Apostila EXCEL 2007

Alessandro Trovato Treinamentos Corporativos
Apostila Excel 2007
TREINAMENTO MICROSOFT EXCEL 2007
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Apostila Excel 2007
Apostila desenvolvida por Alessandro Trovato de acordo com conhecimentos adquiridos e necessidades apresentadas por seus alunos nos treinamentos de capacitao oferecidos. Microsoft Excel marca registrada da Microsoft.
Essa apostila de livre distribuio. Solicito somente manter os crditos em caso de reproduo para utilizao em treinamentos.
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Data de elaborao: Fevereiro de 2010 Reviso xxx em xxxx

Bibliografia: Ajuda do Excel 2007
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Contedo Iniciando o Excel ............................................................................................................................................. 6 Criando um atalho de teclado para carregar o Excel ..................................................................................... 7 O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................................... 9 Teclas de atalho ........................................................................................................................................... 14 Os componentes do Excel ............................................................................................................................. 16 Coluna .......................................................................................................................................................... 17 Linha ............................................................................................................................................................ 18 Entendendo Funes .................................................................................................................................... 19 1. Mesclar clulas ..................................................................................................................................... 20 2. Funo Soma .................................................................................................................................... 21 3. Subtrao ......................................................................................................................................... 23 4. Multiplicao.................................................................................................................................... 23 5. Diviso .............................................................................................................................................. 24 6. Porcentagem .................................................................................................................................... 24 7. Funo Mximo ................................................................................................................................ 25 8. Funo Mnimo................................................................................................................................. 26 9. Funo Maior ................................................................................................................................... 26 10. Funo Menor .................................................................................................................................. 27 11. Funo Mdia ................................................................................................................................... 28 12. Funo Cont.nm ............................................................................................................................. 28 13. Funo Cont.Valores......................................................................................................................... 29 14. Funo Contar.Vazio ........................................................................................................................ 29 15. Funo Hoje...................................................................................................................................... 30 16. Funo Agora ................................................................................................................................... 30 17. Funo Hora ..................................................................................................................................... 30 18. Funo Minuto ................................................................................................................................. 31 19. Funo Segundo ............................................................................................................................... 31 20. Funo Tempo .................................................................................................................................. 32 21. Funo Dia........................................................................................................................................ 32 22. Funo Ms ...................................................................................................................................... 33 23. Funo Ano....................................................................................................................................... 33 24. Funo Data ..................................................................................................................................... 34 25. Funo Esquerda .............................................................................................................................. 34 26. Funo Direita .................................................................................................................................. 34 27. Funo Ext.texto ............................................................................................................................... 35 28. Funo Concatenar........................................................................................................................... 35 29. Funo Texto .................................................................................................................................... 36 30. Funo Maiscula ............................................................................................................................ 36 31. Funo Minscula ............................................................................................................................ 37 32. Funo Pri.Maiscula ....................................................................................................................... 37 33. Funo Romano................................................................................................................................ 37 34. Funo Valor .................................................................................................................................... 38 35. Funo Mod ..................................................................................................................................... 38 36. Funo Rept...................................................................................................................................... 39 37. Funo Int......................................................................................................................................... 40
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38. Funo Arred .................................................................................................................................... 41 39. Validao.......................................................................................................................................... 41 40. Formatao Condicional................................................................................................................... 44 41. Funo Comentrio .......................................................................................................................... 47 42. Funo SE ......................................................................................................................................... 47 43. Funo E ........................................................................................................................................... 51 44. Funo OU ........................................................................................................................................ 52 45. Funo erros ................................................................................................................................... 53 46. Funo Cont.se ................................................................................................................................. 55 47. Funo Somase................................................................................................................................. 56 48. Autofiltro .......................................................................................................................................... 57 49. Subtotais .......................................................................................................................................... 59 50. Estrutura de Tpicos ......................................................................................................................... 62 51. Funo Escolher................................................................................................................................ 66 52. Funo ProcV (Procura Vertical) ....................................................................................................... 67 53. Funo ProcH (Procura Horizontal) .................................................................................................. 71 54. Funo ndice ................................................................................................................................... 73 55. Funo Corresp ................................................................................................................................. 76 56. Funo Desloc .................................................................................................................................. 79 57. Atribuio de nomes......................................................................................................................... 84 58. Tabela Dinmica............................................................................................................................... 86 59. Grficos ............................................................................................................................................ 98 60. Grfico Dinmico ............................................................................................................................ 104 61. Impresso no Excel ......................................................................................................................... 105 62. Modos de Visualizao ................................................................................................................... 112 63. Autosalvamento ............................................................................................................................. 113 64. Compartilhando Planilhas do Excel ................................................................................................ 115 65. Vincular clulas entre planilhas ...................................................................................................... 117 66. Vincular documentos do Word ....................................................................................................... 118 67. Classificando os dados.................................................................................................................... 120 68. Controlando alteraes na planilha ............................................................................................... 123 69. Auditoria de Frmulas .................................................................................................................... 126 70. Suplementos: Histograma .............................................................................................................. 135 71. Cenrios.......................................................................................................................................... 139 72. Atingir Meta ................................................................................................................................... 144 73. Solver.............................................................................................................................................. 147 74. Tabela de Dados ............................................................................................................................. 156 75. Funo Pgto ................................................................................................................................... 161 76. Macros ........................................................................................................................................... 163 Exerccios.................................................................................................................................................... 172 Agradecimentos ......................................................................................................................................... 179
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Alessandro Trovato Treinamentos Corporativos Microsoft Excel 2007
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Em 30 de janeiro de 2007 a Microsoft realizou o lanamento de sua nova sute de aplicativos, o pacote Office. Dentre as opes disponveis, destaco abaixo os programas que acompanham cada verso: Home and Student, Standard, Small Business, Professional e Ultimate. Nesta apostila trataremos do aplicativo Excel.
Home and Student

Word 2007 Um conjunto completo de ferramentas de redao e composio que ajudam voc a criar e compartilhar contedo. PowerPoint 2007 Eficiente ferramenta de apresentao que permite criar apresentaes com aparncia profissional. Excel 2007 Uma eficiente ferramenta para criar planilhas e analisar e compartilhar informaes. OneNote 2007 Uma soluo de bloco de notas digital que permite reunir anotaes e informaes e um s lugar. Outlook 2007 Uma soluo integrada para voc administrar o seu tempo e gerenciar informaes, criando conexes alm de qualquer fronteira. Outlook 2007 com Business Contact Manager Uma soluo integrada para voc administrar o seu tempo e gerenciar informaes, criando conexes alm de qualquer fronteira. Access 2007 Uma soluo de banco de dados que permite controlar, comunicar e compartilhar informaes de maneira eficaz. Publisher 2007 Crie, personalize e compartilhe publicaes e materiais de marketing internamente. Groove 2007 Uma ferramenta de colaborao que ajuda as equipes a trabalharem juntas. InfoPath 2007 Uma programa de coleta de informaes com o qual voc pode criar e implantar formulrios eletrnicos.
Standard
Small Business
Professional
Ultimate
Home and Student1
Standard
Small Business
Professional
Ultimate
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O Excel um programa de clculos. um software de planilhas eletrnicas com muitos recursos para auxiliar no tratamento de informaes. Com o Excel podemos construir desde operaes simples at clculos mais avanados como financeiros, matemticos, lgicos, estatsticos, etc. Podemos fazer o controle de nossas despesas financeiras pessoais ou controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Controlar fluxo de materiais em estoques, estatisticamente analisar como a empresa est entre outras funcionalidades. Os principais recursos que encontramos no aplicativo so: Planilhas: permite a montagem e organizao dos dados para anlise. Bancos de dados: podemos classificar, ordenar, pesquisar e agrupar informaes para formar banco de dados. Grficos: Com os grficos do Excel poderemos utilizar recursos visuais avanados para anlise das informaes obtidas com suas planilhas. Apresentaes: Com recursos de formatao avanados, podemos utilizar o Excel tambm para demonstrar nossos resultados. Macros: Tarefas simples ou complexas podem ser resolvidas com a criao de macros. Podemos tambm atravs da utilizao do VBA (Visual Basic for Application) criar nossas prprias funes. Voc aprender com este material a criar operaes matemticas bsicas, recursos de anlise de dados e ter muitas dicas de recursos avanados. Essa apostila servir como referncia inclusive para futuras consultas a conceitos abordados durante nosso treinamento. Em caso de dvidas podemos contar tambm com a Ajuda do prprio programa. Utilizando o assistente acionado pela opo Ajuda, localizado na Faixa de Opes (Ribbon), conforme indicado na imagem abaixo, ou pressionando a tecla <F1> a qualquer momento.
Iniciando o Excel Para carregar o Excel devemos seguir os passos abaixo (considerando que o sistema operacional utilizado seja o Windows Vista). 1.Clique no boto Iniciar (localizado no canto inferior esquerdo da tela). 2. Posicione e clique com o boto esquerdo do mouse sobre todos os programas. A lista acima da opo Todos os programas ser atualizada.
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3. Clique sobre o grupo Microsoft Office.
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4. Na lista que ser aberta, clique sobre o atalho Microsoft Excel 2007. Veja na imagem ao lado a rea em destaque. A partir deste ponto o Excel carregado para a memria e a tela abaixo exibida. Vamos ver em detalhes o ambiente de trabalho do Excel nas pginas seguintes.
Criando um atalho de teclado para carregar o Excel Alm do modo tradicional explicado acima, podemos tambm carregar o Excel atribuindo uma tecla de atalho para sua execuo. Quando a seqncia de teclas atribuda pressionada, automaticamente o Excel carregado. Esse um recurso do sistema operacional e no do Windows. Voc poder inclusive atribuir quantos atalhos desejar para os programas que voc mais utiliza. Veja os passos abaixo.
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1. Clique no boto Inicar. 2. Clique em Todos os Programas 3. Clique no grupo Microsoft Office
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4. Posicione o mouse sobre o cone do Microsoft Office Excel 2007 e clique com o BOTO DIREITO DO MOUSE. Com isso abriremos o menu destacado ao lado. 5. Clique sobre Propriedades. A janela abaixo ser exibida. Observe na parte destacada a opo Tecla de Atalho. Clique com o mouse neste campo.
6. Pressione as teclas Ctrl + Shift + E (simultaneamente) ou Ctrl + Alt + E (se preferir). Observe que pressionando a sequncia acima no campo Tecla de Atalho as teclas aparecero na ordem pressionada. 7. Aps esse passo clique no boto OK. Pronto, para carregar o Excel basta pressionar a sequncia de teclas escolhida (CTRL + SHIFT + E ou CTRL + ALT + E). Para eliminar o atalho atribudo devemos repetir os passos acima mas pressionando a tecla Backspace no campo Tecla de atalho. Aparecer a palavra Nenhum indicando a remoo da tecla de atalho. Com este recurso voc ter um considervel aumento de produtividade!
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O ambiente de trabalho do Excel 1 2
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H uma grande diferena na Verso 2007 do pacote Office se comparada com suas verses anteriores. H uma linha divisria da evoluo pois a verso 2007 um marco destes aplicativos. Conforme estudos de especialistas em aprendizado para pessoas que nunca utilizaram o pacote Office, seu aprendizado facilitado e realizado em menos tempo. Pessoas que j conhecem as verses anteriores tem mais dificuldade para esses aprendizado. O motivo a relao que um usurio experiente faz com a utilizao da verso anterior. A curva de aprendizagem mais longa em tempo para esses usurios. Minha dica para voc que est interessado neste curso dedicar-se a aprender bem uma verso ao aplicativo para que o aprendizado das futuras verses seja mais simplificado! Vamos a partir de agora identificar cada uma das partes da janela acima. 1. Boto Office: Uma novidade nesta verso. O Boto Office agrupa os principais controles para manipulao dos arquivos, impresso e publicao. So itens do boto Office: Novo, Abrir, Salvar, Salvar Como, Abrir do Office Live, Salvar no Office Live, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar e Fechar a. Novo: Permite abrir uma nova Pasta de Trabalho.
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b. Abrir: Permite abrir Pastas de Trabalho salvas anteriormente. c. Salvar: Permite salvar arquivos que esto sendo alterados e utilizados no momento. Permite tambm salvar um arquivo novo que no tenha sido salvo ainda. d. Salvar Como: permite gerar uma cpia do arquivo aberto, mantendo as caractersticas do arquivo original preservadas. Podemos salvar inclusive a Pasta de trabalho em outras verses do Excel. e. Abrir do Office Live e Salvar no Office Live so opes para salvamento na verso da Microsoft do Office Live Workspace (que um servio de compartilhamento de arquivos gratuito). f. Imprimir: Permite a impresso da Pasta de trabalho aberta. Podemos inclusive visualizar a impresso em um dos subitens desse grupo. g. Preparar: Permite a manipulao das propriedades e traz recursos avanados para o arquivo como Edio das propriedades da pasta de trabalho, Inspecionar Documento (verifica se h informaes pessoais na pasta de trabalho), Criptografar Documento, Restringir Permisso, Adicionar uma assinatura Digital, Marcar como final e Executar Verificador de Compatibilidade. h. Enviar: Permite o envio da Pasta de Trabalho em anexo por e-mail, ou enviar um Fax utilizando um servio de Fax da Internet. i. Publicar: Permite que suas planilhas sejam salvas em ambientes compartilhadas como redes ou ainda servios como o Sharepoint da Microsoft. Encontramos nesse grupo: Servios do Excel, Servidor de Gerenciamento de documentos e Criar espao de trabalho de documentos. 2. Barra de Acesso Rpido: Permite que alguns dos principais recursos acessados do Excel sejam colocados nesta barra. No exemplo so exibidos os botes Salvar, Desfazer e Refazer. Clicando com o boto direito do mouse sobre essa borra podemos configurar quais botes sero exibidos ou ocultados. 3. Personalizar Barra de Menus de Acesso Rpido. Como o exemplo acima, permite configurar quais botes sero exibidos ou ocultados. Apresenta tambm alguns botes padro que podem ser selecionados. Veja a imagem ao lado. Os trs botes visveis esto marcados, indicando que esto sendo mostrados na Barra de Acesso Rpido. 4. Barra de Ttulos: Exibe o nome do arquivo aberto no momento e o programa em exibio.
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5. Guias: as guias trazem o conjunto de comandos abrigados pelo Ribbon. So elas: Incio, Inserir, Layout de pgina, Frmulas, Dados, Reviso, Exibio e Desenvolvedor. 6. Boto Minimizar: Minimiza a Janela ativa para a Barra de Tarefas do Windows. 7. Boto Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de aplicativo ou maximiz-la. 8. Boto Fechar Aplicativo: Fecha o aplicativo quando selecionado. 9. Boto Fechar Arquivo: Fecha o arquivo que est em edio. 10. Boto Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de arquivo ou maximiz-la. 11. Boto Minimizar Arquivo: Minimiza o arquivo que est sendo editado para a borda inferir janela do aplicativo. 12. Boto Ajuda: Carrega o assistente do Excel de Ajuda. 13. Dividir Janela Horizontalmente: Quando arrastado para a parte inferior cria uma diviso de janelas horizontal, permitindo que visualizemos 2 partes simultneas da planilha. 14. Cursor: A representao da posio de onde est posicionado o cursor e onde sero inseridos os dados em nossa planilha. 15. Barra de Frmulas: onde sero inseridas as frmulas nas clulas. A barra de frmulas exibe o contedo de uma clula quando esta estiver selecionada. 16. Inserir funo: Permite carregar o assistente do Excel para utilizao das funes. Veja a tela ao lado. Ela exibida quando pressionamos o boto. 17. Caixa de nome. A caixa de nome possui alguns recursos: a) exibe a referncia da clula que est selecionada no momento. b) Permite atribuir nomes a faixas de clulas. c) Permite mover o cursor para clulas especficas quando digitamos sua referncia. Por exemplo: se digitarmos BC123 o cursor ser transportado para a coluna BC, linha 123. 18. Galeria: Na imagem acima, a Galeria Fonte est destacada. As galerias agrupam os comandos por suas similaridades. Perceba que na Galeria Fonte somente aparecem os comandos referentes a formatao de fonte. Para cada Guia h um conjunto diferente de Galerias. Na Guia Incio encontramos: rea de Transferncia, Fonte, Alinhamento, Nmero, Estilo, Clulas e Edio. Nem todos os controles esto disponveis. H muitas outras funes de formatao
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de fonte que podem ser acessadas quando clicamos no boto Formatar Clulas. Esse boto est localizado na parte inferior da Galeria, representado por uma seta. Veja a imagem ao lado e a seleo do boto Formatar Clulas. Quando pressionado a imagem abaixo exibida. Veja que a mesma tela da verso de formatao de clulas da verso do Excel 2003.
19. Selecionar Tudo: quando pressionado esse boto, todas as linhas e colunas da sua planilha so selecionadas. 20. RIBBON ou FAIXA DE OPES: Principal mudana na verso 2007 do Excel e dos aplicativos do pacote Office. A faixa de Opes ou Ribbon fornece todos os comandos antes encontrados no Excel nas barras de ferramentas de forma categorizada. Perceba que as guias fornecem a categoria principal do recurso que ser acessado e, dentro das guias, separado por galerias encontram-se os comandos. Para utilizar o comando basta clicar uma vez com o boto esquerdo do mouse sobre os botes. Caso tenha dvidas quanto caracterstica do boto, uma ajuda rpida poder ser exibida se o ponteiro do mouse ficar posicionado sobre o boto em dvida. Em alguns segundos uma tela aberta com a descrio da opo, qual sua tecla de atalho (caso tenha) e uma dica do que a ferramenta pode fazer. Veja ao lado um exemplo de tela de ajuda para o recurso Mesclar e Centralizar. 21. Barra de rolagem Vertical: Quando arrastada para baixo ou para cima h uma rolagem na rea de visualizao das clulas.
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22. Dividir Janela Verticalmente: Quando arrastada para o centro da tela permite a criao de uma diviso de janelas vertical em sua planilha. Ideal para visualizao de reas de colunas distintas ao mesmo tempo. 23. Zoom: O zoom pode ser aumentado e diminudo de acordo com a rolagem do controle de Zoom. Podemos tambm pressionar o boto + ou para interagir com o nvel de zoom na planilha. Ao clicar sobre a porcentagem de zoom exibida, uma janela aberta (muito semelhante a janela de Zoom da verso do Excel 2003). Veja a imagem ao lado. H uma outra forma tambm de aumentarmos ou diminuirmos o Zoom. Desta vez podemos utilizar o mouse e um atalho de teclado. Todo mouse possui um boto de rolagem, geralmente localizado entre os botes esquerdo e direito. Para aumentar o Zoom: segure a tecla CTRL pressionada. Mova o rolete para cima, voc ver que o zoom ser incrementado. Movendo o rolete para baixo o zoom diminudo. Experimente! 24. Barra de rolagem horizontal: Quando rolada para a direita ou para a esquerda permite a navegao pelas colunas de sua planilha. 25. Modos de visualizao: H trs formas de visualizao dos dados em sua planilha. a) O modo normal geralmente utilizado para a criao de frmulas e utilizao de funes. b) Layout de Pgina: Permite a visualizao da planilha em pginas (esse um modo novo de visualizao). c) Permite a configurao das pginas para a impresso atravs da visualizao na planilha das quebras de pgina. 26. Barra de Status: A barra de status trs informaes sobre o ambiente. Podemos encontrar funes pr-configuradas, informaes sobre o modo de trabalho, situao das teclas Caps lock e Num lock, um atalho para salvarmos macros, entre outros recursos. Veja abaixo um exemplo da barra de status com informaes. Para alterar as funes exibidas, basta clicar com o boto direito do mouse sobre qualquer uma das operaes e selecionar as novas funes desejadas.
27. Inserir Planilha: ao clicarmos neste boto uma nova planilha inserida em sua Pasta de Trabalho. O atalho de teclado para esse recurso SHIFT + F11. 28. Planilhas: As planilhas representam os espaos de trabalho do Excel. Por padro so inseridas trs planilhas iniciais. Essa configurao poder ser alterada posteriormente. Para alternar entre as planilhas, basta clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a planilha desejada. O Atalho de teclado para navegar nas planilhas CTRL + PAGE DOWN ou CTRL + PAGE UP.
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29. Movimentao pelas planilhas: Esses quatro controles permitem a navegao pelas planilhas. 30. Gravao de Macro: Pressionando esse boto o assistente para gravao de macro exibido permitindo o incio da gravao de uma nova macro. Teclas de atalho Muito til para ganho de produtividade. As teclas de atalho so seqncias de teclas prconfiguradas para executar uma ao. Por exemplo: para abrir uma Pasta de Trabalho nova podemos pressionar CTRL + O. Abaixo as principais teclas de atalho: MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS F10 ou ALT Seleciona a barra de menus e indica nesta verso, qual a tecla de atalho pode ser utilizada para a maioria dos botes. ENTER Abre o menu selecionado, ou executa a ao do boto ou comando selecionado. ALT+BARRA DE ESPAOS Exibe o menu de atalho da barra de ttulo. REDIMENSIONAR FONTES CTRL+SHIFT+F - Abre a janela Formatar Clula, na Guia Fonte TECLAS DE FUNO F1 F2 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 - Abre a Ajuda ou o Microsoft Office Online. - Edita a clula - Repete a ltima ao. - Escolhe o comando Ir para - Vai para o prximo painel ou quadro. - Escolhe o comando Ortografia (menu Ferramentas). - Estende uma seleo. - Atualiza as clulas - Ativa a barra de menus. - Insere uma Guia para Grfico - Escolhe o comando Salvar como (menu Arquivo).
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SHIFT + TECLA DE FUNO
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SHIFT+F2 Insere um Comentrio na clula SHIFT+F3 Inserir funo SHIFT+F6 - Vai para o painel ou quadro anterior. SHIFT+F10 - Exibe um menu de propriedades da clula em que o curso est posicionado SHIFT+F11 Insere uma nova planilha na pasta atual. SHIFT+F12 - Escolhe o comando Salvar CTRL + TECLAS DE FUNO CTRL+F3 Janela Gerenciador de Nome CTRL+F4 - Fecha a janela. CTRL+F5 - Restaura o tamanho da janela do documento (depois de sua maximizao). CTRL+F6 - Vai para a prxima janela. CTRL+F7 - Escolhe o comando Mover (menu de atalho da barra de ttulo). CTRL+F8 - Escolhe o comando Tamanho (menu de atalho da barra de ttulo). CTRL+F9 Minimiza a planilha CTRL+F10 Maximiza / Restaura a janela do documento. CTRL+F12 - Escolhe o comando Abrir (menu Arquivo). ALT + TECLAS DE FUNO ALT+F4 ALT+F8 ALT+F11 Encerra o Microsoft Excel Abre a Janela Macro Exibe o ambiente do Microsoft Visual Basic.
CRIAR, SALVAR E ABRIR DOCUMENTOS CTRL+O - Cria um novo documento CTRL+A - Abre um documento. CTRL+W - Fecha um documento. CTRL+B - Salva um documento. MOVIMENTAO E SELEO, CTRL+T Seleciona todas as clulas da planilha ativa. SHIFT + Setas de direo Seleciona as clulas conforme movimentao das setas CTRL + Setas de direo Cursor salta at encontrar a clula que contm os ltimos dados CTRL + HOME Cursor posicionado na clula A1 CTRL + END Cursor posicionado na ltima clula alterada da planilha. CTRL + BARRA DE ESPAOS Seleciona a coluna inteira SHIFT + BARRA DE ESPAOS Seleciona a linha inteira
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LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTOS CTRL+L - Localiza texto, formatao e itens especiais. CTRL+U - Substitui texto IMPRESSO E VISUALIZAO DE DOCUMENTOS CTRL+P - Imprime um documento. TECLAS DE DIREO.
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Movimentao pela planilha no modo de visualizao
PAGE UP ou PAGE DOWN - Movimentao pela pgina de visualizao quando ela est com menos zoom. CTRL+HOME - Vai para a primeira pgina de visualizao quando ela est com menos zoom. CTRL+END - Vai para a ltima pgina de visualizao quando ela est com menos zoom.
Vamos praticar?
Anote abaixo o que acontece quando voc pressiona a seguinte seqncia de teclas: CTRL + F4 - _____________________________________________________________ F10 - ___________________________________________________________________ CTRL + U - _____________________________________________________________ SHIFT + F3 - _____________________________________________________________ CTRL + K - _____________________________________________________________
Os componentes do Excel
Este aplicativo possui cinco partes fundamentais, que so: 1. Pasta de Trabalho - denominada PASTA todo arquivo que for criado no Excel. 2. Planilha - Uma planilha considerada a parte onde ser executado todo o trabalho por isso esta fundamental. Cada planilha possui no total de 17.179.869.184 clulas (isso mesmo! Dezessete bilhes, cento e setenta e nove milhes, oitocentos e sessenta e nove mil, cento e oitenta e quatro clulas). Um arquivo novo possui trs planilhas para trabalho, denominadas Plan1, Plan2 e Plan3. 3. Coluna - As colunas do Excel so representadas em letras de acordo com a ordem alfabtica crescente sendo que a ordem vai de A at XFD, e so no total de 16.384 colunas.
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4. Linha - As linhas de uma planilha so representadas em nmeros, formam um total de 1.048.576 linhas e esto localizadas na parte vertical esquerda da planilha. 5. Clula - As clulas so formadas atravs da interseco (cruzamento) de uma coluna com uma linha e, cada clula tem um endereo referencial que mostrado na caixa de nomes que se encontra na parte superior da Planilha.
Coluna
O Excel possui 16.384 colunas representadas por letras de nosso alfabeto, podemos localizar uma coluna na tela do Excel atravs das letras que se encontram acima da rea de trabalho, como no exemplo ao lado, observe a coluna D.
As colunas podem ser ajustadas em tamanho para aceitarem corretamente ao dados inseridos. Se uma clula recebe a entrada de valor maior do que ela suporta mostrada a seqncia de smbolos ########## indicando que no coube a representao nmerica. Para aumentar o tamanho da coluna proceda da seguinte forma: 1) Clique 2 vezes com o mouse na unio de 2 colunas (*); 2) Automaticamente a coluna ficar da largura da maior clula preenchida. Ou 1) Posicione o ponteiro do mouse entre as 2 colunas (*) 2) Segure o boto esquerdo do mouse e arraste-o para a direita ou para a esquerda para aumentar ou diminuir a coluna. 3) Quando soltar o boto do mouse a coluna ter a dimenso que vocs desejar.
Ou 1) Clique no campo Selecionar Tudo para selecionar a planilha inteira.
2) Clique duas vezes entre as colunas para dimensionar TODA a planilha. Todas as clulas da planilha sero corretamente adequadas ao maior tamanho do contedo preenchido.
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Ou
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1) Clique com o boto direito na clula que identifica a coluna 2) Clique em Largura da Coluna e faa o ajuste. Ou 1) Clique na Guia Incio 2) Localize a Galeria Clulas 3) Clique no boto Formatar. Uma janela aparecer. Clique sobre a opo Largura da Coluna. A mesma tela acima ser exibida.
OBS.: O Excel no trabalha com uma rgua como o Word, ele trabalha com Pontos, Pixels e Centmetros. Quando voc configura uma Coluna est ajustando o nmero provvel de caracteres que cabero na clula. Veja a tabela abaixo:
Uma converso aproximada de pontos e pixels para centmetros mostrada na tabela abaixo.
Pontos 18 36 72 108 144 Pixels 24 48 96 144 192 Centmetros 0,635 1,27 2,54 3,81 5,08
Vamos praticar?
Defina as seguintes medidas para as colunas: Coluna A = 36 pixels Coluna B = 50 caracteres Coluna C = 6 cm
Linha
O Excel possui 1.048.576 linhas que podem receber formataes individuais, cada linha possui 16.384 clulas. Elas so representadas por nmeros, em ordem crescente e encontram-se a esquerda da planilha.
Linhas Diviso das linhas
Para dimension-las siga os mesmos passos anteriores, mas clicando na barra que as separa conforme indicado no desenho acima.
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Entendendo Funes
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O Excel uma ferramenta muito poderosa para execuo de clculos. Alm das operaes bsicas (soma, subtrao, diviso, multiplicao, potenciao e porcentagem) pode trabalhar com suas funes internas que agregam muito mais potencialidades. Um detalhe muito importante que uma frmula ou funo no Excel deve ser precedida, obrigatoriamente pelo sinal de = (igual) pois o programa reconhece uma frmula ou funo a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A funo um mtodo para tornar mais rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e matrizes de valores. Existem funes para clculos matemticos, financeiros, estatsticos, datas, texto, entre outros. Por exemplo: vamos analisar a funo =SOMA(A1:C10) Utilizaremos a funo SOMA para somar todos os valores do intervalo da clula A1 at a clula C10, sem voc precise informar clula por clula em sua frmula. Para uma correta utilizao das funes devemos dar preferncia pelo uso das referencias das clulas nas frmulas. Sempre que uma clula for atualizada, automaticamente o resultado final que se utilizou daquela referncia ser atualizado tambm. Utilizando as referncias das clulas nas frmulas voc ficar livre para se preocupar com o que realmente interessa: o RESULTADO FINAL ou QUAL INFORMAO VOC QUER EXTRAIR DA SUA PLANILHA. Sobre funes... A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Excel na verso 2007 oferece mais de 300 funes (que podem ser aumentadas com a ativao de Suplementos, baixadas na Internet ou criadas atravs do VBA). Vamos conhecer algumas delas a partir de agora. Lembre-se de que os resultados aparecero na clula onde est digitada a frmula. Os operadores matemticos utilizados pelo Excel
Multiplicao Diviso Adio Subtrao Potenciao Porcentagem

