PENULISAN MEMO

ENNY RADJAB

MEMO
Definisi: Memorandum adalah suatu pesan tertulis yang digunakan hanya di dalam organisasi, pada umumnya bersifat informal dari satu orang/departemen kepada orang/departemen lain.

Keuntungan Memo

Dibutuhkan suatu catatan tertulis (Suatu memo dapat disimpan) Informasi rumit yang perlu disampaikan Banyak pekerja yang harus segera dihubungi secara serempak

Kerugian Memo

Tidak dapat mencakup informasi secara lengkap Menimbulkan kejengkelan pada penerima Mudah untuk hilang Bersifat umum

Bagan Memo
Bentuk dasar daripada memo adalah seperti di bawah ini: NAMA PERUSAHAAN Kepada : Dari Tanggal : Subyek :

Pada umumnya memo dibuat dengan standar ukuran kertas A5 (landscape dan portrait) dan A4. Bentuk A5 digunakan untuk pesan yang singkat, hanya poin-poin utama saja yang ditulis

Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penulisan Memo

1. Struktur : harus logis 2. Bahasa : harus jelas dan singkat 3. Penerima : harus mempertimbangkan kepada siapa memo ditujukan MEMO RUTIN Tujuan dari memo rutin adalah : Meminta informasi Memberikan instruksi Memberikan pengantar bagi suatu pesan lain Memberikan pengumuman

LAPORAN RINGKAS

Laporan ringkas mempunyai fungsi yang berbedabeda dalam suatu perusahaan. Beberapa bentuk laporan ringkas yang biasa digunakan adalah "form report" (yaitu laporan yang ditulis dalam bentuk yang sudah dicetak khusus oleh perusahaan), "memorandum report" (yaitu laporan yang ditulis dalam bentuk memo) dan letter report (laporan yang ditulis dalam bentuk surat yang ditujukan pada langganan).

MEMORANDUM REPORT
Memorandum report mempunyai keuntungan yang sama dengan memo yaitu : dapat disimpan, dapat digunakan untuk menyampaikan informasi yang rumit dan dapat digunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang secara serempak.

Macam-macam laporan yang sering disampaikan dengan menggunakan bentuk memo: Justification Report Ada tiga cara untuk menyusunnya yaitu: 1. Perencanaan Psikologis Bagan-bagan disusun sebagai berikut: kesimpulan, pendahuluan, diskusi. Kesimpulan ditulis terlebih dahulu scbelum bagan-bagan lain, hal ini dimaksudkan agar pembaca mengetahui dengan cepat hasil laporan tersebut. Oleh karena itu disebut sebagai perencanaan psikologis, dengan alasan bahwa laporan lersebut secara psikologis akan langsung mempengaruhi pembaca. 2. Kombinasi Perencanaan Psikologis Penyusunannya adalah sebagai berikut: Pendahuluan, Kesimpulan, Diskusi. 3. Perencanaan Logis

Progress Report

Progress Report biasanya disampaikan kepada atasan yang ditujukan untuk memberitahukan staf manajemen mengenai dua hal berikut: Tingkat perkembangan suatu pekerjaan dibandingkan dengan jadwal perencanaannya. Sasaran untuk periode berikutnya dan perkiraan tentang penyelesaian proyek. Sedangkan susunan perencanaan biasanya sebagai berikut:

Pendahuluan (tujuan) Uraian pelaksanaan selama periode tertentu . Masalah-masalah yang tak diduga sebelumnya (jika ada) Perencanaan untuk laporan pcriode berikutnya . Ringkasan.

Periodic Report

Periodic Report yang biasa disebut sebagai laporan berkala ditujukan kepada pimpinan yang sama pada saat tertentu. Penulis akan mengasumsikan bahwa pembaca mcmpunyai pengetahuan yang luas mengenai suatu subjek. Karenanya penulis tidak perlu memberikan informasi sebagai pengantar.