Manuales Funcionales ADEMPIERE

I. Administracin del Sistema II. Relacin con Terceros III. Desde Requisicin hasta Factura IV. Desde Cotizacin hasta Factura V. Punto de Venta VI. Gestin de Materiales VI. Gestin de Materiales(PARTE 2) VII. Gestin de Proyectos VIII. Saldos Pendientes IX. Anlisis de Desempeo X. Configuracion de Impuestos de Colombia XI. Saldos Iniciales XII. Calculo de Utilidades(Contabilidad Colombia) XIII. Manual de Formatos de Impresin XIV. Configuracin Para Envi de Cotizaciones a Proveedores. XV. Manual de Devoluciones usando RMA. XVI. Procedimiento Instalacin de Parches. XVII. Nomina.

I. Administracin del Sistema

1 Creacion Del Men Personalizado 1.1 Mantenimiento del rbol 2 Creacin de Roles 2.1 Configurando Roles 3 Creacin de Usuarios 3.1 Agregando Registros de Usuarios 3.2 Concediendo Acceso a un Empleado

Creacion Del Men Personalizado

Adempiere permite la creacin de mens personalizados para los usuarios del sistema, de acuerdo a su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y documentos a los cuales va a tener acceso. Esto se hace a partir de la creacin y definicin de rboles, desde el men de Adempiere en la siguiente ruta, como se indica en la figura 1. Es necesario ingresar al sistema como administrador.

Figura 1. Men rbol e Imagen de Nodo

Mantenimiento del rbol

Una vez se ha creado el rbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la opcin Mantenimiento del rbol, como se indica en la figura 2.

Figura 2. Mantenimiento de rbol

El men se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado izquierdo de la pantalla, mientras que sobre el lado derecho estn los posibles mens que se pueden elegir, utilizando las flechas sobre la parte superior de la pantalla para agregar o remover estas de su men. Para mover tems hacia arriba o abajo en su men, simplemente arrastre y suelte un tem mientras tiene el cursor posicionado sobre el tem que aparece directamente arriba del men. Para poner los tems dentro de una carpeta, simplemente arrstrelos dentro de la carpeta deseada. Una vez que el men se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la pantalla de Rol, a fin de asignar el men a un determinado rol. Note como

nuestro nuevo men aparece en la lista. Seleccinelo y grabe su registro para que su nuevo men pueda ser utilizado. Como se indica en la figura 3.

Figura 3. Asignacin de rbol de Men

Creacin de Roles
Adempiere trae dos usuarios estndar definidos, estos son el usuario System y el usuario SuperUser. El usuario System tiene perfil de administrador del sistema. Mientras que el usuario SuperUser hereda todos los roles del sistema, incluido el rol de administrador del sistema, este usuario puede resolver problemas o situaciones de emergencia. Debera asignarse este rol a algunos usuarios de alto nivel. Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es posible definirle ms de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los siguientes roles:

System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a registros a nivel del sistema, como: los formatos de impresin y tipos de documentos. No tiene acceso a informacin de las compaas. Este rol no se puede modificar y mucho menos eliminar. Administrador de la compaa: tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para una compaa especifica. Este rol puede modificarse. Usuario de la Compaa: tiene acceso bsico a la informacin de la compaa, no se le da acceso a la contabilidad ni a los reportes.

Configurando Roles
Adems de los roles ya definidos, usted podr definir roles de acuerdo a las tareas que realizan los usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas, cartera, depsito o almacn, etc. Esta opcin se encuentra desde el men de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Rol. Como se muestra en la figura 4. Es necesario iniciar sesin como Administrador del Sistema.

Figura 4. Pestaa Rol Usuario

Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaa rol, como se muestra en la figura 4 se requiere definir la siguiente informacin de configuracin del ROL. Nombre: con el cual se va a describir el Rol. Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones:
Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar Socios de Negocio, Trminos de Pago, etc.) Organizacin: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. Ordenes, Pagos, etc.) Cliente + Organizacin: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones) Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento).

Manual: si no est seleccionada esta opcin indica que el rol se actualizara automticamente cuando se realice migracin de los datos. En caso contrario se debe seleccionar. Monto de Aprobacin: indica que un documento requiere de una aprobacin. Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrn permitido aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opcin deshabilitada indica que la aprobacin debe ser efectuada por un usuario diferente. rbol de Men: permite indicar el men que le aparecer a los usuarios con dicho rol. Sobrescribir Precio Lmite: indica que el usuario podr ingresar precios en rdenes y facturas que son menores a los precios lmite definidos. Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar Preferencias de Usuario o Valores de Preferencia.
Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere. Usuario: Puede solamente configurar preferencias para l mismo. Organizacin: Puede configurar preferencias que otros utilizarn en la misma organizacin. Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere.

Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opcin est seleccionada todos los cambios efectuados por los usuarios sern registrados en el log. Solo los usuarios con un rol cuyo Nivel de Preferencia est establecido como Cliente

pueden ver este log. Como Adempiere registra en el log toda la informacin referente a cualquier transaccin, nuestra recomendacin es que esta opcin no sea seleccionada, excepto cuando desee localizar fallas. Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automticamente las pantallas y pestaas de Contabilidad para ese rol. Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opcin seleccionada accedern automticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted establezca otras restricciones en otras pestaas. Usuario usa Acceso a Organizacin: En el caso que usted tenga muchas organizaciones podra no querer establecer una organizacin resumen, sino administrar los derechos entre usuarios y organizaciones directamente. Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden generar reportes. Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de Adempiere. Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser bloqueados, en cuyo caso solo los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opcin est activada, el usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que seleccionando Acceso Personal le permite al usuario ver los registros que se encuentran bloqueados. Perfil de Conexin:Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server. Desde la pestaa acceso a la organizacin se definen las organizaciones a las cuales tendr acceso este perfil. En la figura 5 se muestra la ventana de configuracin de acceso a la organizacin, donde debe definirse en el campo Organizacin aquella a la cual tendr acceso.

Figura 5. Pestaa Acceso a la Organizacin

En las pestaas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define aquellos tems a los cuales se les va a dar acceso al rol que se est definiendo. Como se muestra en la figura 6. Ntese que la opcin lectura y escritura est habilitada, al deshabilitarla se estar indicando que el rol no tendr ms derechos de acceso a este formulario. Si usted desea remover el tem del men, puede deshabilitar la opcin Activa que se encuentra al lado de la de Lectura Escritura.

Figura 6. Pestaa de Acceso a la Ventana

Cuando se est accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que cuenta el sistema de acuerdo al usuario especificado, como se muestra en la figura 7.

Figura 7. Ventana de Acceso a la Organizacin

Creacin de Usuarios
Es necesario definir los usuarios del sistema en la compaa, un usuario puede ser cualquier empleado de la compaa, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna una contrasea de acceso al sistema.

Agregando Registros de Usuarios

Lo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en el sistema como tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el usuario es un vendedor debe verificarse el registro de contacto desde la pestaa Contacto Usuario de la ventana Terceros como se indica en la figura 8.

Figura 8. Pestaa Contacto

Debe definirse la siguiente informacin: Nombre: desde aqu se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere Direccin de Email: debe definirse la direccin de mail para enviarle flujos de trabajo o documentos. Contrasea: desde aqu se ingresa la contrasea para el usuario, el texto aparecer enmascarado y es sensible a maysculas y minsculas. Es posible cambiar la contrasea posteriormente. El resto de la informacin es opcional.

Concediendo Acceso a un Empleado

Una vez se ha verificado la existencia del tercero en el sistema, debe definirse un registro de usuario para est, y al menos un rol. Esto debe hacerse desde el men de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Usuario. Como se muestra en la figura 9.

Figura 9. Ventana Usuario

Desde la pestaa Usuario se carga la informacin que se ha definido en el Tercero. La informacin Interna y Externa es opcional.

Figura 10. Pestaa Rol de Usuario

La asignacin de los roles a un usuario se hace desde la pestaa Rol de Usuario como se indica en la figura 10. Para definir un rol al usuario se debe hacer clic sobre el botn rol.

Figura 11. Ventana Informacion ROL

Luego se despliega la ventana que se muestra en la figura 11, para escoger el Rol, desde aqu se realiza la bsqueda de los roles ya creados, en el encabezado de la ventana se muestran los campos Nombre y Descripcin para filtrar los roles ya definidos de acuerdo a la informacin suministrada, otra opcin es hacer clic sobre el botn refrescar. Se recomienda tener conocimiento de los roles antes de seleccionar un Rol para un usuario. Es posible en Adempiere que un usuario tenga ms de un rol

asignado, pero desde ese perfil solo podr ver las pantallas y datos asociados con el rol que ha accedido al sistema. En la pestaa Usuario Sustituto se puede almacenar informacin sobre un usuario que podra estar en reemplazo de otro en determinada circunstancia. Esta pestaa es solo informativa. Desde la pestaa Acceso a la Organizacin se pueden seleccionar aquellas organizaciones a las cuales podr tener acceso el usuario como se indica en la figura 12. Esto debe hacerse siempre y cuando se halla seleccionado la opcin Usuario usa acceso a Organizacin en la ventana ROL, la cual indica que el acceso a la organizacin estar definido por el usuario y no por el rol.

Figura 12. Pestaa Acceso a la Organizacin

Cuando se crea un nuevo registro, debe seleccionarse del campo organizacin, aquella sobre la cual se le va a dar acceso al usuario. Una vez creado el Usuario y definida su contrasea este podr tener acceso al sistema.

II. Relacin con Terceros

1. Introduccin a la Relacin con Terceros
Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organizacin. Hay tres tipos de terceros, estn: los clientes, los empleados y los proveedores. Adempiere le permite a un tercero pertenecer a ms de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compaa. Desde el men de Adempiere se encuentra el rbol de Relacin con terceros->Reglas de tercero->Tercero. De aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 1.

Figura 1. Men Terceros

1.1. Terceros

En la ventana Terceros se configura la informacin de los terceros, en la figura 1 se muestra esta ventana, la cual est distribuida como sigue: En la parte superior se define la operacin y el nombre del socio de negocio. El campo clave de bsqueda se refiere a una abreviacin interna que se utiliza para realizar bsqueda de los terceros. El Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se elaboren. Adems se debe definir la informacin financiera del tercero, los campos ubicados en la parte media de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el estado de crdito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a caractersticas especficas en grupos de terceros, haciendo clic derecho sobre esta opcin y dando clic sobre la opcin acercar se pueden configurar los grupos de terceros. En la parte inferior de la ventana incluye informacin sobre el monto de sus transacciones con el Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estar oculta si la persona es un empleado. Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como as tambin cuentas bancarias. Tambin pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la facturacin se realiza al tercero relacionado. Un Tercero puede tambin ser definido como perteneciente a una Organizacin. Esto le permite tener depsitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese Socio de Negocio. Si su rol le permite ver informacin contable, entonces podr ver otras pestaas adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar centros de costo para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarn necesario cambiar aqu los valores que estn predefinidos. Note que las pestaas Acceso SN y rea de Inters, se encuentran indentadas bajo la pestaa Contacto (Usuario). Cuando vea pestaas indentadas como esas, primero debe seleccionar la pestaa padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestaas que son hijas. A continuacin se define cada una de las pestaas de la ventana Terceros.

1.1.1. Pestaa Clientes En la figura 2 se muestra la pestaa Cliente. Desde esta pestaa se escogen los valores predefinidos que aparecern en los documentos. Adems se incluyen los trminos y reglas de pago, las reglas de facturacin y el mtodo estndar de entrega.

Figura 2. Pestaa Clientes

Adems se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes de descuentos, que se utilizan para resumir algn descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente. El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea. Los campos Referencia de Orden y Descripcin sern impresos por defecto en todas las rdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como sea necesario para una orden especfica. El Formato de Impresin de Factura se utiliza para definir un formato de impresin diferente si el cliente lo requiere. Si lo desea, puede seleccionar un Lmite de Crdito para un cliente. Este indica cuanto crdito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene lmite de crdito. Si ellos

tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crdito Utilizado. 1.1.2. Pestaa Proveedor En la figura 3 se muestra la pestaa Proveedor. Desde esta pestaa se indican los trminos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.

Figura 3. Pestaa Proveedor

Debe seleccionarse la opcin Proveedor y seleccionar reglas y trminos de pago para este proveedor. 1.1.3. Pestaa Empleado En la figura 4 se muestra la pestaa Empleado, desde aqu se indica si el tercero es un empleado. Se debe seleccionar la opcin Representante Comercial para indicar que es un vendedor.

Figura 4. Pestaa Empleado

1.1.4. Cuenta Bancaria

En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaa Cuenta Bancaria donde se almacena informacin financiera y otra informacin personal segura, tal como SSN.

Figura 5. Pestaa Empleados.

Desde esta ventana se puede ingresar informacin de la tarjeta de crdito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N Seguro Social, cuenta de email, direccin verificada y cdigo postal. 1.1.5. Localizacion Desde la figura 6 se muestra la pestaa Localizacin, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los nmeros telefnicos y nmeros de fax.

Figura 6. Pestaa Localizacion.

Es posible almacenar ms de un registro de localizacin de los terceros. Al hacer clic sobre la derecha del campo Direccin, se despliega la ventana Actualizar Direccin, que se muestra en la figura 7.

Figura 7. Pestaa Actualizar Localizacin.

El diligenciamiento del campo direccin es obligatorio, el resto de la informacin de esta pestaa es opcional. Las opciones de Direccin de

Entrega, Direccin de Facturacin, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la direccin al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene mltiples direcciones para una organizacin, note que cada direccin tiene un nombre (justo encima de la opcin Activa). Puede querer reagrupar las direcciones descriptivamente para que sea ms fcil seleccionar la direccin apropiada desde las pantallas de entregas y facturas. 1.1.6. Contacto/Usuario Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aqu se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactua. En la figura 8 se puede ver la ventana de la pestaa Contacto.

Figura 8. Pestaa Contacto.

Desde aqu se puede agregar el nombre y la informacin de contacto aqu. El campo Nombre es obligatorio, el resto de la informacin es opcional. La opcin Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas, rdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su

versin de Adempiere ni a ver ningn dato propietario. Si la opcin Total Acceso SN no est activada, usted necesitar hacer una entrada en la siguiente pestaa llamada Acceso SN para determinar qu acceso tendrn ellos mediante la tienda web. Los campos Email Verificado, Verificacin de Informacin, Ultimo Contacto, y ltimo Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web. '1.1.7. Acceso SN' Le permite a usted decidir que informacin podr ver un Tercero sobre l mismo en la tienda web. Es posible visualizarla desde la figura 9.

Figura 9. Pestaa Acceso SN.

Esta es una Pestaa avanzada. Solamente ser mostrada si su rol permite acceder a estas pestaas y si la opcin Ver Pestaas Avanzadas est seleccionado en sus Preferencias. Cuando la opcin Total Acceso SN no est seleccionada en la pestaa Contacto (Usuario), necesitar hacer una entrada aqu para indicar que acceso

tendrn ellos. Notar en el ejemplo arriba, que el acceso est permitido para Documentos de Socio, esto es facturas, rdenes y rdenes de compra. '1.1.8. rea de Interes' Le permite definir e-mails y otras listas de distribucin para propsitos de marketing. Se visualiza esta pestaa desde la figura 10.

Figura 10. Pestaa rea de Interes.

rea de Inters es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes para el envo de e-mails o boletines. Con tal que usted haya definido reas de Inters en otra parte del sistema, esta pestaa le mostrar cuando una persona se suscribe sobre esa rea de Inters y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron quedar fuera de la misma. '1.1.9. Retencin.' Desde esta pestaa se pueden definir informacin de retenciones para empleados. Esta ventana se visualiza en la figura 11.

Figura 11. Pestaa Retencin.

III. Desde Requisicin hasta Factura

Contents 1 1. Introduccin Al Proceso De Compras 2 2. Asunto SCP 3 3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ) 4 4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta. 5 5. Orden de Compra (Manual) 6 6 rdenes de Compra desde Requisiciones 7 7. Recibo de Material. 8 8. Facturas del Proveedor

1. Introduccin Al Proceso De Compras

EL proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisicin hasta el pago a los Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos como se indica en la figura 1. Entre estos subprocesos se encuentran: la requisicin, la generacin de la orden de compra, la recepcin del material, la facturacin y los pagos a proveedores (en efectivo o a crdito). Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellas.

Figura 1. Diagrama del Proceso de Compras

El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el rbol Compras (Requisicin-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual puede ser generada manualmente o desde una requisicin. Una vez realizada la orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura al proveedor y por ltimo se realiza el pago. El men de Compas se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Men de Compras

2. Asunto SCP
Un Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aqu se definen las operaciones y los responsables de las cotizaciones. El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opcin que se encuentra en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre la opcin Asunto de SCP. En la figura 3 se muestra la ventana de Asunto SCP.

Figura 3. Ventana Asunto de SCP

Se destacan tres pestaas de la ventana Asunto de SCP, estas son: Asunto, Suscriptor y Restriccin. En la pestaa Asunto se debe especificar el encabezado de la cotizacin, para lo cual se requiere de la siguiente informacin: El nombre de la Organizacin, Un Nombre que identifique la cotizacin y una Descripcin del asunto, como se indica en la figura 3. Desde la pestaa Suscriptor se definen los proveedores que respondern a las cotizaciones realizadas. En la figura 4 se visualiza la pestaa Suscriptor. Es necesario definir la informacin del Tercero.

Figura 4. Pestaa Suscriptor

Y en la pestaa Restriccin se definen los productos a los cuales un proveedor responder cuando se realice una cotizacin asociada al asunto tratado. Es necesario definir la informacin de los productos.

Figura 5. Pestaa Restriccin

3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ)

Una vez definido el asunto, se crea la cotizacin en el rbol principal en Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre el botn SCP (RfQ). En la figura 6 se indica la ubicacin y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotizacin.

Figura 6. Ventana SCP

La ventana SCP o Solicitud de Cotizacin a Proveedores consta de las siguientes tres pestaas: SCP (RFQ), Lneay Cantidad. En la figura 6 se destaca la pestaa SCP (RFQ) y la informacin requerida. Entre estos campos se encuentran: Un Nombre que identifique la cotizacin, un Representante Comercial realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha definido la informacin de bsica de la Solicitud de Cotizacin,

se deben definir las lneas de la cotizacin, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la pestaa Lnea como se indica en la figura 7.

Figura 7. Pestaa Lnea SCP

Luego de haber definido los productos, desde la pestaa Cantidad, se define la cantidad que se va a cotizar del producto, como se indica en la figura 8. Deben definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ) Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio patrn se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluir la cotizacin del producto. Los dems campos son informacin adicional que no es requerida.

Figura 8. Pestaa Cantidad SCP

Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda.El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda. El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la transaccin de compras, se debe hacer clic sobre el botn Valuacin de Respuestas, para validar si las rdenes de compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o xito en la parte inferior izquierda de la ventana. Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que aun no hemos definido a quien comprar que producto.

Mensaje de xito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se respondi a una cotizacin. # <nmero de respuestas generada>: Indica que completaron todas respuestas. Luego de verificar, desde esta pestaa se ingresa informacin del tercero al cual se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado. Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botn Crear Orden de Compra, y se despliega la ventana que se muestra en la figura 9. Desde este proceso se pueden crear rdenes de compra para las repuestas.

Figura 9. Crea Orden de Compra

Al hacer clic sobre el botn OK se genera el mensaje que se muestra en la figura 10, en el cual aparece el cdigo de la orden de compra generada.

Figura 10. Mensaje Orden de Compra.

4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.

Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se le va a realizar la compra segn las cotizaciones. Esta opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin SCP (RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en la figura 11.

Figura 11. Ventana SCP (RFQ) Respuestas.

La ventana SPC (RFQ) Respuesta consta de las pestaas respuesta, lnea de respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en la ventana de Respuesta SCP (RfQ) que indica el nmero de la cotizacin que gnero la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotizacin que gnero la respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotizacin,

Moneda indica la moneda en la que se llevo a cabo la cotizacin, Ganador Seleccionado indica si toda la compra se le har a este proveedor, si se selecciona este campo est seleccionado no hacen caso las selecciones de lnea. Desde la pestaa Lnea de Respuesta se seleccionan los productos y las cantidades que se van a comprar al proveedor, aqu se muestran los productos que se han cotizado, como se indica en la figura 12. Deben definirse los campos Respuesta SCP (RfQ) que presenta el nmero del documento de cotizacin y el producto cotizado en la lnea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaa Respuesta.

Figura 12. Pestaa Lnea de Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

El precio del producto cotizado se define desde la pestaa Cantidad de Respuesta. Como se indica en la figura 13. Es necesario definir los siguientes campos: Lnea de la respuesta que indica el nmero de la cotizacin y el producto cotizado, la Cantidad de Lnea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el % Descuento que indica el descuento aplicado.

Figura 13. Pestaa Cantidad Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

Una vez se ha diligenciado la informacin de la pestaa Cantidad de Respuesta desde la pestaa Respuesta se debe hacer clic sobre el botn Completar Verificacin ( ) para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

5. Orden de Compra (Manual)

En Adempiere es posible generar rdenes de compra de forma manual, sin necesidad de haber hecho previamente una requisicin. La opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura) y hacer clic en la opcin rdenes de Compra como se indica en la figura 14.

Figura 14. Ventana Orden de Compra.

En la pestaa Orden de Compra se configura la informacin bsica de la orden, relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar la siguiente informacin: Tipo de Documento aqu se debe especificar el tipo de orden a realizar, para este caso se debe seleccionar Purchase Order u Orden de Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic sobre el botn ( ); luego se despligala ventana que se muestra en la figura 15.

Figura 15. Ventana Informacin Socio de Negocio.

