BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, informasi semakin meluas dan pengetahuan pun semakin bertambah. Setiap orang memerlukan informasi yang berkembang dengan sangat cepat tersebut dan juga pengetahuan yang tidak dapat lepas dari diri setiap orang. Salah satu sarana yang menunjang perkembangan informasi dan pengetahuan ialah Perpustakaan. Perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi yang sangat bermanfaat bagi semua orang. Karena perpustakaan menyediakan dan memberikan informasi serta pengetahuan yang dibutuhkan oleh setiap individu. Oleh karena itu pustakawan harus dengan cermat mengelola perpustakaannya agar dapat selalu memberikan informasi kepada pengguna secara efektif dan efisien. Pengelolaan perpustakaan yang menjadi syarat wajib bagi pelayanan suatu perpustakaan ialah meliputi pengadaan bahan pustaka, layanan sirkulasi yang baik, tata ruang yang nyaman, fasilitas yang memadai, sistem temu kembali yang mudah dimengerti oleh pengguna, serta pustakawan yg berkompeten. Penyusun sebagai mahasiswa di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi telah melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) untuk mempelajari lebih dalam mengenai hal-hal dalam pengelolaan perpustakaan, khususnya bahan pustaka dan berusaha untuk menerapkan ilmu yang telah penyusun peroleh di perkuliahan. Dan sebagai calon ahli informasi, penyusun sangat bangga dengan yang kami lakukan dalam PKL tersebut karena membantu banyak orang dalam penyampaian informasi yang mereka butuhkan.

1.2

Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan dengan tujuan untuk

memperoleh pengetahuan serta pengalaman

yang nyata dalam mengelola

perpustakaan. Selain itu, PKL ini juga bertujuan untuk: 1. Menerapkan di dunia kerja ilmu perpustakaan dan informasi yang telah di dapat di perkuliahan 2. Mengetahui strategi peningkatan pelayanan dalam pengelolaan perpustakaan 3. Mengetahui keterampilan serta pengetahuan yang dibutuhkan dalam dunia kerja dimana mahasiswa melakukan PKL 4. Memenuhi persyaratan mata kuliah Seminar Laporan Praktek Kerja Lapangan

1.3

Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di Perpustakaan Riset Bank

Indonesia yang beralamat di Menara Sjafruddin Prawiranegara (Gedung B), Jl. MH. Thamrin No. 2 Jakarta 10350. Penyusun melakukan PKL di tempat tersebut selama 3 bulan hari kerja (+ 459 jam), terhitung dari tanggal 15 Juni 2011 s.d. 2 September 2011, dengan jumlah waktu sekitar ---- jam. Jam kerja di Perpustakaan Bank Indonesia ialah: Hari : Senin Jumat 07.00 16.15 WIB

Pukul :

1.4

Metodologi Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini menggunakan metode praktek

langsung dalam melaksanakan berbagai kegiatan di bawah pengawasan pembimbing lapangan. Pengumpulan data yang digunakan untuk menyusun laporan praktek kerja lapangan ini antara lain: 1. Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung dengan pencatatan 2. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab dengan staf perpustakaan 3. Studi Pustaka, yaitu memilih, membaca, dan menggunakan acuan bahan pustaka yang berkaitan dengan perpustakaan

1.5

Sistematika Penyusunan Laporan Sistematikan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan

Riset Bank Indonesia ini terdiri dari: BAB I Pendahuluan Memberikan gambaran umum dan singkat mengenai latar belakang, tujuan, lokasi dan waktu, metodologi, dan sistematika penulisan laporan yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja lapangan. BAB II Keadaan Umum Berisi mengenai pembahasan umum mengenai Bank Indonesia selaku tempat dimana Perpustakaan Riset Bank Indonesia didirikan dan Perpustakaan Riset Bank Indonesia itu sendiri. BAB III Pembahasan Berisi mengenai uraian kegiatan selama PKL di Perpustakaan Riset Bank Indonesia. BAB IV Kesimpulan dan Saran Berisi mengenai kesimpulan dari laporan yang telah dibuat oleh penyusun dan saran-saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi Perpustakaan Riset Bank Indonesia.

BAB II KEADAAN UMUM

2.1

Bank Indonesia Sejarah Bank Indonesia tak lepas dari sejarah pendahulunya, yaitu De

Javasche Bank pada zaman kolonial. Bank Indonesia sebagai bank sentral yang didirikan pada tanggal 1 Juli 1953, berdasarkan dengan Undang-Undang Pokok Bank Indonesia atau UU No.11 Tahun 1953. Kelahiran Bank Indonesia merupakan hasuk proses nasionalisasi De Javasche Bank N. V., sebuah bank Belanda yang pada masa kolonial diberi tugas oleh Pemerintah Belanda sebagai bank sirkulasi Hindia Belanda dan berdasarkan keputusan Konferensi Meja Bundar 1949 ditunjuk lagi sebagai bank sentral. Proses nasionalisasi secara de facto sebenarnya sudah berlangsung sejak dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 123 pada tanggal 12 Juli 1951, dengan diangkatnya putera Indonesia, Mr. Sjafruddin Prawiranegara sebagai Presiden De Javasche Bank. Ia menggantikan pejabat Belanda Dr. A. Houwink yang karena merasa tidak dipercaya lagi oleh Pemerintah dan atas permintaan sendiri mengundurkan diri. Nasionalisasi De Javasche Bank tidak hanya dimaksudkan sebagai pengambilalihan kepemilikan dan manajemen, melainkan juga untuk mengubah dan mengisinya dengan tujuan dan misi yang sejalan dengan aspirasi pembangunan nasional yang tentu berbeda tujuan dan misinya dengan De Javasche Bank yang merupakan bank kolonial. Menurut Booklet Perbankan Indonesia 2006, pengertian Bank Indonesia (BI) adalah Bank Sentral Republik Indonesia yang merupakan lembaga negara yang independen dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, bebas dari campur tangan pemerintah atau bank lain, kecuali untuk hal-hal lain yang secara tegas diatur dalam Undang-Undang tentang Bank Indonesia.

2.1.1

Visi dan Misi Bank Indonesia

2.1.1.1 Visi Bank Indonesia Menjadi lembaga bank sentral yang dapat dipercaya (kredibel) secara nasional maupun internasional melalui penguatan nilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian inflasi yang rendah dan stabil.

2.1.1.2 Misi Bank Indonesia Mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah melalui pemeliharaan kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk

pembangunan nasional jangka panjang yang berkesinambungan.

2.1.2

Tujuan dan Tugas Pokok Bank Indonesia Sebagai bank sentral, Bank Indonesia memiliki satu tujuan tunggalm yaitu

mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Untuk mencapai tujuan tersebut Bank Indonesia didukung oleh tiga pilar yang merupakan tiga bidang tugas pokoknya, yaitu: Menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter Mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran Mengatur dan mengawasi perbankan di Indonesia

2.1.3

Struktur Organisasi Bank Indonesia Bank Indonesia dipimpin oleh Dewan Gubernur yang terdiri dari seorang

Gubernur, seorang Deputi Gubernur Senior, dan sekurang-kurangnya 4 orang atau sebanyak-banyaknya 7 orang Deputi Gubernur yang diusulkan dan diangkat oleh Presiden dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat. Struktur organisasi BI terdiri dari 21 direktorat, 2 Biro yang berdiri sendiri dan 5 Biro dalam koorniasi Direktorat, 4 Unit Khusus dan 1 Pusat Pendidikan dan Studi Kebanksentralan di Kantor Pusat, 37 Kantor Bank Indonesia (KBI), dan 4 Kantor Perwakilan (KPW) masing-masing di New York, London, Tokyo, dan Singapura. Secara garis besar, tugas BI dilaksanakan melalui 4 sektor satuan kerja, KBI dan KPW yang kesemuanya bertanggung jawab

kepada Dewan Gubernur. Struktur organisasi lengkap Bank Indonesia dapat dilihat di LAMPIRAN 1.

2.2

Perpustakaan Bank Indonesia Sebelum dijadikan 2 bagian, yaitu Perpustakaan Umum (PU) dan

Perpustakaan Riset (PR), hanya ada satu perpustakaan yang dikenal dengan Perpustakaan Umum sebagai bagian dari satuan kerja sektor moneter yaitu URES yang termasuk dalam bagian laporan dan dokumentasi, pada tahun 1996 terjadi reorganisasi sektor menter di Bim perpustakaan berada di satuan kerja DKM dibawah pimpinan PRAd. Pada saat itulah Perpustakaan Riset terbentuk, tujuan awal Perpustakaan Riset adalah mengelola koleksi yang mendukung kegiatan riset di sektor moneter dengan pengguna yang dibatasi hanya untuk intern BI, sedangkan untuk PU mengelola koleksi yang lebih bersifat umum dan menerima pengunjung dari luar atau eksternal. Kendala yang ditemukan dalam operasional kerja antara lain, terjadi duplikasi antara PU dan PR yang berkaitan dengan penggunaan anggaran, dan banyak pihak luar yang sedang mengadakan riset sangat memerlukan koleksi yang berada di PR. Setelah melakukan evaluasi, mulai tahun 1999 konsep operasional pengelilaan perpustakaan berubah. Perpustakaan Umum bertugas mengelola koleksi dengan kategori buku dengan tugas tambahan membina dan membantu pengembangan perpustakaan mini yang berada di KBI (Kantor Bank Indonesia yang berada di dareah), dan PR bertugas untuk mengelola perpustakaan kategori periodikal dan publikasi BI serta lembaga lainnya dengan tugas tambahan menangani hal yang terkait teknologi informasi. Untuk menguatkan landasan hukum, maka pada tahun 2003 Bank Indonesia mengeluarkan surat edaran No. 5/46/INTERN pada tanggal 31 Oktober 2003, yang dimaksud dengan Perpustakaan Bank Indonesia adalah Perpustakaan Kantor Pusat yang dikelola oleh Satuan Kerja yang membidangi riset ekonomi dna kebijakan moneter yang berada di Kantor Pusat dan Perpustakaan Kantor Bank Indnoesia (KBI) dna selanjutnya disebut dengan perpustakaan.

