BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Kemajuan teknologi khususnya di bidang informasi pada dasa warsa terakhir ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini disebabkan karena semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam aspek kehidupan manusia. Sementara itu, sejalan dengan laju gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swsta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktifitas, dan efisiensi mereka. Perkembangan teknologi informasi, dalam hal ini komputer dapat menunjang pengambilan keputusan di dalam organisasiorganisasi modern yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi modern dapat diselesaikan secara tepat, akurat, dan efisien. Para pucuk pimpinan di sebuah organisasi baik publik maupun swasta sekarang ini dituntut kemampuannya untuk dapat memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan berdasarkan informasi tersebut. Perkembangan teknologi informasi yang kian pesat kini menimbulkan suatu revolusi baru, yaitu peralihan dari sistem kerja yang konvensiaonal ke era digital. Pada instansi pemerintah, perubahan ini ditandai dengan ditinggalkannya pemerintahan tradisional (traditional government) yang identik dengan paperbased administration menuju electronic government atau e-government. Electronic government atau sering disebut dengan E-government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain (Junaedi, 2005). E-government menunjuk pada

Universitas Sumatera Utara

penggunaan teknologi komunikasi dan informasi, terutama internet, untuk memberikan pelayanan dan pengiriman informasi pemerintah. Melalui egovernment, pemerintah akan dikelolah melalui jaringan teknologi dan berbasis data untuk berbagai kepentingan yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Adapun pelayanan yang dimaksud adalah pelayanan tanpa adanya intervensi pegawai institusi publik dan sistem antrian yang panjang hanya untuk mendapatkan suatu pelayanan yang sederhana. Penerapan teknologi informasi (TI) di lingkungan pemerintah mempunyai peranan penting dalam memberikan kemudahan pada begbagai aspek kegiatan pelayanan public.Implementasi TI ke dalam berbagai pelayanan publik di lingkungan pemerintah memiliki nilai-nilai strategis, antara lain : Implementasi TI dianggap mampu menaklukan kesulitan merubah budaya kerja menjadi lebih baik;implementai TI juga mampu merombak sebuah sistem kerja agar menuju derajat yang diinginkan, yaitu agar pemerintah menjadi lebih transparan dan akuntabel dalam memberikan layanannya, kemudian melalui utilisasi TI, pemerintah mampu menghadirkan layanan yang berorientasi pada kepentingan publik (www.radarbanten.com/8 Januari 2008). Dengan melihat berbagai manfaat yang didapat melalui penerapan e-

government tersebut, maka dapat dikatakan bahwa penerapannya merupakan suatu keharusan dalam rangka menciptakan pelayanan publik yang lebih baik. Di Indonesia pengembangan e-government telah diamanatkan oleh pemerintah melalui Instruksi Presiden No.3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional.Menurut Inpres tersebut, Pengembangan e-government merupakan

Universitas Sumatera Utara

upaya

mengembangkan

penyelenggaraan

pemerintah

yang

berbasis

(menggunakan) elektronik dalam meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Dalam penyusunan rencana strategis pengembangan egovernment ini pemerintah memiliki peranan sebagai pemberi kebijakan tentang strategi pengembangan e-government dengan memberikan arahan tentang penyusunan rencana strategis e-government kepada seluruh instansi pemerintah sesuai dengan konteks masing-masing lingkungan instansi tersebut. Penerapan teknologi informasi pada sektor publik dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat mutlak dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Bresford (dalam Turnip, 2003) bahwa dalam globalisasi yang sudah bergulir, menuntut penggunaan Teknologi Informasi tidak terkecuali pada birokrasi publik. Pelayanan publik menurut Thaha (dalam Falikhatun, 2003) merupakan suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publk, mempersingkat waktu pelayanan dan memberikan kepuasan pada publik. Pemenuhan hak masyarakat yang merupakan tujuan dari fungsi pelayanan publik harus terus ditingkatkan baik dari sisi kualitas, maupun kuantitas. Sisi kualitas dapat dilakukan dengan mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan pelayanan. Sedangkan dari sisi kuantitas dapat dilakukan dengan memperbanyak jumlah masyrakat yang dapat di layani dan menambah waktu pelayanan. Salah satu bentuk penerapan tenologi informasi dalam e-government ini diantaranya adalah penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Universitas Sumatera Utara

(SIAK) dalam pengelolaan pendaftaran penduduk seperti yang telah diterapkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah salah satu jenis perangkat lunak (software) yang dapat digunakan untuk membantu proses pengelolaan data pencatatan biodata penduduk pada satu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan administrasi kependudukan. Pada dasarnya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan data kependudukan dari seluruh wilayah Indonesia dalam suatu jaringan integral yang didalamnya semua data kependudukan di daerah-daerah saling terkoneksi. Koneksi SIAK ini berlangsung mulai dari tingkatan desa, kelurahan, kecamatan hingga kabupaten/kota dan propinsi. Oleh karena itu, dengan adanya sistem ini data kependudukan dari Sabang hingga Marauke bisa dilihat dan dimonitor dari pusat. Karena memiliki koneksi, sistem SIAK ini menyebabkan data base kependudukan menjadi bersifat up to date atau aktual, dalam artian jumlah penduduk dalam suatu wilayah yang meninggal, bertambah usia, pindah rumah dan sebagainya bias dilihat dalam sistem tersebut. Tidak hanya itu, dengan sifatnya yang online ini, data mengenai kependudukan dapat diakses lansung oleh pihak-pihak yang bersangkutan yang membutuhkan data kependudukan sesuai dengan kebutuhan. Sistem ini juga menghilangkan adanya perbedaan data kependudukan antara instansi satu dengan lainnya sehingga dapat mendukung kebutuhan akan data kependudukan yang akurat bagi perencanaan pembangunan atau pesta demokrasi seperti Pemilu dan Pilkada.

