BAB II PENGATURAN HUKUM MENGENAI KEBERADAAN MINUTA AKTA NOTARIS YANG HILANG ATAU RUSAK KARENA BENCANA ALAM

A. Karakter Yuridis Jabatan Notaris Secara umum terdapat dua aliran dalam pratik kenotariatan di dunia, yakni Notaris Latin dan Anglo Saxon. Notaris Latin diadopsi oleh negara yang menganut Sistem Hukum Sipil (Civil Law System), sedangkan notaris Anglo Saxon diadopsi oleh negara yang menganut Sistem Hukum Kasus (Common Law System). 72 Kelompok negara yang menganut civil law system adalah negara-negara Eropa seperti Belanda, Prancis, Luxemburg, Jerman, Austria, Swiss, Skandinavia, Italia, Yunani, Spanyol dan juga negara-negara bekas jajahan mereka. Untuk kelompok yang termasuk dalam negara yang menganut common law, misalnya Inggris, Amerika Serikat, Kanada, Australia, dan Afrika Selatan, sedangkan untuk kelompok notariat negara-negara Asia dan Afrika, yaitu Turki, Israel, Mesir, Irak, Jepang, Cina, Ethiopia, Liberia, Sri Lanka, India dan Korea Selatan. 73 Civil Law System sangat mementingkan keberadaan peraturan perundangundangan, dibandingkan keputusan-keputusan hakim sehingga hakim hanya berfungsi sebagai pelaksana hukum. Notaris pada civil law system sama seperti hakim. Notaris hanya sebagai pihak yang menetapkan aturan. Pemerintah mengangkat notaris sebagai orang-orang yang menjadi pelayan masyarakat.

Media Notariat, Edisi VII, Juli 2008, Hal.52 Supriadi, Etika & Tanggung Jawab Profesi Hukum Di Indonesia, Sinar Grafika, Jakarta, 2006, Hal. 50
73

72

Universitas Sumatera Utara

Sebagai pihak yang diangkat oleh negara maka notaris dapat dikategorikan sebagai pejabat negara. Seorang notaris civil law akan mengeluarkan akta yang sama persis dengan asli akta (minuta akta) yang disimpan dalam kantor notaris. Akta yang dibuat oleh seorang notaris dalam civil law system merupakan akta otentik yang sempurna sehingga dapat dijadikan alat bukti yang sah di pengadilan. 74 Indonesia menganut mazhab Notaris Latin. Notaris di Indonesia memberikan Legal Advice kepada para pihak, sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang yang berlaku, ketertiban, dan kesusilaan. Berbeda dengan negara yang menganut civil law system, pada common law system aturan hukum ditetapkan oleh hakim. Hakim bukan hanya sebagai pelaksana hukum, tetapi juga memutuskan dan menetapkan peraturan hukum merujuk pada ketentuan-ketentuan hakim terdahulu. Posisi notaris dalam common law system berbeda dengan posisi notaris dalam civil law system, yaitu notaris bukanlah pejabat negara. Mereka tidak diangkat oleh negara, tetapi mereka adalah notaris partikelir yang bekerja tanpa adanya ikatan pada pemerintah. Mereka bekerja hanya sebagai legalisator dari perjanjian yang dibuat oleh para pembuat perjanjian. Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris bukanlah dokumen otentik karena tidak dibuat di hadapan notaris, hanya pengesahannya yang dilakukan notaris. 75

74 75

Ira Koesoemawati dan Yunirman Rijan, Op. Cit., Hal.24 Ibid., Hal. 26

Universitas Sumatera Utara

Menurut Izenic, bentuk lembaga notariat ini dapat dibagi dalam kelompok utama, yaitu : 76 1. notariat functionnel, dalam mana wewenang-wewenang pemerintah didelegasikan (gedelegeerd) dan demikian diduga mempunyai kebenaran isinya, mempunyai kekuatan bukti formal dan mempunyai daya/kekuatan eksekusi. Di negara-negara yang menganut notariat functionnel ini terdapat pemisahan keras antara wettelijk dan niet wettelijke werkzaamheden, yaitu pekerjaan-pekerjaan yang berdasarkan undang-undang/hukum dan yang tidak/bukan dalam notariat; 2. notariat professionnel, dalam kelompok ini, walaupun pemerintah mengatur tentang organisasinya, tetapi akta-akta notaris itu tidak mempunyai akibat-akibat khusus tentang kebenaran, kekuatan bukti demikian pula kekuatan

eksekutorialnya. Teori Izenis ini didasarkan pada pemikiran bahwa notariat itu merupakan bagian atau erat sekali hubungannya dengan kekuasaan

kehakiman/pengadilan (rechtelijke macht), sebagaimana terdapat di Perancis dan Negeri Belanda. Lembaga notariat bukanlah lembaga yang baru. Sejarah dari lembaga notariat yang dikenal sekarang ini dimulai dari daerah Italia Utara. Dari Italia Utara, lembaga notariat berkembang juga ke perancis, Belanda dan Indonesia. Lembaga notaris di Indonesia berasal dari zaman Belanda. Lembaga Notaris masuk ke Indonesia pada permulaan abad XVII dengan keberadaan Vereenigde Oost Indische Compagnie

76

Supriadi, Loc. Cit, Hal. 50

Universitas Sumatera Utara

(VOC) 77 yang datang ke Indonesia untuk mencari rempah-rempah sebagai barang dagangan yang sangat laku di Eropa seperti cengkeh, merica, kayu manis, pala, dan lain-lain. VOC yang mempunyai hak monopoli perdagangan pada waktu itu menjual hasil rempah tersebut kepada pedagang-pedagang dari Eropa dan negara-negara lain yang datang ke Indonesia. Untuk transaksi yang mereka lakukan itu diperlukan alat bukti tertulis dan lembaga notaris dibutuhkan untuk menjawabnya. Ketika itu lembaga ini masih diperuntukkan guna mereka sendiri dan guna mereka yang baik karena undang-undang maupun karena suatu ketentuan dinyatakan tunduk pada hukum yang berlaku untuk golongan Eropa dalam bidang hukum perdata, yaitu Burgerlijk Wetbook (BW) 78 yang Sekarang lebih dikenal dengan Kitab UndangUndang Hukum Perdata (KUHPerdata). Meskipun diperuntukkan bagi golongan Eropa, masyarakat Indonesia juga dapat membuat suatu perjanjian yang dilakukan dihadapan notaris, hal ini menjadikan lembaga notariat semakin dibutuhkan keberadaannya ditengah-tengah masyarakat. 79 Maksud dan tujuan membawa lembaga notariat ke Indonesia adalah untuk memenuhi kebutuhan akan bukti otentik yang sangat dibutuhkan guna hal dan kepentingan yang timbul karena adanya transaksi dagang yang dilakukan. Di dalam perkembangannya, lembaga notariat ini secara diam-diam (stilzwijgend) telah

77 78

G.H.S. Lumban Tobing, Op. Cit., Hal. 15 R. Soegondo Notodisoerjo, Op. Cit., Hal. 8 79 Nico, Op. Cit., Hal. 35

Universitas Sumatera Utara

diadopsi dan menjadi Hukum Notariat Indonesia dan berlaku untuk semua golongan. 80 Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka pemerintahan Belanda bentukan VOC pada tanggal 27 Agustus 1620 mengangkat notaris pertama di Indonesia yaitu Melchior Kerchem dan tugasnya adalah melayani semua surat, surat wasiat dibawah tangan (codicil), persiapan penerangan, akta kontrak perdagangan, perjanjian kawin, surat wasiat (testament), dan akta-akta lainnya dan ketentuan-ketentuan yang perlu dari kota praja dan sebagainya. 81 Pelantikannya dilakukan oleh Gubenur Jenderal Jan Pieterzoon Coen. Setelah pengangkatan notaris yang pertama jumlah notaris di Indonesia makin berkembang. Pada tanggal 12 November 1620 Gubenur Jenderal Jan Pieterzoon Coen untuk pertama kalinya mengeluakan Surat Keputusan (SK) tentang Jabatan Notaris yang pada pokoknya memuat Jabatan Notaris Publik adalah Jabatan Notaris sendiri terlepas dari kepaniteraan Pengadilan. Pada tanggal 16 Juni 1625 keluar Instruksi pertama untuk para notaris yang berpraktek di Indonesia, Instruksi ini hanya terdiri dari 10 (sepuluh) pasal, antara lain menetapkan bahwa Notaris wajib merahasiakan segala sesuatu yang dipercayakan dan tidak boleh menyerahkan salinan-salinan dari akta-akta kepada orang-orang yang tidak berkepentingan. 82 Perkembangan lebih lanjut, pada tahun 1860 Pemerintah Belanda melihat perlunya diadakan penyesuaian peraturan-peraturan jabatan Notaris di Indonesia
80 81

Ibid Supriadi, Op. Cit, Hal. 28 82 R. Soegondo Notodisoerjo, Op. Cit, Hal. 23

Universitas Sumatera Utara

dengan yang berlaku di Belanda, dan untuk itu pada tanggal 26 Januari 1860 dikeluarkan Stb. Nomor 3 yang mulai diberlakukan pada tanggal 1 Juli 1860. dengan diundangkannya Peraturan-peraturan Jabatan Notaris (Notaris Reglement) tersebut, maka telah diletakkan fundamen sebagai landasan pelembagaan Notaris di Indonesia. 83 Perjalanan notaris Indonesia mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan negara dan bangsa Indonesia. Hal ini ditandai dengan berhasilnya pemerintahan orde Reformasi mengundangkan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN). Peraturan UUJN ini merupakan pengganti Peraturan Jabatan Notariat (Stb. 1660-3) dan Reglement op Het Notaris Ambt in Indonesie yang merupakan peraturan Pemerintah Kolonial Belanda. 84 UUJN merupakan unifikasi di bidang pengaturan Jabatan Notaris, artinya satu-satunya aturan hukum dalam bentuk undang-undang yang mengatur Jabatan notaris di Indonesia, sehingga segala hal yang berkaitan dengan notaris Indonesia harus mengacu kepada UUJN. 85 Pasal 1 Reglement of Het Notaris Ambt in Indonesie Staatsblad 1860 Nomor 3 menyatakan: 86

Suhwardi K. Lubis, Op. Cit, Hal. 34 Supriadi, Op. Cit, Hal. 29 85 Habib Adjie, Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) Sebagai Unifikasi Hukum Pengaturan Notaris, Renvoi, Nomor 28.Th.III, 3 September 2005, Hal. 38 86 Artinya Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwenang untuk membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan dan kutipannya, semuanya
84

83

Universitas Sumatera Utara

De Notarissen zijn openbare ambtenaren, uitsluitend bevoegd om authentieke akten op te maken wegens alle handelingen, overeenkomsten en beschikkingen, waarvan eene algemeene verordening gebiedt of de belanghebbenden verlangen, dat bij authentiek geschrift blijken zal, daarvan de dagtekening te verzekeren, de akten in bewaring te houden en daarvan grossen, afshriften en uittreksels uit te geven; alles voorzover het opmaken dier akten door ene algemene verordening niet ook aan andere ambtenaren of personen opgedragen of voorbehouden is. Adapun pengertian notaris berdasarkan bunyi Pasal 1 butir 1 jo Pasal 15 ayat 1 UUJN menyatakan bahwa Notaris adalah pejabat umum 87 yang berwenang membuat akta otentik dan kewenangan lainnya mengenai semua perbuatan, perjanjian dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang. Jabatan notaris merupakan suatu lembaga yang diciptakan oleh negara. 88 Menempatkan notaris sebagai jabatan 89 merupakan suatu bidang pekerjaan atau tugas

sepanjang pembuatan akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain. G.H.S Lumban Tobing, Op. Cit, Hal. 31 87 Istilah Pejabat Umum merupakan terjemahan dari istilah Openbare Ambtenaren diartikan sebagai pejabat yang diserahi tugas untuk membuat akta otentik yang melayani kepentingan publik, dan kualifikasi seperti itu diberikan kepada Notaris. Habib Adjie, Sanksi Perdata dan Administratif Terhadap Notaris sebagai Pejabat Publik, Refika Aditama, Bandung, 2008, (selanjutnya disebut Buku I) Hal. 27 88 Suatu lembaga yang dibuat atau diciptakan oleh negara, baik kewenangan atau materi muatannya tidak berdasarkan pada peraturan perundang-undangan, delegasi atau mandat melainkan berdasarkan wewenang yang timbul dari freis ermessen yang dilekatkan pada administrasi negara untuk mewujudkan suatu tujuan tertentu yang dibenarkan oleh hukum (Beleidsregel atau Policyrules). Bagir Manan, Hukum Positif Indonesia, UII Press, Yogyakarta, 2004, Hal. 15 89 Penyebutan Notaris sebagai jabatan dalam UUJN tidak konsisten, karena dalam UUJN disebut pula notaris sebagai suatu profesi atau sebagai suatu profesi jabatan. Misalnya dalam UUJN

Universitas Sumatera Utara

yang sengaja dibuat oleh aturan hukum untuk keperluan dan fungsi tertentu (kewenangan tertentu) serta bersifat berkesinambungan sebagai suatu lingkungan pekerjaan tetap. Jabatan notaris diadakan atau kehadirannya dikehendaki oleh aturan hukum dengan maksud untuk membantu dan melayani masyarakat yang membutuhkan alat bukti tertulis yang bersifat otentik mengenai keadaan, peristiwa atau perbuatan hukum. 90 Dengan dasar seperti ini mereka yang diangkat sebagai notaris harus mempunyai semangat untuk melayani masyarakat, dan atas pelayanan tersebut, masyarakat yang telah merasa dilayani oleh notaris sesuai dengan tugas jabatannya, dapat memberikan honorarium kepada notaris. Oleh karena itu Notaris tidak berarti apa-apa jika masyarakat tidak membutuhkannya. 91 Dengan demikian Notaris merupakan suatu Jabatan Publik mempunyai karakteristik, yaitu: 92 1. Sebagai Jabatan;

pada Konsiderans Menimbang huruf c disebutkan, bahwa notaris merupakan jabatan yang menjalankan profesi. Pasal 1 angka 5 UUJN, disebutkan bahwa Organisasi Notaris adalah organisasi profesi jabatan notaris. Pengertian Jabatan dan Profesi berbeda. Kehadiran lembaga notaris merupakan Beleidsregel dari negara dengan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN) atau jabatan notaris sengaja diciptakan negara sebagai implementasi dari negara dalam memberikan pelayanan kepada rakyat, khususnya dalam pembuatan alat bukti yang otentik yang diakui oleh negara. Profesi lahir sebagai hasil interaksi di antara sesama anggota masyarakat, yang lahir dan dikembangkan oleh masyarakat sendiri. 90 Secara substantif akta notaris dapat berupa: (1) suatu keadaan, peristiwa atau perbuatan hukum yang dikehendaki oleh para pihak agar dituangkan dalam bentuk akta otentik untuk dijadikan sebagai alat bukti;(2) berdasarkan peraturan perundang-undangan bahwa tindakan hukum tertentu wajib dibuat dalam bentuk akta otentik. 91 Habib Adjie, Buku I, Op.Cit., Hal. 32 92 Ibid., Hal.32

Universitas Sumatera Utara

UUJN merupakan unifikasi di bidang pengaturan Jabatan Notaris, artinya satu-satunya aturan hukum dalam bentuk undang-undang yang mengatur Jabatan Notaris di Indonesia, sehingga segala hal yang berkaitan dengan Notaris di Indonesia harus mengacu kepada UUJN. 2. Notaris mempunyai kewenangan tertentu; Setiap wewenang yang diberikan kepada jabatan harus dilandasi aturan hukumnya sebagai batasan agar jabatan dapat berjalan dengan baik dan tidak bertabrakan dengan wewenang jabatan lainnya. Dengan demikian jika seorang pejabat (Notaris) melakukan suatu tindakan di luar wewenang yang telah ditentukan, dapat dikategorikan sebagai perbuatan yang melanggar wewenang. 3. Diangkat dan diberhentikan oleh Pemerintah; Pasal 2 UUJN menentukan bahwa Notaris diangkat dan diberhentikan oleh Pemerintah, dalam hal ini menteri yang membidangi kenotariatan (Pasal 1 angka 14 UUJN). Notaris meskipun secara administratif diangkat dan diberhentikan oleh pemerintah, tidak berarti Notaris menjadi subordinasi (bawahan) dari yang mengangkatnya, pemerintah. Dengan demikian Notaris dalam menjalankan tugas jabatannya: a. bersifat mandiri (autonomous); b. tidak memihak siapapun (impartial); c. tidak tergantung kepada siapa pun (independent), yang berarti dalam menjalankan tugas jabatannya tidak dapat dicampuri oleh pihak yang mengangkatnya atau oleh pihak lain.

Universitas Sumatera Utara

4. Tidak menerima gaji atau pensiun dari yang mengangkatnya; Notaris meskipun diangkat dan diberhentikan oleh pemerintah tetapi tidak menerima gaji dan pensiun dari pemerintah. Notaris hanya menerima honorarium dari masyarakat yang telah dilayaninya atau dapat memberikan pelayanan Cuma-Cuma untuk mereka yang tidak mampu. 5. Akuntabilitaas atas pekerjaannya kepada masyarakat; Kehadiran Notaris untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang memerlukan dokumen hukum (akta) otentik dalam bidang hukum perdata, sehingga Notaris mempunyai tanggungjawab untuk melayani masyarakat yang dapat menggugat secara perdata, menuntut biaya, ganti rugi, dan bunga jika ternyata akta tersebut dapat dibuktikan dibuat tidak sesuai dengan aturan hukum yang berlaku. Hal ini merupakan bentuk akuntabilitas Notaris kepada masyarakat. Menurut Heryanto, seorang notaris dalam menjalankan profesinya sebagai notaris dan sebagai pejabat publik, setidak-tidaknya notaris harus memerankan 4 (empat) fungsi, yakni: 93 1. Notaris sebagai pejabat yang membuatkan akta-akta bagi pihak yang datang kepadanya baik itu berupa akta partij 94 maupun akta relaas 95.

Heryanto, Notaris Antara Profesi dan Jabatan, http://arsip.pontianak.com/berita/index.asp?Berita=Opini&id=102865, diakses pada tanggal 20 Juni 2011 94 Akta partij adalah akta yang dibuat dihadapan (ten overstaan) notaris yang berisi uraian atau keterangan, pernyataan para pihak yang diberikan atau yang diceritakan di hadapan notaris, dimana para pihak berkeinginan agar uraian atau keterangannya dituangkan ke dalam bentuk akta notaris. Sutrisno, Op. Cit., Hal. 161

93

Universitas Sumatera Utara

2. Notaris sebagai Hakim dalam hal menentukan pembagian warisan. 3. Notaris sebagai penyuluh Hukum dengan memberikan keteranganketerangan bagi pihak dalam hal pembuatan suatu akta. 4. Notaris sebagai pengusaha yang dengan segala pelayanannya berusaha mempertahankan klien atau relasinya agar operasionalisasi kantornya tetap berjalan. Notaris sebelum menjalankan jabatannya wajib mengucapkan sumpah atau janji terlebih dahulu mengingat beratnya tanggung jawab notaris sebagai pejabat umum yang diangkat dan bekerja untuk kepentingan negara, menurut agamanya dihadapan Menteri atau pejabat yang ditunjuk, demikian juga halnya pemberhentian Notaris dilakukan oleh Menteri. Notaris sebagai pejabat umum diangkat oleh negara, bekerja juga untuk kepentingan negara, namun demikian notaris bukanlah pegawai sebagaimana yang dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok kepegawaian, sebab dia tidak menerima gaji, dia hanya menerima honorarium 96 atau fee dari klien. Dan dapat dikatakan bahwa Notaris, adalah pegawai pemerintah tanpa menerima suatu gaji dari pihak pemerintah,

Akta relaas adalah akta yang dibuat oleh (door) notaris yang berisi berupa uraian notaris yang dilihat dan disaksikan sendiri atas permintaan para pihak, agar tindakan atau perbuatan para pihak dituangkan ke dalam bentuk akta notaris. Ibid, Hal. 160 96 Honorarium berasal dari kata latin Honor yang artinya kehormatan, kemuliaan, tanda hormat/penghargaan semula mengandung pengertian balas jasa para nasabah atau klien kepada dokter, akuntan, pengacara, dan notaris. Kemudian pengertian itu meluas menjadi uang imbalan atau jasa atau hasil dari pekerjaan seseorang yang tidak berupa gaji tetap. Umpamanya, honorarium untuk pengarang, penerjemah, ilustrator atau konsultan. K.Prent, C.M., J.Adi Subrata dan W.J.S Poerwadarminta, Kamus Latin Indonesia, Kanisius, 1969, Hal. 387

95

Universitas Sumatera Utara

notaris dipensiunkan oleh pemerintah, akan tetapi tidak menerima pensiun dari pemerintah. 97 Karena tugas yang diemban notaris adalah tugas yang seharusnya merupakan tugas pemerintah, maka hasil pekerjaan notaris mempunyai akibat hukum, notaris dibebani sebagian kekuasaan negara dan memberikan pada aktenya kekuatan otentik dan eksekutorial. 98 Melihat kepada tugas utama notaris tersebut, maka dapat dikatakan bahwa notaris mempunyai tugas yang berat, karena harus menempatkan pelayanan masyarakat di atas segala-galanya. Oleh karena itu diperlukan tanggung jawab baik individual maupun sosial terhadap norma-norma hukum positif dan kesediaan untuk tunduk pada kode etik profesi. Syarat-syarat untuk diangkat menjadi Notaris adalah : 99 a. Warga negara Indonesia; b. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa; c. Berumur paling sedikit 27 (dua puluh tujuh) tahun; d. Sehat jasmani dan rohani; e. Berijazah sarjana hukum dan lulusan jenjang strata dua kenotariatan; f. Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan Notaris dalam waktu 12 (dua belas) bulan berturut-turut pada kantor Notaris atas prakarsa sendiri atau atas rekomendasi Organisasi Notaris setelah lulus strata dua kenotariatan; g.Tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara, advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang oleh Undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan Notaris. Setelah memenuhi syarat untuk diangkat menjadi notaris maka notaris tersebut berkewajiban mengucapkan sumpah/atau janji sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) UUJN.
97 98

Suhrawardi K. Lubis, Op.Cit, Hal. 34 Ibid, Hal. 35 99 Pasal 3 UUJN

Universitas Sumatera Utara

Notaris dalam menjalankan tugas jabatannya wajib berpedoman secara normatif kepada aturan hukum yang berkaitan dengan segala tindakan yang akan diambil untuk kemudian dituangkan dalam akta. Bertindak berdasarkan aturan hukum yang berlaku tentunya akan memberikan kepastian kepada para pihak, bahwa akta yang dibuat di hadapan atau oleh notaris telah sesuai dengan aturan hukum yang berlaku, sehingga jika terjadi permasalahan, akta notaris dapat dijadikan pedoman oleh para pihak. 100 Setiap pekerjaan dan jabatan tentu dibarengi dengan hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam menjalankan praktiknya, seorang notaris memiliki kewajiban, kewenangan, dan larangan atau pantangan. Kewenangan, kewajiban, dan larangan merupakan inti dari praktik kenotariatan. Tanpa adanya ketiga elemen ini maka profesi dan jabatan notaris menjadi tidak berguna. 101 Notaris sebagai pejabat umum diberikan oleh peraturan perundang-undangan kewenangan untuk membuat segala perjanjian dan akta serta yang dikehendaki oleh yang berkepentingan. Kewenangan Notaris tersebut adalah: 102 a) Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundangundangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
Habib Adjie, Meneropong Khazanah Notaris dan PPAT Indonesia (Kumpulan Tulisan Tentang Notaris dan PPAT), PT. Citra Aditya Bakti, Bandung, 2009, (Selanjutnya disebut Buku II), Hal. 185 101 Ira Koesoemawati dan Yunirman Rijan, Op.Cit, Hal. 40 102 Pasal 15 UUJN
100

Universitas Sumatera Utara

b) Notaris berwenang pula: a. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus b. membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus c. membuat kopi dari asli surat-surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan d. melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya e. memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta f. membuat akta berkaitan dengan pertanahan atau membuat risalah lelang Notaris sebagai seorang Pejabat umum yang diangkat oleh negara memiliki kewajiban yang diatur secara khusus dalam undang-undang tentang jabatan notaris. Seorang notaris wajib bertindak jujur, saksama, dan tidak memihak. Kejujuran merupakan hal yang penting karena jika seorang notaris bertindak dengan ketidakjujuran maka akan banyak kejadian yang merugikan masyarakat. Bukan hanya itu, ketidakjujuran akan menurunkan tingkat kepercayaan masyarakat. 103 Notaris selaku pejabat pembuat akta otentik dalam tugasnya melekat pula kewajiban yang harus dipatuhi, karena kewajiban tersebut merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan. Dalam menjalankan jabatannya, notaris berkewajiban: 104 a. bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum b. membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris c. mengeluarkan grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta berdasarkan minuta akta d. memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam undang-undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya

103 104

Ibid, Hal. 41 Pasal 16 UUJN

Universitas Sumatera Utara

e. merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain f. menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku g. membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga h. membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta setiap bulan i. mengirimkan daftar akta sebagaimana dimaksud dalam huruf h atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke Daftar Pusat Wasiat Departemen yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang kenotariatan dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya j. mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan k. mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan l. membacakan akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris. m. menerima magang calon notaris

Menjaga kerahasiaan terkait pembuatan akta juga harus dilakukan oleh seorang notaris. Seorang notaris diharamkan untuk mengumbar kisah para klien tanpa ada persetujuan dari sang klien. Kerahasiaan ini juga merupakan amanat dari sumpah notaris. Mereka disumpah untuk dapat menjaga rahasia karena dengan menjaga rahasia para klien maka notaris juga sudah bertindak netral. Berkaitan dengan ketentuan Pasal 16 UUJN di atas, maka notaris dalam menjalankan jabatannya, selain memiliki kewajiban yang harus dipatuhinya, juga

Universitas Sumatera Utara

memiliki larangan-larangan yang harus dihindari dalam menjalankan tugasnya yaitu: 105 a. menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya b. meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah c. merangkap sebagai pegawai negeri d. merangkap jabatan sebagai pejabat negara e. merangkap jabatan sebagai advokat f. merangkap jabatan sebagai pimpinan atau pegawai badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah atau badan usaha swasta g. merangkap jabatan sebagai Pejabat Pembuatan Akta Tanah di luar wilayah jabatan notaris h. menjadi notaris pengganti i. melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan martabat jabatan notaris. Berdasarkan pada pengertian notaris dan kewenangannya tersebut diatas maka suatu akta notaris lahir dan tercipta karena : 106 1. atas dasar permintaan atau dikehendaki yang berkepentingan, agar perbuatan hukum mereka itu dinyatakan atau dituangkan dalam bentuk akta otentik. 2. atas dasar undang-undang yang menentukan agar untuk perbuatan hukum tertentu mutlak harus dibuat dalam bentuk akta otentik dengan diancam kebatalan jika tidak, misalnya dalam mendirikan suatu Perseroan Terbatas, harus dengan akta otentik.

B. Karakter Yuridis Akta Notaris 1. Kedudukan Akta Notaris sebagai Alat Bukti Otentik Indonesia merupakan negara hukum (rechtstaat) dimana prinsip negara hukum adalah menjamin kepastian, ketertiban dan perlindungan hukum yang berintikan kebenaran dan keadilan. Hal ini tentunya menuntut bahwa di dalam lalu
105 106

Pasal 17 UUJN Setiawan Rachmat, Pokok-Pokok Hukum Perikatan, Putra Abardin, Bandung, 1995, Hal.3

Universitas Sumatera Utara

lintas hukum diperlukan adanya alat bukti dalam menentukan hak dan kewajiban seseorang sebagai subjek hukum dalam kehidupan bermasyarakat. Keberadaan notaris sangat penting ditengah-tengah kehidupan masyarakat. Notaris memberikan jaminan kepastian, ketertiban dan perlindungan hukum pada masyarakat menyangkut pembuatan akta otentik. Akta otentik ini sangat diperlukan dalam setiap aspek kehidupan masyarakat. Pembuatan akta otentik yang mengandung kebenaran formal ini sangat membutuhkan bantuan dan jasa dari notaris sehingga akta otentik itu akan dapat dipahami dan diterima oleh semua pihak serta memiliki jaminan kepastian hukum di tengah-tengah masyarakat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, akta adalah surat tanda bukti berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan) tentang peristiwa hukum, yang dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan, dibuat, dan disahkan oleh pejabat resmi. Sudikno Mertokusumo memberikan pengertian mengenai akta adalah surat sebagai alat bukti yang diberi tandatangan, yang memuat peristiwa-peristiwa yang menjadi dasar daripada suatu hak atau perikatan, yang dibuat sejak semula dengan sengaja untuk pembuktian. 107 Akta otentik sendiri sebagaimana dikemukakan oleh C.A Kraan di dalam disertasinya, De Autentieke Akte (Amsterdam 20 Januari 1984) sebagai mana yang dikutip oleh Herliene Budiono mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 108

107

Sudikno Mertokusumo, Hukum Acara Perdata Indonesia, Liberty, Yogyakarta, 2006, Hal.

