1.0 PENILAIAN DAN KAWALAN 1.1 Penilaian Persekitaran 1.1.1 Penilaian Persekitaran Dalaman (Kekuatan dan Kelemahan) 1.1.

2 Penilaian Persekitaran Luaran (Peluang dan Ancaman)

10. 0 Penilaian Dan Kawalan

153

Peringkat ini adalah peringkat akhir dalam kebanyakan model perngurusan strategik. Pihak pengurusan seringkali menggunakan maklumat dari peringkat ini untuk mengenalpasti samada strategi yang digunakan untuk sesuatu program itu berkesan atau gagal dalam usaha untuk mencapai objektif , misi dan visi yang telah ditetapkan oleh sebuah organisasi. Sekiranya organisasi hendak mencapai objektifnya menerusi sesuatu program itu bermakna strategi yang digunakan itu Berjaya dilaksanakan seperti yang dirancang. Pengawalan lebih memfokus kepada pengawalan startegi-strategi yang digunakan oleh setiap program. Tindakan membuat pengawalan ini adalah sama pentingnya dengan tindakan-tindakan lain yang terdapat dalam pengurusan strategik. Dengan kata lain, ia penting kerana kemampuan melaksanakan strategi tersebut akan mampu memberi impak yang besar kepada pencapaian objektif , misi dan visi yang telah ditetapkan oleh sesebuah organisasi.

10.1

Penilaian Persekitaran

Penilaian persekitaran turut merupakan komponen utama dalam pengurusan starategik. Ia boleh dibahagikan kepada dua bahagian yang penting iaitu persekitaran dalam dan persekitaran luaran. Persekitaran dalaman merujuk kepada faktor kekuatan dan kelemahan sesebuah organisasi itu.

Manakala penilaian persekitaran luaran pula merujuk kepada faktor peluang dan ancaman yang wujud diluar organisasi.

10.1.1 Penilaian Persekitaran Dalaman (Kekuatan dan Kelemahan)

Terdapat banyak factor yang telah dikenalpasti oleh sarjana pengurusan dan pengamal pengurusan yang boleh dinilai oleh organisasi dalam menentukan kekuatan dan kelemahannya. Faktorfactor seperti struktur organisasi , kepercayaan ,budaya,nilai,sumber tenaga manusia, modal insan dan polisi dalaman sesebuah organisasi . Sumbangan factor-faktor ini sama ada sebagai kekuatan atau kelemahan boleh dinilai di semua peringkat pengurusan iaitu pengurusan kurikulum dan kokurikulum, Hal Ehwal pelajar dan lembaga tatatertib organisasi berkenaan.

10.1.2 Penilaian Persekitaran Luaran ( Peluang dan Ancaman)

Penilaian persekitaran luaran adalah perbezaan dengan penilaian persekitaran dalaman kerana Persekitaran ini dipengaruhi oleh factor-faktor yang berada di luar kawalan organisasi seperti politik , ekonomi, social, teknologi , perundangan dan pesaing. Ianya boleh menjadi peluang ataupun ancaman kepada organisasi. Mengetahui keadaan persekitaran luaran ini mampu membantu organisasi untuk membuat keputusan dengan lebih berkesan. Persekitaran luaran boleh diklasifikasikan dalam bentuk persekitaran am dan persekitran pesaing. Proses analisis persekitaran am bertujuan untuk mengenalpasti keadaan sekeliling yang menjadi ancaman atau peluang yang ada pada masa kini juga untuk janka masa panjang. Terdapat banyak

komponen analisis persekitaran am tetapi semuanya boleh diklasifikasikan kepada 4 komponen besar iaitu;

i.

Politik
Analisis politik mengambil kira kedudukan undang-undang dan peraturan Negara, kestabilan kerajaan dan ketenteraman penduduk pada keseluruhannya. Perubahan dalam undang-undang dan peraturan kerajaan sentiasa diberi perhatian supaya segala strategi yang dibuat adalah mengikut landasan yang betul. Undang-undang serta peraturan juga boleh menghadkan atau menghalang aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah organisasi. Selain daripada polisi kerajaan, terdapat kumpulan atau institusi yang mempunyai pengaruh dan kuasa. Strategi-strategi dalam sesebuah organisasi mestilah mengambil kira semua factor dalam dan luaran. Mereka mesti menjalinkan hubungan yang baik dengan semua institusi lain. Ideologi politik pemerintah serta sikap dan pendirian ahli-ahli politik terhadap institusi pendidikan juga faktor utama untuk dianalisis.

ii.