Universitas Sumatera Utara

Di Indonesia penerapan SIAK ini telah menjadi kebutuhan sehingga implementasinya mutlak dilakukan, seperti yang dikemukakan oleh Muliono Mawar, Direktur Proyeksi dan Penyelarasan Kebijakan Kependudukan

Departemen Dalam Negeri (Depdagri) dalam seminar Persiapan Data Penduduk KTP Chip dan Biometric yang menegaskan bahwa penerapan SIAK tidak bias ditawar lagi (www.adminduk.go.id/11 Januari 2010). Untuk saat ini implementasi SIAK masih diterapkan di beberapa kota di Indonesia, seperti Kota Balikpapan, Kalimantan Timur yang telah sukses menerapkan sistem ini, bahkan karenanya menjadi kota terbaik se-Indonesia dalam manajemen kependudukan. Kementrian Dalam Negeri sendiri menargetkan SIAK secara nasional rampung pada 2013. Sejumlah program akan dirintis untuk menuju program besar tersebut, diantaranya pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) karena keduanya akan menjadi dasar dari data base kependudukan dalam sistem SIAK nantinya. Untuk mendukung program SIAK secara nasional, Pemerintah Kota Medan melalui Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Online yang jaringannya terhubung ke seluruh kecamatan se-Kota Medan. Sistem ini merupakan transformasi dari sistem sebelumnya yaitu Sistem Informasi Manajemen Kependudukan (Simduk).Seabagai langkah awal penerapan sistem ini, sejumlah jaringan dan peralatan untuk mendukung SIAK seperti komputer dan meja sudah terpasang di 21 Kecamatan di Kota Medan, termasuk petugas yang mengoperasikannya yang rampung pembangunannya sejak akhir tahun 2009

Universitas Sumatera Utara

lalu. Saat ini pihak Disdukcapil Kota Medan telah selesai melakukan uji coba sistem setelah sebelumnya pada Februari 2010 dilakukan sosialisasi dan persiapan perangkat dan resmi pada tanggal 1 Maret sistem ini diberlakukan di 21 kecamatan se-Kota Medan. Tujuan dari penerapan sistem SIAK ini tak lain adalah untuk meningkatkan sistem pelayanan administrasi kependudukan bagi seluruh warga Kota Medan, termasuk di dalamnya peningkatan pelayanan masyarakat dalam pengurusan kartu tanda penduduk (KTP) yang banyak dikeluhkan oleh mayarakat. Dengan beralihnya pembuatan KTP dari sistem manual menjadi sistem online, maka estimasi proses pembuatan KTP menjadi lebih singkat, namun pada kenyataannya tidak demikian. Terdapat sejumlah kendala yang mengakibatkan sistem SIAK ini tidak berjalan dengan efektif sebagaimana mestinya sehingg masalah keterlambatan proses pembuatan KTP tetap menjadi masalah walaupun sistem ini telah diterapkan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut terkait persoalan tersebut dengan judul Impelentasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Proses Pelayanan Kartu Tanda Penduduk (KTP) pada Dinas Kepndudukan Kota Medan.

B.Perumusan Masalah Perumusan masalah sangat penting dalam suatu penelitian agar diketahui arah jalan penelitian tersebut.Menurut Arikunto (1993;17), agar penelitian dapat

Universitas Sumatera Utara

dilaksanakan

dengan

sebaik-baiknya,

maka

penulis

harus

merumuskan

maslahanya sehingga jelas dari mana harus memulai, kemana harus pergi, dan dengan apa ia melakukan penelitian. Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Proses Pelayanan Pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP) pada Dinas Kependudukan Kota Medan?.

C.Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah rumusan kalimat yang menunjukkan adanya suatu hal yang diperoleh setelah penelitian selesai. Adapun tujuan penelitian ini secara umum adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana implementasi E-Government melalui penerapan SIAK Online pada Dinas Kependudukan Kota Medan dan secara khusus tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) berbasis Online di Dinas

Kependudukan Kota Medan. 2. Untuk mengetahui efektivitas penggunaan aplikasi Sistem Informasi

Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam proses pelayanan KTP di Dinas Kependudukan Kota Medan.

Universitas Sumatera Utara

D.Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan mampu menambah pengetahuan bagi penulis dan pembaca tentang konsep Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) berbasis Online. 2. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan atau referensi bagi aparat Dinas Kependudukan Kota Medan dalam hal pelaksanaan SIAK Online di Kota Medan. 3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya khazanah ilmiah dan sebagai bahan referensi maupun pembanding bagi mahasiswa yang ingin melakukan penelitian di bidang yang sama.

E.Kerangka Teori Kerangka teori diperlukan dalam rangka memberikan landasan berpikir dalam menyoroti atau memecahkan masalah. Menurut Hoy dan Miskel (dalam Sugiyono, 2004:55,) teori adalah seperangkat konsep, asumsi dan generalisasi yang dapat digunakan untuk mengungkapkan dan menjelaskan perilaku dalam berbagai organisasi. Oleh karena itu, sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seorang peneliti perlu mneyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilihnya. Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teorinya adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

1.Implementasi Implementasi atau pelaksanaan menurut Van Master dan Van Horn (dalam Wahab, 1990:51) adalah: Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individuindividu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah/swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dan digariskan dalam keputusan kebijaksanaan. Sedangkan menurut Mazmanian dan Sabatier (dalam Fadillah Putra, 2003:84) mengemukakan bahwa: Mengkaji masalah kebijakan berarti berusaha memahami apa yang nyata terjadi sesudah program diberlakukan atau dirumuskan, yakni peristiwa-peristiwa dan kegiatan-kegiatan yang terjadi setelah proses pengesahan kebijakan baik yang menyangkut usahausaha mengadministrasikannya maupun yang menimbulkan dampak nyata atau kejadian-kejadian pada masyrakat atau pada kejadian-kejadian tertentu. Implementasi kebijakan merupakan aspek yang penting dari keseluruhan proses kebijakan, seperti dikemukakan oleh Wahab (1990;51) implementasi kebijakan adalah sesuatu yang penting bahkan jauh lebih penting daripada pembuatan kebijaksanaan.Ini berarti walaupun perumusan dilakukan dengan sempurna, namun apabila proses implementasi tidak bekerja sesuai persyaratan, maka kebijakan yang semula baik akan menjadi jelek begitu pula sebaliknya Dari pandangan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa program merupakan unsur pertama yang harus ada demi tercapainya kegiatan implementasi.Setelah sebuah kebijakan dibuat atau dirumuskan, baik menyangkut program maupun kegiatan-kegiatan, maka tahapan selanjutnya adalah tindakan pelaksanaan atau implementasi. Kebijakan tidak hanya menyangkut perilaku

