GRUPUL SCOLAR MATEI BASARAB

CORESPONDENTA CU BANCA

PROFESOR COORDONATOR, MICU VIOLETA ELEV, CAPITANESCU SEBASTIAN XII D

CRAIOVA 2012

BIBLIOGRAFIE

Ana Temes, Zoica Elena Vladut CORESPONDENTA COMERCIALA ; Iulian Vacarel POLITICI FISCALE SI BUGETARE IN ROMANIA , Bucuresti, 2001. G. Vintila METODE SI TEHNICI FISCALE, BUCURESTI, 2000. ***, MONITORUL OFICIAL (Colectie) ; ***, OG. 119 / 1999, PRIVIND AUDITUL INTERN SI CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV Gh. Stefanescu BIROTICA SI SECRETARIAT, CRAIOVA, 2001.

CUPRINS:

ARGUMENT CAPITOLUL I : CORESPONDENTA CU BANCA. PROPUNERI SI RATIONALIZARI. BIBLIOGRAFIE.

ARGUMENT,
Activitatea sociala presupune o permanenta comunicare intre membrii societatii, comunicarea facandu-se fie in scris, prin intermediul corespondentei, fie verbal. Prin corespondenta se intelege schimbul de scrisori efectuat in cadrul acestei comunicari. Corespondenta economica, denumita in mod curent corespondenta comerciala, are o importanta deosebita:

Contribuie la stabilirea, mentinerea si dezvoltarea relatiilor comerciale intre diferiti parteneri, persoane fizice sau juridice; Serverste ca o proba in justitie; Constituie o valoroasa sursa de documentare pentru cunoasterea si analiza activitatii organizatiei respective si a sectorului economic in care aceasta este integrat.

Secretariatul este obligat sa urmareasca redactarea si expedierea in termen a scrisorilor de raspuns. Aceastea pot fi redactate de conducere, de catre compartimentele de lucru ( in mod curent ) si de catre secretariat ( la cererea conducerii ). Secretariatul trebuie sa tina evidenta primirii raspunsurilor la scrisorile expediate sub semnatura conducerii si sa redacteze scrisori de revenire si urgentare in cazul intarzierilor. Informatile sosite pe diferite circuite in secretariat trebuie consemnate pentru a fi trimise conducerii compartimentelor de lucru; in aceeasi masura trebuie consemnate deciziile conducerii, ale organelor de conducere, ale sefilor de compartimente, pentru a putea fi urmarita cu usurinta aducerea lor la indeplinire si a fi raportate celor in drept sub forma informatiilor de control.

CORESPONDENTA CU BANCA

Corespondenta comerciala a regiilor autonome si a societatilor comerciale cu unitatile bancare ocupa o pozitie preponderenta, atat ca frecventa, dar mai ales ca valoare si importanta, fata de ansamblul relatiilor de corespondenta a acestora cu terte persoane, in special juridice, dar si cu cele fizice. Regiile autonome si societatile comerciale intra in vederea realizarii dezideratelor care stau la baza finantarii lor in relatiile economice cu: Furnizorii; Clientii; Creditorii; Debitorii; Bugetul de stat; Alte persoane fizice sau juridice inclusive cu proprii salariati.

Toate aceste relatii dau nastere la drepturi sau obligatii ale unitatilor economice care se sting, in cea mai mare parte, pe calea incasarii sau achitarii, adica a decontarii lor fara numerar, prin banca. Chiar si decontarile cu numerar conduc la anumite relatii cu banca, de ridicare sau de depunere a numerarului la banca. Datorita acestor cauze, intre unitatile economice si cele bancare, intervin frecvente corespondente comerciale privind deschiderea de conturi la banca sau cumparari de alte titluri de valoare, dar mai ales pentru efectuarea operatiunilor de incasari si plati prin banca. Unitatile economice sunt obligate sa pastreze disponibilitatile banesti in conturi la banci, sa efectueze operatii de incasari si plati prin aceste conturi. Societatilor comerciale si regiilor autonome li se pot deschide, pentru efectuarea operatiilor de incasari sau plati, mai multe feluri de conturi sau subconturi la banca, cum ar fi: Conturi sau subconturi curente; Conturi sau subconturi de disponibilitati; Conturi de imprumut etc.

In vederea deschiderii de conturi, regiile autonome si societatile comerciale sunt obligate sa prezinte bancii urmatoarea documentatie: Cererea de deschidere de conturi; Copia certificatului de inregistrare a unitatii la organele de stat, de infiintare a acestora; Actul care confirma dreptul conducatorului unitatii de a dispune de cont, adica un exemplar de numire sau de alegere a acestuia; Fisa cu specimenele de semnaturi ale conducatorului unitatii si a persoanelor autorizate sa semneze documentele de banca si amprenta stampilei.

Cererea de deschidere de conturi cuprinde rugamintea adresata bancii de a deschide conturile sau subconturile, mentionand totodata documentele legate, anexate ( potrivit modelului urmatori ):

Cerere de deschidere de cont

S.C. ASTRA S.A SE APROBA, ( conducatorului unitatii bancare ) Catre, BCR Sucursala ( filiala ) Craiova

Pentru efectuarea operatiilor decurgand din indeplinirea sarcinilor noastre, va rugam a ne deschide un cont in conformitate cu normele bancii Separat, va rugam sa ne deschideti si urmatoarele subconturi: Pentru acreditive Pentru credite obtinute in perioada .. In acest scop depunem urmatoarea documentatie, ceruta de normele Bancii Comerciale Romane: Dovada inregistrarii la organele de stat; Actul care confera conducatorului unitatii noastre dreptul de a dispune de cont; Fisa cu specimenele de semnaturi, avand amprenta stampilei care se pune pe documentele ce se prezinta la banca.

DIRECTOR,

CONTABIL SEF,

Fisa cu specimenele de semnaturi

Cuprinde doua parti: Prima parte ( fata documentului ) reprezinta o scrisoare adresata bancii, prin care se notifica trimiterea fisei cu specimenele de semnaturi. Partea a doua ( verso-ul documentului ) reprezinta lista persoanelor imputernicite sa dispuna de sumele din cont, specimenul semnaturilor si amprenta stampilei.

Exemplu de fisa cu specimen de semnaturi

( FATA Document )

S.C ASTRA S.A STR. Teilor nr. 47 Craiova Nr. Tel 0251/234567

Nr. conturilor 35276199 Se admite primirea fisei cu specimenele de semnaturi.

Data 21/03.2006 Semnatura Unitatea ierarhica superioara precum si unitatea la care are deschis contul .

Catre, B.C.R. Va comunicam prin prezenta specimenele de semnaturi impreuna cu amprenta stampilei, valabile de la data de 23/ 03/ 2005. Totodata certificam semnaturile persoanelor autorizare sa dispuna de cont, mentionate pe verso. Prezentul formular inlocuieste specimenele din formularul depus la data de 15/ 04 /2005.

Director,

Contabil-sef,

( VERSO document )
9

S.C.ASTRA S.A. . . (titularul contului )

Nr. Crt. 1. 2.

Numele si prenumele

Functia

Onculescu Ion Popa Mirela

Director Economic Contabil

Prima sau a doua semnatura 01 02

Specimen semnatura # @

Nr.Conturi

134257879 134257879 Amprenta stampilei,

..

NOTA: * Dupa ce au fost indeplinite formalitatile de deschidere, din cont se pot efectua operatiuni de decontare fara numerar, precum si operatiuni cu numerar (incasari si plati ).
10

Operatiuni de decontare fara numerar

Incasarile si platile intre agentii economici ( regii autonome si societati comerciale ) se efectueaza, de regula, prin decontari fara numerar. Unitatile bancare stabilesc formele si instrumentele de decontare, fixeaza limita in care pot fi efectuate plati in numerar si elaboreaza norme privind conditiile si termenele de depunere a documentelor si a numerarului la banca, termenele de acceptare si de plata, limitele in care numerarul poate fi pastrat in casieriile agentilor comerciali, modul de eliberare a numerarului in conditiile de efectuare a platilor din incasari. Sunt cunoscute doua forme de decontare prin banca: Acceptarea; Forme si instrumente de asigurare cu anticipatie a sumelor necesare efectuarii platilor. Fiecare din aceste doua forme de decontare utilizeaza instrumente ( documente de corespondenta comerciala ) specifice. Acceptarea este forma de decontare prin care platile se efectueaza pe baza consimtamantului platitorului ( debitorului ) dat prin depunerea la banca a documentelor de decontare emise de acesta sau prin acceptarea platii documentelor emise de creditor. Dispozitia de plata se utilizeaza pentru decontarea marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau serviciilor prestate, pe imprimat tipizat, cu respectarea caracteristicilor (dimensiuni sau continut). In spatiul rezervat denumirii documentului Dispozitie de . furnizorul completeaza de plata sau incasare ramanand libera rubrica rezervata pentru numar, care urmeaza a fi completata de platitor. Ordinul de plata ( fara factura ) se utilizeaza in vederea achitarii unor obligatii certe diferite de livrarile curente de marfuri cum ar fi: Pentru sumele cuvenite bugetului de stat, asigurari sociale pentru viramente intr-un alt cont la banca al aceleiasi unitati economice, catre organele superioare; Pentru virarea sumelor retinute din salarii in baza unor dispozitii legale (chirii, rate pentru cumparari de bunuri, contributia pentru pensia suplimentara, etc. )

11

Deschiderea de conturi la banca si acordarea de credite.

Intreprinzatorii particulari pot sa-si deschida conturi la banca in lei sau in valuta prin care se efectueaza operatiuni de incasari sau plati, de decontare cu diversi agenti economici, cu bugetul statului etc. In vederea deschiderii de conturi in lei, intreprinzatorii prezinta bancii o cerere de deschidere de conturi la care anexeaza urmatoarele documente: 1. Copie legalizata dupa autorizatia de construire; 2. Copie legalizata dupa inregistrarea la directia generala judeteana a finantelor publice; 3. Fisa cu specimenele de semnaturi ale personalului autorizat a dispune efectuarea de operatiuni in conturile deschise la banca, precum si amprenta stampilei.

NOTA: * Fisa se certifica in mod obligatoriu de toate persoanele prevazute in autorizatia de construire.

12

CERERE DE DESCHIDERE DE CONTURI

Catre, Banca Comerciala Romana

Subsemnatii: .. In calitate de reprezentanti ai S.C. X S.R.L. . In conformitate cu Normele de aplicare a Legii 54/ 1990 privind organizarea activitatii economice va rugam sa aprobati deschiderea unui cont de diponibilitati. In acesta depunem: Copie legalizata dupa autorizatia de construire emisa conform Legii nr. 31/ 1990 Copie legalizata dupa dovada de inregistrare la Directia Generala a Finantelor Publice; Fisa cu specimenele de semnaturi ale persoanelor imputernicite sa dispuna de efectuarea operatiunilor prin cont. Documentele ce se depun la banca vor fi semnate cu * .. din semnaturile prevazute in fisa cu specimenele de semnaturi ale persoanelor imputernicite sa dispuna de efectuarea de operatiuni prin cont. Solicitam ca extrasul de cont sa fie **. In cazul remiterii prin posta a extrasului de cont ne angajam sa suportam cheltuielile de remitere. Am luat la cunostinta conditiile in care se vor efectua operatiile prin cont si le vom respecta intocmai. Semnaturile *** .. L.S.

NOTA: * Se va trece numarul de semnaturi cu care se vor prezenta documentele la banca. * Se precizeaza modalitatea de remitere a extrasului de cont si termenele la care se solicita acestea. * Se semneaza cu acelasi nr. de semnaturi cu care se prezinta documentele la banca. * Intreprinzatorii care au incasari sau plati in valuta pot sa-si deschida conturi in valuta, pe baza de cereri adresate bancii, la care anexeaza documentele prevazute in actele normative.
13

CERERE DE DESCHIDERE DE CONTURI IN VALUTA

Catre, Banca Nationala Romana Subsemnatii: .. In calitate de reprezentanti ai S.C. X S.R.L. Va rugam sa aprobati deschiderea unui cont de disponibilitati in valuta .. ( se indica valuta in care doreste titularul sa aiba contul deschis ) In acest scop depunem: Copie legalizata dupa actul constitutiv; Copie legalizata dupa certificatul de inmatriculare in registrul comertului; Copie legalizata dupa autorizatia Ministerului pentru efectuarea de operatiuni de comert exterior; Fisa cu specimenele de semnaturi a persoanelor autorizate sa dispuna efectuarea de operatiuni prin cont. Documentele ce se depun la banca vor fi semnate cu * Solicitam ca extrasul de cont sa fie ** . In cazul remiterii prin posta a extrasului de cont ne angajam sa suportam cheltuielile de remitere. Am luat la cunostinta conditiile in care se vor efectua operatiile de cont si le vom respecta intocmai. Semnaturile, SE APROBA DIRECTOR, DATA, Verificati indeplinirea conditiilor pentru deschiderea de conturi in valuta Cod cont Sef serviciu,

NOTA: * Se trec nr. de semnaturi cu care se vor prezenta la banca. * Se precizeaza modalitatea de remitere a extrasului de cont si termenul la care se solicita.
14

In vederea sprijinirii activitatii economice a societatilor comerciale, bancile pot acorda credite pentru: Desfasurarea activitatii prevazute in actul constitutive, cu termen de rambursare de cel mult 12 luni de la acordare; Transformarea si amenajarea contructilor proprii sau inchiriate, realizarea de noi spatii construite, procurarea de masini, utilaje tehnologice si mijloace de transport, precum si pentru efectuarea unor cheltuieli de punere in functiune a investitiilor, credite ce se acorda pe o perioada mai mare de un an. Solicitantii creditelor trebuie sa aduca garantii care pot fi formate din: Ipoteca constituita asupra bunurilor imobile, personale si ale girantilor; Alte bunuri, proprietatea solicitantului si a girantilor ce se inscriu in contractul de credite; Gestionarea in favoarea bancii, a drepturilor de despagubiri ce se cuvin solicitantului pentru bunurile asigurate, prin efectul legii si asigurari facultative; Bunuri ce se cumpara din creditele acordate. Pentru acordarea creditelor si rambursarea lor se incheie un contract de credite, intre banca creditoare si solicitant. Debitorul ( debitorii ) se obliga: Sa foloseasca creditul primit numai in scopul pentru care a fost solicitat si acordat; Sa restituie bancii creditul primit si sa plateasca dobanda hotarata la termen; Creditul se poate rambursa si inainte de scadenta, in intregime sau partial, caz in care banca va recalcula dobanzile in mod corespunzator. Banca are dreptul sa verifice, pe parcursul utilizarii creditului, respectarea conditiilor in care s-a acordat acesta. In acest scop debiorul ( debitorii ) se obliga sa puna la dispozitie documentele solicitate (bugetul, bilantul etc. ) precum si documentele privind bunurile achizitionate din credit sau cele rezultate din activitatea pe care o desfasoara. De asemenea banca are dreptul sa verifice existent starea bunurilor depuse in gaj. Nerespectarea obligatiilor de mai sus atrage dupa sine dreptul de a retrage in mod corespunzator creditul inainte de scadenta. In cazul in care se constata, de catre banca, nerespectarea de catre debitor a conditilor stabilite prin contract, acesta se obliga sa achite creditul acordat, inclusive dobanda.
15

Crearea bazelor de date in sistemele bancare

Proprietatea de interconectare a sistemelor software bancare Domeniul bancar este unul in care comunicatia joaca un rol foarte important.Schimbul de informatii intre departamente, schimbul de informatii cu alte banci cat si schimbul de informatii cu clientii, este motorul care asigura existenta unei banci. Privind din alt unghi, un anumit department isi deruleaza operatiile sale prin sistemul informatic fara a avea nevoie sa aiba acces la celelalte operatii care se fac intr-o banca, mai ales ca numarul acestora este foarte mare. Sistemul informatic bancar trebuie sa ia in considerare aceasta cerinta, ceea ce duce la dezvoltarea sa pe component. Impartirea sistemului informatic bancar pe componente se efectueaza avand ca baza gruparea functiilor busisness. La toate acestea se adauga faptul ca domeniul bancar este un domeniu in permanenta schimbare, adaptabil la schimbarea cerintelor si nevoilor societatii. Schimbarile din domeniu adauga o alta cerinta ferma sistemului informatic, aceea de a avea capacitatea de conectare la diferite alte sisteme sau componente informatice, fie vechi, fie noi.

Interfetele puntea de legatura dintre sub-sisteme Mai multe component sau sub-sisteme care sunt proiectate si dezvoltate pentru a lucra impreuna, trebuie sa schimbe intre ele diverse informatii pentru a spune ca sistemul este compact si functional in totalitatea sa. Diverse sub-sisteme, existente sau nou dezvoltate, ale unui sistem informatic, sunt usor puse sa functioneze impreuna, daca ele au fost realizate respectand anumite standarde de comunicatie. Realizarea unui produs folosind diferite componente, nu inseamna doar punerea pieselor sau componentelor impreuna, ci si realizarea interfetelor de comunicatie necesare, interfete care lucreaza ca o punte de legatura intre componentele software aferente.

16

Fara aceste punti, functionarea sub-sistemelor nu este posibila si de aceea, de aceste interfete depinde atat de mult calitatea produsului, in speta produsul informatic bancar, cat si viteza de transmitere si prelucrarea de date. Interfetele din cadrul sistemului informatic trebuie sa utilizeze canale standard de comunicatie. Canalele standard reprezinta un nivel abstract intre aplicatii si reteaua fizica, permitand concentrarea asupra unu nivel inalt al functionalitatii, si eliminand dependenta de platforma specifica, interfetele care realizeaza legatura dintre componente sunt dependente de formatul datelor care se transmit si de punctele de acces ale componentelor. Transmisia datelor in cadrul produsului bancar se face intr-un standard intern de mesaje buffers si un format standard XML. Se considera structura de software bancar data in figura 7.1 , iar pe aceasta structura se evidentiaza interfetele care separa sub-sistemele. Mainframe

I1

Web Server internet I4 I2

Server de filiala

I5 I3

Exchange Server

Centru de operare

Fig. 7.1 Interfetele dintre sub-sistemele aplicatiei

17

In figura sunt notate cu I1, I2, I3, I4 si I5 urmatoarele interfete: I1 interfata dintre Sistemul central si serverul de filiala; Este evidentiata diferit de celelalte pentru ca face legatura intre doua sub-sisteme care se afla pe piste de operare diferite; I2 interfata dintre serverul de Web si serverul de filiala; Serverul de Web la executia tranzactiilor, serverul de Web trebuie sa actualizeze atat datele serverului de filiala cat si datele din sistemul central; I3 interfata dintre serverul de filiala si centrul de operare; Cele doua componente au acelasi sistem de operare si atunci interfata realizata s-a construit pe componente specifice sistemului de operare, pentru Windows folosindu-se DCOM; I4 este legatura dintre utilizatorii de pe Internet si serverul de Web; Legatura este una standard folosind Java, Java Scripts si JSP; I5 este o interfata ce realizeaza legatura cu serverul de e-mail; Aceasta interfata este necesara pentru a trimite date clientilor prin asa-zisul sistem de notificare al clientilor bancii.

18

Cerintele conectarii inter-filiale

Cele mai importante cerinte ale interconectarii filialelor sunt: Executie on-line a tranzactiilor presupune conectarea real-time cu head office si cu celelalte filiale; Posibilitatea lucrului off-line filiale care pot lucra independent cu limitarile necesare; Gestiunea subsistemelor ATM sau Internet.

Executia on-line a tranzactiilor face ca un sistem construit pe trei niveluri sa fie transparent din punct de vedere al locului de unde se fac operatiile, mai bine zis independent de filiala. Astfel orice tranzactie, din orice filiala se efectueaza fara nici o restrictie, folosind oricare din conturile bancii. Doar in cazul in care legatura dintre filiala si sistemul central este intrerupta vor aparea anumite constrangeri din punct de vedere al posibilitatii de efectuare ale tranzactiilor in filiale. In acest caz nu mai sunt verificate soldurile conturilor din alte filiale si atunci sistemul este limitat din punct de vedere al sumelor de tranzactionare. Limitele sumelor de tranzactionare sunt stabilite de catre banca. Din punct de vedere functional exista un serviciu pe Serverul de filiala numit InterBranch, care executa toate tranzactiile facute in alte filiale pentru filiala sa. Intre filiale se efectueaza si transferuri de lichiditati astfel daca o filiala are nevoie de lichiditati, la un moment dat aceasta il poate primi de la alte filiale cash send / receive interbraching. In concluzie, la dezvoltarea sistemului informatic s-au luat in considerare aspectele legate de faptul ca sistemul trebuie sa lucreze in orice filiala cu orice tranzactie. La solicitarea de eliberare a unei carti de credit, se depune o cerere intr-o filiala iar ridicarea efectiva a acesteia sa se faca intr-o alta filiala. Cerintele unui sistem informatic bancar din punct de vedere inter-filiale apar numai in cazul in care sistemul este construi cu Server de filiala.
19

Cerintele conectarii inter-sisteme

Intr-un sistem informatic bancar sunt inevitabil mai multe module sau sisteme software active, dezvoltate de una sau mai multe societati. Toate acestea trebuie sa lucreze impreuna intr-o maniera economica si eficienta. In cazul unu transfer bancar de la o alta banca catre o alta banca destinatara, atunci cand tranzactia ajunge in sistemul bancar destinatie, ea va ajunge prin interfata facuta special pentru a raspunde cerintelor de conectare a celor doua sisteme. Atunci tranzactia va fi analizata din punct de vedere al corectitudinii datelor primite. Dupa aceasta analiza tranzactiile sunt grupate in trei categorii: Tranzactii certe corecte; in care toate datele receptioante sunt corecte si sunt in corespondenta cu informatiile existente; Tranzactii incerte incorecte; in care datele sunt eronate si tranzactiile nu sunt acceptate; Tranzactii cu erori cu posibilitati de corectare; sunt tranzactiile in care exista anumite greseli, dar aceste date nu sunt de o importanta majora; aceste tranzactii vor fi preluate de catre personalul bancii si vor vi analizate, clarificate si trecute in una din cele doua categorii anterioare, corecte sau incorecte;

Din punct de vedere functional exista un serviciu pe Serverul de filiala numit Centralized care executa toate tranzactiile referitoare la filiala sa, efectuate in alte sisteme cu posibilitatea corectarii datelor pentru tranzactiile cu erori. Protocoalele de comunicatie si mesaje se stabilesc de comun acord de catre sistemele care realizeaza legatura.

20

Conectarea cu sub-sistemul de Treasury

Sistemul de Trasury trebuie sa satisfaca toate cerintele functionale legate de: Modificarea ratelor de schimb; Oferirea de rate de schimb speciale pentru tranzactii cu sume mari; Distribuirea ratelor de schimb in cadrul bancii; Tinerea intre anumite limite a disponibilitatii valutare din banca prin participari la licitatii in valuta. In cadrul modificarilor si distributiei acestora, sistemul trebuie sa indeplineasca un minim de cerinte si anume: Aplicatia trebuie sa afiseze data si timpul ultimei modificari pentru cursul valutar; Imediat dupa modificarea cursurilor trebuie sa evidentieze prin diferite mijloace ca de exemplu cu o alta culoare schimbarile care au avut loc; Trimiterea datelor reprezentand ratele de schimb de la departamentul de treasury spre filiale trebuie sa se faca cu prioritate fata de alte date care se transmit prin sistemul de transmisie de date: Data Distribution; Datele trimise sa cuprinda numai modificarile; Actualizarea datelor sa fie on-line; sistemul trebuie sa fie legat in permanenta la sistemul ROUTERS pentru a capta modificarile in timp real; Sistemul trebuie sa permita blocarea / deblocarea anumitor rate de schimb pentru anumite monede; Sistemul trebuie sa permita salvarea si vizualizarea istoricului ratelor de schimb; In cadrul departamentului de Treasury trebuie sa se poata modifica ratele de schimb inainte de a fi trimise in filiale.

