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Trucos Para Excel 97 y 2000

Trucos Para Excel 97 y 2000

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Categories:Types, School Work
Published by: Ing. Luis Fernando Restrepo on Dec 28, 2008
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06/15/2013

 
 Formato a texto y datos
1
Cambio del tamaño y el tipo de letra por defecto
B / Excel 97 y 2000 
Por defecto, Excel siempre sacará el mismo tipo de letra y tamaño:Arial con 10 puntos. Para modificar estos parámetros de manera quecada vez que creemos una hoja de cálculo y empecemos a trabajarcon ella sea posible elegirlos, deberemos acceder a«Herramientas/Opciones» y en la pantalla resultante escogeremos laficha de «Opciones Generales». A continuación, modificaremos laslistas desplegables correspondientes a la fuente estándar. Una vezque hayamos seleccionado nuestro tamaño y tipo de letra, pulsare-mos «Aceptar» para que los cambios sean efectivos.
2
Crear un estilo para asignarloa un rango de celdas
I / Excel 97 y 2000 
Si encontramos engorroso o reiterativo tener que estar siempre for-mateando un rango de celdas con los mismos parámetros, puede serel momento ideal para quecreemos un estilo que los reco- ja todos y los aplique automá-ticamente cuando nosotros loindiquemos.Para ello, primero escogere-mos una celda o rango de cel-das y les daremos formato anuestro gusto. Cuando haya-mos terminado este proceso,elegiremos la opción «Forma-to/Estilo». En la pantalla que aparece introduciremos el nombre quequeremos asignar a nuestro nuevo estilo y, a continuación, pulsare-mos en el botón de «Aceptar». Inmediatamente éste será creado y lopodremos aplicar siempre que queramos sobre un rango de celdaspreviamente seleccionado, pulsando en la opción «Formato/Estilo»,escogiendo el que queramos aplicar y pulsando en «Aceptar».
3
Crear y usar un hipervínculo
B / Excel 97 y 2000 
La creación de un hipervínculo dentro de nuestra hoja de cálculo nospermitirá asociar una determinada celda de ésta con una páginaweb, de manera que el hiperenlace lance automáticamente nuestronavegador hacia ese lugar en Internet. Para crearlo deberemos situar-nos en la celda en la que queremos que se cree y seleccionar la opción«Insertar/Hipervínculo», o bien pulsar la combinación de teclas«Ctrl+Alt+q». Una vez hecho esto escribiremos la dirección Web enla pantalla que aparece y pulsaremos «Aceptar».
MicrosoftExcel 97 y 2000
Trucos para la hojade cálculo de Office
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4
Crear un gráfico
I / Excel 97 y 2000 
Un gráfico nos ayudará a interpretar de manera descriptiva los datosque tenemos en nuestra hoja de cálculo. Para realizar el proceso desu creación, Excel pone a nuestra disposición un completo asistentepara gráficos que nos permitirá representar en la pantalla exactamen-te lo que estamos buscando.Los pasos a seguir son los siguientes: seleccionar el rango dedatos que va a ser el origen de nuestro gráfico, sin olvidar incluirtambién los títulos de las columnas o las filas, de manera queExcel pueda interpretarlas y colocarlas en el lugar correcto. Acontinuación deberemos pulsar en el botón de «Asistente paraGráficos» y elegir uno de los que aparece en pantalla, además deuno de los subgráficos permitidos. Después pulsaremos en el botón «Siguiente», verificaremos el rango de los datos y conti-nuaremos con el proceso pulsando en la misma tecla hasta que elgráfico esté creado. Si una vez completado el proceso nos damoscuenta de que los resultados no son los esperados, tendremos laposibilidad de pinchar en la parte más externa del gráfico con el botón derecho del ratón y acceder a las opciones de modificacióndel gráfico. Estas son: «tipo», «datos», «opciones» y «ubicacióndel gráfico».
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 Aplicar un formato condicional
I / Excel 97 y 2000 
Un formato condicional se emplea para cambiar el estilo de unadeterminada celda o bien de un rango de celdas para darles mayoro menor importancia según se hayan o no cumplido una serie decondiciones. Un ejemplo de la utilización de este formato seríaquerer resaltar una cantidad determinada (ventas por mes) en elcaso de que ésta haya superado las expectativas del empresario.Para crear un formato condicional deberemos seleccionar la celda oceldas objeto de éste. Una vez hecho esto, escogeremos la opción«Formato/Formato condicional». En la pantalla resultante especifi-caremos la condición que se tiene que cumplir para que se aplique.Esta tarea la realizaremos pulsando en «Formato» y, para terminar,en «Aceptar».
6
 Añadir un comentariosobre una celda
B / Excel 97 y 2000 
A menudo puede resultar interesante e incluso necesaria la existenciade un comentario asociado a una de las celdas de nuestra hoja, deforma que sirva para interpretar de la mejor manera posible el conte-nido de esa u otras celdas.Para insertar un comentario en Excel primero habremos de colocar elcursor en el lugar al que deseamos se asocie el comentario, para despuéspulsar en la opción «Insertar/Comentario». No podemos olvidar que enExcel 2000 esta opción no suele estar dentro de las que muestra pordefecto el programa en el menú de «Insertar». Para poder seleccionarla bastará con colocar el cursor encima de la última opción de este menú yesperar a que se muestre el resto. Una vez hecho esto, sólo deberemosescribir el comentario y pulsar «Aceptar». Si a continuación nos fijamosen la celda en la que hemos puesto el comentario, percibiremos que en suesquina superior derecha se ha creado una marca de color rojo (ver ima-gen adjunta), que indica que esa celda tiene comentario. Para visualizarlocolocaremos el cursor sobre esa celda y se mostrará en pantalla.
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Eliminar un comentariopreviamente insertado
B / Excel 97 y 2000 
Igual de importante es colocar un comentario en nuestra hoja como eli-minarlo en caso de que ya no nos haga falta. Para hacerlo, sólo debemoscolocar el cursor en la celda en la que está el comentario (identificadocon una marca roja en la esquina superior derecha) y pulsar en el botónderecho del ratón. Del menú que aparece en pantalla seleccionaremos laopción «Eliminar comentario» y pulsaremos «Aceptar».
Trabajo con datos
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Generar una serie
B / Excel 97 y 2000 
Muchas veces nos encontramos al rellenar una hoja de cálculo con quetenemos que ir metiendo uno a uno los datos de una columna cuando, amenudo, éstos siguen una numeración más o menos regular o son pro-ducto de un cálculo sencillo que sigue una determinada pauta. En estos
Microsoft Excel 97 y 2000
Trucos para la hoja de cálculo de Office
Exceldispone deun completoasistente paragráficos conmuchos tiposdiferentes
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casos Excel es capaz —con unas pocas muestras— de generar una seriey completar automáticamente tantas columnas o filas como queramos.Para realizar este proceso sólo tenemos que rellenar tres o cuatro delas primeras filas de la hoja con los datos correctos. A continuación,seleccionaremos todos los elementos que acabamos de teclear, queconforman el principio de la serie, y colocaremos el cursor en la parteinferior derecha de la última celda escogida para esperar a que éstese convierta en una cruz.En ese momento haremos «click» con el botón derecho del ratón y, sinsoltarlo, arrastraremos el cursor hasta la posición de la hoja en la que setermina la serie. Cuando soltemos el ratón, Excel nos preguntará median-te un menú contextual cuál es la acción que queremos realizar; nosotroselegiremos «Rellenar serie» y los datos se generarán automáticamente.
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Establecer un filtro de datos
B / Excel 97 y 2000 
Un filtro de datos puede servirnos para realizar muestreos o vis-tas de nuestra información con unas pautas determinadas, de lamisma forma que si estuviésemos realizando una consulta. Paracrear un filtro, seleccionaremos primero la columna que quere-mos muestrear con todos sus datos, incluido el título de ésta.Después pulsaremos en la opción «Datos/Filtro/Autofiltro» yaparecerá en la celda del título de la columna una lista desplega- ble. En ella podremos consultar según los criterios que salen pordefecto o mediante el que nosotros queramos si pulsamos en laopción «Personalizar la lista». Para eliminar el filtro de datos yvolver a la situación inicial deberemos pulsar en la opción«Datos/Filtro/Autofiltro».
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Crear una tabla dinámica
I / Excel 97 y 2000 
En nuestra hoja de datos figura un conjunto indeterminado de datosque han sido introducidos de la manera más fácil o según fueronentregados a la persona que los metió. Sin embargo, puede ser intere-sante analizarlos de diferentes formas, una de ellas será utilizandouna tabla dinámica.En ella se resumen rápidamente los datos de manera que se puedancolocar, filtrar, ordenar o agrupar mediante un procedimiento senci-llo. Para crear una tabla dinámica en Excel 2000 deberemos hacer«click» en cualquier parte de la hoja y pulsar en la opción«Datos/Informe de tablas y datos dinámicos». En Excel 97 lo hare-mos mediante la opción «Datos/Asistente para tablas dinámicas».A continuación, haremos «click» en la opción «Lista» o base datos deMicrosoft Excel y pulsaremos en el botón «Siguiente». En la pantallaque aparece seguidamente comprobaremos que el rango de los datoses el acertado o lo modificaremos en caso de no ser el correcto, paravolver a pulsar «Siguiente». Por último, colocaremos los campos enlas áreas Fila, Columna y Datos, especificaremos dónde se colocará latabla dinámica y pulsaremos en «Finalizar».
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Explotar parte deun gráfico circular
I / Excel 97 y 2000 
La forma que exhibe un gráfico circular puede ayudar sobremanera ala hora de interpretar adecuadamente los datos que tenemos escritosen la hoja de cálculo. Sin embargo, habrá veces que resulte interesan-te resaltar una parte de este gráfico por su importancia frente al resto.Esto significa separar una de las secciones circulares hacia fuera de lacircunferencia, para mostrar un aspecto similar al de una tarta decumpleaños partida en diferentes porciones.Antes de realizar esta tarea con Excel es necesario haber creado ungráfico de tipo circular. Una vez situados en él, pulsaremos con elratón sobre la porción que queramos separar hasta que muestre unaespecie de contorno sólo alrededor de ésta. Si el contorno afecta a
Microsoft Excel 97 y 2000
Trucos para la hoja de cálculo de Office
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Ordenar una parte de los datos
B / Excel 97 y 2000 
Una vez que tenemos escritos todos nuestros datos, puede darse el caso de que queramosordenarlos mediante algún criterio. Para realizarlo bastará con que seleccionemos aquellasfilas y columnas que dependan directamente de la columna o la fila que queremos colocar.Es importante tener en cuenta que una ordenación realizada sin prestar atención a lo queesto afecta puede desencadenar un auténtico desastre, ya que es posible que se pierda todala coherencia de la información. Una vez que hemos seleccionado las filas o columnas, pul-saremos en la opción «Datos/Ordenar» y en esta pantalla incluiremos el primer, segundo ytercer criterio de ordenación, aunque sólo el primero será obligatorio.
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