2da.

UNIDAD ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

L/O/G/O

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

I. ABASTECIMIENTO

II. EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN EL SECTOR PBLICO

ABASTECIMIENTO
Definicin.Es una parte de la Administracin que esta referida al flujo de materiales o de servicios, sea a la adquisicin, control y uso de estos; los cuales fluyen hacia Produccin o de esta hacia Ventas .

El PROCESOS DE ABASTECIMIENTOS
Presenta las siguientes fases:

Obtencin o Adquisicin .Compras , Seguimiento , Registro e Investigacin de Compras .

El PROCESOS DE ABASTECIMIENTOS
Almacenamiento.-

Recepcin ,

Almacenaje ,

Despacho y Control .

El PROCESOS DE ABASTECIMIENTOS
Control de Inventarios .-

Control de Stock , control inventario fsico .

de

compras ,

El PROCESOS DE ABASTECIMIENTOS
Movilizacin de Materiales.Transporte externo

y
Transporte Interno

PLANEACIN Y PROGRAMACIN DE LAS COMPRAS.

En cada empresa u organizacin existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institucin, estos son, en resumen la identificacin de necesidades, y la seleccin de las mejores opciones. La planeacin sistemtica requiere de una recopilacin de datos, la determinacin de metas y objetivos y la formulacin de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las polticas establecidas.
Respecto a las compras y abastecimientos la planeacin representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, as como personal por servicios de compra.

QU ES PLANEACIN?
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de seleccin de acciones o caminos para llegar al en objetivo una

determinado,

empresa, u organizacin.

PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO

Ha existido mucho inters en la planeacin a nivel corporativo que podra describirse como un intento sistemtico para planear el futuro de la organizacin en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa est debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.

PROGRAMACIN DE COMPRAS
QU ES?

Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicacin en el tiempo. Veamos: Probablemente sean los requerimientos del departamento de produccin, los que generen el programa de abastecimientos.
Donde quiera que esas funciones se efecten, las relaciones bsicas de compras son las mismas, tenemos que:

Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.

PROGRAMACIN DE COMPRAS
Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. Desarrollando informacin presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada est responsabilidad. La programacin, la planeacin y las compras, estn estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

CONCLUSIONES
LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA: Evitar demoras. Controlar la Calidad.

Optimizar costos. (especficamente en la

Controlar inventarios. programacin) CMO SE REALIZA?

La planeacin se inicia:

Obtencin de informacin a base de una investigacin. Identificacin de las necesidades. Seleccin de proveedores. Puesta en marcha de la accin.

CONCLUSIONES
La planeacin y la programacin, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles: Corporativo Por Empresa Por departamento

Suponiendo que una organizacin realizar un anlisis de materiales (tcnica de planeacin e investigacin), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigacin sistemtica.

COMPRAS
Definicin .Es una actividad altamente especializada que tiene por objeto obtener para cada material la calidad necesaria , la cantidad indicada , el precio justo para la empresa y con la entrega en el momento oportuno .

Campos de Accin.- son los siguientes:

CANTIDAD CALIDAD PRECIO TIEMPO

LAS COMPRAS Y SUS ELEMENTOS BASICOS

CALIDAD

TIEMPOS

COMPRAS

CANTIDAD

PRECIO

CALIDAD
Significa que los artculos deben tener sus cualidades bien definidas , para ello existen ciertas normas que permiten determinar la calidad de los productos a adquirirse . Entre las cuales tenemos :
a) La Calidad debe definirse .Significa que cuando las dependencias soliciten al Departamento de Compras la adquisicin de ciertos artculos , la calidad de estos debe estar especificada en cuanto se refiere a sus condiciones fsicas o qumicas , como por ejemplo : composicin , dimensiones , forma , color ,etc .

CALIDAD
b) La Calidad no debe estar supeditada al Precio .Significa que cuando se especifica la calidad de los productos a adquirirse , no debe tenerse en consideracin que A Mayor Precio Mejor Calidad ; por cuanto en el mercado existen productos idnticos con precios diferentes . c) La Calidad debe ser la mas Conveniente .Significa que las Adquisiciones no deben efectuarse buscando en el mercado la calidad mas optima porque no siempre la mejor calidad es la mas conveniente para la Empresa . Para poder determinar la calidad mas conveniente es necesario que la dependencia que solicita el articulo establezca una calidad mnima del producto .

CALIDAD
d) La Calidad debe estar siempre disponible .Significa que los productos elegidos para ser adquiridos deben estar al alcance de nuestra Empresa , en otras palabras deben estar disponibles . Este concepto de disponibilidad significa que los productos deben ser adquiridos fcilmente a un precio econmico en lugares cercanos y en varias fuentes de suministro .

CANTIDAD
Este campo de accin presenta las siguientes normas : a) La Cantidad debe basarse en el Control de Existencias .Ello significa que para los artculos de consumo constante en la Empresa ; las cantidades a adquirirse deben basarse en el consumo que de ella se haga a fin de evitar agotamientos o acumulaciones . Esto significa que la Empresa debe efectuar un control eficiente de sus existencias que permita comparar la cantidad solicitada con el consumo que de ellas se haga . b) La Cantidad debe estar respaldada .Significa que las dependencias al solicitar determinada cantidad de artculos deben especificar el fin o uso que le van a dar . Para los artculos de consumo constante el fin o uso esta respaldado por el control de existencias es decir por el consumo

CANTIDAD
c) La Cantidad no debe estar influenciada por el Precio .Significa que el Departamento de Compras no debe bajo ninguna circunstancia tener en cuenta A Mayor Cantidad Menor Precio porque ello significara peligro econmico para la Empresa . d) La Cantidad debe tener en consideracin Capacidad de Almacenamiento .la

Significa que las cantidades de artculos a adquirirse deben ser posibles de almacenarse en el rea de Almacenaje con que cuenta un Almacn .

