[1]

NDICE
GENERALIDADES ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 6 Introduccin ................................ ................................ ................................ ................................ .............. 6 La pantalla principal ................................ ................................ ................................ ................................ ..6 Las diez ventajas principales de Microsoft Office Excel 2007 ................................ ................................ ..7 Cambios en la nueva versin ................................ ................................ ................................ ................... 9 Interfaz de usuario ................................ ................................ ................................ ............................... 9 Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido ................................ ...................... 12 Cmo se organizan los comandos ................................ ................................ ................................ ......... 13 MANEJO Y EDICIN DE DOC UMENTOS ................................ ................................ ................................ .14 Libros y hojas de clculo ................................ ................................ ................................ ........................ 14 Elementos de una Hoja Excel ................................ ................................ ................................ ................. 14 Columnas y filas ................................ ................................ ................................ ................................ 15 Las celdas ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 15 Rango................................ ................................ ................................ ................................ ................. 16 Desplazamiento por la hoja ................................ ................................ ................................ .................... 17 Referencias de Celdas ................................ ................................ ................................ ........................... 17 Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1 ................................ .......... 18 Referencias 3D ................................ ................................ ................................ ................................ .. 19 Escribir datos ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 20 Empezar con los ttulos de las columnas ................................ ................................ ........................... 21 Empezar a escribir ................................ ................................ ................................ ............................. 22 Escribir fechas y horas ................................ ................................ ................................ ....................... 23 Escribir nmeros ................................ ................................ ................................ ................................ 23 Formas rpidas de escribir datos ................................ ................................ ................................ ....... 24 Editar datos y revisar hojas de clculo ................................ ................................ ................................ ... 24 Editar datos ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 25 Quitar el formato de datos ................................ ................................ ................................ .................. 26 Insertar una columna o una fila ................................ ................................ ................................ .......... 27 Seleccionar una o varias hojas de clculo ................................ ................................ .............................. 28 Insertar o eliminar hojas de clculo ................................ ................................ ................................ ........ 28

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Insertar una nueva hoja de clculo ................................ ................................ ................................ .... 29 Insertar varias hojas de clculo a la vez................................ ................................ ............................. 29 Cambiar el nombre de una hoja de clculo ................................ ................................ ........................ 30 Eliminar una hoja de clculo ................................ ................................ ................................ .............. 30 Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas ................................ ................................ ............... 30 FORMATO A CELDAS ................................ ................................ ................................ ............................... 33 Ficha Formato ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 33 Nmero ................................ ................................ ................................ ................................ .............. 33 Alineacin................................ ................................ ................................ ................................ ........... 34 Fuente ................................ ................................ ................................ ................................ ................ 35 Borde................................ ................................ ................................ ................................ .................. 36 Relleno ................................ ................................ ................................ ................................ ............... 36 Proteccin ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 37 Formatos De Nmero Disponibles ................................ ................................ ................................ .......... 37 Mostrar nmeros como fechas u horas ................................ ................................ .............................. 39 Mostrar nmeros como fracciones ................................ ................................ ................................ ..... 40 Mostrar nmeros como moneda ................................ ................................ ................................ ........ 41 Mostrar nmeros como porcentajes ................................ ................................ ................................ ... 42 FRMULAS Y FUNCIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 44 Crear o eliminar una frmula ................................ ................................ ................................ .................. 44 Operadores de clculo y prioridad ................................ ................................ ................................ .......... 44 Tipos de operadores ................................ ................................ ................................ .......................... 44 Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas ................................ ................................ 46 Usar Frmula Autocompletar ................................ ................................ ................................ .................. 47 Anidar una funcin en otra ................................ ................................ ................................ ..................... 48 Funciones de texto ................................ ................................ ................................ ................................ .49 Funciones de fecha y hora ................................ ................................ ................................ ..................... 50 Funciones lgicas ................................ ................................ ................................ ................................ ... 50 INSERCIN DE OBJETOS ................................ ................................ ................................ ........................ 52 Agregar, Cambiar o Eliminar Formas ................................ ................................ ................................ ..... 52 Agregar una forma al documento ................................ ................................ ................................ ....... 52

[3]

Agregar varias formas al documento ................................ ................................ ................................ .52 Agregar texto a una forma................................ ................................ ................................ .................. 53 Agregar una lista con vietas o numerada a una forma ................................ ................................ ..... 53 Agregar un estilo rpido a una forma ................................ ................................ ................................ .53 Eliminar una forma del documento ................................ ................................ ................................ ..... 54 Agregar o eliminar un relleno de sombra o un efecto de sombra ................................ ....................... 54 TRABAJAR CON GRFICOS ESTADSTICOS ................................ ................................ ......................... 58 Descripcin general de la creacin de grficos ................................ ................................ ...................... 58 Crear grficos en Excel ................................ ................................ ................................ .......................... 58 Cambiar el diseo o el estilo de un grfico ................................ ................................ ............................. 61 Seleccionar un diseo de grfico predefinido ................................ ................................ ..................... 61 Seleccionar un estilo de grfico predefinido ................................ ................................ ....................... 62 Cambiar manualmente el diseo de elementos de grfico ................................ ................................ .62 Cambiar manualmente el estilo de elementos de grfico ................................ ................................ ... 62 Cambiar la presentacin de los ejes de grficos ................................ ................................ .................... 62 Mostrar u ocultar los ejes ................................ ................................ ................................ ................... 63 Ajustar las marcas de graduacin y los rtulos ................................ ................................ .................. 64 Cambiar el nmero de categoras entre rtulos o marcas de graduacin ................................ .......... 64 Cambiar la alineacin y orientacin de los rtulos ................................ ................................ ............. 65 Cambiar el texto de los rtulos de categora ................................ ................................ ...................... 65 Cambiar el formato del texto y de los nmeros en los rtulos ................................ ............................ 65 Agregar o quitar un eje secundario en un grfico ................................ ................................ ................... 66 Agregar un eje vertical secundario ................................ ................................ ................................ ..... 66 Agregar un eje horizontal secundario ................................ ................................ ................................ .66 Quitar un eje secundario ................................ ................................ ................................ .................... 67 Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un grfico ................................ ............................ 67 Cambiar la escala del eje horizontal (categoras) en un grfico ................................ ......................... 68 Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un grfico ................................ ................................ .. 69 Tipos de grficos disponibles ................................ ................................ ................................ ................. 70 Grficos de columnas................................ ................................ ................................ ......................... 70 Grficos de lneas ................................ ................................ ................................ .............................. 72

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Grficos circulares ................................ ................................ ................................ ............................. 73 Grficos de barras ................................ ................................ ................................ .............................. 74 Grficos de rea ................................ ................................ ................................ ................................ .75 Grficos de tipo XY (Dispersin) ................................ ................................ ................................ ........ 76 Grficos de cotizaciones ................................ ................................ ................................ .................... 77 Grficos de superficie................................ ................................ ................................ ......................... 78 Grficos de anillos ................................ ................................ ................................ .............................. 79 Grficos de burbujas ................................ ................................ ................................ .......................... 79 Grficos radiales ................................ ................................ ................................ ................................ 80 Cambiar el tipo de grfico de un grfico existente ................................ ................................ .................. 81 IMPRESIN................................ ................................ ................................ ................................ ................ 82 Configurar la Orientacin del papel ................................ ................................ ................................ ........ 82 Imprimir una hoja de clculo o libro de forma completa o parcial ................................ ........................... 82 Imprimir varias hojas de clculo a la vez ................................ ................................ ................................ 83 Imprimir varios libros de forma simultnea ................................ ................................ ............................. 83 Imprimir una tabla de Excel ................................ ................................ ................................ .................... 83 Imprimir con o sin lneas de divisin de celdas ................................ ................................ ....................... 84 Vista previa de una pgina antes de imprimirla ................................ ................................ ...................... 84 Agregar, eliminar o mover saltos de pgina ................................ ................................ ........................... 84

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GENERALIDADES
En esta primera leccin vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de la pantalla, mens, introduccin de datos, operaciones bsicas, etc.

Introduccin
Una hoja de clculo es un programa que permite realizar clculos aritmticos, estadsticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el mximo exponente de las hojas de clculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, grf icos estadsticos, facturas, anlisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitar el clculo de operaciones complejas.

La pantalla principal
La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de c ualquier otra aplicacin Windows. Sobre todo es casi idntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.

Ingresando a Microsoft Excel

Muy a menudo en el escritorio existe un icono de acceso directo, si este es el caso haga doble clic sobre l.

Otra forma es usando el botn inicio abre el men principal luego se dirige a programas , Microsoft Office y por ultimo hace doble clic sobre Microsoft Office Excel 2007.

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Puede llegar a esta ventana por medio de + R o tambin por el men de inicio usando la opcin...

aqu digite excel y luego haga clic en Aceptar.

Las diez ventajas principales de Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar informacin para tomar decisiones con ms fundamentos. Si usa Office Excel 2007 y Excel Services, puede compartir y administrar los anlisis y los conocimientos con los compaeros de trabajo, los clientes y los socios con toda confianza. A continuacin, se detallan las diez ventanas ms relevantes en las que Office Excel 2007 puede ayudarle a crear hojas de clculo, a analizar, compartir y administrar informacin ms eficazmente.

Office Excel 2007 presenta una nueva interfaz de usuario para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite . Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la nueva interfaz de Office Excel 2007 orientada a obtener resultados. Segn el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una frmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite.

Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de clculo significativamente ampliadas . Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2007, que admite hojas de clculo que pueden tener un mximo de 1 milln de filas y 16.000 columnas. Adems de una cuadrcula mayor, Office Excel 2007 es compatible con plataformas de multiprocesadores para obtener clculos ms rpidos de hoj as de clculo llenas de frmulas.

Usar el motor de grficos totalmente rediseado de Office Excel 2007 para comunicar los anlisis en grficos de aspecto profesional . Cree grficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las herramientas de generacin de grficos de la nueva interfaz de usuario. Enriquezca los grficos con mejoras visuales, como efectos 3D, sombreado suave y transparencia. Cree e interacte con grficos de la misma forma, independientemente de la aplicacin que use, ya que el motor de grficos de Office Excel 2007 es compatible con Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas . Cree, aplique formato, expanda, filtre y haga referencia a tablas dentro de frmulas, ya que [7]

Office Excel 2007 ha mejorado increblemente la compatibilidad con las tablas. Al ver los datos contenidos en tablas grandes, Office Excel 2007 mantiene los encabezados visibles al desplazarse por las tablas.

Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinmicas fcilmente . Las vistas de tablas dinmicas le permiten reorientar rpidamente los datos para ayudarle a responder muchas preguntas. Busque las respuestas que necesite ms rpido, cree y use las vistas de las tablas dinmicas ms fcilmente arrastrando los campos hasta donde desee que se muestren.

Ver tendencias importantes y buscar excepciones en los datos . Aplique formato condicional a la informacin ms fcilmente para desc ubrir los patrones y resaltar las tendencias de los datos. Los nuevos esquemas incluyen degradados de color, mapas de calor, barras de datos e iconos indicadores de rendimiento.

Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de clculo con mayor seguridad. Excel Services, caracterstica de Microsoft Office SharePoint Server 2007, representa dinmicamente una hoja de clculo con formato HTML para que otros usuarios puedan tener acceso a la informacin con un explorador Web. Debido al alt o grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2007, los usuarios de Excel Services pueden explorar, ordenar, filtrar, especificar parmetros e interactuar con la informacin, todo ello desde el explorador Web.

La Ayuda garantiza al usuario y a la organizacin trabajar con la informacin empresarial ms actual . Impida que se distribuyan muchas copias o copias anticuadas de una hoja de clculo en la organizacin mediante el uso de Office Excel 2007 y Office SharePoint Server 2007. Controle los usuarios que pueden ver y modificar las hojas de clculo del servidor mediante acceso basado en permisos.

Reducir el tamao de las hojas de clculo y mejorar la recuperacin de archivos daados a la vez. El nuevo formato XML de Microsoft Office Excel ofr ece una reduccin significativa del tamao de los archivos, mientras que su arquitectura mejora la recuperacin de los datos de los archivos daados. Este nuevo formato aporta un ahorro muy importante en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de trabajo del personal de TI.

Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel 2007 es totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services . Aproveche la flexibilidad y las nuevas funciones de cubo de Office Excel 2007 para crear un informe personalizado a partir de una base de datos OLAP. La conexin a orgenes de datos

[8]

tambin es ms sencilla mediante la Biblioteca de conexiones de datos.

Cambios en la nueva versin

1. 2.

La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel. Los comandos relacionados de la cinta de opciones estn organizados en grupos.

La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de opciones est formada por diferentes fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de trabajo especfico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con ms frecuencia. Los comandos estn organizados en pequeos grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas estn reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas estn en el grupo Celdas. Empezar a obtener conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesin prctica que figura al final de esta leccin (necesitar Excel 2007). Interfaz de usuario La cinta de opciones Los mens y las barras de herramientas de Office Excel 2007 se han reemplazado principalmente por la "cinta de opciones". Diseada para que pueda explorarse con facilidad, la "cinta de opc iones" consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos especficos. Adems, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos. La cinta de opciones incluye ms tipos de contenido que los mens y las barras de herramientas, como por ejemplo, botones, galeras y el contenido de cuadros de dilogo.

[9]

1. 2. 3.

El diseo de las fichas est orientado a las tareas. Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en subtareas. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un men de comandos. Las herramientas contextuales permiten trabajar con algn objeto

Herramientas contextuales

seleccionado en la pgina, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic en uno de estos objetos, junto a las fichas estndar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales en un color destacado.

1. 2.

Seleccione un elemento del documento. El nombre de las herramientas contextuales aplicables aparece en un color destacado y las fichas contextuales aparecen junto al conjunto de fich as estndar. Las fichas contextuales contienen controles para trabajar con el elemento seleccionado.

3.

Fichas del programa Las fichas del programa reemplazan el conjunto estndar de fichas cuando se cambia a un modo de creacin o vista determinado, como pu ede ser la Vista preliminar.

[10]

Mens, barras de herramientas y otros elementos conocidos

Adems de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que tambin proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son ms parecidos a los mens y las barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel.

Botn de Microsoft Office

Este botn est ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana

de Excel y abre el men que se muestra en la figura.

Barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido aparece de forma

predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rpido a herramientas que se utilizan con frecuencia.

Iniciadores de cuadros de dilogo

Los iniciadores de cuadros de dilogo son pequeos iconos que

aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de dilogo o un panel de tareas relacionado que contiene ms opciones relaciona das con dicho grupo.

[11]

Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido Algunos comandos de Excel 2003 estn disponibles en Office Excel 2007 slo desde la lista de todos los comandos del cuadro de dilogo Opciones de Excel. Para utilizar estos comandos en Office Excel 2007, primero agrguelos a la barra de herramientas de acceso rpido del siguiente modo:

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office Excel.

y, a continuacin, haga clic en Opciones de

2. 3.

En la lista de la izquierda, haga clic en Personalizacin. En el cuadro Comandos disponibles en , haga clic en Todos los comandos.

1.

En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rpido , seleccione Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento especfico.

[12]

2.

Haga clic en el comando que desea agregar y a continuacin, haga clic en Agregar.

Repita el paso para cada comando que desee agregar. 1. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la barra de herra mientas de acceso rpido. 2. Haga clic en Aceptar.

Cmo se organizan los comandos

Los comandos se organizan en funcin de cmo se utilizan. En Microsoft se ha comprobado que los usuarios de Microsoft Office se decantan por una serie de comandos que usan u na y otra vez. Estos comandos son ahora ms visibles. Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos ms utilizados, por qu no darle la mxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar? Los comandos que se utilizan con ms frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados, en una barra de herramientas o en un men. Son los que ms se usan y por eso son los que estn ms a mano. Los comandos que se usan menos no estn tan visible s en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayora de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar.

[13]

MANEJO Y EDICIN DE DOCUMENTOS

Libros y hojas de clculo

Una hoja de clculo en blanco en un libro nuevo El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio ttulo. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las pginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de clculo. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente. Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar ms fcilmente la informacin contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte y O este para reas de ventas, etc. Puede agregar hojas de clculo si necesita ms de tres. O bien, si no necesita tres, puede eliminar una o dos. Adems, puede utilizar mtodos abreviados de teclado para moverse entre hojas.

Elementos de una Hoja Excel

[14]

Columnas y filas

1. 2.

Los ttulos de columna se indican mediante letras. Los ttulos de fila se indican mediante nmeros.

Las hojas de clculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrcula cuando abre un libro. Las columnas se extienden de arri ba abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. A continuacin de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ , a continuacin de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y as sucesivamente hasta hacer que las columnas tengan su correspondiente ttulo alfabtico, finalizando en XFD. Cada una de las filas tambin tiene un ttulo. Los ttulos de las filas son nmeros, de 1 a 1.048.576. Las celdas Son el espacio donde estn los d atos

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color negro. En la segunda imagen, est seleccionada la celda C5, que es la celda activa; su contorno es de color negro.

[15]

1. 2. 3.

La columna C est resaltada. La fila 5 est resaltada. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.

Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de clculo. Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarn los datos que especifique. Puede especificar datos en el lugar que desee haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de clculo para seleccionarla. Pero, en la mayora de los casos, la primera celda (o una celda prxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos. Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activa es de color negro y los ttulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltados. Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C y la fila 5, los ttulos de dichas columna y fila aparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia de celda. La celda contorneada y los ttulos resaltados de columna y fila facilitan la localizacin de la celda C5 como celda activa. Adems, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo. Si mira el Cuadro de nombres, puede ver la referencia de celda de la celda activa. Todos estos indicadores no son importantes cuando se est al principio de la hoja de clculo en las primeras celdas. Pero pueden ser realmente tiles segn va avanzando en su trabajo especificando datos hacia abajo o hacia la derecha de la hoja de clculo. Tenga en cuenta que cada hoja de clculo tiene 17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fcil perderse si no tiene la referencia de celda que le indica dnde se encuentra. Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dnde estn ubicados datos concretos o dnde deben especificarse en una hoja de c lculo.

Rango Es un grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A5. El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la ltima cel da seleccionadas. Observe algunos ejemplos de rangos:

[16]

Rango A1:A5

Rango B1:C4

Desplazamiento por la hoja

Para desplazarte a travs de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos mtodos: Con las teclas de movimiento de cursor del teclado

Con un click en una celda especfica

Con la funcin Ir a.... del men Edicin (o bien la tecla F5)

Referencias de Celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacer se referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas.

[17]

Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1

El estilo de referencia A1 de forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras y a las filas con nmeros. Es tas letras y nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuacin, se muestran a lgunos ejemplos de referencias.

PARA HACER REFERENCIA

UTILICE A10
Y DE LAS

LA CELDA DE LA COLUMN A A Y LA FILA 10 EL RANGO DE CELDAS DE FILAS DE LA 10 A LA 20. EL B A E.

LA COLUMNA

A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J

RANGO DE CELDAS DE LA FILA

15

Y DE LAS

COLUMNAS

TODAS LAS CELDAS DE L A FILA 5 TODAS LAS CELDAS DE L AS FILAS 5 A 10. TODAS LAS CELDAS DE L A COLUMNA H TODAS LAS CELDAS DE L AS COLUMNAS H A LA J EL
RANGO DE CELDAS DE LAS COLUMNAS

A10:E20

DE LAS FILAS

10 A 20.

El estilo de referencia F1C1 Tambin puede utilizar un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas Segn la tarea que se desee ejecutar en Excel, pueden utilizarse referencias relativas de cel da, que son referencias a celdas relacionadas con la posicin de la [18]

frmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posicin especfica. Si un signo de dlar ($) precede a la letra o al nmero, por ejemplo, $A$1, la referencia de la fila o la columna es absoluta. Las referencias relativas se ajustan automticamente cuando se copian, pero las referencias absolutas no.

Rtulos y nombres puede utilizar los rtulos de las columnas y fila s de una hoja de clculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. "Precio", "Cantidad" y "Total" son ejemplos de rtulos. O bien, puede crear nombres descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las frmulas o los valores.

Referencias 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo comprendid as entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. Se utiliza para identificar celdas.

A 1 2

C2

3 Referencias Relativas 4 5 6 7 = C5+L2 = C6+L3 = = = = = A7+J4 B7+K C7+L4 D7+M E7+N 4 4 4 = C8+L5 = C9+L6 Referencias Absolutas
B4:D6

[19]

= C5+$L$4 = C6+$L$4 = = = = =E A7+$L$4 B7+$L$4 C7+$L$4 D7+$L$4 7+$L$4 = C8+$L$4 = C9+$L$4

Escribir datos

Puede escribir dos tipos bsicos de datos en las celdas de las hojas de clculo: nmeros y texto. Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de estudiantes. Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la asistencia de estudiantes. Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, la prdida de peso o cunto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades son realmente ilimitadas.

[20]

Empezar con los ttulos de las columnas

Hoja de clculo con ttulos de columnas y filas. 1. 2. Los ttulos de las columnas son los meses del ao. Los ttulos de las filas son nombres de compaas.

Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando ttulos en la parte superior de cada columna para que las personas que compartan su hoja de clculo puedan saber el sig nificado de los datos (y para que usted mismo pueda saberlo ms adelante). En la imagen, los ttulos de las columnas son los meses del ao y se extienden a lo largo de la parte superior de la hoja de clculo. Normalmente, tambin tendr que escribir ttul os de filas. En la imagen, los ttulos de las filas que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compaas. Esta hoja de clculo muestra si un representante de cada una de las compaas ha asistido mensualmente a un almuerzo de negocios.

