BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik

pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor yang dapat diperoleh keuntungan serta manfaat yang banyak. Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Mesin kantor merupakan salah satu sarana yang dapat membantu dalam proses administrasi. Mengingat pentingnya ketersediaan mesin kantor di dalam suatu perusahaan atau organisasi maka dari itu kami memilih judul makalah MESIN-MESIN KANTOR

1.2.

Rumusan Masalah Berlatarbelakang pentingnya mesin-mesin kantor maka penyusun,

merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1.2.1. Apa pengertian dari mesin-mesin kantor? 1.2.2. Bagaimana tata cara dalam pengadaan mesin-mesin kantor? 1.2.3. Apa manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor? 1.2.4. Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesinmesin kantor? 1.2.5. Apakah kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan mesin-mesin kantor? 1.2.6. Apa fungsi dari mesin-mesin kantor? 1.2.7. Bagaimana cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor?

1.3.

Tujuan dan Manfaat Penulisan

Makalah ini disusun dengan tujuan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Dapat memahami pengertian dari mesin-mesin kantor. Mengetahui tata cara pengadaan mesin-mesin kantor. Mengetahui manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesinmesin kantor. 5. 6. 7. Mengetahui jenis-jenis mesin kantor serta kelemahan dan kelebihannya. Mengetahui fungsi mesin-mesin kantor. Mengetahui cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Pengertian Mesin-mesin Kantor Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47). Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).

2.2.

Manfaat Penggunaan Mesin-mesin Kantor Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui

tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor (Moekijat,1989:hal 66) 1. Untuk menghemat tenaga kerja Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja dapat dikurangi untuk pekerjaan lain. 2. Untuk menghemat waktu Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu, misalnya dalam mempersiapkan upah. 3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.

4.

Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.

5. 6. 7.

Pekerjaan nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik. Untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek. Untuk mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.

8.

Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada sebelumnya, kepada manajemen, misalnya komputer elektronik.

Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut (Moekijat,1989:hal 67): 1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi, misalnya seorang akuntan masih diperlukan meskipun

dipergunakan mesin hitung. 2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of date. 3. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya cetak-mencetak, misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak dilihat. 4. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka, terutama operator mesin hitung. 5. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan sebuah komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistemsistem perkantoran. 6. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang lain ketimbang mesin. 7. 8. 9. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin. Biaya modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.

2.3.

Pertimbangan dalam Pengadaan Mesin-mesin Kantor Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin luas memberikan

beban dan tanggungjawab yang semakin besar kepada manajer perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik masing-masing mesin yang telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost), biaya pemeliharaan (maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin perkantoran yang ada. Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manajer perkantoran hendaknya mempertimbangkan (Moekijat,1991:hal 28). 1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesaikannya Tujuan pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2. Kebutuhan individu karyawan Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya. Pendekatan kebutuhan individu ini penting dalam hubungannya dengan penggunaan mesin perkantoran tersebut. 3. Penghematan waktu Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar dipengaruhi oleh dimungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk dengan seksama faktor-faktor di bawah ini

menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus

dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.

4.

Fleksibilitas penggunaan mesin Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran

dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-macam jenis pekerjaan dalam kantor. 5. Harga dan kebutuhan dana investasi Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam pengadaan mesin perkatoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan yang mampu diberikan oleh mesin tersebut. 6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak hanya mempertimbangkan volume dan jenis pekerjaan kantor yang ada sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan datang. 7. Kualitas kerja mesin Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan. 8. Nilai keindahan Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu

menyelesaikan pekerjaan perkantoran saja, tetapi juga dipandang sebagai alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat menimbulkan sikap positifkaryawan, sehingga memungkinkan mereka bekerja lebih efisien.

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesinmesin kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48): 1. 2. 3. 4. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. Jenis mesin hendaknya praktis. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

5. 6. 7. 8. 9.

Mutu mesin harus baik. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

2.3.1. Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara pengadaan mesin tersebut adalah sebagai berikut:

1. Membeli Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli menjadi hak rnilik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.

2. Meminjam Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan mesin yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.

3. Menyewa Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

Pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan mesin bersifat sementara dan temporer.