In cadrul tranzactiilor in valuta cu sume mari de bani, sunt mai multe modalitati de folosire a unei rate de schimb speciale. Daca un client telefoneaza la banca si negociaza cu banca, primeste o rezervare de valuta limitata de timp. Cu aceasta rezervare clientul se prezinta apoi in filiala si efectueaza tranzactia cu suma specificata la cerere si folosind rata de schimb corespunzatoare rezervarii facute. Daca un client se prezinta la banca si doreste o tranzactionare in valuta a unei sume mari. Prin cereri facute on-line de catre filiala spre sistemul de treasury acesta va primi un curs preferential.
21

Toate aceste cereri de sume in alta moneda trebuie sa treaca on-line prin modul de treasury pentru ca acesta la randul sau sa poata sa achizitioneze sau sa vanda valuta necesara. Daca se vorbeste de interfetele ale acestui modul cu celelalte module atunci trebuie sa se enumere toate acele module care folosesc rate de schimb valutar. Cinci dintre cele mai importante interfete sunt: Interfata cu sistemul contabil al bancii; Interfata cu sistemul de credite; Interfata cu sistemul de plati externe; Interfata cu sistemul de Internet Interfata cu sistemul de filiale;

Toate aceste sisteme folosesc si valuta si atunci automat au nevoie de cursuri de schimb valutar, cursuri furnizate de modulul de treasury, iar treasury are nevoie de informatii legate de sumele tranzactionate pentru a face acoperirea necesarului minim de valuta.

Conectarea cu sub-sistemul Notificarea Clientilor

Un sistem de notificare a clientilor presupune furnizarea unei interactiuni de inalta calitate intre banca si clientii sai, interactiune bazata pe canalele moderne de comunicatie: SMS, WAP, e-mail sau Fax. Acest sistem trebuie construit astfel incat sa se integreze perfect cu restul sistemului bancar. Functionalitatile sub-sistemului de notificare sunt realizate incat: Permite bancii sa informeze clientii despre diferitele evenimente importante pentru acestia; Clientii bancii au posibilitatea de a alege metoda de notificare preferata: SMS, e-mail sau fax; Suporta multiple protocoale de comunicatie, asa asigurand contactul cu o gama larga de clienti; Suporta servicii initiale de banca sau de catre clienti; Managementul clientilor bazat pe grupuri; Asigura mesaje predefinite pentru a simplifica managementul; Cuprinde interfete flexibile de tip TCP / IP cu sistemul Mainframe; Are baza de date independenta Are integrare cu serverul de mail Exchange Server; Are integrare cu sistemul de trimitere a faxurilor; Cuprinde module de rapoarte si statistica; Scalabilitate proiectarea sistemului astfel incat sa permita usor extinderea lui cu un volum de munca scazut; O configurare usoara care sa se adapteze cerintelor business.
22

O structura de conectare eficienta pentru notificari ale clientilor este data in figura 7.2.

Mainframe

Notification Server

Data Base

Web Server

Exchange Server

Fax Server

SMS Server

Fig. 7.2 Structura unui modul de Notificare a Clientilor Baza de date contine informatii despre toti abonatii configurati la acest serviciu de notificare. Ea trebuie gestionata de catre o aplicatie care face parte din Serverul de Notificari. Fiecare client personalizeaza profilul sau alegand: mecanismul dorit de informare, alertele sau informarile dorite, orarul de informare si mesajele de personalizare. Acestea se obtin prin WEB Server, prin cererile facute prin SMS sau direct catre personalul bancii printr-o interfata Web. Exista doua tipuri de servicii: servicii initiate de banca si servicii initiate de catre client.
23

Serviciile initiate de banca permit bancii sa initieze o procedura de notificare pentru a trimite informatii la client. Procedura este lansata de catre: evenimente, alarme sau proceduri. Gestiunea aplicatie permite definirea de evenimente prin diferite cai si asocierea acestora cu anumite mesaje definite anterior. Evenimente: o o o o o Intrarea salariului in cont; Sosirea cecurilor; Depasirea limitei de creditare; Tranzactii cu suma peste limita specificata; Modificarea ratelor de schimb valutar.

Alarme ( la date si ore prestabilite ): o Tranzactii efectuate intr-un interval de timp; o Extras de cont. Alte Mesaje: o Mesaje promotionale.

Serviciile initiate de catre client se realizeaza prin cereri de pe telefonul mobil pentru a primi informatii necesare prin SMS. Exemple de astfel de cereri: o o o o Verificarea balantei contului curent; Confirmari pentru ordine de plata prestabilite Interogarea, starea unui cec; Aflarea cursului valutar.

Sistemul apeleaza la serviciile din modulele corespunzatoare prin interfetele puse la dispozitie de acestea si apoi va trimite rezultatul prin SMS la clientul care a facut cererea.

