Metodologia 2 1.unlocked

CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS PEQUEAS Y MICROEMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS
ARTESANALES DEL MUNICIPIO DE SANTO DOMINGO DEPARTAMENTO DE SAN VICENTE.
A.- GENERALIDADES Despus de desarrollar el capitulo uno en cuanto a lo concerniente de las generalidades de las micro y pequeas empresas y a las productoras y comercializadoras de dulces tpicos se hace una breve descripcin de las variables que conforman el tema sujeto a estudio, posterior se procede a la investigacin de campo en donde se hace valida la hiptesis de crear un sistema contable despus de tabular y hacer un comentario se desarrolla una gua tcnica en lo referente a un sistema contable para el control de los resultados financieros
En el presente capitulo se propone un sistema contable que permite establecer, coordinar y mantener el control de las operaciones financieras de las pequeas y microempresas dedicadas a la produccin y comercializacin de dulces tpicos artesanales en el municipio de Santo Domingo, departamento de San Vicente. Despus de ejecutar y analizar los resultados de la investigacin, se determin que la mayora de las pequeas y microempresas, no cuentan con una herramienta contable que facilite el control de los resultados.
La propuesta contiene elementos que ayuden a realizar procedimientos especficos del tratamiento contable el cual estar integrado por principios y procedimientos que les permitan a los propietarios contar con informacin confiable, veras y oportuna que facilite la toma de decisiones y a l os usuarios facilitarles de alguna forma las
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herramientas bsicas y necesarias que sirvan de orientacin para el desarrollo de sus funciones. Dicha propuesta contendr la descripcin del sistema contable, la estructura del catalogo de cuentas, el manual de aplicacin de cuentas, libros legales de contabilidad (libro de Compras, Ventas a Contribuyentes y ventas a consumidor final), as como los reportes necesarios que permitan elaborar Financieros de la mejor manera posible. Estados
B.- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Objetivo General
Proponer un sistema de contabilidad que facilite el control de los resultados financieros de las pequeas y microempresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales del municipio de Santo Domingo departamento de San Vicente.
Objetivos Especficos
Proporcionar a las pequeas y microempresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos de un instrumento tcnico y metodolgico que permita identificar en forma sistemtica las diferentes actividades a desarrollar en el registro y control contable de sus operaciones.
Brindar un sistema contable que ayude al
reconocimiento y medicin de las
operaciones financieras, con el fin de obtener informacin fiable, til y oportuna en la toma de decisiones.
Establecer polticas y Norma contables, con el propsito de contribuir a la razonabilidad en la valuacin de los activos.
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C. - IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
El sistema contable es importante para los micro y pequeos empresarios porque les ayudara a tener un mejor control de los registros contables.
La funcin principal del sistema de contabilidad, es valuar y verificar el control de la inversin de las empresas y si ste, est, obteniendo el cumplimento del objetivo trazado que le permita contribuir claramente con la economa del pas.
D.- ALCANCE DE LA PROPUESTA
El alcance de la propuesta es disear un sistema contable que facilite el control de los resultados financieros de las micro y pequeas empresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales, del municipio de Santo Domingo, departamento de San Vicente.
E.- JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA
Es importante disear un sistema contable a las micro y pequeas empresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales.
A travs de la globalizacin de las economas, surge la necesidad de implementar sistemas contables actualizados, haciendo necesario que tanto los empresarios, los analistas financieros y contadores pblicos cuenten con instrumentos que faciliten la aplicacin de las nuevas exigencias de informacin financiera que exigen los
mercados mundiales. Ante la exigencia de adoptar sistemas contables actualizados que permitan la
determinacin razonable de los costos y gastos en los que incurren las empresas que se dedican a la produccin y comercializacin de dulces tpicos artesanales, se crea la necesidad de fomentar la investigacin sobre la aplicacin de sistemas contables que permita generar informacin financiera til para la toma de decisiones. 117
Las
empresas
productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales
salvadoreas en la actualidad estn siendo afectadas por una serie de factores, tales como, la falta de datos y sistemas adecuados para la determinacin de costos y gastos al igual para el establecimientos de sus utilidades o perdidas, que le provea lineamientos para la presentacin de la informacin financiera de las operaciones que realiza, la falta de sistemas contables adecuados a su actividad econmica, polticas tanto contables como de control interno que les permitan optimizar sus recursos; aunado al poco desarrollo tecnolgico. .La investigacin sobre la aplicacin del sistema contable, contribuir a una adecuada valuacin y contabilizacin de ingresos, costos y gastos contribuyendo a solventar la problemtica del sector productor..
El desarrollo de la investigacin presentar un sistema contable con todas las herramientas de aplicacin y de control interno, permitiendo que se cuente con un instrumento novedoso de capacitacin por medio de una gua que permita ilustrar de una forma sencilla la metodologa para la obtencin y presentacin de los estados financieros. La investigacin proporcionar a los propietarios que se dediquen a producir y comercializar dulces tpicos artesanales una orientacin tcnica que servir como una primicia para estudios ms completos.
La investigacin est orientada a satisfacer una necesidad social que beneficiar en general al sector empresarial dedicado a producir y comercializar dulces tpicos, a los proveedores y usuarios de la informacin contable, a las instituciones reguladoras del ejercicio de la contadura pblica y al contador como profesional.
F.- ESTUDIO DE TECNICA FODA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA CONTABLE A LAS MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y
COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES.
El estudio FODA es una estructura conceptual para un anlisis sistemtico que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas Las fortalezas y 118
debilidades de
las micro y pequeas empresas.
En el estudio efectuado
se
conocieron cules son esas fortalezas con las que cuenta y cules las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratgicos Por tal motivo se considera que el anlisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeacin estratgica, proporcionando la informacin necesaria para la implantacin de acciones y medidas correctivas y la generacin de nuevos o mejores proyectos de mejora.
FORTALEZAS Conocimiento y experiencia en los procesos que desarrollan. La creatividad es muy importante ya que en ocasiones hacen sus propias herramientas de trabajo Amplio conocimiento de lugares para comercializar sus productos. Capacidad de producir una extensa gama de dulces tpicos Fcil acceso a ser conocidos ya que estn ubicados muchos vehculos. Brindan empleo a buena parte la poblacin econmicamente activa en zonas donde circulan
OPORTUNIDADES Tienen apoyo de instituciones que les brindan asesoria sobre la forma de poder hacer crecer sus negocios. Son libres de poder operar sin perjuicio alguno en todas las ferias de los diferentes departamentos de el salvador.
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Brindan empleo a personas y el deseo de superacin de las mismas. Tienen la oportunidad de adoptar un sistema contable que ser una herramienta til para poder controlar ingresos e egresos al igual que los movimientos de transformacin de materia prima a productos terminados para as poder calcular el costo de venta al igual que al utilidad que representara dicho producto despus de ser vendido
DEBILIDADES No registran los movimientos financieros de la mejor manera posible. No existe una institucin directa que les ayude a obtener una capacitacin tcnica para contrarrestar procesos, rendimientos, baja produccin, mala calidad. Gestin administrativa deficiente ya que hasta el momento el propietario es el encargado de todos los movimientos que se efectan en el entorno de las micro y pequeas empresas No tienen un lugar fijo donde comercializar sus productos digamos as en un centro comercial donde sea fluido por muchas personas. No operan Como una cooperativa, simple y sencillamente operan individualmente esto no les permite tener apoyo crediticio de alguna institucin. Tienen la capacidad de exportar sus productos pero no lo hacen por no tener la experiencia necesaria para cumplir con los requisitos que se les piden
AMENAZAS
La globalizacin La entrada de grandes empresas puede hacer que estas micro y pequeas empresas desaparezcan. El no ser una empresa formalizada legalmente puede ocasionar que se le
nieguen oportunidades de crecimiento.
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El no formalizarse puede ocasionar que dichos negocios dejen de operar en la forma como lo hacen. Infraestructura deficiente. Competencia desleal.
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FIGURA N 1 ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE

ESQUEMA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE RESULTADOS FINANCIEROS
FASE I PLANIFICACION DEL SISTEMA
FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE
FASE III ORGANIZACIN Y EJECUCION DEL SISTEMA
FASE IV PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA
FASE V INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS
PROCESO ADMINISTRATIVO
POLITICAS CONTABLES
CATALOGO DE CUENTAS
MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS
LIBROS LEGALES
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES
CUENTAS PRINCIPALES
PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DE PRODUCCION.
BALANCE DE SITUACION GENERAL
CONTROL INTERNO
CUENTAS DE ACTIVO
PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
ESTADO DE RESULTADOS
CUENTAS DE PASIVO
EVALUACION
NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
CUENTAS DE CAPITAL
CUENTAS DE RESULTADO
RETROALIMENTACION
Elaborado por: Equipo de trabajo
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G. DESARROLLO DEL ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE FASE I PLANIFICACIN Y CONTROL DEL SISTEMA
FASE I PLANIFICACION DEL SISTEMA
PLANEACION
EJECUCION
PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO CONTABLE
ORGANIZACIN
CONTROL
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1.-
FASE I PLANIFICACIN Y CONTROL DEL SISTEMA
1.1.- PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO CONTABLE PROPUESTO A LAS MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y
COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIIPICOS ARTESANALES.
En todo proceso a seguir se deben tomar en cuenta planes que ayuden o permitan desarrollar al mximo las actividades que toda empresa desarrolla, basado en esto se considera necesario proporcionar un plan de accin que indique los mecanismos a seguir para el logro de los objetivos Al proponer un plan de accin a las micro y pequeas empresas productoras y
comercializadoras de dulces tpicos artesanales se deben tomar en cuenta las cuatro funciones bsicas que son; planeacin organizacin, ejecucin y control.
1.1.1.- Planeacin de actividades y objetivos propuestos a los propietarios o encargados de las micro y pequeas empresas
Para el propietario o encargado de un negocio anticipacin las actividades que se desarrollaran
es importante planificar con en su empresa.. En esencia, se
formula un plan o un patrn integrando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante. Y as lograr los objetivos.
ACTIVIDADES
Planificar con debida anticipacin que es lo que se va a hacer
en cuanto a
produccin se refiere. Es decir acumular materia prima que solo se da por temporadas Pronosticar con la debida anticipacin que es lo que se quiere lograr Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
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Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. Anticipar los posibles problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
1.1.2.- Organizacin. Despus de formular los planes que se hayan tomado sobre las acciones futuras, cuando estas ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las actividades necesarias de trabajo entre las personas involucradas es decir las secciones que conforman el negocio y indicar la participacin de cada miembro para que cada actividad planificada se desarrolle en el tiempo y en el momento justo.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. Subdividir el trabajo en unidades operativas (secciones) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por secciones) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
1.1.3.- Ejecucin. Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que los propietarios tomen medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn: dirigir, desarrollar, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse dndoles una buena capacitacin.
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ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Comunicar con efectividad lo que se debe hacer Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
1.1.4.- Control.Los propietarios o encargados de las micro y pequeas empresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos deben considerar conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al propietario o encargado para que se emprenda una accin correctiva.
a).
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL Comparar los resultados con las actividades planificadas Evaluar los resultados obtenidos
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Todas estas funciones antes detalladas al igual que los objetivos sern una herramienta til para que puedan determinar que una actividad por muy simple que sea; si se hace bien planificada los llevara a obtener resultados muy satisfactorios.
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FASE II DESCRIPCIN DEL SISTEMA CONTABLE
FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE
POLITICAS CONTABLES
FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES
CONTROL INTERNO
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2.-
FASE II DESCRIPCIN DEL SISTEMA CONTABLE
2.1.-
DESCRIPCIN DEL SISTEMA CONTABLE PROPUESTO PARA LAS MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y
COMERCIALIZADORAS DE DULCES TPICOS.
Un sistema contable es la declaracin de la informacin bsica de la empresa y del sistema, que delimita a grandes rasgos la forma en que operar el mismo. Es uno de los elementos indispensables para la aprobacin de un sistema contable.
Es el recurso escrito en el cual queda plasmado, para el usuario del sistema contable, informacin complementaria relacionada con el mismo:
a) Datos generales de la empresa: Razn social, ubicacin fsica, actividad comercial, monto de su capital.
b) Datos del sistema contable: El periodo contable, la moneda que se utilizar para trabajar los libros, el sistema de inventarios, el sistema de codificacin.
c) Las principales polticas contables que se adoptarn, por ejemplo: La base de presentacin de los Estados Financieros, el reconocimiento de ingresos y gastos, las inversiones temporales, los inventarios, el mtodo de depreciacin a adoptar, etc. d) Informacin sobre los registros contables a llevar: Si se llevar en libros empastados o en hojas foliadas; si ser en forma mecanizada o manual; la forma en que se asentarn los libros, es decir, diariamente, por concentraciones diarias o mensuales, un detalle de los principales libros auxiliares a llevar.
e) Los documentos fundamentales: De ingresos, egresos y dems necesarios
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2.2.-
POLITICAS
Las polticas son lineamientos o normas que se establecen con el objetivo de tener un marco de referencia claro en el desarrollo y la direccin de las actividades de las pequeas y micro empresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales. Para que el sistema propuesto funcione se han diseado las siguientes polticas:
2.2.1.- Polticas contables: a).b).c).d).e).f).Poltica de efectivo y equivalentes del efectivo Poltica de cuentas por cobrar Poltica de inventarios poltica de propiedad planta y equipo Poltica de cuentas por pagar poltica de ingresos y egresos
Las polticas contables son
principios, bases, convenciones, reglas y prcticas
especficas aprobadas por la entidad para la preparacin y presentacin de los Estados Financieros.
Las principales polticas
contables creadas a las micro y pequeas empresas
productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales son las siguientes:
a).-
Efectivo y equivalentes de efectivo
En el rubro de efectivo y equivalentes de efectivo se incluyen las categoras siguientes: Caja chica Caja general Bancos
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Para todas estas categoras deben adoptarse polticas de registro, presentacin y control. As tambin deben adoptarse polticas financieras, para maximizar el uso de efectivo y generar flujos de efectivo positivos. Para propsitos del estado de flujo de efectivo, se considera efectivo y equivalentes de efectivo los fondos en caja, saldos en bancos, los sobregiros bancarios y los instrumentos financieros de alta liquidez, con vencimiento original de noventa das o menos. En el balance de situacin General los sobregiros bancarios son incluidos como prestamos en el pasivo corriente.
De medicin. El efectivo y sus equivalentes sern medidos de la siguiente forma: El efectivo en caja se reconocer cuando se reciba el dinero en efectivo y tengan los documentos que amparan el ingreso del da de acuerdo a las ventas diarias.
De registro El efectivo ser registrado atendiendo las diferentes categoras existentes, en cuentas separadas para cada una de ellas dentro del activo. La caja chica se registrara al valor del monto para su funcionamiento.
De elaboracin Cada una de los diferentes conceptos de efectivo se mostraran dentro de los Estados Financieros en una cuenta especfica que determine su condicin y naturaleza dentro del activo corriente.
De presentacin En los Estados Financieros o en sus notas se presentara la siguiente informacin Los saldos para cada una de las categoras de efectivo por separado.
b).-
Cuentas por cobrar
Por ejemplo se tienen los siguientes tipos de clientes:
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Detallistas Mayoristas Consumidores finales
De medicin El derecho de cobro se reconocer cuando se haya entregado el activo a cambio, o la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para cobrar los bienes al deudor.
De registro El valor del derecho de cobro se registrara al valor del producto entregado al deudor y por el cual se adquiere el derecho de cobro.
De elaboracin Las cuentas por cobrar comerciales se mostraran con saldo neto dentro de los Estados Financieros como una cuenta independiente dentro del activo corriente, a continuacin de las cuentas por cobrar comerciales.
De presentacin Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente informacin acerca de las cuentas por cobrar. Polticas adoptadas para la cuantificacin de las cuentas por cobrar Monto de las cuentas por cobrar Monto de la provisin para cuentas incobrables a la fecha de los Estados Financieros.
c).-
Inventarios
Los inventarios estn integrados por los bienes propios y disponibles para su uso en las actividades propias del giro de la compaa pueden ser cubetas de manzanillas, jaleas y productos en proceso que se tengan para convertirlos en productos
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terminados Se valan al costo promedio o valor de mercado, el que sea menor. Para el control de inventarios se utilizara el sistema perpetuo o permanente. De medicin Los inventarios deben ser valuados al costo o al valor neto realizable al que sea menor Para valorizar los inventarios las empresas comerciales pueden utilizar el mtodo siguiente: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS),
De registro Los inventarios se registraran al costo de adquisicin que refleje la factura de compra ms impuestos que no sean recuperables, gastos de transporte y almacenamiento as como otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de mercaderas. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras transacciones similares se deducirn al determinar el costo de adquisicin.
De elaboracin El inventario se mostrara dentro de los Estados Financieros como un rubro general, detallndose en las notas a los Estados Financieros los saldos de los diferentes tipos de inventario existentes a la fecha.
De presentacin En los Estados Financieros se revelara lo siguiente:
La cantidad totales libros de inventarios y la cantidad en libros en clasificaciones apropiadas a la empresa en las notas a los Estados Financieros. La cantidad en libros de inventarios registrada a su valor neto realizable
d).- Propiedad, planta y equipo. Los bienes del activo fijo se valan al costo de adquisicin y se activan al momento de adquirir la propiedad, aun cuando no hayan sido pagados. Se caracterizan por
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tener una vida til prolongada y por no estar destinadas para la venta. La depreciacin se calcula por el mtodo de la lnea recta durante la vida til estimada de los bienes. Las ganancias y las prdidas provenientes del retiro o ventas se incluyen en los resultados del periodo en que se conocen, as como los gastos por reparaciones o mantenimientos, siempre que no extiendan la vida til de los activos. Los bienes inmuebles se valan al costo de compra o de construccin.
De medicin Se reconocer un bien dentro de la categora de activo fijo cuando: Sea probable que la empresa obtenga los beneficios econmicos futuros derivados del mismo. El costo del activo para la empresa puede ser medido con suficiente fiabilidad. Cuando los bienes tengan una vida util superior a un ao sern atribuibles al activo fijo.
De registro Un bien se registrara como activo fijo, cuando se han recibido sustancialmente sus derechos de propiedad, uso y obligaciones, utilizando el documento de soporte que ampare el costo del mismo mas los costos de su instalacin Los ajustes a la vida til deben hacerse con cargo a los resultados del periodo corriente y futuros La depreciacin que sufren los bienes, se registrara en la cuenta Depreciacin Acumulada, con cargo a los resultados, efectuando la cuenta de gasto que corresponda a cada una de las categoras de activo fijo, considerando el uso de los mismos dentro de las operaciones de la empresa. Los bienes incluidos dentro del activo fijo sern revaluados de la siguiente forma: Bienes inmuebles cada 5 aos Bienes muebles cada 2 aos. Los bienes que sean vendidos, tendrn el siguiente tratamiento para su registro. Si la operacin genera utilidad, esta se abonara a ingresos de no operacin
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Si lo que se genera es una perdida por la venta, se cargara a los gastos de no operacin.
De elaboracin Los activos fijos sern presentados dentro del activo no corriente, detallndose en una cuenta por separada cada una de las categoras del mismo, a su valor neto.
De presentacin. El cuerpo de los Estados financieros o sus notas mostraran lo siguiente: Las polticas contables adoptadas acerca de la base de cuantificacin usada para determinar el valor bruto en libros. Los mtodos de depreciacin usados Las vidas tiles y tasas de depreciacin utilizadas para cada una de las categoras de activo fijo. Poltica contable para costos de restauracin de activo fijo.
e).- Cuentas por pagar
Consideraciones Tipos de proveedores: El tipo de proveedores que posee la empresa es necesario considerarlo al momento de adoptar polticas relativas a las cuentas por pagar. Este factor es de importancia considerable porque toda transaccin de crdito implica promesa de pagar.
De medicin El derecho de pago se reconocer cuando se haya recibido el activo a cambio, o la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para pagar los bienes al proveedor. Es decir, se posee el derecho presente por bienes o servicios ya recibidos.
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De registro El valor del derecho de pago se registrara al valor del producto recibido al proveedor y por el cual se adquiere el derecho de pago Las diferencias resultantes entre el tipo de cambio a la fecha de pago de un derecho que se encuentre registrado en moneda extranjera, con el tipo de cambio utilizado al registrar dicho derecho afectara los resultados de no operacin de la empresa
De elaboracin Las cuentas por pagar comerciales se mostraran con saldo dentro de los Estados Financieros como una cuenta independiente dentro del pasivo corriente, a continuacin de las cuentas por pagar comerciales. Cada uno de los diferentes conceptos de pagos comerciales se mostraran en una cuenta en especfico dentro del pasivo corriente, a continuacin de las cuentas por pagar comerciales.
De presentacin Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente informacin acerca de las cuentas por pagar Polticas adoptadas para la cuantificacin de las cuentas por pagar Monto de las cuentas por pagar.
f).- Ingresos y egresos Ingresos Los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento de la entrega de los productos, mercancas y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos al devengarse, independientemente del momento de su cobro. Deben respaldarse con comprobantes de crdito fiscal, facturas, notas de debito y notas de crdito emitidas por el negocio. 135
Egresos. Los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren, independientemente de la fecha de su liquidacin o pago. Los cheques y dems documentos de pago deben registrarse al emitirse estos, por corresponderse con recursos comprometidos, independientemente del momento del cobro por los beneficiarios Todo costo o gasto estar respaldado por una orden de compra, comprobantes de crdito fiscal, notas de debito, facturas de consumidor final, quedan, vales de caja chica, cheques voucher; as como recibos o cualquier otro documento expedidos por sujetos excluidos de la calidad de contribuyente de IVA.
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2.3.- FORMATOS
PROPUESTOS
PARA
LAS
MICRO
Y PEQUEAS
EMPRESAS
PRODUCTORAS
COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES 2.3.1.- Formulario de caja FORMULARIO DE CAJA FECHA 14 DE JUNIO CONCEPTO Dinero del da anterior Entradas Total ventas del da - Ventas a crdito - Ventas al contado Dinero dia anterior mas ventas de contado Salidas Total de compras - Compras a credito Igual a compras de contado Gastos Gastos pagados Mas compras de contado Igual total de egresos efetivo Menos ingresos en efetivo DISPONIBLE EN CAJA INGRESOS $ XXXXXXXX EGRESOS
$ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX
$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $XXXXXXX $ XXXXXXX
Este libro sirve para controlar las entradas y salidas de efectivo de la empresa.
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2.3.2.- Formulario de bancos FORMULARIO DE BANCOS FECHA 14 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO 15 DE JUNIO 15 DE JUNIO 16 DE JUNIO 16 DE JUNIO 17 DE JUNIO 17 DE JUNIO XX XX XX XX XX XX XX N XXXX N XXXX N XXXX N XXXX # CHEQUE CONCEPTO SALDO INICIAL Pago de alquiler de local Compra de matria prima Pago de planillas Pago de electricidad Remesa de factura # 35 Remesa de factura # 46 Remesa de factura # 23 $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX INGRESOS EGRESOS SALDO $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX
30 DE JUNIO XX
DISPONIBLE EN BANCOS
$XXXX
Este libro sirve para controlar los ingresos y egresos efectuados a travs de la cuenta de bancos.
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2.3.3.- Formulario de cuentas por cobrar.
FORMULARIO DE CUENTAS POR COBRAR
FECHA DE EXPEDICICON 14 DE JUNIO
FECHA DE COBRO 14 DE JULIO
NUMERO DE FACTURA CORRELATIVO
CONCEPTO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA
CANTIDAD
PAGO O ABONO $ XXXXXXX
SALDO
$ XXXXXXX
$XXXXXXXX
Este libro sirve para llevar un mejor control de todas las ventas realizadas a nuestros clientes, as mismo un detalle de los pagos recibidos de cada uno de ellos. 139
2.3.3.1.-
Formulario auxiliar de cuentas por cobrar.
FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DIRECCION TELEFONO DEL CLIENTE
FECHA DE EXPEDICICON 14 DE JUNIO
FECHA DE COBRO 14 DE JULIO
CONCEPTO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA
CANTIDAD $ XXXXXXX
SALDO $XXXXXXXX
Este libro sirve para llevar un registro de que y cuanto deben los clientes a nuestra empresa y adems sirve para llevar un control sobre fechas de pago.
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2.3.4.- Formulario de entradas y salidas de inventarios
ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIO ENTRADAS FECHA COMPROBANTE N PROVEEDOR PRODUCTRO UNIDADES SALIDAS PRECIO PRECIO PRODUCTRO UNIDADES UNITARIO UNITARIO TOTAL SALDO
Elaborado_
Revisado
Autorizado
Sello
Este libro sirve para controlar todas las entradas a bodega de materia prima, producto en proceso y producto terminado.
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2.3.5.- Formulario de cuentas por pagar FORMULARIO DE CUENTAS POR PAGAR NUMERO FECHA DE FECHA DE DE CONCEPTO PROVEEDOR CANTIDAD ADQUISICION PAGO FACTURA 14 DE JUNIO 14 DE 000039 100 qq DE JAVIER $ XXXXXXX JULIO AZUCAR BONILLA
SALDO $ XXXXX
En este formulario se anotan todas las obligaciones que el comerciante tiene que pagar a sus proveedores ya que ayuda a estar al da y saber cuando y en que fecha pagar las deudas
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2.3.5.1 Formulario auxiliar de cuentas por pagar FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR NOMBRE DEL PROVEEDOR DIRECCION TELEFONO
FECHA DE ADQUISICION 14 DE JUNIO
FECHA DE PAGO 14 DE JULIO
CONCEPTO ADQUISICION DE 100 qq DE AZUCAR
CANTIDAD $ XXXXXXX
SALDO $XXXXXXXX
En este formulario se lleva un control individual de las cuentas pendientes de pago a cada proveedor.
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2.3.6.- Formulario para la elaboracin de la planilla de sueldos
MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS DIRECCION Telefonos_ Planilla de sueldos correspondiente a la
_quincena del mes de
del 200
Nombre del empleado 2)
Cargo o actividad que desempea 3)
sueldo
Horas extras
Total salario Anticipos 7)
DESCUENTOS ISSS 8) IVM 9) AFP 10) ISR 11) Otros 12)
Total descuento
Valor liquido
total
1)
4)
5)
6)
13)
14)
15)
TOTALES 16)
NOTA: Este formato de planilla puede estar sujeto a cambios en las columnas de los ingresos que recibe el trabajador cuando sea necesario, como por ejemplo una columna adicional para colocar el valor en concepto de Vacaciones, aguinaldos, indemnizaciones, etc
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2.3.6.1.-Instrucciones para llenar el formulario de planillas.. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Se anotara el numero correlativo a cada trabajador Se anotara el nombre del trabajador en orden alfabtico por apellidos Se anotara el cargo o actividad que desempee Se anotara el valor del sueldo correspondiente a dicho periodo Se anotara el valor en concepto de horas extras Se anotara la sumatoria del salario que el trabajador haya devengado durante el periodo a pagar. 7) Se anotara el valor que el trabajador haya recibido en concepto de anticipos de sueldos 8) Se anotara el valor que el trabajador se debe retener en concepto de cotizacin al ISSS 9) Se anotara el valor que el trabajador se le retendr en concepto de cotizacin de invalidez, vejez y muerte al ISSS 10) Se anotara el valor que al trabajador se le debe de retener en concepto de cotizacin a la AFP 11) Se anotara el valor que al trabajador se debe retener en concepto de cotizacin al Impuesto Sobre la Renta 12) Se anotara el valor que al trabajador se debe descontar en concepto cualquier otro descuento que no este completado en la planilla. 13) Se anotara la sumatoria que corresponde al valor total de las deducciones que corresponden a la planilla 14) 15) Se anotara el valor a recibir despus de realizados los descuentos respectivos El trabajador deber firmar o en su defecto poner huella digital despus de
haber recibido conforme pago 16) En esta fila deber estar la sumatoria de los valores de todas las columnas para establecer la cuadratura de la planilla.
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2.3.7.- Formulario de control de ingresos y egresos INGRESOS EGRESOS COMPROBANTE CUENTA COMPROBANTE CUENTA FECHA CONCEPTO MONTO FECHA CONCEPTO MONTO N HABER N DEBE
Elaborado_
Revisado
Autorizado
Sello
En este formulario se lleva un control de todos los movimientos que se efectan al momento de percibir el ingreso de una venta al igual que los pagos que se realicen por una compra de X producto.
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2.4.-
LINEAMIENTOS BSICOS QUE LOS PROPIETARIOS DE DICHOS NEGOCIOS DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA UN INTERNO EFECTIVO. CONTROL
El control interno es un proceso diseado,
para proporcionar una seguridad
razonable de todos los movimientos internos de un negocio con miras a la consecucin de objetivos en las siguientes reas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones. Confiabilidad en la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. 2.4.1.- Polticas de control interno Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. 2.4.2.- Polticas de control interno para los equivalentes de efectivo:
CAJA La recepcin de ingresos en efectivo en local de las micro y pequeas empresas se registrara en la cuenta de Caja General cuyos fondos sern remesados el da hbil siguiente a la fecha en que se recibieron.
147
No se permitir en cambio de cheques personales de empleados y funcionarios utilizando efectivo en caja.
CAJA CHICA: El monto de caja chica deber establecerse de acuerdo al nivel de la empresa. Se reintegrara este monto cada cierto periodo de tiempo cuando el monto del fondo llegue a un porcentaje mnimo que permita continuar con los desembolsos normales mientras se sigue el proceso de liquidacin de fondo. Se evaluara cada cierto periodo de tiempo los posibles aumentos del fondo de caja chica a fin que esta responda a las necesidades derivadas de las operaciones de la compaa. Los comprobantes de los pagos efectuados por medio de caja, no debern superar un porcentaje mximo del fondo de caja chica, el cual debe ser establecido por la administracin. Se establecer el tipo de pagos que pueden efectuarse con los fondos de caja chica
BANCOS Se establecer una cuenta concentrada de Ingresos que ser utilizada para captar todos los pagos efectuados por los clientes. Se establecer un uso especifico para cada una de la cuentas corrientes adicionales a la cuenta concentradora por ejemplo, cuenta para pago de proveedores, gastos administrativos, pago de sueldos, etc. Quincenalmente la cuenta concentradora de ingresos trasferir fondos a cada una de las cuentas para efectuar pagos en caso de necesitarse extra, ser autorizado por el Gerente Financiero, tomando en consideracin mantener los saldos mnimos requeridos en los bancos en los que se tenga prestamos concentrados. Se elaboran conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas en forma mensual, las cuales contaran con el detalle de las partidas conciliadoras
148
existentes, las cuales debern ser investigadas y registradas en el mes siguiente al mes conciliado. 2.4.3.- Control Interno Sobre Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo fsico de las existencias por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice. Mantenimiento eficiente de compras. Almacenamiento del inventario para trasformarlo en producto terminado Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas .2.4.4.Procedimientos de control interno propuestos a las micro y
pequeas empresas: Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas. Control de asistencia de los trabajadores. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compaa es el adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz..
149
FASE III ORGANIZACIN Y EJECUCIN DEL SISTEMA
FASE III ORGANIZACIN Y EJECUCION DEL SISTEMA REQUISITOS DEL CATALOGO DE CUENTAS CATALOGO DE CUENTAS CODIFICACION DEL CATALOGO DE CUENTAS CUENTAS PRINCIPALES MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS
CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS DE PASIVO
CUENTAS DE CAPITAL
CUENTAS DE RESULTADO
150
3. FASE III ORGANIZACIN Y EJECUCION DEL SISTEMA 3.1.CATALOGO DE CUENTAS
