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DEFINICIONES Y CONCEPTOS
Definiciones y conceptos
Definiciones y conceptos
Auditoria?
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora (ISO 19011)
Definiciones y conceptos
GESTION INTEGRAL
Dominio de procesos
Producto por Proceso
Control y reproceso
1960
1970
1990
2000
Definiciones y conceptos
Sistema?
Definiciones y conceptos
1. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre s (RAE) . 2. Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto (RAE) . 3. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan (ISO 9000:2005).
RELACIONADOS ENLAZADOS OBJETIVO COMUN
ORDENADOS
INTERACTUAN
Definiciones y conceptos
Gestin?
Dirigir una institucin. Ordenar, disponer, organizar. Accin y efecto de gestionar. Accin y efecto de administrar (RAE) Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin ( ISO 9000:2005).
Definiciones y conceptos
Sistemas de Gestin?
Conjunto de elementos que interactan para dirigir y controlar una organizacin con base a los requisitos que ha establecido. ( ISO 9000:2005)
Definiciones y conceptos
Calidad
Medio Ambiente
Seguridad en la informacin
Definiciones y conceptos
Referencias?
Calidad
ISO 9001
Medio Ambiente
ISO 14001
OHSAS 18001
SIG
ISO 26000
Responsabilidad Social
Seguridad en la informacin
Riesgo
Definiciones y conceptos
Qu es ISO?
Agrupa a ms de 163 pases, tiene ms de 200 Comits tcnicos que han generado ms de 10,000 normas para productos y servicios
Definiciones y conceptos
http://www.iso.org/iso/home.html
Definiciones y conceptos
ALCANCE DE LA ISO
55 Packaging and Distribution Of Goods
19 Testing
21 Mechanical Systems And Components For General Use 23 Fluid Systems And Components For General Use 25 Manufacturing Engineering 27 Energy and Heat Transfer Engineering
79 Wood Technology
81 Glass and Ceramics Industries 83 Rubber and Plastics Industries
85 Paper Technology 87 Paint and Colour Industries 91 Construction Materials and Building 93 Civil Engineering 97 Domestic and Commercial Equipment. Entertainment. Sports
29 Electrical Engineering
31 Electronics 33 Telecommunications. Audio and Video Engineering 35 Information Technology. Office Machines 37 Image Technology 39 Precision Mechanics. Jewellery 43 Road Vehicle Engineering 45 Railway Engineering 47 Shipbuilding and Marine Structure
Fuente : www.iso.org
Definiciones y conceptos
Calidad
ISO 9001
Medio Ambiente
ISO 14001
OHSAS 18001
SIG
ISO 26000
Responsabilidad Social
Seguridad en la informacin
Riesgo
Definiciones y conceptos
Modelo de sistema de gestin de la calidad
Mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad
RESPONSABILIDAD DIRECCION R E Q U I S I T O S S A T I S F A C C I O N
C LI E N T ES
GESTION DE RECURSOS
C LI E N T ES
SALIDA
PRODUCTO/ SERVICIO
Lograr la satisfaccin del Cliente al entregar productos que satisfagan sus necesidades
Definiciones y conceptos
Mejoramiento Continuo
Implementacin y operacin
Mejorar el desempeo del medio ambiente cuando este es afectado por la operacin de la organizacin
Definiciones y conceptos
Mejoramiento Continuo
Implementacin y operacin
Definiciones y conceptos
Fundamentos comunes :
Fundamentos comunes?
I.
II. Filosofa de mejora continua de la eficacia de los sistemas (ciclo PHVA). III. La gestin de las actividades con un enfoque basado en procesos para la obtencin de resultados de manera eficiente
Definiciones y conceptos
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Definiciones y conceptos
III. La gestin de las actividades con un enfoque basado en procesos para la obtencin de resultados de manera eficiente
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1. ENFOQUE AL CLIENTE
6. MEJORA CONTINUA
24
Las
1. ENFOQUE AL CLIENTE
organizaciones necesidades
dependen y
de
sus
clientes y por lo tanto deberan comprender las actuales futuras; satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas
La ALTA DIRECCIN de acuerdo a la visin, alcanzarla. Ello conduce a la organizacin en una direccin correcta y responde oportunamente a los cambios en el entorno .