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* / + ^ %
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1. Mesclar clulas
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Em algumas situaes, necessitamos juntar ou mesclar clulas para fazerem parte de um ttulo ou representao de um dado que normalmente no caberia em uma clula apenas. A este processo chamamos de Mesclar clulas. O processo para criao muito simples. 1. Selecione as clulas que deseja mesclar.
2. Clique na guia Incio 3. Na Galeria Alinhamento, clique no boto Mesclar e Centralizar. Veja ao lado a imagem do boto em destaque. 4. As clulas sero mescladas. Veja o resultado abaixo.
Observao: Perceba que esse boto de mesclagem composto por 2 partes. A parte principal do boto representada pelo desenho e a parte secundria representada pela seta apontando para a parte inferior da tela. Quando pressionamos a seta o menu de opes ao lado exibido com mais opes de mesclagem.
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H outra forma de mesclar as clulas.
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1. Clique no boto Opes de Alinhamento (conforme destacado na imagem ao lado). 2. Ao ser pressionado, a tela abaixo ser exibida. Perceba que a mesma tela da verso 2003 do Excel. Clique na Guia Alinhamento. 3. Selecione a opo Mesclar clulas. 4. Pressione o boto OK. As clulas sero mescladas.
2. Funo Soma Sintaxe: =SOMA(...) A funo exige uma clula ou um intervalo de clulas para somar. A funo ir somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou matriz de dados selecionada. No exemplo abaixo essa soma ser das clulas A1 at a clula D1. Na frmula =SOMA(A1:D1) os dois pontos indicam AT, ou seja, some de A1 AT D1. A forma de utilizao da funo soma no foge a esta regra. Sempre que quiser somar valores, indique a faixa de clulas desejada. Devemos somente posicionar o cursor na clula que desejamos o resultado ANTES de digitar a funo.
Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereo A1 at o endereo D1. A frmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. O resultado est na clula E1: 102,5.
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Os valores no aparecem formatados, pois ainda no aplicamos a formatao dos mesmos. Outra maneira de voc somar utilizando o Boto da Autosoma. Veja o exemplo: 1. Selecionar os valores que desejar somar. No exemplo abaixo foi selecionada as clulas de A1 at A5 (A1:A5). 2. Clique na guia Incio 3. Na Galeria Edio, clique sobre o boto Autosoma (conforme identificado na imagem ao lado). 4. Automaticamente ser inserida na clula A6 a funo =SOMA(A1:A5). Se a seleo for de linha, o resultado ser exibido direita da seleo. Se a seleo for de coluna, o resultado ser exibido abaixo da seleo. Veja mais um exemplo de Soma Agora voc deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma nica frmula, desta vez voc ter que digitar a frmula:
Para criar a funo, clique sobre a clula D6. Digite =SOMA e abra o parentes. Agora posicione o cursor na primeira clula (A1) com as setas de direo. Segure a tecla SHIFT e com as setas de direo selecione o restante dos valores. Com isso estaremos somando todos os valores numa nica frmula, o que chamamos de somar intervalo de valores. Desta vez voc deseja somar nmeros dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereos diferentes. Veja o exemplo ao lado. Perceba que entre as clulas somadas (B5, D5 e F5) h um ponto e vrgula (;). Ele utilizado quando queremos somar clulas no adjacentes. Ele separa tambm argumentos de uma funo.
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Se voc deseja realizar uma soma simples pode tambm utilizar a forma direta de somar, digitando-se = (igual) e indicando ao Excel, atravs das setas de direo ou clicando sobre as clulas com o boto esquerdo do mouse, quais clulas voc deseja somar. Utilizando o teclado ou mouse, aps selecionar uma referncia pressione o sinal de + (adio) e leve o cursor at a clula que deseja selecionar. 3. Subtrao Ao contrrio da funo SOMA no existe uma funo chamada SUBTRAIR. Para contas de subtrao os valores devem ser indicados um a um. No exemplo abaixo voc deseja saber qual o salrio lquido de um funcionrio. 1) 2) 3) 4) Digite o valor do Salrio Bruto na clula B2. Digite o valor total dos descontos na clula C2. Digite a frmula da subtrao na clula D2 (=B2-C2) Pressione Enter. O resultado ser exibido.
4. Multiplicao A funo MULT tem a funo de multiplicar os valores apresentados como argumentos. Podem ser uma faixa de valores ou uma matriz de dados. Sintaxe: =MULT(nm1;nm2;...)
A funo exige quais valores devero ser multiplicados ou ainda uma matriz de dados.Repare que os argumentos so separados por um ponto e vrgula (;)
Outra maneira de efetuar o clculo Voc pode utilizar a mesma forma utilizada na subtrao, mas utilizaremos a referncia das clulas para efetuar os clculos e o operador da multiplicao * (asterisco)
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5. Diviso Para se dividir um valor, utilizaremos tambm o mesmo mtodo. Indicaremos as referncias das clulas separadas pelo smbolo da diviso (/). No exemplo abaixo temos uma conta de Restaurante que deve ser dividida por sete pessoas. Quanto cada um deve pagar?
6. Porcentagem Porcentagem ou percentagem a frao de um nmero inteiro expressa em centsimos. Representa-se com o smbolo % (que se l "por cento"). Os clculos de porcentagens so muito usados para avaliao de resultados ou comparativos entre resultados. No Excel o clculo da porcentagem se realiza multiplicando-se o valor pela porcentagem que se deseja obter. Devemos preferencialmente utilizar as referncias das clulas para a operao. Veja o exemplo: Um cliente de sua empresa fez uma compra semestral antecipada. Voc concedeu um desconto de 7% sobre o valor total. Veja como ficaria a frmula no campo Desconto (C3).
IMPORTANTE: Uma considerao importante sobre a porcentagem que no devemos somar ou subtrair valores utilizando o smbolo de porcentagem. As duas nicas operaes possveis com o Excel so a multiplicao e a diviso.
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Quando multiplicamos um valor por sua porcentagem, o resultado ser somente o valor dessa porcentagem. Se voc quiser somar o valor da porcentagem com o principal, devemos fazer a operao abaixo. Veja o exemplo. Gostaria de somar 9,5% ao valor de R$ 7.500,00. Qual o resultado final?
No exemplo acima observe que iniciamos a frmula com a referncia A7 (Valor) para depois somar pela multiplicao do valor (A7) e a porcentagem (B7). O Excel utiliza as mesmas prioridades das operaes, primeiro realiza a multiplicao e diviso para depois realizar a soma e a subtrao. Outra forma de realizar a operao multiplicarmos o valor do principal pelo valor decimal da porcentagem. Por exemplo: 10% o mesmo que 0,1 25% o mesmo que 0,25 1% o mesmo que 0,01 Para achar o valor de 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,1 = R$ 750,00 Para achar o valor de 3% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,03 = R$ 225,00 Para somar 10% ao valor de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 1,1 = R$ 8.250,00 Para descontar 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,9 = R$ 6.750,00 Dica: Esta forma de se calcular porcentagem mais simples, pois fazemos a conta diretamente, utilizando o valor decimal que representa a porcentagem. No caso da ltima operao para subtrair uma porcentagem devemos colocar na frmula quando sobrar aps a retirada. No exemplo com 10% de desconto sobraro 90% ou 0,9 em notao decimal. 7. Funo Mximo Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o maior valor lanado (valor mximo). Sintaxe: =MXIMO(...) A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
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Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o apontamento mais alto lanado durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.
Onde: (B2:E6) matriz de valores que sero verificados pela funo MXIMO. 8. Funo Mnimo Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lanado (valor mnimo). Sintaxe: =MNIMO(...) A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o menor valor de apontamento lanado durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.
Onde: (B2:E6) matriz de valores que sero verificados pela funo MNIMO. 9. Funo Maior
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A funo MAIOR muito parecida com a funo Mximo. Ela retorna o maior valor de uma matriz de dados dependendo da posio na escala desejada (o 2 maior, o 3 maior e assim por diante). Sintaxe: =MAIOR(matriz;k) Matriz faixa de valores que sero analisados ; separador dos argumentos da funo k posio de referncia do valor a ser encontrado. Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2 e o 3 maior valor.
10.
Funo Menor
A funo MENOR faz a operao inversa da funo Maior. Ela retorna, dependendo da posio desejada, qual o menor nmero de uma matriz de dados (o 2 menor, o 3 menor, e assim por diante). Sintaxe: =MENOR(matriz;k) Matriz faixa de valores que sero analisados ; separador dos argumentos da funo k posio de referncia do valor a ser encontrado. Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2 menor valor e o 3 menor valor.
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11. Funo Mdia
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A funo utilizada para calcular a mdia de uma faixa de valores ou uma matriz de dados. Aps serem somados, os valores so divididos pela quantidade de valores utilizados. Sintaxe: =MDIA(...) A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual a mdia dos valores lanados durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.
DICA: Outra maneira de se calcular somando os termos e dividindo pelo nmero de elementos. Futuramente voc poder utilizar uma funo de contagem para substituir o ltimo argumento da funo: =SOMA(B2:E6)/20 12. Funo Cont.nm A funo CONT.NM deve ser utilizada para contar quantas clulas de uma faixa de valores contm nmeros. Use CONT.NM para obter o nmero de entradas em um campo de nmero que esto em um intervalo ou matriz de nmeros. Esta funo NO CONTA textos inseridos na planilha. A funo conta somente nmeros. Sintaxe: =CONT.NM(...) A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Na amostragem de produo, contar quantos nmeros de apontamentos foram realizados.
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13. Funo Cont.Valores
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A funo CONT.VALORES utilizada para contagem de clulas preenchidas em uma planilha. Em uma planilha pequena, utilizamos o visual para identificar e fazer a contagem. Em uma planilha grande, para no cometermos erros devemos utilizar a funo CONT.VALORES. No exemplo ao lado, a funo contar somente as clulas que estiverem preenchidas na faixa de valores de C4 a C13. Conforme formos marcando os campos de pago, a funo automaticamente recalculada exibindo a quantidade correta de pagantes. Sintaxe: =CONT.VALORES(...) A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados. 14. Funo Contar.Vazio Funo utilizada para contagem de clulas vazias dentro de uma matriz de dados. Sintaxe: =CONTAR.VAZIO(intervalo) O intervalo deve ser a faixa de clulas que se deseja contar. Exemplo: Quantos apontamentos em branco foram feitos na planilha abaixo?
Observe que o resultado (5) refere-se s clulas vazias no conjunto de dados (de B2 at E6)
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15. Funo Hoje
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Esta funo insere a data do sistema operacional automaticamente em uma clula selecionada em sua planilha. Essa funo muito utilizada em planilhas utilizadas como matrizes, pois no h a necessidade da digitao constante da data. Requer um pouco de ateno, pois se esta funo for inserida por exemplo em um oramento, exibir sempre a data em que o arquivo estar sendo aberto. Sintaxe: =HOJE() A funo no exige parmetros adicionais. Veja o exemplo:
Para inserir rapidamente a data atual na sua planilha pressione CTRL + ;

(CONTROL + PONTO E VRGULA)
16. Funo Agora A funo agora insere automaticamente a DATA e a HORA do sistema operacional na clula selecionada. Sintaxe: =AGORA() A funo no exige parmetros adicionais. Veja o exemplo:
17. Funo Hora A funo HORA extrai a hora de uma clula que contenha uma hora vlida.
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Sintaxe: =HORA(nm_srie) num_srie refere-se a clula que possui da hora completa. Veja o exemplo:
Para inserir rapidamente a HORA em uma clula selecionada pressione CTRL + SHIFT + :
(CONTROL + SHIFT + DOIS PONTOS)
18. Funo Minuto A funo MINUTO extrai os minutos de uma clula que contenha uma hora vlida. Sintaxe: =MINUTO(nm_srie) num_srie refere-se a clula que possui da hora completa. Veja o exemplo:
19. Funo Segundo A funo SEGUNDO extrai os segundos de uma clula que contenha uma hora vlida. Sintaxe: =SEGUNDO(nm_srie) num_srie refere-se a clula que possui da hora completa. Veja o exemplo:
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20. Funo Tempo A funo TEMPO utilizada para unir as clulas separadas pelas funes HORA, MINUTO e SEGUNDO formando uma nova clula com a hora completa. Pode ser utilizada tambm para concatenar esses valores se sua planilha deriva de um sistema antigo cujas informaes so dadas em colunas separadas. Sintaxe: =TEMPO(hora;minuto;segundo) hora: clula que possui o valor das horas (B3) minuto: clula que possui o valor dos minutos (B4) segundo: clula que possui o valor dos segundos (B5) Veja o exemplo:
Observao: O resultado da funo TEMPO uma clula formatada no formato AM/PM. Para convert-la para o padro 24h devemos formatar a clula. 21. Funo Dia A funo DIA utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do dia. Sintaxe: =DIA(nm_serie) A funo exige apenas uma data para a extrao do dia. Veja o exemplo.
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22. Funo Ms A funo MS utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ms. A palavra ms deve ser acentuada. Sintaxe: =MS(nm_serie) A funo exige apenas uma data para a extrao do ms. Veja o exemplo:
23. Funo Ano A funo ANO utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ano. Sintaxe: =ANO(nm_serie) A funo exige apenas uma data para a extrao do ano. Veja o exemplo:
Exemplo utilizando as 3 funes (DIA, MS e ANO):
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NA PRTICA: Podemos utilizar essas funes quando precisamos agrupar as datas por ms, por dia ou por ano, o que no d para ser feito quando as datas esto lanadas em uma nica clula. 24. Funo Data
A funo DATA utilizada para juntar as clulas DIA, MS, ANO. A funo junta esses dados para formar uma data vlida. Esta data poder ser utilizada para realizao de clculos inclusive. Sintaxe: =DATA(ano;ms;dia) Deve-se informar a funo as clulas que contm o ano, ms e dia nesta ordem para composio do ano. Veja o exemplo:
25.
Funo Esquerda
A funo ESQUERDA utilizada para extrair parte do texto esquerda de uma clula. Deve-se indicar qual a clula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair. Sintaxe: =ESQUERDA(texto;nm_caract) Texto refere-se a clula que contem o texto. Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo:
Resultado: Extrado 17 caracteres do texto localizado em A2 (Treinamento de Ex). 26. Funo Direita
A funo Direita utilizada para extrair parte do texto direita de uma clula. Deve-se indicar qual a clula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair.
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Sintaxe: =DIREITA(texto;nm_caract) Texto refere-se a clula que contem o texto. Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo:
Resultado: Extrado 15 caracteres do texto localizado em A2 (amento de Excel). 27. Funo Ext.texto
A funo EXT.TEXTO utilizada para extrair parte do texto de acordo com o nmero de caracteres estipulado e a partir de uma posio pr-definida. Utilizada quando a funo esquerda e a funo direita no atendem a necessidade. Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;nm_inicial;nm_caract) Texto refere-se a clula que contem o texto. Nm_inicial refere-se a posio inicial de onde ser extrado o texto. Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo:
Resultado: Extrado 10 caracteres do texto localizado a partir da posio 5 (namento de). 28. Funo Concatenar
A funo CONCATENAR muito utilizada para agrupar duas ou mais clulas para formar um resultado nico. Podemos juntar resultados de frmulas, trechos de textos, datas e qualquer informao que esteja contida em clulas alternadas. A funo tambm permite que criemos cdigos nicos de produtos quando h duplicidades de registros em nossa base de dados. Podemos unir um registro duplicado com um campo de identificao para criar campos nicos.
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Sintaxe: =CONCATENAR(...) (...) insira vrias clulas separadas pelo ; (ponto e vrgula)
Resultado: Em cada uma das linhas de Resultado ocorre a juno das clulas das colunas A, B e C. Observe que existe um separador entre os campos. Se no for colocado o separador, o resultado da primeira frmula seria (Show MusicalBanda EstrelaEstdio Aberto), observe que o resultado da frmula fica ilegvel. Para colocar separadores, insira entre os ponto e vrgula o separador barra / . Exemplo: =CONCATENAR(A2; / ;B2; / ; C2) 29. Funo Texto
A funo TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando necessrio converter valores para texto e ainda aplicar formatao especfica sobre esta converso. Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto) Valor: clula que contem o valor a ser convertido para texto. Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto.
Resultado: No exemplo acima, convertemos o texto 100 para o texto R$ 100,00 formatado como moeda. Observe o parmetro de formato (R$ 0,00). 30. Funo Maiscula
A funo MAISCULA converte valores digitados em minscula para maiscula. utilizado quando a planilha j est pronta e deseja-se converter os valores sem redigit-los. Sintaxe: =MAISCULA(texto) Texto clula em que o texto se encontra.
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Funo Minscula
A funo MINSCULA converte valores digitados em letras maisculas para minsculas. utilizado quando a planilha j est pronta e deseja-se converter os valores sem redigit-los. Sintaxe: =MINSCULA(texto) Texto clula em que o texto se encontra.
32.
Funo Pri.Maiscula
A funo PRI.MAISCULA converte a primeira letra de uma palavra para maiscula. Muito til para converso de nomes quando digitados em letras minsculas. As emendas de nomes (de, dos, das, do, etc.) tambm so convertidas. Sintaxe: =PRI.MAISCULA(texto) Texto clula em que o texto se encontra.
33.
Funo Romano Lembra-se o quanto era difcil ficar guardando na escola que a letra M representava 1000 em algarismos romanos? Lembra aquelas converses de nmero complicadas? Com a funo Romano isso deixou de existir. Veja abaixo a sintaxe do comando. Sintaxe: =ROMANO(nm, forma) nm clula em que o nmero se encontra.
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Forma H quatro formas diferentes de exibio, a clssica o nmero 0 (zero). Veja o exemplo:
34.
Funo Valor
A funo VALOR utilizada quando importamos arquivos de texto para o Excel e h necessidade de realizar clculos com esses valores. Ao trazer os dados para a planilha, estes so inseridos nas clulas no formato de Texto. No Excel 2003 algumas funes no trabalham com nmeros formatados para texto, ento h a necessidade da converso. Sintaxe: =VALOR(texto) Texto clula em que o texto se encontra. Veja o exemplo:
Se a funo retornar #VALOR! Significa que voc tentou converter um texto para valor invlido. Corrija a frmula. Veja o exemplo:
35. Funo Mod A funo MOD retorna o resto depois da diviso de um nmero por seu divisor. uma funo til para checarmos mltiplos ou para checar se os nmeros so pares ou mpares. O resultado possui o mesmo sinal que divisor. Sintaxe: =MOD(nm;divisor)
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Nm: o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto. Divisor: o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero. Veja um exemplo. Estou checando qual o resto da diviso da clula A1 pela clula B1. O resultado da funo MOD 0 (zero) pois representa o resto da diviso de 74 por 2.
36.
Funo Rept
A funo REPT repete um caractere pelo nmero de vezes que for estipulado. Essa funo serve para incrementar nossos dados criando um pequeno grfico ilustrando graficamente o resultado de sua frmula ou funo. Sintaxe: =REPT(texto;nm_vezes) Texto clula em que o texto se encontra ou o texto que voc deseja repetir. Nm_vezes nmero de vezes que voc deseja repetir o caractere. Normalmente utilizamos uma clula com o resultado para referncia. Veja o exemplo:
| caractere barra vertical . Todo caractere deve estar entre aspas. Ax clula que contm o total de vezes que desejo repetir a barra.
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Observao: Para conjuntos de nmeros muito altos recomendo inserir uma regra de trs para fazer a proporo das barras corretamente. Imagine que voc deseja desenhar em uma escala de 100 o valor de 80 barras. Ficar muito largo. Veja o exemplo abaixo:
Para representar um nmero grande de amostras calculamos com uma regra de trs a proporo: Caso 1: 99 est para 100 assim como X est para 10, onde X o valor que apuramos. Se suas amostras forem maiores do que 100 o clculo poder ser substitudo o fator pelo maior valor da sua amostragem. 37. Funo Int A funo INT arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo. Muito indicado para resultados que no podem exibir nmeros decimais, interferindo no resultado final. A funo exige apenas um argumento que o valor ou a operao que resultar no valor final para extrao. Veja duas situaes nos exemplo abaixo. O valor positivo foi arredondado para 8 enquanto o valor negativo foi arredondado para -9 pois o valor inteiro mais prximo. No outro exemplo h um clculo de idade.
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38. Funo Arred
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A funo ARRED arredonda um nmero com casas decimais, at uma quantidade especificada de dgitos. Esta funo utilizada para controle do nmero de casas decimais que um resultado dever apresentar. Sintaxe: =ARRED(nm;nm_digitos) Nm o nmero que voc deseja arredondar. Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm. Observaes Se nm_dgitos for maior que 0, ento nm ser arredondado para o nmero especificado de casas decimais. Se nm_dgitos for 0, ento nm ser arredondado para o inteiro mais prximo. Se nm_dgitos for menor que 0, ento nm ser arredondado para a esquerda da vrgula decimal. Exemplos: =ARRED(2,15; 1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal. =ARRED(-1,475; 2) Arredonda -1,475 para duas casas decimais =ARRED(21,5; -1) Arredonda 21,5 p/ uma casa esquerda da vrgula Resultado 2,2 Resultado -1,48 Resultado 20
39.
Validao
Para formulrios, normalmente utilizamos o comando de Validao para restringir o tipo de informao lanadas pelos usurios. Por exemplo, em um campo idade, restrinja a faixa etria, para controle de acesso a uma festa, a um concurso, etc... Veja o exemplo: Neste exemplo, foi estipulado que o campo permite somente idade entre 18 e 25 anos. O usurio digitou 50 ento o erro foi apresentado. Estipulei tambm que abaixo do campo de entrada de dados da idade, uma caixa descritiva mostraria ao usurio os valores que deveria digitar. Ela chamada Caixa de Entrada.
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Abaixo segue a seqncia de telas para chegar a esta configurao. 1. Clique na Guia Dados. 2. Localize a galeria Ferramentas de Dados. 3. Clique no boto VALIDAO. Veja o boto em destaque ao lado. Ser exibida a tela abaixo.
Neste ponto definimos que permitido somente Nmeros Inteiros, com faixa de dados entre 18 e 25.
Neste ponto definimos a mensagem que ser exibida quando o usurio colocar o cursor sobre o campo ou quando a clula receber o foco.
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Neste ponto definimos a mensagem que ser exibida quando o usurio inserir um valor invlido na clula com a validao.
A validao tambm poder ser feita com base em uma lista de dados. Muitas vezes mais fcil fazer a validao com base em dados j existentes. Para fazer a validao por uma lista, devemos inicialmente criar a faixa de dados quer servir como base. Veja ao lado um exemplo. 1. Selecione a clula ou as clulas que recebero a validao.
2. 3. 4. 5. 6.
Clique na Guia Dados. Localize a Galeria Ferramentas de Dados. Clique no boto Validao. No campo Permitir escolha LISTA No campo Fonte clique no boto de captura de clulas localizado no canto direito da
caixa de preenchimento ( ). Marque da primeira ltima clula da sua lista (BA2: B11). 7. Clique no boto OK. As clulas selecionadas sero validadas. As mensagens de entrada e de erro podero ser preenchidas posteriormente. Veja acima o resultado final. A lista de departamentos lanada servir como base para a caixa de seleo da Validao.
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Existe uma desvantagem nesse mtodo. Se voc aumentar a lista de departamentos ver que a lista no atualizada. Para que ela seja reconhecida h necessidade do acerto da rea de dados da validao. Podemos utilizar nesse caso uma lista de dados dinmica, utilizando as funes DESLOC, CONT.VALORES e nomeao de clulas para executar esse recurso. Veja o tpico DESLOC para mais informaes. Outra forma utilizando a atribuio de nomes para a validao tambm. Digamos que eu tenha nomeado os departamentos acima e atribudo o nome DEPTO para os departamentos. Repito o procedimento acima, mas, na hora de informar a faixa de clulas que compem a lista vou substituir pelo nome atribudo. Veja a tela abaixo.
Se o sinal de = (igual) for esquecido, a caixa de validao exibir somente o texto DEPTO. No se esquea dele se estiver utilizando um nome para a faixa de dados. 40. Formatao Condicional Funciona de forma similar a formatao convencional, a diferena que a formatao obedece a um critrio. Por exemplo: Em uma planilha de vendas, voc quer assinalar as que tiveram valor igual ou superior a R$ 100,00. Para executar a formatao deve-se em primeiro momento selecionar as clulas onde os valores sero verificados. 1. Selecione os dados que tero a formatao condicional. 2. Clique na Guia Incio. 3. Localize a galeria Estlo.
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4. Clique no boto Formatao Condicional (veja imagem em destaque acima). Um menu de opes como ao lado ser exibido. 5. Clique na opo Realar Regras das Clulas. No menu que se abrir voc ter os critrios para seleo. Vamos escolher o tipo maior do que. Uma nova janela se abrir. Veja abaixo.
6. Na parte esquerda, definiremos o valor formatar. Na segunda parte h formatos pr-configurados. Caso no deseje nenhuma das opes disponveis clique em Formato Personalizado. Ao concluir, clique no boto OK. Veja o resultado final ao lado. Observe que os valores maiores que R$ 100,00 esto marcados. Caso deseje selecionar o valor de R$ 100,00 inclusive, teramos que criar uma regra personalizada. No passo 5 deveramos escolher a opo Mais Regras... Essa opo til quando no temos formatos pr-configurados na tela de restries. Veja a tela abaixo. No campo Formatar apenas clulas com: teremos mais opes de restrio. Podemos trocar a restrio para MAIOR OU IGUAL A ... Neste caso teramos os valores iguais a R$ 100,00 tambm formatados.
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Nesta verso foi retirado o limite de trs condies para a formatao condicional. Voc agora pode construir uma lista com diversas checagens para a mesma clula. Para fazer isso, no menu principal da formatao condicional (quando voc clica no boto Formatao condicional), clique em Gerenciar Regras. A tela abaixo ser exibida. Para adicionar nova regra, clique no boto Nova Regra. Veja a tela abaixo com quatro diferentes regras para formatao. As regras superiores tem precedncia ou prioridade sobre as inferiores. Lembre-se de criar suas condies na ordem que deseja que elas sejam avaliadas. Caso precise, clicando nos botes Mover para Cima ou Mover para baixo, sua regra reposicionada na lista.
Aproveite e explore as demais opes da formatao condicional, pois ainda podemos formatar os Primeiros e ltimos Valores (ideal para escalas), Barras de dados, Escalas de cor ou ainda como conjunto de cones. Veja abaixo cada uma dessas opes para nosso conjunto de dados.
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41. Funo Comentrio
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A funo comentrio utilizada para inserirmos observaes sobre o contedo de uma clula, descrevendo sua utilizao ou que tipo de dados que elas devero conter. Muito til para planilhas que devem ser enviadas para outros usurios para esclarecer sobre o procedimento de preenchimento dos dados. Ao ser inserido um comentrio em uma clula, no canto superior direito aparecer uma setinha vermelha, indicando o comentrio inserido (figura 1). Para exibir o comentrio basta posicionar o mouse sobre a clula (figura 2).
42.
Funo SE
A funo SE utilizada para realizar testes condicionais suas clulas. A funo retorna VERDADEIRO ou FALSO dependendo da condio a que foi submetida a clula ou operao. Sintaxe: SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Por exemplo: Se o sexo informado em uma clula for masculino, ento execute uma funo atribuda para Homens. Se o sexo informado for feminino, ento execute a uma funo atribuda para Mulheres. Se a nota maior que sete ento constar na clula de situao do aluno o termo aprovado ou ento reprovado. SMBOLOS DE COMPARAO UTILIZADOS NO EXCEL = <> > >= < <= IGUAL DIFERENTE MAIOR MAIOR OU IGUAL MENOR MENOR OU IGUAL
EXEMPLO 1: Vamos criar um controle de notas de alunos. Aps a digitao da mdia, a funo dever retornar se o aluno foi aprovado ou reprovado.
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Condies para a planilha: Se o aluno tiver mdia igual ou superior a 7 (sete) estar aprovado, seno estar de recuperao.
Veja a mesma planilha com as frmulas sendo exibidas.
C2 clula que est armazenada a mdia do aluno. >= 7 o teste lgico ou condio para a checagem da funo. Aprovado refere-se resposta verdadeira, ou seja, se a condio for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) ento a funo escrever Aprovado. ; (ponto e vrgula) o separador de lista de argumentos. Recuperao refere-se a resposta falso, ou seja, se a condio for falsa (a nota for menor que 7), a funo escrever Recuperao. OBS.: Sempre que uma funo precisar retornar um texto para a clula (Aprovado, reprovado, rejeitado, com defeito, etc...), digite o termo entre aspas. Isso informa a funo que o retorno ser um texto (ou em programao, retornar uma String). Se ela for omitida a funo tentar resolver o termo e na maioria das vezes retornar um erro (normalmente de frmula inconsistente).
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EXEMPLO 2: Vamos verificar o estoque de materiais, informando quando o estoque est no nvel Crtico.
Observe as frmulas:
D2 Refere-se a clula que contm o estoque atual. <= Operador lgico que significa menor ou igual. C2 Refere-se a clula que contm o estoque crtico. D2<=C2 Operador lgico. Condio a ser verificada pela condio SE. Se o valor de D2 for Menor ou igual a C2 ento... Estoque Crtico refere-se a condio verdadeira, quando o estoque for menor ou igual ao estoque mnimo. Estoque normal refere-se a condio falsa, quando o estoque estiver acima do estoque mnimo. EXEMPLO 3: Calcular a diferena entre dois nmeros sendo que o resultado nunca poder apresentar um valor negativo. Em uma operao normal (como exibido ao lado) o resultado da diferena ser negativo. Nesse caso ento utilizaremos a funo SE para que o resultado seja positivo sempre. Para criar o teste lgico devemos primeiro descobrir em que posio est o maior nmero. Veja a prxima tela ao lado. Com a funo SE o resultado ficar sempre positivo, pois haver uma inverso na ordem dos valores que sero subtrados.
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Ento, na funo =SE(B1<B2;B2-B1;B1-B2) B1<B2 teste lgico (se B1 for menor que B2) ; separador dos argumentos. Leia-se ento. B2-B1 condio verdadeira, ou seja, no teste lgico B1 menor que B2. ; separador dos argumentos. Leia-se seno. B1-B2 condio falsa, ou seja, no teste lgico B1 maior que B2 Lendo a funo: SE B1 for menor que B2 ento execute B2B1, seno execute B1B2. Observe que somente foi feita uma inverso na ordem da operao matemtica. Se o primeiro valor menor, ento comece a subtrao do valor maior. EXEMPLO 4: De acordo com a idade e o sexo informar no campo Teste de Condio, os valores encontrados como: Sexo M ou F, maior ou menor de idade. Observe que neste exemplo no podemos utilizar apenas 1 SE. Precisaremos utilizar mais de uma vez a funo, pois h 2 condies a serem checadas.
Observe a funo inserida na clula D2: =SE(B2="F";SE(C2>=18;"Sexo Feminino, maior de idade";"Sexo Feminino, menor de idade");SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor de idade")) H trs funes SE nesse exerccio. O primeiro SE checa se o sexo inserido na clula B2 F (de feminino). No basta checar o sexo, precisamos tambm checar a idade. Neste caso inserimos um segundo SE. Neste segundo SE checamos a idade (C2>=18). Se o Sexo for F e a idade maior de 18 anos inserimos na clula a resposta Sexo Feminino, maior de idade. Caso no seja maior de idade, inserimos o argumento Falso Sexo Feminino, menor de idade. No podemos terminar a funo neste ponto, pois falta checar o sexo Masculino. Ao verificar o valor da clula perceba que estamos procurando o sexo Feminino (F). Quando o sexo informando no for F ento a condio falsa do primeiro SE ser executada
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(SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor de idade")) que outra funo SE, desta vez para tratar a idade do Homem pois se o sexo informado no for F, ser M obrigatoriamente. A funo SE requer para seu aprendizado muita prtica. No deixe de fazer os exerccios desta apostila para fixao do contedo. 43. Funo E
A funo E retornar VERDADEIRO (resultado lgico, no confundir com texto) se todos os argumentos forem verdadeiros; retornar FALSO se um ou mais argumentos forem falsos. Em uma lista de checagens todos os critrios tero quer ser verdadeiros para que a funo retorne o valor VERDADEIRO. Sintaxe: =E(...) A funo exige apenas critrios lgicos para validao. Pode ser quantos desejar. Exemplo: Para que seja autorizado uma compra de produto, todos os gerentes de uma empresa precisam aprovar com um OK uma proposta de compra. Caso algum gerente no aprove o pedido ser rejeitado.
Se um gerente no aprovar a compra, veja o resultado da frmula.
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Na funo SE representada na linha 10 perceba que no foi feito o teste lgico, simplesmente referenciei o resultado da funo E. O retorno da funo E foi um valor lgico FALSO. Neste caso a funo SE executou o argumento FALSO. Podemos unificar a funo SE com a Funo E para ter uma nica clula para a resposta. Veja abaixo a funo na forma utilizada.
44.
Funo OU
A funo OU retornar VERDADEIRO (resultado lgico, no confundir com texto) se APENAS UM dos argumentos for verdadeiro; retornar FALSO se todos os argumentos forem falsos. Em uma lista de checagens pelo menos UM critrio ter quer ser verdadeiro para que a funo retorne o valor VERDADEIRO. Sintaxe: =OU(...) A funo exige apenas critrios lgicos para validao. Pode ser quantos desejar. Exemplo: Em um julgamento, se apenas um juiz considerar o ru inocente ento o julgamento ser reagendado para uma nova deciso.
Agora observe se todos o julgarem culpado.
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Na funo SE representada na linha 10 perceba que no foi feito o teste lgico, simplesmente referenciei o resultado da funo OU. O retorno da funo OU foi um valor lgico FALSO. Neste caso a funo SE executou o argumento FALSO. Podemos unificar a funo SE com a Funo OU para ter uma nica clula para a resposta. Veja abaixo a funo na forma utilizada.
45. Funo erros Em algumas situaes especficas precisamos verificar se o retorno de uma funo ser um erro. Essa checagem necessria para eliminarmos a verificao manual de situaes onde h uma falha em uma funo qualquer criada. Retorna um valor lgico (VERDADEIRO ou FALSO) se referir a qualquer valor de erro (#N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NM!, #NOME? ou #NULO!). Sintaxe: =ERROS(valor) A funo exige apenas uma clula que contenha a funo a ser checada. Exemplo1: a funo SOMA foi digitada errada na clula A2 (figura abaixo). Na clula A5 foi digitada a funo para verificao. O retorno for VERDADEIRO, pois h um erro na frmula.
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Exemplo 2: Se o retorno de uma funo PROCV for invlido, deixar o campo em branco para no interferir nos clculos das demais clulas que possuem frmulas. Para resolver este problema vamos utilizar tambm a funo SE, que far a avaliao do resultado.
Na primeira parte do exemplo, o produto cdigo 4 no existe, retornando um erro para a descrio da clula B3. O valor unitrio tambm trazido de uma tabela chamado Produtos, conseqentemente no havendo dados as frmulas do imposto e do total a pagar apresentam erro. No segundo exemplo foi inserida a funo ERROS em conjunto com a funo SE para checar a situao de erro ou no para a funo. Observe a sintaxe do comando: =SE(ERROS(B3);0;PROCV(A3;PRODUTOS;3;0)) A funo SE est aguardando o retorno da funo erros da funo inserida na clula B3. O retorno do teste lgico foi VERDADEIRO pois o cdigo do produto 4 no foi localizado. Com a condio VERDADEIRO foi inserido o valor 0 (zero) na clula, no interferindo nos clculos das demais frmulas da planilha. Se o resultado de B3 fosse um produto, a funo SE iria executar o ProcV corretamente, trazendo a descrio do produto e o valor unitrio para concluso. Veja a imagem abaixo.
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Leia: Se a funo ERROS retornar um valor VERDADEIRO do resultado do PROCV da clula B15, ento preencha o campo como 0 (zero), seno execute a funo Procv. 46. Funo Cont.se Outra funo do Excel que tambm utiliza critrios para poder exibir seus resultados a funo CONT.SE. A funo conta um determinado nmero de valores desde que atenda ao critrio estipulado. Por exemplo: Dentro de uma amostragem de dados voc gostaria de saber quantos registros tem o status de pago. Basta usar a funo CONT.SE.
D2:D16 Faixa de dados onde se encontra o critrio a ser analisado. ; separador de argumentos cancelada Critrio que ser analisado pela funo CONT.SE. O valor do texto tem que estar exatamente como est na planilha de dados. A funo contar somente as clulas que possurem o contedo cancelada. Nos critrios tambm podemos utilizar os operadores de comparao (>, <, >=, <=. <> e =). Desde que os critrios estejam entre as aspas.
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Por exemplo, gostaria de contar as notas acima cujo vencimento seja acima de 20/02/2010.
O parmetro >20/02/2010 restringiu a contagem para datas cujo vencimento seja maior que 20/02/2010. A faixa de dados onde o critrio devia ser procurado agora a coluna de vencimento (C2:C16). 47. Funo Somase
Em alguns trabalhos podemos deparar com uma necessidade especfica de somar parte dos valores de uma planilha. Quando precisar resolver esse problema, utilize uma soma condicional que realiza a soma de acordo com critrios pr-definidos. Por exemplo: somar o valor dos pagamentos que tem status de PG.
C2:C11 Faixa de dados onde se encontra o critrio a ser analisado. PG critrio que ser analisado. Deve estar entre aspas.
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B2:B11 Faixa de dados onde esto os valores que sero somados. 48. Autofiltro O recurso de Autofiltro utilizado quando quisermos rapidamente restringir a exibio dos dados que esto na planilha, separando-os conforme critrios especficos. Veja o exemplo abaixo. Quero aplicar um filtro a minha base de dados para que somente os dados de venda que tiverem o Item 6 sejam exibidos.
Para aplicar o Autofiltro 1. Posicione o cursor em uma clula da sua tabela de dados. 2. Clique na guia Incio 3. Localize a galeria Edio. 4. Clique no boto Classificar e Filtrar. 5. No menu que ser apresentado, escolha Filtro. Sua planilha ir sofrer uma pequena alterao. Os ttulos de suas colunas agora apresentam um controle (uma seta apontado para a parte inferior da planilha). Veja a imagem abaixo.
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Atravs desses controles que aplicaremos o Filtro. Para filtrar ento o item 06 devemos clicar no controle de filtro do campo PRODUTO. A janela ao lado ser exibida. Todos os produtos esto selecionados. Devemos desmarcar todos e deixar somente o campo Item 6 selecionado. Uma forma de se fazer isso clicar na caixa de controle Selecionar Tudo para que todos os itens sejam desmarcados. Ai sim marcaremos o Item 6. Ao clicarmos no boto OK os dados sero filtrados. Veja a imagem dos dados abaixo filtrados. Veja a rea em destaque. O campo filtrado apresenta o desenho de um filtro. Outras caractersticas da filtragem: a troca de cor do nmero das linhas e as linhas que no correspondem ao filtro so ocultas.
H possibilidade ainda de aplicar um filtro diferenciado para cada tipo de dados. H filtros para campos de texto, campo de valores, entre outros. Veja a imagem do lado direito. O Campo de filtragem de Preo de Custo foi selecionado. O sexto campo do menu alterou-se para Filtros de nmero com diversas possibilidades de filtragem (com comparativo de valores, mdia, primeiros itens, entre outros). Se clicarmos em um campo de texto as opes so diferenciadas. Veja agora a imagem do lado esquerdo. Perceba que as opes agora so especficas para o texto. Para desativar o Autofiltro, basta repetir os passos que fizemos para sua ativao. Quando clicarmos no boto filtro, todos os campos de filtragem sero removidos dos ttulos das colunas.
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49. Subtotais
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O recurso de SUBTOTAL calcula rapidamente agrupamentos de valores ou dados, dependendo da classificao aplicada a tabela. No exemplo abaixo tenho uma tabela com valores . Podemos agrupar nossos dados por clientes, itens, vendedores, regio. Para cada agrupamento podemos realizar uma contagem de dados, uma soma de valores, entre outras operaes. Na planilha abaixo iremos verificar quando foi faturado por regio.
Um detalhe muito importante que devemos classificar os dados para podermos aplicar os subtotais as suas linhas. Devemos classificar os campos que sero agrupados. Em nosso exemplo quero somar quanto faturei por regio. A classificao da planilha foi feita por regio. Para aplicar a classificao consulte tpico especfico desta apostila. Vamos ento inserir os subtotais. 1. Clique na guia Dados 2. Localize a galeria Estrutura de Tpicos 3. Clique no boto Subtotal. A tela ao lado ser exibida. Observe que a mesma tela da verso 2003 do Excel! 4. No campo A cada alterao em: devemos indicar o campo que est classificado. Em nosso caso Regio. 5. O campo Usar funo permite que utilizemos diversas funes nos dados agrupados. Vamos escolher e funo
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soma. 6. O campo Adicionar subtotal a deve indicar o campo que desejamos somar. Neste caso vamos selecionar o campo Valor da Venda. 7. Vou abordar os demais campos mais tarde. Clique no boto OK. 8. Veja abaixo a base de dados com um totalizador para cada regio, abaixo do campo Valor da Venda.
Alguns controles novos foram exibidos. Observe do lado esquerdo da sua planilha. Os nmeros 1, 2 e 3 representam a forma que podemos agrupar os dados. Veja abaixo os exemplos de cada um dos botes pressionados. Boto 1: Os itens sero agrupados exibindo apenas o total geral. Veja a imagem abaixo.
Boto 2: Retrai todos os dados exibindo somente os subtotais.
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Boto 3: Expande todos os dados, exibindo a planilha completa novamente.
Se voc se recorda, ainda preciso explicar opes do menu SUBTOTAL. Substituir subtotais atuais far com que os novos subtotais sejam sobrepostos ao que est ativo na planilha. Pode ser usando por exemplo quando quisermos trocar as funes de agrupamento (soma, contagem, etc). Quebra de pgina entre grupos muito til quando precisarmos imprimir nossa planilha. inserida uma quebra de pgina a cada subtotal, permitindo que cada grupo saia em uma pgina diferente na impresso. Resumir abaixo dos dados se for desmarcado, os subtotais aparecero sobre os itens. Veja a imagem abaixo, fica mais fcil de visualizar a mudana em uma planilha parcial. Observe que o total geral est agora sendo apresentado na linha 2. O total do Leste est na linha 3.
Para remover o subtotal, basta clicar no boto remover todos da janela do SUBTOTAL.
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50. Estrutura de Tpicos
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A estrutura de tpicos pode ser utilizada quando voc precisar agrupar dados, ocultando, por exemplo, partes da planilha at uma totalizao. Neste caso a explicao mais simples se visualizarmos um exemplo. Imagine que sua empresa venda para todas as regies do Brasil, para todos os Estados e para alguns municpios. Gostaria de agrupar as Regies, depois os estados e por ltimo os municpios para visualizao dos dados ou dos totais faturados. Esse agrupamento o mesmo do recurso SUBTOTAL do Excel. nica diferena que voc poder escolher onde ser criada uma estrutura. Seja nas linhas ou colunas. Observe a planilha ao lado. Antes de iniciarmos o processo, devemos classificar as informaes de acordo com os agrupamentos que iremos realizar. A planilha acima est classificada por REGIO, seguida por ESTADO e depois por CIDADE.
Insira totalizadores para cada REGIO, ESTADO e CIDADE. Veja a imagem ao lado. Agora, vamos criar a estrutura de tpicos, primeiro passo, iremos selecionar da linha 2 at a linha 28. Essa primeira estrutura exibir o agrupamento de todos os dados para exibio do total geral. Clique na guia Dados Localize a guia Estrutura de Tpicos Clique no boto Agrupar.
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A planilha ficar com a seguinte caracterstica, veja a imagem abaixo. Observe que do lado esquerdo, antes da representao das linhas apareceram dois controles numerados como 1 e 2 (rea em destaque). Esses controles agrupam as informaes, ocultando as clulas que esto definidas dentro da estrutura. Clicando no nmero 1 as linhas so agrupadas, a planilha ficara como a planilha abaixo.
Ao clicarmos sobre o controle nmero 2 os dados voltam a aparecer, ou seja, as linhas ocultas so exibidas. Agora vamos definir os subtpicos. Vamos agrupar as informaes por regio. Com todas as linhas aparecendo, selecione as linhas 2 at 12 (repare que so as linhas da regio SUL). Clique na guia Dados Localize a guia Estrutura de Tpicos Clique no boto Agrupar Selecione agora as linhas 14 a 27 e repita os ltimos trs procedimentos acima. Observe como ficou sua base de dados ao lado. Um novo controle foi inserido. Agora h 2 nveis de Estrutura. Ao clicar na opo 1 o totalizador geral aparecer. Ao clicar na opo 2 somente os totais da regio aparecero. Clicando na opo 3 todos os dados sero exibidos.
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Veja a imagem abaixo quando o controle 2 foi selecionado.
Vamos agora agrupar as cidades. Deixe todos os registros aparecendo novamente (clique no boto 3) Repita os procedimentos acima s que desta vez selecionando as linhas referentes s cidades. Quando concluir sua planilha dever ter a seguinte visualizao final.
Um novo controle foi acionado (controle 4). Repare na imagem abaixo quando o controle nmero 3 for selecionado. Seus dados sero recolhidos e os totais das cidades sero exibidos. Para concluir, irei inserir uma estrutura para as colunas B e C. Para fazer isso deve-se selecionar as colunas B e C e agrupar com o procedimento utilizado acima. Quando o controle da coluna for recolhido, somente os valores e as regies sero exibidos.
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Veja o exemplo abaixo. Observe que novos controles foram inseridos, s que desta vez na parte superior da sua planilha.
Para limpar a estrutura, basta selecionar as linhas ou todos os dados e seguir o procedimento abaixo: Clique na guia Dados Localize a galeria Estrutura de Tpicos. O boto Desagrupar composto por 2 partes. VeOpes Aplica o ja a imagem ao lado. Muitos botes possuem essa do boto. comando caracterstica. Clique na parte de opo. Um pequeno menu ser exibido. Clique em Limpar Estrutura de Tpicos. Sua planilha voltar a ter o status original antes do agrupamento. A opo Caixa de Dilogo da Estrutura de Tpicos apresenta as seguintes possibilidades. Veja em destaque ao lado o boto na guia.
Direo: Indica em que direo que a estrutura de tpicos ir correr para localizar o totalizador e fazer o agrupamento, no caso do Autotpico. Ele procurar linhas de totalizadores para criar a diviso da estrutura sendo que para as linhas sero procurados abaixo dos detalhes a serem agrupados e as colunas direita do detalhe do agrupamento.
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A opo Estilos automticos insere um Estilo padro do Excel para a linha de totais. Coloca o texto em negrito, da linha abaixo do agrupamento em Negrito.
51.
Funo Escolher
A funo ESCOLHER permite que at 29 valores ou funes acopladas a funo sejam executadas com base em um ndice informado como primeiro argumento. Um exemplo prtico voc encontrar abaixo, mas resumidamente, podemos utilizar a funo ESCOLHER para executar a soma acumulativa de valores de meses de faturamento dependendo do nmero do ms informado. O primeiro argumento seria o ms e com base as 12 possibilidades ele executar a funo programada no ndice de argumentos da funo. Sintaxe: =ESCOLHER(nm_ndice;valor1;valor2;...) Nm_ndice: especifica o argumento de valor selecionado. Nm_ndice deve ser um nmero entre 1 e 29, ou uma frmula ou referncia a uma clula que contenha um nmero entre 1 e 29. Se nm_ndice for 1, ESCOLHER retornar valor1; se for 2, ESCOLHER retornar valor2; e assim por diante. Se nm_ndice for menor do que 1 ou maior do que o nmero do ltimo valor na lista, ESCOLHER retornar o valor de erro #VALOR!. Se nm_ndice for uma frao, ser truncada para o menor inteiro antes de ser usada. Valor1,valor2: so 1 a 29 argumentos de valor a partir dos quais ESCOLHER seleciona um valor ou uma ao a ser realizada com base no nm_ndice. Exemplo 1: Com base no ms escolhido, a funo retornar a quantidade de peas produzidas.
Observe a funo: =ESCOLHER(E1;B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8;B9;B10;B11;B12;B13)

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O ndice foi lanado como primeiro argumento (E1). Ao ser selecionado o ms (3), a funo ESCOLHER executar o terceiro valor (valor3), inserindo na clula o valor de B4 (670). Exemplo 2: Com base novamente no ms, executar a soma acumulada das quantidades produzidas.
Funo:
=ESCOLHER(E1;B2;SOMA(B2:B3);SOMA(B2:B4);SOMA(B2:B5);SOMA(B2:B6);SOMA(B2:B7);S OMA(B2:B8);SOMA(B2:B9);SOMA(B2:B10);SOMA(B2:B11);SOMA(B2:B12);SOMA(B2:B13))
Neste caso, ao selecionar o ms 8, o oitavo argumento da funo ser executado, que a soma de B2:B9. Totalizando 3889.
52.
Funo ProcV (Procura Vertical)
Definio: Localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparao estiverem posicionados em uma coluna esquerda ou direita dos dados que voc deseja procurar. O V em PROCV significa "Vertical". Sintaxe PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_coluna;procurar_intervalo) Valor_procurado: o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz de dados. Pode ser um valor, uma referncia ou uma seqncia de caracteres de texto, desde que esteja entre (aspas).
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Importante: Deve obrigatoriamente estar na primeira coluna. Matriz_tabela a tabela de informaes em que os dados so procurados. Use uma referncia para um intervalo ou nome de intervalo.
Num_ndice_coluna o nmero da coluna que est o resultado que a funo dever retornar. O ndice inicia-se em 1 (sendo a primeira coluna) e sucessivamente at a ltima coluna dos dados. procurar_intervalo o modo que a funo ir retornar os dados. um valor lgico (Verdadeiro ou falso), que indicar se a funo retornar o valor exato ou o aproximado. Utilize 0 (zero) para a procura exata do valor ou 1 (um) para pesquisa aproximada. Para que o retorno seja EXATO (VERDADEIRO), os valores na primeira coluna de matriz_tabela devero estar em ordem crescente; caso contrrio, PROCV pode no retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela no precisar ser ordenada.
Possveis erros: #VALOR! quando nm_ndice_coluna for menor do que 1 #REF! se nm_ndice_coluna for maior do que o nmero de colunas em matriz_tabela #N/D quando o valor no encontrado em matriz_tabela. Para a explicao deste contedo, utilizaremos uma planilha independente com a seguinte caracterstica: Ordem das planilhas no arquivo: Planilha de Clientes:
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Planilha de Produtos:
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Planilha de Pedidos:
Os campos demarcados com a cor verde so funes ProcV; Os campos demarcados com a cor cinza so os campos que o usurio ir alterar;
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Algumas regras importantes para o PROCV:
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1. A informao procurada pelo PROCV dever ser a primeira coluna da rea de seleo (valor_procurado), pois a partir da primeira coluna que o PROCV vai rolar o ponteiro, buscando verticalmente a informao. 2. Ao encontrar a informao o ponteiro desloca-se somente para a direita, buscando informaes que esto nas colunas direita onde nm_ndice_coluna dever ser contado a partir da primeira coluna da seleo. Se a seleo inicia-se na coluna G por exemplo, a contagem do ndice deve comear em 1 (um) a partir da coluna G. 3. Quando o argumento procurar intervalo estiver definido em 1 (VERDADEIRO) os dados da primeira coluna da seleo dos dados dever estar classificada em ordem crescente, pois poder haver diferenas no resultado apresentado. 4. Dever ser utilizado como critrio de busca para o PROCV somente dados que no se repetem no banco de dados, por exemplo, um nmero de CPF no pode ser atribudo para mais de um contribuinte, um nmero de RG no pode ser atribudo para mais de uma pessoa, um cdigo de pea no pode ser igual a outra e assim por diante. Se o seu banco de dados no tiver dados nicos devemos ento gerar uma chave que no se repita atravs da concatenao de mais de uma informao.
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53. Funo ProcH (Procura Horizontal)
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Definio: Localiza um valor especifico na linha superior de uma tabela ou matriz e retorna um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou matriz. Use PROCH em vez de PROCV quando os valores da comparao estiverem posicionados em uma coluna a esquerda dos dados que voc quiser localizar. O H em PROCH significa "Horizontal". Sintaxe PROCH(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_lin;procurar_intervalo) Valor_procurado: o valor a ser localizado na primeira linha da matriz de dados. Pode ser um valor, uma referncia ou uma seqncia de caracteres de texto, desde que esteja entre (aspas). Importante: Deve obrigatoriamente estar na primeira linha. Matriz_tabela Num_ndice_lin a tabela de informaes em que os dados so procurados. Use uma referncia para um intervalo ou nome de intervalo. o nmero da linha que est o resultado que a funo dever retornar. O ndice inicia-se em 1 (sendo a primeira linha) e sucessivamente at a ltima linha dos dados. o modo que a funo ir retornar os dados. um valor lgico (Verdadeiro ou falso), que indicar se a funo retornar o valor exato ou o aproximado. Utilize 0 (zero) para a procura exata do valor ou 1 (um) para pesquisa aproximada. Para que o retorno seja EXATO (Verdadeiro), os valores na primeira linha de matriz_tabela devero estar em ordem crescente, da esquerda para a direita; caso contrrio, PROCH pode no retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela no precisar ser ordenada.
procurar_intervalo
Possveis erros: #VALOR! quando nm_ndice_lin for menor do que 1 #REF! se nm_ndice_lin for maior do que o nmero de linhas em matriz_tabela #N/D quando o valor no encontrado em matriz_tabela. Para a explicao deste contedo, utilizaremos uma planilha independente com a seguinte caracterstica: Ordem das planilhas no arquivo:
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Planilha de Clientes:
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Planilha de Produtos:
Planilha de Pedidos:
Os campos demarcados com a cor verde so funes ProcH; Os campos demarcados com a cor cinza so os campos que o usurio ir alterar;
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Algumas regras importantes para o PROCH:
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1. A informao procurada pelo PROCH dever ser a primeira linha da rea de seleo (valor_procurado), pois a partir da primeira linha que o PROCH vai rolar o ponteiro, buscando horizontalmente a informao. 2. Ao encontrar a informao o ponteiro desloca-se somente para baixo, buscando informaes que esto nas linhas abaixo de onde nm_ndice_linha dever ser contado a partir da primeira linha da seleo. Se a seleo inicia-se na linha 4 por exemplo, a contagem do ndice deve comear em 1 (um) a partir da linha 4. 3. Quando o argumento procurar intervalo estiver definido em 1 (VERDADEIRO) os dados da primeira linha da seleo dos dados dever estar classificada em ordem crescente, pois poder haver diferenas no resultado apresentado. 4. Dever ser utilizado como critrio de busca para o PROCH somente dados que no se repetem no banco de dados, por exemplo, um nmero de CPF no pode ser atribudo para mais de um contribuinte, um nmero de RG no pode ser atribudo para mais de uma pessoa, um cdigo de pea no pode ser igual a outra e assim por diante. Se o seu banco de dados no tiver dados nicos devemos ento gerar uma chave que no se repita atravs da concatenao de mais de uma informao.
54.
Funo ndice
A funo ndice retorna um valor ou a referncia para um valor dentro de uma tabela ou intervalo. A funo ndice possui duas formas de utilizao. A primeira forma quando utilizamos a funo com referncias de clulas. A segunda forma a matricial. Definio de Matricial: Matriz utilizada para criar frmulas nicas que produzem vrios resultados ou que operam em um grupo de argumentos organizados em linhas e colunas. Para exemplificar, veja em que situaes voc utilizaria as formas:
Se quiser Retorna o valor de uma clula ou matriz de clulas especificada Retorna a referncia para clulas especificadas Utilize Forma matricial Forma de referncia
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Forma matricial
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Retorna o valor de um elemento em uma tabela ou matriz selecionado pelos ndices de nmero de linha e coluna. Use a forma de matriz se o primeiro argumento de NDICE for uma constante de matriz (Por exemplo um conjunto de clulas - a1:a10) Sintaxe: =NDICE(matriz; num_linha; num_coluna) Matriz: um intervalo de clulas ou uma constante de matriz. Se a matriz contiver apenas uma linha ou coluna, argumento nm_linha ou nm_coluna correspondente opcional. Se a matriz tiver mais de uma linha e mais de uma coluna e apenas nm_linha ou nm_coluna for usado, NDICE retornar uma matriz referente linha ou coluna inteira da matriz. Nm_linha seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor dever ser retornado. Se nm_linha for omitido, nm_coluna obrigatrio. Nm_coluna seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor dever ser retornado. Se nm_coluna for omitido, nm_linha obrigatrio. Observaes: Se os argumentos nm_linha e nm_coluna forem usados, NDICE retornar o valor contido na clula que estiver no ponto de interseo entre nm_linha e nm_coluna. Se voc definir nm_linha ou nm_coluna como 0 (zero), NDICE retornar a matriz de valores referente coluna ou linha inteira, respectivamente. Para usar valores retornados como uma matriz, insira a funo NDICE como uma frmula de matriz em um intervalo horizontal de clulas para uma linha e em um intervalo vertical de clulas para uma coluna. Para inserir uma frmula de matriz, pressione CTRL+SHIFT+ENTER. Nm_linha e nm_coluna devem fazer referncia a uma clula dentro de uma matriz, caso contrrio, NDICE retornar o valor de erro #REF!. Exemplo1: Em uma matriz de dados, gostaramos de localizar um valor. No conjunto ao lado, gostaria de, atravs de uma posio em uma tabela, retornar o valor armazenado na coluna e linha informada. Retornar o valor encontrado na linha 5, coluna 2.
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Para a funo =NDICE(A2:C7;2;3) o resultado seria Mdia Gravvel (clula C3) Para a funo =NDICE(A2:C7;4;2) o resultado seria DRD-RW (clula B5)
Forma Referncia
Retorna a referncia da clula na interseo de linha e coluna especficas. Se a referncia for formada por selees no-adjacentes, voc pode escolher a seleo que deseja observar. Sintaxe: =NDICE(ref; nm_linha; nm_coluna; nm_rea)
Ref = uma referncia a um ou mais intervalos de clulas.
Observao: 1) Se voc estiver inserindo um intervalo no adjacente para a ref, coloque ref entre parnteses. 2) Se cada rea na referncia contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento nm_linha ou nm_coluna, respectivamente, ser opcional. Por exemplo, para uma referncia de linha nica, use NDICE(ref;;nm_coluna). Nm_linha o nmero da linha em ref de onde ser fornecida uma referncia. Nm_coluna o nmero da coluna em ref de onde ser fornecida uma referncia. Nm_rea seleciona um intervalo em ref do qual deve ser retornada a interseo de nm_linha com nm_coluna. A primeira rea selecionada ou inserida recebe o nmero 1, a segunda recebe o nmero 2, e assim por diante. Se nm_rea for omitido, NDICE usar a rea 1. Por exemplo, se ref descrever as clulas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), ento nm_rea 1 representar o intervalo A1:B4, nm_rea 2 representar o intervalo D1:E4 e nm_rea 3 representar o intervalo G1:H4. Exemplo:
A 1 2 3 4 5 6 Fruta Mas Bananas Limes Laranjas Pras B Preo R$ 0,69 R$ 0,34 R$ 0,55 R$ 0,25 R$ 0,59 C Contagem 40 38 15 25 40
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A 1 2 3 4 5 Fruta Amndoas Cajus Amendoins Nozes B Preo R$ 2,80 R$ 3,55 R$ 1,25 R$ 1,75
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C Contagem 10 16 20 12
Frmula =NDICE(A2:C6;2;3) =NDICE((A2:C6;A8:C11);2;2;2) =SOMA(NDICE(A1:C11;0;3;1)) =SOMA(B2:NDICE(A2:C6;5;2))
Descrio (resultado) A interseo da segunda linha com a terceira coluna no intervalo A2:C6, que o contedo da clula C3 (38) A interseo da segunda linha com a segunda coluna na segunda rea de A8:C11, que o contedo da clula B9 (3,55) A soma da terceira coluna na primeira rea do intervalo A1:C11, que a soma de C1:C6 (216) A soma do intervalo que inicia em B2 e termina na interseo da quinta linha com a segunda coluna no intervalo A2:A6, que a soma de B2:B6 (2,42)
55.
Funo Corresp
Retorna a posio relativa de um item em uma matriz que coincide com um valor especificado em uma ordem especfica. Use CORRESP em vez de uma das funes PROC quando voc precisar da posio de um item em um intervalo ao invs do item propriamente dito. Sintaxe: =CORRESP(valor_procurado; matriz_procurada; tipo_correspondncia) Valor_procurado o valor utilizado para localizar o valor desejado em uma tabela. Matriz_procurada um intervalo contguo de clulas que contm valores possveis de procura. Tipo_correspondncia o nmero -1, 0 ou 1. Tipo_correspondncia especifica como o Excel corresponde a valor_procurado com os valores contidos em matriz_procurada. Obsevaes:

Se tipo_correspondncia for 1, CORRESP localizar o maior valor que for menor do que ou igual a valor_procurado. Matriz_procurada deve ser posicionada em ordem Crescente; Se tipo_correspondncia for 0, CORRESP localizar o primeiro valor que for exatamente igual a valor_procurado.
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Se tipo_correspondncia for -1, CORRESP localizar o menor valor que seja maior ou igual a valor_procurado. Matriz_procurada deve ser posicionada em ordem decrescente: Se tipo_correspondncia for omitido, ser equivalente a 1.
Comentrios CORRESP no faz distino entre letras maisculas e minsculas quando estiver fazendo a correspondncia entre valores de texto. Se CORRESP no conseguir localizar um valor coincidente, ele fornecer o valor de erro #N/D. Se tipo_correspondncia for 0 e valor_procurado for um texto, valor_procurado poder conter os caracteres curinga asterisco (*) e ponto de interrogao (?). Um asterisco corresponde a qualquer seqncia de caracteres; um ponto de interrogao corresponde a qualquer caractere individual. Exemplo
Utilizando as funes CORRESP e NDICE na mesma frmula

Uma forma mais prtica de utilizarmos as funes NDICE e CORRESP utilizando as duas funes juntas. Podemos localizar informaes em qualquer ponto do banco de dados quando essas duas funes so utilizadas, com isso eliminamos algumas restries do PROCV procura de dados. No exemplo abaixo simulei a utilizao inicialmente das funes NDICE e CORRESP separadas. Observe na primeira parte do exerccio que inicialmente devo digitar o Estado que desejo encontrar. Para localizar a linha da minha base de dados utilizei a funo CORRESP onde C1 a clula onde tenho o Estado desejado. F2:F28 minha matriz de dados, observe que selecionei a partir da segunda linha, desprezando a linha de ttulo da minha tabela.
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O parmetro 0 (zero) indica a busca exata. Como resultado para a frmula encontramos o valor 26, ou seja, a sigla do estado de So Paulo aparece na linha 26 (contados a partir da minha seleo, ou seja, a partir de A2). Na segunda parte precisei utilizar a funo NDICE para retornar a informao desejada pois o CORRESP s retorna a posio da minha informao na matriz de dados. Para retornar o Estado utilizei a funo = NDICE(F2:H28;D3;2). Observe que o parmetro D3, ou seja, o nmero da linha foi obtido atravs da funo CORRESP em D3. Podemos utilizar as 2 funes juntas para retornar o resultado. Veja abaixo. UTILIZANDO APENAS UMA CLULA PARA O RESULTADO Ao contrrio da funo acima, utilizaremos agora apenas uma clula para a apresentao do resultado esperado.
Para apresentar o Estado utilizamos a seguinte frmula: =NDICE(F2:H28;CORRESP(C1;F2:F28;0);2) Observe que para trazer o nmero da linha onde est o estado desejado (RN conforme o exemplo), substitui o segundo argumento da funo NDICE pela funo CORRESP. Neste caso a funo retorna o nmero da linha onde a informao procurada est. A funo NDICE traz essa informao para a clula. OBSERVAO: As clulas de F2 at H28 poderiam ter sido nomeadas por exemplo para ESTADO atravs do comando de ATRIBUIR NOME conforme j visto nesta apostila. No caso de atribuio de nomes, a funo acima ficaria desta forma: =NDICE(ESTADOS;CORRESP(C1;ESTADOS;0);2)
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56. Funo Desloc
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Retorna uma referncia para um intervalo, que um nmero especificado de linhas e colunas de uma clula ou intervalo de clulas. A referncia retornada pode ser uma nica clula ou um intervalo de clulas. Voc pode especificar o nmero de linhas e de colunas a serem retornadas. Sintaxe: =DESLOC(ref;lins;cols;altura;largura) Ref a referncia em que se deseja basear o deslocamento. Ref deve se referir a uma clula ou intervalo de clulas adjacentes; caso contrrio, DESLOC retornar o valor de erro #VALOR!. Lins o nmero de linhas, acima ou abaixo, a que se deseja que a clula superior esquerda se refira. Usar 5 como o argumento de linhas, especifica que a clula superior esquerda na referncia est cinco linhas abaixo da referncia. Lins pode ser positivo (que significa abaixo da referncia inicial) ou negativo (acima da referncia inicial). Cols o nmero de colunas, esquerda ou direita, a que se deseja que a clula superior esquerda do resultado se refira. Usar 5 como o argumento de colunas, especifica que a clula superior esquerda na referncia est cinco colunas direita da referncia. Cols pode ser positivo (que significa direita da referncia inicial) ou negativo ( esquerda da referncia inicial). Altura a altura, em nmero de linhas, que se deseja para a referncia fornecida. Altura deve ser um nmero positivo. Largura a largura, em nmero de colunas, que se deseja para a referncia fornecida. Largura deve ser um nmero positivo. Observaes

Se lins e cols deslocarem a referncia sobre a borda da planilha, DESLOC retornar o valor de erro #REF!. Se altura ou largura forem omitidos, sero equivalentes a altura ou largura de ref. Na verdade, DESLOC no desloca quaisquer clulas nem modifica a seleo; apenas fornece uma referncia. DESLOC pode ser usada com qualquer funo que pressuponha um argumento de referncia. Por exemplo, a frmula SOMA(DESLOC(C2;1;2;3;1)) calcula o valor total de um intervalo formado por 3 linhas e 1 coluna que est 1 linha abaixo e 2 colunas direita da clula C2.
Exemplos =DESLOC(C3;2;3;1;1) O deslocamento ocorre a partir da clula C3. Duas linhas para baixo, trs colunas para a direita. O contedo da clula F5 exibido.
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=SOMA(DESLOC(C3:E5;-1;0;3;3))
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Seria somado por essa funo a faixa de C2 at E4 devido ao argumento -1, que deslocou o incio das referncia 1 coluna para a esquerda. O parmetro zero indica que no ser deslocado nenhuma coluna. Altura e largura sero de 3. =DESLOC(C3:E5;0;-3;3;3) Neste caso retornado um erro, pois a referncia no est na planilha. Observe que o parmetro linha est sendo deslocado trs colunas para a esquerda, antes da coluna A. O erro apresentado seria #REF!
CRIANDOS LISTAS DINMICAS COM A FUNO DESLOC A funo DESLOC pode ser utilizada para criar listas dinmicas no Excel. Normalmente ao criar listas, devemos alterar a dimenso das matrizes quando inclumos mais dados. Com a utilizao da funo DESLOC isso no necessrio. Trs conceitos so necessrios para um aproveitamento desse recurso. Devemos utilizar a atribuio de nomes, a funo DESLOC e a funo CONT.VALORES. Vamos montar uma lista passo a passo: 1. Em uma rea da sua planilha crie a sua lista. Veja meu exemplo ao lado. A segunda linha em branco serve para que um usurio da minha planilha possa reverter o valor da clula para um valor em branco, quando no quiser selecionar nenhum departamento. 2. Clique na guia Frmulas 3. Localize a galeria Nomes Definidos 4. Clique no boto Gerenciar Nomes. A janela ao lado ser exibida.
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5. Clique no Boto Novo. Uma nova janela ser exibida. Veja abaixo.
6. Digite um nome na caixa Nome. Digitei Departamentos. 7. No campo Refere-se a: vamos digitar a funo DESLOC. Digite a seguinte funo: =DESLOC(DESLOC!$A$2;0;0;CONT.VALORES(D ESLOC!$A:$A);1). Importante que as clulas estejam protegidas. Irei explicar o comando mais abaixo. No Campo Comentrio voc pode fazer comentrios a respeito da faixa de nomes criada. Voc pode, por exemplo, explicar para que o nome foi atribuido. O Campo Escopo: Um nome de planilha, se o escopo o nvel de planilha local ou "Pasta de trabalho", se o escopo o nvel de planilha global. Ao terminar clique no boto OK. Veja como ficar a tela do Gerenciador de Nomes.
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8. Agora vamos criar uma regra de validao para a minha clula, para que eu possa utilizar os departamentos digitados. Na clula B2 digitei Escolha o departamento e na clula B3 irei fazer a validao da clula. 9. Posicione o cursor na clula B3. 10. Clique na guia Dados 11. Localize a guia Ferramentas de Dados 12. Clique no boto Validao de Dados. A janela abaixo ser exibida.
13. No campo Permitir escolha Lista. 14. No campo Fonte digite =departamentos (no esquea do sinal de igual). 15. Quando concluir pressione o boto OK. Sua clula foi validada por uma lista e essa lista dinmica. Veja a prxima imagem.
16. Observe que a caixa de validao est com os departamentos listados. Para mostrar a lista dinmica, clique na clula B9 e adicione mais um departamento. Em minha planilha irei digitar Diretoria. 17. Aps a incluso do novo departamento, basta clicar na caixa de validao novamente que voc ver o departamento novo, sem que voc tenha que alterar o tamanho da faixa de dados da sua lista. Veja a imagem na prxima pgina.
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Agora vamos retomar a funo que digitamos na atribuio de nomes: =DESLOC(DESLOC!$A$2;0;0;CONT.VALORES(DESLOC!$A:$A);1). DESLOC!$A$2 = Essa clula o incio da funo DESLOC. a partir desta referncia que a funo se deslocar conforme as referncias que digitarmos. Desloc! Representa a planilha da Pasta de Trabalho selecionada. 0 = o segundo argumento refere-se a quantidade de linhas que iremos deslocar (lins). Na verdade, informando Zero no deslocaremos a referncia para a linha. 0 = o terceiro argumento refere-se a quantidade de colunas que iremos descolar (cols). Informando Zero no deslocaremos a referncia para a coluna. CONT.VALORES(DESLOC!$A$A) = Com essa funo contaremos os valores que foram digitados na coluna. Lembre-se de no colocar mais de uma lista sua coluna, pois o resultado no ser o esperado. No exemplo acima a funo CONT.VALORES retorna o valor de 8 pois conta tambm com o ttulo. Esta funo est retornando o valor do argumento Altura para o DESLOC. Na caixa de validao aberta, se contarmos os departamentos, inclusive o departamento em branco voc perceber que h 8 valores! 1 = O ltimo argumento pede a largura da rea de deslocamento. As listas para as caixas de validao s podem ter uma coluna ento o valor padro para esse argumento ser 1 (um). O recurso de listas dinmicas tambm podem ser utilizadas para grficos. Experimente esse recurso e deixe mais dinmicas suas validaes!
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57. Atribuio de nomes
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Para aumentarmos nossa produtividade podemos utilizar em funes como SOMA, MXIMO, SE, OU, PROCV, TABELA DINMICA e em muitas outras a substituio das referncias das clulas por apelidos ou nomes atribudos as matrizes de dados. Veja o exemplo abaixo. A funo PROCV deve localizar o estado atravs da representao da UF. Veja abaixo a sintaxe da funo na clula de pesquisa do Estado. =PROCV(G2;A1:C28;2;0)
Observe que, no segundo argumento, digitei a referncia da matriz (A1:C28). Se atribuirmos nome para essa matriz tornar o processo mais simples e confivel. Uma das desvantagens de utilizarmos as referncias que, ao copiar a frmula para outras clulas, haver o deslocamento das referncias da matriz. Isso no ocorreria se protegssemos a matriz ($A$1:$C$28). Mas sempre corremos o risco de esquecer de fazer essa proteo no ? Para nomear uma faixa de clulas, siga o seguinte procedimento.
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1. Selecione a rea dos dados (de A1 at C28). 2. Na caixa de nome, clique sobre a referncia que esteja aparecendo. O texto ser selecionado. Digite o nome que deseja dar faixa de valores e pressione ENTER. (Caso no seja pressionado o ENTER no ser gravado o nome da faixa de dados). 3. Observe como ficar a caixa de nome:
4. Veja agora as funes utilizadas no campos Estado e Capital com a substituio das referncias pelo nome da faixa de dados. =PROCV(G2;ESTADOS;2;0) =PROCV(G2;ESTADOS;3;0)
5. Caso voc deseje visualizar todos os nomes dados s clulas em sua planilha, clique na seta do lado direito da caixa de nome. Todos os nomes sero exibidos como na figura abaixo.
Podemos tambm manipular os nomes das faixas de dados utilizando o Gerenciador de Nomes. 1. Clique na guia Frmulas 2. Localize a galeria Nomes Definidos 3. Clique no boto Gerenciador de Nomes. A tela abaixo ser exibida.
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4.
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A faixa de nomes ESTADO est na lista. O campo Refere-se a: indica de qual faixa de dados que representam o nome. Neste caso ESTADO indica uma faixa de valores da planilha ATRIBUIO DE NOMES de A1 at C28.
Se quisermos alterar ou excluir o nome das faixas atribudos, podemos clicar sobre o nome e depois nos respectivos botes EDITAR ou EXCLUIR. Podemos utilizar outras funes com os nomes, por exemplo: =CONT.VALORES(ESTADO) o resultado seria 81 pois sero contados todas as clulas preenchidas de A1:C28. Outra vantagem do nome para faixa que esse nome poder ser utilizado por qualquer planilha dentro da pasta em que foi criada.
58.
Tabela Dinmica
Muitas vezes necessria a anlise de diversas perspectivas de uma mesma base de dados. Para evitar que sejam confeccionadas vrias planilhas de anlise, com base em um mesmo banco de dados, o Excel possui um recurso muito interessante conhecido como Tabela Dinmica. A Tabela Dinmica muito til, pois permite a anlise dos dados e no permite a manipulao desses dados para apagar ou substituir os valores. Eles so utilizados somente para exibio e a combinao dos campos pode deixar seu relatrio pronto em segundos. Os dados de origem para a tabela dinmica podem vir do Excel, do Access e de muitos arquivos dos principais programas de banco de dados. O processo de criao de uma tabela dinmica simples. Devemos cri-la a partir de uma base de dados existente. Aps a seleo dos dados, vemos montar a estrutura da tabela dinmica. Nos passos abaixo voc acompanhar passo a passo todo o processo. Tomaremos como Base uma planilha do Excel.
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1. Vamos criar uma tabela de exemplo. Siga o modelo abaixo:

