BAB I DESKRIPSI ORGANISASI

A. Sejarah Organisasi

Apotek Merpati didirikan pada tahun 1994. Usaha ini merupakan usaha milik pribadi yang dijalankan oleh seorang wanita yang bernama Ibu Nelly. Pertama kali didirikan di Jl. Gatot Subroto No. 131, dan hingga sekarang tetap berada di jalan tersebut. Pendirian apotek ini dilakukan dengan besar dan menjual banyak obatobatan, sehingga sampai sekarang menjadi apotek yang cukup terkenal, dengan tersedianya banyak sekali obat-obatan dan cukup lengkap. Apotek Merpati merupakan salah satu apotek yang laris pengunjung, setiap harinya terdapat lebih dari 50 pasien yang membeli obat di sini. Untuk mendirikan apotek, sangat berkaitan dengan seorang apoteker. Apotek tidak akan bisa berjalan sebelum adanya apoteker. Oleh karena itu dalam hal ini dapat dikatakan sebagai simbiosis mutualisme, dimana pemilik sarana apotek tidak akan bisa menjalankan usahanya (apotek) sebelum ada izin tertulis dari apoteker dan seorang apoteker tidak akan bisa bekerja dan menerapkan ilmu-ilmunya dalam bidang farmasi jika tidak ada sarananyadalam hal ini adalah apotek. Dari awal didirikannya hingga sekarang apotek ini hanya memiliki dua orang apoteker, apoteker yang pertama menjabat dari tahun 1994-1996 dan apoteker yang kedua menjabat dari tahun 1996 sampai sekarang. Apoteker pertama tidak menjabat lagi karena telah meninggal dunia.

B. Visi dan Misi Organisasi

Visi Menjadi sarana pelayanan kesehatan yang menyediakan obat yang bermutu dan terpercaya.

Misi Memberi pelayanan yang cepat dan tepat kepada pasien yang membutuhkan obat.

C. Struktur Organisasi

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Pemilik Sarana Apotek dan Bagian Keuangan

Asisten Apoteker (AA)

Pegawai

BAB II LAPORAN INDIVIDU ANALISA JABATAN

1. APOTEKER
Job analyst : Rini Wulandari (09-087)

I. RANGKUMAN ANALISA JABATAN A. Nama Jabatan : apoteker pengelola apotik B. Nama Pemegang Jabatan : Dra. Nina Refida, Apt C. Golongan Gaji 1. Gaji Pokok : Rp 1.500.000 2. Gaji Total : Rp 1.750.000 D. Kedudukan di dalam organisasi

Apoteker Pengelola Apotek (APA) Pemilik Sarana Apotek & Bag. Keuangan Asisten Apoteker (AA)

Pegawai
3

E. Ruang Lingkup Jabatan Apoteker adalah seseorang yang ahli dalam bidang farmasi dan menjadi penanggung jawab dalam setiap kegiatan kefarmasian di apotek.

F. Nama atasan : pemegang jabatan tidak memiliki atasan. Secara sekilas orang akan melihat bahwa atasan dari apoteker adalah pemilik sarana apotek karena pemilik sarana apotek tersebut telah menggaji apoteker, namun pada kenyataannya tidak. Ini seperti simbiosis mutualisme dimana apoteker harus memiliki tempat untuk menjalankan pekerjaannya dan pemilik sarana apotek hanya bisa mengeluarkan modal dan membangun apotek tersebut, namun apotek hanya bisa dibangun atau dijalankan ketika sudah memiliki izin dari apoteker.

II. TUGAS-TUGAS DAN PELAKSANAANNYA A. Tugas-Tugas A1. Tugas Pokok Melayani konsultasi tentang obat kepada pasien. Memastikan obat yang dibeli berasal dari distributor resmi. Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien. Merekap data kebutuhan obat.

A2. Tugas Tambahan Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan. A3. Tugas Berkala Merekap data expired date obat tiap minggu. Membuat laporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika tiap bulannya.

B. Pelaksanaan Tugas-Tugas B1. Pelaksanaan Tugas Pokok Apabila ada pasien yang butuh keterangan mengenai resep yang diberikan oleh dokter kepadanya maka pemegang jabatan akan memberi keterangan yang mendetail mengenai obat dan efek samping dari penggunaan obat tersebut. Pemegang jabatan akan mengajak pasien ke ruangan konsultasi sehingga pasien akan mendapat keterangan mendetail mengenai obat yang ditanyakannya tersebut. Waktu yang diperlukan oleh satu orang pasien untuk berkonsultasi dengan pemegang jabatan maksimal 30 menit apabila banyak yang ingin ditanyakan oleh pasien tersebut, tapi bila yang ditanyakan oleh pasien hanya sedikit maka waktu yang diperlukan kurang dari 30 menit. Obat yang dibeli harus dipastikan dari distributor resmi, obatnya harus produk yang legal (bukan palsu). Cara memastikan obat tersebut produk legal adalah dengan cara membelinya langsung ke distributor resmi, karena sudah dapat dipastikan obat-obatan dari distributor resmi tersebut adalah produk obat yang legal sebab mereka mengambilnya dari industri farmasi yang merupakan produsen langsung obat-obatan tersebut. Dan juga dengan melihat nomor register obat tersebut yang telah dikeluarkan oleh Balai POM. Kalau memang ada kecurigaan tentang obat palsu maka pemegang jabatan akan berkonsultasi dengan Balai POM. Waktu yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa obatnya tidak palsu lebih kurang sepuluh menit. Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien dengan cara melihat asisten apoteker ataupun pegawai yang memberi obat kepada pasien apakah dosis dan jenis obatnya sudah benar. Walaupun yang memberi obat tersebut adalah asisten apoteker namun apabila asisten apoteker tersebut salah memberikan jenis dan dosis obat maka yang dimintai pertanggungjawaban tetap apotekernya. Jenis pertanggungjawaban yang diminta tergantung pada pasien maunya bagaimana. Misalnya, apabila asisten apoteker memberikan jenis obat yang salah maka bisa saja pasien melapor ke polisi dan menuntut pemegang jabatan (apoteker) karena itu merupakan hak pasien tersebut. Namun sebelum hal itu terjadi tentu saja pemegang jabatan akan meminta jalan damai dan menyelesaikannya saat itu juga dengan cara meminta maaf kepada pasien yang bersangkutan.
5

Memantau persediaan obat dengan cara melihat dan memastikan kesesuaian antara jumlah obat yang ada di kartu stock dengan jumlah obat yang telah dikeluarkan berdasarkan apa yang tertulis di dalam resep yang diberikan pasien setiap harinya. Misalnya, dalam kartu stock ada 100 tablet amoxilin dan dalam satu hari ada pembelian 10 tablet amoxilin maka akan dilihat kesesuaiannya apakah yang tersisa ada 90 tablet amoxilin lagi. Waktu yang digunakan untuk melihat kartu stock lebih kurang sepuluh menit. Dalam hal ini stock obat jangan sampai habis sehingga tidak membuat pasien kecewa karena di apotek tersebut tidak memiliki obat yang dibutuhkannya.

B2. Pelaksanaan Tugas Tambahan Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan. B3. Pelaksanaan Tugas Berkala Memantau tanggal kadaluarsa obat dengan cara melihat data-data mengenai obatobat tersebut setiap seminggu sekali sehingga obat-obat yang tersedia di apotek tersebut dapat dipastikan masih baik untuk dikonsumsi. Obat yang akan segera kadaluarsa akan dikembalikan ke distributornya sebelum tanggal kadaluarsa jatuh tempo (kesesuaian tanggal ini berdasarkan kesepakatan antara pihak distributor dan pihak apotek), dan apabila tanggal kadaluarsanya sudah lewat maka obat-obat tersebut akan langsung dimusnahkan oleh pihak apotek. Caranya yaitu berdasarkan laporan barang masuk maka sudah didata oleh pihak distributor nama obat, jumlah obat, dan juga tanggal kadaluarsanya, oleh karena itu pemegang jabatan harus teliti melihat tanggal kadaluarsa dari obat-obat tersebut dan juga disesuaikan dengan melihat langsung obat-obatan yang ada di rak pajangan. Waktu yang digunakan untuk melihat data-data mengenai obat-obatan yang akan kadaluarsa lebih kurang sepuluh menit. Berdasarkan resep yang masuk setiap bulannya maka akan didata berapa pengeluaran dan pemasukan obat narkotika dan psikotropika lalu dilapor ke Balai POM Medan, dinas kesehatan provinsi dan kimia farma selaku distributor tunggal untuk obat narkotika dan psikotropika. Sebelum tanggal 10 setiap bulannya harus sudah dilaporkan ke pihak yang disebutkan di atas. Cara melakukannya yaitu pemegang jabatan membuat laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran
6

berdasarkan resep dari pasien tentang obat golongan narkotika dan psikotropika dengan mengisi form isian yang telah ditetapkan oleh Balai POM dan kemudian diberikan kepada Balai POM, dinas kesehatan dan kimia farma. Waktu yang digunakan untuk proses pendataan tersebut lebih kurang dua jam karena itu untuk pendataan satu bulan.

III. TANGGUNG JAWAB A. Pemberian Pengawasan A1. a. Jumlah karyawan yang harus diawasi secara langsung sebanyak 2 orang b. Jabatannya adalah asisten apoteker. c. Kedua orang tersebut jabatannya adalah asisten apoteker. A2. a. Jumlah karyawan yang diawasi secara tidak langsung sebanyak 2 orang. b. Jabatannya adalah pegawai pelayanan pembeli di depan. c. Kedua orang tersebut jabatannya adalah pegawai yang melayani pasien di depan. A3. Hasil-hasil yang diharapkan pekerjaan-pekerjaan tersebut Asisten apoteker : obat yang diberikan kepada pasien berdasarkan resepnya harus diberikan secara tepat baik dosis maupun jenisnya. Pegawai pelayanan pembeli : khusus melayani pasien yang memiliki resep dimana obat-obatan tersebut tidak keras dan obat bebas tertentu seperti obat flu, obat batuk, dll. Sumbangan pemegang jabatan dalam mencapai hasil tersebut yaitu dengan cara melakukan pengawasan dan memonitor kegiatan dari pekerjaan-pekerjaan yang telah disebutkan di atas. Pengawasan yang diberikan yaitu untuk melihat kejujuran dari pemegang jabatan-jabatan tersebut dengan cara melihat kesesuaian jumlah obat antara pembelian dan pengeluaran kartu stock obat. Serta mengawasi asisten apoteker dan pegawai dalam pemberian jenis dan dosis obat kepada pasien.

A4. Bentuk pengawasan : hanya mengawasi metode kerja dan membetulkan cara . kerja yang salah.

B. Penerimaan Pengawasan Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan secara internal tetapi dia menerima pengawasan secara eksternal yaitu dari Balai POM Medan dan dinas kesehatan provinsi. Pengawasan yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan ini minimal setahun sekali. C. Tanggung Jawab Administrasi Pengisian kartu stock obat. Mencatat produk obat yang sudah expired. Mencatat produk obat yang masuk. Mengarsipkan faktur pesanan. Mengarsipkan laporan obat.

D. Alat-alat & Mesin 1. Alat/instrumen/mesin yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah timbangan analitis, gelas ukur, mortir and stemper, Erlenmeyer serta laptop/komputer (laptop/komputer adalah milik pribadi). 2. Frekuensi penggunaan alat-alat tersebut tergantung pada resep yang diberikan oleh pasien dimana obatnya tersebut perlu untuk diracik seperti cairan obat batuk, kapsul, serbuk dan salep. Namun untuk penggunaan laptop frekuensi pemakaiannya setiap hari. 3. Pemegang jabatan tidak bertanggung jawab dalam hal pemeliharaan maupun kerusakan alat-alat tersebut, karena sehabis meracik obat maka asisten apoteker lah yang langsung membersihkan, mengembalikan dan menyimpan alat-alat tersebut ke tempatnya semula.

IV. HASIL KERJA A. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas pokok Pasien merasa puas dengan keterangan lengkap yang telah diberikan oleh pemegang jabatan. Tidak pernah ada temuan mengenai adanya obat palsu atau ilegal yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan. Tidak pernah ada complain dari pasien terhadap kesalahan pemberian obat, hal ini dikarenakan pemegang jabatan (apoteker), asisten apoteker, dan pegawai secara teliti memberikan jenis dan dosis obat sesuai resep dokter. Sejauh ini obat-obatan yang diminta oleh pasien selalu ada, hanya kadang-kadang saja tidak ada mungkin karena kehabisan stock ataupun obat tersebut jarang ditemui (obat yang tidak laris/langka). B. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas tambahan Pemegang jabatan tidak memiliki tugas tambahan sehingga tidak ada hasil kerja. C. Hasil kerja dari pelaksanaan tugas berkala Tidak pernah ada temuan obat kadaluarsa yang dilakukan oleh Balai POM dan dinas kesehatan, semua obat-obatan yang tersedia masih baik kualitasnya untuk dikonsumsi. Laporan yang diberikan oleh pemegang jabatan kepada Balai POM, dinas kesehatan, dan juga kimia farma selalu tepat waktu. Obat-obatan golongan narkotika dan psikotropika selalu diberikan ke pasien berdasarkan resep dokter dan jumlah obatobatan golongan narkotika dan psikotropika tersebut selalu sesuai antara pemasukan dan pengeluaran.