Universitas Sumatera Utara

badan administratif yang bertanggung jawab untuk melaksanakan program dan menimbulkan ketaatan pada diri kelompok sasaran, melainkan juga menyangkut jaringan kekuatan-kekuatan politik, ekonomi dan sosial yang mempengaruhi perilaku semua pihak yang terlibat dan pada akhirnya akan berpengaruh pada kebijakan baik yang bernilai positif maupun negatif. Dalam rangka mencapai tujuan implementasi program yang efektif pemerintah dituntut untuk melakukan aksi berupa membuat peraturan perundangundangan sebagai acuan, penghimpunan sumber daya yaitu sumber daya manusia sebagai pelaksana dan sumber daya keuangan (finansial) yang akan mendukung pelaksanaan program dan komitmen pelaku-pelaku yang terkait. Menurut Jones (dalam Hesel Nogi, 2003:23), untuk mengukur apakah implementasi program efektif atau tidak dapat dilihar dari dimensi, yaitu: 1.Organisasi Organisasi harus memiliki struktur organisasi yang jelas, adanya sumber daya manusia sebagai tenaga pelaksana, dan perlengkapan atau alat-alat kerja serta didukung dengan perangkat hukum yang jelas. Struktur organisasi diterapkan sejak semula dengan desain dari berbagai komponen atau subsistem yang ada sehingga mendukung implementasi sistem informasi.Sumber daya manusia berkaitan dengan kemampuan aparatur dalam melakasanakan tugastugasnya. Dalam hal ini aparatur pemerintah dituntut memiliki kemampuan yang memadai sesuai dengan kebijakan yang akan diimplementasikan.

Universitas Sumatera Utara

2. Interpretasi Interpretasi menyangkut tingkat pemahaman aparat pelaksana dalam proses implementasi apakah telah dilaksanakan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang berlaku, meliputi: 1. Kesesuaian dengan peraturan, berarti setiap pelaksanaan harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Kesesuaian dengan petunjuk pelaksanaan, berarti pelaksanaan dari peraturan sudah dijabarkan dan bersifat administratif, sehingga

memudahkan pelaksanaan dalam melakukan aktivitas pelksanaan program. 3. Kesesuian dengan petunjuk teknis, berarti kebijaksanaan yang sudah dirumuskan dirancang lagi secara teknis agar memudahkan dalam operasionalisasi program. 3.Penerapan Penerapan di sini berarti peraturan/kebijakan yang berupa petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis telah berjalan sesuai dengan ketentuan dimana untuk mewujudkan hal ini dapat dilihat dari: 1. Program kerja yang sudah ada memiliki prosedur kerja agar dalam pelaksanaannya tidak tumpang tindih, sehingga tidak bertentangan antara unit kegiatan yang terdapat di dalamnya. 2. Program kerja harus sudaha terprogram dan terencana dengan baik, sehingga tujuan program dapat direalisasikan dengan efektif. 3. Jadwal kegiatan disiplin berati program harus diketahui batas waktu penyelesaian-nya sehingga mudah dilakukan evaluasi.

Universitas Sumatera Utara

Proses implementasi kebijakan menjadi sesuatu yang penting sekaligus tidak mudah untuk dilakukan. Terdapat sejumlah faktor yang dapat

mempengaruhi keefektifan implementasi kebijakan.Faktor-faktor tersebut antara lain seperti yang dikemukakan oleh Edward (1980:17), yaitu: 1. Komunikasi, implementator atau pelaksana kebijakan harus mengetahui apa yang seharusnya dilakukan, apa yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan sehingga mengurangi distorsi implementasi. 2. Sumber daya, meliputi sumber daya manusia tau kompetensi dari pelaksana dan sumber daya finansial. 3. Disposisi, merupakan watak dan karakteristik yang dimiliki implementator seperti komitmen, kejujuran dan sifat demokratis.Apabila pelaksana kebijakan memiliki disposisi yang baik maka pelaksana tersebut dapat menjalankan kebijakan dengan baik seperti apa yang diinginkan oleh pembuat kebijakan. Pada akhirnya keberhasilan implementasi dapat dilihat dari terjadinya kesesuaian antara pelaksanaan atau penerapan kebijakan dengan desain, tujuan, sasaran, dan kebijakan itu sendiri dapat memberikan dampak dan hasil yang baik bagi pemecahan permasalahan yang dihadapi, serta dalam implementasinya mampu menyentuh kepentingan publik.

Universitas Sumatera Utara

2.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan 2.1.Pengertian Sistem dan Informasi Pada dasarnya suatu sistem merupakan sekelompok unsur yang berhubungan erat satu dengan lainnya dan memiliki satu tujuan tertentu. Sebuah sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk medukung sistem yang lebih besar, tempat subsistem-subsistem tersebut berada. Menurut Kumorotomo (1994:8) Sistem dapat diartikan sebagi suatu kumpulan atau himpun dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Beberapa pendapat mengatakan hal yang sama bahwa suatu sistem adalah seperangkat bagain yang saling tergantung. Menurut Gordon B.Davis (1993:68) mendefenisikan sistem sebagai berikut: Sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran yang dimaksud. Sedangkan menurut Badri M.Sukoco (2007:31) Sistem terdiri dari subsitem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Jadi, suatu sistem meliputi bagian-bagian atau subsistem-subsitem yang berinteraksi secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Secara umum sebuah sistem yang ideal memiliki unsur-unsur (Odgers, 2005 dalam Sukoco, 2007:32) sebagai berikut: masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output), umpan balik (feedback), dan pengawasan. Keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem.

Universitas Sumatera Utara

Informasi pada dasarnya merupakan sumber daya bagi organisasi. Informasi akan memiliki nilai ekonomis apabila informasi tersebut dapat mendukung keputusan dalam pengalokasian semua sumber daya yang dimiliki organisasi. Dari beberapa defenisi informasi yang diberikan oleh beberapa penulis, Jogiyanto (2000:25) mengemukakan bahwa informasi adalah: 1. Data yang diolah; 2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya; 3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact and entity); 4. Digunakan untuk pengambilan keputusan.