24

Cerintele conectarii inter-banking

A fost dezvoltat un sub-sistem standard de trimitere a mesajelor intre banci. Implementarea gestionarii acestor mesaje, numite mesaje SWIFT este obligatorie pentru ca un sistem bancar sa comunice cu celelalte banci. Standardele SWIFT au fost acceptate in mesajele financiare ce se transmit in lumea intreaga.

Transmiterea mesajelor SWIFT

Standardele de mesaje SWIFT includ informatii atat pentru banci cat si pentru brokeri, manageri de investitii de pe piata financiara chiar si de pe piata comerciala. Exista diferite organizatii care preiau si transmit aceste mesaje. Aceste servicii oferite diferitilor clienti reduc costul si scad riscul. Intre banci exista diferite legaturi. Acestea sunt: Directe in acest caz banca se numeste banca corespondenta; Indirecte atunci cand legatura se face printr-o alta banca intermediara care este la randul ei banca corespondenta.

Se considera doua banci notate A si B. Acestea se gasesc in diferite situatii din punct de vedere al legaturii dintre ele. -Banca B detine un cont curent (vostro) pentru banca A; -Banca A detine un cont curent (vostro) pentru banca B; - Bancile A si B sunt conectate la sistemul de compensari numit clearing system; -Banca B este head-office al bancii A sau banca B si este o banca de servicii pentru sistemul international de plati;

A A A

B B B

Fig. 7.3 Situatii de legaturi intre banci

25

Exemplu, mesajul M100 este un mesaj SWIFT care este utilizat in cazul unui transfer de bani in care una din parti nu este institutie financiara. Aceasta inseamna ca cel putin unul dintre cei care trimit banii (emitent) si cel care primeste (beneficiar) este o persoana fizica.

Transmiterea de mesaje pentru Ordine de plata externe

Un ordin de plata presupune un remitent si un beneficiar. Daca remitentul si beneficiarul sunt in aceiasi tara atunci acel ordin de plata se numeste ordin local sau domestic. In cazul beneficiarului din alta tara avem de a face cu un ordin de plata extern. Un ordin de plata intre doua institutii financiare este in general executat prin legaturi la un sistem al bancii centrale unde se realizeaza diferite compensari. Acest sistem este o componenta a sistemului bancii centrale sau un sistem independent numit Automated Clearing House ACH. Sunt diferite metode de transmitere de mesaje. Metoda seriala care presupune transmiterea unui singur mesaj de la banca A la banca B. Mesajul contine atat detaliile de plata si cele ale beneficiarului cat si detalii pentru transferul de fonduri intre conturile bancilor.

ACH
Filiala A Banca A Banca B Filiala B

Figura 7.4 Transfer de mesaj serial pentru un ordin de plata local

Pentru o plata internationala in care banca emitenta are legatura directa cu banca beneficiara, de asemenea se practica metoda seriala in care mesajul transmis contine cele doua tipuri de detalii. Daca banca la care se doreste transmiterea fondurilor nu are o legatura directa cu banca initiatoare, atunci se foloseste ca intermediar o alta banca corespondenta.

26

vostro
Filiala A Banca A Banca C

ACH
Banca B Filiala B

Figura 7.5 Legatura intre banci folosind o alta banca corespondenta

In figura 7.5 banca C, este banca corespondenta iar liniile punctate sunt considerate granita dintre tari. In acest sistem, prezentat, exista trei parteneri participanti la legatura. Exista chiar patru participanti atunci cand nu se gaseste nici o banca corespondenta care sa aiba la randul ei o legatura cu banca beneficiara. Ca parti componente ale sistemului software, pentru ordinele de plata, exista urmatoarele module: Modului de ordine de plata Payment Order prin care se face efectiv introducerea si trimiterea datelor catre beneficiar; Modulul de rutare Routing unde se introduc, se calculeaza si se retin rutele optime dintre banci; Modului de mesaje dupa ce a fost trimis ordinul Post Message folosit dupa ce a fost trimis ordinul de plata. Modului de Post Message este folosit in cazul cand se solicita: Verificarea ordinului, adica se verifica starea in care se afla acel ordin, daca a ajuns sau daca a fost preluat de beneficiar; Modificarea datelor,adica se trimit mesaje la banca beneficiara pentru a modifica anumite date care initial s-au trimis gresit; Anularea ordinului de plata, adica se trimit mesaje pentru a anula un anumit ordin trimis anterior.

Raspunzator de transmiterea si receptionarea mesajelor este modului de Payment System, modului ce comunica intern cu modului de routing, post message, core system si extern cu sistemul central de compensari sau direct cu alte banci.

27

Cerinte pentru internet banking

Cel mai important serviciu al sistemului bancar prin Internet este serviciul de securitate a informatiei. Nu toate operatiile sau tranzactiile care se face intr-o banca sunt facute de la distanta prin Internet. Insa, din ce in ce tot mai multe operatii sunt adaugate la lista operatiilor posibile, acestea atat pentru a economisi timpul clientilor de deplasare la banca cat si pentru a fluidiza activitatea bancii. Operatiile pe care trebuie sa le satisfaca in modului de Internet banking sunt legate de: Vizualizarea informatiilor de cont si rate de schimb; Transferul de fonduri utilizand conturile; Plata facturilor; Crearea si gestiunea platilor periodice; Stoparea de cecuri sau ordine de plata; Studierea tranzactiilor istorice; Schimbarea datelor personale ( adresa, telefon ); Gestiunea depozitelor; Trimiterea de mesaje in siguranta; Investitii, credite si imprumuturi.

In varianta unui sistem bancar prin Web, centrele de lucru sunt conectate la sistemul central prin browser, si atunci este necesar un nivel de securitate a informatiei mai ridicat decat in varianta cand un singur modul Internet banking este atasat la sistemul bancar. Sistemul informatic bancar necesita ca: Toate tranzactiile sa fie efectuate intr-un mediu controlat pentru securitatea conexiunii; Autentificarea sa se faca prin certificarea digitala; Datele sa fie protejate peste Internet prin Secure Sockets Layer SSL; Sa existe o retea virtuala privata Virtual Private Network VPN pentru conectarea filialelor bancii; Baza de date si accesul la mainframe sa se faca numai prin servere validate; Sa existe proceduri de backup si restaurare.

28

Beneficiile utilizarii unei retele de tip Web sunt: Operatii rapide si timp mic de raspuns; Minimizarea cerintelor hardware si a costului de instalare; Existenta unui mediu sigur; Portabilitatea pe diferite platforme; Usurinta in integrarea cu sistemele existente; Usurinte in intretinerea si in adiugarea de noi componente.

Flexibilitatea unui sistem informatic este realizate de: Suportabilitatea mai multor limbi, ceea ce aduce o mare flexibilitate in utilizarea acestuia in mai multe tari; Arhitectura distribuita de la inceputul dezvoltarii aplicatiei trebuie sa fie tinuta seama ca trebuie sa suporte mai multe platforme, mai multe servere pentru o distribuire a sarcinilor situate in mai multe banci si chiar in mai multe tari.

Mobile Banking, ca o extensie a canalului Internet Banking si este o extensie in continua crestere. Cele mai populare servicii pentru Mobile Banking (prin PDA si WAP ) sunt: Interogarea soldului unui cont; Plata facturilor, se realizeaza pe baza inregistrarii unor furnizori de servicii; Transfer de fonduri, se realizeaza transferuri de la client la anumiti beneficiari anterior definiti; Stiri, avertizari, informatii; Localizarea de ATM, prin trimiterea unei liste a aparatelor ATM din imediata apropiere a pozitiei clientului; Analiza financiara.

Serviciile de mobile banking prin intermediul unor interfete special definite apeleaza, in fina, tot la servicii standard oferite de sistemul central al bancii. Acesta presupune ca sistemul central sa fie predispus, proiectat si realizat astfel incat sa raspunda si acestor cerinte venite pe diferite canale de comunicatie. Un alt canal de informare si apel al diferitelor functii bancare este Interactive Voice Response IVR.

29

Modulele Internet Banking, Mobile Banking sau IVR apeleaza functii din sistemul central al bancii prin intermediul unui adaptor / interfata prezentat in figura 7.6

Mobile Banking

Internet Banking

IVR

Adaptor pentru apelul functiilor din sistemul central

Sistem informatic central

Figura 7.6 Apelul diferitelor canale externe de comunicatie

Adaptorul realizeaza o protectie si o securitate ridicata necesara acestor canale de comunicatie iar sistemul informatic central trebuie realizat astfel incat sa permita diferentierea solicitarilor in functie de canalul prin care se face cererea. Cresterea diversitatii operatiilor bancare duce la cresterea complexitatii sistemului bancar dar si la cresterea operationalitatii sistemului informatic prin solutionarea problemelor cat mai rapid si comod.
30

PROPUNERI SI RATIONALIZARI

Informatiile sosite pe diferite circuite in secretariat trebuie consemnate pentru a fi transmise conducerii compartimentelor de lucru, in aceeasi masura trebuie consemnate deciziile conducerii, ale organelor de conducere, ale sefilor de compartimente pentru a putea fi urmarita cu usurinta aducerea lor la indeplinire si de a fi raportate celor in drept.

Pentru inlaturarea unor neajunsuri se preconizeaza urmatorul sistem: In spatele biroului de secretariat se amplaseaza un raft cu compartimente; Fiecare compartiment, destinat unei persoane din conducere este impartit in doua: o parte pentru comunicari catre secretar iar cealalalta cu comunicari de secretar.

Pe masura ce secretarul are materiale constituind informatii pentru conducere le amplaseaza in compartimentul respectiv. In acest fel se procedeaza cu schimbul de informatii catre si de la sectiile ( compartimentele) unitatii.

31