Manual Access 2010

Access Bsico Avanzado
Gua para el estudiante
Heladio Polo Castro
Actualizado por el formador:
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE
Programa Tcnico Laboral en Operacin de Sistemas Informticos de Computacin
INCAP
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EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.
Access Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Heladio Polo Castro
Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogot Colombia Versin 02 - Enero 2011 Access Bsico-Avanzado 2
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Contenido
PRESENTACIN__________________________________________________________ 5 GUA METODOLGICA ____________________________________________________ 6 LOGROS GENERALES ____________________________________________________ 9 1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 ___________________________________________ 10 1.1. Bases de Datos en Access: 10 1.2. Introduccin: 10 1.2.1. Entorno Bsico de Access 2010: 11 1.2.2. Comandos del Men Archivo 11 1.2.3. Conceptos Bsicos de Objetos en Access 12 1.2.4. Base de Datos Relacional 14 1.2.5. Registro (base de datos) 15 1.2.6. Campo (Columna): 15 1.2.7. Tabla (base de datos) 16 1.2.8. Clave Principal: 17 1.2.9. Clave Fornea: 17 1.2.10. Relaciones: 17 1.2.10.1. Relaciones Uno a Uno: 17 1.2.10.2. Relaciones Uno a Varios: 17 1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: 17 1.3. Pasos para disear una Base de Datos Relacional: 18 1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propsito de la base de Datos): 18 1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): 18 1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): 18 1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): 19 1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): 19 2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 ___________________________________________ 24 2.1. Determinar el Propsito De La Base De Datos: 25 2.2. Determinar las tablas (Entidades) requeridas: 25 2.3. Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla: 26 2.4. Modelo Entidad- Relacin: 26 2.4.1. Realizar el mantenimiento de la base de datos: 27 2.4.2. Implementacin de la Base De Datos en Access: 28 2.5. Inicio con Access: 28 2.6. Crear Tablas En Access: 29 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas 32 2.8. Crear Las Relaciones pertinentes en Access: 33
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2.9. Disear e implementar el entorno grfico (Formularios): 36 2.10. Aadir controles Visual a un Formulario: 39 2.11. Aadir controles de comando en un Formulario: 40 2.12. Diseo de Subformularios: 45 2.13. Diseo de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios: 47 2.14. Diseo de Cuadros de textos para clculos en Formularios Subformularios 49 3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3 __________________________________________ 53 3. Diseo y creacin de Consultas: 53 3.1.1. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla: 54 3.1.2. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla y el uso de criterios de seleccin: 57 3.1.3. Consultas de seleccin con ms de una tabla y campos calculados: 58 3.1.4. Consultas de seleccin parametrizadas con ms de una tabla: 63 3.1.5. Diseo de Consultas de accin: 65 3.1.5.1. Consultas de creacin de tabla. 65 3.1.5.2. Consultas de actualizacin. 67 3.1.5.3. Consulta de eliminacin 68 3.1.5.4. Las Consultas de Totales 69 3.2. Creacin de Informes: 72 3.2.1. Qu es un informe? 72 3.2.2. Por qu utilizar un informe? 72 3.3. Diseo de Subinformes 76 3.4. Creacin de Macros Automticas en Access 2010 79 3.4.1. Crear una Macro 79 3.4.2. Acciones ms utilizadas 80 3.5. Creacin de Formulario con Mens de Opciones en Access 2010 81 4. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4 __________________________________________ 87 4.1. Cmo negociar Exportaciones e Importaciones en Access 87 4.1.1. Importar datos de otra Base de Datos Access 87 4.1.2. Importando tablas de Excel 89 4.1.3. Exportar Datos desde Access 90 4.1.4. Exportar a Word y Excel 91 4.1.5. Herramientas de Diagnstico de Access 91 4.1.5.1. Compactar y Reparar 91 4.1.5.2. Copia de Seguridad o Backup 92 5. BIBLIOGRAFIA __________________________________________________ 94
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Apreciado estudiante: Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. ste mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo. GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador. DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace. BIBLIOGRAFA Access Bsico-Avanzado 5
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PRESENTACIN
En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades, invierten gran cantidad de dinero en recursos (mano de obra capacitada, herramientas informticas, apoyo logstico, etc.), que le permitan administrar la informacin derivada de los diferentes procesos generados al interior de las mismas. Uno de los recursos ms valiosos es el humano y por ende la importancia de su preparacin tcnica para el adecuado desempeo laboral y la ptima utilizacin de los recursos informticos adquiridos. Es por todo lo anterior que se hace necesario preparar al estudiante del programa tcnico en el manejo competente, ptimo y eficaz de las herramientas ofimticas ms utilizadas a nivel empresarial. El presente mdulo, pretende de manera prctica y coherente, ensear al estudiante el uso adecuado de Excel, PowerPoint y Access; Herramientas tecnolgicas fundamentales en nuestro quehacer empresarial, y as ubicarlo competitivamente en el entorno laboral actual, permitindole alcanzar cargos medios dentro de una organizacin y brindarle la oportunidad de mejorar su nivel econmico, tcnico, social, y cultural. Es importante resaltar que el mdulo es solo una gua bsica que debe acompaarse de investigacin, trabajo en equipo, ejercicios prcticos extracurriculares, lecturas tcnicas y auto motivacin, en aras de alcanzar las competencias requeridas.
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GUA METODOLGICA La estrategia metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presnciales dictadas por el formador haciendo uso del mtodo inductivo activo 2. El trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad. Los mdulos guas utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta sta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Instructor Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados as: FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el formador.
Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos ms relevantes y ejercicios generales.
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DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________
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Microsoft Access
Logros Generales del curso
Indicadores de Logros Generales

Conocer el entorno Bsico: La ventana de Access, Barra de Opciones y Comandos importantes del men Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos, sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e Informes, macros modificando su diseo y estructura con el fin de facilitar su operatividad Diferenciar las distintas formas de realizar operaciones entre los diferentes programas de Office 2010 y Access.
Evidencias
Conocimiento y Desempeo Conocimiento y Desempeo Conocimiento y Desempeo. Conocimiento, Producto y Desempeo Conocimiento, Producto y Desempeo
MICROSOFT ACCESS 2010
1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos bsicos de base de datos relacionales, la utilizacin de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas caractersticas que poseen los campos y sus propiedades en una tabla. 2. Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la informacin en las tablas creadas, mediante formularios. 3. Crea y disea los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de mens de opciones y disea formulario tipo Splash Screen. 4. Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de datos en Access y con otras aplicaciones. 5. Participa activamente y demuestra inters, tanto en la realizacin del proyecto final, como en su formacin personal y social.
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1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1
Logros de Competencia Laboral

1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos bsicos de base de datos relacionales, la utilizacin de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas caractersticas que poseen los campos y sus propiedades en una tabla.
Conocer el entorno bsico: la ventana de Access, Barra de Opciones y Comandos importantes del men Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. Aplicar estrategias que buscan plantear el diseo de una Bases de datos de acuerdo a un requerimiento.
Indicadores de Logros
Evidencias
Conocimiento Desempeo
Desempeo
FDH (El Formador Dice Y Hace) 1.1. 1.2. Bases de Datos en Access: Introduccin:
Microsoft Access es un programa de manejo de Bases de Datos que integra el paquete de Office 2010, se utiliza para almacenar, administrar, actualizar, manipular y recuperar la informacin con rapidez y eficacia. Puede almacenar cualquier tipo de informacin, como por ejemplo: los nombres de los clientes de mi negocio, los productos y sus diferentes caractersticas, el movimiento de ventas en un determinado tiempo, el movimiento de inventario de una empresa, etc. Adems, en Access tambin puede incluir elementos grficos, como fotografas e imgenes.
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1.2.1.
Entorno Bsico de Access 2010:

Barra de ttulo Barra de Mens Cinta de Opciones
Ventana de Objetos
rea de trabajo
1.2.2. Comandos del Men Archivo

Guarda la Base de datos en otro dispositivo Almac.
Guarda el objeto activo
Abre una Base de datos ya creada
Crea una base de datos nueva
Guarda la Base de datos como Access 2000 o 2003
Permite configurar caractersticas importantes de Access
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1.2.3. Conceptos Bsicos de Objetos en Access Como almacenar informacin en tablas Una tabla es la unidad principal de almacenamiento de su base de datos, en la que se guarda un conjunto de datos sobre un tema en concreto. Se compone de columnas que contienen un tipo especfico de informacin. A cada columna se le llama CAMPO. Tambin se compone de filas que contienen toda la informacin sobre un cliente en particular y todos los campos relacionados con ese cliente se encuentran llenos, se llaman REGISTROS y se ubican en forma secuencial es decir uno debajo del otro.
Campos
Registros
Como ver la informacin en Formularios Un formulario le permite introducir cambios y observar ms fcilmente un registro.
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Localice la informacin con las consultas Las consultas sirven para recuperar informacin que usted ha introducido en las tablas o los formularios, de una manera muy cmoda. Usted le pide a Access que le muestre informacin que cumpla un conjunto de criterios y Access le da una respuesta de diferentes formas. La consulta real (recuperacin de datos) se presenta en una forma muy parecida a una tabla.
Esta es una consulta de campos calculados
Presente la informacin de manera atractiva en un informe Usted puede imprimir una tabla, un formulario o una consulta sin problemas. Pero por lo general utilizar INFORMES para imprimir sus reportes. Usted puede que sus informes se vean ms atractivos que una cuadrcula o un formulario. Tambin puede ordenar y agrupar los datos en los informes, y obtener totales y subtotales ms fcilmente que en otros objetos.
Este es un informe de Clientes por Ciudad Vendedor
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1.2.4. Base de Datos Relacional

Una base de datos relacional est compuesta por varias tablas relacionadas directa o indirectamente entre s. Cada tabla est compuesta por columnas (Campos), las cuales representan elementos de datos individuales y se componen a su vez de filas o registros de datos. Las bases de datos son el mtodo predilecto para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario, hasta los telfonos mviles y las agendas electrnicas utilizan tecnologa de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.
El concepto bsico en el almacenamiento de datos es el registro. El registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un conjunto, y est compuesto por campos. As por ejemplo, un registro correspondiente a un libro no es ms que un elemento de un conjunto: biblioteca, componente bibliogrfico, etc. A su vez, ese registro contiene toda la informacin asociada al libro, clasificada en campos: ttulo, autor, fecha de edicin, etc. Se puede hablar de propiedades caractersticas o campos caractersticos, y propiedades secundarias o campos secundarios segn definan o complementen el elemento representado por el registro. Por ejemplo, el registro empleados tiene los siguientes campos: DocIdent, Nombre, Apellidos, Edad, Ciudad Origen, Sueldo. Los campos DocIdent, Nombre y Apellidos son elementos o campos caractersticos. Los restantes son secundarios. Una tabla es un conjunto de registros homogneos con la misma estructura: DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Prez Crdenas Pardo Cuadros Edad 35 40 24 30 28 Ciudad Origen Cali Bogot Bogot Barranquilla Ibagu Sueldo $ 890.000.oo $ 980.000.oo $ 489.000.oo $ 750.000.oo $ 565.000.oo
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Cuando se tienen varias tablas con algn campo en comn, entonces pueden relacionarse y constituyen una base de datos relacional: CodCargo C001 C004 C004 C003 C005 CodCargo DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Cargo Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Prez Crdenas Pardo Cuadros
C001 C002 C003 C004 C005
Gerente Director Departamento Secretaria Recepcionista Vendedor Asistente Departamento
En el ejemplo anterior, puede extraerse la informacin relacionada en las dos tablas, por medio del campo comn CodCargo. Ahora vamos a describir ms detalladamente algunos conceptos indispensables para el adecuado diseo de una Base De Datos Relacional.
1.2.5. Registro (base de datos)