Es posible filtrar la bsqueda de los terceros diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 15. Marcando la opcin Solamente Proveedores simplifica la bsqueda a nicamente los terceros que son proveedores. Haciendo clic sobre el botn Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK ( ). Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin: Direccin del Tercero: direccin definida que tiene el proveedor. Almacn: Indica en que bodega ser almacenado el producto una vez recibido. Prioridad: Indica la prioridad del documento. Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra. Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema) Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crdito, etc.). Para cambiar la forma de pago se debe presionar el botn y se selecciona la forma de pago.

Termino de pago: Aqu se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos. Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaa Lneas del Producto como se indica en la figura 16.

Figura 16. Lnea de Orden Compra

Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a comprar, desde la opcin Producto haciendo clic sobre el botn. Se despliega la ventana que se muestra en la Figura 17, donde se despliega un listado de productos.

Figura 17.Informacin del Producto

Es posible filtrar la bsqueda de los productos diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 17. Haciendo clic sobre el botn Refrescar u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK. Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin requerida: Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto. Precio: Indica el precio a pagar por el producto. Impuesto: Aqu se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado. % Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra. El resto de la informacin no es requerida. Si se desea agregar ms de un producto a la orden se debe agregar una nueva Lnea de orden de Compra. Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botn Completar ( ) desde la pestaa orden de compra para aprobar la orden de compra.

6 rdenes de Compra desde Requisiciones

6.1. Requisicin Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opcin se encuentra en el men en el rbol de Compras (Requisicin-a-Factura) se debe hacer clic en la opcin Requisicin:

Figura 18. Ventana Requisicin

La ventana Requisicin consta de 3 pestaas que son: Requisicin, Lnea de Requisicin y rdenes de Compra. Desde la pestaa Requisicin se configura la informacin bsica de la requisicin como se muestra en la figura 18. Cuando se crea una nueva pestaa debe diligenciar la siguiente informacin: el tipo de documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se

debe escoger Purchase Requisition (Requisicin de compra), el usuario que indica quien realiza la requisicin, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacn que indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra. Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el sistema genere automticamente el nmero. Los campos Descripcin y Ayuda son utilizados para ingresar informacin adicional sobre la requisicin, y no es necesario llenaros para crear una requisicin. Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaa Lnea de Requisicin como se indica en la figura 19.

Figura 19. Pestaa Lnea de Requisicin

Es necesario definir la siguiente informacin: Producto: indica el artculo que se va a comprar. Es necesario seguir el procedimiento explicado en el captulo 5 para escoger el producto en las lneas de la orden. Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es buscado en el panel de bsqueda de productos que los parmetros de lista de precio y almacn coincidan con los colocados en la cabecera de la requisicin (pestaa Requisicin). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de compra desde la requisicin. Cantidad: cantidad a solicitar.

Descripcin:permite el ingreso de informacin adicional del producto a solicitar. No es necesario llenarlo. Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear nuevos registros. Para completar el proceso de requisicin es necesario hacer clic sobre el botn Completar desde la pestaa Requisicin. Nota: La pestaa rdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a partir de la requisicin observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada una orden de compra desde la requisicin. 6.2. Generacin de Orden de Compra desde Requisicin Una vez terminada la requisicin, para generar una Orden de Compra desde la requisicin, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un proveedor, lo cual se verifica desde el men principal en el rbol de gestin de materiales -> reglas de gestin de materiales -> Producto, como se indica en la figura 20.

Figura 20. Men Gestin de Materiales

Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el men Editar -> Encontrar Registro de la barra de herramientas. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 21.

Figura 21. Encontrar Registro

El producto se puede buscar a travs de la llave (Cdigo de identificacin), nombre y/o descripcin del producto. Al ingresar los parmetros deseados presionamos el botn OK. Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parmetros vacos, para que nos muestre todos los productos creados para as buscar entre estos el producto desea. Una vez se ha localizado el producto, entonces s, se verifica que el producto tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaa compras en la ventana productos que se muestra en la figura 22.

Figura 22. Pestaa Compras de Ventana Productos

El proveedor est asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el producto y es necesario crear el registro. Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al rbol Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin Crear OC desde Requisicin, como se indica en la figura 23.

Figura 23. Proceso Crear OC desde Requisicin

Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisicin, se despliega la ventana que se muestra en la figura 24.

Figura 24. Proceso Crear OC desde Requisicin

Si se desea procesar solo una requisicin, es necesario seleccionar la requisicin a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo Requisicin de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no tienen rdenes de compra asociadas. Se requiere diligenciar los siguientes campos: Organizacin Almacn: en el que se almacenarn los productos Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho proveedor. Si no est seleccionado generara una orden de compra por producto requerido. Los dems campos son opcionales. Para completar el proceso se hace clic sobre el botn Comenzar, cuando aparece la ventana que se muestra en la figura 25, donde se visualiza el cdigo y el total de la orden generada.

Figura 25. Impresin OC desde Requisicin

Aprobacin de la Orden de Compra. La orden de compra generada tiene diligenciada la informacin que se ha suministrado desde la requisicin, se recomienda revisarla y suministrar la informacin faltante. Por ltimo se debe hacer clic sobre el botn Procesar y se cambia la accin en el documento a Completar para finalizar el proceso.

7. Recibo de Material.
La recepcin de los productos se lleva a cabo desde la opcin Recepcin de Producto, ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), y hacer clic sobre esta como se indica en la figura 26.

Figura 26. Ventana

Recibo de Productos

Al hacer clic sobre la opcin recibo de productos, se despliega la ventana que se muestra en la figura 26 que consta de las siguientes pestaas: Recibo de material, Lnea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas. Desde la pestaa Recibo de Material se configura la informacin bsica de la recepcin del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente informacin: Tipo de Documento: se debe escoger MM Receipt. Tercero: se refiere al proveedor. Almacn: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados. Comprador: indica quien realizo la compra. Regla de Costo de Flete: desde aqu se indica que mtodo se usa para cargar los fletes. Crear Desde: Al hacer clic sobre este botn se despliega la ventana que se muestra en la figura 27. Es necesario especificar desde que tipo de documento se est recibiendo, si es una orden de compra o una factura de proveedor.

Figura 27. Ventana

Entrega/ ReciboCrear desde

Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botn OK ( ).

Desde la pestaa Lnea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir, los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como se indica en la figura 28.

Figura 28. Pestaa Lnea de Recibo

Desde esta ventana se verifica la siguiente informacin: Producto se refiere al producto recibido, ubicacin indica la ubicacin en el almacn donde se va a recibir el producto, cantidad indica la cantidad especificada en la orden de compra, y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad no es editable, y es llenada despus de realizado el procedimiento de confirmacin. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario, cuentas contables y facturacin. El proceso de recepcin se completa haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin completar ( ), desde la pestaa Recibo de Producto. Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botn No Aplicado ( ). El mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo. Confirmaciones Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una confirmacin del mismo, haciendo clic sobre el botn Crea Confirmacin ( ) de

la pestaa Recibo de Material, de all se despliega la ventana que se muestra en la figura 29.

Figura 29. Ventana Crea Confirmacin

Se escoge el tipo de confirmacin que se desea hacer, para este caso se debe seleccionar Confirmacin Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botn OK, al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material se muestra el cdigo de la confirmacin creada. Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es necesario completar primero la confirmacin antes de completar este.

8. Facturas del Proveedor

El procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opcin Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura). Esta ventana se muestra en la figura 30.

Figura 30. Ventana Factura CxP.

Es posible crear las facturas de dos maneras: 1. Automtica desde un Recibo de Producto: Las facturas se generan de forma automtica haciendo clic en el botn Generar Facturas desde Recibos ( ), ubicado en la pestaa Recibo de Material de la Ventana Recepcin de

Producto. La factura puede visualizarse desde la (Proveedor).

ventana Facturas

2. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuacin. Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en la figura 30 se crea un nuevo registro y se configura la siguiente informacin: Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice. Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra. Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la compra. Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra. Como se pagara la factura: indica la forma de pago. La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo. Haciendo clic sobre el botn Crear Desde. Donde se despliega la ventana que se muestra en la figura 31.

Figura 31. Ventana Factura CxP.

Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a facturar y se presiona el botn OK ( ). Los productos a facturar se verifican desde la pestaa Lnea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin del documento Completar ( ). Para

visualizar la factura impresa, se debe hacer clic sobre el botn Vista Preliminar ( ) y para Imprimirla sobre el botn Imprimir ( ).

IV. Desde Cotizacin hasta Factura

Contents
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1 Introduccin Al Proceso De Ventas 2 Ordenes de Venta 2.1 Cotizaciones (Binding Offer) 2.2 Orden de Punto de Venta (POS Order) 3 Despachos 3.1 Despachos (Cliente) 3.2 Generar Despachos (manual) 3.3 Generar Despachos 4 Facturas 4.1 Facturas y CxC (Cliente) 4.2 Generar Facturas (Manual) 4.3 Generar Facturas 4.4 Imprime Facturas

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Introduccin Al Proceso De Ventas

El proceso de Ventas involucra una serie de subprocesos que se llevan a cabo para ir desde la cotizacin de los productos hasta el recaudo del dinero. Entre los cuales estn: la generacin de rdenes de pedido, los despachos, las facturas, los recibos de productos. Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellas. A continuacin en la figura 1 detalla paso a paso el flujo de procesos que deben seguirse para realizar Ventas en Adempiere.

Figura 1. Diagrama del Proceso de Ventas

Ordenes de Venta
Una orden de venta en Adempiere es un documento de control, que se utiliza para realizar transacciones con los clientes. Desde una orden de venta Adempiere permite generar de manera automtica documentos de entregas, gua y facturas. Tambin es posible la generacin de rdenes de Compra a partir de una Orden de Venta. Las rdenes contienen toda la informacin bsica de los clientes, las reglas de facturacin, los productos ordenados y los impuestos sobre la venta. En la figura 2 se muestra la ventana rdenes de venta. La cual consta de 3 pestaas: Orden, Lneas de la Orden e Impuestos de la Orden. Orden de Venta

Figura 2. Ventana de Orden de Venta

Desde la pestaa Orden se configura la informacin necesaria para poder realizar la transaccin, como se muestra en la figura 2. Informacin relacionada con los Terceros (Clientes), informacin relacionada con la entrega y facturacin. De acuerdo al comportamiento del proceso de negocio Adempiere maneja los siguientes tipos de Documentos: Cotizacin (Binding Offer): Tambin llamado cotizacin, este tipo de orden reserva en inventario y pude convertirse manualmente en otro tipo de documento de orden. Orden a Crdito: Este tipo de documento crea la orden de venta, el despacho y la factura. El pago de la factura puede hacerse de forma manual, una vez recibido. Generalmente se debe utilizar para aquellos clientes identificados, a los cuales se le haya asignado crdito o no.

Propuesta (Non binding Offer): Este documento no reserva inventario automticamente, tambin puede convertirse manualmente en los otros tipos de documentos. Orden Estndar: Este tipo de documento brinda mayor flexibilidad para generar los despachos y las facturas correspondientes de acuerdo a las condiciones de pago y de entrega que se han seleccionado para el tercero (cliente). Esta orden reserva los productos en el inventario. Puede utilizarse cuando la entrega de los productos se realiza de acuerdo a la disponibilidad Orden de Punto de Venta (Pos Order): Este tipo de documento permite omitir los pasos que se deben realizar en las rdenes estndar, en una sola transaccin realiza todo el proceso, genera automticamente un despacho y una factura, en funcin de las condiciones de pago. Recibe el pago (efectivo, cheque, tarjeta de crdito, transferencia). Generalmente se utiliza para ventas en mostrador o con entrega inmediata, con clientes annimos. Orden Prepago: La factura debe pagarse antes de ser entregados los productos. Los pagos pueden hacerse directamente en la orden o enlazarse a esta. Una vez recibido el dinero correspondiente genera la factura y genera automticamente el pago. Orden de Almacn: Este tipo de documento est configurado para generar automticamente la entrega o una nota de crdito. Las facturas son creadas de forma manual posteriormente. Se utilizan cuando se realizan facturas que agrupan diversas rdenes. Las facturas se generan de acuerdo a las reglas de facturacin. Es posible copiar lneas desde rdenes ya existentes, haciendo clic en el botn Copiar Lnea, es necesario seleccionar la orden y se cargaran inmediatamente todas las lneas de esta orden. Desde la ventana que se muestra en la figura 3.

Figura 3. Ventana Copiar Lneas desde otra Factura

Se debe escoger la orden de la cual se desean copiar las lneas haciendo clic en el botn que se muestra en la figura 3. Se despleg una ventana en la cual se pueden visualizar un listado de todas las rdenes de venta realizadas, es posible filtrarlas de acuerdo a ciertos criterios como: N Documento, Tercero, Fecha de la Orden, entre otros.

Figura 4. Ventana Copiar Lneas desde otra Factura

Linea de la Orden

En la figura 3 se muestran la ventana de la pestaa Lnea de la Orden, en la cual se muestran los tems y los detalles de la orden. Desde la lneas se listan los productos que van a ser vendidos.

Figura 5. Ventana Lnea de la Orden

Al hacer clic en una nueva lnea de la orden se mostrarn los siguientes campos: Nmeros de Lneas: estos incrementaran como sigue: 10, 20, etc. Seguido del nmero de la lnea se muestran los campos en los cuales, se asignan los productos, o los cargos asignados a un recurso que se est vendiendo. Al hacer click en el botn productos se desplegara la ventana que se muestra en la figura 6 relacionada con la informacin del producto. El

producto se escoge de acuerdo a criterios especficos como el almacn o el nombre del producto. En la parte inferior de la ventana se muestra la disponibilidad del producto en los almacenes con los cuales se cuenta en la organizacin.

Figura 6. Ventana Informacin del Producto

Es necesario especificar la cantidad ordenada del producto. La unidad de medida del producto se pondr por defecto. Se calcula automticamente el precio del producto o cargo de acuerdo a la lista de precios seleccionada en la pestaa orden de venta. Si es necesario se puede modificar el precio y el impuesto del producto. Tambin es posible asignar descuentos a la lnea de la orden. Impuestos de la Orden

Figura 7. Pestaa Impuestos de la Orden.

Los cambios que se hagan a los precios, si se concede descuentos se reflejan sobre la base del impuesto en la pestaa impuestos de la orden que se muestra en la figura 7. Desde esta pestaa se visualiza el impuesto de la orden. Esta ventana es de solo lectura para validar los datos nicamente.

Cotizaciones (Binding Offer)

Adempiere permite la creacin de cotizaciones a los clientes, para lo cual se basa en un listado de precios generales o especficos del cliente. Desde las cotizaciones es posible hacer reserva de productos en el inventario. Como se explico anteriormente desde la pestaa Orden de venta se debe escoger el tipo de Documento correspondiente a la cotizacin, luego de diligenciar las pestaas Orden de Compra y Lneas de Orden se debe hacer click sobre el botn preparar. En la figura 8 se mustrala ventana correspondiente a una cotizacin.

Figura 8. Ventana Orden de venta Tipo Cotizacin.

Las cotizaciones pueden hacer reservas de los productos, estas pueden modificarse y convertirse en rdenes de venta de cualquier otro tipo de documento. En la figura 9 se muestra la ubicacin del proceso que permite Hacer la conversin de las cotizaciones.

Figura 9. Ventana Orden de venta Tipo Cotizacin.

Al ejecutar el proceso se desplegara la ventana que se muestra en la figura 10. Desde el campo orden de venta se escoge la orden de tipo cotizacin. Y desde tipo de documento se escoge el tipo de documento final.

Figura 10. Ventana Proceso Convertir Cotizacin.

Cuando se ha definido el documento Origen y el tipo de documento destino, se debe hacer click en el botn comenzar. Luego de procesar aparecer un mensaje que indica que se ha creado la orden y el cdigo de esta, como el que se muestra en la figura 11.

Figura 11. Mensaje de Conversin de Cotizacin a Orden de Venta.

Orden de Punto de Venta (POS Order)

Este tipo de documento se utiliza para las ventas que se hacen en mostrador o punto de ventas, como se indico antes este tipo de documento realiza los procesos de Entrega o Despacho y realiza la facturacin. En la figura 12. Se muestra la ventana correspondiente a una orden de tipo Orden de Punto de Venta que ya ha sido procesada. Se destaca de esta figura en el men de herramientas, el botn Visualiza detalle donde es usado, donde se asocia el documento de entrega y la factura generada.

Figura 12. Orden de Tipo Orden de Punto de Venta.

Despachos

Figura 13. Men Entregas.

Despachos (Cliente)
Al hacer clic sobre la opcin Despachos, colgada en el men de Adempiere se despliega la ventana para la configuracin de los despachos que se muestra en la figura 14.

Figura 14. Ventana Despachos.

Los despachos o entregas de productos en Adempiere se realizan a partir de los detalles tomados de las rdenes de venta. Para realizar el despacho se debe seguir el siguiente proceso: 1. Es necesario escoger un tercero (cliente), a quien se le va a despachar el producto. 2. Desde la opcin rdenes de venta se desplegara una ventana en la cual aparecern las rdenes de venta relacionadas con el tercero. Se escoge la orden de la cual se va a realizar el despacho. 3. Se verifica la informacin que se ha trado desde la orden de venta para configuracin de la orden de despacho. 4. Luego se verifica en la pestaa Lneas de la Entrega las lneas de orden de venta, que jalan el producto y los detalles de las respectivas lneas de la orden de venta para su despacho. Como se indica en la figura 15.

Figura 15. Pestaa Lneas de Entrega.

5. Para finalizar el despacho se da completar a la orden de despacho y se verifica el informe generado en el botn Vista Preliminar del men de herramientas. Desde los despachos es posible requerir la confirmacin del despacho, estas se utilizan para manejar los movimientos de inventario, si el rea tiene un control explicito. Desde la ventana que se muestra en la figura 14, aparece el botn Crear Confirmacin, luego aparecer la ventana que se muestra en la figura 15. Desde aqu se escoge el tipo de confirmacin que se va a realizar y se hace clic sobre el botn OK.

Figura 16. Crear Confirmacin

Desde este proceso se ha generado la confirmacin que se puede visualizar desde el botn Visualiza detalle donde es Usado como se indica en la figura 12. Al hacer clic sobre este, muestra la ventana de confirmacin de la orden que aparece en la figura 16.

Figura 17. Ventana Confirmacin.

Por ltimo es necesario hacer clic sobre el botn completar para procesar las confirmaciones.

Generar Despachos (manual)

Es posible generar despachos de diferentes rdenes de venta de acuerdo al tercero (cliente), de forma manual. Es necesario seleccionar el socio de negocio al cual se le va a despachar el producto y el almacn del cual se van a realizar los despachos. Se debe escoger el tipo de documento para este caso se escoge Orden, luego se debe hacer clic en el botn OK. Como se indica en la figura 17.

Figura 18. Ventana Generar Despachos (manual)

Luego aparecer una ventana como la que se muestra en la figura 18. Indicando que la factura ha sido creada, por ltimo se imprime la factura haciendo clic sobre el botn ok de la ventana que muestra el mensaje de Imprimir Entregas.

Figura 19. Facturas Creadas.

Generar Despachos
Es posible en Adempiere realizar los despachos de varias rdenes de venta (Excepto Ordenes POS), sin importar que hayan sido confirmadas. Desde el proceso Generar Entregas, se escogen los criterios sobre los cuales se desea obtener las rdenes de venta que van a ser confirmadas. Es posible preparar o completar la orden que se est generando. Luego de escogerlos se hace clic en el botn comenzar. Como se indica en la figura 19.

Figura 20. Generar Entregas.

Luego de procesar la generacin de los despachos, aparecer la ventana que se muestra en la figura 20, que indica que se han generado las entregas, haciendo clic en el botn OK se imprimirn las rdenes de Entrega.

Figura 21. Impresin de Ordenes de Entrega

Facturas
Las facturas obtenidas del proceso de Ventas en Adempiere se pueden generar desde el men Facturas de Ventas ubicado en el men principal como se indica en la figura 21.

Figura 22. Men Facturas de Venta.

La facturacin se puede llevar a cabo de acuerdo a las polticas establecidas por los clientes, puede ser: Inmediatamente despus de cada despacho. Cuando la orden se entrega de manera completa, o basadas en un calendario de facturacin predefinido para el cliente. Por ejemplo, una factura resumen, que contiene todos los despachos realizados en los das previos, semanas o meses. A continuacin se describen los diferentes procesos que brinda Adempiere para la generacin de las facturas, que van desde la generacin automtica de facturas hasta la generacin manual. Tambin es posible la generacin de facturas en lotes.

Facturas y CxC (Cliente)

En la figura 22 se muestra la Ventana de Facturas de Cuentas por cobrar, desde la pestaa Factura es posible diligenciar directamente las facturas suministrando la informacin del tercero, la fecha y otra informacin requerida. Tambin es posible visualizar aquellas facturas que han sido generadas.

Figura 23. Ventana Facturas CxC

Los productos, recursos o cargos que se estn vendiendo se deben asignar a la factura desde la pestaa lneas de la factura como se indica en la ventana que se muestra en la figura 23. Es necesario configurar los productos y detalles de la factura.

Figura 24. Lnea de la Factura.

Por ltimo es necesario completar el proceso de generacin de la factura desde el botn Completar. La factura se puede visualizar desde el botn Visualiza detalle donde es usado del men de herramientas.

Generar Facturas (Manual)

Es posible generar las facturas de forma manual, Adempiere brinda la opcin de escoger las rdenes de venta de las cuales se desea facturar. Es necesario

escoger el tercero, la organizacin y el tipo de documento que se desea generar.

Figura 25. Generar Facturas (Manual).

