REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA DESPACHO DEL MINISTRO

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIN MILITAR DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

INDICE
CONTENIDO

PG. I. LA CORRESPONDENCIA.... A. GENERALIDADES: B. ASPECTOS:. 1. Material:... 2. Gramatical:... 3. Moral:... C. CLASIFICACIN:. 1. Por el destino: . a. Pblica:.. b. Privada: . 1) Particular o Personal: 2) Oficial: . 3) Comercial: 2. Por su tramitacin o modo de envo:... a. De entrega personal o a la mano: b. Telegrfica:. c. Postal:. 3. Por su extensin:... a. Corta: .. b. Mediana: c. Larga:.. 1) Breves:... 2) Urgentes: 4. Por su seguridad:.. a. Secreto: . b. Confidencial:. c. Reservado:. 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

D. PARTES DE UNA CORRESPONDENCIA: 1. Encabezamiento:.. 2. Cuerpo:. II. LA CORRESPONDENCIA MILITAR:.. A. GENERALIDADES: B. DEFINICIN:... C. DISPOSICIONES GENERALES BSICAS:.. 1. ELABORACIN:. 2. NMERO DE COPIAS: D. CARACTERSTICAS:.. E. NORMAS DE REDACCIN, DISPOSICIN Y TIPIAJE DE LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS MILITARES:. 1. Estilo:.. 2. Disposicin y numeracin de prrafos, subprrafos, apartes, subapartes, secciones y subsecciones, etc:...................................................................... 3. Uso del reverso de las pginas:. 4. Cantidad de copias: 5. Uso de los sobres:. 6. Colocacin de sellos: 7. Normas de tipeaje: a. Nombres personales: b. Nombres de unidades y organismos: c. Nombres geogrficos:.. d. Abreviaturas: e. Clasificacin de seguridad:.. f. Numeracin de pginas:.. g. Membrete: h. Firma:... i. Medios de Firma: 1) Por Delegacin: 2) Por Orden o Por Autorizacin:. 3) Firma Accidental:............................................................................. j. Uso de CMPLASE, CONFORME, VISTO BUENO DIOS Y FEDERACIN y ES COPIA AUTNTICA:...

5 5 5 6 6 6 6 6 6 7 8 8

8 9 9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 13 14

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1) CMPLASE:. 2) CONFORME: 3) VISTO BUENO: 4) DIOS Y FEDERACIN:... 5) ES COPIA AUTNTICA:. k. l. Iniciales del redactor y el transcriptor del documento:... Grupo Fecha Hora:..

14 15 15 16 16 17 18 18 18 19

m. Horas:.. n. o. Designacin de los husos horarios:. Divisin del da:.. postales para las unidades y dependencias de la Fuerza Armada

8. Cdigos

Nacional Bolivariana: a. Objeto:.. b. Asignacin de Cdigos: c. Descripcin del cdigo:............................................................................ III. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS:.......... A. GENERALIDADES:... B. OFICIO ESPECIAL:.... C. OFICIO:... D. MEMORNDUM:...... E. MEMO RELMPAGO:.. F. MENSAJE:.. G. CUENTA: H. PUNTO DE CUENTA O CUENTA BREVE : I. OPININ DE COMANDO O NOTA INFORMATIVA: J. INFORME:. ... k. L. DIRECTIVA:...................................................................................................... CIRCULAR:

19 19 20 22 23 23 23 28 32 35 37 44 48 50 55 62 67 70 72

M. LA RESOLUCIN:. N. LA SOLICITUD O TRAMITACIN POR RGANO REGULAR:

NO CLASIFICADO

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIN MILITAR DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
I. LA CORRESPONDENCIA

E. GENERALIDADES: Etimolgicamente la palabra correspondencia significa Accin y efecto de corresponder o corresponderse. De all que cuando se escribe una carta y se contesta en la misma forma, se afirma que hay correspondencia.

Aunque en trminos generales, las comunicaciones que se intercambian las personas entre s, en el uso comn, reciben el nombre de cartas; carta y correspondencia son sinnimas. Es conveniente hacer notar que la correspondencia es el gnero y la carta es la especie; o sea, toda carta es una correspondencia, pero no toda correspondencia es una carta. El concepto de correspondencia es tan amplio que mal podra confundirse con el de carta que es mucho ms concreto, no obstante; es muy frecuente utilizar el trmino correspondencia para referirse a las cartas, as dcese: recib correspondencia, no he vuelto a recibir correspondencia, cuando en realidad se trata de cartas.

La correspondencia puede definirse como: 1. El intercambio de cartas o documentos diversos donde son expuestos los hechos y expresadas las ideas o los sentimientos.

2. La actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquemas, tarjetas, peridicos, bultos, catlogos, etc.

3. El medio ms eficaz y legal de establecer contactos.

4. La palabra escrita que toma diferentes formas, que facilita y legaliza la situacin surgida del contacto que se establece. NO CLASIFICADO 1

NO CLASIFICADO

F. ASPECTOS: En la elaboracin de la correspondencia es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: 4. Material: El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta, limpieza, orden y disposicin general, mrgenes, espacios, letras y nitidez de la impresin, lo cual influye poderosamente en el nimo del destinatario, por lo que habr de tenerse especial esmero en que la impresin sea siempre agradable.

5. Gramatical: Est ligado a la pureza del idioma, pues, mientras ms apropiada sea la terminologa, ms fluidez habr en la expresin; la composicin ser ms fcil de entender y se mantendr la unidad en el escrito.

6. Moral: Hay una serie de detalles que no deben olvidarse y que ataen los sentimientos humanos y provocan afecto, cario, amistad, cordialidad, gratitud, alegra, simpata, u odio (ningn odio es bueno), rencor, miedo, ira y antipata, todo lo cual induce a pensar en la cortesa, decencia y diplomacia como cualidades importantes.

G. CLASIFICACIN: Se pueden clasificar atendiendo a las siguientes razones:

5. Por el destino: En pblica y privada. d. Pblica: Dirigida a informar al pblico en general, como son los emitidos, comunicados, aclaratorias, avisos, ttulos y diplomas. Los medios ms usados son los diarios, revistas, volantes, afiches, radio, televisin, etc.

e. Privada: Dirigida a una persona, familia, entidad, etc., para su exclusivo conocimiento. Hay casos en que la privada puede llegar a ser pblica, segn el destino que NO CLASIFICADO 2

NO CLASIFICADO posteriormente se le d; lo que quiere decir, que la clasificacin expuesta no es rgida.

La privada, de acuerdo a su finalidad, se clasifica en: particular, oficial y comercial. 1) Particular o Personal: Trata asuntos entre parientes y amigos o entre una persona particulares y una oficina pblica.

Se divide en particular, familiar y social; que corresponden a comunicaciones por razones de amistad, relaciones entre parientes y por razones de urbanidad e informacin social, respectivamente.

2) Oficial: Es la que se cruzan entre s las diversas oficinas pblicas, relacionadas con la funcin pblica. Dentro de la correspondencia oficial se encuentra la

diplomtica (correspondencia entre gobiernos).

3) Comercial: Es la correspondencia que se cruzan entre s los comerciantes para sus negocios.

6. Por su tramitacin o modo de envo: a. De entrega personal o a la mano: Se utiliza al mensajero como medio de envo.

b. Telegrfica: Se utiliza el Servicio Telegrfico o similar como medio de envo.

f. Postal: Ordinaria o certificada, segn se desee o no, mejor seguridad en su entrega. Emplea el correo o servicio postal como medio de envo. NO CLASIFICADO 3

NO CLASIFICADO 7. Por su extensin: a. Corta: hasta cien (100) palabras b. Mediana: de cien (100) a doscientas (200) palabras c. Larga: de ms de doscientas (200) palabras

Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes. 3) Breves: son aquellas de poca extensin, tales como la esquela, el memorndum, etc. 4) Urgentes: son las que, adems de ser breves, se transmiten por medios especiales para su rpida entrega.

Pertenecen a esta categora el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el telefonema y el correo electrnico.

8. Por su seguridad: La clasificacin de seguridad se efectuar de acuerdo al Reglamento para la

Clasificacin, Seguridad y Manejo de las Informaciones, Documentos y Materiales Clasificados de la FANB, y se clasificarn en: d. Secreto: Se asignar esta clasificacin a las informaciones, documentos y materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no autorizadas, puede causar serios daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

e. Confidencial: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no autorizadas, causen daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

f. Reservado: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales clasificados que deben ser mantenidos fuera del alcance de personas no autorizadas. NO CLASIFICADO 4

NO CLASIFICADO H. PARTES DE UNA CORRESPONDENCIA: Toda correspondencia estar conformada por un encabezamiento y un cuerpo

2. Encabezamiento: Membrete Fecha Nmero Sello Direccin Asunto o referencia Saludo Tratamiento y ttulo del destinatario Nombres y Apellidos del destinatario Seas Lugar de destino

2. Cuerpo: Introduccin Ideas fundamentales o asuntos de la correspondencia Despedida Firma Firma autgrafa Reproduccin de la firma Cargo, posicin u otros datos del firmante

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NO CLASIFICADO II. LA CORRESPONDENCIA MILITAR

C. GENERALIDADES: La correspondencia Militar guarda ciertas diferencias con otras existentes, an cuando contempla de ellas aspectos y normas comunes.

Se distingue por su forma metdica, estilo y por tomar en cuenta la condicin o entidad del destinatario, lo que le impone el empleo de palabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respeto y la consideracin que le son propias.

Cuando va dirigida al subalterno, mostrar el trato corts y de reconocimiento del superior, y cuando es elevada al superior contendr las expresiones de respeto y consideracin que a ste debe el subalterno.

F. DEFINICIN: Correspondencia militar es el conjunto de comunicaciones oficiales intercambiadas entre las dependencias militares o de stas con las autoridades civiles y entidades particulares.

G. DISPOSICIONES GENERALES BSICAS

3. ELABORACIN: La correspondencia ser elaborada en la dependencia respectiva, siguiendo las normas generales establecidas segn se indica en el presente manual.

4. NMERO DE COPIAS: Los oficios, memorndum y telegramas (radiogramas y cablegramas) sern elaborados en original, cuatro copias y distribuidos as: a. Original para el destinatario. b. Una (1) copia para la firma y sello de recibido por el destinatario c. Una (1) copia para la oficina que elabora el documento. d. La copia b quedara para el archivo de la mesa de partes de la dependencia expedidora. NO CLASIFICADO 6

NO CLASIFICADO H. CARACTERSTICAS: La brevedad, claridad y precisin, exentas de formalidades ceremoniales exageradas, son sus principales caractersticas.