2.2.1

Visi dan Misi Perpustakaan Bank Indonesia

2.2.1.1 Visi Perpustakaan Bank Indonesia Mendukung kebijakan BI yang efektif dan peningkatan kualitas SDM melalui pengelolaan perpustakaan yang profesional, kelengkapan koleksi sesuai dengan kebutuhan riset dan pelayanan prima.

2.2.1.2 Misi Perpustakaan Bank Indonesia Mengelola referensi dan literatur untuk kegiatan riset dan penelitian dalam mendukung pelaksanaan tugas BI di bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran serta bidang lain terkait peningkatan kompetensi SDM.

2.2.2

Tanggung Jawab dan Kewajiban Perpustakaan Bank Indonesia, menurut Surat Edaran Bank Indonesia

No.10/83/INTERN tanggal 23 Desember 2008, mempunyai tanggung jawab dan kewajiban untuk menyediakan serta mengelola literatur dan bahan referensi bagi Satuan Kerja (Satker) dan pegawai BI. Literatur dan bahan referensi ini berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas BI di bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran serta bidang lain yang terkait dengan pelaksanaan tugas BI, termasuk yang bersifat mendukung kualitas sumber daya manusia (SDM).

2.2.3

Struktur Organisasi Bagian Perpustakaan Riset dan Administrasi Perpustakaan Bank Indonesia dibawahi oleh Bagian Perpustakaan Riset dan

Administrasi (PRAd) yang merupakan salah satu bagian dari Direktorat Riset Ekonomi dan Kebijakan Moneter (DKM). Bagian PRAd dipimpin oleh seorang kepala bagian, 2 orang deputi kepala bagian, 5 orang kepala seksi (Kepala Seksi Anggaran dan Logistik, Kepala Seksi Pengembangan Koleksi, Kepala Seksi Kepegawaian dan Kesekretariatan, Kepala Seksi Perpustakaan Umum, dan Kepala Seksi Perpustakaan Riset), serta 20 orang staf. Dari 20 orang staf tetap bagian PRAd, khusus bagian Perpustakaan Bank Indonesia terdiri dari 4 staf tetap. Selain itu

ditambah dengan 7 staf honorer. Struktur organisasi bagian Perpustakaan Riset dan Administras (PRAd) dapat dilihat di LAMPIRAN 2.

2.3

Sumber Daya Manusia Perpustakaan Riset Bank Indonesia (Pusriset BI) memiliki sumber daya

manusia sekitar 7 orang, yang terdiri dari satu orang kepala seksi perpustakaan riset, satu orang staf perpustakaan, satu orang honorer, tiga orang staf data entry operator, dan satu orang massanger. Di Pusriset BI pegawai perpustakaannya yang ada saat ini tidak ada yang berlatar belakang sarjana perpustakaan. Latar belakang pegawai perpustakaan yang ada saat ini berpendidikan S1 Ekonomi, S1 Komputer, S1 Psikologi, D3 Administrasi Perkantoran, D3 Perbankan, dan tamatan SMA. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia dirasa masih kurang untuk Pusriset BI karena tidak ada yang benar-benar ahli dalam perpustakaan. Berikut tabel sumber daya manusia yang dimiliki Perpustakaan Riset Bank Indonesia: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Suparti Made Suatmaja Yance Nauli Tobing Hendra Binekas Slamet Hariyanto Neri Aristance H. Dedy Veriansyah Nama Jabatan Kepala Seksi Perpustakaan Riset Staff Perpustakaan Data Entry Operator Data Entry Operator Data Entry Operator Honorer Massanger

2.4

Pemakai Pemakai Perpustakaan Riset Bank Indonesia terdiri dari:

1. Pengguna Potensial Target : Pegawai Bank Indonesia ( + 5520 orang)

8

Non Target

: Masyarakat Umum (Pelajar, Mahasiswa, Peneliti, dan lainnya)

2. Pengguna Aktual : Pengunjung yang datang ke Perpustakaan Riset Bank Indonesia terdiri dari intern (pegawai Bank Indonesia) dan ekstern (masyarakat di luar Bank Indonesia)

Pengunjung yang datang ke Perpustakaan Riset Bank Indonesia rata-rata sekitar 10 orang per hari. Jumlah pengunjung Perpustakaan Riset Bank Indonesia dapat dilihat di LAMPIRAN 3.

2.5

Koleksi Koleksi perpustakaan adalah bahan pustaka dalam bentuk karya tulis, karya

cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan: 1. Keterkaitannya dengan tugas BI a. Koleksi inti, yaitu koleksi perpustakaan yang terkait dengan bidang-bidang yang menjadi tugas BI yaitu bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran. Koleksi inti harus merupakan bagian terbesar dari koleksi perpustakaan b. Koleksi pelengkap, yaitu bahan pustaka yang tidak terkait langsung dengan pelaksanaan tugas BI namun dinilai perlu untuk mendukung pelaksanaan tugas Satker dan peningkatan kualitas SDM. 2. Format atau Bentuk a. Koleksi Buku, yaitu semua jenis bahan pustaka berupa karya cetak seperti Buku, Paper/Makalah, Skripsi, Thesis, dan Disertasi. b. Koleksi Periodikal, yaitu semua jenis bahan pustaka berupa karya cetak yang merupakan terbitan berkala/serial serperti Majalah, Jurnal, Kliping Berita, serta Publikasi BI (Laporan, Statistik, dan Jurnal.

c. Koleksi Digital, yaitu semua jenis bahan pustaka berupa karya rekam dalam bentuk pita, piringan, dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi, seperti kaset, disket, microfilm, Compact Disck (CD), dan video (VCD/VHS).

Koleksi yang ada di Perpustakaan Riset Bank Indonesia mencakup bidang tugas BI, yaitu bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran. Jumlah koleksi yang ada di Perpustakaan Riset Bank Indonesia terhitung sampai tanggal 11 Januari 2012 ialah: Lebih dari 19.869 judul buku yang terdiri dari 23.477 eksemplar, yang terdiri dari: Publikasi Bank Indonesia Publikasi Lembaga Pemerintah Publikasi Lembaga Keuangan Internasional

Koleksi Periodikal terdiri dari 305 judul buku dan 19.793 eksemplar Jurnal Tercetak Jurnal Online yang terdiri dari: JSTOR ProQuest Emerald SpingerLink

Koleksi digital sejumlah + 2500 CD / DVD Kliping Surat Kabar mengenai berita yang terkait, terhitung dari tahun 1998 sampai terkini. Contoh kliping koran dapat dilihat di LAMPIRAN 4.

Majalah Surat Kabar Karya Ilmiah yang terdiri dari Skripsi, Tesis, dan Disertasi

Laporan koleksi buku yang terdapat di Perpustakaan Riset Bank Indonesia dapat dilihat di LAMPIRAN 5, dan untuk laporan koleksi periodikan di Perpustakaan Riset Bank Indonesia dapat dilihat di LAMPIRAN 6.
10

Untuk Peminjaman koleksi rata-rata peminjaman sekitar 25 judul buku perbulannya. Yang dapat meminjam koleksi-koleksi yang ada di Perpustakaan Riset Bank Indonesia hanyalah pegawai Bank Indonesia saja. Pegawai Bank Indonesia pun hanya dapat meminjam maksimal 3 judul buku per orangnya dan tidak ada syarat untuk keanggotaan perpustakaan. Sedangkan pengunjung ekstern (pengunjung selain pegawai Bank Indonesia) hanya dapat membaca di tempat saja dan dapat mem-foto copy bahan koleksi (kecuali karya ilmiah) maksimal 10 lembar per orangnya.

2.6

Keanggotaan Berdasarkan SE No.10/83/INTERN tanggal 23 Desember 2008 keanggotaan

perpustakaan ditetapkan sebagai berikut: 1. Keanggotaan Perpustakaan bersifat terbatas, hanya untuk pegawai dan pihakpihak yang terafiliasi dengan Bank Indonesia 2. Anggota Perpustakaan terdiri dari: a. Anggota Pegawai b. Anggota Non Pegawai 3. Anggota Pegawai adalah Pegawai Bank Indonesia yang keanggotaannya terdaftar secacra otomatis berdasarkan data dari satuan kerja yang membidangi sumbre daya manusia 4. Anggota Non Pegawai adalah Dewan Gubernur, pensiunan, peserta pendidikan calon Pegawai Bank Indonesia, dan pegawai non organik. Untuk menjadi anggota Perpustakaan pendaftaran dilakukan dengan menunjukkan kartu identitas yang berlaku di Bank Indonesia. 5. Hak dan Kewajiban anggota a. Setiap anggota Perpustakaan mempunyai hak sebagai berikut: 1. memperoleh layanan serta memanfaatkan dan mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di Perpustakaan 2. memberikan usulan informasi bahan pustaka dalam rangka memperkaya Koleksi Perpustakaan

11

3. memberikan saran dan evaluasi dalam rangka meningkatkan kinerja Perpustakaan b. Setiap anggota Perpustakaan mempunyai kewajiban sebagai berikut: 1. Mematuhi aturan Perpustakaan yang berlaku 2. Menjaga dan memelihara kelestarian Koleksi Perpustakaan

2.7

Pelayanan Berdasarkan dengan SE No.10/83/INTERN tanggal 23 Desember 2008,

pelayanan perpustakaan mencakup sistem pelayanan perpustakaan berikut fasilitas yang tersedia untuk Pemustaka. 2.7.1 Sistem Pelayanan Sistem pelayanan perpustakaan yang ada di Bank Indonesia dapat dibedakan menjadi dua cara, yaitu sistem pelayanan terbuka (opened access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). 1. Pelayanan Terbuka (opened access) Pada perpustakaan yang menerapkan sistem pelayanan terbuka seperti Perpustakaan Bank Indonesia, maka pemustaka dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi untuk mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang diperlukannya ke rak. Namun kepada Pemustaka tidak diperbolehkan untuk mengembalikan sendiri bahan pustaka yang telah dibacanya ke rak penyimpanan. Untuk kitu perlu disediakan suatu tempat (meja khusus) untuk meletakkan bahan pustaka setelah dibaca 2. Pelayanan Tertutup (closed access) Sementara pada sistem pelayanan tertutup, Pemustaka tidak diperkenankan masuk ke ruang penyimpanan koleksi. Maka Pustakawan harus siap membanti untuk mencarikan bahan pustaka yang diperlukannya.

Untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua sistem tersebut, syarat utama yang harus dipenuhi adalah: Koleksi harus disusun secara sistematis, sehingga mudah dalam pencarian

12

Proses temu kembali (searching) koleksi harus dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

2.7.2

Jenis Pelayanan Jenis pelayanan yang terdapat di Perpustakaan Riset Bank Indonesia ialah:

2.7.2.1 Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman dan pengembalian buku yang dipinjam oleh Anggota Perpustakaan, termasuk pula layanan perpanjangan dan pemesanan pengembalian buku. Tata aturan layanan Sirkulasi, sebagai berikut: Jumlah bahan pustaka yang dipinjam paling banyak 3 (tiga) eksemplar dengan jangka waktu peminjaman selama 2 (dua) minggu Perpanjangan dapat dilakukan paling banyak 2 (dua) kali, dengan ketentuan buku yang dipinjam tersebut tidak sedang dipesan oleh Anggota lain, mengingat pemesanan peminjaman buku juga dapat dilakukan melalui Aplikasi Cyber Library. Perpanjangan berikutnya masih dapat dilakukan selama tidak dipesan anggota lain, namun buku yang dipinjam tersebut harus dikembalikan terlebih dahulu dan diperlihatkan kepada pustakawan Penambahan jumlah peminjaman buku dapat meminta persetujuan pustakawan dan diperbolehkan hanya untuk keperluan tertentu seperti tugas Satker atau tugas pendidikan lanjutan, namun jumlahnya dibatasi sebanyak 5 eksemplar Pemesanan peminjaman buku (booking) oleh anggota dapat dilakukan melalui Aplikasi Cyber Library dengan ketentuan buku yang akan dipinjam dalam status tersedia. Lalu secara otomatis sistem akan mengirim ke alamat email yang bersangkutan berupa surat pemberitahuan bahwa buku telah tersedia dengan jangka waktu pengambilan selama 2 hari Bila dalam jangka waktu tersebut buku tidak diambil oleh anggota, maka anggota tersebut akan masuk dalam daftar antrian peminjaman Pemesanan untuk buku yang dalam status sedang dipinjam, maka Anggota tersebut akan masuk dalam daftar antrian peminjaman

13

Apabila peminjam telah melakukan pengembalian buku, maka secara otomatis sistem akan mengirim ke alamat email yang bersangkutan dengan jangka waktu pengambilan selama 2 hari

2.7.2.2 Layanan Referensi Layanan referensi ini merupakan penyediaan koleksi rujukan (referensi) seperti kamus, direktori, dan handbook. Namun koleksi referensi ini tidak dapat dipinjamkan, karena sebagai koleksi rujukan harus tetap berada di tempatnya sehingga apabila ada Pemustaka yang membutuhkannya koleksi tersebut selalu tersedia.

2.7.2.3 Layanan Informasi Perpustakaan sebagai pusat informasi harus memiliki Pustakawan yang dapat memberikan pelayanan kepada Pemustaka yang mencari berbagai informasi di Perpustakaan. Pemustaka juga harus siap menjawab pertanyaan yang mudah sampai dengan penelusuran yang agak rumit untuk mendapatkan informasi yang dicari Pemustaka. Beberapa syarat utama yang harus dimiliki Pustakawan, antara lain yaitu: Sikap ramah dan sabar, ketelitian, serta siap membantu Pengetahuan yang luas terutama terkait dengan tugas Bank Indonesia Pengetahuan secara umum tentang isi koleksi Perpustakaan dan mempunyai semangat belajar untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuannya Ketrampilan menggunakan komputer untuk melakukan penelusuran baik melalui intranet maupun internet

Layanan informasi meliputi: Bantuan/bimbingan langsung Instruksi penggunaan fasilitas perpustakaan Silang layan (peminjaman antar Perpustakaan) Jasa penyebaran informasi terpilih atau berjejaring

14

Untuk dapat memberikan layanan informasi yang baik dan berkualitas sebagai ukuran keberhasilan dalam melayani para Pemustaka, maka Perpustakaan perlu menyediakan berbagai sumber informasi yang cukup memadai dan fasilitas informasi yang muda diakses. Saat ini Perpustakaan dapat memanfaatkan akses data terpasang (online) dan internet untuk mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan Pemustaka.

2.7.2.4 Layanan Fotokopi Layanan fotokopi merupakan salah satu layanan yang sangat dibutuhkan oleh Pemustaka. Penyediaan layanan ini sifatnya tidak wajib atau optional, dan diserahkan kepada kebijaksanaan masing-masing Perpustakaan. Tata aturan untuk Perpustakaan yang memberikan layanan fotokopi kepada pengunjung eksternal, sebagai berikut: Penggunaan mesin fotokopi diharapkan dilakukan sendiri oleh pemustaka dengan diberikan bimbingan oleh pustakawan bagaimana cara penggunaannya Jumlah halaman yang difotokopi sebaiknya dibatasi, paling banyak 10-20 lembar dan bahan/data yang akan difotokopi adalah informasi yang penting-penting saja Untuk keperluan fotokopi untuk kunjungan berikutnya, yang bersangkutan diminta untuk membawa sendiri kertas fotokopinya (namun jumlahnya juga dibatasi sebagaimana tersebut di atas)

2.8

Sistem Perpustakaan Bank Indonesia Sistem Perpustakaan Bank Indonesia merupakan sistem berbasis teknologi

informasi untuk membantu kegiatan administrasi dan pengelolaan Perpustakaan Bank Indonesia, sekaligus memberikan kemudahan akses bagi pemustaka untuk memperoleh informasi koleksi yang dimiliki seluruh perpustakaan yang ada di Bank Indonesia. Sistem Perpustakaan Bank Indonesia ini terdiri dari dua aplikasi yaitu : 1. Aplikasi Cyber Library (CL) Aplikasi ini dikembangkan dengan basis website yang bisa diakses melalui intranet, dengan mempunyai dua fungsi utama yaitu :

15

a) Fungsi back-office, yaitu untuk membantu kegiatan operasional yang dilakukan oleh pustakawan seperti pendataan koleksi, sirkulasi (proses peminjaman dan pengembalian buku), akuisisi koleksi (proses pengadaan buku), dan pelaporan. b) Fungsi front-office, yaitu sebagai sarana bagi pemustaka (anggota / non-anggota) untuk mengakses informasi seluruh koleksi perpustakaan, memanfaatkan fasilitas yang disediakan, dan berinteraksi dengan pengelola perpustakaan. 2. Halaman Perpustakaan di Website Bank Indonesia (www.bi.go.id) Merupakan bagian dari website Bank Indonesia (yang dapat diakses melalui internet dengan menyediakan informasi mengenai koleksi perpustakaan BI. Data yang ditampilkan melalui website BI ini bersifat off-line, dimana melalui aplikasi Content Management System (CMS) yang dikembangkan oleh UKMI dilakukan copy data setiap hari secara otomatis dari server library ke server bi.go.id. Bagan jaringan dari Sistem Perpustakaan Bank Indonesia dapat dilihat di LAMPIRAN 7.

2.8.1

Pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia Pengembangan Aplikasi/Sistem Perpustakaan Bank Indonesia meliputi

kegiatan penambahan dan/atau penyempurnaan Aplikasi/Sistem Perpustakaan Bank Indonesia, antara lain karena adanya perubahan spesifikasi kebutuhan (change request) atau penyempurnaan fitur-fitur yang telah ada. FTTI (Forum Teknis Teknologi Informasi) melakukan penilaian kelayakan pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia sebagaimana dimaksud diatas untuk selanjutnya hasil penilaian dimaksud disampaikan kepada FMTI (Forum Manajemen Teknologi Informasi) untuk mendapatkan persetujuan atau penolakan. Evaluasi yang dilakukan FMTI berdasarkan kriteria sebagai berikut :

1. Kriteria bisnis, yang meliputi :

a) Adanya jenis koleksi baru yang spesifik yang digunakan oleh user internal maupun eksternal dalam jumlah banyak. b) Koleksi yang mendukung dan sesuai dengan business process guna mendukung pencapaian misi dan visi Satker / Bank Indonesia. c) Datanya dapat dijamin kesinambungan dan pengkiniannya.

16

2. Kriteria teknis yang meliputi :

a) Sesuai standar pengelolaan perpustakaan. b) Kualitas data koleksi terjamin dari sisi availability dan integrity. c) Skala koleksi yang cukup besar.

Dalam pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia akan melibatkan beberapa Satker terkait, dengan spesifikasi tugas sebagai berikut :

1. Satuan Kerja Pemilik Aplikasi (DKM cq. Bagian PRAd) atau Satker lain
(berkoordinasi dengan Bagian PRAd)

a. Mengajukan permohonan pengelolaan koleksi yang akan diintegrasikan ke

dalam Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia sesuai dengan kriteria bisnis dan kriteria teknis (melalui memo dengan melampirkan User Requirement yang mengacu pada Prosedur Pedoman Pengembangan Sistem Aplikasi /P3SA).

b. Bersama anggota Tim Pengembang Aplikasi / Sistem Perputakaan Bank

Indonesia lainnya menyusun Petunjuk Teknis bagi pengelolaan operasional dan penggunaan Sistem Perputakaan Bank Indonesia.

2. Satuan Kerja yang membidangi Teknologi Informasi

a. Menetapkan standar infrastruktur Teknologi Informasi dalam pengembangan Aplikasi / Sistem Perputakaan Bank Indonesia. b. Melakukan pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Melakukan penilaian secara teknis terhadap kesesuaian infrastruktur teknologi informasi terkait dan tingkat pengamanan yang memadai sesuai dengan ketentuan Pengamanan Teknologi Informasi yang berlaku. d. Bersama anggota Tim Pengembang Aplikasi / Sistem Perpustakaan BI lainnya menyusun Petunjuk Teknis bagi pengelolaan operasional dan penggunaan Sistem Perputakaan Bank Indonesia.