Luego se selecciona la o las ordenes a las cuales se les va a generar la factura y se hace clic sobre el botn OK. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 25 que indica que la factura se ha creado y el o los nmeros de facturas creados. Adems se despliega la ventana de Impresin de Facturas Generadas Manualmente, se hace clic sobre el botn Ok y se visualiza el documento de la factura.

Figura 26. Impresin de Facturas Generadas (Manual)

Generar Facturas
Desde el Proceso Generar Facturas, es posible generar las facturas de una orden de venta que se especifica. Adems se debe escoger el tercero, la fecha de facturacin y la accin que se desea hacer sobre el documento. Como se indica en la figura 26.

Figura 27. Generar Facturas (Automticamente).

Al hacer clic sobre el botn Comenzar se genera la ventana que se muestra en la figura 27, donde se indica el cdigo de la factura generada. Adems se despliega una ventana que permite la impresin de la factura haciendo clic sobre el botn Ok

Figura 28. Impresin de facturas generadas (Automticamente).

Imprime Facturas
Desde este proceso es posible imprimir las facturas, de acuerdo a diferentes criterios: La fecha de Factura, Tercero, Nmero de la Factura. Luego de configurar estos criterios se debe hacer clic sobre el botn Comenzar. Como se muestra en la figura 27.

Figura 29. Ventana Imprime facturas.

Luego de hacer clic sobre el botn Comenzar se despliega una ventana que indica que la impresin se va a realizar, es necesario hacer clic sobre el botn OK y se obtienen las impresiones

Figura 30. Confirmacin Impresin

V. Punto de Venta
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1 1. Introduccin Punto de Ventas. 2 2. Llave de PDV 3 3. Terminal PDV 4 4.Punto de Venta

1. Introduccin Punto de Ventas.

En busca de agilizar el proceso de ventas, Adempiere trae integrado un punto de venta, que permite simplificar la creacin de facturas, permitindole a las empresas ser ms eficiente. Esta opcin se puede acceder desde el men de Adempiere en el rbol de Ventas (Cotizacin-a-factura) rdenes de venta. Se destacan las ventanas PDV llave disposicin, Terminal PDV y Punto de Venta, que permiten configurar y utilizar el punto de venta. Estas opciones se resaltan en la figura 1.

Figura 1. Men de Punto de Venta.

La utilizacin del punto de venta resulta ser un proceso sencillo, a lo largo de este captulo se explicara en qu consiste.

2. Llave de PDV
Una llave de PDV se refiere a un conjunto de botones de acceso rpido, desde los cuales es posible agregar conceptos/productos a la factura de venta de forma gil. Como ya se ha explicado en el capitulo (de ventas), cuando se lleva a cabo el proceso de ventas es necesario escoger el producto y agregarlo a la venta siempre y cuando exista disponibilidad en inventario, adems debe especificarse la cantidad del producto que se va a vender. La llave de PDV permite incluir en el punto de venta una serie de botones que representarn los productos con cantidades determinadas de los mismos, y solo con hacer clic sobre uno de estos botones se cargan los productos a la factura de venta, sin necesidad de seguir el proceso antes mencionado. Al hacer clic sobre la ventana Llave de PDV que se indica en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2.

Figura 2. Llave de PDV

Para crear una Llave de Punto de Venta se debe crear un nuevo registro desde la pestaa Llave de PDV Layout, es necesario especificar la siguiente informacin: Organizacin indica el nombre de la organizacin, Compaa indica el nombre de la compaa, Nombre se refiere al nombre que se le da la llave de PDV, Descripcin este campo puede ser usado para definir caractersticas de la llave, y por ltimo el campo Ayuda que se utiliza para agregar informacin adicional de la llave de PDV. Desde la figura 2 se visualizan estos campos. Una vez se ha creado la llave de PDV, es necesario agregarle los botones con los que se va a representar a los productos/concepto, lo cual se hace desde la pestaa llave de PDV, que se muestra en la figura 3.

Figura 3. Pestaa Llave de PDV

Cuando se crea un nuevo registro, se debe diligenciar la siguiente informacin: Secuencia: se refiere a la posicin del botn en el conjunto (la primera posicin es cero, a medida que se agreguen productos aumentara la secuencia). Nombre: indica el nombre que va a mostrarse en el botn. Descripcin: es una descripcin corta del producto/concepto.

Producto: desde esta opcin se asocia el botn que se est creando al producto, cuando se hace clic sobre el botn ( ) se despliega una ventana de bsqueda para la seleccin del producto. Este proceso se explico en el captulo de ventas en la figura 6. Cantidad: desde esta opcin se escoge la cantidad de producto que se desea asignar al botn. Generalmente se debera asignar un solo producto, aunque se pueden presentar casos en los que es necesario asignar ms de un producto. Por ejemplo: si es usual que los clientes compren ms de una unidad de un determinado producto. El resto de la informacin es opcional. Se debe crear un nuevo registro por cada botn que se desee agregar a la llave de PDV.

3. Terminal PDV
Una vez creada la llave de PDV, debe crearse la terminal de punto de venta. Esta opcin se encuentra desde el rbol de rdenes de venta, como se indica en la figura 1. Luego de hacer clic sobre la opcin Terminal PDV se despliega la ventana que se muestra en la figura 4, para la configuracin de la Terminal de PDV.

Figura 4. Terminal PDV

Cuando se crea un nuevo registro es necesario diligenciar la siguiente informacin para la configuracin de la Terminal de PDV: Compaa y organizacin: se define la compaa. Organizacin: se define la organizacin actual, en caso de manejar en la empresa diferentes sucursales o departamentos con puntos de venta diferentes se debe manejar organizaciones diferentes. Nombre: indica un nombre para que identifique al punto de venta. Descripcin y Ayuda: se indica informacin del punto de venta. Representante comercial: se refiere a quien se encarga de manejar el punto de venta. Lista de precios: se define la lista de precios que se va utilizar en el punto de ventas. Almacn: Se refiere a la bodega de donde se va adquirir los productos del punto de venta. Caja menor: indica la caja menor que se le va a asignar al punto de venta. Tipo de documento: el tipo de documento que deseamos que sea generado por las transacciones del punto de venta, seleccionamos POS Order. PDV_Disposicin de la llave: aqu se indica la llave PDV que se va asignar.

4.Punto de Venta
Una vez creado el Terminal de Punto de Ventas se ha configurado el Punto de Ventas y ha quedado listo para su uso. Se accede a l desde el rbol de ventas como se indica en la figura 1. Al hacer clic sobre la opcin Punto de Venta se despliega la ventana que se muestra en la figura 5.

Figura 5. Punto de Venta.

La interfaz de la ventana de Punto de Venta es muy amena y organizada, a continuacin se explica de forma detallada su uso: En la parte superior de la ventana haciendo clic sobre el botn Tercero ( ) es posible agregar el cliente con el cual se va realizar la transaccin de venta. De all se despliega la ventana que se muestra en la figura 6. Es necesario hacer clic sobre el botn Refrescar ( ) para que se muestre el listado de clientes, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la consulta.

Figura 6. Seleccin de Proveedor

Punto de Venta.

Haciendo doble clic sobre el nombre del cliente que se va a escoger, se carga directamente a la orden de venta. Considerando que por normatividad los sistemas de puntos de venta, tales como, las cajas registradoras de los supermercados, no estn obligadas a incluir el nombre del cliente en el recibo que se expide, se recomienda utilizar un tercero estndar para todas las transacciones de venta. Ya se ha configurado el Tercero, ahora se deben agregar los productos/ conceptos que van a conformar las lneas de la factura del punto de venta. Hay dos formas de realizar esta actividad: Una de ellas es utilizando los botones de la llave de PDV que se han creado que se indican en la figura 5. A medida que se hace clic sobre estos botones se generan lneas de la orden de venta con el producto del correspondiente botn. La segunda forma de agregar productos a la venta es hacer clic sobre el botn producto. De aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 7. Es necesario hacer clic sobre el botn Refrescar para que se muestre el listado de productos, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la consulta.

Figura 7. Seleccin de Producto Punto de Venta.

Haciendo doble clic sobre el nombre del producto que se va a escoger, se carga directamente a la lnea de orden de venta. La cantidad del producto deseado se define haciendo clic sobre los botones ( ). Para continuar agregando productos, es necesario generar un nuevo registro desde el botn Nuevo que se muestra en la figura 7.

Figura 8. Seleccin de Producto Punto de Venta.

Una vez se han cargado los productos y los terceros, como se indica en la figura 8, es necesario agregar la cantidad de dinero que se recibe por parte del cliente, lo cual se hace desde el campo Efectivo Dado. Y se hace clic sobre el botn pago para que se genere el pago y devuelva el total de cambio. Ahora es posible visualizar la factura de forma preliminar, an no ha sido cargada al sistema, desde el botn imprimir. Es posible visualizar el nmero de la factura haciendo clic sobre el botn resumen. Cabe destacar que en la esquina inferior izquierda de la pantalla aparece el nmero de la orden de venta asociada a la venta realizada. Para generar la factura e imprimirla se debe hacer clic sobre el botn proceso. Una vez generada queda pendiente para ser pagada, Las facturas son relacionadas en un Reembolso de Caja Menor, donde se almacenan los movimientos diarios. Para acceder a los reembolsos de caja menor se debe hacer clic sobre el botn ubicado en el panel inferior izquierdo, de aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 9, y hacer clic sobre el botn Input Ouput o Cash Closing. De aqu se despliega la ventana de reembolso de caja de menor que se muestra en la figura 10.

Figura 9. Funciones de pago.

Una vez desplegada la ventana de caja menor se destacan tres pestaas: la pestaa reembolso de caja menor, lnea de efectivo y retencin.

Figura 10. Reembolso de Caja Menor.

Desde la pestaa de reembolso de caja menor se debe verificar la siguiente informacin: Organizacin: indica la organizacin. Caja Menor: se muestra la caja menor que se indic en el momento de crear el punto de venta. Nombre: Identificador del reembolso a realizar. Por defecto se le asigna la fecha en la que fue creado Fecha de Estado de Cuenta: indica la fecha en la que se cre el reembolso. Fecha Contable: indica la fecha en que afecta la contabilidad. Saldo Inicial: Es el saldo anterior a hacer cualquier ajuste a los pagos o desembolsos. Una vez verificada la informacin de esta pestaa, se deben verificar las lneas de efectivo, que corresponden a las facturas realizadas desde el punto de venta.

Figura 11. Pestaa Lnea de Efectivo.

Es necesario verificar la siguiente informacin de las lneas de efectivo, ventana que se muestra en a figura 11. Desde la pestaa Retencin se indica si a la factura se le genera alguna retencin, como se indica en la figura 12.

Figura 12. Pestaa Lnea de Efectivo.

Una vez revisada la informacin debe completarse el reembolso de Caja Menor haciendo clic sobre el botn Completar ( ) para realizar el pago de las facturas procesadas. Tambin es posible acceder a la ventana de Reembolsos de caja

menor desde el men de Adempiere en el rbol de Saldos Pendientes -> Reembolso de Caja Menor, como se indica en la figura 13.

Figura 13. Pestaa Lnea de Efectivo.

VI. Gestin de Materiales

1. Introduccin a la Gestin de Materiales
En la gestin de materiales como en los dems procesos de Adempiere se deben establecer las reglas bajo las cuales se realizaran las distintas transacciones. Las reglas para la gestin de materiales hacen referencia a Productos, Listas de Precio, Almacn. Otras funcionalidades a tener en cuenta en este proceso son: Envos (Recepcin), Movimientos de Inventario, Inventario fsico, Inventario de Uso interno, Produccin, Reabastecimiento, Valor de Inventario.

2. Almacn y Ubicacin
Almacn es la localizacin fsica donde se almacenan los productos o bien donde se prestan servicios. Se pueden configurar tantos almacenes como se requieran. Se pueden utilizar diferentes almacenes para cada propsito, por ejemplo almacenar bienes, o productos para la venta. Por otra parte, es posible

configurar los parmetros de contabilidad para los movimientos de inventarios de cada almacn. Para cambiar la organizacin a la cual pertenece un Almacn podemos utilizar el proceso Almacn de la Organizacin. Para crear un almacn podemos acceder al men Gestin de Materiales luego en el men Reglas de Gestin de Materiales. O bien hacer clic en el Flujo de Trabajo.

Figura Ubicacin, Pestaa Almacn

1:

Ventana

Almacn

La pestaa Almacn define cada almacn que se utiliza para almacenar productos. Si selecciona un almacn Fuente todos los productos se reabastecern de ese almacn. Si se pretende utilizar un algoritmo personalizado para el reabastecimiento es necesario definir la clase que ser utilizada. A su vez los almacenes pueden tener una o ms ubicaciones y esta a su vez se divide en tres dimensiones: Pasillo, Columna y Nivel. Rack: Pasillo de la ubicacin. Columna Nivel Si un producto est almacenado en ms de una ubicacin, se le puede dar prioridad a una de estas.

Figura 2: Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Ubicacin

Los productos pueden ser movidos de cualquier ubicacin a otra en cualquier Almacn. No hay ninguna restriccin para movimientos entre almacenes.

3. Movimientos de Material
Los movimientos de material pueden ser internos o externos. Los externos son los Recibos y Entregas. Un recibo es el documento para los productos que usted recibe mientras una Entrega es un documento para los productos que usted enva. Los movimientos internos comprenden Movimientos de Inventario, Inventario fsico y Movimientos de Produccin. Los movimientos son representados por un cambio en la ubicacin fsica o virtual de un producto. 3.1. Inventario Fsico Inventario fsico mueve una cantidad cuando la cuenta de productos en el sistema difiere de las cantidades reales. O bien para ingresar el conteo de inventario inicial en la empresa. Para realizarlo se deben llevar a cabo los siguientes pasos: Crear un lista de conteo Imprimir para el chequeo manual Ingresar las diferencias

Procesar el conteo de Inventario. * Si hay retrasos durante las transacciones de conteo fsico Adempiere le permite actualizar el conteo. Esto establece las diferencias entre la cantidad contada y la cantidad en libros permitiendo as procesar el retraso y continuar. Para crear, modificar o eliminar las existencias por medio del inventario fsico se debe abrir la ventana Inventario Fsico haciendo clic en el correspondiente men desde el men principal. Esta ventana permite generar listas de conteo de inventario. Estos conteos pueden ser procesados para actualizar el inventario actual con los nuevos conteos.

Figura 3: Ventana Inventario Fsico, Pestaa Conteo de Inventario

Se puede utilizar la pestaa Conteo de Inventario para definir los parmetros para un conteo manual y ajustar el inventario. 1.Hacer clic en el botn nuevo Registro. Digitar un Nmero de documento o permitir que el sistema asigne uno. 2.Seleccionar el Almacn donde se cuentan las existencias.

3.La Fecha de Movimiento se establece como la fecha actual pero puede ser modificada si es necesario. 4.Seleccionar un Tipo de Documento para este Inventario Fsico. Se pueden agregar otros tipos si es necesario. (Implementacin y Configuracin Bsica) 5.En el rea Referencia, se debe seleccionar un Proyecto o Campaa a ser utilizada por este Inventario Fsico. 6.Hacer clic en el botn Crear Lista de Conteo Fsico despus de guardar el registro para generar sus lneas de conteo de inventario.

Figura 4: Ventana del Proceso Crear Lista de Conteo Fisico.

7.Seleccionar una Ubicacin en la ventana que aparece y hacer clic. Se puede dejar la ubicacin en blanco para utilizar todas las ubicaciones. 8.Seleccionar una Clave de Ubicacin para crear una Lista de Conteo de Inventario para las ubicaciones seleccionadas. 9.Seleccionar una Clave de Productos para crear una Lista de Conteo de Inventario para los productos seleccionados. 10.Seleccionar una Categora de Producto y una Cantidad de Inventario. Puede seleccionar: Diferente de cero, <0, >0 and =0. 11.Seleccionar Establecer contador de inventario en Cero o Cantidad Disponible. 12.Hacer clic en Aceptar para mostrar la Lista de conteo de inventario

13.Para imprimir la lista para el chequeo manual necesita primero abrir la pestaa Lnea de Conteo de Inventario y mostrar la tabla. Se puede crear un informe haciendo clic en el botn Informe de la barra de herramientas. Ahora se puede chequear manualmente y comparar el reporte con el inventario actual. Se deben digitar los cambios en la pestaa Lnea de Conteo de Inventario. Podemos cambiar a la vista de registro para trabajar mejor.

Figura 5: Ventana Inventario.

Inventario

Fsico,

Pestaa

Linea

de

Conteo

de

14.Ingresar la nueva Cantidad Contada, la cual puede ser fcilmente comparada con lo Cantidad en Libros. Adempiere permite agregar las diferencias entre los dos valores. As permite a su negocio continuar si hay un retraso entre el conteo y el procesamiento. 15.Seleccionar un Tipo de Inventario entre diferencia de Inventario y Cuenta de Cargo. Si selecciona la primera las prdidas o ganancias de inventario se reserva de la cuenta definida en el esquema contable. Si selecciona Cuenta de Cargo, se activa el campo Cargo, en donde se selecciona el cargo adicional que pueda generar la transaccin (Cargos de servicio bancario, cargos del proveedor, cargos de manejo). Esto permite dar cuenta de las diferencias en el inventario debido a daos. Tambin le permite mover elementos de inventario para uso interno y tener cuenta de ellos correctamente. Guardar los cambios y abrir otra lnea. Ingresar todos los valores y luego regresar a la ventana Conteo de Inventario.

Si desea continuar su inventario fsico el siguiente da, puede hacerlo. Puede colectar sus cuentas e ingresarlas utilizando la pestaa Lnea de conteo de Inventario en cualquier momento. Otra opcin es procesar todas las cuentas de una vez. Entonces debe regresar a la pestaa Conteo de Inventario y hacer clic en el botn Actualizar Cantidad. Este botn copia la informacin de las lneas en el sistema. Los cambios se vern reflejados en las cantidades. Si ya se ha completado el inventario fsico, debe hacer clic en el botn Completar para actualizar su inventario. El movimiento tambin aparecer en la pestaa Transacciones de la ventana Producto. El servidor de aplicaciones debe estar ejecutndose para que las entradas contables puedan ser creadas y aplicadas. 3.2. Inventario De Uso Interno Este inventario permite registrar el uso de productos por parte de la empresa. A diferencia del inventario fsico donde se cuenta la cantidad de cada uno de los tems, en el inventario de uso interno se debe indicar la cantidad que se va a utilizar del inventario. En otras palabras mueve las existencias que sern utilizadas por la empresa en vez de las unidades que son vendidas a un cliente.

Figura 6: Ventana Inventario Uso Interno

Se deben seguir los siguientes pasos:

1.Introduzca una No Documento o permita que el sistema asignar uno. 2.Introduzca una Descripcin 3.Seleccione el Almacn del cual se tomara el inventario. 4.Introduzca Fecha Movimiento para el documento. 5.Seleccione un Tipo de documento: uso interno. 6.Opcionalmente, puede seleccionar un Proyecto y/o Campaa. 7.Cuando se han completado los datos requeridos, Guardar el registro y seleccionar la pestaa Lnea de Uso Interno para ingresar los tems a mover.

Figura 7: Ventana Inventario Uso Interno, Pestaa Lnea Inventario Uso Interno

8.Introduzca un Nmero de lnea o utilice el valor por defecto del sistema. 9.Introduzca una Ubicacin o acepte el valor por defecto. 10.Seleccione el Producto que ser eliminado del inventario. 11.Si es necesario seleccione un Conjunto de Instancia de atributos. 12.Introduzca una Descripcin. 13.Introduzca la Cantidad de uso interno de esta lnea. 14.Seleccionar cuenta de Cargo que se utilizar cuando se contabilice esta reduccin de inventario 15.Guardar el registro. Repetir desde el paso 8 para agregar ms lneas. 16.Haga clic en la pestaa de Uso Interno para tramitar este documento. 17.Seleccione el botn Completar para procesar este inventario de uso interno. 18.El estado del Documento, ahora es "Terminado.

3.3. Movimientos De Inventario

Figura Inventario

8:

Ventana

Movimiento

de

Esta ventana permite mover inventario desde una ubicacin o almacn a otro. Despus de ingresar las lneas apropiadas debemos seleccionar el botn Procesar Movimientos para ajustar el inventario. La pestaa Movimientos define e identifica movimientos de uno o varios tems del inventario. AL crear un nuevo registro debemos establecer lo siguiente: 1.Escribir el Nombre y una Descripcin si lo desea. 2.Ingresar una Fecha de Movimiento y un Tipo de Documento. 3.Los cuadros de chequeo En Transito y Aprobado, y los campos Cantidad Aprobada y Fecha Recibido sern utilizados posteriormente. 4.Seleccionar un Proyecto y Campaa si se desea referenciar este movimiento de inventario. (Estos campos se mostraran solo si se ha seleccionado un esquema contable). 5.Cambiar a la pestaa Lnea de Movimiento para ingresar los tems a ser movidos.

Figura 9: Ventana Movimiento de Inventario, Pestaa Lnea del Movimiento

6.Ingresar el Producto, Instancia de Conjunto de Atributos, Cantidad de Movimiento, y llenar el campo A_Ubicacin que indica la nueva ubicacin del producto. La Cantidad de Desperdicio, Cantidad a Recibir y Cantidad Confirmada se actualizaran cuando se crea una Confirmacin para este Movimiento de inventario. Las confirmaciones son documentos opcionales que pueden utilizarse. Para mayor informacin de Confirmaciones, refirase al captulo de Compras. 7.Ahora regresamos a la pestaa Movimiento y hacemos clic en el botn Completar para ajustar el inventario. 8.En la lnea de movimiento de Inventario especificamos el producto a circular y la Ubicacin para moverlo desde y hacia. 9.Volver a la pestaa "Movimiento" y seleccionamos el botn "Completar". 3.3.1 Confirmar Movimiento De Inventario Adempiere ofrece la posibilidad de solicitar una confirmacin con los movimientos de inventario. El proceso es similar a las Confirmaciones de envo y recepcin de materiales. Si el tipo de documento seleccionado para el movimiento tiene habilitada la opcin En Transito, entonces se crea automticamente una Confirmacin de Movimiento.

