XXI ERAUP 99

Tema: Encuentros Distritales Instructora: Carmin Fortes PROPSITO Al comenzar a referirnos a los encuentros rotaractianos es necesario que dejemos en claro cual es el principal propsito de los mismos. Debemos tener en cuenta que, aunque podamos observar objetivos secundarios, como puede ser fomentar la camaradera entre los clubes, socios o distritos, el propsito fundamental es la FORMACIN. Siempre debemos tener en cuenta la oportunidad de FORMAR Y CAPACITAR que nos brindan los encuentros, no desperdiciando el gran esfuerzo que requiere la planificacin y organizacin de un encuentro, elaborando un programa mediocre y vaco de contenido. Tambin siempre se debe tener presente que debe existir un equilibrio entre los tiempos de trabajo y de recreacin a fin de no saturar a los asistentes. Otra sugerencia a tener en cuenta es que hasta en los encuentros llamados de compaerismo se debera intercalar alguna charla, taller o seminario destinado a la formacin y capacitacin de la gente. CLASIFICACIN DE LOS ENCUENTROS Podemos dividirlos en dos grupos principales para su identificacin: 1 - Encuentros con OBJETIVOS FIJOS 2 - Encuentros con OBJETIVOS VARIABLES Adems puede realizarse otra clasificacin segn quienes participan: 3 - Encuentros DISTRITALES 4 - Encuentros MULTIDISTRITALES 1 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS FIJOS Son aquellos donde la forma, caractersticas y modalidades de llevarlos a cabo ya estn preestablecidas y su realizacin constituye el medio de canalizar las propuestas bsicas para el desarrollo de las actividades distritales y reglamentarias. Por ejemplo Asamblea de Presidentes, eleccin del Representante, etc. Dentro de estos encuentros puede haber a su vez objetivos variables planteados con el fin de corregir o subsanar necesidades planteadas por los clubes o el Representante. Dentro de los encuentros con objetivos fijos podemos encuadrar los siguientes: == Seminarios En estos encuentros los objetivos fundamentales son la informacin y la capacitacin de los asistentes, a travs de instructores y oradores con amplios conocimientos de los temas a tratar. Estos encuentros pueden tener una temtica uniforme o bien diferentes temticas de trabajo segn los niveles de los asistentes. Podramos citar como ejemplos: Seminarios para Presidentes Electos, para Asesores Rotarios, para futuros Representantes, sobre Planificacin, etc. == Foros Son reuniones destinadas a discutir asuntos de inters actual, ante un auditorio que puede intervenir en la discusin con modalidades de grupo de trabajo, de charlas, debates, conclusiones, o diferentes tcnicas grupales. En los foros pueden abordarse temas rotaractianos o extrarotaractianos.

== Asambleas En muchos distritos estos encuentros tienen temas centrales como lo son el balance del perodo, cambio de autoridades, informe de los planes de trabajo de los clubes y del Representante entrante. En otros distritos se agregan objetivos variables. Debe tenerse en cuenta que una Asamblea es un encuentro abierto a todos los socios ya que adems de capacitar a los funcionarios entrantes, se pueden tomar importantes decisiones. La Asamblea de Presidentes se puede llevar a cabo durante la Asamblea o bien en cualquier otro encuentro distrital, o bien cuando los clubes o el Representante vean la necesidad de efectuarla para tratar temas de importancia, que hagan al funcionamiento del Distrito. Es importante destacar que a las Asambleas de Presidentes como a las de Representantes pueden no solo asistir, sino tambin participar cualquier socio interesado en hacerlo. == Conferencias En estos encuentros los temas a tratar y las mecnicas de trabajo quedan a consideracin del Representante y el club anfitrin, segn los lineamientos que se hayan planteado para el perodo. Podemos decir, en trminos generales, que en la conferencia se tratan temas como la marcha de los clubes y del Distrito, se evalan los planes de trabajo y su desarrollo con el fin de realizar los ajustes necesarios para terminar el perodo; pueden tambin alternarse charlas, debates o talleres grupales, en los que se tratan temas extrarotaractianos de actualidad. 2 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS VARIABLES Son aquellos que propone el Representante con el fin de canalizar algn objetivo del plan de trabajo, por lo que queda librado a cada Representante la realizacin de los mismos. Como ejemplo pueden citarse: Olimpadas rotaractianas, campamentos, encuentros de cultura y amistad, etc. 3 - ENCUENTROS DISTRITALES Todos los encuentros de los que hablamos hasta el presente en este informe son considerados encuentros Distritales ya que su realizacin afecta a un solo distrito y sus respectivos clubes, dejando siempre en claro que pueden participar socios de otros distritos sin modificar la clasificacin. 4 - ENCUENTROS MULTIDISTRITALES Son aquellos en los cuales participan en su planificacin, organizacin y asistencia ms de un distrito, como los pueden ser las conferencias o asambleas bidistritales, tridistritales, etc. El ejemplo ms claro y didctico de un encuentro multidistrital es el ERAUP. PLANIFICACIN Vale la pena recordar algunos conceptos sobre planificacin al momento de llevar adelante una organizacin de un encuentro distrital para garantizar su xito en todo momento. Comenzamos suponiendo que un lder debe valorizar el tiempo propio y el ajeno al grado tal de no provocar movimientos intiles, tareas indebidas, desinteligencias entre los intervinientes, duplicidad de las tareas, etc. La mayora de los conflictos que surgen son como consecuencia de haber hecho un trabajo con mala administracin de los recursos humanos o materiales. Una buena planificacin reduce considerablemente las desinteligencias, desaciertos, imprevisiones, amarguras, etc. que son, sin dudas, la verdadera fuente de problemas y comienzo de confrontaciones. Para que un trabajo o proyecto pueda tener xito debemos: HACER EXTRAORDINARIAMENTE BIEN LAS PEQUEAS COSAS Es por eso que antes de comenzar a realizar a estructurar y desarrollar una planificacin debemos ajustar debidamente las respuestas a las siguientes preguntas:

-QU quiere hacer? -PARA QUE y POR QUE lo quiere hacer? -CMO lo quiere hacer? -CON QUE lo quiere hacer? -CON QUIENES lo quiere hacer? -CUANDO y DONDE lo quiere hacer? -CUANTO requerir lo que quiere hacer? -CUMPLE la prueba cudruple? -CUMPLE los objetivos de su club? Escriba las respuestas y analcelas cuidadosamente a fin de que no sean contradictorias, duales, indefinidas o inciertas. Luego forme un Subcomit y cuntele a cada miembro QUE quiere hacer, dndole la oportunidad de que expresen su opinin y sus ideas. Despus de conversar con todos los intervinientes podr responder de manera ms especfica las preguntas anteriores y despus s realizar la planificacin correspondiente: 1 - Encabezamiento 2 - Enunciacin de los objetivos 3 - Desarrollo de tareas y acciones 4 - Presupuestos de tiempos y lugares 5 - Presupuesto de recursos materiales, montos estimativos 6 - Comits y/o clubes y/o entidades intervinientes. 7 - Determinacin de fecha y lugar de inicio del programa 8 - Enunciacin de estrategias y metodologas a emplear 9 - Evaluacin de los resultados Finalmente y antes de entrar detalles especficos de los encuentros, hay que tener en cuenta que la realizacin de eventos brinda oportunidades que deben ser programadas con especial cuidado, como lo son las vinculaciones con otras entidades, instituciones oficiales, difundir la idea del club organizador, conocer nuevas personas, tener acceso a la prensa y fundamentalmente ejercitar y probar nuestro liderazgo y nuestro orden. PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE ENCUENTROS Para planificar un encuentro rotaractiano es necesario hacer la distincin entre lo que es programa y la organizacin en s del encuentro. PROGRAMA DE UN ENCUENTRO DISTRITAL Es funcin y responsabilidad del equipo de representacin los objetivos y lineamientos que se elaborarn en un encuentro. A su vez puede la representacin elaborar por s misma las mesas de trabajo, seminarios o charlas o bien comprometer a los oradores, rotarios o rotaractianos para que desarrollen alguna metodologa de trabajo pero siempre planteando los objetivos de las mismas y hacia donde se quiere llegar. Es necesario tener en cuenta que se debe mantener una estrecha relacin entre los responsables del programa y los organizadores. Es necesario aclarar que el programa estar distribuido segn las necesidades del Representante, debiendo el club anfitrin organizar las actividades de recreacin, segn los tiempos determinados por el Representante y el Comit Programa. ORGANIZACIN DE UN ENCUENTRO DISTRITAL Es importante que el club organizador sepa cuales son las pautas que se deben seguir para una buena organizacin y que es funcin del Representante asesorar sobre el tema a cada uno de los clubes que vayan a ser los anfitriones del encuentro. A continuacin desarrollamos un modelo tentativo de como organizar un encuentro diferenciando las funciones de cada uno.

