Prparation concours ADJAENES 2011

La lettre administrative

Sommaire
Introduction La lettre en forme administrative La lettre en forme personnelle Les formulations

Conseils

Introduction
La lettre administrative est le document employ par ladministration pour transmettre par crit de linformation :
- lintrieur de ladministration - entre administrations - avec un particulier

La lettre administrative repose sur deux lments : - la forme ou prsentation - le fond ou contenu

La lettre administrative peut prendre deux formes : - la forme administrative pour la correspondance lintrieur dune administration ou entre administrations. - La forme personnelle lorsque ladministration sadresse un particulier.

Le fond de la lettre administrative :

Le candidat au concours sera jug selon les critres suivants : - la comprhension du sujet - la qualit des lments de rponse - la matrise de la langue franaise La lettre administrative est un outil de communication qui vhicule limage du service public.

Le fond de la lettre administrative :

La lettre administrative repose sur trois rgles : - linformation - le plan - la langue

Le fond de la lettre administrative :

Linformation. Le but de la lettre administrative est de transmettre une information. celle-ci doit tre : - utile - complte - exacte - actuelle - claire

Le fond de la lettre administrative :

Le plan. La lettre administrative classique se compose de trois parties : - lintroduction - le corps du sujet - la conclusion

Le fond de la lettre administrative :

La langue. - un style simple et clair - une syntaxe et une orthographe matrises - le respect de la ponctuation Etre compris du destinataire du message

Prsentation

Choix des mots

Longueur des phrases

Orthographe et syntaxe

Enchanement des arguments

Neutralit

LISIBILITE

La lettre en forme administrative

Elle se compose de six lments :
- le timbre (ou attache) - la suscription (avec lieu dorigine et date) - lobjet et la rfrence - le corps de la lettre - la signature - les pices jointes

La lettre en forme administrative

Le timbre (ou attache)
Le timbre identifie ladministration mettrice du courrier. Il se situe langle suprieur gauche et comprend plusieurs mentions : - la dsignation de la direction, division ou service concern.

- ladresse complte avec le numro de tlphone et le ml.

- lindication Affaire suivie par...

La lettre en forme administrative

La suscription
Le lieu dorigine et la date figurent en haut droite du document. La date indique est celle du jour de signature.

La suscription sinscrit sous le lieu dorigine et la date. Elle est compose de la mention de lautorit signataire, ensuite de celle du destinataire (qui nest dsign que par sa fonction lexclusion de son nom).
Exemple : Le recteur de lacadmie de la Runion Mesdames et messieurs les chefs de division

La lettre en forme administrative

La suscription
Lacheminement des courriers administratifs repose sur deux principes :
on ncrit jamais un fonctionnaire subordonn mais lautorit responsable (au Ministre pour une administration centrale, au Recteur, Chancelier des Universits, lInspecteur dAcadmie, Directeur des services dpartementaux de lEducation Nationale pour les services extrieurs)
la correspondance administrative est toujours achemine par la voie hirarchique. Tout courrier une autorit suprieure doit tre transmis par lintermdiaire de lautorit hirarchique directe dont dpend lauteur de la lettre.

La lettre en forme administrative

Lobjet et la rfrence
Lobjet est plac gauche sur la premire page, sous la suscription. Il permet succinctement : dindiquer la nature de la question traite dacheminer rapidement le courrier vers le bon service de renseigner de limportance de la question traiter La rfrence se situe immdiatement sous lobjet. Elle est la mmoire de laffaire traite en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents sy rapportant.

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
Le corps de la lettre est bti en trois parties : lintroduction le dveloppement la conclusion

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
Lintroduction est la prsentation ou le rappel de laffaire, de la question ou du problme que lon va traiter. Cela peut aussi tre un rsum partir des ides essentielles de la demande qui est soumise ladministration. Elle doit toujours reprendre lensemble des lments ncessaires la parfaite comprhension du problme pos. Elle doit tre aussi brve que possible, dbarrasse de tout lment qui napporte rien la comprhension de la question pose. Une bonne introduction doit renseigner rapidement et compltement sur le problme trait le signataire du document administratif, sans que ce dernier ne soit contraint de se reporter au dossier de laffaire.

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
La formulation du problme, dans lintroduction, oblige le rdacteur apporter un maximum dattention aux diffrents aspects du problme trait ou de la demande de son correspondant.

