ADMINISTRACION ECONMICA DE LA INFORMTICA

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Presupuestos, Gastos y Anlisis Financiero. Presupuesto : Al hablar de un presupuesto forzosamente tenemos que hablar de costos, y finalmente la informacin resultante del estudio de estos dos aspectos ser un anlisis financiero, en el cual se ve reflejado cuanto tenemos que gastar, suprimir, implementar, ganar o perder. ( En un lapso de tiempo definido) Son estados cuantitativos formados de los recursos reservados para ejecutar las actividades planeadas en un cierto tiempo. Indican los gastos, ingresos o utilidades proyectadas para alguna fecha futura. Costo: Inversin que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir mercancas para la venta. Gasto: Son las salidas o prdidas, resultantes del desarrollo y del uso de sistemas. Beneficio: Son cada una de las ventajas que se obtienen de la instalacin y uso del mismo. Costos Tangibles: Son las salidas en efectivo, lo que significa que se conoce y se puede estimar. Costos Intangibles: Se sabe que existen algunos costos cuyo monto aproximado no puede determinarse con exactitud. Beneficios: Son ms difciles de especificar en forma exacta que los costos. El valor de los beneficios es una ventaja que se gana a travs de la utilizacin del sistema. Beneficios Tangibles: Son aquellos que son cuantificables. Beneficios Intangibles: Son aquellos que no se pueden cuantificar. Beneficios Fijos: Son aquellos costos y beneficios de sistemas que son constantes y no cambian, sin importar cuanto se utilice un sistema de informacin.

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ADMINISTRACION ECONMICA DE LA INFORMTICA Beneficios Variables: Son aquellos donde incurre en proporcin a la actividad o el tiempo. Costos variables: los costos proceso que se lleva a cabo, Costos y Beneficios Directos o Indirectos. Directos: Son atribuibles a un sistema de negocio, un sistema de informacin. En otras palabras, el utilizar el sistema produce costos y beneficios directos. Indirectos: Son aquellos costos y beneficios que no estn especficamente asociados con el sistema de informacin. Costo Directo: Por ejemplo de utilizacin de papel, suministro de cintas, etc. Costo Indirecto: La calefaccin, aire acondicionado, seguros, el espacio, etc. Beneficios Directos: Son aquellos que se consiguen como producto del sistema Beneficios Indirectos: Se consiguen como un subproducto de otro sistema. Clasificacin del costo:

que varan en proporcin con el monto del

Costo de equipo. Costos de Operacin. Costos de Personal. Costos de Suministros y gastos varios. Costos de Instalacin.

Cundo se utiliza? Se debe utilizar el Anlisis Costo / Beneficio al comparar los costos y beneficios de las diferentes decisiones. Un Anlisis de Costo / Beneficio por si solo puede no ser una gua clara para tomar una buena decisin. Existen otros puntos que deben ser tomados en cuenta, ej. la moral de los empleados, la seguridad, las obligaciones legales y la satisfaccin del cliente.

Cmo se utiliza? El Anlisis de Costo / Beneficio involucra los siguientes 6 pasos: 1. Llevar a cabo una Lluvia de Ideas o reunir datos provenientes de factores importantes relacionados con cada una de sus decisiones.

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ADMINISTRACION ECONMICA DE LA INFORMTICA 2. Determinar los costos relacionados con cada factor. Algunos costos, como la mano de obra, sern exactos mientras que otros debern ser estimados. 3. Sumar los costos totales para cada decisin propuesta. 4. Determinar los beneficios en dlares para cada decisin. 5. Poner las cifras de los costos y beneficios totales en la forma de una relacin donde los beneficios son el numerador y los costos son el denominador: BENEFICIOS COSTOS 6. Comparar las relaciones Beneficios a Costos para las diferentes decisiones propuestas. La mejor solucin, en trminos financieros es aquella con la relacin ms alta beneficios a costos.

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Ejemplo: Anlisis Costo / Beneficio

Un equipo de trabajadores de un restaurante decidi aumentar las ventas agregando una nueva lnea de comida en el men. La nueva lnea consista en cocina gourmet italiana y requera que se contratara un chef adicional. El Anlisis de Costo / Beneficio del equipo para el primer ao es el siguiente.

Este anlisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar. Estaban muy entusiasmados con la idea de tener comida italiana en el restaurante, y los clculos demostraban un beneficio substancial para el primer ao ($109,000). Sin embargo, la relacin de beneficios a costos era de $1.37 de retorno por cada dlar gastado ($400,000/$291,000). Este sera un retorno positivo, pero vala la pena el esfuerzo que este gran cambio implicaba para el restaurante? Qu hara usted si fuera parte del equipo? Consejos para la construccin/ interpretacin: Aunque es deseable que los beneficios sean ms grandes que los costos, no existe una respuesta nica de cual es la relacin ideal de beneficio a costo. Como se indic anteriormente, los beneficios tales como la moral de los empleados, las responsabilidades legales, y la seguridad pueden ser beneficios escondidos que no son evidentes en el anlisis original.

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Ejemplo: Tabla de Anlisis Costo / Beneficio

Mtodos para el Anlisis Costo / Beneficio

Diferentes mtodos pueden ser utilizados para calcular la relacin Costo / Beneficio. Los mtodos ms sofisticados consideran el tiempo - valor del dinero como parte del anlisis Costo / Beneficio. El tiempo valor del dinero, tambin conocido como el factor de descuento, es simplemente un mtodo utilizado para convertir IRR el Valor Futuro del dinero en Valor Presente (dlares futuros a dlares presentes). Se basa sobre la premisa de que el dlar de hoy tiene ms valor que un dlar en unos aos en el futuro debido a los intereses o a la ganancia que se pueda obtener. Incluir el tiempo valor del dinero puede ser crucial para la salud financiera de una organizacin ya que los esfuerzos por mejorar pueden requerir de compromisos de capital por un periodo de tiempo prolongado. Los mtodos comunes para el Anlisis de Costo / Beneficio incluyen: Punto de Equilibrio (Breakeven Point) Perodo de Devolucin (Payback Period) Valor Presente Neto (Net Present Value) Tasa Interna de Retorno (Internal Rate of Return) La siguiente es una explicacin de cada uno de stos, utilizando el mismo ejemplo de esfuerzo para mejorar un proceso para mostrar las similitudes y diferencias.

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Punto de Equilibrio BREAKEVEN POINT(BP)

Observar el punto de equilibrio para realizar un esfuerzo por mejorar es una de las formas ms sencillas de hacer el anlisis de Costo / Beneficio. El punto de equilibrio es el tiempo que tomara para que el total de los ingresos incrementados y/o la reduccin de gastos sea igual al costo total. Sin embargo, no toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Por ejemplo, un esfuerzo por mejorar tiene un costo anual de $65,000 y se espera que genere $80,000 en ingresos en el primer ao. Determinar el Punto de Equilibrio. Costo: ________________________ Ingresos incrementados totales y/o reduccin de gastos:___________________ Frmula: PE = (Costo Total Ingresos incrementados y/o reduccin de gastos) x 12 (Meses) El Punto de Equilibrio es: _______________________________

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Periodo de Devolucin PAYBACK PERIOD EXERCISE

El Periodo de Devolucin (Payback Period) es el tiempo requerido para recuperar el monto inicial de una inversin de capital. Este mtodo calcula la cantidad de tiempo que se tomara para lograr un flujo de caja positivo igual a la inversin total. Toma en cuenta beneficios, tales como el valor asegurado. Este mtodo indica esencialmente la liquidez del esfuerzo por mejorar un proceso en vez de su rentabilidad. Al Igual que el Anlisis del Punto de Equilibrio, el anlisis del perodo de devolucin no tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo. En nuestro ejemplo, el esfuerzo por mejorar tiene un costo anual de $65,000 y se espera que genere $80,000 en ingresos en el primer ao. Adicionalmente, el esfuerzo por mejorar tiene un valor asegurado de $5,000. Determinar el Perodo de Devolucin Costo: _________________________ Valor asegurado: ____________________ Total ingresos incrementados y/o reduccin de gastos:________________ Frmula: Perodo de Devolucin = [(Costo Valor asegurado) total ingresos incrementados y/o reduccin de gastos ] X 12 (Meses)

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Valor Presente Neto NET PRESENT VALUE(NPV)

El NPV representa el Valor Presente (PV) de los flujos salientes de caja menos la cantidad de la inversin inicial (I). Simplemente: NPV = PV I El Valor Presente del flujo de caja futuro es calculado utilizando el costo del capital como un factor de descuento. El propsito del factor de descuento es convertir el Valor Futuro del dinero en Valor Presente (dlares futuros a dlares presentes) y se expresa como 1 + la tasa de inters (i). Para ampliar nuestro ejemplo e incluir el factor de descuento, seguimos con la inversin de $65,000 con un valor asegurado de $5,000 produciendo ingresos anuales de $80,000. Ahora sumamos el hecho de que la compaa utiliza una tasa de inters del 20% como su factor de descuento. Con una tasa de inters del 20%, el factor de descuento es de (1 + i). El factor de descuento puede expresarse como (1 + .20) o como 1.2. Determinar el NPV. Ingresos: ________________________________ Valor asegurado: ____________________________ Factor de Descuento: ___________________________ Inversin: _______________________________ Frmula: PV = (Ingresos+ Valor asegurado) (Factor de Descuento) NPV = PV Inversin (I) El NPV es: ___________________________________

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Tasa Interna de Retorno INTERNAL RATE OF RETURN (IRR)

La Tasa Interna de Retorno es la tasa de inters que hace la ecuacin de la Inversin Inicial (I) con el Valor Presente (PV) de los futuros flujos de caja entrantes. Esto es, a la Tasa Interna de Retorno, I = PV o NPV = 0. En nuestro ejemplo, la compaa ha determinado que su costo de capital es del 20%. Por lo tanto, cualquier esfuerzo por mejorar un proyecto o procesos deber exceder esta tasa difcil si se quiere considerar. Utilizando nuestro mismo ejemplo, seguimos con una inversin de $65,000 con un valor asegurado de $5,000 produciendo unos ingresos anuales de $80,000. El resultado del Anlisis del Punto de Equilibrio, del Perodo de devolucin, y del clculo del Valor Presente Neto indicaran que este esfuerzo por mejorar es aceptable desde un punto de vista financiero . Cuando se calcula la IRR, el NPV se fija en cero y se resuelve para un inters (i). En este caso, el factor de descuento es (1 + i) ya que no conocemos el inters verdadero, solamente conocemos el inters deseado. Determinar la IRR. NPV: _______________________ Ingresos: ______________________ Valor asegurado: ___________________ Factor de Descuento: ____________________ Inversin: ________________________ Frmula: PV = (Ingresos + Valor asegurado) (Factor de Descuento) NPV = PV Inversin (I) Para calcular la IRR, llevar la frmula del NPV a cero y resolver para un inters (i). La IRR es: ____________________________ Despus de calcular la IRR para este esfuerzo por mejorar un proceso y utilizar el 20 % como la tasa, este esfuerzo por mejorar ser aceptado o rechazado desde una posicin financiera? y por qu?

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