MAKALAH SEMINAR ADMINISTRASI TEORI MANAJEMEN NEGOISASI

Mata Kuliah

: Seminar Administrasi

Dosen Pembimbing : Rohmial SE. M. Si Nama Kelas : Fauzy Yudhistirra : Semester 8 Reguler Sore (B)

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINSTRASI SATYA NEGARA PALEMBANG 2012-2013

KATA PENGANTAR Alhamdulillahirobbil alamin kami panjatkan puji dan syukur Kepada Allah SWT yang tidak hentinya melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada semua makhluknya. Atas izin-Nya pulalah kegiatan membuat makalah manajemen Negoisasi dapat penulis selesaikan dengan baik. Tujuan ditulisnya makalah ini untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Dosen Pengasuh Mata Kuliah, Seminar Administrasi, makalah ini penulis buat berdasarkan informasi yang kami dapat dari berbagai literur buku dan internet. Penulis juga menyadari bahwa makalah yang kami buat ini jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kami dengan ikhlas dan dengan hati lapang dada akan menerima saran maupun kritik demi kesempurnaan makalah ini. Dan akhir kata semoga makalah ini memberikan manfaat bagi kita semua. .Amin Teori

Penulis Fauzy Yudhistirra

I. LATAR BELAKANG Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain. Negosiasi dilakukan oleh semua manusia yang berinteraksi dengan manusia lainnya. Mulai dari anak kecil sampai orang tua, semua lapisan dari kalangan sosial terbawah sampai dengan kaum elit di kalangan atas. Negosiasi dilakukan mulai dari rumah, sekolah, kantor, dan semua aspek kehidupan kita. Oleh karena itu penting bagi kita dalam rangka mengembangkan dan mengelola diri (manajemen diri), untuk dapat memahami dasar-dasar, prinsip dan teknik-teknik bernegosiasi sehingga kita dapat melakukan negosiasi serta membangun relasi yang jauh lebih efektif dan lebih baik dengan siapa saja. Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi sekedar menginginkan tidak cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi dapat terjadi dengan sukses, kita harus

juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut. Menentukan suatu keputusan penting yang menyangkut dua pihak haruslah melalui proses negoisasi. Penulis akan membahas tentang negoisasi antara dua keluarga yang akan menikahkan anaknya. Kedua keluarga tentunya memiliki keinginan yang berbeda nah disinilah peran manajemen negoisasi dalam menentukan keputusan akhir sehingga didapatkan keputusan terbaik bagi kedua keluarga ini. permasalahan itulah yang membuat penulis tertarik membahas dan menuangkannya kedalam karya ilmiah ini.

II. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang diatas masalah yang didapatkan adalah sebagai berikut : 1. Apakah proses negoisasi antara kedua keluarga yang akan menikahkan anak mereka dapat dikatakan sebagai bagian dari manajemen negoisasi? 2. Bagaimanakah posisi tawar antara keluarga bila dipandang dari teori manajemen negoisasi ?

III. TUJUAN PENULISAN 1. Pemenuhan tugas dalam mata kuliah Seminar Administrasi. 2. Sebagai syarat dalam mempelajari mata kuliah Seminar Administrasi

IV. LANDASAN TEORI A. Definisi Manajemen Negoisasi Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi NEGOSIASI yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Penulis berpendapat, Mengacu pendapat ahli manajemen negoisasi adalah teknik dalam mengelola dan mencari keputusan yang bisa diterima, disepakati dan dijalankan oleh kedua pihak atau lebih yang berkepentingan dalam suatu permasalahan.

B. Manajemen Konflik Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang kalah masing-masing pihak, ada empat pilihan manajemen konflik: 1. Posisi Kalah-Kalah (Menghindari konflik) Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai

pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

2. Posisi Menang-Kalah (Persaingan) Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

3. Posisi Kalah-Menang (Mengakomodasi) Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.

Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

4. Posisi Menang-Menang (Kolaborasi) Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya.

Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

C. Negosiasi dengan Hati Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam hati atau jiwa seseorang. Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh individual atau kelompok yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif. Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari : 1. HEART yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi 2. HEAD yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi 3. HANDS yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku.

Dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.

D. Langkah-langkah bernegosiasi 1. Persiapan Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya. Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkalikali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

2. Pembukaan Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi: a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi; b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu; c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat; d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.

Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

3. Memulai proses negosiasi Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah: a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi; b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri; c. Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka; d. Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak; e. Sampaikan bahwa jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu if youll give us this, well give you that. Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan. f. Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah

mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

4. Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone) Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Sellers Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyers Opening Offer) dengan kata lain kedua pihak yang terlibat negoisasi digambarkan seperti pembeli dan penjual dalam suatu perdagangan.. Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Sellers Realistic Price dan Buyers Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

5. Membangun Kesepakatan Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan.

V. PEMBAHASAN A. Proses negoisasi kedua keluarga Permasalahan yang akan penulis bahas dalam makalah ini telah penulis sampaikan dalam latar belakang. Bermula ketika kedua keluarga bertemu untuk menentukan sebuah hajatan besar bagi kedua anak mereka. Sebut saja keluarga RM. H. Hasim yang berasal dari palembang keluarga sang laki-laki dan kedua sebut saja H. Hasan yang berasal dari Jakarta keluarga sang perempuan (betawi). Keluarga ini bertemu untuk merembukan menyatukan maksud hati kedua anada tercinta untuk bersatu dalam ikatan nan indah dan terhormat yaitu sebuah pernikahan. Keluarga RM. H. Hasim berasal dari palembang dan tentunya hidup dalam tatanan dan kebudayaan palembang. Sebagai keluarga sang laki-laki ingin menyampaikan maksud hati sang anak yaitu ingin memperistri anak perempuan dari keluarga H. Hasan yang merupakan masyarakat asli Jakarta (betawi) tentu saja kental dengan budaya dan tatanan hidup masyarakat betawi. Saat kedua keluarga bertemu dalam keadaan yang hangat dan terbuka. Disaat itulah proses negoisasi dimulai. Keluarga RM. H. Hasim menyampaikan niat dan keinginannya yaitu melamar anak perempuan keluarga H. Hasan dan menyampaikan keinginannya yaitu : a. Berharap agar acara akad nikah kedua mempelai dilaksanakan di palembang dan dengan tata cara adat palembang dengan alasan tertentu.

b. Resepsi dilaksanakan dirumah kediaman sang laki-laki dengan alasan agar lebih terlihat sederhana dan hikmat. c. Mahar dari sang laki-laki 10 suku emas 24 karat (63,2 gram) setara (30 juta) dan seperangkat alat sholat) d. Biaya yang disiapkan tuk semua acara kecuali mahar pernikahan kurang lebih 70 juta rupiah. e. waktu akad nikah dan resepsi pernikahan diserahkan kepada tetua adat kedua mempelai.

Setelah menyampaikan keinginannya keluarga RM. H. Hasim menunggu tanggapan dan keinginan hati dari keluarga H. Hasan yang nanti akan menjadi besan keluarganya. Akhirnya keluarga H. Hasan pun menyampaikan

tanggapannya yaitu: a. meminta agar acara akad nikah kedua mempelai dilaksanakan di Jakarta di kediaman sang perempuan dan dengan tata cara adat betawi dengan alasan tertentu. b. Resepsi boleh dilaksanakan palembang namun resepsi ingin dilakasanakan di gedung atau yang sejenisnya dengan alasan agar lebih praktis dan terlihat meriah karena hal ini dilaksanakan sekali seumur hidup sang pengantin. c. Mahar pernikahan dari sang laki-laki dapat diterima oleh keluarga perempuan.

d. Biaya pernikahan diserahkan kepada sang laki-laki dan keluarga perempuan ikut membantu dengan menambah 20 juta rupiah. Itu telah termasuk biaya akad nikah bila dilaksanakan dijakarta. e. Waktu akad nikah dan resepsi dicari yang terbaik buat keduanya.