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
Le dveloppement est lexamen - dans son fond - de laffaire, la question ou le problme trait. Largumentation sappuiera sur les textes rglementaires et lgislatifs, mais aussi sur les faits rels.
Largumentation doit tre rigoureuse, logique et rpondre certaines rgles et mthodes.

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
Les rgles respecter pour la rdaction du dveloppement : veiller lquilibre entre les diffrentes parties du dveloppement exposer les faits et les arguments de manire progressive (partir de largument le moins important pour finir par celui qui sera dcisif) respecter lharmonie du dveloppement par des transitions entre les diffrentes parties

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
Deux mthodes possibles : la premire mthode consiste exposer dabord la rglementation, puis aborder le cas prcis, pour finalement aboutir la conclusion. la seconde mthode consiste rpondre par laffirmative ou par la ngative la demande pour ensuite en justifier la rponse. Dans le cas dune rponse affirmative, les deux mthodes peuvent tre appliques. Dans le cas dune rponse ngative, il est nettement prfrable dutiliser la deuxime mthode.

La lettre en forme administrative

Le corps de la lettre
La conclusion La conclusion est laboutissement logique de lintroduction et du dveloppement. Elle informe de la dcision de ladministration. Elle doit tre claire et prcise.

La lettre en forme administrative

La signature
Deux cas peuvent se prsenter : la personne qui dtient lgalement lautorit est le signataire de la lettre (par exemple le Recteur, le Prsident dUniversit, lInspecteur dAcadmie, le chef dtablissement...). Son nom suit sa signature sans son titre (qui figure dj dans la suscription). le signataire de la lettre ne dtient pas lautorit. Sa signature sera prcde de sa qualit et de la justification de ses pouvoirs.

La lettre en forme administrative La signature

Trois formules possibles lorsque le signataire ne dtient pas lautorit :
par dlgation : lautorisation signer des dcisions est soumise certaines conditions fixes dans un acte officiel (arrt) qui prcise lobjet de la dlgation et ses limites. par autorisation : cest le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent aprs accord oral du suprieur. par ordre : sapplique en labsence de toute dlgation crite. Elle est utilise par un fonctionnaire en labsence, ou en cas dempchement, du chef direct. Cest une autorisation plus restreinte et plus prcise que la formule prcdente.

La lettre en forme administrative

Les pices jointes

Le nombre et ventuellement la nature est/sont mentionn(s) : - soit en bas gauche de la premire page - soit en haut aprs lobjet et la rfrence

La lettre en forme administrative

Structure de la lettre
Timbre ou Attache
Lieu dorigine et date

Suscription

Objet Rfrence

Introduction Dveloppement Conclusion

Signature Pices jointes

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
8 lments :
- le timbre ou attache - la date - la formule ou appel - le corps de la lettre (introduction, dveloppement, conclusion) - la formule de politesse - la signature - les pices jointes - ladresse du destiantaire

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
Le timbre ou attache
Le timbre est lensemble des mentions, dans lentte, qui permettent de dterminer avec certitude les services dont mane le document. Il comporte gnralement : - le nom du ministre et/ou de lacadmie - le nom de la direction et/ou service - le nom de la cellule de base (division, bureau) d'o mane le document - lindication affaire suivie par... - lindication du numro denregistrement

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
La date et le lieu dorigine :
La date est indispensable et doit figurer dans langle suprieur droit de la feuille. Elle se compose du lieu, du jour, du mois en toutes lettres et du millsime.

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
La formule dappel :
La lettre adresse par une administration des personnes prives utilise les formules dappel de la correspondance prive.

Les lettres adresses aux socits, entreprises publiques, syndicats comportent galement une formule dappel.
Les lettres adresses des autorits administratives ou politiques sont libelles de la faon suivante : - Monsieur le Directeur ; - Monsieur le Conseiller Gnral... Ne jamais utiliser dabrviations.

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
Le corps de la lettre :
Lintroduction rappelle de faon synthtique laffaire. Elle remet en mmoire rapidement et compltement le problme trait. Le dveloppement devra respecter les cinq rgles suivantes : - clair - complet - concis - convaincant (objectif) - correct (poli)

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
Le corps de la lettre :
La conclusion est la partie la plus importante du texte. Elle fait connatre la dcision de ladministration. Celle-ci peut tre positive, ngative ou dattente. Il ne doit y avoir aucune aucune ambigut quant la dcision de ladministration.