149 Herliene Budiono, Kumpulan Tulisan Hukum Perdata Di Bidang Kenotariatan, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2008, Hal. 214
108

Universitas Sumatera Utara

1. Suatu tulisan, dengan sengaja dibuat semata-mata untuk dijadikan bukti atau suatu bukti dari keadaan sebagaimana disebutkan di dalam tulisan dibuat dan dinyatakan oleh pejabat yang berwenang. Tulisan tersebut turut ditandatangani oleh atau hanya ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan saja. 2. Suatu tulisan sampai ada bukti sebaliknya, dianggap berasal dari pejabat yang berwenang. 3. Ketentuan perundang-undangan yang harus dipenuhi; ketentuan tersebut mengatur tata cara pembuatannya (sekurang-kurangnya memuat ketentuanketentuan mengenai tanggal, tempat dibuatnya akta, nama dan kedudukan/jabatan pejabat yang membuatnya. 4. Seorang pejabat yang diangkat oleh negara dan mempunyai sifat dan pekerjaan mandiri (onafhankelijk-independence) serta tidak memihak (onpartijdigimpartial) dalam menjalankan jabatannya sesuai dengan ketentuan Pasal 1868 KUHPerdata jo Pasal 1 Peraturan Jabatan Notaris (sekarang Pasal 15 ayat (1) UUJN). Semua akta yang dibuat di hadapan notaris dapat disebut sebagai akta otentik. Menurut Pasal 1868 KUHPerdata, akta otentik adalah sebuah akta yang dibuat dalam bentuk akta yang ditentukan oleh undang-undang atau dibuat di hadapan pejabat umum yang berwenang di tempat pembuatan akta itu. Akta otentik itu proses

pembuatan dan penandataganannya dilakukan dihadapan notaris. Akta otentik dapat membantu bagi pemegang/pemiliknya jika tersangkut kasus hukum. Akta notaris merupakan perjanjian para pihak yang mengikat mereka yang membuatnya, oleh karena itu syarat-syarat sahnya suatu perjanjian harus dipenuhi. Pasal 1320 KUHPerdata yang mengatur tentang syarayt sahnya perjanjian. Ada dua syarat, yaitu syarat subjektif, yaitu syarat yang berkaitan dengan subjek yang mengadakan atau membuat perjanjian yang terdiri dari kata sepakat dan cakap bertindak untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Kemudian, syarat objektif, yaitu

Universitas Sumatera Utara

syarat yang berkaitan denngan objek yang dijadikan perbuatan hukum oleh para, yang terdiri dari suatu hal tertentu dan sebab yang tidak dilarang. 109 Syarat sahnya perjanjian tersebut diwujudkan dalam akta notaris. Syarat subjektif dicantumkan dalam Awal akta dan syarat objektif dicantumkan dalam Badan akta sebagai isi akta. Isi akta merupakan perwujudan dari Pasal 1338 KUHPerdata mengenai kebebasan berkontrak dan memberikan kepastian dan perlindungan hukum kepada para pihak mengenai perjanjian yang dibuatnya. 110 Dengan demikian, jika dalam awal akta, terutama syarat-syarat para pihak yang menghadap notaris tidak memenuhi syarat subjektif, maka atas permintaan orang tertentu akta tersebut dapat dibatalkan. 111 Jika dalam isi akta tidak memenuhi syarat objektif, maka akta tersebut batal demi hukum. 112 Akta Notaris wajib dibuat dalam bentuk yang sudah ditentukan oleh undangundang hal ini merupakan salah satu karakter akta notaris. Akta notaris sebagai alat bukti agar mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna, jika seluruh ketentuan prosedur ketentuan prosedur atau tata cara pembuatan akta dipenuhi. Jika ada

Suatu persetujuan tanpa sebab, atau yang telah dibuat karena suatu sebab yang palsu atau terlarang, maka persetujuan tersebut tidak mempunyai kekuatan (Pasal 1335 KUHPerdata). Jika tidak dinyatakan suatu sebab, tetapi ada sebab yang halal (tidak dilarang), ataupun jika ada suatu sebab lain, daripada yang dinyatakan, maka persetujuan tetap sah (Pasal 1336 KUHPerdata) 110 Menurut Peter Mahmud Marzuki, bahwa seseorang pada umumnya mempunyai pilihan bebas untuk mengadakan perjanjian. Di dalam asas ini terkandung suatu pandangan bahwa orang bebas untuk melakukan atau tidak melakukan perjanjian, bebas dengan siapa ia mengadakan perjanjian, bebas tentang apa yang diperjanjikan dan bebas untuk menetapkan syarat-syarat perjanjian. Peter Mahmud Marzuki, Batas-Batas Kebebasan Berkontrak, Yuridika, Fakultas Hukum Universitas Airlangga, Volume 18, Nomor 3, Mei 2003, Hal. 219 111 Akta Notaris yang dapat dibatalkan berari akta tersebut termasuk ex nunc, yang berarti perbuatan dan akibat dari akta tersebut dianggap ada sampai saat dilakukan pembatalan. 112 Akta Notaris yang batal demi hukum berarti akta tersebut termasuk ex tunc, yang berarti perbuatan dan akibat dari akta tersebut dianggap tidak pernah ada (inexistence).

109

Universitas Sumatera Utara

prosedur yang tidak dipenuhi, dan prosedur yang tidak dipenuhi tersebut dapat dibuktikan, maka akta tersebut dengan proses pengadilan dapat dinyatakan sebagai akta yang mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan. Jika sudah berkedudukan seperti itu maka nilai pembuktiannya diserahkan kepada hakim. 113 Salah satu tujuan dari pembuatan akta notaris adalah untuk memiliki kepastian hukum Sebuah akta otentik merupakan dokumen yang sah dan dapat menjadi alat bukti yang sempurna. Akta otentik yang dibuat oleh notaris mempunyai kekuatan pembuktian yang kuat sepanjang tidak dibantah kebenarannya oleh siapa pun, kecuali bantahan terhadap akta tersebut dapat dibuktikan sebaliknya. Dalam artian bahwa akta yang dibuat oleh notaris tersebut mengalami kebohongan atau cacat, sehingga akta tersebut dapat dinyatakan oleh hakim sebagai akta yang cacat secara hukum. Oleh karena itu, pembuatan sebuah akta otentik menjadi sesuatu yang penting. Memiliki akta otentik berarti kita memiliki bukti atau landasan yang kuat di mata hukum. Keberadaan akta otentik notaris akan sangat membantu jika salah satu pihak yang menandatangani melakukan pelanggaran isi akta (wanprestasi) karena adanya jaminan akan keberlangsungan perjanjian. Misalnya, seseorang menyewa sebuah ruko. Dia lalu membuat sebuah perjanjian dengan pemilik ruko di hadapan notaris. Setelah akta tersebut ditandatangani ternyata penyewa berkali-kali ingkar dari kewajiban membayar uang sewa. Pemilik dapat menuntut pihak penyewa ke pengadilan dengan mengajukan bukti berupa perjanjian sewa menyewa yang dibuat

113

Habib Adjie, Buku I, Op. Cit., Hal. 55

Universitas Sumatera Utara

dihadapan notaris. Berdasarkan bukti berupa akta otentik tersebut maka pengadilan dapat memaksa penyewa untuk membayar sewa sudah disepakati. 114 Ada beberapa alasan yang menunjang kekuatan hukum sebuah akta otentik. Akta otentik dibuat dihadapan seorang pejabat umum negara sehingga legalitasnya dapat dipastikan, ditambah lagi bahwa seorang pejabat umum negara tidak memiliki keberpihakan dalam pembuatan akta. Hal ini berbeda dengan akta yang dibuat sendiri, meskipun disaksikan pihak ketiga, tetapi hal itu tidak dapat menjadi sebuah jaminan. Dapat saja pihak-pihak yang terlibat pembuatan akta menyangkal keterlibatannya. Hal ini dapat saja terjadi karena mereka mempunyai kepentingan sendiri-sendiri. 115 Hal lain yang membuat akta otentik memiliki minuta akta disimpan oleh negara melalui notaris. Akan sangat kecil kemungkinan akta otentik hilang. Bukan hanya itu, jika seseorang menyangkal isi atau keberadaan akta otentik maka akan mudah untuk diperiksa kebenarannya. 2. Syarat Akta Notaris Sebagai Akta Otentik Pasal 1868 KUHPerdata merupakan sumber untuk otensitas akta Notaris juga merupakan dasar legalitas eksistensi akta Notaris, dengan syarat-syarat sebagai berikut: a. Akta itu harus dibuat oleh (door) atau di hadapan (ten overstaan) seorang pejabat umum.

114 115

Ira Koesoemawati dan Yunirman Rijan,Op. Cit., Hal. 93 Ibid., Hal. 85

Universitas Sumatera Utara

b. Akta itu harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang. c. Pejabat umum oleh atau di hadapan siapa akta itu dibuat, harus mempunyai wewenang untuk membuat akta tersebut. Tidak semua akta dapat disebut sebagai akta otentik. Sebuah akta disebut akta otentik jika mememenuhi syarat berikut ini: 116 a. Bentuk akta tersebut sesuai dengan yang ditentukan undang-undang. Sebuah akta otentik sudah memiliki bentuk pola sendiri. Sehingga seseorang yang ingin membuat akta otentik di hadapan notaris tidak dapat membuat dengan format sembarangan. b. Akta otentik dibuat di hadapan pejabat umum yang diangkat negara. Notaris adalah salah satu pejabat umum yang mempunyai wewenang untuk membuat akta otentik. c. Akta otentik dibuat oleh pejabat yang berwenang atau notaris yang berhak. Seorang notaris yang sedang cuti atau sedang bermasalah tidak berwenang untuk membuat akta otentik. Pasal 38 UUJN yang mengatur mengenai Sifat dan Bentuk Akta tidak menentukan Sifat Akta. Dalam Pasal 1 angka 7 UUJN menentukan bahwa akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam UUJN, dan secara tersirat dalam Pasal 58 ayat (2) UUJN disebutkan bahwa Notaris wajib membuat daftar Akta dan mencatat semua akta yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris.
116

Ibid., Hal. 83

Universitas Sumatera Utara

Akta yang dibuat oleh Notaris dapat merupakan suatu akta yang memuat relaas atau menguraikan secara otentik sesuatu tindakan yang dilakukan atau suatu tindakan yang dilakukan atau yang disaksikan oleh pembuat akta itu, yakni notaris sendiri, di dalam menjalankan jabatannya sebagai notaris. Akan tetapi akta Notaris dapat juga berisikan suatu cerita dari apa yang terjadi karena perbuatan yang dilakukan oleh pihak lain di hadapan notaris, artinya yang diterangkan atau diceritakan oleh pihak lain kepada Notaris dalam menjalankan jabatannya dan untuk keperluan mana pihak lain itu sengaja datang di hadapan Notaris, agar keterangan tersebut oleh Notaris dituangkan di dalam suatu akta otentik. Akta sedemikian dinamakan akta yang dibuat dihadapan Notaris. 117 3. Nilai Pembuktian Akta Otentik Akta Notaris sebagai akta otentik mempunyai kekuatan nilai pembuktian: a. Lahiriah (Uitwendige Bewijskracht) Kemampuan lahiriah akta notaris merupakan kemampuan akta itu sendiri untuk membuktikan keabsahannya sebagai akta otentik (acta publica probant sese ipsa). Jika dilihat dari luar (lahiriah) sebagai akta otentik serta sesuai dengan aturan hukum yang sudah ditentukan mengenai syarat otentik, maka akta tersebut berlaku sebagai akta otentik, sampai terbukti sebaliknya, artinya sampai ada yang membuktikan bahwa akta tersebut bukan akta otentik secara lahiriah. Dalam hal ini beban pembuktian ada pada pihak yang menyangkal keotentikan akta notaris. Parameter untuk menentukan akta Notaris sebagai akta otentik, yaitu tanda tangan
117

GHS. Lumban Tobing, Op. Cit., Hal. 51

Universitas Sumatera Utara

dari Notaris yang bersangkutan, baik yang ada pada Minuta dan Salinan serta adanya Awal Akta (mulai dari judul) sampai dengan akhir akta. 118 b. Formal (Formele Bewijskracht) Dengan kekuatan pembuktian formal ini oleh akta otentik dibuktikan, bahwa pejabat yang bersangkutan telah menyatakan dalam tulisan itu, sebagaimana yang tercantum dalam akta itu dan selain dari itu kebenaran dari apa yang diuraikan oleh pejabat dalam akta itu sebagai yang dilakukan dan disaksikannya di dalam menjalankan jabatannya itu. Dalam arti formal, sepanjang mengenai akta pejabat (ambtelijke akte), akte itu membuktikan kebenaran dari apa yang disaksikan, yakni yang dilihat, didengar dan juga dilakukan sendiri oleh notaris sebagai pejabat umum di dalam menjalankan jabatannya. Sehingga, terjamin kebenaran dan kepastian tanggal dari akta itu, kebenaran tanda tangan yang terdapat dalam akta itu, identitas dari orang-orang yang hadir (comparanten), demikian juga tempat di mana akta itu dibuat dan sepanjang mengenai akta partij, bahwa para pihak ada menerangkan seperti yang diuraikan dalam akta itu, sedangkan kebenaran dari keteranganketerangan itu sendiri hanya pasti antara pihak-pihak sendiri. 119 c. Materil (Materiele Bewijskracht) Kepastian tentang materi suatu akta sangat penting, bahwa apa yang tersebut dalam akta merupakan pembuktian yang sah terhadap pihak-pihak yang membuat akta atau mereka yang mendapat hak dan berlaku untuk umum, kecuali ada

118 119

Habib Adjie, Buku I, Op. Cit., Hal. 72 G.H.S Lumban Tobing, Op. Cit., Hal. 57

Universitas Sumatera Utara

pembuktian sebaliknya (tegenbewijs). Keterangan atau pernyataan yang dituangkan atau dimuat dalam akta pejabat (atau berita acara), atau keterangan para pihak yang diberikan di hadapan Notaris dan para pihak harus dinilai benar. Perkataan yang kemudian dituangkan dalam akta berlaku sebagai yang benar atau setiap orang yang datang menghadap Notaris yang kemudian keterangannya dituangkan dalam akta harus dinilai telah benar berkata demikian. Jika ternyata keterangannya para penghadap tersebut menjadi tidak benar, maka hal tersebut tanggung jawab para pihak sendiri. Notaris terlepas dari hal semacam itu. Dengan demikian isi akta Notaris mempunyai kepastian sebagai yang sebenarnya, menjadi bukti yang sah diantara para pihak dan para ahli waris serta para penerima hak mereka. Ketiga aspek tersebut diatas merupakan kesempurnaan akta Notaris sebagai akta otentik dan siapapun terikat oleh akta tersebut. Jika dapat dibuktikan dalam suatu persidangan pengadilan, bahwa ada salah satu aspek yang tidak benar, maka akta itu hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan atau akta tersebut didegradasikan kekuatan pembuktiannya sebagai akta yang mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan.

C. Pengaturan Hukum Keberadaan Minuta Akta yang Hilang atau Rusak Karena Bencana Alam Minuta akta adalah asli akta notaris. Pengertian Minuta dalam hal ini dimaksudkan akta asli yang disimpan dalam protokol notaris. Dalam minuta ini juga tercantum asli tanda tangan, paraf para penghadap atau cap jempol tangan kiri dan

