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Conferencia La Contabilidad en la Propiedad Horizontal

15/08/2006

Bogot, Agosto de 2006

Temas de la Conferencia
Particularidades de la Propiedad Horizontal Analizar la informacin a suministrar por la contabilidad de la propiedad horizontal. Describir los documentos de informacin contable necesarios en la PH Comentar los aspectos que afectan a la contabilidad de la PH Comentar los aspectos de las Normas Tributarias que afectan la PH.
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Particularidades de la Propiedad Horizontal que afectan su contabilidad y la diferencian de la empresa de negocios


Patrimonio denominado Fondo Social
Misin bsica consiste en la conversin de recursos en servicios sociales Junto con las actividades de inters general, tambin suelen realizarse actividades mercantiles
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No es propiedad de agentes interesados en su rentabilidad La comprobacin peri dica del grado de cumplimiento de los objetivos operacionales Una adecuada separacin de partidas contables relacionadas con unas y otras actividades 3

Particularidades de la Propiedad Horizontal que afectan su contabilidad

Dada la ausencia de nimo de lucro y la naturaleza de sus actividades, el excedente no es un buen indicador de los logros de la entidad

Los informes contables deberan incidir en la posicin financiera de la entidad ms que en su resultado econmico.

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Naturaleza y Caracteristicas de la Propiedad Horizontal


De acuerdo con la ley la persona jurdica originada en la constitucin de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin nimo de lucro, conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. La propiedad horizontal fue considerada de carcter civil debido a que en su objeto social no se contemplan actos mercantiles. Sin embargo la ley 222/95 por la cual se modifica el Libro II del cdigo de comercio estableci que las sociedades civiles estarn sujetas, para todos los efectos, a la legislacin mercantil.
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Marco conceptual
Reglamenta la profesin de Contador Pblico.

Ley 145 de 1960


Actualiza la ley anterior y fija los derechos y obligaciones de los contadores, requisitos, inscripcin, entre otros.

Ley 43 de 1990

Decreto 2649 de 1993

Constituye la regulacin integral de los principios de contabilidad generalmente aceptados de acuerdo con la anterior ley
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Obligacin de llevar contabilidad en la Propiedad Horizontal


Ley 190/95 Art. 45 Est. Tributario Art. 364
Todas las personas jurdicas y las naturales que cumplan los requisitos debern llevar contabilidad de acuerdo con los PCGA. Las entidades sin nimo de lucro debern llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el gobierno. A partir de Enero 1/87 las entidades sin nimo de lucro debern llevar libros de contabilidad registrados. El administrador de la copropiedad debe llevar bajo su responsabilidad la contabilidad.
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D.R. 2500/86 Ley 675/01 Art. 51


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Ambito de aplicacin de los PCGA


Todas las personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad y para quienes sin estar obligados pretendan hacerla valer como medio de prueba, deben aplicar los PCGA.
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D.R. 2649/93 Art. 2

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Objetivo de la contabilidad como sistema de informacin


Reportar la situacin financiera real de la copropiedad. Cuanto tiene (recursos y drechos )y cuanto debe. El informe es el Balance General. Reportar el excedente o dficit de un perodo. El informe es el Estado de Resultados. Reportar como obtiene sus recursos y la destinacin de los mismos. El informe es el Estado de Cambios en el Flujo de 15/08/2006 9 Efectivo.

Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (1)


Principio de Registro Principio de Uniformidad

Principio de Prudencia

Principio de Precio de adquisicin

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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (3)


Principio de Causacin Principio de Empresa en funcionamiento

Principio de No compensacin

Principio de Correlacin de ingresos y gastos

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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (3)


Principio de Registro

Las operaciones econmicas se registran cuando surgen los derechos y obligaciones que de ellas se derivan. Ejemplo: El registro mensual de las cuotas de administracin se realiza cuando han sido aprobadas por la asamblea y no antes de este hecho.
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (4)


Principio de Uniformidad Adoptado un criterio contable se mantendr en los ejercicios sucesivos.