PRECIO
Este es uno de los campos de accin que causa mayor preocupacin a los dirigentes empresariales por cuanto significa el desembolso econmico por los productos a adquirirse . Para poder determinar el precio de los productos a adquirirse hay que tener en cuenta lo siguiente : Que el Precio de Adquisicin es un elemento bsico para determinar el Precio de Venta .
El Precio debe determinarse en funcin a la calidad y cantidad de los productos a adquirirse .

El Precio de Adquisicin no es el valor total de la mercadera adquirida por cuanto a este hay que agregarle los gastos de flete , seguros , almacenamiento , etc.

TIEMPO
Viene a ser el momento oportuno en que debe solicitarse la mercadera para que estas lleguen en el instante y lugar deseado . Para tener en consideracin el factor Tiempo hay que tener en cuenta el consumo del articulo a solicitar , el lugar donde se encuentra el proveedor o proveedores , las vas a usar , etc. La determinacin del momento oportuno (tiempo) depende de un eficiente control de las existencias , por cuanto este nos va a permitir conocer el movimiento de nuestro Stock y poder fijar as el punto de pedido de nuestros materiales .

ORGANIZACIN FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El Departamento de Compras por lo general presenta las siguientes secciones funcionales:

Seccin Compras
Seccin Seguimiento y Contacto Seccin Registro y Archivos

Seccin Investigacin de Compras

Seccin Compras
Esta conformada por un Jefe y un grupo de Auxiliares . Los Auxiliares se pueden especializar determinados tipos de bienes y servicios . en

Esta Seccin recepciona los requerimientos del Almacn y de cada una de las Dependencias Usuarias .
Preparan las Solicitudes de Cotizacin y las remiten a los Proveedores . Recepcionan las cotizaciones.

Seccin Compras
Elaboran el cuadro comparativo en base a las cotizaciones y se otorga la Buena Pro Se emiten las Ordenes de Compra y se las remite a los proveedores . Se formulan los proyectos de contratos para el suministro de bienes y servicios . Se coordina con el Departamento de Compras la elaboracin de los Presupuestos de Compras de toda la Empresa

Seccin Seguimiento o Contacto

Esta conformado por un Jefe y un grupo de Auxiliares. Los Auxiliares se pueden especializar en el seguimiento de determinados tipo de bienes y servicios . La funcin principal de los Auxiliares es lograr que lo solicitado a travs de las ordenes de compra sea provisto por los proveedores de acuerdo a las especificaciones determinadas en las ordenes de compra ; es decir que se cumpla con la calidad especificada , con la cantidad solicitada , con el tiempo de entrega y lugar deseado . Para cumplir con la funcin antes mencionada pueden usarse vehculos , fax , telfono , e-mail , etc .

Seccin Registro y Archivos

Esta conformada por un Jefe y un grupo de Auxiliares . Despus que el Almacn recepciona materiales de acuerdo a lo indicado en ordenes de compra , recepciona tambin guas de remisin y la factura de proveedores . los las las los

Esta seccin recepciona del almacn las copias de las facturas y los datos de las compras se registran en un libro denominado Libro Auxiliar de Compras .

Seccin Investigacin de Compras

Esta conformado por un jefe y por un grupo de Auxiliares .

La funcin principal de los Auxiliares es de buscar y ubicar nuevas fuentes de suministro de bienes y servicios que otorguen mayores beneficios que los proveedores ya existentes . Para cumplir esta funcin se puede usar : directorio de Internet , Paginas Amarillas , Registro de Proveedores , etc .

PROCEDIMIENTO DE COMPRA
El Procedimiento de Compra por lo general presenta las siguientes etapas : Especificaciones Peticin o Requisicin

Proposicin o Cotizacin
Orden de Compra

Recepcin y verificacin de Facturas

Especificaciones

Consiste en que tanto el Almacn como las dependencias ( usuarios ) ; antes de solicitar la mercadera para que sea adquirida ; deben determinar todas las especificaciones de los bienes y servicios , es decir todas sus cualidades fsicas y qumicas ( dimensiones , formas , diseos , etc ) .
En caso de que los usuarios tengan dificultades para determinar las especificaciones tcnicas ; debern solicitar ayuda directa o indirecta a la Oficina de Compras .

Peticin o Requisicin
Cada Empresa disea un formato denominado Hoja de Requerimiento a travs de la cual los usuarios solicitan la cantidad de bienes y servicios necesarios , sus cualidades y el plazo o fecha en que deben llegar los bienes y servicios requeridos . Con esta hoja de trabajo la Seccin Compras queda autorizada para hacer la adquisicin de los materiales solicitados . La Hoja de Requerimientos es recepcionada en la Seccin Compras , para lo cual debe ser numerada y fechada y adems debe contener las especificaciones del material, la cantidad y el tiempo en que debe ser entregado .

Peticin o Requisicin
La Hoja de Requerimiento debe provenir de 2 vas: Del Almacn .-

Cuando se constante .

trata

de

materiales

de

consumo

De cualquiera de las Dependencias de la Empresa .Cuando se trata de artculos que se van a usar por primera vez o son de uso espordico.

Proposicin o Cotizacin
En este caso las Empresas tambin deben disear el formato denominado Solicitud de Cotizacin en el cual se indica la cantidad y las caractersticas de los materiales que se deben comprar ; adems se solicitan otros datos adicionales como los siguientes : Plazo de entrega de los materiales . Que los precios incluyan el IGV .