1. La brevedad consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta es una cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se obtiene prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante el verbo se expresa la accin. Para evitar la extensa fraseologa debe desarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.

2. La claridad se obtiene omitiendo la ambigedad, haciendo una exposicin simple, evitando repeticiones que conducen a frecuentemente equivocaciones en la redaccin.

3. La precisin se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lo necesario sin olvidar nada. Es difcil ser claro sin ser preciso. Para expresar de manera completa y exacta el pensamiento, es necesario emplear la palabra apropiada, que pinte el objeto y establezca entre el signo y la cosa significada la ms exacta relacin, por lo tanto hay que desconfiar de los trminos generales, abstractos, vagos y sobre todo de los sinnimos.

La precisin es sobre todo indispensable en la redaccin de informes, partes diarios, etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia significativa.

Dentro de cierta medida de precisin exige ser conciso, o sea, expresar una idea o un pensamiento con el menor nmero de palabras posibles.

Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes formas o con trminos distintos.

La claridad, precisin y concisin son cualidades principales del estilo en la correspondencia, pero stas no son suficientes para lograrlo, pues adems, ste debe ser correcto, simple, natural y de buen gusto. NO CLASIFICADO 7

NO CLASIFICADO I. NORMAS DE REDACCIN, DISPOSICIN Y TIPIAJE DE LA CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS MILITARES. 2. Estilo El estilo de cualquier documento militar debe ser conciso, preciso y categrico. En el debe manifestarse el sentido de la responsabilidad de la persona que lo redacta; sta tendr presente que el objetivo que se persigue es la exacta y uniforme comprensin de sus ideas por parte de los destinatarios de los documentos y que generalmente no se podr acudir al recurso de aclararlos en forma oral. Es recomendable atenerse a las normas siguientes: a. Dedicar un prrafo a cada idea, sin preocuparse de su extensin, escribiendo frases cortas y presentando especial cuidado a la puntuacin. b. Ordenar lgicamente los prrafos, sub-prrafos, apartes, sub-apartes, secciones y subsecciones. c. Evitar que alguna frase se pueda prestar a doble interpretacin o ambigedad. d. Se puede utilizar formas directas y personales, no debiendo considerar incorreccin ni vanidad al dirigirse a su destinatario en primera persona. e. Suprimir el exceso de tratamiento y eliminar frases huecas. 6. Disposicin y numeracin de prrafos, subprrafos, apartes, subapartes, secciones y subsecciones, etc. Se usarn estas: I. Nmeros romanos y punto A. Letra maysculas y punto 1. Nmero arbico, punto a. Letra minscula, punto 1) Nmero arbico entre parntesis a) Letra minscula entre parntesis 1 Nmero arbico subrayado a Letra minscula subrayada NO CLASIFICADO 8

NO CLASIFICADO 7. Uso del reverso de las pginas Se usar el reverso de las pginas cuando el tipo de documento o anexo lo permita sin restar funcionalidad al mismo. Se puede usar papel de base adecuada para evitar interferencias en la lectura por efecto de transparencias. (Se recomienda base 20 o mayor). 8. Cantidad de copias Toda correspondencia oficial, se elaborar en original y dos (02) copias. El original se remitir a la dependencia destinataria, la primera copia reposar en el archivo de la dependencia emisora, para as formar el expediente y la segunda copia quedar archivada en la mesa de partes de esa dependencia. 9. Uso de los sobres. El uso de los sobres ser obligatorio para la correspondencia oficial que sea dirigida a dependencias fuera de la Sede del Ministerio del Poder Popular para la Defensa. Para la correspondencia interna slo se usar el sobre en aquella que tenga clasificacin de seguridad. En caso de requerirse el uso de sobres manila debido al volumen y/o tamao de los anexos enviados, se tipearn directamente arriba de este, sobre los datos colocados en los sobres normales. 7. Colocacin de sellos La colocacin de sellos en la correspondencia oficial debe hacerse en la forma siguiente: En los sobres o cubiertas se colocarn en el ngulo superior derecho y en los documentos se colocarn en el centro en la parte superior.

NO CLASIFICADO 9

NO CLASIFICADO 9. Normas de tipeaje a. Nombres personales 1) Sern escritos en maysculas. Cuando se haga la primera referencia a un militar se escribir primero el grado seguido del nombre y apellido. Ejemplo: Contralmirante. ALEXANDER CONTRERAS, Teniente ALFONSO GALN. 2) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento, podr escribirse el grado abreviado, seguido de la inicial del nombre y el primer apellido. Ejemplo: CA. A. CONTRERAS, TTE. A. GALN. 3) Si el documento es para ser usado con fuerzas de otros pases y cita militares extranjeros, deber ser escrito igual a la seccin anterior, debiendo colocar despus del grado el Componente, seguido del pas al cual pertenece, entre parntesis, luego el nombre y apellido. Ejemplo: General (Ej-Brasil) JOS RIBEIRO DCOSTA. 4) Los nombres de civiles sern escritos en maysculas. Se usar el tratamiento descrito en la Constitucin Nacional en el Artculo 21 aparte 3, o sea, Ciudadano o Ciudadana. Ejemplo. Ciudadano Ingeniero PEDRO CASTRO. b. Nombres de unidades y organismos Se escribirn en letras maysculas y entre comillas, pudindose abreviar el tipo de unidad. Ejemplo: 411 B.I.M. ANZOATEGUI. g. Nombres geogrficos Se escribirn en maysculas debiendo sealar entre parntesis las coordenadas rectangulares del sitio sealado cuando se preste a confusin su ubicacin. Ejemplo: RIO DE ORO (72300 - 14200). h. Abreviaturas Se usarn las establecidas en el Manual de Smbolos y Abreviaturas Militares (MC 50-1), adems podr usarse cualquier abreviatura que no est en ese manual, siempre que la primera vez que se emplee en un documento se haga con el nombre completo NO CLASIFICADO 10

NO CLASIFICADO seguido por la abreviatura entre parntesis. A las abreviaturas militares no se les colocar puntuacin entre sus letras, ni al final. Ejemplo: Inspectora General de la Fuerza Armada Nacional (INGEFAN). Jefatura del Estado Mayor Conjunto (JEMC)

i.

Clasificacin de seguridad Ser colocada en cada documento en la parte superior e inferior, en el centro de todas las pginas a un margen de uno y medio (1,5) centmetros del borde respectivo.

j.

Numeracin de pginas Sern numeradas correlativamente, con cifras arbigas en el centro, debajo de la clasificacin de seguridad en la parte inferior de la pgina, indicando el nmero de la pgina del total de ellas. Ejemplo: 1 de 8, 2 de 8, etc. o indicando el nmero de ellas solamente.

k. Membrete Debe estar impreso, a un margen de un (1) centmetro de la clasificacin, en la parte superior y en el centro de la hoja de papel, con la siguiente inscripcin:

1,5 Cm. 1 Cm.

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE ELABORA EL DOCUMENTO COMANDO O DIRECCIN

l. Firma Se usa para dar a entender que quien suscribe es el autor u originador del documento. Deber ser totalmente legible y similar a la que est registrada en la cdula de identidad del firmante.

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NO CLASIFICADO La firma de los documentos militares se colocar a cuatro lneas debajo de la ltima lnea del texto, partiendo del centro hacia la derecha. Se colocar el nombre en letras maysculas y a una lnea el nombre y centrado se escribir el grado en letras minsculas. Ejemplo:

RAMN DVILA Coronel

Al final de un documento militar, no debe aparecer la firma de la autoridad remitente o que firma el documento en una hoja en blanco, esta debe estar acompaada de parte del texto del mismo. En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y en ningn caso utilizarse facsmiles. El documento original y las copias deben ser firmados. El primero con la firma autgrafa, o sea, la que aparece en la cdula de identidad del firmante. La media firma, en forma legible, podr utilizarse para el duplicado, triplicado, etc. m. Medios de Firmas 1) Por Delegacin. La autoridad podr delegar, bajo su responsabilidad, en las altas autoridades de su dependencia la firma de las actas y documentos internos. Esa delegacin se har por resolucin interna y en la cual se especificar en forma precisa las actas y documentos que deben ser firmados por delegacin, los cuales se considerarn emanados del superior. La autoridad delegada deber rendir cuenta de las firmas en virtud de la delegacin. La firma no podr ser delegada a su vez por la autoridad que hubiese recibido la delegacin.

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NO CLASIFICADO A dos lneas de la ltima del texto y comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo se escribir Por Delegacin, y a cuatro lneas hacia abajo y en el centro se escribir la firma, nombre y grado como se seal en prrafo anterior. Ejemplo:

Por Delegacin

MANUEL PADRN Coronel

2) Por Orden o Por Autorizacin. Se usar esta modalidad cuando la autoridad que debe firmar un documento de carcter administrativo est ausente temporalmente o se requiera un trmite rpido del documento, ya que una dilacin podra implicar entorpecimiento en el logro de algn objetivo administrativo u operacional. Firmar el ms antiguo presente en la lnea de mando debajo de la frase Por Orden o Por Autorizacin, la cual se escribir a dos lneas del nombre, grado y cargo de la autoridad titular; debiendo aclarar el nombre y grado de quien firma. Ejemplo:

BERNARDO ANTONIO FUENTES General de Divisin Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. Por Orden

JULIAN SERRANO Coronel

Subinspector General de la FANB.

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NO CLASIFICADO

3) Firma Accidental. Se usar est modalidad cuando la autoridad que deba firmar est ausente en forma prolongada. En este caso la persona que firmar deber estar autorizada por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente. En la identificacin del Comandante u originador se citar que el cargo es accidental. Ejemplo:

FRANCISCO JOS OCANTO Mayor Cmdte. Acc. 311 B.I. BOLIVAR n. Uso de CMPLASE, CONFORME, VISTO BUENO DIOS Y FEDERACIN y ES COPIA AUTNTICA 1) CMPLASE Se debe usar en los documentos de carcter directorial, tales como: rdenes, directivas, resoluciones, etc., y debe ser efectuada por la autoridad originadora del documento. Se exceptan los documentos de tipo rutinario, los cuales pueden utilizar por autorizacin. Se escribir la palabra CMPLASE a dos lneas del ltimo prrafo del texto, comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo, y a cuatro lneas se escribir todo lo correspondiente a la firma e identificacin de la autoridad. Ejemplo:

Cmplase

JULIN SERRANO Coronel Subinspector General de la FANB NO CLASIFICADO 14

NO CLASIFICADO

2) CONFORME Es usado cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con un juicio emitido en un documento. Se aplica en los casos de informes, actas, recibos, etc. Se coloca la palabra Conforme a dos lneas debajo del grado del originador, partiendo del centro de la hoja y a continuacin firma el conformante a cuatro lneas de la denominacin centrado hacia el margen derecho. En caso de varios conformantes, firmarn de menor a mayor antigedad, de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo. Si el nmero de firmantes es impar, la firma del ms antiguo ser centrada debajo de las otras. Ejemplo:

JULIN SERRANO Coronel Subinspector General de la F.A.N.B.

