CAPTULO I INSTITUCION

1.1. NATURALEZA

1.1.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: Razn Social RUC Tipo Empresa Actividad Comercial General. Direccin Legal Moro, Provincia del Santa. : Jr. Daniel Alcides Nro. 144 Plaza de Armas : Municipalidad Distrital de Moro : 20186443391 : Gobierno Regional, Local : Actividades Administrativas Pblicas en

1.1.2. FINALIDAD Elevar el nivel y la calidad de vida de la poblacin de su jurisdiccin. Representar al vecindario. Promover la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales. Fomentar el desarrollo integral, sostenible y armnico de las

circunscripciones de su jurisdiccin.

1.1.3.

OBJETIVOS: 1.1.3.1. OBJETIVOS GENERAL Promover el crecimiento y desarrollo Social Cultural y Econmico a nivel distrital de la Municipalidad Distrital de Moro.

1.1.3.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Proporcionar al ciudadano el bienestar general, brindando servicios que satisfagan sus necesidades de alimentacin, salud, vivienda, empleo, educacin, ornato, recreacin, deporte,

transportes y comunicaciones. Promover el desarrollo socio econmico, tcnico y administrativo del Distrito, de acuerdo a una adecuada y calificada planificacin de las necesidades comprendida en el Presupuesto Participativo. Estimular e institucionalizar la participacin de la poblacin en la gestin municipal, fomentar el trabajo comunal y dar opcin al ejercicio de libre iniciativa.

1.2. Se

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION tiene qie hacer

MISION La Municipalidad Distrital de Moro es un rgano de gobierno local con autonoma econmica, poltica y administrativa; que promueve la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales mediante el uso racional de los recursos con que dispone; involucrando a autoridades locales, regionales, empresarios, autoridades y sociedad civil organizada en la realizacin de actividades y planes concertados orientados al desarrollo integral, sostenible y armnico del Distrito. 1.3. VISION En el ao 2,018, Moro ser un distrito modelo de la cuenca del ro Nepea, sus habitantes cuentan con una calidad de vida que aprecian, expresada en altos niveles de seguridad ciudadana, adecuados servicios bsicos y de salud, trabajo y remuneraciones dignas y, un alto nivel educativo. 1.4. VALORES a. El bien comn.- Las Autoridades Edilicias y los Servidores de la Municipalidad, tienen como la ms alta prioridad de sus acciones lograr el bienestar permanente de la poblacin y del Distrito de Moro. b. La honestidad.- Las Autoridades Edilicias y los Servidores de la Municipalidad realizaran sus acciones con honestidad y coherencia; generando legitimidad y confianza en relacin con la poblacin de la ciudad. c. La cooperacin.- La Municipalidad sustenta su accionar en la valiosa individualidad de sus autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores, valorando aun ms el esfuerzo cooperativo para el logro de sus fines y objetivos.

d. La responsabilidad.- Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad tienen la autoridad necesaria para realizar su trabajo y cumplir con sus funciones en beneficio de la comunidad, en concordancia con los valores de bien comn y la gestin democrtica, de accin participativa y solidaria, en tal sentido cada uno debe responder por sus actos y asumir la responsabilidad que corresponda de acuerdo con su competencia en la organizacin municipal. e. Transparencia.- Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad, realizan su accin utilizando las mejores prcticas y herramientas cientficas de planificacin, administracin, de gestin y control; a fin de lograr un uso racional y transparente de los recursos municipales, obligndose a dar cuenta a la poblacin del resultado de su gestin. f. La Excelencia en el Trabajo.- Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad Distrital de Moro, promueven y desarrollan sus acciones con miras al logro de la excelencia en la calidad del servicio a los vecinos de la ciudad. g. La Democracia Participativa.- Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad, realizan una gestin democrtica y participativa, en todos los niveles de la organizacin, integrando cada vez ms a los miembros de la comunidad en la gestin municipal, como expresin de una cultura superior al servicio de la democracia local.

1.5.

ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MUNICIPALIDAD DE MORO
COMISIN DE REGIDORES

CONSEJ O MUNI CI P AL

Consejo de Coordininacin Local Distrital CCL) Comit de Gestin Local ( CGL ) Comit distrital de Defensa Civil Oficina de Control Interno

ALCALD A
Agencias Municipales Procuradoria Distrital
Mesa de Lucha Contra la Pobreza (MCLCP)

Tramite Documentario

Secretaria General Oficina de Imagen Institucional

Comit Administracin del Vaso de Leche

GER ENCI A MUNI CI P AL

SUB GERENCIA DE ADMINISTRACION

Unidad de Administracin Tributaria Unidad de Tesorera Unidad de Logistica y Almacen Unidad de Contabilidad Unidad de Recursos H umanos Personal Unidad de informatica y estadistica

Unidad de Ejecucin Coactiva

Oficina de Asesoria Jurdica

Oficina de Planificacin y Presupuesto

Oficina de Programacion e Inversiones

SUB GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO

SUB GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

D pto . de P rom ocin Econ m ica

Dpto. de Infraestructura y Desarrollo Urbano

Dpto. de Servicios Municipales

Dpto. de Seguridad y Control

Desarrollo Agropecuario y Promocin Empresarial Ecologa , Medio Ambiente y Reciclaje

Estudios y Proyectos

Comercializacin Saneamiento y Salubridad

Seguridad Ciudadana Serenazgo y PP.MM

Ejecucin de Obras

Registro Civil Limpieza Publica Parques y Jardines

Defensa Civil

Liquidacin de Obras y Proyectos

Dpto. de Dsrrollo Humano y Promocin Social

Dpto. de Participacin Vecinal

Programas Sociales DEMUNA y OPAMED Promocin Educativa Cultura , Recrea y Dep.

Organizaciones Vecinales Programas Comunales y Juventudes

Unidad de Gestin de Agua

Programa del Vaso de Leche

1.6.

AREAS AFECTADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO

ORGANOS DE GOBIERNO Alcalda

ORGANO DE CONTROL Oficina de Control Institucional

ORGANO DE DIRECCIN Gerencia Municipal.

ORGANOS DE ASESORAMIENTO Oficina de Asesora Jurdica Oficina de Planificacin y Presupuesto Oficina de Programacin e Inversiones

ORGANOS DE APOYO Secretaria General Oficina de Imagen Institucional Unidad de Administracin Tributaria Unidad de Ejecucin Coactiva

ORGANOS DE LINEA Sub Gerencia de Administracin Unidad de Tesorera Unidad de Contabilidad Unidad de Logstica Unidad de Recursos Humanos Unidad de Informtica y Estadstica

Sub Gerencia de Desarrollo Econmico o o o o o Dpto. de Promocin Econmica Unidad de Desarrollo Agropecuario y Promocin Empresarial Unidad de Ecologa, Medio Ambiente y Reciclaje Dpto. de Infraestructura y Desarrollo Urbano Unidad de Estudios y Proyectos Unidad de Obras Unidad de Liquidacin de Obras y Proyectos

Sub Gerencia de Desarrollo Social o o o o o o o o o o Dpto. de Servicios Municipales Unidad de Comercializacin, Saneamiento y Salubridad Unidad de Registro Civil Unidad de Limpieza Publica Parques y Jardines Departamento de Seguridad y Control Unidad de Seguridad Ciudadana y Serenazgo Unidad de Defensa Civil Departamento de Participacin Vecinal Unida de Organizaciones Vecinales Unidad de Programas Comunales y Juventudes Dpto. de Desarrollo Humano y Promocin Social Unidad de Programas Sociales Unidad de DEMUNA y OPAMED Unidad de Promocin Educativa, Cultura, Recreacin y Deportes

CAPITULO II PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. PROBLEMA 2.1.1. REALIDAD PROBLEMATICA La municipalidad tiene como objetivo el promover el crecimiento y desarrollo tanto social, cultural y econmico de su poblacin, para ello desarrolla planes que ayuden a cumplir con sus objetivos trazados en cada mandato asumido despus de una eleccin.

Las diferentes reas que conforman el municipio plasman sus ideas y/o anlisis de sus procesos realizados en documentos que son utilizados para la toma de decisiones dependiendo de la finalidad para los cuales estn sometidos. La gestin documental interna del municipio se realiza usando la informtica para su redaccin, el envi se da en forma manual por la persona que realiz la redaccin hacia el rea competente dispuesto en los documentos administrativos que fueron aprobados en consejo municipal.

La gestin documental externa es recepcionada por una persona encargada en la mesa de partes la cual es encargada de registrarla en su libro fsico para un control de recepcin de los mismos y luego en un momento determinado es enviado al rea competente a tratar. La gestin de la informacin de los documentos, no se realiza de manera eficiente ni eficaz, ya que al momento de buscar un documento interno o externo, se tiene que recurrir a libro fsico de registros para acceder a su numeracin y ubicacin, determinando prdida de tiempo en la bsqueda, costos de almacenamiento de papel, para el envo de documentos hay que tener personal de transporte de documentos de una oficina a otra llamados conserjes o tambin lo realiza la misma secretaria, lo que ocasiona prdida de tiempo, costos por transporte de docuemntos y en algunas casos la informacin llega tarde o a destiempo. Estas falencias originan que los documentos no puedan ser ubicados de manera rpida en que rea se encuentra o con mas razn no saber con exactitud el tiempo en que el documento ha demorado en ser atendido por el personal al que fue enviado, por lo tanto no se obtiene un control exacto y acceso rpido al documento a ubicar. 2.1.2. ANALISIS DEL PROBLEMA En la actualidad, la Municipalidad Distrital de Moro, no cuenta con un Sistema de Gestin Documental que se encargue de gestionar los documentos externos pertenecientes a la poblacin y/o Instituciones

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externas, que ingresan al municipio por medio del rea de Tramite Documentario y tambin documentos internos pertenecientes a las reas que conforman. Se suelen utilizar mecanismos manuales y libros fsicos para el registro, control y generacin de numeracin del numero que identifica a los documentos. Lo cual implica que no existe una ptima gestin y control de los documentos externos e internos del municipio. Estas deficiencias en el manejo de la gestin y control de los documentos internos y externos del municipio, producen la disminucin de la eficiencia en la gestin administrativa de la empresa al momento de realizar un control manual de bsqueda de los documentos en los libros fsicos de registro. En funcin a los problemas encontrados y con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia de la gestin administrativa, se plantea Implementar un Sistema de Gestin Documental que permita controlar la documentacin externa e interna ingresada en las reas pertinentes, y mejorar el envo y control del documento realizando bsquedas automatizadas para una mejor gestin. Implementando este proyecto, se pretende mitigar los problemas existentes y aportar nuevas mejoras a la actual gestin de los documentos de la Municipalidad Distrital de Moro. 2.1.3. FORMULACION DEL PROBLEMA En que medida el mejoramiento y la implementacin de un Sistema Informtico utilizando Software Libre nejorar la Gestin Documental de la Municipalidad Distrital de Moro?

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2.2. ANTECEDENTES Empresas y/o entidades que utilizan Sistema de Gestin Documental. "SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO; Orfeo/GPL es una herramienta de gestin documental de Software Libre amparada bajo la licencia GPL/GNU, altamente escalable, desarrollada bajo PHP que incorpora la idea de "fractalizar procesos" para facilitar la gestin de los documentos de cualquier empresa. Permite gestionar electrnicamente la produccin, el trmite, el almacenamiento digital y la recuperacin de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la informacin y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad. La utiliza el gobierno de Colombia en sus entidades del estado. "SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX; La

Subsecretara de Informtica desarroll el software Quipux a partir del software colombiano ORFEO GPL. Debido al impulso que el Gobierno ha dado a esta herramienta, su uso ha aumentado considerablemente en las entidades de la Administracin Pblica Central, como lo muestran las estadsticas. Quipux es el primer aplicativo gubernamental que incorpora la Firma Electrnica de los documentos electrnicos generados en el formato abierto PDF. La utiliza la Subsecretara de Informtica de la Presidencia de la Repblica de Ecuador.