B. Hasil Negoisasi Setelah melalui penyampaian pendapat masing-masing dengan jalannya negoisasi yang cukup alot akhirnya di dapatkan beberapa kesepakatan yaitu : 1. Akad nikah dilaksanakan di Jakarta dengan adat dan tatacara budaya betawi seluruh biaya acara ditanggung oleh keluarga perempuan. 2. Resepsi pernikahan dilaksanakan dipalembang sebanyak dua kali yang dilaksanakan dirumah sang laki-laki dan gedung yang telah disepakati dengan adat istiadat palembang dengan biaya sepenuhnya ditanggung keluarga laki-laki. 3. 4. Mahar yang disampaikan disetujui. Waktu dan bentuk semua acara telah disepakati.

Proses negosiasi diatas hingga ditemukannya sebuah kesepakatan diantara dua keluarga itu merupakan gambaran nyata bahwa manajemen negoisasi itu kita laksanakan dalam kehidupan sehari-hari. Ini bisa dikatakan sebagai bagian dari manajemen negoisasi karena dalam proses negoisasi diatas sesuai dengan apa yang dipelajari dalam teori ini.

C. Posisi tawar kedua keluarga (win-win solution) Posisi tawar kedua keluarga dalam proses negoisasi diatas adalah menangmenang (win-win solution) ini dapat dimasukan ke dalam kategori itu dikarenakan semua kepentingan dan keinginan dari kedua pihak terpenuhi dalam kesepakatan yang telah disepakati. Ini dapat dilihat dari butir hasil kesepakatan yang diambil. Hasil kesepakatan antara dua keluarga itu dapat dikatakan keputusan terbaik semua keinginan terpenuhi dan semua kepentingan dapat dilaksanakan sesuai keinginan kedua keluarga.

VI. Kesimpulan & Saran 1. Kesimpulan Pembahasan diatas dapat diambil beberapa kesimpulan yang menjadi poin utama dari permasalahan yang terdapat dari pembahasan diatas antara lain: NEGOSIASI yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Manajemen negoisasi adalah teknik dalam mengelola dan mencari keputusan yang bisa diterima, disepakati dan dijalankan oleh kedua pihak atau lebih yang berkepentingan dalam suatu permasalahan.

2. Saran Penulis belum merasa pantas untuk memberikan saran namun untuk kepentingan bersama penulis harus memberikan saran. Menurut penulis dari permasalahan yang dibahas diatas penulis berpendapat negoisasi antara dua

keluarga hendaknya dilakukan secara terbuka dan dalam suasana yang baik dan dalam mengambil keputusan baiknya meminta pendapat dari kedua calon pengantin apa yang mereka inginkan. Karena mereka lah yang akan menjalani apa yang diputuskan. Sesuatu yang dipaksakan sulit untuk sempurna.

Daftar Pustaka Yudhistira@gmail.com www.Catatan-fushie.blogspot.com Brooks, W. Speech communication. 2an ed. Dubuque, Brown, 1975. Cohen, H. You can negotiate anything. Secaucus, Lyle Stuart, 1980. Fisher, R. and W. Ury. Getting to yes. London, Hutchinson,1983. Monroe, A, and D. Ehninger. Principles and types of speech. 6th ed. Glenview; Scott, Foresman, 1967. Nierenberg, G. The Art of negotiating. New York, Simon and Schuster, 1976. Pinnells, J. Writing: Process and structure. New York Harper, 1988. United Nations Conference on Trade and Development. Handbook on the acquisition of technology by developing countries. New York, UNCTAD, 1978. Warschaw, T. Winning by negotiation. New York, McGraw, 1980. Zunin, L. contact: The first four minutes. London, Franklin, 1972. Pouliot, Janine S. Eight Steps To Success In Negotiating. ; importance of business negotiating. Nations Business. 1999. Prijosaksono, Aribowo Roy Sembel. Negosiasi. The Indonesia Learning Institute, Indonesia. 1999 Brodows, Ed. Ten Tips for Successful Negotiating:. Negotiate With Confidence, PBS, Negotiation Boot Camp. 1996 Bragg, Terry. The Manager as Negotiator: Ten Secrets for Success.2000