Es un listado que contiene todas las cuentas, que son necesarias para registrar los hechos que se puedan contabilizar, es decir, es el instrumento contable en el cual las cuentas se ordenan sistemticamente mediante el uso de cdigos, constituyendo el medio por el que se han de recoger y revelar los hechos econmicos del ente.
El catlogo de cuentas sirve: Como estructura bsica en la organizacin y diseo del sistema contable. Para recoger sistemticamente los movimientos contables, como medio para obtener informacin. Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares. Facilita la confeccin de los estados contables. 3.2.- LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR TODO CATLOGO DE CUENTAS SON: Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de informacin de la empresa). Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas. Sistemtico: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada. Homogeneidad: todo el sistema tiene una jerarqua en relacin directa al cdigo, cuentas de un dgito son cuentas colectivas, las cuentas de dos dgitos son rubros de agrupacin, las cuentas de cuatro dgitos son cuentas de mayor y as sucesivamente.
Para la elaboracin de un catalogo de cuentas deben considerarse los siguientes aspectos: Debe partirse de lo general a lo especfico, es decir, comenzar por las cuentas colectivas. 151
Usar una terminologa clara para nombrar a las cuentas. No generalizar demasiado las cuentas. La empresa en s misma: Su forma jurdica Su objeto Su dimensin econmica Su modalidad operativa Otras caractersticas que sean propias de la empresa considerada. Por ejemplo: las normas tcnicas y legales, pronunciamientos del Consejo de Vigilancia de la Contadura. Las legislaciones: comercial, impositiva y provisional vigente Leyes de carcter especfico para determinado tipo de sociedades (bancos, cooperativas, seguros, etc.)
3.3.-
CODIFICACIN DE UN CATLOGO DE CUENTAS
Codificar un catlogo de cuentas es asignarle un nmero o letra o una combinacin de ambos a las cuentas, para facilitar su identificacin. Existen varios sistemas de cdigos, el ms empleado es el numrico decimal, que permite intercalar cuentas a medida que se amplan las necesidades de la empresa. Los pasos a seguir para aplicarlo son:
Primer paso: Asignar un nmero a la clasificacin. 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Cuentas de Resultado Deudoras 5. Cuentas de resultado acreedoras 6. Cuentas liquidadoras de resultado 7. Cuentas de orden 8. Cuentas de orden por el contrario
152
Segundo paso: Numerar los rubros de agrupacin. 1. ACTIVO 11. CORRIENTE 12. NO CORRIENTE Tercer paso: Numerar las cuentas de mayor: 1. Activo 11. Corriente 1111. Efectivo -y Equivalentes
Cuarto paso: se codifican las sub-cuentas. 1. Activo 11. Corriente 1111. Efectivo y Equivalentes 111101. Caja General Y de esta manera se siguen codificando las sub sub cuentas y consiguientes Para efectos de este trabajo, se propone un catalogo de cuentas en mayor para que pueda ser comprendido y estudiado de la mejor manera posible, pero tambin se ha estructurado el manual con las sub-cuentas para que as se pueda tener conocimiento de todas las cuentas
3.4.1 11 1111
CATALOGO DE CUENTAS ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES Caja General Bancos Banco Salvadoreo CUENTAS POR COBRAR CREDITO FISCAL PAGO A CUENTA
111101 111102 11110201 1112 1113 1114
153
1115 111501 11150101 11150102 11150103 11150104 11150105 11150106 11150107 11150108 11150109 11150110 11150111 11150112 11150113 11150114 11150115 11150116 11150117 1116 111601 111602 111603 111604 111605 111606 111607 111608 111609 111610
INVENTARIOS INSUMOS PARA PRODUCCION Bensoato Acido Ctrico Azcar Dulce de Panela Colorantes Glucosa Vainilla en Polvo Vainillina Leche en polvo Canela en rajas Semilla de maraon Semilla de ajonjol Semilla de Man Esencia de Coco Esencia de Pia Esencia de Fresa Azcar Glass MATERIA PRIMA Chilacayote Higos Coco Manzanilla Tamarindo Nances Papaya Limones Naranja Guineos
154
111611 111612 111613 111614 111615 1117 111701 111702 111703 1118 111801 111802 111803 111804 111805 111806 111807 111808 111809 111810 111811 111812 111813 111814 111815 111816 111817 111818 111819 111820
Zapotes Camote Toronja Melocotones Manzanas PRODUCTOS EN PROCESO Manzanilla sin colorantes Higos enmielados Nances enmielados PRODUCTOS TERMINADOS Jaleas de Manzana Jalea de Membrillo Dulce de Chilacayote Dulce de Higo Coco Rayado Dulce de Manzanilla Dulce de tamarindo Dulce de Nance Dulce de Papaya Dulce de Naranja alcitronada Dulce de Zapote Dulce de Camote Dulce de Toronja Canillitas de leche Tartaritas de Leche Leche de Burra Dulce de Leche Dulce de Mazapn Dulce de Maraon con leche Dulce de Colacin
155
111821 111822 111823 111824 1119 111901 111902 111903
Cocadas Dulce de zapote con leche Quiebradientes Alegras PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS Materia Prima Productos en proceso Productos terminados
12 1211 1212 121201 12120101 12120102 121202 12120201 121203 12120301
NO CORRIENTE BIENES INMUEBLES BIENES MUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO Maquinaria y Equipo Herramientas EQUIPO DE TRANSPORTE Equipo de Transporte Dpto. Ventas MOBILIARIO Y EQUIPO Mobiliario y equipo de oficina
2 21 2111 211101 211102 2112 211201 211202 211203 211204
PASIVO CORRIENTE CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Proveedores locales Acreedores ACREEDORES POR RETENCIONES I.S.S.S. AFPs I.V.A. Impuesto s/ la Renta
156
2113 211301 211305 2114 211401 211402 211404
CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS Sueldos Aguinaldos IMPUESTOS POR PAGAR Impuesto sobre la renta Impuesto del IVA. Impuestos Municipales
22 2211 2212 221201 2213
PASIVO NO CORRIENTE CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR PRESTAMOS BANCARIOS Banco Salvadoreo OTROS PASIVOS
3 31 3111 311101 311102 3112 3113 311301 3114 3115
PATRIMONIO PATRIMONIO CAPITALSOCIAL Capital Social Pagado Capital Social No Pagado RESERVA LEGAL OTRAS RESERVAS Reserva laboral SUPERAVIT, UTILIDADES
4 41 4111 411101 41110101
CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS CUENTAS DEUDORAS ELABORACION DE DULCES TIPICOS ARTESANALES Mano de obra Sueldos y Salarios
157
41110102 411102 41110201 41110202 41110203 41110204 41110205 41110206 41110207 41110208 41110209
Horas Extras Gastos indirectos de fabricacin Energa Elctrica Combustible y lubricantes Agua Comunicacin Bodegaje Alquileres Implementos de Limpieza y Aseo Depreciacin Mantenimiento de Maquinaria
42 4211 421101 43 4311 431101 431102 431103 431104 431105 431106 431107 431108
COSTO DE VENTA COSTO DE VENTA Insumos para Produccin GASTOS DE OPERACION GASTOS DE VENTA Salarios Empleados Aguinaldos Cuota Patronal ISSS y FSV Cuota Patronal AFP Combustibles y Lubricantes Energa Elctrica Telfono y Correo Servicios de Agua
4312 431201 431202
GASTOS DE ADMINISTRACION Salarios Empleados Aguinaldos
158
431203 431204 431205 431206 431207 431208 4313 431301 4314
Cuota Patronal ISSS y FSV Cuota Patronal AFP Energa Elctrica Telfono y Correo Servicios de Agua Impuestos Municipales GASTOS FINANCIEROS Comisiones Bancarias OTROS GASTOS
5 51 5111 511101
CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS CUENTAS ACREEDORAS INGRESOS POR VENTAS Ventas al contado
5112 511201 5113
PRODUCTOS FINANCIEROS Intereses sobre depsitos en bancos OTROS INGRESOS
6 61 6111
CUENTAS LIQUIDADORAS DE RESULTADOS CUENTAS DE CIERRE PERDIDAS Y GANANCIAS
7 7111 711101 8 8111 811101
CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ORDEN Garantas CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA Garantas
159
3.5.-
MANUAL DE APLICACIN
Es una gua que explica el uso adecuado de cada una de las cuentas de mayor, que integran el catlogo; detallando de forma clara su funcionamiento, lo que cada cuenta representa, as como su naturaleza. Adems describe los conceptos de movimiento, indicando cuando se carga y abona.
Su principal objetivo es servir de instrumento tcnico de consulta a todos los involucrados en el rea contable, permitiendo llevar a cabo los registros contables de manera uniforme y consistente.
Dentro de los objetivos especficos del manual de aplicacin podemos mencionar: El definir lo que cada cuenta representa, permitir al usuario mantener fcilmente consistencia en el uso de las cuentas. Permite a cualquier usuario, conocer el uso adecuado de las cuentas y lo que estas representan. Fortalece el control interno y preserva la integridad de las cuentas.
MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS
1. ACTIVO
11. CORRIENTE En este rubro se agrupan las cuentas que registran disponibilidad mediata e inmediata de la empresa y esta formado por las siguientes cuentas.
1111. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Esta cuenta registrar los valores en efectivo y en bancos provenientes de las ventas y cobros a clientes y cualquier otro ingreso.
160
Se carga:
Con todos los ingresos por el importe de efectivo recibido ya sea por ventas y/o servicios y otras operaciones accesorias, que efecte la empresa, en el giro normal de operaciones.
Se abona:
Con los depsitos y/o remesas a las diferentes cuentas de instituciones financieras. Con el importe de los cheques girados, notas de dbitos emitidos por los bancos, retiros, pago de obligaciones.
Naturaleza del saldo: Deudor.
1112. CUENTAS POR COBRAR En esta cuenta se registrara todas las operaciones que se ejecuten con los diferentes clientes que opere la compaa, tales como ventas al crdito, intereses que se les carguen a los clientes por no pago a tiempo de sus obligaciones, notas de cargo o crdito por ajuste a sus saldos o correcciones por mala facturacin y los pagos o cancelaciones que se ejecuten.
Se carga: Se abona:
Cuando se efecte facturacin por ventas al crdito Con las cancelaciones o abonos que realicen los clientes a las mismas.
Naturaleza del saldo: Deudor.
1113.
CREDITO FISCAL IVA representar el IVA
Cuenta creada por exigencias legales conforme decreto 296,
pagado por la compra de bienes muebles corporales, servicios y gastos de operacin necesarios en el giro o actividades de la empresa, que generen dbito fiscal. Se carga: Con el porcentaje legal separado en los comprobantes de crdito fiscal recibidos. Se abona: Con el valor total de los dbitos fiscales al final del mes o de los Si resulta remanente, este se
ajustes al hacerse la declaracin. amortizar hasta su extincin. Naturaleza del saldo: Deudor
161
1114. PAGO A CUENTA Esta cuenta contendr el valor de todos los pagos por anticipado que se efecten mensualmente por los ingresos gravados. Se carga: Se abona: Por los pagos efectuados durante el ao. Con la liquidacin respectiva al finalizar el ejercicio. Deudor
Naturaleza del saldo:
1115. INVENTARIOS Registrar el valor de las adquisiciones de los materiales para prestar los servicios o la venta de bienes a terceros, su medicin ser al costo o al valor neto realizable, segn cual sea menor. Este valor neto realizable se tomar siempre que haya un mercado activo o se cuente con informacin fiable sobre fluctuaciones de precios para productos similares en el mercado.
1116. MATERIA PRIMA. Representa el valor de las existencias fsicas de materia prima, mercaderas y otros bienes propiedad de la sociedad. Se carga: Con las compras al crdito o al contado, segn facturas o
comprobantes de crdito fiscal y siempre que se haya ingresado a bodega; as como las importaciones segn el costeo, pues todo se manejara mediante Kardex. Se abona: Con el valor de los consumos mediante notas de remisin y salidas de bodega para el cual se har un resumen del consumo de forma mensual, o por las ventas realizadas. Naturaleza del saldo: Deudor
1117. PRODUCTOS EN PROCESO.
En esta cuenta se registrar el monto de los inventarios en proceso al final del mes. Se carga: Cada fin de mes con la cifra determinada por el departamento de produccin a travs de sus controles de la produccin que queda en 162
proceso, en su defecto a travs de inventarios fsico practicado en la planta. Se abona: Al inicio de cada mes, para integrar la produccin. Deudor
1118.
PRODUCTOS TERMINADOS
En esta cuenta se registrar el monto de los inventarios de productos terminados al final del mes. Se carga: Cada fin de mes con, todos los productos fabricados en el periodo correspondiente Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de produccin. Naturaleza del saldo: Deudor
1119. PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS En esta cuenta se registrar el monto de los inventarios defectuosos o deteriorados y se controlar a nivel de sub.-cuentas. Se carga: Con el monto de todos los productos defectuosos o deteriorados del periodo correspondiente Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de produccin. Naturaleza del saldo: Deudor
12. NO CORRIENTE
1211. BIENES INMUEBLES. En esta cuenta se registran los terrenos y las edificaciones propiedad de la
empresa y las nuevas adquisiciones, las construcciones pendientes de concluirse, y las instalaciones elctricas dentro de estas edificaciones. El valor de estos bienes estarn sujeto a una tasa de depreciacin de conformidad a lo dispuesto por la Ley de Impuesto sobre la Renta (Art. 30) 163
Se carga:
Con el costo de adquisicin de los bienes
que se obtenidos por la
empresa, para el servicio de la misma, con los incrementos normales por honorarios y gastos legales. Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones. Deudor
1212. BIENES MUEBLES Esta cuenta se utilizar para registrar el valor invertido por la empresa en maquinaria, mobiliario y equipo para el desarrollo de sus operaciones. El valor de estos bienes estarn sujeto a una tasa de depreciacin de conformidad a lo dispuesto por la Ley de Impuesto sobre la Renta. (Art. 30) Se carga: Con el valor de adquisicin y mejoras del mobiliario, equipo y