COORDINADOR STAFF SECRETARIA EJECUTIVA ALOJAMIENTO Hospedaje Alimentos Higiene Seguridad Atenc. Medica Ornamentac. PROGRAMA R.R.P.P. TESORERA FINANZAS TCNICA

Coord. Mesas de Trabajo Diario Memoria Tiempo libre

Recepcin Ubicacin Difusin Informes Protocolo Boletn

Kiosco Aportes Adhesiones

Sonido Fotografa Papelera Fotocopias

COORDINADOR Es quien deber llevar adelante los lineamientos planteados por la Representacin. Deber mantener informado al Comit de Pro - Juventud de la Gobernacin rotaria y al Representante del desarrollo de la organizacin. Realizar la compaginacin y adecuacin entre todas las secretarias supervisando y aconsejando sobre el manejo de las tareas encomendadas. Deber realizar peridicas reuniones con los secretarios y el staff para evaluar el nivel de trabajo y el cumplimiento de las pautas establecidas. STAFF Este organismo consiste en un consejo consultivo y asesor del encuentro, del mismo participan rotarios vinculados a clubes juveniles, asesores, el Representante Distrital y socios con experiencia en el tema. SECRETARIA EJECUTIVA Todos los despachos, correspondencia, invitaciones, acreditaciones, informes sobre la marcha de la organizacin, etc. sern elaborados por esta secretara. TESORERA El presupuesto general de evaluacin de gastos, y necesidades econmicas de cada una de las secretaras, sern confeccionados por el tesorero, como as tambin el balance general del encuentro y todo trmite financiero propio de la organizacin y desarrollo del encuentro. ORGANIZACIN DEL ENCUENTRO SECRETARIA DE ALOJAMIENTO HOSPEDAJE - Antes del encuentro se encargar del control de camas, colchones, comodidades para guardar ropa y objetos personales, provisin de frazadas y sbanas, previendo las alternativas que se pueden dar en caso de un mayor nmero de asistentes. Durante el encuentro deber designar algn encargado de seguir alojando a la gente que llega luego de iniciado el encuentro. Tambin se debe controlar de manera constante las comodidades y necesidades de los participantes. Siempre se aconseja que esta actividad debe organizarse por turnos. ALIMENTACIN - Antes del encuentro se deber encargar de la confeccin de mens alternativos con sus respectivos presupuestos, evaluando la posibilidad de contratar servicios completos, conseguir vajilla,

cubiertos, elementos de limpieza, previendo la posibilidad de asistentes con comidas especiales (vegetarianos o diabticos). Durante el evento la atencin de las mesas, el cuidado de la cocina y la limpieza del saln, cocina y vajilla. HIGIENE - Antes del encuentro deber realizar el control de las instalaciones sanitarias, baos, duchas, agua caliente, planificar los turnos de duchas, papel higinico, cestos, limpieza, etc. Si las instalaciones no cuentan con personal deber designarse grupos de limpieza. Durante el encuentro esos grupos de trabajo debern trabajar constantemente en la provisin de los elementos y la limpieza general. ORNAMENTACIN - Acondicionamiento de salones para conferencias, mesas de trabajo, baile, apertura y cierre del encuentro, etc. Tambin deber planificar la provisin de los elementos necesarios para llevar a cabo las actividades (banderas, himnos, campanas, pizarras, papel, etc.). Durante el encuentro se deber organizar el arreglo de los salones de acuerdo con el desarrollo del programa. Deber tambin estar atento a posibles arreglos, reparaciones y trabajos en general. SEGURIDAD Y ATENCIN MEDICA - Preparacin de un botiqun completo de primeros auxilios, asegurar la asistencia de algn mdico o agente de salud, localizar y avisar a los centros de salud ms cercanos. Tambin deber solicitar oportunamente y diagramar un archivo con los datos sanitarios de los asistentes (enfermedades, grupo sanguneo, alergias, medicamentos, etc.) SECRETARIA DE PROGRAMA Deber adaptarse a las condiciones del Representante, colaborando con la organizacin de las mesas de trabajo, seleccin u aportes de los disertantes, distribucin de los horarios, etc. Deber planificar las alternativas posibles en caso de mal tiempo, las actividades de compaerismo, y el desarrollo de actividades en el tiempo libre, como excursiones, recreacin y deportes. El programa deber tener el equilibrio justo de actividades de formacin y tiempo libre. Durante el encuentro se deber controlar el cumplimiento de los horarios, y coordinar constantemente todas alas actividades planificadas. SECRETARIA DE FINANZAS Deber analizar y desarrollar mtodos que ayuden a financiar el encuentro, reduccin y pago del ticket, confeccionar un presupuesto tentativo junto con tesorera. Definicin de la cuota anticipada para cada asistente. Aportes Rotarios, posibilidades de descuentos por pagos adelantados, sistema de confirmacin y cobro, etc. Posibilidades de aportes publicitarios y la permanente colaboracin con tesorera. SECRETARIA DE RELACIONES PUBLICAS Deber encargarse de la recepcin de inscripciones, la confirmacin de la cantidad de asistentes con anterioridad conociendo los horarios de arribo de los diversos contingentes y medios de llegada. Traslado al lugar del encuentro, confeccin de carteles indicadores y suministrar la informacin del transporte pblico disponible. SECRETARIA TCNICA Estar a cargo de la papelera, sealizacin de salones, baos, habitaciones, etc. La confeccin de paneles informativos, informacin sobre el programa, actividades especficas y la comunicacin interna de novedades. Carpetas, tarjetas de identificacin, certificados, tarjetones para comidas, lapiceras, etc. Confeccin de planillas o cualquier otro elemento grfico que soliciten las dems secretaras. Sonido, audio, equipo de amplificacin, micrfonos, msica, ventiladores, luces especiales para disertantes, etc. Durante el encuentro deber estar atenta a las variaciones y necesidades de cada secretara como as tambin a la efectividad de los trabajos ya realizados.

Todas estas actividades debern tener su trabajo final, como limpieza del local, y sus instalaciones, devolucin de los elementos prestados, realizacin de la memoria y el balance, etc. SUGERENCIAS PARA EL REPRESENTANTE DISTRITAL Conocimiento previo de los clubes, sus posibilidades, intereses y situacin. Insercin de los clubes no integrados a la actividad distrital. Posibilidad de probar a clubes nuevos en encuentros de no mucha importancia Controlar e insistir constantemente para que no se produzcan retrasos. Verificar peridicamente la efectividad de las mesas de trabajo. Tener contacto personal con los asistentes Al momento de confeccionar la memoria y el balance del encuentro debe tener en cuenta todo lo referente a la organizacin previa, desarrollo, finanzas, archivo de secretara, observaciones, problemas, errores, etc. Tambin hay que tener en cuenta que cuando se confeccionen las invitaciones o circulares, stas deben ser dinmicas, divertidas, y contener toda la informacin sobre el encuentro. (fecha, da, hora de inicio, programa, lugar, forma de llegar, mapa, si es necesario llevar ropa de cama o utensilios de cocina y el valor del ticket.) Para realizar este trabajo se tuvieron en cuenta: Seminarios sobre encuentros distritales de Richard Lanza (4970) y aportes de Alejandro Persello y Adrin Merola.