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2.3. JUSTIFICACION ECONOMICA La ejecucin del presente proyecto permitir disminuir los costos de envo, control y generacin de los documentos de las reas del municipio de Moro. OPERATIVA El nivel de eficiencia (costo, tiempo y personal) del rea administrativa en lo que respecta a la calidad en la gestin de informacin mejorar por ser de carcter automatizado. El nivel de eficacia (tiempo), aumentar debido a que la informacin ser enviada en tiempo real. TECNOLOGICA El sistema permitir utilizar de manera eficiente los dispositivos de almacenamiento, procesamiento y transmisin de datos para el desarrollo de la gestin documental. 2.4. OBJETIVOS 2.4.1. OBJETIVO GENERAL Mejoramiento e implementacin de un Sistema Informtico utilizando Software Libre para mejorar la Gestin Documental de la Municipalidad Distrital de Moro.

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2.4.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Recopilar y organizar la informacin necesaria para la identificacin de las necesidades, requerimientos y limitaciones, analizando la situacin actual de la gestin documental en la cual se encuentra la institucin.

Analizar los posibles cambios que se realizaran para mejorar la eficiencia en los procesos de creacin, envo, recepcin,

almacenamiento y clasificacin de los documentos.

Redisear las rutinas e interfaces para lograr la adaptabilidad y aceptacin de los trabajadores que interactuaran con el sistema.

Hacer uso de una arquitectura de aplicacin para lograr un tiempo de respuesta adecuado con el fin de cubrir la necesidad de informacin y mejorar la productividad.

Establecer medidas de seguridad para lograr minimizar la vulnerabilidad de los datos y registro de eventos mediante una bitcora.

Desarrollar un manual de usuario as como tambin realizar una capacitacin al personal responsable de operar con el sistema para lograr mejorar la eficacia en la institucin.

2.5. HIPOTESIS El mejoramiento y la implementacin de un Sistema Informtico utilizando Software Libre mejora la Gestin Documental de la Municipalidad Distrital de Moro.

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2.6. OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES 2.6.1. VARIABLE INDEPENDIENTE Mejoramiento e Implementacin de un Sistema Informtico utilizando Software Libre 2.6.2. VARIABLE DEPENDIENTE Gestin Documental de la Municipalidad Distrital de Moro. INDICADORES: Tiempo en procesos de gestin documental Costo de procesos de gestin documental

2.7. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las instituciones del estado actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y

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puede ser uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos. Por lo que es indispensable que para estar acorde con los cambios que presenta el entorno del estado y por motivos de modernizacin tecnolgica, es indispensable que el municipio use las TICS para mejorar la productividad y automatizar sus procesos que realizan para brindar un mejor servicio a la poblacin y/o instituciones que necesiten informacin relevante para su fines propios. Una infraestructura que propicie un ambiente que permita la generacin de desarrollo sostenible, respecto a la digitalizacin del modelo de gestin de gobierno, se requiere disponer de una infraestructura que satisfaga las necesidades y demandas de los ciudadanos, independientemente de la situacin econmica o estrato social que provenga, Se debe priorizar y promover el acceso y uso de las TICs en los lugares con mayor brecha digital.

2.8. LIMITACIONES El sistema esta diseado con software libre utilizando tecnologa WEB, en la actualidad se encuentra implementado como una INTRANET que solo personal autorizado por el municipio puede acceder a ello para el uso respectivo que crea conveniente.

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CAPITULO III MARCO TEORICO

3.1. INTRODUCCION Se entiende por Gestin Documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. (hay que citar)por ejemplo. Kendal, 2006. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

17

3.2.

DESARROLLO DE LA GESTIN DOCUMENTAL Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogacin leble por computador. Poco despus se comienza tambin a usar registros computarizados para inventariar documentacin administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin documentos que nacen, viven y mueren en formato electrnico. Conseguir esto

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represent un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.

3.3.

DIFERENCIAS DE TERMINOLOGA ENTRE EL INGLS Y EL ESPAOL Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el da de hoy una cierta tensin entre las nociones de gestin documental y la archivstica, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en espaol no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record ingls, que cubre todo aquello que documenta algo. En espaol usamos el trmino "documento de archivo", que es ms pobre en significado. Cuando en ingls se dice Records management se est refiriendo a la gestin documental... de documentos de archivo especficamente. Pero por otro lado, en ingls la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histrico", mientras

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que en espaol el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestin, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histrico. Hay citar Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los pases hispanohablantes y lusfonos al menos, de creer que la archivstica se aplica slo a los archivos histricos, o que el "records management" se refiere a la gestin de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as: La archivstica cubre el "records management" y la gestin de archivos histricos tambin, mientras que la gestin documental es ms amplia que el "records management" ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no slo a los administrativos o de archivo. La gestin documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc. La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

20

3.4.

SISTEMAS ELECTRNICOS DE GESTIN DOCUMENTAL, O SISTEMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS? Otro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye el electronic records management que tanto puede significarsistema de gestin de documentos electrnicos exclusivamente, como sistema electrnico de gestin de documentos de archivo (en papel y/o electrnicos), segn se le ponga el nfasis en "electronic records" o en "records management". Cita En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est hablando de un sistema electrnico de gestin de documentos electrnicos, subentendindose que muchos de ellos permiten tambin registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habr que ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de los documentos electrnicos. Un sistema de gestin de documentos electrnicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de contenido (CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido corporativo y relacionado con el trmino Digital Asset Management.

21

3.5.

FLUJO DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL 3.5.1. ELEMENTOS BASE DE DATOS La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet. Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello por lo que se las puede considerar documentos de gestin.

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HARDWARE Escaneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos

originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados. Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin. SOFTWARE Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para : la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole. EJEMPLOS:

AZ-Digital Gestin Documental, Sistema de Gestin Documental

DocShare Gestin Documental, Sistema de Gestin Documental Bitcubo, Software de Gestion Documental y del conocimiento Innova Systems, Lider en Gestion Documental Docunet, Software de Gestion Documental OrfeoGPL, Software de Gestion Documental libre bajo licencia GPL Yerbabuena Software, Gestin Documental Inteligente y Open Source Documany, Gestin Documental Colaborativa para PYMEs Axentria, Gestin Documental (Montevideo - Uruguay) Semantica DMS, Sistema de Gestin Documental AZDoc, Sistema de Gestin Documental

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Abox Document by Adapting, Gestin Documental profesional GEOMunicipal - Sistema de Gestin Documental y Expedientes Electrnicos para

Gobiernos Locales

DocuWare - Sistema de Gestin Documental Integrada.

REDES Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet.

USUARIOS A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

ADMINISTRADORES Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

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3.6.

ALGUNOS CRITERIOS GENERALES A TENER EN CUENTA Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.

Cuadro N 3.1: Criterios generales de gestin documental Almacenamiento Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos? Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Recuperacin Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin? Cmo Clasificacin organizamos nuestros documentos? Cmo

aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado? Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin

Seguridad

de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella? Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto

Custodia

tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)? Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los documentos?

Distribucin

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Workflow

Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos? Si ms de una persona est implicada en creacin o

Creacin

modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas? Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la

Autenticacin

validacin legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

3.7.

TERMINOS RELACIONADOS 3.7.1. SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTOS El Sistema de gestin de contenido podra tender a confundirse con un sistema de Gestin Documental pero un Sistema de gestin de contenido es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten caractersticas como administracin de informacin e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administracin de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB. Cita 3.7.2. GESTION DE CONOCIMIENTOS La Gestin del Conocimiento] es, en sntesis, la gestin de los activos intangibles que generan valor para la organizacin. La mayora de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma

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con la captacin, estructuracin y transmisin de conocimiento. Por lo tanto, la Gestin del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestin del Conocimiento es un concepto dinmico o de flujo. cita Probablemente despus de leer esta definicin podremos darnos cuenta que un sistema de gestin documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestin del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, ms eficiente y con las ventajas, que veremos ms adelante, los activos intangibles.

3.7.3. BASES DE DATOS DOCUMENTALES En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea ste de cualquier tipo: una publicacin impresa, un documento audiovisual, grfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrnico,... Es errneo relacionar Sistema de Gestin Documental con Bases de Datos Documentales pues la gestin documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental, es mucho ms dispendioso y existen muchas ms variables fundamentales en el sistema de gestin documental aparte de las bases de datos documentales.Cita

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3.8.

OPORTUNIDADES Las oportunidades de la gestin documental para las empresas son mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimizacin y organizacin de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos. Este "crculo virtuoso" lleva a una mayor satisfaccin y consecuente retencin de los clientes.

3.9.

VENTAJAS Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema de localizacin de documentos. Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su

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perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica. Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos.

3.10. DESVENTAJAS Si bien es cierto de las desventajas ms comunes que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el factor econmico y ms estas denominadas TI (Tecnologas de Informacin), es as como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestin Documental.

3.11. METODOLOGA El proyecto sigue una metodologa descriptiva, ya que rene experiencias, fracasos y xitos logrados al realizar el mejoramiento e implementacin del Sistema de Gestin Documental en la Municipalidad Distrital de Moro SIGEDOCM. A travs de esta metodologa, se puede analizar de manera mas objetiva las variables tanto independiente como dependiente que intervienen. As mismo, la metodologa y/o pasos desarrollados en el presente proyecto fue elaborado por el mismo autor en base a la experiencia que se realiz en el mejoramiento e implementacin del Sistema de Gestin Documental en la

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Municipalidad Distrital de Moro con ayuda del software libre como herramienta informtica. Teniendo como soporte o base la metodologa de .. La metodologa usada en el presente proyecto ha sido dividida en siete etapas, las cuales se detallan en los siguientes captulos: Anlisis Situacional. Mejoramiento y descripcin del sistema de gestin documental Especificacin de la plataforma. Recursos Humanos. Estructura de Datos. Instalacin y configuracin del SIGEDOCM. Pruebas.

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CAPITULO IV ANALISIS SITUACIONAL

4.1. ANALISIS DE HARDWARE En esta etapa del proyecto se identificar, analizar y evaluar el hardware existente en la Municipalidad Distrital de Moro bajo la cual esta operando actualmente en las diferentes reas que conforman. El inventario de todo el hardware existente en la Municipalidad Distrital de Moro se encuentra en el ANEXO 1. Al concluir el inventario se determino que la Institucin cuenta con los siguientes equipos.

4.1.1.

SERVIDOR Se cuenta con un servidor central que se encuentra ubicado en el cuarto de comunicaciones. Cuadro N 4.1: Servidor de la Municipalidad Distrital de Moro. N 1 DESCRIPCIN HP ProLiant ML150 G6 Base - Server - tower - 5U - 2-way - 1 x Quad-Core Xeon E5504 / 2 GHz - RAM 2 GB - SAS - hotswap 3.5" - HDD500GB

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4.1.2.

ESTACIONES DE TRABAJO La Municipalidad Distrital de Moro, cuenta con 21 Computadoras en funcionamiento, las cuales se ubican en las diversas reas administrativas de la organizacin.

Cuadro N 4.2: Estaciones de Trabajo de la Municipalidad Distrital de Moro. AREA RTS= RENTAS IMG= IMAGEN TESR= TESORERIA CJA= CAJA RRHH= RECURSOS HUMANOS ASLG= ASESORIA LEGAL REGC= REGISTRO CIVIL LOG = LOGISTICA CONTA= CONTABILIDAD ALM= ALMACEN DEM= DEMUNA VSLH= VASO DE LECHE SLRG= SALA DE REGIDORES ING= INGENIERIA GRC= GERENCIA SGRL= SECRETARIA GENERAL ALC= ALCALDIA EQUIPO RTS_PC01 IMG_PC01 TESR_PC01 CJA_PC01 RRHH_PC01 ASLG_PC01 REGC_PC01 LOG_PC01 CONTA_PC01 CONTA_PC02 ALM_PC01 DEM_PC01 VSLH_PC01 SLRG_PC01 ING_PC01 ING_PC02 GRC_PC01 SGRL_PC01 ALC_PC01 EQUIPO 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1

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PRS= PRESUPUESTO OCI= ORGANO DE CONTROL INTERNO

PRS_PC01 OCI_PC01 OCI_PC02

1 2

4.1.3.

IMPRESORAS

Cuadro N 4.3: Impresoras de la Municipalidad Distrital de Moro. Nro. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 AREA RENTAS IMAGEN TESORERIA CAJA PERSONAL REGISTRO CIVIL CONTABILIDAD LOGISTICA TRAMITE DOCUMENTARIO / ALMACEN GERENCIA INGENIERIA SALA DE REGIDORES SECRETARIA GENERAL ALCALDIA PRESUPUESTO CANTIDAD DE PC 01 01 01 01 01 01 02 01 01 02 02 01 01 01 01 CANTIDAD DE IMPRESORAS 02 01 01 01 01 01 01 02 00 01 02 01 01 00 01

13 14 15

33

16 17 18

OCI Demuna Vaso de leche TOTAL

01 01 01 21

01 01 01 19

4.1.4.

