MICROSOFT PROJECT 2007 SESION 1 (1,5 horas) 1.

Conceptos bsicos - Qu es Ms Project 2007 Herramienta de ayuda a la planificacin de proyectos y al control del mismo en temas de duraciones, costos o recursos. - Instalacin, inicio y ayuda Como cualquier aplicacin Windows. Versiones: Standard, Professional y Server. 2. Entorno de la aplicacin: mens y vistas - Ventana del programa: barras de ttulo, de mens, de herramientas y de vistas Barra de ttulos: arriba. Barra de mens: seleccin de la operacin a realizar. - Barra de herramientas: estndar, formato, panel de tareas, personalizar, Organizacin mediante iconos de opciones del men. Ver -> Barra de Herramientas Ver -> Barra de Herramientas->Personalizar - Barra de vistas: hojas, grafos y formularios Distintas formas de mostrar informacin de la base de datos del proyecto. Hojas: en una tabla, cada fila un registro y cada columna un campo. Ver -> Tabla->Entrada Grafos: grficamente (diagrama de Gantt, diagrama de red, grfico de recursos) Ver -> Diagrama de Gantt Formularios: datos asociados a 1 registro, es decir, a una sola tarea o recurso Proyecto->Informacin de la tarea Ayuda de un campo: se pulsa en el campo y F1 Otras vistas: Ver -> Ms vistas

3. Configurar el proyecto y el calendario - Crear un proyecto y su fecha de inicio Crear proyecto nuevo o abrir existente (un solo fichero .MPP): Archivo -> Nuevo; Archivo -> Abrir; Crear proyecto desde una plantilla: Archivo -> Nuevo; Mi PC->Plantillas de Project-> Construccin comercial Crear proyecto desde una gua asistente: (Botn derecho en barra de herramientas)Gua de proyectos Cambiar la fecha de inicio o la forma de programar: Proyecto->Informacin del proyecto; Fecha de comienzo/Programar a partir de - Fijar el calendario del proyecto: excepciones y cambios en semanas laborales Crear calendario para el proyecto: Herramientas->Cambiar calendario laboral Calendarios existentes: Estndar, 24 horas, Turno noche Crear un calendario nuevo: (Botn)Crear calendario; Nombre; Hacer una copia del Crear una excepcin (da festivo): (Click en el da); Excepciones: Nombre; (Botn)Detalles; No laborable/(horario) Crear un cambio en semana laborable (periodo no laborable): Semanas laborables; (Botn)Detalles; (Da);(Establecer da como periodo no laborable) Copiar el calendario de un proyecto a otro: Herramientas->Organizador->Calendarios; Calendarios disponibles en:->Copiar - Cambiar la moneda en uso Herramientas->Opciones->Vista; Opciones de moneda 4. Introducir lista de tareas

- Tareas y sus duraciones Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; Nombre de tarea; Duracin Cada tarea: se puede Editar (doble clic); Borrar; Insertar; Mover Duracin puede ser: me/s/d/h/m; por defecto=1 d; comienzo=el del proyecto; estimadas (?) = se pueden usar para Filtro - Mostrar las duraciones en otras unidades (semanas, meses,) Herramientas->Opciones->Programacin; Mostrar duracin en - Crear un hito Proyecto->Informacin de la tarea/(Doble click); Avanzado->Marcar la tarea como hito O bien: Duracin=0 - Crear una tarea repetitiva Insertar->Tarea repetitiva; Nombre; Duracin; Patrn de repeticin; Intervalo de repeticin - Estructurar tareas y subtareas Agrupar tareas como subtareas (esquemas): Proyecto->Esquema->Aplicar sangra Ver los nmeros de los esquemas: Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar nmeros de esquemas - Mostrar la tarea resumen del proyecto Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar tarea de resumen del proyecto 5. Programar tareas - Relaciones entre tareas (Seleccionar las 2 tareas)->Edicin->Vincular tareas - Establecer fecha especfica a una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Tipo de delimitacin; Fecha de