V. LAIN-LAIN A. Ketrampilan Komunikasi 1. Hubungan internal yang perlu dijaga oleh pemegang jabatan adalah dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, dan juga pegawai. Sedangkan hubungan eksternal
9

yang harus dijaga oleh pemegang jabatan adalah dengan Balai POM Medan, dinas kesehatan provinsi dan juga kimia farma selaku distributor obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika. 2. Tujuan dari hubungan internal yang perlu dipelihara oleh pemegang jabatandalam hal ini dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, dan juga pegawaiadalah hanya sebagai rutinitas kerja saja karena mereka berjumpa dan berinteraksi setiap hari. Sedangkan hubungan eksternal yang perlu dipelihara oleh pemegang jabatan dalam hal ini dengan Balai POM, dinas kesehatan, dan kimia farmaadalah untuk mengawasi pengadaan obat apakah ilegal atau legal dan juga apakah distribusi obat sudah benar menurut peraturan (obat keras dan juga obat golongan narkotika dan psikotropika harus diberikan kepada pasien berdasarkan resep dokter). 3. Frekuensi kontak dengan pemilik sarana apotik, asisten apoteker, pegawai dan bagian keuangan adalah setiap hari karena mereka bekerja dalam satu ruangan dan berjumpa serta berinteraksi setiap hari. Sedangkan dengan Balai POM, dinas kesehatan dan juga kimia farma frekuensi kontaknya setiap bulan, karena pemegang jabatan memberi laporan mengenai obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika secara langsung kepada Balai POM namun by pos dengan dinas kesehatan dan kimia farma, laporan ini dibuat dalam bentuk hardcopy. Balai POM dan dinas kesehatan melakukan kontak (pengawasan) kepada apoteker dan juga apotek minimal setahun sekali. 4. Dalam berkomunikasi tidak perlu menggunakan bahasa asing. B. Kompleksitas Masalah 1. Masalah-masalah yang dihadapi oleh pemegang jabatan : Tulisan dokter yang tidak jelas. Sifat kaku dokter. Ketika obat yang diminta pasien tidak ada di apotek, maka pemegang jabatan menghubungi dokter pasien tersebut untuk diizinkan mengganti obat tersebut dengan obat yang memiliki isi kandungan zat aktif yang sama, namun dokter tidak mau mengubahnya karena berbagai alasan. Banyak sekali berbagai jenis obat yang telah diproduksi oleh produsen sehingga menyulitkan untuk menyediakan keseluruhan obat tersebut di apotek karena untuk menyediakan seluruh jenis obat tersebut maka memerlukan dana yang sangat besar.
10

2. Solusi dari permasalahan yang diberikan oleh pemegang jabatan yakni : Ketelitian dalam membaca resep dari dokter. Ketika resep juga tidak bisa terbaca maka pemegang jabatan akan menghubungi dokter yang bersangkutan untuk meminta keterangan mengenai obat yang dituliskan dalam resep tersebut. Pemegang jabatan akan mencoba untuk mempersuasi dokter agar mau mengubah resepnya. Untuk menyediakan seluruh jenis obat yang telah diproduksi oleh produsen di apotek, maka memerlukan dana yang sangat besar sedangkan dana yang dimiliki oleh pemilik sarana terbatas sehingga pemegang jabatan (apoteker) berdiskusi dengan pemilik sarana agar tidak semua jenis obat disediakan, hanya produk obat yang laris saja yang disediakan dalam jumlah banyak di apotek. C. Gangguan-Gangguan 1. Pekerjaan tidak menuntut tenaga fisik yang besar, tidak menuntut posisi/kondisi yang terpaksa atau tidak alami, dan tidak beresiko terkena penyakit atau kecelakaan. 2. Pekerjaan ini melelahkan dari segi jam kerja sebab jam kerja tidak efektif serta dari segi load pekerjaan karena apotik ini merupakan apotik yang besar dan selalu ramai pasien yang membeli obat sehingga memerlukan daya tahan pikiran untuk melayani para pasien tersebut. 3. Pekerjaan tidak menimbulkan kebosanan karena pemegang jabatan selalu berinteraksi dengan masyarakat sehingga pasti ada pengalaman baru yang didapat oleh pemegang jabatan. D. Jadwal Kerja & Lembur 1. Idealnya jadwal kerja 6 hari dalam seminggu dari pukul 9 pagi sampai 8 malam, namun karena pemegang jabatan adalah PNS yang bekerja di instansi pemerintahan (Balai POM) maka pemegang jabatan minimal hanya datang ke apotek dua kali dalam seminggu. 2. Lembur hanya jika diperlukan. 3. Jadwal lembur tidak teratur, hanya jika diperlukan.
11

4. Ada kompensasi untuk lembur berupa insentif tambahan.

VI. PENDIDIKAN Taraf pendidikan formal yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan ini adalah harus apoteker, tidak boleh pendidikan lainnya. Pendidikan pemegang jabatan sendiri adalah apoteker.

VII. TRAINING JABATAN 1. Training yang sudah pernah didapat oleh pemegang jabatan baik di dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan : A. Nama Training : 1. Sertifikasi kompetensi yang dilaksanakan oleh Fakultas . Farmasi USU. 2. Farmasi update (yang dilaksanakan oleh USU). B. Lama Training : 1. Setiap 5 tahun sekali, lamanya 3 hari. 2. Setiap setahun sekali, lamanya 2 hari. Kedua training tersebut berhubungan dengan peningkatan keterampilan untuk melaksanakan pekerjaan ini karena training-training tersebut meningkatkan pengetahuan dan memperluas wawasan pemegang jabatan mengenai pekerjaannya sebagai apoteker. 2. Pengalaman kerja yang dimiliki pemegang jabatan sebelum bekerja di tempat ini yakni : A. Yang berhubungan dengan jabatan sekarang 1. Nama jabatan sebelumnya : apoteker penanggung jawab produksi di industri . farmasi. 2. Lamanya memegang jabatan : 2 tahun. B. Yang tidak berhubungan dengan jabatan sekarang : tidak ada.

12

VIII. KONDISI KERJA Aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan dalam bekerja : No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Aktivitas Fisik Berjalan Meloncat Berlari Keseimbangan Badan Memanjat Merangkak Berdiri Memutar Badan Membungkuk Berjongkok Berlutut Duduk Mengulurkan Tangan Mengangkat Membawa Melempar Menekan/Mendorong Menarik Memegang A B C D

13

20 21 22 23 24 25 26 27

Menggunakan Jari-jari Meraba Berbicara Mendengar Melihat dengan Teliti Pengamatan Bentuk Bekerja dengan Cepat Pengamatan Warna

KETERANGAN : A = Sering dilakukan B = Kadang-kadang dilakukan C = Jarang dilakukan D = Tidak pernah dilakukan

Kondisi lingkungan tempat bekerja: No 1 2 3 4 5 6 Kondisi Lingkungan Di Dalam Ruangan Di Luar Ruangan Panas Dingin Lembab Kering A B C D

14

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Basah Berdebu Bersampah Perubahan Temperatur yang Tiba-tiba Bau yang tidak Enak Ribut Penerangan yang Kurang Ventilasi yang Kurang Getaran Bahaya Mekanis Bahaya objek Bergerak Tempat yang Memungkinkan Kekeraman Otot Tempat yang Tinggi Sinar yang Berbahaya Bahaya Listrik Ledakan Kondisi yang Beracun Kerjasama dengan Orang lain Kerja Disekitar Orang Lain Kerja Sendiri

KETERANGAN : A = Sering sekali dirasakan B = Kadang-kadang dirasakan C = Jarang dirasakan D = Tidak pernah dirasakan

15

PSIKOGRAF JABATAN APOTEKER Taraf Aspek Psikologis A B C D E Intelegensi Kemampuan Angka Kecakapan Verbal Technical Insight Kemampuan Kerja Praktis Konkrit Kemampuan Administratif Daya Tangkap Daya Ingat Ketajaman Penginderaan Ketelitian Kerapian Kecekatan Bekerja Pemusatan Perhatian Kecekatan Jari-jari Kecekatan Anggota Badan Koordinasi Sensori Motoris Daya Cipta Inisiatif Kemampuan Perencanaan 1 2 3 4 5 Frekuensi

16

Kemampuan Pengorganisasian Kemampuan Memutuskan Kepemimpinan Ketegasan Ketaatan/Loyalitas Kematangan Emosi Kemampuan Kerjasama Kemampuan Melayani Publik Persuasi Penampilan Interest di Bidang Outdoor Interest di Bidang Kebutuhan Kantor Interest di Bidang Pengetahuan Interest di Bidang Seni dan Budaya Interest di Bidang Literatur Interest untuk mempengaruhi pendapat public Komunikasi Asertif Team Building Penguasaan Informasi yang Actual Kepercayaan Diri Penyesuaian Diri pada Lingkungan

17

KETERANGAN : A = Tidak Dibutuhkan B = Tidak Penting C = Cukup Penting D = Penting E = Sangat Penting 1 = Tidak Pernah Dilakukan 2 = Sangat Jarang 3 = Kadang-kadang 4 = Sering 5 = Sangat Sering

18

Job Description

A. Identifikasi Jabatan Nama jabatan Nama pemegang jabatan Nama organisasi : apoteker : Dra. Nina Refida, Apt : Apotek Merpati

B. Job Summary Apoteker adalah seseorang yang ahli dalam bidang farmasi dan menjadi penanggung jawab dalam setiap kegiatan kefarmasian di apotek.

C. Tugas-Tugas yang Harus Dilaksanakan Melayani konsultasi tentang obat kepada pasien. Memastikan obat yang dibeli berasal dari distributor resmi. Bertanggung jawab terhadap pemberian obat kepada pasien. Merekap data kebutuhan obat. Merekap data expired date obat tiap minggu. Membuat laporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika tiap bulannya.

19

D. Pengawasan yang Harus Dilakukan dan yang Diterima Pemegang jabatan memberi pengawasan langsung kepada : asisten apoteker. Pemegang jabatan memberi pengawasan tidak langsung kepada : pegawai pelayanan pembeli. Pemegang jabatan melakukan pengawasan dan memonitor kegiatan dari pekerjaanpekerjaan yang telah disebutkan di atas. Pengawasan yang diberikan yaitu untuk melihat kejujuran dari pemegang jabatan-jabatan tersebut dengan cara melihat kesesuaian jumlah obat antara pembelian dan pengeluaran kartu stock obat. Serta mengawasi asisten apoteker dan pegawai dalam pemberian jenis dan dosis obat kepada pasien. Bentuk pengawasannya hanya mengawasi metode kerja dan membetulkan cara kerja yang salah. Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan secara internal tetapi dia menerima pengawasan secara eksternal yaitu dari Balai POM Medan dan dinas kesehatan provinsi. Pengawasan yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan ini minimal setahun sekali.

E. Hubungan dengan Jabatan Lain. 1. Apoteker dengan pemilik sarana apotek : berada pada posisi yang sejajar dengan pemilik sarana apotek. 2. Apoteker dengan asisten apoteker : mengawasi langsung metode kerja dan membetulkan cara kerja yang salah, dalam hal ini mengawasi asisten apoteker dalam pemberian jenis dan dosis obat kepada pasien. 3. Apoteker dengan pegawai pelayanan pembeli : mengawasi secara tidak langsung metode kerja dan membetulkan cara kerja yang salah melalui apoteker dan dari apoteker langsung ke pegawai karena yang menaggungjawabi pegawai secara langsung adalah asisten apoteker.

20

F. Peralatan Kerja Peralatan kerja yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah timbangan analitis, gelas ukur, mortir and stemper, Erlenmeyer serta laptop/komputer.

G. Hasil Kerja Pasien merasa puas dengan keterangan lengkap yang telah diberikan oleh pemegang jabatan. Tidak pernah ada temuan mengenai adanya obat palsu atau ilegal yang dilakukan oleh Balai POM dan juga dinas kesehatan. Tidak pernah ada complain dari pasien terhadap kesalahan pemberian obat, hal ini dikarenakan pemegang jabatan (apoteker), asisten apoteker, dan pegawai secara teliti memberikan jenis dan dosis obat sesuai resep dokter. Sejauh ini obat-obatan yang diminta oleh pasien selalu ada, hanya kadang-kadang saja tidak ada mungkin karena kehabisan stock ataupun obat tersebut jarang ditemui (obat yang tidak laris/langka). Tidak pernah ada temuan obat kadaluarsa yang dilakukan oleh Balai POM dan dinas kesehatan, semua obat-obatan yang tersedia masih baik kualitasnya untuk dikonsumsi. Laporan yang diberikan oleh pemegang jabatan kepada Balai POM, dinas kesehatan, dan juga kimia farma selalu tepat waktu. Obat-obatan golongan narkotika dan psikotropika selalu diberikan ke pasien berdasarkan resep dokter dan jumlah obatobatan golongan narkotika dan psikotropika tersebut selalu sesuai antara pemasukan dan pengeluaran.

H. Komentar Pemegang jabatan tidak memiliki atasan karena secara sekilas orang akan melihat bahwa atasan dari apoteker adalah pemilik sarana apotek karena pemilik sarana apotek tersebut telah menggaji apoteker, namun pada kenyataannya tidak. Ini seperti simbiosis mutualisme dimana apoteker harus memiliki tempat untuk menjalankan
21

pekerjaannya dan pemilik sarana apotek hanya bisa mengeluarkan modal dan membangun apotek tersebut, namun apotek hanya bisa dibangun atau dijalankan ketika sudah memiliki izin dari apoteker. Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan internal dari pihak apotek karena dia tidak memiliki atasan dan dia memiliki posisi yang sejajar dengan pemilik sarana apotek. Berdasarkan hasil kerja yang telah dilakukan oleh pemegang jabatan dapat dikatakan pemegang jabatan telah sukses dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya, karena berbagai masalah dapat diatasi dengan baik oleh pemegang jabatan, dan apotik ini selalu ramai dengan psien yang membeli obat.