Para establecer la opcin En Transito: 1.Hacer Zoom en el campo Tipo de documento. Esto abre el tipo de documento para el registro de Movimiento de Material w / confirmacin. 2.Para el tipo de documento hemos seleccionado la casilla de verificacin En trnsito. Con esto se indica que la confirmacin es necesaria. Para modificar la confirmacin de movimiento se accede desde el men gestin de materiales o bien haciendo clic en Visualizar Detalle de la barra de herramientas de la ventana donde est activo el registro de movimiento. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde). Si hay una cantidad de desperdicio, se creara un Inventario fsico para el almacn destino (Hacia). En la ventana Confirmacin de Movimiento:

Figura 10: Ventana Confirmacin de Movimiento, Pestaa Linea

Este documento fue creado al hacer clic en el proceso 'Completar' de Movimiento de Inventario. A continuacin debemos seguir los pasos: 1.Seleccione la pestaa de lnea para confirmar las cantidades del movimiento. 2.Por defecto aparece en Cantidad Confirmada la misma Cantidad a Recibir. Tanto esta cantidad como la Cantidad de Desperdicio se pueden actualizar. 3.Si ingresamos una Cantidad de desperdicio, se creara un registro de Inventario Fsico para el almacn destino. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde). 4.Volver a la pestaa de confirmacin y Seleccione el botn Completar para completar esta confirmacin y actualizar el estado del Documento a Terminado.

Ahora, volver al registro de Movimiento de inventario y seleccionar la opcin "Completar" para completar el Inventario de Mover. Esto cambia el estado del documento a Terminado y ya puede ser publicado. 3.4. Produccin Los movimientos de produccin se generan cuando se producen o ensamblan productos que estn basados de una Lista de Materiales. Para utilizar esta funcionalidad se debe tener una Lista de Materiales (LDM).

Figura 11: Ventana Produccin, Pestaa Encabezado

Para generar un movimiento de Produccin debemos realizar los siguientes pasos: Crear un Plan de produccin 1.En la ventana produccin, seleccionar la pestaa Encabezado de Produccin (Figura 11). En esta se define el Nombre de la produccin y la fecha del Movimiento. Seleccionar opcionalmente un proyecto o campaa. 2.En la pestaa Plan de Produccin ingresamos el Producto (Debe ser Lista de Materiales) y la Cantidad a Producir (es decir la cantidad de producto final). Indicar la ubicacin donde el producto final ser almacenado. 3.Volver a la pestaa Encabezado de Produccin y hacer clic en el botn Crear/Aplicar Produccin. Si las lneas de produccin no existen entonces el proceso las crea, sino entonces procesara la produccin. Se puede forzar que la cantidad del producto deba estar en inventario haciendo clic en el correspondiente cuadro de chequeo. 4.La lnea inferior de la ventana le indica si el proceso se ha completado correctamente o no.

5.A continuacin, puede ir a la pestaa Lnea de produccin y hacer los cambios (es decir, si es necesario cambiar una de las partes de una LDM). 6.Tenga en cuenta que todos los elementos opcionales de la LDM se incluirn en la produccin. Adems, si se utilizan grupos alternativos ninguno de los tems de estos grupos que no sean utilizado debe ser eliminado. 7.Una vez que la produccin est completa, seleccione de nuevo el botn Crear / Aplicar Produccin para crear los movimientos de inventario (partes de inventario, el nuevo producto). Hay situaciones donde una lnea de produccin puede ser modificada (Ej. Al reemplazar una parte especfica sobre una base de tiempo). Se pueden modificar las lneas de produccin directamente y procesarla. No es necesario modificar la lista de materiales existente o crear una nueva. 3.5. Reabastecimiento Reabastecimiento, proporciona un mtodo para indicar que productos deben ser re-ordenados. Los productos que estn contemplados en el reabastecimiento debe ser almacenados por la empresa y deben tener slo un proveedor actual (definido en la pestaa de compra) y tener un tipo de Reabastecimiento (Mximo o por debajo del Mnimo, se define en la pestaa de reabastecimiento). La Fuente de Reabastecimiento puede ser un proveedor (cuando se crea una orden de compra) o un almacn fuente (cuando se crea un movimiento de inventario). Para ejecutar el Informe de Reabastecimiento y, crear opcionalmente una Requisicin, Orden de compra o Movimiento de Inventario, debemos abrir desde el men el Reporte de Reabastecimiento.

Figura 12: Ventana Reporte de Reabastecimiento

1.Seleccione un Almacn para este informe. El Almacn determinara qu productos se mostraran (basado en la reposicin de Regla) y los niveles de existencias que se utilizarn para determinar los niveles actuales (incluso Disponibles, Reservados y En Existencia). 2.Seleccione un Socio del Negocio para limitar el Informe de reposicin a un proveedor actual. 3.Seleccione un valor de la lista Crear (mover Inventario, Orden de compra o Requisicin). 4.Si ha seleccionado un valor en Crear, seleccione el Tipo de documento que se crear. 5.Seleccione el botn Aceptar para generar el Informe de Reabastecimiento y el Documento indicado. El reporte muestra producto, proveedor actual, cantidades mximas y mnimas, Cantidad mnima de pedido, disponible y Reservados, as como la cantidad Ordenada, Almacn Fuente, y la Regla de reabastecimiento. Por ejemplo, supongamos que tenemos 22 Sillas, 2 estn reservadas y ninguna solicitada. Hay una Regla de reabastecimiento para el mximo y la cantidad mxima es de 25. El Mnimo a Ordenar es 1 y la cantidad de paquete es 1. En este caso el Reporte de reabastecimiento recomendara ordenar 5 Sillas. Si, la Cantidad hubiese sido 2 y el mnimo a ordenar de 2, el reporte recomendara ordenar 6 Sillas. Si se selecciona Requisicin o Movimiento de Inventario entonces se crea un documento que representa los resultados del Reporte de Reabastecimiento. Estos slo pueden crearse cuando las Reglas de Reabastecimiento para el producto / Almacn definan a otro Almacn como fuente. Si selecciono Orden de Compra, se crea una orden de compra, uno para cada uno de proveedores del producto.

4. Productos
Los productos en Adempiere estn relacionados con todas las actividades de gestin de material, incluyendo entre otras Entradas/salidas del inventario, los movimientos de materiales, produccin y Listas de precios. Los productos en Adempiere incluyen aquellos que se venden a los clientes, los utilizados en la

manufactura de otros productos para los clientes y finalmente los productos que son comprados por la empresa. Para definir un producto podemos seguir el flujo de trabajo Definicin de Producto. En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un producto deben existir registros de: 1. Almacn y Ubicacin los cuales se explicaron en la seccin anterior. 2. Unidad de medida y las conversiones de unidades. 3. Categoras de producto, que se pueden utilizar para facilitar la configuracin de la contabilidad, listas de precio, impuestos e informes. 4. Categoras de Impuesto. Una categora de Impuestos puede tener un impuesto nico o mltiples tipos de impuesto. Cada producto tiene una categora de impuestos lo cual facilita la actualizacin cuando los impuestos cambian. 4.1. Unidad De Medida Unidad de Medida se refiere a unidades de medida no monetarias y adems define si se permite la conversin entre unidades de medida y cmo se van a calcular. Si no se definen explcitamente, el sistema proporciona conversin automtica entre UDMs (por ejemplo, minuto, hora, da, da de trabajo, etc.) Debemos tener en cuenta que las conversiones deben ser directas, es decir, si se tienen las conversiones entre A-B y B-C, el sistema no convierte automticamente de A-C). Para abrir ventana de Unidad de Medida puede hacer clic en el correspondiente icono en el Men Principal.

Figura 14: Ventana Unidad de Medida

Debe llenar los campos: 1. Cdigo EDI. El EDI(Intercambio Electrnico de Datos) indica el Cdigo EDI X12 Cdigo Dato 355 (por unidad o Bases para la medicin). 2. Digitar el Nombre de la unidad de medida, por ejemplo, Toneladas, Metro Lineal o Megabytes. Opcionalmente se puede escribir un Smbolo (es el smbolo a ser desplegado e impreso para una unidad de medida) y una Descripcin. 3.Establecer la precisin estndar (La precisin estndar define el nmero de lugares decimales que sern redondeados los totales para transacciones contables y documentos) y precisin de costos (define el nmero de lugares decimales en que los totales sern redondeados cuando se ejecuten los clculos de costeo.). Si desea agregar una conversin para la Unidad de medida actual haga clic en la pestaa Conversin. La pestaa de conversin define los tipos de conversin entre dos Unidades de Medida.

Figura 15: Ventana Conversin de Unidad de Medida

4.Seleccione la UM destino en la lista desplegable. 5.Seleccione el Producto que utiliza esta conversin. Si otros productos van a utilizar esta conversin se deben crear nuevos registros de conversin. 6.Introduzca un Factor de Base a Destino (Tasa por la que se multiplica la fuente para encontrar el objetivo) o Factor de Destino a Base (Convierte el nmero fuente a nmero destino; el fuente entre el nmero divisor) para esta conversin. El factor de Base a destino debe ser mayor que 0. Nota: En los documentos donde se utilice el producto en la unidad base o unidad destino se utilizara el factor correspondiente para calcular el precio. Si se definen las Conversiones de una unidad de medida, usted podr "vender", "enviar", "Factura", "Compra", y "recibir" en cualquiera de las unidades de medida definida para un determinado producto. 4.2. Categora Del Producto La ventana Categora De Productos le permite definir diferentes grupos de productos. Estos grupos pueden ser utilizados en la generacin de listas de precios, la definicin de los mrgenes y asignar parmetros contables para sus productos. Puede abrir la ventana Categora del producto desde el men principal en el men Gestin de materiales o bien desde el flujo de trabajo Definicin de Producto.

Figura 16: Ventana Categora del Producto

1. Introduzca el Nombre de esta categora de productos y una Descripcin si lo desea. 2. Seleccione la Casilla de verificacin Activo para indicar que el registro est activo en el sistema. 3. Seleccione una Poltica de los materiales UePs o PePs. Esto define el mtodo utilizado para determinar los costos. La poltica de movimiento determina como esta fluyendo la accin (PEPS UEPS) si un caso especfico del producto no fue seleccionado. La poltica no puede contradecir el mtodo de costeo (ej. PEPS movimiento de poltica y UEPS mtodo de costeo). 4. Seleccione el Autoservicio si los productos en esta categora, estarn disponible en la web de la tienda. El autoservicio permite que los usuarios incorporen datos o que pongan al da sus datos. La bandera indica, que este expediente fue incorporado o creado va autoservicio o que el usuario puede cambiarlo va funcionalidad del autoservicio. 5. Introduzca un margen de Planeado%. El Porcentaje de Margen Planeado indica el porcentaje de margen anticipado para este proyecto o lnea de proyecto. 6. Seleccione un Grupo De Activos. 7. Tambin puede seleccionar un color de impresin. Es el color utilizado para imprimir.

Haga clic en la pestaa de Contabilidad para entrar en la informacin contable para su categora de producto.

Figura 17: Ventana Categora del Producto, Pestaa Contabilidad

La Categora De Productos, Esquema De Contabilidad y Cuentas se establecen por defecto. Estos valores se han establecido mediante el Esquema de contabilidad sin embargo las cuentas pueden ser modificadas haciendo clic en el botn de la cuenta deseada. Cualquier producto que sea parte de esta categora heredar sus parmetros contables. 8.Puede seleccionar un Mtodo De Costeo para indicar cmo se calcularn los costos (Estndar; promedio) y Nivel De Costos que es el nivel ms bajo para acumular informacin del costeo para esta categora de productos. Seleccione un valor para estos campos nicamente si desea que los productos en esta categora utilicen un mtodo de clculo de costos o nivel de costos distinto al definido para el esquema de Contabilidad. 9. El proceso Copiar Cuentas debe utilizarse con precaucin. Pues se copia la versin actualizada de las cuentas por defecto a todos los productos definidos. Si ha definido las cuentas especficas a nivel de producto, sern sobrescritas. Nota: Para ver una descripcin de cada cuenta visite http://adempiere.com/wiki/index.php/ManPageW_ProductCategory_es#Pesta.C 3.B1a:_Contabilidad

Haga clic en la pestaa Asignacin de Productos para mostrar los productos que fueron asignados a esta categora de productos. 4.3. Categora De Impuestos La ventana de Categora Impuesto le permite introducir y mantener las categoras de impuestos. Cada producto se asocia con una categora de impuestos que facilita reaccionar a los cambios de los impuestos. Abra la ventana Categora de Impuestos en el men principal. Introduzca el nombre y la descripcin de la categora de impuestos. Tambin puede introducir un cdigo de mercancas. 4.4. Producto Estos productos incluyen aquellos vendidos a clientes; los usados para fabricar los productos que son vendidos a clientes y los productos que son comprados por una organizacin. En Adempiere existen varios tipos de producto, los cuales son: Artculos, Servicios, Recursos y Tipos de Gasto. Los Artculos son los bienes fsicos que vende o requiere manejo del inventario. Los Servicios no tienen restriccin en la disponibilidad a diferencia de los recursos los cuales son limitados. Un Servicio es un recurso ilimitado, que no se puede almacenar... Los gastos pueden ser facturados, por ejemplo, un consultor que incurre en algunos gastos de viaje que pueden ser facturados a su cliente. Los tipos de productos Recursos y Tipos de Gastos no se definen desde la ventana producto sino que se definen en las ventanas Tipo de Gastos y Recursos respectivamente. Para abrir la ventana Productos podemos hacer clic en el Flujo de trabajo o bien desde la opcin Producto dentro del men Gestin de Materiales. Para la definicin del producto se pueden considerar dos partes importantes: Definicin de datos bsicos e Ingreso de Lista de Materiales.

Figura 18: Ventana Producto

En la ventana Producto se muestran las siguientes pestaas: Lista de Materiales: Muestra los componentes del producto. Sustituto: Permite listar otros productos que pueden sustituir al producto actual. Relacionado: Permite listar los productos relacionados. Reabastecer: Establece las reglas para el reabastecimiento del producto. Compras: Muestra los proveedores para este producto con su precios. Tercero: Muestra los cliente quienes compran el producto.

Precio: Muestra la lista de precio en la cual se incluye el producto. Descarga: Define los archivos a descargar para los terceros que compren el producto. 4.4.1. Datos Bsicos Del Producto Para definir la informacin bsica para el producto debemos tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Escriba un Cdigo o deje el campo el blanco para que Adempiere genere el correspondiente consecutivo. 2. Introduzca el Nombre del producto. Opcionalmente puede introducir algunas Descripcin, Ayuda / Comentario y Nota de documento (que aparecer en los envos y las facturas). 3. Introduzca una UPC / EAN (cdigo de barras Universal o el artculo Nmero Europea) y un UM (Unidad de mantenimiento de existencias). 4. Seleccione un valor para los siguientes campos que son obligatorios: Categora del producto, Categora de impuestos. 5.Seleccione el Tipo de producto. Dependiendo del tipo de producto (Artculo, recursos, servicios, gastos), la ventana Producto cambiara un poco Para los tipos Recurso y Tipo de Gasto varios campos aparecen inhabilitados debido a que estos no se definen desde esta ventana, esto se debe hacer en la ventana que corresponde a Recurso y Tipo de Gasto en el men Gestin de Materiales 6. La UM es la unidad de medida de este producto. Si va a hacer las conversiones a otras unidades de medida, esta unidad de medida debe ser la ms pequea. 7. Proporcionar un valor de los campos: Peso, Ancho Plataforma, Profundidad de la plataforma, Clasificacin, representante de ventas, reconocimiento de ingresos, el volumen, la Plataforma Altura, y Unidades por tarima. 8. Si desactiva la casilla de verificacin "Vendido", el campo reconocimiento de ingresos desaparece. Esto significa que usted necesita ingresar reconocimiento de ingresos slo cuando su organizacin vende este producto. 9. Seleccione la casilla de verificacin Almacenado cuando no hay existencias de este producto en la organizacin.

10. Seleccione la casilla de verificacin Comprado cuando la organizacin compra este producto. 11. Seleccione el Excluir de Auto entrega El producto es excluido de la generacin de entregas. Esto permite la creacin manual de entregas. Si seleccion debe crear manualmente la entrega. Pero, los artculos siempre son incluidos, cuando las reglas de entrega de la orden son forzadas, es decir, si el envo es el artculo Forzado, esta opcin se ignora. 12. Seleccione la casilla de verificacin Suspendido para indicar que un producto ya no est disponible. A continuacin, se muestra, donde se puede ingresar la fecha de suspensin del producto. 13. Si el producto es un resumen de la entidad, seleccionar la casilla de verificacin Entidad Acumulada, Una entidad acumulada representa una rama en un rbol ms que un nodo final. Las entidades acumuladas son usadas para reportar y no tienen valores propios. 14. Seleccione la lista de materiales cuando el producto es una Lista de Materiales. Con esta casilla seleccionada la ventana cambiar en consecuencia a fin de incluir los campos necesarios para una Lista de Materiales. En secciones posteriores se tratara este tema con ms detalle. 15. Cuando haya introducido los productos que componen la lista de materiales (vase la seccin siguiente), haga clic en el botn Verificar LDM para iniciar el proceso de Verificar la Lista. Este proceso chequea los elementos que comprenden la lista de Materiales. 16. Seleccione la impresin de registros en detalle de factura para indicar que los elementos de la LDM se van a imprimir en la factura. Si desea que los elementos de la LDM se impriman en la lista de seleccin, seleccione el imprimir detalle en lista de recoleccin. Para ver una descripcin completa de cada http://adempiere.com/wiki/index.php/ManPageW_Product_es 4.4.2. Ingresar Lista De Materiales Una lista de materiales es una forma de crear productos que consisten o estn formados por otros productos. Por ejemplo una empresa que vende computadores, pero tambin vende partes por separado. El producto con LDM ser la CPU y los componentes Disco duro, memoria, Tarjeta Madre, etc. campo visite:

A diferencia de los dems productos, los que tengan listas de materiales deben tener activa la casilla de verificacin Lista de Materiales. De esta manera se habilitan otras opciones especificas para las lista de material. Si el precio de una LDM almacenada es 0,00 entonces el precio se calcula dinmicamente con base en la suma de las partes individuales. Tambin puede calcular el precio de una LDM utilizando listas de precios. El precio de una LDM no almacenada es siempre la suma de sus partes individuales. Una LDM puede ser clasificada como Almacenada o No Almacenada (tal como se define en la pestaa del producto). Las LDMs almacenadas son tratadas como productos normales en trminos de disponibilidad. Estos se ensamblan en Produccin. La cantidad disponible en Informacin del Producto representa lo que est realmente almacenado (o se ha producido), no lo que podra ser producido. Las LDM No almacenadas son principalmente para facilitar la entrada de datos (se selecciona la lista de materiales en lugar de un nmero de productos). La cantidad disponible en Informacin del Producto representa lo que podra estar disponible en funcin de la disponibilidad de las partes individuales. Para crear una lista de materiales para el producto actual seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionar la casilla de verificacin Lista de Material 2. Hacer clic en la pestaa Lista de Materiales y luego en el botn Nuevo Registro. 3. En esta pantalla debemos ingresar el producto y la cantidad de ese producto que se desea incluir en la LDM.

Figura 19: Ventana Producto, Pestaa Lista de Materiales'

4. Seleccione en el Tipo de LDM, Parte / LDM para indicar que se trata de un producto requerido para la LDM o seleccione la Opcional para indicar que se trata de un producto opcional para este LDM, o seleccionar un Grupo Alternativo para indicar que ms de un producto puede ser utilizado. Un ejemplo de esto puede ser un Computador donde se requiere una CPU, donde hay opciones para la memoria y de disco duro y una tarjeta inalmbrica opcional. 5. Grabar el registro y agregar un nuevo registro por cada componente de la lista de materiales. 6. Una vez se han terminado de agregar los componentes, debe regresar a la pestaa producto y seleccionar el botn Verificar LDM para incluir los componentes en la Lista de Materiales. Hecho esto la casilla de verificacin Verificado debe activarse. En este momento el producto ha sido agregado correctamente y est listo para ser agregado a una lista de precios. 4.4.3. Pestaa Compras En esta pestaa se listan los proveedores que le venden un producto especfico.

Figura 20: Ventana Producto, Pestaa Compras

1. En la parte superior de la ventana debemos seleccionar el Tercero, que compra el producto actual. Para el proveedor seleccionado podemos asignarle una Valoracin de Calidad dependiendo del desempeo que ha tenido en su historia con este. Adems, se puede activar la casilla de verificacin Proveedor Actual para que este registro aparezca por defecto en la lista de precio. 2. En esta pestaa se establece tambin la informacin de precio. Usted puede indicar el precio de lista recomendado como tambin el precio de compra para el proveedor. 3. Los campos de la parte inferior de la ventana se refieren a informacin adicional acerca del producto. Aqu se puede establecer la cantidad mnima a ordenar para este proveedor, tiempo de entrega promedio, costo por orden. 4.4.4. Pestaa Precio Para introducir la informacin sobre los precios para el producto, haga clic en la pestaa de precios. Esta pestaa nos permite que el producto actual aparezca en varias listas de precios. La lista de precios, versin es de pago. Usted

puede actualizar la lista de precios, la norma precio, y / o el precio lmite para su producto.