4. Membuat Sendiri Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan mesin yang lain.

5. Menukarkan Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan menukarkan mesin yang dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan mesin yang ditukarkan harus merupakan mesin yang sifatnya berlebihan atau mesin yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.

6. Substitusi Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

7. Pemberian/Hadiah Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan mesin yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

8. Perbaikan/Rekondisi Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki mesin yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen mesin yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan

dalam satu unit atau beberapa unit mesin, dat pada akhirnya satu atau beberapa unit mesin tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin dapat dipenuhi.

Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan mesin di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan mesin yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan.

Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan mesin dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan cara pembelian. Namun demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap

mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

2.4.

Perawatan mesin-mesin kantor Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar

dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan

pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal pemeliharaan rutin. Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk diadakan service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, pemeliharaan Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan. Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah daripada terhadap barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang dan lain-lain). Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari barang tidak bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada barang bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tersebut melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini berpengaruh dalam usaha-usaha yang efesien mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang sungguh-sungguh supaya efisien. Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha untuk penghematan? Jawabnya adalah ya, seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan. Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan, sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu. Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan, dalam pemeliharan atau pemakaian barang dapat disebutkan antara lain: 1. 2. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan yang tajam dan lain-lain. 3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

10

4.

Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang.

5. 6. 7. 8. 9.

Cara penggunaan atau pengoperasian mesin atau alat yang tidak tepat. Pemakain yang kasar atas alat-alat. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan. Kehilangan atas alat-alat kecil. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuannya.

10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator. 11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin. 12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian. 13. Penghapusan barang sebelum waktunya.

Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain dalam pekerjaan perkantoran (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008).

2.5.

Perbaikan mesin-mesin kantor Di dalam penggunaan mesin-mesin kantor harus dipelihara dengan baik

agar dapat digunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Oleh karena itu perlu disusun jadwal kerja untuk service atau perbaikan dalam rangka memelihara dan meningkatkan pengguna mesin kantor. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka perbaikan mesin-mesin kantor: 1. Reparasi Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya. 2. Peningkatan Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah.

11

3.

Penggantian Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok atau baru.

4.

Penambahan Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai total dari perlengkapan yang sejenis itu bertambah.

2.6.

Mesin Ketik

Mesin tik adalah mesin yang pertama digunakan untuk mencetak kata (Eyre,1989:hal 91).

2.6.1.

Mesin Ketik Manual Mesin ketik manual merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran. Mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik.

Gambar 2.1.

Mesin Tik Manual

2.6.1.1. 1.

Jenis-jenis Mesin Ketik Manual

Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 (13 inci) sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan

2.

menggunakan kertas berukuran 1 kali folio. 3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9 hingga 10. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

12

2.6.1.2.

Cara menggunakan mesin tik manual adalah sebagai berikut: Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik

melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk. Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat (Eyre E.C, 1989).

2.6.1.3.

Bagian-bagian mesin ketik Kalau kita melihat sebuah mesin ketik, maka akan terlihat bagian-

bagian sebagai berikut: 1. Rol (cylinder), yaitu penggulung kertas digunakan untuk menggulung kertas tik. 2. 3. Papan kertas (paper tble), di papan inilah kertas tik mulai dipasang Mistar kertas (paper holder), yaitu yang menekan kertas tik dan diberi nomor 4. Pelepas kertas( Paper release lever), yaitu pengumpil untuk membebaskan kertas. Jika pengumpil ini ditarik, kertas akan muah diambil dari rol, maksudnya untuk meluruskan kertas bila terpasang miring. 5. Pelepas kereta (Carriage release lever), yaitu pengumpil yang terletak di sebelah kanan dan kiri mesin. Jika alat ini ditarik, kertas (gandaran) akan bebas bergerak bila di dorong kenana dan ke kiri. 6. Pedoman karats (paper bail), alat yang harus selalu terletak pada angka nol. Jika kita memasang kertas tik harus diputar menurut pedoman itu. 7. Pengatur jarak (line adjuster), yaitu alat guna mengatur jarak antara barisbaris ke bawah, 8. Knop penggulung (cylinder knob), yaitu knop untuk memutar rol, terdapat di ujung rol sebelah kanan dan kiri. 9. Pelepas rol (cylinder release lever) pengumpil untuk membabaskan penggulung kertas, jika alat ini ditarik dapat diputar dengan bebas. Sebagian