22

Job Specification
Apoteker itu merupakan profesi dimana seseorang yang ingin menjadi apoteker harus mendapatkan gelar sarjana farmasi dan kemudian lanjut kuliah lagi selama dua tahun untuk mendapatkan gelar sarjana apoteker. Setelah itu dia harus mendapatkan surat izin kerja dari departemen kesehatan untuk bisa praktek di apotek ataupun rumah sakit dan menjadi penanggung jawab semua kegiatan kefarmasian di apotek ataupun rumah sakit. Jadi semua orang baik itu perempuan maupun laki-laki yang berada di usia produktif bisa menjadi apoteker. Pendidikan formal Pengalaman : apoteker : pengalaman kerja dalam memegang jabatan ini tidak

diutamakan karena sarjana poteker tersebut pasti sudah mendapat banyak pengalaman dari pendidikan yang telah dia terima di universitas Pengetahuan & keterampilan : - berkompeten dalam bidang farmasi Kondisi fisik & mental Usia Jenis kelamin memiliki keterampilan berkomunikasi memiliki tanggung jawab yang tinggi

: sehat fisik khususnya tidak buta warna dan juga sehat mental : usia produktif (20-60 tahun) : laki-laki atau perempuan

23

Laporan Observasi

Ketika menganalisa jabatan di Apotek Merpati dimana yang saya analisa jabatannya adalah apoteker, saya menggunakan metode pengambilan data berupa wawancara, skala psikograf, dan observasi. Ketika sedang melakukan wawancara saya juga sekaligus mengobservasi perilaku kerja apoteker. Hasil observasi yang saya dapatkan mengenai pelaksanaan tugas pokok dan juga tugas berkala. Pada hari itu ada beberapa orang pasien yang ingin mengetahui dengan detail mengenai resep obat yang diberikan oleh dokter, dia ingin menanyakan efek samping penggunaan obat tersebut. Salah seorang pegawai mengajak ibu (pasien) tersebut ke ruangan apoteker agar bisa lebih leluasa berbicara kepada apoteker karena di ruangan depan kondisinya sangat bising disebabkan banyak pasien yang sedang membeli obat. Ruangan apoteker atau bisa juga disebut ruangan konsultasi berukuran 3 x 3 m yang bercat putih letaknya berada tepat di sebelah ruangan pemilik sarana, di dalamnya terdapat satu buah meja, satu buah kursi yang diduduki oleh apoteker dan dua buah kursi untuk tamu/pasien yang berada di hadapan apoteker, satu buah kipas angin, dan sebuah lemari untuk menyimpan arsip-arsip. Kemudian ibu tersebut berkonsultasi dengan apoteker mengenai resep obat yang dimilikinya. Apoteker pun menjawab dengan ramah dan mendetail setiap pertanyaan ibu tersebut. Dan setelah itu ibu tersebut terlihat puas atas informasi yang telah diberikan apoteker kepadanya. Sebelum pasien tersebut datang untuk berkonsultasi dengannya ternyata apoteker sedang merekap data mengenai laporan obat. Apoteker membandingkan semua resep obat yang diberikan oleh para pasien yang membeli obat satu hari yang lalu dan kemudian di sesuaikan di buku besar yang berisi data mengenai stock obat, obat-obatan apa saja yang berkurang dari stock obat sebelumnya. Apoteker juga bertanya kepada pemilik sarana mengenai kesesuaian stock obat tersebut dan juga memberitahu bahwa ada obat yang sudah habis stock nya ataupun hanya tinggal sedikit stock nya sehingga harus segera dibeli. Kegiatan selanjutnya yang dilakukan oleh pemilik sarana adalah mengecek data expired date obat yang tercatat dalam buku besar. Apoteker beranjak ke ruangan penyimpanan obat (ruang pemilik sarana) untuk mengambil obat-obat yang expired date nya
24

sudah mau dekat kemudian dipisahkan dalam satu kotak. Kemudian apoteker juga ke ruangan depan untuk melihat kondisi di sana. Berbincang-bincang kepada asisten apoteker dan juga para pegawai.

25

2. PEMILIK SARANA APOTEK

Job analyst : Aisyah Gana Putri (09-033)

I. RANGKUMAN ANALISA JABATAN A. Keterangan Jabatan Nama Jabatan Nama Pejabat Nama Perusahaan Alamat : Pemilik sarana dan bagian keuangan : Nelly : Apotek Merpati : Jl. Gatot Subroto No. 131 Medan

B. Golongan gaji Gaji pokok Gaji Total ::-

C. Nama dan Jabatan Atasan Pemegang jabatan tidak memiliki atasan, dimana pemegang jabatanlah yang memiliki sarana Apotik Merpati tersebut.

D. Analis Jabatan

: Aisyah Gana Putri NIM. 091301033

26

E. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

Asisten Apoteker (AA)

Pegawai

Jabatan pemilik sarana apotek dan bagian keuangan bukanlah berada dibawah asisten apoteker, melainkan kedua jabatan ini bekerja sama dalam mendirikan apotek Merpati. Pemilik sarana dan bagian keuangan adalah pemilik apotek secara pribadi, sementara apotek tidak dapat berdiri jika tidak atas nama apoteker. Karena itu, kedua jabatan ini tidak saling membawahi melainkan berkoordinasi dalam berdirinya apotek.

27

II. TUGAS TUGAS DAN PELAKSANAANNYA A. Tugas Tugas 1. Tugas Pokok a. Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan b. Melakukan pemesanan dan pembayaran obat c. Mengatur keuangan di apotek 2. Tugas Tambahan a. Membantu melayani konsumen 3. Tugas Berkala a. Membayar gaji pegawai, asisten apoteker, dan apoteker

b. Pelaksanaan Tugas 1. Tugas Pokok Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan berupa mengawasi

kebersihan apotek, kinerja pegawai dan asisten apoteker. Pada pukul 08.30 mengawasi proses membersihkan apotek oleh pegawai kebersihan. Dimana pegawai kebersihan ini merupakan pembantu rumah tangga dari pemegang jabatan. Kemudian dari pukul 08.45 21.00 mengawasi dan memperhatikan kinerja pegawai dan asisten apoteker seperti bagaimana pegawai dalam melayani konsumen, bagaimana penyusunan obat ke etalase, bagaimana asisten apoteker dalam meracik obat dari resep dokter dan membuat list barang barang yang akan di order. Pemegang jabatan memiliki ruangannya sendiri, yaitu tepat dibelakang bagian depan apotik, yang hanya dibatasi oleh triplek. Triplek ini juga dibuat suatu celah yang besar sehingga pemegang jabatan bisa melihat langsung apa yang terjadi di bagian depan apotik untuk mempermudah melakukan pengawasan. Pada pukul 09.00 13.00 pemegang jabatan melakukan pemesanan barang sesuai dengan list yang diberikan oleh asisten apoteker, yaitu barang yang stoknya sudah tidak ada, pada sales yang datang ke apotek. Barang yang di pesan pada umumnya tidak langsung dibayar, melainkan menggunakan faktur dan membayarnya sesuai tanggal yang disepakati bersama. Produk bebas yaitu produk yang dikenal masyarakat pada umumnya akan di bayar langsung
28

sementara produk dalam yaitu produk yang kurang dikenal masyarakat, penggunaannya dengan resep dokter, pembayarannya setelah jatuh tempo, dimana tanggalnya sesuai dengan kesepakatan antara pemegang jabatan dan salesnya. Dalam melakukan proses pemesan untuk satu pesanan kira - kira memerlukan waktu 10 menit. Pertama pemegang jabatan akan memanggil sales ke ruangannya, lalu memberikan list barang barang yang akan di pesan. Kemudian sales akan mengecek barang mana yang ada dan yang tidak ada dengan melihat daftar barang yang kosong dan terkadang juga menelefon distributor obatnya yaitu Penyalur Besar Farmasi (PBF). Pukul 14.00 dilakukan pembayaran terhadap faktur faktur yang sudah jatuh tempo. Para sales akan datang menagih ke apotek, pemegang jabatan lalu mengecek faktur yang ia miliki dengan faktur dari sales, lalu membayarnya sesuai dengan jumlah yang tertera di faktur tersebut. Pukul 17.00 barang yang dipesan tadi pagi akan diantar ke apotek. Maka barang barang tersebut akan di cek apakah sesuai dengan apa yang di pesan dari segi jenisnya, ukurannya, jumlahnya, serta tanggal kadaluarsanya. Pengecekan barang ini akan dibantu oleh asisten apoteker. Jika ada barang yang salah maka segera dilaporkan untuk diganti. Jika ada pesanan berupa produk bebas, maka akan langsung dibayar, dan menetapkan tanggal pembayaran produk dalam, membuat faktur lalu menandatanganinya dan menstempel dengan stempel apotek. Mengatur keuangan di apotek berupa melakukan transaksi faktur dan pembayaran barang yang di order seperti dijelaskan sebelumnya. Menetapkan harga dari setiap barang, yaitu dengan cara barang yang baru di order akan dianalisis harganya, apakah ada kenaikan atau penurunan atau harganya tetap dari harga barang sebelumnya. Kemudian ditentukanlah harga barang tersebut, jika harga barang yang di order tersebut naik, maka dinaikkan jugalah harga jualnya, dan sebaliknya. Dalam melakukan tugas ini waktu yang diperlukan untuk menetapkan harga 1 barang kira kira 2 menit jika ada perubahan harga. Tetapi jika harga beli tetap, maka langsung saja ditetapkan harga yang sama. Kemudian harga akan langsung ditempel pada setiap barang agar tidak terjadi kekeliruan, yang dilakukan oleh pegawai. Proses ini dilakukan sekitar pukul 19.00 sampai selesai, tergantung jumlah barang dan apakah apotik sedang ramai atau banyak konsumen. Karena
29

pelaksanaan proses ini dibantu oleh pegawai yang diawasi oleh pemegang jabatan. Setelah apotek ditutup maka pegawai kasir memberikan uang hasil penjualan pada pemegang jabatan. Tetapi tidak ada pembukuan oleh pemegang jabatan dengan alasan apotik tersebut adalah miliknya pribadi sehingga tidak harus ada pertanggungjawaban lagi dan uang tersebut ia sendirilah yang mengelola. Karena itu pemegang jabatan mengatakan ia masih menggunakan system tradisional dalam mengelola keuangan apotik dengan tidak adanya system pembukuan yang jelas. 2. Tugas Tambahan a. Membantu melayani konsumen maksudnya adalah beberapa konsumen datang dengan keluhan penyakit mereka dan meminta obat untuk

menyembuhkannya. Sehingga jika ada konsumen yang seperti itu, maka pemegang jabatan akan mendengarkan keluhan konsumen tentang penyakit yang ia rasakan, menanyakan beberapa pertanyaan terkait, seperti sejak kapan penyakit tersebut muncul atau sudah pernah mengkonsumsi obat apa. Kemudian membantu mendiagnosa penyakit tersebut dengan memilihkan obat yang dirasa sesuai untuk penyakit yang dialami konsumen. Waktu untuk proses ini tergantung konsumennya, jika konsumen banyak bercerita mengenai penyakitnya atau penyakitnya tergolong kompleks, maka dibutuhkan waktu lebih lama yaitu sekitar 10 menit. Sementara jika penyakitnya tidak terlalu parah, misalnya flu, hanya membutuhkan waktu sekitar 3 menit. Tetapi tergantung Diagnose ini dibuat berdasarkan pengetahuan pemegang jabatan, dimana ia tahu sebagian besar jenis dan khasiat obat cina dan seiring dengan pengalamannya di apotik ia tahu sebagian besar khasiat dari masing masing obat yang ia jual.

3. Tugas Berkala a. Membayar gaji pegawai di awal bulan, sekitar tanggal 2 5 setiap bulannya yang dilakukan setelah apoti\ek tutup. Pegawai, asisten apoteker, dan apoteker dipanggil satu persatu untuk kemudian diberikan gajinya sesuai
30

dengan jumlah yang telah disepakati sebelumnya. Untuk membayar gaji satu pegawai biasanya membutuhkan waktu kira kira 1 menit.

III. TANGGUNG JAWAB A. Pemberian Pengawasan a. Pemegang jabatan mengawasi 4 karyawan secara tidak langsung. b. Jabatannya yaitu asisten apoteker dan pegawai. c. Jumlah karyawan di masing masing jabatan, yaitu Asisten apoteker : 2 orang Pegawai : 2 orang

d. Hasil yang diharapkan pemegang jabatan dari asisten apoteker yaitu asisten apoteker dapat bekerja secara teliti dan hati hati dalam mengerjakan resep dokter atau dalam meracik obat sehingga tidak salah resep yang dapat berakibat fatal pada konsumen. Sementara dari pegawai, pemegang jabatan berharap agar pegawai dapat melayani konsumen dengan baik, rajin, pintar berintraksi dengan konsumen, sehingga konsumen senang membeli di apotek tersebut dan menjadi pelanggan apotek. Sumbangan pemegang jabatan dalam mencapai hasil tersebut adalah dengan mendidik dan memberi arahan yang baik bagaimana seharusnya mereka melakukan pekerjaan masing masing. Jika salah ditegur dan dinasehati. Juga menyertakan CCTV sehingga karyawan merasa tetapi diawasi dan tidak berani berlaku yang tidak baik. e. Bentuk pengawasan yang diberikan adalah mengawasi metode kerja dan membetulkan cara kerja yang salah.

B. Penerimaan Pengawasan Pemegang jabatan tidak menerima pengawasan.

C. Tanggung Jawab Administrasi Pemegang jabatan menyimpan faktur faktur barang yang di order serta melakukan perhitungan harga dari setiap barang yang dijual.

31

D. Alat- Alat dan Mesin- Mesin 1. Alat / instrument / mesin yang dipakai oleh pemegang jabatan adalah CCTV, kalkulator, alat tulis, dan buku. 2. Frekuensi pemakaiannya

No.

Alat dan mesin

Penggunaan (teratur/tidak)

1 2 3. 4

Buku Kalkulator CCTV Alat tulis

Teratur Teratur Teratur Teratur

Keterangan: A = Disediakan dan dirawat perusahaan C = Milik Pribadi

B = Disediakan perusahaan namun dirawat sendiri D = Tidak disediakan namun dirasa perlu

IV. HASIL KERJA

A. Tugas Pokok 1. Apotek dapat berjalan lancar sesuai dengan semestinya, apotek bersih, pelanggan merasa nyaman dan puas akan pelayanan apotek. 2. Stok barang tetap terjaga dengan pemesanan barang yang teratur. Sales percaya pada apotek karena pembayarannya lancar, sehingga sales tetap memperbolehkan pihak apotek untuk tidak membayar langsung barang yang dipesan, melainkan sesuai tanggal yang telah disepakati. Adanya harga barang yang telah ditentukan setelah barang tersebut dipesan. 3. Transaksi keuangan di apotek berjalan lancar, pembayaran faktur pada sales tepat waktu, dan setiap barang di apotek tertera harganya.
32

B. Tugas Tambahan 1. Konsumen senang membeli obat di apotek karena pelayanan yang maksimal dalam membantu kesembuhan konsumen. C. Tugas Berkala 1. Karyawan apotek, yaitu pegawai, asisten apoteker, dan apoteker menerima gaji masing masing sesuai dengan jumlah yang telah disepakati sebelumnya.

V. LAIN-LAIN A. Ketrampilan Komunikasi 1. Hubungan internal yang perlu dipelihara pemegang jabatan adalah dengan karyawan karyawan apotek, yaitu pegawai, asisten apoteker, dan apoteker. Hubungan eksternal yang perlu dipelihara pemegang jabatan adalah dengan sales sales dari Penyalur Besar Farmasi (PBF). 2. Tujuan dari hubungan tersebut adalah untuk memperlancar jalannya apotek secara keseluruhan. 3. Frekuensi hubungan tersebut adalah setiap hari. 4. Pemegang jabatan tidak harus menggunakan bahasa asing.