Ejemplo: Si la copropiedad decide depreciar

sus equipos en 5 aos, tendr que hacerlo as en los ejercicios siguientes. Lo que no podra hacer es unas veces depreciar a 5 aos y otras en 3 aos
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (5)


Principio de Prudencia

Mientras los beneficios se registran solo cuando son firmes, las prdidas cuando son previsibles y se puden cuantificar. Ejemplo: La copropiedad tiene un computador
registrado en tres millones y el valor de mercado es dos millones, deber registrar la prdida. Pero si en mercado vale cuatro, solo registrar este beneficio cuando lo venda.
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (6)


Principio de Precio de adquisicin

Los bienes y derechos se registran por su precio de adquisicin o su costo de produccin. Ejemplo: Si la copropiedad adquiere un
sistema de alarma por diez millones, el registro ser por este valor, as en el mercado pueda valer el doble de la cifra pagada.
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (7)


Principio de Causacin Los ingresos y gastos se contabilizan en el momento en que tiene lugar la operacin comercial que los origina, independientemente del ingreso o cobro.

Ejemplo: La vigilancia de junio de 2006 se

registra en dicho mes y ao, as no se haya realizado el pago o que el proveedor no haya entregado la factura.
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (8)


Principio de Empresa en funcionamiento Cuando se elaboran los estados financieros se presume que la copropiedad va a seguir en funcionamiento por lo que al valorar sus bienes no se utiliza el valor de liquidacin.

Ejemplo: Unicamente en caso de extincin de


la propiedad horizontal se tomara el valor de liquidacin de los bienes.

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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (9)


Principio de No compensacin Las cuentas de activo y pasivo ni las de ingresos y egresos se compensan entre si, sino que cada una de ellas se presenta con la acumulacin de sus operaciones y saldos.

Ejemplo: Si una copropiedad tiene en una

entidad bancaria una cuenta corriente y su vez cuenta con un prestamo, La cuenta aparecer dentro del activo y el prestamo ser un pasivo.
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Principios de contabilidad en la propiedad horizontal (10)


Principio de Correlacin de ingresos y gastos El resultado de un ejercicio se establece tomando la diferencia entre los ingresos y los gastos correspondientes al mismo perodo. tomado de julio a junio del siguiente ao, dentro del estado de resultados para el ao corriente, solo se tienen en cuenta las primas de los meses de julio a diciembre.
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Ejemplo: Si una copropiedad tiene un seguro

Normas que se deben observar en la contabilidad


Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que sta goce de las cualidades (Comprensible, til,). Constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclo contable y la revelacin de la informacin.
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Normas Bsicas

Normas Tcnicas

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Soportes Contables

Comprobantes de Contabilidad

Libros Contables

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Interno Soportes Contables Origen Externo Fechados Autorizados Archivados

DR 2649/93 Art.123
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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Comprobantes Comprobantes De Contabilidad De Contabilidad

Numero Fecha Origen Descripcin Cuanta de la Operacin Cuentas afectadas DR 2649/93 Art.124

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Contabilidad

Libros

Actas De propsito Especial

DR 2649/93 DR 2649/93 Requerimientos de la Ley PH. Requerimientos de la Ley PH.


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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Libros de Contabilidad

Diario

Mayor y Balances

Inventario y Balances

Auxiliares

Asientos Contables 15/08/2006

Resumen por Cuenta

Inventario Y Balance General

Descripcin De las 25 Transacciones

REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Libros de Contabilidad

Auxiliar de Presupuesto

Articulo 38 y 51 Ley 675 de 2001

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Presupuesto De Ingresos y egresos

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Libros de Actas

Asamblea General

Consejo de Administracin

Comit de Convivencia

Decisiones Firma del Presidente y Secretario


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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL Libros Propsito Especial Nombre del titular del bien y del residente. Nmero de la unidad privada. Coeficiente de copropiedad. Direccin y telfono donde labora el propietario o de un familiar. Firma del titular. Nmero de matrcula Inmobiliaria y de la ficha catastral. Nmero de la escritura pblica y notara. Metraje de la unidad privada. Naturaleza del bien (bien privado, 28 comn de uso exclusivo.)