17

3. Satuan Kerja yang membidangi Manajemen Informasi

a. Melakukan penilaian dan kajian atas usulan pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia. b. Mengkordinasikan pengembangan Aplikasi / Sistem Perpustakaan Bank Indonesia.

2.8.2

Aplikasi Cyber Library

2.8.2.1 Halaman Utama Website (Homepage) Halaman utama (homepage) website adalah halaman yang pertama kali ditampilkan ketika alamat http://library dipanggil melalui browser dalam lingkungan intranet Bank Indonesia. Website ini telah dikembangkan untuk bergabung dengan sistem single signon Bank Indonesia, sehingga user pegawai yang mempunyai account di Bank Indonesia sudah langsung dikenali oleh aplikasi sesuai dengan login yang dilakukannya ketika menghidupkan komputer untuk bergabung dengan intranet Bank Indonesia. Sementara user pegawai yang tidak mempunyai account di Bank Indonesia, harus melakukan login terlebih dahulu. Bagi pengunjung umum di perpustakaan (menggunakan komputer OPAC) juga tidak perlu lagi melakukan login untuk mengakses koleksi.Tampilan halaman perpustakaan dapat dilihat di LAMPIRAN 8. Pada halaman utama ini akan ditampilkan link menu sebagai berikut : (1) Menu Home, link untuk menuju halaman utama (homepage) dari website (gambar). Pada halaman ini akan ditampilkan dalam susunan yang menarik berbagai informasi antara lain koleksi terbaru, resensi buku/paper, koleksi buku yang paling sering dipinjam, informasi kegiatan yang diselenggarakan oleh perpustakaan, dan lainnya. (2) Menu Kliping Berita, link untuk menuju halaman informasi koleksi kliping berita suratkabar yang dikelola setiap hari oleh petugas perpustakaan.

18

(3) Menu Katalog, link untuk menuju informasi katalog koleksi Perpustakaan yang dibagi dalam kategori buku, periodikal, E-journal, publikasi BI, dan multimedia. Tampilan Menu Katalog dapat dilihat di LAMPIRAN 9. (4) Menu Fasilitas, link untuk menuju halaman fasilitas bagi anggota perpustakaan untuk melakukan upload tulisan ke CL, pemesanan peminjaman buku, berlangganan layanan informasi melalui email, memberi masukan untuk pengadaan koleksi, kontak pustakawan, personal page dan mengubah personal profile. (5) Menu Perpustakaan KBI, link untuk menuju halaman yang disediakan untuk melakukan penelusuran terhadap koleksi Perpustakaan KBI. Halaman ini bersifat sementara, karena bila semua semua perpustakaan KBI telah terintegrasi maka penelusuran terhadap koleksi bisa menggunakan fasilitas search yang telah ada. (6) Menu Pojok Rileks, link untuk menuju halaman yang berisi informasi artikel ringan. Selain itu ada beberapa link untuk menuju halaman-halaman (pages) penting yaitu : (1) Tentang Perpustakaan, link untuk menuju halaman informasi profile Perpustakaan Bank Indonesia. (2) FAQ, link untuk menuju halaman yang berisi informasi pertanyaan-pertanyaan standar yang muncul seputar penggunaan website. (3) Ruang Webmaster, link untuk menuju halaman back-office yang hanya dapat diakses oleh pengelola aplikasi perpustakaan (dibahas di butir B). (4) Advanced search, link untuk menuju halaman penelusuran koleksi Perpustakaan BI secara lebih detail.

2.8.2.2 Halaman Webmaster Halaman Ruang Webmaster ini merupakan halaman yang disediakan bagi pengelola aplikasi untuk melakukan kegiatan operasional perpustakaan, dengan demikian yang bisa mengakses halaman ini hanyalah pengguna yang telah diberikan akses oleh Administrator/Superadmin (dibahas di butir C).

19

Ketika pertama kali masuk maka akan ditampilkan tulisan Selamat datang di Webmaster, dengan informasi nama user, hak akses, dan identitas satker yang bersangkutan di posisi kanan atas. Halaman Webmaster dapat dilihat di LAMPIRAN 10. Selanjutnya dapat dilihat mengenai data Data Akses Cyber Library dan Website BI dalam LAMPIRAN 11.

2.8.2.4 Pengaturan Hak Akses Pengelola Aplikasi Pembagian hak akses / wewenang pengelola aplikasi diatur sebagai berikut : 1. Super Administrator Mempunyai wewenang/hak akses penuh ke semua modul atau menu yang ada di Ruang Webmaster. Pegawai yang ditunjuk sebagai Super Administrator adalah dari Bagian PRAd yaitu minimal G.IV yang membawahi Perpustakaan dengan backup pegawai minimal G.III. Wewenang khusus yang dimiliki Super Administrator adalah: Memberikan hak akses kepada pegawai yang ditunjuk sebagai Admin oleh pimpinan KBI/Satker yang membawahi perpustakaan. Monitoring data seluruh perpustakaan. Mempunyai akses terhadap menu Frontpage Item, User Admin, Setting, dan Lainlain. Di samping itu seorang Super Admin juga mempunyai tanggung jawab untuk melakukan monitoring terhadap kinerja aplikasi secara keseluruhan berkoordinasi dengan DTI. 2. Administrator Mempunyai wewenang/hak akses terhadap modul-modul yang telah ditentukan (lihat bagan menu di atas). Pegawai yang ditunjuk sebagai Admin adalah minimal G.IV yang membawahi perpustakaan dengan backup minimal G.III. Wewenang khusus yang dimiliki Administrator adalah: Memberikan hak akses kepada pegawai yang ditunjuk sebagai Data Entry oleh pimpinan KBI/Satker yang membawahi perpustakaan. Monitoring data perpustakaan (lokal).
20

Disamping itu pegawai yang ditunjuk sebagai Admin mempunyai tanggung jawab untuk melakukan monitoring terhadap kinerja aplikasi. Administrator wajib melaporkan kepada Super Administrator apabila terjadi masalah dengan aplikasi, yang selanjutnya akan dipilah permasalahannya. Bila terkait dengan hardware, software, dan jaringan, maka akan di teruskan kepada DTI cq. Tim PPA-Moneter untuk ditindaklajuti. Sedangkan bila terkait dengan prosedur penggunaan aplikasi maka akan ditindaklanjuti oleh Super Administrator. 3. Data Entry Mempunyai wewenang/hak akses terhadap modul-modul yang telah ditentukan (lihat bagan menu di atas). Pegawai yang ditunjuk sebagai Data Entry adalah pegawai yang menjalankan operasional perpustakaan atau pegawai honorer yang khusus diperbantukan di perpustakaan.

2.8.2.4 Pengamanan Aplikasi Pengamanan yang dilakukan terhadap sistem perpustakaan terdiri dari pengamanan aplikasi, database dan fisik dengan mengacu kepada Ketentuan Pengamanan Teknologi Informasi Bank Indonesia yang berlaku. 1. Pengamanan Aplikasi Super Administrator dan Admin wajib menjaga kerahasiaan password miliknya. Super Administrator dan Admin mendaftarkan akses user dalam

kewenangannya sesuai kebutuhan. Pada beberapa fungsi kritikal di aplikasi telah dikunci penggunaan-nya agar hanya dapat diakses oleh Super Administrator / Admin. 2. Pengamanan Database Perangkat backup data menggunakan fasilitas backup data yang disediakan dan di setting secara otomatis oleh Microsoft SQL Server 2000. Pemindahan data hasil backup dari server ke PC backup dilakukan secara otomatis seminggu sekali menggunakan fasilitas O/S Windows. Pengawasan terhadap proses backup secara rutin di lakukan oleh DTI cq. Tim PPA-Moneter.

21

Apabila terjadi kerusakan pada database, Bagian PRAd agar segera melaporkan kepada pihak DTI cq. Tim PPA-Moneter. Proses restore data akan dilakukan oleh petugas dari DTI, dan sebelumnya pihak pengguna tidak diperbolehkan melakukan tindakan apapun terhadap PC server.

3. Pengamanan Fisik Server Perpustakaan diletakkan di ruang server yang berada dalam pengawasan DTI, dan berdasarkan assessment yang dilakukan oleh DTI termasuk dalam kategori kritikal level 2. Bila perlu dilakukan proses maintenance hardware akan dikoordinasikan oleh DTI cq. Tim PPA - Bidang Moneter dengan pemberitahuan kepada Bagian PRAd.

2.9

Keadaan Fisik Seperti yang telah disebutkan sebelurnnya bahwa Perpustakaan Bank

Indonesia terdiri dari dua jenis yaitu Perpustakaan Riset dan Perpustakaan Umum. Luas seluruhannya adalah 8.707,5 m2 dengan perincian, Perpustakaan Riset memiliki luas 2.922,86 m2 dan Perpustakaan Umum memiliki luas 5.784,64 m2. Selain itu masing-masing perpustakaan tersebut dilengkapi dengan fasilitas dan perabot yang mendukung kegiatan perpustakaan maupun menambah kenyamanan dan kemudahan bagi pengguna. 1. Perpustakaan Riset memiliki fasilitas dan perabot, antara lain a. Fasilitas i. Ruang baca, ruang rapat, dan ruang tamu yang nyaman ii. OPAC (Online Public Access Catalog) untuk menelusur koleksi yang ditempatkan dalam 6 unit PC (personal Computer) iii. Loker dan kunci untuk menyimpan barang bawaan pengguna

perpustakaan terutama yang bearasal dari luar BI (tamu) iv. Komputer yang terdiri dari 7 unit dengan menggunakan jaringan intranet v. Fotokopi yang dapat digunakan oleh semua pengguna, baik intern BI atau luar BI dengan jumlah 10 lembar per orang.