EQUIPOS DE PROTECCION ELECTRICA

Cuadro N 4.4: Estabilizadores de la Municipalidad Distrital de Moro. AREA SERVER-MORO = SERVIDOR RTS= RENTAS IMG= IMAGEN TESR= TESORERIA CJA= CAJA RRHH= RECURSOS HUMANOS ASLG= ASESORIA LEGAL REGC= REGISTRO CIVIL LOG = LOGISTICA CONTA= CONTABILIDAD ALM= ALMACEN DEM= DEMUNA TIPO UPS ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR CANTIDAD MODELO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY CAP. 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA

34

VSLH= VASO DE LECHE SLRG= SALA DE REGIDORES ING= INGENIERIA GRC= GERENCIA SGRL= SECRETARIA GENERAL ALC= ALCALDIA PRS= PRESUPUESTO

ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR

1 1 2 1 1 1 1 2

OCI= ORGANO DE CONTROL INTERNO ESTABILIZADOR

DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY

6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA

4.2. ANALISIS DE SOFTWARE En las diferentes reas de la institucin el software que se utiliza es el siguiente: 4.2.1. SISTEMA OPERATIVO Cuadro N 4.5: SO de la Municipalidad Distrital de Moro. SISTEMA OPERATIVO Windows Server 2003 Windows XP FABRICANTE Microsoft Microsoft LICENCIA Servidor Cada PC

4.2.2.

DISEADOR DE BASE DE DATOS No cuenta con un gestor de base de datos.

4.2.3.

SOFTWARE DE DESARROLLO No desarrollan software.

35

4.2.4.

OFIMATICA Cuadro N 4.6: Ofimtica de la Municipalidad Distrital de Moro. TIPO Microsoft Office 2007 FABRICANTE MICROSOFT LICENCIA CADA PC

4.2.5.

ANTIVIRUS Cuadro N 4.7: Antivirus de la Municipalidad Distrital de Moro. TIPO ESET NOD32 Antivirus FABRICANTE ESET LICENCIA SIN LICENCIA

4.3. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La Municipalidad Distrital de Moro utiliza actualmente los siguientes sistemas de informacin: SIAF Es una herramienta para ordenar la gestin administrativa de los Gobiernos Locales, simplificar sus tareas en este mbito y reducir los reportes que elaboraban as como el tiempo dedicado a la conciliacin. El Sistema recoge la normatividad vigente de cada uno de los rganos Rectores y de Control y promueve las buenas prcticas, el orden en el uso de recursos pblicos, la rendicin de cuentas y la transparencia. El SIAF-GL cuenta con los siguientes Mdulos: Presupuestario (Formulacin, Modificaciones, Asignacin Mensual); Ejecucin Presupuestal - Tesorera (Administrativo);

36

Contabilizacin de Operaciones y Elaboracin de los EE.FF para la Cuenta de la Repblica.

Rentas - Catastro

AGUA POTABLE Software encargado de registrar los pagos que deben realizar las viviendas que cuentan con el servicio de agua potable en su predio.

CAJA Software para registrar los pagos externos y tambin el registro de cheques salientes del municipio.

TRIBUTOS Aplicacin para registrar los tributos realizados por los pobladores sobre sus predios correspondientes previo pago en caja para su posterior procesamiento.

PDT El Programa de Declaracin Telemtica PDT, consta de los siguientes programas: 1.- El Mdulo Integrador: Es el mdulo que maneja las opciones de uso comn de todas las declaraciones generadas por el Programa de Declaracin Telemtica (PDT) como son, entre otras, el registro de declarantes, el generador de envos, el administrador de usuarios, reportes y copias de seguridad y el actualizador de parmetros.

37

Otra

funcin

importante

del

integrador

es

contener

los

mdulos

independientes, cada. El men del mdulo integrador puede crecer dinmicamente albergando cada vez mas declaraciones. 2.- Mdulos Independientes: Cada uno de estos mdulos independientes contiene a las distintas declaraciones determinativas e informativas que la administracin tributaria pone a disposicin de los contribuyentes para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

38

4.4. ANALISIS REDES Y COMUNICACIONES La red de comunicaciones esta distribuida en un esquema de topologa estrella. Cuenta con 2 SW uno en cada piso los cuales logran segmentar la red de datos y se obtiene un mejor rendimiento en la transferencia de la informacin.

Figura 4.1: Diseo lgico de la red actual

INTERNET

39

CAPITULO V MEJORAMIENTO Y DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

5.1. DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX Quipux es un sistema de gestin documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestin documental ORFEO, el cual utiliza tecnologas y estndares abiertos. La Subsecretaria de Informtica del Ecuador efectu modificaciones a la versin original adaptndolas a las necesidades de gestin documental de las entidades de la Administracin Pblica Central. Su uso se ha difundido en el Estado Ecuatoriano. La Comunidad Quipux es una asociacin de personas que han hecho causa comn para fomentar el desarrollo social y econmico alrededor de Quipux.

5.1.1. NOTICIA DE LA LIBERACIN DEL CDIGO La Subsecretara de Informtica liber el cdigo fuente del sistema de Gestin Documental Quipux a la comunidad denominada de igual forma: Quipux (www.quipux.org), de la cual tambin es miembro. El Gobierno Ecuatoriano comprometido con el Software Libre, decidi liberar el cdigo

40

fuente y fomentar la conformacin de una comunidad activa alrededor del Quipux para que lo desarrolle y soporte de forma participativa. http://www.rebelion.org/noticia.php?id=105068 5.2. DESCARGA DEL CODIGO FUENTE QUIPUX 5.2.1. INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SERVIDOR SVN El cdigo fuente del QUIPUX el ser subido en un servidor de tipo SVN nos obliga a instalar SUBVERSION (SVN) EN WINDOWS, el cual ser capaz de descargar cualquier tipo de archivo que se encuentre disponible en un servidor de tipo SVN. 5.2.1.1. PASOS PARA INSTALAR SVN Obtener la ltima versin del servidor Svnserve. Si tienes el instalable para Windows, slo ejecutarlo. Si tienes un archivo zip con los binarios, crea un directorio, Por ejemplo, c:\svnserve (<directorio_de_Svnserve>). Copia todos los ficheros de zip. 5.2.1.2. INSTALAR TOTOISESVN (ES NECESARIO REINICIAR EL PC)

Obtener la ltima versin de TotoiseSVN. Ejecutar la instalacin de TortoiseSVN.

