UNIVERSIDAD POLITECNICA DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA

RODRIGUEZ TORRES ILSE MARIANA INGENIERIA CIVIL

HERMENEGILDO GUTIERREZ SAGAON

ADMINISTRACION

CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

Fundamentos del control
El control implica los procesos para asegurar que los comportamientos y el desempeo se ajustan a los estndares de una organizacin, incluyendo reglas, procedimientos y metas. Para la mayora de las personas, la palabra control tienen una connotacin negativa: de restringir, forzar, delimitar, vigilar o manipular. Los controles son tiles y necesarios, aqu describimos como se relaciona el control con la planeacin: La planeacin es el proceso formal de elaborar metas, tcticas, estrategia y estndares y a asignacin de recursos. Los controles ayudan a asegurar que las decisiones, acciones y resultados son consistentes con esos planes. La planeacin prescribe los comportamientos y resultados deseados. Los controles ayudan a mantener o redirigir los comportamientos y resultados reales. Los gerentes y empleados no pueden planear de manera efectiva sin informacin precisa y oportuna. Los controles proporcionan mucha de esta informacin. Los planes indican los propsitos a los que servirn los controles. Los controles ayudan a asegurar que los planes se ponen en prctica y como se pretende. Por tanto, la planeacin y el control se complementan y se apoyan entre si.

Controles preventivos y correctivos

Los controles preventivos son mecanismos que tiene la intencin de reducir errores y de ese modo minimizar la necesidad de una accin correctiva. Las reglas y regulaciones, estndares, procedimientos de reclutamiento y seleccin, y los programas de capacitacin y desarrollo funcionan sobretodo como controles preventivos. Dirigen y limitan los comportamientos de gerente y empleados por igual. Los controles correctivos son mecanismos que tiene la intencin de reducir o eliminar comportamientos o resultados indeseables y de ese modo lograr conformidad con la regulaciones y estndares de la organizacin. La existencia de la lnea telefnica pretende prevenir o reducir el comportamiento inapropiado al hacer del conocimiento de los empleados que

tales acciones pueden ser reportadas. Sirve como un mtodo de control correctivo cuando se reporta el comportamiento inapropiado con el resultado de que los empleados son disciplinados o despedidos.

Fuentes de control
El control de los participantes se expresa como presiones de fuentes externas sobre las organizaciones para cambiar sus comportamientos. La mercadotecnia ecolgica implica la comercializacin de bienes y servicios considerados amables con el ambiente que hacen que sus organizaciones sean responsables con el ambiente. El control organizacional.- comprende la polticas, reglas, procedimientos y registros formales para prevenir o corregir desviaciones de los planes y para logrear las metas deseadas. El auto control individual.- comprende los mecanismos rectores que operan de manera consciente y subconsciente dentro de cada persona. Conexin con metas estratgicas Los controles deben estar conectados con las metas estratgicas de la organizacin. Estas metas con frecuencia incluyen mejorar el servicio al cliente, protegerlos bienes de la compaa y mejorar la calidad de lo bienes o servicios que produce. Objetivo. Un control formal objetivo es imparcial y no puede ser manipulado por los empleados para beneficio personal. Completo. Un sistema completo de controles abarca todos los comportamientos y metas deseados por la organizacin. Oportuno. Los controles oportunos proporcionan informacin cuando ms se necesita. Aceptable. Para ser efectivos, debe reconocerse que los controles son necesarios y apropiados. Cunto control organizacional? Una forma de evaluar la cantidad de controles organizacionales formales necesarios es comparar los costos y beneficios. Este anlisis costo-beneficio aborda tres cuestiones bsicas:

1. Para cuales comportamientos y resultados deseados debern elaborarse controles organizacionales? 2. Cules son costos y beneficios de los controles organizacionales requeridos para lograr los comportamientos y resultados deseados? 3. Cules son los costos y beneficios de utilizar controles alternativos para obtener los comportamientos y resultados deseados, como basarse en mayor medida en el control de grupo o en el autocontrol individual? Poco control, los costos exceden los beneficios y los controles son ineficaces. Conforme aumenta la cantidad de control, tambin aumenta la efectividad hasta cierto punto.

Modelo de control correctivo

El modelo de control correctivo es un proceso para detectar y eliminar o reducir desviaciones de los estndares de una organizacin. Definir el sistema.

Los controles podran enfocarse en los insumos, los procesos de transformacin o los productos. Los controles de insumos con frecuencia limitan la cantidad en que pueda variar de los estndares de la organizacin las materias primas usadas en el proceso de transformacin. Muchos controles correctivos formales se aplican durante la produccin, incluyen el cronometraje del conocimiento de la infusin, la vigilancia de la temperatura en depsitos y por ltimo, se usan controles de productos. Identificar caractersticas clave

Deben identificarse los tipos clave de informacin que se van a obtener acerca de una persona, equipo, departamento u organizacin. Despus de identificarlos los gerentes deben elegir las caractersticas que se van a medir. El principio de selectividad sostiene que un nmero pequeo de caractersticas siempre da cuenta de un gran nmero de efectos. Establecer estndares

Los estndares son criterios para evaluar caractersticas cualitativas y cuantitativas y deben establecerse para cada caracterstica medida. Uno de los aspectos ms difciles, pero importantes, de hacer negocios en un pas extranjero es ajustarse a las diferencias de los estndares. Cada vez ms, los controles se basan en estndares de desempeo de los cuales son posibles muchos tipos:

1. Inventario.- el inventario mensual de bienes terminados debera mantenerse en el nivel de ventas pronosticado para el siguiente periodo de tres meses. 2. Cuentas por cobrar.- estas no debern ser mayor que el valor en dlares de las ventas del mes anterior, excepto para el mes de diciembre. 3. Productividad en ventas.- el valor en dlares de las ventas por vendedor debera ser 1000 dlares mayor que el mes comparables para el ao anterior y 12000 dlares mayor al ao. 4. Rotacin de empleados.- la rotacin del personal de ventas de campo no debera ser mayor de 3 por cada 100 vendedores por mes y no ms de 30 por cada 100 vendedores al ao. 5. Desperdicio de produccin.- el desperdicio no debera ascender a ms de 100 dlares por mes por trabajador de produccin. Recopilar informacin

La informacin sobre cada uno de los estndares puede recopilarse en forma manual o automtica. si el individuo o grupo cuyo desempeo se va a controlar recopilan la informacin, debe comprobarse su validez. Las recompensas vinculadas con los resultados tambin crean la posibilidad que los individuos distorsionen la informacin o los grupos presionen a otros para evitar la revelacin completa de la informacin. Hacer comparaciones

Las comparaciones son necesarias para determinar si lo que est sucediendo es lo que debera suceder. En otras palabras, la informacin sobre los resultados reales debe compararse con los estndares de desempeo. Si todos los operadores alcanzan o sobrepasan esta meta, el proceso de produccin opera con eficiencia. Si no hay diferencia evidente entre lo que est sucediendo y lo que debera suceder, las operaciones por lo general, continan sin ningn cambio. Diagnosticar y corregir problemas

El diagnstico implica evaluar los tipos, cantidades y causas de las desviaciones de los estndares. Luego puede emprenderse una accin para eliminar esas desviaciones y corregir el problema. Los sistemas de informacin para administracin computarizados con frecuencia ayudan a superar lo inadecuado en los controles correctivos.

Mtodos primarios de control

Los sistemas de evaluacin del desempeo ayudan a los gerentes a evaluar los comportamientos de empleados y compararlos con estndares de desempeo. Se notan las desviaciones y se usan controles correctivos para reducir o eliminar problemas. En esta seccin hemos visto seis mtodos primarios de control organizacional. Dos son bsicos para el tipo de organizacin: controles mecanicistas y orgnicos. Uno refleja consideraciones externas: control de mercado. Dos son funcionales: controles financieros y contables. Y uno es tecnolgico: controles de automatizacin.

Controles mecanicistas
El control mecanicista implica el uso extenso de reglas y procedimientos, autoridad descendente, descripciones del trabajo redactadas de manera estricta y otros mtodos formales para prevenir y corregir desviaciones de los comportamientos y resultados deseados. El control orgnico implica el uso de autoridad flexible, descripciones del trabajo relativamente imprecisas, autocontroles individuales y otros mtodos informales para prevenir y corregir desviaciones de los comportamientos y resultados deseados. Control del mercado El control del mercado implica la recoleccin y evaluacin de datos relacionados con las ventas, precios, costos y ganancias para guiar las decisiones y evaluar los resultados. La idea del control del mercado surgi de la economa. Los mecanismos de control del mercado por lo general requieren de que: los costos de los recursos usados en la produccin de productos se mida en forma monetaria, el valor de los bienes y servicios producidos se defina con claridad y sele asigne precio monetario y los precios de los bienes o servicios producidos se establezcan de manera competitiva. Dos de los mecanismos de control que pueden satisfacer estos requerimientos son los planes de reparto de utilidades y supervisin de los clientes. Planes de reparto de utilidades. Proporcionan a los empleados ingresos complementarios basados en los ingresos de una organizacin entera o de una unidad seleccionada. Los planes de reparto de utilidades por lo general se usan para aumentar la identificacin de los empleados con las metas de ganancias de la organizacin, permitiendo una mayor dependencia del auto control individual y los controles de grupo; lograr una estructura salarial ms flexible, que refleje la posicin econmica real de la compaa y controle los costos de la mano de obra; atraer y retener a los trabajadores con ms facilidad, mejorando el

autocontrol de la seleccin y disminuyendo los costos de rotacin, y establecer un sistema de recompensas ms equitativo, ayudando a desarrollar una cultura organizacional que reconozca el logro y el desempeo. Hay tres factores importantes que influyen en si se pueden lograr las metas de un plan de reparto de utilidades. Primero, los empleados deben pensar que el plan se basa en una formula razonable, precisa y equitativa. Segundo, los empleados deben pensar que sus esfuerzos y logros contribuyen a la rentabilidad. Tercero, los empleados deben pensar que el tamao de los incentivos basados en ganancias aumentar en forma proporcional conforme aumenta la rentabilidad. Supervisin de los clientes. Consiste en continuos esfuerzos para obtener retroalimentacin de los clientes respecto a los bienes y servicios. Dicha supervisin se hace para prevenir problemas o enterarse de su existencia y resolverlos.

Controles financiero y contable.

El control financiero incluye los mecanismos para prevenir o corregir la asignacin errnea de recursos. Anlisis financiero comparativo. La evaluacin de la condicin financiera de una empresa por dos o ms periodos se llama anlisis financiero comparativo. La tcnica ms usada es el anlisis de razn, el cual implica seleccionar dos cifras significativas, expresar su relacin como una fraccin y comparar su valor para dos periodos o con la misma razn de organizaciones similares. El rendimiento de la inversin (RI) por lo general se considera la razn de rentabilidad ms importante debido a que indica que tan eficiente y efectiva es la organizacin en el uso de sus recursos. La razn actual por lo general indica la capacidad de una organizacin para pagar sus cuentas a tiempo. La rotacin de inventario indica el nmero promedio de veces que se vende un inventario y se reponen las existencias durante el ao. La razn de deuda se calcula para evaluar la capacidad de una organizacin para cumplir con sus compromisos financieros a largo plazo. Elaboracin de presupuestos. Es el proceso de clasificar los gastos propuestos y vincularlos con metas. La elaboracin de presupuestos tiene tres propsitos principales: ayudas a planear el trabajo en forma efectiva, asistir en la asignacin de recursos y ayudar en el control y supervisin de la utilizacin de recursos durante el periodo presupuestal.

Presupuestos de ventas: un pronstico de ingresos esperados, por lo general planteado por lnea de producto en forma mensual y revisado al menos en forma anual. Presupuesto de materiales: compras esperadas, por lo general planteadas por categoras especficas, las cuales pueden variar de un mes a otro debido a variaciones estacionales y niveles de inventario. Presupuesto de mano de obra: dotacin de personal esperados y niveles de beneficios, por los general planteados por nmero de individuos y dlares para cada categora de empleo. Presupuesto del capital: objetivo de gastos para bienes tangibles importantes, requiriendo con frecuencia un horizonte de tiempo mayor a un ao. Presupuesto para investigacin y desarrollo: objetivo de gastos para el desarrollo o rediseo de productos, materiales y procesos. Presupuesto de efectivo: flujo esperado de recibos y gastos monetarios por lo general elaborado al menos una vez al ao para cada mes.

Costo basado en actividad. Es un sistema que se centra en las actividades laborales asociadas con la operacin de un negocio. La consideracin de costos refleja el flujo de costos de los recursos a las actividades y de las actividades a los productos, bienes o servicios. Los recursos son consumidos por actividades, y las actividades son consumidas por los bienes y servicios. La consideracin del proceso refleja el flujo lateral de los costos de la informacin sobre insumos a las actividades y de las actividades a la evaluacin del desempeo, o las transacciones observadas relacionadas con una actividad.