22

vi. Tempat study carrels yaitu berupa meja dan kursi baca untuk perorangan vii. Bagian sirkulasi sebagai temp at pendaftaran anggota perpustakaan baru (intern BI), peminjaman dan pengembalian koleksi. viii. WiFi ix. Buku + CD Publikasi BI yang diberikan secara cuma-Cuma kepada pengunjung perpustakaan

b. Perabot i. Rak : rak majalah dan jurnal baru, rak majalah dan jumal lama, rak surat kabar, rak pameran jumal, rak koleksi ii. Meja: meja baca (berbentuk persegi panjang dan bundar), meja kerja, meja baca perorangan, meja sirkulasi iii. Kursi: kursi kerja, kursi baca, kursi tamu iv. Sofa kecil v. Troli : troli buku dan barang vi. Pendingin ruangan (AC atauAir Conditioner) dan Air Clean vii. Lemari buku besar vii. Pantry

23

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai deskripsi proses kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Sebagai mahasiswa program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, hal yang harus dilakukan ialah kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di tempat-tempat yang mendukung program studi, yaitu perpustakaan dan kearsipan. Pada laporan ini, penyusun memilih tempat PKL di Perpustakaan Riset Bank Indonesia. Perpustakaan Riset Bank Indonesia merupakan perpustakaan khusus yang memiliki tugas pokok: 1. Melakukan kegiatan Perpustakaan dengan koleksi utama berupa periodikal, publikasi BI, lembaga intemasional dan lembaga riset, dengan lingkup pekerjaan: Pemrosesan, pemeliharaan, dan pengembangan koleksi Pelayanan dan promosi perpustakaan

2. Maintenance dan pengembangan aplikasi perpustakaan di Kantor Pusat dan di KBI

PKL ini wajib untuk dilakukan oleh setiap mahasiswa. Selain untuk memenuhi mata kuliah Seminar Laporan Praktik Kerja Lapangan, mahasiswa juga men-simulasi-kan secara nyata dengan terjun langsung ke tempat kerja sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. Hari pertama penyusun dapat melaksanakan PKL di Perpustakaan Riset Bank Indonesia, yakni pada tanggal 15 Juni 2011 penyusun diberi gambaran umum Perpustakaan Riset Bank Indonesia oleh Ibu Parti dan langsung mendapat pelatihan oleh petugas perpustakaan mengenai apa yang harus dikerjakan di tempat tersebut. Pada hari pertama tersebut, penyusun diberi pelatihan oleh Pak Slamet dan Pak Hendra untuk melakukan kliping koran yang rutin dikerjakan setiap harinya.

24

Selama + 3 bulan penyusun melakukan praktik kerja di Perpustakaan Riset Bank Indonesia, penyusun melakukan semua kegiatan yang ada di perpustakaan tersebut. Kegiatan yang ada di Perpustakaan Riset Bank Indonesia (Pusriset BI) antara lain:

3.1

Pengadaan dan Pengembangan Umumnya kegiatan pengadaan dan pengembangan koleksi di sebuah

perpustakaan ditangani oleh bagian yang terpisah. Namun tidak begitu halnya dengan Pusriset BI. Kegiatan pengadaan dan pengembangan koleksi untuk Pusriset BI ditangani oleh bagian yang bemama Pengembangan Koleksi. Hanya bagian tersebut yang berhak membeli atau menerima bahan pustaka untuk menunjang kegiatan Satuan Kerja (Satker). Sehingga setiap staf atau Satker yang ingin membeli bahan pustaka, terutama buku, harus mengajukannya ke Bagian Pengembangan Koleksi. Berikut ini adalah ketentuan dalam pengadaan dan pengembangan koleksi bahan pustaka menurut SE No. 10/83/INTERN tanggal 23 Desember 2008 tentang Manajemen Perpustakaan Bank Indonesia:

3.1.1

Pengadaan Pengadaan bahan pustaka harus dilakukan dengan efektif, efisien, dan

bermanfaat, karena selain untuk menambah koleksi perpustakaan juga untuk dapat memenuhi kebutuhan para Pemustaka. Kegiatan pengadaan koleksi, meliputi: 3.1.1.1 Seleksi Bahan Pustaka Sumber seleksi bahan pustaka, terutama pemilihan judul buku yang akan dijadikan koleksi perpustakaan dapat diperoleh antara lain melalui: 1. Survei Kebutuhan Pengguna Survei sebaiknya dilakukan awal tahun dengan pro-aktif menyebarkan kuesioner mengenai bahan pustaka kepada pengguna Perpustakaan dengan format antara lain berisi judul buku, pengarang, penerbit, edisi dan tahun terbit. Penyebaran kuesioner, selain melalui memorandum dapat pula memanfaatkan sarana e-mail

25

sebagai sarana pengirimannya, atau menggunakan fasilitas Pemesanan yang tersedia di Website Cyber Library (CL). 2. Permintaan/Usulan Pemustaka Apabila pengunjung (Pemustaka) tidak menemukan buku yang dibutuhkan di Perpustakaan, maka Pemustaka dapat melakukan usulan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkannya tersebut dengan mengisi formulir yang telah disediakan Perpustakaan serta saran-saran untuk pengembangan koleksi. 3. Permintaan/Usulan Pustakawan Pustakawan dapat pula aktif memberikan usulan untuk pengadaan bahan pustaka berdasarkan pengalaman dan pengamatannya dari hasil evaluasi perkembangan koleksi yang ada di Perpustakaan (terutama pengkinian edisi buku yang banyak dibaca atau sering dipinjam). Sumber seleksi lainnya dapat melalui: Pemilihan judul buku pada Katalog yang ditawarkan oleh penerbit/toko buku Informasi dari surat kabat atau majalah, mengenai resensi buku-buku berkualitas Pencarian buku-buku terkini melalui jaringan internet, dan sebagainya

Setelah

melakukan

penyeleksian,

selanjutnya

dilakukan

pengecekan

ketersediaannya buku-buku di database Aplikasi CL untuk menghindari adanya duplikasi bahan koleksi.

3.1.1.2 Pemesanan Pengajuan bahan pustaka yang akan dipilih sebagai koleksi Perpustakaan Riset Bank Indonesia (Pusriset BI) dilakukan dengan membuat catatan persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, kemudian dapat melakukan pemesanan (secara online atau pembelian langsung) kepada agen penerbit atau toko buku, dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Tata cara pelaksanaan pengadaan mengikuti ketentuan Manajemen Logistik Bank Indonesia

26

2. Jika pembelian melalui toko buku online, catatan hasil pesanan biasanya dilengkapi dengan harga buku dan pada waktu pengiriman akan dikonfirmasikan oleh toko buku tersebut tidak lama setelah transaksi dilakukan 3. Setiap pemesanan (online atau pembelian langsung) harus dicatat di dalam Buku Induk Pengadaan, antara lain yang berisi informasi: judul buku, pengarang, penerbit, tahun, harga, nama agen/toko, tanggal pemesanan.pembelian, tanggal terima buku dan keterangan pemberi usulan

3.1.1.3 Penerimaan Setelah buku yang dipesan diterima, maka sebaiknya: 1. Periksa faktur (invoice) dengan daftar pesanan, pastikan bahwa buku telah sesuai dengan pemesanan, bila sudah sesuai maka dapat dilakukan pembayaran 2. Bila tidak sesuai atau cacat maka dapat dilakukan pemberitahuan dan pengembalian kepada agen/toko buku untuk ditukarkan sesuai pesanan 3. Mencatat di Buku Induk Pengadaan mengenai informasi tanggal penerimaan dan keterangan lainnya bila ada 4. Setelah dicatat, selanjutnya buku dapat didistribusikan ke Perpustakaan untuk dilakukan proses pengolahannya dan pustakawan diminta paraf serta tanggal terima buku tersebut pada buku pengantar

3.1.2 1.

Pengembangan

Pengembangan koleksi Pusriset BI mengacu pada hasil survei terakhir terhadap kebutuhan literatur dan referensi, yang dilakukan secara periodik atau didasarkan pada kebutuhan ad hoc dengan persetujuan Pejabat yang berwenang.

2.

Pengembangan koleksi Perpustakaan KBI disesuaikan dengan kebutuhan pengguna di KBI.

3.

Setiap pengembangan koleksi perpustakaan terlebih dahulu harus mendapat persetujuan sekurang-kurangnya pegawai golongan G. V.

27

Adapun metode pengadaan bahan pustaka Perpustakaan BI antara lain: 1. Pembelian Pembelian bahan pustaka dapat dilakuakan secara langsung dengan

mengunjuungi toko buku atau penerbit buku atau dapat juga dengan melalui fasilitas internet dengan mengunjungi situs seperti Amazon serta cara lain yang digunakan adalah dengan melihat dari katalog penerbit. 2. Hadiah Buku atau majalah dapat diperoleh secara cuma-cuma sebagai hadiah dari pihak mana pun. 3. Tukar Menukar Tukar menukar merupakan salah satu sarana agar perpustakaan dapat memiliki bahan pustaka yang tidak dapat dibeli di toko buku dan hanya dapat diperoleh melalui pertukaran. Bank Indonesia tidak melarang adanya tukar-menukar bahan pustaka dengan pihak manapun, tetapi sejauh ini hal tersebut belum dilakukan. 4. Terbitan-terbitan Bank Indonesia Bank Indonesia menghasilkan terbitan sendiri yang menunjang kegiatan misi induknya. Terbitan ini disebarkan keseluruh kantor cabang dan kantor perwakilan di luar negeri. 5. Hibah Perpustakaan Bank Indonesia dapat menghibahkan koleksinya dengan kriteria sebagai berikut: a. Tahun penerbitan lebih dari lima belas tahun b. Terdapat duplikasi pada koleksi sejumlah lebih dari dua eksemplar c. Tidak termasuk dalam bahan pustaka yang tidak diterbitkan lagi.

Alur kerja bagian Pengembangan Koleksi Perpustakaan BI dapat dilihat di LAMPIRAN 12 . Sebelum melakukan pembelian bahan pustaka maka perlu diketahui bahan pustaka apa saja yang sedang diperlukan oleh Satker atau pegawai BI. Cara untuk mengetahui bahan pustaka apa saja yang sedang diperlukan harus dilakukan survei.