delimitacin - Fecha lmite de una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Fecha lmite - Asignar un calendario a una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Calendario - Dependencia entre tareas Proyecto->Informacin de la tarea; Predecesoras->Nombre de la tarea; Tipo; Pos (Doble click sobre vnculo)->Tipo; Posposicin - Ver el diagrama de Red Ver->Diagrama de red - Ver el proyecto completo Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Zoom->Proyecto completo - Comprobar fechas del proyecto Proyecto->Informacin del proyecto->Estadsticas - Identificar la ruta crtica Formato->Asistente para diagrama de Gantt Proyecto->Filtro para->Tareas crticas - Obtener la holguras totales y libres Ver->Tabla->Programacin; Demora permisible; Margen demora total - Anlisis PERT del proyecto Ver->Barra de herramientas->Anlisis PERT Hoja de entradas PERT: Ver->Ms vistas->AP_Hoja de entradas PERT (rellenar datos) Calcular PERT Diagrama de Gantt optimista, esperado y pesimista Establecer pesos PERT - Uso del Formulario de tareas y de la entrada de tareas:

Ver->Ms vistas->Formulario de tareas Ver->Ms vistas->Entrada de tarea Ejemplos: 1-01; 1-02; 1-03; 1-06 SESION 2 (1,5 horas) 6. Ejercicio 1: Lista de tareas y programacin Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 1, 2, 3 y 5 7. Ejercicio 2: Relaciones de precedencias Ejemplo del libro de Construccin: Tabla 10-10 SESION 3 (1,5 horas) 8. Crear una lista de recursos Toda tarea tiene: duracin (tiempo para completar la tarea) y trabajo (esfuerzo). Ejemplo, 1 pintor 2 das tiene mismo esfuerzo que 2 pintores 1 da, pero mayor duracin - Aadir los recursos del proyecto a la lista de recursos Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Nombre del recurso; Tipo; Etiqueta de material; Grupo; Capacidad mxima Tipos de recursos: Trabajo (personas y equipos) y Materiales (consumibles necesarios) Grupos de recursos: es opcional, para filtros, estadsticas y ordenacin Capacidad mxima (solo Trabajo): en %. Si 100%, entonces 8 horas diarias Se puede cambiar de % a Decimal en: Herramientas->Opciones->Programacin; Mostrar las unidades de asignacin como - Datos adicionales de los recursos: calendario y costes Cada recurso puede tener su propio calendario de trabajo y disponibilidad Proyecto->Informacin del recurso/(Doble click); General; Disponibilidad de recursos Proyecto->Informacin del recurso/(Doble click); General; Cambiar calendario

laboral Cada recurso puede tener asociado 3 tipos de costes (coste estndar, horas extras y fijos) se ver en asignar costes a recursos 9. Asignar recursos a tareas - Asignar un recurso a una tarea Es una labor larga y tediosa. Los recursos ms eficientes se asignarn a las tareas crticas. Los recursos ms caros se asignarn a las tareas ms cortas y de mayor presupuesto. Y los recursos infraasignados ayudarn a los recursos sobreasignados. Hay 2 formas de asignarlos: Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; (Doble click sobre tarea)-> Recurso; Nombre; Unidades Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada->(Click sobre tarea); Herramientas>Asignar recursos; Nombre; Unidades Se pueden filtrar los recursos Opciones de lista de recursos - Vistas asociadas a los recursos Ver->Hoja de recursos Ver->Uso de recursos Ver->Grfico de recursos Ver->Ms vistas->Formulario de tareas; Formato->Detalle->Trabajo del recurso - Modificar la distribucin de un recurso durante la tarea Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso); General->Perfil de trabajo - Relacin entre Trabajo, Duracin y Unidades de una tarea y los recursos (Doble click en tarea); Avanzado->Tipo de tarea (Unidades fijas/Duracin fija/Trabajo fijo) Si se quiere conservar el trabajo total de la tarea: (Doble click en tarea); Avanzado->Condicionada por el esfuerzo

