BAB I PENDAHULUAN

1.1 Umum Diera modernisasi dimana hampir semua kegiatan serba terkomputerisasi, dan perkembangan teknologi informatka dirasakan semakin cepat, sehingga pada saat ini komputer sudah banyak digunakan sebagai alat pengelolahan data pada berbagai kegiatan, antara lain pengelolahan data barang, sistem penggajian karyawan, sistem pengelolahan data pengiriman dan pnerimaan barang dan lain-lain. Pengelolahan data merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan informasi yang bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu sesuai yang direncanakan. Pada awalnya kegiatan pengelolahan data mungkin hanya sekedar untuk pencatatan. Tetapi dengan adanya perkembangan zaman dan tuntutan informasi, pengolahan data dapat dijadikan sebagai kegiatan pembukuan dan penyajian laporan. Pada saat ini kegiatan pengelolahan data sudah mempunyai konsep pengertian yang lebih luas dan tidak hanya sekedar untuk pencatatan dan pembuatan laporan saja. Sistem komputerisasi pembelian sangat diperlukan dalam suatu lembaga/perusahaan, mengingat masih banyak kegiatan ini yang masih dilakukan secara manual, sehingga sangat tidak efektif dan efisien. Berdasarkan hasil riset yang dilakukan penulis di PT.USAHA BERSAMA SUKSES, penulis berkenan untuk melakukan usulan pembenahan manajemen melalui uraian makalah ini dengan judul makalah sebagai berikut :

ANALISA SISTEM PERMINTAAN BARANG (PB) PRODUKSI / NONPRODUKSI PADA PT.USAHA BERSAMA SUKSES

1.2 Maksud dan Tujuan 1.2.1 Maksud Penulisan laporan Makalah untuk memenuhi nilai UAS pada mata kuliah APSI (Analisa Perancangan Sistem Informasi), yang di berikan kepada mahasiswa semester 4, mempunyai maksud sebagai berikut: 1. Sebagai bahan masukan yang berguna dalam mengambil keputusan khususnya tentang permintaan barang (PB) produksi/non produksi pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES. 2. Menerapkan dan menggembangkan ilmu yang didapat dalam yang ditemukan di riset. 3. Membentuk pola pikir dan wawasan yang luas untuk menjadi pribadi yang bertanggung jawab terhadap tulisan secara objektif. 4. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat dari dosen pengajar, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelahan yang orisinil. pelajaran

1.2.2

Tujuan

1. Mempelajari dan menganalsa sistem aynag digunakan di PT BERSAMA SUKSES. 2. Pembahasan, perancangan dan pengembanagn sistem yang ada dengan

komputerisasi, sehingga dapat diharapkan PT USAHA BERSAMA SUKSES dapaat mengatasi masalah yang dapat timbul dari sistem permintaan pembelian yang ada selama ini. 3. Meningakatkan efisiensi didalam proses kerja serta menyediakn informasi yang dikehendaki.

1.3 Metode Penelitian Dalam rangka pengumpulan data untuk memenuhi kebutuhan penulisan, guna mendapatkan hasilpenelitian yang baik, diperlukan data-data yang akurat dan terkait berhubungan langsung denagn sistem pembelian dan agr tidak terjadi kerancuan dalam pembuatan tugas ini. Pengumpulan data-dat tersbut dilakukan dengan berbagai metode pengumpulan data, antara lain sebagai berikut:

1.3.1

Wawancara Metode yang pertama dilakukan penulis adalah wawancara. Pada kesempatan

ini penulis melakukan dialog dengan staff karyawan dengan cara mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan penyusunan laporan ini. Untuk mendapatkan data yang akurat, maka proses ini tidak dapat di lakukan hanya satu kali.

1.3.2

Observasi Dalam metode ini penulis mengadakan pengamatan langsung pada bagian

pengelolahan data atau bagian penjualan untuk mendapatkan data tentang sistem pengelolahan data yang akurat yang terjadi dalam praktek sehingga hasilnya dapat digunakan sebagai dasar penelitian yang lebih spesifik. Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi, agar datadata yang diharapkan benar-benar obyetif, artinya data yang diambil tidak dibuatbuat. Obyek pengamatannya adalah sitem pembelian barang di PT USAHA BERSAMA SUKSES.

1.3.3

Kepustakaan Penulis menyadari akan keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, untuk itu

dalam menyelesaikan makalah ini penulis mengambil data-data dari berbagai sumber, dengan tujuan agar dalam pembuatan makalah dapat sesuai dengan apa yang diinginkan penulis.
3

Metode yang ketiga ini dilakukan penulis adalah studi pustaka. Disini penulis mengacu pada buku atau modul yang didapat dari kelas dan melalui buku-buku lain yang berhubungan dengan penyusunan laporan ini.

1.3.4

Dokumentasi Metode terakhir adalah metode dokumentasi, metode dokumentasi ini

menjelaskan tentang proses dan data yang masuk ke dalam sistem.

1.4

Ruang Lingkup Dalam pembahasan tugas riset ini, penulis akan menitikberatkan hanya pada

sistem permintaan barang (PB) dalam jumlah besar maupun kecil. Mulai dari proses permintaan sampai dengan penerimaan barang beserta laporan-laporannya berupa berkas atau form Permintaan Barang (PB) dan Penerimaan Barang.

1.5

Sistematika Penulisan Untuk memudahkan dan menjelaskan dalam pembahasan masalah pada

penulisan laporan ini, penulis menyusun laporan ini dengan sistematis sebagai berikut:

BAB I

PENDAHULUAN Dalam bab ini menjelaskan secara umum tentang pembahasan masalah umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematis penulisan laporan Makalah.

BAB II

LANDASAN TEORI Dalam bab ini membahas tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem (tools system).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini membahas masalah umum, tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alur data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV

PENUTUPAN Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan dari hasil penulisan Makalah ini disertai dengan saran dari Penulis.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai, banyak orang berbicara mengenai sistem perbaikan, sistem kepegawaian, sistem akutansi, sistem adminitrasi, sistem penjualan, sistem persediaan, sistem pembelian, sistem distribusi, dan masih banyak sistem yang dipergunakan sekarang ini, sebuah sistem yang terdiri atas bagian-bagian komputer yang terpadu untuk satu tujuan model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan, dan keluaran sehingga dalam konsep dasar ini,penulis hanya ingin menjelaskan mengenai sistem, subsistem, karakteristik sistem, dan klasifikasi sistem. Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Didalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen. Pendekatan sistem yang menekan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut: sistem adalah suatu kerangka atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahan. Definisi sistem menurut beberapa pakar:

a.

Gordon B. Davis Dalam bukunya sutarbi, S.Kom. 1999.sistem informasi manajemen.AMIK

BSI.jakarta. menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak dan fisik. Sistem abstrak adalah suatu bentuk susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling ketergantungan sedangkam sistem phisik adalah serangkaian unsur-unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
6

b.

Prof. Dr. Mr. S prajudi Dalam bukunya sutarbi tata, s.kom.1999.Sistem informasi manajemen. AMIK

BSI. Jakarta menyatakan bahwa sisitem adalah sesuatu yang terdiri dari objek,unsur atau komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya,sehingga unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses.

c.

Jogiyanto hartono, MBA,ph.d Dalam bukunya pengenalan komputer.1999.ANDI jogyakartamenyatakan

sistem adalah jaringan dari pada elemen-elemen yang saling berhubungan ,membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem tersebut.

2.2 Peralatan Pendukung (tools system) Peralatan pendukung adalah alat untuk menggambar kan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagramdiagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya peralatan pendukung yang di gunakan meliputi diagram alur data (DAD) dan kamus data yang digunakan dalam penulisan laporan Makalah.

2.2.1

Diagram Alir Data (DAD atau DFD) Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data Merupakan alat

pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi. Data Flow Diagram atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :
7

1. Entitas/Lingkungan Luar ( External Entity ) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang. 2. Proses ( Process ) Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data, menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran. 3. Arus Data ( Data Flow ) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan, menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses Sistem yang mengalir diantara proses ( process ), simpanan data ( data store ) dan entitas ( external entity ) digambarkan dengan arah panah. 4. Simpanan Data ( Data Store ) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di Sistem Komputer, arsin atau catatan maual, tabel acuan dan lain-lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal. Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu : a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

b.

Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan

ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram Nol. Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem yaitu : 1). Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal

entity dengan eksternal entity lain secara langsung. 2). Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store

dengan data store yang lain secara langsung. 3). Didalam diagram alir data tidak diperkenakan menghubungkan data

store dengan eksternal entity secara langsung. 4). Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow

yang keluar.

