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ENCUENTROS DISTRITALES

ENCUENTROS DISTRITALES

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Published by: Ariel Ricardo Albarracín on Mar 30, 2012
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XXI ERAUP 99
Tema: Encuentros DistritalesInstructora: Carmin Fortes
 PROPÓSITO
Al comenzar a referirnos a los encuentros rotaractianos es necesario que dejemos en claro cual esel principal propósito de los mismos. Debemos tener en cuenta que, aunque podamos observar objetivossecundarios, como puede ser fomentar la camaradería entre los clubes, socios o distritos, el propósitofundamental es la FORMACIÓN.Siempre debemos tener en cuenta la oportunidad de FORMAR Y CAPACITAR que nos brindanlos encuentros, no desperdiciando el gran esfuerzo que requiere la planificación y organización de unencuentro, elaborando un programa mediocre y vacío de contenido.También siempre se debe tener presente que debe existir un equilibrio entre los tiempos de trabajoy de recreación a fin de no saturar a los asistentes.Otra sugerencia a tener en cuenta es que hasta en los encuentros llamados de compañerismo sedebería intercalar alguna charla, taller o seminario destinado a la formación y capacitación de la gente.
CLASIFICACIÓN DE LOS ENCUENTROS 
Podemos dividirlos en dos grupos principales para su identificación:
1 - Encuentros con OBJETIVOS FIJOS2 - Encuentros con OBJETIVOS VARIABLES
Además puede realizarse otra clasificación según quienes participan:
3 - Encuentros DISTRITALES4 - Encuentros MULTIDISTRITALES
1 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS FIJOS 
Son aquellos donde la forma, características y modalidades de llevarlos a cabo ya están preestablecidas y su realización constituye el medio de canalizar las propuestas básicas para el desarrollode las actividades distritales y reglamentarias. Por ejemplo Asamblea de Presidentes, elección delRepresentante, etc.Dentro de estos encuentros puede haber a su vez objetivos variables planteados con el fin decorregir o subsanar necesidades planteadas por los clubes o el Representante.Dentro de los encuentros con objetivos fijos podemos encuadrar los siguientes:
== Seminarios
En estos encuentros los objetivos fundamentales son la información y la capacitación de losasistentes, a través de instructores y oradores con amplios conocimientos de los temas a tratar.Estos encuentros pueden tener una temática uniforme o bien diferentes temáticas de trabajo segúnlos niveles de los asistentes. Podríamos citar como ejemplos: Seminarios para Presidentes Electos, paraAsesores Rotarios, para futuros Representantes, sobre Planificación, etc.
== Foros
Son reuniones destinadas a discutir asuntos de interés actual, ante un auditorio que puedeintervenir en la discusión con modalidades de grupo de trabajo, de charlas, debates, conclusiones, odiferentes técnicas grupales.En los foros pueden abordarse temas rotaractianos o extrarotaractianos.
 
== Asambleas
En muchos distritos estos encuentros tienen temas centrales como lo son el balance del período,cambio de autoridades, informe de los planes de trabajo de los clubes y del Representante entrante. Enotros distritos se agregan objetivos variables.Debe tenerse en cuenta que una Asamblea es un encuentro abierto a todos los socios ya queademás de capacitar a los funcionarios entrantes, se pueden tomar importantes decisiones.La Asamblea de Presidentes se puede llevar a cabo durante la Asamblea o bien en cualquier otroencuentro distrital, o bien cuando los clubes o el Representante vean la necesidad de efectuarla para tratar temas de importancia, que hagan al funcionamiento del Distrito.Es importante destacar que a las Asambleas de Presidentes como a las de Representantes puedenno solo asistir, sino también participar cualquier socio interesado en hacerlo.
== Conferencias
En estos encuentros los temas a tratar y las mecánicas de trabajo quedan a consideración delRepresentante y el club anfitrión, según los lineamientos que se hayan planteado para el período.Podemos decir, en términos generales, que en la conferencia se tratan temas como la marcha de losclubes y del Distrito, se evalúan los planes de trabajo y su desarrollo con el fin de realizar los ajustesnecesarios para terminar el período; pueden también alternarse charlas, debates o talleres grupales, en losque se tratan temas extrarotaractianos de actualidad.
2 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS VARIABLES 
Son aquellos que propone el Representante con el fin de canalizar algún objetivo del plan detrabajo, por lo que queda librado a cada Representante la realización de los mismos.Como ejemplo pueden citarse: Olimpíadas rotaractianas, campamentos, encuentros de cultura yamistad, etc.
3 - ENCUENTROS DISTRITALES 
Todos los encuentros de los que hablamos hasta el presente en este informe son consideradosencuentros Distritales ya que su realización afecta a un solo distrito y sus respectivos clubes, dejandosiempre en claro que pueden participar socios de otros distritos sin modificar la clasificación.
4 - ENCUENTROS MULTIDISTRITALES 
Son aquellos en los cuales participan en su planificación, organización y asistencia más de undistrito, como los pueden ser las conferencias o asambleas bidistritales, tridistritales, etc.El ejemplo más claro y didáctico de un encuentro multidistrital es el ERAUP.
 PLANIFICACIÓN 
Vale la pena recordar algunos conceptos sobre planificación al momento de llevar adelante unaorganización de un encuentro distrital para garantizar su éxito en todo momento.Comenzamos suponiendo que un líder debe valorizar el tiempo propio y el ajeno al grado tal de no provocar movimientos inútiles, tareas indebidas, desinteligencias entre los intervinientes, duplicidad de lastareas, etc.La mayoría de los conflictos que surgen son como consecuencia de haber hecho un trabajo conmala administración de los recursos humanos o materiales.Una buena planificación reduce considerablemente las desinteligencias, desaciertos,imprevisiones, amarguras, etc. que son, sin dudas, la verdadera fuente de problemas y comienzo deconfrontaciones.Para que un trabajo o proyecto pueda tener éxito debemos:
“HACER EXTRAORDINARIAMENTE BIEN LAS PEQUEÑAS COSAS”
Es por eso que antes de comenzar a realizar a estructurar y desarrollar una planificación debemosajustar debidamente las respuestas a las siguientes preguntas:
 