13

mesin tidak mempunyai alat ini, dan untuk membebaskan rol biasanya cukup dengan menarik knop penggulung. 10. Kait jarak baris (line spacer), dengan ditariknya kait jarak baris, berputarlah rol ketas menurut jarak baris yang telah ditentukan, sedang kertas akan terdorong ke kanan. Alat ini digunakan pada waktu akan mengtik di tiaptiap baris baru. 11. Kunci kereta (carriage lock), digunakan untuk menagunci kereta, jika kunci ini ditarik, kereta tidak dapat bergerak ke kiri maupum ke kanan. Jadi mesin tidak dapat digunakan untuk mengetik karena dikunci. 12. Pembebas batas ketik (marginal release), walaupun kereta sudak tidak dapat bergerak lagi bila diketik, artinya sudah sampai ke batas ketikan, tetapi kalaun alat ini ditekan , kita masih dapat mengetik dua ketikan lagi. Jadi alat ini dipergunakan bila kereta sudah sampai ke batas ketik, sedang bahan yang kita ketik masih kurang satu atau dua hurup lagi. 13. Tuts huruf besar (shift), Jika kita ingin mengetik huruf besar, kita harus menekan tuts ini, biasanya ditulis shift dan terkadang ditulis shift- key, tuts ini terdapat di sebelah kanan dan kiri. Perhatian : Baris tuts yang paling atas dan di sebelah kanan, biasanya diisi dengan dua tanda, untuk mengtik tanda-tanda yang sebelah atas, kita harus menekan Shift itu juga. 14. Kunci penolong (Shift lock), gunanya jika kita ingin mengetik huruf-huruf besar semua, kita dapat menekan tuts yang bertuliskan Shift Lock. Jadi tuts yang bertuliskan Shif seperti diterangkan dalam nomor 13 di atas, gunanya hanya untuk membuat satu atau dua huruf besar saja. 15. Pemundur kereta (Back spacer), gunanya untuk memundurkan kereta bila ada huruf yang kurang terang diketiknya atau lompat. Maka ini biasa ditulis :Back ada juga yang memakai tanda panah. 16. Tanda hitam dan merah ( two colours switch-red and black), alat ini gunanya untukmengatur pita mesin . Jika alat ini ditarik ke atas akan keluarlah huruf-huruf hitam dan sebaliknya ke bawah huruf-huruf meah. untuk tuts yang bertuliskan

mengulagi ketikan yang kurang terang ini, dipakailah back spacer ini. Tuts

14

17. Papan spasi (Space bar). Supaya diantara tiap-tiap perkataan yang diketik ada renggangnya, maka dalam tiap-tiap perkataan harus digunakan satu spasi, yaitu dengan menekan papan spasi satu kali. Jadi nantinya perkataanperkataan yang diketik tidak berdempatan satu sama lainnya. 18. Lonceng (bel). Bila bel ini berbunyi, menandakan bahwa baris ketikan sudah hampir habis. Biasanya sesudah bel berbunyi, kita masih dapat mengetik 5 atau 6 huruf lagi. 19. Angka-angka dan tanda-tanda Pada tiap-tiap mesin tik terdapat angka-angka dan tanda-tanda, angka-angka terdapat di barisan tuts paling atas dan terdiri dari 2 sampai 9, sedangkan nol dan angka satu dapat dibuat dengan menekahn huruf o besar dan huruf L. Adapun tanda-tanda yang terdapat pada mesin tik ada 2 (dua) macam. Pertama tanda baca dan ke dua tanda kata. Tanda-tanda baca terdiri dari : titik (.), Koma (,) tanda Tanya (?) tanda seru (!) dsb, sedangkan tanda kata terdiri dari tanda aksen () tanda ringkas. 20. Papan tuts Pada mesin-mesin ketik yang modern kebanyakan mempunyai 4 baris tuts. Baris yang paling atas untuk angka-angka dan tanda-tanda umum,