28

Selain survei ada beberapa cara lain yaitu: 1. Survei, yaitu menyebarkan kuesioner ke setiap Satker 2. Kotak saran. Ada dua cara yaitu: a. Manual, dengan mengisi form yang ada di perpustakaan b. Cyber, dengan mengisi form yang ada di http://cyberlib/library 3. Email, dengan mengirim emaillangsung ke Bagian Pengambangan Koleksi atau jika mengirim ke perpustakaan maka akan diteruskan ke Bagian Pengambangan Koleksi. Cara ini biasa dilakukan oleh staf dengan tingkat jabatan yang telah tinggi yang disebabkan staf Bagian Pengambangan Koleksi telah mengenal staf dengan tingkat jabatan yang telah tinggi tersebut. Email yang dikirim akan diprint sebagai bukti. 4. Memo. Jika permintaan berasal dari staf maka ia harus membuat memo resmi yang berisi permintaan pembelian bahan pustaka yang diajukan ke Bagian Pengambangan Koleksi. Kemudian Bagian Pengembangan Koleksi akan membuat lembar disposisi untuk disetujui oleh staf dengan tingkat jabatan minimal G.V. (Deputi Kepala Bagian) atau lebih tinggi.

Semua permintaan yang diperoleh dari cara-cara di atas kemudian dikumpulkan dan di catat di daftar permintaan. Kemudian diseleksi dengan cara mengecek di Perpustakaan BI, baik Umum dam Riset, apakah bahan pustaka yang diminta sudah tersedia atau belum. Jika bahan pustaka sudah tersedia di perpustakaan maka akan di beri keterangan 'Tersedia' pada daftar permintaan dan selesai (tidak dilanjutkan ke kegiatan berikutnya). Bila belum atau tidak tersedia maka perlu memeriksa anggaran yang disediakan. Jika anggaran tidak mencukupi maka akan diberi keterangan 'Ditolak' yang berarti selesai dan tidak dilanjutkan ke kegiatan selanjutnya. Bagian Pengembangan Koleksi tidak memiliki daftar desiderata yaitu daftar yang memuat bahan pustaka-bahan pustaka yang ditangguhkan pembeliannya karena ada beberapa ketidaksesuaian. Sehingga jika sebuah bahan pustaka sudah ditolak maka tidak akan diperhitungkan lagi.

29

Tahap selanjutnya adalah melakukan proses persetujuan dengan ketentuan yang telah dijelaskan yaitu Ketentuan Pengembangan Koleksi nomor 3. Jika tidak disetujui maka selesai. Setelah proses persetujuan maka dilakukan pemesanan (dibeli). Bahan pustaka yang dipesan akan dicatat dalam daftar pemesanan. Bahan pustaka, baik dalam negeri maupun luar negeri, biasa dipesan melalui online book shop, telepon, email, atau beli langsung ke taka buku, agen, atau penerbit. Online book shop untuk bahan pustaka luar negeri yang biasa digunakan adalah Amazon dan Barne & Noble. Sedangkan untuk bahan pustaka dalam negeri adalah Gramedia. Setiap tahun tersedia anggaran khusus untuk mengadakan bahan pustakabahan pustaka tersebut dengan pembagian anggaran yang seimbang, yaitu buku (baik dalam maupun luar negeri) dan periodikal (majalah, koran, buletin, jurnal tercetak dan online baik dalam maupun luar negeri). Selain itu juga terdapat kenaikan anggaran sebesar sepuluh persen setiap tahunnya. Cara pembayaran dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: 1. Banking transfer. Pembayaran bahan pustaka yang dipesan tidak dilakukan sendiri oleh Bagian Pengembangan Koleksi. Namun dilakukan oleh AKDV (Akunting Devisa) yaitu Bagian Pengembangan Koleksi mengirimkan daftar bahan pustaka-bahan pustaka yang dipesan beserta jumlah nominal keseluruhan ke AKDV. Daftar tersebut merupakan konfirmasi asli dari tempat dimana bahan pustaka tersebut dipesan. 2. Kartu kredit. Telah dijelaskan dalam ketentuan Pengadaan pada nomor 4. 3. Tunai.

Saat kegiatan PKL berlangsung kami tidak melakukan semua alur kerja pengembangan koleksi tersebut. Kegiatan yang kami lakukan hanya mencatat permintaan yang telah dikumpulkan dalam daftar permintaan dan mengecek atau memeriksa apakah buku yang diminta sudah tersedia atau belum di perpustakaan melalui Cyber Library.

30

Bagian Pengembangan Koleksi tidak memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis yang menjelaskan secara rinci bagamana kegiatan pengadaan dan pengembangan koleksi dilakukan. Mereka hanya memiliki ketentuan pengadaan dan pengembangan koleksi singkat yang tertulis dalam SE No.10/83/INTERN tanggal 23 Desember 2008.

3.2

Pengolahan Bahan Pustaka Bahan pustaka yang baru tidak langsung begitu saja dapat digunakan

(dipinjam) melainkan harus melalui beberapa kegiatan pemrosesan dan administrasi. 3.2.1 Pengolahan Buku Alur kerja pengolahan buku dapat dilihat di LAMPIRAN 13. Kegiatan pemrosesan dan administrasi bahan pustaka dalam format buku meliputi kegiatan registrasi yaitu setiap buku-buku yang menjadi koleksi perpustakaan harus segera di cap atau distempel pada halaman judul, diberi tape pengaman untuk menghindari pencurian dilengkapi dengan kertas kosong untuk mencatat tanggal harus kembaIi, nomor punggung, nomor barcode, dan tape pengaman. Nomor punggung dan nomor barcode tersebut dicetak secara otomatis oleh program. Setelah pemberian tanda kepemilikan kemudian dilakukan katalogisasi yaitu proses penelaahan dan pengolahan keterangan dari hal-hal penting yang perIu diketahui dari sebuah bahan pustaka untuk dijadikan katalog. Katalog berfungsi sebagai alat temu kembali secara cepat, tepat, dan akurat. Namun untuk perpustakaan yang telah terotomasi seperti Perpustakaan Riset Bank Indonesia tidak wajib dilakukan karena program atau software perpustakaan sudah secara otomatis menyediakan fasilitas penelusuran. Maka kegiatan katalogisasi ini dilakukan dengan memasukkan data-data buku ke dalam database bahan pustaka perpustakaan menggunakan aplikasi Cyber Library. Dengan kata lain tidak menggunakan work sheet terIebih dahulu kemudian membuat katalog. Data buku (baik berupa karya cetak maupun karya rekam) yang dimasukkan dalam database bahan pustaka perpustakaan adalah: 1. Tanggal pemasukan atau penerimaan (dicatat pada bagian stempel perpustakaan)

31

2. Judul buku danjudul seri (apabila ada) 3. Nama pengarang 4. Penerbit, tahun penerbitan, kota penerbitan 5. Nomor klasifikasi 6. Klas (kelompok besar dari klasifikasi yang tujuannya untuk pembuatan laporan inventaris) 7. Subyek 8. Kolasi (jumlah halaman, panjang bahan pustaka) 9. Notasi (bibliografi, reference, table, ilustrasi) 10. Nomor register (khusus bagi Perpustakaan yang selama ini telah menggunakan nomor register) 11. Abstraksi (bila memungkinkan) 12. Gambar cover sampul buku (bila memungkinkan)

Sama halnya dengan perpustakaan khusus lain, Perpustakaan Riset Bank Indonesia juga mengklasifikasikan koleksinya berdasarkan subjek dengan

mengunakan Universal Decimal Classification (UDC) yang umumnya digunakan oleh perpustakaan khusus. UDC terdiri atas tabel-tabel yang sistematis, yang menggunakan notasi (angka) desimal dalarn mengelompokkan semua jenis dokumen dari semua disiplin ilmu. Notasi-notasi atau angka-angka yang tersusun dalam bagan UDC dijadikan nomor pengenal buku yang disebut Nomor Kelas (Call Number) dan digunakan sebagai acuan penjajaran atau penyusunan koleksi di rak buku. Untuk menggunakan UDC harus diketahui dulu struktur UDC dan cara menggunakannya. Sebagai pegangan bagi para pengelola Perpustakaan Riset Bank Indonesia digunakan buku UDC yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia oleh Badan Pembinaan Hukum Nasional. Kegiatan klasifikasi ini dilakukan sebelum data-data bahan pustaka, khususnya buku, dimasukkan ke dalam database bahan pustaka perpustakaan. Kegiatan selanjutnya adalah pencetakan nomor punggung buku dan barcode. Nomor punggung buku dan barcode dibuat dengan menggunakan aplikasi Cyber

32

Library (CL). Nomor punggung buku secara otomatis tertera pada tampilan komputer setelah memasukkan nomor kIas. Sedangkan untuk nomor barcode akan bertambah satu dari nomor barcode terbesar yang pemah digunakan secara otomatis pula. Nomor barcode ini akan menjadi identitas setiap eksemplar buku yang akan digunakan dalam proses dirkulasi dan fungsi-fungsi lainnya. Nomor barcode ini terdri dari sepuluh digit angka. Contoh label punggung dan barcode dapat dilihat di LAMPIRAN 14 dan LAMPIRAN 15. Data-data buku yang telah dimasukkan ke dalam database akan ditampilkan melalui website yaitu Cyber Library agar dapat digunakan oleh pengguna. Pengeditan data buku (menghapus dan mengubah) dan monitoring dilakukan oleh Kepala Seksi Perpustakaan Riset Bank Indonesia. Setelah semua proses di atas selesai, agar bahan pustaka tetap terpelihara, tidak cepat rusak dan kotor maka perlu di sampul plastik sebelum ditempatkan di rak koleksi (Shelving). Shelving buku dilakukan dengan mengurutkan berdasarkan nomor klasifikasi, dari kiri ke atas, dan dari atas ke bawah. Apabila terdapat nomor klasifikasi yang sarna maka diurutkan berdasarkan abjad pertama kode nama pengarang yang telah dibalik. Jika kode nama pengarang yang telah dibalik juga sama maka diurutkan berdasarkan abjad pertama judul. Dari semua kegiatan di atas, yang kami kerjakan saat PKL adalah katalogisasi, klasifikasi, abstraksi, dan pengerakkan.