Plazo de vigencia de los bienes ofertados . Si la entrega de los materiales incluye transporte .
Formas de pago: ( contado , contra entrega , crdito , etc )

Proposicin o Cotizacin
As mismo la solicitud de Cotizacin tiene una numeracin correlativa y fecha hasta la cual los proveedores pueden cotizar . Las solicitudes de proveedores va: Cotizacin son enviadas a los

fax , currier , etc ; tanto a nivel nacional o internacional

ORDEN DE COMPRA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACION Enrique Guzmn y Valle

Alma Mater del Magisterio Nacional Av. Enrique Guzmn y Valle s/n La Cantuta Chosica Telfono: 313-3700

OFICINA CENTRAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES OFICINA COMPRAS Y CONTRATOS Telefax: 313-3710

Pgina 1 de
COTIZACION DE BIENES N 001-B-2012

Seor(es) Direccin

: IMPORTACIONES HIRAOKA S.A.C. : AV. ABANCAY N 594 LIMA 4288185 Adq. Que No se Aplicara

Modal. De Adquisic. :

N de Requerimiento : 079

N
tem Cdigo 23159999 Cantidad

ARTICULO Unidad de medida Descripcin del Bien

Precio Referen. Unitario Sub Total

2.00

UNIDAD 112287620001 VENTILADOR DE TECHO

M/PANASONIC F-5600
ESPECIFICACIONES TECNICAS: 3 PALETAS 5 VELOCIDADES PALETA DE 56 75 W. DE POTENCIA

219.00

438.00

Orden de Compra
La empresa recepciona diferentes proveedores . las cotizaciones de los

Luego la Seccin Compras confecciona un cuadro comparativo en el cual se registran los datos de los materiales como son:
Caractersticas , precios y otros datos de todos los proveedores . Tanto las cotizaciones como el cuadro comparativo son estudiados y analizados por el personal de Compras y por los especialistas de las dependencias que han solicitado los materiales con la finalidad de otorgar la Buena Pro ; es decir designar al Proveedor que va a suministrar los materiales en las condiciones mas favorables a la Empresa .

Orden de Compra
Luego se emite la Orden ce Compra que tambin lleva una numeracin correlativa , lleva el nombre del proveedor y se indica la cantidad , las caractersticas ,

el precio unitario y precios totales de los materiales

que se estn adquiriendo ; tambin se expresa la forma de pago , periodo de garanta , plazo de entrega , etc .. La Orden de Compra es el documento mas importante del procedimiento de Compra

ORDEN DE COMPRA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACION Enrique Guzmn y Valle

Alma Mater del Magisterio Nacional Av. Enrique Guzmn y Valle s/n La Cantuta Chosica Telfono: 313-3700

OFICINA CENTRAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES OFICINA COMPRAS Y CONTRATOS Telefax: 313-3710

Pgina 1 de

ORDEN DE COMPRA GUA DE INTERNAMIENTO NMERO DA MES AO

Fuente: 09 : RECURSOS DIRECTAMENTE RECUDADOS

SEOR(ES): IMPORTACIONES HIRAOKA S.A.C. DIRECCIN : AV. ABANCAY N 594 LIMA Factura a nombre de : UNE ENRIQUE GUZMAN Y VALLE

000142

01 03 2012

RUC N: 20100016681 Telf.: 4288185 Fax : 3118205 RUC N: 20174950971 Registro SIAF: N Certificacin: 00313

0079

N tem Naturaleza de gasto 23159999 Cantidad

ARTICULO Unidad de medida Cdigo Descripcin del Bien

VALOR Unitario Total

2.00

UNIDAD 112287620001 VENTILADOR DE TECHO

M/PANASONIC F-5600
ESPECIFICACIONES TECNICAS: 3 PALETAS 5 VELOCIDADES PALETA DE 56 75 W. DE POTENCIA

219.00

438.00

CERTIFICADO:079
Se adjunta: Hoja de envio N 061-2012-DIGA-UNE Cuadro de Necesidades 2012 Proforma

ORDEN DE COMPRA

*NOTA 01.- EL PROVEEDOR DEBE EMITIR FACTURA O BOLETA DE VENTA Y GUIA DE REMISION CON LA MISMA FECHA QUE SE LLEVA ACABO EL INGRESO DE MERCADERIA AL ALMACEN DE LA UNE, EN EL HORARIO DE 8:00 a.m. A 12.. m. y de 13:45 p.m. A 15:30 p.m. *NOTA 02.- EL CONTRATISTA ESTA OBLIGADO A CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE LE CORRESPONDEN DE ACUERDO A LO INDICADO EN LA PRESENTE ORDEN, TALES COMO ESPECIFIFICACIONES TECNICAS, PLAZOS Y HORARIOS DE ENTREGA DE LA MERCADERIA BAJO SANCION DE QUEDAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO (ART.237 DEL D.S. N 184-2008-EF), ASIMISMO SE APLICARAN LAS PENALIDADES POR MORA EN LA EJECUCION DE LA PRESTACION (ART. 165 DEL D.S. N 184-2008-EF.), CON EXCEPCION DE AQUELLAS ADQUISICIONES QUE SER EALICEN BAJO LA FOREMA DE COMPRA DIRECTA. PRG. N 003220329.GARANTIA 12 MESES. ENTERGA 5 DIAS CALENDARIO.
ORDENACION DE LA COMPRA AFECTACION PRESUPUESTAL DISTRIBUCION CONTABLE

FUNCION: CUENTAS POR PAGAR

.. Mg. TELLO CONDE, ANGEL Dir. Of. Cent. Adquisic. Y Contratac. .. Lic. BAZAN CABANILLAS, NELSON Jefe Of. De Compras y Contratos

PROGRAMA: SUB PROGRAMA: S/.

Nota: Esta orden es nula sin la firma mancomunada del Director de la Oficina Central de Adquisiciones y Contrataciones y del Jefe de la Oficina de Compras y Contratos. Cada Orden de Compra deber ser facturada por separado en original y copia. Nos reservamos el derecho de devolver la mercadera que no est de acuerdo con nuestras especificaciones.