41

5.2.1.3.

CONFIGURAR EL SERVIDOR

Crear un directorio donde estarn los repositorios de SVN, por ejemplo: c:\repos (<directorio_de_repositorios>).

Crear un servicio de Windows para arrancar y parar fcilmente el Servidor de SVN. En una ventana de la consola de Windows ejecutar el siguiente comando: sc create svn.local binpath="\"<directorio_de_Svnserve>\svnserve.exe\" ---service ----root<directorio_de_repositorios>" displayname= "Subversion Repository" depend= Tcpip

Donde:
o

<directorio_de_Svnserve> : Es el directorio donde instalamos el servidor Svnserver.

<directorio_de_repositorios> : Es el directorio que hemos creado para los repositorios.

Arrancar el servicio de SVN. En la ventana de gestin de servicios de Windows (Panel de control de Windows -> Herramientas administrativas -> Servicios), buscar el servicio Subversin Repository e inicializarlo.

42

5.2.1.4.

AADIR UN NUEVO PROYECTO DE DESARROLLO

Crear un directorio dentro del directorio de repositorios, en nuestro ejemplo c:\repos\test. El repositorio se crear dentro de este directorio, aseguraros de que el directorio esta vaco y no tiene proteccin contra escritura.

Botn derecho encima del directorio y con tortoiseSVN crea un repositorio (Opcin Create repository here).

Selecciona Native filesystem (FSFS), es menos problemtica con configuraciones en red. NOTA: TortoiseSVN crear varios ficheros dentro del directorio, NO cambiar NADA.

Editar los ficheros de configuracin. NO tocar nada ms. En el directorio del ejemplo c:\repos\test\conf editar los ficheros:

Fichero svnserve.conf, aadir [general] #Solo acceso a usuarios autorizados. auth-access = write # Fichero de usuarios. password-db = passwd

Fichero passwd, aadir

43

[users] # listado de usuarios y password usuario = pass 5.2.2. OBTENCIN DEL CODIGO FUENTE Descargar el cdigo de la aplicacin QUIPUX.

Figura N 5.1: Ingreso a SVN Checkout.

44

Figura N 5.2: Ingreso de datos para la descarga del QUIPUX

Figura N 5.3: Pantalla de descarga del TortoiseSVN del QUIPUX

45

Descargar el cdigo de la aplicacin HTML_A_PDF.

Figura N 5.4: Ingreso de datos para la descarga del HTML_A_PDF

Figura N 5.5: Pantalla de descarga del TortoiseSVN del HTML_A_PDF

46

Despus de haber realizado las descargas se obtuvieron 2 archivos que ayudaran a la implementacin final del sistema de gestin documental.

Figura N 5.6: Carpetas de descarga del servidor SVN de http://svn.quipux.org/

5.3.

MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 5.3.1. ARQUITECTURA DEL QUIPUX

Figura N 5.7: Arquitectura de Quipux.

47

5.3.2. ARQUITECTURA A IMPLEMENTAR

Figura N 5.8: Arquitectura a Implementar.

5.3.3. CUADROS DE MEJORAMIENTO Se realizo un mantenimiento a nivel de programacin del cdigo PHP de las aplicaciones descargadas de acuerdo a las necesidades para poder mejorar el sistema de acuerdo a la necesidad de la institucin. 5.3.3.1. SISTEMA OPERATIVO Se analizo la arquitectura donde funcionaba el sistema QUIPUX para posteriormente realizar la migracin con fines de implementacin.

48

Cuadro N 5.1: Comparativo del SO.

TIPO Sistema Operativo

ORIGEN(QUIPUX) Linux(Debian y/o Centos 5.2)

ACTUAL Windows Server 2003

5.3.3.2.

SCRIPT PARA REPORTES Se analizo el script con la funcin de crear los reportes del sistema de gestin documental, por motivos de implementacin se descargo una versin con soporte en WINDOWS para su posterior ejecucin.

Cuadro N 5.2: Mejoramiento del Script de Reportes.

APLICATIVO Script para la creacin de reportes en PDF.

ORIGEN(QUIPUX) DOMPDF v.0.5.0 rev. 2006/07/07 (Solo funciona en Linux)

ACTUAL DOMPDF v.0.5.1. rev. 2009/05/07 (Funciona en Linux y Windows)

5.3.3.3.

SCRIPT PHP A continuacin se describe algunos cambios realizados para mejorar su funcionamiento en la institucin a implementar.

Cuadro N 5.3: Mejoramiento de los Scripts del Sistema.

SCRIPT PHP

ORIGEN(QUIPUX) Variables de conexin visualizadas en el script config.php

ACTUAL Se uso variables globales del apache para que la conexin sea ms segura.

Seguridad

49

Reportes

La generacin de reportes se generan con el script DOMPDF v0.5.0

Se revis el cdigo PHP de los script que realizan los reportes para su adaptacin a la nueva versin DOMPDF v.0.5.1 del Windows. Se mejor la creacin del comprobante del documento ingresado a la institucin, teniendo como formato impreso el usado en la SBS y tambin la creacin de un Sello automtico de RECIBIDO para su impresin. Se mejor la creacin del nmero de referencia para que se realice automticamente dependiendo del ao de registro del documento. Se crearon formatos de documentos utilizados en la institucin como: informes, memorndum, circulares.

Comprobantes

Tiene la funcin de crear comprobante y cdigo de barra por cada documento ingresado a la institucin.

Numero de Referencia

El usuario tiene la opcin de digitar un nmero de referencia personal para el documento.

Tipo de Documento y formato

Utilizan memorndum, oficios, circulares y acuerdos.

