CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA

U skladu sa lanom 3 stav 3 Zakona o sistemu unutranjih finansijskih kontrola u javnom sektoru (Slubeni list Crne Gore, br.73/08 i 20/11), a u vezi sa lanom 6 stav 1 alineja 2 Pravilnika o nainu i postupku sprovoenja finansijskog upravljanja i kontrola (Slubeni list Crne Gore, br.37/10), Ministarstvo finansija donosi UPUTSTVO ZA IZRADU I OPIS INTERNIH PRAVILA I PROCEDURA 1. Svrha uputstva Za uspjeno uspostavljanje i sprovoenje finansijskog upravljanja i kontrola potrebno je donijeti interna pravila i procedure na osnovu zakona i drugih propisa za glavne poslovne procese u subjektu. Svaki subjekat javnog sektora treba da objedini i formalizuje interna pravila i procedure za finansijsko upravljanje i kontrolu, koje predstavljaju vodi svim zaposlenim u subjektu. Svrha Uputstva za izradu i opis internih pravila i procedura je da pomogne subjektima u javnom sektoru pri izradi internih pravila i procedura za glavne poslovne procese, koji se naroito odnose na planiranje i izvrenje budeta, proces obrauna zarada, sprovoenje postupka javnih nabavki, isplatu obaveza po zakljuenim ugovorima i drugih obaveza, zatitu imovine od gubitka i druge nefinansijske aktivnosti u poslovanju subjekta. 2. Proces izrade i opisa internih pravila i procedura Interno pravilo za odreeni poslovni proces treba da sadri: - odredbe zakonskih i podzakonskih akata koji reguliu poslovni proces-pravni osnov, - naziv subjekta, - cilj internog pravila/procedure, - kratak opis internog pravila/procedure, - odgovornost i ovlaenje, - veze sa drugim intrenim pravilima/procedurama, - resursi za ostvarivanje intrenog pravila/procedure. U prilogu ovog Uputstva nalazi se Obrazac za interno pravilo, nain popunjavanja Obrasca, kao i primjer dijagrama toka, koji ine sastavni dio ovog Uputstva.

MINISTAR dr Milorad Katni

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA OBRAZAC ZA INTERNO PRAVILO/PROCEDURU INTERNO PRAVILO / PROCEDURA Naziv subjekta: Organizaciona jedinica: ifra organizacione jedinice: Rukovodilac organizacione jedinice: Lice odgovorno za interno pravilo/proceduru: Naziv internog pravila/procedure Cilj internog pravila/procedure Kratak opis internog pravila/procedure Input: Aktivnosti: Rezultat: Osnovni rizici Odgovornost i ovlaenje Veze sa drugim internim pravilima/procedurama

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA Resursi za ostvarivanje internog pravila/procedure Zakoni i propisi ifre i nazivi internog pravila/procedure

Priprema Ime i prezime Potpis Datum

Kontrolie

Odobrava

Grafiki opis internog pravila/precedure

Dijagram toka Sprovoenje Opis aktivnosti Odgovorno lice Rok za sprovoenje

Pratea dokumentacija

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA Uputstvo za popunjavanje obrasca Obrazac za interno pravilo/proceduru popunjava se na sledei nain: 1. U rubrici Naziv subjekta upisuje se naziv subjekta koji je vlasnik internog pravila/procedure. 2. U rubrici Organizaciona jedinica unosi se naziv unutranje organizacione jedinice koja je nosilac internog pravila/procedure utvrene Pravilnikom o sistematizaciji i organizaciji (sektor, posebna unutranja jedinica). Ukoliko se interno pravilo/procedura primjenjuje u odsjeku/odjeljenju koja je dio organizacione jedinice potrebno je navesti taan naziv i tog odsjeka/odjeljenja. 3. U rubrici ifra organizacione jedinice unosi se broj koji jednoznano odreuje organizacionu jedinicu. 4. U rubrici Rukovodilac organizacione jedinice unosi se naziv rukovodeeg radnog mjesta (sekretar, pomonik ministra ili drugo rukovodee lice) odgovornog za realizaciju internog pravila/procedure. 5. U rubrici Lice odgovorno za interno pravilo/proceduru unosi se naziv radnog mjesta (sekretar, pomonik ministra ili drugo rukovodee lice) odgovornog za realizaciju utvrenih aktivnosti iz internog pravila/procedure. Ukoliko se interno pravilo/procedura odnosi na zaposlenog u okviru organizacione jedinice potrebno je unijeti naziv radnog mjesta i ime i prezime lica zaduenog za interno pravilo/proceduru. Primjer: za internu proceduru obraun i isplata zarada odgovorno je lice koje vri praenje evidencije u vezi zarada, odsustva sa posla i druge evidencije. 6. U rubrici Naziv internog pravila/procedure unosi se naziv internog pravila/procedure (Primjer. obraun i isplata zarada; slubena putovanja; planiranje i priprema budeta; finansijsko izvjetavanje; javne nabavke itd.). Poslovni proces je niz aktivnosti povezanih radi ostvarivanja poslovnog cilja subjekta. U postupku definisanja naziv internog pravila/procedure moe biti praktino da se objedine pojedini dijelovi razliitih organizacionih jedinica, administrativne funkcije i programske aktivnosti. 7. U rubrici Cilj internog pravila/procedure vri se identifikovanje cilja koji treba ostvariti kao rezultat sprovoenja niza utvrenih aktivnosti u okviru internog pravila/procedure. Unosi se konkretan, mjerljiv, ostvarljiv i blagovremen cilj. Primjer: cilj interne procedure obraun i isplata zarada je tano obraunate i blagovremeno isplaene zarade za zaposlene.
81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA 8. U rubrici Kratak opis internog pravila/procedure unosi se kratak opis svih aktivnosti koje ine interno pravilo/proceduru. U pripremi opisa internog pravila/procedure mogu biti od koristi organizacione eme, budet i finansijski planovi, sistematizacija, finansijska ovlaenja, propisi i prirunici. Veina procesa ima vie funkcija, odnosno razliite funkcije se prepliu i podravaju jedna drugu. 8.1. U okviru ove rubrike pod takom Input identifikovati elemente koji su osnov/poetna taka za realizaciju internog pravila/procedure. Primjer: input interne procedure obraun i isplata zarada je dostavljeni podaci za obraun zarada od strane rukovodeih lica. 8.2. U okviru ove rubrike pod takom Aktivnosti potrebno je opisati sve aktivnosti koje ine interno pravilo/proceduru. Primjer: aktivnosti koje ine internu proceduru obraun i isplata zarada su: objediniti dostavljene podatke potrebne za obraun zarada od strane rukovodeih lica, evidentirati i obraunati dostavljene promjene u odnosu na prethodni mjesec (bolovanje, godinji odmor, itd.), unijeti podatke u sistem za obraun zarada, dostaviti zahtjev trezoru za isplatu zarada, dostaviti zahtjev za prenos sredstava na raune zaposlenih itd. 8.3. U okviru ove rubrike pod takom Rezultat potrebno je opisati ta predstavlja rezultat internog pravila/procedure. Primjer: rezultat interne procedure obraun i isplata zarada je tano obraunate i blagovremeno isplaene zarade za zaposlene. 9. U rubrici Osnovni rizici vri se identifikovanje, procjena vjerovatnoe da ostvarenje internog pravila/procedure moe biti ugroeno. Rizik predstavlja mogunost ostvarenja nepredvienih i neeljenih posledica. Primjer: osnovni rizik za internu proceduru obraun i isplata zarada je da su podaci za obraun zarada nepotpuni. 10. U rubrici Odgovornost i ovlaenje unose se nazivi radnih mjesta odgovornih za realizaciju internog pravila/procedure, imena lica koja imaju formalna ovlaenja, naziv akta kojima su ovlaeni i podruje odgovornosti i ovlaenja. Primjer: u okviru interne procedure obraun i isplata zarada odgovornost i ovlaenja mogla bi biti opisana na sledei nain: rukovodioci su odgovorni za voenje i dostavljanje evidencije o prisustvu na radu, rukovodioci su odgovorni da blagovremeno dostave podatke neophodne za obraun zarada,
81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA lice kome je dodijeljena odgovornost za internu proceduru (primjer: obraun i isplata zarada) je odgovorno za taan i blagovremen obraun i isplatu zarada zaposlenim itd.

11. U rubrici Veze sa drugim internim pravilima/procedurama vri se identifikovanje ostalih internih pravila/procedura ili organizacionih djelova koji su ukljueni ili imaju neku povezanost sa internim pravilom/procedurom koji je predmet ovog Obrasca. 12. U rubrici Resursi za ostvarivanje internog pravila/procedure vri se identifikovanje resursa potrebnih da bi se sprovele predviene aktivnosti radi ostvarenja cilja internog pravila/procedure. Kao jedan od resursa potrebnih za ostvarivanje svih internih pravila/procedura su zaposleni potrebni za izvravnje aktivnosti. Resursi mogu biti i finansijska sredstva, informatika podrka ili bilo koji drugi resurs koji je preduslov za realizaciju internog pravila/procedure. 13. U rubrici Zakoni i propisi navode se nazivi zakona i drugih posebnih pravnih akata koji reguliu oblast na koju se interno pravilo/procedura odnosi. Primjer: za internu proceduru obraun i isplata zarada navodi se Zakon o dravnim slubenicima i namjetenicima, Zakon o zaradama, itd. 14. U rubrici ifre i nazivi internog pravila/procedure dodjeljuje se internom pravilu/proceduri naziv i broj/ifra, koja e omoguiti evidenciju internih pravila/procedura, kao i hronologiju promjena u internom pravilu/proceduri. Dijagram toka predstavlja grafiki prikaz poslovnog procesa. U rubrici Opis aktivnosti unosi se opis aktivnosti koje ine interno pravilo/proceduru. U rubrici Sprovoenje/Odgovorno lice unosi se naziv radnog mjesta koje obavlja interno pravilo/proceduru, njegove odgovornosti i ovlaenja. U rubrici Sprovoenje/Rok za sprovoenje navodi se rok u kome se obavi jedan ciklus navedene aktivnosti ( Primjer: do 5-tog u mjesecu za prethodni mjesec). U rubrici Pratea dokumentacija upisati nazive dokumenata koji se sainjavaju u toku sprovoenja odreenog internog pravila/procedure i kojima se dokumentuje da je odreena aktivnost sprovedena na planiran i propisan nain (Primjer: evidencioni list o prisustvu na radu itd.). Inicijator za donoenje internih pravila i procedura je rukovodee lice u subjektu. Na dnu svakog zvaninog, konano usvojenog primjerka procedure, obavezno se navode:
81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA ime, datum, funkcija i potpis lica koje je pripremilo dokument, ime, datum, funkcija i potpis lica koje kontrolie dokument, ime, datum, funkcija i potpis lica koje odobrava dokument.

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA Primjer Obraun i isplata zarada Grafiki opis internog pravila/procedure POETAK Opis aktivnosti Sprovoenje Rok za Odgovorno lice sprovoenje Pratea dokumentacija

Dostavljanje evidencija

Dostavljanje evidencija o Pomonik ministra prisustvu na radu

Lice zadueno za obradu podataka

Do 20 mjesecu

Doznake, listovi

evidencioni

NE

Provjera podataka
DA

Odmah po prijemu evidencionih listova Odmah zavrenoj provjeri podataka po Spisak zaposlenih za isplatu zarada

Dostavljanje provjerenih podataka slubi za obraun zarada

Dostavljanje provjerenih Lice zadueno obradu podataka Odsjeku za za podataka raunovodstvene usluge, izvrenje budeta i obraun zarada Unos podataka u sistem Lice za za obraun zarada
zadueno unos podataka

Unos podataka

Do 25 mjesecu

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA

Obrada podataka
NE

Sistem obrauje podatke za obraun zarada

Kontrola podataka

DA

Zahtjev za plaanje

Izrada zahtjeva plaanje

za Odsjeku

Zaposleni

u za raunovodstvene usluge

Odmah zavrenoj provjeri podataka

po Zahtjev za plaanje

Provjera ispravnosti zahtjeva za plaanje Potpisani i ovjereni Sekretar zahtjevi za plaenje ministarstva

Odmah po prijemu zahtjeva

Ovjeravanje zahtjeva za plaanje

Odmah po prijemu zahtjeva

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA

u Unoenje podataka iz Zaposleni Odsjeku za zahtjeva za plaanje u raunovodstvene SAP usluge

Unos podataka u SAP

ZAVRETAK

Uplata na zaposlenih

raune

Do 30 mjesecu

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me

CRNA GORA MINISTARSTVO FINANSIJA

81000 Podgorica, ul. Stanka Dragojevia br. 2 tel: +382 20 242 835; fax: +382 20 224 450; e-mail: mf@mif.gov.me