. Editor : Felix Yuwono dan Yunita