sedangkan 3 baris di bawahnya untuk huruf-huruf, tanda-tanda baca dan tanda-tanda kata. 21. Pita Mesin Tik Pita yang umum dipergunakan untuk mesin-mesin kantor ialah yang berwarna hitam dan berukuran 13 mm. Pita ini dapat dipakai pada setiap mesin tik model standar. Ada juga yang berukuran 11 mm. Untuk menjaga supaya pita mesin jangan lekas rusak, baiknya diatur demikian; misalnya 1 minggu dipakai yang bagian atas , 1 minggu berikutnya yang bagian bawah. 22. Karbon Karbon ada yang berwarna hitam, biru dan merah, tapi yang banyak dipergunakan di kantor-kantor adalah yang berwarna hitam. Jika kita mengetik surat yang membutuhkan tembusan, haruas memakai karbon. Kalau karbon yang dipakai itu terdiri dari satu warna (misalnya hitam

15

semua), maka baiknya kertas yang akan diketik itu diberi nomor-nomor. Umpamanya yang bernomor 1 untuk kepala jawatan, bagian 2 untk bagian adminstrasi, nomor 3 untuk bagian pembukuan, nomor 4 untuk arsip dan seterusnya, tetapi untuk membuar faktur-faktur, order-order pesanan dan formulir-formulir lainnya yang biasanya diketik beberapa rangkap, baiknya faktur-faktur tsb diberi cetakan : original artinya lembaran asli, duplicaat ( lembar ke 2), threeplicaat (lembar ke tiga), quarplicaat (lemar ke empat) dst. Yang perlu diperhatikan dengan pemakaian karbon-karbon , heandaknya dijaga betul supaya karbon-karbon yanga dipasang jangan sampai ada yang terbalik, sebaiknya sebelum mulai mengetik periksalah dulu, apakah pemasangan karbon tidak terbalik. 23. Tabulator Gunanya tabulator ialah untuk memudahkan kepada kita bila akan mengtik daftar bilangan yang panjang-panjang, kita tentu mengtahui bahwa mengetik daftar angka-angka akan memakan banyak waktu dan seringkali terjadi kesalahan, tetapi dengan memakai tabulator akan terhindar terjadinya kesalahan-kesalahan dan pekerjaan dapat dilakukan secara cepat. Tabulator ada 2 (dua) macam , yaitu: a) Tabulator secara satu-satu b) Tabulator secara decimal. Mesin tik yang modern mempunyai tuts yang bertuliskan TAB yang berarti Tabulator, Jika tuts ini kita tekan, kereta akan meluncur ke kiri, kalau kita menghendaki supaya kereta berhenti pada tempat tertentu, maka tuts yang bertuliskan S (set) pada saat itulah kereta akan berhenti, tuts yang bertuliskan S terkadang ditulis Set atau Tab Set ( atau dengan tanda tambah (+) gunanya untuk menghentikan kereta yang sedang meluncur ke kiri. Ada lagi tuts yang bertuliskan Teb-Rel atau Tab Fre atau Tab Clear (atau dengan tang negative (-) artinya untuk melepaskan tabulator.

Pada waktu ini oleh IBM (Internatioanl Business Machine Corporation) telash dibuat mesin tik yang sangat modern, mesin ini dilengkapi dengan alat

16

pembaca elektronik dan dipergunakan khusus untuk pekerjaan tik yang banyak memakai tabulator. Seperti kita ketahui, pada perusahaan-perusahaan besar seringkali dibuat beribu-ribu daftar angka-angka yang bekolom, untuk mengetik daftar-daftar bilangan atau statistic, para juru tik akan terus menerus menggunakan tabulator. Dengan adanya mesin tik model baru itu, para juru tik sekarang tiadak lagi memukul tabulatos. Formulir formulir yang akan diketik cukup diberi garis-garis tegak lurus dengan tinta istimewa, yang mengalirkan gerakan ekektronis, sehingga mesin ketik dapat mengerjakan tabulator secara otomatis. Mesin tik model ini dapat dipakai untuk segala macam pekerjaan tik biasa, dan cara menggunakannya tidak begitu sukar.

2.6.2. Mesin Ketik Elektronik Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciriciri, antara lain: 1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik 2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis 3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch)
Gambar 2.2. Mesin Ketik Elektronik

2.6.2.1.

