BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE Proyecto R-tronic

Ingeniera en Tecnologas de la informacin y comunicacin BASE DE DATOS PARA APLICACIONES

Facilitador: Ing. Antonio Ahuebe Moctezuma

Business Intelligence

Elabor:
T.S.U Lizeth Cristina Meja Aldana

Ingeniera en TIC

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Contenido
Contenido
INTRODUCCIN................................................................................................................................................................. 3 Qu es Business Intelligence? ......................................................................................................................................... 3 Benecios que aporta el Business Intelligence ................................................................................................................. 6 Componentes bsicos de Business Intelligence ............................................................................................................... 8 Los sistemas de informacin en las organizaciones. ................................................................................................ 9 Clculo del ROI en proyectos de Business Intelligence. ............................................................................................ 10 MODELO DE DATOS ........................................................................................................................................................ 11 Calidad de datos.......................................................................................................................................................... 12 SISTEMAS OPERACIONALES .................................................................................................................................... 12 FUENTES DE INFORMACIN EXTERNAS .................................................................................................................. 12 Subprocesos. ........................................................................................................................................................... 13 Conclusin ....................................................................................................................................................................... 15

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INTRODUCCIN
Actualmente vivimos en una sociedad donde la informacin tiene gran importancia. El internet y el desarrollo de sistemas han permitido un mejor manejo de sta; ahora e las empresas los directivos pueden acceder a mucha ms informacin, de ms calidad y con mayor rapidez. El potencial que esto nos ofrece es para mejorar la toma de decisiones y para guiar a las empresas hacia la consecucin de sus objetivos es enorme. Sin embargo, muchos directivos se enfrentan a la paradoja de que cada vez tienen ms informacin y menos tiempo para analizarla. La creciente internacionalizacin de los mercados, la globalizacin y la constante dinmica de competitividad entre las empresas, convierten la paradoja anterior en un autntico reto de gestin. La capacidad para tomar decisiones con rapidez, basadas en un adecuado conocimiento de la realidad de la empresa as como del mercado y sus tendencias, ha pasado habiteselos convertirse en una nueva fuente de ventaja competitiva. En primer lugar, constituye una completa introduccin al mundo del Business Intelligence, ofreciendo una visin de conjunto que se construye elemento a elemento en los sucesivos captulos. BUSINESS INTELLIGENCE: COMPETIR CON INFORMACIN En nuestro proyecto R-tronic analizamos si sera factible utilizar las Business Intelligence con las siguientes preguntas: 1. Cuntos de nosotros disponemos de ms informacin y de menos tiempo para analizarla? 2. Los sistemas de informacin de los que disponemos nos ayudan a tomar decisiones rpidamente? 3. Los responsables de generar informacin global estn deslindados por las peticiones de informacin urgente, continua y no coordinada? La respuesta de la primera pregunta, respondimos: Puede que en un cercano futuro la informacin se vuelva densa y que cada ves sea mayor debido a las instituciones y dems empresas que se encuentran en la regin y conforme nos vallamos dando a conocer el manejo de nuestra informacin ser aun mas complejo. Las respuestas a la segunda pregunta son algo ms variadas, dependiendo del nivel de madurez con el que se valla implementando nuestro proyecto.

Qu es Business Intelligence?
La traduccin ms habitual es la de Inteligencia de Negocio. El objetivo bsico de la Business Intelligence es apoyar de forma sostenible y continuada a las organizaciones para mejorar su competitividad, facilitando la informacin necesaria para la toma de decisiones. BI es un proceso interactivo para explorar y analizar informacin estructurada sobre un rea (normalmente almacenada en un datawarehouse), para descubrir tendencias o patrones, a partir de los cuales derivar ideas y extraer conclusiones. El proceso de Business Intelligence incluye la comunicacin de los descubrimientos y efectuar los cambios. Ingeniera en TIC Pgina 3 de 15

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Las reas incluyen clientes, proveedores, productos, servicios y competidores. Proceso interactivo: al hablar de BI estamos suponiendo que se trata de un anlisis de informacin continuado en el tiempo, no slo en un momento puntual. Aunque evidentemente este ltimo tipo de anlisis nos puede aportar valor, es incomparable con lo que nos puede aportar un proceso continuado de anlisis de informacin, en el que por ejemplo podemos ver tendencias, cambios, variabilidades, etc. Tecnologas de Informacin y Comunicacin. 1 BUSINESS INTELLIGENCE: COMPETIR CON INFORMACIN