Clart

Prcision

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
La formule de politesse :
Cest une formule de courtoisie qui reprend ncessairement dans son libell, la formule dappel. Elle varie suivant la situation, le sexe, lge, la nature des rapports existants entre les correspondants. Exemple : Si la formule dappel est : Monsieur le Directeur, La formule de politesse sera : Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, lassurance de ma considration distingue.

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
La signature :
Il ny a en principe dans le service quune personne qui a le pouvoir de signer. La signature doit tre prcde de la qualit du signataire.

La lettre en forme personnelle

Les diffrentes parties de la lettre en forme personnelle
Les pices jointes :
La mention pices jointes est indique dans langle infrieur gauche de la premire page du document, au dessus du destinataire.

Ladresse du destinataire :
Ladresse figure en bas gauche de la premire page et se compose du prnom et du nom du destinataire, de sa fonction ou qualit et de son adresse (rue, code postal, ville).

La lettre en forme personnelle

Conclusion
La lettre en forme personnelle est une rdaction manant dune administration. Elle doit donc respecter les valeurs de ladministration :
La responsabilit (pas dutilisation du on par exemple) La prudence (restitution des faits dans leur exactitude) Lobjectivit (viter le subjectif, larbitraire, lmotionnel) La courtoisie La prcision et la clart

La lettre en forme personnelle

Structure de la lettre
Timbre ou Attache
Lieu dorigine et date

Appel

Introduction Dveloppement Conclusion

Formule de politesse
Pices jointes Adresse Signature

Les formulations
Les formules introductives
En labsence de correspondance antrieure :
Jai lhonneur dappeler votre attention sur... Je lhonneur de vous informer de... Jai lhonneur de vous faire connatre que... Jai t saisi par tel service dune question relative ... La question ma t pose de savoir dans quelle mesure... Vous avez bien voulu minformer que... Vous avez bien voulu me faire connatre que... Il a t port ma connaissance que... Il ma t signal que...

Les formulations
Les formules introductives
En prsence de correspondance antrieure :
Par lettre du... Par lettre rappele en rfrence... Par votre communication tlphonique du... Par bordereau en date du... Vous avez appel mon attention sur... Vous mavez saisi de... Vous avez bien voulu me signaler...

Les formulations
Les verbes
Confrant une certaine autorit et excluant lincertitude dinterprtation :
Je note Jobserve Je signale Jajoute Je prcise Je souligne Je constate Je confirme Je rappelle Je considre Jestime que ...

Les formulations
Les verbes
Pour renforcer le propos :
Je crois, jestime Je prends note de

Je me permets de Je ne peux que

Je signale Il nest pas exclu que

Je nignore pas que Je souligne

Il est entendu que Je ne doute pas que

Je ne sous-estime pas Je ne perds pas de vue

Les formulations
Les verbes
Pour souligner une impossibilit :
Il ne saurait tre question de
Il ne saurait vous chapper Vous ne sauriez ignorer que

Les formulations
Les verbes
de conclusion :
Il convient de Il importe de Il y a lieu de Il sied de Je souligne Il parat ncessaire Il parat opportun Il est prfrable Il parat souhaitable Il est indispensable

Les formulations
Les locutions
prcisant lide :
A cet gard... A ce sujet... En ce qui concerne... En effet... En lespce... En lobjet... En principe... Notamment... Sous cet angle... ...

Les formulations
Les locutions
permettant dtendre la porte de lide :
A tous gards...
Dune faon gnrale... En tout tat de cause...

Dune manire gnrale...

En tous cas... ...

Les formulations
Les locutions
indiquant les tapes de lexpos :
Tout dabord...
Ensuite... En dfinitive...

En premier lieu...
En conclusion... En rsum...

Dans les notes ou circulaires, on a souvent intrt numroter les paragraphes pour plus de clart.

Les formulations
Les locutions
caractrisant limportance dun argument :
A titre principal...
A titre accessoire... A titre exceptionnel...

A titre subsidiaire...
A titre dinformation... ...

Les formulations
Les locutions
de transition :
Dun ct,... dun autre ct... En outre... Par contre,... Dune part,... dautre part... Par ailleurs... En revanche...

Les formulations
Les locutions
apportant une prcision temporelle :
Au fur et mesure...
Dores et dj... Sans tarder...

Ds maintenant...
Sans dlai... ...

Les formulations
La formule de politesse
indiquant les tapes de lexpos :
Les correspondances changes au sein dune administration ou entre administrations diffrentes, ne comportent pas de formules de politesse.
Exemple : Je vous prie de bien vouloir croire en lassurance de ma considration distingue.

