4.1 4.1.

Gambaran Umum Perusahaan Sejarah perusahaan Pada tanggal 20 Februari 1957, PT Astra International Incorporated

(disingkat Inc dan sekarang telah dihapus) didirikan oleh Tjia Kian Tie (Alm), Wiliam Soeryajaya dan Liem Peng Hong dengan akte notaris Sie Khwan Djioe No. 67. Pada mula usahanya PT Astra International bergerak dalam bidang pertanian dengan tujuan ekspor. Para pendiri mempunyai visi dan cita-cita jauh ke depan dengan memberi nama perusahaan ini PT Astra International dan memakai logo Globe (bola dunia). Cita-cita para pendiri mengacu pada sebuah pribahasa latin Per Aspera As Astra yang mempunyai arti bekerja keras untuk mencapai bintang dilangit. Selain itu para pendiri memberikan nama perusahaan ini Astra yang mendapat inspirasi dari sebuah cerita mitologi Yunani Klasik yang mengisahkan tentang seorang Dewi yang hidup dalam zaman keemasan, Putri Dewa Zeus (Dewa Matahari) dan Dewa Themis, bernama Astrea. Dalam kisahnya Dewi Astrea merupakan Dewi terakhir yang menarik diri ke angkasa dan kemudian bersinar gemerlapan menjadi bintang dalam konstelasi bintang virgo. Dengan memilih nama Astra, para pendiri mencita-citakan bagaikan abadinya bintang di langit. Para pendirinya menambahkan kata International dibelakang nama Astra karena mereka mempunyai visi dan cita-cita agar perusahaan ini menjadi perusahaan yang tidak hanya menjadi pemain nasional. tetapi juga dapat bermain di dunia International. Pada awal 1960 perusahaan mengalihkan usahanya pada import alat-alat berat dan barang-barang teknik untuk ikut menunjang kenutuhan

pembangunan nasional. Dalam memperluas usahanya perusahaan mulai menerjuni dunia otomotif, yang menjadi agen tunggal dan Negara Jepang untuk merk mobil Toyota, Daihatsu, Izusu, sepeda motor Honda, truk merk Nissan. Selain itu PT Astra International juga menjadi agen tunggal otomotif produksi Eropa seperti mobil Peugeot, BMW, Renault, dan Fiat. Setelah berjalan sekian lama, maka dibentuklah sebuah divisi serta mengangkat perwakilan (dealer) pada beberapa kota besar di Indonesia. Salah satu divisi tersebut yaitu PT Astra International, Honda Sales Operation. Dengan adanya kebijaksanaan tersebut maka pada tgl.11 juni 1971, PT Astra International mendirikan pabrik perakitan motor Honda dengan nama PT Federal Motor. Perusahaan ini merupakan agen tunggal dalam merakit dan memproduksi sepeda motor Honda di Indonesia. PT Astra International-HSO mempunyai cabang dibeberapa daerah di Indonesia, yang salah satunya PT Astra International-HSO cabang Denpasar. Sebelum PT Astra International-HSO membuka cabangnya di Denpasar maka yang menjadi penyalur sepeda motor Honda di Bali adalah PT Union Motor yang terdiri dari 3 dealer. PT Astra International-HSO beralamat di jalan Cokroaminoto No.80 035-029/22-09/SIUP-CAB/X/1989 dan jumlah karyawan delapan puluh empat orang. Terhitung sejak 1 September 1997 PT Astra International-HSO mengalami perubahan nama menjadi PT Astra International Tbk-HSO. Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT Astra International Tbk- HSO cabang Denpasar menggunakan falsafah Prosfer With the Nation yaitu Sejahtera