B. Kompleksitas Masalah 1. Masalah yang perlu dipecahkan adalah a. Karyawan yang tidak masuk atau sakit b. Salah dalam membuat resep dokter 2. Solusi yang diberikan pemegang jabatan a. Menyuruh karyawan lain menghandle pekerjaannya, dan pemegang jabatan juga turut membantu, misalnya dalam melayani pembelian. b. Masalah ini pernah terjadi sekali, tetapi saat itu konsumen tidak mengetahui kalau resep tersebut salah. Resep diketahui salah ketika konsumen datang untuk menebus resep yang sama dan mengeluh akan obat yang ia konsumsi tersebut tidak memberi efek yang berarti. Karena itu resep diteliti ulang dan
33

ternyata salah. Solusinya yaitu menghentikan pemberian obat tersebut, lalu memberi obat penawarnya dan menggantinya dengan resep yang benar. Serta diberikan secara gratis sebagai upaya pertangungjawaban, walaupun konsumen tidak tahu kalau resep itu salah. Pemegang jabatan juga mengunjungi konsumen ke rumahnya dan setiap hari menghubungi untuk mengecek bagaimana kondisi konsumen sampai konsumen sembuh.

C. Gangguan- Gangguan 1. Pekerjaan pemegang jabatan tidak menuntut tenaga fisik yang besar. 2. Pekerjaan tidak menuntut posisi / kondisi yang terpaksa atau tidak alami. 3. Pekerjaan tidak beresiko terkena penyakit atau kecelakaan. 4. Pekerjaan tidak memerlukan daya tahan fisik dan pikiran dari segi jam kerja dan load pekerjaan.

D. Jadwal Kerja & Lembur 1. Jadwal kerja adalah setiap hari dalam seminggu. Dari jam 08.30 21.30 2. Tidak ada jadwal lembur

VI. PENDIDIKAN Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA, karena jabatan ini tidak menuntut adanya pendidikan khusus. Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah D3 ekonomi, sehingga hal ini sesuai dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai.

VII. TRAINING JABATAN Training yang pernah diikuti oleh pemegang jabatan adalah mengenai kefarmasian yang diadakan oleh dinas kesehatan, dan training training mengenai penyakit penyakit medis dan apa obat untuk menyembuhkannya. Training ini jelas diperlukan oleh pemegang jabatan, salah satunya untuk membantu dalam pelaksanaan tugas tambahan.
34

VIII. PENGALAMAN KERJA Tidak ada jabatan yang pernah dipegang oleh pemegang jabatan sebelum menjadi pemilik sarana apotik dan bagian keuangan,

IX. KONDISI KERJA Kondisi lingkungan tempat bekerja :

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Kondisi Lingkungan Di Dalam Ruangan Di Luar Ruangan Panas Dingin Lembab Kering Basah Berdebu Bersampah Perubahan Temperatur yang Tiba-tiba Bau yang tidak Enak Ribut Penerangan yang Kurang Ventilasi yang Kurang Getaran Bahaya Mekanis Bahaya objek Bergerak Tempat yang Memungkinkan Kekeraman Otot Tempat yang Tinggi

35

20 21 22 23 24 25 26

Sinar yang Berbahaya Bahaya Listrik Ledakan Kondisi yang Beracun Kerjasama dengan Orang lain Kerja Disekitar Orang Lain Kerja Sendiri

KETERANGAN : A = Sering sekali dirasakan B = Kadang-kadang dirasakan C = Jarang dirasakan D = Tidak pernah dirasakan

Aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan dalam bekerja :

No. 1 2 3 4 5 6 7

Aktivitas Fisik Berjalan Meloncat Berlari Keseimbangan Badan Memanjat Merangkak Berdiri

36

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Memutar Badan Membungkuk Berjongkok Berlutut Duduk Mengulurkan Tangan Mengangkat Membawa Melempar Menekan/Mendorong Menarik Memegang Menggunakan Jari-jari Meraba Berbicara Mendengar Melihat dengan Teliti Pengamatan Bentuk Bekerja dengan Cepat Pengamatan Warna

KETERANGAN : A = Sering dilakukan/dirasakan B = Kadang-kadang dilakukan/dirasakan C = Jarang dilakukan /dirasakan D = Tidak pernah dilakukan/dirasakan
37

PSIKOGRAF JABATAN

Taraf Aspek Psikologis A B C D E Intelegensi Kemampuan Angka Kecakapan Verbal Technical Insight Kemampuan Kerja Praktis Konkrit Kemampuan Administratif Daya Tangkap Daya Ingat Ketajaman Penginderaan Ketelitian Kerapian Kecekatan Bekerja Pemusatan Perhatian Kecekatan Jari-jari Kecekatan Anggota Badan Koordinasi Sensori Motoris Daya Cipta Inisiatif 1 2

Frekuensi 3 4 5

38

Kemampuan Perencanaan Kemampuan Pengorganisasian Kemampuan Memutuskan Kepemimpinan Ketegasan Ketaatan/Loyalitas Kematangan Emosi Kemampuan Kerjasama Kemampuan Melayani Publik Persuasi Penampilan Interest di Bidang Outdoor Interest di Bidang Kebutuhan Kantor Interest di Bidang Pengetahuan Interest di Bidang Seni dan Budaya Interest di Bidang Literatur Interest untuk mempengaruhi pendapat public Komunikasi Asertif Team Building Penguasaan Informasi yang Actual Kepercayaan Diri

39

Penyesuaian Diri pada Lingkungan

KETERANGAN : A = Tidak Dibutuhkan B = Tidak Penting C = Cukup Penting D = Penting E = Sangat Penting 1 = Tidak Pernah Dilakukan 2 = Sangat Jarang 3 = Kadang-kadang 4 = Sering 5 = Sangat Sering

40

JOB DESCRIPTION

Nama jabatan : Pemilik sarana apotek dan bagian keuangan. Ringkasan jabatan : Jabatan ini terdiri dari dua bagian yaitu sebagai pemilik saran apotek artinya pemegang jabatan merupakan pemilik apotek Merpati secara pribadi, serta bagian keuangan artinya pemegang jabatan lah yang mengurusi keuangan di apotek. Dua bagian ini dijadikan satu jabatan karena dipegang oleh satu orang, dimana pemilik sarana apotek tidak percaya dengan orang lain untuk mengurusi masalah keuangan di apotek, sehingga ia juga lah yang menjadi bagian keuangan. Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Tugas Pokok a. Mengawasi jalannya apotek secara keseluruhan b. Melakukan pemesanan dan pembayaran obat c. Mengatur keuangan di apotek 2. Tugas Tambahan a. Membantu melayani konsumen 3. Tugas Berkala a. Membayar gaji pegawai, asisten apoteker, dan apoteker 4. Tanggung Jawab a. Mengawasi 4 karyawan secara tidak langsung dengan bentuk pengawasan mengawasi metode kerja dan membetulkan cara yang salah, yaitu asisten apoteker : 2 orang pegawai : 2 orang b. Tanggung jawab administrasi berupa menyimpan faktur faktur barang yang di order serta melakukan perhitungan harga dari setiap barang yang dijual.

41

JOB SPECIFICATION

Knowledge : Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah mengenai bagaimana cara mengelola suatu usaha niaga, seperti apotek, yang menjual barang kepada konsumen, khususnya di bidang kefarmasian. Misalnya obat obat apa saja yang harus disediakan, pada siapa barang dipesan, bagaimana sistem kerja sama dengan apoteker untuk mendirikan apotek, berapa sebaiknya gaji karyawan dan bagaimana agar konsumen bisa menjadi pelanggan tetap apotek, dan bagaimana agar apotek tetap bertahan walaupun banyak kompetitor. Untuk bagian keuangan diperlukan pengetahuan mengenai bagaimana mengelola keuangan dalam apotek sehingga transaksi keuangan berjalan lancar, seperti bagaimana agar barang yang di jual laris, berapa baiknya untung yang diambil, bagaimana agar pembayaran faktur tepat waktu, berapa sebaiknya gaji tiap karyawan, dan bagaimana agar dengan harga beli dan harga jual kecil tetapi tetap mendapatkan laba yang sesuai. Pemegang jabatan sudah memiliki pengetahuan yang harus dimiliki untuk jabatan ini. Pengetahuan bagaimana cara mengelola usaha niaga didapatkan pemegang jabatan dari orang tuanya, dimana sejak kecil pemegang jabatan membantu orang tuanya dalam usaha niaga juga. Selain itu pemegang jabatan yang berlatar belakang pendidikan D3 ekonimi juga telah mendapat ilmu mengenai hal tersebut dan mengenai keuangan. Sehingga apotek Merpati merupakan salah satu apotek yang sukses. Skill : Kemampuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah mampu mengelola jalannya apotek secara keseluruhan, berupa mampu mengawasi dengan baik seluruh karyawannya agar bekerja dengan semestinya, mampu memimpin dan berkoordinasi dengan seluruh karyawan, memiliki kecekatan bekerja yang baik, memiliki kemampuan insitif dan daya cipta yang baik untuk membuat apotek sukses, dan mampu melayani konsumen dengan baik. Di bagian keuangan, mampu mengurusi keuangan di apotek, berupa memiliki kemampuan angka yang baik dan kemampuan mengambil keputusan dalam menetapkan harga yang pas untuk setiap barang, kemampuan bekerjasama dengan sales, mampu

42

bernegosiasi dengan sales untuk mendapatkan harga beli yang rendah, dan teliti dalam membuat faktur dan pembayarannya. Kemampuan kemampuan di atas sudah dimiliki oleh pemegang jabatan, dimana seiring dengan semakin berkembangnya apotek, kemampuan kemampuan tersebut juga semakin baik dimiliki pemegang jabatan karena semakin terlatih. Attitude : Sikap yang harus dimiliki pemegang jabatan yaitu tegas dalam mengambil keputusan dan dalam mengawasi kinerja karyawan, ramah dalam melayani konsumen, peduli terhadap kesejahteraan karyawan, serta komunikasi yang baik dengan karyawan, konsumen dan sales. Sikap sikap tersebut dimiliki pemegang jabatan dengan baik. Misalnya sebagai perwujudan sikap peduli terhadap kesejahteraan karyawan, pemegang jabatan menyediakan rumah di dekat apotek yang dapat ditinggali oleh karyawan secara Cuma Cuma. Hal ini dilakukan pemegang jabatan untuk mempermudah karyawan agar tidak terlalu capek untuk bekerja, karena tidak membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke apotek atau untuk pulang kembali beristirahat. Pendidikan minimal : Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA, karena jabatan ini tidak menuntut adanya pendidikan khusus. pengetahuan, skill, dan attitude dapat dipelajari dari luar atau dari pengalaman, tidak harus lewat pendidikan khusus. Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah D3 ekonomi, sehingga hal ini sesuai dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai. Pengalaman : Tidak ada jabatan yang pernah dipegang oleh pemegang jabatan sebelum menjadi pemilik sarana apotik dan bagian keuangan. Tetapi pengalaman yang dimiliki adalah ketika membantu orang tua dalam mengelola suatu usaha niaga juga, sehingga pemegang jabatan dapat belajar dari pengalaman tersebut dalam menjalani jabatan sebagai pemilik sarana dan bagian keuangan.

43

LAPORAN OBSERVASI

Pengambilan data untuk analisa pemilik sarana apotek dan bagian keuangan ini, saya menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu wawancara, skala psikograf jabatan, dan observasi. Hasil observasi yang saya dapatkan yaitu mengenai proses pengerjaan tugas pokok dan tugas tambahan, sementara untuk tugas berkala tidak ada observasi karena saat saya melakukan observasi tidak pada saat pembayaran gaji karyawan. Ruang kerja pemilik jabatan kira kira berukuran 3 x 2,5 meter yang di cat putih. Letak ruangannya tepat dibelakang bagian depan apotik, yang hanya dibatasi oleh triplek. Triplek ini juga dibuat suatu celah yang besar sehingga pemegang jabatan bisa melihat langsung apa yang terjadi di bagian depan apotik untuk mempermudah melakukan pengawasan. Di dinding dindingnya ada rak rak yang tersusun obat obat dalam, yaitu obat yang kurang dikenal oleh masyarakat yang penggunaannya harus menggunakan resep dokter. Di tengah ruangan ada sebuah meja kayu yang memiliki laci untuk menyimpan faktur faktur, dan 3 buah kursi. 1 kursi menghadap ke apotek, diman akursi itulah yang diduduki pemegang jabatan. Sementara 2 kursi lainnya menghadap ke kursi pemegang jabatan, dimana kursi tersebut digunakan untuk tamu, misalnya sales obat, konsumen, dll. Dan di sudut ruangan terdapat telefon. Dari hasil observasi saya, pemegang jabatan mengawasi kinerja karyawan dari celah yang besar antara apotek dan ruangan tersebut. Pemegang jabatan melakukan pengawasan sambil mengurusi masalah keuangan, yaitu mengecek faktur faktur yang ada, yang pembayarannya jatuh tempo pada hari itu, mengecek harga barang, menganalisi dan menetapkannya. Terkadang pegawai datang ke ruangan pemegang jabatan untuk mengkonsultasikan harga barang, misalnya konsumen ingin mengambil barang dalam jumlah yang besar, maka akan ada potongan harga. Disela sela pekerjaanya, pemegang jabatan mengajak karyawan berbicara santai sambil bercanda. Juga sambil mengurus anaknya yang masih duduk di SD kelas 3. Sementara untuk tugas tambahan, dari hasil observasi saya, saat itu ada seorang ibu yang umurnya sekitar 50 tahunan bertanya pada pegawai mengenai obat yang cocok dengan sakit yang ia derita. Kemudian pegawai mengatakan hal tersebut pada pemegang jabatan. Ibu pun di minta menunggu sebentar karena saat itu pemegang jabatan sedang melakukan pembayaran faktur.