Nome Cliente7 Cliente8 Cliente6 Cliente14 Cliente15 Cliente1 Cliente5 Cliente15 Cliente6 Cliente15 Cliente15 Cliente4 Cliente10 Cliente8 Cliente6 Produto Item 12 Item 08 Item 12 Item 14 Item 15 Item 01 Item 01 Item 11 Item 01 Item 01 Item 01 Item 04 Item 10 Item 14 Item 15 Valor da Venda R$ 624,00 R$ 3.133,00 R$ 5.221,67 R$ 1.305,42 R$ 3.916,25 R$ 100,00 R$ 25,00 R$ 41,67 R$ 69,44 R$ 116,00 R$ 20,50 R$ 100,00 R$ 166,67 R$ 5.286,94 R$ 135,00 Preo de custo R$ 374,40 R$ 1.566,50 R$ 4.177,33 R$ 1.096,55 R$ 3.681,28 R$ 80,00 R$ 20,00 R$ 25,00 R$ 63,89 R$ 81,20 R$ 12,30 R$ 50,00 R$ 121,67 R$ 4.177,33 R$ 1.096,55 Margem 67% 100% 25% 19% 6% 25% 25% 67% 9% 43% 67% 100% 37% 25% 19% Representante Vendedor3 Vendedor8 Vendedor3 Vendedor3 Vendedor15 Vendedor1 Vendedor3 Vendedor11 Vendedor3 Vendedor3 Vendedor3 Vendedor4 Vendedor10 Vendedor11 Vendedor3 Regio Leste Leste Leste Leste Leste Norte Norte Norte Norte Oeste Sul Sul Sul Leste Norte
2. 3. 4. 5.
Clique na guia Inserir Localize a guia Tabelas Clique no boto Tabela Dinmica. Um menu de opes aparecer. Escolha Tabela Dinmica. A tela abaixo ser exibida.
OBSERVAO: Em comparao com a verso 2003 esta tela unifica as trs etapas necessrias para a criao da Tabela Dinmica. a. O item Selecionar uma tabela ou intervalo indica rea de origem dos dados. Dever ser selecionada a matriz completa com seus dados. b. O item Usar uma fonte de dados externa permite a abertura de arquivos gerados por outros programas de banco de dados. c. Na segunda parte da tela encontramos o local onde a tabela dinmica vai ser criada. Podem inseri-la em uma planilha j existente ou permitir a abertura de uma
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nova planilha. Recomendo que voc insira em uma Nova Planilha, a no ser que haja necessidades especficas. 6. Selecione a rea dos seus dados. 7. Escolha o local como sendo uma nova Planilha. 8. Pressione o boto OK. A planilha abaixo ser inserida na sua Pasta de Trabalho.
OBS.: Quando utilizamos alguns recursos no Excel, novas Guias so abertas (veja a rea em destaque). As guias geradas no caso de trabalharmos com uma tabela dinmica sero OPES e DESIGN. Essas duas guias possuem todos os comandos necessrios para trabalharmos com a tabela dinmica. Veja abaixo as duas barras em destaque. Guia Opes
Guia Design
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Vamos agora entender como trabalhar com os componentes da tabela dinmica. Do lado direito, na parte inferior da tela encontraremos quatro reas para a tabela dinmica. Veja a imagem abaixo em destaque.
Rtulos de Linha:
permite a criao de tabelas dinmicas onde os dados sero organizados por linhas. Por exemplo em um relatrio de cidades, as cidades apareceriam na primeira coluna, em ordem alfabtica. permite a criao de tabelas dinmicas onde os dados sero organizados em colunas.
Rtulos de Coluna:
Filtro de Relatrio (rea de pgina) campo principal da tabela que filtra todos os demais campos posicionados nas demais reas. um campo de filtragem principal. Valores (rea de dados): local onde realizamos os clculos dos nossos dados. Por exemplo: soma total do faturamento, contagem de notas, mdia dos valores, insero de campos calculados, entre outros.
Em nosso exemplo queremos emitir uma consulta que permita consultar por regio: o nome do vendedor, o produto vendido, o representante e o total das vendas. Acima da rea de identificao das partes da tabela dinmica exibido todos os campos que podem ser utilizados para montar a tabela. Veja a imagem ao lado em destaque. Na verso anterior do Office os campos deviam ser arrastados para a rea desejada da tabela dinmica. Nesta nova verso devemos apenas clicar na caixa de seleo do campo. Automaticamente o campo ser associado rea de Linha. Caso deseje que o campo seja atriAN OT AE S
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budo outra regio da Tabela dinmica basta arrastar o campo para o campo desejado. No exemplo abaixo selecionei o campo Regio. Em seguida, nome, produto e representante foram selecionados tambm. O campo Valor da Venda foi arrastado para a rea Valores, onde totalizamos pela soma os dados. A imagem abaixo demonstra como foram inseridos os dados na tabela dinmica. Veja a rea em destaque com os respectivos campos nas reas.
A ordem dos campos pode mudar o resultado do relatrio. Agora iremos inverter os campos representantes e cliente. Observe que o agrupamento mudou foi alterado. O relatrio abaixo ento me exibe por regio, quais so os representantes que venderam, para quais clientes, quais produtos e o valor total da Venda...
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Para que possamos escolher a ordem de exibio dos dados, podemos arrastar os campos na rea de linha trazendo para cima ou para baixo sendo que o primeiro campo ser sempre o concentrador das informaes. Veja a tela um: Ordem dos campos: Regio, Representante, Nome e Produto.
Para tornar o campo Nome prioritrio, basta clicar e segurar pressionado o boto esquerdo do mouse sobre o campo e arrast-lo para a primeira posio da lista. Veja a prxima imagem.
Observe que ao lado de cada campo h uma seta de opes apontando para a parte inferior da tela. Quando clicamos nesse boto, a janela ao lado exibida. Podemos atravs do menu mudar a ordem dos campos (Mover para cima, mover para baixo, mover para o incio, mover para o fim). Podemos trocar o campo de posio na tabela dinmica (mover para Filtro de Relatrio, Mover para Rtulos de linha, mover para rtulos de coluna e mover para Valores), podemos remover o campo e ainda entrar nas configuraes do campo (onde poderemos trocar a operao que ele faz se estiver na rea de dados, trocar o nome do campo, entre outras operaes). A imagem do lado esquerdo exibida quando o boto configuraes do campo foi selecionado, para o campo Nome. Podemos interagir trocando o nome do campo em Nome Personalizado. Controlamos os Subtotais e Filtros (no modo automtico eles alternam entre soma
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e Contagem de valores), podemos ainda interagir com o Layout e a impresso do campo. A mudana de Layout e Impresso possui atalhos na guia Ferramentas da Tabela Dinmica / Design. Veja em detalhes primeiro a tela de configurao do Layout e impresso do Campo.
Quando os campos esto posicionados na tabela dinmica, encontraremos uma opo de filtragem para os dados que esto sendo exibidos. Essa opo identificada como uma seta de filtragem ao lado de cada campo. Veja a imagem abaixo.
Para filtrar, por exemplo, um cliente especfico clique no boto de filtragem do cliente. No menu de opes que abrir escolha o cliente que deseja que esteja visvel. Os demais devero ser desmarcados. Veja a tela ao lado. Somente o cliente 15 est visvel. Aps pressionar o boto OK sero filtrados os clientes. Veja a tabela dinmica abaixo filtrada.
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OBSERVAO: Uma vez aplicado o filtro, se o campo for retirado da tabela dinmica e recolocado, o filtro permanece. Tome cuidado para no correr o risco de filtrar dados importantes para a anlise de sua tabela dinmica. OPES DE TOTALIZAO CAMPO VALORES Algumas operaes podem ser realizadas pela rea de Valores. Quando posicionamos um campo qualquer para essa rea, podemos somar, contar, ver qual o maior valor, o menor valor, entre outras operaes. Para alterar a funo basta clicar duas vezes com o boto esquerdo do mouse sobre o campo de totalizao (em nossa planilha de exemplo no campo Soma de Valor de Venda). A tela abaixo exibe as opes de subtotal. No campo Resumir campo de valor por... podemos escolher qual operao desejamos. So elas: Soma, ContNm (equivalente funo CONT.VALORES), Mdia, Mx, Mnimo, Produto, Contar Nmeros (equivalente funo CONT.NM), Desvpad, Desvpadp, Var e Varp sendo as quatro ltimas funes estatsticas.
O boto FORMATO DO NMERO permite a formatao das clulas que sero utilizadas para a totalizao. Devemos evitar formatar as clulas diretamente na tabela dinmica. Recomendo voc utilizar essa opo para que, ao mover os dados pela tabela no corra o risco de perder a formatao. Veja a tela que aberta quando clicamos no boto Formato do Nmero. a tela de formatao de clula.
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Uma vez escolhida a opo de Resumo e a formatao da clula, clique no boto OK at voltar a sua tabela dinmica. Veja o resultado final. Alterei o nome do campo totalizador para Valor Total e a formatao do campo agora no formato monetrio.
ANLISE DOS TOTAIS EXPLORANDO OS DADOS Uma vez a tabela dinmica montada, podemos explodir os dados que contabilizam um total do campo de Valores para que, com base no resultado, seja exibida uma nova planilha com os valores explodidos. Uma vez separados os dados podemos manipul-los sem que haja alterao na nossa base de dados original.
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Vamos montar uma nova tabela, gostaria agora de visualizar quando faturei para cada regio apenas. Veja como ficaria a tabela dinmica abaixo.
Gostaria ento de saber os dados completos das vendas realizadas para a regio Norte. Para criar a nova planilha com os dados para anlise, clique duas vezes com o boto esquerdo do mouse sobre o totalizador da regio Norte (conforme destacado na imagem acima). Uma nova planilha ser exibida com os dados exportados. Veja abaixo. O Excel insere uma nova planilha (no meu exemplo Plan1), os dados e os ttulos so preenchidos com cores diferentes para que no haja confuso com seu banco de dados. A nova planilha j vem com o recurso de filtragem ativado tambm.
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CAMPO CALCULADO
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Um recurso interessante da tabela dinmica a possibilidade de criarmos CAMPOS CALCULADOS diretamente na tabela, sem incluirmos clculos na nossa base de dados. O campo calculado somente pode ser utilizado na rea de Valores da nossa tabela dinmica. Um exemplo seria a base de dados acima. Gostaria de saber quanto de PIS e COFINS que pagaria pelas notas fiscais emitidas. Normalmente utilizaramos uma coluna extra no nosso banco de dados, mas imagine que esse banco de dados atualizado constantemente. Com esse recurso pouparemos trabalho de ficar atualizando a base de dados a cada insero que fizermos de informaes. Vamos ao exemplo. Utilizaremos o mesmo conjunto de dados acima.
1. Clique na guia Opes, localizada nas Ferramentas de Tabela Dinmica 2. Localize a guia Ferramentas. 3. Clique no boto Frmulas. Um menu ser aberto, escolha Campo calculado... A janela do construtor de frmulas ser exibida.
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4. No campo Nome iremos digitar PIS 5. No campo Frmula iremos inserir o campo para clculo. Podemos escrever o nome dos campos que gostaramos de manipular ou se clicarmos duas vezes no campo desejado na lista de campos ele inserido no campo Frmula. Clicarei duas vezes sobre o campo Valor da Venda. Ele ser transferido para o campo Frmula. 6. Agora iremos multiplicar esse campo por 0,65%. Veja o resultado final da tela.
7. Se pressionarmos o boto Adicionar o campo ser adicionado e a janela ficar aberta para que possamos criar novos campos. 8. Clique no boto OK. 9. Ao pressionar o boto OK ser inserido na rea de Valores um campo chamado Soma de PIS. Veja a tela abaixo. Para cada produto foi inserido um totalizador de PIS, que refere-se 0,65% do valor da venda.
Agora pratique. Insira em sua tabela dinmica mais um campo, chamado COFINS com alquota de 3% sobre o valor da Venda. Caso tenha dvidas no deixe de me enviar um e-mail para tirar as dvidas. Acesse meu site!!
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59. Grficos
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O grfico um recurso muito utilizado quando precisamos demonstrar graficamente nossas informaes, facilitando assim sua compreenso. Para criarmos um grfico, inicialmente, temos que ter a matriz de valores que iro fazer parte desta amostragem. Vamos considerar como exemplo o boletim de um aluno.
Para iniciarmos o processo precisamos selecionar a rea que ser representada no grfico. Irei selecionar da clula A3 at a clula F10.
Aps a seleo dos dados vamos inserir o grfico. 1. Clique na guia Inserir 2. Localize a galeria Grficos. Veja ao lado que a galeria possui os grficos ordenados por categoria.
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3. Clique no boto Colunas. O menu aberto permite que voc escolha o grfico desejado. Vamos selecionar o tipo Colunas 3D Agrupadas. Em destaque na imagem ao lado. 4. Ao clicar no boto um grfico inserido em sua planilha, a faixa de opes alterada para as Ferramentas do Grfico. Veja a imagem completa abaixo.
Na verso anterior um assistente de quatro etapas seria exibido. Esse assistente foi abolido, pois podemos a partir de agora definir quais alteraes faremos em nosso grfico. Vamos refinar um pouco nosso grfico. Veja abaixo as guias disponveis para alterao do seu grfico. Guia Design
Em Design podemos: Alterar o tipo de grfico o O boto Alterar Tipo de Grfico quando pressionado exibe a tela de Tipos de Grfico completa. Veja a imagem abaixo.
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o O boto Salvar como modelo permite que voc salve seu grfico como um modelo para ser utilizado posteriormente. Esse grfico poder ser acessado na tela acima no grupo chamado Modelos que exibido no lado esquerdo, no item superior dos tipos. Alternar a origem dos dados o O boto Alternar Linha / Coluna permite que haja uma inverso no eixo de montagem do grfico, alternando, no meu exemplo entre os bimestres e as disciplinas. O eixo X invertido com o eixo Y. o O boto Selecionar Dados permite que novos dados sejam incorporados ao seu grfico sem ter a necessidade de cri-los novamente. Quando o boto pressionado a tela abaixo exibida. Em entradas de Legenda (Srie) podemos inserir novas faixas de valores, editar as que j compem seu grfico e at exclu-las.
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Mudar o layout do grfico j pronto o H diversas formas de layout. Veja a tela ao lado, podemos escolher a posio em que a legenda aparecer, se o grfico ter ttulos ou no, linhas de grade, ttulos secundrios e outros itens podero ser facilmente configurados utilizando as opes desta tela. Configurar seu estilo o O estilo do seu grfico poder tambm ser alterado para um dos tipos pr-configurados do Word. Veja a tela abaixo e observe quantas opes esto disponveis.
Mover o grfico. o Nosso grfico pode aparecer na planilha junto com nossos dados (como no exemplo acima) ou em uma planilha separada. Para mov-lo, clique no boto Mover Grfico. A tela abaixo ser exibida. Basta escolher a opo desejada e clicar no boto OK.
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Guia Layout
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Em Layout podemos: Seleo atual (campo utilizado para configurao do item selecionado no momento no grfico), no meu exemplo est selecionada a rea do Grfico. Inserir o Permite que objetos sejam inseridos em seu grfico. So eles: Imagem, Formas e Caixa de Texto. Rtulos o Os rtulos so caixas de texto inseridos no grfico que podem identificar: o ttulo do grfico, os ttulos dos eixos, as legendas, os rtulos dos dados e a tabela de dados. Eixos o Podemos ocultar ou reexibir os Eixos que identificam as sries de dados inseridas em seu grfico. Podemos inclusive invert-los fazendo que os eixos sejam exibidos da direita para a esquerda. Podemos tambm mostrar os eixos em escalas logartmicas ou em escala de Milhar, Milho ou Bilho. Plano de Fundo o O plano de fundo permite a troca das cores, exibio ou no da parede de fundo do grfico, exibio ou no da base de dados, permite inclusive controlar como um grfico 3D exibido na tela. Anlise o Em alguns tipos de grficos (como o grfico de linhas), podemos inserir linhas de anlise de nossos dados como Linhas de Tendncia, Linhas de mximo e mnimo, linhas de Projeo, Barras indicativas Superiores e Inferior. A anlise das linhas est diretamente ligada ao tipo de grfico que iremos utilizar. O Grfico de Barras 3D com colunas agrupadas no permite a insero de nenhuma anlise. Propriedades o O boto propriedade permite a troca do nome do objeto Grfico inserido em sua planilha.
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Guia Formatar
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Em Formatar podemos: Seleo atual o Permite que sejam selecionadas partes especficas do seu grfico com o primeiro item (onde est identificado como rea do Grfico). Depois de selecionado, podemos formatar a seleo. O boto Redefinir para coincidir estilo servir para retornar ao padro do estilo escolhido anteriormente. Estilos de Forma o A galeria estilos de Forma contm opes de formatao para os objetos da rea do grfico como cores de fundo, bordas, estilos de linhas, contornos, efeitos. H muito estilos prconfigurados disponveis. Veja a imagem ao lado. Estilos de WordArt o Podemos utilizar os estilos de formatao do WordArt para formatar o texto que compe nosso grfico. Muito til para a rea de ttulo principal do grficou ou de ttulos dos rtulos. Organizar o A galeria organizao permite que organizemos nosso grfico em nossa planilha, quando sua posio, alinhamento, se ele est a frente ou atrs de outros objetos entre outras configuraes. Tamanho o A galeria Tamanho permite que o grfico possa ter dimenses especficas quando as medidas so inseridas nos campos Altura e Largura. As medidas so automaticamente acertadas quando dimensionamos o grfico arrastando suas bordas tambm. Podemos tambm criar grficos com dados parciais da nossa base de dados. Para fazer isso acompanhe as aulas presenciais!!!
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Algumas consideraes sobre o grfico.
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1. Voc pode mudar o estilo do grfico sem ter que recri-lo. Basta clicar com o boto direito do mouse sobre uma rea em branco do grfico e selecionar a opo Tipo de Grfico. 2. Para apagar um grfico clique com o boto direito do mouse sobre uma rea em branco e escolha Recortar ou clique com o boto esquerdo do mouse sobre uma rea em branco do grfico e pressione a tecla Delete. 3. Na guia Ferramentas do Grfico esto localizados todos os comandos necessrios para trabalharmos e formatarmos nosso grfico. Explore e descubra todas as suas possibilidades.
60.
Grfico Dinmico
O grfico dinmico construdo com base em uma tabela dinmica, para mostrar graficamente o resultado apurado pela tabela. A criao de um Grfico Dinmico muito simples. Aps a concluso da construo de uma Tabela Dinmica, clique no boto de Grfico Dinmico que est localizado na guia Ferramentas de Tabela Dinmica, galeria Ferramentas. Veja em destaque no boto ao lado. Observe o exemplo abaixo:
A janela para Insero do Grfico ser exibida. Escolha o tipo do grfico desejado e pressione o boto OK. Uma nova janela foi aberta, com seu grfico e o Painel de Filtro da Tabela Dinmica. Seu grfico agora depende de sua tabela Dinmica. Quando esta sofrer as alteraes, seu grfico ser automaticamente atualizado. Uma nova guia ser inserida no grupo de guias Ferramentas de Grfico Dinmico. Veja abaixo o grfico dinmico inserido e a nova guia Analisar.
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Impresso no Excel
A impresso nem sempre considerada como importante no Excel, mas existem detalhes que fazem toda a diferena na hora da impresso. Vamos falar abaixo de alguns desses tpicos. a) Seleo de impresso 1. Selecione a rea que deseja imprimir. 2. Clique na guia Layout da Pgina 3. Localize a guia Configurar Pgina 4. Clique no boto rea de Impresso. Um menu ser aberto. Clique em Definir rea de Impresso. Observe que ao lado da rea que foi selecionada foi traada uma linha tracejada, que indica a rea de impresso da planilha.
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Observe tambm que na rea de nomes (assinalada acima), foi inserida automaticamente pelo Excel, uma faixa de nomes chamada Area_de_impressao. O Modo de Visualizao de Impresso permite que analisemos a impresso da planilha na tela do micro, sem gastarmos folha ou tinta. Para acessar esse modo de visualizao, siga os passos abaixo. 1. Clique no boto Office 2. Posicione o mouse sobre a opo Imprimir. 3. No menu que ser aberto do lado direito, clique sobre o boto Visualizao de Impresso. Veja a imagem ao lado do boto Office pressionado. A prxima imagem exibe a Visualizao de Impresso.
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b) Seleo de Impressora Se tivermos mais de uma impressora instalada em nosso equipamento, poderemos escolher em qual delas nossa planilha ser impressa. Para selecionar a impressora, siga os passos abaixo. Clique no Boto Office Clique na opo Imprimir. Ser exibida a tela abaixo para a escolha da impressora desejada.
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Nesta tela poder ser escolhida a impressora, o intervalo de pginas a serem impressas, o nmero de cpias entre outras configuraes. c) Configurando a Pgina para impresso Nem sempre o tamanho do papel disponvel para a impresso ser o A4. Para configurar a impresso em tamanhos diferentes de papel, siga os passos abaixo. Clique na guia Layout da Pgina Localize a guia Configurar Pgina. Veja em destaque o menu com as opes ao lado. Clique no boto Tamanho. Uma lista com diversos tamanhos de papis ser exibida. Escolha aquela que ir descrever corretamente a folha utilizada pela sua impressora clicando sobre ela. Caso deseje um tamanho personalizado, diferente dos modelos apresentados, clique na opo Mais Tamanhos de Papel... localizado no final do menu de opes.
d) Margens Podemos tambm escolher as margens de impresso para nossos dados. Em uma impresso no Excel, evite encostar seus dados nas laterais da pgina, pois poder haver corte de informao impressa. Para configurar as margens do documento siga os passos abaixo. Clique na guia Layout da Pgina Localize a guia Configurar Pgina Clique sobre o boto Margens. Uma janela com opes ser aberta. Para selecionar qualquer uma das opes basta clicar sobre o item do menu. Caso deseje configurar as margens de forma personalizada, clique na opo Margens Personalizadas... Quando clicamos nesse item uma nova janela aberta. Veja ao lado.
Uma dica importante a centralizao do relatrio na pgina, ela pode ser horizontal ou vertical, dependendo da configurao escolhida. Veja indicao na imagem.
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e) Cabealho e Rodap
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Nos relatrios a serem impressos podemos configurar o cabealho e rodap das folhas. Esses controles facilitam a organizao de relatrios muito extensos ou mesmo facilitam a localizao da planilha de origem. Na verso a partir do Excel 2003 podemos inclusive definir imagens para o cabealho ou rodap. Para alterar o cabealho e rodap siga os passos abaixo. 1. Clique na guia Inserir 2. Localize a guia Texto. 3. Clique no boto Cabealho e Rodap. O layout da sua planilha ir alterar. Ficar como a imagem abaixo. Observe que uma nova guia chamada Ferramentas de Cabealho e Rodap exibida com todas as configuraes para o Cabealho e rodap. Sua planilha tambm foi alterada para o modo de visualizao de Layout de Pgina.
4. O cabealho est sendo exibido no exemplo acima. Podemos a partir desse momento configurar o cabealho inserindo os controles que desejamos. Podemos inserir: Nmero de pgina, Nmero de pginas, Data atual, hora atual, Caminho do arquivo, Nome do arquivo, nome da planilha, imagem, formatar a imagem, alternar entre cabealho e rodap e configurar na galeria Opes de que forma desejamos o cabealho. Se clicarmos nos dois primeiros botes chamados Cabealho e Rodap encontraremos j formatos pr configurados.
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Podemos ainda utilizar a configurao conforme a verso 2003, utilizando a tela de configurao de pgina. Para isso devemos seguir os seguintes passos. Localize a guia Configurar Pgina. No canto inferior da guia h um boto assinalado em destaque na imagem ao lado. Clique sobre ele. A janela abaixo ser exibida.
Clique sobre a guia Cabealho/Rodap e obtenha os mesmos recursos s que utilizando o mtodo j conhecido de configurao da verso 2003 do Excel. Clicando nos botes Personalizar Cabealho ou Personalizar Rodap a imagem abaixo ser exibida.
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A Seo da esquerda insere dados esquerda do cabealho / rodap. A Seo central insere dados no centro do cabealho / rodap. A Seo da direita insere dados direita do cabealho / rodap. Os botes: Formata a fonte Insere o nmero da pgina Insere o nmero total de pginas Insere a data de impresso Insere a hora de impresso Insere o caminho completo onde est salvo e o nome do arquivo Insere somente o nome do arquivo Insere o nome da Guia da Planilha selecionada Insere uma figura Opes de formatao da imagem f) Impresso de ttulos Podemos imprimir em nossos relatrios colunas e linhas repetidamente para facilitar a interpretao dos dados a partir de um determinado nmero de pginas. Os ttulos so teis, por exemplo, para a colocao dos ttulos das colunas em todas as pginas do relatrio. Para imprimir os ttulos siga os passos abaixo. 1. Clique na guia Layout de Pgina 2. Localize a guia Configurar Pgina 3. Clique no boto Imprimir ttulos. A tela ao lado ser exibida. 4. Observe os campos Linhas a repetir na parte superior e Colunas a repetir esquerda. No primeiro campo devemos selecionar uma ou mais linhas que sero repetidas em todas as
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pginas de impresso. O segundo campo permite a seleo de que colunas desejamos repetir em nosso relatrio. A impresso dos ttulos de coluna no teis quando seu relatrio tiver mais de uma pgina de largura. g) Impresso de comentrios Os comentrios no so impressos por padro nas planilhas de Excel. Para realizar a impresso dos comentrios devemos marcar esse campo. Podemos definir se os comentrios sero impressos No final da planilha ou Como exibido na planilha.
62.
Modos de Visualizao
O Excel possui trs formatos de visualizao dos dados de sua planilha. O primeiro chamado de Normal e neste formato que normalmente trabalhamos. O segundo formato chamado de Layout de Pgina e j vimos como ele opera na explicao anterior. O terceiro formato chamado de Visualizao de quebra de pgina e pode ser til para formatarmos a impresso do documento, arrastando as linhas que formam os limites de impresso. Para alternar o modo devemos: 1. Clique na guia Exibio 2. Localizar a guia Modos de Exibio de Pasta de Trabalho 3. Clique no boto com a forma desejada. Veja em destaque a guia ao lado. Ou 1. Verifique na parte inferior da janela do Excel os botes que alternam os modos de visualizao. Veja em destaque na imagem ao lado. 2. Clique no boto desejado. So eles na ordem: Normal, Layout de Pgina e Visualizao de quebra de pgina. Podemos utilizar o modo Visualizao de quebra de pgina para definir a rea de impresso dos dados. Observe a imagem ao lado. As linhas mais grossas que contornam nossa planilha servem para ajustarmos o local das quebras arrastando-as com o mouse. A planilha ao lado no teve a rea de impresso configurada. Alternei o modo de visualizao de forma que simplesmente arrastando
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as linhas de limite eu consiga configurar a forma de impresso do meu relatrio. A linha pontilhada no centro da planilha e as linhas limite mais grossas nas laterais controlam a rea de impresso. Veja o resultado final aps arrastar as linhas de controle para o limite da planilha.
Experimente usar esse recurso!
63.
Autosalvamento
O Excel est programado para fazer salvamentos peridicos das planilhas que esto sendo manipuladas. Esse recurso muito til quando h casos de queda de energia ou problemas com o aplicativo. O tempo padro do Excel para o recurso de autosalvamento de 10 minutos. Se voc estiver trabalhando com o Excel e aps 10 minutos sem salvar o seu arquivo o micro apresentar problemas. O seu documento poder ser salvo. Veja o exemplo. Estava trabalhando em minha mquina quando a energia caiu. Ao carregar o Excel na volta de energia, percebi que o arquivo que estava trabalhando foi recuperado. O arquivo exibido ao lado foi salvo pelo recurso de Autorecuperao, pois haviam sido salvos enquanto trabalhava com eles. Para restaurar o arquivo, basta clicar com o boto esquerdo do mouse sobre o arquivo desejado. Veja a imagem abaixo. Observe a rea demarcada indicando que o arquivo foi salvo.
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Na tela abaixo identifico a barra de ttulos. Quando o documento salvo o ltimo status do arquivo aparece em frente ao seu nome. Para continuar trabalhando com ele basta salvar o arquivo novamente. Se no salvarmos o arquivo, a recuperao ser perdida.
Podemos modificar o tempo de gravao do recurso de AutoSalvamento. Podemos aumentar o intervalo ou diminuir o intervalo. Aumentando o tempo programado para salvamento poder fazer com que percamos mais dados, pois um tempo muito prolongado sem salvar pode ser desastroso. Se diminuirmos demais e estivermos trabalhando com arquivos grandes, constantemente seremos obrigados a aguardar o salvamento do arquivo. Pense bem antes de alterar o padro. Para alterar o tempo de AutoSalvamento siga os passos abaixo. 1. Clique no boto Office 2. Clique no boto Opes do Excel (localizado na parte inferior da janela do Boto Office). Uma janela ser aberta. 3. Clique na opo Salvar, localizada a esquerda do menu. Veja a imagem abaixo.
4. Na tela acima podemos ento configurar o tempo aumentando ou diminuindo o tempo no campo Salvar informaes de AutoRecuperao a cada xx minutos. 5. Para desativer o recurso basta desmarcar o campo. Nesta tela podemos ainda trocar o local padro para os arquivos de seu computador. Se voc trabalha em rede isso til para no ter que abrir constantemente a pasta onde os arquivos esto salvos.
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64. Compartilhando Planilhas do Excel
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Em ambientes corporativos precisamos muitas vezes compartilhar nossa planilha para que outros usurios possam fazer alteraes simultaneamente com voc ou com sua equipe. O Excel possui esse recurso. Aps o compartilhamento, qualquer usurio que tiver acesso a pasta onde seu arquivo est salvo poder utiliz-lo. Para compartilhar um arquivo no Excel. 1. Crie a planilha que deve ser compartilhada ou abra o arquivo que voc deseja compartilhar. 2. Clique na guia Reviso 3. Localize a guia Alteraes. Em destaque na imagem ao lado. 4. Clique no boto Compartilhar Pasta de Trabalho. A tela abaixo ser exibida.
5. Clique no campo Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo. A partir desse momento sua planilha estar compartilhada. Observaes: Uma vez compartilhada a planilha alguns recursos deixam de funcionar. Caso verifique que os botes da Faixa de Opes estejam indisponveis devido ao compartilhamento. Quando a janela acima exibida, na parte inferior so exibidos os usurios que esto ativos e utilizando a planilha. Se quiser remover um usurio clique sobre ele na lista e depois no boto Remover Usurio. Na barra de ttulos ser exibida uma mensagem informando que o arquivo compartilhado. Veja a imagem abaixo.
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A partir deste ponto, os usurios podero alterar simultaneamente o arquivo. As alteraes aparecero somente quando o arquivo for salvo. A mensagem abaixo exibida aps o salvamento do arquivo.
Para alterar atributos do compartilhamento, clique na Guia Avanadas antes de confirmar o compartilhamento do arquivo.
Aps o salvamento, as clulas que foram alteradas apresentaro uma caixa de comentrio, indicada por uma seta no canto superior esquerdo da clula. Quando o mouse posicionado sobre a clula, Veja a figura abaixo.
A caixa de dilogo descreve as alteraes realizadas na planilha. Lembrete: Se o contedo da mesma clula for alterado por mais de um usurio ativo, prevalecer a ltima alterao salva. O Excel exibe uma tela de Resoluo de conflitos (veja a imagem abaiAN OT AE S
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xo). Voc poder optar por qual contedo permanecer na clula clicando nas opes Aceitar as minhas ou Aceitar as outras.
65.
Vincular clulas entre planilhas