Jenis-jenis Huruf Mesin Ketik

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu : 1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang 2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

2.6.2.2.

Cara Pengoperasian Mesin Ketik

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. Setelah mesin menyala kita

17

masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

2.7.

Mesin Word Processing

Mesin word processing adalah mesin pengolah kata yang tekhnologinya

lebih tinggi dan lebih otomatis (Eyre,1989:hal 103).

2.7.1. Sistem Kerja

1. Stand-alone systems Stand-alone system yaitu pengolah kata dengan memasukkan data sendiri dan seluruhnya beroperasi tanpa bantuan dari peralatan elektronik lainnya. Perbedaannya dengan sistem pengolah kata lain adalah pada dasarnya dari format editor teks yang lebih sederhana, dimana papan tombol dan fasilitas pencetakan dipisahkan dan materi yang sedang dimasukkan ke dalam pengolah diperlihatkan pada sebuah layar

pajangan secara visual. Hingga teks yang berasal dari cara perolehan kembali untuk penyusunan teks dapat dilihat ketika nampak pada baris dan yang dicetak dapat dikoreksi dan diedit sebelum pencetakan

dilakukan. Lebih lanjut lagi, dapat membantu dengan adanya program penukaran (analisator menjadi kata jargon) untuk dapat diperlihatkan disaat diperlukan. Ini bermanfaat untuk produksi tentang dokumen formal seperti kontrak, di dalam sistem kerja dan seperti menyediakan tataruang standard untuk surat menyurat biasa.

2.

Share resources systems Suatu perluasan dari sistem dasar dimana hanya menjelaskan satu yang sering dikenal sebagai sumber daya bersama, di mana dua atau lebih papan tombol, VDU dan instalasi pengolah dihubungkan untuk satu mesin pencetak. Satu Pengolah dilengkapi dengan suatu pengontrol mesin pencetak sehingga suatu pekerjaan dari stasiun pekerjaan dapat

18

mengantri sampai yang dicetak dapat di proses selanjutnya. Sistem yang demikian membuat penggunaan lebih efisien menyangkut mesin pencetaknya tetapi memerlukan kehati-hatian dalam memprogram untuk memastikan operasi berjalan baik. Beberapa sistem berdiri sendiri, seperti IBM'S Displaywriter, mengijinkan stasiun pekerjaan menjadi ditambahkan ketika kebutuhan muncul, di dalam kasus ini yang maksimum adalah tiga. Begitu seorang pemakai dapat memulai pengolah kata dengan satu stasiun, dengan pengeluaran minimum, dan dapat menambahkan satu atau dua stasiun pekerjaan lagi ketika terjadi peningkatan permintaan.

3.

Shared logic systems Jika volume pekerjaan sangat tinggi membuat pengertian ekonomi untuk menggunakan tunggal, besar, pengolah untuk melayani beberapa stasiun pekerjaan. Ini dikenal sebagai logika bersama. Semua papan tombol dan unit layar visual dihubungkan ( istilah komputer dihubungkan) ke unit pengolahan pusat tunggal ( CPU) yang mana diprogramkan untuk berhubungan dengan pekerjaan agar masukan dan keluaran itu dilayani oleh satu atau lebih mesin pencetak ketika adanya permintaan. Penyimpanan yang baik menggunakan cakram komputer dapat ditukarkan dengan disket (atau lebih di kenal sebagai floppy-disc). Yang dulu memperoleh keuntungan dari penyimpanan yang memiliki kapasitas yang tinggi tanpa kesulitan yang berlebihan, sedangkan yang terbaru mempunyai keuntungan menjadi ringan dan cepat serta mudah dalam mempertukarkan.

2.7.2. Keuntungan dari mesin word Processing 1. Pengetikan berulang dapat dilakukan pada tingkat kira-kira empat kali dari produktivitas seorang juru ketik copy dan itu error-free. Ketika input yang asli belum dikoreksi sehingga pemeriksaan lebih lanjut diperlukan sekali. Koreksi dapat dibuat sebelum pencetakkan berlangsung pada layar visual

19

yang ada. Ini menghindari penghapusan pada dari pekerjaan yang selesai dan dapat menghemat waktu dalam pembuatan koreksi. 2. Perkembangan, penghapusan, editing dan koreksi mudah dilakukan baik dalam teks yang ada dan di dalam masukan baru. Hal ini sangat berharga terutama dalam laporan kerja. 3. Saat perintah, penghapusan, editing atau koreksi tidak perlu diubah karena akan dicetak secara otomatis dalam kecepatan maksimum dari peralatan; pada koreksi harus dilaksanakan pada kecepatan manual. 4. Tergantung pada peralatan, menyimpan teks dapat diatur kembali di dalam hampir semua layar ketika diperlukan. Ini berlaku juga bagi tabel dan statistik. 5. Penampilan pekerjaan adalah jenis gaya berbeda dan terbaik tersedia untuk tujuan berbeda. Kebanyakan mesin mempunyai OCR (Optical Character recognition) mengetik font yang memungkinkan pengolah kata untuk menghasilkan keluaran dicetak yang pantas untuk di gunakan yang langsung kepada suatu komputer yang dilengkapi dengan pembaca yang sesuai. 6. Papan tombol berdasarkan pada mesin ketik yang konvensional QWERTY tataruang, yang disebut enam surat pertama dari papan tombol hanya itu. Alat-Alat ini yang walaupun ada banyak kunci fungsi tambahan ( sebagai contoh, melompati, mencetak, memasukkan/menyisipkan dan seterusnya) suatu juru ketik dilatih dan terlatih mempunyai kesukaran minimal di dalam mengganti dari suatu mesin ketik biasa ke suatu papan tombol pengolah kata. 7. Banyak instalasi mempunyai kemampuan perhitungan, begitu

memungkinkan sistem untuk dikerjakan yang memerlukan kalkulasi. Penjualan sistem invoicing / Order. Contohnya adalah pesanan. 8. Sebagai pengolah kata menjadi lebih populer dalam operator industri dan perdagangan yang bertanggung jawab untuk peralatan sedang

memperoleh status.

20

2.7.3. Kerugian dari mesin Word Processing 1. Sampai taraf tertentu sebagian besar komunikasi menjadi depersonalised dan di sana adalah suatu bahaya yang beberapa surat menyurat bisa kekurangan ketepatan oleh karena ketidak sesuaian penggunaan paragraf dan kalimat, aturan standard tak dipikirkan. 2. Pemula dalam surat menyurat akan mempunyai lebih sedikit kontak dengan mereka yang menghasilkan surat mereka dan dokumen lain. ini dapat mendorong meningkatnya kearah kesalahan meskipun demikian kesalah pahaman dan merasa hilangnya status dengan para eksekutif dan orang lain yang terkait memulai surat menyurat. 3. Seorang juru ketik mentransfer dari suatu mesin ketik konvensional, dan lingkungan melingkupi aktivitas pengetikan yang umum, bagi suatu pengolah kata bisa ditemukan pekerjaan yang bukan perseorangan dan sedikit banyaknya terisolasi. Hal ini bisa menimbulkan kemarahan dan suatu merasa pengasingan. 4. Jika ada sangat banyak mengulangi pencetakan dari memori operator mungkin akan menjadi bosan dan sehingga menjadi teledor. 5. Akan ada suatu uraian kuasa atau peralatan akan ada gangguan pekerjaan serius: jauh lebih serius dibanding di dalam kasus tentang mesin ketik konvensional. 6. Lingkungan di dalam semakin mengedepankan peralatan sehingga diperlukan perhatian dalam beroperasi secara saksama dalam hubungan dengan kelembaban, kebersihan, tingkat kebisingan dan , di mana unit layar visual diinstall, menerangi dan menyilaukan.

2.8. Mesin Penghitung

1. Mesin Penghitung Uang Di kantor khususnya pegawai bank, sering

melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas.
Gambar 2.3. Mesin Penghitung Uang

21

Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter atau Mesin penghitung uang.

2.

Mesin Hitung Saku (kalkulator) Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari. Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung kebutuhan.
Gambar 2.4. Kalkulator Saku

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu : a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi. b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika. c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

3.

Printing Calculator Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.

Gambar 2.5.

Printing Calculator

22

4.

Mesin kasir (cash register) Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2 (dua) macam, yaitu :

Gambar 2.6. Cash Register

a) Mesin cash register dengan infra merah (scanner) Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti hypermarket. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori mesin ini. b) Mesin cash register manual Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan sebagainya.

5.

Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware)
Gambar 2.7. Komputer

dan perangkat lunak (software).

23

Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras (hardware)

1. CPU (Central Processing Unit) Merupakan bagian penting pada sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri di dalamnya adalah gabungan dari beberapa perangkat keras (hardware) seperti : processor, harddisk, vga card, sound card yang tersusun diatas sebuah motherboard (papan induk).
Gambar 2.8. Central Processing Unit

2. Monitor Adalah layar sebagai alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar monitor.
Gambar 2.9. Monitor Komputer

3. Papan tuts (keyboard) Yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain. Keyboard adalah alat yang digunakan komunikannya. dikehendaki untuk Apapun oleh perantara yang pengguna

diinformasikan kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.

Gambar 2.10. Keyboard

24

4. Mouse Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar panah yang bergerak seiring pergerakan mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling) dan kiri. Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan komputer.

Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer : 1. Printer Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar.
Gambar 2.11. Printer

2. CD/DVD ROM Drive Alat ini digunakan untuk membaca

CD/DVD agar kita bisa ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar

komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang diluar dengan kabel yang terhubung pada komputer.
Gambar 2.12. CD/DVD ROM Drive

3. CD/DVD Adalah sebuah piringan optik yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format standar pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi).

25

Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal dengan nama CD/DVDRW.

4. USB Flash drive USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk) pelanpelan menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portabel.
Gambar 2.13. USB Flash Drive

Ukurannya

kecil,

ringan,

bentuknya

pun

sangat

beragam.

Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan pada port USB, yang merupakan standar perangkat antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas 128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan sebuah disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB. Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai 2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian penutupnya jika tidak hatihati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya. Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai

programprogram atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan aplikasi-aplikasi ini, berikut contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer kantor yang menggunakan sistem windows :

1. Pengolahan kata (microsoft word) Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel,

26

dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi.

2. Pengolahan angka (microsoft excel) Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya.

3. Pengolahan data (microsoft access) Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi, menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint) Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor Cara penggunaannya adalah Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau program yang akan digunakan.Mematikan komputer : usahakan dulu menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan digunakan kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off bila benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya,setelah itu cabut stop kontak. (Tjandra Sheddy N.dkk, 2008:hal 55).

2.9.

Mesin Reprography
Salah satu tugas paling umum di kantor adalah berbagai macam bentuk

mengganda, karena dalam kegiatan perkantoran dibutuhkan sekali mesin-mesin untuk menyalin. Seiring berkembangnya kemajuan teknologi, mesin fotocopy juga mengalami kemajuan dalam desain yang menggunakan metoda elektronik. Dan aplikasi dalam penyalinannya secara umum sama dengan reprography. Berikut macam macam mesin reprography.

27

2.9.1. Jenis-jenis Mesin Reprography 1. Mesin Stensil (Stencil Duplicator) Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Gambar 2.14. Mesin Stencil Manual

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : 1) Mesin stensil manual Yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan tangan. Ciri-cirinya : Digerakkan dengan tenaga manusia Komponen dan cara kerjanya mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam Sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, stencil cutter sebagai sheet master. Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci) Komponen mesin stensil manual : a. Baki kertas b. Rol pendorong kertas c. Silinder atau gulungan stensil d. Pembungkus silinder e. Kunci setelan f. Baki penadah kertas g. Kunci dengan tanda ON atau

28

h. i. j.

Kunci dengan tanda OFF Lidah mesin stensil Engkol

2) Mesin stensil listrik Mesin ini fungsinya sama dengan mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil.

Gambar 2.15. Mesin Stencil Listrik

Kelebihan mesin stensil listrik adalah : a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus b. Pengoperasian mesin lebih mudah c. Tinta yang digunakan lebih irit d. Tenaga yang digunakan lebih ringan e. Dapat menggandakan warkat dengan ukuran double folio f. Sheet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam g. Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis. Komponen mesin stensil listrik : a) Mesin : - Rol penekan - Rol tinta - Layar tinta - Plat baja b) Kerangka mesin : - Penutup atas - Tempat tinta - Engkol - Tombol On-Off - Rol penarik kertas - Pengatur posisi cetakan
29

- Pengatur tekanan cetakan c) Penutup mesin : - Papan kertas - Papan penerima d) Papan tombol : - Tombol start dan stop - Penghitung (counter) - Penyetop pemasukan kertas - Pengatur pemasukan kertas - Pengatur kecepatan cetakan - Pengatur penyalur tinta - Pengatur pengeluaran tinta - Tombol pemberi tinta Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik. Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut : 1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks. 2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil. 3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan. 4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

30

5.

Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

6.

Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas ataudengan pemotong stensil elektronik.

7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut : 1. 2. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung. 3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah). 4. 5. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

2.

Mesin fotokopi Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat bila diperlukan.

Gambar 2.16. Mesin Fotocopy

Fotokopi berarti suatu proses penyalinan suatu warkat atau dokumen dengan system pemotretan.Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik

31

untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi. Mesin fotokopi mempunyai beberapa system operasi, yaitu : 1) Sistem Zoom adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya. 2) Sistem Reduction adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil kopi dari aslinya. 3) Sistem Fullsize adalah system fotokopi yang menhasilkan ukuran sama dengan aslinya 4) Sistem Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi berdasarkan nomor urut halaman.

Bagian-bagian mesin fotokopi : a) Baki kertas b) Baki penadah c) Tombol ON dan OFF d) Tombol start e) Tombol enlargement f) Tombol reduction g) Tombol fullsize h) Tombol jumlah salinan i) Tombol isyarat : - Paper out - Tones out - Exess useste tones j) Tombol open k) Tabung tinta l) Kunci kertas m) Tabung olie n) Tombol Exposiure Control Lever o) Copy number indicator

32

p) Clear key q) Input key strip r) Copy stop key s) Copy start key t) Interapt key u) Ready indicator

Cara pengoperasian mesin fotokopi Pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu : Bagian bak kertas kosong Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik Bagian mesin pemroses Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta. Bagian bak penampung hasil Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan

Cara pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu : Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya. Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya setiap seminggu sekali. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air.

33

3.

Mesin Scanner Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital.

Gambar 2.17. Mesin Scanner

Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan dan cara kerjanya, antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pemindai gambar Pemindai barcode Pemindai sinar-X Pemindai cek Pemindai logam Pemindai Optical Mark Reader (OMR) Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang paling sering disebut sebagai pemindai.

Cara penggunaanya: 1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol kontak 2. 3. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam komputer.

34

BAB III KESIMPULAN

Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifar mekanik, elektrik, dan magnetik. (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008). Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor menurut Drs. Moekijat dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran adalah: 1. Untuk menghemat tenaga kerja. 2. Untuk menghemat waktu.
3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,

4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesinmesin kantor menurut Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008 adalah: 1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. 2. Jenis mesin praktis. 3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu. Perbaikan mesin-mesin kantor terdiri dari reparasi, peningkatan, penggantian dan penambahan. Mesin tik manual atau mekanik adalah mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor.

35

DAFTAR PUSTAKA
Christoper, A.B., dan S. Ghosal. 1992. What Is a Global Manager?. Harvard Business Review. September-October: 124-132. Copeland, L. 1988. Valuing Diversity: Pioneer and Champions of Change. Personnel.July: 48. Cox, T.H., dan S. Blake. 1991. Managing Cultural Diversity: Implications for Organizational Competitiveness. Academy of Management Executive. 5: 45-56.. Flaherty, M.T. 1996. Global Operation Management. New York: McGraw Hill, Inc. Foster, R.P. 1988. Work Force Diversity and Business. Training and Development Journal. April: 39.http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/2009/04/pengetahuanmesin-kantor.html http://barmawiumar.wordpress.com/2007/08/24/materi-4-pelajaran-pengetahuan-mesinkantor/

http://ilkom2008.wordpress.com/2008/09/13/sejarah-word-processor/ http://wordpress.com

36