Registro de Propietarios

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Libros Propsito Especial

Libro de Correspondencia

Registro de la correspondencia enviada y recibida. Fecha de Recibida Fecha de Respuesta

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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Correspondencia La Correspondencia ES PARTE INTEGRAL DE LA CONTABILIDAD (Cdigo de Comercio Art.53). Es funcin del administrador atender la correspondencia para el cual debe conservarse la correspondencia enviada y recibida con la indicacin de la fecha y sentido de respuesta
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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Requisitos Correspondencia Imprimirse o indicarse, junto con el nombre de la entidad el correspondiente al Nmero de Identificacin Tributaria Estatuto Tributario Art. 619
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En la correspondencia, facturas, recibos y dems documentos de toda entidad de cualquier naturaleza que reciba pagos en razn de su objeto, actividad o profesin deber:
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REGISTROS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Artculo 126 DR 2649/93 Para que los libros sirvan de prueba deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento Entidades sin nimo de lucro con excepcin de las entidades de derecho pblico Juntas de accin Comunal
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Artculo 2 D.R. 2500 de 1986

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REGISTROS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL


Administracin De Impuestos Libro Diario Libro Mayor y Balances Libro de Inventario y Balances

Cmara de Comercio Libro de Actas

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SANCIONES POR NO REGISTRAR LIBROS El estatuto tributario en su artculo 654 literal b) establece como hecho irregular

en la contabilidad el hecho de que no se tengan registrados los libros principales de contabilidad, habiendo
lugar a ello. Esta situacin origina sancin por libros de contabilidad, contemplada en el artculo 655 del E.T.
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SANCIONES POR IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDAD


Hechos irregulares que dan lugar a Sancin por libros de contabilidad

No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin a llevarlos. No tener registrados los libros principales de contabilidad No exhibirlos cuando las autoridades tributarias lo exigen. Llevar los libros de forma inadecuada Atraso mayor de cuatro meses. 15/08/2006

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CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS Los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de diez (10) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse antes de (10) aos.
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PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE LIBROS


El art.135 del D.R. 2649/93 establece que el ente econmico debe denunciar ante las autoridades competentes la prdida, extravo o destruccin de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere del caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los dems documentos que se consideren pertinentes.

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PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE LIBROS


Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposicin.

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Documentos que forman las cuentas anuales de la PH


Decreto 2649 de 1993 Balance General Estado de Resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros Informe de Gestin

Ley 675 de 2001

Ejecucin presupuestal Presupuesto detallado de ingresos y egresos del nuevo ejercicio anual. 15/08/2006

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EL INVENTARIO
Descripcin del elemento. Fecha de adquisicin Valor contable. Depreciaciones Cualquier otra circunstancia tales como gravmenes, o afectaciones.

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Responsabilidad de los Estados Financieros La preparacin de los Estados financieros son responsabilidad del administrador de la copropiedad (Art. 19 D.R 2649/93)

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Clases de Estados Financieros Propsito General y Bsicos


Estados financieros bsicos Estados Financieros Consolidados Estados de Propsito Especial Estados Financieros Comparativos Estados Certificados y Dictaminados
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Balance General Estado de Resultados Cambios en la Situacin Financiera Cambios en el Patrimonio Flujo de Efectivo

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Estados Financieros de Propsito Especial


Se preparan para satisfacer necesidades especificas de algunos usuarios de la informacin contable Estado de Resultado presupuestal

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Estados Financieros Comparativos


Estados que presentan las Los Estados de Propsito General deben cifras presentarse en forma correspondientes comparativa a ms de una fecha

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Estados Financieros Certificados


Firmados por el Administrador y el Contador Pblico bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado

Debern ir certificados aquellos que se pongan a disposicin de los propietarios o de terceros

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Estados Financieros Certificados


Certifican los Estados Financieros

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La certificacin consiste en declarar que se han verificado las afirmaciones contenidas en ellos y que se han tomado fielmente de los libros

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Estados Financieros Dictaminados


Acompaados por la opinin del Revisor Fiscal

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Son Estados Financieros dictaminados aquellos previamente certificados que se acompaan de la opinin del Revisor

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Clases de Estados Financieros Propsito General y Bsicos

PRADOS ESTADOS FINANCIEROS

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Notas a los estados financieros

Las notas a los estados financieros se utilizan para presentar a los usuarios de la informacin las prcticas contables y revelar los hechos significativos que las cifras por s solas no dan a conocer .

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Notas a los estados financieros


NOTA 6. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO La agrupacin Prados del Country, adquiri la pliza No. 1020000021101 cuya vigencia va desde Mayo 01 del 2005 hasta Mayo 01 de 2006, la prima correspondiente fue de $ 41.208.137 la cual se encuentra totalmente pagada, los bienes y coberturas aseguradas son los siguientes : Valor asegurado Edificios ( Bienes comunes y privados ) Muebles y Enseres Maquinaria y Equipo Equipo Electrnico Indice Variable Total valor asegurado de los bienes ...............................................$ 17.887.982.640 20.574.700 355.143.560 98.841.819 1.836.254.272 20.198.796.991 Prima 29.872.931 34.360 593.090 165.066 1.533.272 32.198.719

Sustraccin con violencia Responsabilidad civil Extracontractual Responsabilidad civil para Hurto Vehculos en garajes y parqueaderos

108.726.001 250.000.000

726.487 414.050

50.000.000 408.726.001

2.180.000 3.320.537 5.000 5.683.881

Gastos de Expedicin

Iva
TOTAL POLIZA DE LA AGRUPACION ...............................................$ 20.607.522.992

41.208.137

Adicionalmente la agrupacin adquirio un anexo que incluye asistencia domiciliaria para las reas privadas y para las reas comunes cancelando una prima de $ 1.919.414.

El saldo en Gastos Pagados por anticipado se discrimina as: Total prima ........................................................................................$ 43.127.551 -28.751.713 14.375.838

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Amortizacin de mayo 01 a diciembre de 2004 ...............................$ Saldo de gastos pagados por anticipado a Dic. 31 de 2004 ....$

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PLAN UNICO DE CUENTAS


El plan nico de cuentas (PUC) es un instrumento diseado para unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana, cuyo fundamento legal se basa en la norma tcnica de clasificacin de los hechos econmicos, establecida en el artculo 53 del D.R. 2649/93, actual reglamento de la contabilidad en Colombia.
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PLAN UNICO DE CUENTAS


La adopcin de un plan nico de cuentas busca mejorar la calidad y comparabilidad de la informacin contable y generar beneficios para los usuarios de la informacin. En la actualidad existen (17) PLANES NICOS DE CUENTAS, sin embargo para la propiedad horizontal no se ha desarrollado un PUC a la medida, lo cual ha originado que en las copropiedades no se pueda comparar el desempeo de la misma de un ao a otro, debido a los cambios frecuentes del administrador, contador o revisor fiscal que al tener criterios diferentes hacen que las transacciones de igual naturaleza se registren en forma diferente.
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PLAN UNICO DE CUENTAS CAMPO DE APLICACION


Art.5 del D.R 2650/93
El PUC debe ser aplicado por las personas naturales o Jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad Sector financiero, asegurador, cooperativo y para quienes se hayan expedido planes de cuenta en virtud de la legislacin especial.

No estn obligadas

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Al no estar excluida expresamente la PH , sta est obligada a aplicar el PUC para comerciantes.

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PLAN UNICO DE CUENTAS ESTRUCTURA


Clase: 5. Gastos Grupo: 51.Operacionales de Admon Cuenta: 5145.Mantenimiento y reparaciones Subcuenta: 514510. Construcciones y edificaciones

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PLAN UNICO DE CUENTAS NORMAS DE APLICACION


El plan nico de cuentas debe aplicarse con sujecin a las siguientes normas: El catlogo de cuentas y su estructura, sern de aplicacin obligatoria y en la contabilidad no podrn utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en l.

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Bienes Comunes Uso General


No deben ser registrados como activos de la copropiedad por no ser propiedad de la persona jurdica Necesario realizar cierto tipo de registro que permita su identificacin,control debido a: El objeto social de la PH es la administracin de los bienes comunes y como tal se debe tener control sobre ellos
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Bienes Comunes Uso General


No deben ser registrados como activos de la copropiedad por no ser propiedad de la persona jurdica Los administradores son responsables por los daos que se presenten sobre esos bienes por su negligencia y dolo

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Bienes Desafectados
Surgen de la transferencia de la propiedad de los BIENES COMUNES NO ESENCIALES de los copropietarios a la persona jurdica de la PH Los bienes desafectados por pasar a ser propiedad de la persona jurdica DEBEN ACTIVARSE y como tal mostrarse en los estados financieros

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Bienes Comunes
Ver Ejemplo de Nota sobre Bienes Comunes

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Fondo de Imprevistos
El fondo se conforma El carcter de obligatorio har que se tenga en con un porcentaje no cuenta y diferencie inferior al 1% del CONTABLEMENTE Y presupuesto anual de PRESUPUESTALMENTE gastos comunes para el valor de la cuota de atender expensas administracin en la parte imprevistas y que se destinada a sufragar salen de los gastos expensas y el fondo de normales imprevistos
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NORMAS TRIBUTARIAS Los edificios , conjuntos y unidades inmobiliarias cerradas sometidas al rgimen de propiedad horizontal tienen una NORMATIVIDAD ESPECIAL EN EL CAMPO TRIBUTARIO, que se analizarn dentro de los siguientes rubros:

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NORMAS TRIBUTARIAS
El Registro Unico Tributario (RUT). El Nmero de Identificacin Tributario (NIT). Impuesto de Renta. Retencin en la Fuente. Facturacin. Impuesto al Valor Agregado (IVA). Impuesto Predial. Impuesto de Industria y Comercio. Impuesto de Timbre. Impuesto a los Movimientos Financieros o 4Xmil
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NORMAS TRIBUTARIAS Registro que lleva la DIAN de los contribuyentes con su informacin general (Nombres,identificacin etc)

Registro nico Tributario (RUT)

Numero de Identificacin Tributaria

Nmero asignado por la DIAN para efectos tributarios

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NORMAS TRIBUTARIAS

Artculo 33 de la ley 675 de 2001


La persona jurdica que se origina por constitucin de la horizontal no es contribuyente del impuesto de renta, por tal razn, NO SE LE PODR HACER RETENCIN EN LA FUENTE a ttulo de impuesto de renta.

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NORMAS TRIBUTARIAS

Artculo 33 de la ley 675 de 2001 estableci la CALIDAD DE NO CONTRIBUYENTE DE IMPUESTOS NACIONALES, as como del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en relacin con las actividades propias de su objeto social , de conformidad con lo establecido en el artculo 195 de decreto 1333 de 1986.

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DECLARACIN ANUAL DE INGRESOS Y PATRIMONIO


En concordancia con el D.R. 2300 DE 1996 no deben presentar declaracin de Ingresos y Patrimonio las Juntas de Copropietarios, Administradoras de Edificios organizados en Propiedad Horizontal o de Copropietarios de Conjuntos Residenciales.

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RETENCION EN LA FUENTE
La retencin en la fuente es un mecanismo mediante el cual el gobierno recauda en forma anticipada el Impuesto sobre la renta. Para la copropiedad la retencin en la fuente es una obligacin de naturaleza pasiva, pues debe trasladar los dineros retenidos por ste concepto al Estado. El periodo fiscal de las declaraciones de retencin es mensual.