Control basado en la automatizacin

La automatizacin implica el uso de dispositivos y procesos auto reguladores que operan de forma independiente a las personas. El control mecnico utiliza instrumentos o dispositivos autor reguladores para prevenir y corregir desviaciones de estndares preestablecidos. El uso de maquinas en los negocios ha pasado por varias etapas de desarrollo significativas. Con el tiempo, la interaccin del empleado y la maquina cre un sistema de autocontrol mutuo. El control mecnico de otras mquinas absorbi parte de la funcin de control gerencial. Es decir, ahora las mquinas pueden participar en el proceso de control con los gerentes. Gobierno corporativo Una corporacin es una forma de organizacin aprobada por el gobierno que permite que diferentes partes contribuyan con capital, habilidad y mano de obra

para el beneficio de todas ellas. El gobierno corporativo es el modelo de relaciones y controles entre accionistas, el consejo de directores y la administracin de primer nivel de una compaa. Unos cuantos de los otros trminos que son centrales para los gobiernos corporativos se define como: Reunin anual: junta de una compaa, realizada por lo general al final de cada ao fiscal, en la que accionistas y administracin discuten el ao anterior y el panorama del futuro. Informe anual: un documento auditado emitido en forma anual por todas las corporaciones pblicas para sus accionistas de conformidad con las regulaciones debidas. Consejo de directores: el grupo colectivo de individuos elegidos por los accionistas para supervisar la administracin de la corporacin. Reglamento: un documento que establece las reglas del gobierno interno para una corporacin adoptado por su consejo de directores. Revelacin: la diseminacin pblica de informacin material que influye en el mercado. Declaracin informativa: un documento enviado por corporaciones pblicas a sus accionistas que les proporciona informacin material sobre asuntos corporativos para que se voten en la reunin general de accionistas. El gobierno corporativo incluye una amplia variedad de asunto y actividades, como planeacin estratgica y de negocios, administracin del riesgo asociada con inversiones del capital importantes y la compra de otra empresa o la venta de una compaa u otra divisin, evaluacin del desempeo ejecutivo de primer nivel y de la empresa en su conjunto, compensacin y beneficios pagados a ejecutivo y gerentes de nivel superior, sucesin y nombramiento del director general o de la administracin, revelacin e informe a los accionistas y dependencias gubernamentales, valores corporativos y cultura corporativa, insumos independientes de miembros del consejo de directores y diseo de la organizacin. Los aspectos de control del gobierno corporativo incluyen mecanismos internos y externos. El control interno incluye, leyes y dependencias reguladoras, la posibilidad de ser adquirido por otras empresas, declaraciones informativas y la posibilidad de ser demandado en los tribunales por los accionistas u otros participantes.

Control externo: ley Sarbanes-Oxley

Se requiere que los ejecutivos y los consejos sean mejores agentes o representantes de los intereses de los accionistas y el pblico. Los requerimientos se Sabarnes-Oxley pueden dividirse en tres categoras, certificacin, auditabilidad y revelacin. Control interno: consejo de directores: los consejos de directores son elegidos por accionistas. Se espera que acten de acuerdo con los intereses de los propietarios supervisando y controlando a los ejecutivos de primer nivel. Resumen del captulo En este captulo examinamos como las organizaciones usan varios controles para lograr sus metas. Consideramos los fundamentos bsicos del control. Tambin vimos un modelo de control correctivo. Luego se expuso los tipos primarios de controles financieros, incluyendo el costo basado en actividades. Los fundamentos del control organizacional son el tipo de control, el patrn del control, el patrn del control, el propsito del control, la conexin de los controles a las metas estratgicas y los costos frente a los beneficios de los controles organizacionales. Los controles preventivos, como reglas, estndares y programas de capacitacin, estn diseados para reducir el nmero y severidad de las desviaciones que requieren accin correctiva. El modelo de control correctivo comprende seis fases interconectadas: definir el subsistema, identificar las caractersticas que se van a medir, establecer estndares, recopilar informacin, hacer comparaciones y diagnosticar y corregir cuales quiera problemas, Los mtodos primarios del control organizacional son mecanicista, orgnico, financiero, de mercado, financiero y contable, y controles basados en la automatizacin. El gobierno corporativo se centra en el sistema de relaciones y controles entre los accionistas, el consejo de directores y la administracin de primer nivel de una compaa. Una amplia variedad de asuntos y actividades se incluyen con frecuencia en el gobierno corporativo.