Figura 21: Ventana Producto, Pestaa Precio

Si el producto es un LDM y el precio es de 0,00, el precio es dinmicamente calculado sumando los precios de las partes individuales. Si este mtodo se va a utilizar y, a continuacin, todas las partes deben estar en la lista de precios seleccionada. El Precio de Lista indica el precio oficial para la moneda de la compaa. El Precio Estndar es el precio que se muestra generalmente a la mayora de los clientes. El Precio Limite es el precio ms bajo al cual se puede vender este producto. Este lmite ser forzado para las rdenes de venta y los empleados no podrn vender por debajo de este precio, incluso si hay un descuento. Los administradores con permisos pueden rebasar ese lmite si se configura correctamente Adempiere.

4.5. Atributos Del Producto Los productos pueden tener un conjunto de atributos asociados, esto permite agregar atributos y valores adicionales al producto. Por ejemplo si se necesita

almacenar el nmero de serie y lote de entregas se debe definir un atributo fijo. Dentro de los atributos del producto podemos tener Fecha de Garanta, N de Serie, Lote u otros atributos definidos por el usuario como Color, Talla, etc..

Figura 22: Men Atributos del Producto

Los atributos del producto se pueden definir en las Ordenes de Venta, Produccin, Atributos del Producto. Adems pueden ser utilizados en las bsquedas realizadas en la ventana Informacin del Producto. Los atributos del Conjunto de atributos del producto seleccionado se podrn establecer desde la ventana producto solo si estn marcados como Instancia del Atributo, de otra forma los valores para el atributo solo podrn seleccionarse cuando se realice una venta o produccin. La asignacin de atributos se realiza entonces en el momento de la recepcin de material, en el momento de la venta y en el momento de la produccin. Para definir atributos de un producto podemos ir al men Gestin de Materiales, luego al men Atributos de producto. Debemos definir antes un Conjunto de Atributos y luego asignrselo a productos. 4.5.1. Conjunto De Atributos En la pestaa Conjunto de atributos de la ventana Conjunto de atributos (Figura 23) debemos asignar un Nombre al nuevo conjunto y seleccionar de la lista Tipo Obligatorio una de las tres opciones que indican cmo se registrara el dato; Cuando se est Despachando, No Obligatorio o Siempre Obligatorio. Seleccione la casilla de verificacin Instancia del atributo si este conjunto de atributos identifica una nica instancia de un producto. Generalmente se selecciona cuando tambin se ha seleccionado lote, n de serie y / o fecha de

Garanta. Se utiliza cuando se necesita una relacin exacta acerca de un producto determinado.

Figura 23: Ventana Conjunto de Atributos

Cuando seleccionamos la opcin Lote se habilitan otros campos

Figura 24:Lote

Seleccione un valor para Control de Lote y la casilla de verificacin Lote Obligatorio en caso que sea necesario. Introduzca un valor para Sobrescritura del Carcter de Inicio del Lote y Sobrescritura del Carcter final del Lote si desea utilizar otros valores para el inicio y final del N de Lote. Cuando seleccionamos N Serie se habilitan otros campos

Figura 25: Nmero de Serie

Seleccione un valor para Control de nmero de Serie y la casilla de verificacin No. De Serie Obligatorio en caso que sea necesario. Introduzca un valor para Sobrescritura del Carcter inicial del No de Serie y Sobrescritura del Carcter

final del No de Serie si desea utilizar otros valores para el inicio y final del N de serie. Tenga en cuenta que para el Lote y el Nmero de Serie se puede definir controles para saber cmo se van a asignar los nmeros. Si se van a utilizar cualquiera de estos dos atributos se debe definir primero registros de Control de Lote y Control de Numero de Serie. 4.5.1.1. Control De Lote' Para crear un registro de control de lote podemos hacer clic derecho sobre el campo correspondiente y hacer clic en la opcin acercar. Esto muestra la ventana correspondiente(Figura 26):

Figura 26: Ventana Control de Lote

Introduzca un nombre y una descripcin este registro de control de lote. Ingrese un N de Inicio para indicar el primer nmero de este lote y defina el incremento para la generacin de los posteriores N de lote. Luego escriba la Siguiente Secuencia. Adems de definir la secuencia se puede introducir un Prefijo y Sufijo, si as lo desean, para completar el N Lote. Haga clic en la pestaa Excluir si hay casos en que no desea permitir al usuario crear un nuevo lote. Seleccione una tabla en la que el usuario no debera ser capaz de crear nuevos lotes. 4.5.1.2. Control de Numero de Serie Para crear un registro de Control de Numero de Serie podemos hacer clic derecho sobre el campo correspondiente y hacer clic en la opcin acercar. Esto muestra la ventana correspondiente (Figura 27).

Esta ventana se utiliza para definir la numeracin que se utilizar para nmeros de serie. Los campos y su explicacin son los mismos que se vieron en la ventana de Control de Lote.

Figura 27: Control de N de Serie

4.5.2. Atributos Los atributos de producto describen una cualidad de producto como color, tamao, etc. Si es una cualidad del caso, todos los productos tienen el mismo valor. Hay dos tipos de Conjuntos de atributos, atributos Instancia y no Instancia Atributos. Instancia un conjunto de atributos identifica una instancia especfica de un producto, por ejemplo, un nmero de serie de un ordenador mientras uno que no es Instancia conjunto de atributos se utiliza para buscar, por ejemplo, el tamao o el color de una camisa. Un ejemplo de atributos puede ser aquellos productos que tienen varios colores, estilos, tamaos, donde estos tres ltimos vienen a ser los atributos del producto y la combinacin de estos representan un producto en particular. Para crear o modificar un atributo en Adempiere, abra la ventana del atributo al hacer clic en atributo del men principal.

Introduzca un Nombre y una Descripcin para este atributo. Seleccione un valor de bsqueda de atributo. Esto ofrece la posibilidad de combinar varios atributos en una sola bsqueda. Seleccione una opcin de la lista Tipo del Valor del Atributo, para indicar el tipo de valor que se asignara al atributo. Puede seleccionar entre Cadena, Lista o Nmero. En caso de seleccionar Lista, los valores de la lista se agregan en la pestaa Valor de Atributo.

Regresamos a la pestaa Atributos. Seleccione la casilla de verificacin obligatoria si este atributo es necesario cuando se utiliza en un conjunto de atributos. Seleccione Instancia del atributo si este atributo se utiliza para definir una nica instancia de un producto. Un ejemplo de esto sera el nmero de serie de un

producto que se utilizar para realizar un seguimiento de la garanta o se quiere hacer referencia a un producto especfico. Un ejemplo de cuando no es necesario, sern aquellos atributos que no identifican como nico a un producto determinado, estos serian atributos tales como Color, Tamao, etc. 4.6.Informacin Del Producto Visualizar la ventana de Informacin del producto se puede hacer desde cualquier ventana haciendo clic en la opcin del mismo nombre dentro del men Ver o haciendo clic en el botn informacin del producto desde la barra de herramientas. La ventana informacin del producto permite establecer filtros para buscar todos los productos que cumplan con los criterios de bsqueda. Estos criterios se refieren a Almacn, Lista de precios, Nombre, Clave, Proveedor, Cdigo de Barras (UPC/EAN) o Unidad de Medida de Almacenamiento. Tambin puede buscar sobre la base de los atributos definidos para los grupos de productos. Para realizar una bsqueda de atributos del producto haga clic en el atributo del producto botn situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Figura 28: Ventana Informacin del Producto

En esta ventana se muestra la siguiente informacin para los productos: Clave, Nombre, Instancia del Atributo; De acuerdo al Almacn seleccionado se muestra la Disponibilidad, Cantidad en existencias, Cantidad reservada, Cantidad Ordenada, Cantidad sin confirmar, Movimiento no confirmado; De acuerdo a la Lista de Precios seleccionada se muestra Precio Lista, Precio Estndar, Precio Limite y Margen. Cuando es seleccionado un producto de la lista (en la imagen esta seleccionado el producto Oak Tree) se muestra en la parte inferior de la ventana la disponibilidad del producto en los otros almacenes, as como tambin los productos sustitutos y Relacionados que se definen en la ventana producto. Aquellos productos cuyas cantidades aparecen con el valor 99999 se refieren a productos ilimitados, es decir, productos que se han definido de tipo recurso o servicio. Uno de los beneficios de los atributos es que permiten la bsqueda de productos basados en sus atributos. Al hacer clic en el botn se muestra una ventana con todos los atributos del producto. Puede seleccionar un solo atributo o cualquier combinacin.

Figura 29: Ventana Informacin de Atributos del Producto

Luego al presionar Ok La informacin sobre el producto se muestra en la pantalla y muestra todos los productos con el o los atributos seleccionados.

5. Informes relacionados con la Gestin de Materiales

A continuacin se presenta una breve descripcin de los informes relacionados con la gestin de materiales:

Figura Materiales

30:

Informes

de

Gestin

de

Confirmaciones Abiertas: Muestra un listado de las confirmaciones de Entrega/Recibo que estn abiertas. Detalle de almacenamiento: Este informe muestra la informacin de almacenamiento de un producto. Aqu se puede seleccionar un almacn, Ubicacin, categoras de producto, lote, y N Lote. El informe muestra las cantidades Disponibles, ordenada, y Reservada junto con N Lote, N de Serie e instancia de atributos. Detalle de Transacciones: Muestra los detalles de un producto y sus movimientos. Puede seleccionar un tipo de movimiento (por ejemplo, envo, recepcin de material, inventario fsico), y Fecha de Movimiento, productos, categoras de producto, Ubicacin, Lote y N Lote. Este informe tambin muestra los Atributos e informacin de lote. Valor de Transaccin de Producto: Muestra precios de producto. Se puede seleccionar un rango de Fechas de Movimiento, productos, categoras de producto y Tercero. El informe muestra el ltimo Precio de Compra, Lista de precios y precios de compra para cada producto. Resumen de transacciones de Producto: Muestra los movimientos totalizando por producto, Fecha de Movimiento y tipo de factura. Puede seleccionar un rango de fechas, Almacn, Tipo Movimiento (por ejemplo, envo, recepcin de material, inventario fsico). Reporte de Reabastecimiento: Muestra productos que deben ser ordenados basndose en las reglas de reabastecimiento definidas para cada producto. Utilice Se puede seleccionar un almacn y un Tercero. Este informe lista el producto, el proveedor actual, cantidades mximas y mnimas, Cantidad

mnima de pedido, Disponible y Reservados, as como el Cantidad Ordenada. Si un producto tiene un tipo de reabastecimiento Manual no aparecer en este informe. Tambin puede generar un pedido, orden de compra, o Mover inventario de los productos en este informe. Reporte de valor de inventario: Este informe enumera los productos, existencias y valor en base a la fecha de valoracin. Usted puede seleccionar un almacn, valor, lista de precios, versin y fecha de valoracin. La valoracin se calcula con las existencias y el precio de lista seleccionado en la Versin de Lista de Precios. Reporte de costos de producto: Muestra los detalles de costos del producto. Usted puede seleccionar un esquema de contabilidad, categora de producto. El informe de la lista actual precio de coste, el futuro precio de coste, precio ltima factura, y PO ltima Precio. Tenga en cuenta que todos los Promedios de Costo no sern exactos hasta que la Funcionalidad de Promedio de Costo sea totalmente implementada.

VII. Gestin de Proyectos

Contents 1 1. Introducion a la Gestion de Proyectos 2 2. Proyectos 3 3 Relacionar Ordenes de Compras con Proyectos 4 4. EDICIN DEL PROYECTO 5 5. Informes Relacionados con la Gestion de Proyectos

1. Introducion a la Gestion de Proyectos

Los proyectos permiten monitorear el estado y progreso de oportunidades de venta, proyectos de servicio y proyectos de inversin. Un proyecto es un proceso que puede implicar mltiples pasos o fases y que requiere de recursos de ms de un rea.

2. Proyectos
Un proyecto puede representar la creacin de un producto ( como orden de trabajo), una prestacin de Servicio (una consultora), o un mecanismo de seguimiento u otros usos. Los proyectos pueden generar rdenes y gastos. La ventana ciclo de Proyecto permite revisar o realizar un reporte del estado actual del proyecto. Para definir los proyectos podemos seguir el flujo de trabajo Definir Proyecto y su Uso. En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un proyecto deben existir registros de:

Figura 1. Definicin de Proyecto y su Uso

Tipo de Proyecto: Define las cantidades, productos y tareas por defecto para un proyecto. Ciclo de Proyecto: Define los pasos asociados con un proyecto especfico. Proyecto: es el trabajo actual y puede tener fases y tareas y lneas asociadas con un nivel definido. Proyecto(Orden): Mantener proyecto de orden de ventas y orden de trabajo. Se utiliza para definir los proyectos que sern mantenidos va documentos. Esquema contable: Esta ventana define un mtodo contable y los elementos que comprendern la estructura de cuentas. 2.1. Tipo de Proyecto El tipo de proyecto ventana define los tipos de proyectos, las fases en un proyecto y los pasos de una fase. El tipo de proyecto puede ser utilizado para mltiples proyectos. Le permite definir normas para sus proyectos. Mantiene los tipos del proyecto y sus fases con la informacin estndar del funcionamiento

Figura 2. Ventana Tipo de Proyecto

Escriba un nombre, descripcin y Ayuda para el proyecto. Luego de esto se debe seleccionar una Categora de Proyecto de la lista desplegable cuadro. La categora de proyecto determina el comportamiento del proyecto, los valores posibles son: General: Se usa para proyectos de seguimiento o por ejemplo, Pre-venta. No tiene contabilidad especial. Orden de trabajo: permite la capacidad de emitir o publicar material. Proyecto Activos: crear transacciones de Proyecto de activos - permite la capacidad de emitir o publicar material. Servicio (Cargo) Proyecto: para servicios/Cargos de proyectos. 2.1.1. Fases de Proyecto La ficha Fase Estndar (Figura 3) permite definir las fases para este tipo de proyecto. En esta pestaa debemos introducir una Secuencia, Nombre, Descripcin de la fase. Podemos asociar la fase con un Producto (Articulo o Servicio). Si lo asociamos a un producto se debe escribir la Cantidad Estndar a utilizar cuando se selecciones este tipo de proyecto. Si se define un producto para la fase, al momento de generar facturas no se tendrn en cuenta los productos que se definan en las tareas de la fase. Al definir el producto en la fase se puede decir que se est fijando un precio por defecto.

Figura 3. Ventana Tipo de Proyecto, Pestaa Fase Estndar

2.1.2. Tareas de Proyecto Luego de agregar una o varias fases podemos definir registros de tareas en la pestaa Tarea Estndar (Figura 4). Las tareas se refieren a los pasos o eventos que ocurren en o para esta fase.

Figura 4. Ventana Tipo de Proyecto, Pestaa Tarea Estndar

En esta pestaa podemos seleccionar tambin un producto (Artculo o Servicio) y una cantidad normal. Si la fase tiene un producto definido,

cualquiera de los productos definidos en la pestaa Tarea Estndar ser ignorado durante la creacin de la factura. 2.2. Ciclo de Proyecto Esta ventana define los pasos asociados con un proyecto especfico. Es posible definir diferentes ciclos de proyecto para diferenciar los diferentes tipos de estos. Los ciclos de proyecto pueden usar todos o un subconjunto de los estados de proyecto (ej. El ciclo de proyecto puede incluir los pasos desde prospecto a contrato; el ciclo de servicio puede incluir los pasos de Instalacin a aceptacin del cliente).

Figura 5. Ventana Ciclo de Proyecto

En esta ventana se definen los pasos o subgrupos de las fases de las cuales se desea obtener un reporte, en otras palabras la pestaa Ciclo de Proyecto identifica las etapas o estados de los mltiples proyectos que desee que le presente un informe comparando las etapas concretas en que se encuentran. 2.2.1. Paso El paso del ciclo determina la secuencia lgica de los eventos dentro del ciclo. Es el campo comn de las fases similares del proyecto que hacen diversos tipos del proyecto comparables.

6: Ventana Ciclo de Proyecto, Pestaa Paso

Seleccione una secuencia que indique el orden de los pasos. Un Nombre que lo identifique. El Peso Relativo permite ajustar el reporte de ciclo de proyecto basndose en probabilidades. Por ejemplo, si para cerrar un contrato tiene una posibilidad de 1/10 cuando est en la etapa de prospecto y una posibilidad de 1/2 cuando est en la etapa de contrato, se puede colocar los valores 0.1 y 0.5 en estos pasos. 2.2.2. Fase del Ciclo La pestaa Fase del ciclo permite relacionar un paso del ciclo con una fase de un proyecto.

Figura 7. Ventana Ciclo de Proyecto, Pestaa Fase del Ciclo

Los productos para todas las Fases sern acumuladas cuando se informe este Paso. Esto le permite incluir fases de diferentes proyectos y compararlas. 2.3. Proyecto Esta ventana es usada para definir los proyectos que sern monitoreados por medio de documentos de la aplicacin (Ej. Ordenes). Los proyectos tienen fases y tareas definidas o utilizar tareas estndar predefinidas. La pestaa de Proyectos (Figura 8) es usada para definir el valor; nombre y descripcin de cada proyecto. Tambin define y hace seguimiento a los totales asignados; comprometidos y usados.

Figura 8. Ventana Proyectos, Pestaa Proyecto

En esta ventana debemos definir un Nombre, Descripcin para el proyecto. Se debe seleccionar un valor para Nivel de Lnea. Los posibles valores son Proyecto, Fase o Tarea. Dependiendo de este valor se define el nivel de detalle

que se utilizara para este proyecto y tambin se habilitaran las correspondientes pestaas (En la Figura 8 aparecen con una x las que estn inhabilitadas)

Figura 9: Ventana Establecer Tipo de Proyecto

Hacer clic en botn Establece Tipo de Proyecto para copiar las fases y tareas estndar definidas en un Tipo de proyecto (Ver Figura 9). Luego de seleccionar el tipo de proyecto se copian las fases estndar correspondientes. Entonces debemos seleccionar una Fase Estndar. Ingresamos una Fecha del Contrato y Fecha de Terminacin. y a dems ingresamos en el area de referencia la informacin necesaria para cuando se vaya a crear la orden para el proyecto. Ingresar un Total Planeado, Cantidad y Margen. El grupo de campos Historia, se actualiza con las facturas que se creen para el proyecto. Hacer clic en el botn Crear Orden para generar una Orden para este proyecto. Si la fase tiene productos entonces estos se utilizaran sin importar si las tareas tambin tienen asignados productos. De otra forma se seleccionan los productos registrados en las tareas. 2.3.1. Lnea de Proyecto Esta ventana define todos los productos asociados con el proyecto actual.

Figura 10. Ventana Proyecto, Pestaa Lnea de Proyecto

Se deben ingresar valores a los campos Producto, Categora de Producto, Precio Planeado, Cantidad Planeada, Total Planeado, Margen Planeado. El campo Total comprometido es independiente del total planeado, usted usara el total planeado para su estimacin realista; esta podra ser mayor o menor que el total comprometido. Y la cantidad cometida es independiente de la cantidad planeada. Usted utilizara la cantidad planeada para su valoracin realista, que puede ser ms alta o baja que la cantidad cometida. Los campos Cuenta Facturada, Cantidad Facturada, Orden De Venta, Orden de Compra sern actualizados desde Factura, Orden de Venta, y Orden de Compras cuando estos documentos referencien al proyecto actual. El campo Asunto del Proyecto ser actualizado cuando se publique lneas del proyecto. Para el nivel de lnea Proyecto solo estn habilitadas estas dos pestaas. Para Tipos de proyectos de Orden de Trabajo se activan las pestaas Fases y/o Tareas.

2.3.2. Fase Si el tipo de nivel de lnea es Fase entonces se habilitan las pestaas Fase y Lnea de Fase. Dependiendo del tipo de proyecto seleccionado se copiaran las fases estndar correspondientes.

Figura 11. Ventana Proyecto, Pestaa Fase

En esta ventana debemos escribir un Nombre. Seleccionar la casilla de verificacin Completo si la fase esta completa. Seleccionar para el campo Regla de Factura uno de los siguientes valores: Cantidad Comprometida, Cantidad del Producto, Ninguno, Tiempo mximo de material y Tiempo comprometido o Tiempo de Material. Registrar el total planeado, para representar la cantidad planificada a ser facturado por esta fase. Hacer clic en el botn Generar Orden si desea generar una orden de venta para esta fase.

3 Relacionar Proyectos

Ordenes

de

Compras

con

Una vez definidas las lneas de Proyecto, Fases y / o tareas de un proyecto se puede crear rdenes de compra que referencien a este proyecto. Para crear una orden de compra de este Proyecto, haga clic en Generar OC para proyecto en el men principal.

Figura 12. Generar OC para proyecto

Seleccione un proyecto especfico y dejamos en blanco el campo Lnea del Proyecto para usar todas las lneas del proyecto. Adems podemos seleccionar la opcin Consolidar en un Documento para crear una nica OC para todos los productos. Presionamos Comenzar para crear la orden. La Orden de Compra creada puede ser procesada como cualquier otra Orden de Compra.

4. EDICIN DEL PROYECTO

Durante la ejecucin de un proyecto puede que se compren productos, servicios o recursos especialmente para este o bien que se tomen del inventario existente. El uso de recursos en el proyecto puede seguirse mediante informes de gastos. En esta ventana podemos ingresar las ediciones del proyecto que sean pertinentes.

Figura 13: Edicin del Proyecto

Edicion de Material desde un Recibo de material se registra con el precio de la OC. Edicion de Material desde Inventario se registra con el Precio de Costo por Defecto. Una edicin de Recurso desde un Reporte de Gastos se registra con el valor del Gasto. Debemos seleccionar: El proyecto al cual se quiere hacer referencia. Un registro de Entrega/Recibo si se va a hacer referencia a una Orden del proyecto. Un Informe de Gasto si es un Recurso que se esta usando en el proyecto. Una Lnea de Proyecto para llenar. Si no se selecciona una lnea de proyecto, entonces se creara una nueva. Seleccionar el producto a ser registrado, con la cantidad y atributos (si los tiene)

5. Informes Relacionados con la Gestion de Proyectos

Lneas del Proyecto No Publicadas: Lista las Lneas del Proyecto (Para proyectos de tipo Orden de Trabajo o Proyecto Activo) donde las lneas no hayan sido publicadas. Posicin del Proyecto no Publicada:' Lista las lneas de Proyecto las cuales generan rdenes de compra (para proyectos de tipo Orden de trabajo o Proyecto de Activos) que no han sido publicadas. Margen del Proyecto (Orden de Trabajo): El informe del margen del proyecto para las rdenes de trabajo compara las lneas de proyecto (rdito previsto) contra las ediciones del proyecto (esfuerzo y los costos reales). La cantidad del margen es calculada restando los costos (edicin) del rdito (lnea). Los costos estn en el actual esquema contable - Las lneas estn en la actual lista de precios del proyecto. Reporte de Ciclo de Proyecto: Reporta las fases comunes de un ciclo de proyecto por pasos/fases. Toda la informacin del informe es cargada de acuerdo al peso relativo del paso del ciclo y convertida a la moneda del ciclo del proyecto (por ejemplo para el reporte de las ventas). Los proyectos debe tener un tipo, una fase y una moneda definidos. La fase se debe asignar a un paso del ciclo. Informe Detallado del proyecto de Contabilidad: Informa el detalle de la contabilidad del proyecto.

VIII. Saldos Pendientes

1. Introduccin a Saldos Pendientes
Desde la seccin Saldos pendientes en Adempiere es posible manejar los recaudos y las carteras de su empresa. Un pago a proveedor se efecta cuando se ingresa un pago desde la ventana pagos en Adempiere y se genera un cheque. O cuando se selecciona una cierta cantidad de facturas a pagar se genera un solo cheque por proveedor. El men de saldos pendientes se encuentra desde el men de Adempiere en el rbol Saldos Pendientes. Como se indica en la figura 1.

Figura 1.

Men Saldos Pendientes

2. Cheques
Desde la ventana de pagos como se muestra en la figura 2, se debe escoger la opcin AP Pago en el campo Tipo de Documento. Hacer esto permite registrar pagos que requieran generar un cheque inmediatamente.

Figura 2: Ventana Pagos/Recaudos

El procedimiento es el siguiente: 1. Se debe seleccionar un Tipo de Documento, para este caso AP Pago como se indico antes. 2. Ahora de selecciona un Tercero y una Factura. La seleccin de Factura ser predeterminada para que pueda escoger rdenes que no sean de venta. El sistema verificar que si ha escogido un tipo de documento AP Pago, entonces sea seleccionada una Factura de Proveedor. 3. Si lo desea, tambin puede seleccionar un Cargo. 4. El resto de la informacin debe diligenciarse. 5. Una vez se ha ingresado la informacin se debe grabar y completar. 6. Para visualizar el cheque para este pago se debe hacer clic sobre el botn Imprimir Este mtodo de generacin de Pagos y Cheques puede ser utilizado tambin para pagar cargos mensuales, tales como alquileres o utilidades. En estos casos usted seleccionara un Tercero y una cuenta de Cargo, junto con el monto correspondiente. Esto le permite ingresar Pagos y generar cheques para aquellos casos en los cuales no existe una Factura de Compra. Para pagar ms de una factura, nos dirigimos a la pestaa Pagar Varias Facturas, que se muestra en la figura 3.

Figura 3. Pestaa Pagar Varias Facturas.

Desde aqu se debe ingresar la siguiente informacin: Factura: La factura a pagar. Total: Total a pagar. Se llena automticamente al llamar la factura. Total del Descuento: Total del Ajuste: indica el total a ser ajustado como incobrable. Se debe crear un registro por cada factura a pagar. Una vez ingresadas las facturas a pagar, en la pestaa Pago se ingresa el total de las facturas a pagar en el campo Total del Pago.

IX. Anlisis de Desempeo

1. Anlisis de Desempeo
En el mdulo de anlisis de desempeo se encuentra lo relacionado con la contabilidad de la empresa y los informes financieros. Este proceso cubre las dimensiones contables y de costos de Adempiere incluyendo reportes y entradas contables. Con esta funcionalidad es posible colectar, analizar y administrar los datos desde una gran variedad de ngulos. Es posible combinar los detalles de las transacciones y crear reportes de acuerdo al nivel de detalle requerido, por ejemplo, por categora de producto, por cliente, etc. La mayora de las ventanas son de configuracin, de informacin y de reportes. En este captulo se muestran los elementos principales que debemos tener en cuenta para aprovechar al mximo la funcionalidad de anlisis de desempeo. 1.1. Configuracin de Esquema Contable Para configurar el esquema contable abrimos la ventana Esquema Contable que se encuentra en Anlisis de Desempeo Reglas Contables: Adempiere est diseado para que una empresa pueda tener varios esquemas contables, esto en Colombia no es comn, por lo que siempre utilizaremos el esquema que se crea cuando creamos la compaa.

Figura 1: Ubicacin Esquema contable en Men

Aunque el esquema se crea automticamente hay que hacerle unos cambios para poder trabajar con l.

Figura 2: Ventana Esquema Contable

Dentro de la ventana Esquema Contable seleccionamos la pestaa Contabilidad General

Figura 3: Ventana Esquema Contable, Pestaa Contabilidad General

Notamos que la opcin Usar Balance Suspendido est seleccionada, esta configuracin permite hacer balanceos automticos de las cuentas durante los movimientos del diario, esta es una prctica poco recomendable por lo que debemos quitar esa seleccin. Al hacer esto el campo Cuenta puente de balanceo desaparece. Los dems campos al igual que los de la pestaa Predeterminados corresponden a las cuentas del PUC (Plan nico de Cuentas) que se van a utilizar segn los distintos procesos.

Figura 4: Ventana Esquema Contable, Pestaa Predeterminadas

1.2. Elemento Contable El software se entregar con el plan de cuentas colombiano actualizado, por lo que tendr en general todas las cuentas necesarias para cada compaa. En cualquier caso si desea agregar una cuenta nueva el proceso es el siguiente: Ingrese en la ventana Elemento Contable ubicada igualmente en Reglas Contables

Figura 5: Ventana Elemento Contable

Figura 6: Ventana Elemento Contable, Pestaa Valor de Elemento

El rbol de cuentas se puede ver en la pestaa Valor de Elemento. (Ver Figura 6) Haciendo clic en el botn nuevo podemos agregar tantas cuentas como queramos, los campos se llenan de la siguiente manera: Cdigo: es el nmero de la cuenta que se desea agregar. Nombre: el nombre de la cuenta Tipo de Cuenta: se debe escoger de que tipo es la cuenta: activo, pasivo, ingresos, gastos, capital de accionistas o memo. Naturaleza de la cuenta: se debe seleccionar si la cuenta es debito, crdito o natural. La contabilidad en Colombia se puede manejar solo con cuentas naturales. Los dems campos quedan con su valor predeterminado. Para incluir la cuenta en una de las cuentas padre (1 ACTIVOS, 2 PASIVOS...) solo se necesita seleccionar y arrastrar a donde se necesite. 1.3. Periodos Contables Otros parmetros contables que se deben tener en cuenta son los perodos contables, esto se encuentra en la ventana Ao Calendario y Periodo.

Figura 7. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Ao

Al igual que con esquema contable, trabajaremos con calendario el que el sistema crea automticamente, as que seleccionamos la pestaa Ao (Ver Figura 7). En esta pestaa agregamos el ao en el que deseamos trabajar y al hacer clic en Crear Perodos Adempiere crea todos los periodos correspondientes.

Figura 8. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Periodo

Si queremos abrir o cerrar permanentemente un periodo simplemente lo seleccionamos y cambiamos la vista a formulario y hacemos clic en el botn Abrir / Cerrar Todo

Figura 9. Proceso Abrir/Cerrar Todo (Periodo Contable)

Aqu podemos seleccionar la opcin Abrir periodo, Cerrar periodo o Cerrar periodo permanentemente, este ltimo es irreversible. En la pestaa Control de Periodo podemos abrir o cerrar documentos especficos del periodo seleccionado.

Figura 10. Ventana Ao Calendario y Periodo, Pestaa Control Periodo

Para efectuar alguna accin igual que en el anterior cambiamos la vista a formulario y hacemos clic en el botn Abrir / Cerrar. 1.4. Notas de Contabilidad

Figura 11: Ubicacin Nota Contabilidad en Men

Una vez estn hechas todas las configuraciones respectivas podemos registrar los asientos contables en el sistema, esto se hace con la ventana Nota de Contabilidad. En esta ventana podemos registrar manualmente cualquier movimiento contable. Primero nos aparece la pestaa Lote en la cual definimos un nombre para el conjunto de movimientos que se va a realizar.

Figura 12: Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lote

Los campos que se deben tener en cuenta son: Descripcin: el nombre del conjunto de movimientos a realizar. Tipo de aplicacin: indica el tipo de total (actual; gravamen; presupuesto) que esta nota contable actualiz. Tipo de documento: determina la secuencia del documento y las reglas de proceso. F. Documento: indica la fecha en que el documento fue generado. Puede o no ser la misma que la fecha contable. Fecha Contable: indica la fecha a ser usada en las cuentas de contabilidad general generadas desde este documento. Cifra de Control: Si no es cero; el total del dbito del documento debe ser igual a este total.

Despus de llenar estos campos seleccionamos la pestaa Diario (Ver Figura 13), aqu especificamos una descripcin para cada movimiento. Por defecto toma los valores de los campos que se definieron en Lote

Figura 13. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Diario

Figura 14. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaa Lnea

Luego definimos cada uno de los movimientos en la pestaa Lnea (Ver Figura 14), cada lnea debe definir un solo movimiento ya sea en el dbito o en el crdito pero no ambos. La cuenta afectada en el movimiento que se va a realizar se selecciona en el campo Combinacin, este campo no se debe escribir directamente, as que hacemos clic en el botn dentro del mismo, y nos aparece una ventana para seleccionar una combinacin.

Figura 15. Ventana proceso Combinacin (Nota de Contabilidad)

Para seleccionar una cuenta hacemos clic en el botn que aparece dentro del campo Cuenta.

Figura 16. Ventana Informacin de Elemento Contable

En la ventana Informacin de Elemento Contable (Ver Figura 16) podemos buscar la cuenta en la que deseamos hacer el movimiento, si sabemos cul es el cdigo de la cuenta o como comienza lo escribimos en Clave y le damos ENTER, o si no sabemos cul es el cdigo podemos dar ENTER para que nos muestre todas las cuentas (El PUC Colombiano tiene + 2700 cuentas)

Figura 17. Ventana Proceso Combinacin (Creada)

Luego de seleccionar la cuenta y la organizacin hacemos clic en el cono del diskette para guardar y luego en el botn para finalizar.

Figura 18: Contabilidad)

Establecer

Fuente

Debito,

Fuente

Crdito

(Notas

de

Luego de colocar la combinacin colocamos el valor del debito o crdito correspondiente y guardamos. Para finalizar regresamos a la pestaa Lote y hacemos clic en el botn Completar para indicar que el o los asientos ya pueden ser contabilizados, y si

no hay ningn problema (descuadre...), hacemos clic en el botn Contabilizar de la pestaa Diario. Si no ocurre ningn problema el botn cambiar a Contabilizado. Recuerde que para contabilizar el servidor debe estar corriendo. 1.5. Reporte Asientos Diarios de Contabilidad Puede ver todos sus movimientos en el reporte Asientos Diarios de Contabilidad. Este reporte est incluido en la instalacin de Adempiere, pero si desea construir su propio informe financiero se puede hacer por Anlisis de Desempeo Informes Financieros Informe Financiero.

Figura 19. Informe Asiento Diario de Contabilidad

1.5.1. Conjunto de lneas del Informe Antes de entrar a la ventana de informe financiero se deben definir cules sern las filas y las columnas del informe para lo cual debemos abrir la ventana Lnea del Informe en la cual encontraremos 3 pestaas: En la pestaa Conjunto De Lneas del Informe definimos como se va a llamar el conjunto de lneas que conforman el informe (para el ejemplo se denomino Balance General):

Figura 20. Ventana Lnea de Informe General, Pestaa Conjunto de Lneas del Informe

Luego en la pestaa Lnea definimos que lneas van a tener nuestro informe y que datos mostrar.

Figura 21. Ventana Lnea de Informe, Pestaa lnea del Informe

En la lista Tipo de Lnea debemos elegir entre las opciones Valor Segmento o Clculo. En la lista Tipo de Aplicacin debemos elegir entre las opciones Actual, Compromisos, Estadstica, Presupuesto o Reservacin.

En la lista Tipo de Total se puede colocar que muestre saldos o que haga clculos entre otras lneas del conjunto de lneas. Debemos elegir entre las opciones Cantidad Periodo, Cantidad Total, Cantidades en el Ao, Saldo Anual, Saldo del Periodo, Saldo Total, Solo Crditos del Periodo, Solo Crditos del Ao, Solo Dbitos del Periodo, Solo Dbitos del Ao, Saldo total de Crditos o Saldo Total de Dbitos. Luego en la pestaa Fuente del Informe (Ver Figura 22) seleccionamos de donde se obtiene la informacin de esa lnea, generalmente para los informes financieros, el tipo que se selecciona es Cuenta

Figura 22. Ventana Lnea de informe, Pestaa Fuente del Informe

Luego definimos las columnas del Informe para lo cual abrimos la ventana Columna de Informe 1.5.2. Conjunto de Columnas del Informe Al igual que con las lneas se debe definir primero el conjunto de columnas.

Figura 23: Ventana Columna de Informe, Pestaa Conjunto de Columnas del Informe

Luego indicamos en la pestaa Columna del Informe que informacin tendr.

Figura 24: Ventana Columna de Informe, Pestaa Columna del Informe

Utilizando el valor Periodo Relativo y Tipo de Columna podemos decirle a nuestro informe que muestre los valores de un periodo anterior dndole valores negativos al campo Periodo Relativo. De acuerdo al tipo de Columna se habilitaran los correspondientes campos (Ver Figura 25).

Figura 25: Tipo de Columna (Columna de Informe)

1.5.3. Informe Financiero Luego de tener definidas nuestras lneas y columnas entramos a Informe financiero y creamos uno nuevo le colocamos un Nombre y escogemos el Conjunto de Lneas y Conjunto de Columnas que deseamos que tenga nuestro informe y hacemos clic en Crear Informe.

Figura 26: Ventana Informe Financiero

Si seleccionamos Lista de Fuentes nos mostrar el detalle de los totales que se calculen en nuestro informe, de esta forma no tendremos que definir una lnea para cada cuenta del PUC solamente colocamos las lneas de las que queremos ver los saldos y el generador de informes har el resto. As que solo aadiendo la lnea Activos Obtendremos el Saldo total de los activos as como los saldos de las cuentas que lo conforman.

Figura 27: Informe Balance General

X. Configuracion Colombia
Contents 1 1. Configuracin de Impuestos de Colombia 2 2. Tipos de Contribuyente 3 3. Configuracin Permanente 4 4. Matriz de Retenciones

de

Impuestos

de

1. Configuracin de Impuestos de Colombia

En el men de Adempiere aparece colgada la carpeta de impuestos de Colombia que contiene las ventanas de configuracin de los tipos de contribuyente, CIIU (Clasificacin Industrial Internacional Uniforme), las categoras de retencin y los tipos de retencin como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Men Adempiere

2. Tipos de Contribuyente
A continuacin se clasifican los diferentes tipos de contribuyente que se quieren manejar en las organizaciones, cada tipo de contribuyente define un conjunto de reglas de retencin diferentes, en la figura 2 se muestra la ventana de Tipos de Contribuyente.

Figura 2. Tipos de Contribuyente

I. Actividad Econmica Para efectos de la Retencin de ICA se deben clasificar las compaas y personas naturales de acuerdo con su actividad econmica CIIU, en la figura 3 se muestra la ventana de configuracin de los CIIU.

Figura 3. Tipos de Contribuyente

II. Categoras de Retencin

Para efectos de Retencin en la Fuente los productos y servicios se deben clasificar de acuerdo con las categoras establecidas por la DIAN, en caso de haber modificaciones podran hacerse desde la ventana que se muestra en la figura 4.

Figura 4. Categoras de Retencin

3. Configuracin Permanente

I. Organizacin Inicialmente se debe configurar el tipo de contribuyente y la actividad econmica de la organizacin, lo cual se hace desde la ventana Organizacin, aqu estn definidos los campos Tipo Contribuyente y CIIU, tal y como se indica en la figura 5.

Figura 5. Ventana Organizacin

II. Terceros Para los terceros tambin se debe definir el tipo de contribuyente y su actividad econmica, lo cual se debe realizar en la ventana de Terceros, que se muestra en la figura 6, en los campos Tipo de Contribuyente y CIIU.

Figura 6. Ventana Terceros

III. Productos De acuerdo al tipo de producto, sea un articulo o un servicio se debe definir la categora de retencin que le corresponda. , se puede

considerar un producto como un artculo o un servicio, en la figura 7 se muestra la ventana de productos en la que aparece el campo Categora de retencin aqu se debe definir la categora de retencin para cada producto.

Figura 7. Productos

IV. Cargos

En los cargos (en ocasiones utilizado para comprar servicios) se debe definir la categora de retencin que le corresponde, en la figura 8 se muestra la configuracin de las categoras de retencin para los cargos.

Figura 8. Ventana Cargo

V. Tipos de Documentos

En la figura 9 se definen los tipos de documentos, que corresponden a una serie de pasos para el desarrollo las transacciones. Es necesario definir las reglas de retencin e impuestos para la generacin de estos documentos, en la pestaa Genera Retencin se muestran las opciones si (genera manual), automtico y no genera retenciones.

Figura 9. Ventana Tipo de Documentos

4. Matriz de Retenciones

I. Categoras de Impuesto En la ventana que se muestra en la figura 10 se indican las categoras de impuestos que se manejan, entre las cuales estn Retencin ICA, Retencin en la fuente, Retencin IVA y el IVA.

Figura 10. Ventana Categora de Impuesto

Es posible definir nuevas categoras de impuesto en caso de ser necesario, si la categora de impuesto que se va a definir retiene, se debe marcar la pestaa Es Retencin. II. Tasas de Impuesto De acuerdo a las categoras se debe definir las tasas correspondientes, en la figura 11 se muestra la ventana de Tasas de Impuesto en la cual se definen los impuestos y la categora de impuesto a la cual pertenece, as como la tasa a la cual corresponde este impuesto.

Figura 11. Ventana Categora de Impuesto

III. Tipos de Retencin En la figura 12 se muestra la ventana Tipo de Retencin, en la cual se pueden configurar los diferentes tipos de retencin, y los que se requieran a futuro.

Figura 12. Ventana Tipo de retencin

Configuracin De Tipos De Retencin Para cada tipo de retencin se definen los campos que son relevantes para el clculo del mismo. Por ejemplo, para retencin de ICA en ventas se deben tener en cuenta los tipos de contribuyente del que vende (organizacin), del que compra (socio), as como la actividad del que vende (organizacin), como se muestra en la figura 13.

Figura 13. Ventana Retencin ICA

Para el caso de las retenciones de IVA en ventas no interesa la actividad, como se muestra en la figura 14.

Figura 14. Ventana Retencin IVA

Y para la retencin en la fuente en ventas lo que interesa es la categora de retencin del producto o servicio, como se muestra en la figura 15.

Figura 15. Ventana Retencin ICA

I. Reglas de Retencin En las reglas de retencin se define la matriz de quin retiene a quin, con base en qu valores de los parmetros y cul regla aplicar. En la figura 16 se muestra la pestaa de Reglas de Retencin de la ventana Tipo de Retenciones es aqu donde se deben configurar las reglas de Retencin.

Figura 16. Reglas de Retencin

A continuacin se presentan ejemplos reales para configuracin de reglas de retencin. La organizacin es Rgimen Comn-No Auto retenedor y compra a un Rgimen Simplificado aplica la regla para retener el 3.5%, Este ejemplo se configur en la figura 16. Otro de los tantos casos posibles, sera que: la organizacin es rgimen comn y compra a otra organizacin de rgimen comn un producto o servicio con categora honorarios y comisiones, aplica la regla para retener el 11%. II. Clculo En el clculo de retencin se define el momento de aplicacin de la retencin (si es en la factura o en el pago), el tipo de base para encontrar el valor base de retencin (Lnea, Documento o Impuesto), el valor mnimo que debe tener la

base para aplicar la retencin, y la tasa de impuesto a aplicar, como se muestra en la figura 17.