maquinaria industrial; cuya utilizacin es necesaria para la realizacin de las operaciones de la empresa. Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones. Deudor
2.
PASIVO
21. CORRIENTE En este rubro se registrarn todas las obligaciones contradas por la empresa a corto plazo.
2111. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR Esta Cuenta registrar los movimientos de las compras al crdito, a proveedores o entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior. Se abona: Se carga: Con el valor de las compras al crdito Con los pagos o devoluciones que se efecten
Naturaleza de su saldo: Acreedor 164
2112. ACREEDORES POR RETENCIONES En esta cuenta se registrarn todas las retenciones efectuadas a ejecutivos, empleados de la empresa y a terceros por cualquier otro concepto y por las cuales la empresa tiene la obligacin de enterar. Se abona: Se carga: Con las retenciones efectuadas Cuando las retenciones efectuadas son canceladas
Naturaleza de su saldo: Acreedora.
2113. CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS En esta cuenta se registrarn los montos que la empresa tiene que pagar a los empleados ya sea por salarios, honorarios, u otros conceptos que representen una obligacin de la empresa para con los empleados. Se abona: Con los valores que la empresa tenga por pagar a los empleados por salarios, honorarios o cualquier otro concepto que indique una obligacin para con el empleado. Se Carga: Con los pagos que a dichos crditos se le efecten
Su saldo es de naturaleza: Acreedora.
2114. IMPUESTOS POR PAGAR Esta cuenta reflejar la deuda a cargo de la empresa a favor del fisco u otras instituciones, provenientes de la base impositiva vigente segn la legislacin. Se abona: Se carga: Con la provisin y el ajuste del impuesto al final de cada periodo Con la cancelacin del impuesto
Naturaleza de su saldo: Acreedora.
22.
PASIVO NO CORRIENTE.
En ste rubro se agruparn todas las obligaciones contradas por la empresa a largo plazo
2211. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR 165
Esta Cuenta registrar los movimientos de las compras al crdito a personas o entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior, que se efecten a largo plazo. Se abona: Se carga: Con el valor de las compras al crdito a largo plazo. Con los pagos o devoluciones que se efecten
Naturaleza de su saldo: Acreedora
2212. PRESTAMOS BANCARIOS Cuenta de mayor en que se registrarn los prstamos recibidos, especialmente con instituciones financieras o similares. Se abona: Con el monto del prstamo o desembolsos pactados, comprobado con el documento de depsito de la institucin. Se carga: Con los abonos parciales o cancelaciones haciendo referencia o detalle de cada uno. Naturaleza de su saldo: Acreedora.
2213. OTROS PASIVOS. En esta cuenta se registrarn todos los pagos recibidos por adelantado ya sea por ventas o por servicios prestados por la empresa.
3. PATRIMONIO En este rubro se agrupan el Capital Social de la Sociedad, las reservas de capital y las utilidades. 31. PATRIMONIO 3111. CAPITAL SOCIAL Esta cuenta representar el aporte inicial de los accionistas con el cual se constituy la sociedad de acuerdo al cdigo de comercio. El control del mismo se har por medio de las sub.-cuentas: capital social mnimo pagado y capital social variable. Se abona: Con el valor nominal de las acciones suscritas por los accionistas, as como por los nuevos aportes.
166
Se carga:
Por las disminuciones y liquidacin del capital de la sociedad
Naturaleza de su saldo: Es de carcter acreedor y representa el aporte mnimo permitido por la ley mercantil por parte de los accionistas ya se pagado o no pagado.
3112. RESERVAS Esta cuenta registrar los valores separados de las utilidades obtenidas durante el ejercicio contable y se distribuir de acuerdo a las disposiciones legales o segn lo disponga la junta de accionistas, su control se har a travs de la reserva legal y otras reservas de capital. Se abona: Con el porcentaje anual correspondiente, separado de las utilidades del periodo, que obligatoriamente debe mantener en reserva, o con aquellos valores que la junta de accionistas destine para contingencias futuras. Se carga: Con los ajustes que se estime conveniente y necesario al haberse sobrepasado el porcentaje mximo que concede la ley para esta clase de reserva, as como cuando sea utilizado de acuerdo a la legislacin vigente o como la junta de accionistas lo disponga y por liquidacin de la sociedad. La naturaleza de su saldo: Acreedora
3113. OTRAS RESERVAS. En esta cuenta, se registrarn las provisiones anuales por reclamos de carcter laboral a la empresa. Se abona: Con los valores de las estimaciones para cubrir las obligaciones laborales de acuerdo con el cdigo de trabajo Se carga: Con el valor de las indemnizaciones que sean autorizadas para su pago. La naturaleza de su saldo: Acreedora
3114. SUPERAVIT
167
Esta cuenta registrar todos los revalo que se efecten
a los activos fijos de la
sociedad. Siempre que se cumpla con todos los requisitos legales para este tipo de operaciones, as como de otros bienes recibidos. Se abona: Con el valor revaluado efectuado a los bienes a favor de la sociedad, debidamente autorizados. Se carga: Con el valor revaluado al realizarse o retirarse el bien o por capitalizacin. Todo de conformidad a las instrucciones de junta accionistas y/o en cumplimiento con los requisitos legales, as como tambin por liquidacin de la sociedad.
Naturaleza de su saldo: Es de carcter acreedor y representa el valor de todos los supervit en concepto de revalo.
3115. UTILIDADES Esta cuenta registrar las utilidades y/o prdidas acumuladas y del presente ejercicio, como resultado de las operaciones normales de la empresa. Se abona: Se carga: Con la utilidad neta obtenida en cada ejercicio contable. Con las aplicaciones por prdida del ejercicio o amortizaciones de las prdidas acumuladas por distribucin de dividendos o capitalizaciones debidamente autorizadas por la junta de accionistas y por liquidacin de la sociedad. Naturaleza de saldo: Es acreedor y representar las utilidades acumuladas resultantes de la operacin del negocio a disposicin de la junta de accionista.
168
4. CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 41. CUENTAS DEUDORAS.
4111. ELABORACIN DE DULCES TIPICOS ARTESANALES En esta cuenta se registrarn todos los costos incurridos en la elaboracin de dulces tpicos artesanales, la mano de obra directa, las materias primas, los materiales y los gastos generales de fbrica se controlaran por medio de sub-cuentas. Se carga: Se abona: Con el valor del los costos incurridos en el proceso de produccin Con el traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias al cierre del ejercicio, o por correcciones o reclasificaciones de costos. La naturaleza de su saldo: Es deudor
4211. COSTO DE VENTA Esta cuenta se utiliza para registrar el valor del costo de los bienes producidos por la sociedad para consumo o utilizacin interna y venta. Esta cuenta registrar el valor de las unidades, vendidas donadas o desechadas. Se carga: Se abona: Con el valor de las unidades vendidas calculadas al costo Con ajustes que susciten en el periodo as como tambin con el traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias. La naturaleza de su saldo: Deudor
4311. GASTOS DE VENTA Representan los gastos normales del negocio que por su naturaleza correspondan al rubro de ventas; los cuales se irn subdividiendo segn las sub-cuentas establecidas en el catalogo de cuentas. Se carga: Con el valor de las erogaciones correspondientes al efectuarlos de acuerdo a la naturaleza de esta cuenta. Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de prdidas y ganancias Naturaleza de su saldo: Deudor
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4312. GASTOS DE ADMINISTRACIN. En esta cuenta se registrarn los gastos de la empresa, que por su naturaleza dependan de aspectos administrativos, los cuales se irn subdividiendo segn las sub-cuentas establecidas en el catalogo de cuentas. Se carga: Se abona: Con el valor de las erogaciones con fines administrativos. Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de prdidas y ganancias Naturaleza de su saldo: Deudor
4313. GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta se registraran las erogaciones que sean realizadas con fines de desarrollar la funcin financiera que sea propia del giro del negocio, clasificndolas conforme el catalogo de cuentas. Se carga: Se abona: Con el valor de las erogaciones realizadas. Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de prdidas y ganancias Naturaleza de su saldo: Deudor
4314. OTROS GASTOS En esta cuenta se registrarn todos los gastos ocasionados por operaciones fuera de las normales del giro del negocio. Se carga: Con el valor de las erogaciones realizadas. O prdidas reconocidas por venta de activos, diferencia de inventarios u otros gastos
extraordinarios. Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de prdidas y ganancias Naturaleza de su saldo: Deudor
5. CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
51. CUENTAS ACREEDORAS
170
5111. INGRESOS POR VENTAS En esta cuenta se registrar los valores por concepto de ventas realizadas ya sea al crdito o al contado realizadas por la empresa. Se abona: Se carga: Con los valores de las ventas efectuadas al crdito o al contado. Al final del ejercicio contable con el total acumulado para liquidacin de la cuenta prdidas y ganancias. Naturaleza del saldo: Acreedor.
5112.
PRODUCTOS FINANCIEROS
Esta cuenta registrar el valor que la empresa perciba de los clientes o de las instituciones financieras en concepto de intereses por documentos de prstamo a clientes o por depsitos bancarios; a si como por otros valores clasificables en esta cuenta. Se abona: Con el valor de los intereses calculados sobre el capital segn lo
acordado con los clientes y sobre los saldos vencidos y no pagados por estos, tambin se abona con los intereses devengados por los depsitos bancarios, comisiones u otros conceptos clasificables en la presente cuenta. Se carga: Con el valor del saldo al final del ejercicio con abono a la cuenta Prdidas y Ganancias. La naturaleza de su saldo: Acreedora.
5113. OTROS INGRESOS Esta cuenta se utilizar para registrar todos los ingresos que tenga la empresa por conceptos extraordinarios como a titulo de ejemplo: Venta de implementos decorativos (burbujas), por la venta de activos a precio mayor del registrado en los libros, la recuperacin de una cantidad considerada como incobrable; etc. Se Abona: Se Carga: Cuando se efecten ingresos. Al final del ejercicio contable para su liquidacin, contra la cuenta Prdidas y Ganancias. Naturaleza del saldo: Acreedora.
171
6. CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADO
61.CUENTAS DE CIERRE
6111. PRDIDAS Y GANANCIAS Servir para centralizar y liquidar los saldos de las cuentas de resultado deudoras y acreedoras, al final del ejercicio contable, con el fin de establecer la ganancia o prdida en las operaciones de la empresa.
Se abona:
Con el total de los saldos de las cuentas de resultado acreedor y con el valor de la prdida obtenida, si la hubiera.
Se carga:
Con el total de los saldos de las cuentas de resultado deudor y con el valor de la ganancia obtenida.
Naturaleza de su saldo: Se trasladar a la cuenta resultados por aplicar.
7. CUENTAS DE ORDEN en esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna obligacin o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la administracin, desea obtener un control estadstico, para medir el comportamiento de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.
Se carga:
con los valores que se decida mantener un control detallado de su
comportamiento. Se abona: la operacin. Naturaleza de su saldo. Deudor por naturaleza y representa los valores que se controlan en cuentas de orden. 8, CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA En esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna obligacin o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la 172 cuando se eliminen los valores previamente registrados por finalizada
administracin, desea obtener un control estadstico, para medir el comportamiento de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.
Se abona: Se carga:
con los valores que e cargan para control en la cuenta de orden. cuando se eliminan los valores que previamente se registraron para
control, contra la cuenta de orden. Su saldo: acreedor por naturaleza y representa los contra valores registrados en
la cuenta orden.
173
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
ESTADOS FINANCIEROS
LIBROS LEGALES
LIBRO DE COMPRAS
LIBRO DE VENTAS A CONTRIBUYENTES
LIBRO DE VENTAS A CONSUMIDOR FINAL
PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
REGISTRO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
COMPRAS DE ACTIVO FIJO
CONTABILIZACION DE VENTAS
CONTABILIZACION DE PLANILLA DE SALARIOS
174
4.- FASE IV PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA 4.1.- FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Los libros contables; de control interno y para control fiscal se llevan en hojas separadas debidamente foliadas, en forma mecanizada por medio de computadora, as como en libros empastados y foliados. Estos libros sern los siguientes: 4.2.- LIBROS LEGALES DE CONTROL INTERNO: 4.2.1.- Libros legales contables: Libro Diario Mayor (hojas separadas) Libro de Estados financieros (hojas Separadas). 4.2.2.- Libros Legales para propsitos tributarios: Libro de Compras (hojas separadas) Libro de Operaciones de ventas a Contribuyentes (hojas separadas) Libro de Operaciones de Ventas a Consumidores (hojas separadas) 4.2.3.- Forma de registro de las operaciones Las operaciones sern registradas en el libro Diario-Mayor diarios mediante resmenes