Ekonomi Analisis komponen ekonomi boleh menentukan bagaimanan sumber diagih dan digunakan dalam sesebuah organisasi. Di antara faktor yang termasuk dalam komponen ekonomi ialah peruntukan kewangan bagi pendidikan. Setiap faktor ekonomi boleh membantu atau menghalang pencapaian objektif sesebuah organisasi. Seorang strategis mesti menentukan apakah factor ekonomi yang sangat penting dan memberi kesan kepada institusi pendidikan dan berusaha untuk meramalkan

perubahan tersebut. Kebolehan meramal keadaan ekonomi dengan tepat merupakan input yang sangat penting dalam membuat keputusan strategik.

iii.

Sosial Komponen ini dianalisis untuk mengetahui keadaan sosiobudaya penduduk yang wujud persekiratan organisasi. Dalamnya wujud unsure-unsur seperti etika, pertimbangan moral , yang dipengaruhi oleh kebudayaan , agama, bangsa dan negara. Komponen ini juga tertumpu kepada nilai dan sikap masyarakat dan isu-isu am yang ada kaitan dengan kegiatan yang ingin dijalakan. Strategis haruslah sentiasa mengikuti perubahan dalam nilai-nilai sosiobudaya yang mempengaruhi organsasi mereka. Kesan daripada factor social akan membawa perubahan dalam keperluan, citarasa dan minta pelajar serta orang ramai yang menjadi pelanggan.

iv.

Teknologi
Analisis teknologi bertujuan mengambil kira kedudukan prinsip kejuruteraan dan sains yang telah digunakan dalam proses operasi organisasi. Tahap teknologi yang telah digunakan perlu sentiasa diawasi untuk memastikan sumbangannya berlaku. Perubahan teknologi sering berlaku dan perkembangan inilah yang harus sentiasa diawasi dalam organisasi untuk membuat pengubahsuaian supaya ia selari dengan perubahan teknologi semasa. Perubahan teknologi juga termasuk penggunaan komputer , LLD, Smartboard dan lain-lain untuk mencapai kemajuan maksimum dalam sistem pendidikan masakini. Aliran atau corak teknologi termasuklah pengubahsauaian dari segi kaedah, reka bentuk , aplikasi dan juga kecekapan. Seorang strategis yang berkesan seharusnya mengkaji perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi. Perubahan dalam teknologi boleh memberi peluang untuk

memperbaiki kecekapan Pengurusan dan pentadbiran. Ia juga boleh menjadi ancaman sekiranya peluang tersebut tidak ambil oleh pesaing.

PENILAIAN DAN PENGAWALAN

Peringkat ini merupakan peringkat akhir dalam kebanyakkan model pengurusan strategic. Pihak pengurusan seringkali menggunakan maklumat dari peringkat ini untuk mengenalpasti sama ada strategi yang digunakan untuk sesuatu program itu berkesan atau tidak dalam mencapai objektif, misi dan visi yang telah ditetapkan.

Ia juga merupakan satu proses mengawal aktiviti dan hasil pencapaian sesebuah organisasi untuk membolehkan perbandingan dilakukan di antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang hendak dicapai oleh organisasi.

Langkah dalam strategi penilaian adalah seperti ditunjukkan dalam Rajah 11. Ia bermula dengan melihat semula faktor luaran dan faktor dalaman yang mempengaruhi persekitaran. Langkah seterusnya adalah mengukur tahap pencapaian sebenar yang telah dicapai oleh organisasi dibandingkan dengan pencapaian yang hendak dicapai. Seterusnya langkah pembetulan diambil untuk membolehkan pencapaian yang dikehendaki di capai.

Rajah 11 : Carta menunjukkan langkah-langkah dalam Strategi Penilaian dan Pengawalan

Melihat semula faktor dalaman dan faktor luaran.

Mengambil tindakan pembetulan. Membanding pencapaian semasa dengan pencapain yang hendak dicapai.

Mengukur pencapaian semasa yang dicapai.

Penilaian Persekitaran

Penilaian persekitaran turut merupakan komponen utama dalam pengurusan strategik. Ia boleh dibahagikan kepada dua iaitu persekitaran dalaman dan persekitaran luaran. Penilaian persekitaran dalaman merujuk kepada faktor kekuatan dan kelemahan organisasi. Manakala penilaian persekitaran luaran pula merujuk kepada faktor peluang dan ancaman yang wujud di luar organisasi.

Faktor Dalaman dan Faktor Luaran

Faktor luaran yang mempengaruhi persekitaran adalah: i) ii) iii) iv) Pesaing Keadaan ekonomi Teknologi Kedaan social

v) vi) vii) viii) ix)

Budaya Keadaan politik Persekitaran Demografi Undang-undang

Faktor dalaman yang mempengaruhi adalah: i) ii) iii) iv) v) vi) vii) Pengurusan Kewangan Pengurusan sumber manusia Hubungan pentadbir, guru dan staff Hubungan ibu bapa dan guru Kajian dan pengembangan staff Pengurusan bilik darjah

Mengukur Pencapaian

Pengukuran pencapaian membolehkan kita mendapat maklumat tentang beberapa perkara penting tentang produk, perkhidmatan dan proses dalam organisasi. Ia merupakan alat yang membantu kita memahami, mengurus dan memperbaiki apa yang sepatutnya dilakukan oleh organisasi.