Conforme

BERNARDO ANTONIO FUENTES General de Divisin Inspector General de la F.A.N.B.

3) VISTO BUENO Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el segundo comando o una autoridad asesora del superior, en seal de que fue ledo, y de que su contenido es correcto y est aprobado. Se coloca la palabra Visto Bueno Vo Bo a dos lneas debajo del grado del originador, partiendo del NO CLASIFICADO 15

NO CLASIFICADO centro de la hoja y a continuacin firma el superior a cuatro lineas de la denominacin centrado hacia el margen derecho. Ejemplo: JULIN SERRANO Coronel Subinspector General de la F.A.N.B.

Vo Bo

BERNARDO ANTONIO FUENTES General de Divisin Inspector General de la F.A.N.B.

4) DIOS Y FEDERACIN El uso de esta modalidad antecede a la firma de los oficios y documentos del mismo tipo de los oficios. Se colocar a dos lneas del final del texto y en el centro, luego a cuatro lneas se colocar la firma, en minscula. Ejemplo.

Dios y Federacin

BERNARDO ANTONIO FUENTES General de Divisin Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

5) ES COPIA AUTNTICA Modalidad que usan las autoridades competentes para dar f de que una copia, es copia textual o fotosttica de un documento. Las palabras Es copia autentica se NO CLASIFICADO 16

NO CLASIFICADO colocarn a cuatro lneas debajo de la ltima lnea de la firma original, comenzando en el margen izquierdo. A continuacin a dos lneas debajo se coloca la firma de la autoridad competente. Ejemplo:

BERNARDO ANTONIO FUENTES General de Divisin Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

Es copia autntica:

JULIAN SERRANO Coronel Subinspector General de la F.A.N.B. k. Iniciales del redactor y el transcriptor del documento. Para efectos de identificacin, en la misma pgina donde se coloca la firma del originador se debe colocar al borde del margen izquierdo a dos lneas de la firma del originador, en maysculas las iniciales del redactor del documento; separadas por raya de fraccin y sin espacio las iniciales del transcriptor en minsculas, y en la lnea siguiente la fecha de elaboracin.

Se insiste en el hecho de que no siempre el originador y el redactor son la misma persona, razn esta de la necesidad de dicha identificacin. Ejemplo: FRANCISCO JOS OCANTO Mayor Cmdte. 311 B.I. BOLIVAR

FJO/isb. NO CLASIFICADO 17

NO CLASIFICADO 01JUL03 l. Grupo Fecha Hora. Cuando sea preciso hacer constar el da y la hora se emplear el grupo fecha, hora, el cual esta formado en tres (03) grupos: El primer grupo conformado por seis (06) dgitos y una (01) letra mayscula sin separacin entre ellos, los dos primeros dgitos indican el da (01 al 31) y los cuatro (04) siguientes dgitos indican las horas (00 a 24 horas.) y minutos (00 a 59 minutos), y luego de estas una letra mayscula caractersticas correspondientes al huso horario. El segundo grupo conformado por tres (03) letras maysculas que indican la abreviatura del mes. El tercer grupo conformado por dos (02) dgitos que indican dos ltimos nmeros del ao. Entre los tres (03) grupos existir un espacio libre.

Ejemplo: 011430 140001Q (14 horas 30 minutos del da 1) (00 horas 1 minuto, huso Quebec del da 14)

271200Q NOV 92 (da 27 de Noviembre de 1.992, a las 12 horas del huso Q) m. Horas. Cuando las horas se usen sin fecha, se escribirn siempre con un nmero de cuatro dgitos, sin ninguna separacin entre ellas ni abreviaturas de unidades. Ejemplo: 2345 003OD (23 Horas 45 minutos). (00 horas 30 minutos, huso DELTA)

n. Designacin de los husos horarios. Huso Letra Huso -12 M -4 -11 L -3 -10 K -2 -9 I -1 -8 H 0 -7 G 1 -6 F 2 -5 E 3

Letra D C B A Z N O P

Huso 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Letra Q R S T U V W X Y

NO CLASIFICADO 18

NO CLASIFICADO

o. Divisin del da. Esta permitido, cuando no sea posible citar un hora exacta, usar las expresiones siguientes:

1) Madrugada Comprende el intervalo de tiempo entre la aparicin del sol en el horizonte (orto civil) y la primera luz del da.

2) Alba o Amanecer Es la primera luz del da.

3) Maana Comprende el intervalo de tiempo entre la primera luz del da hasta el medio da (1200 horas).

4) Tarde Comprende el intervalo de tiempo entre las 1200 horas hasta el ocaso del sol

5) Atardecer o Anochecer Comprende el intervalo de tiempo entre el inicio del Crepsculo Nutico Vespertino y su finalizacin.

6) Noche Comprende el intervalo de tiempo desde la finalizacin del Crepsculo Nutico Vespertino hasta la aparicin del sol en el horizonte.
10.

Cdigos postales para las unidades y dependencias de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. d. Objeto. Asegurar la unificacin de doctrina en cuanto a los procedimientos empleados en el control de la correspondencia a travs de la asignacin de los Cdigos Postales que regirn la materia. NO CLASIFICADO 19

NO CLASIFICADO

e. Asignacin de Cdigos: La asignacin de cdigos estar sujeta a los siguientes parmetros:

DEPENDENCIA DESPACHO SISTEMA DE JUSTICIA MILITAR CORTE MARCIAL CEO CONTRALORIA GENERAL CCSEDE EJRCITO NACIONAL BOLIVARIANO ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA AVIACIN NACIONAL BOLIVARIANA GUARDIA NACIONAL BOLIVARIANA MILICIA NACIONAL BOLIVARIANA. REGIONES MILITARES DIR. GRAL. SECT. INTELIGENCIA MIL JUNTA MINISTERIAL DIRECCIN DE SECRETARA DEL DESPACHO O AYUDANTA DIRECCIN DE RELACIONES INTERNACIONALES DIRECCIN DE RELACIONES INSTITUCIONALES CUARTEL GENERAL INSPECTORIA GENERAL SUBINSPECTORA DIRECCIN DE PLANIFICACIN Y CONTROL DIVISIN DE PLANIFICACIN. DIVISIN DE ARCHIVO Y CONTROL DIRECCIN DE INSPECCIONES CUERPO DE INSPECTORES DIRECCIN DE INVESTIGACIONES. CUERPO DE INVESTIGADORES DEPENDENCIA SUPERIOR 50-01-00-00/ 50-03-00-00/ 50-04-00-00/ 50-05-00-00/ 50-06-00-00/ 50-07-00-00/ 50-08-00-00/ 50-09-00-00/ 50-10-00-00/ 50-11-00-00/ 50-12-00-00/ 50-13-00-00/ 50-14-00-00/ 50-15-00-00/ 50-16-00-00/ 50-16-01-00/ 50-16-02-00/ 50-16-03-00/ 50-17-00-00/ 50-17-01-00/ 50-17-02-00/ 50-17-03-00/ 50-17-04-00/ 50-17-05-00/ 50-17-06-00/ 50-17-07-00/ 50-17-08-00/ NIVEL DE APOYO NIVEL DE SUSTANTIVO

NO CLASIFICADO 20

NO CLASIFICADO

DEPENDENCIA OFICINA DE ADMINISTRACIN OFICINA DE RECURSOS HUMANOS OFIC. SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE POLITICAS PBLICAS CONSULTORA JURDICA OFIC. DE SISTEMAS Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN OFICINA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE SERVICIOS DIRECCIN GENERAL DE EMPRESAS Y SERVICIOS DIRECCIN GENERAL DE SALUD DIRECCIN GENERAL DE ARMAS Y EXPLOSIVOS DIRECCIN GENERAL DE MANTENIMIENTO DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE EDUCACIN PARA LA DEFENSA DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN BSICA MEDIA Y DIVERSIFICADA FEDERACIN POLIDEPORTIVA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL

DEPENDENCIA SUPERIOR

NIVEL DE APOYO 50-18-00-00/ 50-19-00-00/ 50-20-00-00/ 50-21-00-00/ 50-22-00-00/ 50-23-00-00/

NIVEL DE SUSTANTIVO

50-01-00-00/ 50-01-01-00/ 50-01-02-00/ 50-01-03-00/ 50-01-04-00/

50-02-00-00/

50-02-01-00/ 50-02-02-00/

50-02-03-00/

El sistema de codificacin unificado funcionar en la Fuerza Armada Nacional Bolivariana en forma centralizada y ser aplicable a todas las Unidades y Dependencias. Ser responsabilidad de cada Direccin y Componente la administracin de las normativas que lo regulan.

NO CLASIFICADO 21

NO CLASIFICADO

f. Descripcin del cdigo: El cdigo de clasificacin y archivo consiste en la asignacin numrica que identifica con dgitos desde la Unidad y/o Dependencia de origen hasta la subseccin.

50 -00 -00 -00/ XXXX CODIFICACIN CODIFICACIN CODIFICACIN CODIFICACIN DENmero de DE CLASIFICA-DE CLASIFICA-DE CLASIFICA-CLASIFICA-CIN DEsalida coloCIN GENERALCIN DE ORIGENCIN DE RES-SEGURI-DAD BASEcado en la que identifica alque identificar a lasPONSABILIDAD que identificar lasmesa de parte Ministerio del PoderDirecciones yque identificar a lasUnidades Tcticas,de la Popular para laGrandes Unidades deJefaturas de ServiciosUnidades Fundamentalesdependencia Defensa y Coman-Combate y sus sec-y Unidades SuperioresAisladas y sus seccionesque enva el dos de Componen-te. ciones (o similares dey sus secciones (o(o similares de acuerdodocumento acuerdo alsimilares de acuerdo alal Componente Componente Componente

Nota: Cuando se seale en la referencia un documento, la numeracin deber colocarse con la codificacin completa

NO CLASIFICADO 22

NO CLASIFICADO III. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS.