2.2.2. Kamus Data ( Data Dictionary ) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

1.

Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data. 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data. 3. Tipe Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perulu dicatat di kamus data. 4. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

10

6. Volume Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 7. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dikamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjdai dua macam yaitu sebagai : a. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

11

Tabel II.1 Notasi Tipe Data b. Notasi Struktur Data Notasi ini dibuat untuk membeat spesifikasi elemen data. Dimana notasi struktur data yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

12

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
PT USAHA BERSAMA SUKSES ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufakturing, khususnya injection dan otomotif. Adapun perusahaan ini mempunyai saingan-saingan yang bergerak dalam bidang yang sama. PT USAHA BERSAMA SUKSES memproduksi bermacam-macam sparepart otomotif. Secara garis besar perusahaan ini membagi karyannya menjadi dua divisi. Yang pertama yaitu divisi produksi dan yang kedua adalah divisi Pemasaran. Yang mana masing-masing bagian tersebut mempunyai fungsi dan tugasnya masingmasing. Divisi produksi bertugas untuk memproduksi sparepart otomotif dari barang mentah atau barang belum siap pakai menjadi barang siap jadi atau barang siap pakai. Sedangkan bagian penujalan bertugas untuk memasarkan hasil produksi otomotif yang telah jadi kepada masyakat umum, dan bertujuan memuaskan pelayanan pelanggan. .

3.2

Tinjauan Perusahaan
Adapun tinjauaan penulis pada PT USAHA BERSAMA SUKSES meliputi

struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi serta sistem penjualan yang terdapat di dalamnya.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. USAHA BERSAMA SUKSES ini adalah termasuk prusahaan milik keluarga yang dimana prushaan ini didirikan pada tahun 2005 pada tanggal 05 Juli dengan luas tanah seluas 34.000 m2 dan luas bangunan seluas 8.200 m2, prusahaan ini mulai aktif produksi pada bulan Agustus 2006. Bapak Bing Basuki adalah sebagai pendiri prusahaan dan sekaligus sebagai Presiden direktur dan Bapak Irwan sebagai
13

wakil direktur di prusahaan ini, sejak awal didirikan prusahaan ini memang diarahkan dalam bidang penjualan khususnya dalam penjualan separepart otomotif

Sejak pertama memasuki pasaran sparepart di Indonesia, prusahaan ini cukup kawatir dengan para pelanggan, akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu prusahaan ini mampu untuk membuktikan kemampuan dalam penjualan separepart motor, hal ini terbukti karena terbukti karena terhitung hingga saat ini prusahaan tersebut telah marik banyak pelanggan. PT.USAHA BERSAMA SUKSES terletak didaerah Tangerang tepatnya

dijalan Palem Manis IV no 27 Kawasan Industi Ganda Sari Manis Tangerang Banten. Semakin banyaknya permintaan pasar mendorong prusahaan ini untuk lebih meningkatkan mutu dan kwalitas produknya sehingga banyak pelanggan yang merasa puas atas pelayanan dari PT. USAHA BERSAMA SUKSES. Prusahaan ini termasuk prusahaan yang bersekala internasional.

3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsi

PT.USAHA BERSAMA SUKSES memiliki struktur organisasi yang di pimpin oleh Presiden Direktur, dalam operasionalnya Presiden Direktur di bantu oleh Wakil Presiden Direktur. Supervisor yang masing-masing bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Sedangkan Direktur Utama bertanggung jawab atas kelangsungan jalannya perusahaan. Adapun struktur organisasi pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES dapat di lihat gambar di bawah ini:

14

Presiden Direktur

Wakil Presiden Direktur

Manager

Supervisor

Supervisor

HRD

Produksi

Pemasaran

Staff

Karyawan produksi

Karyawan pemasaran

Gambar III.1 Struktur Organisasi

15

Berdasarkan struktur organisasi diatas berikut akan di uraikan tugas dan fungsi masing-masing tenaga pelaksanaan yang terlibat di dalam PT.USAHA BERSAMA SUKSES

1.

Presiden Direktur a. Merencanakan pembangunan manajemen untuk perkembangan perusahaan. b. Mengadakan kerjasama dengan perusahaan-perusahaan yang ingin bekerja sama dengan perusahaan. c. Memimpin perusahaan secara keseluruhan dan mempertanggung jawabkan segala hasil kerja kepada perusahaan.

2.

Wakil Presiden Direktur a. Membantu direktur utama dalam pengembangan perusahaan. b. Menerima limpahan wewenang Presiden Direktur sepenuhnya. c. Mewakili Presiden Direktur dalam melaksanakan tugasnya apabila Presiden Direktur sedang berhalangan.

3.

Manager a. Mampu memanajen prusahaan agar dapat berjalan dengan baik. b. Mampu memecah masalah yang ada dalam prusahaan dan memberikan solusi atas kelancaran prusahaan. c. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi.

4.

Supervisor a. Mengatur dan bertanggung jawab pada semua hal yang berhubungan dengan administrasi. b. Mencatat barang-barang yang akan dikirim ke customer. c. Membuat catatan untuk persediaan barang yang ada di pengirim. d. Menyimpkan data-data yang berhubungan dengan penjualan.

16

5.

Produksi a. Mengawasi pemakaian barang-barang produksi. b. Bertanggung jawab akan adanya barang-barang produksi. c. Mengatur jalannya produksi.

6.

Pemasaran a. Mengirimkan barang-barang kepada customer. b. Dapat memasarkan barang produksi kepada masyarakat. c. Mengawasi jalannya proses penjualan dalam perusahaan.

7.

HRD a. Bertanggung jawab dalam menangani aktivitas menajemen Sumber Daya Manusia, meliputi proses rekrutme, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sistem HRD.

Ditempatkan di Head Office 8. Staff a. Merekap semua laporan yang dikerjakan oleh bagian produksi maupun non produksi. b. Merekap semua laporan yang dikerjakan oleh bagian pemasaran. c. Mencatat setiap data karyawan 9. Karyawan a. Menjalankan proses produksi maupun non produksi. b. Mencatat hasil akhir setiap produksi.

3.3

Prosedur Sistem Berjalan Adapun prosedur system permintaan barang produksi maupun non produksi

pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES adalah sebagai berikut :

3.3.1

Prosedur Permintaan Barang Karyawan meminta barang dengan mengajukan surat permintaan barang produksi maupun non produksi kepada bagian gudang, lalu surat permintaan
17

barang tersebut disinpan oleh bagian gudang untuk di arsipkan sebagai arsip permintaan barang. 3.3.2 Prosedur Permitaan Pembelian Setelah karyawan meminta barang kepada gudang maka dari pihak gudang mengecek stok barang yang ada, dan apabila barang yang diminta ternyata stoknya habis maka dari pihak gudang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian Purchasing untuk segera membeli barang yang stoknya telah habis.

3.3.3

Prosedur Pembutan Purchase Order Pada bagian purchasing yang telah mendapatkan surat permintaan barang dari bagian gudang maka langsung membuatkan PO (Purchase Order) dengan persetujuan Presiden direktur untuk segera memesan barang tersebut ke suplier.

3.3.4

Prosedur pengambilan Barang Setelah barang dipesan oleh bagian purchasing dan barang tersebut telah dikirim oleh suplier ke gudang maka dari pihak karyawan dapat mengambil kekurang barang yang dimintanya tadi kepada pihak gudang dengan menyertakan surat pengambilan barang produksi maupun non produksi kepada gudang.

3.3.5

Prosedur Pembuatan Laporan Berdasarkan dari data yang telah dibuat dari pihak karywan kepihak gudang, maupun dari pihak gudang kepihak purcashing maka semua data tersebut dibuatkan sebuah laporan yang akan di berikan kepada presiden Direktur. Dan laporan tersebuat akan di arsipkan sebagai arsip permintaan barang produksi maupun non produksi.
18

3.4

Diagram Alur Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram Alur Data adalah suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem

automasi atau terkomputerisasi, manualisasi atau penggabungan keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan kompenen sebuah sistem, aliranaliran data diantara kompenen-kompenen tersebut dari asal, tujuan penyimpanan data digambarkan dengan simbol-simbol. Diagram Alur Data juga dapat mempermudahkan dalam penjelasan kepada pihak yang berkaitan dengan area fungsi manajemen. Untuk lebih mengetahui secara jelas dari diagram alur data yang di maksud, lihat pada gambar dibawah ini

Karyawan

Suplier

PB,BPB

Analisa Sistem permintaan barang La pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES

PO FP

LPB

Presiden Direktur

Ket : PB BPB : Permintaan Barang : Bukti Pengambilan Barang LPB PO : Laporan Pengambilan Barang : Purchase Order

Gambar III.2 Digram Konteks Sistem Berjalan

19

Karyawan 1.0
Permintaan Barang Data Permintaan Barang

Permintaan Barang

Data Stok

Arsip Stok

Arsip Permintaan barang

Data Permintaan Pembelian

2.0 Permintaan pembelian

Data stok habis

Arsip permintaan Pembelian

Arsip permintaan Gudang

Data permintaan Pembelian

3.0
Data PO PO

Suplier

Pembuatan Purchase Order Arsip PO

Faktur Pembelian

BPB (Bukti Pengambilan Barang) Barang yang diambil

4.0
Data Stok ada

Pengambilan Barang Arsip BPB 5.0

Data BPB Data Permintaan Gudang Data LPB

Presiden Direktur

Laporan pengambilan Barang

Pembuatan laporan

Arsip Laporan Pengambilan Barang

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

20

Suplier 3.1
Data Faktur Arsip Faktur Faktur Pembelian

Penerimaan Faktur

Tanda Terima

3.2
Pengiriman Barang Arsip Stok

Penerimaan Barang

Gambar III.4 Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Berjalan

21

4.1
BPB Data Stok

Karyawan

Pengecekan Barang

Arsip Stok

Arsip BPB

4.2
Data Stok Barang yang diambil

Pengambilan Barang

Gambar III.5 Diagram Detail Proses 4.0 Sistem Berjalan

22

3.5

Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data atau data dictionary atau diisebut juga system data dictionary

adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Berikut ini adalah kamus data dari diagram arus data sistem Permintaan barang yang ada di PT.USAHA BERSAMA SUKSES

3.5.1

Kamus Data Permintaan Barang Produksi/Non Produksi Nama Arus data Alias Bentuk Data Arus Data : Permintaan Barang Prodiksi / Non Produksi : PB Produksi / Non Produksi : Cetak Manual : Karyawan Proses 1.0 Proses 1.0 Arsip Permintaan Barang Penjelasan : Untuk Meminta barang kepada gudang penyedia barang. Periode Volume Struktur Data Header Tanggal Isi : Setiap ada permintaan pengambilan barang. : Rata rata dua kali dalam satu hari : Header + isi + footer = Nama Prusahaan + bagian + no + tanggal = Tanggal +bulan + tahun = {No + nama barang dan spesifikasi + no.part+ satuan + jumlah + stok + min stok + tgl dibutuhkan + keputusan}. Footer = Ttd yang meminta + ttd yang menyutujui + ttd yang mengetahui + ttd yang menerima.

23

3.5.2

Kamus Data Permintaan Pembelian Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Permintaan Pembelian : PP : Cetak manual : Gudang Proses 2.0 Proses 2.0 Arsip permintaan pembelian Penjelasan : Permintaan barang apa bila stok barang tidak tersedia atau habis. Periode Volume Struktur Data Header : Saat stok barang sedikit atau habis : Rata rata 2 dalam satu minggu : Header + Isi + Footer = Nama Prusahaan + Divisi/Departemen + Non Material + No.PB + Tanggal PP Isi ={ No + Nama barang dan spesipikasinya + No.Part + Satuan + Jumlah + Tgl dibutuhkan + Perkiraan Harga + Jumlah Rupiah}. Footer = Ttd yang meminta + ttd yang mengetahui + ttd yang menerima + ttd yang menyutujui + ttd budget/non budget

3.5.3

Kamus Data Purchase Order Nama Arus data Alias Bentuk Data Arus Data : Purchase Order : PO : Cetak Manual : Gudang proses 3.0 Proses 3.0 Arsip PO Penjelasan : Pemesanan Pembelian Barang kepda suplier

24

Periode

: Dikeluarkan pada saat ada permintaan pembelian barang

Volume Struktur Data Header

: Rata rata 2 kali dalam satu minggu : Header + Isi + Footer = Nama Prusahaan + Nama Vendor + PT/CV/UD + Alamat + No + Tanggal + No.Quotation + No.PP + Tlp/ Fax No + Mata uang + Dikirim Dengan + Syarat Pembayaran

Isi

= {No + Nama Barang + Part No + QTY + Satuan + Tgl Pengiriman + Harga Satuan + Jumlah}.

Footer

= Keterangan + Ttd Pembeli + ttd Presiden Direktur

3.5.4

Kamus Data Bukti Pengambilan Barang Produksi/Non Produksi Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Bukti Pengambilan Barang Produksi/Non Produksi :: Cetak Manual : Karyawan Proses 4.0 Proses 4.0 Arsip Bukti Pengambilan Barang Penjelasan : Pengambilan barang produksi maupun non produksi kepada pihak gudang penyedia barang produksi/non produksi Periode Volume Srtuktur Data Header Tanggal Isi : Setiap ada pengambilan barang kegudang : Rata Rata dua kali dalam satu hari : Header + Isi + Footer = Nama Perusahaan + Bagian + Nomor + Tanggal = Terdiri dari tanggal + bulan + tahun = {No + Nama Barang dan Spesifikasi + No.Part + Satuan + Jumlah + Keterangan}
25

Footer

= Ttd yang membuat + ttd yang menerima + ttd yang mengetahui.

3.5.5

Kamus Data Kartu Stock Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus data : Kartu Stock : : Cetakan manual : Gudang Proses 1.0 Proses 1.0 Arsip Kartu Stock Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi Footer : Untuk cek kondisi stock Barang : Setiap pengiriman pesanan : 1 lembar kartu Stock dalam sebulan : Header + Isi + Footer = Nama Barang + Bulan = { no + tgl + keterangan + masuk + keluar + sisa} = Ttd Gudang

3.5.6

Kamus Data Faktur Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus data : Faktur : : Cetakan manual : Suplier Proses 3.1 Proses 3.1 Arsip faktur Penjelasan Periode : Penagihan setelah terjadi pengiriman : Setiap terjadi penagihan
26

Volume Struktur data Header

: 2 kali dalam sebulan : Header + Isi + Footer = Nama_perusahaan + No_faktur + tgl_faktur + nm_customer + alamat

No_faktur Tanggal_faktur Isi Footer

*terdiri dari 2 digit* = Tgl +bln +thn = {banyaknya + nama_barang + harga_satuan} = Terbilang + ttd_kasir

3.5.7

Kamus Data Tanda Terima Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus data : Tanda Terima : : Cetakan manual : Purchasing Proses 3.1 Proses 3.1 Arsip Tanda Terima Penjelasan Periode Volume Struktur data Header Isi : Sebagai tanda terima pembayaran dari Suplier : Setiap kali melakukan pembayaran : 2 kali dalam sebulan : Header + isi + Footer = No_Form = {terima_dari + no_sebanyak + lembar_sejumlah + terbilang} Footer = Tempat + tgl+ ttd

27

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Merupakan serangkaian dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem berjalan. Yang meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran, sedangkan spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode tidak penulis bahas karena sistem pembelian di perusahaan tersebut masih tergolong sederhana.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Merupakan segala dokumen masukan pada proses pembelian barang, yang akan nantinya menghasilkan suatu keluaran. Adapun dokumen masukan adalah sebagai berikut:

a.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Bukti Pengambilan Barang : Sebagai bukti pengambialan barang : Karyawan : Gudang : Kertas : 2 lembar dalam 1 hari

b.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Kartu Stok : Sebagai cek stock barang : Gudang : Superviser : Kertas : 1 Lembar dalam sebulan

c.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media

: Permintaan Barang : Sebagai Order Barang : Karyawan : Gudang : Kertas

28

Jumlah

: 2 lembar dalam 1 hari

d.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Faktur : Sebagai bukti penagihan setelah terjadi pengiriman : Suplier : Purchasing : Kertas : 2 lembar dalam sebulan

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Adalah suatu pengolahan data yang terjadi pada suatu sistem yang akan menghasilkan suatu bentuk laporan. Adapun dokumen keluaran adalah sebagai berikut:

a.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Tanda Terima : Sebagai tanda terima pembayaran : Purchasing : Suplier : Kertas : 2 lembar dalam sebulan

b.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Laporan Pengambilan Barang : Sebagai laporan pengambilan 1 bulan : Akunting : Presiden Direktur : Kertas : 1 lembar dalam sebulan

29

c.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah

: Purchase Order : Sebagai bukti pembelian barang : Purchasing : Suplier : Kertas : 2 PO dalam satu minggu