44

Setelah selesai, Ibu tersebut di ajak masuk ke ruangan pemegang jabatan untuk berkonsultasi, seperti bercerita mengenai keluahan yang dialami Ibu, sejak kapan diderita, pernah mengkonsumsi obat apa saja, dan hal hal lain yang terkait. Waktu yang dihabiskan Ibu dalam berkonsultasi sekitar 20 menit, karena ternyata bukan saja Ibu yang bercerita, tetapi anaknya juga menceritakan keluhan mengenai kesehatannya.

45

3. ASISTEN APOTEKER
Job analyst : Yurisqa Shadilla (09-012)

I.

RANGKUMAN ANALISA JABATAN

a.

Keterangan Jabatan Nama Jabatan Nama Pejabat Nama Perusahaan Alamat : Asisten Apoteker : Ibu Rumpiana : Apotek Merpati : Jl. Gatot Subroto No. 131, Medan :-

b.

Gaji Pokok

c. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi Struktur Organisasi Apotek Merpati

Apoteker Pengelola Apotek (APA) Pemilik Sarana Apotek dan Bagian Keuangan Asisten Apoteker

Pegawai

46

Jabatan Asisten Apotek adalah salah satu jabatan yang ada di organisasi apotek yang berada dibawah jabatan apoteker dan bertanggung jawab kepada apoteker serta memiliki tanggung jawab tidak langsung kepada pemilik apotek. Sedangkan hubungan dengan pegawai pelayanan pembeli adalah memberikan pengawasan pelayanan pembeli.

d.

Nama dan Jabatan Atasan 1. Jabatan atasan langsung Nama atasan langsung 2. Jabatan Atasan Tidak Langsung Nama atasan tidak langsung : apoteker : Ibu Nina Refida : Pemilik Apotek : Ibu Nelly

e.

Pelaksana Analisa Jabatan

: Yurisqa Shadila (091301012)

II. TUGAS TUGAS DAN PELAKSANAANNYA Tugas Tugas a. Tugas Pokok

a.

a). Mengerjakan Resep Dokter b). Meracik Obat c). Membuat List Pengorderan Obat d). Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien

b.

Tugas Tambahan

a). Menjaga kebersihan apotek b). Melayani pembeli obat umum

47

b. Pelaksanaan Tugas 1. Tugas Pokok a. Mengerjakan Resep Dokter Ketika ada pelanggan yang datang dengan membawa resep dokter yang akan ditebus, maka asisten apoteker akan melihat resep tersebut dan menanyakan pada pelanggan apakah semua obatnya akan diambil, dan menyampaikan obat mana saja yang ada diresep yang tersedia, karena kadang kala bisa saja ada beberapa obat yang tidak tersedia di apotek atau habis. Lalu setelah pasien merasa sudah pasti ingin membeli obatnya, pemegang jabatan akan mengambil obat yang diinginkan pasien, kemudian memberitahukan harga dan terakhir asisten apoteker akan memberikan etiket, yaitu aturan pemakaian obat. Dan juga biasanya pemegang jabatan akan mengembalikan.Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan satu resep dokter sekitar 3-5 menit.

b. Meracik Obat Ketika ada pelanggan yang ingin menebus obat yang berupa obat puyer (gerus/giling), maka asisten apoteker yang akan membuatnya. Hal pertama yang dilakukan adalah melihat daftar obat apa saja yang ada dalam resep yang dibawa oleh pasien, kemudian asisten apoteker mengambil semua obat-obat yang akan dibuat menjadi puyer, kemudian asisten apoteker langsung menggerus obat-obat tersebut dengan menggunakan alat penggerus obat. Ketika selesai maka obat yang sudah digerus akan dikemas dalam bungkusanbungkusan dari kertas setelah selesai barulah diberikan kepada pasien. Setelah obat diberikan kepada pasien maka pemegang jabatan akan memberitahu cara pakai obat tersebut. Kadang kala tugas ini dibantu oleh karyawan apotek. Waktu yang dibutuhkan untuk membuat obat puyer/giling biasanya skitar 5-10 menit.

c. Membuat List pengorder Obat Pembuatan list pengorderan obat untuk apotek dilakukan setiap hari oleh asisten apoteker, karena setiap hari juga dilakukan pengorderan obat. Pada tugas ini asisten apoteker yang akan membuat list obat yang habis atau dirasa perlu untuk dibeli kemudian melaporkannya pada pemilik sarana dan bagian
48

keuangan. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat list obat-obatan yang akan disorder sekitar 20-30 menit. Tapi biasanya pemegang jabatan melakukan tugas ini disela-sela waktunya ketika tidak melakukan tugas lain. Misalnya ketika sedang tidak ada pasien atau pelanggan, dia bisa melihat apa saja obat-obat yang sudah habis dan perlu untuk dibeli, maka dia akan mencatat obat tersebut kedalam list pengorderan obat. Atau bisa saja ketika ada pasien atau pembeli yang membeli obat dan pemegang jabatan mengambil obat tersebut dan ternyata obat tersebut sudah mau habis atau perlu untuk dibeli, setelah melayani pasien atau pembeli tersebut dia akan memasukkan nama obat tersebut ke dalam list pengorderan obat. List obat biasanya diserahkan kepada pemilik sarana sebelum pemilik sarana melakukan pengorderan obat.

d. Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien Setelah melayani pelangggan yang membeli obat, maka asisten apoteker juga yang menerima uang pembayaran dari pelanggan dan kemudian memberikan uang kepada pegawai kasir.

2. Tugas Tambahan a). Menjaga Kebersihan Apotek Menjaga kebersihan apotek kadang-kadang harus dilakukan oleh asisten apoteker apabila petugas kebersihan apotek tidak datang. Proses

pembersihannya seperti membersihkan etalase obat, menyusuh obat-obat yang posisinya tidak teratur. Waktu yang digunakan untuk membersihkan apotek sekitar 15-30 menit

b). Melayani Pasien yang Membeli Obat Asisten apoteker akan menerima pelanggan yang membeli obat dan akan memberikan obat yang diinginkan oleh pelanggan.

49

III.

TANGGUNG JAWAB a. Pemberian Pengawasan Memberi pengawasan terhadap karyawan pelayanan pembeli berupa teguran apabila karyawan pelayanan pembeli tersebut melakukan kesalahan. b. Penerimaan Pengawasan Pengawasan yang diterima adalah dari apoteker dan juga secara tidak langsung oleh pemilik apotek. Bentuk pengawasan yang diterima adalah berupa teguran ataupun langsung menjelaskan hal-hal yang salah dilakukan oleh asisten apoteker. Pangawasan juga dapat diberikan berupa arahan atau bimbingan.

c. Keputusan Yang Dapat Diambil Keputusan yang dapat diambil adalah keputusan untuk menentukan obat-obat apa saja yang harus diorder.

d. Tanggung Jawab Administrasi Daftar obat yang akan di-order.

e. Alat-Alat dan mesin Alat yang sering digunakan adalah kertas/buku, pena, kalkulator dan juga kursi yang digunakan selain untuk duduk juga biasanya digunakan untuk mengambil obat yang terletak di rak yang tinggi. Alat-alat ini hampir setiap hari digunakan.

Frekuensi pemakaiannya

No.

Alat dan mesin

Penggunaan (teratur/tidak)

1. 2.

Kertas/buku Pena

Teratur Teratur

50

3. 4.

Kalkulator Kursi

Teratur Teratur

Keterangan: A = Disediakan dan dirawat perusahaan B = Disediakan perusahaan namun dirawat sendiri C = Milik Pribadi D = Tidak disediakan namun dirasa perlu

IV.

HASIL KERJA

a). Tugas Pokok Mengerjakan Resep Dokter Hasil kerjanya berupa kepuasan pasien karena resep dokter yang diinginkan dapat diberikan oleh asisten apoteker. Meracik Obat Hasil kerjanya berupa obat puyer/gerus yang diminta oleh pasien sesuai dengan resep dokter. Membuat List pengorderan Obat Hasil kerjanya berupa list/daftar obat-obat yang akan pesan/order. Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien Hasil kerjanya berupa uang pembayaran dari pasien yang membeli atau menebus resep. b). Tugas Tambahan Menjaga kebersihan apotek Hasil kerjanya adalah etalase-etalase obat menjadi bersih dan toko secara keseluruhan menjadi bersih.

51

 Melayani pembeli obat umum Hasil kerjanya adalah kepuasan dari pelanggan atau pasien yang membeli obat karena pelayana yang diberikan.

V.

LAIN LAIN

a. Keterampilan Komunikasi Untuk keterampilan komunikasi, pemegang jabatan memang selalu dan hamper setiap hari (pada hari kerja) menggunakan keterampilannya dalam berkomunikasi baik dengan orang-orang yang ada di dalam organisasi dan juga dengan pihak luar seperti pelanggan/pembeli dan juga dengan agen farmasi. Oleh karena itu keterampilan dalam berkomunikasi pada jabatan ini sangan diperlukan. Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam jabatan ini adalah dimana pemegang jabatan harus dapat mengerti dan memahami apa yang diminta atau apa yang dipesan oleh pelanggan/pasien dan juga dapat memahami maksud, arahan serta komunikasi yang dilakukan oleh karyawan lain. Namun, pemilik jabatan tidak diharuskan untuk menguasai bahasa asing.

b. Kompleksitas masalah Komplain dari pelanggan yang ingin cepat dilayani Solusi yang biasanya dilakukan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan berusaha untuk memberikan pengertian kepada pelanggan. Karyawan tidak masuk Solusi yang biasanya dilakukan adalah berusaha untuk menggantikan tugastugas karyawan tersebut.

c. Gangguan-gangguan 1. Pekerjaan sebagai asisten apoteker tidak menuntut tenaga fisik yang terlalu besar karena aktivitas pekerjaan lebih banyak dilakukan di dalam ruangan apotek dan asisten apoteker tidak perlu untuk mengangkat barang-barang besar dan berat. Namun kelelahan bisa saja terjadi ketika apotek sedang ramai dan pasien/pelanggan yang datang secara terus menerus karena

52

asisten apoteker akan lebih lama berdiri dan banyak berjalan untuk mengambil obat-obat yang dipesan oleh pasien/pelanggan. 2. Pekerjaan sebagai asisten apoteker tidak meliputi kegiatan-kegiatan yang menuntut posisi yang terpaksa atau tidak alami. Pekerjaan yang dilakukan masih berada pada posisi dan kegiatan yang wajar sesuai dengan jabatan dan tugas tugas yang dilaksanakan. 3. Pekerjaan dapat beresiko terkena penyakit karena di apotek banyak terdapat obat-obatan yang berbahan kimia yang apabila sering terhirup dapat menyebabkan efek jangka panjang bagi kesehatan. Namun hal itu coba dinetralisir dengan menggunakan masker saat meracik obat puyer, ventilasi udara yang baik sehingga ada sirkulasi udara yang baik. 4. Jabatan sebagai asisten apoteker dapat menimbulkan kebosanan karena pekerjaan yang rutin yang dilakukan setiap hari.

d. Jadwal Kerja dan Lembur 1. Jadwal Kerja Jadwal kerja untuk asisten apoteker adalah setiap hari senin-jumat, ditambah sabtu atau minggu (asisten apoteker dapat memilih antara hari sabtu atau hari minggu, jika memilih hari sabtu untuk bekerja, maka hari minggu libur, begitu juga sebaliknya). Dari jam 09.00-21.00 wib. 2. Gangguan Tidak Ada 3. Lembur Tidak Ada

VI.

PENDIDIKAN Pendidikan yang diperlukan untuk menjadi asisten apoteker adalah sekolah setaraf SMA yang jurusannya asisten apoteker (biasanya SMK). Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatann adalah Sekolah Menengah Farmasi.

53

VII.

TRAINING JABATAN Saat baru mulai bekerja, narasumber mengatakan bahwa asisten apoteker menerima training selama 3 bulan, dimana selama 3 bulan pertama bekerja, asisten apoteker akan diberi bimbingan dan arahan tentang tugas-tugas yang harus dilakukan dan akan dibimbing dan diawasi oleh apoteker dan juga pemilik apotek.

VIII. PENGALAMAN KERJA Sebelum bekerja di apotek Merpati, ibu Rumpiana telah bekerja beberapa kali di tempat lain sebagai asisten apoteker, dan ibu Rumpiana sudah bekerja kurang lebih 2 tahun di apotek merpati.

VI.

KONDISI KERJA Aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan dalam bekerja : No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Aktivitas Fisik Berjalan Meloncat Berlari Keseimbangan Badan Memanjat Merangkak Berdiri Memutar Badan Membungkuk Berjongkok Berlutut Duduk A B C D

54

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Mengulurkan Tangan Mengangkat Membawa Melempar Menekan/Mendorong Menarik Memegang Menggunakan Jari-jari Meraba Berbicara Mendengar Melihat dengan Teliti Pengamatan Bentuk Bekerja dengan Cepat Pengamatan Warna

KETERANGAN : A = Sering dilakukan B = Kadang-kadang dilakukan C = Jarang dilakukan D = Tidak pernah dilakukan

55

Kondisi lingkungan tempat bekerja: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Kondisi Lingkungan Di Dalam Ruangan Di Luar Ruangan Panas Dingin Lembab Kering Basah Berdebu Bersampah Perubahan Temperatur yang Tiba-tiba Bau yang tidak Enak Ribut Penerangan yang Kurang Ventilasi yang Kurang Getaran Bahaya Mekanis Bahaya objek Bergerak Tempat yang Memungkinkan Kekeraman Otot Tempat yang Tinggi Sinar yang Berbahaya Bahaya Listrik Ledakan Kondisi yang Beracun Kerjasama dengan Orang lain A B C D

56

25 26

Kerja Disekitar Orang Lain Kerja Sendiri

KETERANGAN : A = Sering sekali dirasakan B = Kadang-kadang dirasakan C = Jarang dirasakan D = Tidak pernah dirasakan

PSIKOGRAF JABATAN Taraf Aspek Psikologis A B C D E Intelegensi Kemampuan Angka Kecakapan Verbal Technical Insight Kemampuan Kerja Praktis Konkrit Kemampuan Administratif Daya Tangkap Daya Ingat Ketajaman Penginderaan Ketelitian 1 2 3 4 5 Frekuensi

57

Kerapian Kecekatan Bekerja Pemusatan Perhatian Kecekatan Jari-jari Kecekatan Anggota Badan Koordinasi Sensori Motoris Daya Cipta Inisiatif Kemampuan Perencanaan Kemampuan Pengorganisasian Kemampuan Memutuskan Kepemimpinan Ketegasan Ketaatan/Loyalitas Kematangan Emosi Kemampuan Kerjasama Kemampuan Melayani Publik Persuasi Penampilan Interest di Bidang Outdoor Interest di Bidang Kebutuhan Kantor Interest di Bidang Pengetahuan

58

Interest di Bidang Seni dan Budaya Interest di Bidang Literatur Interest untuk mempengaruhi pendapat public Komunikasi Asertif Team Building Penguasaan Informasi yang Actual Kepercayaan Diri Penyesuaian Diri pada Lingkungan

KETERANGAN : A = Tidak Dibutuhkan B = Tidak Penting C = Cukup Penting D = Penting E = Sangat Penting 1 = Tidak Pernah Dilakukan 2 = Sangat Jarang 3 = Kadang-kadang 4 = Sering 5 = Sangat Sering

59

JOB DESCRIPTION

A. Identifikasi Jabatan Nama Jabatan Nama Pejabat Kode Jabatan Nama Instansi : Asisten Apoteker : Rumpiana :: Apotek Merpati

B. Job Summary Asisten Apoteker adalah seseorang yang membantu apoteker di apotek dalam mengerjakan tugas-tugas yang lebih menuntut interaksi dengan pembeli seperti mengerjakan resep dokter dan meracik obat.

C. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan 1. Tugas Pokok a). Mengerjakan Resep Dokter b). Meracik Obat c). Membuat List Pengorderan Obat d). Menerima pembayaran pembelian obat dari pasien 2. Tugas Tambahan a). Menjaga kebersihan apotek b). Melayani pembeli obat umum

60

3. Tanggung Jawab a). Bertanggung jawab secara langsung dengan Apoteker dan tanggung jawab secara tidak langsng kepada pemilik apotek. b). Member pengawasan kepada pegawai. c). Tanggung jawab administrasi berupa daftar obat yang akan di-order.

D. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima 1. Penerimaan Pengawasan 1.1. Jabatan Atasan Langsung : Apoteker Asisten apoteker mendapat pengawasan dari apoteker dalam melaksanaka tugasnya khususnya dalam mengerjakan resep dokter dan meracik obat. Pengawasannya berupa teguran ataupun langsung menjelaskan hal-hal yang salah dilakukan oleh asisten apoteker. Pangawasan juga dapat diberikan berupa arahan atau bimbingan.

1.2. Jabatan Atasan Tidak Langsung

: Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

Asisten mendapat pengawasan dalam tugas pelayanan pasien atau pembeli. Pemilik apotek memasitikan kalau semua yang diminta pasien sesuai. Dan jika asisten apoteker terlihat kurang ramah pada pemilik dapat menegurnya. pasien atau pembeli,

2. Pemberian Pengawasan Memberi pengawasan terhadap karyawan pelayanan pembeli berupa teguran apabila karyawan pelayanan pembeli tersebut melakukan kesalahan.

E. Hubungan Dengan Jabatan Lain 1. Hubungan Vertikal 1.1. Apoteker (atasan langsung) Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa penerimaan

pengawasan langsung

61

1.2. Pemilik Apotek Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa penerimaan

pengawasan tidak langsung 2. Hubungan Horizontal (Pegawai Pelayanan pembeli) Hubungan asisten apoteker dengan apoteker berupa pemberimaan pengawasan langsung.

F. Peralatann Kerja Peralatan utama yang digunakan oleh Asisten Apoteker adalah: 1. Kertas/buku 2. Pena. 3. Kalkulator. 4. Kursi

G. Kondisi kerja 1. Pekerjaan dilakukan didalam ruangan. 2. Bekerja di sekitar orang lain, melayani banyak orang yang datang. 3. Kondisi ruangan sejuk dan tidak pengap karena sirkulasi udara yang baik, ruangan bersih dan terawat. 4. Kondisi kerja tidak menyebabkan adanya kekeraman otot dan tidak adanya kondisi kerja yang berbahaya.

62

JOB SPECIFICATION

Knowledge : Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan asisten apoteker adalah pengetahuannya dibidang kefarmasian seperti mengetahui jenis-jenis obat, kegunaan obatobat dan juga bagaimana penggunaannya. Selain itu seorang asisten apoteker juga harus mengerti membaca resep dokter, karena untuk memenuhi permintaan pasien yang ingin menebus obat yang merupakan resep dokter harus bisa membaca tulisan dokter dan tidak semua orang dapat mengerti dan paham sehingga sangat penting sakali bagi seorang asisten apoteker untuk memiliki pengetahuan tentang bagaimna membaca resep dokter Pemegang jabatan sudah memiliki pengetahuan yang harus dimiliki untuk jabatan ini, mulai dari pengetahuannya tantang obat-obatan, kegunaan dan bagaimana penggunaanya, serta memiliki pengetahuan tentang resep dokter.

Skill : Kemampuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah kemampuan untuk melayani pasien atau pelanggan dengan baik, memiliki kemampuan interaksi sosial yang baik, karena didalam organisasinya pemegang jabatan akan sering melakukan interaksi social baik dengan seluruh karyawan yang ada di apotek mulai dari apoteker, pemilik apotek dan pegawai serta sering melakukan interaksi dengan pasien atau pembeli. Selain itu pemilik jabatan juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik yang tentunya akan mendukung pemilik jabatan untuk melakukan interaksi social dengan baik pula. Attitude : Sikap yang harus dimiliki pemegang jabatan yaitu 1. Ramah dan sopan saat berbicara, dimana pemegang jabatan selalu melakukan interaksi dengan pasien atau pembeli yang mungkin adalah orang yang tidak dikenal. Sehingga ketika pemilik jabatan menunjukan sikap sopannya kepada pasien atau pembeli dia akan memberikan kesan yang baik pada pemegang jabatan dengan menunjukkan
63

keramahan dan kesopanannya. Tidak hanya dengan pasien atau pembeli, tapi juga dengan semua karyawan yang ada di apotek agar suasana kerja menjadi lebih nyaman dan mengurangi terjadi konflik.

2. Sabar, dimana ketika pasien atau pembeli memberikan komplain, pemilik jabatan harus tetap sabar menghadapi pasien atau pembeli tersebut dan menyelesaikannya dengan kepala dingin. Selain itu kesabaran juga diperluakan karena pekerjaan yang dilakukan pada jabatan ini cenderung monoton dan setiap hari dilakukan dengan rutin. Sikap sikap tersebut telah dimiliki oleh pemegang jabatan.

Pendidikan minimal : Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini seharusnya adalah D3. Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah SMK jurusan Farmasi. Sehingga tidak sesuai lagi dengan tingkat pendidikan yang seharusnya dibutuhkan untuk jabatan sebagai Asisten Apoteker.

Pengalaman : Untuk jabatan ini sebenarnya bisa ditempati oleh orang yang belum mempunyai pengalaman kerja sebelumnya, tapi dia harus memiliki pengetahuan dasar tentang kefarmasian. Karena ketika baru menempati jabatan, pemelik jabatan akan mendapatkan training selama tiga bulan. Pemegang jabatan sudah memiliki pengalaman kerja di apotek-apotek lain sebelum bekerja di apotek merpati.

64

LAPORAN OBSERVASI

Pengambilan data untuk analisa jabatan asisten apoteker dilakukan menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu wawancara, skala psikograf jabatan, dan observasi. Hasil observasi yang saya dapatkan anatara lain mengenai ruangan kerja bagi asisten apoteker. Sebenarnta ruang kerja dari asisten apoteker tersebut berada di toko/apotek yang berupa ruko dan berada tepat menghadap ke JL. Gatot Subroto. Ukuran ruangan tersebt sekitar 6 x 5 m, dengan cat berwarna putih dan lantai keramik putih, terdapat etalase obat yang menempel di dinding yang ukurannya besar, memenuhi salah satu sisi ruangan yang berisi obata-obatan, dan 2 etalase yang berada di lantai yang tersusun berjajar, lalu dengan 1 meja kasir yang ada di sisi sebalah meja yng membentuk huruf L. Kemudian Ada 5 tempat duduk berwarna orange sebagai tempat pembeli menunggu dan beristirahat yang menghadap ke etalase obat yang ada di bawah/lantai, serta beberapa kursi plastik di belakang etalase sebagai tempat pegawai. Dari kondisi lingkungan kerja tersebut sangat memungkinkan bagi asisten apoteker dan juga pegawai pelayanan pembeli untuk saling berinteraksi dan berkomunikasi satu sama lain. Dibelakang toko/apotek ada ruangan yang lebih kecil pemilik apotek berukuran 3 x 2,5 meter, dan di dinding dindingnya ada rak rak yang tersusun obat obat dalam, yaitu obat yang kurang dikenal oleh masyarakat yang penggunaannya harus menggunakan resep dokter, diruang ini lah asisten apoteker mengambil obat-obat yang dibeli pasien sesuai dengan resep dokter dan diruangan ini juga asisten apoteker meracik obat yang berbentuk puyer/giling. Untuk menggiling obat digunakan alat penggiling obat yang terdiri dari dua alat, yang pertama adalah wadah untuk meletakkan obat yang seperti mangkok berwarna putih dan alat penggiling yang berwarna putih Dari hasil observasi pada tugas mengerjakan resep dokter, ketika ada pasien yang memberikan resep dokter kepada pegawai pelayanan pembeli, maka pegawai pelayanan pembeli itu akan meminta pasien tersebut untuk langsung berhubungan dengan asisten apoteker. Selain mengerjakan resep dokter yang diberikan oleh pasien, asisten apoteker juga menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pasien tersebut mengenai obat yang ada diresep, mengenai manfaan obat serta efek samping dari obat tersebut.Dari hasil observasi saya juga saya melihat kalau ibu Rumpiana termasuk ramah terhadap pasien/pembeli karena dia sering tersenyum kepada pasien/pembeli yang dilayani.
65

Untuk mengambil obat-obatan yang terletak di etalae atau yang yang tinggi, asisiten apoteker akan menggunakan kursi plastik untuk memanjat dan mengambil obat tersebut.

66

4. PEGAWAI
Job analyst : Fadhilla Azwani (09-057)

I.

RANGKUMAN ANALISA JABATAN A. Keterangan Jabatan Nama Jabatan Nama Pejabat Nama Perusahaan Alamat : Pegawai Pelayanan Pembeli : Sempa Sinulingga : Apotek Merpati : Jl. Gatot Subroto No. 131 Medan

B. Golongan gaji Gaji pokok Gaji Total ::-

C. Nama dan Jabatan Atasan 1. Jabatan atasan langsung Nama atasan langsung : Asisten Apoteker : Rumpiana

2. Jabatan atasan tidak langsung : Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan Nama atasan tidak langsung : Nelly

D. Analis Jabatan

: Fadhilla Azwani NIM. 091301057

67

E. Kedudukan Jabatan di dalam Organisasi

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

Asisten Apoteker (AA)

Pegawai

F. Ruang Lingkup Jabatan Pegawai pelayanan pembeli adalah suatu jabatan yang melayani pembeli yang datang dalam sebuah apotek, serta membantu dan menerima pengawasan asisten apoteker dan apoteker pengelola untuk menjadikan Apotek Merpati sebagai sarana pelayanan kesehatan yang bermanfaat pada masyarakat.

68

II.

TUGAS TUGAS DAN PELAKSANAANNYA a. Tugas Tugas 1. Tugas Pokok a. Melayani pembeli b. Menyusun obat-obatan bebas ke etalase c. Menempelkan keterangan harga barang 2. Tugas Tambahan Membantu asisten apoteker meracik obat Membimbing pegawai baru mengetahui jenis dan letak obat Membersihkan apotek 3. Tugas Berkala 1. Melakukan pemeriksaan masa pemakaian obat-obatan setiap setahun sekali.

b.

Pelaksanaan Tugas 1. Tugas Pokok a. Melayani pembeli, dalam hal ini adalah pembeli bebas dan pembeli dari resep dokter, dilakukan dengan cara memberikan jenis obat yang diminta oleh pembeli, menjawab pertanyaan dari para pembeli mengenai jenis obat yang umum digunakan oleh orang pada penyakit tertentu, seperti demam pada anak, diare, dan lainnya. Waktu yang dialokasikan untuk tugas ini adalah dimulai pukul 16.00 21.00, cara kerja tugas ini adalah dengan menyambut pembeli yang masuk ke apotek, dengan mengucapkan selamat sore atau malam (dan terkadang tidak dilakukan), kemudian bertanya pada pembeli apa yang sedang dicari, setelah pembeli mengatakan obat yang dibutuhkan, maka pegawai pelayanan pembeli ini mengambil obat dan memberikannya pada pembeli, memberitahukan harga dan menerima uang dari pembeli, kemudian memberikannya pada pegawai kasir, dan menyebutkan harga barang pembelian pada pegawai di kasir. Tugas ini dapat dilakukan dalam waktu yang bervariasi, dimana terkadang ada pembeli yang banyak bertanya dan banyak membeli barang, maka waktu yang

69

dihabiskan untuk melayani 1 pembeli menjadi cukup lama, sekitar 5 menit, namun pada pembeli yang sudah jelas ingin membeli obat apa, maka proses pelayanan yang diberikan oleh pegawai pelayanan pembeli hanya berkisar selama kurang dari 1 menit, lamanya proses ini tidak dihitung dimana pembeli berurusan dengan kasir, sehingga hanya proses pelayanan pembeli dalam membeli obat saja. b. Menyusun obat bebas ke etalase dilakukan setiap hari. Dilakukan dengan cara apabila ada beberapa obat ataupun barang di etalase yang sudah terlihat sedikit (ada tempat yang kosong untuk dapat diisi barang), maka pegawai ini harus mengambil stok barang di gudang dan kemudian menyusunnya kedalam etalase, dengan cara mengisi ruang kosong yang dapat diisi dengan barang. Waktu yang dibutuhkan pegawai pelayanan untuk menyusun barang ke etalase adalah 5 menit, dimana terdiri dari proses mengambil obat yang ingin disusun ke gudang, dan kemudian menyusunnya ke dalam etalase. c. Menempelkan keterangan harga barang yang baru datang, dengan melihat data harga barang di buku, membuat tulisan di kertas, kemudian menempel kertas tersebut ke obat-obatan bebas yang ada di etalase. Proses ini berlangsung kurang dari 1 menit, untuk menulis dan menempelkan harga pada satu barang, tidak diperlukan waktu yang lama karena termasuk merupakan pekerjaan yang cukup sederhana, namun pada saat banyak barang yang baru masuk, maka proses ini memerlukan waktu sampai dengan 10 menit. Dilakukan setiap hari dimulai pukul 19.00 sampai dengan selesai. 2. Tugas Tambahan Membantu asisten apoteker meracik obat dilakukan dengan cara membantu dalam menggiling obat yang biasanya dibuat dalam bentuk tablet, dan kemudian membantu membungkus obat-obat tersebut. Asisten apoteker melakukan penimbangan dan pencampuran bahanbahan kimia, kemudian terkadang saat asisten apoteker membutuhkan bantuan, maka pegawai pelayanan ini diinstruksikan untuk membantu asisten apoteker tersebut. Bahan yang digunakan adalah bahan kimia yang menjadi komposisi dari obat yang ingin diracik, dan alat yang