A. GENERALIDADES. Se establece como correspondencia bsica del Ministerio del Poder Popular para la Defensa para uso de todas las dependencias, las siguientes: 1. Oficio especial 2. Oficio 3. Memorndum 4. Memo - Relmpago 5. Mensaje 6. Cuenta 7. Punto de Cuenta o Cuenta breve 8. Opinin de Comando y Nota Informativa 9. Informe 10. Directiva 11. Circular

D. OFICIO ESPECIAL. Es una comunicacin oficial destinada a personas, cargos o entidades fuera de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, tales como: Organismos oficiales y privados, nacionales o extranjeros, excluyendo a los de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, a autoridades militares oficiales y privadas de pases extranjeros y a personas no integrantes de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.

Instrucciones para su elaboracin El Oficio especial estar compuesto por las siguientes partes: 1. Encabezamiento Estar integrado por:

a. Membrete El membrete que debe llevar la primera pagina de un oficio especial, se escribir a cuatro lneas del borde superior de la pgina en mayscula y centrado y su contenido NO CLASIFICADO 23

NO CLASIFICADO ser repartido en tres lneas y bsicamente contar los siguientes escritos: REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSADE LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo. INSPECTORA GENERAL DE LA F.A.N.B.).

b. Escudo Se colocar el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete. A todo color.

c. Nmero de oficio Los datos de referencia del documento se colocarn a dos lneas del membrete, alineada por el margen derecho de la hoja y consta del Nro. de archivo o de serial, el cual le ser colocado en forma creciente que le asigne la mesa de partes para el control interno. d. Lugar y fecha de expedicin Esta informacin ser colocada a dos lneas del Nmero de Oficio, alineada por el mismo margen. e. Data Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados debajo del Lugar y fecha de expedicin.

f. Destinatario El destinatario de un oficio especial puede ser: 1) Una persona natural, identificada conjuntamente por su tratamiento social en minscula, su nombre y apellidos en mayscula, y por la denominacin del cargo pblico o privado que ejerce en minscula, todo alineado por el margen izquierdo de la hoja. Ejemplo:

Ciudadano. GERMN ANTONIO MARN. Presidente de Caveguas NO CLASIFICADO 24

NO CLASIFICADO 5) Una persona natural identificada solamente por la denominacin del cargo pblico o privado que desempee en mayscula. Ejemplo: Ciudadano PRESIDENTE DE CAVEGUAS 3) Una persona natural identificada solamente por su nombre y apellidos en

mayscula. Ejemplo:

Ciudadano Doctor GERMN ANTONIO MARN

4) Cualquier agrupacin de personas naturales, identificadas en cualquiera de las formas expresadas anteriormente. Ejemplos:

Ciudadanos Doctor CAMILO TORRES, Licenciada JUANA ORTEGA Auditores Especiales de las Naciones Unidas Ciudadanos AUDITORES ESPECIALES DE LAS NACIONES UNIDAS 5) Cualquier entidad o persona jurdica, tanto pblica como privada. En estos casos no se emplear tratamiento alguno, sino que se comenzar directamente con el nombre de la entidad o persona jurdica destinataria. Ejemplos:

BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA Sucursal del Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Compaa Annima ELECTRICIDAD DE CARACAS NO CLASIFICADO 25

NO CLASIFICADO 2. Texto Las normas para la elaboracin y redaccin del texto del oficio especial son las mismas descritas para cualquier documento o correspondencia militar.

3. Trmino Se utilizaran la frase Dios y Federacin y se colocar a dos lneas del final del texto y en el centro, en minscula, luego a cuatro lneas se colocar la firma de la autoridad o remitente.

NO CLASIFICADO 26

NO CLASIFICADO

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

FUERTE TIUNA, EL VALLE CARACAS

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

Nro . Lugar y fecha Data Ciudadano Doctor. Doctor CAMILO AREVALO ARVALO Gerente del Banco Provincial Caracas.

Dios y Federacin

General de Divisin Ministro del Poder Popular para la Defensa

CARLOS FRANCISCO ACOSTA

CFA/ edelca 08JUL03

NO CLASIFICADO 27

NO CLASIFICADO C. OFICIO. Es la comunicacin escrita para tratar asuntos oficiales, que requiere de exposicin amplia, entre dependencias militares que se encuentran ubicadas en localidades y/o pertenecer a comandos diferentes.

Instrucciones para su elaboracin: El Oficio estar compuesto por las siguientes partes: 1. Encabezamiento Estar integrado por:

a. Membrete Ir impreso a cinco lneas tanto del margen como del borde superior izquierdo. Su contenido ser repartido en cuatro lneas y bsicamente contar los siguientes escritos: REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DEL PODR POPULAR PARA LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo. INSPECTORA GENERAL DE LA F.A.N.B.). pudindosele colocar el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete.

b. Nmero de oficio Los datos de referencia del documento se colocarn en un recuadro impreso en la parte superior derecha y consta de Nro. de archivo, donde se colocar el Nro. de identificacin de la dependencia que elabora el documento y Nro. de serial, espacio en el cual le ser colocado el nmero que en forma creciente le asigne la mesa de partes para el control interno.

c. Lugar y fecha de expedicin Esta informacin ser colocada en el espacio debajo del nmero de archivo. Slo se escribir a mquina el lugar, mes y ao de elaboracin, ya que en la mesa de parte corresponder la colocacin del da de expedicin.

NO CLASIFICADO 28

NO CLASIFICADO d. Data. Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados debajo del Lugar y fecha de expedicin.

e. Dependencia (para referirse al originador) Se colocar inmediatamente debajo del lugar y fecha de expedicin el nombre de la dependencia que elabora el documento.

f. Al (para indicar el destinatario) Para colocar los datos del destinatario, existe un recuadro impreso en la parte superior izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocar, despus de los dos puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula. Se utilizar la abreviatura A/C, que significa a cargo, citando a continuacin la dependencia respectiva, cuando el oficio trate de materia sobre la cual existe delegacin de firma por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deber ser entregada directamente a la dependencia subalterna correspondiente. En la lnea inmediata inferior a dos lneas del grado y del cargo del destinatario, se colocar CIUDAD o PRESENTE, cuando la comunicacin es de entrega local, en caso

contrario pondr en mayscula el nombre de la localidad del destinatario. g. Asunto. Deber indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada. h. Referencia. Se escribir a cuatro lneas debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen. En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia. 2. Cuerpo o texto. Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centmetros, con excepcin de NO CLASIFICADO 29

NO CLASIFICADO la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una entrada de tres (03) centmetros de margen (sangra). 3. Trmino Estar integrado por: a. El lema Dios y Federacin b. Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento c. COPIA PARA d. Anexos (si los tuviere) e. Iniciales del redactor y transcriptor f. Fecha de elaboracin del oficio

NO CLASIFICADO 30

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

Al contestar, referirse a: N de Archivo N Serial Lugar y Fecha:

xxx de la Independencia y xxx de la Federacin

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

INSPECTORA GENERAL DE LA F. A. N. B.

Dpto.: N: ____________MMMMMMMMMM___ IOHIHNFASDF Al: Ciudadano. Coronel (EJ) Director de Finanzas A/C. Dpto. de Habilitadura Presente.Asunto:

Referencia:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de presentarle al ciudadano S/M2da.

acin que hago llegar a usted, para su conocimiento y dems fines consiguientes.

Dios y Federacin

JUAN ANTONIO CASTILLO General de Brigada Director de Inspecciones de la INGEFANB COPIA PARA: JAC/cepf 10JUL03

NO CLASIFICADO 31

NO CLASIFICADO D. MEMORNDUM. Es la comunicacin interna escrita entre dependencias u oficinas de un mismo comando y que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales que requieren una amplia exposicin.

Instrucciones para su elaboracin: a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del cuerpo ocupando el mismo sitio sealado para el lema Dios y Federacin hacia el margen derecho.

b. No lleva data de la Independencia y Federacin. c. La denominacin MEMORNDUM debe aparecer en la parte superior y central del cuerpo. d. No se coloca el lema Dios y Federacin.

e. Del (para referirse al originador) Se colocar inmediatamente debajo de la denominacin MEMOR NDUM el grado y cargo de quien elabora el documento.

f.

Al (para indicar el destinatario) Para colocar los datos del destinatario se colocar despus de los dos puntos que siguen a la preposicin AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula.

g. Asunto Se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada. h. Referencia Se escribir debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen. En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia.

i. Cuerpo o texto Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centmetros, con excepcin de la NO CLASIFICADO 32

NO CLASIFICADO primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una sangra de tres (03) centmetros del margen.

j.

La fecha de elaboracin se colocar al finalizar el texto, alineada con el margen derecho de la comunicacin.

k. El nombre y el apellido de quien firma el memorndum, se escribe en mayscula.

l. Si hubiese anexos, se citarn escribiendo en mayscula la palabras ANEXOS, seguida de la identificacin del documento en cuestin, teniendo cuidado de guardar el mismo margen del cuerpo y texto.

m. Las iniciales de quien orden la elaboracin del memorndum se indicar en primer trmino y luego separada por una lnea oblicua irn a continuacin en minscula, las del que transcribi el documento. Estas se colocarn debajo de la palabra ANEXOS, si los hubiere y/o a tres centmetros de la orilla inferior de la hoja.

NO CLASIFICADO 33

NO CLASIFICADO REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA DEPENDENCIA

N 52-0208-1000-0000/

. MEMORNDUM

DEL AL ASUNTO REFERENCIAS

: : : :

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., en la oportunidad de hacer de su conocimiento, que a partir de la presente fecha, todos los sbados y domingos, deber efectuar inspeccin de control a los cursos que en la actualidad se estn dictando al personal de tropas de la reserva, segn programacin anexa, debiendo informar los resultados al Comandante y Segundo Comandante. Participacin que hago a Ud., para su conocimiento y dems fines consiguientes.

Lugar y fecha.

JUAN ANTONIO CASTILLO

Anexos:. JAC/edlc

NO CLASIFICADO 34

NO CLASIFICADO

E. MEMO RELMPAGO. Es una comunicacin escrita para uso interno entre las dependencias de un comando para impartir rdenes e instrucciones breves, dar informaciones, hacer pedidos o enviar documentos.

Este tipo de correspondencia es una variedad del Memorndum y puede elaborarse a mano y ser para entrega inmediata sin pasar por mesa de partes entre el que la expide y quien la recibe, mediante uso de mensajero. No lleva clasificacin de seguridad.

La contestacin o acuse de recibo se har en el duplicado del mensaje el cual ser devuelto con el mismo mensajero.

1. Instrucciones para su elaboracin a. El encabezamiento debe incluir: 1) Del: Unidad remitente 2) Al: Destinatario 3) Asunto: Objeto o motivo de la comunicacin 4) Referencia: Comunicacin o accin que motiv la correspondencia 5) Fecha de elaboracin

b. El cuerpo debe incluir: 1) Mensaje: Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar. 2) Firma de quien origina el documento.

c. En el trmino 1) Contestacin. Se har en el duplicado inmediatamente a su entrega y ser devuelta con el mismo mensajero. 2) Fecha de contestacin. 3) Firma de quien contesta.

NO CLASIFICADO 35

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIDAD O DEPENDENCIA

MEMO RELAMPAGO
PARA SU CONTESTACIN INMEDIATA

DEL:

(1)

ASUNTO:

(3)

AL:

(2)

REFERENCIA: FECHA:

(4) (5)

MENSAJE (6)

FIRMA (7) CONTESTACIN (8)

FECHA (9)

FIRMA (10)

NO CLASIFICADO 36

NO CLASIFICADO

F. MENSAJE. Es un tipo de comunicacin que se caracteriza por ser breve y rpida; permite ser transmitida a una o varias dependencias a la vez (a los cuatro Componentes, dependencias. etc.) y se utilizan medios radioelctricos, tales como radiogramas, cablegramas y telegramas para su envo.

1. Instrucciones para el llenado de la forma de mensaje a. Clasificacin de Seguridad La clasificacin de seguridad apropiada ser marcada o sellada en rojo (no en computadora) en los cuadros designados en la parte superior e inferior de la Forma de Mensaje y colocado como la primera palabra de las instrucciones internas. Cuando el mensaje no es clasificado, las palabras NO CLASIFICADO sern colocadas en estas lneas y la abreviatura NOCLAS como la primera palabra de las instrucciones internas. Los mensajes PARA USO OFICIAL SOLAMENTE sern considerados no clasificados y las palabras NO CLASIFICADO, sern escritas en estos cuadros. Siempre que un mensaje deba ser criptografiado, la palabra REQUIERE DESPACHO CRIPTOGRFICO, ser escrita o sellada (no en computadora) en el espacio de la Forma de Mensaje Conjunta, donde dice clasificacin de seguridad que aparece en la parte inferior. Como una excepcin, si un mensaje clasificado va a ser enviado en texto claro, las palabras TRANSMTASE EN CLARO debe ser escrita en este espacio.

b. Precedencia Para sealar el orden relativo en el cual el mensaje debe ser transmitido, se coloca la PRECEDENCIA apropiada en los cuadros de ACCIN o INFORMACIN o en ambos cuadros cuando sea aplicable. c. Tipo de Mensaje Una X ser colocada en el cuadro apropiado para indicar el tipo de mensaje, ya sea DISTRIBUCIN INDIVIDUAL, MLTIPLE o SIMPLE.

1) Individual: Indicar que el mensaje ir dirigido a cada uno de los destinatarios designados en AL, ya sean de ACCIN o de INFORMACIN, pero individualmente. NO CLASIFICADO 37

NO CLASIFICADO O sea, el mensaje llega a los mismos destinatarios indicados para a cada uno separadamente.

2) Mltiple: Cuando es dirigido a todos los destinatarios de PARA, ya sean de ACCIN o de INFORMACION. O sea, el mensaje llegar a todos los destinatarios indicados y as sabr cada uno a quien ms lleg el referido mensaje.

3) Simple: Cuando el mensaje es dirigido a un solo destinatario, el designado en PARA.

d. Smbolo de Contabilidad: El smbolo de contabilidad apropiada asignado a la actividad que lo origina, ser colocado en este cuadro, para el caso de que el mensaje involucre algn cobro en procesamiento.

e. Original o Refirase: Se hace la entrada apropiada como requerida por la Oficina de Control de Mensaje Local. Normalmente consistir en la abreviatura ORIG cuando el mensaje es original, o el nmero de referencia cuando se refiere a otro mensaje. Tambin se puede utilizar para referir el ndice de archivo.

f. Clasificacin de Referencia: Se hace la anotacin apropiada como sea requerida por la Oficina de Control de Mensaje Local. Normalmente consistir en la clasificacin de seguridad del mensaje a que se hace referencia.

g. Del: 1) Para destinatario militar, se coloca el cargo y ubicacin (o la designacin de la unidad) del Comandante, (Deben ser colocados en este cuadro en maysculas). Las abreviaturas autorizadas pueden ser utilizadas. Los nmeros de apartados de correo y otras seas de distribucin codificada no sern usados como direccin de un originador o como parte de una direccin. Ejemplo: DEL: JEMC; DEL: CGEJ. ; DEL: CGAR. DEL: DGSIM. Etc. 2) Para destinatarios no militares, la designacin del originador consistir en la denominacin, sin abreviatura, del cargo completo del Comandante, la ubicacin geogrfica del comando, instalacin o dependencia ser incluida, los mensajes dirigidos NO CLASIFICADO 38

NO CLASIFICADO a individuos ubicados en una direccin de oficina o residencia, incluirn la calle o avenida, el nombre de la ciudad y el resto de la direccin, estado y pas, la direccin ser escrita en letras maysculas y en una sola lnea de ser posible. Cuando la comunicacin es para un destinatario no militar o para ser enviada por va comercial, se incluirn instrucciones complementarias en el lugar correspondiente al destinatario de la Forma de Mensaje Conjunto. La abreviatura de cada estado ser el resultado de escribir las dos primeras letras correspondientes al nombre de la entidad estadal.

h. AL: Los mensajes a un destinatario militar, sern dirigidos al comandante de la unidad, instalacin o dependencia para quien se intente el mensaje. Las abreviaturas autorizadas pueden ser usadas. Todos los mensajes para el personal que est sirviendo o est destacado en un comando, sern dirigidos al comandante de la dependencia a quien concierne y contendr instrucciones internas para propsitos de entrega. Ejemplo:

AL:

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA ATENCIN JEMC. FUERTE TIUNA, EL VALLE, CARACAS, D.C.

Se exceptan las instrucciones del punto anterior (informacin adicional del destinatario) cuando estas instrucciones requieran ser incluidas dentro del texto del mensaje.

i. Texto El texto de un mensaje consta de dos partes: Las instrucciones internas y el cuerpo. Este ser hecho a doble espacio y escrito en forma que permita su lectura fcil, y elaborado en la forma normal de una correspondencia corriente.

1) Instrucciones Internas. Consisten de cualquier referencia e instrucciones especiales de manejo comenzarn en la segunda lnea debajo de la direccin del destinatario. La primera palabra de las instrucciones internas sern la clasificacin de seguridad del mensaje o de la abreviatura NOCLAS, para un mensaje no clasificado, seguido de un NO CLASIFICADO 39

NO CLASIFICADO espacio suficiente que permita la colocacin del nmero oficial de referencia del mensaje de salida; las lneas siguientes comenzarn a la misma altura del margen izquierdo.

2) Cuerpo. El cuerpo del texto de un mensaje comenzar en la segunda lnea debajo de las instrucciones internas. Los prrafos sern separados mediante lneas horizontales y numerados como en la correspondencia ordinaria. Cada lnea sucesiva de un prrafo comenzar en el margen izquierdo.

j. Redactor. Esta porcin de la Forma de Mensaje ser complementada de la manera siguiente: 1) Smbolo: La abreviatura de la dependencia o de la oficina del redactor se colocar en ese espacio.

2) Nombre y cargo (Firma si se requiere): Los datos que identifican al redactor sern colocados en este cuerpo. El cuerpo puede ser usado para la firma del redactor si se requiere.

3) Telfono: El nmero de telfono del redactor ser colocado es este cuadro.

4) Pgina N y N de pginas. Cada pgina ser numerada consecutivamente e indicar el nmero total de pginas.

k. Expedidor. 1) Firma: La firma del individuo autorizado para aprobar el mensaje para su transmisin ser asentada en este cuadro.

2) Nombre y cargo escrito (o sellado). El nombre, cargo y dependencia del Oficial o empleado civil autorizado para aprobar mensajes para su transmisin (expedidor) ser escrito o sellado en este espacio.

NO CLASIFICADO 40

NO CLASIFICADO 3) Da Hora Mes y Ao: El expedidor llenar estos cuadros en el momento en que firma el mensaje.

l. Preparacin de la hoja siguiente cuando el Mensaje tiene ms de una pgina. a. Generalidades: La hoja de continuacin, en cuanto a la clasificacin de seguridad, llevar la misma clasificacin de seguridad asignada a la Forma de Mensaje Conjunto correspondiente.

b. De: Este cuadro en cada una de las hojas de continuacin tendr la misma informacin que la Forma de Mensaje Conjunto de la cual forma parte.

c. Continuacin: Continuacin de los destinatarios o del texto; habr solamente una Forma de Mensaje Conjunto original usada en la preparacin de cualquier mensaje de varias pginas. Cuando el encabezamiento o el texto de un mensaje sea muy largo para ser incluido en la Forma de Mensaje Conjunto original, ser continuado en hojas de continuacin. Las pginas de continuacin sern usadas para la segunda y dems pginas subsiguientes de un mensaje de varias pginas.

d. Smbolo: Todos los datos asentados en el espacio correspondiente de la Forma de Mensaje Conjunto, sern repetidos en ese lugar.

e. Pgina N y N de pginas: Cada pgina ser numerada consecutivamente y mostrar el nmero total de pginas.

f. Iniciales: A cada hoja de continuacin le sern colocadas las iniciales del expedidor, para asegurar la autenticidad de la misma.

NO CLASIFICADO 41

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA FORMA DE MENSAJE

CLASIFICACION DE SEGURIDAD

ESPACIO PARA EL USO DEL CENTRO DE COMUNICACIONES PRECEDENCIA TIPO DE MENSAJE ACCIN SIMBOLO DE CONTABILIDAD ORIGINAL O REFIERASE A CLASIFICACIN DE LA REFERENCIA

IND

MUL

SIM

DE: : AL:

INSTRUCCIONES ESPECIALES: R E D A C T O R SIMBOLO: E FIRMA X P E D I NOMBRE Y CARGO D N O DE PAG O

DIA: MES:

HORA AO:

NOMBRE Y CARGO TELEFONO PAG

NO CLASIFICADO 42

NO CLASIFICADO REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CLASIFICACIN DE SEGURIDAD MINISTERIO DEL PODER PARA POPULAR LA DEFENSA SERVICIO DE COMUNICACIONES DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA FORMA DE MENSAJE HOJA DE CONTINUACIN DE:

SMBOLO SIMBOLO

PG PAG NRO.

NRO DE PG. PAG.

CLASIFICACIN INICIALES CLASIFICACION DE SEGURIDAD

NO CLASIFICADO 43

NO CLASIFICADO G. CUENTA. Es la comunicacin escrita usada por Comandos Subordinados para presentar ante un Comando Superior un problema cuya exposicin, planteamiento y anlisis amplio presenta formas de accin que facilitan la decisin inmediata del Comandante. 1. Instrucciones para su elaboracin Una cuenta incluye los mismos componentes de toda correspondencia, diferencindose de stas en los detalles que se hacen notar a continuacin. a. Encabezamiento: Consta de membrete, lugar y fecha de expedicin, nmero, denominacin, originador, destinatario, asunto y referencia. b. Cuerpo: Comenzar a cuatro lneas debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Cada una de las partes podr ser dividida en prrafos, de acuerdo con la necesidad. Se respetarn los espacios, entradas y mrgenes sealados para el oficio. Estar integrado por cuatro partes principales a cubrir que son los siguientes subttulos: Situacin, Apreciacin, Formas de Accin y Recomendacin. c. Situacin: Este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos ms importantes que lo caracterizan. d. Apreciacin: Comprender un anlisis escrito razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo. e. Formas de Accin: Incluir las posibles soluciones del caso o problema que surgen del anlisis correspondiente. f. Recomendacin: En este espacio se escribir la Forma de Accin que a juicio del originador es la ms apropiada para darle la solucin al problema. h. Trmino: Estar compuesto por: 1) Nombres y apellidos del originador: Se seguirn las instrucciones contenidas para el oficio, con la diferencia de que su colocacin ir a seis lneas debajo de la Recomendacin.

NO CLASIFICADO 44

NO CLASIFICADO 2) Opinin de la autoridad inmediata superior: Este subttulo se colocar a cuatro lneas debajo del nombre y apellidos del originador, siguiendo la numeracin que trae cuerpo.

Su utilizacin ser procedente slo en los casos en que sea necesaria la opinin de una autoridad intermediaria entre el originador y aquella a quien corresponda decidir sobre el problema.

Al pi de la opinin, a los efectos de la firma respectiva y siguiendo similares reglas a las establecidas para la disposicin de los nombres y apellidos del originador se escribirn el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad que opina.

3) Decisin: Este subttulo estar reservado para la resolucin de la autoridad competente. Comprende el espacio suficiente para que ste asiente su criterio decisorio, escribiendo a continuacin el grado, cargo, nombres y apellidos de la mencionada autoridad a los fines de la firma respectiva.

4) Anexo: Debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarn los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.

5) Iniciales: Se seguirn las reglas sealadas para el oficio.

NO CLASIFICADO 45

NO CLASIFICADO REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE) Lugar y fecha. CUENTA N DEL AL ASUNTO REFERENCIAS : : : :

A.SITUACIN B.APRECIACIN C.FORMAS DE ACCIN D.RECOMENDACIN DEL QUE ELABORA LA CUENTA

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo del que elabor la cuenta

E.OPININ DE LA AUTORIDAD INMEDIATA SUPERIOR. (si se requiere) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo del superior NO CLASIFICADO 46

NO CLASIFICADO F.DECISIN DE LA AUTORIDAD COMPETENTE ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo del superior

NO CLASIFICADO 47

NO CLASIFICADO H. PUNTO DE CUENTA O CUENTA BREVE. Es la comunicacin escrita usada para presentar ante un Comando Superior uno o ms problemas cuya exposicin requiera un planteamiento y anlisis de corta o regular amplitud y presenta recomendaciones que facilitan la decisin inmediata del Comandante o Jefe.

Se podr presentar ms de un problema en cada forma, pero debern ser agrupados en las reas especficas de Estado Mayor a que se refiere.

1. Instrucciones para su elaboracin. a. El encabezamiento estar compuesto por las siguientes partes: 1) Membrete (colocando hasta la unidad o dependencia remitente).

2) Nmero de cuenta presentada.

3) Al: Destinatario.

4) Fecha de elaboracin.

b. El cuerpo est representado por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes puntos: 1) N: espacio destinado para colocar en forma correlativa el nmero de puntos a tratar.

2) Asunto: Este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema planteado con un corto anlisis razonado del problema.

3) Recomendacin: En este aspecto se escribir la Forma de Accin que a juicio del originador sea la ms apropiada para darle solucin al problema. Al finalizar su exposicin colocar centrado su Nombre y Apellido, grado y cargo.

4) Decisin: Es el espacio destinado para que el Jefe o Comandante destinatario asiente su criterio sobre el problema planteado. Al finalizar su decisin colocar centrado su Nombre y Apellido, grado y cargo. NO CLASIFICADO 48

NO CLASIFICADO (EMBLEMA)
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

(DEPENDENCIA SOLICITANTE)

PUNTO DE CUENTA AL SEOR MINISTRO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

Fecha: Pgina:

No.

Presentante:

ASUNTO:

SNTESIS:

RECOMENDACIONES:

COMENTARIOS DEL MINISTRO DEL M.P.P.D.

DECISIN DEL MINISTRO DEL M.P.P.D. APROBADO NEGADO VISTO DIFERIDO

OTRO

(DEPENDENCIA SOLICITANTE)

MINISTRO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

NO CLASIFICADO 49

NO CLASIFICADO I. OPININ DE COMANDO O NOTA INFORMATIVA. La Opinin de Comando es la comunicacin escrita usada por Comandos Subordinados para presentar opinin sobre un caso especfico ante el Comando Superior Inmediato, a fin de que se tomen las acciones del caso. Es realizada unicamente por aquellas autoridades que ejercen influencias de comando. Por lo general es utilizada para presentar los resultados de una investigacin y en casos disciplinarios.

La Nota Informativa es un documento donde se trata un asunto o problema que por su naturaleza, debe ser informado al Escaln Superior para que este genere acciones posteriores si as lo cree conveniente. Estas decisiones estarn apoyadas en las recomendaciones que contiene este documento puede ser utilizado por cualquier autoridad tenga o no personal bajo su mando.

1. Instrucciones para su elaboracin. Una opinin de comando incluye los mismos componentes de toda correspondencia, diferencindose de stas en los detalles que se hacen notar a continuacin.

a. Encabezamiento: Constar de membrete, lugar y fecha de expedicin, nmero, denominacin, originador, destinatario, asunto y referencia. b. Cuerpo: Comenzar a cuatro lneas debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Cada una de las partes podr ser dividida en prrafos, de acuerdo con la necesidad. Se respetarn los espacios, entradas y mrgenes sealados para el oficio. Estar integrado por cuatro partes principales a cubrir que son los siguientes subttulos: Situacin, Apreciacin, Formas de Accin y Recomendacin. 1) Situacin: Este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos ms importantes que lo caracterizan.

2)

Apreciacin: Comprender un anlisis escrito razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo.

3)

Formas de Accin: Incluir las posibles soluciones del caso o problema que surgen del anlisis correspondiente.

NO CLASIFICADO 50

NO CLASIFICADO 4) Recomendacin: En este espacio se escribir la Forma de Accin que a juicio del originador es la ms apropiada para darle la solucin al problema.

c. Trmino: Estar compuesto por: 1) Nombres y apellidos del originador. Se seguirn las instrucciones contenidas para el oficio, con la diferencia de que su colocacin ir a seis lneas debajo de la Recomendacin.

2) Opinin de la autoridad inmediata superior: Este subttulo se colocar a cuatro lneas debajo del nombre y apellidos del originador, siguiendo la numeracin que trae cuerpo.

Su utilizacin ser procedente slo en los casos en que sea necesaria la opinin de una autoridad intermediaria entre el originador y aquella a quien corresponda decidir sobre el problema.

Al pi de la opinin, a los efectos de la firma respectiva y siguiendo similares reglas a las establecidas para la disposicin de los nombres y apellidos del originador, se escribirn el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad que opina.

3) Decisin: Este subttulo estar reservado para la resolucin de la autoridad competente. Comprende el espacio suficiente para que ste asiente su criterio decisorio, escribiendo a continuacin el grado, cargo, nombres y apellidos de la citada autoridad a los fines de la firma respectiva.

4) Anexo: Debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarn los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio.

5) Iniciales: Se seguirn las reglas sealadas para el oficio.

NO CLASIFICADO 51

NO CLASIFICADO REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE) Lugar y fecha.

OPININ DE COMANDO DEL AL ASUNTO REFERENCIAS : : : :

A.SITUACIN B.APRECIACIN C.FORMAS DE ACCIN D.RECOMENDACIN DEL QUE ELABORA LA OPININ DE COMANDO

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo del que elabor la Opinin de Comando

E.OPININ DE LA AUTORIDAD INMEDIATA SUPERIOR (si se requiere) ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo del superior

NO CLASIFICADO 52

NO CLASIFICADO

F.DECISIN DE LA AUTORIDAD COMPETENTE ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo de la autoridad competente

NO CLASIFICADO 53

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSADE LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE)

Lugar y fecha. N 52-0208-1000-0000 / .

NOTA INFORMATIVA

DEL AL ASUNTO REFERENCIAS

: : : :

I. II. III. IV.

Situacin Apreciacin Conclusiones Recomendaciones

NOMBRE Y APELLIDO Grado Cargo de quien elabor la Nota Informativa

Anexos. Iniciales.

NO CLASIFICADO 54

NO CLASIFICADO J. INFORME. El informe es la narracin cronolgica, escrita y detallada, elaborada con el propsito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una situacin o acontecimiento importante, sin juicios de opinin. Es una documentacin cuyo objetivo primordial es el de suministrar informacin intrnseca referente a un hecho ocurrido o una actividad desplegada, luego que dicha actividad ha sido concluida.

Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe tratar de un solo asunto.

Se dividen de la siguiente forma: 1. Personal 2. De Inspeccin 3. De Investigacin 4. De Comisin

Los componentes bsicos del informe son: 1. El encabezamiento: Constituido por el membrete ubicado en la parte superior del documento. La denominacin, colocada en la parte central y a cuatro lneas debajo del membrete. La denominacin constar de: Del. (Remitente), Al. (Destinatario), Asunto a tratar y Referencia (Si la hay)

2. El cuerpo: Que comenzar a dos lneas debajo del asunto atendiendo las mismas instrucciones contempladas para la correspondencia militar, respecto al margen, contra - margen y sangras.

Est constituido por la exposicin pormenorizada del tema que informa, donde se incorporarn de manera clara, concreta y objetiva, las exposiciones recomendadas y dems argumentos pertinentes al mismo.

En el cuerpo se debe incluir las causas que originaron el documento; mtodos empleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados. NO CLASIFICADO 55

NO CLASIFICADO

Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.

Es de fundamental importancia la inclusin de circunstancias de tiempo y lugar, as como la indicacin de los nombres de las personas que fueron afectadas en el suceso que motiv el informe.

Es imposible prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el informe; sin embargo, con el propsito de lograr que la tarea sea lo ms completa posible, se ha preparado una gua en caso de las siguientes interrogantes:

a. Quin? Para responder a: Quin dio la primera informacin o aviso?, Quines son los posibles sospechosos?, Quines fueron los cmplices?, Quines pueden ser examinados ms tarde para obtener informes posteriores?.

b. Qu? Para responder a: Qu ocurri?, qu clase de daos se causaron?, Qu valor tienen los bienes perdidos, robados o recuperados?, Qu pruebas quedaron en el lugar de los hechos?, Qu delito es el que ha resultado cometido?, Qu clase de instrumentos se emplearon?, Qu clase de instrumentos se emplearon?, Qu armas se usaron?, Qu tipo de transporte se utiliz?, Qu disposicin se hizo de los medios de pruebas?, Qu actuacin se llev a cabo por anteriores investigadores?, Qu actuacin posterior se debe emprender?.

c. Dnde? Dnde sucedi el hecho?, Dnde se hallaba el que notific o el perjudicado cuando se cometi el hecho?, Dnde se hallaban los testigos cuando observaron los

hechos?, Dnde se encontraron los instrumentos utilizados?, Dnde se encuentran ahora los instrumentos utilizados?, Dnde estn ahora los afectados?, Dnde se puede obtener informacin adicional til?, Dnde ha ocurrido recientemente un hecho anlogo?.

d. Cundo? Cundo sucedi el hecho?, Cundo se descubri el hecho?, Cundo se dio aviso a la autoridad militar?, Cundo lleg primeramente el miembro de las FAN al lugar

NO CLASIFICADO 56

NO CLASIFICADO del suceso?, Cundo ocurri un hecho semejante?, Cundo podr entrevistarse al ofendido o a los responsables?, Cundo se podra emplear los medios de prueba obtenidos?, etc.

e. Cmo? Cmo se cometi el hecho?, Cmo entr el autor en el lugar del hecho?, Cmo se march de all?, Cmo se descubri el hecho?, Cmo eran los instrumentos y las armas empleadas?, Cmo fue estudiado el lugar del suceso para descubrir los medios de prueba?, Cmo debi realizarse el suceso?, Cmo fue planeada la infraccin?, etc.

f. Por qu? Por qu ocurri el hecho?, Por qu se emple un determinado procedimiento?, Por qu se escogi a determinada vctima?, Por qu fueron arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes valiosos?, Por qu fueron utilizados determinados instrumentos?, Por qu se dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc.

Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior, ste se concretar a lo especficamente solicitado, sin embargo, el instructor podr incluir otros aspectos relevantes, cuando a su juicio considere deban ser elevados al conocimiento de la autoridad solicitante.

3. El trmino: El cual incluye el lugar y fecha de elaboracin, nombres y apellidos del informante y el subttulo Anexos.

a. El lugar y fecha de elaboracin: Escritos a partir del centro del cuerpo y a cuatro lneas debajo del final del texto.

b. Los apellidos y nombres del informante: Colocados en el centro del cuerpo y a cuatro lneas del lugar y fecha. c. El subttulo Anexos: Escrito a dos lneas debajo de los nombres y apellidos del informante, con mayscula y guardando una sangra de ocho centmetros. Este subttulo se emplear slo cuando haya la necesidad de agregar anexos al informe.

NO CLASIFICADO 57

NO CLASIFICADO Como quiera que en materia de informes existen tipos diversos, con la finalidad de informar su presentacin, se recomienda; cuando es posible, acoger el modelo especial de acuerdo al informe a presentar.

1. Normas para la elaboracin del informe personal Si el informe es personal, adems de los datos de identificacin colocados en el encabezamiento, el texto ser escrito en un solo bloque a un espacio, a punto seguido, llenando las dos lneas muertas con un guin para evitar la posibilidad de aadidos posteriores; las cantidades deben ser escritas con palabras y aclaradas con nmeros entre parntesis.

La redaccin debe ser hecha en primera persona del singular salvo que sea parte de un informe colectivo, en la cual se usar la primera persona del plural.

No sern usadas abreviaturas a menos que su significado aparezca aclarado en la primera mencin de lo que se desea citar.

Pueden ser originados sin que sean solicitados por alguna autoridad superior.

La ltima lnea del texto de un informe personal deber decir as: Es todo cuanto tengo que informar Es todo cuanto hay que informar; luego de esta oracin no se debe aadir algo mas pues no tendra validez para los efectos del informe.

Normalmente se presentarn en original y duplicado para la autoridad que lo solicita, triplicado para el originador y copias segn se requieran.

2. Normas para la elaboracin del informes de inspeccin, investigacin Los informes de inspeccin e investigacin sern elaborados de forma tal que den cuenta, punto por punto, de las instrucciones recibidas en la orden correspondiente (en caso de que la hubiese); si la orden fue recibida verbalmente entonces contemplar por lo menos los siguientes puntos: a. Antecedentes b. Situacin actual

NO CLASIFICADO 58

NO CLASIFICADO c. Relacin de hechos d. Conclusiones e. Recomendaciones (cuando sea procedente) En los Antecedentes sern citados los detalles que constituyan aporte til para la compresin de lo que se desea informar; incluyendo relaciones de tiempo, lugar, circunstancias, comunicaciones que motiven el informe en cuestin. En la Situacin Actual se describir el hecho o circunstancia como se presenta en el momento de elaborar el informe. Este podr incluir relaciones de lugar, circunstancia y efectos. En la Relacin de Hechos se presentar una relacin entre antecedentes y situacin actual y podr ser omitido si no fuese necesario la correlacin. En las Conclusiones se detallar brevemente, en sub-prrafos, los aspectos que definen concretamente el hecho informado y sus consecuencias, as tambin como medidas preventivas o lneas de accin tomadas. Las Recomendaciones sern incluidas cuando sea procedente de acuerdo al tipo de informe, en consecuencia puede ser omitido.

Los informes de inspeccin una vez firmados por el originador llevaran a tres lneas de la firma del originador un sexto prrafo titulado Decisin de la autoridad que orden el mismo o de la autoridad competente y la firma respectiva.

NO CLASIFICADO 59

NO CLASIFICADO 1. Modelo de Informe Personal REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE)

INFORME DEL AL ASUNTO REFERENCIA TEXTO : : : :

Lugar y fecha.

NOMBRE Y APELLIDOS Grado

Anexos: (Si los hay)

NO CLASIFICADO 60

NO CLASIFICADO 2. Modelo de Informe de comisin, Inspeccin e Investigacin

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE)

I N F O R M E. DEL AL ASUNTO REFERENCIA : : : :

A. ANTECEDENTES B. SITUACIN ACTUAL C. RELACIN DE HECHOS D. CONCLUSIONES E. RECOMENDACIONES

Lugar y fecha

NOMBRE Y APELLIDOS Grado

F.

DECISIN DE LA AUTORIDAD QUE ORDEN EL INFORME.

NOMBRE Y APELLIDOS Grado

NO CLASIFICADO 61

NO CLASIFICADO k. DIRECTIVA. Es una comunicacin por medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecucin de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o la idea fundamental que debe guiar la accin de los subordinados para la instruccin o preparacin de los trabajos importantes.

Puede contemplar los resultados a largo plazo y es generalmente vlida para un perodo de cierta duracin.

Son reglamentaciones que enuncian polticas, asignan responsabilidades, dirigen acciones y eventualmente prescriben detalles y procedimientos. Es una comunicacin por otro medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecucin de un fin determinado.

1. Componentes de una Directiva: La misma estar constituida por el membrete, la identificacin, la fecha, el tema bsico, el ttulo, el propsito, el ndice, la lnea de derogacin, la oficina de responsabilidad primaria, la distribucin y la lnea de autoridad y firmas (ver instrucciones generales para la confeccin de directivas en el grupo de anexos) a. Encabezamiento: Estar constituido por el membrete, copia N, lugar y fecha, nmero del documento, denominacin y el asunto. El Membrete: De contenido igual al sealado en el presente manual. Ir colocado en la parte central y superior de la primera pgina a un (1) espacio de la clasificacin de seguridad. Denominacin Directiva y Nmero correlativo: ser colocado en el centro de la hoja, a cuatro (4) lneas debajo del membrete. Al final del referido nmero y, separadas por un guin se escribirn las ltimas cifras del ao de la emisin del documento.

Asuntos: se escribir con letras maysculas, a tres (3) lneas debajo de la denominacin y con un margen de quince (15) espacios. A continuacin e igualmente en maysculas se incluir en forma resumida lo que ha de tratar la directiva.

NO CLASIFICADO 62

NO CLASIFICADO b. Cuerpo: Comenzar a cuatro (4) lneas debajo de la ltima lnea reservada para el asunto. Estar constituido normalmente de cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes sub-ttulos: objeto, situacin, disposiciones, y vigencia, pudiendo incluir otro si se estima conveniente, para contemplar lo que se desea exponer en la directiva, tales como instrucciones, ejecucin, etc.

1) Objeto: En este espacio se ampliar en una forma clara lo tratado en el asunto indicando el fin que se persigue y los alcances que se desean lograr. La palabra objeto ir escrita al igual que los dems subttulos, en letras maysculas y a tres (3) lneas de la ltima lnea del escrito anterior debiendo comenzar a un (1) espacio debajo del mismo.

2) Situacin: Aqu se expondr de manera precisa aquellos aspectos existentes que motivan la Directiva. Podr ser omitido ste subttulo cuando no se justifique su inclusin. Para la escritura del subttulo y contenido del mismo, se seguirn las mismas indicaciones del subttulo anterior.

3) Disposiciones: Determinar con claridad lo que disponga la Directiva en cuestin, de acuerdo con el objeto de la misma. Normalmente se divide en Disposiciones de Carcter General (cuando son instrucciones que involucran a varias unidades o dependencias) y Disposiciones de Carcter Particular (cuando las instrucciones son para una unidad o dependencia especifica). Su disposicin en el cuerpo seguir los lineamientos indicados en los numerales anteriores

4) Vigencia: A fin de indicar a partir de cuando entra en vigencia la misma. 5) Trmino: Estar integrado por el Cmplase, Nombres y Apellidos del Originador, Anexos, Distribucin, Autenticacin, Iniciales y Fecha de elaboracin.

a) Cmplase: Se escribir a dos lneas del ltimo prrafo del texto, comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo.

b) Nombre y Apellido del Originador: Se escribir a cuatro (4) lneas debajo del Cmplase. NO CLASIFICADO 63

NO CLASIFICADO

c) Anexos: Seguir la misma reglas sealadas para el resto de los documentos.

d) Distribucin: Partiendo del margen ya conocido de diez (10) espacios y tres (3) lneas debajo del lugar ocupado por los anexos se colocar la palabra DISTRIBUCIN, debajo de la cual y, de modo ordenado, se escribir la lista de las dependencias a las que sern remitidas las copias de la Directivas. e) Autenticacin: Las palabras Es copia autntica se colocarn a cuatro lneas debajo de la ltima lnea de distribucin, comenzando en el margen izquierdo y debajo de ella a cuatro (4) lneas se escribirn los nombres y apellidos de la persona autorizada para acreditar el contenido de la Directiva.

f)

Iniciales y Fecha de Elaboracin de la Directiva: Sobre el particular deben acogerse las mismas instrucciones del resto de los documentos.

NO CLASIFICADO 64

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE)

Lugar y fecha. DIRECTIVA Nro: ASUNTO: I.OBJETO Se indican en este espacio los objetivos generales y objetivos especficos que se desean lograr con la emisin de la Directiva. II. SITUACIN Se indican los motivos, rdenes o documentos que generan la Directiva, as como la situacin existente para la ejecucin de la misma. III. DISPOSICIONES A. DISPOSICIONES DE CARCTER GENERAL Se establecen todas las instrucciones que son de inters general o que afectan a ms de una dependencia, seccin o unidad. B. DISPOSICONES DE CARCTER PARTICULAR En esta se van enumerando todas aquellas dependencias que recibirn instrucciones especficas y se le indican las mismas. IV. VIGENCIA En este espacio se escribe a partir de que momento entra en vigencia la Directiva para efectos de planificacin y de ejecucin. .

Cmplase

Apellidos y nombres de la autoridad Grado y Cargo de la autoridad o Comandante

ANEXOS: (SI LOS HAY)

DISTRIBUCIN:

NO CLASIFICADO 65

NO CLASIFICADO Es este espacio se hace la numeracin de la distribucin del documento, asignndole nmero a cada una de las copias que sern recibidas por las diferentes dependencia relacionada con el documento. Ejemplo. Original Archivo Copia Nro. 1 DIROP Copia Nro. 2 PDINF Copia Nro. 3 SDINF

Es copia autntica,

NOMBRE Y APELLIDOS Grado Cargo del Jefe de la dependencia que genera el documento HSJV/ispl 12JUL03

NO CLASIFICADO 66

NO CLASIFICADO L. CIRCULAR. Es una comunicacin dirigida a varias oficinas, comandos o personas que en su totalidad o en parte pueden ser ejecutantes o consideradas destinatarios a ttulo informativo. Si la circular comprende rdenes o disposiciones, stas sern cumplidas por los ejecutantes en la parte que le corresponde.

Cuando se hace para ser distribuida por va postal constar de las siguientes partes: 1. Encabezamiento: Incluye el membrete, lugar y fecha de expedicin, data de la Independencia y Federacin, Nmero, Destinatario y Asunto. Su disposicin es semejante a la de la directiva: El membrete se colocar en la parte central y superior de la primera pgina a un (1) espacio de la clasificacin de seguridad. . El lugar y fecha de expedicin se escribir a tres (3) lneas debajo del membrete.

Nmero de identificacin de la circular. Se excluyen las expresiones DEL y REFERENCIA. Se cambia la palabra AL por DESTINATARIO ubicndola a dos (2) lneas debajo del nmero de la Circular. Se coloca la denominacin CIRCULAR en la parte central de la hoja a dos (2) lneas del Destinatario. y el asunto, a dos (2) lneas de la denominacin. 2. Cuerpo: Incluye la parte substancial del texto, dispuesto de manera semejante al indicado para el oficio. 3. Trmino: Est integrado por el lema Dios y Federacin, Nombres y Apellidos del Originador, Distribucin, Iniciales y Fecha de elaboracin del documento. El lema Dios y Federacin y los nombres del originador sern dispuestos en igual forma como se hace en el oficio. Para la distribucin se seguiran las reglas referentes a la Directiva, teniendo cuidado de colocar la palabra Distribucin a tres (3) lneas debajo de los nombres del originador. Las iniciales seguirn las normas establecidas en el Oficio. NO CLASIFICADO 67

NO CLASIFICADO Cuando la Circular se emite en forma de radiograma el contenido de la misma y su disposicin en el documento debern acogerse a las ya indicadas normas de elaboracin para esta comunicacin.

Nota: Las instrucciones para la elaboracin de la Circular estn contenidas en la Directiva DI-018068 del 10SEP68 (PUBLICACIONES Y RDENES DE COMANDO DE CONTENIDO

ADMINISTRATIVO).

NO CLASIFICADO 68

NO CLASIFICADO REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA (INDICAR COMPONENTE)

Lugar y fecha. xx Independencia yy Federacin Nro. ___________________

DESTINATARIO:

CIRCULAR

ASUNTO:

TEXTO:

Dios y Federacin

GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

DISTRIBUCIN:

INICIALES

NO CLASIFICADO 69

NO CLASIFICADO M. LA RESOLUCIN. Es un documento expedido por el Ministro del Poder Popular para la Defensa, para dar cumplimiento a las disposiciones del Presidente de la Repblica en materia de nombramientos, ascensos, publicaciones oficiales, y en general en todo cuanto est expresamente indicado en la ley. Consta igual que el Oficio de: 1. Encabezamiento: El cual comprende el membrete, lugar y fecha de publicacin, data de la independencia y federacin, nmero de la resolucin, precedida por la inicial del organismo que la elabora, y la palabra RESOLUCIN, en lugar de la denominacin. El membrete, lugar y fecha de expedicin, data de la Independencia y Federacin y el nmero se colocarn igual a como esta indicado para la circular. La palabra "RESOLUCIN" ocupara el mismo lugar destinado a la Circular para ubicar la denominacin. 2. Cuerpo: Donde se incluye la parte substancial del texto del documento, siguiendo normas de disposicin similares a las del Oficio. 3. Trmino: Las palabras Comunquese y Publquese se colocarn a cuatro lneas debajo de la ltima lnea de la firma original, comenzando a un centmetro del margen izquierdo, inmediatamente despus a dos espacios de la lnea anterior las palabras Por el Ejecutivo Nacional A continuacin a dos lneas debajo partiendo del centro de la hoja se coloca la firma de la autoridad competente, por ultimo las iniciales de igual manera a lo antes descrito.

NO CLASIFICADO 70

NO CLASIFICADO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA DESPACHO DEL MINISTRO

Lugar y fecha. xx Independencia yy Federacin Nro. MPPD___________

RESOLUCIN Por disposicin del Ciudadano Presidente de la Repblica, de conformidad con lo previsto en

Comunquese y Publquese Por el Ejecutivo Nacional

Grado, Nombre y Cargo

Iniciales.

NO CLASIFICADO 71

NO CLASIFICADO N. LA SOLICITUD O TRAMITACIN POR RGANO REGULAR. Es la comunicacin mediante la cual se gestiona un permiso, licencia, transferencia, etc. La solicitud debe ser dirigida a la consideracin del superior inmediato del solicitante, para que este resuelva sobre el particular, si est facultado para ello, o la tramite ante la superioridad respectiva, siguiendo el correspondiente rgano regular, en cuyo caso las autoridades intermediarias competentes emitirn su respectiva opinin (favorable o desfavorable) hasta llegar al comando autorizado para aprobarla o rechazarla. El encabezamiento consta de los mismos componentes del memorndum, como primer punto del cuerpo se colocarn las razones de la solicitud y al trmino la firma del solicitante; como segundo punto las opiniones y firmas de los comandos por los cuales pasa la solicitud de conformidad con lo establecido en el artculo 130 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Fuerzas Armadas Nacional Bolivariana que establece: Los miembros de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, podrn dirigir solicitudes a todas las instancias militares superiores hasta el Presidente o Presidenta de la Repblica Bolivariana de Venezuela y Comandante en Jefe de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, en trminos respetuosos y por el rgano regular". Como tercer punto se colocar la decisin de la autoridad competente, seguidamente a tres lneas de la decisin se colocar la firma de la autoridad a quien corresponda decidir. En el cuarto punto se colocar un control de tramitacin donde se indique la fecha de recibo, la fecha de tramitacin y la fecha de devolucin siguiendo la misma secuencia de los firmantes en el punto dos (02). Y para cerrar el formato se colocar un espacio para observaciones si las hubiere. Si la tramitacin va a salir de la organizacin a la que pertenece el solicitante deber llevar una fotografa tamao carnet en la parte superior izquierda de la hoja.

NO CLASIFICADO 72

NO CLASIFICADO REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPUAR PARA LA DEFENSA

MOD:.MD-DG-01-92-04

TRAMITACIN POR RGANO REGULAR

Lugar, CARACAS Fecha, 23/05/2003 DEL AL ASUNTO REFERENCIA : : : :

1.Tengo el honor de dirigirme a usted, a travs de su digno rgano regular, con el objeto de tramitar ante la superioridad respectiva la presente solicitud para: . .

Firma del solicitante 2.De conformidad con el Artculo 130 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana se da curso legal a la presente solicitud N Grado, Nombres y Apellidos Cargo Opinin Firma

3.DECISIN: .

NOMBRES Y APELLIDOS NO CLASIFICADO 73

NO CLASIFICADO GRADO
CARGO DE LA AUTORIDAD

4.Control de Tramitacin:
N Fecha de Recibo Fecha de Tramitacin Fecha de Devolucin

5.Observaciones: .

INSTRUCCIONES PARA SU USO 1.Se colocar el motivo del permiso que desea tramitar 2.Se colocar el respectivo rgano regular en forma ascendente y emitir su opinin: Favorable (F) Desfavorable (D) 3.Decisin de la Autoridad mxima que autoriza el permiso 4.Datos de la autoridad mxima 5.Se colocar el grupo-fecha-hora en que cada autoridad recibe, tramite y devuelve el permiso 6.Se registrarn las observaciones si las hubiese, de cualquiera de las autoridades 7.Solo se har en Original 8.Cuando la tramitacin salga de la organizacin a la que pertenece el solicitante se le colocar una fotografa tamao carnet en la parte superior izquierda de la hoja

NO CLASIFICADO 74