Recib Conforme

Recepcin y Verificacin de Facturas

En esta etapa se recepciona copias de las facturas por las compras realizadas las cuales son contrastadas con lo expresado en las Ordenes de Compra de tal manera que lo adquirido ha sido atendido por el proveedor en su totalidad . Con esta fase queda concluido el Procedimiento de Compra de una Empresa

RUC N:
001 Seor(es): UNE ENRIQUE GUZMAN Y VALLE R.U.C. :
20174950971
Av. Enrique Guzmn y Valle S/N Lurigancho Ch.

20100016681

FACTURA N 0001

Lima, 31

de marzo del 2012

Direccin: CANT.
2.00

DESCRIPCION
VENTILADOR DE TECHO M/PANASONIC F-5600 ESPECIFICACIONES TECNICAS: 3 PALETAS PALETA DE 56 75 W. DE POTENCIA

P. UNIT.
219.00

TOTAL
438.00

5 VELOCIDADES

SON:

Cuatrocientos treinta y ocho con 00/100 Nuevos Soles

0
SUB-TOTAL I.G.V. 18 % 371.19 66.81

HECTOR E.I.R.L. RUC 202550878525 CASCADAS DER JAVIER PRADO Mz."I" LOTE 03 ATE- SERIE 008 AL12,501 al 16,500 F.I. 19-

CANCELADO

... Lima, 31 de marzo del 2012

TOTAL

438.00

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

Las Compras pueden siguientes criterios: clasificarse segn los

a) Por la forma de efectuarlo.

b) Por el tipo de Mercadera que se adquiere. c) Por la Ubicacin Proveedor. Geogrfica del

Por la forma de efectuarlo

Pueden ser de 3 formas :. 1) Compras Centralizadas .-

Aquellas que son efectuadas por una sola dependencia que posee la autoridad suficiente para efectuar la adquisicin , la calidad y los precios convenientes . 2) Compras Descentralizadas .Este tipo de Compras puede presentarse bajo 2 aspectos :
a) Cuando existiendo la Dependencia Compras esta solo ejercita el control de las adquisiciones siendo las Compras efectuadas por otros Organismos .

Por la forma de efectuarlo

b) Cuando las Compras son efectuadas por

cualquier dependencia de la Empresa .

3) Mixtas .Cuando las Compras de carcter general son

efectuadas por la Seccin Compras y las de uso exclusivo o particular son efectuadas por las

Dependencias que necesitan el articulo

Por el tipo de Mercadera que se adquiere

Pueden ser :. Compras de Materias Primas . Compras de Suministros ( accesorios , tiles de oficina , materiales elctricos , materiales de limpieza , etc ) . Compras de piezas fabricadas ( repuestos ) .

Compras de Equipos de Instalacin

Por la Ubicacin Geogrfica del Proveedor

Pueden ser :
Nacionales . Cuando las fuentes de suministro estn ubicadas dentro de la jurisdiccin territorial de nuestro pas . Internacionales . Cuando las fuentes de suministro no estn ubicadas dentro de la Jurisdiccin territorial de nuestro pas . Las cotizaciones que existen para la importacin de artculos son las siguientes :

1) FAS ( Free Along Side ) . Mercadera al costado del barco Puerto de Origen .

Por la Ubicacin Geogrfica del Proveedor

2) FOB ( Free on board ) .- La mercadera es cotizada con los gastos en el barco Puerto de Origen .

3) CIF ( Cost , insume , freight ) . La mercadera es puesta en el lugar de destino incluyendo costos , fletes y seguro

MTODOS DE COMPRA
Entre los principales mtodos de Compra tenemos : 1 Compras ajustadas a las Necesidades . 2 Compras para un periodo futuro especificado . 3 Compras segn la situacin del mercado . 4 Compras Especulativas . 5 Compras segn contrato . 6 Compras para un grupo de artculos . 7 Compras segn un Programa .

Compras ajustadas a las necesidades

Este mtodo tiene la particularidad de no efectuar ninguna adquisicin hasta que surja la necesidad

de consumo ; una vez creada la necesidad el

Departamento de Compras adquiere los artculos en las cantidades necesarias suficientes para

satisfacerlas . En este mtodo es caracterstico no tener Stock

de mercaderas .

Compras para un periodo futuro especificado

Este mtodo es una practica estndar para la adquisicin de artculos de consumo constante , en los cuales los volmenes no son muy altos y las fluctuaciones de los precios son insignificantes . El periodo para el cual se efecta la adquisicin puede tomarse en consideracin al consumo anterior o teniendo en cuenta un programa de fabricacin . Cabe indicar que casi todos adquiridos por este mtodo . los suministros son

Compras segn la situacin del mercado

Este mtodo se define como aquel que se efecta aprovechando las fluctuaciones de los precios en el mercado pero teniendo en consideracin un programa de fabricacin . Entre las ventajas tenemos las siguientes: Se logran grandes economas en los precios de adquisicin . Lograr mayor margen de utilidad en el precio de venta . Entre las desventajas tenemos: Mayores existencias con las consiguientes cargas de almacenamiento y espacio disponible .
Posibilidad de equivocarse al estudiar las fluctuaciones del mercado que podra ocasionar grandes perdidas a la Empresa .

Compras Especulativas
Mediante este mtodo se aprovechan los precios bajos del mercado para efectuar grandes adquisiciones con la idea de revenderlos posteriormente obteniendo grandes utilidades . Este mtodo en si no viene a ser una funcin del Departamento de Compras ; sino que debe ser aplicada con la autorizacin del Gerente Financiero o del Gerente General o de los Asesores de la Empresa . Entre las desventajas tenemos : Inmovilizacin de grandes sumas de capital . Aumento alarmante de la capacidad de almacenamiento. Peligran los planes de Produccin o de Ventas al tener que esperar que se presente la situacin de los precios bajos en el mercado .

