Controles Internos

Definio Planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos e passivos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo, com o detectar ERROS, INEFICINCIAS e FRAUDES nas empresas.

Controles internos so prticas operacionais usadas para ajudar a Administrao a garantir o alcance de seus objetivos.
Os controles internos permitem que os departamentos de uma organizao operem dentro da lei e de acordo com o planejado, e so ferramentas usadas no dia-a-dia pela gerncia nos seus diversos nveis. Um controle interno pode ter como objetivo, por exemplo, diminuir os riscos de que dados incorretos sejam repassados aos escales superiores, ou que bens pertencentes ao patrimnio da organizao sejam perdidos ou furtados.

Unidades Executoras

Quem faz o controle interno?

Auditorias Externas para Empresas Privadas e para o Estado Auditorias Pblicas

Quem avalia o sistema de controle interno?

1. Devem ser:

teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; Prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao; Econmicos quando o benefcio de mant-lo maior que o seu custo (custo/benefcio).

2. Importncia

Salvaguardar o ativo proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); Desenvolvimento do negcio sistema de controle interno que permita a administrao agir com a maior rapidez e segurana possvel nas tomadas de decises. Resultado das operaes fornecer administrao, em tempo hbil, informaes que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negcios, reduo de custo e aumento do nvel de confiana dos clientes e funcionrios da empresa. Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades;

Segregao de funo evitar que a mesma pessoa execute todas as fases de uma mesma transao; Autorizao e Aprovao evitar que a mesma pessoa que autoriza determinada operao esteja tambm aprovando; Determinao de Funes e Responsabilidade estabelecer funes definidas da estrutura da empresa;

Rotao de Funcionrios estabelecer a troca de funes entre empregados, o que reduzir prticas antieconmicas e erros; Seguro manuteno de aplice de seguro para bens e valores (ex. veculos) Legislao atualizao para empregados.

Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mnimo, trs grandes fins:

cumprir com seu objetivo social lucro, bem-estar da comunidade, formao poltica, etc; atender s necessidades e expectativas de seus clientes; proporcionar um ambiente rico e saudvel para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condies para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades tcnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prmios ou promoes). As pessoas devem saber como so avaliadas e participar desse processo.

3. Ambiente propcio para existir um bom controle interno inclui:

Princpios ticos e retido e integridade dos funcionrios e da empresa; Estrutura organizacional adequada; Comprometimento com a competncia e a eficacia; Formao de uma cultura organizacional; Estilo e atitude exemplar dos administradores; Polticas e prticas adequadas de RH; Sistemas adequados.

4. O controle exercido por meio de cinco atividades bsicas:

Segurana e proteo dos ativos e arquivos de informao. Documentao e registros adequados. Segregao de funes. Procedimentos adequados de autorizaes para o processamento das transaes. Verificaes independentes.

A Exposio de Normas de Auditoria n. 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompe em dois grupos de controle: os de natureza contbil e os de natureza administrativa.

CONTROLE INTERNO

CONTBIL

ADMINISTRATIVO OU OPERACIONAL

1. SALVAGUARDA DOS ATIVOS 2. IDONEIDADE DOS REGISTROS

1. PLANO ORGANIZACIONAL 2. PROCEDIMENTOS E MTODOS

1. A veracidade dos registros 2. A legalidade dos atos 3. A fidelidade funcional

3.

Auxiliar o processo decisrio 2. A eficincia operacional O exame da convenincia e oportunidade 4. O gerenciamento dos riscos

1.

Controles Contbeis dizem respeito salvaguarda do patrimnio e fidedignidade das informaes contbeis, incluindo, por exemplo, controles fsicos sobre bens, estabelecimento de nveis de autoridade e responsabilidade, segregao de funes, rotao de funcionrios e elaborao de relatrios peridicos.

Os Controles Administrativos englobam os mtodos e procedimentos que viso adeso s polticas estratgicas e eficincia operacional da organizao. So instrumentos de controle administrativos o planejamento estratgico, as metas de produo, os sistemas de custos e o controle de qualidade, entre outros.

Para o bom andamento de uma poltica de controles internos na empresa imprescindvel que os controladores, alm de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funes:

Estabelecer objetivos/metas Planejar Organizar Comandar Coordenar

Controlar a verificao do andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tnhamos em vista (nossos objetivos, metas, oramentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menos favorveis esto sendo alcanados, tomar as necessrias medidas de correo de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliao, comparao de nmeros ( quantidades, valores, percentagens, etc.).

Antecedente: prvio controle exercido a partir da projeo dos dados reais e a comparao dos resultados provveis contra aquele que pretendemos atingir; Simultneo: durante o fato, o controle exercido no momento da ocorrncia de desvios, fraudes ou falhas; e Sucessivo: aps o fato, o mximo que podemos fazer tomar medidas para que o fato semelhante no venha a ocorrer.

Registros contbeis com base em documentos fidedignos; Constante conciliao de saldos (ex: banco) Plano de contas prprio Utilizao de equipamento mecnico/eletrnico que facilite e agilize o registro das operaes da empresa evita erros

Seleo selecionar pessoal competente para as funes; Treinamento implantar sistema de educao continuada de capacitao funcional; Plano de carreira ordenar poltica de salrios e promoo

Relatrios de Desempenho identifica virtudes e falhas Custo padro acompanhamento do custo de produo de bens/servios Manuais Internos estipula procedimentos e normas uniformes que possam evitar erros e prticas lesiva empresa.

Superviso Constante facilita correo de possveis desvios no exerccio das atividades;

Trabalho da Auditoria Interna verifica se os procedimentos implantados esto sendo seguidos e se as operaes guardam harmonia com as polticas orientadas pela administrao.

ATIVIDADE PBLICA

Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas da Unio, sob pena de responsabilidade solidria. (CF, art.. 74, pargrafo primeiro)

Toda vez que voc deixa seu carro num estacionamento ou na rua, voc verifica se ele est com todas as portas trancadas?
Se voc faz isso, parabns, voc tem controle interno. Neste momento a chave do carro o seu controle interno e a sua inteno proteger seu bem, um dos propsitos do controle interno.

E quando voc verifica se o carro est fechado, voc est exercendo a funo do auditor interno: avaliando a existncia de controles (o carro tm fechadura) e o cumprimento dos controles estabelecidos (foi fechado).
Qualidade seria se voc verificasse se o local onde o carro se encontra seguro, se h guardador ou se poderia ser estacionado de uma maneira mais segura

Voc confere o seu canhoto do talo de cheques com os extratos fornecidos pelo banco? Se voc faz isso, ento voc est assegurando que existe preciso e confiabilidade nos lanamentos efetuados pelo banco. Uma vez mais voc est executando seu prprio controle interno.

Quando sai de casa, voc verifica se todas as possveis entradas esto devidamente trancadas?

Mais uma vez, voc est executando uma funo de controle interno e protegendo seus bens.

Estes so alguns exemplos de controles internos que so executados no nosso dia-a-dia, sem que notemos a sua importncia. Assim acontece nas empresas, pois todas tm controles internos e seus objetivos so: proteger seus recursos; assegurar que seus registros contbeis e financeiros so precisos e confiveis; promover a eficincia de seus funcionrios; encorajar o cumprimento de suas determinaes.

Controles internos podem ser de natureza preventiva, detectiva ou corretiva: Controles preventivos so os projetados com a finalidade de evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregularidades.
Ex: o fechamento da porta de seu carro e de sua casa ou o pagamento de seu cheque apenas contra sua assinatura.

Controles detectivos: Projetados para detectar erros, desperdcios ou irregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adoo de medidas tempestivas de correo. Ex: o alarme de seu carro e de casa, disparando, permite evitar que o fato ocorra; termmetros em fornalhas permitem corrigir a temperatura quando necessrio; tinta vermelha prxima ao final das bobinas de papel nas mquinas, permitem a substituio antes que chegue totalmente ao fim.

Controles corretivos so os projetados para detectar erros, desperdcios ou irregularidades depois que j tenham acontecidos, permitindo a adoo posterior de aes corretivas. Ex: a conferncia do seu extrato de conta bancria permite que voc detecte erros porventura existentes e a posterior adoo de medidas para correo dos mesmos (reclamao junto a instituio financeira).

Quem responsvel pelos controles internos? Os auditores internos? Errado. Todos so responsveis pelo correto funcionamento do controle interno. Ao auditor interno cabe a funo de avaliar se o sistema de controle interno est funcionando como estabelecido e caso contrrio, de propor o estabelecimento do mesmo, se ele no existir, ou melhorar a sua qualidade

Levando isso para a vida pessoal, tambm todos so responsveis pelos seus prprios controles internos. Se voc tem uma famlia, todos so responsveis por fechar a casa, manter os veculos da famlia devidamente seguros, etc. Se seu filho sai com o seu carro, ele tambm deve estar consciente de que deve mant-lo devidamente em segurana, dirigir com cuidado, respeitar a normas de trnsito, estacion-lo com segurana, etc. Agindo assim ele est cumprindo com sua responsabilidade sobre os controles internos da famlia.

Ento, todos os funcionrios de uma empresa precisam estar atentos ao conceito e aos objetivos dos controles internos. Ao auditor interno cabe a funo de ajud-los a atingir os propsitos do controle interno estabelecido.

Manual de Controladoria Empresarial Paulo Henrique Teixeira. Curso de Capacitao para Gestores Pblicos, Mdulo IV Auditoria, Jos Ribamar Nery R. Jnior. A Implantao das Unidades Setoriais de Controle Interno nos Ncleos Sistmicos, AGE/MT. O que Controle Interno - Fonte: site da UnB (Universidade de Braslia), Adaptao feita por Antnio Carlos Correia, Reviso de Rudinei dos Santos.

Breno Eustquio de Oliveira Ferreira Daiane Andrade Fernanda Laura Fonseca Souza Lilian Izabel Nunes Batista Rangel Raimundo Antunes
Alunos do 7 Perodo de Cincias Contbeis 1s./2009 - UIT