Este processo utilizado para vincular (criar um vinculo) entre clulas de vrias planilhas. O processo simples. Na clula de destino (onde voc quer ter os dados vinculados) digite = (igual).
Agora com o mouse clique na planilha onde se localiza os dados (em nosso exemplo na planilha Vinculo Plan 2)
Observe o resultado na barra de frmulas:
criado um link (=Vinculo Plan 2!A2). Quando a clula A2 da planilha Vinculo Plan 2 for alterada, automaticamente a planilha Plan 1 atualizada. Isso muito til para planilhas que utilizam muitos ndices.
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66. Vincular documentos do Word
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possvel vincular ou inserir arquivos do Microsoft Word em uma planilha do Excel (e tambm vice-versa). Os arquivos podero ser inseridos como cones ou com a representao dos arquivos. Os arquivos devero ser inseridos como Objetos. Abaixo o procedimento: 1. Clique na guia Inserir 2. Localize a guia Texto 3. Clique no boto Objeto. A tela abaixo ser exibida.
4. A primeira guia permite que seja inserido um documento novo dos aplicativos listados. Vamos iniciar inserindo um documento do Word em branco. Na lista de Tipos de Objeto escolha Documento do Microsoft Office Word. 5. Clique no boto OK.
6. A rea em destaque na sua planilha um documento do Word novo. Repare que a faixa de opes do Excel mudou tambm. Agora as galerias e botes que esto sendo exibidos so do Word. Aumente a janela do Word caso precise arrastando os controles laterais.
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7. Para concluir a edio do documento do Word, clique em uma clula em brao na sua planilha.
Para editar o contedo basta clicar 2 vezes sobre o objeto inserido. Para apag-lo basta clicar com o boto direito do mouse sobre o objeto e escolher a opo Recortar ou clicar com o boto esquerdo do mouse sobre o objeto e a tecla Delete. Documentos j existentes tambm podero ser vinculados. Para vincular um documento j existente na sua planilha, siga os passos abaixo. 1. Clique na guia Inserir 2. Localize a guia Texto 3. Clique no boto objeto. Na tela que aparecer clique na guia Criar do Arquivo. A tela abaixo ser exibida.
4. Clique no boto Procurar para localizar seu arquivo. 5. Escolha um arquivo do Word e clique no boto Inserir. O caminho completo e o nome do arquivo sero preenchidos no campo Nome do arquivo.
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6. O campo Vincular ao arquivo faz com que o Excel crie um vnculo com o arquivo original. Sempre que houver uma alterao no arquivo do Word, ele ser automaticamente atualizado na abertura da planilha que o tem vinculado. No vamos selecionar essa opo. 7. O campo Exibir como cone utilizado para que o arquivo seja exibido reduzido, no formato de um cone em sua planilha. Ao dar um duplo clique sobre o cone o arquivo aberto em uma nova seo do Word. No vamos selecionar essa opo. 8. Clique no boto OK. Veja o resultado abaixo. Se quiser editar o arquivo, basta clicar duas vezes sobre ele.
67.
Classificando os dados
Para extrairmos INFORMAES dos nossos DADOS precisamos analis-los. Para facilitar essa anlise podemos ordenar nossas informaes, classificando-as. As informaes podem ser classificadas em ordem CRESCENTE ou DECRESCENTE, na vertical ou horizontal. Nas antigas verses do Excel, havia um grande problema durante o processo de classificao. Se no estendssemos a faixa de seleo por todos os dados da nossa base de dados a chance de corromper os registros era muito grande, pois somente os dados selecionados recebiam a classificao. Os demais campos
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dos registros no. Veja ao lado uma base de dados de exemplo. Para classificar as informaes devemos: 1. 2. 3. 4. 5.
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Selecione sua base de dados inteira. Clique na guia Incio. Localize a galeria Edio. Veja a galeria em destaque ao lado. Clique no boto Classificar e Filtrar. Um novo menu ser aberto. Clique na opo Classificar de A a Z para classificar os dados em ordem crescente ou Classificar de Z a A para classificar os dados em ordem decrescente. Vamos escolher a ordem crescente. A classificao ocorrer pela coluna em que a clula inicial foi utilizada para a seleo de dados.
Podemos classificar os dados em vrios nveis. Para classificar escolhendo quais colunas sero utilizadas nos critrios, utilize os passos abaixo. 1. Clique na guia Incio 2. Localize a galeria Edio 3. Clique no boto Classificar e Filtrar. No menu que aparecer, clique em Personalizar Classificao. A tela abaixo ser exibida.
4. Observe a tela. Podemos ir incluindo os nveis clicando no boto Adicionar Nvel. Vamos classificar nossos dados por Regio, depois por cliente e por ltimo por representante. Veja que no exemplo (passos de 1 a 5 anteriores) os dados foram classificados por regio, pois selecionei os dados de regio para Nome, em ordem inversa. Clique no boto Adicionar Nvel. A tela abaixo ser exibida. Veja que um novo nvel foi lanado.
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5. Devemos selecionar o prximo Campo que receber a classificao. Em nosso exemplo ser o Cliente. Vamos classific-lo em ordem Crescente. 6. Em seguida adicionaremos outro nvel para classificar por represente. A sua tela de classificao dever ter ficado como abaixo.
7. Ao pressionar OK nossos dados sero classificados. 8. A caixa de seleo MEUS DADOS CONTM CABEALHOS permite que voc separe o cabealho dos seus dados. Caso no seja selecionada essa opo, a linha de ttulo inclusive (caso esta esteja selecionada) ser classificada com seus dados. 9. Clicando no boto OPES a tela abaixo ser exibida. Podemos escolher se o Excel diferenciar Maisculas e Minsculas e qual a orientao da classificao. Para classificar dados que estejam em linhas, escolha a caixa de seleo DA ESQUERDA PARA A DIREITA.
Caso tenha selecionado apenas uma coluna ou uma linha dos seus dados, o Excel apresentar a seguinte mensagem de erro (veja a tela ao lado). Este erro indica que h mais dados prximos rea de seleo, se voc continuar, seus dados sero corrompidos (A no ser que voc no queira mesmo estender a sua seleo e seja uma classificao parcial). Muito cuidado!!!
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68. Controlando alteraes na planilha
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Em planilhas compartilhadas e que so acessadas por muitos usurios, o controle do que alterado fica comprometido. Nas configuraes avanadas do compartilhamento voc viu na tela de configurao que podemos programar o perodo em que ser armazenado o histrico das alteraes. Um recurso que pode ser habilitado no Excel nestes casos o Controle de Alteraes. Para ativar o modo de controle, siga os passos abaixo: 1. Abra o seu arquivo compartilhado. 2. Clique na guia Reviso 3. Localize a galeria Alteraes. Veja a galeria ao lado. 4. Clique no boto Controlar Alteraes. Um menu ser aberto. 5. Escolha no menu a opo Realar Alteraes. A tela abaixo ser exibida.
6. Depois de compartilhar, podemos definir o que desejamos controlar. Vamos deixar ento definido Quando para Todos, Autor para Todos e Onde de A1 at E19, realar alteraes na tela ativado. a. O campo Quando indica desde quando gostaramos de controlar as alteraes. Todas indica que Desde a ltima gravao, No revisada e Desde (opo que permite estipular uma data de incio do controle) estaro sendo controladas. b. O campo Autor tem duas opes: Todos e Menos eu. Todos indica que at mesmo minhas alteraes sero registradas, menos eu, exclui o criador da planilha do controle. c. O campo Onde indica qual rea que desejamos controlar. Se voc no precisar, pode controlar apenas uma parte da sua planilha, no ela inteira. d. A opo Realar alteraes na tela exibe quais clulas foram alteradas. 7. Pressione o boto OK.
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8. Tente alterar as clulas que foram marcadas para controle (de A1 at E19). Veja o resultado esperado abaixo. Observe as clulas da coluna A e B agora tem uma borda indicando a alterao e uma seta no canto superior esquerdo na cor azul indicando a alterao.
9. Ao pararmos o mouse sobre a clula, uma caixa aberta com a descrio da alterao realizada na clula. Veja a prxima imagem.
10. Ao salvarmos o arquivo, as marcas desaparecero, mas podemos controlar se aceitamos ou no as alteraes realizadas. 11. Clique novamente no boto Controlar alteraes. 12. Selecione Aceitar ou Rejeitar alteraes. Caso a planilha no tenha sido salva, ser solicitado o salvamento. Depois, a prxima tela ser exibida. O campo Quando agora est selecionado para listar somente as alteraes no revisadas. O campo Autor indica todos e onde a faixa definida anteriormente.
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13. Pressione o boto OK. Uma nova janela ser exibida.
14. Podemos aceitar uma a uma as alteraes realizadas, podemos tambm rejeit-las. Conforme os valores detectados como alterados faa a sua escolha. Podemos tambm incluir uma nova planilha com a listagem de todas as alteraes realizadas em sua planilha. Para fazer isso devemos: 1. 2. 3. 4. 5. Clicar na guia Reviso Localize a guia Alteraes Clique no boto Controlar alteraes. No menu que se abrir, clique em Realar alteraes. Observe que a ltima opo da tela que foi aberta est ativa: Listar alteraes em uma nova planilha. Vamos selecion-la. Troque o campo Quando para TODOS. Troque o campo Autor para TODOS. Sua tela dever ter ficado igual a tela ao lado. Pressione o boto OK. O resultado ser uma nova planilha no seu arquivo. Veja a imagem.
6. 7. 8. 9.
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10. A planilha exibir ento em ordem cronolgica as alteraes realizadas. Ao salvar o arquivo, essa planilha ser automaticamente removida. 11. Para exibir as alteraes novamente, repita o procedimento acima.
69.
Auditoria de Frmulas
O conjunto de instrues de Auditoria de Frmulas pode ser um excelente complemento para tornar o trabalho com funes mais confivel. Quando criamos frmulas muito complexas, muitas vezes temos dificuldades de entender todos os passos realizados para chegarmos ao resultado esperado. As opes Rastrear Precedentes e Dependentes permite que chequemos quais clulas dependem ou so dependentes de outras em sua funo. A opo Avaliar Frmula pode auxiliar nesse entendimento permitindo que vejamos como a funo ser resolvida e quais so as etapas de resoluo desta funo. Um conjunto de setas desenhadas nas clulas de referncia de suas frmulas. As setas podem ser da cor azul, quando no h erro, ou vermelho quando h erros. Em caso de erros podemos utilizar tambm a funo rastrear erros. Vejamos cada uma das opes deste conjunto de recursos. RASTREAR PRECEDENTES A opo Rastrear precedentes utilizada para indicar quais clulas foram referenciadas para a construo de sua frmula. Antes de utilizar esse recurso esteja com a clula onde h a frmula selecionada. Veja o exemplo abaixo:
A clula C4 possui uma funo. Gostaria de analisar quais clulas compem. 1. Clique na clula C4.
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2. 3. 4. 5.
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Clique na guia Frmulas. Localize a guia Auditoria de Frmulas Clique no boto Rastrear Precedentes. Veja o resultado. O Excel traou linhas indicando as clulas que foram utilizadas pela funo. Das clulas utilizadas partem uma seta azul, indicando em que local a clula foi referenciada.
RASTREAR DEPENDENTES Ao contrrio da funo anterior, Rastrear Dependentes exibe as clulas que dependem diretamente da clula selecionada. Em nosso exemplo, a clula F4 possui uma frmula, com base no resultado da clula C4. Vamos ento ver na planilha.
1. 2. 3. 4.
Clique na clula C4 Clique na guia Frmulas Localize a guia Auditoria de Frmulas Clique no boto Rastrear Dependentes. O resultado abaixo ser obtido. Observe que a clula F4 tem em sua funo a clula C4. A funo =C4*2. Resumindo, o resultado de F4 ser diretamente alterado caso haja variaes na clula C4.
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RASTREAR ERRO A funo Rastrear Erro permite que os todos os passos de resoluo da funo selecionada seja rastreada e, depois de analisada, indique a origem do erro. Veja o exemplo ao lado. Na clula A1 criei a funo PROCV para induzir o erro clula. Perceba que estou procurando o valor da clula A2 na Clula D1. O resultado o #N/D de no disponvel. Quando h um erro em uma clula, o resultado de outras funes prejudicado quando esse evento no tratado. A clula C4 apresentou um erro. Ela tem a frmula A1 * 2. Vou analisar esse erro com o Excel para obter a tela acima. 1. 2. 3. 4. 5. Clique na clula C4. Clique na guia Frmulas Localize a guia Auditoria de Frmulas. Clique no boto Rastrear Erro. Analisando a funo, percebemos que a seta vermelha indica que h um erro na utilizao do resultado da clula A1 para a clula C4. 6. Se analisarmos as setas da funo da clula A1 perceberemos que ela indica a clula A2 e a clula D1 como precedentes. Nesse casso o erro no est na clula A1, mas sim na utilizao do resultado de A1 na frmula em C4.
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REMOVER TODAS AS SETAS
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Como o prprio nome j diz, todas as setas inseridas em sua planilha so removidas. Caso a mensagem abaixo aparea, significa que no h nenhuma seta a ser retirada. Caso haja, nenhuma mensagem de confirmao ser exibida. As setas sero todas removidas.
VERIFICAO DE ERROS Um complemento lanado nessa verso do Excel a possibilidade de Verificar os motivos que ocasionaram o erro. O boto Rastrear Erro composto. Clicando na seta ao lado direito do boto, voc ter acesso opo Verificao de Erros. Ao clicar sobre o boto, a tela abaixo exibida.
Na parte superior h indicao de que frmula ou funo ele se reporta. O erro apresentado Erro de valor no disponvel e logo abaixo uma descrio do problema. Um valor para a frmula ou funo no est disponvel. H diversos botes onde poderemos: obter ajuda sobre o erro, Rastrear o erro, ignorar o erro, Editar na barra de frmulas. Se houver mais de um erro na planilha, os botes Anterior e Avanar estaro disponveis. Pressionando o boto Opes ainda teremos como configurar e interagir como o Excel realizada essas verificaes de erro. Veja a tela abaixo.
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AVALIAR FRMULA Em funes complexas muito difcil manter a lgica durante sua construo. Mesmo depois de pronta, pode ainda haver dvidas de quais operaes esto sendo executadas e principalmente em que ordem. Nessas situaes de avaliao podemos utilizar o recurso AVALIAR FRMULA do Excel. Uma janela aberta quando o recurso solicitado mostrando passo a passo a execuo da funo. Vamos ver um exemplo ao lado. A clula B4 possui a funo SE que checa o valor do salrio para atribuir o percentual correto de tributao do INSS, cujos valores esto representados nas clulas abaixo da planilha de clculos. Para utilizar o recurso de Avaliar frmula, siga os passos abaixo.
1. Clique na clula B4 (a clula que ter o percentual do INSS inserida). 2. Clique na guia Frmula.
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3. Localize a guia Auditoria de Frmulas. 4. Clique no boto Avaliar Frmula. A janela abaixo ser exibida. O campo Avaliao traz a sua frmula. Perceba que h uma linha sublinhada sobre a clula C3. a partir deste ponto que sua funo ser avaliada, ou seja, esse o primeiro argumento da sua funo que ser executado.
5. Clicando no Boto Avaliar iremos para a prxima tela. Observe que C3 foi substitudo pelo contedo da clula. A linha sublinhada agora estendeu-se por todo o teste lgico da funo SE.
6. Clicando no Boto Avaliar iremos para a prxima tela. O teste lgico da funo SE foi executado (2739,73<=1024,97) e o resultado obtido foi FALSO. O valor da clula C3 maior que 1024,97. Agora o segundo SE foi selecionado para Avaliao. Perceba que a clula C3 foi novamente sublinhada.
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7. Clicando em Avaliar, ser feita novamente a substituio da clula C3 pelo seu valor, observe que agora estamos executando a depurao da funo E. A primeira parte ser avaliada. Veja a tela abaixo.
O resultado ser VERDADEIRO. Clicando em Avaliar novamente veremos a prxima parte da instruo E ser executada. A resposta para a segunda condio FALSO, pois C3 no menor ou igual a 1.708,27. Veja a tela.
8. Ao clicar em Avaliar, a funo E ser executada. Sua resposta FALSO. Passamos ento para a funo SE novamente.
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9. Na funo SE, temos o retorno da funo E (FALSO) ento o percentual de 11% ser selecionado. Observe.
10. A ltima fase da avaliao a execuo final do primeiro SE da funo. Veja abaixo o resultado.
MOSTRAR JANELA DE INSPEO Em algumas situaes especficas podemos monitorar o contedo de clulas da planilha. Elas podem ser de vrias pastas ou de arquivos diferentes. A Janela de Inspeo atualizada mostrando o contedo das clulas monitoradas constantemente. Para utilizar o procedimento, siga os passos abaixo. 1. Clique na guia Frmulas 2. Localize a galeria Auditoria de Frmulas. 3. Clique no boto Janela de Inspeo. A tela abaixo ser exibida.
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4. Ao clicar no boto Adicionar inspeo de variveis aberta uma janela de seleo, onde poderemos escolher que clula ser includa na inspeo. Vou escolher uma clula da minha planilha para monitorar. Veja o resultado depois que pressionar OK no boto da tela de seleo.
5. Observe que as clulas B4 e C7 foram selecionadas. O campo Valor exibe o valor atual da clula e o campo Frmula exibe a frmula que est salva na clula monitorada. Para cancelar uma varivel podemos clicar sobre ela e depois selecionar a opo Excluir inspeo de variveis. Para fechar a janela basta clicar no X ou clicar em Ferramentas / Auditoria de Frmulas / Ocultar janela de inspeo. MODO AUDITORIA DE FRMULAS Nas verses anteriores do Excel, bastava pressionar CTRL + J para que alternssemos o modo de exibio de resultas para o modo de exibio de frmulas. Na verso 2003 do Excel, apesar deste atalho aparecer no menu ele no funciona. Podemos utilizar o menu ou pressionar CTRL + SHIFT + ` (acento grave). Quando ativado esse modo, as frmulas so exibidas. Os resultados so alternados para as frmulas que esto armazenadas nas clulas. Para acessar esse recurso, utilizando a faixa de opes. 1. Clique na guia Frmulas. 2. Localize a guia Auditoria de Frmulas 3. Clique no boto Mostrar frmulas. Veja o resultado em uma planilha que contem frmulas.
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4. Para voltar ao normal, repita o procedimento escolhido acima.
70.
Suplementos: Histograma
O Excel possui diversos suplementos que esto instalados mas no ativos. Para acessar a pgina de suplementos, siga o passo abaixo. 1. Clique no boto Office. 2. Clique no boto Opes do Excel, localizado na parte inferior do menu. Clique nas opes a esquerda em Suplementos. A tela abaixo ser exibida.
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3. H duas partes nessa janela, os Suplementos ativos e os suplementos inativos. Na lista encontraremos o Suplemento Ferramentas de Anlise. Clique no boto Ir. A prxima tela ser exibida (alis, essa a mesma tela da verso anterior). 4. Marque o item Ferramentas de Anlise e clique em OK. 5. Na guia Dados ser inserido uma nova galeria chamada Anlise.
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6. Clique no boto Anlise de Dados. 7. A tela abaixo ser exibida. 8. Vamos trabalhar com o Histograma.
Segundo definio da Wikipedia: Na estatstica, um histograma uma representao grfica da distribuio de freqncias de uma massa de medies, normalmente um grfico de barras verticais. uma das Sete Ferramentas da Qualidade. O histograma um grfico composto por retngulos justapostos em que a base de cada um deles corresponde ao intervalo de classe e a sua altura respectiva freqncia. Quando o nmero de dados aumenta indefinidamente e o intervalo de classe tende a zero, a distribuio de freqncia passa para uma distribuio de densidade de probabilidades. A construo de histogramas tem carter preliminar em qualquer estudo e um importante indicador da distribuio de dados. Podem indicar se uma distribuio aproxima-se de uma funo normal, como pode indicar mistura de populaes quando se apresentam bimodais. Freqncia: conceito da Estatstica para o nmero de vezes que um valor ou um subconjunto de valores do domnio de uma varivel aleatria aparece numa experincia ou numa observao. Vamos ver um exemplo de como utilizar o Histograma.
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Na base de dados abaixo, tenho 20 valores aleatrios, entre 0 e 20. Gostaria de montar um histograma de anlise para saber quantos valores aparecem de 0 a 5, de 6 a 10, de 11 a 15 e de 16 a 20.
1. Na planilha acima as colunas A e B constam os valores que desejo avaliar. 2. Na coluna D inserimos a faixa de valores. a. A clula D2 representa os valores de 0 a 5 b. A clula D3 representa os valores de 6 a 10 c. A clula D4 representa os valores de 11 a 15 d. A clula D5 representa os valores de 16 a 20 3. Para carregar o suplemento Histograma, clique na guia Dados, guia Anlise, boto Anlise de Dados. A janela abaixo ser exibida.
4. Clique em Histograma e pressione o boto OK. A tela ao lado ser exibida. 5. No campo Intervalo de Entrada informaremos a faixa de valores que possuem os dados que sero analisados. Clique no boto de captura e indique a faixa de A2 at B11. 6. No campo Intervalo de bloco informaremos os dados cuja freqncia vamos analisar. Clique no boto de captura e indique a faixa de D2 at D5
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7. Se a seleo acima tivesse sido marcada desde a linha de rtulo, devemos marcar a opo Rtulo. Como marcamos apenas os dados no h essa necessidade.
Definiremos agora as opes de Sada. Podemos escolher uma clula a qual os dados sero inseridos quando o campo Intervalo de Sada estiver selecionado. Podemos gerar uma nova Planilha ou at mesmo uma nova pasta de trabalho. 1. Vamos escolher como sada a prpria planilha. Clique na opo Intervalo de sada e marque a clula A13. 2. A ferramenta de Histograma pode gerar ainda, como resultado: Pareto, a porcentagem cumulativa e o resultado do grfico. Vamos marcar as trs opes. Sua tela dever ter a aparncia da tela ao lado. 3. Clique no boto OK. Veja o resultado final.
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Analisando primeiramente a planilha gerada, temos o controle de nmero de ocorrncias de cada valor. De 0 a 5 foram 8 ocorrncias, de 6 a 10 foram 4, de 11 a 15 foram 6 e finalmente de 16 a 20 foram 2. Observe que no h nenhum valor acima desse limite. O percentual cumulativo mostra quando representa esses valores frente ao total de valores, acumulado. A segunda parte da planilha gerada classifica os dados em ordem decrescente do nmero de ocorrncias para o desenho do percentual no grfico, como segunda faixa de valores. O grfico pode ser alterado quanto a escala, ttulos ou qualquer informao que voc julgar necessrio alterar.
71.
Cenrios
Cenrios fazem parte de um conjunto de comandos algumas vezes chamados de ferramentas hipotticas. Um cenrio um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir automaticamente na sua planilha. Voc pode usar cenrios para prever o resultado de um modelo de planilha. Voc pode criar e salvar diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenrios para exibir resultados diferentes. Vamos simular uma situao de projeo de faturamento e seu impacto na arrecadao de impostos da empresa. Para fazer isso iremos criar a planilha abaixo:
No exemplo acima, veja na coluna C que fao uma projeo de crescimento para o atual ano. Esse seria o primeiro cenrio que criaramos. Observe que o INSS varivel dependendo do valor do Faturamento Projetado. Iremos salvar os percentuais como o primeiro cenrio e vamos cham-lo de CENRIO IDEAL.
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Para criar o cenrio, siga os passos abaixo: 1. 2. 3. 4.
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Selecione as 4 clulas que compem a projeo. Clique na guia Dados. Localize a guia Ferramentas de Dados. Clique no boto Teste de hipteses. Uma janela ser aberta. Escolhe Gerenciador de Cenrios. A tela abaixo ser exibida.
5. Clique no boto Adicionar. A prxima imagem ser exibida.
6. Vamos digitar como Nome do Cenrio CENRIO IDEAL. 7. No Campo clulas variveis iremos lanar as clulas que sofrero alteraes. 8. Caso deseje fazer algum comentrio sobre o cenrio, utilize o campo Comentrio. 9. Clique no boto OK para abrir a tela ao lado.
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Observe que os valores que estavam nas clulas foram transferidos para ao Campo. Neste momento que definiramos os valores para o cenrio. Como esse o cenrio ideal no vamos alterar os valores. 10. Clique no Boto Adicionar para voltar a tela anterior. 11. Aproveitando a tela de cadastro, vamos Cadastrar um segundo cenrio. Um cenrio que seja mais Otimista. Em nome do Cenrio digite CENRIO OTIMISTA e mantenha a faixa de valores de C3 C6 12. Clique no boto OK. 13. Na tela de valores, digite os valores abaixo. Aumentei as variveis com um cenrio melhor.
14. Clique novamente no boto Adicionar. 15. Vamos agora cadastrar um cenrio pessimista. No campo Nome do cenrio digite CENRIO PESSIMISTA. 16. Mantenha a faixa de valores de C3 C6. 17. Clique no boto OK. 18. Na tela de valores, digite os valores abaixo. Diminui as variveis gerando um cenrio de crescimento menor.
19. Agora para concluir clique no boto OK. 20. Observe a tela ao lado e os cenrios que foram gerados. Agora, como posso utiliz-los?
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Para que seus cenrios sejam lanados, devemos Mostrar o Cenrio, aplicando sua planilha. Com a tela ao lado aberta, escolha o cenrio Otimista e clique no boto MOSTRAR.
As clulas definidas no Cenrio Otimista foram projetadas na sua planilha. Observe que todos os valores foram alterados com base nos ndices apresentados. H algumas opes para cenrios encontradas nos botes: MOSTRAR Quando pressionado, transfere os valores das clulas do cenrio para a planilha, atualizando seus valores. FECHAR Fecha a tela dos cenrios. ADICIONAR Permite adicionar mais cenrios. EXCLUIR Exclui um cenrio selecionado EDITAR Edita o cenrio para alterao dos valores variveis. MESCLAR Quando pressionado, permite que cenrios gerados em outras planilhas ou mesmo de outros arquivos sejam mesclados com a planilha atual. Para que o recurso funcione os arquivos devem estar abertos (tanto da origem quando do destino da mesclagem). Na parte inferior da lista de planilhas h uma mensagem indicando se h cenrios na planilha selecionada.
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RESUMIR
Quando selecionado permite que sejam criados relatrios de Resumo dos dados dos cenrios. Veja a tela abaixo.
Quando o Resumo do Cenrio est selecionado, ao pressionarmos o boto OK o resultado abaixo ser apresentado.
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Esse relatrio representa os trs cenrios em um nico relatrio. Observe a variao dos valores entre os cenrios. Em valores atuais os ndices foram zerados para que possamos fazer uma comparao entre eles. No resumo, inserida uma nova planilha com os dados resumidos. O resumo tambm poder ser direcionado para uma tabela dinmica. Veja a tela abaixo.
72.
Atingir Meta
O comando ATINGIR META (mtodo para encontrar um valor especfico para uma clula ajustando o valor de outra clula) faz parte do conjunto de comandos chamado de ferramentas de anlise hipottica, como o Solver j visto anteriormente. A Anlise hipottica um processo de alterao dos valores em clulas para saber como essas alteraes afetam o resultado de frmulas na planilha. Quando voc conhece o resultado desejado de uma frmula nica, mas no conhece o valor de entrada que a frmula precisa para determinar o resultado, voc pode usar o recurso de ATINGIR META.
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Enquanto est atingindo a meta o Excel varia o valor em uma clula especfica at que uma frmula dependente daquela clula retorne o resultado desejado. Veja um exemplo.
Gostaria de projetar o salrio lquido final para R$ 2.000,00. Para ter esse resultado preciso alterar o salrio bruto de forma que, aps todos os clculos dos impostos atinja o valor lquido almejado. Para fazer esse clculo. 1. Clique na clula C7 ( a clula que desejo alterar). 2. Clique na guia Dados. 3. Localize a guia Ferramentas de Dados. 4. Clique no boto Teste de Hipteses. 5. No menu que ser aberto, clique em Atingir Meta... A prxima tela ser exibida.
6. Observe que o Campo Definir Clula est j preenchido com a clula C7. Este campo permite escolher qual clula ser a base para o resultado que desejo atingir. 7. No campo Para valor, digite 2000 ( o valor que quero atingir).
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8. No campo Alternando clula vamos escolher a clula que possui o valor que ser alterado pelo Excel, de forma que o resultado seja satisfatrio. Vamos clicar na clula C3. Veja como deve ficar a tela do Atingir Meta.
9. Pressione o boto OK. 10. A prxima tela exibe o resultado final da operao.
11. Na planilha, observe que o salrio bruto passou a ser de R$ 2.739,73, os impostos foram calculados tambm (pois cada clula de impostos possui sua prpria frmula e que utilizam a clula C3 como referncia). O saldo final agora de R$ 2.000,00. 12. Clicando no boto OK o resultado gravado na planilha e se clicarmos em Cancelar os valores originais sero restaurados.
Lembre-se que o recurso ATINGIR META permite a alterao apenas de uma varivel por vez. Caso deseje alterar mais variveis, devemos utilizar o recurso SOLVER.
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73. Solver
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O Solver faz parte de um conjunto de programas chamado de ferramentas de anlise hipottica. Nessa mesma categoria est o recurso Tabela e Atingir Meta (j visto anteriormente). O recurso Atingir Meta permitia que somente uma varivel fosse alterada para atingir o resultado esperado, neste caso, com o Solver poderemos utilizar vrias clulas variveis para chegar ao resultado final. Projees de lucros, despesas, faturamento, finanas entre outras anlises podero ser realizados pelo Solver. Com o Solver voc pode localizar um valor ideal para uma frmula em uma clula em uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de clulas relacionadas direta ou indiretamente com a frmula na clula de destino. O Solver ajusta os valores nas clulas variveis que voc especificar chamadas de clulas ajustveis para produzir o resultado especificado por voc na frmula da clula de destino. Voc pode aplicar restries para os valores que o Solver poder usar no modelo e as restries podem se referir a outras clulas que afetem a frmula da clula de destino. Use o Solver para determinar os valores mximo e mnimo de uma clula pela alterao de outras clulas, ou ainda defina um valor que dever ser o resultado apresentado. O Solver um suplemento do Excel e devemos carreg-lo quando quisermos utiliz-lo. Se a instalao do seu Excel foi realizada como Completa no ser necessrio o CD de instalao do Office, caso contrrio, tenha ele em mos. Para carregar o Solver. 1. Clique no boto Office 2. Clique no boto Opes do Excel 3. Clique na opo Suplementos, localizado a esquerda do menu. 4. Clique no boto Ir. A janela abaixo ser exibida.
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5. 6. 7. 8. 9. Clique na opo Solver. Clique no boto OK. Clique na guia Dados Localize a galeria Anlise. Um novo boto foi inserido chamado Solver.
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Para entender o conceito inicial, vamos fazer um exemplo. Crie a planilha abaixo. O exemplo uma projeo de maximizao de lucros de uma empresa com base em peas produzidas e de uma demanda apresentada.
Contedo das clulas com frmulas: Clula B15 =SOMARPRODUTO(C2:C13;D2:D13) Clula B16 =SOMARPRODUTO(C2:C13;G2:G13) Clula B17 =SOMARPRODUTO(C2:C13;H2:H13) Clula B19 =SOMARPRODUTO(C2:C13;F2:F13) Para abrir o Solver: 1. Clique no Dados 2. Localize a guia Anlise
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3. Clique sobre o boto Solver. A tela abaixo ser exibida. Veja a descrio dos itens da tela na imagem.
Clula objetivo Resolver problema Fechar janela
Parmetros do Solver
Ativar opes do Solver Clulas variveis da deciso Adicionar, Alterar ou Excluir as restries do Solver
Restries submetidas
Estimativa de todas as clulas sem frmulas referenciadas pela clula objetivo. As referncias so colocadas na lista de clulas variveis
Limpa o modelo atual
4. Em definir clula de destino, vamos selecionar a clula que possui o resultado do lucro desta empresa com base na produo informada. A clula B19. 5. Nos parmetros do Solver, vamos estipular Mx (para localizar o valor mximo do lucro que poder ser obtido). 6. No campo clulas variveis, vamos selecionar a faixa de opes de C2 C13, que so as peas que sero produzidas. Se clicarmos em Resolver nesse ponto haver um problema no resultado. Sem definir restries, o Excel procurar o valor mximo obtido. Haver um erro de Convergncia e o resultado no ser conhecido. Vamos agora informar as restries. 7. Clique no boto Adicionar. A tela abaixo ser exibida.
Clula(s) que sofrer(o) a(s) restrio(es) Tipo de restrio
Frmula, clula ou referncia de valor
8. Vamos inserir a primeira restrio. No podemos produzir mais do que a demanda do produto, ento em Referncia de clula, vamos selecionar as clulas das quantidades que sero produzidas: C2:C13 9. O tipo de restrio ser Menor ou Igual (<=) 10. O campo Restrio dever conter a faixa de clulas que representam a demanda: B2:B13. A tela dever ter a aparncia da tela abaixo.
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11. Pressione o boto Adicionar. A restrio ser gravada. Continuaremos a lanar as restries. 12. A prxima restrio dever ser que, no podemos gastar mais de mo de obra do que temos disponvel. Informaremos ento que a clula B16 deve ser menor que a clula G15. Clique no boto Adicionar e vamos para a prxima restrio. 13. A prxima restrio dever ser um limitador da quantidade de matria prima utilizada. Devemos utilizar at o limite do nosso estoque. A restrio ficar ento: B17 <= G16. 14. Quando concluir clique no boto OK para voltarmos. 15. A tela de resoluo do Solver dever ficar como a tela abaixo.
16. Ainda no conclumos. No Solver podemos ainda utilizar as opes para melhorar o processo de soluo dos problemas. Clique no boto Opes. A tela abaixo ser exibida.
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17. Marcaremos nessa tela de opes dois campos antes de concluirmos. Marcaremos o campo Presumir modelo linear e Presumir no negativos. O primeiro campo utiliza um mtodo de resoluo de problemas mais rpido e o segundo no ir negativar qualquer valor das clulas variveis. 18. Clique no boto OK. Voltaremos para a tela do Solver. 19. Clique agora no boto Resolver. Se todos os passos foram executados o resultado ser exibido como abaixo. Observe que algumas quantidades foram zeradas para que o lucro pudesse ser priorizado. Com a soluo apresentada, com base nas quantidades produzidas, aumentaramos nosso lucro para R$ 4.397,95. O valor original era de R$ 1.745,81. Um aumento considervel.
20. Observe a tela de resultado do Solver. Quando a mensagem O Solver encontrou uma soluo. Todas as restries e condies foram atendidas aparecer, o resultado foi atingido. a. A opo Manter soluo do Solver faz com que o resultado seja mantido, sua planilha agora refletir as alteraes encontradas por ele. b. A opo Restaurar valores originais devolve os valores originais planilha. Esse recurso pode ser utilizado caso voc tenha percebido algum resultado inconsistente na resoluo do problema.
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21. Aps a anlise o Solver pode gerar trs tipos de relatrios: Resposta, Sensibilidade e Limites. Para ger-los devemos marcar os relatrio na caixa de concluso do Solver. Veja a imagem abaixo.
a. Resposta: Lista a clula de destino e as clulas ajustveis com seus valores originais e finais, restries e informaes sobre as restries. Veja o relatrio.
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b. Sensibilidade: Fornece informaes sobre o nvel de sensibilidade da soluo para pequenas alteraes na frmula contida na caixa Definir Clula de Destino da caixa de dilogo Parmetros do Solver ou nas restries. Este relatrio no gerado para os modelos que contm restries de nmero inteiro. Para os modelos no-lineares, o relatrio fornece valores para gradientes reduzidos e multiplicadores de Lagrange. Para os modelos lineares, o relatrio inclui custos reduzidos, preos sombra, coeficiente objetivo (com o aumento e a diminuio permitidos) e intervalos do lado direito da restrio.
c. Limites: Lista a clula de destino e as clulas ajustveis com seus respectivos valores, limites inferior e superior, e valores de destino. Este relatrio no gerado para os modelos que contm restries de nmero inteiro. O limite inferior o menor valor que a clula ajustvel pode usar, enquanto mantm todas as outras clulas ajustveis fixas e atende s restries. O limite superior o valor mais alto.
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Experimente agora. Faa projees sobre os valores, otimize a utilizao de mo de obra e materiais! CAIXA DE OPES DO SOLVER
(Retirado da ajuda do Excel)
Veja detalhadamente cada uma das opes encontradas:

Tempo mximo: Limita o tempo usado pelo processo de soluo. Apesar de voc poder fornecer um valor to alto quanto 32.767, o valor padro de 100 (segundos) o mais adequado para grande parte dos pequenos problemas. Iteraes: Limita o tempo utilizado pelo processo de soluo, restringindo o nmero de clculos provisrios. Apesar de voc poder fornecer um valor to alto quanto 32.767, o valor padro de 100 (segundos) o mais adequado para grande parte dos pequenos problemas. Preciso: Controla a preciso das solues utilizando o nmero que voc forneceu para determinar se o valor de uma clula de restrio alcanou a meta ou satisfez a um limite superior ou inferior. A preciso deve ser indicada por uma frao entre 0 (zero) e 1. Uma preciso maior indicada quando o nmero fornecido possui mais casas decimais por exemplo, 0,0001 mais preciso que 0,01.
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Tolerncia: A porcentagem atravs da qual a clula de destino de uma soluo atendendo s restries de nmero inteiro pode divergir do valor ideal e ainda ser considerada aceitvel. Esta opo aplicada somente aos problemas com restries de nmero inteiro. Uma tolerncia mais alta tende a acelerar o processo de soluo. Convergncia: Quando a alterao relativa no valor da clula de destino menor que o nmero exibido na caixa Convergncia para as cinco ltimas iteraes, o Solver pra. A convergncia aplicada apenas aos problemas no-lineares e deve ser indicada por um nmero fracionrio entre 0 (zero) e 1. Uma convergncia menor indicada quando o nmero inserido tem mais casas decimais. Quanto menor o valor da convergncia, mais tempo ser necessrio para o Solver encontrar uma soluo. Presumir modelo linear: Selecione esta opo para acelerar o processo de soluo quando todas as relaes no modelo forem lineares e voc desejar resolver um problema de otimizao linear. Mostrar resultado de iterao: Selecione esta opo para instruir o Solver a fazer uma pausa e exibir os resultados de cada iterao. Usar escala automtica: Selecione esta opo para usar a escala automtica quando as entradas e sadas tiverem tamanhos muito diferentes por exemplo, quando a maximizao da porcentagem de lucros estiver sendo feita com base em investimentos de milhes de dlares. Presumir no negativos: Faz com que o Solver assuma um limite inferior 0 (zero) para todas as clulas ajustveis para as quais no foi definido um limite inferior na caixa Restrio da caixa de dilogo Adicionar Restrio. Estimativas: Especifica a abordagem usada para obter as estimativas iniciais das variveis bsicas em cada pesquisa unidimensional. Tangente: Usa a extrapolao linear de um vetor tangencial. Quadrtica: Usa a extrapolao quadrtica, que pode melhorar os resultados em problemas altamente nolineares. Derivadas: Especifica a diferenciao usada para estimar as derivadas parciais das funes de objetivo e de restrio. Adiante: usada na maioria dos problemas em que os valores de restrio so alterados com relativa lentido. Central: usada em problemas em que as restries so rapidamente alteradas, principalmente perto dos limites. Embora esta opo exija mais clculos, ela poder ser til quando o Solver retornar uma mensagem informando que no pde melhorar a soluo. Pesquisar: Especifica o algoritmo que ser usado em cada iterao para determinar a direo da pesquisa. Newton: Usa um mtodo quasi-Newton que geralmente exige mais memria e bem menos iteraes que o mtodo gradiente Conjugado. Conjugado: Requer menos memria que o mtodo Newton, mas geralmente necessita de mais iteraes para atingir um determinado nvel de preciso. Use esta opo quando houver um problema srio e a quantidade de memria disponvel for uma preocupao, ou quando o progresso atravs das iteraes ficar lento. Carregar modelo:Exibe a caixa de dilogo Carregar Modelo, em que voc pode especificar a referncia para o modelo que deseja carregar. Salvar modelo: Exibe a caixa de dilogo Salvar Modelo, em que voc pode especificar onde deseja salvar o modelo. Clique nesta caixa somente quando voc desejar salvar mais de um modelo com uma planilha o primeiro modelo salvo automaticamente.
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74. Tabela de Dados
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As tabelas de dados tambm fazem parte do conjunto de comandos do Excel chamado de ferramenta de anlise hipottica. Uma tabela de dados um intervalo de clulas que mostra como a alterao de certos valores nas suas frmulas afetam os resultados das frmulas relacionadas tabela. As tabelas de dados fornecem um atalho para calcular vrias verses em uma operao e uma maneira de exibir e comparar os resultados de todas as variaes diferentes em sua planilha. Para entender o conceito, vamos imaginar que voc ir fazer um emprstimo de R$ 5.000,00 e como no quero fechar em uma nica instituio financeira, fiz a pesquisa de taxas de emprstimo em dez instituies diferentes. Atravs da Tabela irei criar apenas uma frmula e utilizarei os diversos ndices encontrados para fazer a clculo de uma nica vez. Esse tipo de clculo chamado de Tabela de dados de varivel nica. Tabelas de dados de varivel nica: Por exemplo, use uma tabela de dados de varivel nica se voc desejar ver como diferentes taxas de juros afetam o pagamento de um emprstimo tomado em um banco. Vamos fazer um exemplo. Construa a planilha abaixo.
A funo que utilizaremos a funo PGTO, vista anteriormente. Temos o prazo (36 meses), temos o valor (R$ 5.000,00) e temos diversas taxas (de 0,99% a 3,12% ao ms). A clula A5 ser utilizada temporariamente para que os ndices que sero definidos na tabela sejam substitudos e calculados na frmula. Obrigatoriamente devemos criar essa clula temporria do lado esquerdo do primeiro valor que ser substitudo. Caso mudemos a clula de lugar haver erro no clculo.
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dados.
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Siga os passos abaixo para efetuar os clculos de uma nica vez utilizando a tabela de
1. Clique na clula C4 (logo abaixo do valor). nessa clula que vamos inserir a funo =PGTO(A5;36;C3), onde A5 a clula temporria em destaque na planilha acima, 36 o nmero de parcelas e C3 a clula do valor do emprstimo. O resultado apresentado da frmula inserida de R$ 138,89. Esse o valor de cada parcela, sem juros... Ele negativo, pois trata-se de um pagamento (forma que a funo retorna o valor). Se multiplicarmos esse valor por 36 encontraremos o valor de R$ 5.000,00 2. Selecione agora da clula B4 at a clula C14. 3. Clique na guia Dados. 4. Localize a galeria Ferramentas de Dados 5. Clique sobre o boto Teste de Hipteses. Um menu ser aberto. 6. Clique sobre Tabela de Dados. A tela abaixo ser exibida.
7. Defina o campo Clula de entrada da coluna com o endereo da clula que reservamos, ou seja, a clula A5. Ela a clula de entrada da coluna. Nossos dados variveis esto em coluna... Lembre-se disso!
8. Clique no boto OK. Veja o resultado abaixo. De uma nica vez todas as taxas foram substitudas e calculadas nas clulas de B5 a B14. Se eu quitar o emprstimo com uma taxa de 2% terei uma parcela mensal de R$ 196,16 e um total final do emprstimo de R$ 7.061,76 (esses so valores aproximados, pois no contemplam taxas ou outros tributos cobrados pelos bancos).
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9. Veja na tela abaixo as frmulas das clulas da Tabela de Dados. Observe que estamos utilizando a funo tabela.
Em destaque a barra de frmulas. Ela foi inserida pelo Excel no formato de MATRIZ (lembra-se do modo? Ele ocorre quando em uma frmula digitamos CTRL + SHIFT + ENTER para inseri-la).
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Podemos tambm utilizar o mesmo recurso para fazer clculos simulando financiamento com vrias colunas e vrios valores. Crie a planilha abaixo e tente resolve-la utilizando os mesmos recursos acima.
TABELAS DE DADOS COM DUAS VARIVEIS Tabelas de dados com duas variveis: Uma tabela de dados com duas variveis pode mostrar como diferentes taxas de juros e prazos diferentes de emprstimos afetaro o valor das parcelas. Podemos tambm utilizar a resoluo com a tabela de dados. Para praticar, digite a planilha abaixo. A clula B3 ser utilizada temporariamente para a alternncia dos prazos de pagamento. A clula A4 ser utilizada para alternar a taxa de juros. A clula B4 ser utilizada para digitar a funo que iremos calcular as parcelas do emprstimo. A funo ser novamente a PGTO.
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Vamos montar a tabela de dados.
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1. Clique na clula B4 e insira a seguinte frmula: =PGTO(A4;B3;B2) onde A4 a clula temporria para as taxas, B3 a clula temporria para os prazos, B2 a clula do valor do emprstimo. Como resultado ser exibido o valor #DIV/0!. Esse valor est correto, pois na resoluo da funo ocorrer uma diviso por Zero. Vamos continuar. 2. Selecione agora das clulas B4 at a clula G15. 3. Clique na guia Dados 4. Localize a galeria Ferramenta de Dados 5. Clique no boto Teste de Hipteses. Um menu se abrir. Clique em Tabelas de Dados... 6. Digite agora os valores de B3 para a clula de entrada de linha e A4 para a clula de entrada de coluna. A tela abaixo ser exibida.
7. Clique no boto OK. Todas as parcelas sero calculadas com base nas taxas armazenadas nas colunas e nas linhas os prazos de pagamento. Veja a imagem abaixo.
Podemos ento analisar quais as melhores condies para o emprstimo e o nmero de parcelas que podero ser quitadas com o oramento disponvel. Alterando o valor do emprstimo, todas as parcelas sero recalculadas automaticamente.
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OBSERVAO: Caso voc tente alterar alguma das clulas da tabela ser exibido pelo Excel uma tela de erro como abaixo. Quando quiser limpar os valores, a tabela inteira dever ser excluda, no caso do exemplo acima, das clulas C5 at a clula G15.
Clculos na tabela de dados: As tabelas de dados so recalculadas toda vez que uma planilha recalculada, mesmo que no haja alterao. Para acelerar o clculo de uma planilha que contm uma tabela de dados, voc pode alterar a opo Clculo para automaticamente recalcular a planilha, mas no as tabelas de dados.
75.
Funo Pgto
Retorna o pagamento peridico de uma anuidade de acordo com pagamentos constantes e com uma taxa de juros constante. Sintaxe: =PGTO(taxa;nper;vp;vf;tipo) Taxa: a taxa de juros por perodo. Se Nper for em meses, a Taxa deve ser fornecida em meses. Nper: o nmero total de pagamentos pelo emprstimo. Nper deve respeitar a taxa fornecida. Se a taxa for em meses, Nper deve ser em meses. Vp: o valor presente. O valor total presente de uma srie de pagamentos futuros. Vf: o valor futuro, ou o saldo de caixa, que voc deseja obter depois do ltimo pagamento. Se vf for omitido, ser considerado 0 (o valor futuro de determinado emprstimo, por exemplo, 0). Tipo: o nmero 0 ou 1 e indica as datas de vencimento. 0 (zero) ou omitido: No final do perodo. 1: no incio do perodo. OBSERVAES: O pagamento retornado por PGTO inclui o principal e os juros e no inclui taxas, pagamentos de reserva ou tarifas, s vezes associados a emprstimos. Certifique-se de que esteja sendo consistente quanto s unidades usadas para especificar taxa e nper. Se fizer pagamentos mensais por um emprstimo de quatro anos com juros de 12% ao ano, utilize 12%/12 para taxa e 4*12 para nper. Se fi-
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zer pagamentos anuais para o mesmo emprstimo, use 12% para taxa e 4 para nper. Observe o exemplo abaixo de como utilizar a funo PGTO. Digite a planilha abaixo.
Na clula B5 digite a frmula: =PGTO(B3;B4;B1;0;0) onde: B3 = Taxa de juros ao ms. B4 = Prazo de pagamento B1 = Valor do emprstimo 0 = Valor Futuro, indica quando devo ter de sobra no final. 0 = Tipo de pagamento, indica que o pagamento ser feito no final do perodo. O resultado da frmula negativo pois indica um pagamento. Para deixar o resultado positivo, coloque o sinal de (menos) antes da clula B1 na frmula.
Como resultado, terei que pagar 36 parcelas de R$ 170,99 para um emprstimo de R$ 5.000,00. O valor total ser de R$ 6.155,64
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76. Macros
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SOBRE AS MACROS...
Texto extrado do Help do Microsoft Excel
Caso execute uma tarefa vrias vezes no Microsoft Excel, voc pode automatiz-la com uma macro. Uma macro uma seqncia de comandos e funes armazenadas em um mdulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que voc precisar executar a tarefa. Por exemplo, se inserir com freqncia seqncias de caracteres de texto extensas em clulas, voc poder criar uma macro para formatar essas clulas de modo que haja quebra automtica de texto. Gravando macros Quando uma macro gravada, o Excel armazena informaes sobre cada etapa que voc passa ao executar um srie de comandos. Em seguida, execute a macro para repetir ou "reproduzir" os comandos. Se voc cometer um erro quando gravar a macro, as correes feitas tambm sero gravadas. O Visual Basic armazena cada macro em um novo mdulo anexado a uma pasta de trabalho. Facilitando a execuo de uma macro Voc pode executar uma macro escolhendo-a na lista na caixa de dilogo Macro. Para que uma macro seja executada sempre que clicar em um boto especfico ou pressionar uma determinada combinao de teclas, voc pode atribuir a macro a um boto da barra de ferramentas, um atalho do teclado ou um objeto grfico em uma planilha. Gerenciando suas macros Aps gravar uma macro, voc pode exibir seu cdigo com o Editor do Visual Basic para corrigir erros ou alterar o que a macro faz. Por exemplo, caso deseje que a macro de quebra automtica de texto tambm deixe o texto em negrito, pode gravar outra macro para aplicar negrito a uma clula e copiar as instrues dessa macro para a macro de quebra automtica de texto. O Editor do Visual Basic um programa criado para facilitar a gravao e edio de cdigo de macro para. Voc no precisa aprender a programar ou usar a linguagem do Visual Basic para fazer alteraes simples nas macros. Com o Editor do Visual Basic, possvel editar macros, copiar macros de um mdulo para outro, copiar macros entre pastas de trabalho diferentes, renomear os mdulos que armazenam as macros ou renome-las.
EXEMPLO DE UMA MACRO SIMPLES Configurar um relatrio O Excel 2007 possui um boto para iniciarmos a gravao das macros. Para acess-lo devemos: 1. Na barra de status, clicar no boto Gravar Macro. Ele est localizado do lado esquerdo, na parte inferior. . A janela ao lado ser exibida. 2. Para que a macro esteja disponvel para todas as planilhas, dever ser salva na pasta pessoal de macros, selecionando a opo conforme exibido ao lado. Se salvarmos a macro na Pasta de trabalho atual ela s estar disponvel no arquivo em que foi salva.
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3. Digite um nome para sua macro. No podero ser utilizados os smbolos reservados ($, ?, /, entre outros) ou espaos. Utilize a conveno de colocar a primeira letra maiscula e as demais minsculas. Tenha em mente de identificar de maneira simples o contedo da macro. Vamos criar uma chamada ConfigurarPgina. 4. Ao clicar em OK o boto Gravar Macro ser alterado para Parar Gravao. Veja a imagem do boto na barra de status. 5. Clique na guia Layout de Pgina. 6. Na guia Configurar Pgina, clique no boto Tamanho. 7. Escolha o Tamanho A4. 8. Clique no boto Margens, defina as margens do documento para Superior e Inferior 2,0 cm e Direita e Esquerda para 2 cm. 9. Clique na Opo Centralizar Pgina 10. Clique na Opo Orientao e defina Paisagem. 11. Clique na guia Inserir 12. Localize a galeria Texto e clique no boto Cabealho e Rodap. 13. Escreva no cabealho: TESTE DE CONFIGURAO DE MACRO. Formate o texto da forma que desejar. 14. Insira no rodap: Data atual, hora atual e caminho do arquivo. 15. Para concluir clique em sua planilha. Terminada as configuraes, clique no boto para interromper a gravao da macro. EXECUTANDO A MACRO 1. 2. 3. 4. Abra uma planilha nova. Clique na guia Exibio. Localize a galeria Macros O boto Macros composto. Na parte superior carrega a tela de abertura das macros salvas. Se clicarmos na parte inferior do boto abriremos um menu para seleo do que gostaramos de fazer. Exibir Macros, Gravar Macros ou Usar referncia Relativas. Clique na parte superior do boto. A tela ao lado ser exibida. 5. Clique sobre a sua macro (Configurar Pgina). 6. Clique no boto Executar. Sua macro ser executada e todos os comandos aplicados acima sero replicados.
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Veja abaixo o cdigo de programao gerado pela macro.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65.
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Sub ConfigurarPgina() '' ConfigurarPgina Macro '' With ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "" .PrintTitleColumns = "" End With ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "" With ActiveSheet.PageSetup .LeftHeader = "" .CenterHeader = "" .RightHeader = "" .LeftFooter = "" .CenterFooter = "" .RightFooter = "" .LeftMargin = Application.InchesToPoints(0.511811024) .RightMargin = Application.InchesToPoints(0.511811024) .TopMargin = Application.InchesToPoints(0.787401575) .BottomMargin = Application.InchesToPoints(0.787401575) .HeaderMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062) .FooterMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062) .PrintHeadings = False .PrintGridlines = False .PrintComments = xlPrintNoComments .CenterHorizontally = False .CenterVertically = False .Orientation = xlPortrait .Draft = False .PaperSize = xlPaperA4 .FirstPageNumber = xlAutomatic .Order = xlDownThenOver .BlackAndWhite = False .Zoom = 100 .PrintErrors = xlPrintErrorsDisplayed .OddAndEvenPagesHeaderFooter = False .DifferentFirstPageHeaderFooter = False .ScaleWithDocHeaderFooter = True .AlignMarginsHeaderFooter = True .EvenPage.LeftHeader.Text = "" .EvenPage.CenterHeader.Text = "" .EvenPage.RightHeader.Text = "" .EvenPage.LeftFooter.Text = "" .EvenPage.CenterFooter.Text = "" .EvenPage.RightFooter.Text = "" .FirstPage.LeftHeader.Text = "" .FirstPage.CenterHeader.Text = "" .FirstPage.RightHeader.Text = "" .FirstPage.LeftFooter.Text = "" .FirstPage.CenterFooter.Text = "" .FirstPage.RightFooter.Text = "" End With ActiveWindow.View = xlPageLayoutView Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle With ActiveSheet.PageSetup .LeftHeader = "" .CenterHeader = "&""-,Negrito""&14&UTESTE DE CONFIGURAO DE MACRO" .RightHeader = "" .LeftFooter = "" .CenterFooter = "" .RightFooter = "" .LeftMargin = Application.InchesToPoints(0.78740157480315) .RightMargin = Application.InchesToPoints(0.78740157480315) .TopMargin = Application.InchesToPoints(0.78740157480315) .BottomMargin = Application.InchesToPoints(0.78740157480315)
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66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. .HeaderMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062992126) .FooterMargin = Application.InchesToPoints(0.31496062992126) .Zoom = 100 .PrintErrors = xlPrintErrorsDisplayed .OddAndEvenPagesHeaderFooter = False .DifferentFirstPageHeaderFooter = False .ScaleWithDocHeaderFooter = True .AlignMarginsHeaderFooter = True .EvenPage.LeftHeader.Text = "" .EvenPage.CenterHeader.Text = "" .EvenPage.RightHeader.Text = "" .EvenPage.LeftFooter.Text = "" .EvenPage.CenterFooter.Text = "" .EvenPage.RightFooter.Text = "" .FirstPage.LeftHeader.Text = "" .FirstPage.CenterHeader.Text = "" .FirstPage.RightHeader.Text = "" .FirstPage.LeftFooter.Text = "" .FirstPage.CenterFooter.Text = "" .FirstPage.RightFooter.Text = "" End With Range("C35").Select ActiveWindow.SmallScroll Down:=-12 Range("D29").Select ActiveWindow.View = xlNormalView ActiveWindow.SmallScroll Down:=-33 Sheets("MACRO").Select End Sub
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COMENTRIOS Este cdigo escrito automaticamente pelo Excel atravs da linguagem de programao chamada VBA. Com estudo aprofundado poderemos ser capazes de criar nossos prprios cdigos VBA. Caso tenha sido digitado um valor invlido e no se tenha percebido, a edio da macro poder ser realizada para acerto. No h necessidade, neste caso, de recriar a macro. PARA EDITAR A MACRO. 1. Clique na guia Exibio 2. Localize a guia Macros. 3. Clique nas opes do boto Macros. 4. Escolha no menu que foi aberto, Exibir macros. 5. Clique sobre a macro desejada. 6. Clique no boto Editar. 7. Se a mensagem abaixo for exibida, precisaremos exibir a Pasta Pessoal de Macros para manipular as macros salvas em seu terminal.
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8. Para exibir a pasta Pessoal de Macros, clique na guia Exibio. 9. Localize a guia Janela 10. Clique no boto Reexibir. Uma janela ser mostrada como na figura ao lado. 11. Na lista de pastas de trabalho exibida, clique em Personal.xlsb. 12. Clique no boto OK. 13. Um arquivo em branco, chamado Personal.xlsb ser aberto. No faa alteraes nas clulas deste arquivo. Esse arquivo utilizado pelo Excel como modelo para carregar suas planilhas novas. 14. Clique na guia Exibio. 15. Localize a guia Macros 16. Clique no boto Macros. Uma janela ser aberta. 17. Clique na macro criada por voc (em nosso exemplo ConfigurarPgina). 18. Clique no boto Editar. 19. Uma janela como abaixo ser exibida. Esse o ambiente de desenvolvimento do VBA. Aps fazer as alteraes, feche o ambiente do Microsoft Visual Basic para voltar para sua planilha.
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Aps a edio lembre-se de ocultar a pasta Personal.xlsb, pois, caso esse procedimento no seja realizado, as alteraes realizadas (na planilha) ficaram salvas permanentemente. PARA OCULTAR A PASTA PESSOAL DE MACROS 1. Clique na guia Exibio 2. Localize a guia Janela 3. Clique no boto Alternar Janelas. Uma lista ser aberta. Selecione a Pasta de Trabalho Personal.xlsb 4. Clique na guia Exibio 5. Localize a guia Janela 6. Clique no boto Ocultar Janela. Sua planilha ativa ser ocultada novamente. Quando fechar o Excel, depois da criao da macro, aparecer a tela abaixo, solicitando a confirmao do salvamento da pasta pessoal. Clique em OK para que a macro possa estar disponvel posteriormente.
MACRO: PROTEO DAS PLANILHAS COM SENHA Alm do recurso de gravao de macros, podemos tambm programar as macros atravs de linhas de cdigo, diretamente no ambiente do VBA. A partir de agora irei criar uma macro que bloquear todas as planilhas ativas com senha antes do fechamento do arquivo. Esse recurso pode ser interessante se voc tiver muitas planilhas e no deseja bloquear uma a uma antes de encerrar a sua sesso do Excel. Na prxima vez que voc carregar o seu arquivo ser necessrio desproteg-lo. No esquea! Vamos ao cdigo. 1. Na planilha ativa pressione ALT + F11 para abrirmos o ambiente do VBA. A tela ao lado ser exibida.
2. No lado esquerdo do Menu temos as opes do Projeto. Clique duas vezes sobre o item ESTA PASTA DE TRABALHO. Vai ser aberto o ambiente de programao para a
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Pasta de trabalho ativa (o cdigo inserido nessa parte do projeto faz com que todo cdigo gerado possa ser replicado s planilhas da pasta). 3. Na parte superior h dois itens: OBJETO e PROCEDIMENTOS. Clique em Objeto e escolha a opo WORKBOOK. 4. Em PROCEDIMENTOS escolha a opo BeforeClose (Toda linha de cdigo inserida entre PRIVATE SUB WORKBOOK_BEFORECLOSE(Cancel as Boolean) e END SUB ser executado antes do fechamento do arquivo. neste espao que inseriremos o cdigo em VBA. 5. Digite o seguinte cdigo: Dim sht As Worksheet For Each sht In Sheets sht.Protect Password:="atca" Next sht 6. Sua tela dever ter ficado dessa forma:
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Vamos comentar o cdigo:
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Dim sht As Worksheet Neste ponto estamos dimensionando (Dim) uma varivel chamada sht como tipo Worksheet. For Each sht In Sheets Incio da estrutura de repetio FOR NEXT onde literalmente para cada Planilha encontrada no arquivo ele ir rodar o comando abaixo. sht.Protect Password:="atca" Ativamos a proteo atravs da varivel sht com a propriedade Protect. Password define a senha utilizada para bloquear todas as planilhas Next sht Instruo que faz o loop referente ao total 7. Ao fechar o arquivo, salve-o. O cdigo acima ser executado e todas as planilhas do seu arquivo sero protegidas com a senha atca. 8. Para desbloquear as clulas de sua planilha, clique na guia Reviso, localize a galeria Alteraes, clique no boto Desproteger Planilha. Ser solicitada a senha. Veja a caixa de dilogo abaixo.
Podemos ainda utilizar botes em nossa planilha para proteger e desproteger nossas planilhas. Mas isso tpico para um apostila totalmente nova. Aguarde que em breve estarei disponibilizando esse material.
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Exerccios
1 PLANILHA PARA GRFICO.
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2 SE
1. Dado um valor, informe se este valor positivo ou negativo. 2. Dado dois valores, calcule a diferena entre eles, onde a diferena deve ser sempre positiva. 3. Uma empresa de vendas oferece para seus clientes, um desconto que funo do valor da compra do cliente. Este desconto de 20%, se o valor da compra for maior ou igual a R$ 5.000,00 e 15%, se for menor. Em sua planilha, exiba o percentual de desconto obtido pelo cliente e logo abaixo o valor em reais do desconto. 4. Um vendedor tem seu salrio calculado em funo do valor total de suas vendas. Este clculo feito de acordo com o seguinte critrio: se o valor total de suas vendas for maior que R$ 20.000,00, o vendedor receber como salrio, 10% do valor das vendas. Caso contrrio, receber apenas 7,5% do valor das vendas. Em sua planilha, exiba o percentual de comisso conseguida pelo vendedor e outra clula que indique qual o valor do salrio. 5. Refaa o exerccio 2 tendo como base a diferena entre duas datas. 6. Construa uma planilha que, tome como entrada um nmero inteiro positivo, e mostre uma mensagem dizendo se este nmero par ou mpar. Neste exerccio voc precisar utilizar a funo MOD. 7. Faa uma planilha, que tendo como dados de entrada a altura (h) e o sexo de uma pessoa mostre seu peso ideal de acordo com a frmula de Lorentz. A altura dever ser informada em centmetros. Frmula do Peso ideal = h 100 (h 150)/K HOMENS: K = 4 MULHERES: K = 2 8. Crie um boletim escolar com 8 disciplinas. D notas aleatrias entre 0 e 10. Crie um campo indicando se o aluno foi aprovado, reprovado ou est em recuperao com os seguintes critrios. Para notas iguais ou superiores a 7, indicar aprovado. Notas iguais a 5 e notas menores que 7 indicar Recuperao. Notas menores que 5 indicar reprovado.
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3 FORMATAO / TECLAS DE ATALHO
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Escreva abaixo qual a funo de cada uma dessas seqncias de teclas
CTRL + T
F10
CTRL + U
SHIFT + F3
CTRL + K
CTRL + +
4 OPERAES MATEMTICAS
FAA AS SOMAS ABAIXO.
1 23 3 5 6 1 0,354 354 0,0354 23 0,154 0,546 122 3 5 6 2,254 3,254 4,254 5,254 6,254 1 Mdia 5 2 Mdia 6,5 3 Mdia 10 4 Mdia 3
10 10 20 30 40 50 60 54
54 51 23 94 57 54 87 55
10,254 11,254 12,254 13,254 14,254
10,254 10,254 10,254 10,254 10,254
11,254 11,254 11,254 11,254 11,254
12,254 12,254 12,254 12,254 12,254
13,254 13,254 13,254 13,254 13,254
14,254 14,254 14,254 14,254 14,254
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FAA AS SUBTRAES ABAIXO.