Un registro es un conjunto de Campos (Columnas) que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna por defecto un cdigo consecutivo (nmero de registro) que casi siempre es usado como ndice o clave (principal o fornea) para su bsqueda recursiva. En el contexto de una Base De Datos Relacional, un registro (tambin llamado fila) representa un tem nico de datos dentro de una tabla. En trminos comprensibles, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
1.2.6. Campo (Columna):

En el contexto de una tabla de base de datos relacional, un Campo es un conjunto de valores de datos de un tipo particular (Numrico, Texto, Moneda, etc.), uno por cada Registro (fila) de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura segn la cual se componen las filas. El trmino campo es frecuentemente cambiado por el de columna al igual tambin se le da el nombre de atributo, aunque se sugiere que en el contexto de Bases de Datos se utilice el trmino campo (o valor de campo) para referirse especficamente al simple elemento que existe en la interseccin entre una fila y una columna.
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Por ejemplo, una tabla que identifique el Estudiante puede tener los siguientes Campos:

CodEstudiante (identificador tipo carcter o texto, nico para cada registro) Nombre (texto) Apellido (texto) Direccin (texto) Telfono (Texto) Ciudad (texto, proviene de una tabla separada llamada ciudades) Documento Identidad(texto) CodPrograma (identificador tipo texto, Proviene de una tabla separada llamada Programas) etc.
1.2.7. Tabla (base de datos)

Tabla Es un conjunto de informacin lgica y ordenada, organizada en Campos (Columnas) y Registros (Filas) la cual se encuentra relacionada ntimamente entre s. En las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recolectados por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de clculo. Las tablas se componen de dos elementos ya descritos anteriormente:

Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser nico y adems de tener un tipo de dato asociado. Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla.
En la definicin de cada campo, debe existir un nombre nico, con su tipo de dato correspondiente. Esto es til a la hora de manejar varios campos en la tabla, ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre s. A los campos se les puede asignar, adems, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como un ndice. Cada tabla creada debe tener un nombre nico en la Base de Datos, hacindola accesible mediante su nombre o su sinnimo (dependiendo del tipo de base de datos elegida).
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1.2.8. Clave Principal:

Es un campo o conjunto de campos que hacen nicos e irrepetibles los registros en una tabla. Toda tabla por lo general debe tener un campo clave principal que cumpla con las condiciones para ser una adecuada clave principal; a veces es necesario ms de un campo para cumplir con dicho objetivo. La clave principal debe ser nica. Nunca debe haber registros (Filas) que tengan el mismo valor como clave primaria.
1.2.9. Clave Fornea:

Es un campo que siendo clave principal en una tabla, se agrega a otra para establecer la relacin pertinente entre dichas tablas.
1.2.10. Relaciones:
Es la asociacin que existe entre las tablas. Toda base de datos relacional funciona mediante las relaciones que deben existir entre las tablas que la conforman; es la esencia fundamental y requiere de un gran domino de los conceptos bsicos para lograr establecer las relaciones pertinentes. Vamos a describir de manera bsica pero comprensible, los diferentes tipos de Relaciones que se pueden presentar en una base de datos relacional.
1.2.10.1.
Relaciones Uno a Uno:
A un elemento de la tabla A le corresponde un nico elemento de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un nico elemento de la tabla A.
1.2.10.2.
Relaciones Uno a Varios:
A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un nico elemento de la tabla A.
1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B le pueden corresponder varios elementos de la tabla A.
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1.3.
Pasos para disear una Base de Datos Relacional:
1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propsito de la base de Datos):

El primer paso que debe seguir al disear una base de datos, es determinar el propsito de la misma y el cmo se va a utilizar. De esta manera podremos averiguar la informacin que se desea obtener de la base de datos. Se debe recolectar la informacin, hablando con las personas que van a utilizar la base de datos. Determine que consultas desearan hacer estas personas a la base de datos y de esta manera disear los informes que se requieren de dicha base de datos. Otra estrategia puede ser la de recolectar los formularios (facturas, solicitudes de pedido, recibos, etc.) que se utilizan actualmente para registrar los datos.
1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias):

Este es el paso ms sensible en el proceso de diseo, ya que todo lo expuesto en el primer paso no siempre presenta la informacin pertinente para llevar a cabo y con xito el paso dos. Se debe examinar la informacin que queremos obtener de la base de datos y dividirla en temas principales de los que deseamos realizar un seguimiento. Una sugerencia para dividir la informacin en tablas es examinar los datos individualmente y determinar de qu trata realmente cada dato. Por ejemplo, la direccin de un estudiante nada tiene que ver con los programas que se dictan en el instituto; esto nos da una idea de utilizar una tabla para los datos de los estudiantes y otra independiente para consignar los datos de los programas.
1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios):

Para determinar los campos para cada tabla, defina lo que desea saber de cada tema; mire los campos como atributos o caractersticas de la tabla, por ejemplo qu desearamos saber de los Estudiantes, su documento de identidad, sus nombres y apellidos, si direccin, su telfono, su gnero, etc. Vamos a enumerar algunas sugerencias para determinar los campos: Cada campo de una tabla debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla. No incluya datos derivados o calculados. Incluya toda la informacin que necesite. Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas. Por ejemplo, el nombre de un estudiante; determine los nombres y los apellidos como campos independientes y si le es posible se recomienda que se manejen campos independientes para primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido.
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1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones):

Despus de terminados los pasos anteriores, se debe crear las relaciones pertinentes que me permitan recuperar la informacin conjuntamente y cuyo origen puede ser de diversas tablas. Esto se hace debido a la informacin que se encuentra asociada por medio de los campos clave primaria y clave fornea establecidos para cada entidad (tabla).
1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos):

En este paso se estudia el diseo para detectar posibles errores. Es posible haber olvidado incluir una tabla o un campo, es posible que se est duplicando informacin en una tabla y se requiera crear una tabla adicional, es probable que tenga tablas con muchos campos y algunos de ellos permanezcan vacos o es posible que una relacin sea varios a varios lo cual no es permitido para la integridad y el ptimo funcionamiento de la base de datos. Todo esto, permite optimizar el diseo y mejorar su productividad.
2.1.8.6. Paso Seis (Documentar la Base de Datos)

Este paso se ocupa de escribir detalladamente la forma cmo se cre la Base de datos y sus diferentes objetos, es explicar los diferentes procesos que permiten interactuar eficientemente el usuario con ella, es de mucha utilidad cuando se presenten modificaciones al proyecto con el objetivo de mejorar el desempeo.
FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)
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Miremos ahora los Tipos de Datos utilizados en Access: Texto: Son los ms comunes, puede contener hasta 255 caracteres (letras y nmeros). Access asigna Texto como tipo de dato predeterminado a un campo. Memo: Pueden contener ordinariamente hasta 65.535 caracteres. Utilizados para proporcionar comentarios descriptivos. No puede ser clave principal. Puede contener nmeros y letras al mismo tiempo. Nmero: hay varios subtipos de datos numricos disponibles. Para seleccionar el subtipo apropiado se debe acceder a la propiedad tamao del campo. Fecha/Hora: Se utiliza para el manejo de este tipo de datos, permitiendo determinar su presentacin mediante la propiedad Formato del campo. Moneda: es un dato fijo especial provisto de cuatro lugares decimales diseados para evitar errores de redondeo. Coloca el signo monetario ($) Autonumeracin: es un valor numrico entero largo que se ajusta automticamente a un nuevo registro; con un dato de tipo auto numrico podemos alcanzar hasta 2.000 millones de registros. Se incrementa de uno en uno a partir del nmero 1 Si/No: es un campo de tipo lgico, que puede ser 1 para S (Verdadero) o 0 para No (falso), dependiendo de la propiedad formato del campo. Objetos OLE: Permite incluir grficos de mapas de bits o de tipo vector. No es posible declararlos como clave principal. Hipervnculo: Almacenan pginas Web direcciones URL o Correos Electrnicos. o
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Calculado: Los campos de tipo calculado permiten crear expresiones matemticas utilizando todos los campos de la tabla actual.
Vamos a describir brevemente las Propiedades de los campos ms importantes: Tamao del campo: Esta propiedad determina el tamao de los datos tipo texto. En los datos de tipo numrico se determina el tamao del campo seleccionndolo de una lista desplegable. Formato: Esta propiedad no afecta los valores de los datos sino la forma en que aparecern los datos o valores. No es aplicable a los datos tipo Objeto OLE. Mscara de entrada: Son cadenas de caracteres parecidas a las utilizadas en la propiedad Formato, que determinan el modo de mostrar los datos durante su introduccin y modificacin. Para utilizar el asistente de mscaras de entrada se da clic en el botn generador (). Ejemplo: En campo Telfono: (000)-9999999sirve para digitar nmeros fijos con DDN y/o celulares. En campo Cdigo de Cliente: >L-0000..sirve para escribir una letra mayscula seguida de un guin y 4 dgitos. En campo de tipo Fecha: 00/00/0000;0;_ .sirve para digitar de una forma ms fcil las
fechas de nacimiento, de ingreso, de salida, de entrada, de ventas, etc. En formato: dd/mm/aaaa

Ttulo: Se utiliza para hacer que aparezca un nombre diferente al nombre del campo y en l utilizar si se requiere espacios en blanco o caracteres especiales, prohibidos en los nombres de los campos. Un ejemplo sera Cdigo Estudiante que como ttulo reemplazara a CodEstudiante que es el nombre del campo. Valor Predeterminado: Me permite especificar un valor que Access introducir automticamente en el campo cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. La fecha actual es un valor utilizado comnmente como predeterminado. Ejemplo: En campo Fecha:=fecha()muestra la fecha actual. Regla de validacin: Me permite establecer un criterio de evaluacin para los datos que sern introducidos en el campo, por ejemplo si se requiere que no se puedan introducir valores menores a una cantidad establecida se digitar, por ejemplo: como regla de validacin (>17) si deseamos que no se digiten valores menores o iguales a 17, o un rango de nmeros : Entre 15000 y 50000 Texto de Validacin: Ser texto que aparecer como mensaje si el dato introducido no satisface la regla de validacin.
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Requerido: Si el valor de esta propiedad es S, se obliga a introducir un valor en el campo respectivo. Indexado: Podemos establecer esta propiedad en NO o tambin determinar el campo como ndice que permita datos duplicados o como ndice que no permita datos duplicados.
EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:

Realice este taller en donde Ud. tiene que colocar el tipo de datos y un ejemplo que corresponda al campo especificado, en la tabla de abajo.
Nombre del campo Cdigo Producto Nombre Vendedor Precio Compra Direccin Cliente Pgina Web Fecha Nacimiento Activo Imagen JPEG
Tipo de Datos
Ejemplo
Responda si es Falso o Verdadero y justifique su respuesta al lado de los enunciados siguientes: 1. Una Base de Datos Relacional est compuesta por una sola Tabla de datos. _____ Por qu? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 2. Las columnas de una tabla se llaman Registros. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Una clave principal se diferencia de una clave fornea en que la clave principal identifica al registro como nico en esa tabla y la fornea, se agrega a otra para establecer la relacin pertinente entre dichas tablas _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________
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4. Los Formulario se utilizan para imprimir informacin con subtotales y totales. _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 5. Las consultas nos permiten editar datos y actualizarlos afectando a las tablas especificadas. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 6. La opcin Guardar del Men Archivo se utiliza para cambiar la versin de Access a 2000 o a 2003, como tambin cambiar de lugar de almacenamiento (p. ej: de DD a Mem. USB) ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 7. En las tablas se pueden incluir datos con campos calculados. _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. Para trabajar en un campo con decimales en una tabla se debe configurar el campo Nmero en la propiedad Tamao del campo como simple o Doble ______ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 9. La vista diseo en Access se utiliza para observar y modificar la configuracin interna de los distintos objetos ______ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 10. En el Tipo de datos Autonumeracin se incrementa el nmero de 10 en 10 y adems se puede digitarlo. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________
Valoracin de Evidencias:
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1. Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la informacin en las tablas creadas, mediante formularios,
Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos, sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Analizar y aplicar los vnculos entre tablas relacionales , estableciendo las normas de integridad referencial en ellas Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e informes modificando su diseo y estructura con el fin de facilitar su operatividad Conocer las tcnicas para actualizar registros en tablas mediante la creacin de consultas Establecer y definir frmulas y funciones bsicas en la creacin de consultas de datos
Evidencias
Desempeo
Desempeo
Producto
Conocimiento
Desempeo
FDH (El Formador Dice Y Hace)

Teniendo en cuenta lo aprendido conceptualmente, pasaremos a la parte prctica creando una pequea Aplicacin De Base De Datos Relacional, utilizando como gestor de base de datos Microsoft Access. Primero, comencemos con el diseo de la base de datos, utilizando los pasos para el diseo mencionados en el apartado anterior.
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2.1.
Determinar el Propsito De La Base De Datos:
Se crear una base de datos que permita gestionar y controlar las ventas de productos de una distribuidora de Alimentos a sus clientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Controlar y conocer las ventas de productos comprados por los clientes de la empresa. Conocer y controlar las ventas de productos vendidos por los asesores comerciales de la empresa. Conocer y controlar los datos personales de los clientes que pertenecen a la empresa. Conocer y controlar las ventas por categora de productos hechas a los clientes. Conocer todos los detalles de los productos disponibles para ventas de la empresa. Conocer todo lo pertinente a los vendedores y los tipos de cargo desempeado por ellos. Conocer las ventas de productos por forma de pago realizadas por los clientes. .
2.2.
Determinar las tablas (Entidades) requeridas:
Basndonos en el propsito enunciado, procederemos a establecer las tablas que se requieren para organizar la informacin de manera lgica y adecuada. Empecemos analizando que informacin necesitamos. Es fcil determinar que debemos conocer toda la informacin que corresponda a los Vendedores y es as que debemos crear una tabla que contenga dicha informacin, a esta tabla le daremos el nombre de VENDEDOR. Debemos tener en cuenta que la fuerza de ventas tiene a su cargo unos clientes a los cuales se les debe vender los productos de la empresa, para ello se necesita conocer toda la informacin pertinente a ellos, a esta tabla le daremos el nombre de CLIENTES. Para que la empresa sea rentable se necesita comercializar los productos que ella ofrece, para ello se necesita conocer toda la informacin correspondientes a ellos; a esta tabla le daremos el nombre de PRODUCTOS. Si deseamos controlar y conocer que tipos de productos se venden, se necesitan conocer las distintas categoras de productos que se disponen, para ello se debe crear una tabla que almacene dicha informacin y a la cual llamaremos CATEGORIAS. Por ltimo, y teniendo en cuenta que uno de los objetivos principales es el de vender los productos a los clientes y/o consumidor final, debemos de controlar este proceso creando para ello una tabla que me permita consignar tanto los clientes que efectan las compras como los productos vendidos, esta tabla llevar el nombre de PEDIDOS. Anexa a esta tabla se necesita grabar los tems de productos vendidos a los clientes mediante un pedido con sus respectivas cantidades, esta tabla llevar el nombre de DETALLE PEDIDOS
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Terminado el proceso de anlisis observamos que tenemos las siguientes tablas para crear: VENDEDOR CLIENTES PRODUCTOS CATEGORIAS PEDIDOS DETALLE PEDIDOS
2.3.
Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla:
El paso a seguir es, establecer que informacin debo consignar en cada una de las tablas. Para ello, seguimos las sugerencias mencionadas en el apartado 2.2.1. Paso Tres (Determinar los campos necesarios). Conseguiremos entonces lo siguiente:
VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso CATEGORIAS Id_Categoria Descripcion Observaciones PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha entrega Forma de Pago PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio Compra Existencia Imagen CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Direccin Doc_Identificacion Telfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo Electronico Foto DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total_ linea
CARGOS Cod_Cargo Entidad- Relacin: 2.4. Modelo Cargo Salario Para establecer las relaciones entre las tablas, es prudente mencionar la necesidad de utilizar el Funciones
Modelo Entidad Relacin, no sin antes definir brevemente dicha herramienta de modelado de datos.
El modelo entidad relacin organiza y representa los datos en forma de tablas o relaciones El modelo entidad-relacin es el modelo conceptual ms utilizado para el diseo de bases de datos. El modelo
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entidad-relacin est formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones grficas y lingsticas. Miremos como quedara el Modelo Entidad Relacin de nuestra aplicacin:
PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha Entrega Forma de Pago DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total linea PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio compra Existencia Imagen
VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona Atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso
CATEGORIA Id_Categoria Descripcion Observaciones
CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Direccin Doc_Identificacion Telfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrnico
2.4.1.
Realizar el mantenimiento de la base de datos:
Este proceso se debe realizar despus de cada uno de los procesos anteriores y de esta manera perfeccionarlos para crear una aplicacin ptima y eficiente. No hay que olvidar que difcilmente se podr tener un diseo perfecto a la primera vez y esto es algo con el que debemos vivir quienes nos dediquemos al diseo, desarrollo e implementacin de bases de datos.
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FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2.4.2. Implementacin de la Base De Datos en Access:
Ahora, pasaremos a conocer el gestor de bases de datos Access y a implementar nuestra aplicacin en tal herramienta:
2.5.
Inicio con Access:
Al abrir Access lo primero que se muestra es la siguiente pantalla:
Pgina de Introduccin a Microsoft Office Access 2010
Esta Esta pgina ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseo profesional, adems de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se est conectado a Internet) vnculos a artculos populares de Office Online. Tambin podemos observar la opcin Base de datos en blanco que nos permitir crear nuestra nueva aplicacin. Luego de dar clic sobre la opcin Base de datos en blanco aparece un panel donde podemos dar el nombre a la nueva base de datos y seleccionar la ubicacin o carpeta donde se almacenar. En nuestro caso le daremos el nombre de Distrialimentos UIXX, en donde las XX corresponden al nmero del grupo del Estudiante.
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Al dar clic en el botn Crear aparecer una nueva ventana como la que se muestra a continuacin.
2.6.
Crear Tablas En Access:
Estamos listos para crear nuestra primera tabla, a la cual daremos el nombre de VENDEDOR. Por defecto, Access nos ubica en el entorno de una nueva tabla en vista hoja de datos; desde aqu podemos crear nuevos campos si lo deseamos, pero se aconseja crear los mismos desde la Vista de Diseo de la siguiente manera: Damos clic en la opcin VER e inmediatamente aparece un cuadro de dilogo que nos pide el nombre de la tabla, en nuestro caso digitamos VENDEDOR luego damos clic en el botn Aceptar. Automticamente aparece el entorno de Vista Diseo, con sus herramientas respectivas y con el diseador de tablas, en donde podremos establecer los campos y sus propiedades segn nuestros requerimientos.
En las Herramientas de Tabla - etiqueta Diseo encontramos la opcin Clave Principal que me permite determinar el campo o campos que oficiarn como clave principal en la tabla; la opcin Hoja de propiedades permite observar las propiedades de la tabla y la opcin ndices permite establecer los campos que se desean indexar en la tabla. Miremos como quedara nuestra primera tabla VENDEDOR:
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El campo: Id_Vendedor, se declarar como Autonumeracin, los campos Nombre, Apellidos, Zona atendida, telfono, Departamento, Tipo Vendedor se declaran como tipo texto y FechaIngreso se declara como Fecha/hora; la descripcin es opcional y en caso de estipularse, ser el texto que aparezca en la barra de estado cuando se seleccione un campo determinado. Las propiedades es otro aspecto que se debe tener en cuenta para el adecuado diseo y fabricacin de la tabla. Para crear las dems tablas propuestas hay que ir al men Crear y dar clic en icono Diseo de Tabla.

El estudiante crear las tablas restantes de la siguiente manera: Nombre Campo
Id_Categoria Descripcion Observaciones
CATEGORIA Tamao Tipo Dato

Entero Largo 15 ---o--Autonumeracin Texto Memo
Clave
Principal ---o-----o---
Nombre Campo
Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacin
PRODUCTO Tamao Tipo Dato

Entero Largo 40 Entero Largo 20 Autonumeracin Texto Nmero Texto
Clave
Principal ---o-----o-----o---
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PrecioCompra UnidadesEnExistencia Imagen Nombre Campo

Id_Cliente NombreCompleto Direccin Doc_Identidad Telfono Ciudad Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrnico
Moneda Entero Nmero Objeto OLE CLIENTE Tamao Tipo Dato

5 40 60 Entero Largo 15 30 ---o--Entero Largo ---o--Texto Texto Texto Nmero Texto Texto Fecha/Hora Nmero Hipervnculo
---o-----o-----o---
Clave
Principal ---o-----o-----o-----o-----o-----o-----o-----o---
Nombre Campo
Id_Pedido Id_Cliente FechaPedido FechaEntrega FormaPago
PEDIDOS Tamao Tipo Dato

Entero Largo 5 ---o-----o--Entero Autonumeracin Texto Fecha/Hora Fecha/Hora Texto
Clave
Principal ---o-----o-----o-----o---
Nombre Campo
Id_Pedido Id_Producto PrecioVenta Cantidad Descuento Total_Lnea
DETALLE PEDIDOS Tamao Tipo Dato

Entero Largo Entero Largo ---o--Entero Largo Simple Entero Nmero Nmero Moneda Nmero Nmero Calculado
Clave
Principal Principal ---o-----o-----o-----o---
En esta tabla se debe de establecer en los campos clave principal, en la propiedad Indexado: Si(Con Duplicados) con el fin de evitar la doble digitacin de productos en un mismo pedido. En el campo Descuento, establecer su formato a Porcentaje y Valor Predeterminado: 0 En el campo Total_linea, en Expresin: establecer una frmula as (escrbela segn imagen)
Nota: El estudiante establecer las siguientes mscaras de entrada en las tablas anteriores, as: En el campo de ID_CLIENTE (TABLA CLIENTE) :>L-000, en los campos Fecha: 00/00/0000;0;_ En los campos de Telfono: (000)-9999999 Por ltimo para dar el nombre respectivo a la tabla diseada, hay que dar clic derecho en la etiqueta superior y seleccionar Guardar
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FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas
Vamos a abrir la tabla Vendedor y luego ubcate en el campo Tipo Vendedor, luego da clic en la pestaa Bsqueda, luego da clic en la opcin Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores, luego en la opcin Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista: (separado por punto y coma) TIENDAS;MAYORISTAS;AUTOSERVICIOS Y por ltimo selecciona la opcin Limitar a la lista escoge SI
Vamos a abrir la tabla Pedido y luego ubcate en el campo FormaPago, luego da clic en la pestaa Bsqueda, luego da clic en la opcin Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores, luego en la opcin Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista (separado por punto y coma): CONTADO;CREDITO Y por ltimo selecciona la opcin Limitar a la lista escoge SI
Luego da clic en guardar para que aplique las modificaciones a los campos de la tabla
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2.8.
Crear Las Relaciones pertinentes en Access:
Para establecer relaciones entre las tablas, primero tenemos que previamente cerrarlas todas, luego seguiremos los siguientes pasos: Seleccionamos la pestaa o etiqueta Herramientas de base de datos y aparecer la barra de herramientas respectiva. Luego damos clic sobre la opcin Relaciones
Aparece entonces un cuadro de dilogo que muestra las tablas para agregar. De esta manera agregamos una a una las tablas, dando doble clic sobre ellas o seleccionndolas todas y dando clic sobre el botn Agregar, y finalizamos dando clic en el botn Cerrar. Si no aparece el cuadro de dilogo automticamente, damos clic sobre la opcin Mostrar tabla.
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Para crear las relaciones, debemos organizar las tablas de tal manera que la ubicacin de las mismas facilite dicho proceso. Se debe tener en cuenta, que debemos seleccionar la clave principal de la tabla principal de la relacin y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar la clave fornea de la tabla relacionada; en nuestro caso miremos el ejemplo mostrado en la imagen: De la tabla VENDEDOR seleccionamos el campo ID_VENDEDOR y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar el campo ID_VENDEDOR de la tabla CLIENTES, al colocar el puntero sobre el campo soltamos y aparecer un nuevo cuadro de dilogo (Modificar relaciones). El cuadro de dilogo Modificar relaciones nos permite Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada, opciones imprescindibles para lograr establecer relaciones ptimas entre las tablas. (Habilitar las tres casillas de verificacin) Tambin podemos seleccionar el tipo de combinacin o si se requiere crear una nueva relacin. Al final de crear todas las relaciones pertinentes establecidas en el Modelo Entidad Relacin (pg. 27) obtendremos un modelo relacional como el que observamos a continuacin:
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EDH (El Estudiante Dice y Hace)

Realiza este taller propuesto de creacin de tablas con sus tipos y propiedades correspondientes, 1. Cree una base de datos de nombre : NOMINA UIXX 2. Luego cree las tablas descritas en las grficas de abajo:
3. Luego establezca las relaciones pertinentes entre las tablas. Son en total cuatro (4) relaciones 4. Luego digite al menos 4 registros por tabla
5. Colquele a los campos tipo fecha y de Telfono, las mscaras de entrada correspondientes ya aprendidas en clase Valoracin de Evidencias:
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FDH (El Formador Dice Y Hace) 2.9. Disear e implementar el entorno grfico (Formularios):
Un formulario proporciona una forma de introducir los datos en la base de datos, de mostrarlos para su visualizacin y de imprimirlos para su distribucin. En un formulario podr utilizar diversos elementos de diseo (texto, datos, imgenes, lneas, botones de control y colores). Por qu utilizar un formulario? Los formularios proporcionan una forma sencilla de introducir y ver los datos. Puede ver todos los valores de un registro, tambin nos presenta un modo eficiente de introducir los datos, pues nos ahorra tiempo y evita errores. Algunas de las ventajas de utilizar formularios son: Presentar los datos en un formato atractivo. Calcular totales. Contener Grficos y Botones ActiveX Mostrar datos de varias tablas. Automatizar tareas que realiza habitualmente.

Miremos como crear y personalizar el formulario que me permitir registrar los datos de la tabla VENDEDOR.
En primer lugar debemos seleccionar la pestaa o etiqueta Crear; luego identificamos las opciones para crear formularios. Nuestro primer formulario lo crearemos utilizando el asistente y luego lo personalizaremos de manera tal que al final obtengamos el formulario adecuado segn nuestras necesidades.
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Como nuestra intencin es crear el formulario utilizando el asistente, damos clic en la opcin Asistente para formularios
Aparece el cuadro de dilogo Asistente para formularios en donde desplegamos el cuadro combinado correspondiente a la opcin Tablas/Consultas y de la lista seleccionamos la tabla deseada; en nuestro caso, seleccionamos la tabla PRODUCTOS. El paso a seguir es adjuntar los campos disponibles a los campos seleccionados; se pueden agregar uno a uno mediante el botn (>) o en un solo paso agregarlos todos, utilizando el botn (>>). El botn (<) Quita cualquier campo que se encuentre resaltado en la lista. El botn (<<) Quita todos los campos de la lista al mismo tiempo. Luego damos clic en el botn siguiente (>).
En este cuadro de dilogo el sistema nos pide seleccionar la distribucin que deseamos para el formulario (Se recomienda En Columnas - muestra un solo registro por pantalla) y damos clic en el botn Siguiente.
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Ahora debemos digitar el ttulo que queremos que aparezca en el formulario. En nuestro caso dejaremos el sugerido por el sistema y damos clic en el botn Finalizar.
Podemos observar terminado el proceso, el formulario con una apariencia similar a la mostrada en la siguiente imagen:
Insertar objetos OLE en una tabla de datos

Como observamos en la grfica falta la IMAGEN del producto a vender, ahora vamos a aprender cmo se aplica un campo tipo OLE en Access, as: 1. Primero se debe pasar a la vista diseo en la tabla PRODUCTO. 2. Luego, colocarse en campo IMAGEN, luego entrar a Internet - Google y buscar sobre el tema pertinente.(Imgenes tipo JPG) 3. Seleccionar imagen encontrada y dar clic derecho Copiar sobre ella CTRL+C 4. Pasar a Access y en campo Imagen de la tabla Producto, dar clic derecho Pegar- CTRL +V 5. Pulsar la tecla F5 para actualizar el ltimo cambio efectuado.
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Ahora si queremos mejorar la apariencia del formulario hay que ir al men Herramientas de Diseo de formulario y luego dar clic en las opciones DISEO-ORGANIZAR - FORMATO:
Para dar estilos de color fondo
Para insertar elementos importantes
2.10. Aadir controles Visual a un Formulario:

Para pasar al modo de Diseo de Formularios, ves al men Inicio Ver y luego selecciona Vista Diseo El rea de diseo consta de tres secciones, as: La seccin Encabezado de formulario, en ella colocamos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
La siguiente imagen de abajo muestra las diferentes secciones de Diseo de un formulario con el men de los controles Visuales, los cuales estudiaremos los ms importantes a continuacin:
Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, un cuadro combinado para mostrar datos mediante una lista definida o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles.
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Los siguientes son los tipos de controles ms importantes: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn . Ejemplo: una direccin de pgina Web. Cuadro de texto se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Cuadro combinado . Se utilizan para de un modo ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar distintas acciones predefinidas. Control imagen registro. para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de
Lnea para aadir una lnea en el formulario, para su buena definicin se debe de presionar la tecla mayscula o Shift mientras se traza la lnea en el formulario.
2.11. Aadir controles de comando en un Formulario:

Para comenzar a aadir este tipo de control en un formulario, primero tienes que crear el formulario de la tabla respectiva, por ejemplo: el de la tabla Productos.
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Pasos:
Ir al men Controles Visuales y seleccionar el botn comando cuadrcula del Pie del formulario , enseguida aparecer un cuadro de dilogo llamado Asistente para botones de comado, donde all encontramos las distintas acciones para asignarlas al botn que acabamos de insertar, luego seleccionamos la accin pertinente y damos clic en Siguiente (>). y dibujar un rectngulo en la
Luego, seleccionamos que imagen o que texto tendr el botn y damos clic en Siguiente (>).
Por ltimo le damos el nombre al botn de comando insertado en el formulario.
Ahora, para asignarle algunas PROPIEDADES al botn anterior hay que ir al men Herramientas de diseo de formulario Diseo y luego dar clic en el icono y luego dar clic en el icono en la ficha OTRAS ,en la opcin Texto de la barra estado escribimos el mensaje correspondiente al botn especificado.
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Luego, despus de insertar varios botones de comando asociando a ellos procesos recurrentes sobre las tablas y la base de datos, el paso a seguir ser modificar las propiedades del Formulario, con el fin de darle un mejor aspecto estilo Ventana, en la ficha Formato en la opcin Selectores de Registro y en la opcin Botones de Desplazamiento colocamos NO. Luego, en la ficha Otras en la opcin Emergente colocamos SI (para mejorar la apariencia del formulario a modo de ventana Windows y para bloquear ciertos procesos sobre el formulario, como por ejemplo: Acceso a la vista diseo) Por ltimo para ver el resultado final damos clic derecho sobre la barra de ttulo del Formulario y seleccionamos la opcin Vista Formulario.
Aplicacin de controles Cuadros Combinados en un Formulario

La utilizacin de cuadros combinados en un campo clave fornea de un formulario es muy til para agilizar la entrada de datos a una TABLA debido a que el usuario no tiene que recordar todos los cdigos pertenecientes a ese campo. Por ejemplo, en el formulario PRODUCTOS vamos a hacer que en el campo Id_categoria no se tenga que digitar un cdigo numrico sino seleccionar de una lista la opcin deseada. Pasos 1 Ubicar campo de Id_categoria en formulario Productos, luego borrar campo con tecla suprimir.
2. Insertar un control de cuadro combinado en el mismo sitio donde estaba el anterior cuadro de texto, dibujando un rectngulo alargado
3. Luego selecciono la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla o consulta y Siguiente >
4. Luego dependiendo del campo que deseas aplicar debes de escoger la tabla adecuada en este caso sera Categora y Siguiente >
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5. Seguidamente paso los campos pertinentes al cuadro de la derecha pulsando el botn >> (Id_Categoria y
Descripcion) y siguiente >
6. En el siguiente paso se debe establecer el campo de texto (Descripcion) para que aparezca ordenado en el cuadro combinado al momento de utilizarlo en el formulario.
7. Luego se configura el ancho de la columna en cuadro combinado, se debe dejar habilitada la casilla de verificacin de OCULTAR LA COLUMNA CLAVE y Siguiente >
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8. Seguidamente se asigna en que campo de la tabla se debe almacenar la opcin seleccionada del cuadro combinado.
9. Por ltimo se escribe el nombre de la etiqueta del cuadro combinado- (Nombre Categora)
Recuerda!! Que despues de insertar nuevos cuadros combinados en un formulario hay que configurar el orden de tabulacin de los campos en el mismo, slo basta dar clic sobre el cuadro combinado y pulsar en el icono
Y luego arrastramos el cuadro combinado al orden de digitacin ideal

La vista Formulario final ser la siguiente aplicando el cuadro combinado ya creado por Ud.
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2.12. Diseo de Subformularios:

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. (Ver el diseo de Relaciones de tablas)
Actividad:
Clientes
Vamos a crear un Subformulario de Facturacin y Liquidacin de Pedidos a
Los pasos a seguir son los siguientes: Primero hay que definir y diferenciar QU tabla es PRINCIPAL, entre PEDIDOS y DETALLE PEDIDOS. Luego, hay que ir al men Crear y luego dar clic en icono Asistente para formularios en donde primero tenemos que seleccionar la TABLA PRINCIPAL (PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botn (>>)
Seguidamente en la misma lista seleccionamos la TABLA SECUNDARIA (DETALLE PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botn (>>) excepto el campo Id_pedido, Luego pulsar botn Siguiente (>)
Ahora en este paso nos pregunta cmo deseamos ver los datos, (Por Pedidos) debemos seleccionar Formulario con Subformularios, Luego pulsar botn Siguiente (>)
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En este paso debemos seleccionar Tabular que es cmo se va a presentar el Subformulario. (Recomendado), Luego pulsar botn Siguiente (>)
En este paso debemos colocar los nombres tanto del Formulario principal (FACTURACION CLIENTES) como el del Subformulario vinculado (DETALLE DE PEDIDO). Luego pulsar botn Finalizar.
Finalmente aparece el formulario FACTURACION CLIENTES con su Subformulario respectivo. (Ver imagen)
Este es el Formulario de Facturacin a clientes (Tabla Pedidos y Detalle Pedidos)
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2.13. Diseo de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios:

