Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.

com>

BADAN DIKLAT PROV. SULUT

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

APA ITU ARSIP?

Arsip (record) /warkat adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula (Barthos, 2000)
Cotohnya : surat surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

LATAR BELAKANG A. Filosofis - arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa. - arsip, merekam kegiatan atau peristiwa sebagaimana apa Adanya. - arsip, mewakili fakta yang direkam. - arsip menunjukkan kejujuran

B. Yuridis - arsip adalah alat bukti. - arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban.

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

C. Sosiologis - arsip adalah identitas. - arsip bermanfaat bagi kehidupan perseorangan, organisasi, masyarakat, negara. - arsip adalah refleksi masa lalu. - arsip, dapat membangkitkan sense of ownership.

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

LEMBAGA ARSIP Lembaga kearsipan terdiri atas: ~Arsip Nasional Republik Indonesia; ~Arsip daerah provinsi; ~Arsip daerah kabupaten/kota; dan ~Arsip perguruan tinggi. Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.
(Pasal 16) uu 43/2009
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP

Arsip daerah provinsi, wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: ~ satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; ~ lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; perusahaan; ~ organisasi politik; ~ organisasi kemasyarakatan; dan perseorangan.
(Pasal 22 ayat (4)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP

(1)Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota. (2)Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk arsip daerah kabupaten/kota. (3)Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4)Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; b. desa atau yang disebut dengan nama lain; c. perusahaan; d. organisasi politik; e. organisasi kemasyarakatan; dan f. perseorangan. Pasal 24 Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

MACAM ARSIP

ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS

ARSIP INAKTIF

ARSIP AKTIF

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

ARSIP DESA
Keberadaan arsip sebagai dokumen penting tidak boleh diremehkan. Desa sebagai ujung tombak pemerintahan dituntut berperan aktif mengamankan arsip negara
Pengelolaan Arsip desa adalah bagian dari penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa

Pelayanan Masyarakat
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

ARSIP DESA
Ketidakberesan arsip mulai dari tingkat desa menjadi penyebab persoalan teroris yang belum terpecahkan sampai sekarang. "Arsip yang tidak beres memungkinkan satu orang bisa memegang dua identitas berbeda. (Djoko Utomo, Kepala ANRI)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

PENTINGNYA ARSIP
Kita sering melihat banyak orang merekam perilaku atau informasi yg dilakukannya. Beberapa alasan mereka melakukan hal itu adalah untuk alasan pribadi, sosial, ekonomi, hukum, dll. Demikian juga di pemerintah desa, pasti terjadi transaksi keuangan baik dari kas desa, APBDes, maupun APBD. Ketika terjadi proses transaksi tentu menghasilkan data pertanggungjawaban. Dari aspek hukum adanya pertanggungjawaban juga sebagai cermin taransparansi keuangan.
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

PENTINGNYA ARSIP
Karena itu ketika pemerintah desa melaksanakan kegiatan maka perlu pendokumentasian terhadap semua bukti yg tercipta, bisa jadi bukti-bukti tersebut berupa foto, rekaman video, film pun dalam bentuk kertas. Ini sangat penting untuk memudahkan ingatan kita yg terbatas. Hal ini pun merupakan salah satu solusi untuk menghindari hilangnya informasi, disamping itu arsip yg tercipta menjadi bukti bagi pemdes untuk menunjukkan kepada masyarakat.
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

PENTINGNYA ARSIP
Sampai saat ini budaya merekam kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah desa masih rendah. Hal ini terlihat dari kebiasaan pemerintah desa yg cenderung terbiasa dengan budaya lisan dari pada budaya tulis. Misalkan ketika rapat tidak ada notulensi, keputusan-keputusan yg dihasilkan dalam rapat tidak ada buktinya.
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

PENTINGNYA ARSIP

Permasalahan klasik hilangnya arsip penting, kecepatan menemukan membutuhkan waktu yg relatif lama serta seringnya arsip aktif dan inaktif tercampur sehingga ketika dibutuhkan sulit ditemukan.

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA

Arsip desa tercipta seiring dengan kegiatan yg dilaksanakan di desa yg bersangkutan. Banyaknya pekerjaan yg harus dilaksanakan pemerintah desa, maka arsip yg terciptapun semakin meningkat. Oleh karena itu pemerintah desa sudah saatnya memperhatikan pengolahan arsipnya agar terjaga keutuhan dan keamanan informasi.
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA

Untuk dapat mengola arsip pemerintah desa, maka perlu diketahui ragam arsip pemerintah desa yang tercipta, di antaranya:
1. Arsip Perangkat Desa
Peraturan perundang-undangan

2. Arsip Kependudukan
KK, SK, BLT, Jamkesmas, Raskin

3. Arsip Mutasi Penduduk

Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan Kependudukan, Surat Nikah, Cerai, Talak, Rujuk
Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA

4. Arsip Monografi Desa

Pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk, data perekonomian, data keagamaan

5. Arsip Pajak Bumi dan Bangunan

Berkaitan dengan penciptaan arsip, surat-menyurat pun adalah salah satu jenis arsip yg sering pula dilakukan oleh pemerintah desa Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

SISTEM PENGARSIPAN

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

Sistem Abjad/Alphabetical Filing System

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System) (dengan satu sub masalah)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

Sistem Nomor (Nummerical Filing System)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

Sistem Wilayah/Daerah (Regional/Geographical Filing System)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

Sistem Tanggal/urutan waktu (Chronological Filing System)

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

ARSIP MASUK DESA

Program AMD merupakan sistem informasi pengelolaan arsip pedesaan, yang merupakan struktur pemerintahan paling bawah. Diharapkan AMD ini dapat menjadi tonggak tertibnya pengelolaan arsip pemerintahan di tingkat pedesaan.
Meliputi arsip pertanahan, akte kelahiran, data kependudukan, penerima Bantuan Langsung Tunai (BLT), Daftar Pemilih Tetap (DPT).

Kepentingan Penelitian

Pengembangan Kesejahteraan

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

ARSIP MASUK DESA

Dengan semakin baiknya sistem pengarsipan di pedesaan pada tahun 2014 Pelayanan Publik akan semakin baik pula. Mulai dari desa bergerak ke lingkup yang lebih luas.

Desa adalah garda terdepan dalam pemerintahan

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

KESIMPULAN

Pengelolaan dan memanfaatkan arsip desa secara optimal akan mendukung tertib administrasi desa, yang pada akhirnya bermuara pada lancarnya pelaksanaan pembangunan desa tetapi juga terwujudnya pelayanan yang optimal kepada masyarakat.

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Arsip Desa < tangkilisanharly@yahoo.com>