Explorar: En todo proyecto de BI hay un momento inicial en el que por primera vez accedemos a informacin que nos facilita su interpretacin. En esta primera fase, lo que hacemos es explorar para comprender qu sucede en nuestro negocio; es posible incluso que descubramos nuevas relaciones que hasta el momento desconocamos. Analizar: Pretendemos descubrir relaciones entre variables, tendencias, es decir, cul puede ser la evolucin de la variable, o patrones. Si un cliente tiene una serie de caractersticas, cul es la probabilidad que otro con similares caractersticas actu igual que el anterior. Informacin estructurada y datawarehouse: La informacin que utilizamos en BI est almacenada en tablas relacionadas entre ellas. Las tablas tienen registros y cada uno de los registros tiene distintos valores para cada uno de los atributos. Estas tablas estn almacenadas en lo que conocemos como datawarehouse o almacn de datos. rea de anlisis: Todo proyecto de BI debe tener un objeto de anlisis concreto. Nos podemos centrar en los clientes, los productos, los resultados de una localizacin, etc. que pretendemos analizar con detalle y con un objetivo concreto: por ejemplo, la reduccin de costes, el incremento de ventas, el aumento de la participacin de mercado, el ajuste de previsiones de venta, el cumplimiento los objetivos de venta presupuestados, etc. Comunicar los resultados y efectuar los cambios: Un objetivo fundamental del BI es que, una vez descubierto algo, sea comunicado a aquellas personas que tengan que realizar los cambios pertinentes en la organizacin para mejorar nuestra competitividad. El origen de la Business Intelligence va ligado a proveer acceso directo a la informacin a los usuarios de negocio para ayudarles en la toma de decisiones de los departamentos de Sistemas de Informacin. El uso de informacin que permite a las organizaciones dirigir de la mejor forma, decidir, medir, gestionar y optimizar el alcance de la eciencia y los resultados nancieros. Un 16% afirman que Business Intelligence es: La habilidad de proporcionar datos/informacin en un proceso (o aplicacin) funcional para permitir mostrar un hecho especco y que en ese contexto puede originar una accin. Otro 16% ve Business Intelligence como: El acceso al anlisis de fuentes de informacin cuantitativa que permita mostrar a sus usuarios alinear mejor a las personas y los procesos con los objetivos del negocio. Menos del 5% ve Business Intelligence cmo: Herramientas y tecnologas (reporting y minera de datos) que ayudan a los analistas a trabajar la informacin. Ingeniera en TIC Pgina 4 de 15

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Reporting: bsicamente se trata del conjunto de los informes que han predefinido los usuarios para analizar distintas reas de negocio. Una definicin ms amplia es la que proponen en The datawarehouse Institute: Business Intelligence (BI) es un trmino paraguas que abarca los procesos, las herramientas, y las tecnologas para convertir datos en informacin, informacin en conocimiento y planes para conducir de forma ecaz las actividades de los negocios. BI abarca las tecnologas de datawarehousing los procesos en el back end, consultas, informes, anlisis y las herramientas para mostrar informacin (estas son las herramientas de BI) y los procesos en el front end. En nuestro proyecto tenemos este ejemplo: Nuestro sistema de informacin simple que est basado en la informacin que recogemos de los residuos electrnicos. La informacin que contiene un comprobante de entrega es de es: Su nmero, la fecha, la hora, el cdigo de recolector, el cdigo de centro acopio, los cdigos de los artculos recolectados, la descripcin de los artculos, las unidades y el total de artculos. Como podemos ver en la siguiente imagen:

Los trminos back end y front end comnmente usados en Sistemas de Informacin significan, respectivamente, la parte ms cercana al rea tecnolgica y la ms cercana a los usuarios. Si hiciramos un paralelismo con una tienda, seran la trastienda y el mostrador.

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Total de recolecciones del da. Nmero de comprobantes por hora o fraccin de tiempo. Nmero de comprobantes expedidos por recolector. Informacin por artculo en unidades. Nmero de comprobantes por da. Nmero de artculos funcionales y disfuncionales. Stock de cada centro de acopio. Nmero medio de comprobantes por da, hora, recolector.

Toda esta informacin es de tipo operativo pero a este nivel nos facilita la toma de decisiones tales como: 1. 2. 3. 4. Reponer las existencias, acumulando la cantidad de comprobantes por artculo. Complementar piezas funcionales con piezas disfuncionales para formar nuevos artculos. Ver cules han sido los artculos ms recolectados. Ver cul es el rea donde hay ms artculos recolectados.

Si se produce una disminucin de recoleccin, y previamente habamos presupuestado el nmero de artculos y el total de piezas funcionales podremos analizar qu ha sucedido: 1. Disminucin del nmero de artculos recolectados. 2. Disminucin de comprobantes. 3. Una combinacin de ambas.

Benecios que aporta el Business Intelligence

Uno de los objetivos bsicos de los sistemas de informacin es que nos ayuden a la toma de decisiones. Cuando un responsable tiene que tomar una decisin pide o busca informacin, que le servir para reducir la incertidumbre. Sin embargo, aunque todos la utilicen, no todos los responsables recogen la misma informacin: depende de muchos factores, como pueden ser su experiencia, formacin, disponibilidad, etc. Del mismo modo, los responsables pueden necesitar recoger ms o menos informacin dependiendo que su mayor o menor aversin al riesgo. A partir de los datos que nos proporciona el sistema de Business Intelligence podemos descubrir conocimiento. Por ejemplo, en un concesionario de coches descubrimos la relacin entre el nmero de visitas al concesionario y el nmero de vehculos vendidos en el mes siguiente. Parece claro que el nmero de visitas al concesionario parece un indicador clave, pero todos los concesionarios lo recogen? Los beneficios que se pueden obtener a travs del uso de BI pueden ser de distintos tipos: Beneficios tangibles, por ejemplo: reduccin de costes, gene-racin de ingresos, reduccin de tiempos para las distintas actividades del negocio. Beneficios intangibles: el hecho de que tengamos disponible la informacin para la toma de decisiones har que ms usuarios utilicen dicha informacin para tomar decisiones y mejorar la nuestra posicin competitiva. Beneficios estratgicos: Todos aquellos que nos facilitan la formulacin de la estrategia, es decir, a qu clientes, merca- dos o con qu productos dirigirnos.

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BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE Ejemplos concretos de cmo el Business Intelligence nos puede generar beneficios: Beneficios tangibles, generacin de ingresos: Mejorar la adquisicin de clientes y su conversin mediante el uso de la segmentacin. Reducir la tasa de abandono de clientes, incrementar su fidelidad, teniendo en cuenta cul es su valor. Incrementar los ingresos por crecimiento de las ventas. Aumentar los resultados, consiguiendo que nuestros clientes actuales compren ms productos o servicios. Evitar las prdidas producidas por las ventas de nuestros competidores. Aumentar la rentabilidad por el acceso a informacin detallada de productos, clientes, etc. Conocer mejor cules son las caractersticas demogrficas de nuestra zona de influencia. Hacer crecer la participacin de mercado. Reducir el tiempo de lanzamiento de nuevos productos o servicios. Mejorar aquellas actividades relacionadas con la captura de datos. Analizar la cesta de la compra y la afinidad de venta entre los productos. Facilitar la adopcin de los cambios en la estrategia. Proveer el autoservicio de informacin a trabajadores, colaboradores, clientes y proveedores. Medir la efectividad de las campaas rpidamente y ser capaces de hacer los ajustes durante el ciclo de vida de las mismas. Optimizar las acciones de marketing. Identificar clientes rentables en segmentos no rentables. Analizar a la competencia cuando establecemos precios. Crear nuevas oportunidades. Beneficios tangibles, reduccin de costes: Negociar mejores precios con los proveedores, identificar a los proveedores ms importantes, gestionar descuentos por cantidades de compra; permitir el anlisis del cumplimiento de los proveedores y asignar las compras de acuerdo con ello; medir el nivel de calidad, servicio y precio. Reducir o reasignar el personal necesario para llevar a cabo los procesos. Incrementar la productividad con informacin ms inmediata y mejor. Aumentar el control de costes. Disminuir los gastos. Eliminar ineficiencias y reducir los costes operativos al generar una sola versin de la verdad. Menguar prdidas detectando fraude. o Reducir los crditos incobrables. Hacer bajar las reclamaciones (por ejemplo en el sector seguros). Eliminarlas sobreproducciones de productos. Proveer inventarios just-in-time; gestionar los inventarios de productos acabados; mejorar la gestin de materias primas y productos acabados; reducir los costes de mantenimiento del stock. Acortar los tiempos de respuesta a las peticiones de in- formes. Analizar los problemas, reparaciones y defectos y proveer la informacin para hacer un seguimiento y corregir los problemas recurrentes. Reducir el tiempo para recoger la informacin para cumplir con las normativas legales. Evaluar el rendimiento de los activos y generar las aler- tas cuando el mantenimiento preventivo se debe llevar a cabo. Proveer el suministro dentro del plazo. Hacer un seguimiento de los problemas de los productos desde el inicio de su vida hasta el fin. Retirar los viejos equipos para disminuirlos costes de actividad. Pgina 7 de 15 Proyecto R-tronic