[21]

Empezar a escribir

Presione TAB para mover la seleccin una celda a la derecha. Presione ENTRAR para mover la seleccin una celda hacia abajo. Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendr las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitar los ttulos de columna siguientes: Nombre, Fecha e Importe. En este caso, no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de clculo; los nombres de los vendedores estarn en la columna situada ms a la izquierda. Escribira "Fecha" en la celda B1 y presionara TAB. A continuacin, escribira "Importe" en la celda C1. Despus de escribir los ttulos de las columnas, hara clic en la celda A2 para empezar a escribir los nombres de los vendedores . Escribira el primer nombre y, a continuacin, presionara ENTRAR para mover la seleccin hacia abajo a la celda A3 (una celda ms abajo en la columna); a continuacin, escribira el siguiente nombre, etc.

[22]

Escribir fechas y horas

Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea las fechas al lado derecho de las mismas. Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guin para separar las partes: 16/6/2009 o 16 -julio-2009. Excel reconocer esto como una fecha. Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si slo pone el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m. Escribir nmeros

Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas. Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el signo del dlar ($), seguido del importe.

[23]

Otros nmeros y cmo se escriben Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero y la fracc in. Por ejemplo 1 1/8. Para escribir slo una fraccin, escriba un cero delante. Por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril. Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante parntesi s, Excel mostrar el nmero como -100. Formas rpidas de escribir datos

Haga clic en Reproducir para ver una forma rpida de escribir datos de una serie, como los meses del ao. A continuacin se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede us ar para escribir datos en Excel: Autor rellenar Escriba los meses del ao, los das de la semana, mltiplos de 2 o de 3, u otros datos de

una serie. Escriba una o ms entradas y, a continuacin, se extender la serie. Haga clic en Reproducir para ver cmo se produce. Autocompletar Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una entrada que ya

ha realizado en esa columna, Excel escribir automticamente los caracteres restantes. Slo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que s e han agregado. Esto funciona para texto o para texto con nmeros. No funciona slo para nmeros, ni para fechas u horas.

Editar datos y revisar hojas de clculo

[24]

Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de clculo mientras las est utilizando. Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escrito correctamente se deben cambiar en el futuro. A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de clculo completa. Suponga que necesita agregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de clculo. O suponga que tiene una lista en orden alfabtico de empleados con un empleado por fila; qu debe hacer si contrata un nuevo empleado? Editar datos

1. 2. 3.

Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene. O, despus de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de frmulas. La hoja de clculo muestra Modificar en la barra de estado.

Suponga que deseaba escribir el nombre de Peacock en la celda A2 pero escribi el nombre de Buchanan por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos formas de hacerlo: Haga doble clic en la celda y modifique sus datos. Haga clic en la celda y, a continuacin, en la barra de frmulas.

[25]

Cul es la diferencia? Su comodidad. Depende de que le resulte ms fcil trabajar en la barra de frmulas o en la propia celda. Si tiene que editar datos en muchas celdas, puede mantener el puntero en la barra de frmulas mientras se desplaza entre celdas utilizando el teclado. Despus de seleccionar la celda , la hoja de clculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado. Cuando la hoja de clculo est en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles (aparecen atenuados en los mens). Aprender ms sobre este tema e n el ejercicio prctico del final de la leccin. Qu puede hacer? Puede eliminar letras o nmeros presionando RETROCESO o seleccionndolos y presionando SUPR. Puede editar letras o nmeros seleccionndolos y escribiendo despus algo diferente. Puede insertar letras o nmeros nuevos en los datos de la celda colocando el punto de insercin en ella y escribiendo a continuacin. Haga lo que haga, recuerde que, cuando haya terminado, tiene que presionar ENTRAR o TAB para que los cambios se materialicen en la c elda. Quitar el formato de datos

1. 2. 3.

El formato del nmero original es color rojo y negrita. Elimine el nmero. Escriba un nuevo nmero. Otra vez color rojo y negrita.

El formato se mantiene con la celda. No se elimina cuando se eliminan o modifican datos en la celda. Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuacin, en Borrar formatos. O haga clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato de u na vez. Sorpresa. Alguien ha utilizado su hoja de clculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el nmero de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock ha realizado la venta ms elevada. [26]

Pero el cliente ha cambiado de opinin, p or lo que la venta final ha resultado ser mucho ms pequea. Procede a eliminar la cifra original y escribe el nuevo nmero. Pero el nuevo nmero sigue estando en negrita y rojo. Qu est pasando aqu? Lo que sucede es que el formato lo tiene la celda, n o los datos que contiene. Eso significa que, si desea eliminar datos con un formato especial, tambin tiene que eliminar el formato de la celda. Mientras no realice esta accin, los datos que escriba en la celda seguirn teniendo el formato especial. Para quitar el formato, haga clic en la celda y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar . A continuacin, haga clic en Borrar formatos, con

lo que eliminar el formato de la celda. O puede ha cer clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato al mismo tiempo. Insertar una columna o una fila

Despus de haber introducido datos, es posible que necesite otra columna para que contenga informacin adicional. Por ejemplo, puede que su hoja de clculo necesite una columna a continuacin de la columna Fecha para los Id. de pedidos. O puede que necesite otra u otras filas. Suponga que se ha enterado de que Buchanan, Suyama o Peacock han realizado ms ventas que las que usted saba. Es una gran noticia, pero tiene que partir de cero? Por supuesto que no. Para insertar una sola columna, haga clic en cualquier celda de la columna situada inmediatamente a la derecha del lugar donde desea que est la nueva columna. Si desea que haya una columna con los Id. de pedido entre las columnas B y C, haga clic en una celda de la columna C, a la derecha de la nueva ubicacin. Despus, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. En el men desplegable, haga c lic en Insertar columnas de hoja . Se insertar una nueva columna en blanco.

[27]

Para insertar una sola fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajo del lugar donde desea que est la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nuev a fila entre las filas 4 y 5, haga clic en una celda de la fila 5. A continuacin, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. En el men desplegable, haga clic en Insertar filas de hoja. Se insertar una nueva fila en blanco. Excel proporciona a una nueva fila o columna el ttulo que requiere su posicin, y cambia los ttulos de las filas y columnas posteriores.

Seleccionar una o varias hojas de clculo

Haciendo clic en las fichas de las hojas de clculo en la parte inferior de la ventana, puede seleccionar rpidamente una hoja distinta. Si desea escribir o modificar los datos en varias hojas de clculo al mismo tiempo, puede agrupar las hojas de clculo selecciona ndo varias hojas. Asimismo, puede dar formato o imprimir una seleccin de hojas al mismo tiempo. Para seleccionar Una hoja individual

Haga lo siguiente Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuacin, haga clic en ella.

Dos o ms hojas adyacentes Dos o ms hojas no adyacentes Todas las hojas de un libro

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la etiqueta de la ltima hoja que desea seleccionar.

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Haga clic con el botn secundario en una etiqueta y, a continuacin, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el men contextual (men contextual: men que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un men contextual, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el elemento, o presione MAYS+F10.) .

Insertar o eliminar hojas de clculo

De forma predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de clculo en cada libro. Sin embargo, puede insertar hojas de clculo adicionales o eliminarlas si es necesario. Si tiene acceso a una

[28]

plantilla de hoja de clculo creada previamente, o una hoja disponible en Office Online, puede basar en dicha plantilla las nuevas hojas de clculo. El nombre (o ttulo) de una hoja de clculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la par te inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre ms adecuado a cualquier hoja de clculo. Insertar una nueva hoja de clculo Para insertar una hoja de clculo nueva, siga uno de lo s procedimientos siguientes: Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja.

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Insertar varias hojas de clculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

[29]

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en las fichas de hoja seleccionadas y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Cambiar el nombre de una hoja de clculo 1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuacin, escriba el nombre nuevo. Eliminar una hoja de clculo En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, despus, en Eliminar hoja.

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja de clculo que desea eliminar y, a continuacin, hacer clic en Eliminar.

Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Una nica celda Haga lo siguiente Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. Haga clic en la primera celda del rango y, despus, arrastre hasta la ltima

Un rango de celdas

[30]

celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin. Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin.

Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la l tima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible. Haga clic en el botn Seleccionar todo.

Todas las celdas de una hoja de clculo

Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo. Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos. Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a l a seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez. No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin.

Una fila columna

una

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila Encabezado de columna. Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA

[31]

ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin. Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las column as). Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Filas o columnas no adyacentes

La primera o la ltima celda de una fila o columna La primera o la ltima fila de una hoja de clculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Las celdas hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo (esquina inferior derecha) Las celdas hasta el principio de la hoja de clculo Ms o menos celdas que la seleccin activa

Seleccione la primera celda y despus presione CTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha).

Seleccione la primera celda y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo. Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Slo una celda est activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.

[32]

FORMATO A CELDAS
Ficha Formato
Utilice el cuadro de dilogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las celdas seleccionadas, esto lo har hacindole Clic derecho sobre la celda que desea modificar y seleccionara la opcin Formato de Celdas.

Posteriormente le abrir una ventana donde usted podr realizar los siguientes formatos.

Nmero Categora Haga clic en una opcin del cuadro Categora y, a continuacin, seleccione las opciones para las que desea especificar un for mato de nmero. El cuadro Ejemplo muestra el aspecto de las celdas seleccionadas con el formato elegido. Haga clic en Personalizado si desea crear sus propios formatos personalizados para nmeros (como cdigos de producto, por ejemplo).

[33]

Ejemplo

Muestra el nmero en la celda activa de la hoja de clculo en el formato de nmero que

selecciona. Posiciones decimales Especifica hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro slo est disponible para las categoras Nmero, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Cientfico. Usar separador de miles (,) Active esta casilla de verificacin para insertar un separador de miles. Esta casilla de verificacin slo est disponible para la categora Nmero. Nmeros negativos Especifique el formato en el que desea que se mues tren los nmeros negativos.