Universitas Sumatera Utara

kanan, para saksi dan notaris, renvooi 120, dan bukti-bukti lain yang mendukung akta yang dilekatkan pada minuta akta tersebut. Akta dalam bentuk minuta (in minuta) wajib disimpan oleh notaris 121, diberi nomor bulanan dan dimasukan ke dalam buku daftar akta notaris (Repertorium) serta diberi nomor repertorium. Akta notaris ada yang dibuat dalam bentuk minuta dapat dibuatkan salinannya yang sama bunyinya atau isinya sesuai dengan permintaan para penghadap, orang yang memperoleh hak atau para ahli warisnya, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan 122 protokolnya. 123 Protokol notaris merupakan kumpulan dokumen-dokumen, baik merupakan akta ataupun surat-surat penting lainnya yang berada dalam penguasaan dan pemeliharaan notaris. Kumpulan dokumen-dokumen ini adalah arsip negara. Pengaturan protokol notaris dapat dilihat pada pasal 1 butir ke 13 dari UUJN, sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris. Bagian terpenting dalam sebuah protokol adalah berkas-berkas bulanan semua surat asli akta (minut) yang dibuat oleh seorang notaris. Yang dimaksud dengan
Renvooi berarti penunjukkan kepada catatan di sisi akta tentang tambahan, coretan dan penggantian yang disahkan, R. Soegondo Notodisoerjo, Op. Cit., Hal. 175 121 Pasal 16 ayat (1) huruf b dan ayat (2) UUJN 122 Pasal 54 UUJN menegaskan Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi akta, Grosse akta, Salinan akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan. 123 Mengeluarkan atau memberikan, memperlihatkan, atau memberithaukan isi akta, Grosse Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
120

oleh

notaris

yang

bersangkutan

atau

pemegang

Universitas Sumatera Utara

disimpan dalam protokol notaris adalah penyimpanan dalam berkas surat asli akta. Protokol bukan milik notaris yang membuat akta-akta dan juga tidak milik notaris yang ditugaskan oleh menteri Kehakiman untuk menyimpannya. 124 Protokol adalah milik masyarakat dan berada di bawah pengawasan menteri kehakiman. Seseorang yang menyimpan dokumen dalam protokol seorang notaris pada umumnya mengetahui bahwa sebuah dokumen itu aman di tangan seorang notaris. Masyarakat mempunyai kepercayaan besar, baik terhadap notaris maupun lembaga notariat. Kalaupun notaris yang berkenaan pindah atau pensiun, menteri kehakiman berdasarkan undang-undang menunjuk seorang notaris lain yang berkedudukan di kota yang sama atau mengangkat seorang notaris baru untuk memegang protokol notaris yang akan berhenti atau pindah. Dengan demikian orang yang menyimpan suatu dokumen atau ahli-ahli warisnya selalu dapat meminta salinan ataupun copie collationne dari dokumen itu. Dalam perkembangan dunia sekarang ini maka dapat ditemukan beberapa hal baru dalam dunia kenotarisan yang menyangkut dengan minuta akta, dapat dilihat dengan contoh sebagai berikut yaitu berdasarkan Pasal 77 ayat 1 Undang-Undang Perseroan Terbatas Nomor 40 Tahun 2007 (untuk selanjutnya disebut dengan UUPT) yang menegaskan selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, RUPS juga dapat dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat. Dan dalam
124

Tan Thong Kie, Buku I, Op. Cit., Hal. 267

Universitas Sumatera Utara

penjelasan Pasal 77 ayat (1) UUPT dapat RUPS dapat dilakukan diluar ketentuan yang tersebut dalam Pasal 76 UUPT. 125 Kedua substansi pasal-pasal tersebut diatur dalam undang-undang yang berbeda, pelaksanaan tugas jabatan notaris diatur dalam UUJN dan pendirian perseroan terbatas diatur dalam UUPT, yang salah satu pasalnya dalam melaksanakan RUPS telah mengeliminasi ketentuan mengenai keawajiban Notaris sebagaimana tersebut dalam Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN. Kedua pengaturan yang bertentangan tersebut dapat menyudutkan Notaris ketika akta RUPS tersebut bermasalah atau sebagai bukti dalam proses peradilan, dalam arti jika terjadi permasalahan mengenai hasil RUPS menyangkut prosedur pembuatan akta Notaris. Dalam hal ini Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN mengatur kewajiban notaris, bahwa dalam pembuatan akta para penghadap, para saksi dan Notaris harus hadir ada berada dalam waktu, tempat yang sama dan secara fisik saling berhadapan, dan jika tidak dilakukan ada sanksi terhadap Notaris, sedangkan Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT mengatur bahwa dalam pembuatan akta RUPS perseroan terbatas kehadiran secara fisik tersebut tidak diperlukan, karena dapat menggunakan media elektonik, yang penting diantara peserta RUPS dan Notaris dapat saling mendengar dan melihat serta berpartisipasi, dan tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik. 126

Habib Adjie, Op. Cit., Hal. 150 Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik menyebutkan bahwa Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tanggan yang terdiri atas
126

125

Universitas Sumatera Utara

Dalam posisi seperti di atas, berdasarkan asas lex specialis derogat lex generalis maka lex generalis-nya yaitu Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN, dan lex specialis-nya adalah Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (40 UUPT. Dengan konstruksi hukum semacam ini maka ketentuan sanksi yang terdapat dalam Pasal 84 UUJN, jika Notaris tidak melaksanakannya menjadi tidak berlaku. Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN hanya berlaku untuk akta-akta selain akta RUPS yang tersebut dalam Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT. Dalam perkembangan terbaru sebagaimana tersebut diatas, dalam perkaraperkara tertentu, alat bukti yang disimpan secara elektronik dapat diterima sebagai alat bukti yang sah dalam persidangan pengadilan. Jika ketentuan Pasaal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT dapat dilakukan, maka Notaris wajib menyimpan rekaman-rekaman RUPS tersebut secara elektronik yang merupakan bagian dari arsip atau minuta akta Notaris dan juga bagian dari Protokol Notaris, sebagai antisipasi jika suatu saat diperlukan sebagai alat bukti dalam proses peradilan. Sebagaimana diuraikan diatas, untuk RUPS perseroan terbatas dapat dilakukan secara konvensional atau melalui teleconference atau videoconference. Jika dilakukan secara teleconference atau videoconference, maka segala hal yang dibicarakan yang terjadi wajib direkam dan disimpan dalam media penyimpan untuk

Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi.

Universitas Sumatera Utara

keperluan tersebut sebagai Dokumen Elektronik 127 dan wajib disimpan oleh Notaris sebagai bagian dari Minuta Akta, juga sebagai bagian dari protokol Notaris, yang suatu saat jika diperlukan, misalnya untuk pembuktian di Pengadilan dapat dibuka kembali. Khusus untuk Minuta dan Salinan atau Kutipan Notaris wajib membuatnya dalam di atas kertas sebagaimana yang sudah dilakukan selama ini, 128 tidak dapat dibuat dalam media elektronik (sebagai Dokumen Elektronik), hal ini terkait dengan ketentuan Pasal 5 ayat (1) dan (4) Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik, bahwa: 129 1. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya merupakan alat bukti hukum yang sah. 2. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis.

Pasal 1 angka 4 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 menyebutkan bahwa Dokumen Elektronik adalah setiap informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 128 Akta Notaris selama ini dibuat di atas kertas pada umumnya yang dijual bebas di pasar. Seharusnya untuk menghindari pemalsuan atau tindakan hukum lainnya yang dapat merugikan Notaris dan masyarakat, agar akta Notaris dibuat dengan kertas khusus (security printing) yang didalamya (tiap lembar) memuat lambang negara (burung Garuda) dan lambang organisasi Jabatan Notaris (seperti Ikatan Notaris Indonesia/INI). 129 Habib Adjie, Op. Cit., Hal. 153

127

Universitas Sumatera Utara

b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta Notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. Sebenarnya kehadiran Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 telah menaifkan dunia Notaris Indonesia, dengan menyatakan tidak berlaku melakukan suatu tindakan hukum yang tersebut dalam Pasal 5 ayat (1) dan (4) tersebut di atas. Padahal penyimpanan dokumen yang berkaitan dalam dunia Notaris di samping dibuat diatas kertas dan agar dapat bertahan lama dapat juga dibuat secara elektronik dengan bahan tertentu, misalnya minuta akta di samping dibuat di atas kertas, dapat juga di-scan untuk kemudian disimpan sehingga menjadi Dokumen Elektronik suatu saat jika diperlukan dapat dibuka dan dapat dibuatkan salinannya seperti biasa. Cara penyimpanan Minuta seperti itu dapat dilakukan oleh Notaris sebagai bentuk pengamanan. 130 Salah satu bentuk pengamanan yang dilakukan oleh Ibu Elly Safiana adalah menyimpan minuta akta ke dalam beberapa flasdisk yang diletakkan di beberapa tempat sehingga bila terjadi bencana alam yang menimpa kantor notaris masih ada pertinggalnya. 131 Minuta akta adalah merupakan bagian dari protokol notaris. Minut-minut akta yang selalu di simpan dan menjadi bagian dari protokol notaris di kantor Notaris adalah milik pribadi notaris yang membuatnya, bukanlah hal yang baru. Menurut Vellema, yang secara luas mempelajari sejarah notariat di Belanda dan di Indonesia
Habib Adjie, Ibid., Hal. 153 Hasil wawancara dengan Ibu Elly Safiana, selaku notaris di Kota Banda Aceh pada tanggal 05 Agustus 2011
131 130

