You are on page 1of 14

MODULO FONDOS DELEGADOS

GUIA DE ADIESTRAMIENTO MDULO FONDOS DELEGADOS

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

INDICE

INTRODUCCIN AL MDULO ................................................................................................................................................ 3 CONCEPTOS................................................................................................................................................................................ 3 MANEJO GENERAL DEL MODULO .......................................................................................................................................... 3 CONFIGURACION....................................................................................................................................................................... 5 1. 2. 3. 4. CONFIGURAR LOS DOCUMENTOS A USAR EN EL MDULO........................................................................... 5 DEFINIR TIPOS DE FONDOS .................................................................................................................................... 6 DEFINIR LAS CLASES DE GASTOS .......................................................................................................................... 6 DEFINIR LOS USUARIOS DEL MODULO ................................................................................................................ 7

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

INTRODUCCIN AL MDULO
Este mdulo est diseado para facilitar el control detallado de los desembolsos realizados a travs de caja chica y fondos en avance, o cualquier otra figura en la que se delegue autorizacin para realizar gastos en forma autnoma. Las caractersticas ms resaltantes de este mdulo son: Permite el manejo y control de mltiples fondos, con o sin reposicin peridica. Limita el acceso a los usuarios segn las responsabilidades asignadas, por roles bsicos y por los roles asignados. Esta integrado con los otros mdulos del sistema. Permite el registro y control detallado de los comprobantes de gastos. Genera las reposiciones y rendiciones a partir de los comprobantes registrados. Permite automatizar la imputacin presupuestaria a partir de la clasificacin del gasto de los comprobantes.

CONCEPTOS
COMPROBANTES: corresponden a cada una de las facturas que afectaran la disponibilidad del fondo. CLASE DE GASTO: se refiere a la distribucin del gasto de forma tal, de automatizar y de facilitar la imputacin presupuestaria en el mdulo correspondiente. FONDOS FIJOS: corresponden a fondos en avance o fondos que no manejan reposicin. FONDOS ROTATORIOS: corresponden a fondos que son recurrentes y manejan reposicin.

MANEJO GENERAL DEL MODULO


Para el manejo del mdulo Fondos Delegados el men principal ofrece al usuario las siguientes opciones: TABLAS: esta opcin permite al usuario realizar lo siguiente - Configurar los tipos de documentos electrnicos. - Configurar los tipos de Fondos. - Indicar las cuentas permitidas a manejar a travs de los Fondos. - Configurar lista de Usuarios con acceso al mdulo y sus distintos roles. FONDOS DELEGADOS: esta opcin permite al usuario realizar lo siguiente Crear Fondos Delegados Cargar Comprobantes y Relaciones con el Fondo DOCUMENTOS: esta opcin permite al usuario recibir, codificar y verificar sus documentos. CONSULTAS: esta opcin permite al usuario realizar consultas de los fondos y sus comprobantes, al Mensajero para verificar las transacciones administrativas procesadas en KERUX, y de los eventos destinados a Fondos Delegados y que se encuentran invlidos en el Mensajero. Reprocesamiento de esos eventos invlidos.
KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.
GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS


REPORTES: esta opcin permite al usuario emitir los siguientes reportes Datos Generales del Fondo Delegado Movimientos de Fondo Delegado Relacin de Reposicin o Cierre del Fondo Delegado Situacin del Fondo Delegado Resumen de Partida de Caja Chica Relacin de un Fondo

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

CONFIGURACION
1. CONFIGURAR LOS DOCUMENTOS A USAR EN EL MDULO

Esta opcin permite configurar los documentos, indicando el efecto que tienen sobre el fondo una vez que se procesen. Estos efectos indican si aumentan, disminuyen o no afectan el fondo. Nota: Es Importante verificar que los documentos que se usarn en los ejercicios estn creados a travs del mdulo de Documentos

a) Desde el men del mdulo de Fondo Delegados seleccione la opcin Tablas / Tipos de Documentos. Se presenta la siguiente pantalla:

b) En la pantalla Tipos de Documentos de Fondos Delegados, seleccione el tipo de documento y por cada uno seleccionar la pestaa Ficha. c) Seleccione el tipo de documento SACCH SOLICITUD DE APERTURA CAJA CHICA, en la pestaa Ficha, sobre el campo tipo doc., presione F9 y seleccione AC APERTURA CAJA CHICA d) En la opcin Efecto, marque los indicadores NO AFECTA e) Al culminar la carga presione el botn [OK], para guardar los cambios. f) Repita la operacin con los datos restantes del recuadro anterior.

Doc.
CHCCH SRCCH CHRCC SRECH SAUCH

Descripcin
Cheque de Apertura de Caja Chica Solicitud Reposicin Caja Chica Cheque de Reposicin de Caja Chica Solicitud de Reintegro de Caja Chica Solicitud de Aumento (Monto Base)

Tipo
AC R2 R2 RC AB

Efecto
Efecto Sobre Monto Disponible: Aumenta. No Afecta en nada. Efecto Sobre Monto Disponible: Aumenta Efecto Sobre Relaciones Aprobadas: Aumenta En el resto no afecta Efecto sobre el monto relacionado: Aumenta En el resto No Afecta Efecto sobre Mod. Monto Base: Aumenta En el resto no afecta

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS


2. DEFINIR TIPOS DE FONDOS
Esta opcin permite definir cuales sern los tipos de Fondos a Utilizar. Estos pueden variar en su contenido y utilizacin. a) Desde el men del mdulo de Fondos Delegados Seleccionar la opcin Tablas / Tipos de Fondos Delegados. Se presenta la siguiente pantalla.

b) En la pantalla Tipos de Fondos Delegados, presione el botn Insertar, sobre el campo Tipo de Fondo, ingrese 3 CAJA CHICA. c) Sobre el campo Tipo Doc. Apertura, presione F9 y seleccione SACCH. d) Sobre el campo Tipo Doc. reposicin, presione F9 y seleccione SRCCH. e) Sobre el campo Tipo Doc. reposicin, presione F9 y seleccione SRECH. f) Presione el botn [OK] para grabar la informacin.

3. DEFINIR LAS CLASES DE GASTOS


Esta opcin permite definir todas las cuentas por las cuales se cargarn la informacin de los distintos fondos. a) Desde el men del mdulo Fondos Delegados seleccionar la opcin Tablas / Clase de Gastos.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

b) Seleccione el ao de apertura 2007. c) En la pantalla Clases de Gastos, ingrese en el campo Clase 06. d) En el campo Descripcin, ingrese LIBROS, PUBLICACIONES. e) En el campo Cuenta, presione F9 y seleccione 402080800. f) Continu ingresando la siguiente informacin del recuadro:

Campos Clase

Descripcin UTENSILIOS DE COCINA

Cuenta 402100300

07 08 Datos 09 10

CONDECORACIONES, OFRENDAS 402100600 MATERIALES ELECTRICOS AVISOS 402101100 403070400

g) Presione el botn [OK] para grabar la informacin.

4. DEFINIR LOS USUARIOS DEL MODULO


Esta opcin permite definir los usuarios y los permisos que tienen para utilizar el mdulo. a) Desde el men del mdulo de Fondos Delegados seleccionar la opcin Tablas / Usuarios.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

b) En la pantalla Usuarios de Fondos Delegados ingrese la informacin del recuadro ejecutando las siguientes acciones: Campo Cdigo Nombre Funcin Nivel Ejec. Nivel ENTRENA USUARIO DE ENTRENAMIENTO ADMINISTRADOR Presione F9 y seleccione F1 Seleccione de la lista desplegable la opcin SUPERUSUARIO Descripcin

c) Para finalizar presione el botn [OK]

5. CREAR FONDOS

Esta opcin permite crear los Fondos o Cajas Chicas y generar automticamente los documentos con destino a otros mdulos, de acuerdo a las rutas indicadas. a) Desde el men del mdulo de Fondos Delegado seleccionar la opcin Fondo Delegados / Fondo Delegados

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS


b) Presione el botn Insertar y se despliega la pantalla Fondos Delegados e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes:

Sobre el campo Tipo, presione la tecla F9 y Seleccione el tipo 3. Sobre el campo Ao ingrese AO EN CURSO. Sobre el campo Descripcin ingrese FONDO DE LA DIR. ADMINISTRACIN. Sobre el campo Cuentadante presione la tecla F9 y seleccione KENTRON Sistemas de Informacin. Sobre el campo Responsable presione la tecla F9 y seleccione KENTRON Sistemas de Informacin. Sobre el campo Benef. Comprob. presione la tecla F9 y seleccione KENTRON Sistemas de Informacin. SER. DE APOYO. Sobre el campo Monto Base ingrese 1.500.000. Sobre el campo Operador presione la tecla F9 y seleccione US001. Sobre el campo Centro de Costo presione la tecla F9 y seleccione DIR. ADMINISTRACION Y

c) Presione el botn Gen. Apertura y se despliega un mensaje con el nmero de identificado. Conserve el nmero ya que ser de utilidad en puntos siguientes.

d) Presione el botn OK y se despliega la pantalla Fondos Delegados con la informacin que se ingres anteriormente. e) El documento generado debe estar pendiente por verificar, paso previo antes de ser enviado al mdulo siguiente. Para llegar hasta ah, debe seleccionar desde el men principal las opciones Documentos / Verificacin.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

MODULO FONDOS DELEGADOS

f)

En

la pantalla Documentos Pendientes por Verificar, ejecute los siguientes pasos: Seleccione el Documento que usted gener Marque una tilde en el recuadro ubicado al lado del campo Id doc Presione el botn Ficha, se presenta la pantalla Verificacin de fondos delegados.

g) Presione el botn Verificar. En este momento el sistema genera un mensaje, donde avisa a que mdulo fue enviado el documento electrnico.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

10

MODULO FONDOS DELEGADOS


Nota: Es importante sealar que la solicitud se mand al mdulo Tesorera, se debe esperar la emisin del cheque, una vez que este se entregue, en el Modulo Fondos Delegados se debe Recibir, Codificar y Verificar, dando definitivamente la aprobacin al fondo.