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SANCIONES RETENCION EN LA FUENTE

Sanciones por extemporaneidad, ms los intereses de mora. La no cancelacin de los valores retenidos da lugar a responsabilidad penal por apropiacin indebida de fondos pblicos.

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OBLIGACIONES COMO AGENTE RETENEDOR Retener. Consignar el valor retenido. Expedir certificados. Presentar la declaracin mensual as no haya hecho retenciones Presentar medios magnticos

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RETENCION EN LA FUENTE SOBRE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL ADMINISTRADOR


Se entiende por servicios para efectos de retencin en la fuente ordenada por el Decreto 2026 de 1983, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona jurdica o por una persona natural sin relacin laboral con quien contrata la ejecucin y que se concreta en una obligacin de hacer en la cual NO PREDOMINA EL FACTOR INTELECTUAL y genera una contraprestacin en dinero o en especie. En este orden de ideas, los trabajos simples en los cuales el factor intelectual no tiene relevancia, tales como latonera, pintura, etc quedan comprendidos dentro de la nocin de servicios .
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SANCION A LAS ENTIDADES NO CONTRIBUYENTES POR NO EFECTUAR RETENCION


Las entidades sin nimo de lucro que no efecten retencin en la fuente estando obligadas a hacerlo, o lo hagan en cuanta inferior a la exigida, incurrirn en las siguientes sanciones:

Respondern, solidariamente con el contribuyente, por la suma que ha debido ser retenida. Pagarn los correspondientes intereses moratorios.
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SANCION A LOS ADMINISTRADORES POR NO EFECTUAR RETENCION


Ley 788 de 2002, consagr una sancin tributaria para los administradores y/o representantes legales que deban cumplir los deberes formales tributarios y que hayan ordenado y/o aprobado conductas irregulares en la contabilidad. La sancin consiste en una multa equivalente al veinte (20%) de la sancin impuesta al contribuyente, sin exceder de la suma de doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, la cual no podr ser sufragada por su representada.
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SANCION A LOS ADMINISTRADORES POR NO EFECTUAR RETENCION


Ley 599 del 24 de Julio de 2000 por la cual se expide el cdigo penal segn artculo 402 expresa:

El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las sumas retenidas por concepto de retencin en la fuente dentro de los (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno Nacional incurrir en prisin de tres (3) a seis (6) aos y multa equivalente al doble de lo no consignado sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
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FIRMAS EN LAS DECLARACIONES

Administrador

Registrado en la Alcalda Municipal o en la Distrital del lugar de ubicacin del edificio o conjunto.

Revisor Fiscal

Donde exista la obligacin

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OBLIGACION DE FACTURAR
Facturar es una obligacin formal en materia tributaria y consiste en expedir un documento denominado factura o un documento equivalente por cada una de las transacciones que se realicen ya sea por prestacin de servicios o venta. Su expedicin se concreta con la entrega del original de la factura con el lleno de los requisitos legales a quien se vende o presta el servicio. La Propiedad Horizontal, por no estar exceptuadas del deber de facturar debern hacerlo por los servicios que presten, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 57 y 58 del Decreto 2117 de 1997.

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AUTORIZACION DE NUMERACION EN LAS FACTURAS

NO..se requiere

Porque el emisor es un no contribuyente

Resoluciones 3878 Y 5709 de 1996

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IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)


En la actualidad existe la siguiente normatividad respecto al IVA en las copropiedades: De acuerdo con el artculo 7 del Decreto 1372 de 1992, las cuotas de administracin que sufragan los propietarios de las unidades privadas de los edificios o conjuntos sometidos a la propiedad horizontal, al ser aportes de capital no estn sometidas al IVA. El servicio de administracin de propiedad horizontal que se contrate con una sociedad responsable del IVA causa el impuesto sobre el valor de los honorarios de quien presta el servicio. Las copropiedades pueden estar obligadas a presentar declaracin de ventas cuando realicen actos generadores de tal impuesto, tales como la venta de bienes gravados o la prestacin de servicios no excluidos del IVA. En tal caso, se presentar la declaracin indicando como actividad econmica la que gener el impuesto.
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IVA EN EL SERVICIO DE VIGILANCIA Y ASEO


