Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis jenis surat 3. Bagian bagian surat 4. Bentuk bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

a.

Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi

b. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Adab sopan saantun surat, isi surat yang layak, keefektifan kata e. f. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran, jenis, warna, dan jenis surat )

b. Menggunakan bentuk surat yang standar c. Menggunakan bahasa yang baik dan benar, sopan, hormat dan jelas

d. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. f. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim, bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata kata sulit dan belum umum

BAB III PEMBAHASAN 3.1. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini, akan terasa ketinggalan zaman. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. Lantas, bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan, terutama surat surat pribadi. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan, dibanding harus menulis surat, dimasukan kedalam amplop, dan mengirimnya melalui kantor pos. Meskipun prosesnya cukup lama, surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain, misalnya SMS dan chatting.

Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. Sebagai perwakilan pribadi, kelompok, dan sebuah organisasi, untuk berhadapan dengan orang, kelompok, dan organisasi. b. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan, misalnya surat tugas dan surat keputusan. c. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, misalnya surat wakaf, surat jual beli, dan surat warisan. d. Sebagai arsip atau data data yang diperlukan di kemudian hari. e. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah, contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3.2. JENIS JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya : 1. Jenis surat menurut wujudnya : a. Kartu pos, yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. b. Warjat pos, yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos. c. Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. d. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak

layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya; b) lebih leluasa dalam menulis isi surat; c) lebih santun dalam surat menyurat. 2. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan, berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. c. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal

d. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk mengatur karyawannya yang bengal. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. 2. Indisipliner: Korupsi, melakukan Telat kolusi, masuk, bolos, pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan, sopan dan seperti: lain-lain dkk

membocorkan

bersekongkol

3. Lalai, ceroboh, teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. Sebagai mekanisme kontrol, SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. SP1 peringatan, SP2 siap-siap, SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. g. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. h. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha

i.

Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan.

j.

Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya.

k.

Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi.

l.

Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi, setengah resmi, dan resmi.

m. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

3. Jenis surat menurut sifatnya : a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. b. Surat edarana, artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. c. Surat pengumuman, artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. 5. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. Surat biasa, dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. b. Surat kilat, dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting.

c. Surat kilat khusus,dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. 6. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya; b) lebih leluasa dalam menulis isi surat; c) lebih santun dalam surat menyurat.
b.

Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.

c. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos. d. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. 7. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. Surat Intern, surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. b. Surat ekstern, surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. 8. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya :

a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. b. Surat resmi, yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya.

3.3. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3.3.1. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut.

Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. 2. 3. 4. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat

Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. alamat kantor cabang 2. 3. 4. nama banker macam usahanya, misalnya impor-ekspor lambang

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada).
o o

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada), faksimile, dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.

o o

Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat.

Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (.) setiap tiga angka.

Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon. 3.3.2. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri, segaris dengan tanggal, bulan dan tahun, atau nomor disingkat No. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut: Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku.

Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. (dalam penggunaannya No.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system

penomoran

Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.

3.3.3. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kata tanggal tidak perlu ditulis. Angka tahun harus lengkap. Nama bulan ditulis dengan huruf. Penulisan nama bulan jangan disingkat. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.

3.3.4. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. Singkatannya adalah Lamp. 3. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. 4. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran, kata lampiran tidak ditulis. 5. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 6. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. 7. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. 8. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). 9. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan

tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. Disini disela spasi 3. Disini tidak disela spasi

3.3.5. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut hal atau perihal Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut:
o o

Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.

o o o

Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.

o o o o

Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. Spasinya jangan dijarang-jarangkan.

3.3.6. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua, yaitu alamat luar dan alamat dalam. a. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut.

surat.

Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu, bapak, saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak

sapaan sapaan itu ditulis dengan huruf kapital.

Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. Jika jabatan seseorang dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada

kerancuan penulisan.

Kata jalan jangan disingkat. Kata nomor yang lazim disingkat No. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru

dituliskan.

Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota. Akhir baris baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. Spasi baris baris itu jangan fijarang jarangkan.

Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. Baris pertama , yang diisi dengan bentuk Yth. Yang diikuti kepala instansi yang

dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. Baris kedua, yang terdiri atas nama jalan, nomor rumah

3.

Baris ketiga, yang berisi nama kota dan kode pos. Untuk nama kota huruf awalnya

ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1. Baris pertama 2. Baris kedua 3. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth .. Jalan .. .

b. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah. Contoh: Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166 atau Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3.3.7.SALAM PEMBUKA

Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.

Hal hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (,) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri

Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3.3.8.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka, (2) alinea isi, dan (3) alinea penutup. 1. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin, tanggal 10 Maret 2008 saya sakit. 2. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka. Alinea isi harus singkat, jelas dan sopan. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Oleh karena itu, kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas

Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih, harapan dan ucapan selamat.

Contoh: Demikianlah laporan yang... Atas perhatian... Harapan kami... Mudah-mudahan... 3.3.9.SALAM PENUTUP

Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, salam taklim, dan wassalam. Contoh: Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih Hormat kami,

Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (,) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura

3.3.10.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/cap jabatan. 2. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih. 3. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di antara tanda kurung. 4. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 5. Singkatan NIP tidak bertanda titik. 6. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut. Baris pertama adalah jabatan subjek surat, baris kedua adalah tanda tangan, baris ketiga adalah nama terang, dan baris keempat adalah nomor induk pegawai.

Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala, Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP ...

3.3.11.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. 2. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. 3. Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan. 4. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornya. 5. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. 6. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi, misalnya sebagai laporan. 7. Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3.3.12.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan

2. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat, bernama Erwin 3.4. Bentuk Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau

instansi berbeda-beda, tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2. Bentuk lurus ( Block style ) 3. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. Bentuk lekuk ( indented style ) 5. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk resmi Indonesia 7. Bentuk square block 8. Bentuk square semy block 9. Bentuk square full block 10. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1.Bentuk lurus penuh (full block style) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) .(8a) .(8b) .(8c) .(9) (10) (11) (12) (13) -/(14)

Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri

2.Bentuk lurus ( block style (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) .(8a) .(8b) .(8c) .(9) (10) (11) (12) (13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup, diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan. Pengetikan alinea, sama seperti bentuk lurus penuh. 3.Bentuk setengah lurus (semy block style) (1)

(2) (3) (4) (5) (6) (7) .(8a) .(8b) .(8c) .(9) (10) (11) (12) (13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

4.Bentuk lekuk (indented style) (1) (2) (3) (4) (5) (6) . .. (7) .....(8a)

 .(8b) .(8c) .(9) (10) (11) (12) (13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti

5.Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) .(8a) .(8b) .(8c) .(9) (10)

(11) (12) (13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

6.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5)

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14)

(1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat

(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik

7.Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12)

_____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14)

(1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik

8.Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5)

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14)

(1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan

(14)Inisial pengonsep dan pengetik

9.Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________

_______(13) _____________ _____________ ____/____(14)

(1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik

10.Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14)

(1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik

BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat, lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail, sms dan lain sebagainya. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya, karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat, jenisjenis surat, bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat, sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4.2. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan, padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi, instansi maupun organisasi. Maka dari itu, sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan, untuk anak cucu kita pada khususnya, dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya.