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Instructivo Elaboracion Indicadores de Gestion Por Procesos

Instructivo Elaboracion Indicadores de Gestion Por Procesos

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Indicadores de Procesos
Indicadores de Procesos

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Código: CI-GC-I-01Versión: 01
ELABORACIÓN DE INDICADORES
Fecha: 05/05/2006
Página
1
de8
Ministerio de Minas y Energía
 
República de Colombia
 
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para definir los indicadores de los procesos delMinisterio de Minas y Energía.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos y subprocesos definidos para Ministerio de Minas y Energía(MME).
3. DEFINICIONESAnálisis de Datos:
Es
 
determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrarla idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde se puedemejorar continuamente.
Atributo:
Cada una de las cualidades o propiedades de un elemento.
1
 
Indicador
: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución deun proceso o de una actividad.
Medición de procesos:
Métodos que demuestran la capacidad de los procesos paraalcanzar los resultados planificados.
Medida:
Expresión del resultado de una medición.
2
 
Proceso:
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generarvalor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio:
Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Variable:
Magnitud que puede tener un valor cualquiera de los comprendidos en unconjunto
3
.
4. NORMATIVIDAD
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma deCalidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000)INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía para laimplantación de sistemas de Indicadores. Bogotá: ICONTEC, 2003. (UNE 66175)
 
1
 
Diccionario de la Real Academia de la Lengua, octubre de 2005.
2
Guía para la Implantación de Sistemas de Indicadores, UNE 66175, octubre de 2003 pag. 6
3
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, octubre 2005.
 
 
Código: CI-GC-I-01Versión: 01
ELABORACIÓN DE INDICADORES
Fecha: 05/05/2006
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Ministerio de Minas y Energía
 
República de Colombia
 
5. DESARROLLOMarco Conceptual.
Entre las actividades de la alta dirección del Ministerio de Minas y Energía, esta la degestionar sus procesos. Esta dinámica de gestión consiste, por una parte, en determinar ydesarrollar objetivos, según una estrategia de mejora continua previamente definida, y porotra, efectuar los ajustes necesarios para alcanzar esos objetivos.Las características que identifican a los objetivos de un sistema de gestión son lassiguientes:a) Ser medibles, es decir se puede conocer el grado de consecución de un objetivopor ejemplo:b) Ser alcanzables, para que se puedan lograr con flexibilidad;c) Estar coordinados;d) Ser desafiantes y comprometedores;e) Involucrar al personal;f) Poder desarrollarse en planes de actuaciónDe acuerdo con la norma ISO:9001:2000, la organización debe planificar e implementar losprocesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar laconformidad del producto o servicio, asegurarse de la conformidad de los procesos ymejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. En este contexto, losIndicadores son instrumentos que vienen a facilitar la toma de decisiones, ya queproporcionan una información relevante sobre la situación y evolución de la organización.Los indicadores tienen por objeto proporcionar información sobre los parámetros ligados alas actividades o los procesos implantados. Las características que definen a los indicadoresde un sistema de gestión son los siguientes:a) Simbolizan una actividad importante o crítica. Son ejemplos de indicadores: %mensual de reclamaciones recibidas, productividad mensual, % de absentismo,% de respuesta de derechos de petición no respondidos en termino, % dedefectos en una resolución, etc.b) Tienen una relación lo más directa posible sobre el concepto valorado con objetode ser fieles y representativos del criterio a medir.c) Los resultados de los indicadores son cuantificables y sus valores se expresannormalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación.d) El beneficio que se obtienen del uso de los indicadores supera la inversión decapturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo.e) Son comparables en el tiempo, y por lo tanto pueden representar la evolucióndel concepto valorado. De hecho, la utilidad de los indicadores se puede valorarpor su capacidad para marcar tendencias.
 
Código: CI-GC-I-01Versión: 01
ELABORACIÓN DE INDICADORES
Fecha: 05/05/2006
Ministerio de Minas y Energía
 
ública de Colombia
 
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f) Ser fiables de establecer, mantener y utilizar.g) Ser compatibles con los otros indicadores del sistema implantados y por tantopermitir la comparación y el análisis.
Implementación de Indicadores.
Cuando se requiere definir un indicador se reúnen los responsables del procesos, los cualesdefinen los resultados de éste o subproceso y evalúan en conjunto el sitio donde se requiererealizar la medición, el cual puede ser:
En los recursos que se utilizan para el proceso.
A la entrada del proceso.
Durante las actividades del proceso.
A la salida del proceso.
RecursosActividades delproceso
Entradas SalidasDefinidos los resultados y la posición de la medición, los responsables diligencian el formatoCI-GC-I-01-F01 Hoja del vida del Indicador.
Nombre del proceso:
Se diligencia colocando el nombre del proceso que se ha definido enel mapa de valor o de procesos de la entidad.
Nombre del subproceso:
Se diligencia colocando el nombre del subproceso derivado delproceso correspondiente.
Resultado que entrega el proceso o subproceso:
Se describe el producto o el serviciocomo resultado del proceso
Cliente que recibe el resultado:
Se diligencia colocando el nombre del proceso,subproceso, entidad, cliente o usuario de los servicios que se presta el MME.

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