Gambar 1. Siklus Informasi

Untuk memperoleh keputusan yang efektif maka informasi haruslah yang berkualitas baik.Burch dan Grudnitski (dalam Kumorotomo, 1994:11)

menyebutkan ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu:

Universitas Sumatera Utara

akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syarat-syarat tentang informasi yang lebih rinci diuraikan oleh Parker (dalam Kumorotomo, 1994:11), yaitu: 1. Ketersediaan Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri.Informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya. 2. Mudah dipahami Informasi harus memudahkan pembuatan keputusan, baik yang

menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. 3. Relevansi Informasi yang diperlukan benar-benar relevan (sesuai dengan kebutuhan) dengan permasalahan, misi, dan tujuan organisasi. 4. Bermanfaat Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan. 5. Ketepatan waktu Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Terutama pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak mebuat keputusan-keputusan krusial.

Universitas Sumatera Utara

6. Keandalan Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolahan data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan. 7. Akurasi Informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan.Ini juga berarti informasi harus jelas secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya. 8. Konsisten Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajian karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

2.2. Pengertian Sistem Informasi Menurut Alter (1992) dalam (Kadir 2003:546) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi (TI) untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan Oetomo (2002:11) mendefenisikan sistem informasi sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk

mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dari defenisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung

Universitas Sumatera Utara

pembuatan keputusan dan kontrol organisasi. Sistem informasi yang baik harus memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya. Oleh karena itu, agar sistem informasi dapat beroperasi secara optimal, maka dibutuhkan teknologi informasi yang terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul. Digunakan teknologi informasi sebagai basis pembangunan sistem informasi akan memberi jaminan lancarnya aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahan data. Terlebih lagi bila implementasi teknologi diikuti oleh instalasi jaringan, maka distribusi informasi akan berlangsung secara cepat dan dinamis. Sebuah sistem informasi yang baik harus memiliki keunggulan kompetitif, seperti: 1. Singkatnya prosedur; 2. Kecepatan respons; 3. Kemudahan transaksi;dan 4. Kemudahan untuk diperbaharui baik prosedur, data maupun model penyajiannya. Agar bisa memiliki keunggulan di atas, maka teknologi berperan di dalam sebuah sistem informasi. Teknologi informasi adalah teknologi yang

menggabungkan komputer dengan jaluran komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (Sawyer dalam Kadir, 2003:2). Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer tatapi juga mencakup

Universitas Sumatera Utara

teknologi komunikasi atau dapat dikatakan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Teknologi informasi yang dapat mendukung sebuah sistem informasi melibatkan komputer sebagai salah satu perangkat pentinnya.Menurut Harry Waluya (1997:9), komponen, yaitu: A. Hardware atau perangkat keras adalah komponen fisik dalam rangkaian komputer,yang terdiri dari: 1.Central Processing Unit (CPU), CPU terdiri dari: a. Control Unit (CU) yang berfungsi untuk menerima dan menganalisis instruksi pengolahan data. b. Aritmathic and Logical Unit (ALU) yaitu berfungsi untuk menjalankan proses aritmathic operation dan logical operation. c. Storange Unit (SU) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan data dan program instruksi selama komputer bekerja. 2.Output Device/Peralatan Output yaitu peralatan untuk mengeluarkan data, contohnya monitor dan printer. 3.Input Device/Peralatan Input yaitu peralatan untuk memasukkan data seperti keyboard, disket, dan harddisk, tape dan lain sebagainya. 4.Memory and Storage a. Memory and Storage berfungsi sebagai tempat penyimpanan data, program dan sistem software. b. Main Storange berhubungan langsung dengan kapasitas CPU. c. Auxiliary Storange tidak berhubungan langsung dengan CPU misalnya disket. B. Software atau perangkat lunak yaitu sistem prosedur dalam bentuk program yang dibuat oleh software-house untuk memperlancar jalannya komputer, terdiri dari sistem program dan user program. 1.System Program yaitu program yang dibuat oleh perusahaan komputer, terdiri dari operating system dan paket program. a. Operating System yaitu program yang berfungsi untuk mengontrol dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem komputer dalam pengolahan data. b. Paket program antara lain paket word-star atau world-perfect, lotus 123 yaitu paket program yang dibuat untuk memecahkan masalah tertentu. 2.User program yaitu program yang dibuat sendiri oleh users dengan menggunakan bahasa program yang dimengeri oleh komputer. konfigurasi komputer dikelompokkan menjadi empat

Universitas Sumatera Utara

C. Brainware adalah faktor manusia yang memiliki latar belakang pendidikan teknis komputer yang dapat dibedakan menurut keahliaannya, system analyst, programmer dan operator. D. Programming yaitu kumpulan instruksi yang tersusun secara berurutan menurut logic program dan tertulis dalam bahasa serta rumus-rumus yang dimengerti oleh komputer.Beberapa contoh high-level languange antara lain: Cobol, Common Business Oriented Languange. Basic, Bigginer All Purposes Symbolic Instruction Code. Fortran, Formula Translator.

2.2.1.Efektivitas dan Efisiensi Sistem Informasi Hani Handoko (2002:7) dalam bukunya menuliskan bahwa defenisi efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar dan efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Efektivitas berbeda dengan efisiensi. Efisiensi terutama mengandung pengertian

perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian suatu tujuan. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif apabila tujuan tertentu yang telah ditetapkan sejak awal dapat dicapai, tetapi bila akibat-akibat yang timbul dari kegiatan yang dilakukan untuk mencapai efektivitas itu nilainya lebih penting dari tujuan yang dicapai sehingga mengakibatkan ketidakpastian, meskipun dapat dikatakan efektif, tetapi tidak bias dikatakan efisien.tetapi jika nilai dari akibat tersebut tidak begitu penting, maka kegiatan tersebut dapat dikatakan efisien. Efektivitas dan efisiensi sebuah sistem berhubungan erat dengan kualitas sistem tersebut. Kualitas sistem berarti kualitas dari kombinasi hardware dan software dalam sistem informasi. Fokusnya adalah performa dari sistem, yang merujuk pada seberapa baik kemampuan perangkat keras, perangkat lunak,