70

digunakan adalah penggiling obat atau lumpang, dan pembungkus untuk membungkus obat. Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan tugas ini adalah 10 menit, karena terdiri dari proses menggiling dan membungkus, yaitu memasukkan obat sesuai takaran ke dalam tablet dan kemudian membungkus dengan plastik, maka pekerjaan ini memerlukan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan. Hal ini sering dilakukan pegawai pelayanan apabila asisten apoteker membutuhkan bantuan dan keadaan di depan apotek yang cukup sunyi dan tidak terlalu sibuk. Membimbing pegawai baru untuk mengerti letak dan dan jenis obat dilakukan ketika ada pegawai baru yang membutuhkan bantuan dan bimbingan. Dengan membantu pegawai baru tersebut memberitahu letak obat saat peegawai baru tersebut sedang melayani pembeli, kemudian memberitahukan harga yang belum diketahui oleh pegawai baru tersebut. Proses membimbing pegawai baru ini dilakukan pada awalnya adalah dengan cara memberitahu letak obat-obat sembari melayani pembeli, pada saat ada pembeli yang datang, maka pegawai penjual mengikuti proses pegawai baru tersebut dalam melayani pembeli, kemudian memberitahu letak obat yang dicari pembeli tersebut, dan harganya, sehingga dengan cara ini diharapkan bahwa pegawai baru itu akan mulai mengetahui dan terbiasa dengan letak dan harga masing-masing barang. Proses bimbingan ini juga dilakukan saat suasana sedang sunyi, sehingga pegawai pelayanan akan memberitahu apa-apa saja tugas pegawai baru tersebut, dan apa hal-hal yang perlu diingat dan diperhatikan. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas ini adalah beberapa kali dalam 1 hari dimana masing-masing itu selama 1-5 menit, dan dilanjutkan pada hari selanjutnya apabila masih ada hal-hal yang belum diketahui oleh pegawai baru tersebut. Membersihkan apotek dilakukan setiap kali pegawai ini merasa ruangan itu perlu dibersihkan. Dengan menggunakan sapu, pegawai membersihkan lantai, proses ini dilakukan dengan cara mengambil sapu, kemudian mulai memberishkan lantai dari belakang apotek (dari pintu masuk ke bagian rumah pemilik) sampai ke depan pintu apotek,

71

sampah yang biasanya berupa debu ataupun tanah dan beberapa plastik-plastik kecil dikumpulkan di dekat pintu masuk dan kemudian dimasukkan ke dalam serokan (alat untuk mengumpulkan sampah) dan dibuang ke dalam tong sampah yang terletak di samping kiri pintu masuk kedalam apotek. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini sekitar 2 menit. Kemudian lap digunakan untuk membersihkan rak kaca yang tertempel di dinding dan di lantai sebagai tempat obat-obatan. Dilakukan dengan mengambil lap bersih dan pembersih kaca, kemudian menyemprotkan pembersih kaca pada etalase yang perlu dibersihkan, dan disapukan oleh lap yang masih bersih, digosok-gosok sampai bersih dan kaca sudah tidak basah lagi. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan ini selama 3 menit, namun sering kurang dari 3 menit, karena pekerjaan ini dilakukan saat ada waktu luang dan saat pegawai merasa kaca etalase perlu dibersihkan. 3. Tugas Berkala a. Memeriksa masa penggunaan obat-obatan yang dijual setiap setahun sekali, apakah masih dapat dijual atau tidak. biasa dilakukan diakhir tahun untuk mengecek adakah obat yang sebentar lagi atau sudah lewat masa penggunaannya. Dilakukan untuk semua jenis obat yang ada di etalase, dicek satu per satu dengan melihat batas tanggal pemakaian di bungkus obat tersebut, apabila sudah tidak dapat dijual, maka dilaporkan pada pemilik. Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah selama 1 jam dimana terdiri dari proses pengecekan tanggal pemakaian semua obat yang tersedia dalam apotek tersebut, terkadang ada beberapa obat yang masih baru datang dan yang sudah lama, sehingga untuk 1 jenis atau merk obat yang sama, harus dicek juga secara menyeluruh, sehingga tidak terjadi kesalahan penjualan obat yang sudah tidak layak pakai.

III.

TANGGUNG JAWAB A. Pemberian Pengawasan Pegawai pelayanan pembeli apotek melakukan pengawasan pada pembeli yang masuk ke ruangan apotek. Mengawasi maksudnya adalah melihat dan mengontrol
72

apa yang dilakukan oleh pembeli, apakah melakukan hal-hal yang tidak diinginkan, ataukah bersikap wajar untuk membeli obat. Tidak ada karyawan lain yang diawasi oleh pegawai ini. B. Penerimaan Pengawasan Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan langsung dari asisten apoteker dalam melayani pembeli dan memberikan obat yang diminta oleh pembeli. Hal ini dilakukan agar pembeli ataupun pelanggan mendapatkan pelayanan terbaik dari apotek serta merasa nyaman membeli di apotek itu. Pegawai pelayanan apotek menerima instruksi dari asisten apoteker secara langsung untuk mmembantu mengamprah obat ataupun hal-hal lain yang dibutuhkan. Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan tidak langsung dari pemilik sarana untuk dapat memasukkan dan menjaga uang yang diterima dari pembeli di kasir. Pegawai pelayanan apotek menerima pengawasan tidak langsung dari pemilik sarana dalam menjaga kebersihan apotek. Dalam melakukan tugas-tugasnya, pegawai pelayanan tidak memiliki hak untuk mengambil keputusan-keputusan secara langsung tanpa persetujuan langsung dari asisten apoteker atau pemilik sarana, dimana dalam mengambil keputusan seperti penerimaan resep obat, dan lainnya harus dengan persetujuan dari asisten apoteker atau apoteker secara langsung. C. Tanggung Jawab Administrasi Pegawai apotek bertanggung jawab dalam mencatat barang-barang yang keluar (dibeli), kemudian juga menandatangani apabila ada barang yang masuk dan sesuai.

73

D. Alat- Alat dan Mesin- Mesin a. Alat bantu / perlengkapan yang dibutuhkan No. Alat dan mesin A B C D Penggunaan (teratur/tidak) 1 2 3 Buku Kalkulator Alat tulis Teratur Teratur Teratur

Keterangan: A = Disediakan dan dirawat perusahaan C = Milik Pribadi

B = Disediakan perusahaan namun dirawat sendiri D = Tidak disediakan namun dirasa perlu

IV.

HASIL KERJA a. Tugas Pokok i. Hasil kerja berupa pelanggan yang puas dengan pelayanan yang diberikan oleh pegawai pelayanan. ii. Etalase yang tersusun rapi dengan obat-obatan yang dijual, mudah dilihat oleh pembeli dan dapat dengan mudah dicari serta diambil oleh pegawai pelayanan. b. Tugas Tambahan i. Tersedianya dengan cepat obat-obat resep dokter yang telah diracik oleh asisten apoteker. ii. iii. Pegawai baru yang mampu dengan cepat menguasai tugasnya di apotek. Etalase apotek yang bersih, lantai yang bersih, dan keseluruhan apotek yang terlihat rapid an bersih. c. Tugas Berkala i. Terjaminnya bahwa semua obat yang ada di etalase layak untuk dijual dan dikonsumsi oleh pembeli.

74

V. i.

LAIN-LAIN Ketrampilan Komunikasi Dalam melakukan tugasnya, pegawai pelayanan banyak menjalin hubungan kepada pihak eksternal, dalam hal ini adalah pembeli, sehingga harus memiliki keterampilan komunikasi yang memadai, yaitu dapat mengerti apa yang dimaksudkan oleh pembeli, yang hal ini juga berhubungan dengan kemampuan mengenai obat-obatan yang juga harus dimiliki oleh pegawai. Pegawai pelayanan harus komunikatif untuk dapat mengerti dengan jelas apa yang diharapkan olehh pelanggan mereka. Dalam melakukan tugas-tugasnya ini pegawai pelayanan tidak diharapkan mampu berkomunikasi dalam bahasa asing, karena pembeli yang datang merupakan orang Indonesia dan jarang berbahasa asing. B. Kompleksitas Masalah 1. Sifat masalah 1. Pegawai pelayanan lain yang tidak masuk atau sakit 2. Komplain dari pembeli 2. Sifat solusi a. Menggantikan pekerjaannya, apabila mendapatkan bantuan dari asisten apoteker, maka hanya mengerjakan tugas yang seharusnya saja, tapi kalau tidak dibantu oleh asisten apoteker, maka tugas menjadi lebih sulit karena dikerjakan lebih sedikit orang. b. Komplain pembeli biasanya datang karena jenis obat yang diberikan tidak sesuai, dan solusi yang ditawarkan adalah dengan cara mengganti obat tersebut apabila pembeli itu membeli obat yang merupakan resep dokter, tapi apabila komplain datang dari pembeli bebas, maka itu tidak menjadi tanggung jawab apotek, karena barang yang sudah dibeli tidak bisa dikembalikan. C. Gangguan- Gangguan i. Pekerjaan pegawai pelayanan tidak menuntut tenaga fisik yang besar karena aktivitas pekerjaan lebih banyak dilakukan di dalam ruangan apotek.
75

ii.

Pekerjaan sebagai pegawai pelayanan tidak meliputi kegiatan-kegiatan yang menuntut posisi yang terpaksa atau tidak alami. Pekerjaan yang dilakukan masih berada pada posisi dan kegiatan yang wajar sesuai dengan jabatan dan tugas tugas yang dilaksanakan.

iii.

Pekerjaan beresiko terkena penyakit, yaitu penggunaan bahan-bahan kimia yang apabila terus-terusan dihirup, akan menimbulkan bahaya jangka panjang. Namun, diatasi dengan adanya penggunaan masker pada saat menggiling ataupun membungkus obat-obatan tersebut.

iv.

Pekerjaan sebagai pegawai pelayanan menimbulkan kebosanan, karena pekerjaan yang rutin dikerjakan setiap hari. Tugas yang sama dan monoton setiap hari membuat pegawai merasa bosan dalam ruangan apotek menunggu pembeli dan melakukan aktivitas yang terbatas di dalam ruangan itu.

D. Jadwal Kerja & Lembur Dalam satu minggu terdapat 6 hari kerja, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Hari senin sampai hari jumat bekerja mulai 16.00 21.00 WIB. 2. Hari sabtu atau minggu diberi pilihan untuk tidak masuk, jadi ada 1 hari dalam seminggu yang biasanya digunakan oleh pegawai sebagai hari libur, yaitu pilihan antara hari sabtu atau minggu.

VI.

PENDIDIKAN Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA. Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah Sekolah Menengah Farmasi, sehingga hal ini sesuai dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai, bahkan dari latar belakang pendidikan pegawai yang merupakan sekolah khusus Farmasi, maka ia telah memiliki pengetahuan dari berbagai jenis obat-obatan.

VII.

TRAINING JABATAN Tidak ada training yang harus dilakukan pada jabatan ini, hanya perlu bimbingan dari pegawai pelayanan lain yang sudah berpengalaman atau dari pemegang jabatan lainnya.

76

VIII.

PENGALAMAN KERJA Sebelum menjabat sebagai pegawai pelayanan pembeli di apotek Merpati, pemegang jabatan ini tidak memiliki pengalaman kerja, baik yang berhubungan dengan jabatan yang sekarang ataupun yang tidak berhubungan, karena mulai dari tamat sekolah, pemegang jabatan ini sudah bekerja di apotek ini.

IX.