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Reducir las devoluciones de productos. o Analizar la productividad de los empleados. 35 Dar soporte a las reclamaciones de facturacin. Abaratar los costes de las acciones de marketing. o Hacer un mejor seguimiento de las acciones delictivas. o Saber qu comisiones se deben pagar. Hacer decrecer las prdidas de crditos, analizando la utilizacin de los clientes, asignando un anlisis de riesgo.

Beneficios intangibles: Optimizar la atencin a los clientes. Aumentar la satisfaccin de los clientes. Mejorar el acceso a los datos a travs de consultas, anlisis o informes. Informacin ms actualizada. Dotar a la informacin de mayor precisin. Conseguir ventajas competitivas. o Controlar mejor de la informacin. o Ahorrar costes. Menor dependencia de los sistemas desarrollados. o Mayor integracin de la informacin. Beneficios estratgicos: Mayor habilidad para analizar estrategias de precios. Y para identificar y nutrir a aquellos clientes con mayor potencial. Mejorar la toma de decisiones, realizndola de forma ms rpida, informada y basada en hechos. Mayor visibilidad de la gestin. Dar soporte a las estrategias. Aumentar el valor de mercado.

Componentes bsicos de Business Intelligence

La principal razn de un proyecto de Business Intelligence es el anlisis de un problema o problemas interrelacionados. Pero de toda la informacin disponible cul es la informacin que nos interesa? Qu informacin necesitamos? En el caso que nos ocupa, podramos analizar si se han producido cambios en los pedidos de nuevos artculos; para ello debemos estudiar las principales caractersticas del pedido: Cdigo de pedido. Nmero de lneas del pedido. Nmero de artculos por pedido. Importe del pedido.

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BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE A partir de esta informacin podremos ver cul ha sido la tendencia. En otra parte de nuestro sistema de informacin tenemos la informacin de las piezas funcionales y disfuncionales. Cuando encargamos al recolector que haga un recoleccin, registramos los pedidos y las piezas funcionales; ensamblamos un nuevo artculo para dicho pedido y se da de baja automticamente en stock la piezas funcionales q ya han sido utilizadas. Cuando nos confirma la entrega del pedido lo marcamos para que pueda ser facturado. De los pedidos tenemos la siguiente informacin: Nmero del pedido Importe Nmero de artculos De las expediciones tenemos la siguiente informacin: Nmero del pedido Coste del transporte Nmero de artculos por pedido Cdigo del transportista Proyecto R-tronic

En este momento ya tenemos la informacin, pero necesitamos una herramienta de Business Intelligence que nos permita hacer determinados anlisis; por ejemplo, relacionar los costes del transporte de un pedido con el importe del mismo. De esta forma podremos estudiar aquellos pedidos en los que el porcentaje de coste de transporte sobre el importe del pedido sea mayor, para descubrir qu est sucediendo. Si el mismo anlisis lo hacemos relacionando el coste del transporte sobre el peso del pedido, la aplicacin de Business Intelligence nos debera permitir encontrar las diferencias Debemos tomar en cuenta: Problemtica empresarial a la que queramos dar respuesta. Un equipo de personas o una persona que lleve a cabo el anlisis. Informacin de nuestros sistemas de pedidos y expediciones. Informacin externa de las tarifas de la empresa de transporte. Una base de datos a la que hemos llamado datawarehouse. Una aplicacin de Business Intelligence que nos permita trabajar con la informacin, analizarla y visualizar los resultados.