Esta opcin slo est disponible para las categoras Nmero y Moneda. Smbolo Seleccione el smbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro slo est disponible para las categoras Moneda y Contabilidad. Tipo Seleccione el tipo de presentacin que desea utilizar para un nmero. Este cuadro de lista slo est disponible para las categoras Fecha, Hora, Fraccin, Especial y Personalizado. Configuracin regional (ubicacin) Seleccione otro idioma que desee utilizar para el t ipo de

presentacin de un nmero. Esta opcin slo est disponible para las categoras Fecha, Hora y Especial. Alineacin Alineacin del texto Horizontal Seleccione una opcin en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la alineacin horizontal del con tenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft Office Excel alinea el texto a la izquierda, los nmeros a la derecha y se centran los valores de errores y lgicos. La alineacin horizontal predeterminada es General. El cambio de la alineacin de da tos no cambia el tipo de datos. Vertical Seleccione una opcin en el cuadro Vertical para cambiar la alineacin

vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineac in horizontal predeterminada es General. Sangra Aplica sangra al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en

funcin de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangra es equivalente al ancho de un carcter. Orientacin Seleccione una opcin en Orientacin para cambiar la orientacin del texto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estn disponibles si se seleccionan otras opciones de alineacin. Grados Establece la cantidad de giro d el texto en la celda seleccionada. Utilice un nmero positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el [34]

texto desde la esquina s uperior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada. Control del texto Ajustar texto Ajusta el texto en varias lneas en una celda. El nmero de lneas

ajustadas depender del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. Reducir hasta ajustar Reduce el tamao aparente de los caracteres de fuente de

forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamao de carcter se ajusta automticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el tamao de la fuente aplicada. Combinar celdas Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado. Direccin del texto Seleccione una opcin en el cuadro Texto para especificar el orden de lectura y la alineacin. La configuracin predeterminada es Contexto pero puede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda. Fuente Fuente Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. La fuente

predeterminada es Calibri. Estilo de fuente Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas. El estilo de fuente predeterminado es Normal. Tamao Seleccione el tamao de f uente para el texto de las celdas seleccionadas. Puede escribir cualquier nmero entre 1 y 1638. El tamao de fuente predeterminado es 11. Subrayado Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las celdas

seleccionadas. El subraya do predeterminado es Ninguno. Color Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El color

predeterminado es Automtico. Fuente normal Active la casilla de verificacin Fuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, el tamao y los efectos al estilo Normal (predeterminado). Efectos Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato. Tachado Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como tachado .

[35]

Superndice

Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como superndice. Subndice Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como subndice. Vista previa Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que selecciona. Borde Lnea Seleccione una opcin en Estilo para especificar el estilo y el tamao de la lnea para un borde. Si desea cambiar un estilo de lnea en un borde que ya existe , seleccione la opcin de estilo de lnea que desea y, a continuacin, haga clic en el rea del borde en el modelo Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de lnea. Preestablecidas Seleccione una opcin de borde predefinida para aplicar bordes o q uitarlos de las celdas seleccionadas. Color Seleccione un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas. Borde Haga clic en un estilo de lnea en el cuadro Estilo y despus haga clic en los botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas. Para quitar todos los bordes, haga clic en el botn Ninguno. Tambin puede hacer clic en las reas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes. Relleno Color de fondo paleta de colores. Efectos de relleno Seleccione este botn para aplicar degradado, textura y rellenos de Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la

imagen en las celdas seleccionadas. Ms colores Seleccione este botn para agregar colores que no estn dispon ibles en la

paleta de colores. Color de Trama Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Trama para

crear una trama que utilice dos colores. Estilo de Trama Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama. Muestra selecciona. Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que

[36]

Proteccin Bloqueado Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de tamao o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningn efecto a menos que la hoja est protegida. Oculta Oculta una frmula de una celda para que no aparezca en la barra de frmulas

cuando la celda est seleccionada. Si selecciona esta opcin, no tiene efecto a menos que la hoja est protegida. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. Asegrese de que la casilla de verificacin Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas est activada. En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo , seleccione las actividades que permite que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que contiene celdas bloqueadas.

Formatos De Nmero Disponibles

Aplicando distintos formatos de nmero, es posible cambiar la apariencia de los nmeros sin modificarlos. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Office Excel para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas. Barra de Frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o edit ar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.

Barra de frmulas y celda relacion ada A continuacin se muestra un resumen de los formatos de nmero que estn disponibles en la ficha Inicio, en el grupo Nmero. Para ver todos los formatos de nmero disponibles, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

[37]

Formato General

Descripcin Se trata del formato de nmero predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un nmero. La mayor parte de los nmeros a los que se aplica el formato con la opcin General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con decimales. El formato General tambin utiliza la notacin cientfica (exponencial) para los nmeros grandes (12 o ms dgitos).

Nmero

Este formato se utiliza para la present acin de nmeros en general. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos.

Moneda

Se utiliza con los valores monetarios y muestra el smbolo

de moneda

predeterminado junto a los nmeros. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos. Contabilidad Este formato tambin se utiliza pa ra valores monetarios, pero alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha Muestra los nmeros de serie que representan fechas y horas como valores de fecha, segn el tipo y la configuracin regional (ubicacin) especificados. L os formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuracin regional de fecha y hora, que se especifican en el Panel de control de Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control. Hora Muestra los nmeros de serie que representan fechas y horas como valores de hora, segn el tipo y la configuracin regional (ubicacin) especificados. Los formatos de hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuracin regional de fecha y hora, que se especifica en el Panel de control de Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control. Porcentaje Este formato multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el re sultado con un smbolo de porcentaje. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se desea utilizar. Fraccin Cientfico Muestra un nmero como fraccin, segn el tipo de fraccin que se especifique. Muestra un nmero en notacin exponenci al, reemplazando parte del nmero por E+n, donde E (exponente) multiplica el nmero anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un formato Cientfico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la dcima potencia. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se desea utilizar. Texto Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se escriben nmeros.

[38]

Especial

Muestra un nmero como cdigo postal, nm ero de telfono o nmero de la seguridad social.

Personalizado

Permite modificar una copia de un cdigo de formato de nmero existente. Con esto se crea un formato personalizado que se agrega a la lista de cdigos de formato de nmero. Se pueden agregar e ntre 200 y 250 formatos personalizados, segn la versin de idioma de Excel que est instalada.

Mostrar nmeros como fechas u horas Cuando se escribe una fecha o una hora en una celda, sta aparece en el formato predeterminado de fecha y hora. Este formato se basa en la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control de Windows, y cambia cuando se modifica dicha configuracin. Los nmeros se pueden mostrar en otros formatos de fecha y hora, la mayora de los cuales no se ven afectados por la configuracin del Panel de control. 1. 2. Seleccione las celdas a las que desea dar for mato. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. 4.

En la lista Categora, haga clic en Fecha o en Hora. En la lista Tipo, haga clic en el formato de fecha u hora que desea utilizar. Los formatos de fecha y hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control. Las fechas u horas que escriba en las celdas con formato se mostrarn en el formato seleccionado.

5.

Para mostrar las fechas y las horas con el formato de otros idiomas, haga clic en la configuracin de idioma que desea en el cuadro Configuracin regional (ubicacin) . El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar. Para aplicar formato rpidamente a una fecha o una hora, haga clic en el formato de fecha u hora que desee en el cuadro Formato de nmero, dentro el grupo Nmero de la ficha Inicio.

[39]

Si no encuentra el formato que busca en la lista Tipo, puede crear un formato de nmero personalizado. Para ello, haga clic en Personalizado en la lista Categora y, a continuacin, utilice los cdigos de formato correspondientes a las fechas y horas. Si desea utilizar el formato de fecha u hora predeterminado, hag a clic en la celda que contiene la fecha u hora y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+# o CTRL+MAYS+@. Una celda puede mostrar ##### cuando contiene datos que tienen un formato de nmero ms largo que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la columna. Al intentar deshacer un formato de fecha u hora mediante la opcin General de la lista Categora, Excel muestra un cdigo de nmero. Al volver a especificar una fecha u hora, Excel mostrar el formato de fecha u hora prede terminado. Para escribir un formato de fecha u hora especfico, como enero de 2005, es conveniente que le aplique formato de texto. Para ello, seleccione Texto en la lista Categora. Mostrar nmeros como fracciones Utilice el formato Fraccin para mostrar o escribir nmeros como fracciones reales, en lugar de como decimales. 1. 2. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. 4.

En la lista Categora, haga clic en Fraccin en la lista Categora. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de formato de fraccin que desee utilizar.

El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que selecci onar. Tras aplicar un formato de fraccin a una celda, los nmeros decimales y las fracciones reales que escriba en dicha celda se mostrarn como una fraccin. Por ejemplo, si escribe 0,5 o 1/2 dar 1/2 como resultado cuando a la celda se le haya dado for mato con el tipo de fraccin Hasta un dgito. Si no aplica ningn formato de fraccin a una celda y escribe una fraccin como 1/2, el formato resultante ser el de una fecha. Para mostrarlo como una fraccin, aplique el formato Fraccin y vuelva a escribir la fraccin. [40]

Si no es necesario realizar clculos con las fracciones, puede dar formato a una celda como texto antes de escribir una fraccin en ella. Para ello, haga clic en Texto en la lista Categora. De este modo, las fracciones que escriba no se re ducirn ni convertirn a decimales. Sin embargo, no se puede realizar clculos matemticos con fracciones mostradas como texto. Para restablecer el formato de nmero, haga clic en General en el cuadro Categora (cuadro de dilogo Formato de celdas) o en el cuadro Formato de nmero (ficha Inicio, grupo Nmero). Las celdas a las que se aplica el formato General no presentan ningn formato de nmero especfico.

Mostrar nmeros como moneda 1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea mostrar con un smbolo de moneda. 2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. 4.

En el cuadro Categora, haga clic en Moneda o en Contabilidad. En el cuadro Smbolo, haga clic en el smbolo de moneda que desee usar. Si desea mostrar un valor monetario sin un smbolo de moneda, puede hacer clic en Ninguno.

5.

En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desea mostrar.

6.

En el cuadro Nmeros negativos, seleccione el estilo de presentacin para los nmeros negativos. El cuadro Nmeros negativos no est disponible para el formato de nmero Contabilidad. El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar. Para mostrar rpidamente un nmero con el smbolo de moneda predeterminado, seleccione la celda o el rango de celdas y, a continuacin, haga clic en Formato de nmero de contabilidad dentro del grupo Nmero de la ficha Inicio. Para utilizar otra

[41]

moneda, haga clic en la flecha que aparece junt o a Formato de nmero de contabilidad y, a continuacin, haga clic en la moneda que desea. Para cambiar el smbolo de moneda predeterminado para Microsoft Office Excel y otros programas de Microsoft Office, puede cambiar la configuracin regional o de pa s predeterminada en el Panel de control. Tenga en cuenta que, aunque no cambie la imagen del botn Formato de nmero de contabilidad , el smbolo de moneda elegido se

aplicar cuando haga clic en el botn. Para restablecer el formato de nmero, haga clic en General en el cuadro Categora (cuadro de dilogo Formato de celdas) o en el cuadro Formato de nmero (ficha Inicio, grupo Nmero). Las celdas a las que se aplica el formato General no presentan ningn formato de nmero especfico. Mostrar nmeros como porcentajes 1. 2. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. 4.

En la lista Categora, haga clic en Porcentaje. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desea mostrar. El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar. Para que aparezcan rpidamente los nmeros como porcentajes, haga clic en la opcin Porcentaje del cuadro Formato de nmero, o bien, haga clic en Porcentaje Nmero en la ficha Inicio. Los nmeros que se encuentran en las celdas antes de apl icar el formato Porcentaje se multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Los que se escriben en las celdas una vez aplicado el formato Porcentaje, se tratan de forma diferente. Los nmeros iguales o superiores a 1 se convierten en porcentajes de forma predeterminada; los nmeros inferiores a 1 se multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Por ejemplo, si se indica 10, el resultado ser 10% y con ,1 el resultado ser el mismo. bajo

[42]

Para restablecer el formato de nmero de las celdas selecci onadas, haga clic en General en la lista Categora. Las celdas con formato General no cuentan con ningn formato de nmero especfico.