Kaedah pengukuran pencapaian yang paling baik adalah mengukur pencapaian secara kuantitatif. Pencapaian yang diukur mestilah mempunyai nombor dan unit bagi setiap ukuran yang dibuat. Nombor memberitahu kita magnitude (berapa banyak) bagi ukuran manakala unit memberi makna kepada nombor tersebut. Contohnya untuk mengukur pencapaian dalam akademik, peratus kelulusan pelajar digunakan. Katakan pencapaian pelajar dalam mata pelajaran fizik di sebuah sekolah adalah 100 % lulus. 100 adalah nombor yang menunjukkan berapa banyak dan % adalah unit bagi ukuran tersebut.

Antara kepentingan pengukuran dibuat adalah: i) ii) Untuk mengenal pasti adakah kita memenuhi kehendak pelanggan atau tidak. Untuk memastikan keputusan yang dibuat adalah bergantung kepada fakta sebenar dan bukannya mengikut emosi semata-mata. iii) Untuk membantu kita memahami proses. Untuk mengesahkan perkara yang telah kita tahu dan menunjukkan perkara yang kita tidak tahu. iv) Untuk menunjukkan gambaran yang jelas jika wujud peningkatan dan di mana peningkatan perlu dibuat.

Membandingkan Pencapaian Sebenar dengan Pencapaian yang Hendak Dicapai

Pencapaian sebenar yang diukur, dianalisis dan dibandingkan dengan pencapaian yang hendak dicapai (sasaran/piawai). Untuk tujuan itu pekerja-pekerja yang dipertanggungjawabkan perlu dikenal pasti untuk melakukan tugas-tugas seperti berikut:

i) ii) iii) iv) v)

mengumpul data menganalisis pencapaian sebenar membandingkan pencapaian sebenar dengan pencapaian yang hendak dicapai menentukan langkah pembetulan membuat perubahan jika perlu

Namun, adakalanya seorang sahaja pekerja dipertanggungjawabkan untuk melakukan semua tugas tersebut. Pekerja yang dipertanggungjawabkan perlu mengetahui sasaran atau objektif organisasi serta mempunyai autoriti untuk menjalankan tugas tersebut. Ini bertujuan membolehkan tugas dijalankan dengan sempurna dan mengelakkan sebarang risiko.

Rajah 12 : Carta menunjukkan prosedur bagi proses mentafsir dan menganalisis data

Kawalan Aktiviti Mengawal perkara kritikal yang perlu dikawal

Pengesan Mengukur pencapaian sebenar.

Sasaran/ Standard Pencapaian yang hendak dicapai.

Pembuat Keputusan (Pentadbir) Membuat keputusan untuk memastikan pencapaian menepati standard.

Pekerja berkaitan. Membandingkan pencapaian sebenar dengan standard. Jika wujud perbezaan, maklumkan kepada pihak pengurus/pentadbir (pembuat keputusan).

Data yang diperoleh perlu dikategorikan dan dipersembahkan dalam bentuk grafik. Ia bertujuan untuk memudahkan kita melihat trend semasa mentafsir dan menganalisis data. Bentuk yang biasa digunakan adalah histogram, graf, carta pie, carta bar dan gambar rajah.

Katakan sebuah sekolah mensasarkan peningkatan 5% dalam mata pelajaran untuk setiap kali ujian yang dijalankan sepanjang tahun. Pencapaian yang hendak dicapai oleh sekolah tersebut ditunjukkan oleh garis berwarna hitam dalam rajah 13. Garisan berwarna merah pula menunjukkan pencapaian sebenar yang dicapai. Dengan mewakilkan data dalam bentuk graf, perbandingan pencapaian yang dicapai dengan pencapaian sebenar dapat dilihat dengan jelas.

Rajah 13 : Graf Perbandingan Pencapaian Sebenar dengan

Pencapaian yang Hendak Dicapai

Pencapaian

60

40

20

Pencapaian yang hendak dicapai

Pencapaian sebenar

3 4 5 6 7 Ujian/ Peperiksaan

10

Rajah 14 : Contoh-contoh persembahan data secara grafik.

i) Graf garis.

ii) Carta pie

iii) Taburan YX

iv) Kombinasi graf garis dan carta bar

v) Carta bar

Membuat Tindakan Pembetulan

Dalam membuat tindakan pembetulan, kita perlu menentukan untuk membuat pembetulan sama ada pembetulan terhadap proses atau pembetulan terhadap objektif/sasaran.