10. Redistribucin de recursos Si hay sobreasignacin de recursos, las medidas pueden ser: dividir tareas o retrasar las mismas. Las tareas pueden tener Delimitaciones de fechas y/o Prioridades que influyen al redistribuir. - Ver los recursos sobreasignados Ver->Hoja de recursos; Capacidad mxima Ver->Grfico de recursos - Redistribuir los recursos Puede hacerse Manual (controlado por el usuario) o Automtica (el programa distribuye los recursos sobreasignados). Puede hacerse la redistribucin de todo el proyecto o de un periodo. Hay 3 estrategias para redistribuir: Estndar (en base a holguras, delimitaciones y prioridades), Slo identificador (en base slo a prioridades) o Prioridad, estndar (primero prioridades y luego holguras y delimitaciones) Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Por das; Estndar->Redistribuir ahora - Comparacin antes y despus de la redistribucin Ver->Ms vistas->Gantt de redistribucin - Eliminar una redistribucin Herramientas->Redistribuir recursos->Borrar redistribucin Se puede hacer sin retrasar la duracin del proyecto. Pero puede no ser posible, dando lugar a nuevas tareas crticas. El programa avisa. Herramientas->Redistribuir recursos; Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si se desea redistribucin Automtica, se pulsa Aceptar. Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Aceptar

Ejemplo: HTML SESION 4 (1,5 horas) 11. Ejercicio 3: Lista de recursos Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 9 12. Ejercicio 4: Redistribucin de recursos Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 10 Ejemplo del libro de Construccin: Tablas 10-2 y 10-15 SESION 5 (1,5 horas) 13. Asignar costes a recursos - Introducir a cada recurso sus costes: estndar, horas extras y fijo Cada recurso tipo Trabajo puede llevar asociado costos estndar (/h), por horas extras (/h) y fijos (); si es tipo Material, puede llevar costos estndar () y fijos () Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Tipo; Tasa estndar; Tasa horas extras; Costo/uso - Modificar las tarifas de costes Cada recurso puede tener hasta 5 rangos de tarifas de cada tipo de coste en diferentes rangos de fechas, debido a la evolucin del tiempo o a la tarea Ver->Hoja de recursos; (Doble click); Costos; A; Fecha efectiva; Tasa estndar; Tasa horas extras; Costo/uso - Asignar una tarifa concreta de un recurso a una tarea: Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso/tarea)->Tabla de tasas de costo - Reparto de costes en la tarea Los costos se pueden cargar al principio de la tarea, al final o repartirlos Ver->Hoja de recursos; Acumular; Comienzo/Prorrateo/Fin Ver->Grfico de recursos; Formato->Detalles->Costo - Reparto de costes segn tipo de recurso

Si el tipo de recurso es Trabajo, los costes estandar y extra se acumulan (/h), pero si es de tipo Material, no hay costes extras y el coste estandar se aplica una vez () 14. Asignar costes fijos a tareas - Introducir costes fijos en las tareas Las tareas pueden tener costes fijos independientes de los recursos Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Costo; Costo fijo; Acumulacion de costo fijo; Comienzo/Prorrateo/Fin - Visualizar costes de tareas y recursos Ver->Uso de tareas; Ver->Tabla->Costo; Formato->Detalles->Costo; Trabajo 15. Usar lneas de base del proyecto Las lneas de base son un conjunto de informacin del proyecto sobre su estado actual: tareas, recursos y costos, con la idea de comparar y conocer retrasos y adelantos. - Guardar una lnea de base Se pueden guardar hasta 10 lneas de base. El plan provisional solo guarda fechasVer->Diagrama de Gantt; Herramientas->Seguimiento->Guardar lnea de base; Guardar lnea de base/Guardar plan provisional; Proyecto completo/Tareas seleccionadas; Aceptar - Mostrar la informacin de una lnea de base Ver->Gantt de seguimiento; Ver->Tabla->Variacin - Borrar una lnea de base Herramientas->Seguimiento->Borrar lnea de base - Modificar la fecha de estado Fecha en la que se desea estudiar la situacin del proyecto Proyecto->Informacin del proyecto; Fecha de estado 16. Seguimiento de tareas - Campos asociados al seguimiento del proyecto

Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Seguimiento; Comienzo real; Fin real; %completado; Duracin real; Duracin restante; Costo real; Trabajo real Son campos relacionados entre s: %completado=Duracin real/Duracin *100 = Duracin real/(Duracin real+Duracin restante)*100 - Actualizar y reprogramar el proyecto Herramientas->Seguimiento->Actualizar proyecto; Actualizar trabajo completado al: (Fecha de estado)/Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: (Fecha de estado) 17. Ejercicio 5: Costes Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 8 18. Ejercicio 6: Seguimiento Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 11