[43]

FRMULAS Y FUNCIONES
Crear o eliminar una frmula
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de l a hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, n o vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una frmula Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento c ircunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Operadores de clculo y prioridad

Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.

[44]

Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2

* (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuand o se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador texto de Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo Ejemplo ("Viento"&"norte")

& ("y" comercial)

Operadores de referencia Combine rangos de celd as para los clculos con los siguientes operadores. [45]

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calc ular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecu tar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) Descripcin Operadores de referencia

% ^

Negacin (como en 1) Porcentaje Exponenciacin

[46]

*y/ +y& = < <= >= <>

Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto ( concatenacin) Comparacin >

Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcul a la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Usar Frmula Autocompletar

Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinmica de funciones, nombres y cadenas de texto vlidas que coinciden con las letras o con el desencadenador. A continuacin, puede insertar un elemento de la lista en la frmula empleando un desencadenador de insercin.

[47]

Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin para iniciar Frmula Autocompletar. Conforme escriba, aparecer una lista desplazable de elementos vlidos con la coincidencia ms cercana resaltada. Los iconos representan el tipo de entrada, como una funcin o referencia de tabla. La informacin en pantalla detallada l e ayuda a elegir la mejor opcin.

Anidar una funcin en otra

Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente frmula suma un conjunto de nmeros (G2:G5) slo si el promedio de otro conjunto de nmeros (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrari o, devuelve 0.

La funcin PROMEDIO y la funcin SUMA se anidan dentro de la funcin SI.

1. 2.

Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Asistente para funciones en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) .

3.

Seleccione la funcin que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA), o elegir entre las categoras del cuadro O seleccionar una categora . Escriba los argumentos.

4.

[48]

Para especificar referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer dilogo junto al argumento que desea (lo que oculta temporalmente el cuadro de dilogo), seleccione las celdas de la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Expandir dilogo .

Para escribir otra funcin como argumento, escriba la funcin en el cuadro de argumento que desee. Por ejemplo, puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicin valor_si_verdadero de la funcin SI. Las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin reflejan la funcin seleccionada en el paso anterior. Por ejemplo, si hace clic en SI, en Argumentos de funcin se muestran los argumentos de la funci n SI.

Funciones de texto

[49]

Funciones de fecha y hora

En el asistente de funciones encontramos la categora Fecha y Hora Las fechas y horas en realidad son representadas por nmeros enteros y decimales respectivamente. Por lo que se pueden restar y sumar. Adicionalmente existen funciones que manejan fechas y horas por ejemplo para sacar slo el mes, el ao o los segundos.

Funciones lgicas

[50]

[51]

INSERCIN DE OBJETOS
Agregar, Cambiar o Eliminar Fo rmas
Puede agregar una forma al documento de Excel 2007 o combinar varias f ormas para elaborar un dibujo o una forma ms compleja. Entre las formas que hay disponibles se incluyen lneas, figuras geomtricas bsicas, flechas, formas de ecuacin, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Despus de agregar una o ms formas, puede agregarles texto, vietas, numeracin y estilos rpidos. Agregar una forma al documento 1. Siga uno de estos procedimientos: Para Office Excel 2007, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.

2.

Haga clic en la forma que desee, despus haga clic en cualquier lugar del documento y, a continuacin, arrastre para colocar la forma. Para crear un cuadrado o un crculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas), presione la tecla MAYSCULAS y mantngala presionada mientras arrastra.

Puede agregar formas individuales a un grfico o agregar formas sobre un SmartArt para personalizarlo. Agregar varias formas al documento En vez de agregar formas individuales para crear un dibujo, puede que desee crear un grfico SmartArt. En los grficos SmartArt, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que incluyen se actualiza automticamente a medida que agrega o quita formas y modifica el texto. En cualquier momento puede agregar una forma a un grfico SmartArt o reemplazar una forma si no le parece adecuado ninguno de los diseos. 1. Siga uno de estos procedimientos: Para Office Excel 2007, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.

[52]

2.

Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la forma que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Bloquear modo de dibujo .

3.

Haga clic en cualquier lugar del documento y, a continuacin, arrastre para colocar la forma. Repita este procedimiento por cada forma que desee agregar. Para crear un cuadrado o un cr culo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas), presione la tecla MAYSCULAS y mantngala presionada mientras arrastra.

4.

Presione ESC cuando haya agregado todas las formas que desea.

Agregar texto a una forma Para Microsoft Office Excel 2007 , haga clic en la forma en la que desea agregar texto y escriba el texto.

1. Para cambiar el tamao de una forma, haga clic en ella y arrastre sus controladores de
tamao.

2. El texto que agregue se convierte en parte de la forma; si gira o voltea la for ma, el texto
tambin girar o se voltear. Agregar una lista con vietas o numerada a una forma 1. 2. Seleccione el texto en la forma a la que desea agregar vietas o numeracin. En la minibarra de herramientas, haga clic en la flecha situada junto a Numeracin y vietas y despus en Numeracin y vietas. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para agregar vietas, haga clic en la ficha Con vietas y elija las opciones que desee. Para agregar una numeracin, haga clic en la ficha Numerada y elija las opciones que desee. Agregar un estilo rpido a una forma Los estilos rpidos son combinaciones de diferentes opciones de formato que se muestran en una miniatura en la galera de estilos rpidos en el grupo Estilos de forma. Si sita el puntero sobre una miniatura de estilo rpido, puede ver el modo en que el Estilo de forma (o estilo rpido) afecta a la forma. [53]

1. 2.

Haga clic en la forma a la que desea aplicar un estilo rpido nuevo o diferente. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo rpido que desee.

Para ver ms estilos rpidos, haga clic en el botn Ms efecto a la forma. Eliminar una forma del documento Haga clic en la forma que desea eliminar y presione SUPR.

.Tambin puede agregar un relleno o un

Agregar o eliminar un relleno de sombra o un efecto de sombra Puede cambiar el aspecto de una forma cambiando su relleno o agregando efectos, por ejemplo, sombras, resplandores, reflejos, bordes suaves, biseles y giros tridimensionales (3D). Descripcin general de rellenos, degradados y efectos Un relleno es el interior de una forma. Cuando cambie el color de relleno de una forma, tambin puede agregar al relleno una textura, una imagen o un degradado. Un degradado es u na progresin gradual de colores y sombras, normalmente de un color a otro color, o de una sombra a otra s sombras del mismo color.

Cambiar el color de relleno de una forma nicamente afecta a la parte interior o frontal de la forma. Si agrega otro efecto, por ejemplo, una sombra, y desea un color diferente para ese efecto, debe cambiar el color de la forma por separado. Un efecto 3D agrega profundidad a una forma. Puede agregar a la forma una combinacin integrada de efectos 3D o puede agregar efectos individuales. Puede agregar combinaciones de efectos individuales a la forma en Excel. Agregar o cambiar un relleno de forma 1. Haga clic en la forma a la que desea agregar un relleno. Para agregar el mismo relleno a varias formas, haga clic en la primera forma y, a continuacin, presione la tecla MAYSCULAS y mantngala presionada mientras hace clic en las dems formas. 2. En Herramientas de dibuj o, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la fecha situada junto a Relleno de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

[54]

Para agregar o cambiar un color de relleno, haga clic en el color que desee; si no desea ningn color, haga clic en Sin relleno. Para cambiar a un color que no est en los colores del tema, haga clic en Ms colores de relleno y haga clic en el color que desee en la ficha Estndar o mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado. Los colores personalizados y los colores de la ficha Estndar no se actualizan si despus cambia el tema del documento. Tambin puede ajustar la transparencia de la forma haciendo clic en Ms colores de relleno . En la parte inferior del cuadro de dilogo Colores, mueva el control deslizante Transparencia o escriba un nmero en el cuadro situado junto al control deslizante. Puede cambiar el porcentaje de transparencia desde el valor 0 (completamente opaco, la configuracin predeterminada) hasta 100% (completamente transparente). Para agregar o cambiar una imagen de relleno, haga clic en Imagen, busque la carpeta que contiene la imagen que desea utilizar, haga clic en la imagen y, a continuacin, en Insertar. Para agregar o cambiar un degradado de r elleno, elija Degradado y, a continuacin, haga clic en la variacin de degradado que desee. Para personalizar el degradado, haga clic en Ms degradados y elija las opciones que desee. Para agregar o cambiar una textura de relleno, elija Textura y haga clic en la textura que desee. Para personalizar la textura, haga clic en Ms texturas y elija las opciones que desee. nicamente en Outlook 2007 y Word 2007, para agregar o cambiar una trama, haga clic en Trama y, despus, en las opciones que desee.

Agregar o cambiar un efecto de forma 1. 2. Haga clic en la forma a la que desea agregar un efecto. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en Efectos de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

[55]

Para agregar o cambiar una combinacin de efectos integrada, elija Preestablecer y haga clic en el efecto que desee. Para personalizar el efecto in tegrado, haga clic en Opciones 3D y elija las opciones que desee. Para agregar o cambiar una sombra, elija Sombra y haga clic en la sombra que desee. Para personalizar la sombra, haga clic en Opciones de sombra y elija las opciones que desee. Para agregar o cambiar un reflejo, elija Reflejos y haga clic en la variacin de reflejo que desee. Para agregar o cambiar un resplandor, elija Resplandor y haga clic en la variacin que desee. Para personalizar los colores del resplandor, haga clic en Ms colores de resplandor y, a continuacin, elija el color que desee. Para cambiar a un color que no est en los colores del tema, haga clic en Ms colores y haga clic en el color que desee en la ficha Estndar o mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado. Los colores personalizados y los colores de la ficha Estndar no se actualizan si despus cambia el te ma del documento. Para agregar o cambiar un borde suave, elija Bordes suave y haga clic en el tamao de borde que desea. Para agregar o cambiar un borde, elija Bisel y haga clic en el bisel que desee. Para personalizar el bisel, haga clic en Opciones 3D y elija las opciones que desee. Para agregar o cambiar un giro en 3D, elija Giro 3D y haga clic en el giro que desee. Para personalizar el giro, haga clic en Opciones de giro 3D y elija las opciones que desee. Para crear un efecto personalizado agregando varios efectos individuales, repita el paso 2 que se indica ms arriba. Si le agrega a la forma un efecto 3D , por ejemplo, un bisel o un giro en 3D, y agrega despus un borde suave, no observar ningn cambio visual en la forma puesto que el efecto 3D tiene prioridad. No obstante, si elimina el efecto 3D, el efecto del borde suave s ser visible.

[56]

Eliminar un relleno de forma 1. 2. Haga clic en la forma de la que desea eliminar un relleno. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de formas, haga clic en la flecha situada junto a Relleno de forma y, a continuacin, en Sin relleno.