5.3.4. ASIGNACIN DE SIGLA DEL NUEVO SISTEMA Luego de describir algunos de los cambios realizados en el sistema inicial, el sistema de gestin documental de la Municipalidad Distrital de Moro la denominamos: SIGEDOCM.

5.4.

CARACTERISTICAS TCNICAS DEL SIGEDOCM En este punto analizaremos las caractersticas tcnicas generales del SIGEDOCM, los cuales se muestran en el cuadro siguiente:

50

Cuadro N 5.4: Caractersticas Tcnicas del SIGEDOCM. CARACTERSTICAS TCNICAS GENERALES DEL SIGEDOCM Modo Grfico, fcil de operar. Mdulos integrados: Bandejas, Registro Documentos Externos, Administrador, Otros. Seguridad, Integridad de base de datos. Orientada al control de los documentos ingresados al sistema, motivador para la toma de decisiones. Independencia y Autonoma. Para poder ejercer una completa funcionalidad del SIGEDOCM es necesario tener instalador el FIREFOX 3.5 o superior, por el uso de sus IFRAMES para su seguridad del cdigo salvaguardando la aplicacin. Disponibilidad Total. Manual del Sistema y Manual de Usuario. PHP 5.1 o superior. PostgreSQL v.8.2 Windows Server 2003 Servidor HTTP Apache v.2.2 o superior.

ELEMENTOS Interfaces Integracin Base de Datos Prestaciones Mantenimiento y Actualizacin

Funcionalidad

Programas Fuentes Documentacin Lenguaje de Programacin Motor de Dase de Datos Plataforma Operativa Servidor Web

51

Cuadro N 5.5: Caractersticas Tcnicas del SERVIDOR PDF. CARACTERSTICAS TCNICAS GENERALES DEL SIGEDOCM PHP 5.1 o superior. Centos 5.2 HTTPD 2.2 o superior. PHP SOAP (necesario para enviar mensajes por HTTP o SMTP) Html2ps-1.0-0 (convierte texto HTML a PostScript). Aplicaciones para la generacin del PDF Ghostscript 8.64 (tiene una aplicacin llamada ps2pdf que convierte PostScript a PDF). Ghostscript_fonts_8.64 (tiene las fuentes para la creacin del PDF).

ELEMENTOS Lenguaje de Programacin Plataforma Operativa Servidor Web Extensiones

5.5.

MODULOS DEL SIGEDOCM El sistema de gestin documental SIGEDOCM a implementar en la Municipalidad Distrital de Moro comprende cuatro mdulos: Bandejas Registro Documentos Externos Administrador Otros

A continuacin se mostrara los mdulos, submodulos y opciones generales de cada submodulos.

52

Cuadro N 5.5: Mdulos del SIGEDOCM OPCIONES GENERALES

MDULOS

Bandejas

Registro de Doc. Externos

SUBMODULOS Elaboracin Recibidos Eliminados No Enviados Enviados Reasignados Archivados Informados Registrar Documento. Imprimir Comprobantes. Cargar Doc. Digitalizado.

Administracin

Carpetas Virtuales Administrador

Archivo Fsico

Cambio contrasea Listas de envo Usuarios Internos Ciudadanos reas Instituciones Numeracin de Documentos Organizacin de los niveles de Carpetas Virtuales. Administracin de Carpetas Virtuales. Consultar Carpetas Virtuales. Ubicacin Fsica de Documentos. Consultar Ubicacin Fsica en el archivo fsico. Nueva Ubicacin Fsica. Consultar estructura del archivo fsico. Organizacin Fsica del Archivo.

Bsqueda Avanzada Otros Consultar Carpetas Virtuales Reportes

53

5.6.

DESCRIPCION FUNCIONAL DEL SIGEDOCM Existen tres tipos de Perfiles del Sistema, cuenta con los siguientes perfiles de usuario:

a) PERFIL USUARIO ADMINISTRADOR Este perfil tiene acceso a todos los mdulos y sub-mdulos del sistema. Su misin fundamental es: la administracin de usuarios y perfiles, reas, numeracin de documentos, etc. La contrasea de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema.

b) PERFIL USUARIO NORMAL Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: Crear nuevos documentos, bsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.

c) PERFIL USUARIO DEL ARCHIVO Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Slo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.

A continuacin se detallar la funcionalidad de cada uno de los submodulos del SIGEDOCM indicando adems las reas usuarias.

54

Cuadro N 5.6: Descripcin funcional del SIGEDOCM. MDULOS SUBMODULOS Nuevo Documento Elaboracin Recibidos Eliminados No Enviados Enviados Reasignados Archivados Informados Registrar Documento. Imprimir Comprobantes. Cargar Doc. Digitalizado. Cambio contrasea Listas de envo Usuarios Internos Ciudadanos reas Instituciones Numeracin de Documentos OPCIONES GENERALES FUNCIONALIDAD REA USUARIA

Bandejas

Permite: regresar, eliminar, editar, reasignar, informar, enviar, archivar, restaurar, responder; el documento visualizado en el sistema, y dependiente del estado que se le d, se ubica en el Submodulo de la bandeja.

Todas

Registro de Documentos Externos

Estos documentos son los que llegan a la institucin y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de partes. Los documentos registrados se pueden seguir editando (cargar documentos digitalizados y anexos).

Trmite Documentario(rea asignada por el administrador)

Administrador

Administracin

Permite la administracin de usuarios y perfiles, reas, numeracin de documentos, etc. La contrasea de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema.

Unidad de Informtica y Estadstica

55

Carpetas Virtuales

Archivo Fsico

Organizacin de los niveles de Carpetas Virtuales. Administracin de Carpetas Virtuales. Consultar Carpetas Virtuales. Ubicacin Fsica de Documentos. Consultar Ubicacin Fsica en el archivo fsico. Nueva Ubicacin Fsica. Consultar estructura del archivo fsico. Organizacin Fsica del Archivo.

Mdulo de los archivos digitales donde se le asigna a cada rea creada una carpeta virtual para su almacenamiento de sus archivos digitales, los cuales pueden ser organizados y administrados para una posterior consulta.

Unidad de Informtica y Estadstica

Modulo encargado de la gestin del archivo digital el cual se le asignara una ubicacin y consultar donde se encuentra el archivo fsico para su posterior recuperacin y visualizacin.