Universitas Sumatera Utara

kebijakan, prosedur dari sistem informasi dapat menyediakan informasi kebutuhan bagi pengguna. Beberapa peneliti telah menggunakan beberapa pengukuran untuk mengukur kualitas sebuah sistem.Menurut Hamilton dan Chervany (dalam Jogiyanto, 2007:13) menggunakan pengukuran-pengukuran sebagi berikut untuk mnegukur kualitas sistem informasi: 1. Kekinian data diusulkan (proposed data currency), 2. Kecepatan akses (response time), 3. Kecepatan waktu pergantian (turnaroud time), 4. Akurasi data (data accuracy), 5. Keandalan (reliability), 6. Kelengkapan (completeness), 7. Keluwesan sistem (system flexibility), 8. Kemudahan untuk digunakan (ease of use), Pengukuran yang lebih rinci dikemukakan oleh Wilkinson (dalam Umar, 1997:49) untuk menilai apakah sistem yang ada atau sistem yang akan dibuat sedah efektif dan efisien adalah sebagai berikut : 1. Relevan (sesuai kebutuhan) Relevan dalam kaitannya dengan sistem yang ada atau yang akan dibuat adalah bahwa sistem tersebut harus sesuai dengan kebutuhan baik itu kebutuhan instansi maupun pihak lain yang akan menggunakan informasi yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut.

Universitas Sumatera Utara

2. Kapasitas (dari sistem) Kapasitas dari sistem yang ada atau yang akan dibuat harus sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan organisasi, tidak kurang atau berlebih sehingga bias mendukung kelancaran operasional dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. 3. Efisiensi (dari sistem) Efisiensi berarti meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk

menghasilkan informasi juga untuk pemeliharaan database. 4. Ketepatan waktu (dalam menghasilkan informasi) Desain dari sistem informasi yang ada atau yang akan dibuat harus bias mengahasilkan informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu. Keterlambatan dalam menghasilkan informasi akan mengurangi nilai dan kegunaan dari informasi tersebut. Sebaliknya jika informasi bisa diterbitkan tepat waktu, maka dapat mempermudah kegiatan operasional. 5. Aksesibilitas (kemudahan akses) Aksesibilitas berkaitan dengan ketepatan waktu (timeliness). Aksesibilitas di sini berarti bahwa informasi yang tersedia harus senantiasa baru (up to date) dan selalu siap sedia jika dibutuhkan sewaktu-waktu. 6. Fleksibilitas (keluwesan sistem) Sebuah sistem yang fleksibel dapat memenuhi berbagai kebutuhan informasi secara luas. Cara yang efektif untuk mencapai fleksibilitas sistem adalah dengan mnyediakan data secara detail dan berkesinambungan.\

Universitas Sumatera Utara

7. Akurat (ketepatan nilai dari informasi) Informasi yang akurat adalah informasi yang tepat, dapat dipercaya dan bebas dari kesalahan sehingga akan lebih berguna bagi organisasi. Sistem yang ada atau yang akan dibuat harus dapat menghasilkan informasi yang akurat. 8. Reliabilitas (keandalan dari sistem) Sebuah laporan seharusnya memiliki standard akurasi yang tinggi, kendalan sebuah sistem seperti ketahanan dari kerusakan. Hanya sistem yang andal yang dapat menghasilkan laporam dengan standard akurasi yang tinggi. 9. Keamanan (dari sistem) Sebuah sistem yang ada atau yang akan dibuat harus bebas dari kehilangan dan akses oleh pihak yang tidak memiliki wewenang untuk memasuki system yang ada. 10. Ekonomis (nilai ekonomis dari sistem) Sistem yang ada harus bias menghasilkan informasi secara ekonomis agar biaya dapat ditekan dan pelayanan bias ditingkatkan. Nilai ekonomis dapat dicapai engan mengupayakan catatan (record) yang tersedia agar tidak membutuhkan waktu yang lama, menggunakan media penyimpanan dan pemeliharaan data yang membutuhkan sedikit biaya, kemudian mengupayakan pengadaan basis data dalam waktu singkat. 11. Simplisitas (kemudahan dari sistem) Pengoperasian sistem yang ada atau yang akan dibuat harus mudah bagi pengguna atau dengan kat alain tidak memerlukan pelatihan yang memerlukan

Universitas Sumatera Utara

banyak waktu dan biaya sehingga dapat mendukung kelancaran dalam menghasilkan informasi.

2.3.Pengertian Administrasi Kependudukan Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan subsistem dari sistem Administrasi Negara, yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Menurut Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Pasal 1, disebutkan bahwa : Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Dengan demikian, administrasi kependudukan merupakan hal yang sangat penting untuk dilaksanakan mulai dari satuan pemerintah terkecil seperti desa dan kelurahan hingga pada skala nasional. Penegelolaan administrasi kependudukan memiliki fungsi strategis sebagai dukungan informasi tetang kependudukan bagi pembuatan kebijakan dalam rangka pelayanan publik serta kepentingan warga untuk mengakses informasi hasil administrasi kependudukan tersebut.

2.4.Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Informasi kependudukan memiliki peranan strategis dalam

penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan karena data administrasi penduduk merupakan aset bangsa atau pemerintah daerah sebagai dasar/landasan perencanaan kegiatan pembangunan. sehingga pengelolaannya perlu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan

Universitas Sumatera Utara

dan pembangunan. Untuk mendukung terciptanya pengelolaan administrasi kependudukan yang baik, maka instansi pemerintah membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) merupakan jawaban atas itu. Pemerintah melalui Keppres Nomor 88 Tahun 2004 Pasal 3 telah menerapkan sistem ini sebagai pengelolaan informasi kependudukan.Menurut Keppres tersebut pada pasal 1 ayat 3 dikemukakan bahwa : Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem informasi nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan. Defenisi lain mengartikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai : Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah suatu sistem informasi berbasis web yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan dan juga membantu bagi petugas di jajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan dalam menyelenggarakan layanan kependudukan (www.ampmulti.com/index/siak). Dalam implementasinya, SIAK menerapkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang merupakan nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia, yang berlaku selamanya. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupatenkota, provinsi, dan Departemen Dalam Negeri (Depdagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan adanya nomor identitas kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan.