Eliminar un efecto de forma 1. 2. Haga clic en la forma de la que desea eliminar el efecto. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Formato, haga clic en Efectos de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar una combinacin de efectos integra da de la forma, elija Preestablecer y, a continuacin, haga clic en Sin valores predeterminados . Para eliminar una sombra de la forma, elija Sombra y, despus, haga clic en Sin sombra. Para eliminar un reflejo de la sombra, elija Reflejos y, despus, haga clic en Sin reflejos. Para eliminar un resplandor de la forma, elija Resplandor y, despus, haga clic en Sin resplandor. Para eliminar bordes suaves de la forma, elija Bordes suaves y, a continuacin, haga clic en Sin bordes suaves. Para eliminar un borde de la forma, elija Bisel y, despus, haga clic en Sin bisel. Para eliminar de la forma un giro 3D, elija Giro 3D y, a continuacin, haga clic en Sin giro. Si ha agregado varios efectos individuales, repita el paso 2 que se indica ms arriba para eli minar todos los efectos.

[57]

TRABAJAR CON GRFICOS ESTADSTICOS

Descripcin general de la creacin de grficos
En Microsoft Office Excel 2007, es f cil crear grficos de aspecto profesional. Slo con seleccionar un tipo, un diseo y estilo de grfico, obtendr resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un grfico. Para hacerlo an ms sencillo, puede guardar sus grficos favoritos como una plantilla de grfico que podr aplicar rpidamente cuando cree un nuevo grfico.

Crear grficos en Excel

Para crear un grfico bsico en Excel que pueda modificar y dar formato ms adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del grfico en una hoja de clculo. A continuacin, slo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de grfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Grficos).

Datos de la hoja de clculo Grfico creado a partir de datos de la hoja de clculo Excel ofrece varios tipos de grficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un grfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de grfico (grfico de columnas o circular) y subtipos (grfico de columnas apiladas o grfico 3D). Puede crear tambin un grfico combinado utilizando varios tipos de grficos en uno solo.

[58]

Ejemplo de grfico combinado que usa un tipo de grfico de columnas y lneas. Excel proporciona una variedad de tipos de grficos entre los que puede elegir. En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente datos que estn organizados en filas o columnas en una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico, como el grfico circular o el grfico de burbujas, requieren una disposicin de datos e specfica. 1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Cmo organizar datos para tipos de grficos especficos

Para este grfico Columnas Barras Lnea rea Superficie Radial

Organice los datos En columnas o filas, de la siguiente manera: Lorem 1 3 Ipsum 2 4

O:

Lorem Ipsum

1 2

3 4

Circular Anillos

En una columna o fila de datos y una columna o fila de rtulos de datos, de la siguiente manera: A 1 2

(con una serie) B

[59]

O:

A 1

B 2

C 3

Circular Anillos (con ms de una serie)

En varias columnas o filas de datos y una columna o fila de rtulos de datos, de la siguiente manera: A B C 1 3 5 2 4 6

O:

A 1 4

B 2 5

C 3 6

XY (dispersin) Burbujas

En columnas, con los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamao de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera: X 1 4 Y 2 5 Tamao de la burbuja 3 6

Cotizaciones

En columnas o filas en el orde n siguiente, utilizando nombres o fechas como rtulos: valores mximos, valores mnimos y valores de cierre Como: Fecha 1/1/2002 Mximo 46,125 Mnimo 42 Cierre 44,063

O: [60]

Fecha Mximo Mnimo Cierre

1/1/2002 46,125 42 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico. Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente todas las celdas que contienen datos que rodean directamente esa celda en un grfico. Si las celdas que desea trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el grfico. 3. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en un tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en Todos los tipos de grfico para mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico; por ltimo, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de grficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

Cuando site el puntero del mouse (ratn) sobre cualquier tipo o subtipo de grfico, aparecer la informacin en pantalla con el nombre del tipo de grfico.

Cambiar el diseo o el estilo de un grfico

Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicarle rpidamente un diseo y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseos y estilos predefinidos muy tiles, si fuera necesario, puede personalizarlos an ms cambiando manualmente el diseo y el est ilo de cada uno de los elementos del grfico. No puede guardar un diseo o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el grfico como una plantilla de grfico. Seleccionar un diseo de grfico predefinido 1. Haga clic en el grfico al que desea dar formato. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee utilizar.

[61]

Seleccionar un estilo de grfico predefinido 1. 2. Haga clic en el grfico al que desea dar formato. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee utilizar.

Cuando se reduzca el tamao de la ventana de Excel, los estilos estarn disponibles en la galera Estilos rpidos de grfico del grupo Estilos de diseo.

Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en Ms Cambiar manualmente el diseo de elementos de grfico 1.

Haga clic en el grfico o seleccione el elemento de grfico al que desea cambiar el diseo. Haga clic en un grfico para mostrar las Herramientas de grficos . En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.

2.

En la ficha Presentacin, siga uno o varios de estos procedimientos: En el grupo Etiquetas, haga clic en la opcin de diseo de etiqueta que desee. En el grupo Ejes, haga clic en la opcin de eje o de lnea de divisin que desee. En el grupo Fondo, haga clic en la opcin de diseo que desee.

Cambiar manualmente el estilo de elementos de grfico 1. Haga clic en el grfico. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, seleccione el elemento de grfico al que desea dar formato. 3. En el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee.

Cambiar la presentacin de los ejes de grficos

Los grficos tienen normalmente dos ejes que se utilizan para medir y clasificar los datos: un eje vertical (denominado tambin eje de valores o eje y) y un eje horizontal ( conocido tambin como eje de categoras o eje x). Los grficos 3D tienen un tercer eje, el eje de profundidad (denominado tambin eje de series o eje z), que permite representar los datos a lo largo de la profundidad de un grfico. Los

[62]

grficos radiales no tienen ejes horizontales (categoras), y los grficos circulares y de anillos no tienen ningn eje.

Eje vertical (valores) Eje horizontal (categoras) Eje de profundidad (series) Los ejes no se muestran del mismo modo en todos los tipos de grficos. Por ejemplo, en los grficos xy (de dispersin) y de burbujas, se muestran valores numricos en el eje horizontal y en el eje vertical. Tal sera el caso de los milmetros de precipitaciones de lluvia en funcin de la presin atmosfrica. Los valores de estos dos elementos son numricos y los p untos de datos se representaran en los ejes x e y con relacin a sus valores numricos. Los ejes de valores ofrecen diversas opciones, como establecer una escala logartmica. Los dems tipos de grficos, como los de columnas, lneas y reas, nicamente mu estran valores numricos en el eje vertical (valor) y muestran agrupaciones de texto (o categoras) en el eje horizontal. Tal sera el caso de los milmetros de precipitaciones de lluvia en funcin de la regin geogrfica donde se produjeron. En este ejemplo, las regiones geogrficas son las categoras de texto de los datos que se representan en el eje horizontal (categora). Las regiones geogrficas estarn espaciadas uniformemente, dado que son slo texto. Tenga en cuenta esta diferencia cuando seleccione un tipo de grfico, porque las opciones son distintas para los ejes de valores y de categoras. De forma similar, el eje de profundidad (series) es otro tipo de eje de categoras. Para obtener ms informacin sobre cmo cambiar la escala de los ejes de valores, vea Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un grfico . Cuando se crea un grfico, las marcas de graduacin y los rtulos se muestran en los ejes de forma predeterminada. Puede ajustar el modo en que se muestran utilizando marcas de graduacin y rtulos principales y secundarios. Para reducir la cantid ad de informacin visible, puede mostrar menos rtulos o marcas de graduacin en el eje horizontal (categoras) especificando los intervalos en los que desea etiquetar las categoras o especificando el nmero de categoras que deben mostrar marcas de graduacin. Puede cambiar tambin la alineacin y orientacin de los rtulos y modificar el contenido o el formato del texto y los nmeros que se muestran para, por ejemplo, mostrar un nmero como un porcentaje. Mostrar u ocultar los ejes 1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes. 2. En la ficha Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

[63]

3. Siga uno de los procedimi entos siguientes: Para mostrar un eje, haga clic en el tipo de eje que desea mostrar y, a continuacin, haga clic en una de las opciones de presentacin del eje. Para ocultar un eje, haga clic en el tipo de eje que desee ocultar y, a continuacin, haga c lic en Ninguno. Ajustar las marcas de graduacin y los rtulos 1. En un grfico, haga clic en el eje que contiene las marcas de graduacin y rtulos que desea ajustar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del g rfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el eje que desea seleccionar. 2. 3. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Para cambiar la presentacin de las marcas de graduacin principales, en el cuadro Marca de graduacin principal , haga clic en la posicin de marca de graduacin que desee. Para cambiar la presentacin de las marcas de graduacin secundarias, en el cuadro de lista desplegable Marca de graduacin secundaria , haga clic en la posicin de marca de graduacin que desee. Para cambiar la posicin de las etiquetas, en el cuadro Etiquetas del eje, haga clic en la opcin que desee. Cambiar el nmero de categoras entre rtulos o marcas de graduacin 1. En un grfico, haga clic en el eje horizontal (categoras) que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el eje que desea seleccionar. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la sel eccin. 3. Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Para cambiar el intervalo entre los rtulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas, haga clic en Especificar unidad de intervalo y, a continuacin, en el cuadro de texto, escriba el nmero que desee. Para cambiar la posicin de los rtulos del eje, en el cuadro Distancia de la etiqueta desde el eje, escriba el nmero que desee. [64]

Cambiar la alineacin y orientacin de los rtulos Puede cambiar la alineacin de los rtulos de los ejes horizontal (categoras) y vertical (valores). Si tiene rtulos de categoras de varios niveles (rtulos de categoras de varios niveles: rtulos de categoras en un grfico que, basndose en datos de la hoja de clculo, se muestran de forma automtica en ms de una lnea de una jerarqua. Por ejemplo, el encabezado Producir podra aparecer encima de una fila con los encabezados Tofu, Manza nas y peras.) en el grfico, puede cambiar la alineacin de todos los niveles. Tambin puede cambiar el espaciado entre los distintos niveles de los rtulos en el eje horizontal (categoras). 1. En un grfico, haga clic en el eje que contiene los rtulos que desea alinear de forma diferente o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el eje que desea seleccionar. 2. 3. 4. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin. En la ficha Alineacin, bajo Alineacin del texto, haga clic en la posicin que desee en el cuadro Vertical. Para cambiar la orientacin del texto, haga clic en la posicin que desee en el cuadro Direccin del texto.

Cambiar el texto de los rtulos de categora Para cambiar los rtulos de categora en la hoja de clculo, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la celda que contiene el nombre de rtulo que desea cambiar. 2. Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR. Cambiar el formato del texto y d e los nmeros en los rtulos Para dar formato al texto de los rtulos, haga lo siguiente: 1. 2. En un grfico, haga clic con el botn secundario del mouse en los rtulos del eje a los que desea aplicar formato. En la minibarra de herramientas , haga clic en las opciones de formato que desee. Para dar formato a los nmeros de los rtulos, haga lo siguiente: 3. En un grfico, haga clic en el eje que contiene los nmeros a los que desea aplicar formato o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el eje que desea seleccionar. 4. 5. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . Haga clic en Nmero y, a continuacin, en el cuadro Categora, seleccione el formato de nmero que desee.

[65]

Agregar o quitar un eje secundario en un grfico

Cuando los valores de un grfico varan considerablemente entre las distintas series de datos, o cuando hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical (valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Despus de agregar un eje vertical secundario a un grfico, puede agregar tambin un eje horizontal (categoras) secundario, que puede resultar til en un grfico xy (de dispersin) o de burbujas. Para diferenciar los datos que se trazan a lo largo del eje secundario, puede cambiar el tipo de grfico slo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar una serie de datos a un grfico de lneas. Agregar un eje vertical secundario 1. En un grfico, haga clic en la serie de datos que desea t razar a lo largo de un eje vertical secundario o realice el siguiente procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en la serie de datos que desea trazar a lo largo de un eje vertical secundario. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . 3. Haga clic en Opciones de serie si no est seleccionada esta opcin y, a continuacin, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

4. En la ficha Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes. 5. Haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opcin de presentacin que desee.

Agregar un eje horizontal secundario 1. Haga clic en un grfico que contenga un eje vertical secundario. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

3. Haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opcin de presentacin que desee. [66]

Quitar un eje secundario 1. Haga clic en el grfico que contiene el eje secundario que desea quitar. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: En la ficha Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes, en Eje vertical secundario o Eje horizontal secundario y luego en Ninguno.

Haga clic en el eje secundario que desea eliminar y, a continuacin, presione SUPR. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn)en el eje secundario y, despus, haga clic en Eliminar en el men contextual.

Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un grfico

Un grfico 3D, como un grfico de columnas 3D, tendr un eje (eje: lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categoras.) (series) de profundidad que puede cambiar. Puede especificar el intervalo entre las marcas de graduacin y los rtulos del eje, cambiar su posicin a lo largo del eje e invertir el orden que se muestran las series. 1. En un grfico 3D, haga clic en el eje (series) de profundidad que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en Eje (series) de profundidad. 2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . 3. Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Para cambiar el intervalo entre la s marcas de graduacin, en el cuadro Intervalo entre marcas de graduacin, escriba el nmero que desee. Para cambiar el intervalo entre los rtulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas, haga clic en Especificar unidad de intervalo y, a continuacin, en el cuadro de texto, escriba el nmero que desee. Para invertir el orden de las series, active la casilla de verificacin Series en orden inverso .

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Para cambiar la ubicacin de las marcas de graduacin y rtulos del eje, seleccione la opcin que desee en los cuadros Marca de graduacin principal , Marca de graduacin secundaria y Etiquetas del eje.

Cambiar la escala del eje horizontal (categoras) en un grfico Como en un eje (eje: lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categoras.) horizontal (categoras) se muestran rtulos de texto en lugar de intervalos numricos, son menos las opciones de escala que se pueden mo dificar que las correspondientes al eje vertical (valores). Sin embargo, puede cambiar el nmero de categoras que se muestran entre las marcas de graduacin, el orden en que se muestran las categoras y el lugar donde se cruzan los dos ejes. 1. En un grfico, haga clic en el eje horizontal (categoras) que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en Eje horizontal (categoras) . 2. 3. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Para cambiar el intervalo entre las marcas de graduacin, en el cuadro Intervalo entre marcas de graduacin, escriba el nmero que desee. El nmero que escriba determinar el nmero de categoras mostradas entre las marcas de graduacin. Para cambiar el intervalo entre los rtulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas, haga clic en Especificar unidad de intervalo y, a continuacin, en el cuadro de texto, escriba el nmero que desee. Escriba 1 para mostrar un rtulo para cada categora, 2 para mostrar un rtulo para cada dos categoras, 3 para mostrar un rtulo para cada tres categoras, etc. Para cambiar la posicin de los rtulos del eje, en el cuadro Distancia de la etiqueta desde el eje, escriba el nmero que desee. Escriba un nmero bajo si desea que los rtulos estn cerca del eje y un nmero alto si desea que entre el rtulo y el eje haya ms dista ncia. Para invertir el orden de las categoras, active la casilla de verificacin Categoras en orden inverso. Para cambiar el tipo de eje a un eje de texto o fecha, en Tipo de eje, haga clic en Eje de texto o Eje de fecha y, a continuacin, seleccione la s opciones correspondientes. El texto y los puntos de datos se espacian uniformemente en un eje de texto. En un eje de fecha se muestran las fechas en orden cronolgico a intervalos especficos o unidades base, como por ejemplo, el nmero de das, de meses o de aos, aun cuando las fechas de la hoja de clculo no estn por orden o en las mismas unidades base. [68]

Para cambiar la ubicacin de las marcas de graduacin y rtulos del eje, seleccione la opcin que desee en los cuadros Marca de graduacin principal , Marca de graduacin secundaria y Etiquetas del eje. Para cambiar el punto de interseccin entre el eje vertical (valores) y el eje horizontal (categoras), en El eje vertical cruza, haga clic en En categora nmero y, a continuacin, escriba el nmero que desee en el cuadro de texto, o haga clic en En la categora mxima para especificar que el eje vertical (valores) se cruza con el eje horizontal (categoras) detrs de la ltima categora del eje x.

Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un grf ico

De manera predeterminada, Microsoft Office Excel determina los valores de escala mnimo y mximo del eje vertical (valores) de un grfico. Sin embargo, puede personalizar la escala para adaptarla a sus necesidades. Cuando los valores trazados en el grfico cubren un r ango muy grande, puede cambiar tambin el eje vertical (valores) a una escala logartmica. 1. En un grfico, haga clic en el eje vertical (valores) que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gr fico: Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en Eje vertical (valores) . 2. 3. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin . Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Para cambiar el nmero en el comienza o termina el eje vertical (valores), para la opcin Mnimo o Mximo, haga clic en Fijo y, a continuacin, escriba un nmero diferente en el cuadro Mnimo o Mximo. Para cambiar el intervalo de las marcas de graduacin (marcas de graduacin y rtulos de marcas de graduacin: las marcas de graduacin son lneas pequeas de medida, similares a las divisiones de una regla, que intersecan un eje. Los r tulos de marcas de graduacin identifican las categoras, los valores o las series del grfico.) y de las lneas de divisin del grfico (lneas de cuadrcula de grficos: lneas que se pueden agregar a un grfico para facilitar la visualizacin y evaluacin de datos. Las lneas de cuadrcula se extienden desde las marcas de graduacin de un eje a travs del rea de trazado.), para la opcin Unidad mayor o Unidad menor, haga clic en Fijo y, a continuacin, escriba un nmero diferente en el cuadro Unidad mayor o Unidad menor. Para invertir el orden de los valores, active la casilla de verificacin Valores en orden inverso . Al cambiar el orden de los valores del eje vertical (valores) de abajo a arriba, los rtulos de categora del eje horizontal (categoras) se voltearn de abajo a arriba en el grfico. Del mismo modo, al cambiar el orden de las categoras de izquierda a derecha, los rtulos de valor se voltearn de izquierda a derecha en el gr fico. Para cambiar el eje de valores a logartmico, active la casilla de verificacin Escala logartmica. Para cambiar las unidades de visualizacin del eje de valores, en la lista visualizacin, seleccione las unidades que desee. Unidades de

Para mostrar un rtulo que describa las unidades, active la casilla de verificacin Mostrar rtulo de unidades. [69]

Para cambiar la ubicacin de las marcas de graduacin y rtulos del eje, seleccione la opcin que desee en los cuadros Marca de graduacin principal , Marca de graduacin secundaria y Etiquetas del eje. Para cambiar el punto de interseccin entre el eje horizontal (categoras) y el eje vertical (valores), en El eje horizontal cruza, haga clic en Valor del eje y, a continuacin, escriba el nmero que desee en el cuadro de texto, o haga clic en Valor mximo del eje para especificar que el eje horizontal (categoras) se cruza con el eje vertical (valores) en el valor mximo del eje.

Tipos de grficos disponibles

Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de grficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un grfico o cambia uno existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de grficos disponibles para cada uno de los tipos de grficos siguientes. Grficos de columnas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o fi las de una hoja de clculo en un grfico de columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico: Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los grficos de columna agrupada comparan valores entre categoras. Un grfico de columna agrupada muestra valores en rectngulos verticales en 2D. Una columna agrupada en un grfico 3D muestra slo los rectngulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de columna 3D. Puede utilizar un tipo de grfico de columna agrupada cuando tiene categoras que representan: Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma). [70]

Disposiciones de escala especficas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningn orden especfico (por ejemplo, nombres de artculos, nombres geogrficos o los nombres de personas). Columna apilada y columna apilada en 3D Los grficos de columnas apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribucin de cada valor con un total entre categoras. Un grfico de columnas apiladas muestra valores en rectngulos apilados verticales en 2D. Un g rfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectngulos apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Puede utilizar un grfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total. Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de grficos de columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categoras. Un grfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectngulos verticales 2D apilados 100%. Un grfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectngulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un grfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o ms series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categora. Columnas 3D Los grficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un grfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entre categoras y entre la serie. Cilindro, cono y pirmide Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los mismos tipos de grficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para grficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La nica diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindro, cono y pirmide en lugar de rectngulos.

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Grficos de lneas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de lneas. Los grficos de lnea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una es cala comn y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Debera utilizar un grfico de lneas si las etiquetas de categora son texto, y representan valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es especialmente cierto si hay varias series: para una serie, debera pe nsar en utilizar un grfico de categoras. Debera utilizar un grfico de lneas si tiene algunas etiquetas numricas con espacio uniforme, especialmente aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar un grfico de dispersin. Los grficos de lneas tienen los siguientes subtipos de grfico: Lnea y lnea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas son tiles para mostrar tendencias en el tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas sin marcadores. Lnea apilada y lnea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas apiladas son tiles para mostrar la tendencia de la contribucin de cada valor en el tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas apiladas sin marcadores. Para obtener una mejor presentacin de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un grfico de reas apiladas. Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas 100% apiladas son tiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categora s o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas 100% apiladas sin marcadores.

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Para obtener una mejor presentacin de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un grfico de reas 100% apiladas. Lneas 3D Los grficos de lneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar. Grficos circulares En un grfico circular se pueden representar datos conteni dos en una columna o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos, en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del grfico circular.

Piense en utilizar un grfico circular cuando: Slo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son va lores cero. No tiene ms de siete categoras. Las categoras representan partes de todo el grfico circular.