KONDISI KERJA Aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan dalam bekerja :

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Aktivitas Fisik Berjalan Meloncat Berlari Keseimbangan Badan Memanjat Merangkak Berdiri Memutar Badan Membungkuk Berjongkok Berlutut Duduk Mengulurkan Tangan Mengangkat Membawa Melempar Menekan/Mendorong Menarik Memegang Menggunakan Jari-jari Meraba Berbicara Mendengar
77

24 25 26 27

Melihat dengan Teliti Pengamatan Bentuk Bekerja dengan Cepat Pengamatan Warna

KETERANGAN : A = Sering dilakukan B = Kadang-kadang dilakukan C = Jarang dilakukan D = Tidak pernah dilakukan

Kondisi lingkungan tempat bekerja: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Kondisi Lingkungan Di Dalam Ruangan Di Luar Ruangan Panas Dingin Lembab Kering Basah Berdebu Bersampah Perubahan Temperatur yang Tiba-tiba Bau yang tidak Enak Ribut Penerangan yang Kurang
78

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Ventilasi yang Kurang Getaran Bahaya Mekanis Bahaya objek Bergerak Tempat yang Memungkinkan Kekeraman Otot Tempat yang Tinggi Sinar yang Berbahaya Bahaya Listrik Ledakan Kondisi yang Beracun Kerjasama dengan Orang lain Kerja Disekitar Orang Lain Kerja Sendiri

KETERANGAN : A = Sering sekali dirasakan B = Kadang-kadang dirasakan C = Jarang dirasakan D = Tidak pernah dirasakan

PSIKOGRAF JABATAN

Taraf A B C D E

Aspek Psikologis Intelegensi Kemampuan Angka Kecakapan Verbal

79

Frekuensi 1 2 3 4 5

Technical Insight Kemampuan Kerja Praktis Konkrit Kemampuan Administratif Daya Tangkap Daya Ingat Ketajaman Penginderaan Ketelitian Kerapian Kecekatan Bekerja Pemusatan Perhatian Kecekatan Jari-jari Kecekatan Anggota Badan Koordinasi Sensori Motoris Daya Cipta Inisiatif Kemampuan Perencanaan Kemampuan Pengorganisasian Kemampuan Memutuskan Kepemimpinan Ketegasan Ketaatan/Loyalitas Kematangan Emosi Kemampuan Kerjasama Kemampuan Melayani Publik Persuasi Penampilan Interest di Bidang Outdoor Interest di Bidang Kebutuhan Kantor Interest di Bidang Pengetahuan Interest di Bidang Seni dan Budaya Interest di Bidang Literatur Interest untuk mempengaruhi pendapat

80

publik Komunikasi Asertif Team Building Penguasaan Informasi yang Actual Kepercayaan Diri Penyesuaian Diri pada Lingkungan

KETERANGAN : A = Tidak Dibutuhkan B = Tidak Penting C = Cukup Penting D = Penting E = Sangat Penting 1 = Tidak Pernah Dilakukan 2 = Sangat Jarang 3 =\ Kadang-kadang 4 = Sering 5 = Sangat Sering

81

Job Description

A. Identifikasi Jabatan Nama Jabatan Nama Pejabat Kode Jabatan Nama Instansi B. Job Summary Pegawai pelayanan pembeli adalah orang yang terampil dalam melayani pembeli, komunikatif, serta bertanggung jawab pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembeli dalam sebuah apotek. C. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan 1. Tugas Pokok d. Melayani pembeli e. Menyusun obat-obatan bebas ke etalase f. Menempelkan keterangan harga barang 2. Tugas Tambahan Membantu asisten apoteker meracik obat Membimbing pegawai baru mengetahui jenis dan letak obat Membersihkan apotek 3. Tugas Berkala 2. Melakukan pemeriksaan masa pemakaian obat-obatan setiap setahun sekali. : Pegawai Pelayanan Pembeli : Sempa Sinulingga :: Apotek Merpati

D. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima 1. Jabatan Atasan Langsung 2. Jabatan Atasan Tidak Langsung : Asisten Apoteker : Pemilik Sarana Apotek dan Keuangan

82

Pemegang jabatan menerima pengawasan langsung dari asisten apoteker dalam melayani pembeli dan memberikan obat yang sesuai kepada pembeli, bentuk pengawasan yang diterima berupa pengawasan metode kerja dan pemberitahuan dan teguran apabila ada kesalahan dalam melaksanakan tugas. Pemegang jabatan juga menerima pengawasan tidak langsung dari pemiliki sarana dalam melakukan pelayanan.

3. Pemegang jabatan tidak memberikan pengawasan secara langsung kepada pemegang jabatan lain, hanya saling melakukan pengawasan tidak langsung kepada pegawai pelayanan lainnya.

E. Hubungan Dengan Jabatan Lain 1. Hubungan Vertikal a. Asisten Apoteker (atas) Asisten apoteker mengawasi pegawai penjualan dalam melayani pembeli, kemudian juga memiliki kekuasaan untuk meminta pegawai pelayanan untuk membantu asisten apoteker dalam mengerjakan tugasnya. 2. Hubungan Horizontal F. Peralatann Kerja Peralatan utama yang digunakan oleh pegawai pelayanan pembeli adalah: 1. Buku 2. Pulpen 3. Kalkulator.

G. Kondisi kerja 1. Pekerjaan dilakukan didalam ruangan. 2. Bekerja di sekitar orang lain, melayani banyak orang yang datang. 3. Kondisi ruangan cukup dingin dan tidak pengap, bersih dan terawat. 4. Kondisi kerja tidak menyebabkan adanya kekeraman otot dan tidak adanya kondisi kerja yang berbahaya.

83

E. Komentar Tambahan 1. Jumlah pegawai pelayanan pembeli yang cukup sedikit yaitu 2 orang pada masingmasing shift, yaitu pagi dan malam, hal ini terkadang menyusahkan bagi jabatan lainnya, karena disaat pegawai pelayanan ada yang berhalangan hadir, maka jabatan lainnya akan mendapatkan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh pegawai

pelayanan, hal ini menyebabkan terjadinya pekerjaan yang rangkap.

84

Job Specification
Knowledge : Pengetahuan yang harus dimiliki pemegang jabatan adalah membedakan berbagai jenis obatan-obatan, baik yang dijual secara bebas maupun obat resep dokter yang diracik oleh apoteker atau asisten apoteker. Jenis, dosis dan kegunaan dari obat juga harus diketahui oleh pemegang jabatan ini sehingga dapat memberikan informasi yang benar kepada pembeli. Pemegang jabatan sudah memenuhi pengetahuan yang harus dimiliki pada jabatan ini, dengan pengalamannya bekerja di apotek selama hampir 10 tahun, serta pendidikannya yang dari Sekolah Menengah Farmasi, maka ia sudah memiliki bekal untuk membedakan berbagai jenis obat dan komposisinya untuk membantu asisten apoteker meracik obat.

Skill : Keterampilan yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan ini adalah dalam berhubungan dengan orang lain, sehingga harus memiliki keterampilan berkomunikasi. Mampu berkoordinasi dengan pegawai pelayanan lainnya yang bertugas di kasir ataupun yang melayani pembeli untuk melakukan pembagian tugas yang jelas dalam melayani pembeli. Keterampilan tersebut diatas sudah dimiliki oleh pemegang jabatan karena pengalamannya memegang jabatan ini yang sudah lama sehingga keterampilan tersebut semakin baik dan pemegang jabatan terbiasa melakukannya.

Attitude: Sikap yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan adalah ramah melayani pembeli yang datang, melayani pembeli dengan segenap hati sehingga pembeli merasa nyaman dan merasa bahwa apotek ini adalah sarana pelayanan kesehatan yang baik, baik dalam melakukan koordinasi dengan pemegang jabatan lain, dan bertanggung jawab dalam melakukan tugas-tugasnya. Sikap-sikap tersebut sudah dimiliki pemegang jabatan, terlihat
85

dari cara yang ia gunakan dalam melayani dan menyambut pembeli yang datang, menjawab pertanyaan dengan ramah, bekerja dengan cepat agar pembeli tidak lama menunggu, dan mengutamakan pembeli dalam bekerja.

Pendidikan minimal : Tingkat pendidikan formal minimal untuk jabatan ini adalah SMA, karena jabatan ini tidak menuntut adanya pendidikan khusus. Pengetahuan, skill, dan attitude dapat dipelajari dari luar atau dari pengalaman, tidak harus lewat pendidikan khusus. Pendidikan yang dimiliki pemegang jabatan adalah Sekolah Menengah Farmasi, sehingga hal ini sesuai dengan pendidikan formal yang minimal yang harus dicapai.

Pengalaman : Pengalaman dalam memegang jabatan ini tidak diutamakan, namun dibutuhkan orang yang dapat berhubungan dengan orang lain dan komunikatif dalam melayani pembeli yang datang.

86

Laporan Observasi

Metode pengambilan data yang saya gunakan untuk melakukan analisa jabatan pada pegawai pelayanan pembeli ini adalah wawancara dan observasi. Observasi yang saya dapatkan pada pemegang jabatan ini adalah mengenai cara pengerjaan dan proses menyelesaikan tugas-tugas, baik tugas pokok dan tugas tambahan, untuk proses mengerjakan tugas berkala tidak didapat dari metode observasi karena waktu mengerjakan tugas tersebut tidak bertepatan dengan waktu yang saya gunakan untuk menganalisa jabatan di Apotek tersebut. Pegawai pelayanan pembeli lebih banyak menghabiskan waktu di ruangan apotek, yang berada tepat menghadap ke jalan dengan ukuran 6 x 5 m, dengan cat berwarna putih dan lantai keramik putih, terdapat etalase yang menempel di dinding yang berisi banyak obataobatan, dan 2 etalase yang berada di lantai dengan 1 meja kasir. Ada 5 tempat duduk berwarna orange sebagai tempat pembeli menunggu dan beristirahat, serta beberapa tempat duduk plastik di bagian dalam etalase sebagai tempat pegawai. Dari observasi yang saya lakukan, terlihat pegawai pelayanan banyak menghabiskan waktu berdiri dan duduk sambil melayani pembeli yang datang, menyambut dan mengambilkan barang yang diminta oleh pembeli, atau terkadang menjawab pertanyaanpertanyaan dari pembeli. Saat tidak ada pembeli yang datang, maka pegawai biasa menghabiskan waktu dengan berbincang-bincang dengan pegawai lain dan berkutat dengan ponselnya. Saat tidak tidak apotek sunyi tanpa pembeli, pegawai pelayanan yang merasa etalase atau lantai terlihat kotor, akan mulai membersihkan. Sesekali, saat ada pertanyaan yang tidak dimengerti oleh pegawai pelayanan, maka ia akan bertanya pada asisten apoteker atau pemilik apoteker yang berada di ruangannya. Pasien yang bertanya kemudian akan di suruh untuk memasuki ruangan yang berada di belakang apotek, untuk berkonsultasi dengan pemegang jabatan yang berwenang dalam menjawab pertanyaan mengenai penyakit dan obatobatan tersebut.

87

BAB III TEMUAN MASALAH

A. Temuan untuk Apoteker Berdasarkan analisa jabatan yang telah saya lakukan kepada apoteker di Apotek Merpati maka saya mendapat penemuan bahwa apoteker merupakan PNS yang memiliki pekerjaan tetap di tempat lain (Balai POM) sehingga pekerjaan di apotek harus dikorbankan waktunya. Oleh karena itu tugas-tugas yang harus dikerjakan di apotek menjadi tidak optimal. Dan juga karena dia bekerja tidak penuh di apotek sehingga menyebabkan tugastugasnya digantikan oleh asisten apoteker, sehingga tugas-tugas asisten apoteker menjadi tumpang tindih dengan apoteker dan juga tugasnya menjadi bertambah banyak. Mungkin karena hal ini juga maka gaji yang didapat oleh apoteker bisa dibilang tidak banyak. Semua tugas-tugas yang dilakukan oleh apoteker sudah sesuai, tidak ada yang melenceng dari job description dan juga sudah sesuai dengan jabatan yang dimilikinya. Hal ini ditandai dengan tidak adanya tugas tambahan bagi apoteker. B. Temuan untuk Pemilik Sarana Apotek Temuan yang didapatkan dari jabatan ini adalah penggunakan system tradisional dalam mengelola keuangan apotek dengan tidak membuat laporan keuangan yang terperinci sebagai tugas pemegang jabatan di bagian keuangan. Pemegang jabatan merasa tidak perlu lagi untuk membuat laporan keuangan sebagai pertangungjawaban keuangan apotek dengan alasan apotek tersebut adalah miliknya pribadi dan uang tersebut ia sendirilah yang mengelola. C. Temuan untuk Asisten Apoteker Untuk jabatan sebagai asisten apoteker sebaiknya pendidikan minimal untuk jabatan asisten apoteker adalah D3. Karena pada saat ini kesehatan itu merupakan hal yang sangat penting dan juga sangat sensitive. Jadi sebaiknya peningkatan pendidikan untuk menjadi asisten apoteker itu sangat penting. Selain itu kebanyakan sekarang apotek-apotek sudah menggunakan standar minimal pendidikan untuk jabatan sebagai asisten apoteker yaitu D3 farmasi.

88

D. Temuan untuk Pegawai Temuan yang saya temukan dari jabatan pegawai pelayanan pembeli ini adalah bahwa terjadinya pekerjaan yang rangkap dan tumpang tindih antara pegawai kasir dan pegawai pelayanan, dimana mereka melakukan pekerjaannya secara bergantian, tidak ada pembagian yang jelas antara tugas yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai pelayanan dengan pegawai kasir. Dimana terkadang pegawai pelayanan juga mengerjakan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh pegawai di kasir, begitu juga dengan pegawai kasir, mereka juga terkadang melayani pembeli, pada saat pegawai pelayanan tidak ada atau sibuk mengerjakan tugas lainnya.

89

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Organisasi yang kami analisa adalah Apotek Merpati yang terletak di Jalan Gatot Subroto No 131 Medan. Apotek ini memiliki struktur yang terdiri dari empat jabatan, yaitu pemilik sarana dan bagian keuangan, apoteker, asisten apoteker dan pegawai, dan pegawai terdiri dari bagian kasir dan pelayanan pembeli. Ke empat jabatan ini memiliki tugas pokok yang dilakukan setiap harinya. Dan diantara jabatan jabatan ini ada saling berhubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Selain itu, tumpang tindih tugas juga terjadi dalam apotek Merpati ini. Seperti saat pegawai pelayanan tidak hadir, maka jabatan lain ikut mengerjakan tugas ini, hal ini menjadikan banyak terjadinya pekerjaan rangkap yang dikerjakan oleh pemegang jabatan lain. Dan juga dikarenakan struktur organisasi apotek ini sederhana dan tidak terlalu

memiliki banyak pegawai, maka tugas yang ada pada masing-masing jabatan cenderung fleksibel. Komunikasi yang dilakukan antara pemegang jabatan bersifat informal, dengan aliran informasi yang fleksibel dan tidak bersifat kaku, serta sering terjadi obrolan-obrolan kecil yang bersifat informal. Antara atasan dan bawahan dapat bertukar informasi dengan leluasa tanpa harus ada penghubung yang menyampaikan informasi dari pemegang jabatan atas yaitu apoteker dan pemilik kepada pegawai, begitu pula sebaliknya.

B. Saran Saran yang kami ajukan untuk apotek merpati adalah: 1. Semestinya apoteker sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan kefarmasian di apotek tidak boleh menjadi pegawai tetap di tempat lain. Dia harus bekerja di apotek tersebut sama jam kerjanya seperti pemegang jabatan-jabatan yang lainnya. Sehingga tugas-tugas yang dilakukan oleh apoteker menjadi lebih optimal. 2. Perlu adanya pembukuan yang jelas untuk bagian keuangan

90

3. Dalam menerima pegawai, pemilik apotek seharusnya mempertimbangkan latar belakang pendidikan pelamar. 4. Untuk asisten apoteker seharusnya minimal pendidikan Farmasi. 5. Memperjelas pembagian tugas antara pegawai kasi dan pegawai pelayanan pembeli. 6. Menyamakan rentang waktu antara shift pagi dan malam untuk pegawai. yang dimiliki adalah D3

91