Cmo aprobar el examen para ser un PMP y no morir en el intento (Parte I)

By Sandra Navarro on 11 marzo, 2012 in Project Management

Si eres un project manager experimentado que en algn momento de su vida lleg a plantearse sacarse la certificacin PMP y al ver el material se asust y abandon, no te avergences, no ests solo Creo que nos ha pasado a ms de uno. Enfrentarse cara a cara con el PMBOK no es cosa fcil ni obvia y se necesitan ayuditas para llegar hasta la meta. Aqu te cuento los 12 pasos di yo para conseguir el objetivo de ser un PMP. Si te sirven, perfecto, este post habr cumplido su misin. Los 4 primeros pasos los tienes en este post, el resto, en sucesivos posts. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Cumple los requisitos para ser PMP Haz un curso preparatorio Comienza a estudiar y hazte con un simulador de exmenes online Decide la fecha de tu examen Rellena la solicitud en el PMI Realiza el pago de la cuota del examen Cumple con el proceso de auditora (si procede) Reserva fecha de examen en la web de Prometric Estudia, estudia y estudia

10. Haz exmenes en el simulador 11. Haz el examen para PMP 12. Celebra tu xito

1. Cumple los requisitos para ser PMP

Partimos de la base de que eres un Project Manager con la formacin y experiencia suficiente como para poder presentarte al examen. Es decir, que cumples uno de estos dos requisitos:

Ttulo universitario de 4 aos, 3 aos mnimo de experiencia en gestin de proyectos con 4.500 horas dirigiendo proyectos y 35 horas de formacin en gestin de proyectos, o

Ttulo de secundaria, 5 aos mnimo de experiencia en gestin de proyectos con 7.500 horas dirigiendo proyectos y 35 horas de formacin en gestin de proyectos

Los requisitos estn disponibles en la pgina del PMI 2. Haz un curso preparatorio Una vez confirmado que podemos presentarnos al examen, el siguiente paso recomendado es apuntarse a un curso preparatorio. Sin duda te ayudar por diferentes motivos:

Entras en contacto con otros en la misma situacin que t con quienes puedes compartir inquietudes, dudas, etc. Tienes un PMP como profesor que te guiar y dar trucos para superar el examen (Si l est dispuesto), puedes preguntarle dudas a tu profesor tras el curso, cuando ests estudiando en la soledad de tu hogar En el curso te proporcionan material complementario al PMBOK muy til ya que en el examen salen preguntas que no estn en el PMBOK y porque te proporcionan el pesado contenido del PMBOK interpretado y explicado.

(En mi caso) nos dieron acceso temporal a una plataforma online con tests para estudiar cada tema y con exmenes finales.

En mi caso, hice el curso preparatorio con Daniel Echeverra, quien nos proporcion un buen material complementario al PMBOK y quien estuvo disponible para resolver todas las dudas que me surgieron durante mis largos das de estudio. Adems, un compaero del curso abri un grupo en Linked-in en el que unos han hecho preguntas, otros han dado consejos tras presentarse al examen, etc. Por cierto, lo que empez siendo un grupo para nuestra promocin del curso ha evolucionado y ahora es un grupo abierto al que podis apuntaros, se llama Project Manager Aragn (PMP). 3. Comienza a estudiar y hazte con un Simulador de exmenes online Tras finalizar el curso preparatorio comienza a estudiar. Estudia un tema y luego haz los tests correspondientes a ese tema. Dependiendo del simulador que uses te guardar la puntuacin y cuando repitas ese test te dir como han ido evolucionando tus puntuaciones.

Para hacer test durante el estudio y exmenes yo us dos simuladores: 1. 2. El simulador de Pablo Lled que nos proporcionaron de manera temporal en el curso preparatorio y que podis adquirir en su web El preparador PMP de Daniel Echeverra. Este podis probarlo gratis en su web para ver si os gusta. Lo que ms me gust del segundo fue que cuando lo usas en modo estudio, al contestar una pregunta te dice (obviamente si es o no correcta), te da la explicacin y te refiere a la pgina del PMBOK (u otra literatura) donde se habla de ese tema y de donde se ha extrado la pregunta y respuesta. Mientras estudiaba, hice un barrido de simuladores. Aqu os dejo algunos enlaces:

PMStudy Intelligent Orange PMD, Project Management Development

Estos simuladores nos los llegu a probar as que no puedo opinar. Algunos estn en ingls y otros en castellano. Una vez hayas dado un primer repaso a todo el temario y viendo las notas que has sacado, reflexiona: cunto tiempo necesito para estudiar todo este material bien? Ten en cuenta que debes estudiar para conseguir una nota de un 80% de respuestas correctas. Solo as te asegurars el aprobado el da del examen. Tras reflexionar, pasa al siguiente punto. 4. Decide la fecha de tu examen Depende de lo lanzado o decidido que ests puedes ponerte fecha antes de empezar a estudiar, hay gente que prefiere tener la meta visible desde el principio o que tiene prisa por sacarse el certificado. Esto es algo muy personal.

5. Rellena la solicitud en el PMI Comienza registrndote en la web del PMI, rellena los campos solicitados para crearte una cuenta y una vez en tu cuenta entra en Apply for PMP Certification y la aplicacin te ir guiando para que introduzcas la informacin relativa a:

la titulacin que posees, los cursos relacionados con la gestin de proyectos que has realizado y sus horas de duracin. Recuerda que debes acreditar al menos 35 horas de formacin en este mbito.

o o o

tu experiencia como director de proyectos. proyectos que has dirigido, fechas de inicio y fin de los mismos, nmero de horas trabajadas en cada grupo de procesos de la gestin de proyecto: iniciacin, planificacin, ejecucin, control y cierre persona que pueda verificar dicha experiencia (lo ms sencillo, tu responsable durante cada proyecto).

En este momento debes tener en cuenta varias cosas:

En el clculo de meses totales trabajados dirigiendo proyectos, si hay solapamientos entre proyectos digamos de 1 mes, este mes contar solo una vez en la suma total, no como 1 mes en el proyecto 1 y otro mes en el proyecto 2. (en la pgina 10 del PMP Handbook tienes una figura explicativa)

Sin embargo, en el cmputo de horas totales trabajadas (por grupos de proyectos) aunque haya solapamiento de proyectos, cuentan todas las horas

Ni que decir tiene que un Project manager que quiera certificarse debe tener experiencia en todos los grupos de procesos (aunque no tiene por qu tener el mismo nivel de experiencia en todos ellos) Recuerda que tienes 90 das para rellenar la solicitud. Una vez enviada, tu solicitud es revisada en un mximo de 5 das tras lo cual, si todo va bien, te avisan para que realices el pago de la cuota del examen.

6. Realiza el pago de la cuota del examen Aqu tienes dos opciones, pagar la cuota del examen directamente o hacerte socio del PMI primero y luego pagar la cuota del examen, que en este caso te sale ms barato el examen. En la pgina 13 del PMP Handbook tienes las tarifas en todas sus modalidades. Una vez realizas el pago puedes ser seleccionado aleatoriamente para ser auditado. Yo tuve esa suerte, as que antes de pasar a ponerme fecha de examen tuve que cumplir con el proceso de auditora. Si eres auditado, lee el punto 7. Si no, puedes obviarlo, e ir al siguiente.

7. Cumple con el proceso de auditora

En cuanto a la auditora, no es dura de pasar, simplemente que retrasa un poco tu plan para presentarte al examen porque hasta que no la pasas no te puedes poner fecha de examen. Simplemente tuve que demostrar todo lo que haba puesto en la solicitud que rellenas en la web del PMI. Tuve que recopilar:

fotocopia del ttulo universitario fotocopias de los diplomas de los cursos realizados de gestin de proyectos (en mi caso) un documento donde el responsable del departamento de formacin de mi empresa, certificaba que yo haba impartido internamente en la empresa un curso de gestin de proyectos

los experience audit forms, que son los documentos que tus responsables, los que has introducido en la solicitud deben firmar certificando que has dirigido los proyectos que mencionas, con las horas de experiencia que has puesto en la solicitud. Estos documentos te los dan rellenos con los datos proporcionados y los responsables solo deben rellenar la casilla donde pone que toda la informacin proporcionada es cierta y firmarlos.

En mi caso, lo ltimo fue lo que ms tiempo me llev ya que uno de los proyectos que puse en mi solicitud era de cuando trabajaba en Holanda, y me tuve que poner en contacto con mi jefe de entonces, enviarle el documento que tena que firmar, y que l me lo enviara en un sobre cerrado por correo postal.

El PMI, adems, te indica que el sobre debe ir cerrado y firmado en la solapa por tu responsable. En mi caso, mi responsable (de Holanda) se olvid firmar el sobre. Mandarlo de vuelta a Holanda solo para que firmara la solapa me pareci excesivo, as que me puse en contacto con el PMI para explicarles el caso, preguntarles si era necesario mandar el sobre de vuelta a mi ex-jefe para que lo firmara en la solapa y me dijeron que no haca falta, que me lo aceptaran sin firmar, y as fue. Recuerda que los sobres que recibes de tus responsables no debes abrirlos, debes meterlos tal cual, en el sobre con el resto de documentos. Lo que ms cuesta es recopilar la informacin y mandarla a Estados Unidos. Ellos lo hacen todo muy rpido, cumpliendo escrupulosamente los plazos que marcan en el proceso (mximo 5-7 das desde que reciben la documentacin) y contestando tambin rpidamente a cualquier duda que tengas.

8. Reserva fecha de examen en la web de Prometric

Para hacer el examen online, debes elegir fecha de examen en la web de Prometric. Tengo entendido que tambin pueden organizarse exmenes en papel para grupos si tu ciudad est a ms de 300 km de un centro Prometric.

9. Estudia, estudia y estudia

Sigue el mismo sistema que al principio: estudia un tema usando el PMBOK y el material adicional de tu curso preparatorio y luego haz los tests de ese tema (con aproximadamente 15 preguntas ser suficiente). Repite esta secuencia tantas veces como sea necesario y cuando sientas que ya vas sacando buenas notas haciendo esto (recuerda: 80%), entonces puedes empezar a hacer exmenes. Intentar hacer un examen demasiado pronto en tu proceso de estudio solo te llevar a la frustracin. Una tcnica de estudio que a mi me sirvi mucho para estudiar, entender y recordar las diferentes entradas, herramientas, salidas, frmulas, etc. fue hacerme esquemas y resmenes entorno a los diagramas de flujo de datos de los 42 procesos de gestin de proyectos. Hacer esquemas ayuda a memorizar y entender mientras los

haces y luego al estudiar, es muy til tener toda la informacin relevante en el mismo lugar. Si adems usas colores/dibujos/etc. contribuyen a la memoria visual.

Es importante tambin tener clara la visin de Qu sucede en cada grupo de procesos y En qu orden se realiza la planificacin, para ello es muy til Ritas Process Chart. Recuerda que la planificacin es el nico grupo de procesos que sigue un orden determinado. Debes memorizar los 42 procesos de la gestin de proyectos, a qu grupo de procesos y rea de conocimiento pertenecen. Esa magnfica tabla que tienes en el captulo 3 del PMBOK (4 edicin). En cuanto a memorizar, por supuesto que hay que hacerlo, pero no hay que obsesionarse con eso, lo importante es entender. Si lo memorizas todo, 3 das

despus del examen lo habrs olvidado. Mi consejo es que entiendas por qu cierta herramienta es importante para ese proceso, qu datos necesito para llevar a cabo cierto proceso, y no que cantes el tema como un loro porque entonces no te habr servido de nada. En esta fase vas estudiando por reas de conocimiento: integracin, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos, comunicacin, riesgos y adquisiciones, porque as est estructurado el PMBOK. Llega un momento en el que, de forma natural, comienzas a relacionar unas reas de conocimiento con las otras. Existen dos flujos que debes tener muy claros: el flujo de la informacin (informacin sobre el desempeo del trabajo, informes del desempeo y mediciones de desempeo del trabajo) y el flujo de los entregables: en qu proceso se construye, en cual se validan, en cual son aceptados por el cliente/patrocinador y en cual se realiza la aceptacin formal y la entrega. En el PMBOK no existe un diagrama explicando estos flujos entre reas de conocimiento y debers visualizarlos y/o construirlos t mismo. Para mi, tener estos dos flujos claros fue clave para comprender y para acertar unas cuantas preguntas del examen 10. Haz exmenes en el simulador Los das previos al examen es recomendable ponerse en situacin y sentarse 4 horas seguidas a hacer exmenes. De esta forma 1. entrenars la concentracin para estar 4 horas sentado contestando preguntas tipo test. 2. y sabrs si ests preparado para aprobar. Lo estars, siempre y cuando, durante tu fase de estudio saques ms de un 80% de nota. La nota del examen no es tan alta, ni se sabe exactamente cul es (al menos yo no lo he encontrado), pero si estudias para un 80%, el da del examen no tendrs ningn problema. 11. Haz el examen para PMP Cuando llegas a tu centro Prometric debes identificarte y dejar todo lo que llevas en una taquilla. Te dan para el examen 4 5 hojas de papel y dos lpices, eso es todo con lo que puedes entrar en la sala. Comienzas leyendo un tutorial de cmo hacer el examen: cmo contestar las preguntas, cmo marcar una pregunta para su posterior revisin, cmo usar la

calculadora del ordenador (!), etc. Para leer el tutorial tienes 15 minutos. Es recomendable leerlo rpidamente (al fin y al cabo tampoco es tan complicado) y usar el tiempo restante en hacer lo que se llama un vaciado mental, es decir, coger uno de esos folios que te han dado y escribir las frmulas, la tabla de procesos con sus reas de conocimiento y grupo de procesos, y cualquier otra informacin que quieras tener presente durante el examen. Esto te servir para que los nervios y el reloj descontando en la parte superior derecha de la pantalla no te hagan dudar y fallar durante el examen. En cuanto al ritmo de tiempo, ten controlado que contestas al menos 50 preguntas cada hora y te dar tiempo de acabar y poder revisar las preguntas que hayas marcado. Tras finalizar el tiempo del examen, debes contestar una pequea encuesta. Al terminarla, el programa te dice inmediatamente si has aprobado o no el examen con el resultado por grupo de procesos. Te entregarn al salir ese informe impreso y en un par de das, en tu dashboard del PMI tendrs tambin los resultados con tu nmero de certificacin PMP. 12. Celebra tu xito Como no me cabe duda que siguiendo estos pasos vayas a conseguir tu certificacin PMP, el ltimo de ellos no poda ser otro que celebrar que ya eres un PMP. Despus de todo ste es otro proyecto finalizado con xito.