Compras segn contrato

Este mtodo presenta casi todas las ventajas de los
anteriores ; es aquel a travs del cual el consumidor y el proveedor celebran por escrito un contrato de

adquisicin para determinado lote de artculos . Este mtodo se caracteriza por lo siguiente: Aprovechar el precio en el momento de la firma del contrato . Asegurar artculos. un Abastecimiento continuo de los

Compras para un grupo de partidas de artculos

Este mtodo es una innovacin interesante en el arte de comprar , el cual permite grandes economas para la Empresa . Consiste en agrupar por partidas todos aquellos artculos de cantidades reducidas en su adquisicin y de bajo costo a fin de ser entregados a un proveedor para el suministro respectivo ( Ejemplo : suministros elctricos ) .

EL PEDIDO MS ECONMICO
Definicin .El pedido ms econmico viene a ser la cantidad mas conveniente que debe ser adquirida por cada tipo de articulo con la finalidad de obtener los costos mnimos unitarios de adquisicin . Factores Determinantes.Entre los factores que se tienen que analizar para solicitar la cantidad econmica tenemos los siguientes :

a) Cantidad disponible en Almacn. b) Consumo ( si es constante , peridico o irregular) c) Tiempo de demora del nuevo lote a adquirirse.
d) Longitud del periodo de fabricacin que se desea proteger con el lote a adquirirse .

EL PEDIDO MS ECONMICO
e) Descuentos.

f) Importancia del capital empleado e intereses dejados de percibir..

g) Importancia del trabajo empleado. h) Cantidad que debe tenerse en existencia para casos urgentes imprevistos . i) Cantidad que debe tenerse en existencia como margen de seguridad para los casos de demora en la entrega de los materiales .

j) Carga Anual por Almacenamiento de los productos. k) Precio total de adquisicin del artculo

CLCULO
Diversos investigadores han ideado formulas matemticas para determinar el lote ms econmico a adquirirse .

Entre estos tenemos a DAVIS , PENNINGTON y otros ms .

La ecuacin de Davis se basa en las cargas de almacenamiento en factores de inters y en los diversos gastos que se ocasionan para determinar la adquisicin de los artculos . La ecuacin de Davis origina la siguiente frmula matemtica:

Q=

2GS CI 2 BE

CLCULO
Donde: Q= Cantidad econmica a adquirirse en nmero de unidades. Gasto total de preparar y efectuar el pedido. Ejemplo : gasto de financiamiento del departamento de Compras , costo de impresos , gastos exteriores de compras .

G=

S=

Consumo unidades.

anual

del

articulo

en

nmero

de

CLCULO
C= Precio total unitario del articulo. Inters sobre el capital empleado al tanto por uno en forma decimal . Espacio ocupado por una unidad del artculo en el piso de almacenamiento . carga anual por almacenamiento artculos a adquirirse. de los

I=

B=

E=

CLCULO
EJERCICIOS DEL PEDIDO MS ECONMICO: Hallar el pedido ms econmico en la compra de 2 artculos en base a los siguientes niveles de informacin :

1) Gasto de efectuar el pedido:

2) Consumo anual del artculo:

S/. 580.00
6000 Unid.

S/. 935.00
5500 Unid.

3) Precio Total Unitario 4) Inters sobre el capital

S/. 3.60 S/. 8.25 12 % 15 % 5) Espacio ocupado por una unidad: 2 milsimas de m2
3 milsimas de m2 6) Carga Anual por almacenamiento de Estos artculos: S/. 1415 S/. 2420

: :

CLCULO
Formula : A) Q= Q= Q= Q=
2GS CI 2 BE 2 x580 x6000 3.6 x0.12 2 x0.002 x1415 2 x935 x5500 8.25 x0.15 2 x0.003 x 2420

B) Q = Q= Q= Q= Q=

6960000 0.432 5.66

6960000 6.092

10285000 1.2375 14 .52

10285000 15 .7575

1142481 .94

652705 .06
807.90

Q = 1068.87 Q= 1100

Q=

900

CLCULO
Respuestas:
Para el problema A

a) El pedido ms econmico es 1100 unidades. b) Cada que tiempo debe solicitarse :

6000 unidades / 1100 = 5.45 veces 365 das / 5.45 = 67 das

c) Se debe solicitar 1100 unidades cada 67 das.

CLCULO
Respuestas:
Para el problema B a) El pedido ms econmico es 900 unidades.

b) Cada que tiempo debe solicitarse :

5500 / 900 = 6.11 365 / 6.11 = 60 Se debe solicitar 900 unidades cada 60 das

EVALUACION DE LA EFICIENCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

FORMULA:

EF = 100 -

X 100

DONDE:
EF:

Eficiencia del Dpto. de compras expresado en tanto por ciento. Gastos del Dpto. de compras. Economas comprobadas.
Valorizacin de las adquisiciones. Constante.

G: E:
V:

100:

CDIGO DE TICA PROFESIONAL.

Primero los intereses de la compaa.

Receptivo a buenos consejos.

Comprar sin prejuicio. Obtener conocimiento de materiales y procesos. Honestidad y no sobornos.

CDIGO DE TICA PROFESIONAL.

Las personas que gastan tanto dinero por cuenta de sus organizaciones estn expuestas a muchas tentaciones emanadas de su posicin en la empresa, hars que otros departamentos no son proclives.

Por ello, los puestos en compras deben tener por principal valor la honestidad (son frecuentes las " comidas de negocios" costeadas por las empresas vendedoras, as como obsequios y preventas, etc.

CDIGO DE TICA PROFESIONAL.

Los encargados de compras:
No deben usar su puesto o autoridad para beneficio propio, procurando enaltecer la funcin de compras. Optimizarn el uso de recursos, respecto de los cuales estn obligados a obtener los mximos beneficios para su organizacin. Cumplirn las disposiciones legales del pas y los trminos de contratacin. Rechazarn cualquier prctica inapropiada. Deben respetar el aspecto confidencial de la informacin recibida. No deben aceptar obsequios (salvo de valor ntimo agendas, etc.,) ni obtener ventajas de su posicin.

CDIGO DE TICA PROFESIONAL.