3.7 Permasalahan Pokok

Sistem pembelian pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES masih tergolong sederhana dan bersifat manual. Sehingga dapat ditemukan berbagai permasalahan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Masalah penyimpanan data masih berupa arsip sehingga mudah hilang. b. Terjadinya kerangkapan data c. Kurang terkontrolnya data yang ada sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam menginput data masukan.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan segala permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi. Dimana agar proses pengelolahan data, pencarian data, dan pembuatan laporan yang di perlukan jadi lebih cepat, efisien, dan tepat waktu. Sebagai alternatif pemecahan masalah dalam sistem permintaan barang diantaranya adalah:

a. Sistem komputerisasi akan mempermudah dalam menjalankan sistem permintaan barang.

b. Harap lebih ditambahkannya lagi karyawan pada bagian pemesanan barang.

Agar dapat dengan cepat dalam melakukan pemesanan barang kepada suplier.
30

BAB IV PENUTUPAN

4.1

Kesimpulan
Setelah penulis membuat makalah tentang sistem pengambilan barang di

prusahaan PT.USAHA BERSAMA SUKSES ,maka penulis mengambil kesimpulan yang berkaitan dengan sistem pengambilan barang, diantaranya : a. Dalam membuat sebuah laporan tentang pengambilan barang perusahaan ini belum melakukan proses komputerisasi maka dalam penyimpanan arsip setiap laporan, terkadang terjadi kehilangan pada dokumen-dokumen yang memang masih sangat dibutuhkan prusahaan. b. Masih kurangnya pengawasan dalam menjaga stok barang digudang sehingga sering terjadi kehilangan barang dikarenakan ketidak akuratan dokumen yang ada.

4.2

Saran
Pada kesempatan ini penulis mencoba memberikan beberapa saran berguna

dalam perkembangan system manajemen serta pengembangan pemrograman untuk masa yang akan datang dengan meninjau berbagai aspek kebutuhan. terutama yang berhubungan dengan manajemen arsip (pembukuan), Saran-saran yang akan penulis ungkapkan dalah sebagai berikut:

a. Adanya kesatuan database dalam pembukuan data b. Pemakaian program aplikasi yang dapat diakses disetiap bagian, maka akan memudahkan PT.USAHA BERSAMA SUKSES dalam melakukan

manajemen, khususnya pada sistem pengambilan barang. c. Diadakannya review pengecekan stok barang setiap satu minggu sekali agar data yang ada didokumen sesuai barang yang ada distok gudang, sekaligus menguranginya kahilangan barang produksi.
31

Demikianlah kesimpulan dan saran-saran yang penulis berikan, dan pada akhirnya penulis sadar bahwa tugas Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk menjadikan penulisan tugas Makalah yang lebih baik di masa yang akan datang.

32

DAFTAR PUSAKA

Assauri. Drs, sofyan,1998. Manajemen Produksi. Cetakan Pertama. FEUI. Jakarta.

Jogiyanto,HM.2001.

Analisa

dan

Dessain

sistem

Informasi.Edisi

kedua.ANDI.Yogyakarta.

Jogiyanto, HM.1999. Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, ANDI. Yogyakarta.

Siagian, Sondang, P, MPA,phd. 1979. Sistem Informasi. Edisi I Cetakan kedua PT. GUNUNG AGUNG. Jakarta

33

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102297 : Untung Triana : Kebumen 24 November 1989 : Islam : Jl.Prunggu Perumnas Tangerang

B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan SD N Pakuncen 2 Lulusan SMP N 1 Sempor Lulusan SMK Wongsorejo Gombong Tahun ajaran 2001- 2002 Tahun ajaran 2004-2005

Tahun ajaran 2007-2008

C. Riwayat Pekerjaan a. PT.Indah Jaya Periode 2008 s/d saat ini Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Untung Triana
34

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102298 : Afrizal Kennedy : Padang, 28 oktober 1989 : Islam : Jl.Beringin Raya No 188 Perum 1 Karawaci Tangerang B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan SD N 18 Padang Lulusan SMP N 5 Padang Lulusan SMA N 2 Padang Tahun ajaran 2001- 2002 Tahun ajaran 2004-2005