Los sistemas de informacin en las organizaciones. Partiremos de la siguiente pregunta: Por qu las organizaciones necesitan informacin? Bsicamente, las organizaciones necesitan la informacin: Como soporte a las transacciones. Por ejemplo, cuando un cliente nos hace un pedido, lo registramos, comprobamos si tenemos existencias, si el cliente no ha superado el riesgo y, posteriormente, lo pasamos a expediciones para que lo sirva; finalmente lo facturamos, y en el momento que el cliente lo paga le cancelamos la Ingeniera en TIC Pgina 9 de 15

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deuda. Estamos utilizando la informacin para coordinar las operaciones entre los distintos departamentos o funciones y para registrar qu est sucediendo. Estos usos de la informacin estn relacionados con los distintos niveles de la organizacin. Dependiendo del rea funcional en la que nos encontremos (comercial, administracin, produccin, logstica, marketing, recursos humanos, etc.), la informacin que utilizamos tiene caractersticas distintas, relacionadas con nuestra rea. Por ejemplo, en el rea de recursos humanos existe informacin relativa a nminas, costes laborales, formacin, candidatos, currculums, etc., mientras que en el rea comercial se refiere a productos, precios, tarifas, clientes, existencias, etc.

Clculo del ROI en proyectos de Business Intelligence.

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MODELO DE DATOS

Modelo entidad relacin. Su utilidad para analizar el negocio y mejorar su gestin. Ejemplo: anlisis de los tickets medios de caja. Esquemas estrella. Esquema snowake. Granularidad, multidimensionalidad. MODELO DE DATOS Una vez definido el modelo de negocio debemos determinar qu informacin tenemos para analizarlo. Supongamos un pequeo supermercado: Queremos analizar las ventas de productos, retomando el ejemplo del captulo anterior. Para ello, podemos partir de la estructura de la base de datos de los comprobantes. Vamos a utilizar el modelo entidad relacin de la base de datos de los tickets de venta. Analizando la informacin de la que disponemos.

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Calidad de datos
La calidad de los datos en un datawarehouse es fundamental, como afirma Bill Inmon en su artculo53 aparecido en Business Intelligence Network sobre Calidad de Datos: Las organizaciones actan bajo la suposicin de que la informacin de la que disponen es precisa y vlida. Si la informacin no es vlida, entonces no pueden responder de las decisiones basadas en ella. Consecuentemente, es necesario asegurar que la calidad de los datos es mxima. Si en el datawarehouse hay errores, stos se propagarn a lo largo de toda la organizacin y son muy difciles de localizar. Adems, pueden ocasionar que se tomen decisiones errneas que afecten a los resultados de la organizacin. Los costes derivados de que la calidad de los datos no sea la correcta pueden llegar a ser muy elevados. Si los usuarios perciben que no tenemos suficiente calidad de datos rpidamente desprestigiarn el proyecto de Business Intelligence. En una de las previsiones de Gartner se afirma que: A lo largo de 2007, ms del 50% de los proyectos de datawarehouse experimentarn una aprobacin limitada, si no un pleno fracaso, ya que no habrn actuado proactivamente sobre la calidad de los datos. (Con una probabilidad del 80%) Los errores en los datos pueden provenir de los sistemas transaccionales de los que recuperamos los datos, del proceso ETL, o del propio datawarehouse.

SISTEMAS OPERACIONALES FUENTES DE INFORMACIN EXTERNAS

EXTRACCIN DE LA INFORMACIN Seleccin Transformacin Limpieza Integracin Actualizacin

HERRAMIENTAS DE ACCESO Herramientas Front-end OLAP SISTEMAS DEPARTAMENTALES BASE DE DATOS METADATA Ingeniera en TIC Pgina 12 de 15

BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE Server Fuentes de informacin ETL Datawarehouse Este parte del proceso de construccin del datawarehouse es costosa y consume una parte significativa de todo el proceso, por ello requiere recursos, estrategia, habilidades especializadas y tecnologas. La extraccin, transformacin y carga (el proceso ETL) es necesario para acceder a los datos de las fuentes de informacin al datawarehouse. El proceso ETL se divide en 5 subprocesos: 1. Extraccin: Este proceso recupera los datos fsicamente de las distintas fuentes de informacin. En este momento disponemos de los datos en bruto. 2. Limpieza: Este proceso recupera los datos en bruto y comprueba su calidad, elimina los duplicados y, cuando es posible, corrige los valores errneos y completa los valores vacos, es decir se transforman los datos -siempre que sea posible para reducir los errores de carga. En este momento disponemos de datos limpios y de alta calidad. 3. Transformacin: Este proceso recupera los datos limpios y de alta calidad y los estructura y sumariza en los distintos modelos de anlisis. El resultado de este proceso es la obtencin de datos limpios, consistentes, sumarizados y tiles. 4. Integracin: Este proceso valido que los datos que cargamos en el datawarehouse son consistentes con las definiciones y formatos del datawarehouse; los integra en los distintos modelos de las distintas reas de negocio que hemos definido en el mismo. Estos procesos pueden ser complejos. 5. Actualizacin: Este proceso es el que nos permite aadir los nuevos datos al datawarehouse. Proyecto R-tronic

Subprocesos. 1. Extraccin La extraccin de los datos se puede realizar bien de forma manual o bien utilizando herramientas de ETL. De forma manual significa programar rutinas utilizando lenguajes de programacin (por ejemplo: COBOL) que extraigan los datos de las fuentes de datos origen, aunque en otros casos se opta por las utilidades de replicar la base de datos que tienen los motores de bases de datos. Problemtica del acceso a datos Data Source BBDD Host Relacionales Desktop Ficheros Plataformas Host PC Unix Etc... Ingeniera en TIC Pgina 13 de 15

BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE Protocolos Juegos de caracteres Tipos de datos Proyecto R-tronic

106 TCP/IP IPX/SPX Propietarios ASCII EBCDIC Lenguajes diferentes Fechas Horas Numricos Lgicos Necesidades de conversin

2. Limpieza Los sistemas transaccionales contienen datos que no han sido depurados y que deben ser limpiados.

3. Transformacin La transformacin de los datos se hace partiendo de los datos una vez limpios. Transformamos los datos de acuerdo con las reglas de negocio y los estndares que han sido establecidos. La transformacin incluye: cambios de formato, sustitucin de cdigos, valores derivados y agregados.

4. Integracin La ltima etapa es la de integracin en el datawarehouse: es el momento en el que cargamos los datos y debemos comprobar si, por ejemplo, los totales de ventas que hemos cargado coinciden con la informacin que resida en nuestro sistema transaccional, as como si los valores que tienen los registros cargados corresponden a los definidos en el datawarehouse. Es fundamental comprobar que se ha desarrollado correctamente, ya que en caso contrario pueden llevar a decisiones errneas a los usuarios.

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BASE DE DATOS PARA APLICACIONES BUSINES INTELLIGENCE 5. Actualizacin Este proceso determina la periodicidad con el que haremos nuevas cargas de datos al datawarehouse. Proyecto R-tronic

Conclusin
Esto es lo que podemos adaptar de Business Inteligence a nuestro proyecto, en mi opinin personal gestionar la informacin en las empresas es, hoy en da, una herramienta clave para poder sobrevivir en un mercado cambiante, dinmico y global. Aprender a competir con esta informacin es fundamental para la toma de decisiones, el crecimiento y la gestin de nuestra empresa. La disciplina denominada como Business Intelligence nos acerca a los sistemas de informacin que nos ayudan a la toma de decisiones en nuestra organizacin. La pyme dispone, como todas las empresas, no importa su tamao, de sistemas de informacin ms o menos sosticados y que es conveniente analizar y optimizar. La presente investigacin nos ayuda a comprender, a travs de sencillas herramientas y aplicaciones de tecnologas accesibles a todos, a mejorar nuestra orientacin al cliente, nuestros procesos, nuestra gestin econmica, etc. Todo ello, a travs de captulos tericos y casos prcticos desde el rigor tcnico y la visin particularizada para Nuestro proyecto, con soluciones adaptadas a necesidades reales.

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