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Formato Para Rendicion de Cuentas

Formato Para Rendicion de Cuentas

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09/02/2013

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No.
HOJAS DE CONTROL FINANCIERO
No.
FACTURAS Y RECIBOS1Dentro de las normas de control financiero interno de CIET, estáestablecido que todos los fondos que se desembolsan para larealización de actividades de un proyecto, debe hacerse a nombre depersonas jurídicas (instituciones u organismos) o naturales(individuos), de acuerdo a como estan registrados legalmente. En elcaso de las personas naturales, igual como aparecen en su cédulade identidad.1Toda compra deberá estar soportada por una factura o recibomembretados y oficiales a nombre de CIET, conteniendo claramente lafecha, descripción y cantidad de la compra o gasto y el monto de lamisma. Estas facturas o recibos, no deben contener manchones,borrones, ni correcciones. Además, estas facturas o recibos debencorresponder a las fechas reales de ejecución del gasto.2Los fondos desembolsados a nombre de personas naturales sujetosa rendición de cuentas, deben registrarse en la Hoja de ControlFinanciero de CIET (HCF), anotando la fuente de donde recibió elrecurso, el # de cheque, la fecha de recibo y el monto recibido, esteregistro se hace en la hoja resumen de dicha hoja en su primerbloque.2En el caso de facturas comerciales, estas deben contener la firma ynúmero de cédula del vendedor, además de cumplir con los otrosrequisitos de una factura o recibo oficial, como son escritura clara,cantidad de la compra o gasto, fecha correspondiente, sin manchones,borrones ni correcciones.3Las rediciones de cuenta deben registrarse cronológicamente (en elorden en que se realiza el gasto) en las Hojas de Control Financiero,de acuerdo al tipo y fecha del gasto (refrigerios y almuerzos en laHoja de Capacitación, tarjetas y recargas telefónicas enComunicación, movilización en la Hoja de Transporte, materiales ypapelería en Material de Campo y aquellos gastos que estan fuera deestos rubros deben registrase en la Hoja de Otros Gastos.3Al igual que la factura comercial, el recibo no formal, (por lo generalproveniente de pulperías o pequeños negocios), deberá contener lafirma y número de cédula del vendedor, cumpliendo con los otrosrequisitos de una factura o recibo oficial, como son escritura clara,cantidad de la compra o gasto, fecha correspondiente, sin manchones,borrones ni correcciones.4Las facturas y recibos se separan por tipo de rubro (capacitación,transporte, comunicación, material de campo y otros gastos) y senumeran en la parte superior derecha en el orden de fecha del gasto(en orden cronológico, iniciando con el número uno....)4En el caso de tarjetas o recargas telefónicas, deben realizarse enCentro Autorizados, tales como supermercados, gasolineras, centroscomerciales, u otros, que extienden una factura membretada. En elcaso de gasolineras y supermercados, tomar nota que con el tiket queextiende la caja, hay que solicitar una factura membretada.NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS
 
5Una vez separadas y numeradas las facturas, se van registrando ensu hoja correspondiente, describiendo el # de factura o recibo, lafecha, el concepto o descripción del gasto (anotando la actividad ynúmero de personas involucradas en esta), así como el monto delgasto, una vez registradas las facturas, se suma el total de gastospor cada rubro (capacitación, transporte, comunicación, etc),anotando en la parte superior de la hoja, el número de facturas y/orecibos, el monto de la rendición por cada rubro, al final de esta hojaponer la fecha y firma de la persona que esta riendiendo.5Respecto a los gastos de movilización, ya sea en transporte urbanocolectivo (buses) o selectivo (taxis) u otro, debe hacerse un recibo quecontenga la firma de recibido y número de cédula de la persona que hizouso del servicio, en el caso de varios usuarios, uno de ellos debe firmarel mismo en nombre del grupo de usuarios.6Efectuado el registro de las facturas, previamente numeradas, segúnrubro que corresponda, en ese mismo orden se pegan en hojas enblanco, las cuales puden ser recicladas (hojas que una de sus carasya fue utilizada). Para este fin las pegamos en la parte que está enblanco, trazando rayas en X de la parte usada.6En relación a aquellos gastos no contemplados en las categorías derubros de Capacitación, Transporte, Comunicación y Materiales deCampo, y que deben registrarse en Otros Gastos deben relizarsecontando con el concenso de la brigada SEPA.7Una vez realizado el registro y pegado las facturas y/o recibos porcada rubro, se procede al registro de los gastos en la hoja resumen,anotando en el bloque de gastos, el # y monto total de facturas porcada rubro, realizando la suma total de gastos de la rendición.7Si la compra es superior a los un mil córdobas, debe hacerse lacorrespondiente retención por compra de bienes o servicios, que deacuerdo a lo que establece la ley fiscal es el 1% sobre compra.8Para concluir la rendición, en el bloque de conciliación se anota elmonto recibido, menos el monto rendido y la diferencia que va areclamo en el caso de que los gastos excedan los fondos recibidos ya devolución si los gastos son menores al monto recibido.8El Facillitador o Delegado SEPA, deberá guardar cuidadosamente todaslas facturas y recibos objeto de la ejecución de recursos financieros paralas actividades SEPA en el Barrio, para evitar el deterioro (que semojen, ensucien, se manchen o se pierdan) antes de presentar lasrendiciones correspondientes.9En el caso de las devoluciones de efectivo, estas deberan serdepositadas en Bancentro, a la Cuenta CIETinternational Inc., No.100-200-444, haciendo referencia en la minuta de depósito, delcheque correspondiente (Ejemplo: remanente de cheque No. XXXX)y adjuntarlo a la rendición. 
 
10El cumplimiento de los principios de transparencia en el manejo derecursos, como parte inherente de la ética profesional que caracterizaa nuestra organización, asi como el estricto cumplimiento de normasy procedimientos fiscales y de nuestra contabilidad sede, de carahacia los procesos de rendición de cuentas claras a nuestrosdonantes, exige que cada facilitador CIET o delegado de Barrio, seareproductor de estos principios en la comunidad. Es importante queantes de entregar la rendición a la Administración de CIET, se hagauna fotocopia, primero para obtener la firma de recibí conforme deCIET, requisito para próximos desembolsos, además que es de sumaimportancia, que estas rendiciones esten disponibles para que hayaconocimiento colectivo de la brigada SEPA, de los líderes del Barrio,de los gastos y los procesos de rendición de cuenta, lo que permiteconsolidar la confianza comunitaria, elemento fundamental para eldesarrollo de la Estrategia SEPA en el Barrio.

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