Mesa Seminario de Novicios - Capacitacin AIRAUP Agenda: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Qu son las agencias multidistritales? Qu es la AIRAUP y cul es su objetivo?

Funciones y Quienes la conforman Estructura Funciones, Herramientas, Objetivos de los comits Los Eventos de la Airaup Actividad final

Se planifica que los puntos: 1 y 2 - 10 minutos. 3 5 minutos. 4 y 5 30 minutos. 6 10 minutos 7 5 minutos

Qu son las agencias multidistritales? Rotary Internacional define en el manual de Rotaract a las Agencias Multidistritales de la siguiente manera: Las agencias informativas multidistritales de Rotaract podrn formarse con el fin de difundir informacin y facilitar la comunicacin entre los clubes Rotaract de los distritos pertinentes. Se deber obtener previamente. Qu es la AIRAUP y cul es su objetivo? La A.I.R.A.U.P. es la Agencia Informativa Argentina, Uruguayo y Paraguayo. La A.I.R.A.U.P. adems de cumplir con los objetivos que establece R.I. en la Declaracin de normas sobre los clubes Rotaract para las A.I.M., tendr los siguientes objetivos: a. Fomentar y afianzar la integracin entre los distritos participantes, facilitando el conocimiento y anlisis de los temas de inters e integracin regional. b. Planificar, organizar, dirigir y controlar el programa del Encuentro Rotaractiano Argentino, Uruguayo y Paraguayo Funcin y quienes la conforman

1. La AIRAUP integrada por los distritos 4790, 4800, 4810, 4820, 4830, 4840, 4850, 4860, 4870, 4880, 4890,
4900, 4910, 4920, 4930, 4960, 4970, 4980 de Rotary Internacional. De la siguiente manera:

2. Son integrantes de la A.I.R.A.U.P. los socios de los clubes Rotaract de los distritos participantes. 3. Son miembros de la A.I.R.A.U.P: a. Los R.D.R. de cada distrito participante, que hayan asistido por lo menos a dos de las ltimas tres asambleas, o que hayan enviado a un integrante de la A.I.R.A.U.P. de su distrito participante, autorizado con la correspondiente carta poder, a ejercer su calidad de miembro activo en dos de las ltimas tres asambleas. b. Los R.D.R. electos y Ex R.D.R. de cada distrito participante, habilitados por escrito por los R.D.R. de sus distritos participantes, que hayan asistido por lo menos a dos de las ltimas tres asambleas. Estructura

Presidente

Vicepresidente

Secretario

Tesorero

RRHH

RRPP

Internacionales

CTC

Representantes de los 18 distritos que conforman la AIRAUP

Es importante destacar que dentro de cada uno de los comits existen subcomits que trabajan sobre un rea especifica. En esta capacitacin no se mostrar la estructura de los subcomits solamente se contar cuales son las funciones. Funciones, Herramientas, Objetivos de los comits Presidente 1. Sern funciones del Presidente: a. Facilitar la comunicacin y difundir informacin entre los distritos participantes. b. Administrar las actividades de los distintos Comits. c. Presidir el E.R.A.U.P. d. Seleccionar al Vicepresidente y a su Secretario. e. Trabajar para que los clubes que conforman la Airaup crezcan en calidad y cantidad.

Vicepresidente El Vicepresidente ser designado por el Presidente. El mismo tiene como funcin dar soporte al presidente durante su gestin siendo una ayuda ms que importante. En caso que el presidente no pueda asistir a algn evento o tenga que dejar su cargo ser el vice-presidente quien deber cumplir esa funcin. Secretario El Secretario ser designado por el Presidente. El es encargado de cumplir con tareas administrativas de la agencia tales como: Recibir y enviar la correspondencia. Encargarse junto a presidencia de la asistencia para conocer quienes son los miembros habilitados para votar. Tomar actas durante las asambleas y distribuirlas al resto de los miembros para su aprobacin. Es el encargado de mantener archivada toda la informacin correspondiente a la AIRAUP. Emitir las tarjetas de votacin para los miembros. Se encarga de enviar las comunicaciones al resto de los miembros. Es el supervisor del distrito anfitrion de lo eventos en cuestiones de protocolo de la reunin como ser banderas, himnos, actos de apertura y clausura, armado de la mesa de asamblea, grabaciones de la reunin, etc. Tesorero El Tesorero ser designado por el Presidente y deber ser miembro activo. Son funciones del Tesorero: a. Recaudar y administrar las cuotas aporte de los distritos participantes. b. Presentar un estado de cuenta en cada asamblea y un balance en la ltima asamblea del perodo. c. Ser contralor de los fondos del E.R.A.U.P., presidiendo la comisin auditora que el Presidente designe para tal fin. d. Dentro existe un subcomit de Finanzas que se encarga de obtener fondos a travs del kiosco de la Agencia y a travs de sponsors. RRHH Este Comit bsicamente capacita a los recursos humanos de la organizacin. De esta manera cumple con su objetivo dentro de la Agencia en lo referente a facilitar bsicamente informacin a las personas acerca del programa Rotaract, y brindar herramientas que puedan ser utilizadas para alcanzar los objetivos del mismo. Su principal evento de capacitacin es el ERAUP donde el presidente del comit es el encargado de organizar toda la estructura necesaria para brindar capacitacin durante una semana a todos sus socios, coordinando instructores y coordinadores de mesa. Tambin da soporte en muchas oportunidades para la formacin de nuevos instructores en los distritos que componen la AIRAUP y explicando el fin de la agencia y que es lo que realiza dentro de las asambleas y conferencias de los distritos. Adems existe un rea de trabajo que recien se est formado donde se trabaja con los RRHH de la AIRAUP, principalmente facilitando las vas de acceso para el envo de informacin y el conocimientos de todos los que formamos de la AIRAUP. Herramientas ms importantes El ERAUP El seminario de instructores distritales El Cuadro de Mando (en construccin) La Newsletter de RRHH (La primera edicin sale en Septiembre)

 La herramienta de anlisis de las evaluaciones del ERAUP. (en etapa de pruebas hasta el ERAUP) Biblioteca Virtual (en construccin) El manual del instructor distrital (en construccin hasta Julio del 2006) Internacionales Este Comit genera los mbitos de conocimiento de las distintas culturas integrantes de la A.I.R.A.U.P. as como tambin fomenta la comprensin mundial a travs de la comunicacin con otras A.I.M. y con el resto del mundo. La concrecin de intercambios, tanto internos como externos, fomenta la paz entre los pueblos del mundo. El conocimiento de las culturas de nuestros pases nos lleva a acercarnos cada da ms. Se debe poner especial nfasis en este concepto y en consecuencia concretar un nmero de intercambios cada vez mayor en el futuro. Se debe fomentar an ms la asistencia de rotaractianos a encuentros de otros distritos de la Agencia, en especial aquellos que implican atravesar fronteras internacionales. Por otro lado, el Comit debe acercar la informacin a los clubes Rotaract en lo que refiere a los proyectos de servicio y de intercambio que pueden concretarse a travs de Rotary International y de La Fundacin Rotaria. La A.I.R.A.U.P. debe continuar estrechando comunicaciones con otras A.I.M., en particular con las de Amrica del Sur (OMIR, REM, etc.), participando en sus encuentros y generando espacios de planificacin conjunta. Tambin debemos estar representados en los encuentros internacionales. Incentivar la participacin y difundir las actividades propuestas por el comit, entre los Clubes y Distritos dentro y fuera de la Airaup. Fomentar la participacin de intercambios Informar y estimular la participacin en los diferentes encuentros rotaractianos a nivel internacional. Motivar y promover la puesta en marcha de Proyectos de Servicio Internacional.

Mantener comunicacin con los organizadores de dichos encuentros y fomentar la asistencia a estos por parte de los rotaractianos de la Airaup; Difundir los eventos/encuentros de la AIRAUP a las dems Agencias Informativas/Distritos/Clubes alrededor del mundo; Mantener actualizado un calendario de encuentros y difundirlos a travs de los medios que posee AIRAUP entre sus distritos miembros;
Herramientas ms importantes Banco de datos de personas que tengan intenciones de recibir intercambistas o participar de intercambios. Se enlace para la realizacin de intercambios externos o internos. Normas para intercambio de rotaractianos de amistad de la AIRAUP. Envo de informacin de eventos en todo el mundo.

Calendario de eventos de nuestra Agencia. www.airaup.org

Banco de proyectos donde se pueden ver proyectos internacionales.

Relaciones Pblicas

El Comit de Relaciones Pblicas es el principal promotor de la imagen institucional dentro y fuera de la organizacin, y es el eje principal de comunicaciones con las distintas partes de la familia rotaria y con la comunidad. Las relaciones pblicas deben constituirse en una herramienta poderosa para la A.I.R.A.U.P. Las herramientas de comunicacin electrnica , como grficas son fundamentales para la difusin de las actividades de la agencia los distritos y los clubes. Dar soporte a los clubes Rotaract para la realizacin de publicaciones efectivas en sus comunidades. Es el encargado de mantener las relaciones con el resto de la familia rotaria trabajando con Rotary e Interact en conjunto, promoviendo actividades que nos enriquezcan a todos y que acorten las brechas. Se promueve tambin la participacin de Rotarios e Interactanos a los eventos de la agencia. Establecer vnculo con las diversas Instituciones y Organismos de Servicio Voluntario para estrechar lazos, establecer redes de trabajo y aprender unos de otros. Promover tanto los eventos como los proyectos en los medios de comunicacin conocidos como Tele, Radio, Internet, etc. Herramientas ms importantes

Pgina web de la AIRAUP. www.airaup.org

Noticias Airaup. Manual de Asesores (en construccin) ENI (explicar)

Desarrollo y publicacin de la mailing list de airaup@gruposyahoo.com.ar

Carpeta institucional Video institucionales (en construccin) Base de medios de comunicacin (en contruccin) Revista de la AIRAUP.

Trabajo Conjunto El Comit Trabajo Conjunto tiene como principal cometido difundir la informacin de proyectos que los clubes Rotaract de los tres pases planifican y ejecutan. En particular se concentra en los proyectos de servicio. A partir de este objetivo central es que dentro de su estructura funcionan bsicamente una base de datos con proyectos, una red de informacin de donaciones, una serie de programas de incentivos para el desarrollo del servicio y un rea de ayuda rpida en casos de desastre. Asimismo el C.T.C. debe ser el principal promotor del concepto de servicio, tratando de promoverlo a todo nivel para alcanzar la excelencia mencionada. Se deben establecer parmetros acerca de qu es hacer servicio y qu no, para que los clubes Rotaract puedan tender a la realizacin de actividades que realmente nos diferencien de otras organizaciones. Trabajar en conjunto con el organizador del ERAUP para que la actividad de servicio del da mircoles sea lo ms provechosa posible para todos. Herramientas ms importantes 4x4 4x4 Propongo RIDE

 Banco de Proyectos Accin Ya!! RDRs Los R.D.R. son los responsables durante un perodo de mejorar las comunicaciones entre los clubes Rotaract, asistir a los clubes Rotaract en el cumplimiento de sus propias metas y a generar todo tipo de actividades que impliquen la participacin de la mayora de los clubes del distrito. La Agencia debe ser un medio que ayude a los R.D.R. a mejorar gestiones a travs de la informacin y las comunicaciones. Constituyen los principales protagonistas durante el perodo, junto con el Presidente y los Comits, de la administracin, la aprobacin de objetivos, polticas, planes de trabajo, etc., de la A.I.R.A.U.P. Sin embargo, perodo a perodo se constata que los que ya tuvieron esta responsabilidad, o los que la asumirn en el perodo siguiente, no se encuentran integrados al grupo de R.D.R. en ejercicio y a las actividades de la Agencia durante ese perodo. Los Eventos de la Airaup

Asamblea Es el rgano decisorio de la A.I.R.A.U.P. compuesta por los miembros activos de la misma. Se realizarn como mnimo 4 asambleas al ao y actualmente se estn realizando 6 asambleas al ao donde una se realiza durante el ERAUP.
Los distritos que la conforman pueden postularse para ser los anfitriones de la misma y luego se realizar una eleccin para poder organizarla. Los que participan de una asamblea podrn participar de la mesa escuchando y aprendiendo de los temas que se tomen, tambin en paralelo es posible que haya charlas de interes. Es fundamental aclarar que no se viaja a pasear a las asambleas sino a participar de las mismas. Se realizarn asambleas extraordinarias cuando el Presidente las considere necesarias. Las asambleas podrn tener la modalidad de abiertas o cerradas con respecto a los no miembros, requirindose la aprobacin de la mayora simple de los miembros activos para que las mismas sean cerradas. Al menos una asamblea en el perodo deber ser abierta. Tienen derecho a voto en las asambleas todos los miembros activos presentes. En caso de ausencia, el R.D.R. podr enviar a un integrante de la A.I.R.A.U.P. de su distrito participante, autorizado con la correspondiente carta poder, a ejercer su calidad de miembro activo en la asamblea. Las decisiones pueden ser: a. Eleccin del Presidente b. Sede del E.R.A.U.P. c. Monto de la cuota aporte anual

d. Eleccin de la sede de Asambleas

e. Eleccin de planes de accin de los comites. f. Eleccin de los presidentes de los comits.

g. Modificaciones a los reglamentos. Para dar una idea es parecido a la reunin de presidentes y secretarios donde los Presidentes de comits presentan el trabajo realizado y se delinean planes de accin para el futuro. E.R.A.U.P. El Encuentro Rotaractiano Argentino, Uruguayo, Paraguayo (E.R.A.U.P.), es el encuentro de mayor duracin que se realiza a nivel de Rotary Internacional.

Es una reunin multidistrital que se lleva a cabo anualmente en el mes de Enero desde 1978, en alguno de los tres pases mencionados. ste tiene una duracin de una semana y el promedio de asistencia en los ltimos aos es de cuatrocientos participantes. El E.R.A.U.P. es organizado por un distrito anfitrin elegido con un ao de anticipacin mediante la votacin de los 18 distritos, y se desarrolla segn la programacin delineada por la A.I.R.A.U.P. El objetivo principal del E.R.A.U.P. es capacitar a los jvenes rotaractianos para su desarrollo como dirigentes de los clubes y distritos, permitindoles destacarse como integrantes activos de sus respectivas comunidades. Como Rotaract es amistad en accin, los encuentros incluyen una actividad de servicio, destinada a la comunidad que los recibe. ste encuentro proporciona tambin un ambiente ideal para que los jvenes de los tres pases forjen lazos de amistad y compaerismo que perdurarn a travs del tiempo y, a travs de ellos, conozcan qu es lo que sucede ms all de los lmites de su comunidad.

Actividad final Caro armas una breve explicacin de la actividad?????? Actividad final