y en orden cronolgico; los dems libros y registros se actualizaran
diariamente o cuando ocurra el evento sujeto a registro. 4.2.4.- Normas relacionadas con los libros principales y auxiliares: El asiento de las operaciones en los libros contables legalizados, as como en los libros para el control del IVA y registros especiales, se har en la forma diaria y en orden cronolgico; las anotaciones en los libros de control interno se harn en la
175
fecha en que ocurran los eventos que deban registrarse. El contenido de cada libro ser: a) Hojas separadas para Libro Diario-Mayor, uno solo
Estas hojas tendrn numeracin correlativa, se imprimirn en computadora por resmenes diarios con las siguientes caractersticas: nombre de la empresa; nombre del libro; fecha de la operacin; cdigo y nombre de la cuenta, saldo anterior, cargos, abonos y saldo actual. Se llevaran los registros auxiliares que sean necesarios.
b) Hojas separadas para Libro de Estados Financieros:
Estas hojas tendrn numeracin correlativa, se imprimir en computadora con las siguientes caractersticas: el nombre de la empresa; el nombre del estado financiero (balance de situacin general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujos de efectivo), su impresin ser con los saldos de cierre de cada ao.
c) Hojas separadas para Libro de Compras
Este libro servir para registrar, en computadora, las compras al crdito y al contado, que se efecten a los proveedores de bienes y servicios, as como a las personas que por disposicin legal se les retenga el IVA y a los sujetos excluidos de la calidad de contribuyentes. Estas hojas estarn numeradas en orden correlativo y cada folio tendr los requisitos requeridos por el Reglamento de Aplicacin del Cdigo Tributario y dems leyes aplicables.
d) Hojas separadas para el Libro de Operaciones de Ventas a Contribuyentes: Este libro ser impreso en computadora y servir para registrar las ventas efectuadas a contribuyentes del impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestacin
176
de servicios (IVA), al crdito y al contado, respaldadas con comprobantes de crdito fiscal, notas de debito y notas de crdito.
Estas hojas sern numeradas en orden correlativo y contendrn los requisitos establecidos en el Reglamento de Aplicacin del Cdigo Tributario y dems leyes aplicables..
e) Hojas separadas para Libros de Operaciones de Ventas al consumidor:
Este libro ser impreso en computadora y servir para registrar las ventas, al crdito y al contado, que se efecten a personas naturales no inscritas como contribuyentes del IVA, respaldadas con facturas de consumidor final o facturas de exportacin. Contendr un anexo con el detalle de las exportaciones efectuadas en cada periodo tributario. Estas hojas estarn numeradas en orden correlativo, cada folio tendr los requisitos requeridos en el Reglamento de Aplicacin del Cdigo Tributario y dems leyes aplicables.
177
4.3.- PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE
PROCESO CONTABLE
PROCESO DE ANALISIS DE LAS TRANSACCIONES Y REGISTRO EN EL DIARIO PASE DEL DIARIO AL LIBRO MAYOR
PREPARACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ELABORACION DEL BALANCE DE COMPROBACION
ELABORACION DE PARTIDAS DE CIERRE
178
4.4.- EL CICLO CONTABLE. El ciclo contable es el periodo de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el ms usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la informacin financiera de una empresa El ciclo contable puede ser estructurado en las siguientes etapas bsicas: a) Anlisis de transacciones. b) Registro de operaciones en el libro diario. c) Clasificacin de movimientos en el libro mayor. d) Elaboracin de balanza de comprobacin. e) Preparacin de estados financieros f) Realizacin de asientos de cierre Entre las caractersticas de un libro diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el cdigo contable, una tercera donde se detalla el nombre de cada cuenta; tiene tres columnas seguidas donde aparecer un parcial, el dbito y el crdito. Los siguientes ejemplos servirn de base a los propietarios de las micro y pequeas empresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales para que tengan una gua contable para la ejecucin de sus operaciones.
179
4.4.1.- Libro Diario Se compran materias primas por $ 2,000.00, el pago se realiza en efectivo. ( partida de egresos)
Fecha 02/06/XX
Cdigo 1120 112001 112002 112003 112004 112005 112016 112017 112018 112019 112020 112021 112022 1116 111103 11110301
Nombre de la cuenta Materias Prima Azcar Dulce de Panela Colorantes Glucosa Vainilla en Polvo Chilacayote Higos Coco Manzanilla Tamarindo Nances Papaya IVA Crdito Fiscal Bancos Banco Salvadoreo Chq. 00020
Parcial
Debe XXXXX
Haber
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXXX XXXX
180
Se compra una computadora marca Compaq, modelo S-510 a $ 500.00 mas IVA, el pago es a 30 das de crdito. ( partida de egresos)
Fecha
Cdigo
Nombre de la cuenta Mobiliario y equipo Mobiliario y equipo
Parcial
Debe XXXX
Haber
06/06/XX 121203
de XXXX
12120301 1116 111601 211102
oficina XXXX IVA XXXX IVA Crdito Fiscal Acreedores XXXX
Se paga por medio de cheque # 00021, al proveedor XYZ por compra de computadora Compaq, Modelo S-510. ( partida de egresos)
Fecha
Cdigo
Nombre de la cuenta Acreedores Bancos Banco Salvadoreo Chq.
Parcial
Debe XXXX
Haber
10/06/XX 211102 111103
XXXX XXXX
11110301
00021
181
Contabilizacin de ventas de contado correspondientes al periodo del 01 al 10 de Junio de xx. Por valor de $8,000.00 ( Partida de Ingresos)
Fecha
Cdigo
Nombre de la cuenta Bancos Banco Salvadoreo IVA IVA Dbito Fiscal ventas
Parcial
Debe XXXX
Haber
15/06/XX 111103 11110301 1116 111602 511101
XXXX XXXX XXXX XXXX
Provisin de salarios a empleados correspondiente a la primera quincena de Junio de xx por un total $ 3,500.00 Fecha Cdigo Nombre de la cuenta Sueldos y Salarios Anticipo a empleados I.S.S.S. AFPs RENTA Sueldos Parcial Debe XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX Haber
18/06/XX 41110101 111205 211301 211302 211304 211501
182
Pago de salarios a empleados correspondiente a la segunda quincena de Junio de xx. Fecha Cdigo Nombre de la cuenta Sueldos Bancos Banco Salvadoreo XXXX Parcial Debe XXXX XXXX Haber
20/06/XX 211501 111103 11110301
Se paga alquiler de local correspondiente al mes Junio de XX. Fecha Cdigo Nombre de la cuenta Gastos de alquiler IVA Iva Credito Fiscal Bancos Banco Salvadoreo XXXX XXXX XXXX Parcial Debe XXXX XXXX Haber
20/06/XX 41110206 1116 111601 111103 11110301
Posterior a los registros en el libro diario se deber proceder a pasar los registros al libro mayor.
4.4.2.- Libro mayor
El mayor es el registro principal que puede ser un libro o medio magntico donde se efecta un registro individual, o separado de los aumentos o disminuciones de cuentas especificas dentro del sistema contable; es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas principales que aparezcan en el catalogo. Por tanto si en el sistema existen XX cuentas principales cada una de ellas ser conocida
como una cuenta de mayor y el total de las cuentas ser el mayor general.
183
A continuacin se muestra un esquema del libro mayor el cual ser un estndar para cada cuenta desarrollada anteriormente en el libro diario.
Titulo: Bancos Fecha Saldo inicial 02 Junio xx 10 Junio xx 15 Junio xx 20 Junio xx 20 Junio xx Detalle
Cuenta # 111103 Debe Haber Saldo xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Despus que se han pasado al mayor todas las operaciones del periodo contable se determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas del mayor puede prepararse una balanza de comprobacin vale aclarar que el saldo ultimo se va obteniendo de acuerdo a los movimientos de cargo y abono de la cuenta esto para el formato del libro mayor.
4.4.3.- Balanza de comprobacin
La balanza de comprobacin es un estado financiero auxiliar que consiste en un listado del saldo de cada una de las cuentas del mayor general y no tiene otro objetivo que realizar una verificacin del mayor general para determinar si los movimientos y/o saldos deudores y acreedores son iguales. Tambin puede prepararse una hoja de trabajo la cual es una herramienta muy fundamental para el anlisis financiero de una empresa, es importante hacer nfasis que una hoja de trabajo es un papel de trabajo que ayuda o permite comprobar con exactitud los datos contables que el sistema refleja.
184
4.4.4.- Preparacin de los Estados Financieros Una vez terminada la balanza de comprobacin, se obtiene la informacin necesaria para la preparacin de los estados financieros bsicos: Todo lo anterior ha sido desarrollado con el objetivo que los micro y pequeos empresarios conozcan paso a paso todos los lineamientos necesarios que conllevaran a la transformacin de los estados financieros bsicos. El documento antes detallado solo es una parte introductoria de lo que es un sistema contable ya que en este documento lo nico que se da son los pasos y lineamientos que se deben tomar en cuenta para transformar una operacin a un dato que ser llevado como una cantidad y una cuenta en los estados financieros.
Ver fase V (formatos de estados financieros)
Divisin del trabajo. En ningn caso una sola persona tendr el control ntegro de una operacin, para procesar cada tipo de transaccin el control separadas: debe pasar por cuatro etapas
Autorizar
Aprobar
Registrar
ejecutar
185
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboracin de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la funcin o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operacin realizada posibilitando la deteccin de errores. Fijacin de responsabilidad. Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones econmicas, as como la elaboracin y aprobacin de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se deben proveer las funciones de cada rea, as como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo as la responsabilidad. Regla de Cargo y Abono Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y abono de todo lo que sale, lo cul servir de evidencia documental que precise quin lo ejecut, aprob, registr y verific. Debe quedar bien claro en que forma y momento una cuenta recibe los crditos y los dbitos, es por ello que toda anotacin que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle. La supervisin de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o anlisis en forma sistemtica, por personal independiente al que efecta dichas anotaciones, permitir observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.
186
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control, debe suceder lo siguiente: a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente su organizacin, como mnimo debe poseer: Grfico de organizacin (organigrama) Manual de funciones por cargos. Es decir asignar el personal adecuado para el desarrollo de funciones as como tambin la documentacin y herramientas necesarias para que este ejecute al mximo sus funciones b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y tesorera, adems de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos de convergencias de las mismas. c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa. d) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador
de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para registrar los hechos econmicos, el contenido econmico de cada cuenta con el detalle de sus abonos y crditos fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad peridicamente a la direccin de la empresa, para dirigir econmicamente la misma. e) Otro documento de direccin con que debe contar la entidad antes del inicio
de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual se describirn los procedimientos contables y los requisitos de
187
control interno a que cada operacin descrita est sujeta, con el objetivo de su chequeo y comparacin. Todo lo anterior les ayudara a los propietarios de las micro y pequeas empresas a conocer de una mejor manera el entorno de la misma, ya que con todos los lineamientos que en este documento se les proporciona; se les ser mas fcil controlar de una mejor manera los procedimientos que se dan en determinado momento.
188
5.- FASE V INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS
FASE V INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
BALANCE DE SITUACION GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
189
5. INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS Los informes sern todas las anotaciones que el auxiliar entregara al departamento de contabilidad para que este pueda analizar con exactitud los movimientos que se efecten en las micro y pequeas empresas y as poder desarrollar o transformarlos en Estados Financieros.
5.1.- ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la
responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situacin financiera y los resultados operacionales de la empresa en un perodo determinado.
5.1.1.- Estados Financieros bsicos
a) Balance General El balance general ofrece informacin a los usuarios que estn interesados en conocer la verdadera situacin financiera de la empresa, como los analistas de crdito, proveedores o inversionistas, y, a su vez, puede utilizarse para la toma de decisiones de los administradores, gerentes o ejecutivos. b) Estado de resultado Antes denominado Estado de ganancias y prdidas, es quizs el estado de mayor importancia por cuanto permite evaluar la gestin operacional de la empresa y adems sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por la empresa en un perodo determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos ser el producto de las operaciones que puede ser utilidad o prdida.
190
5.2.- FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS a) BALANCE GENERAL

