ADMINISTRACION DE BODEGAS e INVENTARIOS

1. ADMINISTRANDO UNA BODEGA Y SU ABASTECIMIENTO.

El proceso El objetivo del presente curso es entregar los criterios administrativos, tcnicos y normativos de carcter prctico, para permitir una eficiente administracin, almacenamiento y control del total de los materiales, materias primas, bienes e insumos de una empresa, con la finalidad de lograr un oportuno y sistemtico abastecimiento a la totalidad de los departamentos de trabajo, lnea de distribucin, y clientes. Logrando un ptimo funcionamiento y manejo de reduccin de costos. Las bodegas de una empresa constituyen un rea de gran responsabilidad y de mucha actividad, lo que implica que dentro de la formacin de un "Encargado de Bodega" la mayor cualidad de este debe ser su devocin por el "ORDEN" esta es la clave inicial del xito en el desempeo de este cargo. El primer principio fundamental que debemos tener en cuenta para que este tema es reconocer que una bodega es dentro de la Empresa una instancia productiva y no meramente operativa administrativa, que tiene una incidencia directa en los costos de la Empresa, una bodega bien planificada, dirigida y administrada reduce costos muy importante dentro de la Empresa. Una bodega que est trabajando bajo un sistema adecuado entrega muchos resultados beneficiosos a la empresa, de lo que es responsable directo el jefe o encargado de bodega, siendo sus principales obligaciones las que analizaremos a continuacin:

Permitir tener un adecuado sistema de recepcin y control en la recepcin de mercadera. Permitir tener un buen y lgico ordenamiento en lo referido a la ubicacin fsica de todos los artculos, en cuanto a niveles, pasillos, repisas, utilizacin de espacios en general. Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega o de las bodegas con que se cuente. Definir las diferentes posiciones y ubicacin de almacenamiento para artculos comprados o fabricados en lo referido a su volumen y peso. Definir ubicaciones privilegiadas de alistamiento, especialmente con aquellos artculos que son requerido para la produccin y/o que tengan mayor rotacin de salida. En el caso de ser ms de una bodega, su misin es seleccionar los artculos que se almacenarn en cada una de ellas. Generar en forma simultnea los requerimientos de reabastecimiento en funcin de la rotacin de cada uno de ellos para no producir un quiebre de stock. Definicin de niveles de stock: crtico, nivel mnimo y mximo de los productos. Elaboracin de un proceso de reparacin y mantencin de bienes de la empresa. Cumplimiento a los diferentes planes de seguridad, contra incendio, antirrobo, evacuacin e higiene de la o las bodegas a su cargo. Plan de mantencin de la o las infraestructuras de las bodegas. Disear la forma de interrelacin con las dems reas de la empresa. Toma y procesamiento de inventario. Utilizacin y manutencin de las maquinarias, elementos tcnicos y computacionales con que se cuente. Sistemas computacionales y manejo de la informacin. Baja de materiales. Ajustes de inventario. Despacho de productos.

Los sistemas computaciones existentes en el mercado nos permiten almacenar, procesar, administrar el total de la informacin en forma detalla y actualizada. En definitiva, estas constituyen un potente aliado a la gestin.

1.- Sistema de recepcin y control en la recepcin de mercadera.

En este punto lo primero a determinar es el lugar fsico a emplear en la recepcin de mercadera, este debe ser amplio, limpio, despejado de otras mercaderas, muy claro y/o muy bien iluminado y contar con todas las comodidades necesarias para la revisin detallada de los artculos. Se debe tener previamente seleccionado el lugar de almacenamiento de estos, considerando la mxima de "Primero en entrar, Primero en salir" por lo que exige antes de la recepcin de la nueva mercadera tener reordenada la o las bodegas receptoras, de tal forma que se produzca siempre la rotacin de productos dentro de una misma lnea, esto toma una gran importancia especialmente si trabajamos con productos que de alguna forma tengan algn tipo de vencimiento. La recepcin de mercadera se debe realizar sobre la base de la documentacin de Compras, Facturas o Guas, que debe acompaar al pedido, independiente de la que UD, previamente tenga en su poder. De no contar con dicha documentacin, la recepcin e ingreso no se puede realizar. Conforme a la documentacin de compra se debe ir chequeando que la totalidad de los artculos detallados sean los ingresados a bodega, y que correspondan las cantidades indicadas. Estos artculos deben ser revisados minuciosamente uno a uno comprobando su estado operacional, estado fsico, etc. El administrador de bodega es responsable directo de emitir y/o solicitar la emisin del documento " Devolucin de compra" o "Egreso de compra" que se origina por el rechazo y no-aceptacin de algn artculo defectuoso, con detalles, no solicitado, etc., detectado en la revisin de estos en la recepcin y de la tramitacin de este documento al departamento correspondiente dentro de la empresa.

2.- Permitir tener un buen y lgico ordenamiento. Despus del proceso de recepcin y tramitacin de la documentacin correspondiente, se procede a ejecutar esta segunda actividad, en donde se debe ingresar toda la mercadera en completo orden y en los espacios previamente dispuestos para ellos, observando todas las reglas de almacenamiento que ms adelante detallaremos, y tomando todas las medidas de seguridad ya dispuestas para el acarreo de mercadera. 3.- Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega. Es muy importante tener estipulado y calculado la capacidad fsica total de las bodegas, sin perder el orden y espacio lgicos para poder funcionar, esta informacin siempre le ser muy til Hay que saber de ante mano y en forma exacta cuanto espacio ms se puede ocupar, hablando en trminos ms tcnicos, determinar la "Capacidad mxima de Almacenamiento." 4.- Definir las diferentes posiciones y ubicacin de almacenamiento. Se debe definir en forma clara, incluso debiera estar sealizado, la ubicacin de los artculos, fundamentalmente por volumen y peso. Existen ciertos estndares lgicos de almacenamiento como por ejemplo, siempre las cosas de mayor volumen y peso en el primer nivel y sobre ellas o en un segundo nivel las cosas de menor volumen y peso, se deben dejar espacios especiales o repisas de fcil acceso para las cosas menores, ubicadas siempre en el mismo sector. Lo importante es que independiente al almacenamiento que se adopte siempre se deben mantener los accesos, vas de evacuacin y pasillos libres, para as permitir un trnsito normal entre ellos, tanto del personal como de los artculos con comodidad y seguridad.

5.- Definir ubicaciones privilegiadas de ordenamiento. Dentro de cada bodega se deben seleccionar todos aquellos productos, especialmente, materias primas, que tengan una salida diaria o de gran rotacin y a esta se le debe dar un lugar privilegiado dentro de la bodega, todo esto para permitir en forma expedita la salida de estos, sin producir ningn movimiento adicional de artculos, debe quedar en forma cmoda y de muy fcil acceso. 6.- Requerimientos de reabastecimiento.

El plan de reabastecimiento tiene como objetivo principal evitar los quiebre de stock. , vale decir, que una bodega no debe producir espacios de tiempo entre que se agot una partida de mercadera y se recepcione la siguiente. Esta situacin puede traer prdidas econmicas a la empresa ya que normalmente esto produce perdidas de venta o retrasos en la lnea de produccin, de ah su vital importancia. Se debe tener diseado un sistema en donde se pueda ir efectuando un control y clculo de salida del producto, su salida diaria, semanal, mensual y se debe tener calculado el tiempo que demora en la entrega cada proveedor, considerando desde el momento que se genera la solicitud de compra al departamento correspondiente de la empresa hasta la recepcin fsica de esta. Bsicamente el objetivo final del reabastecimiento es mantener un canal fluido y expedito en el trnsito de los materiales entre el proveedor, bodega y produccin, o cliente final de tal forma que este nunca falte.

2.- STOCK, MANTENCION, SEGURIDAD, COMUNICACIN, INVENTARIO, INFORMATICA, AJUSTES. 7.- Definicin de niveles de stock critico. Relacionado con lo anterior tenemos que como consecuencia del estudio y planificacin del reabastecimiento, se produce la fijacin del stock mnimo y mximo que debe tener la bodega en sus diferentes lneas de productos para que el ciclo este completo y funcione finalmente como se requiere. Stock Mnimo: Es aquella cantidad de mercadera que debe existir en bodega para que abastezca normalmente los pedidos entre el tiempo de demora que existe entre la solicitud de reabastecimiento y la recepcin final efectiva de este pedido. Es muy valido que independiente al clculo exacto del stock mnimo que requiero para operar en forma continuada sin producir un desabastecimiento de algn material, se debe calcular un 10% ms adicional, para as poder cubrir retrasos imprevistos producidos en la entrega del proveedor. (Margen de Seguridad).

Stock mximo: Esta cantidad de stock, entre otras, puede ser fijado por tres criterios bsicos: 1.-Por capacidad de almacenamiento. 2.-Por durabilidad del artculo, vale decir, si tiene algn tipo de vencimiento.

3.-Por polticas econmicas de la empresa, referente a su presupuesto designado con relacin al monto de dinero que est dispuesta a mantener invertido en Mercadera. Muchas empresas han aprendido a optimizar esta parte ya que mantener grandes sumas de dinero detenido en mercadera, no es absolutamente rentable, ya que les afecta directamente en sus costos, de ah la gran importancia de fijar tcnicamente muy bien el stock mnimo y mximo. 8.- Elaboracin de un proceso de mantencin y reparacin de bienes de la empresa. El rea de bodega tambin tiene a su cargo la administracin todos aquellos bienes de la empresa es decir la mantencin y reparacin. Bienes: Son todos aquellos artculos y/o elementos que son parte del uso de todos los miembros y reas de la empresa, como por ejemplo: Todos los muebles (escritorios, cajoneras, repisas), equipos y maquinaria, elementos de computacin, vehculos, repuestos, y toda clase de insumos elctricos, de oficina. Tambin en algunas empresas al conjunto de todos estos elementos los denominan "Activo Fijo". Se bebe tener confeccionado un plan de mantencin de todos estos elementos para asegurar su ptimo funcionamiento como as prever o evitar posibles fallas, especialmente en el caso de los vehculos, maquinaria en general, que cuenten con todas las mantenciones que corresponda. Tambin se debe tener planificado y registrado, los diferentes canales y servicios tcnicos para que en caso de que estos presenten fallas puedan ser atendidos y recuperados tcnicamente en el menor plazo posible. Adems se debe mantener registrado todos estos elementos en un acta, la cual se debe ir actualizando cada vez que ingresa un nuevo elemento para uso de la empresa, esta acta origina un "Inventario de activo fijo" en cual como todo inventario est sujeto a todas las revisiones e instancia de control que disponga la gerencia de la empresa. 9.- Elaboraciones de planes de seguridad. Dentro de las funciones que debe desarrollar el encargado de bodega es tener y mantener actualizados todos los planes de seguridad correspondientes a las instalaciones de bodega, como por ejemplo:

Plan contra-incendio Plan anti-robo. Plan de evacuacin de materiales y documentacin. Plan de enlace o llamado de su personal.

Obviamente todos estos planes deberan ser confeccionados por personal especializado, sin embargo tenerlos siempre vigentes, al da y en conocimiento de todo su personal, velando permanentemente por que se cumplan todas aquellas medidas de seguridad internas, es su responsabilidad como as tambin tiene la responsabilidad de mantener operacional y en perfecto estado de conservacin todos aquellos elementos y materiales que estn designados para la ejecucin de estos planes. 10.- Plan de mantencin de la o las infraestructuras de las bodegas. Es muy importante que las diferentes dependencias o lugares que estn designadas como bodega se mantengan siempre en perfecto estado de conservacin y seguridad, tanto interne como externamente. Esto evita posibles deterioros de la infraestructura como asegurar la proteccin y buen almacenamiento de todos los artculos que se encuentran en cada bodega. 11.- Disear la forma de interrelacin con las dems reas de la empresa. En coordinacin con todas las otras reas de la empresa, debe desarrollar los distintos procedimientos a seguir para asegurar una adecuada respuesta a todas las solicitudes que como bodega reciba para que cada una de estas reas pueda cumplir con sus objetivos en forma ptima. Por otro lado, tambin fijar todos los requisitos administrativos que el resto de las reas deben cumplir para asegurar un adecuado control sobre los materiales solicitados, en lo referente a documentos que se deben confeccionar y que dan origen y respaldo al movimiento interno de mercadera.

12.- Toma y procesamiento de inventario. Esta constituye una actividad muy importante dentro del proceso de administracin de bodegas, que representa la comprobacin real del funcionamiento general de la bodega como as el control fsico de todos los artculos almacenados en ella. La toma de inventario la puede realizar cualquier persona que designe la empresa, esto depender de la normativa vigente de esta, normalmente la deber realizar personal del departamento de auditoria interna (si existe), auditores externos (si es el caso), personal de contabilidad y finanzas, algn gerente designado, o cualquier otra persona que sea designada por la Gerencia General e incluso el propio Gerente General o dueo de la empresa. Lo que nunca va a ser recomendable efectuar es que se le solicite al mismo jefe de bodega que realice esta toma de inventario ya que la finalidad principal de la toma de inventario es efectuar un detallado control y registro de las cantidades de artculos que realmente deben estar. En su parte practica, este proceso debe constar de los siguientes pasos: Paso N 1 Toma de inventario:

Descripcin y cantidad exacta de todos los artculos existentes en bodega, conforme al da de corte de movimiento de mercadera. Comprobacin del estado fsico y operacional de cada uno de ellos. Condiciones de almacenamiento, si es la adecuada o no. Revisin del total de la documentacin administrativa de bodega y que esta este conforme a todas las disposiciones de la empresa. Revisin de todos los artculos que estn en reparacin y que estos efectivamente estn en los lugares indicados para su reparacin.

Los periodos entre las tomas de inventario van a depender a las normativas administrativas que tenga cada empresa, sin perjuicio que en cualquier momento o da del ao administrativo de una empresa, la autoridad de esta pueda ordenar una toma de inventario fuera de toda planificacin, estas normalmente pueden ser, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y van a corresponder, independiente a los periodos con que se tomen, al cierre contable del mes. (30 o 31 del mes segn corresponda). Paso N 2: Cuadratura de inventario: En este paso la persona encargada de la toma de inventario deber realizar la cuadratura de este, esto consiste en unir la informacin de la empresa que nos indica, que mercadera y en que cantidad conforme al corte administrativo debe haber en bodega versus que mercadera y en que cantidad real fue la contada. Se produce la comparacin entre estos dos listados los cuales deben coincidir en forma exacta, de existir diferencia entre sus cantidades, estn van a producir "diferencias de Inventario" las cuales pueden ser, a favor (sobrante de algn determinado producto) o en contra, (faltante de algn producto). Conforme a esto, el encargado de la toma de inventario deber determinar las diferentes responsabilidades, no solo sobre las diferencias de inventario, sino sobre todas las novedades en general que se detecten. Paso N 3 Informe de Gestin: En esta parte la persona a cargo de la revisin y toma de inventario deber evacuar un informe a la Gerencia General o a la autoridad dentro de la empresa que solicit dicho trabajo, en el cual deben contar todos los pormenores de estas en forma detallada y completa y en el caso de haberse detectado algn tipo de anormalidad, cualquiera esta sea desde ya debe estar determinada las responsabilidades correspondientes. Tambin este informe debe el grado de cumplimiento del personal de bodega sobre todas las disposiciones vigente de la empresa como todas aquellas observaciones que l considere pertinente hacer, para mejorar el funcionamiento normal de la bodega bajo un tenor de "recomendaciones". 13.- Utilizacin y mantencin de las maquinarias, elementos tcnicos y computacionales.

Ser tambin obligacin del jefe de bodega velar por la correcta utilizacin y que se efecte la manutencin adecuada a toda la maquinaria, elementos tcnicos, computadores que estn en uso y servicio de las funciones inherentes a la bodega. 14.- Sistemas computacionales y manejo de la informacin. El jefe de bodega debe mantener su sistema automatizado para que administre la base de datos de las existencias, materiales y equipos que estn bajo su custodia de manera actualizada y confiable, la informacin total contenida en todos y cada uno de los movimientos debe encontrarse al da y con sus respaldos correspondientes. Es muy importante destacar que cuando se origina cualquier movimiento en bodega, este debe quedar de inmediato ingresado al sistema computacional, para as mantener un perfecto orden de informacin. Deber mantener ingresada y al da toda la informacin relativa al total de movimientos de documentacin y/o materiales que tenga la bodega, esto se debe ir registrando en el sistema en forma diaria y fundamentalmente en el momento en que se origina este. Esto entre otras cosas mantendr absolutamente actualizado el stock de su bodega y permitir un adecuado funcionamiento de todos los procesos que debe realizar. El encargado de bodega deber, sobre la base de sus controles permanentes de los artculos y/o materiales, determinar, clasificar y seleccionar todos aquellos susceptibles de obsolescencia, daados o fuera de uso, mantenidos en bodega o reingresados durante largo tiempo, informar en detalle de estos y solicitar su baja respectiva. De esta forma los podr rebajar del stock normal de bodega. Proceder a eliminarlo cuando reciba de la gerencia correspondiente la autorizacin de baja por medio de un documento, este es el que en definitiva provoca la baja del artculo y lo elimina del stock en forma definitiva. 15.- Ajustes de Inventario: Como consecuencia de cualquier toma de inventario, controles espordicos o por simple inspeccin que se efectu, puede ocurrir que se detecten faltantes o sobrantes de mercadera o materiales, estos se deben informar detalladamente y simultneamente solicitar el "ajuste de inventario" correspondiente, para que administrativamente se aumente el artculo faltante y/o se descuente el artculo sobrante del stock general. De esta forma se mantiene siempre el stock cuadrado y en sus cantidades fsicas reales. Esto sin perjuicio que la autoridad correspondiente dentro de la empresa disponga que se investiguen las responsabilidades correspondientes que dieron origen a cualquiera de las situaciones antes mencionadas. 16.- Despacho de productos entre bodegas internas (sucursales): En caso que una bodega realice tambin el despacho de productos hacia otras bodegas de la misma empresa, que queden fuera de la instalacin central, como por ejemplo a sucursales de otras ciudades o regiones, se deber confeccionar una gua de salida y transporte de artculos, la cual ser la que d origen a la rebaja de todo el stock contemplado en esta; de la bodega despachadora y por ende ser la que ingrese administrativamente todos esos artculos en la bodega receptora.