Universitas Sumatera Utara

menyatakan bahwa di Indonesia sebelum tahun 1695 ada anggapan bahwa protokol adalah milik notaris yang bersangkutan. Ini terbukti dari suatu larangan yang dikeluarkan pada tahun itu oleh pemerintah Belanda untuk menjual protokol tanpa izin Raad (Raad ini sudah lama dihapus). 132 Protokol terdiri atas semua minut akta (minuut akte), daftar-daftar (registers) dan daftar tahunan akta notaris (repertoria). Undang-Undang Peraturan Jabatan Notaris menentukan dalam Pasal 62 ayat (1) mengenai hal yang harus dilakukan jika seorang Notaris meninggal dan dalam Pasal 62 ayat (2) mengatur jika Notaris diberhentikan atau pindah. Dalam hal-hal itu para ahli waris atau notaris sendiri harus melaporkan kejadian itu kepada pengadilan negeri atau gubenur. Pasal 63 menentukan bahwa pejabat yang menerima pemberitahuan itu harus segera mengangkat penggantinya. Penggantinya ini harus segera berangkat ke tempat protokol berada untuk menerima semua minut, daftar-daftar, repertoria dan klapper. 133 (Pasal 62 dan 63 telah dicabut dengan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 tentang Wakil Notaris dan Wakil Notaris Sementara). Dahulu urutan pengambilalihan protokol adalah sebagai berikut: ahli waris Notaris yang meninggal dunia atau Notaris yang berhenti mengoperkan protokol kepada pengganti, kemudian pengganti kepada Notaris yang baru diangkat. Kemudian menurut Pasal 6 dan 7 Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 dan Pasal 64 PJN ditentukan dalam hal seorang Notaris meninggal atau berhenti, hal itu harus dilaporkan kepada pengadilan

132 133

Tan Thong Kie, Op. Cit., Hal. 243 Yang dimaksudkan dengan Klapper adalah indeks para penghadap.

Universitas Sumatera Utara

dan pengganti mengalihkan protokol kepada Notaris yang baru diangkat. Dari ketentuan dalam undang-undang tersebut mengenai pengalihan protokol dapat diketahui bahwa protokol bukanlah milik notaris yang membuatnya atau menguasainya. 134 Berkaitan dengan pengalihan dan notaris penerima protokol, Notaris penerima protokol tidak mempunyai cukup tempat untuk menampung bundel-bundel minut. Setiap tahun menurut PJN dibuat 12 buku. 135 Bila seorang Notaris bekerja di suatu tempat selama 15 tahun, maka jumlah buku-buku yang harus diserahkan adalah 180 buah, bahkan dalam satu bulan ada beberapa Notaris yang membuat lebih dari 100 akta atau lebih. Dapat dibayangkan betapa tebalnya satu bundel minut akta dan kesulitan penerima protokol untuk menampungnya. Menurut PJN untuk satu bulan satu buku dan tidak boleh dua buku atau lebih. Setelah UUJN berlaku, dibolehkan dua buku atau lebih. Hal ini terlihat dalam Pasal 16 ayat (1) huruf f UUJN yang menyatakan bahwa menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku. Akibat tidak adanya cukup tempat untuk menampung protokol yang harus diterima adalah buku-buku minut berserakan di kantor dan di rumah penerima protokol. Ini membawa bahaya, yaitu rusaknya akta-akta karena hama rayap,

134 135

Tan Thong Kie, Ibid., Hal.245 Ibid

Universitas Sumatera Utara

kebocoran air hujan, kebakaran bahkan bila terjadi bencana alam di daerah kantor Notaris yang bersangkutan yang dapat menyebabkan hilangnya minuta akta notaris tersebut. Notaris sebagai salah satu pejabat umum yang berwenang dalam pembuatan akta otentik tidak luput pula dari bencana alam. Notaris juga merasakan dampak tersebut seperti hancurnya infrastruktur fisik seperti kantor notaris dan dokumendokumen penting lainnya seperi minuta akta yang rusak dan/atau hilang akibat bencana alam. Hilangnya minuta akta tersebut selain menyulitkan Notaris juga menyulitkan masyarakat (Klien) yang telah membuat akta notaris yang bersangkutan yang meminta salinan dari akta tersebut karena akta si klien juga ikut musnah karena bencana alam. 136 Misalnya saja ada klien (masyarakat) notaris yang datang ke kantor notaris untuk dibuatkan surat-surat wasiat olografis dan rahasia, kontrak-kontrak jangka panjang dan perjanjian yang lainnya yang dibuat sebelum terjadinya bencana alam. Hal ini tentunya akan menyulitkan semua pihak (notaris dan klien) jika minuta akta tersebut hilang. Dengan adanya penyimpanan dokumen (minuta) notaris yang dibuat dalam bentuk dokumen elektronik suatu saat jika diperlukan dapat dibuka apabila minuta akta tersebut rusak atau hilang karena bencana alam. Cara penyimpanan minuta seperti itu dapat dilakukan oleh Notaris sebagai bentuk pengamanan apabila minuta akta notaris rusak atau hilang karena bencana alam.

Hasil wawancara dengan Bapak T. Abdurahman selaku Notaris dan PPAT di Kota Banda Aceh, pada tanggal 31 Mei 2011

136

Universitas Sumatera Utara

Didalam PJN ada diatur mengenai penyimpanan protokol yang terdapat pada pasal 61 yang menetukan bahwa para notaris menyimpan semua minut, daftar, repertoria dan klapper mereka secara cermat dan menguncinya di tempat yang pantas dan aman. Berhubung dengan kata-kata dalam undang-undang tersebut, Vellema menganjurkan menyimpannya dalam ruangan atau lemari tahan api. 137 Hal ini menjadi dilema apabila minuta akta tersebut hilang karena bencana alam seperti tsunami sehingga mengakibatkan musnahnya minuta akta. Setelah UUJN berlaku pengaturan mengenai penyelesaian minuta akta yang rusak atau hilang karena bencana alam dan cara mengatasinya tidak ada diatur baik didalam UUJN maupun didalam peraturan perundang-undangan lainnya. Hal ini merupakan salah satu kelemahan di dalam UUJN yang belum memikirkan ke depan akan kemungkinan terjadinya bencana alam yang menimpa notaris yang mengakibatkan dokumendokumen notaris seperti minuta akta musnah. 138 Pengaturan mengenai minuta akta dan protokol notaris yang terdapat pada UUJN hanyalah sebatas pada pembuatan, penyimpanan dan penyerahan protokol notaris serta pengambilan minuta akta dan pemanggilan notaris (Pasal 58-66 UUJN) sedangkan mengenai keberadaan minuta akta yang rusak atau hilang akibat bencana alam di dalam UUJN masih belum ada pengaturannya.

Ibid., Hal. 246 Hasil wawancara dengan Notaris Elly Safiana, selaku Notaris di Kota Banda Aceh pada tanggal 05 Agustus 2011
138

137

Universitas Sumatera Utara