DULCERA XYZ, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X Cifras presentadas en US dlares
ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES CUENTAS POR COBRAR CREDITO FISCAL INVENTARIOS XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
NO CORRIENTE MAQ. Y EQUIPO TECNOLOGICO HERRAMIENTAS Y EQUIPO DE MANTTO. VEHICULOS MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA (DEPRECIACION ACUMULADA) COSTO DE VENTA GASTOS DE ADMON. GASTOS DE VENTA GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX (XXXXXXX) XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
TOTAL ACTIVO
XXXXXXX
PASIVO CORRIENTE PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR DEBITO FISCAL IMPUESTOS POR PAGAR XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES RESERVA LEGAL XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
INGRESOS VENTAS OTROS INGRESOS XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
TOTAL PASIVO Y CAPITAL
XXXXXXX
191
b) ESTADO DE RESULTADOS
DULCERA XYZ, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X Cifras presentadas en US dlares
VENTAS INGRESO POR VENTAS DE DULCES COSTO DE VENTAS MATERIA PRIMA MANO DE OBRA COSTOS INDIRECTOS XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX UTILIDAD EN VENTAS
GASTOS DE OPERACIN GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS DE VENTA GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
UTILIDAD DE OPERACIN
XXXXXXX
OTROS INGRESOS
XXXXXXX
UTILIDAD DEL EJERCICIO
XXXXXXX
192
c) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DULCERIA XYZ, S.A. DE C.V. NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE XX (En dolares de los Estados Unidos de Norteamerica)
1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES CAJA BANCOS Banco Salvadoreo Cta. Cte. # 0785 1000 3847 XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
2.- CUENTAS POR COBRAR Jose Luis Pea Salvador Salazar Marlene Jurado
XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
3.- INVENTARIOS Materias Primas Trabajo en proceso Productos Terminados XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXX
193
H. PLAN DE IMPLEMENTACION Es importante presentar a los micro y pequeos empresarios dedicados a producir y comercializar dulces tpicos un sistema de contable adecuado para el registro y control de sus operaciones contables.
1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Proponer un sistema contable que facilite el control de los resultados financieros de las pequeas y microempresas productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales del municipio de santo domingo departamento de San Vicente.
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS Brindarles un sistema contable con todas los lineamientos bsicos para darle un seguimiento adecuado al mismo de acuerdo al tamao del negocio Proporcionar una gua tcnica fcil de manejar para el tratamiento de sus registros contables. Cumplir con los aspectos legales, sobre la Normativa Contable, exigida por el Consejo de Vigilancia de la Contadura Pblica y Auditoria, referente a la adopcin de Normas Internacionales de Informacin Financiera, para las empresas de El Salvador.
2.
POLTICAS DE IMPLEMENTACIN
2.1. POLTICA DE PRESENTACIN O DIVULGACIN La divulgacin y presentacin del Sistema de Contable que facilite el control de los resultados financieros de los micro y pequeos empresarios, se realizar a todos los negocios que se dediquen a la produccin y comercializacin de dulces tpicos
ubicados en municipio de santo domingo departamento de San Vicente, que estn interesados en el cumplimiento legal y tcnico pronunciado por el Consejo de Vigilancia de la Profesin de la Contadura Pblica y Auditoria;
194
El propsito de la divulgacin del Sistema Contable es dar a conocer la importancia y los beneficios que se obtendrn si se implementa.
2.2. POLTICA DE APROBACIN Deber ser aprobado por los micro y pequeos empresarios dedicados a la produccin de dulces tpicos artesanales interesados, los cuales debern dictar una poltica al interior de sus negocios para su implementacin.
2.3. POLTICA DE OBLIGATORIEDAD Una vez aprobado debe cumplirse la poltica de aprobacin, as como el pronunciamiento realizado por el Consejo de Vigilancia de la Profesin de Contadura Pblica y Auditoria, en lo que respecta a la implementacin de las Normas Internacionales de Informacin Financiera. Ya que es necesario hacer este proceso
3. RESPONSABLES DEL SISTEMA CONTABLE Contadores Empresarios de dichos negocios Personal involucrado en el proceso de registro y controles en la produccin y comercializacin de los dulces tpicos.
4. RESULTADOS ESPERADOS Micro y Pequeos empresarios consientes de los beneficios que obtendrn mediante la implementacin del sistema contable. Control en todas las operaciones contables de la empresa en para que estas cifras sean reflejadas en los Estados Financieros de dichos negocios. Oportunidad de xito para que puedan ubicar sus productos de la mejor manera posible en el extranjero.
. 195
5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA CONTABLE
CANTIDAD
DESCRIPCION
CONSTO UNIT 500,00 50,00 30,00 75,00 25,00
TOTAL
EQUIPO DE OFICINA 1 Computadoras 1 UPS Impresor de 1 Inyeccin 1 Escritorios Sillas 1 Total equipo de oficina PERSONAL 1 1 Total Personal CAPACITACION 1 Total capacitacin 1 Capacitador y asesor ( 8 das)
500,00 50,00 30,00 75,00 25,00 680,00
Contador General Bodeguero
500,00 175,00
500,00 175,00 675,00
75,00
600,00 600,00 400,00 2.355,00
Costo del Sistema
TOTAL PARA LA IMPLEMENTACION
El presupuesto puede variar, en relacin al precio del equipo, la contratacin de servicios profesionales los cuales debern negociarse de acuerdo al tamao y volumen de operaciones de cada empresa.
196
6.
CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS DEDICADAS A LA PRODUCCIN Y COMERCIALIZACIN DE DULCES TPICOS ARTESANALES.
PERIO O D ACTIVID ES AD
jul-07 ago-07 sep-07 RESPO SABLES N 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. Equipode Investigacion Equipode Investigacion M icroypequeos em presarios Propietariodel negocio Propietariodel negocioycontador
Entrega ypresentacin de 1 dichodocum entoa los m icro ypequeos em presarios 2 Capacitacion
3 Aprobacindel docum ento Contrataciondel encargado deusar dichodocum ento. Seguim ientodela im entacin. plem
197