-QUÉ quiere hacer?-PARA QUE y POR QUE lo quiere hacer?-CÓMO lo quiere hacer?-CON QUE lo quiere hacer?-CON QUIENES lo quiere hacer?-CUANDO y DONDE lo quiere hacer?-CUANTO requerirá lo que quiere hacer?-CUMPLE la prueba cuádruple?-CUMPLE los objetivos de su club?Escriba las respuestas y analícelas cuidadosamente a fin de que no sean contradictorias, duales,indefinidas o inciertas.Luego forme un Subcomité y cuéntele a cada miembro QUE quiere hacer, dándole la oportunidadde que expresen su opinión y sus ideas.Después de conversar con todos los intervinientes podrá responder de manera más específica las preguntas anteriores y después sí realizar la planificación correspondiente:1 - Encabezamiento2 - Enunciación de los objetivos3 - Desarrollo de tareas y acciones4 - Presupuestos de tiempos y lugares5 - Presupuesto de recursos materiales, montos estimativos6 - Comités y/o clubes y/o entidades intervinientes.7 - Determinación de fecha y lugar de inicio del programa8 - Enunciación de estrategias y metodologías a emplear 9 - Evaluación de los resultadosFinalmente y antes de entrar detalles específicos de los encuentros, hay que tener en cuenta que larealización de eventos brinda oportunidades que deben ser programadas con especial cuidado, como lo sonlas vinculaciones con otras entidades, instituciones oficiales, difundir la idea del club organizador, conocer nuevas personas, tener acceso a la prensa y fundamentalmente ejercitar y probar nuestro liderazgo ynuestro orden.
 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ENCUENTROS 
Para planificar un encuentro rotaractiano es necesario hacer la distinción entre lo que es programay la organización en sí del encuentro.
 PROGRAMA DE UN ENCUENTRO DISTRITAL
Es función y responsabilidad del equipo de representación los objetivos y lineamientos que seelaborarán en un encuentro. A su vez puede la representación elaborar por sí misma las mesas de trabajo,seminarios o charlas o bien comprometer a los oradores, rotarios o rotaractianos para que desarrollenalguna metodología de trabajo pero siempre planteando los objetivos de las mismas y hacia donde sequiere llegar.Es necesario tener en cuenta que se debe mantener una estrecha relación entre los responsables del programa y los organizadores.Es necesario aclarar que el programa estará distribuido según las necesidades del Representante,debiendo el club anfitrión organizar las actividades de recreación, según los tiempos determinados por elRepresentante y el Comité Programa. 
ORGANIZACIÓN DE UN ENCUENTRO DISTRITAL
Es importante que el club organizador sepa cuales son las pautas que se deben seguir para una buena organización y que es función del Representante asesorar sobre el tema a cada uno de los clubes quevayan a ser los anfitriones del encuentro.A continuación desarrollamos un modelo tentativo de como organizar un encuentro diferenciandolas funciones de cada uno.

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