bersama bangsa, sedangkan pilosofi perusahaan dalam menjalankan organisasinya adalah Catur Darma yang terdiri dari empat bagian sebagai berikut : 1. To be an Asset to the Nation Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan Negara 2. Best Service to Customer Memberikan pelayanan yang terbaik pada para palanggan 3. Respect for the Individual and Development of Team Work Saling menghargai dan mengembangkan kerja sama 4. Strive of Exelence Berusaha mencapai yang terbaik Dalam upaya untuk mengimplementasikan dan mempertajam strategi baru dalam usahanya guna memperkuat dan meningkatkan daya saing pada Oktober 1999 diluncurkan logo baru. Logo tersebut adalah berupa bintang berekor yang terus menerus menjelajahi langit yang berada dalam empat sudut, di atas garis lengkungan bumi dengan dasar warna biru yang mempunyai makna: 1. Bintang berekor yang terus menerus menjelajahi langit melambangkan semangat Astra dalam menjelajahi dunia usaha dan melakukan inisiatifinisiatif baru untuk meningkatkan pelayanan Astra kepada pelanggannya. 2. Empat sudut yang merupakan dasar logo melambangkan falsafah Astra: Catur Dharma. 3. Garis lengkung bumi menggambarkan semangat Astra untuk go globe dengan mengembangkan kemampuan yang telah dimiliki selama ini.

4. Warna biru melambangkan langit yang tidak terbatas, seperti juga kemampuan dan kesempatan Astra yang tidak terbatas. 4.1.2 Visi dan misi PT. Astra International

Adapun tujuan dari PT Astra International Tbk-Honda adalah: Mendistribusikan dan menjual retail sepeda motor Honda beserta suku cadangnya. Menyediakan perawatan purnajual dan berbagai produk yang terkait dengan motor Honda di Indonesia. Visi Astra International Tbk-Honda: Menjadi retailer pilihan konsumen dan main dealer terbesar di Indonesia. Misi Asta International Tbk-Honda: Menjadi main dealer retailer sepeda motor Honda yang terbaik, dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para konsumen di Indonesia. 4.1.3 Struktur organisasi perusahaan Setiap organisasi tentu memiliki suatu struktur organisasi, karena struktur organisasi merupakan salah satu unsur penting dalam organisasi. Dalam struktur organisasi yang baik akan ada pemisahan fungsi yaitu antara fungsi operasional, pencatatan, dan penyimpanan. Struktur organisasi merupakan suatu alat yang berfungsi sebagai pengatur garis wewenang baik secara individu maupun kelompok dari masing-masing level jabatan untuk mempermudah garis komando dari atasan kepada bawahan, sehingga mereka dapat bekerja sesuai dengan job description di masing-masing level jabatan. Adapun struktur organisasi yang

digunakan PT. Astra International Tbk Honda Cabang Denpasar adalah struktur oraganisasi garis, yang berarti wewenang dan tanggung jawab berasal dari atasan. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi PT. Astra International Tbk Honda Cabang Denpasar disajikan pada Gambar 4.1 berikut ini :

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Astra Internasional Tbk-Honda Cabang Denpasar

Branch Head Secretary

HC3

Marketing Sub Dept. Head

Parts Sub Dept. Head

Adm & Fin Sub Dept. Head

Direct Sales Supervisor

Unit Sales Supervisor

Promotion Supervisor

Inventory Spv.

Parts Spv.

Sales

Branch Acc. Spv.

Finance Spv.

Tax Officer

Wrh. Chief

P & GA Officer

45
Bookkeeper Salesma n Inv. Plan & Continue Processor Parts Salesma n Treasure r A/R Controller. A/R Adm. Unit Wrh Cont. Wrh Adm. Wrh Crew Parts / Wrh Cont. Wrh Adm. Wrh Crew Security Safety, Sec & Env. Inspector STNK Control Counter Sales Sales Adm Parts Adm. Collecting STNK Proces Cashier

Build Maint Contr

Mai Crew

Off Boy

Sumber data: PT. Astra Internasional Tbk HSO Denpasar-Bali

Dilihat dari struktur organisasinya maka dapat disebutkan tugas dan tanggung jawab (job description) masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Kepala Cabang (Branch Manager) a. Puncak pimpinan dipegang oleh Kepala Cabang yang ditunjuk oleh direksi (Pimpinan Pusat) dan tanggung jawab atas perkembangan perusahaan serta pelaksanaan operasional perusahaan. b. Secara umum kepala cabang mengelola cabang dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan di kantor cabang sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang telah ditetapkan. c. Mewakili direksi dalam mengelola perusahaan d. Mengontrol perusahaan, menyelaraskan pelaksanaan operasional

perusahaan dan bertanggungjawab kepada direktur utama. 2. Marketing Sub Departement Head Marketing Sub. Dept. Head bertanggung jawab terhadap Branch Manager atas pengembangan serta strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan sepeda motor Honda di wilayah Bali adapun tugas-tugasnya : a. Melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan marketing sepeda motor Honda, seperti : menentukan strategi pemasaran sesuai dengan kebijakan dari Head Office. b. Melakukan pendelegasian wewenang terhadap pelaksanaan strategi pemasaran kepada bawahan dan melakukan kontrol atas pelaksanaannya.

Sales Supervisor

Merupakan bawahan marketing sub.Dept.head. Tugas dan tanggung jawabnya a. adalah : kebijaksanan pemasaran yang

Melaksanakan/menerapkan

didelegasikan oleh marketing sub. Dept. Head untuk mencapai sasaran/target yang telah ditentukan. b. Melakukan supervisi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan bidang marketing, misalnya: melakukan pengamatan atas tingkat persaingan harga diantara produk Honda dengan produk sepeda motor merk lainnya. Sales supervisor mempunyai bawahan yaitu : a. Sales administration yang bertugas dalam kaitannya dengan pelaksanaan administrasi penjualan di Departemen Marketing. b. Counter Sales dan Salesman bertugas melayani pembeli sepeda motor Honda, dengan berpedoman pada kepuasan pelanggan/konsumen. 3. Adm & Fin Sub Dept Head a. Menentukan kebijaksanaan dan memberikan pengarahan bagi

penyelenggaraan tugas di bidang administrasi dan keuangan. b. Menyelenggarakan tata usaha, surat-menyurat dan tata usaha pimpinan c. Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan perusahaan di bidang administrasi dan keuangan d. Mengesahkan surat-surat permintaan pembayaran

3.a. P & G.A Officer

Bertanggung jawab terhadap Adm & Fin Sub Dept Head tentang kelancaran pelaksanaan kegiatan yang bersifat umum dan segala hal yang berhubungan dengan kepegawaian, adapun tugas-tugasnya adalah sebagai berikut : a) Mengecek dan mengontrol semua kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan b) Melakukan seleksi penerimaan karyawan baru dan memberikan pelatihan kerja. c) Mengurus proses pengambilan cuti karyawan P & G.A Officer mempunyai bawahan yaitu : 1) Maintenance bertugas dalam kaitannya dengan pemeliharaan instalasi gedung dan lingkungan perusahaan 2) Security bertugas dalam kaitannya dengan keamanan di lingkungan perusahaan 3) Office girl bertugas dalam kaitannya dengan kebersihan dan peralatan kantor, serta penyediaan air minum untuk karyawan.

3.b. Branch Accounting Supervisor Bertanggung jawab terhadap Adm & Fin Sub Dept Head atas semua laporan yang dibuat dari operasional perusahaan yang nantinya akan dilaporkan ke Head Office Astra Pusat (Jakarta). Tugasnya adalah mengawasi semua kegiatan pembukuan yang ada perusahaan cabang.

Branch Accounting Supervisor mempunyai bawahan, yaitu Bookeeper, tugasnya, seperti : 1) Mengecek semua laporan/transaksi yang datang dari bagian lain 2) Melakukan penjurnalan 3) Membuat laporan dari hasil pencatatan dari bagian lain 3.c. Tax Officer Bertanggung jawab terhadap Adm & Fin Sub Dept Head dalam hal perhitungan pajak yang dikenakan kepada wajib pajak dan masalah perizinan usaha. Tugas-tugasnya adalah sebagai berikut : a) Mengurus perizinan usaha yang diperlukan perusahaan b) Melakukan perhitungan besarnya jumlah pajak yang harus dibayar sesuai dengan UU perpajakan yang berlaku yang nantinya disetor ke kas negara. 3.d. Finance Supervisor Bertanggung jawab terhadap Adm & Fin Sub Dept Head atas laporan penerimaan dan pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan. Tugasnya mengawasi pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Finance Supervisor mempunyai bawahan : 1) A/R Controller bertanggung jawab terhadap Finance Supervisor atas semua piutang perusahaan yang berasal dari penjualan barang. Tugas-tugasnya : a) Mengawasi pelaksanaan penagihan piutang yang dilakukan oleh kolektor.

b) Membuat laporan mengenai jumlah piutang yang dimiliki oleh perusahaan A/R Controller mempunyai bawahan : a) A/R Adm. Tugasnya adalah mencetak kuitansi tagihan yang telah jatuh tempo. b) Controller tugasnya adalah melakukan penagihan piutang yang telah jatuh tempo. 2) Treasury Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor mengenai

penerimaan dan pengeluaran kas. Tugas-tugasnya adalah : a) Menerima pembayaran dari hasil penjualan (penerimaan kas) b) Mengeluarkan uang sesuai dengan yang telah disetujui oleh Adm & Fin Sub Dept Head (pengeluaran kas). 3) Unit Warehouse Controller Bertanggung jawab terhadap Finance Supervisor menerima

penerimaan dan pengeluaran unit sepeda motor Honda. Tugas : a) Menerima dan mengecek setiap unit sepeda motor yang masuk. b) Mempersiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat perintah pengiriman

4) STNK Controller Bertanggung jawab kepada Finance Supervisor mengenai pembuatan faktur dan STNK. Tugas-tugasnya :

a) Membuat faktur penjualan b) Membuat laporan pembuatan faktur penjualan 4. Part Sub Dept Head Bertanggung jawab atas pengembangan dan penjualan suku cadang (spare parts) sepeda motor Honda. Adapun tugas-tugasnya adalah : merencanakan dan mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada hubungannya dengan penjualan suku cadang sepeda motor Honda. 4.a. Part Warehouse Controller, tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1) Menerima dan memeriksa suku cadang yang masuk dan mempersiapkan suku cadang yang dikirim sesuai dengan surat perintah pengiriman. 2) Bertanggung jawab atas suku cadang yang masuk dan keluar gudang. 4.b. Part Supervisor, tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Mengatur dan mengkoordinir salesman dalam memasarkan suku cadang sepeda motor Honda 2) Bertanggung jawab atas perputaran persediaan suku cadang sepeda motor Honda.

5. Service Sub Dept Head Bertanggung jawab atas perkembangan jaringan servis yang dikenal dengan sebutan AHASS = Astra Honda Autorized Service Station (bengkel

resmi Honda). Tugasnya adalah meningkatkan kualitas mekanik dari bengkel Honda dengan memberikan training secara kontinu kepada setiap mekanik, agar sesuai dengan standard kualitas Astra. Service Sub Dept Head dibantu oleh service supervisor dalam menjalankan tugasnya. 5.a. Service Supervisor, tugasnya adalah : 1) Mengkoordinir kegiatan para mekanik 2) Memberikan training untuk mekanik Service Supervisor mempunyai bawahan yaitu : Mekanik, Service Adm dan Claim, yang masing-masing mempunyai tugas : 1) Mekanik tugasnya melaksanakan kegiatan service sepeda motor, menjaga dan memelihara peralatan bengkel. 2) Service Administration tugasnya melaksanakan kegiatan administrasi di departemen servis. 3) Claim tugasnya mengurus masalah klaim baik dari sub dealer maupun konsumen. 6. HC3 (Honda Customer Care Centre) Merupakan divisi yang bertugas menerima segala bentuk keluhan dari pelanggan. Pusat pelayanan ini dimaksudkan agar konsumen juga mendapatkan tempat yang tepat untuk menyatakan ketidakpuasannya atas pelayanan Astra Honda. Melalui department ini segala bentuk keluhan akan segera diclaim ke pusat. 4.1.4 Bidang usaha perusahaan

PT. Astra International, Tbk Honda Cabang Denpasar merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif, dimana bentuk pelayanan yang diberikan oleh PT. Astra International, Tbk Honda yaitu : 1. Penjualan unit kendaraan (H1) Merupakan bagian penjualan unit kendaraan khususnya untuk sepeda motor bermerek Honda. 2. Bengkel/Service (H2) Melayani customer dalam hal servis atau perbaikan sepeda motor khususnya merek Honda. Di samping itu juga pada bagian bengkel ini dapat melayani perawatan berkala dan membantu memberikan informasi tentang segala sesuatu hal yang bersangkutan dengan sepeda motor Honda. 3. Penjualan spare parts (H3) Melayani customer dalam hal penyediaan spare parts untuk kendaraan, khususnya pada sepeda motor merk Honda.