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CAPITULO IV

ARTESANALES DEL MUNICIPIO DE SANTO DOMINGO DEPARTAMENTO DE SAN VICENTE.

B.- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Brindar un sistema contable que ayude al

reconocimiento y medicin de las

D.- ALCANCE DE LA PROPUESTA

E.- JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA

productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales

COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES.

las micro y pequeas empresas.

nieguen oportunidades de crecimiento.

FIGURA N 1 ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE

FASE I PLANIFICACION DEL SISTEMA

FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE

FASE III ORGANIZACIN Y EJECUCION DEL SISTEMA

FASE IV PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA

FASE V INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS

MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES

PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DE PRODUCCION.

BALANCE DE SITUACION GENERAL

PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE

NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Elaborado por: Equipo de trabajo

FASE I PLANIFICACION DEL SISTEMA

PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO CONTABLE

FASE I PLANIFICACIN Y CONTROL DEL SISTEMA

COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIIPICOS ARTESANALES.

Para el propietario o encargado de un negocio anticipacin las actividades que se desarrollaran

es importante planificar con en su empresa.. En esencia, se

Planificar con debida anticipacin que es lo que se va a hacer

FASE II DESCRIPCIN DEL SISTEMA CONTABLE

FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE

FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES

FASE II DESCRIPCIN DEL SISTEMA CONTABLE

COMERCIALIZADORAS DE DULCES TPICOS.

e) Los documentos fundamentales: De ingresos, egresos y dems necesarios

Las polticas contables son

principios, bases, convenciones, reglas y prcticas

Las principales polticas

contables creadas a las micro y pequeas empresas

productoras y comercializadoras de dulces tpicos artesanales son las siguientes:

Efectivo y equivalentes de efectivo

Cuentas por cobrar

Por ejemplo se tienen los siguientes tipos de clientes:

Detallistas Mayoristas Consumidores finales

De presentacin En los Estados Financieros se revelara lo siguiente:

e).- Cuentas por pagar

$ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX

$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $XXXXXXX $ XXXXXXX

2.3.3.- Formulario de cuentas por cobrar.

FORMULARIO DE CUENTAS POR COBRAR

FECHA DE EXPEDICICON 14 DE JUNIO

FECHA DE COBRO 14 DE JULIO

NUMERO DE FACTURA CORRELATIVO

CONCEPTO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA

PAGO O ABONO $ XXXXXXX

Formulario auxiliar de cuentas por cobrar.

FECHA DE EXPEDICICON 14 DE JUNIO

FECHA DE COBRO 14 DE JULIO

NUMERO DE FACTURA CORRELATIVO

CONCEPTO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA