CAKUPAN SURAT

Jakarta, 7 April 2012

Kepada Yth. Bapak Baskoro Kepala Sekolah SMP Pembangunan Jakarta

Dengan hormat, Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Baskoro selaku kepala sekolah SMP Pembangunan karena telah memberi kesempatan kepada kami untuk mengajukan proporsal tentang pengembangan sistem informasi perpustakaan sekolah anda. Sistem informasi perpustakaan ini dibuat untuk memudahkan proses pendaftaran, pengembalian buku, peminjaman buku serta pembuatan laporan. Hardware dan software yang digunakan dalam sistem ini diperkirakan dapat bertahan selama 5 tahun. Sistem informasi perpustakaan ini merupakan pengembangan dari sistem yang hanya digunakan untuk pendaftaran anggota perpustakaan saja menjadi sistem informasi perpustakaan yang mencakup proses pendaftaran anggota perpustakaan, peminjaman buku serta pengembalian buku. Selain itu, akan dilengkapi dengan proses pembuatan laporan yang meliputi laporan transaksi peminjaman dan laporan transaksi pengembalian. Jika bapak dapat memberikan informasi mengenai proyek ini dalam jangka waktu 14 hari, maka kami dapat mulai melaksanakan proyek ini pada tanggal 1 May 2012. Namun jika bapak belum dapat memberikan informasi sampai tanggal tersebut, kami khawatir, proyek ini baru dapat dilaksanakan pada tanggal 1 November 2012. Terima kasih atas perhatiannya.

Project Manager

PROPORSAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Pembuat

: Geraldy Henrico (10108858) Iqbal Ridho Akbar (11108027) Nadia Amalinda (11108397)

Tanggal Pembuatan Nomor Revisi

: 11 April 2012 : 01

PT SYSTEM7 INDONESIA

DAFTAR ISI

Section 1

: CAKUPAN SURAT Menggambarkan proporsal ini secara garis besar ................. halaman 1

Section 2

: HALAMAN JUDUL ....................................................................................... ......................................................................................................... halaman 1

Section 3

: DAFTAR ISI ................................................................................................... ........................................................................................................ halaman 1

Section 4

: RUANG LINGKUP Menggambarkan batasan dalam membangun proyek ini .... halaman 1

Section 5

: KEUNTUNGAN Menggambarkan keuntungan yang diperoleh dari sistem ................................................................................................. halaman 1

Section 6

: BIAYA Menggambarkan rincian biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini . halaman 1

Section 7

: RENCANA Menggambarkan langkah-langkah membangun proyek ......................................................................................................... halaman 1

Section 8

: DELIVERABLLESS Menggambarkan perincian tentang proyek ............................................................................................. halaman 1

Section 9

: PENERIMAAN Menjelaskan tentang perjanjian penerimaan sistem yang telah dibuat . halaman 1

Section 10 : ALTERNATIF Menggambarkan solusi alternative untuk pertimbangan ......................................................................................................... halaman 1 Section 11 : ISTILAH, KONDISI, PENDAPAT Menggambarkan semua kondisi yang di inginkan dalam pengerjaan proyek ini ........................................... halaman 1 Section 12 : TERMINOLOGI Menjelaskan tentang istilah khusus yang dipakai dalam penulisan proporsal ini ................................................................... halaman 1

RUANG LINGKUP
Pengembangan sistem informasi ini dibatasi pada bagaimana para calon anggota perpustakaan yang ingin mendaftar menjadi anggota perpustakaan, bagaimana proses peminjaman buku, bagaimana proses pengembalian buku serta pembuatan laporan peminjaman buku dan pengembalian buku.

KEUNTUNGAN
Keuntungan yang akan diperoleh : Mempermudah kegiatan pendaftaran calon anggota perpustakaan sehingga pelayanan terhadap calon anggota perpustakaan lebih cepat. Mempermudah para pelaku perpustakaan dalam mengolah dan mencari data. Mempermudah proses peminjaman dan pengembalian buku. Mempermudah pembuatan laporan peminjaman buku dan pengembalian buku.

BIAYA
Berikut adalah perincian biaya yang dibutuhkan : 1. Biaya Persiapan Operasi a) Biaya Instalasi Software Microsoft Visual Basic 6.0 MySql Rp 200.000 Rp 700.000

b) Biaya Instalasi Hardware Modem PCI CPU Unit Monitor LCD Printer Rp 750.000 Rp 4.500.000 Rp 1.150.000 Rp 600.000

2. Biaya Proyek a) Biaya Konsultasi : Analisis 1 Orang Programmer 2 Orang Teknisi Rp 10.000.000 Rp 10.000.000 Rp 5.000.000 Rp. 600.000

b) Biaya Akomodasi 4 orang 3. Tahap Analisis dan Desain a) Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi b) Biaya Rapat 4. Tahap Penerapan Sistem Biaya pelatihan sistem aplikasi

Rp 150.000 Rp 200.000

Rp 500.000

5. Biaya Operasi dan Perawatan a) Biaya perawatan Hardware b) Biaya perawatan Software c) Biaya Konsultasi Total Biaya Keseluruhan Rp 2.000.000 Rp 2.000.000 Rp 1.000.000 Rp 39.350.000

RENCANA
Berikut adalah daftar rencana kegiatan dan waktu pelaksanaan : 1. Persiapan hardware dan software Persiapan spesifikasi hardware dan design software ini bertujuan untuk

mensinkronisasi hardware dan software yang dipakai oleh pihak perpustakaan sekolah dengan pihak kami sebagai pengembang sistem, sehingga sistem yang dikembangan dapat berjalan dengan baik. Adapun proses persiapannya meliputi : Pembuatan prototype spesifikasi dan mendesign software Review dari pihak perpustakaan yang bersangkutan Fixing spesifikasi dan mendesign software

2. Coding Programmer membuat program sesuai dengan tujuan dari pengembangan sistem dengan menggunakan design software yang telah disepakati sebelumnya. 3. Instalasi hardware dan software Menginstal hardware dan software sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini dengan baik. 4. Konversi data Mengkonversi data baik dari manual ataupun sistem yang sebelumnnya ke dalam sistem yang baru. 5. Uji coba dan dokumentasi Setelah semua selesai dan sistem siap dipakai, akan dilakukan uji coba agar dapat diketahui kekurangan-kekurangan dari sistem ini sehingga dapat diperbaiki terlebih dahulu. Kemudian dokumentasikan hasil uji coba dan proses konversi data sebagai bahan koreksi dan arsip sistem.

Berikut ini adalah tabel daftar rencana kegiatan :

Keterangan : : Rencana waktu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 : Membuat prototype spesifikasi dan mendesign software : Review dari perpustakaan yang bersangkutan : Fixing spesifikasi dan mendesign software : Coding : Instalasi hardware di perpustakaan sekolah : Instalasi software di perpustakaan sekolah : Konversi data : Uji coba sistem : Dokumentasi

DELIVERABLLESS
Berikut adalah daftar spesifikasi hardware dan software yang digunakan. Spesifikasi hardware yang digunakan : 1. Processor Intel Core2 Quad Q6700 processor (2.66 GHz, 8 MB L2 cache, 1066 MHz FSB) 2. Memory 2 Gb PC2-5300 ( DDR2-667) 1x2 GB 3. Graphics Integrated Intel Graphics Media Accelerator 3100 ( 128 MB ) 4. Storage 160 GB 7200 rpm SATA 3.0 Gb/s NCQ 5. Optical Drive SATA 16x / 48x DVD- ROM 1st Drive 6. Monitor LCD 7. Network Interface Integrated Intel Gigabit Network 8. Modem PCI 56K International, SoftModem (full -height)

Spesifikasi software yang digunakan : 1. Microsoft Windows XP 2. Visual Basic 6.0 3. MySql

Sistem ini akan dikirim secara langsung ke Bapak Baskoro di Ruang Kepala Sekolah SMP Pembangunan agar terhindar dari keterlambatan pengiriman. Selain itu kami juga akan memberikan pelatihan kepada pegawai yang memakai sistem ini selama 14 hari. Bila lebih dari waktu pelatihan tetapi anda membutuhkan bantuan kami, maka akan dikenakan biaya berdasarkan kesepakatan bersama yang diatur dalam dokumen lain. Kami menjamin sistem ini selama 3 bulan. Bila ada kekurangan yang ingin ditambahkan dalam sistem lebih dari waktu garansi sistem, maka akan dikenakan biaya berdasarkan kesepakatan bersama yang diatur dalam dokumen lain.

PENERIMAAN
Bila sistem telah selesai dan dikirim ke anda, maka anda tidak dapat menolak penerimaan sistem dan wajib membayarnya sesuai dengan ketentuan. Namun bila sistem yang telah selesai dan dikirim ke anda kurang sesuai dengan persetujuan awal tim proyek, maka kami akan memperbaikinya tanpa dikenakan biaya lagi.

ALTERNATIF
Untuk menunjang sistem ini diperlukan hardware dan software yang sesuai dengan spesifikasi yang telah dijelaskan sebelumnya agar sistem dapat bekerja dengan baik. Untuk memudahkan anda dalam memenuhi spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan, kami menawarkan paket untuk menyediakannya. Jika anda membeli hardware dan software dari kami secara paket tentunya anda akan mendapatkan kemudahan dan keuntungan baik dari segi waktu dan biaya.

ISTILAH, KONDISI DAN PENDAPAT

Kami akan sangat berterima kasih kepada anda jika dalam pengerjaan proyek pengembangan sistem ini anda dapat bersifat kooperatif sehingga tercipta kerjasama yang menyenangkan. Dalam pengerjaan proyek ini kami memiliki beberapa kemungkinan kendala yang akan dihadapi. Adapun kemungkinan kendala yang dihadapi pada pengerjaan proyek ini adalah pada saat perancangan database dan interface dari sistem ini. Maka bila ada penambahan waktu diluar rencana waktu yang diperlukan kami mohon maaf. Selain itu, jika terdapat permintaan lain tentang perancangan sistem dari pihak anda pada saat sistem sedang dikerjakan, maka pastinya akan ada perubahan dari segi biaya dan rencana waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek ini.

TERMINOLOGI
Berikut ini adalah daftar istilah khusus yang digunakan dalam penulisan proporsal ini : Coding : menerjemahkan persyaratan logika dari pseudocode atau diagram alur ke dalam suatu bahasa pemograman baik huruf, angka dan simbol yang membentuk program. Hardware : perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem ini. Konversi : proses memanipulasi data yang ada agar dapat dibaca oleh perangkat lunak lain Prototype : model atau gambaran dari sistem yang akan dibuat. Software : perangkat lunak yang dibutuhkan dalam sistem ini.