Universitas Sumatera Utara

2.4.1.Tujuan Penyelenggaran SIAK Adapun tujuan diselenggarakannya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) adalah sebagai berikut : 1. Peningkatan kualitas pelayanan penduduk dan catatan sipil; 2. Penyediaan data untuk perencanaan pembangunan dan pemerintahan;dan 3. Penyelenggaraan pertukaran data secara tersistem dalam verifikasi data individu dalam pelayanan publik. Sedangkan secara teknis implementasi SIAK memiliki tujuan agar : 1. Database Kependudukan terpusat melalui pemberlakuan Nomor Induk Kependudukan (NIK) Nasional dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan. 2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll). 3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll). 4. Standarisasi Nasional. 5. Melindungi hak-hak individu penduduk, melalui pelayanan penerbitan dokumen kependudukan (KK, KTP dan Akta-Akta Catatan Sipil) dengan mencantumkan NIK Nasional.

2.4.2.Peranan SIAK dalam Administrasi Kependudukan Adapun penggunaan SIAK dalam administrasi kependudukan memiliki peranan :

Universitas Sumatera Utara

1. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 2. Penerbitan NIK Nasional. 3. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu penduduk untuk pelayanan publik lainnya. 4. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program Pemerintah.

2.4.3.Manfaat Penerepan SIAK Online Penerapan SIAK online memilki beberapa manfaat antara lain : 1. Tercapainya tertib administratif kependudukan, karena dengan adanya NIK maka permasalahan seperti KTP ganda tidak akan terjadi. 2. Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam layanan publik (short time response), sehingga masyarakat tidak perlu repot harus bolak-balik untuk mengurus kepentingan mereka. 3. Terbangunnya landasan bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang menuju integrasi secara menyeluruh yang diharapkan dapat diterapkan di semua provinsi di Indonesia secepatnya. 4. Tercapainya Good Corporate Governance dalam public services di Dinas Kependudukan, dimana biasanya masyarakat selalu beranggapan membuat KTP/KK itu susah karena harus bolak-balik dan ada biayanya yang mahal. 5. Untuk menyediakan data individu penduduk (mikro) dan data agregat (makro) penduduk. Penyediaan data tersebut melalui pengembangan SIAK

Universitas Sumatera Utara

dengan membangun Bank Data kependudukan Nasional yang dapat menyajikan berbagai profil kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat, pemerintah dan kepentingan pembangunan lainnya. 6. Untuk pengolahan data statistik vital (vital statistics) baik yang berhubungan dengan peristiwa penting (lahir, mati, kawin, cerai dan lainlain) maupun peristiwa kependududukan (perubahan alamat, pindah datang dan perpanjangan KTP). Hasil penghitungan dan pengolahan data statistik tersebut sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi para penyelenggara dan pelaksana pembangunan di bidang kualitas, kuantitas dan mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya (www.ampmulti.com/index/siak).

2.4.4.Sistem Koneksi SIAK Berdasarkan sistem koneksinya SIAK dapat dikelompokkan menjadi: 1. Online : Komunikasi data antar komputer tersambung secara terus menerus dalam kurun waktu 24 jam yang menggunakan teknologi leased line. 2. Semi Online : Komunikasi data antar komputer tersambung sesuai kebutuhan, misalnya seminggu sekali, atau sebulan sekali dengan menggunakan telepon dan modem. 3. Offline : Komunikasi data antar komputer dilakukan secara manual melalui Disket, USB atau CD.

Universitas Sumatera Utara

Sedangkan berdasarkan skema koneksi infrastruktur di Daerah dibedakan menjadi beberapa kategori, yaitu : 1. Tipe A (Kabupaten/Kota dan Kecamatan online), pada tipe ini Tempat Perekaman Pendaftaran Penduduk (TPDK) yang berada di Kabupaten/Kota dan juga Kecamatan memiliki koneksi online dengan pusat datacenter dI Jakarta.Koneksi jaringan yang dipakai antara simpul adalah VPN Dia Up.

Gambar 2. Skema Logikal Arsitektur Tipe A 2. Tipe B (Kabupaten/Kota online dan Kecamatan offline), pada tipe ini Kabupaten/Kota online terhadap datacenter sedangkan kecamatan offline.Untuk tetap menggunakan SIAK Kecamatan melakukan transaksi dan disimpan dalam bentuk file di Kecamatan. Setelah itu, Kecamatan mengirimkan media perekam data yang berisi file data hasil transaksi ke Kabupaten/Kota yang telah online. File tersebut kemudian akan disimpan

Universitas Sumatera Utara

dalam bentuk database yang terletak di Kabupaten/Kota. Dengan data ini, Kabupaten/Kota akan meng upload/meng-up date data Kecamatan tersebut secara online ke database yang berada di datacenter. Media penyimpanan kemudian dapat dikembalikan ke Kacamatan. Frekuensi pengiriman media penyimpanan antara kecamatan ke kabupaten/Kota disesuaikan dengan kebutuhan.

Gambar 3. Skema Logikal Arsitektur Tipe B 3. Tipe C (Kabupaten/Kota dan Kecamatan offline), untuk tipe ini Kecamatan dan Kabupaten/Kota offline. Sedangkan propinsi online.Pada tipe ini pengiriman media penyimpanan dari Kecamatan ke Kabupaten/Kota dan sebaliknya maupun dari Kabupaten/Kota ke Propinsi dan sebaliknya dilakukan secara manual. Transaksi yang dilakukan di Kecamatan akan disimpan dulu dalam bentuk file tertentu. File ini akan disimpan dalam

Universitas Sumatera Utara

media penyimpanan (CD, hardisk, dan sebagainya) baru kemudian dikirim ke kabupaten. Di kabupaten, file tersebut akan di-input ke dalam database kabupaten. Setelah di-input ke dalam database lokal, hasil updating tersebut kemudian di backup dalam bentuk script database dan disimpan ke dalam media penyimpanan. Media penyimpanan tersebut selanjutnya akan dikirim secara manual ke Propinsi. Setelah menerima media penyimpanan, propinsi akan meng-upload data yang tersimpan dalam media ke dalam database propinsi. Setelah tersimpan dalam database propinsi, data di upload online ke datacenter (Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol.3 No.1 April 2007).

