PENGEFEKTIFAN PENGORGANISASIAN

Beberapa Kesalahan Pengorganisasian 1. Kegagalan merencanakan dengan tepat Bisnis kecil yang berkembang sering membuat kesalahan, misalnya seorang pengawas produksi yang dulu cakap menjadi tidak mampu mengepalai departemen pabrikase yang lebih besar. Kesalahan seperti itu terjadi bila suatu perusahaan tidak mampu merencanakan masa depan dengan tepat yang pada pokoknya berbeda dari masa lalu atau masa sekarang.

2. Kegagalan memperjelas hubungan Wewenang dan tanggungjawab tindakan adalah kritis dalam organisasi, maka kekurangjelasan di sini berarti kurangnya pengetahuan mengenai peran yang harus dimainkan anggota dalam tim perusahaan. 3. Kegagalan mendelegasikan wewenang Kurang berkembangnya pengalaman managerial di tingkat bawah organisasi menunjukkan kegagalan mendelegasikan wewenang sampai taraf yang tepat merupakan kesalahan yang nyata.

4. Kegagalan menyeimbangkan pendelegasian Tidak mempertahankan wewenang yang sesuai untuk berbagai tingkatan organisasi menyebabkan banyak kegagalan. 5. Kebingungan mengenai jalur wewenang dan informasi Pra manager sering kali memaksakan jalur informasi mengikuti jalur wewenang padahal satu-satunya komando ialah menjaga integritas wewenang untuk pengambilan keputusan dan kejelasan tanggung jawab.

6. Pemberian wewenang tanpa tanggungjawab Delegasi wewenang bukannya delegasi tanggungjawab: si pendelegasi tetap beratnggungjawab kepada atasannya dan tentu saja bawahan selalu bertanggungjawab kepada bawahannya. 7. Pembebanan tanggungjawab kepada orang yang tidak berwenang Bawahan sering memandang pekerjaan mereka mencakup segalanya dan melupakan bahwa wewenang mereka harus dibatasi dalam lingkup departemen mereka sendiri karena manager kadang-kadang menganggap bawahannya bertanggungjawab atas hasil yang tidak tercakup dalam kekuasaannmereka untuk mencapainya.

8. Penerapan fungsi staf secara sembrono Selalu ada bahaya bahwa manager puncak menugaskan penanggulangan masalah kepada staf mereka yang seharusnya lebih patut ditugaskan kepada para letnan lini. 9. Penyalahgunaan wewenang fungsional Berbahaya dalam pengelolaan yang baik adalah resiko yang timbul dalam pendelegasian wewenang fungsional yang tidak jelas dan tidak terbatas. Manager sering terlalu mengagungkan departemen staf jasa sehingga melemahkan departemen operasional.

10. Pangguhan ganda Karean semua staf ahli dan jasa yang mempunyai kadar wewenang lini tertentu ditambah dengan teman imbangan dalam divisi dan wilayah, para manager operasional utama menyadari bahwa mereka harus tunduk kepada sejumlah orang yang mempunyai wewenang fungsional disamping atasan utama mereka. 11. Kesalahpahaman terhadap departemen jasa Banyak depaartemen jasa keliru memandang fungsi mereka sebagai tujuan baginya sendiri dan bukan suatu jasa bagi departemen lainnya.

12. Organisasi berlebihan dan sebaliknya Manager mengorganisasi secara berlebihan dengan mengangkat pembantu-pembantu lini yang tidak perlu. Menghindari Kesalahan Melalui Perencanaan Penetapan tujuan dan perencanaan yang teratur merupakan keharusan bagi organisasi yang baik.

Perencanaan yang ideal Perencanaan bentuk ideal untuk mendukung tujuan dalam keadaan tertentu. Rencana organisasi yang ideal meru[akan suatu standardan dengan membandingkan struktur yang sekarang denagan standar itu, para pemimpin perusahaan mengetahui perubahan yang harus dilakukan bila mungkin.

Modifikasi untuk Faktor Manusia Pengorganisasian ini berarti mula-mula berdasarkan tujuan yang harus dicapai, dan baru kemudian mengadakan modifikasi untuk faktor manusia Manfaat Perencanaan Menentukan bagaimana suatu kebijakan harus dilakukan Meringankan tugas manager untuk terus menerus mengoreksi bawahan Membantu menentukan kebutuhan pegawai dihari depan Dapat menyingkap berbagai kelemahan

MENGHINDARI KETIDAKLUWESAN ORGANISASI Suatu keuntungan utama dari perencanaan organisasi ialah penghindaran ketidakluwesan organisasi yaitu penyesuaian diri terhadap lingkungan yang berubah dan menghadapi situasi baru. Tanda-tanda ketidakluwesan Pola organisasi yang tidak cocok lagi dengan zaman Struktur yang terlalu disentalisasi bagi sebuah perusahaan yang diperbesar yang memerlukan desentralisasi

Menghindari Ketidakluwesan melalui Reorganisasi Beberapa alasan reorganisasi : Komunikasi yang tidak memadai Koordinasi antar departemen yang kurang baik Panitia yang berlebihan Pengambilan keputusan yang lamban Kegagalan untuk mnecapai tujuan Rusaknya kendali keuangan Ketidakmampuan para manager

Perlunya Penyesuaian Kembali dengan Perusahaan Beberapa manager perusahaan mengadakan perubahan struktur untuk membiasakan bawahannya dengan perubahan. Sebaliknya, perusahaan yang terus menerus melakukan reorganisasi yang besar dapat sangat merusak moral sehingga merugikan perusahaan itu karena kehilangan pegawai kunci.

MENGHINDARI KONFLIK DENGAN PENJELASAN Alasan penting mengapa konflik berkembang dalam organisasi ialah orangorang tidak memahami tugas mereka dan tugas rekan mereka. Pemahaman itu disokong oleh penggunaan bagan oganisasi yang baik, uraian pekerjaan yang seksama dan kejelasan wewenangserta penetapan tujuan khusus untuk menjiwai semua posisi

Bagan Organisasi Setiap struktur organisasi dapat dibagankan, yang tidak baik sekalipun, sebab bagan hanya menunjukkan keterkaitan departemen-departemen menurut garisgaris wewenang yang utama. Keunggulan Suatu bagan menunjukkan para manager dan pegawai baru tentang keterkaitan mereka dalam keseluruhan perusahaan itu,

Kelemahan Bagan memperlihatkan struktur sebagaimana yang disarankan bukan sebagaimana yang sebenarnya dan individu-individu dapat mengacaukan hubungan wewenang dengan status. Uraian Jabatan Uraian jabatan yang baik memberitahu kepada si pemegang jabatan dan kepada orang lain tentang hal-hal yang harus dilakukannya.

Perlunya Menetapkan Hubungan Pernyataan hubungan wewenang dan informasi tertentu biasanya dicakupkan dalam uraian jabatan, sekurangkurangnya dengan mengacu pada suatu bagan kewenangan persetujuan. Degan menunjukkan wewenang, jalur komunikasi yang kurang tepat dan ketidakefisienan tingkat organisasi maka upaya memperjelas jabatan dan hubungannya merupakan langkah penting untuk menanggulangi konflik.

MEMASTIKAN PEMAHAMAN PENGORGANISASIAN Supaya berhasil, struktur organisasi harus dimengerti benar oleh anggota perusahan itu. Dengan demikian, anggota suatu perusahaan harus mengerti cara kerja organisasi formal dan informal pada umumnya.

Mengajarkan Hakikat Pengorganisasian Banyak rencana organisasi yang disuusun dengan baik gagal karena anggota organisasi tidak memahaminya. Para manager harus mengajar orang-ornag yang terlibat dalam operasi mereka tentang arti struktur organisasi, kedudukan mereka didalamnya dan berbagai hubungan yang terlibat. Itu bisa denagn bimbingan individual, melalui rapat staf atau rapat khusus.

Menyadari Pentingnya Organisasi Cara lain untuk pengefektifancara kerja organisasi formal ialah dengan mengakui dan mengambil keuntungan sebanyakbanyaknya dari organisasi informal. Karena organisasi formal adalah sarana sosial bagi koordinasi aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, maka organisasi informal, sebagaiman telah dikemukakan Barnard, perlu mendahuluinya.