Pengertian Mesin Pengganda

Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak surat-surat, undangan, bahan materi rapat dan sebagainya. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Fungsi Penggandaan Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Macam-macam mesin penggandaan

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. 2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan. 3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak.

Alat Pengganda Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain : 1. Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm) 2. Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm) 3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis. Mesin Foto Copy Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagianbagian dari mesin foto copy, sebagai berikut : 1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy 2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy. 4. Tombol onoff (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin. 5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan 6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin 7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu 8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendirisendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5 Mesin Foto Copy Besar Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni : 1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy 2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak 3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak 4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4 Pengoperasian Mesin Foto Copy 1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah 2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy. 3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start) 5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Sistem penyimpanan dokumen

1. Gunakan label kategori utama pada map atau folder dan hn nging folder dan tempatkan map-map subkategori ke dalamnya. Posisikan label-label agar mudah dilihat. 2. Batasi jumlah dokumen hingga empat atau lima map dalam hanging folder sesuai dengan ketebalan map. Pisahkan dokumen dalam dua map jika jumlahnya melebihi 30 lembar dalam satu mapnya. 3. Buat penempatan dokumen secara sistematis dengan meletakkan dokumen terbaru pada sisi terdepan dalam map. Penggunaan staples disarankan. 4. Gunakan label berwarna pada map dan hanging folder untuk membedakan kategori, termasuk warna map dan hanging folder. Contohnya warna hijau untuk dokumen keuangan, merah (proyek terkini), dan biru (pemasaran). 5. Gunakan map atau folder dengan identifikasi seperti map 1/3 cut dengan lokasi label di kiri, tengah, dan kanan dalam sebuah hanging folder agar label mudah terlihat. Hindari penggunaan map straight cut yang akan menyulitkan dalam pencarian. 6. Arsipkan dokumen secara sistematis seperti alfabet (data pelanggan), kategori, atau penomoran (tanggal, nomor invoice, dan sebagainya). Tempatkan dokumen dalam kategori yang sering digunakan di posisi depan laci filing cabinet. 7. Berikan ruang gerak setidaknya 2 cm dari hanging folder terluar ke sisi dalam laci filing cabinet untuk memudahkan bergeser ke depan dan ke belakang. Sisa ruang akan memudahkan mengambil dan menukar dokumen. 8. Pisahkan dokumen berdasarkan frekuensi penggunaannya. Dokumen yang sering digunakan sebaiknya diletakkan dalam datatray di meja atau yang mudah dijangkau. Untuk dokumen yang tidak terlalu sering digunakan bisa diarsipkan di filing cabinet dan untuk dokumen yang jarang sekali digunakan bisa disimpan di dalam boks yang diberi Label tahun dan keterangan isi, sertadiletakkan di kompartemen dokumen yang terpisah.

9. Gunakan label pada laci filing cabinet dengan kata kunci yang menggambarkan isi dokumen, termasuk label pada hanging folder dan map dokumen. 10. Sesuaikan jenis dan ukuran arsip atau dokumen dengan produk penyimpanan yang tepat. Untuk dokumen contoh dengan maksimum ukuran 20 x 15 cm2 bisa menggunakan Cardex Datascrip untuk penyimpanan yang lebih siste-mastis dan efisien. Percepatan teknologi memang memungkinkan penyimpanan dokumen secara elektronik, namun tak secara signifikan memperlihatkan perubahannya. Dengan sistem penyimpanan dokumen yang efisien, menyortir dokumen, dan pengaturan lokasi dokumen, akan sangat membantu saat dibutuhkan. Manfaatkan sistem penyimpanan dokumen dari Datascrip yang akan memberikan nilai tambah dari sisi efektifitas, durabilitas, dan keamanan dokumen Anda.

Disusun oleh: Andri Maulana Kelas: XI AP 4

SMK MODEL PATRIOT IV CIAWIGEBANG