3.2.2

Pengolahan Periodikal Alur kerja pengolahan periodical akan dilampirkan di LAMPIRAN 16.

Kegiatan pemrosesan dan administrasi bahan pustaka dalam format periodikal hampir sarna dengan buku yaitu registrasi dengan memberi cap atau distempel pada sampul di bagian yang berwarna terang dan pemberian tape pengaman. Namun tidak perIu dilengkapi dengan kertas kosong untuk mencatat tanggal hams kembali, nomor punggung, dan barcode karena tidak dipinjamkan. Setelah pemberian tanda kepemilikan kemudian dilakukan katalogisasi yaitu proses penelaahan dan pengolahan keterangan dari hal-hal penting yang perlu

33

diketahui dari sebuah bahan pustaka untuk dijadikan katalog. Katalog berfungsi sebagai alat temu kembali secara cepat, tepat, dan akurat. Namun untuk perpustakaan yang telah terotomasi seperti Perpustakaan Riset Bank Indonesia tidak wajib dilakukan karena program atau software perpustakaan sudah secara otomatis menyediakan fasilitas penelusuran. Maka kegiatan katalogisasi ini dilakukan dengan memasukkan data bahan pustaka yang terbit secara berkala (periodikal) ke dalam database bahan pustaka perpustakaan menggunakan aplikasi Cyber Library (CL). Dengan kata lain tidak menggunakan work sheet terlebih dahulu kemudian membuat katalog. Data bahan pustaka yang terbit secara berkala atau periodikal baik berupa karya cetak maupun karya rekam yang dimasukkan dalam database bahan pustaka perpustakaan adalah: 1. Judul 2. Kategori (jumal ilmiah/laporan/data statistik) 3. Kala terbit (harian/mingguanlbulanan/tri wulanan/ semester/tahunan) 4. Penerbit (nama, alamat penerbit) 5. Keterangan (beIi,surnbanganihadian, tukar menukar atau hibah) 6. Nomor ISSN (apabila tersedia) 7. Nomor penerbitan yang diterima (tahun, nomor, volume, tanggal terbit, dan keterangan lainnya) 8. Jumlah eksemplar Data-data periodikal yang telah dimasukkan ke dalam database akan ditarnpilkan melalui website yaitu Cyber Library agar dapat digunakan oleh pengguna. Pengeditan data periodikal (menghapus dan mengubah) dan monitoring dilakukan oleh Kepala Seksi Perpustakaan Riset Bank Indonesia. Setelah semua proses di atas selesai, agar koleksi periodikal baru dapat diketahui dan digunakan oleh pengguna maka perlu dilakukan display. Bahan pustaka berupa periokal disimpan terpisah dari koleksi buku, disusun menurut abjad judul dan kelompoknya (contoh: majalah luar negeri, majalah dalam negeri, jumal ilmiah, atau

34

publikasi BI) dalam satu kelompok penempatan yang ditentuka berdasarkan nomor urut penerbitannya. Dari semua kegiatan di atas, yang kami kerjakan saat PKL adalah pemberian tanda kepemilikan, pemberian tape pengaman, entri data periodikal, dan display.

3.2.3

Pengolahan AudioVisual Bahan audiovisual yang dimiliki Perpustakaan BI adalah CD-ROM. Koleksi

ini cukup banyak dan berada di Perpustakaan Riset. CD-ROM disimpan dalam lemari khusus (terlihat lebih seperti laci-Iaci kecil). Agar pengguna dapat menggunakannya, disediakan sebuah komputer. Karena jumlah komputer yang hanya sebuah maka seringkali pengguna hams bergantian mengunakannya. Pengolahan CD-ROM tidak ada alur kerja resminya, namun kegiatan yang dilakukan adalah memasukkan data bibliogarafi CD-ROM ke dalam sistem otomasi perpustakaan (hampir sarna seperti memasukkan data buku dan periodikal), menempelkan sampul kertas yang terdapat tern pada bagian atas CD-ROM, dan menempelkan barcode. Data bibliografi tersebut akan masuk ke dalam databse bahan pustaka perpustakaan secara otomastis kemudian dapat dilihat oleh penguna melalui Cyber Library. Kegiatan pengolahan audiovisual ini dikerjakan oleh pegawai perpustakaan.

3.2.4

Pengolahan Artikel Kliping Surat Kabar Selain pengadaan buku dan periodikal, Perpustakaan Riset Bank Indonesia

juga mengadakan atau melanggan bacaan pegawai BI berupa surat kabar. Judul surat kabar yang dilanggan ada lebih dari sepuluh judul. Surat kabar-surat kabar ini dibagikan ke seluruh direktorat yang yang ada dengan jumlah yang telah ditentukan. Agar semua pegawai maupun pengguna perpustakaan dapat memperoleh informasi tebaru dari surat kabar tersebut maka dilakukan kliping artikel. Namun tidak semua artikel dikliping, hanya yang berhubungan dengan bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran serta bidang lain terkait peningkatan kompetensi SDM. Berikut adalah mekanisme kerja dalam mengolah artikel surat kabar: 1. Pemilihan berita di surat kabar dilakukan oleh administrator

35

2. Artikel yang telah dipilih diproses secara fisik (digunting, ditempel, dan diberi stempel tanggal) 3. Petugas pelaksana melakukan entri data melalui ruang webmaster CL. Langkahlangkah melakukan entri data kliping berita yaitu: a. Masuk ke Ruang Webmaster, klik link Kliping Berita kemudian akan muncul kategori-kategori (subjek) b. Pilih salah satu kategori atau sumber berita mana artikel terse but akan dimasukkan. Setiap kategori memiliki subkategori dan harus dilipih salah satu yang sesuai. c. Setelah masuk ke subkategori yang sesuai maka akan muncul daftar artikel yang sudah ada d. Masukkan judul artikel berita barn yang akan ditambahkan e. Masukkan informasi detil artikel berita yang lain seperti sumber berita (judul surat kabar), penulis, kata kunci, dan dekripsi lengkap. Deskripsi lengkap diisi 'artikel dalam betuk PDF' jika artikel yang dimasukkan terbit pada hari itu sedangkan 'hubungi perpustakaan untuk mendapatkan copy' jika artikel yang dimasukkan terbit pada tahun tertentu yaitu sebelum tahun 2000. Semua artikel dari tahun 2000 ke atas dimasukkan dalam format PDF (semua artikel di-scan) sedangkan artikel di bawah tahun 2000 dalam proses ke format PDF. 4. Administrator memonitor kagiatan entri data dan menentukan berita yang akan dijadikan headline news 5. Setelah kegiatan entri data selesai, informasi tersebut dikirimkan kepada subscriber layanan informasi Berita Hari Ini yang ada di CL melalui email. Untuk pengguna yang tidak berlangganan dapat memilih langsung artikel yang diinginkan dengan membuka CL.

Kegiatan pengolahan artikel berita surat kabar kami lakukan setiap hari khususnya entri data seperti judul surat kabar, penulis, dan dekripsi lengkap. Sedangkan penentuan kata kunci dan scanning artikel berita dilakukan oleh pegawai perpustakaan.

36

3.2.5

Pengolahan Publikasi BI BI memiliki terbitan sendiri yang disebut publikasi BI. Publikasi BI ini antara

lain laporan tahunan BI, laporan bulanan BI, statistik ekonomi, laporan kantor cabang BI (KBI), makalah-makalah yang dikeluarkan BI, dan lainnya. Proses pengolahan khususnya registrasi dan katalogisasi sarna seperti pengolahan buku. Yang berbeda hanya di klasifikasi dan penyusunannya di rak. Klasifikasi publikasi BI tidak menggunakan UDC karena sifatnya yang seperti periodikal yaitu diterbitkan secara rutin. Maka untuk kIasifikasi digunakan sistem (nomor panggil) yang dibuat khusus (sendiri) dan penyusunannya di rak menggunakan nomor panggil tersebut. Pengolahan publikasi BI yang kami lakukan adalah registrasi, katalogisasi, dan pengerakan. Selama PKL berlangsung, kami hanya sekali mengolah publikasi BI. Hal ini berkaitan dengan kala terbit dari publikasi BI tersebut.

3.3

Pelayanan Pada Bab II telah disebutkan mengenai sistem pelayanan dan jenis-jenis

pelayanan. Agar lebih jelas apa dan bagaimana kami melakukan kegiatan tersebut saat PKL maka pada Bab III, poin 3.3 ini akan dijelaskan lebih detail. 3.3.1 Sistem Pelayanan Pepustakaan Riset Bank Indonesia menerapkan sistem pelayanan terbuka kecuali untuk koleksi AudioVisual. Sebelum pengguna perpustakaan mencari bahan pustaka yang mereka butuhkan, biasanya mereka telah mencarinya melalui CL yaitu halaman penelusuran koleksi (basic and advanced search). Pengguna perpustakaan dapat melakukan peminjaman setiap hari kerja termasuk jam istirahat, dengan perkecualian hari Jumat. Perinciannya sebagai berikut: Senin - Kamis : Pkl. 07.00 - 16.00 WIB Jumat : Pkl. 07.00 - 11.30 ; 13.00 - 16.00 WIB Telah disebutkan dalam Bab II tentang pelayanan yang disediakan oleh Perpustakaan Riset Bank Indonesia yang diantaranya layanan fotokopi, referensi, dan peminjaman serta pengembalian buku. Penyusun melakukan pelayanan tersebut kepada pengguna perpustakaan.

37

3.3.2

Jenis Pelayanan

3.3.2.1 Layanan Sirkulasi Pada layanan sirkulasi, terjadi peminjaman dan pengembalian maupun perpanjangan bahan koleksi. Alur kerja peminjaman dapat dilihat di LAMPIRAN 17. Setelah pengguna perpustakaan menemukan buku yang diperlukan maka mereka akan menghubungi perpustakaan untuk melakukan peminjaman. Jika mereka tidak datang langsung ke perpustakaan, mereka akan mengirim messenger yang telah diserahi data buku yang akan dipinjam beserta nomor induk pegawai BI tersebut. Atau mereka akan menelepon perpustakaan kemudian mengirim messenger untuk mengambil buku yang telah dipinjam. Berikut adalah langkah-langkah melakukan peminjaman: 1. Buka aplikasi Cyber Library Webmaster dan pilih Sirkulasi 2. Masukkan nomor induk pegawai BI yang akan melakukan peminjaman dan akan tampil data pegawai BI tersebut seperti nama dan batas jumlah peminjaman. Jika ia tidak melakukan peminjaman sebelumnya maka tidak akan tampil data-data buku yang dipinjam. Pastikan bahwa tab yang diaktifkan adalah 'Pinjam'. 3. Masukan nomor barcode buku yang akan dipinjam. Pemasukkan nomor barcode ini bisa dilakukan dengan dua cara yaitu scanning menggunakan barcode reader atau mengetik pada kotak isian nomor barcode yang telah disediakan. Namun saat kegiatan PKL berlangsung barcode reader dalam keadaan rusak sehingga kami hams mengetik nomor barcode. 4. Setelah data buku yang akan dipinjam masuk ke dalam Modul Data Anggota dan Sirkulasi, proses selanjutnya adalah pencetakan surat bukti peminjaman (SBP). Namun sebelum mencetak SBP hams dipilih item data yang akan dimasukkan dalam SBP. Hal ini untuk menjaga apabila ada peminjaman yang dilakukan dalam waktu berbeda sehingga hams mencetak SBP yang berbeda isi item datanya. 5. Pencetakan SBP. SBP yang telah dicetak hams ditandatangani oleh peminjam buku kemudian disimpan oleh petugas. SBP dapat dilihat di LAMPIRAN 18.

38

Setiap buku yang dipinjam dan telah jatuh tempo untuk dikembalikan, kadang kala tidak langsung dikembalikan. Peminjam sering memperpanjang masa peminjaman. Alur kerja perpanjangan peminjaman buku dapat dilihat di LAMPIRAN 19. Ada pun langkah-Iangkah memperpanjang masa pinjaman yaitu: 1. Buka aplikasi Cyber Library, pilih Sirkulasi, dan Peminjaman/Pengembalian 2. Masukkan nomor induk pegawai BI yang akan melakukan perpanjangan dan akan tampil data pegawai BI tersebut seperti nama dan batas jumlah peminjaman. Karena ia telah melakukan peminjaman sebelumnya maka akan tampil data-data buku yang dipinjam. Pastikan bahwa tab yang diaktifkan adalah 'Pinjam' 3. Pilih buku-buku mana saja yang akan diperpanjang. 4. Klik tombol Perpanjangan. Secara otomatis sistem akan memperpanjang masa peminjaman 5. Tidak perlu mencetak SBP baru, cukup dengan mengubah masajatuh tempo pada SBP yang telah dicetak sebelumnya (yang disimpan oleh petugas). SBP ini tetap disimpan oleh petugas sampai buku dikembalikan.

Anggota perpustakaan bisa melakukan perpanjangan sebanyak tiga kali batas maksimal peminjaman buku (3 x 14 hari = 42 hari). Perpanjangan masa peminjaman dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Perpanjangan mulai dapat dilakukan sejak tiga hari menjelang tanggal jatuh tempo. 2. Perpanjangan tidak dapat dilakukan bila telah melampaui lebih dari 42 hari dari tanggal jatuh tempo semula. 3. Perpanjangan tidak dapat dilakukan bila telah ada anggota lain yang antri untuk meminjam yang dilakukan melalui CL. 4. Satu kali perpanjangan akan ditambahkan 14 hari.

39

Alur kerja pengembalian buku yang telah di pinjam dapat dilihat di LAMPIRAN 20. Langkah-Iangkah melakukan transaksi pengembalian: 1. Buka aplikasi Cyber Library Webmaster dan pilih Sirkulasi, lalu

Peminjaman/Pengembalian 2. Masukkan nomor induk pegawai BI yang akan mengembalikan buku dan akan tampil data pegawai BI tersebut seperti nama dan batas jumlah peminjaman. Karena telah melakukan peminjaman sebelumnya maka akan tampil data-data buku yang dipinjam. Pastikan bahwa tab yang diaktitkan adalah 'Kembali'. 3. Pilih buku-buku mana saja yang akan dikembalikan 4. Akan muncul konfirmasi 'Buku ini dikembalikan', bila benar jawab dengan 'Ya' 5. Bila masa pengembalian buku tersebut sudah melebihi tanggal jatuh tempo, maka akan ditampilkan jumlah keterlambatan hari 6. Data buku yang dikembalikan tersebut akan hilang dari list data buku yang dipinjam 7. Pada SBP yang disimpan petugas diberi keterangan tang gal kapan buku tersebut dikembalikan oleh peminjam kemudian di paraf oleh petugas. SBP untuk bukubukutelah di kembalikan tadi disimpan terpisah dari SBP yang bukubukunya belum dikembalikan.

3.3.2.2 Layanan Referensi Pada Perpustakaan Riset Bank Indonesia, Pemustaka banyak yang memerlukan direktori maupun handbook. Petugas perpustakaan selalu siap dan cepat dalam melayanani pemustaka ketika pemustaka memerlukan bantuan pustakawan.

3.3.2.3 Layanan Informasi Perpustakaan Riset Bank Indonesia merupakan perpustakaan khusus Bank Indonesia dimana koleksinya menunjang badan induknya, yaitu Bank Indonesia. Layanan informasi yang diberikan petugas kepada pemustaka sangat baik. Begitu pun sebaliknya, feedback pemustaka atas pertanyaan-pertanyaan dari pustakawan juga sangat baik.

40

3.3.2.4 Layanan Fotokopi Perpustakaan Riset Bank Indonesia memberikan keleluasaan kepada pemustaka yang memerlukan informasi dari bahan koleksi yang ada di Perpustakaan Riset Bank Indonesia dapat di fotokopi. Namun perpustakaan pun juga memberikan aturan dalam keleluasaan pemustaka dalam memfotokopi bahan koleksi, yaitu: 1. Pemustaka tidak diperbolehkan memfotokopi informasi sedikitpun pada koleksi Karya Ilmiah, seperti Skripsi, Tesis, dan Disertasi 2. Pemustaka dapat memfotokopi maksimal 10 lembar Tidak sedikit pemustaka yang belum mengerti bagaimana cara menggunakan mesin fotokopi. Oleh karena itu, pemustaka dapat meminta bantuan kepada petugas perpustakaan untuk mengajari bagaimana cara menggunakan mesin fotokopi. Petugas pun dengan senang hati membantu pemustaka yang memerlukan bantuan tersebut.

Perpustakaan Bank Indonesia sangat memperhatikan pelayanan terhadap pengguna. Tata cara apabila ada pengunjung yang baru datang, maka petugas perpustakaan akan memberikan salam kepada pengunjung dan tidak lupa senyum. Setelah itu petugas akan meminta pengunjung untuk mengisi daftar hadir di buku daftar hadir ekstern (apabila pengunjung bukan pegawai Bank Indonesia) atau intern (apabila pengunjung adalah pegawai Bank Indonesia) dan menukar ID Tamu pengunjung dengan ID Perpustakaan Riset Bank Indonesia. Lalu Petugas akan meminta pengunjung untuk meletakkan tas di dalam loker, dan kunci di simpan sendiri oleh pengunjung sampai pengunjung selesai. Bila pengunjung memerlukan bantuan petugas untuk mencari buku yang dicari, maka petugas akan sigap melayani pengunjung hingga buku yang dicari ditemukan. Namun apabila buku yang pengunjung cari tidak ditemukan, maka petugas akan memberikan solusi atau pilihan kepada pengunjung mengenai buku yang lain. Sementara tata cara apabila pengunjung telah selesai berkunjung ialah, pengunjung akan diminta untuk menukar kembali ID Perpustakaan Riset Bank Indonesia dengan ID Tamu, lalu meminta kembali kunci loker yang dipegang oleh pengunjung. Selanjutnya pengunjung diminta untuk mengisi kuesioner kepuasan

41

perpustakaan (tampilan terdapat di LAMPIRAN 21). Petugas pun tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada pengunjung.

42

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan Setelah kami menyelesaikan PKL kami di Perustakaan BI, terdapat beberapa hal yang dapat kami simpulkan antara lain Perpustakaan BI telah memiliki sistem pelayanan yang baik bagi para penggunanya, dalam hal ini termasuk pengguna potensial dan pengguna aktual, sistem pelayanan perpustakaan yang telah terotomasi telah dapat rnengakses bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Tetapi pencarian bahan pustaka ke rak memrnbutuhkan waktu yang cukup lama karena proses pengrakkan hanya dilakukan oleh satu orang dan hanya orang terse but yang mengerti dimana letak bahan pustaka yang diinginkan oleh pengguna. Pengguna sering menggunakan jasa pegawai untuk mencari buku ke rak, hal ini tidak menjadi masalah bila pengguna yang datang sedikit tetapi akan mengalami kesulitan apabila pengguna yang datang banyak. Pengklasifikasian yang dilakukan oleh perpustakaan BI belum cukup memadai hal ini disebabkan karena tidak adanya seorang pustakawan yang mengerti tentang pengklasifikasian secara khusus. Yang melakukan pengklasifikasian di perpustakaan BI adalah pegawai yang tidak berlatar pendidikan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, mereka hanya melakukannya berdasar modul yang ada. Selain itu tidak rnemadainya alat bantu pengklasifikasian yaitu UDC yang berupa fotocopy-an dan halamannya tidak lengkap atau tidak terbaca.

43

4.2

Saran Ada beberapa saran yang kami anjurkan dengan harapan Perpustakaan BI dapat

rnenjadi lebih baik dalam hal pengelolaan perpustakaan. Berikut adalah beberapa saran yang kami anjurkan: Bila ingin perpustakaan lebih berkembang lagi maka lebih baik memasukkan SDM dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi yaitu pustakawan Mernperbaiki sistem pengklasifikasian karena dapat membingungkan pengguna dalam hal temu kembali informasi yang diperlukan Memberikan workshop informasi kepada seluruh pegawai perpustakaan agar dapat meningkatkan kinerja dan menambah wawasan dalam mengelola dan bekerja di perpustakaan.

44