Tahun ajaran 2007-2008

C. Riwayat Pekerjaan a. b. Notaris Dan PPAT Padang PT.Metal Mentari Pratama Periode 2009 s/d 2010 Periode 2012 s/d saat ini

Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Afrizal Kennedy
35

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102299 : Ahmad Rifai : Tangerang, 24 Maret 1990 : Islam : Jl.KH.Amsir RT 004/05 Kenanga Cipondoh Tangerang B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan MI Jamiatul Gulami Lulusan SMP N 18 Tangerang Lulusan SMA N 10 Tangerang Tahun ajaran 2001- 2002 Tahun ajaran 2004-2005

Tahun ajaran 2007-2008

C. Riwayat Pekerjaan a. PT. Satya Raya Kramindo Indah Periode 2008 s/d 2010 b. Nivada Furniture Periode 2010 s/d saat ini

Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Ahmad Rifai
36

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102308 : Maulana Mukhsin : Tegal, 23 Mei 1985 : Islam : Jl.Merdeka No 24 Cimone Tangerang

B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan SD N 1 Dukuh Benda Tegal Lulusan SLTP N 1 Tegal Lulusan SMU N 33 Jakarta Tahun ajaran 1995-1996 Tahun ajaran 1999-2000

Tahun ajaran 2003-2004

C. Riwayat Pekerjaan a. Usaha Keluarga di bidang Elektronik

Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Maulana Mukhsin
37

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102309 : Mumu Mukarom : Kadipaten, 11 September 1988 : Islam : Jl.Ciliung 3 No 20 Perum 1 Karawaci Tangerang

B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan SD N 1 Kadipaten Lulusan SMP N 1 Kadipaten Lulusan SMK KORPRI Majalengka Tahun ajaran 1999- 2000 Tahun ajaran 2002-2003

Tahun ajaran 2005-2006

C. Riwayat Pekerjaan a. PT. KMK Global Sport 2 Priode 2007 s/d saat ini

Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Mumu Mukarom
38

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa NIM Nama Lengkap Tempat Tanggal Lahir Agama Alamat : 12102312 : Triyanto : Semarang, 05 Februari 1988 : Islam : Jl.Danau toba raya No 55 Karawaci Tangerang

B. Riwayat Pendidikan a. b. c. Lulusan SD Wujil 1 Lulusan SMP Islam Ungaran Lulusan SMK Kristen 1 SalaTiga Tahun ajaran 2000- 2001 Tahun ajaran 2003-2004

Tahun ajaran 2006-2007

C. Riwayat Pekerjaan a. PT. Sidomuncul Ungaran b. PT.Usaha Bersama Sukses Periode Periode 2007 2007 s/d saat ini

Tangerang, 01 Mei 2012 Saya yang bertandatangan

Triyanto
39

SURAT KETERANGAN RISET

Permohonan Riset/PKL Nomor Hal Kepada Yth : PT.USAHA BERSAMA SUKSES Jl.Palem Manis IV No.27 Kawasan Industri Gandasari,Manis Tangerang,15137 : : 200773/PKL/MI-BSI/B3/III/12 Permohonan Riset/PKL

Jakarta, 22 Maret 2012

=============================================================

Berkaitan dengan program pemerintah dibidang pendidikan dalam mewujudkan keterkaitan dan kesepadanan (Link and Match) antara pendidikan dengan dunia usaha, maka kami (Akademi Manajemen Informatika & Komputer - BSI) mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya diharuskan mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Riset di instansi pemerintah maupun swasta. Oleh karena itu kami mengajukan untuk dapat kiranya mahasiswa/i kami melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Riset di perusahaan /kantor/ departemen/ instasi yang Bapak/Ibu pimpin, dimana lama pelaksanaan Praktek Kerja/Riset kurang lebih 1 (satu) bulan.

40

Adapaun mahasiswa/i yang kami maksud adalah : nama : nama : nama : nama : nama : nama : Untung Triana Aerizal Kennedy Ahmad Rifai Maulana Mukhsin Mumu Mukarom Triyanto ( 12102297 ) ( 12102298 ) ( 12102299 ) ( 12102309 ) ( 12102309 ) ( 12102309 )

Demikianlah permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Akademi Manajemen Informatika & Komputer

H.Syamsul Bahri, S.Kom,MM ___________________________________ Pudir.III. Bidang Kemahasiswaan

41

LAMPIRAN

42

43

44

45

46

47

48