Nur Bety Kantor Bahasa Provinsi Kalimantan Timur

Surat adalah salah satu bentuk penyampaian informasi oleh satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pernyataan pemberitaan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, atau laporan.

Surat pribadi 2. Surat niaga 3. Surat dinas

1.

Surat yang dibuat perorangan yang berisi kepentingan pribadi. Surat jenis ini tidak terikat pada bentuk yang telah ditentukan, kecuali pada penempatan alamat yang dituju, alamat pengirim, tanggal, dan hal-hal yang ingin disampaikan.

Alat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis dalam kegiatan usaha niaga.

Surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Surat Dinas Biasa adalah salah satu alat komunikasi antarinstansi, baik pemerintah maupun swasta, yang berisi berita secara tertulis, antara lain berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, dan pernyataan. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
7

Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
8

Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah.
9

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
10

Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih Surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Surat sebagai bukti sejarah, seperti surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan mitra wicaranya.

11

1. 2. 3.

Menggunakan format yang menarik Tidak terlalu panjang Menggunakan bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. a. Jelas, mudah dipahami dan lengkap unsur gramatikalnya. b. Padat, yakni tidak bertele-tele dan tidak berbunga-bunga, tetapi langsung mengungkapkan pikiran yang hendak disampaikan. c. Adab dan takzim, yakni pernyataan sopan dan simpatik, dan tidak menyinggung perasaan si penerima surat.

12

Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran surat Hal atau perihal surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka surat Paragraf isi surat

Paragraf penutup surat Salam penutup Tanda tangan Nama jelas penanda tangan Jabatan penanda tangan Tembusan Inisial
13

1.

2. 3.

Kepala surat dinas disusun secara lengkap (nama instansi, alamat lengkap, nomor kode pos, nomor telepon, dan lambang instansi). Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Huruf awal alamat instansi, kode pos, dan telepon ditulis dengan huruf awal kapital, kecuali kata tugas. a. Nama dan alamat instansi tidak disingkat. b. Hindari penggunaan p.o. Box untuk menuliskan kode pos. c. Kata telepon dan kode pos diikuti nomor dan ditulis tanpa disertai oleh tanda baca. d. Setelah penulisan alamat lengkap dibubuhkan garis bawah.
14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25, Sempaja Utara, Samarinda 75119 Telepon (0541) 34567, 678956, Faksimile (0541) 250256 Laman: www.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _____________________________________________________

15

1.

2. 3. 4.

Nama tempat instansi pembuat atau pengirim surat tidak ditulis karena sudah tercantum di dalam kepala surat. Angka tahun ditulis lengkap. Nama bulan ditulis dengan huruf. Pada akhir tanggal surat (setelah pencantuman angka tahun) tidak disertai tanda baca.
16

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25, Sempaja Utara, Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _________________________________________________ 30 November 2011

17

1. 2.

3. 4.

Kata yang digunakan adalah nomor bukan nomer. Bagian nomor surat sedikitnya berisi nomor urut pembuatan surat, kode, dan angka tahun (jika penomoran memakai sistem angka). Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital dan jika disingkat menjadi No. Kata nomor diikuti titik dua dan ditulis tanpa jarak.
18

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25, Sempaja Utara, Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _________________________________________________

Nomor: 170/11/2011

30 November 2011

19

1. 2. 3. 4.

Penulisannya Lampiran atau Lamp. (memakai titik) Berguna untuk melihat banyaknya lampiran. Jumlah dinyatakan dengan angka yang dihurufkan, dimulai dengan huruf kapital. Penggunaannya: a. Lembar (dalam bentuk lembaran) b. Eksemplar (apabila terbitan) c. Berkas (dalam jumlah banyak)
20

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25, Sempaja Utara, Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _________________________________________________ Nomor: 170/11/2011 Lamp. : Satu berkas Salah: Lamp.: 1 (satu) berkas
21

30 November 2011

1. 2. 3. 4.

Dianjurkan menggunakan kata Hal Gambaran isi surat Singkat dan jelas Keterangan hal ditulis dengan huruf kapital untuk huruf pertama kata pertama, yang lain menggunakan huruf kecil, kecuali nama diri atau kegiatan

22

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25, Sempaja Utara, Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _____________________________________________________ Nomor: 170/11/2011 Lamp. : Satu berkas Hal : Penyuluhan bahasa Indonesia Hal : Peminjaman Ruang 30 November 2011

23

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang menerima surat. Ditulis sebelah kiri surat, di antara hal surat dan salam pembuka Tidak didahului kata kepada Diawali dengan Yth. (dengan titik) atau lengkap Sebelum nama ditulis sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara Tidak menggunakan sapaan jika alamat berupa nama yang didahului gelar akademik atau jabatan Mencantumkan semua unsur tempat dengan jelas.
24

Yth. Drs. H. Syafruddin Pernyata, M.Hum. Jalan Basuki Rakhmat 5 Samarinda 75117 Yth. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kaltim Jalan Tengkawang 15 Samarinda 75116
25

1. 2. 3. 4.

Digunakan sebagai tanda hormat Dicantumkan di sebelah kiri, satu garis tepi dengan hal Menggunakan huruf pertama kapital Diakhiri dengan tanda koma

26

Dengan hormat, Assalamualaikum w.w., wr.wb., wwb., Salam Pramuka, Salam sejahtera, Saudara ..., Para jemaat yang dikasihi Tuhan,

27

Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan ujian dinas di lingkungan Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Agustus1994 No. 425/F1/1994, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pimpinan instansi Saudara. Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta. Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa keinginan Saudara untuk menjadi pengawai Pusat Grafika Nasional tidak dapat kami kabulkan. Dalam rangka Dies Natalis Ke-30 Universitas Samawa, pada bulan Oktober 1994, kami akan menyelenggara-kan lomba pidato antarmahasiswa se-NTBdi Sumbawa. Kami mohon bantuan Saudara menyampaikan hal-hal berikut kepada karyawan Saudara.
28

Surat Anda tanggal 27 Februari 2011, No. 221/U/2011 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapinya sebagai berikut. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 28 Maret 1993, No. 1415/K2/1993 tentang syarat-syarat sayembara, kami beri tahukan hal-hal berikut. Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 18 juni 2010 No. 162/TU/K/2010 tentang penataran penyuluhan, kami beri tahukan bahwa ...... Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti Bina Graha melalui surat tanggal 29 Juni 2006, kami ingin menanggapinya sebagai berikut.
29

1. 2. 3. 4. 5.

Memuat pokok surat Hindari singkatan atau istilah yang tidak lazim atau asing Usahakan hanya satu masalah Jika ada masalah lain, kemukakanlah pada paragraf yang berbeda Kalimatnya hendaknya singkat, tetapi jelas

30

1.

2.

Berfungsi sebagai penegasan Berisi ucapan terima kasih

Contoh: 1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. 3. Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
31

1. 2. 3.

Berfungsi sebagai rasa hormat penulis Dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan penulis Menggunakan huruf kapital pada awal kata pertama dan berakhir dengan koma

Contoh: Hormat kami, Salam kami, Wasalam, Salam takzim,

32

1.
2. 3. 4.

Tanda tangan sebagai tanda pengesahan pejabat berwenang Cantumkan nama jelas penanda tangan di bawahnya Gunakan huruf kapital di setiap awal kata Cantumkan jati diri kedinasan, yakni jabatan, nomor induk pegawai, dan cap instansi

33

Wasalam, Kepala

Drs. Wenni Rusbiyantoro, M.Hum. NIP 197204302005001

34

Salam takzim, Kepala

Abd. Rahman, M.A. NIP 197101012006001

35

1.
2.

a.n. digunakan jika penanda tangan pejabat setingkat di bawah atasan. u.b. digunakan jika penanda tangan dua tingkat di bawah kepala instansi.

36

a.n. Kepala Biro Umum Kepala Bagian Tata Usaha

Drs. Abd. Rahman, M.Hum. NIP 19720809200500001

37

a.n. Sekretariat Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisas u.b. Kepala Bagian Ketatalaksanaan

Derri Ris Riana, M.Hum. NIP 19720809200500001

38

Berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pejabat lain Menggunakan nomor urut jika lebih dari satu tembusan Diketik dalam satu garis lurus dengan hal Menggunakan huruf pertama kapital dan diakhiri titik dua Tidak mencantumkan kata-kata Yth., Kepada Yth., sebagai laporan, sebagai undangan Tidak mencantumkan kata arsip atau pertinggal
39

Tembusan: Kepala Dinas Pendidikan Kota Bontang Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Prov. Kaltim 2. Kepala Dinas Pendidikan Kota Samarinda 3. Kepala SMAN 2 Samarinda

40

Tembusan: 1. Yth. Kepala Dinas Pendidikan Prov. Kaltim 2. Yth. Kepala Dinas Pendidkan Kota Bontang 3. Yth. Kepala SMAN 1 Bontang 4. Arsip TEMBUSAN: 1. Kepala Dinas Pendidikan Prov. Kaltim 2. Kepala Dinas Pendidikan Kota Samarinda 3. Kepala SMAN 2 Samarinda
41

1. 2.

Merupakan kode berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat Memudahkan untuk menghubungi/mengetahui pengonsep dan pengetik surat

Contoh EW/NH Singkatan nama pengetik: Novilinda Herwati Singkatan nama pengonsep: Ernawati
42

Sifat 1. Surat sangat rahasia 2. Surat rahasia 3. Surat terbatas 4. Surat biasa Derajat 1.Sangat segera 2. Segera 3. Biasa
43

Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

44

Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

45

Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

46

Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

47

Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui si penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama.

48

Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat.

49

Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

50

51