Les conseils
La gestion du temps
Prise de connaissance du sujet Prise de connaissance des documents Etablissement du plan Rdaction du courrier Relecture
5/10 minutes 20/25 minutes 10 minutes 30/40 minutes 10 minutes 1 heure 30

Les conseils Les matriels indispensables :

Deux stylos (noir ou bleu) Un correcteur Un surligneur Un crayon papier

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Ci joint :
Lexpression ci-joint est invariable lorsquelle est place avant le nom auquel elle se rapporte. Veuillez trouver ci-joint la copie de la lettre... Dont vous trouverez la copie ci-jointe.

Le lexique administratif connatre : Les conseils

Communiquer, communication :
Signifie tre en relation ou renseignements pourront mtre tlphone. transmettre. communiqus Ces par

Comptence :
Aptitude reconnue lgalement une autorit de faire certains actes. Affaire de la comptence du prfet.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Convocation :
Action de faire venir, de runir. La convocation se distingue de linvitation par son caractre impratif. Ce mot dsigne couramment, galement, la lettre par laquelle une personne est convoque.

Dlibration :
Examen dune question par un groupe de personnes. Rsultats de cet examen. Ce rsulte dune dlibration dun conseil denseignement. Par dlibration en date du...

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Drogation :
Exception par rapport ce qui est prvu par la rglementation. Les drogations lobligation scolaire sont exceptionnelles. En aucun cas il ne sera accord de drogations.

Dvolu :
Attribu, rserv. En vertu des pouvoirs qui lui ont t dvolus.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Diffuser, diffusion :
La diffusion dun document est sa communication aux personnes auprs desquelles cela est prvu.

Dispense :
Autorisation spciale accorde par lautorit administrative de ne pas faire ce qui est prescrit. Dispense dge pour se prsenter un examen.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Disponibilit :
Position dun fonctionnaire cart provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit la retraite. Solliciter sa mise en disponibilit.

Disposition :
Chacun des points que rgle une loi, un dcret, un arrt... Les dispositions de larticle 3 de ce dcret. Se rfrer aux dispositions de la loi. Prendre des dispositions.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Effet :
Effet dune dcision : consquence, application de cette dcision. Date deffet : date laquelle une dcision devient applicable.

Emaner :
Provenir de, dcouler ladministration centrale. de. Les textes manent de

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Exposer :
Expliquer, faire connatre. Exposer un problme, des difficults, une situation.

Forclos, forclusion :
La forclusion est la privation dun droit qui na pas t exerc dans les dlais fixs. Opposer la forclusion : faire connatre lintress la privation de ses droits. Etre forclos.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Habiliter :
Donner la comptence pour accomplir un acte. Recevoir une habilitation.

Incidence :
Effet, consquence. Incidence dune mesure. Lincidence sur les prix des augmentations de salaires.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Indemnit :
Somme verse un agent en accessoire du traitement. En rparation dun dommage ou dun prjudice. Indemnit de rsidence, de logement etc. Allouer une indemnit.

Instance :
Affaire en instance : en cours dexamen, en attente de dcision.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Mesure :
Dcision prise par une autorit administrative. Faire lobjet de mesures disciplinaires. Une mesure a une porte plus concrte quune disposition et moins imprative quune prescription.

Rfrence :
Indications des documents auxquels on se rapporte. Par rfrence au dcret du...

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Relatif :
Terme trs courant signifiant se rapportant . Lettre relative une demande de poste.

Relever :
Dpendre de. Cette affaire ne relve pas de ma comptence. Mesure administrative lgard dun fonctionnaire lui retirant ses fonctions. Relever une personne de ses fonctions.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Requte :
Demande verbale ou crite. Adresser une requte.

Rserve :
Restriction. Sous rserve de : sous condition de...

Ressort :
Couramment ce mot est synonyme de comptence, dtre dans les attributions de... Cette affaire nest pas de mon ressort.

Les conseils
Le lexique administratif connatre :
Rtroactif :
Effet rtroactif. Se dit dun acte dont la mise en application est antrieure la date laquelle la dcision a t prise ou le texte sign. Titularisation avec effet rtroactif. Augmentation des salaires avec effet rtroactif.

Rserve :
Dlai de rigueur : formule destine inviter au respect strict dune date. On trouve galement lexpression terme de rigueur. ces renseignements devront mtre adresss pour le..., dlai de rigueur.