Figura 17. Clculo de la Retencin

Para la regla de retencin de la figura 16 se calcul una retencin del 3.5% y solo aplica si el valor de la compra es mayor a $595.000 mensuales III. Ejecucin Factura Cliente En factura cliente se aade el control para generar retenciones en forma manual - o automtica si se defini as en el tipo de documento: Nueva pestaa de retenciones Se pueden capturar las retenciones en forma manual en la factura - e incluso en el momento del pago o recaudo cuando se configura de esta forma, o tambin se pueden generar automticamente las retenciones si todas las variables estn correctamente configuradas: Factura Proveedor Lo mismo aplica en la ventana de factura proveedor, cuando las retenciones aplican desde la factura se resta automticamente del saldo que se debe al proveedor y se contabiliza en impuestos por pagar:

Nueva pestaa de retenciones Por ejemplo esta es una retencin generada automticamente:

XI. Saldos Iniciales

Saldos Iniciales
Para montar una contabilidad anterior en Adempiere(Saldos de cuentas, Cuentas x Cobrar, Cuentas x Pagar, Inventario), debemos seguir los siguientes pasos: 1. Debemos asegurarnos de que el Control de Perodo Automtico est DESACTIVADO, esta opcin la encontramos en : Anlisis de Desempeo Reglas Contables Esquema Contable

2. Abrimos un perodo anterior al actual, generalmente se utiliza el inmediatamente anterior ej. si vamos a comenzar a trabajar en enero del 2009 podemos abrir diciembre del 2008. Esto lo podemos hacer siguiendo el manual Anlisis de Desempeo. 3. Lo siguiente es registrar las cuentas x pagar, las cuentas x cobrar, los saldos de inventario etc. Para hacer esto el servidor de Adempiere no debe estar activado

Caso Practico Supongamos que en nuestras cuentas por cobrar hay un saldo al cierre de 1,000,000 cuyo detalle es el siguiente: Pedro Perez: 600,000 Juan Gonzlez: 400,000 El saldo de las cuentas por pagar es de 600,000 que corresponde a: El Constructor: 600,000 El saldo de inventario es: producto XYZ: 20 unidades

Registrar una Cuenta x Cobrar

Nos vamos a: Ventas Facturas de Ventas Facturas y CxC (Cliente)

Las Cuentas x Cobrar se registran como una factura cualquiera, teniendo en cuenta que no se va a relacionar con ningn producto.

Tenga en cuenta que para una CxC no se tienen en cuenta los impuestos ni las retenciones estas simplemente se contabilizaran mediante asientos contables en el balance inicial del periodo siguiente. Por lo tanto solo colocaremos el valor exacto que se nos debe. Llenamos los datos que se nos piden: En Tipo Documento Destino Podemos escoger Factura (AR Invoice) o Nota Crdito (AR Credit Memo) segn lo que considere el Contador. Recuerde que en Fecha Contable debe colocar una fecha del perodo que abrimos en este caso diciembre de 2008 lo ideal seria el ltimo da del periodo.

Luego Agregamos las lneas correspondientes a la CxC

Aqu solo colocamos el Precio y opcionalmente una descripcin, en este caso pondremos los 600,000 que corresponden a Pedro Perez. Luego Regresamos a la pestaa Factura y hacemos clic en el Botn Completar, recuerde el servidor debe estar cerrado.

Para Juan Gonzlez haPcemos el mismo procedimiento.

Registrar una Cuenta x Pagar

Para las Cuentas x Pagar hacemos un procedimiento similar: Ingresamos en Compras Facturas y CxP(Proveedor)

Llenamos los Datos que se nos piden en la factura

La fecha contable igual que el procedimiento anterior debe pertenecer al periodo anterior que abrimos. Despus pasamos a la Pestaa Linea de Factura y llenamos el valor de nuestra CxP

Luego regresamos a la pestaa Factura y le damos clic al Botn Completar Saldos de Inventario Para Ingresar los saldos de inventario, lo podemos hacer por Conteo de Inventario en: Gestin de Materiales Inventario Fsico

Recuerde que para hacer esto los productos deben estar definidos con sus precios, una explicacin muy completa de creacin de productos y de manejo de inventario se encuentra en el Manual de Gestin de Materiales.

En tipo de documento colocamos Inventario Fsico, y nos vamos a la pestaa Lnea de Conteo de Inventario.

Aqu seleccionamos el producto y colocamos la cantidad actual en el inventario, segn la ubicacin que necesitemos. Hacemos esto por cada producto y al finalizar, regresamos a la pestaa Conteo de Inventario y le damos clic al Botn Completar.

4. El paso siguiente es cerrar el periodo. Igual que el 1er paso podemos seguir las instrucciones del manual Anlisis de Desempeo. Recomendamos Cerrar completamente este periodo, ya que si en algn momento se abre y el servidor esta activo, puede afectar la contabilidad permanentemente. 5. Para ingresar el balance inicial, lo hacemos como asientos contables. Recomendamos ingresar estos saldos con la fecha del primer da del perodo siguiente al que acabamos de cerrar. Para que estos valores queden registrados en la contabilidad se debe tener el servidor encendido.

Los asientos contables los agregamos por: Anlisis de Desempeo Nota de Contabilidad Tambin podemos encontrar como hacer estos asientos, en el manual de Anlisis de Desempeo.

XII. Calculo de Utilidades(Contabilidad Colombia)

1.Calculo de Utilidades
Segn la contabilidad colombiana, cuando un periodo contable se termina es necesario hacer un calculo de las utilidades y consignarlas en una cuenta especfica para mostrarlas en el Balance General. Adempiere trabaja con un sistema contable diferente por lo que este calculo no lo hace automticamente al momento de cerrar el perodo. Para hacer esto de forma manual es necesario crear una nueva cuenta en el plan de cuentas como se explica en el Manual de Anlisis de Desempeo, con numero 0000000 o cualquier otro valor que no se utilice y que no interfiera con la contabilidad, el tipo de cuenta debe ser Memo y como todas debe ser Natural. El nombre de esta cuenta puede ser Puente de Utilidades y debe estar fuera del rbol de cuentas, para que no afecte ninguno de los informes financieros. Generamos el Estado de Resultados y obtenemos la Utilidad del Periodo. Luego mediante un asiento contable hacemos lo siguiente: DB Puente de Utilidades CR Utilidad del Periodo Esto debe ser suficiente para balancear y nuestro balance General. Luego de esto podemos cerrar el perodo. En el perodo siguiente para empezar a trabajar simplemente hacemos los siguientes movimientos: DB Caja (o Banco) CR Puente de Utilidades DB Utilidad del Periodo CR Utilidades de Periodos Anteriores Estos pasos estn sujetos a cambios segn criterio del contador.

XIII. Manual de Formatos de Impresin

[edit]

1. Formato de Impresin
Mediante la manipulacin de los formatos de impresin se pueden cambiar los documentos que genera Adempiere, para que cumplan con las normas

exigidas por la ley y para hacerlos parecidos a los formatos que se manejan en las empresas.

Para acceder a los formatos disponible lo hacemos por Administracin del Sistema Reglas Generales Impresin Formato de Impresin.

En la vista de tabla podemos ver todos los formatos disponibles, los creados por el Sistema as como los que hemos creado nosotros. Las pestaas Orden de Despliegue y Criterio de Ordenamiento como sus nombres indican sirven para cambiar en que orden aparecen los campos a mostrar y con que criterio se ordenaran los filas de los reportes.

Su utilizacin simplemente consiste en pasar los campos de la izquierda a la derecha. En la pestaa Elemento de Formato se definen cada uno de los campos que hacen parte del formato.

Si lo vemos en forma de tabla nos muestra los campos actualmente definidos, para modificarlos solo debemos seleccionar el campo y lo mostramos en vista de formulario

Manipulando estos campos podemos modificar el formato, por ejemplo podemos cambiar el logo que aparece por defecto y poner el logo de nuestra compaa. Los siguientes son los campos que debemos llenar ojo algunos de estos se activan o se desactivan dependiendo del Tipo de Formato

Podemos tambin agregar otros campos para colocar elementos que no esten y que consederemos necesarios. Ej. Agregar a la factura la fecha de impresin: Primero elegimos el formato de impresin que deseamos modificar

En este caso para las Facturas es Invoice_Header, recuerde que solo se pueden modificar los formatos propios de la compaa. En la pestaa Elemento de Formato debemos hacer clic en el boton nuevo, para agregar el nuevo elemento. Podemos observar todos los campos disponibles, primero debemos ponerle un nombre, en estge caso Fecha del Documento.

Podemos notar que en Tipo de Formato est seleccionado Campo, esto nos permite seleccionar la columna de la consulta que deseamos imprimir, pero la fecha no hace parte la columna sino del sistema, entonces cambiamos el Tipo de Formato a Texto. En Nombre a ser Impreso colocamos lo que deseamos que salga escrito, pero como la fecha no es algo fijo debemos utilizar una varible. Las varibles que podemos utilizar son: @*PageCount@ - Total de pginas @*MultiPageInfo@ - "Pgina x de y" @*CopyInfo@ - Si es una copia se imprime la palabra Duplicado @*ReportName@ - Nombre del reporte

@*Header@ - Se imprime el encabezado total, Nombre de la compaa y de La organizacin @*CurrentDate@ - La fecha actual @*CurrentDateTime@ - La fecha y hora actual Podemos colocar texto ademas de la variable como muestra la siguiente imagen.

En rea colocamos en que parte del formato queremos que salga el nuevo elemento, en este caso queremos que est en el Pie de Pgina

XIV. Configuracin Para Cotizaciones a Proveedores.

Envi

de

Configuracin Para Envi de Cotizaciones a Proveedores.

Para enviar las cotizaciones por correo a los proveedores, necesitamos tener una cuenta de correo electrnico destinada a este proceso. No hay restriccin de proveedor de correos, podemos usar cualquiera. 1. Lo primero que debemos hacer es configurar la compaa para que realice el envi de correos. Para esto nos dirigimos a la ventana Compaa que la encontramos en: Menu -> Administracin del Sistema -> Reglas de la Compaa -> Compaa.

Una vez abrimos la ventana nos dirigimos a la pestaa Compaa.

Una vez ubicados en la pestaa, nos dirigimos al panel Gestin de Solicitudes. Debemos llenar los campos: Nombre Del Host SMTP: Aqu ingresamos el host SMTP del servidor de correo de la cuenta que usaremos. Ejemplo: para correos de gmail es: smtp.gmail.com Autorizacin servidor SMTP: Algunos servidores de e-mail requieren de autenticacin antes de enviar email. Si se selecciona; se requiere que el usuario defina su identificador de usuario y contrasea. Correo Electrnico de la Solicitud: Correo a usar para el envi de las cotizaciones. Ejemplo: metalpyme@gmail.com. Carpeta de Solicitudes: Carpeta de Email usada para leer correos electrnicos a procesar como requerimientos. Si se deja vaca el buzn de Ingreso predeterminado (INBOX) ser usado. Usuario de la Solicitud: Correo a usar para el envi de las cotizaciones. Ejemplo: metalpyme@gmail.com.

Contrasea de Usuario de la Solicitud: Contrasea de la cuenta de correo. Servidor de Correo Electrnico: Cuando est seleccionado, los correos electrnicos son enviados desde el servidor de la compaa. Usted puede seleccionar esto cuando no desea permitir contestar correos electrnicos para las direcciones almacenadas en su servidor de correo.

Una vez llenado los datos, realizamos una prueba de correo, presionamos el botn Probar Email ( ).

Presionamos OK. Una vez realizada la prueba nos presenta el siguiente mensaje:

Al ver este mensaje, podemos ver en la cuenta de correo que ingresamos, el correo de prueba. Es posible que se nos presente un error al realizar la prueba. Cuando se nos presente un error se debe cerrar ADempiere y volver a abrir, y realizamos una vez ms la prueba del correo. 2. Una vez ya configurado ADempiere, para que le llegue el correo con las cotizaciones a los proveedores, debemos agregar la direccin del correo de los proveedores en la ventana de Tercero. Al abrir la ventana de Tercero nos dirigimos a la pestaa Contacto (Usuario):

Aqu ingresamos el correo electrnico en el campo Email. Esto debemos hacerlo por cada proveedor. 3. Por ltimo debemos indicar en los Asuntos SCP el Contacto de cada proveedor asociado a un asunto. Para esto, abrimos la ventana, en la pestaa Asunto seleccionamos el asunto deseado. Nos dirigimos a la pestaa suscriptor y vemos:

Aqu debemos seleccionar el contacto del Proveedor, esto se hace en el campo Usuario. Este se debe hacer por cada proveedor asociado a un asunto. 4. Para enviar la cotizacin, creamos una con los productos deseados en la ventana SCP (RfQ) sin crear las respuestas. Una vez escogido los productos a cotizar con sus cantidades, al presionar el botn Crea e Invita ( ), nos sale:

Le indicamos que envi las cotizaciones a los proveedores. 5. Otra forma de enviar la cotizacin a los proveedores, es hacerlo desde las respuestas de cotizacin (ventana SCP (RfQ) Respuesta). Al abrir la ventana SPC (RfQ) Respuesta, nos dirigimos a pestaa Invitacin Y ( ) para enviarle la cotizacin al proveedor.

XV. Manual de Devoluciones usando RMA.

1. Autorizacin de Devolucin de Materiales ADM (RMA)
El proceso de devoluciones, que involucra devoluciones al proveedor y devoluciones de clientes, en Adempiere inicia desde la creacin de la Autorizacin de Devolucin de Materiales RMA, posteriormente se realizan los recibos y entregas de materiales, y finalmente se generan las notas de crdito y debito respectivamente. La ventana ADM (RMA) se ubica en el men de Adempiere en Ventas (Cotizacin a Factura) ->Entregas. Adems debe definirse un tipo de ADM, que se lleva a cabo desde la ventana Tipo ADM (RMA) en esta misma ubicacin.

Figura 1.

Men Adempiere

Al hacer clic sobre el icono Tipo ADM (RMA) que se muestra en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2. Es necesario definir el tipo de devolucin desde el campo Nombre. Adems debe definirse la Compaa y organizacin. El resto de la informacin es opcional. Los tipos de devolucin

podran referirse a las razones por las cuales se est llevando a cabo la devolucin, por ejemplo: Daados, Productos Errados, etc.

Figura 2.

Tipo ADM (RMA)

Las autorizaciones de devolucin de material se realizan desde la ventana ADM (RMA) que se muestra en la figura 3. En la pestaa ADM (RMA) se suministra la informacin general de la autorizacin, se suministra un nombre a la autorizacin desde el campo Nombre, desde el campo Tipo de documento se selecciona el tipo de documento que se va a utilizar segn su propsito estn: MM Vendor Return: al escoger este documento se est indicando que es una devolucin al proveedor, indica que se va a generar una nota debito a partir de este proceso MM Customer Return: este documento indica que se recibirn devoluciones de un cliente, indica que se va a generar una nota debito de este proceso.

Figura 3.

ADM (RMA)

Una vez se ha escogido el tipo de documento, de acuerdo al proceso que se va a llevar a cabo (devolucin de cliente, devolucin a proveedor) es necesario suministrar informacin acerca del envi o despacho sobre el cual se va llevar a cabo la devolucin. Luego se asocia la orden de Entrega o Recibo sobre la cual se va a efectuar la devolucin. Al hacer clic sobre el botn del campo Envi/Recibo se despliega la ventana Informacin de Despacho que se muestra en la figura 4. Si la orden es de entrega deber estar seleccionado el campo Transaccin de Ventas, de lo contrario no se marca.

Figura 4.

Informacin de Despacho

Una vez se ha configurado la informacin necesaria para la devolucin, incluida la orden de entrega/ recibo se debe configurar los productos y la

cantidad que se va a devolver. Esto se hace desde la pestaa Lnea ADM (RMA), esta ventana se muestra en la figura 5. En el campo Lnea Entrega/Recibo se escoge la lnea de la orden de entrega o de recibo de la cual se va a hacer la devolucin. En el campo Cantidad se configura la cantidad de producto que se va a devolver

Figura 5.

Informacin de Despacho

Una vez se ha configurado la informacin de la lnea ADM (RMA) se debe hacer clic sobre la pestaa ADM (RMA) para completar el proceso haciendo clic sobre el botn Completar, como se indica en la figura 6.

Figura 6.

Proceso Completar ADM (RMA)

2. Devolucin de Cliente
Cuando se est llevando a cabo el proceso de devolucin de un cliente, una vez se ha realizado la autorizacin de devolucin de materiales ADM (RMA), es necesario recibir el material por parte de los clientes, para poder cargarlo nuevamente al inventario (se recomienda utilizar un almacn especifico para devoluciones), y generar la Nota Crdito. La recepcin de los productos se lleva a cabo desde la ventana Recepcin de Productos en el men de Compras, como se indica en la ventana que se muestra en la figura 7. Es necesario escoger en el campo Tipo de Documento la opcin MM Returns.

Figura 7.

Proceso Completar ADM (RMA)

Adems debe seleccionarse el tercero, para este campo hay que verificar que se est escogiendo el cliente de quien se va a recibir el producto, para lo cual

no debe estar marcada la opcin Solo Proveedores de la ventana Informacin de Tercero, que se muestra en la figura 8. Esta ventana aparece una vez se ha hecho clic sobre el botn de la ventana Recepcin de Productos.

Figura 8.

Informacin del Tercero

Una vez se ha seleccionado el cliente, debe seleccionarse la autorizacin de devolucin de materiales que se ha realizado (procedimiento explicado en el tem 1), haciendo clic sobre el botn crear desde que aparece en la figura 7 se despliega la ventana que aparece en la figura 9. Es necesario seleccionar el tercero, y el almacn donde se va a ubicar, en los campos Tercero y Ubicacin respectivamente. Desde el campo ADM (RMA) se debe seleccionar la Autorizacin de devolucin de Material, por ltimo se hace clic sobre el botn OK.

Figura 9.

Informacin del Tercero

Luego se debe verificar desde la pestaa Lneas de recibo los productos y las cantidades que se van a devolver como se indica en la figura 10.

Figura 10.

Pestaa Lneas de Recibo

Una vez se ha diligenciado la orden de recibo de material, debe hacerse clic sobre el botn Completar que se indica en la figura 7.

Ya se ha generado el recibo, ahora debe generarse la nota credito, para lo cual se debe hacer clic sobre el botn Generar Facturas desde Recibo, de ah se despliega a ventana que se muestra en la figura 11, donde debe seleccionarse la lista de precios y el numero de documento de la factura, finalmente se hace clic sobre el botn OK.

Figura 11.

Generar Facturas desde Recibo

Una vez se ha creado la nota de crdito se indica en la parte inferior de la ventana de Recibo el cdigo del documento, como se indica en la figura 12.

Figura 12.

Cdigo Nota De Crdito Generada

La nota de crdito generada se puede visualizar desde el Men Ventas >Facturas y C x C (Cliente), como se indica en la figura 13. Se debe verificar la informacin cargada en este documento y el tipo de documento, que ser AR Credit Memo, por ltimo se debe completar la factura.

Figura 13.

Facturas y C x C (Cliente)

3. Devolucion a Proveedores
Para las devoluciones a proveedores debe llevarse a cabo el proceso de entrega de materiales y la generacin de las notas dbitos. Esto se realiza siempre y cuando se haya generado la autorizacin de devolucin de material (explicado en el captulo 1). Las entregas de los materiales se realizan desde el men de Ventas -> Entregas -> Generar Despachos (manual), como se indica en la figura 14. Es necesario configurar el Almacn del cual se va a realizar la entrega, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolucin. Finalmente se hace clic sobre el botn OK.

Figura 14.

Generar Despachos (manual)

En la pestaa Generar que se indica en la figura 15 se muestra el codigo la orden de entrega generada, la cual se verifica en la Ventana de Entregas en el Men de Ventas.

Figura 15. Pestaa Generar

Finalmente se decide imprimir o no, en la ventana que se muestra en la figura 16.

Figura 16. Imprimir Entregas

Las notas debito se realizan desde el men de Ventas -> Facturas-> Generar Facturas (manual), como se indica en la figura 17. Es opcional configurar la organizacin y el tercero, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolucin. Finalmente se hace clic sobre el botn OK.

Figura 17. Generar Facturas (Manual)

En la pestaa Generar que se indica en la figura 18 se muestra el codigo de la Nota Debito generada, la cual se verifica en la Ventana de Facturas CxC (Proveedor) en el Men de Compras.

Figura 18. Generar Facturas (Manual)

Finalmente se decide imprimir o no, en la ventana que se muestra en la figura 16.

XVI. Procedimiento Parches.

Instalacin de Parches.

Instalacin

de

Los parches son exclusivos de ADempiere, es decir, son generados por el equipo de desarrollo de ADempiere. Ya que estos contienen correcciones y modificaciones del cdigo fuente del software, los cuales mejoran su funcionamiento. Si el usuario de ADempiere desea hacer modificaciones propias que son exclusivas de su copia del software, debe realizar los mismos pasos explicados a continuacin, pero con el archivo customization.jar, el cual es creado para el desarrollo personalizado del software. La ruta donde se encuentran los parches es: <ruta instalacin ADempiere>\lib. Los archivos a descargar son: patches.jar y webui.war; y para ambos se realizan los mismos procedimientos. Pasos: 1. Descargar el ltimo parche generado. Esto lo hacemos desde https://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=176962&package_id=2 30906. Aqu nos presentan los parches creados para varias versiones de ADempiere. Para el proyecto MiPymes, la versin de ADempiere es la 3.4. 2. El equipo de desarrollo de ADempiere recomienda realizar una copia del archivo de parches a reemplazar, en caso de que se presenten problemas con el nuevo parche. 3. Al archivo descargado, modificamos el nombre para que quede patches.jar. Una vez esto, lo copiamos en el directorio <ruta instalacin ADempiere>\lib. 4. Si tenemos el servidor de aplicaciones ejecutndose, debemos detenerlo. Para esto nos dirigimos a <ruta instalacin ADempiere>\utils y ejecutamos RUN_Server2Stop (.bat para Windows y .sh para Linux). 5. Ahora puedes ejecutar el archivo RUN_setup o RUN_silentsetup (.bat para Windows y .sh para Linux) en <ruta instalacin ADempiere>. Se debe ejecutar

uno de estos archivos para que carguen a ADempiere los nuevos parches que colocamos en la ruta lib. 6. Iniciamos el servidor. <Ruta instalacin ADempiere>\utils y ejecutamos RUN_Server2 (.bat para Windows y .sh para Linux). 7. Si se realizo la instalacin de algn cliente en otro equipo, se debe reinstalar dicho cliente para que cargue los nuevos parches.

XVII. Nomina
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El mdulo de nmina desarrollado por el equipo de la UTB est diseado para manejar nominas bsicas, especialmente en el sector de las Mipymes. Este mdulo est compuesto por las ventanas: Tipo de Conceptos, Conceptos Aportes Empleador, Tipo de Contratos, Contratos, Novedades, Pagos Realizados y Aportes del Empleador. Adems de las ventanas, el mdulo de nmina tiene varios procesos, estos son: Pagar nomina, Liquidar conceptos acumulados, Imprimir nmina y Reporte pagos. Vamos a ver cada uno de estos procesos separadamente.

Contents 1 Ventanas 1.1 Tipos de Conceptos 1.2 Conceptos Aportes Empleador 1.3 Tipo de Contratos 1.4 Contratos 1.5 Novedades 1.6 Pagos Realizados 1.7 Aportes del Empleador 2 Procesos 2.1 Pagar Nmina 2.2 Imprimir nmina 2.3 Reporte de pagos 2.4 Liquidar pagos acumulados

Ventanas
Tipos de Conceptos
En el modulo de nmina, un concepto de pago es como su nombre lo indica, un pago que se realiza ya sea a favor del empleado o por el contrario sale del trabajador (retencin). Adems, estos conceptos se pueden agrupar en tipos de concepto y en esta ventana podemos encontrar todo lo relacionado tanto con los tipos como con los conceptos como tal. La ventana Tipos de conceptos cuenta con 2 tabs: El primero, llamado Tipo de concepto, permite definir un nuevo tipo de concepto y especificar si los conceptos que va a contener son retenciones o no. Aqu vemos una imagen de este tab:

Figura 1. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaa Tipo de Concepto

Aqu podemos introducir los datos relacionados al tipo de concepto que queremos crear. Luego de crear un tipo de concepto, podemos crear nuestros conceptos de pago. Al seleccionar la pestaa Conceptos de pago, estaremos listos para crear un concepto perteneciente al tipo de concepto que tenemos seleccionado en estos momentos, y eso se vera ms o menos de la siguiente forma:

Figura 2. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaa Conceptos de Pago

Ac vemos los datos relacionados al concepto de pago: Name (nombre), el cual es el nombre que deseamos ponerle al concepto de pago, Description (descripcin), una corta descripcin informativa del concepto, y adems unos checkboxes que debemos seleccionar de acuerdo a las caractersticas del concepto. Si el concepto representa el Salario Bsico del trabajador entonces debemos seleccionar la opcin Es bsico. Si el concepto es acumulable (por ejemplo prima legal, cesantas, etc.) se deber seleccionar la opcin Es acumulable. Si el concepto genera novedades, se deber seleccionar la opcin Genera novedad. Y por ltimo, si el concepto es un porcentaje, se debe seleccionar la opcin Porcentaje. Esta ltima opcin es especial ya que al seleccionarla se despliega una lista de opciones que contiene todos los tipos de concepto que tengamos definidos hasta el momento, la idea es seleccionar el tipo de concepto sobre el cual queremos aplicar el porcentaje que estamos definiendo en este concepto de pago, como lo vemos en la siguiente imagen:

Figura 3. Ventana Tipo de Conceptos - Pestaa Conceptos de Pago

Conceptos Aportes Empleador

En esta ventana, vamos a especificar los aportes que estn en cabeza del empleador (salud, pensin, etc.). En esta ventana vemos lo siguiente:

Figura 4. Ventana Conceptos Aportes Empleador

La empresa (Client), una descripcin, el nombre, si el concepto es porcentaje, y el tipo de concepto sobre el cual se aplica dicho porcentaje. Cabe anotar que

estos conceptos se calculan de ltimo, luego de realizados los clculos de conceptos de pago normales.

Tipo de Contratos
Dentro del modulo de nomina, un tipo de contrato establece las caractersticas que va a tener un contrato de trabajo particular. Un tipo de contrato est compuesto por conceptos de pago, tales como salario bsico, horas extras, comisiones etc. La ventana de tipo de contratos nos permite definir un nuevo tipo de contrato y posteriormente aadir conceptos de pago al mismo. A continuacin vemos la ventana:

Figura 5. Ventana Tipo de Contratos - Pestaa Tipo de Contrato

En la pestaa tipo de contrato, podemos dar un nombre al tipo de contrato que deseamos crear, una descripcin, y un comentario informativo relacionado al tipo de contrato. Una vez hemos creado el tipo de contrato, podemos proceder a agregar los conceptos de pago que queremos que hagan parte de este. Lo anterior lo hacemos a travs de la pestaa conceptos asociados:

Figura 6. Ventana Tipo de Contratos - Pestaa Conceptos Asociados

En este tab agregamos cuantos conceptos de pago queramos, y para cada concepto que agreguemos debemos introducir el nombre, la descripcin, seleccionamos de la lista el concepto de pago correspondiente (en la lista aparecen los conceptos de pago que hemos creado en la ventana tipos de concepto), y en el campo value (valor) vamos a ingresar el valor del concepto de pago (ntese que anteriormente no habamos especificado el valor de ningn concepto). Si el concepto es un porcentaje, el valor a ingresar deber estar entre 1 y 2. Por ejemplo, si el porcentaje que queremos ingresar es de 35 %, el valor correspondiente seria 1.35. Si es concepto no es porcentaje entonces se introduce el valor correspondiente. En el tab Aportes empleador asociados se agregan los conceptos definidos en la ventana Conceptos aportes empleador, que queramos asociar a este tipo de contrato (usualmente salud, pensin, parafiscales etc.), esto lo podemos ver en la siguiente imagen:

Figura 7. Ventana Tipo de Contratos - Pestaa Aportes Empleador Asociados

Contratos
En esta ventana, lo que podemos hacer es asociar un empleado con un tipo de contrato, especificando el cargo y la duracin del contrato. Aqu podemos ver la ventana contratos:

Figura 8. Ventana Contratos - Pestaa Contratos

En esta ventana ingresamos los siguientes datos: Nombre del contrato, descripcin, tipo de contrato (se escoge de la lista de tipos de contrato existentes), el cargo (tambin se escoge de la lista de cargos creados en el mdulo de recursos humanos), el empleado (tambin lo seleccionamos de la lista de empleados creados en recursos humanos), un comentario informativo, y por ltimo la fecha de inicio y fecha de finalizacin del contrato. Una vez ingresamos estos datos podemos guardar y tendremos nuestro primer contrato configurado.

Novedades
En esta ventana podremos registrar las novedades que ocurren en el periodo (horas extras trabajadas, incapacidad, vacaciones, etc.), a continuacin podremos ver esta ventana:

Figura 9. Ventana Novedades - Pestaa Novedad

Los datos que debemos ingresar son: Compaa (Client), organizacin, empleado, concepto de pago que genera la novedad, nombre, descripcin, valor (puede ser horas, das o una unidad cualquiera), fecha de la novedad, y un comentario explicativo opcional.

Pagos Realizados
En esta ventana podremos consultar los pagos que se han hecho a los empleados. Esta ventana cuenta con 2 pestaas (tabs), llamadas Pagos realizados y Detalles del pago. Al seleccionar la primera pestaa podremos ver

el detalle del pago respectivo. A continuacin vemos las imgenes de esta ventana:

Figura 10. Ventana Pagos Realizados - Pagos Realizados

En la primera pestaa vemos la informacin general de un pago particular, en este caso al empleado Jackie Sparrow. Si hacemos click en la segunda pestaa veremos el detalle del pago que estamos viendo:

Figura 11. Ventana Pagos Realizados - Detalles del Pago

Aqu vemos en detalle los conceptos del pago que se realizo al empleado Jackie Sparrow. Esta ventana es de solo lectura, por motivos de seguridad.

Aportes del Empleador

En esta ventana podemos ver una relacin de los aportes que el empleador ha pagado:

12. Ventana Aportes del Empleador - Aportes del Empleador

Procesos
Pagar Nmina
En este proceso se generan los pagos mensuales a los empleados. Se calcula el salario de cada empleado teniendo en cuenta su contrato y las novedades que hayan ocurrido durante el periodo. A continuacin vemos la ventana correspondiente:

Figura 13. Proceso Pagar Nmina

Los parmetros necesarios para iniciar el proceso son: o Desde: Indica el inicio el periodo a pagar. o Hasta: Indica el final del periodo a pagar. o Das del mes (Legales): 30 das por defecto, usualmente esto no es necesario cambiarlo. o Horas del da Laboral: 8 por defecto, usualmente no es necesario cambiarlo. Una vez introducido los datos, el sistema generara los pago del mes y se podrn consultar en la ventana de pagos.

Imprimir nmina
Este proceso permite imprimir las tirillas de pago del mes, despus de haber ejecutado el proceso de pago de nmina. Debemos ingresar la fecha de inicio del pago, y la fecha final. Vemos tambin en el ultimo campo el nombre de nuestra empresa, el cual aparecer en las tirillas, si deseamos que en las tirillas aparezca otro nombre debemos modificarlo en campo y colocar el nombre deseado.

Figura 14. Proceso Imprimir Nmina

Reporte de pagos
A travs de este proceso podemos generar reportes mensuales (1 mes nicamente) de pago por los diferentes conceptos que hayamos definido. La ventana de este proceso es idntica a la del proceso anterior (pago nmina), y se procede de igual forma para obtener el reporte.

Liquidar pagos acumulados

A travs de este proceso podemos liquidar los conceptos que se han marcado como acumulables.

Figura 15. Proceso Liquidar Conceptos Acumulados

Los conceptos acumulables pueden estar en uno de 3 estados: No pagado: Cuando el concepto se acaba de generar y est en espera de ser pagado al empleado o consignado a una entidad diferente (ej.: fondos de pensiones). Completado: Cuando el concepto se ha pagado a una entidad externa (ej.: Fondo de pensiones). Pagado: Cuando el concepto se ha pagado directamente al empleado (Primas). La fecha seleccionada (fecha inicial de pago fecha final de pago) debe ser la fecha del ltimo pago realizado, y a este pago se le asignaran los conceptos que se estn liquidando en el momento. En el campo empleado podemos indicar un empleado en especfico, o si lo dejamos en blanco estaremos indicndole al sistema que queremos hacer el proceso para todos los empleados. En el campo concepto vamos a seleccionar el concepto que queramos liquidar, y por ltimo en el campo estado, vamos a indicarle al sistema a que estado deseamos cambiar los conceptos que se van a liquidar (por ejemplo para liquidar primas, debemos indicar pagado, mientras que para cesantas debemos indicar completado), el estado predeterminado de los conceptos acumulados es no pagado.

XVII. Nomina y Recursos Humanos

El mdulo de nmina desarrollado por el equipo de la UTB est diseado para manejar nominas bsicas, especialmente en el sector de las Mipymes. Este mdulo est compuesto por las ventanas: Tipo de Conceptos, Conceptos Aportes Empleador, Tipo de Contratos, Contratos, Novedades, Pagos Realizados y Aportes del Empleador. Adems de las ventanas, el mdulo de nmina tiene varios procesos, estos son: Pagar nomina, Liquidar conceptos acumulados, Imprimir nmina y Reporte pagos. Vamos a ver cada uno de estos procesos separadamente.

Contents
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1 Ventanas 1.1 Tipos de Conceptos 1.2 Conceptos Aportes Empleador 1.3 Tipo de Contratos 1.4 Contratos 1.5 Novedades 1.6 Pagos Realizados 1.7 Aportes del Empleador 2 Procesos 2.1 Pagar Nmina 2.2 Imprimir nmina 2.3 Reporte de pagos 2.4 Liquidar pagos acumulados

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Ventanas
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Tipos de Conceptos
En el modulo de nmina, un concepto de pago es como su nombre lo indica, un pago que se realiza ya sea a favor del empleado o por el contrario sale del trabajador (retencin). Adems, estos conceptos se pueden agrupar en tipos de concepto y en esta ventana podemos encontrar todo lo relacionado tanto con los tipos como con los conceptos como tal. La ventana Tipos de conceptos cuenta con 2 tabs: El primero, llamado Tipo de concepto, permite definir un nuevo tipo de concepto y especificar si los conceptos que va a contener son retenciones o no. Aqu vemos una imagen de este tab:

Figura 1. Ventana Tipo de Conceptos Pestaa Tipo de Concepto

Aqu podemos introducir los datos relacionados al tipo de concepto que queremos crear. Luego de crear un tipo de concepto, podemos crear nuestros conceptos de pago. Al seleccionar la pestaa Conceptos de pato, estaremos listos para crear un concepto perteneciente al tipo de concepto que tenemos seleccionado en estos momentos, y eso se vera ms o menos de la siguiente forma:

Figura 2. Ventana Tipo de Conceptos Pestaa Conceptos de Pago

Ac vemos los datos relacionados al concepto de pago: Name (nombre), el cual es el nombre que deseamos ponerle al concepto de pago, Description (descripcin), una corta descripcin informativa del concepto, y adems unos checkboxes que debemos seleccionar de acuerdo a las caractersticas del concepto. Si el concepto representa el Salario Bsico del trabajador entonces debemos seleccionar la opcin Es bsico. Si el concepto es acumulable (por ejemplo prima legal, cesantas, etc.) se deber seleccionar la opcin Es acumulable. Si el concepto genera novedades, se deber seleccionar la opcin Genera novedad. Y por ltimo, si el concepto es un porcentaje, se debe seleccionar la opcin Porcentaje. Esta ltima opcin es especial ya que al seleccionarla se despliega una lista de opciones que contiene todos los tipos de concepto que tengamos definidos hasta el momento, la idea es seleccionar el tipo de concepto sobre el cual queremos aplicar el porcentaje que estamos definiendo en este concepto de pago, como lo vemos en la siguiente imagen:

Figura 3. Ventana Tipo de Conceptos Pestaa Conceptos de Pago

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Conceptos Aportes Empleador

En esta ventana, vamos a especificar los aportes que estn en cabeza del empleador (salud, pensin, etc.). En esta ventana vemos lo siguiente:

Figura 4. Ventana Conceptos Aportes Empleador

La empresa (Client), una descripcin, el nombre, si el concepto es porcentaje, y el tipo de concepto sobre el cual se aplica dicho porcentaje. Cabe anotar que estos conceptos se calculan de ltimo, luego de realizados los clculos de conceptos de pago normales.

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Tipo de Contratos
Dentro del modulo de nomina, un tipo de contrato establece las caractersticas que va a tener un contrato de trabajo particular. Un tipo de contrato est compuesto por conceptos de pago, tales como salario bsico, horas extras, comisiones etc. La ventana de tipo de contratos nos permite definir un nuevo tipo de contrato y posteriormente aadir conceptos de pago al mismo. A continuacin vemos la ventana:

Figura 5. Ventana Tipo de Contratos Pestaa Tipo de Contrato

En la pestaa tipo de contrato, podemos dar un nombre al tipo de contrato que deseamos crear, una descripcin, y un comentario informativo relacionado al tipo de contrato. Una vez hemos creado el tipo de contrato, podemos proceder a agregar los conceptos de pago que queremos que hagan parte de este. Lo anterior lo hacemos a travs de la pestaa conceptos asociados:

Figura 6. Ventana Tipo de Contratos Pestaa Conceptos Asociados

En este tab agregamos cuantos conceptos de pago queramos, y para cada concepto que agreguemos debemos introducir el nombre, la descripcin, seleccionamos de la lista el concepto de pago correspondiente (en la lista aparecen los conceptos de pago que hemos creado en la ventana tipos de concepto), y en el campo value (valor) vamos a ingresar el valor del concepto de pago (ntese que anteriormente no habamos especificado el valor de ningn concepto). Si el concepto es un porcentaje, el valor a ingresar deber estar entre 1 y 2. Por ejemplo, si el porcentaje que queremos ingresar es de 35

%, el valor correspondiente seria 1.35. Si es concepto no es porcentaje entonces se introduce el valor correspondiente. En el tab Aportes empleador asociados se agregan los conceptos definidos en la ventana Conceptos aportes empleador, que queramos asociar a este tipo de contrato (usualmente salud, pensin, parafiscales etc.), esto lo podemos ver en la siguiente imagen:

Figura 7. Ventana Tipo de Contratos Pestaa Aportes Empleador Asociados

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Contratos
En esta ventana, lo que podemos hacer es asociar un empleado con un tipo de contrato, especificando el cargo y la duracin del contrato. Aqu podemos ver la ventana contratos:

Figura 8. Ventana Contratos - Pestaa Contratos

En esta ventana ingresamos los siguientes datos: Nombre del contrato, descripcin, tipo de contrato (se escoge de la lista de tipos de contrato existentes), el cargo (tambin se escoge de la lista de cargos creados en el mdulo de recursos humanos), el empleado (tambin lo seleccionamos de la lista de empleados creados en recursos humanos), un comentario informativo, y por ltimo la fecha de inicio y fecha de finalizacin del contrato. Una vez ingresamos estos datos podemos guardar y tendremos nuestro primer contrato configurado.

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Novedades
En esta ventana podremos registrar las novedades que ocurren en el periodo (horas extras trabajadas, incapacidad, vacaciones, etc.), a continuacin podremos ver esta ventana:

Figura 9. Ventana Novedades - Pestaa Novedad

Los datos que debemos ingresar son: Compaa (Client), organizacin, empleado, concepto de pago que genera la novedad, nombre, descripcin, valor (puede ser horas, das o una unidad cualquiera), fecha de la novedad, y un comentario explicativo opcional.

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Pagos Realizados
En esta ventana podremos consultar los pagos que se han hecho a los empleados. Esta ventana cuenta con 2 pestaas (tabs), llamadas Pagos realizados y Detalles del pago. Al seleccionar la primera pestaa podremos ver el detalle del pago respectivo. A continuacin vemos las imgenes de esta ventana:

Figura 10. Ventana Pagos Realizados Pagos Realizados

En la primera pestaa vemos la informacin general de un pago particular, en este caso al empleado Jackie Sparrow. Si hacemos click en la segunda pestaa veremos el detalle del pago que estamos viendo:

Figura 11. Ventana Pagos Realizados Detalles del Pago

Aqu vemos en detalle los conceptos del pago que se realizo al empleado Jackie Sparrow. Esta ventana es de solo lectura, por motivos de seguridad.

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Aportes del Empleador

En esta ventana podemos ver una relacin de los aportes que el empleador ha pagado:

Figura 12. Ventana Aportes del Empleador - Aportes del Empleador

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Procesos
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Pagar Nmina
En este proceso se generan los pagos mensuales a los empleados. Se calcula el salario de cada empleado teniendo en cuenta su contrato y las novedades que hayan ocurrido durante el periodo. A continuacin vemos la ventana correspondiente:

Figura 13. Proceso Pagar Nmina

Los parmetros necesarios para iniciar el proceso son: o Desde: Indica el inicio el periodo a pagar. o Hasta: Indica el final del periodo a pagar. o Das del mes (Legales): 30 das por defecto, usualmente esto no es necesario cambiarlo. o Horas del da Laboral: 8 por defecto, usualmente no es necesario cambiarlo. Una vez introducido los datos, el sistema generara los pago del mes y se podrn consultar en la ventana de pagos.

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Imprimir nmina
Este proceso permite imprimir las tirillas de pago del mes, despus de haber ejecutado el proceso de pago de nmina. Debemos ingresar la fecha de inicio del pago, y la fecha final. Vemos tambin en el ultimo campo el nombre de nuestra empresa, el cual aparecer en las tirillas, si deseamos que en las tirillas aparezca otro nombre debemos modificarlo en campo y colocar el nombre deseado.

Figura 14. Proceso Imprimir Nmina

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Reporte de pagos
A travs de este proceso podemos generar reportes mensuales (1 mes nicamente) de pago por los diferentes conceptos que hayamos definido. La ventana de este proceso es idntica a la del proceso anterior (pago nmina), y se procede de igual forma para obtener el reporte.

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Liquidar pagos acumulados

A travs de este proceso podemos liquidar los conceptos que se han marcado como acumulables. Los conceptos acumulables pueden estar en uno de 3 estados: o No pagado: Cuando el concepto se acaba de generar y est en espera de ser pagado al empleado o consignado a una entidad diferente (ej.: fondos de pensiones). o Completado: Cuando el concepto se ha pagado a una entidad externa (ej.: Fondo de pensiones). o Pagado: Cuando el concepto se ha pagado directamente al empleado (Primas). La fecha seleccionada (fecha inicial de pago fecha final de pago) debe ser la fecha del ltimo pago realizado, y a este pago se le asignaran los conceptos que se estn liquidando en el momento. En el campo empleado podemos indicar un empleado en especfico, o si lo dejamos en blanco estaremos indicndole al sistema que queremos hacer el proceso para todos los empleados. En el campo concepto

vamos a seleccionar el concepto que queramos liquidar, y por ltimo en el campo estado, vamos a indicarle al sistema a que estado deseamos cambiar los conceptos que se van a liquidar (por ejemplo para liquidar primas, debemos indicar pagado, mientras que para cesantas debemos indicar completado), el estado predeterminado de los conceptos acumulados es no pagado.

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Videos de Instalacin ADEMPIERE

1. Instalacin de Adempiere http://www.youtube.com/watch?v=93sOxNkhj2Q 2. Instalacin de Java http://www.youtube.com/watch?v=eYUZb98ZliI 3. Instalacin de PostgreSQL http://www.youtube.com/watch?v=kb8Vyjm78-c

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Nomina y recursos Humanos

http://www.adempiere.com/images/3/35/UTB_Nomina_RH.zip