La informacin que proporcionen debe ser verdica y justa, nunca conducir al error. Evitarn los intereses personales que limiten o den imparcialidad a la realizacin de sus funciones.
Fomentarn los niveles ms altos de competencia profesional entre sus subordinados. Mantendrn la integridad en sus relaciones comerciales, con un trato corts a sus abastecedores.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS RELACIONES CON LA ORGANIZACIN. En la poca actual, es muy necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y principios bsicos de la funcin de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organizacin, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organizacin, estn

interrelacionadas.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

La funcin de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales,

abastecimientos y servicios para la organizacin, se

desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la "

funcin " de produccin para manufacturar o procesar el producto; con la " funcin " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

SISTEMAS DE INFORMACIN
GERENCIA GENERAL PROGRAMACION Y PLANIFICACION

INGENIERIA

ALMACEN

COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

PERSONAL

CONTABILIDAD

PRODUCCION

VENTAS

DIRECCIN
La relacin con la Direccin general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado perodo de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadsticos de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos lo cual nos permite la evaluacin y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organizacin.

PRODUCCIN.
Esta es la funcin del grupo comprometido en la elaboracin del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relacin cardinal entre compras y produccin, es la de que compras procure los materiales necesarios para la produccin y de qu produccin descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como produccin comparten una obligacin igual y doble hacia la administracin: ambas son responsables de los COSTOS. La actuacin de produccin respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el mximo valor por unidad monetaria gastada.

PRODUCCIN.
Entre las fricciones ms comunes encontramos que las causas son: Fallas en el abastecimiento (Produccin est a merced de se agente de compras). Aviso insuficiente de produccin para que compras asegure entrega u obtenga valor ptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperacin entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

VENTAS
La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; el xito de ese esfuerzo de ventas depende, en funcin del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

VENTAS

Una fecha de entrega prometida por ventas, en

muchos casos, depende de los programas de

entrega

negociados

por

compras

para

los

componentes o para las materias primas.

PROGRAMACIN Y PLANEACIN
Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada como una entidad en la organizacin, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Donde quiera que esas funciones se efecten, las relaciones bsicas de compras son las siguientes: Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar informacin presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.

ALMACENES
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega.
Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relacin se complica porque la necesidad de una eficiente operacin de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos mtodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecucin de un valor superior en el medio externo

INGENIERA
La relacin entre compras e ingeniera, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniera procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniera, obteniendo las cotizaciones y la asistencia tcnica de los proveedores y asistencia en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado y estudios para mejores y ms nuevos materiales y equipos.

Ingeniera da una asistencia invaluable a compras en la asesora de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones ptimas de un artculo determinado para su aplicacin particular y estandarizaciones deseables.

CONTABILIDAD
La relacin ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos

fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan

fondos disponibles en cantidad adecuada.

Se dictan normas y polticas en conjunto de:

Los plazos de crdito. Presupuestos y Pronsticos

RELACIONES PBLICAS
La funcin de compras, por razones del amplio e ntimo contacto con todos sus crculos de proveedores,

es de una influencia importante

en las relaciones pblicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones son con de un este aliado

departamento valioso.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

Existen documentos o formularios que por su
importancia o la frecuencia de su utilizacin Deben cumplir ciertas exigencias legales necesarias

en su confeccin.
Las operaciones comerciales siguen un proceso completo el cual empieza con la consulta y finaliza con el pago; estas operaciones en cada uno de sus

etapas con llevan un movimiento de formularios o

impresos.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

a) La Consulta: Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor en el cual le solicita o

pregunta todos los antecedentes con respecto a un

material especifico, ej. : Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. b) La Cotizacin: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestacin a las preguntas, hechas por el cliente.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

En general debe contener los siguientes datos: Plazo de entrega de los materiales Que los precios incluyan el IGV Plazo de vigencia de los bienes ofertados. Si la entrega de los materiales incluye transporte. Formas de pago ( contado , contra entrega ,

crdito , etc )

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

El Pedido: Cuando la Empresa compradora est de acuerdo con una cotizacin recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra, la cual debe contener los siguientes datos: Descripcin detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad. poca del despacho. Precio exacto del producto. Vigencia de la cotizacin

Membrete del comprador.

Nmero de la orden de compra.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

Fecha de expedicin.

Direccin donde mercadera.

debe

ser

entregada

la

Identificacin del vendedor. Relacin de los artculos solicitados. Precios unitarios e importes parciales y totales.

Condiciones y forma de pago. Condiciones especiales.

Referencia a la cotizacin.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

d) Gua de Despacho: Es el documento legal que acompaa, la entrega de mercaderas, su formato y legalidad es la que t ya conoces.

e) Factura: Es el documento que acredita legalmente una

operacin de compra y venta, su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974, las cuales ya las conoces.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

f) Recibo: Corresponde a la recepcin de las mercaderas requeridas en el lugar establecido por el comprador. Tambin se le llama Gua de Recepcin. g) Pago:
Es la operacin que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderas requeridas segn informacin de bodega. Aqu se procede a realizar el pago de la compra de acuerdo a las polticas de cada Empresa.

DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

h) Nota de Dbito y Crdito:

Son documentos legales que se utilizan para corregir, errores de facturacin su formalidad es la misma que t conoces. Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos espacialmente diseados para stos, como Nota de Dbito y Nota de Crdito. La correccin de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los sistemas de control e informacin de la Empresa.

CONTRATO DE COMPRAVENTA.
Un contrato es el acuerdo verbal o escrito entre dos o ms personas mediante el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algn servicio.

LOS ELEMENTOS COMPRAVENTA: Los elementos Compraventa se materiales:

DEL

CONTRATO

DE

que intervienen en la dividen en personales y

CONTRATO DE COMPRAVENTA.
Elementos Personales:

El Comprador y el Vendedor son los elementos personales del Contrato de Compraventa, que como en cualquier contrato requiere la capacidad de las partes contratantes, para contraer obligaciones. El Cdigo Civil establece la edad de 18 aos como inicio de la mayora de edad y a partir de este momento pueden contratar. Con las limitaciones establecidas por la Ley, tambin, pueden contratar los mayores de 16 aos y menores de 18 aos, si han sido emancipados por quienes ejerzan la patria potestad y ellos lo han consentido.

CONTRATO DE COMPRAVENTA.
Elementos Materiales o Reales: Los elementos reales de la compraventa son la cosa objeto de la misma y el precio que por ella se paga. Se entiende por "Cosa" a aquellos bienes y derechos que pueden ser objeto de la Compraventa.
La cosa debe reunir los siguientes requisitos: Ha de ser posible, y estar dentro del comercio. Debe ser de lcita venta, ya que la ley no puede amparar una transmisin de algo que es ilcito. Por ejemplo, la droga. Debe ser determinada o determinable. Ejemplo: marcas, patentes, joyas preciosas, mercadera, otras.

CONTRATO DE COMPRAVENTA.
El Precio debe tener las siguientes condiciones: Tiene que consistir en dinero o un signo que lo represente. Ha de ser determinable es decir, el precio ha de estar determinado o ha de poderse determinar sin necesidad de un nuevo contrato. El precio se fija libremente por los contratantes, y no al arbitrio de una de las partes. Se puede fijar en moneda nacional o extranjera.

CARACTERSTICAS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA 1. Consensual.

Porque se perfecciona por el slo consentimiento de las partes respecto de los elementos esenciales (la Cosa y el Precio). Slo por excepcin - cuando lo requiere, adems del consentimiento referido a los elementos esenciales - hay una solemnidad, la cual consiste en la Escritura Pblica.
2. Bilateral Al generar obligaciones para ambas partes. 3. Oneroso Porque las partes se gravan recprocamente.

CARACTERSTICAS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA

4. Conmutativo.
Porque las obligaciones que nacen para ambas partes se miran como equivalentes.

5. Principal.
Existe por s solo.

6. De ejecucin Instantnea.
No importa, en este aspecto, que las obligaciones que nazcan puedan estar afectas a modalidades

CARACTERSTICAS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA 7. Nominado.

Debe tener nombre.

El [nombre de la institucin] en su carcter de [Organismo Nacional de Ejecucin/Socio

Implementador, especificar] del Proyecto [Nmero y Nombre del Proyecto] en adelante, el Proyecto, le invita a cotizar los bienes que se indican a continuacin:

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN EL SECTOR PBLICO

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Qu son los Sistemas Administrativos? Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e

instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en

las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin que actan como normas de calidad.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los siguientes:
Abastecimiento Personal Inversin Pblica Presupuesto Contabilidad

Tesorera
Otros.

QU ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
CONCEPTO:
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado

para asegurar la continuidad de los procesos

productivos que desarrollan las entidades

integrantes de la administracin pblica.

MARCO LEGAL
Constitucin Poltica del Per ao 1993: Artculo 58, 76 77, 194, 195.

Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07). Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.
Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin, Artculo 10. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.

MARCO LEGAL
Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado Decreto supremo N 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Otras leyes complementarias.

Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2012.

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411.

MARCO LEGAL
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422.

Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N

27444.

FINALIDAD

La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerencias y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecnico, flota

vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a cargo de un Sub Gerente, quien

depende del Gerente de Administracin y Finanzas o

de la Gerencia de Administracin.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO a) Denominacin y Organizacin El rea encargada del abastecimiento en una Entidad Publica dependiendo del tamao de sta,

generalmente tiene jerarqua de subgerencia con el

denominativo Abastecimiento. o nombre de Subgerencia de

Tambin se le denomina Subgerencia de Logstica o

Jefatura de Logstica, como por ejemplo en la

Municipalidad Provincial de Piura (ver grfico N 01).

Grfico: Modelo de Organizacin de los Subsistemas de Abastecimientos

Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de Abastecimiento Contrataciones y

Adquisiciones Almacn
Servicios Generales Control Patrimonial

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO

b) Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:
Programacin Este proceso comprende las siguientes actividades:

Determinacin de necesidades.
Consolidacin de necesidades.

Formulacin del plan de adquisiciones.

Ejecucin de la programacin.

Evaluacin de la programacin. Priorizacin y Certificacin Presupuestal

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO Catalogacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: Identificacin de bienes no codificados. Actualizacin de bienes no codificados. Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes Registro de proveedores

A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de proveedores en cada entidad. De ello se encarga el OSCE a travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO

Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades: Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento. Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. Contrataciones y Adquisiciones

Este procedimiento est regulado por Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado y por su Reglamento el Decreto Supremo N 184-2008-EF. Consideramos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO

Recuperacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades:

Recoleccin o seleccin. Reparacin o reconstruccin. Utilizacin. Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la entidad Publica y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO Seguridad

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos.
Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR PBLICO Distribucin Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico administrativa en que se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

Disposicin final

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnicoadministrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la entidad Publica.

GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin

Los procesos de adquisicin o contratacin que realizan las entidades tienen tres grandes fases, detalladas a continuacin y sealadas en el cuadro N 01:

a) Preparacin de la seleccin Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisicin o contratacin hasta la convocatoria del proceso de seleccin. Dentro de esta fase encontramos, adems de la aprobacin de la adquisicin o contratacin, las siguientes actuaciones de carcter administrativo: designacin del comit especial, elaboracin y aprobacin de las bases, entre otras.

A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin

b) Seleccin Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de seleccin hasta la celebracin / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el proceso de seleccin.

c) Ejecucin contractual Es la fase que va desde la celebracin hasta la liquidacin del contrato. En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra.

Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

FASES

Preparacin de la Seleccin
1. Plan Estratgico Institucional
2. Plan Operativo Institucional

Proceso de Seleccin
1. Convocatoria participantes y Registro de

Ejecucin Contractual
1 Celebracin del contrato
prestaciones

2. Presentacin de consultas, absolucin 2. Ejecucin de las y aclaracin de las bases derivadas del contrato

3. Determinacin de necesidades 4. Presupuesto Institucional 5. Plan Anual de Contrataciones 6. Aprobacin contratacin del expediente de

3. Formulacin de observaciones a las 3. Adicionales y reducciones Bases e integracin de stas 4. Presentacin y entrega de propuestas 5. Evaluacin propuestas y calificacin de 4. Ampliaciones o reducciones de plazo 5. Subcontratacin 6. Intervencin econmica

6. Otorgamiento de la Buena Pro

7. Designacin del Comit Especial

7. Citacin para la Celebracin del 7. Resolucin contrato 8. Aplicacin de penalidades 9. Conformidad de prestacin de servicio entrega o de

8. Elaboracin del Proyecto de Bases 8. Celebracin del contrato Administrativas 9. Aprobacin Administrativas de las Bases

10. Liquidacin de obra o de consultora de obra

Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

Las instancias que tienen relacin y competencias en estos procesos son:
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado: OSCE Contralora General de la Repblica Oficinas de abastecimiento de las entidades Pblicas o quien haga sus veces.

Comits especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Los procesos de contratacin y adquisicin estn regulados por ley 1017 y su reglamento y se rigen por

los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de

otros principios generales del derecho administrativo y del derecho comn. 1. Principio de moralidad Los actos referidos a las contrataciones y

adquisiciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

2. Principio de libre competencia

En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirn regulaciones o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales.
3. Principio de imparcialidad

Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarn en estricta aplicacin de la ley y el reglamento, as como en atencin a criterios tcnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

4. Principio de eficiencia Los bienes y servicios o la ejecucin de obras que

se adquieran o contraten deben reunir los requisitos

de calidad, precio, plazo de ejecucin y entrega y

debern efectuarse en las mejores condiciones para

su uso final.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

5. Principio de transparencia Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas,

sustentadas y accesibles a los postores. Los

postores tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin de las adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones

previstas en la ley y el reglamento, la convocatoria,

el otorgamiento de la buena pro y los resultados

deben ser de conocimiento pblico.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

6. Principio de economa

En toda adquisicin o contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad, austeridad, concentracin

y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de

los procesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos, debiendo

evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades costosas e innecesarias.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

7. Principio de vigencia tecnolgica Los bienes, servicios o ejecucin de obras deben
reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con

efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duracin, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los

avances cientficos y tecnolgicos.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

8. Principio de trato justo e igualitario Todo postor de bienes, servicios o ejecucin de obras debe tener participacin y acceso para contratar con las entidades en condiciones

semejantes a las de los dems, estando prohibida la

existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas,

salvo las excepciones de ley.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las entidades del sector pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. Servirn tambin como criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parmetros para la actuacin de los funcionarios y de las dependencias responsables y para suplir los vacos de la mencionada Ley y su Reglamento.

Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Los principios, entonces, no son meras declaraciones programticas que establecen parmetros morales de conducta a los que resultara recomendable que se ajusten los agentes pblicos y privados que intervienen en los procesos de adquisicin o contratacin. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el texto de la norma, su aplicacin se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la elaboracin de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades pblicas con competencia para ello.

PROCESOS DE SELECCIN
TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN
LICITACION PBLICA CONCURSO PUBLICO
ADJUDICACIN DIRECTA PBLICA

PROCESOS PBLICOS

ADJUDICACIN DIRECTA

ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA

ADJUDICACIN DE MENOR CUANTIA

PROCESO PRIVADO Y/O PBLICO

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

Licitacin Pblica
Se convoca para la adquisicin de bienes, as como para la contratacin de obras, dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias.

La Licitacin Pblica para la ejecucin de obras se desdoblar en:

a) Licitacin Pblica Nacional para la ejecucin de obras por empresas constituidas y con instalaciones en el pas.

b)

Licitacin Pblica Internacional cuando las caractersticas tcnicas de las obras requieran de participacin internacional.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

Licitacin Pblica
La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando
se tenga prevista la adquisicin de cinco camiones de

limpieza pblica por un valor total de quinientos mil

nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un

valor de un milln doscientos mil nuevos soles.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN Concurso Pblico

Se convoca para la contratacin de servicios, dentro

de

los

mrgenes

establecidos

por

las

normas

presupuestarias. Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil nuevos soles anuales o la contratacin del

servicio de vigilancia y seguridad por un valor de

doscientos diez mil nuevos soles anuales.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

ADJUDICACIN DIRECTA
Se convoca para la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias.

La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva. Adjudicacin Directa Pblica

Se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

ADJUDICACIN DIRECTA
Adjudicacin Directa Selectiva
se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la

Adjudicacin Directa por las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por invitacin, debiendo

convocarse a por lo menos tres (3) proveedores.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA

Se convoca para: a) la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como a la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo del artculo 96 del Reglamento.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA

b) los procesos declarados desiertos; y

c)

la contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales.

Especficamente se aplica cuando:

se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN Y SUS OBJETOS DE

CONTRATO

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN Y SUS OBJETOS DE

CONTRATO

MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

PRCTICA CALIFICADA
Desarrollar un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, considerando todas las siguientes etapas:

1.2.3.4.5.6.7.8.9.-

Elegir a los miembros del Comit especial. Elegir los posibles participantes y postores. Elaborar el proyecto de Bases Aprobar las Bases Registrar la convocatoria en la Plataforma del Se@CE
Elaborar el Registro de Participantes Registrar a los participantes Recepcin de Propuestas tcnicas y econmicas Evaluar la admisibilidad de las propuesta tcnicas.

10.- Otorgar la Buena Pro, de acuerdo al Orden de Prelacin. 11.- Consentir la Buena Pro

GRACIAS!!!

L/O/G/O