2. LIDERAZGO
No se puede cambiar por decreto sino por conviccin Epitafio: Aqu yace un hombre cuyo nico merito fue aprovechar los meritos de personas mejores que l Annimo
3.
PARTICIPACIN DEL PERSONAL
Las personas en todos los niveles son la esencia de una organizacin, y su completo involucramiento permite que sus habilidades sean usadas para beneficio de la misma organizacin.
vencedor, luchan contra sus competidores. Los miembros de un equipo perdedor luchan entre s. Joseph Juran
Un proceso es una secuencia lgica y relacionada de actividades que toma entradas de un proveedor, aade valor a estas y produce un resultado.
Un Sistema de Gestin de la Calidad es el modo de organizar de una entidad que a travs de su implantacin logra conseguir los objetivos propuestos .
GESTIN INTEGRAL
SISTEMA DE GESTIN ETICA SISTEMA DE SISTEMA DE SISTEMA DE PLANEACION GESTION PERSONAL PROCESOS Y CAPACITACION DE MISIONALES LA
CALIDAD
PROCESOS PASTORALES
Decisiones efectivas son basadas en el anlisis de los datos y la informacin, empleando mtodos estadsticos. Para esto se requiere tener informacin: Completa Objetiva Verdica Oportuna
Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor
8 MEJORA CONTINUA
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Actuar
Cmo mejorar la prxima vez?
Planificar
Qu hacer? Cmo hacerlo?
Planificar: Cules son los objetivos planteados? Que quiero lograr? Para cundo? Cunto quiero lograr? Cmo lo voy hacer? Cules son las actividades a realizar, los tiempos a cumplir y los responsables?
Verificar
Se hicieron las cosas segn lo planificado?
Hacer
Hacer lo planificado
Hacer:
Implement lo planificado.
ACTUAR: Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos NO se logr el objetivo
Repetir el Ciclo
RESULTADO
Elaborar un nuevo PHVA orientado a CORREGIR el problema y que logre los objetivos determinados
A P V H
SI se logr el objetivo
Elaborar un nuevo PHVA orientado a ESTANDARIZAR, es decir establecer actividades para mantener el resultado positivo. Elaborar un nuevo PHVA orientado a MEJORAR, los resultados obtenidos
Relaciones
8. Relaciones mutuamente Beneficiosas con el proveedor
6. Mejora continua
7. Toma de decisiones basada en hechos 3. Participacin del personal 5 Enfoque de sistema para la gestin
2. Liderazgo
1. Enfoque al Cliente
4. Enfoque de procesos
Actividades
ENFOQUE DE PROCESOS
Qu es un proceso?
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Un proceso es una secuencia lgica y relacionada de actividades que toma entradas de un proveedor, aade valor a estas y produce un resultado para un cliente. Toda operacin produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformacin. Transformacin: es el uso de recursos para modificar un estado o condicin de algo para obtener un servicio o producto
Decir que un proceso es un conjunto de actividades, equivale a decir que el genero humano es un conjunto de molculas.
Morfologa Gramatical, un acercamiento ontolgico a procesos , Dr. Guillermo Granados, ITESM, 2007
RECURSOS
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Un proceso es una lgica de repeticin de acciones sustanciales, intencionadas y acotadas. Se refiere tanto a las actividades que se han hecho como a las actividades que se pueden hacer.
INTENCIONADAS SUSTANCIALES
ACOTADAS
ACOTADAS
Tiene un inicio y un fin visible dentro de un periodo de planeacin. Se conocen los eventos que son condicin necesaria y suficiente.
INTENCIONADAS
Tiene una intencin que es evidenciable en una forma sustantiva que no exista antes del ejercicio y existe despus de ste. El factor ms relevante del logro de la intencionalidad es el ejercicio del acto y no otra forma. Provee sustancia a la accin.
SUSTANCIALES
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Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados dentro de la red global o sistema global
Cada persona concentra su esfuerzo en la tarea que tiene asignada, tratando de hacerla conforme a las instrucciones y especificaciones recibidas, pero con poca informacin con relacin al resultado final de su trabajo.
El personal concentra la atencin en el resultado de los procesos NO en las tareas o actividades. Existe informacin sobre el resultado final y cada quien sabe como contribuye el trabajo individual al proceso global; lo cual se traduce en una responsabilidad con el proceso total y no con su tarea personal .
Los sistemas coordinan las funciones, independientemente de quien las realiza GERENCIA GENERAL
GERENCIA A
GERENCIA B
GERENCIA C
DIVISION W
DIVISION X
OFICINA Y
OFICINA Z
Enfoque por funciones La responsabilidad est repartida por reas y en una misma transaccin intervienen varias reas. No existen responsables del buen fin del resultado
Gestin por Procesos Toda la responsabilidad de la transaccin es de un directivo que delega, pero conservando la responsabilidad final del buen fin del resultado
COORDINACION ACADEMICA
PROCESO 1
PROCESO 2
E N T R A D A S
INVESTIGACION Y DESARROLLO
MERCADEO
MANUFACTURA
S A L I D A S
NUEVO PROTOTIPO DE PRODUCTO
FUNCIONES
Ms diferencias.
Departamentos especializados Departamento forma organizativa Jefes funcionales Jerarqua - control Burocracia - formalismo Toma de decisiones centralizada Eficiencia: Productividad Cmo hacer mejor las tareas Mejoras de alcance limitado
Procesos valor aadido Forma natural organizar el trabajo Responsables de los procesos Autonoma - Autocontrol Flexibilidad - cambio - innovacin Es parte del trabajo de todos Eficacia: competitividad Qu tareas hacer y para qu Alcance amplia - transfuncional
Tipos De procesos?
Partes interesadas
Proceso estrategicos
Procesos de realizacin
Procesos de apoyo
Partes interesadas
Enfoque de procesos
C L I E N T E S / U S U A R I O S C
ESTRATGICOS
Los que la institucin define como los ms importantes de acuerdo a su situacin actual. Se enfocan al cumplimiento de la planeacin estratgica hecha por la dependencia y a la transformacin hacia futuro.
L I E N T E
CLAVES
Suministran algo que el usuario aprecia. Son indispensables para satisfacer las necesidades del cliente. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la organizacin.
S / U S U A R
SOPORTE
Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos para la gestin de una organizacin, la realizacin y la medicin.
I O S
Tipos de procesos
Tipos de procesos
Anexo 4
Tipos de procesos
PROCESOS DE GESTION DE LA ALTA DIRECCION REVISION DEL SGC
ANALISIS DE DATOS
C L I E N T E
VENTAS
PRODUCCION
ALMACEN
C L I E N T E
P R O V E E D O R E S
REQUERIMIENTOS
BIENES
Tipos de procesos
Procesos de Direccin
Ventas
Planeacin de la Produccin
Diseo
Procesos Operativos
Ensamble Terminado Entrega
Procesos de Apoyo
Procesos Gerenciales
Procesos operativos
Procesos de apoyo
PROCESO
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
Enfoque de procesos
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Enfoque de procesos
SUBPROCESO es una divisin de un proceso, que permite su anlisis. Estrictamente, es tambin un proceso. Al menos uno, entre cliente y proveedor, es interno. ACTIVIDAD es una componente de un sub-proceso. Usualmente es realizada por una persona. TAREA es el elemento individual de una actividad, normalmente est relacionada al cmo un persona ejecuta una asignacin especfica.
Enfoque de procesos
P R O V E E D O R E S
U S U A R I O S
Enfoque de procesos
ENTRADA
Materiales Informacin
PROCESO
SALIDA
Productos, Materiales Informacin
Enfoque de procesos
E
A 2 B C D E F
OPERACION
RECURSOS
Enfoque de procesos
PROCESO
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
Enfoque de procesos
SIMBOLO
ACTIVIDAD
COMO USAR Abrir o cerrar el flujo grama. Indica terminacin proceso Anterior o inicio siguiente
INICIO/
FIN
ACTIVIDAD
Para nombrar actividades. Indica una actividad especfica. Escribir verbo dentro de la actividad.
DECISION
Para monitorear los puntos principales del proceso. Preguntar si las actividades A o B son correctos.
Enfoque de procesos
SIMBOLO ACTIVIDAD COMO USAR En un punto del proceso se gener un documento.