TARIFA DEL 7% sobre el AIU

Aprobados

VIGILANCIA

Superintendencia de vigilancia privada Ministerio de proteccin y seguridad social


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ASEO

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IVA EN EL SERVICIO DE VIGILANCIA Y ASEO


AIU

Expresarse en cada contrato

A-Administracin

Valor total del contrato


Menos:

I-Imprevistos

U- Utilidad
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Costos y gastos directos imputables al contrato discriminados y comprobables (Mano de Obra, suministros e insumos, seguros Obligatorios)
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IMPUESTO PREDIAL
Hacen parte de la unidad privada

Zonas Comunes

El impuesto que paga cada unidad privada incorpora el impuesto de los bienes comunes

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IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO


El impuesto de industria y comercio es un tributo de carcter municipal, directo que grava a las personas naturales o jurdicas en desarrollo de se sus actividades industriales, comerciales y de servicios, cuyo producto se destina a atender los servicios. De acuerdo con el concepto No. 477 del 29 de mayo de 1996 emitido por la Secretara de Hacienda de Bogot, las juntas administradoras de propiedad horizontal no realizan actividades gravadas por el impuesto de industria y comercio, pues los aportes que reciben se destinan exclusivamente a gastos de mantenimiento o mejoras del edificio y por ello no corresponden a contraprestacin. La persona jurdica originada en la propiedad horizontal no es contribuyente de este impuesto y no se le puede practicar retencin por este concepto en virtud del artculo 33 de la Ley 675 de 2001.
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IMPUESTO A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS O CUATRO POR MIL


El impuesto a los movimientos financieros es un gravamen sobre los movimientos de los recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros. En los movimientos se incluyen transacciones tales como retiro en efectivo, cheque, cheque de gerencia, talonario, a travs de tarjeta dbito, cajero electrnico, puntos de pago o cualquier modalidad que implique la disposicin de recursos de cuentas de depsito, corriente o de ahorros, sin importar la denominacin. La persona jurdica de la propiedad horizontal no es contribuyente del gravamen del CUATRO por mil a los Movimientos financieros, en virtud del artculo 33 de la Ley 675 de 2001. Por tal razn no se le practicar retencin por este concepto, siempre y cuando las cuentas de ahorro y/o corrientes de la propiedad horizontal estn abiertas a nombre de la copropiedad. 15/08/2006

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Rendicin de cuentas
En el numeral 4 del Artculo 51 y dentro del texto del Artculo 50 se establece claramente que el administrador como representante legal de la copropiedad debe presentar un informe de su gestin y

los estados financieros.

Por la naturaleza de la contratacin del administrador adquiere el compromiso y obligacin de rendir cuentas formalmente ante la Asamblea de propietarios. Por analoga de las normas el administrador tiene las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los representantes legales incorporadas en la Ley 222/95
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Contabilidad y Presupuestos
En los artculos 38 y 51 de la Ley 675 de 2001 se establece que la Asamblea debe estudiar y aprobar el presupuesto anual, preparado por el administrador. La elaboracin del presupuesto debe guardar consistencia con la contabilidad, ya que es necesario preparar el informe de ejecucin presupuestal. Debe tenerse en cuenta que en algunas copropiedades es conveniente preparar adicionalmente un presupuesto de inversin.
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Bibliografa
Gua Contable para la Propiedad Horizontal

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Gracias por su atencin !


Por: Maria Sonia Barrientos Estrada
sonia_barrientos@yahoo.com Sonia_barrientos@oice.org
Bogot, D.C. Agosto del 2006
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