Gambar 4. Skema Logikal Arsitektur Tipe C Selanjutnya sistem koneksi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah sistem SIAK dengan koneksi online dengan arsitektur infrastruktur tipe A.

Universitas Sumatera Utara

3.Pelayanan Menurut Cristopher (dalam Tjandra, 2005:3) pelayanan dapat diartikan sebagai suatu sistem manajemen, diorganisir untuk menyediakan hubungan pelayanan yang berkesinambungan antara waktu pemesanan dan waktu barang dan jasa itu diterima dan digunakan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan/harapan pelanggan dalam jangka panjang. Sedangkan menurut Sampara (dalam Lijan, 2006:5) pelayanan adalah suatu kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan. Defenisi lebih rinci dikemukakan oleh Gronroos dalam Ratminto, 2005:2) pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh instansi pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan. Dari beberapa pengertian mengenai pelayanan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan adalah suatu bentuk kegiatan memberikan layanan yang dilakukan oleh sebuah instansi dalam bentuk barang atau jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat. Pada instansi pemerintahandikenal konsep pelayanan publik.Pelayanan publik merupakan segala kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak dasar setiap warga negara dan penduduk atas suatu barang, jasa dan atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan yang terkait dengan kepentingan publik (Ahmad, 2008:3). Adapun

Universitas Sumatera Utara

yang menjadi penyelenggara pelayanan publik adalah lembaga dan petugas pelayanan public baik Pemerintah Daerah maupun Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang menyelenggarakan pelayanan publik. Sedangkan penerima layanan adalah orang perseorangan atau kelompok orang dan badan hukum yang memiliki hak dan kewajiban terhadap suatu pelayanan publik. Kualitas pelayanan berhasil dibangun apabila pelayanan yang diberikan kepada masyarakat mendapat pengakuan dari pihak-pihak yang dilayani. Menurut Tjandra (2005:12) ketulusan dan integritas bermuara pada hal-hal yang melekat pada pelayanan prima, yaitu : 1. Keramahan, kesopanan, perhatian dengan orang yang menghubunginya. 2. Kredibilitas dalam melayani, berpedoman pada prinsip, ketulusan dan kejujuran sesuai dengan harapan pelanggan dan sesuai dengan komitmen pelanggan. 3. Akses, mudah dihubungi baik langsung atau tidak langsung. 4. Kemampuan dalam menyajikan pelayanan sesuai dengan keinginan pelanggan dari segi waktu, biaya, dan kualitas. Sementara itu berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003, dijelaskan bahwa dalam menyelenggarakan pelayanan publik harus memenuhi prinsip-prinsip, yaitu : 1. Kesederhanaan, prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara

mudah, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipehami dan mudah dilaksanakan. 2. Kejelasan yang mencakup beberapa hal antara lain:

Universitas Sumatera Utara

Persyaratan teknis dan administratif pelayanan umum Unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik. Rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayarannya. 3. Kepastian waktu, pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. 4. Akurasi, produk pelayanan publik dapat diterima dengan benar, tepat dan sah. 5. Rasa Aman, proses dan produk pelayanan publik memeberikan rasa aman dan kepastian hukum. 6. Tanggung jawab, pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan atau persoaan dalam pelaksanaan pelayanan publik. 7. Kelengkapan sarana dan prasaranan, tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informastika. 8. Kemudahan akses, tempat dan lokasi serta sarana dan prasaranan kerja yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat

memanfaatkan teknologi telematika. 9. Kedisiplinan, kesopanan dan keramahan.Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan, dan santun, ramah serta memberikan pelayanan yang ikhlas.

Universitas Sumatera Utara

10. Kenyamanan, lingkungan pelayanan harus tertib, disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah, sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah, dan lain-lain.

4.Kartu Tanda Penduduk Kartu tanda penduduk atau disingkat KTP merupakan suatu keterangan atau tanda bukti yang dimiliki oleh setiap individu di mana pun ia berada. KTP merupakan suatu bukti identitas pribadi seseorang yang bermukim di suatu tempat. Berdasarkan PP No.25 tahun 2008 yang berbunyi setiap penduduk yang berusia 17 tahun atau yang menikah atau pernah menikah wajib memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP). Pelayanan KTP merupakan salah satu jenis pelayanan publik yang oleh pemerintah merupakan suatu proses pemberian pelayanan kepada publik tanpa membeda-bedakan golongan tertentu dan diberikan secara cuma-cuma sehingga kelompok yang paling tidak mampu sekalipun dapat menjangkaunya. Adapun persyaratan pembuatan KTP baru, yaitu terdiri dari : 1. Surat pengantar dari RT/RW 2. Foto kopi Kartu Keluarga 3. Pas Foto terbaru berukuran 2x3 cm sebanyak 2 lembar 4. Foto kopi Akta Kelahiran Sedangkan untuk memperpanjang KTP yang habis masa berlakunya harus melengkapi syarat-syarat sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

1. KTP yang sudah habis masa berlakunya 2. Foto kopi Kartu Keluarga 3. Pas Foto terbaru berukuran 2x3 cm sebanyak 2 lembar 4. Surat keterangan laporan kehilangan KTP dari kepolisian bagi yang kehilangan KTP 5. Bukti pembayaran keterlambatan perpanjangan KTP bagi yang terlambat. KTP berlaku untuk jangka waktu lima tahun, kecuali manula (berusia di atas 60 tahun), KTP berlaku seumur hidup. Berakhirnya masa berlaku KTP sesuai dengan tanggal dan bulan kelahiran yang bersangkutan.KTP yang rusak, hilang atau berubah data, seperti perubahan alamat, kewarganegaraan, nama dan sebagainya harus diganti dengan KTP yang baru. Yang tidak wajib memiliki KTP adalah anggota perwakilan Negara asing, organisasi-organisasi internasional, corps. diplomatik beserta anggota keluarganya dan penduduk sementara. Adapun prosedur pelayanannya, yaitu: Tugas kewajiban penduduk untuk datang ke kantor kelurahan dengan membawa persyaratan: 1. KTP lama 2. Foto kopi Kartu Keluarga dan aslinya 3. Surat pengantar dari RT/RW 4. Surat kuasa bagi penduduk yang tidak bisa mengambil sendiri dengan diketahui RT/RW. 5. Mengisi formulir permohonan pembuatan KTP