Los grficos circulares tienen los siguientes subtipos de grfico: Circular y circular en 3D Los grficos circulares muestran la contribucin d e cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un grfico circular para destacarlos. Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras Los grficos circulares con subgrfico circular o circula r con subgrfico de barras con valores definidos por el usuario extrados del grfico circular principal y combinados en un segundo circular o en una barra

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apilada. Estos tipos de grficos son tiles cuando desea que los pequeos sectores del grfico circular principal se vean mejor. Grfico circular seccionado y grfico circular seccionado 3D Los grficos circulares seccionados muestran la contribucin de cada valor a un total mientras que destacan valores individuales. Los grficos circulares seccionado s se pueden mostrar en formato 3D. Debido a que no puede mover los sectores de un grfico circular seccionado de manera individual, puede que desee pensar en utilizar un grfico circular o un grfico circular en un grfico 3D en su lugar. A continuacin, puede extraer los sectores manualmente. Grficos de barras Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de barras. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un grfico de barras cuando: Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.

Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico: Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los grficos de barras agrupadas comparan valores

entre categoras. En un grfico de barras agrupadas, las categoras se organizan normalmente en el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un grfico de barras agrupadas en 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Barra apilada y barra apilada en 3D Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto. Un grfico de barras apiladas en 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

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Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de grfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categoras. Una barra 100% apilada en un grfico 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Pirmide, cono y cilindro horizontal Los grficos de cilindros, conos y pirmi des horizontales estn disponibles en los mismos tipos de grficos agrupados, apilados y 100% apilados proporcionados para grficos de barras rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La nica diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindros, conos y pirmides en lugar de rectngulos horizontales. Grficos de rea Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de rea. Los grficos de rea destacan la m agnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atencin hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo.

Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico: rea y rea en 3D Los grficos de rea muestran la tendencia de valores en el tiempo o categoras. Un grfico de rea en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D. Como regla general, debera pensar en utilizar un grfico de ln eas en lugar de un grfico de reas no apiladas. rea apilada y rea apilada en 3D Los grficos de reas apiladas muestran la tendencia de la contribucin de cada valor en el tiempo o categoras. Un grfico de rea apilada en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D.

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rea 100% apilada y rea 100% apilada en 3D Los grficos de reas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categoras. Un grfico de reas 100% apiladas en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D. reas 3D Los grficos de reas 3D muestran la tendencia de valores en el tiempo o categoras utilizando tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar. Grficos de tipo XY (Dispersin) Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de u na hoja de clculo en un grfico de tipo XY (dispersin). Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los grficos de dispersin s e utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numricos, como datos cientficos, estadsticos y de ingeniera. Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando: Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escal a logartmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las esca las independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar grandes nmeros de punto s de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuanto ms datos incluye en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que puede realizar. Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

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Los grficos de dispersin tienen los siguientes subtipos de grfico: Dispersin con slo marcadores Este tipo de grfico compara pares de valores. Utilice un grfico de dispersin sin lneas cuando tenga datos en un orden especfico. Dispersin con lneas suavizadas y dispersin con lneas suavizadas y marcadores Este tipo de grfico se puede mostrar con o sin una curva suavizada en la que se conec ten los puntos de datos. Estas lneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Utilice el grfico de dispersin sin marcadores si hay muchos puntos. Dispersin con lneas rectas y dispersin con lneas rectas y marcadores Este tipo de grfico se puede mostrar con o sin lneas rectas de conexin entre puntos de datos. Estas lneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Grficos de cotizaciones Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden especfico en una hoja de clculo en un grfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un grfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico tambin se puede utilizar para datos cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de cotizaciones para indicar la fluctuacin de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear grficos de cotizaciones. La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su ho ja de clculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un grfico de cotizaciones de mximos, mnimos, cierre, debera organizar los datos con Mximos, Mnimos, Cierre escritos como los encabezados de columnas, en dicho orden.

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Los grficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de grfico: Mximos, mnimos y cierre El grfico de mximos, mnimos y cierre se utiliza a menudo p ara

ilustrar precios de cotizaciones. Requiere tres series de valores en el orden siguiente: mximos, mnimos y cierre. Apertura, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico requiere cuatro series de valores en

el orden correcto (apertura, mximos, m nimos y cierre). Volumen, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico requiere cuatro series de valores en

el orden correcto (volumen, mximos, mnimos y cierre). Mide el volumen empleando dos ejes de valores: uno para las columnas que miden volumen y el otro, para los precios de acciones. Volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico requiere cinco series de

valores en el orden correcto (volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre). Grficos de superficie Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de superficie. Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican re as que estn en el mismo rango de valores. Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean valores numricos.

Los grficos de superficie tienen los siguientes subtipos de grfico: Superficie 3D Los grficos de superficie 3D muestran tendencias en valores entre dos

dimensiones de una curva continua. Los colores de un grfico de superficie no represen tan las series de datos; representan la distincin entre los valores. Trama de superficie 3D Mostrado sin color, un grfico de superficie 3D se denomina grfico de trama de superficie 3D. [78]

Sin color, un grfico de trama de superficie 3D no es fcil de l eer. Puede que desee utilizar en su lugar un grfico de superficie 3D. Contorno y trama de contorno Los grficos de contorno y trama de contorno son grficos de

superficie vistos desde arriba. En un grfico de contorno, los colores representan rangos especficos de valores. Un grfico de trama de contorno se muestra sin color. Los grficos de contorno o de trama de contorno no son fciles de leer. Puede que desee utilizar en su lugar un grfico de superficie 3D. Grficos de anillos En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede contener ms de una serie de datos.

Los grficos de anillos no son fcil es de leer. Puede que desee utilizar un grfico de columnas apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar. Los grficos de anillos tienen los siguientes subtipos de grfico: Anillos Los grficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cad a anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el grfico anterior, el anillo interior representa los ingresos por impuestos de gas y el anillo externo representa los ingresos por impuestos de la propiedad. Anillos seccionados De manera muy similar a los grficos circulares seccionados, los grficos de anillos seccionados muestran la contribucin de cada valor a un total mientras se destacan los valores individuales, pero pueden contener ms de una serie de datos. Grficos de burbujas En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de clculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en columnas adyace ntes. Por ejemplo, organizara los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

[79]

Los grficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de grfico: Burbuja y burbuja con efecto 3D Los grficos de burbujas son similares al grfico de tipo xy (dispersin), pero comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamao del marcador de la burbuja. Puede elegir una burbuja o una burbuja con un subtipo de grfico con efectos 3D. Grficos radiales En un grfico radial se pueden representar datos organizados en columnas o en filas de una hoja de clculo. Los grficos radiales comparan los valores agregados de un nmero de series de datos.

Los grficos radiales tienen los siguientes subtipos de grfico: Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos i ndividuales, los grficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central. Radial relleno En un grfico radial relleno, el rea cubierta con una serie de datos se rellena con un color.

[80]

Cambiar el tipo de grfico de un grfico existente

En la mayora de los grficos 2D, puede cambiar el tipo de grfico de todo el grfico para aportarle un aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de grfico diferente para cualquier serie de datos, lo que convertir el grfico en un grfico combinado. En cuanto a los grfi cos de burbuja y a la mayora de grficos 3D, puede cambiar nicamente el tipo de grfico del grfico completo. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para cambiar el tipo de grfico del grfico entero, haga clic en el rea del grfico o en el rea de trazado del grfico para mostrar las herramientas d e grfico. Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos nicos, haga clic en la serie de datos. Se mostrarn las herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grfico.

3.

En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico , siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en un tipo de gr fico en el primer cuadro y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desee utilizar en el segundo cuadro. Si guard algn tipo de grfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuacin, haga clic en la plantilla de grfico que de see utilizar en el segundo cuadro.

Slo puede cambiar el tipo de grfico de serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de grfico de ms de una serie de datos del grfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas. Si con frecuencia utiliza un tipo de grfico especfico cuando crea un grfico, es una buena idea establecer dicho tipo de grfico como el predeterminado. Despus de seleccionar el tipo y el subtipo de grfico en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico , haga clic en Establecer como predeterminado.

[81]

IMPRESIN
Los libros y hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al mismo tiempo. Si los datos que desea imprimir estn en una tabla de Microsoft Office Excel, slo se podr imprimir la tabla de Excel.

Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora; esta opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utiliz para imprimirlo originalmente.

Configurar la Orientacin del papel

Siga los procedimientos siguientes : 1. 2. Haga clic en el archivo. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en Orientacin y, a continuacin, en Horizontal.

3. 4. 5. 6.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

Haga clic en Propiedades y, a continuacin, en la ficha Pgina. En Orientacin, haga clic en Horizontal o Vertical. Haga clic en Aceptar dos veces.

Imprimir una hoja de clculo o libro de forma completa o parcial

1.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de clculo y, a continuacin, seleccione el rango de datos q ue desea imprimir.

Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de clculo.

2.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, en Imprimir.

[82]

3.

En Imprimir, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, la hoja u hojas activas o todo el libro.

Si la hoja de clculo cuenta con un rea de impresin definida, Excel slo imprimir dicha zona. Si no desea imprimir un rea definida, active la casilla de verificacin Omitir reas de impresin.

Para imprimir rpidamente u obtener una vista previa de la copia impresa antes de imprimirla, haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuacin, haga

clic en Impresin rpida o Vista preliminar.

Imprimir varias hojas de clculo a la vez

1. 2. Seleccione las hojas de clculo que desee imprimir. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Imprimir.

Imprimir varios libros de forma simultnea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, en Abrir.

2.

Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el nombre de los libros que desea imprimir.

3.

En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Imprimir.

Imprimir una tabla de Excel

1.

Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.

2.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, en Imprimir.

3.

En Imprimir, seleccione Tabla.

[83]

Imprimir con o sin lneas de divisin de celdas

1.

Seleccione la hoja u hojas de clculo que desee imprimir.

2.

En el grupo Opciones de la hoja de la ficha Diseo de pgina, active la casilla de verificacin Imprimir, situada bajo Lneas de divisin.

3.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, en Imprimir.

Las hojas de clculo se imprimen con ms rapidez sin las lneas de divisin.

Vista previa de una pgina antes de imprimirla

1.

Siga los procedimientos siguientes que se indican:

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, elija la flecha situada junto a

Imprimir y, a continuacin, haga clic en Vista preliminar.

2.

Haga clic en los botones de la barra de herramientas o la cinta de opciones para obtener una vista previa de la pgina o realizar cambios antes de imprimir.

Agregar, eliminar o mover saltos de pgina

1.

En el grupo Vistas de libro de la ficha Vista, haga clic en Vista previa de salto de pgina .

Tambin puede hacer clic en Vista previa de salto de pgina

en la barra de estado.

2.

Siga uno de los procedimientos siguientes: [84]

Para mover un salto de pgina, arrstrelo hasta una nueva posicin.

Al mover un salto de pgina automtico, ste se transforma en salto manual.

Para insertar saltos de pgina verticales u horizontales, seleccione una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin, haga clic en Insertar salto de pgina en el men contextual.

Para quitar un salto de pgina manual, arrstrelo fuera del rea de vista previa de salto de pgina.

Para quitar todos los saltos de pgina manuales, haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier celda de la hoja de clc ulo y, a continuacin, haga clic en Restablecer todos los saltos de pgina en el men contextual.

3.

Para volver a la vista Normal una vez que termine de trabajar con los saltos de pgina, en la ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal.

[85]