La utilizacin de cuadros combinados en formularios es de mucha eficiencia y rapidez pues nos abrevia sabernos todos los cdigos de un elemento o persona en una base de datos, los podemos utilizar para consulta de un registro en particular. Por ejemplo: Consultar los pedidos realizados
por determinado cliente teniendo como base el nmero del pedido

Los pasos para lograr esto son los siguientes: - Despus de haber creado el formulario principal (FACTURACION CLIENTES), ir al men Inicio y seleccionar la Vista diseo Luego, ir al men de Herramientas de Diseo en controles dar clic en el botn (Cuadro combinado) e insertarlo en la seccin Detalle del formulario Principal Luego seguiremos el asistente de cuadros combinados, de la siguiente forma :
En el primer paso se selecciona la tercera opcin: Buscar un registro en el formulario segn el valor que he seleccionado en el cuadro combinado. Luego dar clic en botn siguiente (>)
En este paso se seleccionan los campos que van a aparecer en el cuadro combinado, en este caso ser slo el campo Id_Pedido (Nmero del Pedido) para tal efecto hay que dar clic en el botn (>) Luego dar clic en botn siguiente (>)
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En este paso establecemos el ancho de la(s) columna(s) de la lista en donde aparecern los datos, adems se oculta la primera columna -campo clave (Recomendado) Luego dar clic en botn siguiente (>)
En este paso colocamos el nombre de la etiqueta para el cuadro combinado que deseamos implementar en el formulario, para ello escribe en la casilla lo siguiente: Seleccione Nmero Pedido. Luego dar clic en botn Finalizar
Y seguidamente aparecer el formulario con el cuadro combinado ya listo, ahora para interactuar con el formulario slo queda pasar a la Vista Formulario y dar clic en la lista del cuadro combinado Luego veremos cmo se muestra el registro que deseamos en pantalla RECUERDA!! Debes de insertar y aplicar cuadros combinados en los campos de ID_CLIENTE e ID_PRODUCTO para facilitar la digitacin de datos. Adems aadir los campos DIRECCION Y CIUDAD de la tabla CLIENTES en el formulario Pedidos (Principal)
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2.14.
Diseo de Cuadros de textos para clculos en Formularios Subformularios
Ahora vamos a insertar cuadros de textos para aplicar en ellos clculos matemticos que nos faciliten efectuar mediciones de los campos de tipo numricos, como por ejemplo: Calcular el Subtotal del pedido, el Iva 16% y el Neto a pagar.
I.V.A = 16%
Pasos:
Ve al men Inicio y activa la Vista Diseo en el formulario FACTURACION CLIENTES y
Ahora, vamos al men de controles Visuales y dar clic en el icono de cuadro de texto enseguida dibujamos un rectngulo pequeo en el Pie del formulario.(TABLA DETALLE PEDIDO)
Cuadro de texto que muestre el subtotal del pedido
Luego vamos a las Propiedades del cuadro de texto y damos clic en la ficha Datos, en la opcin Bloqueado seleccionar de la lista SI- y despus en Origen del control, dar clic en () seguidamente nos aparecer una cuadro de dilogo llamado Generador de expresiones (Se utiliza para crear Frmulas, clculos y aplicar funciones sobre los campos de las tablas de una base de datos) En la ficha Otras, en la opcin Nombre colocamos SUBTOTAL
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Primero dentro del recuadro aadimos el signo igual (=), seguidamente escribimos la palabra SUMA vamos al primer recuadro de la izquierda (Elementos de expresin) y damos clic en Detalle pedidos Subformularios, luego ubicamos en Categoras de expresin el campo TOTAL_LINEA. Damos doble clic en campo TOTAL_LINEA y aceptar.
Luego en la ficha FORMATO en la opcin Formato seleccionar Moneda y Lugares decimales seleccionar 0 (cero).
Por ltimo queda darle el ttulo ideal a la etiqueta del cuadro de texto (Subtotal), para ello da clic en Propiedades de la misma y luego en la ficha Formato y en la opcin Titulo escribe SUBTOTAL. Recuerda!! Grabar todas las modificaciones que haces al formulario para poder utilizar los cuadros de textos posteriormente. Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el IVA del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la frmula a aplicar en el Generador de expresiones sera as: (ver imagen) Nombre del cuadro de Texto: IVA
Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el Neto a pagar del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la frmula a aplicar en el Generador de expresiones sera as: (ver imagen) Recuerde!! Los cuadros de textos (Subtotal e IVA) los encontramos en Detalles pedidos Subformulario
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Para observar su presentacin final da clic en la Vista Formulario, por ltimo obtendramos el siguiente resultado del formulario FACTURACION CLIENTES en pantalla (Ver imagen)
ACTIVIDAD : Ahora crea y configura los diseos de los dems Formularios y Subformularios dndoles una mejor apariencia
Aprovecharemos los formularios que acabamos de crear y a stos les vamos a agregar un logotipo, y el ttulo de la Empresa, elementos que mejorarn su apariencia. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de la empresa en la parte inferior del logo. A
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Para practicar ms accede y descarga el taller gua de esta Unidad llamada Base de Datos LIBRERA UIXX, realiza correctamente los pasos que all se describen.
Ejercicio Dos:
El estudiante personalizar todos los formularios y Subformularios, dndoles una apariencia ms profesional, eficiente y dinmica, que permita de manera ptima cumplir con la funcin para la cual fueron creados. Tendr que aadirles botones de comando colocando en ellos procesos de : Exploracin de Registros 5 Botones, Operaciones con Registros 1 Botn, Operaciones con formularios- 1 Botn y Aplicacin- 1 Botn y a dos (2) Subformularios cualesquiera tendr que colocar cuadros combinados a modo de consulta de informacin
Ejercicio Tres:
El estudiante utilizando los formularios, llenar o digitar la informacin pertinente en las tablas, de la siguiente manera:
PRODUCTO: Mnimo CUATRO registros. CLIENTE: Mnimo Ocho registros. VENDEDOR: Mnimo TRES registros. CATEGORIA: Mnimo TRES registros. PEDIDOS Y DETALLES DE PEDIDOS: Mnimo DIEZ registros
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1. Crea y disea los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de mens de opciones y disea formulario tipo Splash Screen.
Crea
Evidencias
los informes y Subinformes pertinentes sobre las tablas y las consultas creadas, agrupndolos por medio de un campo especfico.
Conocimiento Desempeo Desempeo
Crea y establece consultas de informacin de acuerdo a una solicitud propuesta Establece y define qu tipo de frmula y/o funcin se debe de utilizar para extraer registros de una o varias tablas de datos Crea y disea Macros con el fin de interactuar sobre los distintos objetos de una base de datos Crea y disea formularios en blanco insertando en ellos controles visuales asignando a ellos procesos con los objetos de Access Crea y disea formulario en blanco aplicando seguridad con usuario y contrasea
Desempeo Producto
Producto
FDH (El Formador Dice Y Hace) 3. Diseo y creacin de Consultas:

La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que deseamos. Con las consultas podremos plantar preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Con las consultas podremos:
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Elegir campos ya que no es necesario incluir en la consulta todos los datos de una tabla. Elegir registros especificando criterios que deben cumplir los mismos para que se incluyan en la hoja de respuestas dinmica. Ordenar registros: puede ver los registros en un orden determinado. Formular preguntas sobre datos de varias tablas. Realizar clculos que no podemos incluir en una tabla por razones de diseo. Usar una consulta como origen de datos para formularios, informes y otras consultas. Modificar los datos de las tablas. Las consultas ms utilizadas son las de seleccin. Con estas consultas podremos ver datos de las tablas, analizar dichos datos e incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o bien agregar campos de tablas distintas. Despus de realizar una consulta de seleccin Access rene los datos solicitados en una hoja de repuestas dinmica la cual se comporta como una tabla, sin serlo. Esta hoja de respuesta dinmica solo es una representacin dinmica de los datos contenidos en una o ms tablas y se actualiza al mismo tiempo que las tablas que contienen la informacin. En este apartado nos dedicaremos a la construccin de consultas de seleccin en sus diferentes modalidades.
FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 3.1.1. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla:
Empecemos creando consultas de seleccin bsicas con una sola tabla. Todas las consultas sern creadas desde la vista Diseo, utilizando la informacin que ya debe estar registrada en la base de datos; es de aclarar que no es necesario tener informacin consignada en las tablas para crear las consultas, pero sin informacin no podemos dar fe de la veracidad da las mismas.
En la grfica observamos las herramientas para la creacin de consultas ( Diseo de consulta) Las consultas se generan de preguntas que se hacen en relacin a la informacin contenida en la base de datos; es por esto, que toda consulta debe ser redactada y escrita, como por ejemplo a continuacin:
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Crea una consulta de los Clientes con sus nombres, sus apellidos, direccin, telfono, documento de identidad, Correo electrnico El enunciado anterior nos muestra la redaccin de una consulta simple en donde se especifican los campos que se quieren consultar de una tabla en particular. Pasaremos ahora a describir el proceso para crear la consulta anterior utilizando la herramienta Diseo de consulta. Empecemos seleccionando la pestaa o etiqueta Crear y en ella ubicamos las herramientas de consultas. Como utilizaremos la vista diseo, daremos clic en la opcin Diseo de consulta. Automticamente aparece el diseador de consultas y el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en el que seleccionamos la tabla o tablas que agregaremos al diseador para crear la consulta. En nuestro caso seleccionamos la tabla CLIENTES, damos clic en el botn Agregar y luego en el botn Cerrar.
En la imagen, Podemos observar la tabla con sus respectivos campos y en la parte inferior la ventana consulta donde establecemos los parmetros de diseo de la misma, especificando los campos, la tabla o tablas, el orden deseado, la opcin de mostrar o no los campos seleccionados y los criterios de seleccin determinados por la necesidad o los requerimientos.
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Para agregar los campos de la tabla a la ventana consulta, tenemos las siguientes alternativas: Dando doble clic sobre cada uno de los campos que deseamos agregar. Esta opcin agrega los campos en la ventana consulta en el orden en que los seleccionemos. Seleccionando y arrastrando con clic sostenido cada campo y colocndolo en la ubicacin deseada. Seleccionando la celda correspondiente a la fila Campo y desplegando la lista para as dar clic sobre el campo deseado. Luego de agregar los campos requeridos por la consulta (NombreCompleto, Direccin, Telfono y Documento de identidad, Ciudad, FechaIngreso y Correo Electrnico), damos clic sobre el botn cerrar de la ventana diseador de consultas. Aparecer entonces un cuadro de mensaje que nos pregunta si deseamos guardarla, y por su puesto responderemos S, dando clic sobre el botn respectivo. El sistema, acto seguido nos pide el nombre con el que almacenaremos la consulta. En nuestro caso digitaremos ClientesDatosbasicos y damos clic en el botn Aceptar; se recomienda utilizar un prefijo para los nombres de las consultas, que las identifiquen de alguna manera y las diferencien de las tablas. Terminado el proceso podemos dar doble clic sobre el nombre de la consulta que acabamos de crear y el sistema nos mostrar la siguiente imagen.
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La consulta creada en el apartado anterior es de las ms bsicas que se pueden disear en Access ya que solo basta con seleccionar los campos requeridos por la consulta y guardarla con un nombre significativo y listo. Vamos a describir el proceso de crear consultas un poco ms complejas.
3.1.2.
Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla y el uso de criterios de seleccin:
Empecemos con una consulta simple sobre una sola tabla, pero involucraremos ahora un criterio de seleccin, similar a los criterios que utilizamos en Excel cuando creamos filtros. Acordmonos, que las consultas deben redactarse para comprender su objetivo.
Crear una consulta que me permita observar los Clientes que pertenecen a la ciudad de BOGOTA; la consulta mostrara el cdigo, nombres, apellidos, direccin y ciudad.
Para crear consultas con criterios de seleccin, despus de agregar los campos requeridos por la consulta, debemos ubicarnos en la celda donde se interceptan la fila Criterios y el campo sobre el que estableceremos el criterio. En nuestro caso el campo CIUDAD. En esta celda, digitamos el criterio pertinente. Para determinar los CLIENTES que pertenecen a BOGOTA, digitaremos la siguiente expresin: Bogota
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Finalizamos realizando los mismos pasos que describimos anteriormente, para almacenar la consulta; a esta consulta daremos el nombre de ClientesBogota; si queremos ver el resultado de la consulta creada, damos doble clic sobre su nombre y entonces observaremos una imagen similar a la siguiente:
3.1.3.
Consultas de seleccin con ms de una tabla y campos calculados:
Una de las herramientas imprescindibles en la creacin de consultas, es la utilizacin de campos calculados ya que como explicamos al inicio de la unidad, las tablas no deben contener campos derivados de una operacin matemtica; entonces, aprovechando que a continuacin explicaremos como crear consultas de seleccin con ms de una tabla, al mismo tiempo abordaremos el tema de los campos calculados. Como de costumbre, redactaremos la consulta a disear:
Crear una consulta que me permita mostrar los VENDEDORES con sus respectivos CLIENTES y sus datos bsicos.
Empecemos analizando la consulta que debemos crear. Si observamos, los campos que debemos seleccionar estn contenidos en diferentes tablas (Tabla VENDEDORES y Tabla CLIENTES). Recuerda!! Realiza los mismos pasos y observaras los datos requeridos, despus gurdala con el nombre CONSULTA VENDEDOR - CLIENTE
Ahora bien, vamos a realizar una consulta que me muestre un Inventario Valorizado, para ello vamos a aplicar campos calculados:
Inventario Valorizado = UNIDADESENEXISTENCIA* PRECIO COMPRA.
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Vemos claramente en la grfica que hemos agregado al diseador de consultas la tabla PRODUCTO, adems agregamos los campos requeridos por la consulta (Id_Producto, Descripcion, PrecioCompra, UnidadesenExistencia). Nos hace falta el campo que debemos disear, y para ello damos clic en la columna siguiente vaca y recurriremos al Generador de Expresiones de la siguiente manera: Seleccionamos la pestaa Herramientas de consulta y luego la pestaa Diseo, en donde ubicamos visualmente la opcin Generador. A continuacin, ubicamos el puntero del Mouse en la columna vaca que se encuentra al lado derecho del ltimo campo insertado (UnidadesenExistencia) y damos clic en la opcin Generador.
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Aparece entonces el cuadro de dilogo Generador de expresiones en donde fabricaremos la operacin matemtica que nos permitir calcular el valor de una hora normal. En primera instancia, debemos digitamos el signo igual (=), luego ubicar la tabla PRODUCTOS que contiene los campos PRECIOCOMPRA Y UNIDADESENEXISTENCIA, al finalizar obtendremos algo similar como: Recuerde!! Se debe de aplicar una operacin matemtica de tipo : Multiplicacin (ver imagen)
Damos por terminado el proceso dando clic en el botn aceptar y veremos la siguiente imagen:
Como el nuevo campo lleva por ttulo Expr1, vamos a darle un nombre significativo; para ello borramos la palabra Expr1 y la reemplazamos por INVENTARIO VALORIZADO. Se debe tener cuidado en no borrar los dos puntos (:) ya que no funcionara adecuadamente el proceso.
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De igual manera, si queremos ver el resultado de la consulta, despus de guardarla con el nombre de INVENTARIO VALORIZADO damos doble clic sobre su nombre y listo, veremos algo similar a la siguiente imagen:
Como no es prudente ni adecuado permitir valores con tantas cifras decimales y mucho menos omitir el signo pesos, vamos a describir brevemente como realizar este cambio. Primero entramos a la Vista Diseo de la consulta y nos colocamos encima del campo calculado. Luego damos clic alterno (derecho) sobre la seleccin y seleccionamos PROPIEDADES y aparecer el panel Hoja de propiedades, donde seleccionamos la propiedad formato desplegando un listado de opciones, de las cuales seleccionamos la indicada, en nuestro caso la opcin Moneda y en la opcin Lugares decimales seleccionar 0 (cero) El proceso anterior, permite dar un formato ideal y adecuado para el campo recientemente creado, ofrecindonos una apariencia similar a la siguiente.
Utilizacin de la Funcin Condicional SiInm en una consulta en Access 2010

Permite evaluar el valor de un campo de tipo Texto, (en su contenido) y dependiendo de esa prueba
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lgica dar un resultado Verdadero o un resultado Falso aplicndolo al elemento que la invoca.
Sintaxis:
=SiInm(Expresin lgica, Parte Verdadera, Parte Falsa)
Ejemplo: Vamos a generar una columna llamada STOCK en donde dependiendo del nmero unidades en existencia en el almacn se colocar un texto descriptivo en ese registro. Si las unidades en existencias son mayores a 200 colocar un texto STOCK ALTO de lo contrario STOCK BAJO. Pasos: 1. Vamos a utilizar la misma consulta de INVENTARIO VALORIZADO, ubicamos una columna vaca 2. Luego ejecutamos el generador de expresiones 3. Seguidamente escribimos la siguiente expresin dentro de l.(ver imagen) 4. Es importante aclarar que el campo UnidadesenExistencia se encuentra localizado en la tabla Productos
EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio :

El estudiante disear y crear una consulta involucrando las tablas PEDIDOS y DETALLES DE PEDIDOS, en donde colocar en una columna vaca una funcin condicional SiInm, as: basado en la tabla PEDIDO si la FORMAPAGO es CONTADO calcular al campo TOTAL_LINEA (DETALLE PEDIDO) un 5% de descuento de lo contrario nada (0), esta columna nueva se llamar PAGO CONTADO Ejemplo: Despus de que hayas creado la consulta con las dos tablas pertinentes, escribe la siguiente frmula dentro del Generador de expresiones.
PAGO CONTADO: SiInm([Pedidos]![FormaPago]="CONTADO",([detalle pedidos]![total_linea]*0,05),0)
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3.1.4.
Consultas de seleccin parametrizadas con ms de una tabla:
Son consultas que permiten al usuario colocar un criterio de bsqueda por medio de un cuadro de dilogo previamente configurado. Imaginemos si quisiramos consultar a los PRODUCTOS por presentacin, utilizando las consultas que hasta ahora conocemos; tendramos que crear alrededor de 28 consultas diferentes o tantas como letras contenga el alfabeto. Qu tal si aprendemos a crear consultas que me permitan eliminar este problema y permitan que el usuario, utilizando un parmetro de seleccin determine que registros desea consultar y bajo qu criterios. Pues entonces comencemos, redactando la consulta pertinente: Crear una consulta que le permita al usuario final determinar los PRODUCTOS de los que desean se muestren toda la informacin correspondiente a ellos. La consulta se crea de la misma manera que las anteriores; slo se describir el proceso adicional que se debe seguir para disear una consulta parametrizada. Partimos de seleccionar la pestaa Crear, luego damos clic en Diseo de consulta, agregamos la tabla requerida (PRODUCTO) y a su vez los campos (Id_Producto, Descripcion, Id_Categoria, Presentacin, PrecioCompra y UnidadesenExistencia), hasta obtener una imagen similar a la siguiente:
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Ahora en la celda donde se interceptan la fila criterios y el campo sobre el que se crear el criterio, en nuestro caso Departamento, digitamos la siguiente expresin:
Como [Digite Presentacin]
Como podemos ver basta con encerrar entre llaves un mensaje que le indique al usuario que debe hacer y ya tenemos lista nuestra consulta parametrizada. Solo resta guardar la consulta con el nombre de CProductosPorPresentacion y dar doble clic sobre el nombre para que aparezca un cuadro de dilogo como el siguiente: En este cuadro observamos el mensaje claro que solicita al usuario digitar el nombre de la PRESENTACION; digitamos entonces como ejemplo CAJA y Access nos mostrar en siguiente resultado.
Perfecto, no? Ahora tenemos a nuestra disposicin una herramienta poderosa para la creacin de consultas, es hora de aprovecharla al mximo. Antes de dar por terminado el apartado de consultas, miremos algunos ejemplos de cmo crear consultas parametrizadas con criterios avanzados: Por ejemplo si deseamos consultar datos dependiendo de un rango de fechas, podramos utilizar en la fila parmetros la siguiente expresin:
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Entre [Digite la fecha inicial] Y [Digite la fecha final] Si deseamos consultar datos entre un rango de valores (Existencias), podramos utilizar la siguiente expresin: Entre [Digite el valor mnimo] Y [Digite el valor mximo] Si deseamos consultar datos que cumplan con un criterio en particular; por ejemplo si deseamos que el usuario determine las zonas Atendidas por el Vendedor, digitaramos la siguiente expresin: Como [Digite la zona atendida] Recordemos los comodines y su utilidad en nuestras consultas: Si se introduce esta expresin ?a?ier L*n *ez *os* */07/2008 Access Muestra Como ?a?ier Como L*n Como *ez Como *os* Como */10/2008 Y se encontraran estos valores Javier, Xavier, Xavier Len, Limn, Leccin Prez, Lpez, lvarez Condimentos, Repostera Todas las fechas de Julio de 2008
3.1.5.
Diseo de Consultas de accin:
Las consultas de accin

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale un cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.
3.1.5.1. Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin.
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Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Actividad: En este caso vamos a Crear una tabla con los CLIENTES que pertenezcan a la Ciudad
de Bogot.
Para crear una consulta de Creacin de tabla, realizamos los siguientes pasos: Abrimos una nueva consulta en vista diseo de consulta. - Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. - Damos doble clic en los campos que deseemos que aparezcan en la nueva tabla. - Seguidamente en la columna de CIUDAD , en la fila de Criterios coloca: BOGOTA - Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Herramientas de Consulta-Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. En este caso CLIENTESDE BOGOTA (Ver imagen)
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos
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Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta: Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos del men Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero NO heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...
3.1.5.2. Consultas de actualizacin.

Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
Actividad: En este caso vamos a incrementar los PRECIOS DE VENTA (DETALLE PEDIDOS) en
un 10% de todos los Productos
Para crear una consulta de actualizacin: - Abrimos una nueva consulta en vista diseo de consulta - Aadimos la tabla que queremos actualizar en este caso Cargos. - Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo: A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cmo puedes ver en la imagen: En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos
En este caso queremos subir un 10% a los PRECIOS DE VENTA de todos los productos, la expresin a escribir en la fila Actualizar es: el campo [PrecioVenta] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [PrecioVenta] + (PrecioVenta] * 10 /100)).
Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
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Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta se realizar la actualizacin de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas.
3.1.5.3.
Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado.
Actividad: En este caso vamos a suponer que se necesita borrar los registros de la tabla nueva CLIENTES BOGOTA.
Para crear una consulta de eliminacin:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes ver en la imagen En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Con esta consulta eliminamos todos los registros de la tabla CLIENTES BOGOTA . Cuando el origen es una sola tabla la columna Dnde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla. Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Recuerde que!!- Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones.
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3.1.5.4.
Las Consultas de Totales
Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de Totales o Resumen. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, una consulta de totales podemos obtener totales de campos o encontrar promedios o saber cul es el valor ms alto entre varios registros o cuntos registros tienen valores en determinado campo. Como puede imaginar Access aplica los clculos extremadamente bien.
Aplicar funciones de agrupacin

Las funciones de agrupacin son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos. Las opciones Min y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Min devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Min devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Min devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. La opcin Cuenta- Genera el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as: La opcin Agrupar Por permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros de la tabla y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta. De esta forma se pueden obtener subtotales
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Actividad: En este caso vamos a generar una consulta para saber cuntos CLIENTES hay por CIUDAD.
Para crear una consulta de Totales:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Agregar la(s) tabla(s) pertinentes en la generacin del resultado Propuesto Haz clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo. Luego se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: En la primera columna coloca el campo CIUDAD y en la fila Total: selecciona Agrupar por En la segunda columna coloca Id_Cliente y en la fila Total: selecciona Cuenta y el fila Orden: selecciona Descendente Por ltimo da clic en Ejecutar Y se ver el siguiente resultado:(ver imagen)
FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) Actividad: En este otro caso vamos a generar una consulta para saber la suma de las ventas por CLIENTES Mira a continuacin la imagen y hazla en tu propia base de datos con la ayuda del formador.
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El mdulo solo contiene una pequea muestra de lo potente que es Access al momento de crear consultas, as es que el estudiante junto con su formador tendrn que profundizar en el tema para lograr sacar el mayor provecho de esta herramienta. Recuerde que las consultas son el producto esencial de las bases de datos y de ellas depende la potencialidad y eficiencia de una aplicacin
EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno: Crear las siguientes consultas de Seleccin:
Los Productos cuyos precios de compra sean mayores o iguales a $ 10.000.oo Los Clientes que pertenezcan a las ciudades de Medelln y Barranquilla. Los Pedidos de Clientes cuyas fechas de pedido estn comprendidas entre junio y Agosto del 2010. Mostrar las existencias de los Productos expresadas en Cajas.
Realizar las siguientes consultas de resumen :

1. Listar Sumatoria de ventas en pesos por Ciudad 2. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Vendedor
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3. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Producto 4. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Nmero de Pedido 5. Listar Promedio de ventas en pesos por Ciudad (agrupadas)
FDH (El Formador Dice Y Hace) 3.2. Creacin de Informes: 3.2.1. Qu es un informe?
Es un conjunto de informacin que se organiza segn determinados criterios y al que se aplica un formato de acuerdo a sus especificaciones. Un informe constituye una forma ideal de presentar la informacin contenida en la base de datos y poderla imprimir para su distribucin. Tenemos ejemplos como etiquetas postales, facturas, informe de nmina, resmenes de ventas, listado de empleados, tiquetes de cajero automtico, Etc.
3.2.2. Por qu utilizar un informe?

Organiza y presenta los datos en grupo. Calcula totales parciales, totales de grupo, sumas de totales y porcentajes de totales. Incluir grficos y subinformes (Poder incluir ms de una tabla en un informe) Presenta los datos en un formato atractivo, con imgenes, lneas, y fuentes especiales.

Los informes se crean sobre tablas o sobre consultas de igual manera, as que mediante un ejemplo se explicar el diseo y la creacin de Informes. Empecemos conociendo las herramientas de diseo de los informes:
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Observamos las herramientas Informe en blanco, Asistente para informes, Diseo de informes y etiquetas; en nuestros ejemplos utilizaremos el Asistente para informes y luego con asesora del formador se personalizaran los mismos, si es requerido. Vamos a dar clic sobre la opcin Asistente para informe y nos aparecer un cuadro de dilogo similar al del asistente para formularios.
Actividad: Vamos a crear un informe de Vendedores con sus datos bsicos En este cuadro de dilogo, seleccionamos la tabla o consulta sobre la cual crearemos el Informe; en nuestro caso, la tabla VENDEDORES. Luego agregaremos los campos disponibles a los campos seleccionados, utilizando los botones (>) para agregar campo a campo o (>>) para agregarlos todos los campos al mismo tiempo. Despus de agregar los campos damos clic en el botn Siguiente.
En este cuadro de dilogo el sistema nos pide si deseamos agregar un nivel de anidamiento, en nuestro caso lo haremos por DEPARTAMENTO y utilizando el botn (>) para agregar el campo y damos clic en el botn Siguiente para continuar con el diseo.
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En este cuadro de dilogo el sistema nos pregunta si queremos ordenar el informe por uno o varios campos, en nuestro caso lo haremos por APELLIDOS; si no se escoge ningn campo por donde ordenar, el sistema ordena por defecto por el campo clave principal de la tabla.
A continuacin, encontramos un cuadro de dilogo donde determinamos la distribucin del Informe, en nuestro caso y lo recomendado (ESQUEMA); tambin seleccionamos la Orientacin (Horizontal) dependiendo del nmero de campos que contendr el Informe y damos clic en el botn siguiente.
Este es el paso final en el que digitamos el ttulo que aparecer en el encabezado del Informe y determinamos si queremos ver una vista previa del Informe o modificarlo si lo deseamos. Por ltimo damos clic en el botn Finalizar.
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Inmediatamente Access muestra una vista previa del informe similar a la siguiente:
Se puede mejorar la apariencia de los informes, agregndoles elementos grficos como Logotipos, lneas, texto de diferente color, etc. Para ello utilizamos los controles de formulario: Aprovecharemos el informe que acabamos de crear y a este le agregaremos un logotipo, y otros elementos que mejorarn su apariencia. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. La herramienta Lnea la utilizaremos para agregar dos lneas como subrayado del ttulo del formulario.
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La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de la empresa en la parte inferior del logo.
El formador junto con el estudiante agregar ms elementos de diseo si lo ven necesario.
3.3.
Diseo de Subinformes
Los Subinformes no slo hacen que sus datos parezcan ms atractivos: tambin adquieran ms significado a travs de una mejor organizacin. Los Subinfomes son objetos llenos de opciones por cuenta propia; ordenan y agrupan mejor los datos (mucho mejor) que otros objetos. Actividad: Vamos a crear un subinforme de los VENDEDORES con la cantidad de sus respectivos CLIENTES por atender Para crear un informe podemos utilizar la seccin Informes que encontraremos en el men Crear: Haz clic en el asistente para informes Aparece el primer paso de la ventana del asistente: En esta ventana nos pide seleccionar las tablas e introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomar los datos principales VENDEDOR - este ser el origen del informe, luego en el mismo cuadro de Tablas/Consultas selecciona la siguiente tabla: CLIENTES.
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Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn campos a la vez haciendo clic sobre el botn En este paso debemos de seleccionar cmo se vern los datos en el informe, lo ideal es siempre colocar de primer lugar a la tabla principal VENDEDOR- y la tabla secundaria CLIENTEdespus. Luego damos clic en SIGUIENTE (>)
o quitar todos los
. , luego damos clic en SIGUIENTE (>)
En este paso debemos de seleccionar porqu campo sern los datos Agrupados en el informe, lo ideal es siempre asignar un campo que sea de mucha importancia (Fecha, Ciudad, etc.), en nuestro caso lo haremos por CIUDAD Luego damos clic en SIGUIENTE (>)
En este paso, se determina el criterio de ordenacin para los datos de CLIENTES, si las tablas contienen campos de tipo numrico da clic en el botn de Opciones de resumen, luego selecciona que tipo de resumen deseas aplicar a los campos anteriores, se recomienda escoger Suma y selecciona despus Detalle y Resumen Luego damos clic en SIGUIENTE (>)
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En este paso se selecciona la forma cmo se presentarn los datos y su orientacin respectiva, en este caso se selecciona Esquema y orientacin Horizontal, porque las tablas contienen muchos campos. Luego damos clic en SIGUIENTE (>) Por ltimo asgnale su nombre correspondiente: VENDEDOR-CLIENTE Luego damos clic en Terminar Y tendremos listo nuestro Subinforme propuesto. La vista Informe ser la siguiente:
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo: El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. .
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La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
3.4.
Creacin de Macros Automticas en Access 2010
Definicin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas o recurrentes como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes con filtros de informacin, etc... Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Por ejemplo: Colocar un mensaje: Bienvenido a Esta macro se utiliza para colocar un mensaje de bienvenida al iniciar Access 2010
Access 2010 (con un sonido de aviso)

3.4.1.
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro del men Crear. Se abrir la Vista de diseo de Macro. En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las existentes en el cuadro desplegable.
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En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas existentes o eliminar una accin.
para insertar nuevas acciones entre dos
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin. Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella. Actividad: Vamos a crear una macro aplicada a un informe en donde se pedir el criterio de filtrado de datos mediante un cuadro de dilogo. Por ejemplo: crear un informe de la tabla de VENDEDOR en donde se digitar el departamento que atiende a sus clientes
3.4.2.
Acciones ms utilizadas
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones: A continuacin veremos las acciones ms importantes, as: AbrirConsulta AbrirFormulario Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario.
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AbrirInforme AbrirTabla
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe. Esta accin permite abrir una tabla. Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en las bsquedas que realices. Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla. Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Ej.: Hipervnculo a Internet Una accin muy til que te permitir modificar y asignar los valores de los campos. Esta accin hace que Access 2010 se cierre.
BuscarRegistro
Cerrar
Cuadro de Mensaje
**Eco
EjecutarComandodeMen
**EstablecerValor Salir
** Estas acciones se muestran si est activado el icono Mostrar todas las acciones, en el men Herramientas de Macros -- Diseo.
3.5.
Creacin de Formulario con Mens de Opciones en Access 2010
La utilizacin de un men de opciones es muy importante en la administracin de una base de datos pues nos ayuda a interactuar con los objetos: Formulario, Informes y Macros, a su vez permite darle una buena presentacin a la Base de datos. Para comenzar a aadir los controles de tipo comando a un formulario en blanco , para ello hay que ir al men CREAR y seleccionar con clic opcin FORMULARIO EN BLANCO y luego pasar la vista a DISEO.
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Podemos incluir en un formulario de tipo MENU PRINCIPAL los siguientes botones: etiqueta, botones de comando, imagen, lnea. Luego de escoger el botn de comando e insertarlo en la seccin detalle nos aparece el siguiente cuadro:
NOTA: Los siguientes pasos a aplicar son los mismos cuando se aaden botones de comando a un formulario (Ver captulo en este mdulo gua)
Disea el Formulario de men como muestra la imagen anterior al final gurdalo como: MENU PRINCIPAL
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3.6 Creacin de formularios tipo Splash- Screen (Bienvenida)