DOCUMENTO
CONECTOR
Indica seccionamiento del flujograma. Hace conexin entre las partes del flujograma.
Documento archivado u objeto almacenado.
ALMACEN AMIENTO
LINEA DE FLUJO
Enfoque de procesos
VERSION: FECHA: CODIGO: PGINA: ____
PROCEDIMIENTO:
EMPRESA
OBJTIVO:
ALCANCE:
DE ____
AREA
ACTIVIDAD
PRODUCCIN
MERCADEO
FINANCIERA
QUE ? CUANTO ?
CUANDO ?
: Qu es lo que el equipo quiere lograr especficamente. : Cunto de beneficio se espera alcanzar, es decir, Dnde estamos y hacia dnde queremos llegar.
: Cundo culminar el trabajo.
Ejemplos de Objetivos bien definidos : QUE ? CUANTO ? CUANDO ? : Reducir el tiempo de atencin a los clientes, desde el pedido hasta la entrega del producto al cliente. : De 10 a 4 das : Para el 25 de Noviembre de 2011 .
PLANEAR
: Establecer Mtodo
Consiste en disear la estrategia o metodologa de hacer el trabajo para lograr el objetivo. Es decir, definir el CMO SE VA A HACERLO?
El mtodo a seguir debe : Ser sencillo y fcil de hacer No ser costoso Ser efectivo Actividades
Mtodo 1
Objetivo
Mtodo 2
Mtodo 3
PLANEAR
: Establecer Mtodo
Otra forma de establecer el mtodo es analizar el objetivo y elaborar el Diagrama de Causa y Efecto (Diagrama de Pescado)
MANO OBRA D E K G MAQUINARIA N
P
M
Objetivo
Q L B S MATERIAL MEDIO AMB. O F METODO A I R
Fecha Inicio
10/03/08 10/03/08 16/03/08
Fecha Termino
15/03/08 26/03/08 01/04/08
1
2
3
4 5
........... ...........
......... .........
....... .......
....... .......
Ejemplo : Actividades 1 2 3 4 5
Elaborar el..... Desarrollar.... Supervisar .....
Fecha Inicio
10/03/08 10/03/08 16/03/08
Fecha Termino
15/03/08 26/03/08 01/04/08
Pto. Verificacin
Registro RPR09 Listado aprobado Lista de Chequeo
........... ...........
......... .........
....... .......
....... .......
......... .........
PLANEAR
Son criterios que miden el desempeo de un proceso. Se utilizan para medir si se ha logrado el objetivo. Un Puntos de Control : objetivo puede ser medido por uno o mas puntos de control.
: Reducir el tiempo de atencin a los clientes, desde la solicitud del producto hasta la entrega al cliente. : De 10 a 4 das : Para el 25 de Noviembre de 2011
PUNTO DE CONTROL: Registro de Fecha del Pedido y Despacho de productos (# de das transcurridos)
Inicio de actividades Fin de actividades Fecha Lmite para comprobar que se ha logrado el objetivo
Periodo de Verificacin
Periodo de Control
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Tiempo de implementacin
Responsable
Pepe Juan Manolo .
Fecha Inicio
10/03/08 10/03/08 16/03/08
Fecha Termino
15/03/08 26/03/08 01/04/08
Pto. Verificacin
Registro RPR09 Listado aprobado Lista de Chequeo
Chk
X X
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.........
.......
.......
......... .........
...........
.........
.......
.......
Inicio de actividades
Fin de actividades
Nmero de Controles 1 2 3 4
Periodo de Verificacin
Periodo de Control
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Situacin inicial
1 2 3 4
Tiempo de implementacin
Ago 6
Sep 5
Oct 4
Nov 4
Resultados (# dias)
Mano Obra
Maquinaria
Material
Mtodo
Elaborar un nuevo PHVA orientado a CORREGIR el problema y que logre los objetivos determinados
A P V H
A P V H Elaborar un nuevo PHVA orientado a ESTANDARIZAR, es decir establecer actividades para mantener el resultado positivo. Elaborar un nuevo PHVA orientado a MEJORAR, los resultados obtenidos
SI se logr el objetivo
Mejoramiento continuo