Universitas Sumatera Utara

Tugas dan kewajiban pihak kecamatan, bila data penduduk sudah benar: 1. Menerima dan meneliti seluruh berkas persyaratan 2. Mengentry data penduduk melalui modul pendaftaran penduduk di tempat perekaman data Kependudukan (TPDK) yang berada di kecamatan guna melakukan perekaman data 3. Mengirim data penduduk ke tempat perekaman data kependudukan (TPDK) di Disdukcapil via modem 4. Menerima kembali verifikasi data penduduk dari Disdukcapil dan melakukan pencetakan KTP 5. Menyelesaikan proses administrasinya lebih lanjut Namun apabila datanya salah, KTP yang mengalami perubahan data agar dibuatkan Surat Mutasi Rubah. Pelayanan KTP bertempat di setiap Kantor Camat yang ada dengan waktu pelayanan 1 satu (perpenjangan) dan 14 hari (baru/mutasi/hilang) dengan tarif gratis.Untuk pencetakkan KTP dengan sistem online ini, presedurnya hampir sama dengan prosedur sebelumnya, yakni dari lingkunagn kelurahan yang diteruskan hingga ke kecamatan. Hanya saja penandatanganan KTP baru ini tidak lagi oleh camat, melainkan langsung oleh kepala dinas.

1.6.Defenisi Konsep Konsep adalah generalisasi dari sekelompok fenomena tertentu, sehingga dapat dipakai untuk menggambarkan berbagai fenomena yang sama

(Singarimbun, 1995:45). Tujuan diperlukannya konsep adalah untuk mendapatkan

Universitas Sumatera Utara

pembatasan yang jelas dari variable yang akan diteliti. Adapaun defenisi konsep dalam penelitian ini adalah: 1. Implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individuindividu, pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan agar tercapainya tujuan yang diinginkan. Dalam penelitian ini pelaksana kebijakan tersebut adalah aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. 2. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) online adalah sistem informasi atau aplikasi yang ditujukan untuk memfasilitasi pelayanan bidang administrasi kependudukan seperti pencatatan sipil, pendaftaran penduduk, dan pendayagunaan informasi kependudukan. 3. Palayanan Kartu Tanda Penduduk adalah salah satu jenis pelayanan publik berupa tanda bukti identits pribadi seseorang di mana pun ia berada yang oleh pemerintah merupakan suatu proses pemberian pelayanan kepada publik tanpa membeda-bedakan golongan tertentu dan diberikan secara cuma-cuma. Pelayanan KTP dapat berupa penerbitan KTP baru atau perpanjangan masa berlaku KTP. 4. Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan online dalam pelayanan KTP adalah pelaksanaan sistem informasi atau aplikasi yang ditujukan untuk memfasilitasi pelayanan kependudukan seperti

pendaftaran penduduk termasuk didalamnya pelayanan terhadap kartu tanda penduduk (KTP).

Universitas Sumatera Utara

5. Efektivitas dan Efisiensi Sistem Informasi merupakan tingkat pencapaian tujuan dari sistem informasi dan kemampuan sistem untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar ditinjau dari perbandingan antara biaya dan hasil.

1.7.Defenisi Operasional Menurut Singarimbun (1995:46), defenisi operasional adalah unsur-unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variable, sehingga dengan pengukuran ini dapat diketahui indikator-indikator apa saja yang mendukung penganalisaan dari variabel-variabel tersebut. Adapun implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan online dalam pelayanan KTP diukur dengan indikator: 1.Organisasi, dalam hal ini adalah organisasi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan melalui indicator-indikator: a. Kejelasan struktur organisasi Disdukcapil Kota Medan b. Ketersediaan sumber daya manusia. c. Kemampuan/keahlian yang dimiliki komponen pelaksana. d. Sumber daya dan fasilitas yag dimiliki. 2.Interpretasi, adalah berkaitan dengan tingkat pemahaman aparat pelaksana dalam proses implementasi SIAK , dengan indikator: a. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan dengan peraturan yang berlaku. b. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan dengan petunjuk pelaksanaan kebijakan peraturan yang sudah dijabarkan dan bersifat administratif.

Universitas Sumatera Utara

3.Penerapan, adalah pelaksanaan berdasarkan petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis kebijakan SIAK online telah sesuai dengan ketentuan, melalui indikator: a. Kejelasan dari program kerja SIAK Online. b. Kejelasan dari prosedur kerja SIAK Online. Sedangkan Efektivitas dan Efisiensi SIAK Online diukur dengan menggunakan indikator kualitas sistem. Indikator yang digunakan adalah 11 indikator yang digunakan oleh Wilkinson, yaitu : 1. Relevan (sesui kebutuhan) 2. Kapasitas (dari sistem) 3. Efisiensi (dari sistem) 4. Ketepatan waktu (dalam menghasilkan ) 5. Aksesibilitas (kemudahan akses) 6. Fleksibilitas (keluwesan sistem) 7. Akurat (ketepatan nilai dari informasi) 8. Reliabilitas (keandalan dari sistem) 9. Keamanan (dari sistem) 10. Ekonomis (nilai ekonomis dari sistem) 11. Simplisitas (kemudahan dari sistem)

Universitas Sumatera Utara

1.8.Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, kerangka teori, defenidi konsep, defenisi operasional serta sistematika penulisan skripsi. BAB II : METODE PENELITIAN Pada bab ini memuat bentuk penelitian, lokasi penelitian, informan penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. BAB III: DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN Bab ini membahas gambaran umum atau karakteristik lokasi penelitian yang mencakup , visi dan misi, tugas dan fungsi, serta struktur organisasi. BAB IV: PENYAJIAN DATA Bab ini memuat hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan dan dokumentasi seperti jawaban dari informan dan data tertulis. BAB V : ANALISIS DATA Pada bab ini memuat pembahasan dan interpretasi dari data-data yang disajikan pada bab sebelumnya. BAB VI : PENUTUP Pada bab ini berisi kesiimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil penelitian.

Universitas Sumatera Utara