En esta gua vamos a crear un Formulario Tipo Splash-Screen (Pantalla de Bienvenida) que sera el primer formulario de mostrar al momento de abrir la Base de Datos, en donde se coloca el nombre del Software de Gestin, adems de la versin del mismo. PASOS: 1. Ir al Men CREAR y seleccionar FORMULARIO EN BLANCO 2. Insertar dos controles de tipo Etiqueta, (ver imagen): 3. Escribir los ttulos que aparecen en la imagen. 4. Luego insertar una imagen de Fondo al formulario. (Ir a Propiedades en Ficha Formato) 5. En las propiedades de Formato en Modo de tamao de la imagen selecciona Extender 5. Se debe de guardar el formulario con el nombre de PANTALLAZO 6. Seguidamente se debe de crear la macro para cerrar y abrir los distintos formularios a aplicar. MACRO DE SPLASH-SCREEN La primera accin a aplicar es CERRAR VENTANA, en ella debes de seleccionar el formulario PANTALLAZO. La segunda accin a aplicar es ABRIR FORMULARIO, en ella debes de seleccionar el formulario MENU PRINCIPAL.
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Por ltimo debes de guardar la macro con el nombre de MACRO SPLASH. Luego se pasa a modo de Diseo del formulario SplashScreen (Pantallazo) y se da clic en la ficha EVENTOS Luego se selecciona el evento AL CRONOMETRO y se escribe la macro SPLASH y luego se selecciona el evento INTERVALO DE CRONOMETRO y se escribe 6000 (cada 1000 equivale a 1 segundo) Seguidamente se debe de configurar el formulario como ventana tipo Windows (en ficha OTRAS, en opcin Emergente: SI y Modal: SI y luego en ficha FORMATO colocar NO en opcin BOTONES DE NAVEGACION). Por ltimo, hay que configurar el formulario actual (Pantallazo) como formulario de Inicio Automtico, debes de ir a Opciones del Men Archivo y luego en la opcin Base de datos Actual , en la opcin Mostrar Formulario seleccionar el nombre PANTALLAZO
Aplicacin de Formulario de Inicio y Seguridad Mnima en Access 2010

Ahora tenemos que configurar para que el formulario de PANTALLAZO aparezca de forma automtica al iniciar Access, para ello procederemos de la siguiente manera. Ir al men ARCHIVO y luego dar clic en el comando Opciones, se abre el cuadro de dilogo Opciones de Access, luego en el apartado Opciones de aplicacin, realiza lo siguiente: En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de ttulo de la ventana. En este caso coloca DISTRIALIMENTOS UIXX S.A En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono
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para que se muestre al lado del ttulo en la Barra de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo. En la siguiente opcin Mostrar Formulario podremos seleccionar el formulario estilo Splash-Screen (PANTALLAZO) para que se muestre automticamente al abrir la base de datos. En este caso hay que colocar el Formulario de BIENVENDIDA. Para OCULTAR la barra de Mens de Access y la Ventana de Objetos con el fin de evitar que el usuario NO pueda modificar ni eliminar objetos de la Base de Datos, se procede de la siguiente manera: (En las misma Opciones de la Base de datos Actual) En la Opcin de NAVEGACION, debemos de desactivar la casilla de MOSTRAR PANEL DE NAVEGACION. Adems en la opcin BARRA DE HERRAMIENTAS Y DE CINTA DE OPCIONES, debemos de desactivar la casilla de PERMITIR EL USO DE MENUS NO RESTRINGIDOS y dar clic en ACEPTAR
Para ver los cambios realizados tenemos que Cerrar la Base de Datos y la volvemos a abrir y nos aparecer el pantallazo de bienvenida y luego el formulario Men Principal

Crear para cada tabla principal y secundaria de la base de datos su respectivo Informe y Subinfome, dndoles una apariencia adecuada y profesional.
Ejercicio Dos:
A cada subinforme aplicarle totales de cuantos registros tiene la tabla correspondiente
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Ejercicio Tres:
Ahora realiza el taller propuesto correspondiente a esta unidad, Base de datos VIDEOCLUB UIXX
Para ello accede a descargar el ejercicio prctico anexo al mdulo gua y realzalo segn los pasos propuestos all. Ejercicio Cuatro:
Ahora crea las siguientes macros y asgnales botones de comando en los formularios de las tablas ya creadas para:
1. Abrir una consulta ya creada
2. Abrir formulario en modo Modificar y buscar un registro en particular por un valor de un campo. 3. Abrir informe ya creado en la Base de datos. 4. Abrir un formulario en modo Agregar para aadir registros a la tabla pertinente.
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1. Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de datos en Access y con otras aplicaciones
Aplicar tcnicas avanzadas que conlleven a interactuar con otros programas (Excel, Word, Adobe Reader). Aplica Herramientas de diagnstico en una Base Datos
Evidencias
Desempeo Desempeo
FDH (El Formador Dice Y Hace) 4.1. Cmo negociar Exportaciones e Importaciones en Access
Es hora de empezar a exportar e importar datos. Levante las barreras del proteccionismo de datos (permita el libre comercio de informacin). Access permite colocar un objeto de una base de datos de Access en otra, utilizar datos de Access en otra aplicacin, como Word o Excel. O tal vez quiera manipular una tabla que fue creada en otro programa de base de datos.

4.1.1. Importar datos de otra Base de Datos Access Access te permite importar objetos de otra base de datos de Access a la tuya rpidamente. Access dispone de un men llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones, luego all podemos seleccionar
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qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... Slo tendremos que pulsa Examinar y luego seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos(Tablas,Consultas,Formularios,etc.) que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar. En la imagen vers que el botn Opciones>> se utiliza para seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.
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4.1.2. Importando tablas de Excel

Access dispone de un men llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones, luego all podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Actividad: Vamos a importar una tabla de Clientes desde Excel hacia Access. Si quieres importar una tabla de Excel a una base de datos en Access slo tienes que hacer clic en el botn Excel. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: Para importar un objeto de una hoja de clculo de Excel, solo tendremos que seleccionar el archivo de origen y pulsar el botn Aceptar.
Luego nos aparece un Asistente de Importacin para hojas de clculo, as: Aqu seleccionamos la hoja que contiene la tabla a importar
Aqu damos clic en la casilla: Primera fila contiene encabezados de columna
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Aqu en este paso debemos de configurar el tipo de datos de cada campo para ello damos clic en la casilla Tipo de datos para definir cada campo que contiene la tabla
Aqu damos clic en la casilla Elegir la clave principal: para definir el campo clave principal de la tabla y en el ltimo paso le damos el nombre a la tabla y damos clic en Finalizar .
4.1.2. Exportar Datos desde Access

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a otro programa o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de Word o Excel o Texto.
Si haces clic en el botn Ms desplegars ms formatos de exportacin entre ellos Base de datos de Access que te permitir exportar datos u objetos de una base de datos a otra rpidamente. Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. (Lenguaje que permite definir la estructura de los datos)
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4.1.3. Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel. Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF, se encuentra en el desplegable del botn Ms. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX u otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar con Word y as crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.
4.1.4. Herramientas de Diagnstico de Access

Las herramientas incorporadas de Access nos ayudarn a optimizar, gestionar y mejorar el rendimiento de mejor nuestra base de datos.
4.1.4.1. Compactar y Reparar

Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar. Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al Men Archivo, seleccionar la opcin Informacin y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....
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Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (.accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla. La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo.
4.1.4.2. Copia de Seguridad o Backup

Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que quieres mantener. Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de informacin (bien porque se dae el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia de respaldo que te ayude recuperar la valiosa informacin. Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que ir al Men Archivo, seleccionar la opcin Guardar & Publicar y hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos. Luego l te colocar el nombre de la base de datos y la fecha en que se realiza la copia de seguridad como nombre de archivo y posteriormente la guardaras en un dispositivo de almacenamiento seguro, como por ejemplo: un Disco Duro Porttil USB-.
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Crear en Excel las siguientes tablas: Producto, Vendedor y desde Access imprtelas a la Base de datos actual.
Ejercicio Dos:
Crear en la base de datos Librera UIXX un men Principal con ocho opciones asignadas por Ud.
Ejercicio Tres:
El estudiante aplicando todo lo aprendido y con la asesora de su formador crear su propia aplicacin de base de datos aplicado al mbito comercial adems realizando en Word un documento donde escriba el Propsito de la Base de datos, la justificacin, el Modelo Entidad Relacin y la explicacin de los Objetos de la Base de datos el cual se entregar como Proyecto final. Dicho proyecto debe ser entregado en medio magntico, los dos archivos el de Word y el de Access verifique su ptimo desarrollo.
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5. BIBLIOGRAFIA
Internet o www.aulaclic.com o www.abcdatos.com o www.slideshare.net
Anlisis y Diseo practico de

sistemas
David A. Ruble
Prentice-Hall
Microsoft Access 2000 Volumen I Microsoft Access Manual de

Usuario
Roger Jennings Microsoft Corporation
Prentice-Hall
Curso de Access Experto - Aulas

Digitales
Universidad Panamericana
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Access Bsico Avanzado

Gua para el estudiante

Heladio Polo Castro

Actualizado por el formador:

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

Programa Tcnico Laboral en Operacin de Sistemas Informticos de Computacin

Access Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Heladio Polo Castro

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________

Indicadores de Logros Generales

MICROSOFT ACCESS 2010

Logros de Competencia Laboral

Entorno Bsico de Access 2010:

1.2.2. Comandos del Men Archivo

Guarda el objeto activo

Abre una Base de datos ya creada

Crea una base de datos nueva

Guarda la Base de datos como Access 2000 o 2003

Permite configurar caractersticas importantes de Access

Esta es una consulta de campos calculados

1.2.4. Base de Datos Relacional

C001 C002 C003 C004 C005

Gerente Director Departamento Secretaria Recepcionista Vendedor Asistente Departamento

1.2.5. Registro (base de datos)

1.2.6. Campo (Columna):

1.2.7. Tabla (base de datos)

1.2.8. Clave Principal:

1.2.9. Clave Fornea:

Relaciones Uno a Uno:

Relaciones Uno a Varios:

Pasos para disear una Base de Datos Relacional:

1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propsito de la base de Datos):

1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias):

1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios):

1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones):

1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos):

2.1.8.6. Paso Seis (Documentar la Base de Datos)

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)

fechas de nacimiento, de ingreso, de salida, de entrada, de ventas, etc. En formato: dd/mm/aaaa

EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:

Logros de Competencia Laboral

FDH (El Formador Dice Y Hace)

Determinar el Propsito De La Base De Datos:

Determinar las tablas (Entidades) requeridas:

Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla:

CATEGORIA Id_Categoria Descripcion Observaciones

Realizar el mantenimiento de la base de datos:

Inicio con Access:

Al abrir Access lo primero que se muestra es la siguiente pantalla:

Pgina de Introduccin a Microsoft Office Access 2010

Crear Tablas En Access:

EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:

CATEGORIA Tamao Tipo Dato

PRODUCTO Tamao Tipo Dato

PrecioCompra UnidadesEnExistencia Imagen Nombre Campo

Moneda Entero Nmero Objeto OLE CLIENTE Tamao Tipo Dato

PEDIDOS Tamao Tipo Dato

DETALLE PEDIDOS Tamao Tipo Dato

Crear Las Relaciones pertinentes en Access:

EDH (El Estudiante Dice y Hace)

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)

Insertar objetos OLE en una tabla de datos

Para insertar elementos importantes

2.10. Aadir controles Visual a un Formulario:

DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_ProgramaMdulo Estudiante_______Formador_ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje___________________________________