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15/08/2006
Temas de la Conferencia
Particularidades de la Propiedad Horizontal Analizar la informacin a suministrar por la contabilidad de la propiedad horizontal. Describir los documentos de informacin contable necesarios en la PH Comentar los aspectos que afectan a la contabilidad de la PH Comentar los aspectos de las Normas Tributarias que afectan la PH.
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No es propiedad de agentes interesados en su rentabilidad La comprobacin peri dica del grado de cumplimiento de los objetivos operacionales Una adecuada separacin de partidas contables relacionadas con unas y otras actividades 3
Dada la ausencia de nimo de lucro y la naturaleza de sus actividades, el excedente no es un buen indicador de los logros de la entidad
Los informes contables deberan incidir en la posicin financiera de la entidad ms que en su resultado econmico.
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Marco conceptual
Reglamenta la profesin de Contador Pblico.
Ley 43 de 1990
Constituye la regulacin integral de los principios de contabilidad generalmente aceptados de acuerdo con la anterior ley
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Principio de Prudencia
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Principio de No compensacin
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Las operaciones econmicas se registran cuando surgen los derechos y obligaciones que de ellas se derivan. Ejemplo: El registro mensual de las cuotas de administracin se realiza cuando han sido aprobadas por la asamblea y no antes de este hecho.
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sus equipos en 5 aos, tendr que hacerlo as en los ejercicios siguientes. Lo que no podra hacer es unas veces depreciar a 5 aos y otras en 3 aos
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Mientras los beneficios se registran solo cuando son firmes, las prdidas cuando son previsibles y se puden cuantificar. Ejemplo: La copropiedad tiene un computador
registrado en tres millones y el valor de mercado es dos millones, deber registrar la prdida. Pero si en mercado vale cuatro, solo registrar este beneficio cuando lo venda.
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Los bienes y derechos se registran por su precio de adquisicin o su costo de produccin. Ejemplo: Si la copropiedad adquiere un
sistema de alarma por diez millones, el registro ser por este valor, as en el mercado pueda valer el doble de la cifra pagada.
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registra en dicho mes y ao, as no se haya realizado el pago o que el proveedor no haya entregado la factura.
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entidad bancaria una cuenta corriente y su vez cuenta con un prestamo, La cuenta aparecer dentro del activo y el prestamo ser un pasivo.
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Normas Bsicas
Normas Tcnicas
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Soportes Contables
Comprobantes de Contabilidad
Libros Contables
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DR 2649/93 Art.123
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Numero Fecha Origen Descripcin Cuanta de la Operacin Cuentas afectadas DR 2649/93 Art.124
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Libros
Diario
Mayor y Balances
Inventario y Balances
Auxiliares
Auxiliar de Presupuesto
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Asamblea General
Consejo de Administracin
Comit de Convivencia
REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL Libros Propsito Especial Nombre del titular del bien y del residente. Nmero de la unidad privada. Coeficiente de copropiedad. Direccin y telfono donde labora el propietario o de un familiar. Firma del titular. Nmero de matrcula Inmobiliaria y de la ficha catastral. Nmero de la escritura pblica y notara. Metraje de la unidad privada. Naturaleza del bien (bien privado, 28 comn de uso exclusivo.)
Registro de Propietarios
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Libro de Correspondencia
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En la correspondencia, facturas, recibos y dems documentos de toda entidad de cualquier naturaleza que reciba pagos en razn de su objeto, actividad o profesin deber:
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SANCIONES POR NO REGISTRAR LIBROS El estatuto tributario en su artculo 654 literal b) establece como hecho irregular
en la contabilidad el hecho de que no se tengan registrados los libros principales de contabilidad, habiendo
lugar a ello. Esta situacin origina sancin por libros de contabilidad, contemplada en el artculo 655 del E.T.
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No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin a llevarlos. No tener registrados los libros principales de contabilidad No exhibirlos cuando las autoridades tributarias lo exigen. Llevar los libros de forma inadecuada Atraso mayor de cuatro meses. 15/08/2006
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CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS Los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de diez (10) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse antes de (10) aos.
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Ejecucin presupuestal Presupuesto detallado de ingresos y egresos del nuevo ejercicio anual. 15/08/2006
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EL INVENTARIO
Descripcin del elemento. Fecha de adquisicin Valor contable. Depreciaciones Cualquier otra circunstancia tales como gravmenes, o afectaciones.
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Responsabilidad de los Estados Financieros La preparacin de los Estados financieros son responsabilidad del administrador de la copropiedad (Art. 19 D.R 2649/93)
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Balance General Estado de Resultados Cambios en la Situacin Financiera Cambios en el Patrimonio Flujo de Efectivo
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La certificacin consiste en declarar que se han verificado las afirmaciones contenidas en ellos y que se han tomado fielmente de los libros
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Son Estados Financieros dictaminados aquellos previamente certificados que se acompaan de la opinin del Revisor
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Las notas a los estados financieros se utilizan para presentar a los usuarios de la informacin las prcticas contables y revelar los hechos significativos que las cifras por s solas no dan a conocer .
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Sustraccin con violencia Responsabilidad civil Extracontractual Responsabilidad civil para Hurto Vehculos en garajes y parqueaderos
108.726.001 250.000.000
726.487 414.050
50.000.000 408.726.001
Gastos de Expedicin
Iva
TOTAL POLIZA DE LA AGRUPACION ...............................................$ 20.607.522.992
41.208.137
Adicionalmente la agrupacin adquirio un anexo que incluye asistencia domiciliaria para las reas privadas y para las reas comunes cancelando una prima de $ 1.919.414.
El saldo en Gastos Pagados por anticipado se discrimina as: Total prima ........................................................................................$ 43.127.551 -28.751.713 14.375.838
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Amortizacin de mayo 01 a diciembre de 2004 ...............................$ Saldo de gastos pagados por anticipado a Dic. 31 de 2004 ....$
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No estn obligadas
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Al no estar excluida expresamente la PH , sta est obligada a aplicar el PUC para comerciantes.
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Bienes Desafectados
Surgen de la transferencia de la propiedad de los BIENES COMUNES NO ESENCIALES de los copropietarios a la persona jurdica de la PH Los bienes desafectados por pasar a ser propiedad de la persona jurdica DEBEN ACTIVARSE y como tal mostrarse en los estados financieros
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Bienes Comunes
Ver Ejemplo de Nota sobre Bienes Comunes
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Fondo de Imprevistos
El fondo se conforma El carcter de obligatorio har que se tenga en con un porcentaje no cuenta y diferencie inferior al 1% del CONTABLEMENTE Y presupuesto anual de PRESUPUESTALMENTE gastos comunes para el valor de la cuota de atender expensas administracin en la parte imprevistas y que se destinada a sufragar salen de los gastos expensas y el fondo de normales imprevistos
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NORMAS TRIBUTARIAS Los edificios , conjuntos y unidades inmobiliarias cerradas sometidas al rgimen de propiedad horizontal tienen una NORMATIVIDAD ESPECIAL EN EL CAMPO TRIBUTARIO, que se analizarn dentro de los siguientes rubros:
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NORMAS TRIBUTARIAS
El Registro Unico Tributario (RUT). El Nmero de Identificacin Tributario (NIT). Impuesto de Renta. Retencin en la Fuente. Facturacin. Impuesto al Valor Agregado (IVA). Impuesto Predial. Impuesto de Industria y Comercio. Impuesto de Timbre. Impuesto a los Movimientos Financieros o 4Xmil
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NORMAS TRIBUTARIAS Registro que lleva la DIAN de los contribuyentes con su informacin general (Nombres,identificacin etc)
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NORMAS TRIBUTARIAS
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NORMAS TRIBUTARIAS
Artculo 33 de la ley 675 de 2001 estableci la CALIDAD DE NO CONTRIBUYENTE DE IMPUESTOS NACIONALES, as como del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en relacin con las actividades propias de su objeto social , de conformidad con lo establecido en el artculo 195 de decreto 1333 de 1986.
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RETENCION EN LA FUENTE
La retencin en la fuente es un mecanismo mediante el cual el gobierno recauda en forma anticipada el Impuesto sobre la renta. Para la copropiedad la retencin en la fuente es una obligacin de naturaleza pasiva, pues debe trasladar los dineros retenidos por ste concepto al Estado. El periodo fiscal de las declaraciones de retencin es mensual.
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Sanciones por extemporaneidad, ms los intereses de mora. La no cancelacin de los valores retenidos da lugar a responsabilidad penal por apropiacin indebida de fondos pblicos.
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OBLIGACIONES COMO AGENTE RETENEDOR Retener. Consignar el valor retenido. Expedir certificados. Presentar la declaracin mensual as no haya hecho retenciones Presentar medios magnticos
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Respondern, solidariamente con el contribuyente, por la suma que ha debido ser retenida. Pagarn los correspondientes intereses moratorios.
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El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las sumas retenidas por concepto de retencin en la fuente dentro de los (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno Nacional incurrir en prisin de tres (3) a seis (6) aos y multa equivalente al doble de lo no consignado sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
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Administrador
Registrado en la Alcalda Municipal o en la Distrital del lugar de ubicacin del edificio o conjunto.
Revisor Fiscal
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OBLIGACION DE FACTURAR
Facturar es una obligacin formal en materia tributaria y consiste en expedir un documento denominado factura o un documento equivalente por cada una de las transacciones que se realicen ya sea por prestacin de servicios o venta. Su expedicin se concreta con la entrega del original de la factura con el lleno de los requisitos legales a quien se vende o presta el servicio. La Propiedad Horizontal, por no estar exceptuadas del deber de facturar debern hacerlo por los servicios que presten, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 57 y 58 del Decreto 2117 de 1997.
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NO..se requiere
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Aprobados
VIGILANCIA
ASEO
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A-Administracin
I-Imprevistos
U- Utilidad
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Costos y gastos directos imputables al contrato discriminados y comprobables (Mano de Obra, suministros e insumos, seguros Obligatorios)
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IMPUESTO PREDIAL
Hacen parte de la unidad privada
Zonas Comunes
El impuesto que paga cada unidad privada incorpora el impuesto de los bienes comunes
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Rendicin de cuentas
En el numeral 4 del Artculo 51 y dentro del texto del Artculo 50 se establece claramente que el administrador como representante legal de la copropiedad debe presentar un informe de su gestin y
Por la naturaleza de la contratacin del administrador adquiere el compromiso y obligacin de rendir cuentas formalmente ante la Asamblea de propietarios. Por analoga de las normas el administrador tiene las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los representantes legales incorporadas en la Ley 222/95
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Contabilidad y Presupuestos
En los artculos 38 y 51 de la Ley 675 de 2001 se establece que la Asamblea debe estudiar y aprobar el presupuesto anual, preparado por el administrador. La elaboracin del presupuesto debe guardar consistencia con la contabilidad, ya que es necesario preparar el informe de ejecucin presupuestal. Debe tenerse en cuenta que en algunas copropiedades es conveniente preparar adicionalmente un presupuesto de inversin.
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Bibliografa
Gua Contable para la Propiedad Horizontal
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