FATURAMENTO R$ 52.457,00 IMPOSTOS R$ 7.868,55 SALDO SALRIO Gastos INSS IR SINDICATO VALE SALDO FINAL R$ 1.800,00 R$ R$ R$ R$ 198,00 90,00 60,00 720,00
TOTAL ARRECADADO Gastos Despesa 1 Despesa 2 Despesa 3 Despesa 4 SALDO FINAL
R$ R$ R$ R$ R$
5.000,00 500,00 25,36 1.254,00 899,00
FAA AS MULTIPLICAES ABAIXO
TOTAL DE DIAS 150 VALOR POR DIA R$ 122,00 SALDO TABUADA DO 123 1 X 123 2 X 123 3 X 123 4 X 123 5 X 123 6 X 123 7 X 123 8 X 123 9 X 123 10 X 123 RESULTADO
QUANTO 7,62% DE R$ 1.999,00 QUANTOS DIAS EU TENHO EM 120 MESES
FAA AS DIVISES ABAIXO
COMISSO DO DIA R$ 1.211,00 GARONS 21 SALDO
VALOR O faturamento de uma empresa de R$ 100.000,00 mensais e ele tem 121 funcionrios. Considerando uma Partipao nos Lucros de 15% do faturamento, quanto cada funcionrios vai receber?
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FAA AS OPERAES ABAIXO

VALOR Se a cada R$ 100,00 que eu gasto eu pago 32,5% de impostos, se eu receber R$ 15.000,00 quantos reais irei receber aps o abatimento dos impostos?
Resolva: (a + b) * C - (c - b/a) + (a + b + c) a=5 b = 10 c = 15
VALOR
9 FUNES ESTATSTICAS
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Clculo de folha de pagamento.

NOME Luciana Marcia Alessandro Rodrigo Paulo Cid Andr Marcos SALARIO BRUTO R$850,00 R$850,00 R$850,00 R$1.250,00 R$3.000,00 R$4.000,00 R$450,00 R$450,00 AUMENTO SALARIAL 2% 5% 1,5% 7% 1% 3% 10% 10% NOVO SALRIO INSS (-) Adiantamento (-) SALARIO LIQUIDO CARGO AUX. ADM ASS.SOCIAL SUPERVISOR ESTAGIARIO GERENTE SUPERVISOR ACIONISTA JR VENDEDORA
Inss --> 10% do valor do novo salrio Adiantamento > 40% do valor do novo salrio Execute os clculos de acordo com o que se pede.
11 FUNES DE DATA
CALCULO DE DIAS EM ATRASO
Cliente DATA DO VENCIMENTO: DATA DO PAGAMENTO Total de Juros NR. DE DIAS DE ATRASO: Total a pagar. Valor do Ttulo Atraso por dia * *( 2% ao ms / 30 dias ) * valor da fatura
Calculo de IDADE
Data de Nascimento: Data de hoje Dias Horas Minutos Segundos Anos
Extrair Dia / Ms / Ano

Datas Dia Ms Ano 11/11/1972 05/10/2006 05/11/2004 01/02/2000
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12 FUNES DE HORA
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Tabela de horrios
Nome do empregado: Departamento: Incio: Data Dia da semana 01/10/2006 domingo 02/10/2006 segunda-feira 03/10/2006 tera-feira 04/10/2006 quarta-feira 05/10/2006 quinta-feira 06/10/2006 sexta-feira 07/10/2006 sbado Alessandro Trovato TI 01 /outubro/2006 Entrada Sada Entrada 10:00 10:00 9:30 8:15 8:00 14:30 14:00 13:00 12:00 12:00 15:15 14:47 14:45 12:30 13:00 Sada 19:30 19:00 19:00 18:45 17:00 Total de horas
Total na semana Total de horas: Horas regulares: Horas extras:
13 FUNES DE TEXTO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Adriana Aline Ana Andr Antonio Arlete Camila Carla Claudia Daniela Daniele Debora QUANTIDADE DE LETRAS A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y W Z
Separe as letras de acordo com os campos acima tarjados de cinza. Depois conte quantas letras existem preenchendo o quadro ao lado
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14 FUNES SE
Nome
Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Cliente 4 Cliente 5 Cliente 6 Cliente 7 Cliente 8 Cliente 9 Cliente 10 Cliente 11 Cliente 12 Cliente 13 Cliente 14 Cliente 15 Cliente 16 Cliente 17 Cliente 18
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Mdia de Cliente Mdia de compras VIP faturamento em meses
5 6 19 33 12 4 9 5 6 18 4,5 99 3 12 2,25 15 1,5 54 VIP VIP R$ 50.000,00 R$ 33.333,33 R$ 22.222,22 R$ 14.814,81 R$ 19.753,09 R$ 26.337,45 R$ 35.116,60 R$ 46.822,13 R$ 62.429,51 R$ 83.239,34 R$ 110.985,79 R$ 147.981,06 R$ 10.205,59 R$ 8.164,47 R$ 32.657,89 R$ 43.543,85 R$ 34.835,08 R$ 348.350,81
Depto.
COMPRAS Compras Compras Administrativo Compras Comercial Compras Administrativo CPD Tesouraria Administrativo Contabilidade Comercial Comercial Tesouraria Compras Comercial Compras
Estado
MG SP SP MG RJ RJ RJ RJ SC SP SP SP MG SP SP RJ SP SP
Cidade
Belo Horizonte So Paulo Santos Belo Horizonte Niteroi Rio de Janeiro So Paulo Rio de Janeiro Florianpolis So Paulo Santos Campinas Belo Horizonte So Paulo Campinas Rio de Janeiro Santos So Paulo
Condio 1
Condio 2
Condio 3
VIP VIP
VIP VIP
Condies: 1 ) Se a mdia de compras foi maior que 12 indicar --> compra o ano todo 2 ) Se o depto for Compras e a cidade for So Paulo --> Aprovado para aumento 3 ) Se o cliente for VIP, de So Paulo e a mdia de faturamento maior que R$ 10.000,00 --> Conceder desconto extra de 10%
Dicas Excel
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Quer mais dicas? Acesse http://www.atmconsultoria.com.br
Agradecimentos
Agradeo sua ateno e espero que esse material tenha sido til para seus estudos. Caso tenha dvidas, mande-me um e-mail! At a prxima!
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