6. CARGA DE COMPROBANTES

Esta opcin permite hacer la carga de los comprobantes que afectaran los fondos. seleccionar la opcin Fondos Delegados /

a) Desde el men del mdulo de Fondo Delegado Comprobantes

b) En la pantalla Comprobantes, Presione el botn Insertar y se despliega la pantalla Comprobantes de Fondos Delegados.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

11

MODULO FONDOS DELEGADOS


c) Registre los siguientes datos: En el campo Id Fondo seleccione el fondo, FONDO DE LA DIR. ADMINISTRACIN En el campo Clase de Gasto registre 03 VIATICOS En el campo Beneficiario presione F9 y seleccione KENTRON SISTEMAS DE INFORMACIN En el ao Fecha Comprob., registre la fecha en curso En el campo ao registre el ao en curso En el campo Centro de Costo presione F9 y seleccione DIR. ADMINISTRACION Y SER. DE APOYO En el campo Accin Interna presione F9 y seleccione GASTOS GRALES. DE ADMINISTRACION En el campo Referencia 34AD Sobre el campo monto neto registre 80.000. En el campo Impuesto registre 9.

d) Presione el botn Crear Comp. y se despliega un mensaje de confirmacin, presione el botn SI, para generar el comprobante.

e) Presione el botn Generar, para ver el documento, revisarlo, Imprimirlo o guardarlo. f) Repita el procedimiento para los siguientes comprobantes:

Comprobante 1 En el campo Id Fondo registre FONDO DE LA DIR. ADMINISTRACIN En el campo Clase de Gasto registre 01FOTOCOPIAS En el campo Beneficiario presione F9 y seleccione KENTRON SISTEMAS DE INFORMACIN En el ao Fecha Comprob., registre la fecha en curso En el campo ao registre el ao en curso En el campo Centro de Costo presione F9 y seleccione DIR. ADMINISTRACION En el campo Accin Interna presione F9 y seleccione GASTOS GRALES. DE ADMINISTRACION En el campo Referencia ingrese 1235 Sobre el campo monto neto registre 10.000 En el campo Impuesto registre 9. Presione el botn Crear Comp.

Comprobante 2

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

12

MODULO FONDOS DELEGADOS


En En En En En el el el el el campo Id Fondo registre 3 FONDO DE LA DIR. ADMINISTRACIN campo Clase de Gasto registre 02 AGUA, CAF, AZUCAR campo Beneficiario presione F9 y seleccione KENTRON SISTEMAS DE INFORMACIN ao Fecha Comprob., registre la fecha en curso campo ao registre el ao en curso

En el campo Centro de Costo presione F9 y seleccione DIR. ADMINISTRACION Y SER. DE APOYO En el campo Accin Interna presione F9 y seleccione GASTOS GRALES. DE ADMINISTRACION En el campo Referencia ingrese 1236 Sobre el campo monto neto registre 37.186,47 En el campo Impuesto registre 14. Presione el botn Crear Comp.

7. GENERAR REPOSICIN DE FONDOS

Esta opcin permite hacer generar la reposicin del fondo en funcin a los comprobantes registrados. a) Desde el men del mdulo de Fondos Delegados seleccione la opcin Fondos Delegados / Fondos Delegados. Se presenta la siguiente pantalla:

b) Ubique el fondo a reponer de la DIR. ADMINISTRACION Y SER. DE APOYO, marque el Indicador de Reposicin de Fondo c) Presione el botn [Reposicin]. Se presenta la siguiente pantalla:

d) Seleccione la opcin Todos y presione el botn OK, el sistema genera un mensaje con el nmero de documento que se va ha reponer.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

13

MODULO FONDOS DELEGADOS


e) Desde el men del mdulo de Fondos Delegados seleccione las opciones Documentos I Verificacin. Se presenta la siguiente pantalla:

f)

Presione el botn [Ficha] en la pantalla Documentos Pendientes por Verificar, sobre el documento de reposicin. Se presentar la siguiente pantalla:

g) Presione el botn [Verificar] y se despliega un mensaje que seala que el documento fue procesado, y a que mdulo fue enviado el documento electrnico. Nota: La solicitud se mand a Tesorera, se debe esperar la emisin del cheque, una vez que este se entregue, en el Modulo Fondos Delegados se debe Recibir, Codificar y Verificar, dando definitivamente la aprobacin al fondo.

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


GUIA DE ADIESTRAMIENTO - 21/02/2008 v 2.0.0

14

You might also like