Jika wujud julat yang besar antara pencapaian sebenar dengan sasaran, ia menunjukkan adanya masalah berkaitan dengan sistem. Maka sistem tersebut perlu diperbetulkan untuk memastikan pencapaian kembali kepada sasaran yang dikehendaki.

Jika julatnya kecil, menunjukkan sistem yang digunakan berjalan dengan baik. Dalam keadaan ini kita perlu menilai semula objektif/ sasaran supaya sasaran yang lebih mencabar dapat dibentuk.

PENILAIAIAN DAN PENGAWALAN

Pengawalan dan penilaian adalah satu proses akhir dalam kebanyakan model pengurusan strategik. Perancangan yang baik belum tentu dapat menghasilkan sesuatu yang terbaik. Sebuah sekolah yang cemerlang mestilah mempunyai perancangan strategik yang baik. Perancangan strategik memainkan peranan yang sangat besar dalam menentukan segala program sekolah dibina dengan tujuan asasnya untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Justeru itu, pembentukan perancangan strategik perlu diberikan pengawalan dan penilaian.

Pengawalan adalah memfokus kepada strategi-strategi yang digunakan oleh setiap program. Tindakan membuat pengawalan ini adalah sama pentingnya dengan tindakan lain yang terdapat dalam pengurusan strategik. Kegiatan pengawalan dan penilaian ini adalah fungsi pengurusan secara am dan mungkin telah ditemui dalam banyak bidang pengurusan yang lain. Terdapat banyak definisi kawalan yang boleh didapati daripada beberapa rujukan. Samuel contohnya mendefinisikan kawalan sebagai suatu tindakan yang dibuat untuk menyebabkan apa yang dirancangkan boleh terjadi dan mengikut yang dikehendaki. (Zainal Abidin Ahmad, 2007:297).

Berikut adalah langkah yang boleh diikuti dalam proses pengawalan.

i)

Mengenalpasti perkara yang hendak diukur

ii)

Menetapkan piawaian terhadap prestasi

iii)

Mengukur pelaksanaan sebenar

iv)

Membandingkan prestasi sebenar dengan piawaian;

v)

Mengambil tindakan pembetulan jika apa yang dirancang tidak mencapai tahap yang diinginkan.

Sebagai contoh, langkah diambil seperti mengenalpasti apa yang mahu diukur contohnya pencapaian pelajar dalam bidang ko kurikulum. Seterusnya menetapkan piawaian terhadap sasaran yang hendak dicapai, iaitu menggariskan tahap sesuatu proses berada dalam kualiti yang ditetapkan. Seterusnya, kita perlu mengukur perlaksanaan sebenar, membandingkan prestasi sebenar yang dicapai dengan piawaian dan seterusnya mengambil tindakan pembetulan.

Pengawalan lebih memberi tumpuan terhadap hasil aktiviti sukan dan permainan, aktiviti-aktiviti yang boleh mempengaruhi output termasuk latihan, motivasi, kemudahan atau melibatkan sumbersumber yang digunakan dalam melaksanakan aktiviti ko kurikulum. Kawalan latihan menunjukkan bagaimana sesuatu program yang dilaksanakan melalui polisi, peraturan, prosedur operasi piawai dan arahan dari pihak atasan. Kawalan output menetapkan apakah yang sepatutnya disempurnakan dengan memfokuskan hasil keputusan sesuatu aktiviti berdasarkan maklumat yang telah ditetapkan. Kawalan terhadap input melibatkan kawalan penggunaan sumber seperti kemudahan , kemahiran, kebolehan , jurulatih dan kesihatan pelajar. Berkaitan dengan Belanjawan sekolah ia adalah satu rancangan bagi mendapatkan sumbersumber kewangan demi memenuhi kehendak dan objektif pendidikan. Dalam konsep pengurusan kewangan sekolah, pengetua perlu i) Membuat perancangan belanjawan dengan cekap.

ii)

Mengawal peruntukan supaya organisasi sekolah dapat beroperasi dengan berkesan dan optimum

iii) iv)

Mempunyai pengetahuan asas tentang kewangan dan perakaunan Mempertingkatkan kemahiran diri dan pengetahuan sedia ada

Kesimpulan

Secara amnya, didapati pengetua mempunyai tugas berat dalam mengurus kewangan sekolah. Pengetua perlu menguasai kemahiran kemahiran asas perakaunan dan memahami segala arahan perbendaharaan, pekeliling kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia, peraturan dan perundangan kewangan supaya dapat menguruskan kewangan sekolah dengan cekap dan baik. Pengetua juga perlu prihatin pada peraturan dan surat surat pekeliling yang berkuat kuasa serta perubahan yang berlaku.