Unidad de Informtica y Estadstica

Bsqueda Avanzada Otros Consultar Carpetas Virtuales

Este submodulo permite consultar por medio de parmetros como nmero de documento, nmero de referencia, remitente, destinatario, texto, tipo de documento, rango de fecha, rea; uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud. Este submodulo nos mostrara el inventario de todos los documentos que redactemos o recibamos siempre y cuando se guarde en la carpeta virtual del rea asignada.

Todas

Todas

56

Reportes

Este mdulo permite generar diferentes tipos de reportes como: *Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos se tiene: tramitados, en edicin, eliminados, archivados, vencidos, etc. *Estadsticas de digitalizacin de documentos. Para generar un reporte se debe: Escoger el tipo de consulta o estadstica. Escoger el rea. Escoger el usuario. Ingresar la fecha desde y hasta. Inmediatamente se desplegar un listado con usuario, estado del trmite, nmero de documentos registrados y digitalizados (dependiendo del tipo de reporte que se desea generar). Adicionalmente en este mdulo se tiene la opcin de Imprimir, que permite generar un reporte en un archivo .PDF e imprimirlo.

Gerencia General y Alcalda (rea asignada por el administrador)

57

5.7.

PRINCIPALES PROCESOS 5.7.1. MDULO DE ADMINISTRADOR Proceso de creacin de usuario con perfil asignado

58

5.7.2. MDULO DE BANDEJA Proceso de registro de documentos externos

59

5.7.3. MDULO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Proceso de recepcin, creacin y registro de documentos internos

60

CAPITULO VI ESPECIFICACIN DE LA PLATAFORMA INFORMTICA

6.1. TOPOLOGA DE LA RED La topologa fsica de la red bajo la cual se implementar el SIGEDOCM se determin que es Topologa Estrella, siendo la topologa actual con la que cuenta la Municipalidad Distrital de Moro; y es la mejor por las siguientes razones: Es la estructura ms simple de disear. Cada estacin de trabajo esta conectada a un nodo por medio de un canal punto a punto dedicado, las estaciones pasan los mensajes al servidor central y este lo retransmite a la estacin a la que vaya dirigido.

61

El procesamiento de datos se realiza en forma centralizada por medio de un switch que controla el flujo de informacin a travs de la red hacia las estaciones de trabajo.

Es de fcil administracin. Permite diagnosticar fallas fcilmente y poder plantear una solucin a tiempo. La falta de una estacin de trabajo no perjudica al resto de la red, facilitando la deteccin del problema.

Se puede tener un alto nivel de seguridad. Se puede tener velocidades de trasmisin diferentes.

6.2.

HARDWARE 6.2.1. MEDIO DE TRANSMISIN El medio de trasmisin a usar es el cable de par trenzado UTP 5, los cuales ya se cuenta con todo el cableado distribuido en las diferentes reas de la Municipalidad Distrital de Moro, adems se resaltan las siguientes ventajas: Soporta velocidades de datos de hasta 100 Mbps. Tiene como segmento bsico de buena trasmisin de datos de 100 m. Excelentes caractersticas elctricas.

6.2.2. SERVIDORES Se realizado el anlisis de las caractersticas tcnicas del SIGEDOCM como se describi en el Cuadro N 5.4 y Cuadro N 5.5; y basados en la arquitectura actual de la Municipalidad Distrital de Moro, la cual cuenta solo

62

con 1 servidor disponible para su implementacin, siendo as que necesitaremos segn el anlisis 4 servidores: Servidor Aplicacin Servidor de Base de Datos Servidor Web Servidor de PDF

Lo sencillo seria utilizar estaciones de trabajo para trabajar como servidores, pero con motivos de presupuesto se uso el servidor actual, el cual cuenta con capacidades tcnicas y funcionales para realizar las 4 tareas que son necesarias para la implementacin del SIGEDOCM. Cuadro N 6.1: Funciones del servidor que ejecutar SIGEDOCM. SERVIDOR FSICO TIPO DE SERVIDOR FUNCIONES CANT.

Servidor de aplicacin Servidor MUNIMORO Servidor de Base de Datos Servidor Web Servidor PDF

Almacenar SIGEDOCM Administrar PostgreSQL 8.2 1 Ejecutar Apache 2.2 Creacin de documentos PDF

6.2.3. ESTACIONES DE TRABAJO Para la adquisicin de nuevas estaciones de trabajo se tomo en cuenta las caractersticas tcnicas mnimas para poder trabajar con el SIGEDOCM de maneras estable, y sin problemas para posteriores aplicaciones que se quiera instalar y ejecutar. Cuadro N 6.2: Caractersticas mnimas de las estaciones de trabajo.

63

Mainboard Procesador Velocidad Memoria RAM Disco Duro Tarjetas de Red

CARACTERSTICAS TCNICAS MINIMAS Pentium III Intel Pentium III 600 MHz 64 MB 40GB 3 COM 905 Tx 10/100 Mbps

Despus de haber determinado las caractersticas de las estaciones de trabajo se analizo el inventario detallado en el ANEXO 1, y se determin que la Municipalidad Distrital de Moro cuenta con maquinas de caractersticas ptimas para un buen funcionamiento del SIGEDOCM y tambin para aplicaciones posteriores que se deseen implementar en un futuro no lejano.

6.2.4. IMPRESORAS La implementacin del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro seguir contando con un total de 19 impresoras segn se detallo en el Cuadro N 4.3. No ser necesario proponer o dar de baja alguna impresora ya que una de las funciones del SIGEDOCM es generar los PDF mas no interconectarse con una impresora para su posterior impresin.

6.2.5. EQUIPOS DE CONECTIVIDAD Los equipos de conectividad son patrimonio de la Municipalidad Distrital de Moro, por lo tanto no generan un gasto de alquiler de terceros. Las estaciones de trabajo e impresoras se encuentran detalladas en el ANEXO 1.

64

La institucin esta conformada por 2 pisos, en cada piso se encuentra un 1 Switch con su respectivo patch panel ayudando a la interconexin de cada rea (Oficina) en cada nivel (Piso); en cada nivel se encuentra ubicado un Access Point que tiene la funcin de interconectar inalmbricamente equipos pertenecientes a la institucin, a continuacin detallaremos los equipos que ayuden a la conectividad entre las estaciones de trabajo y el servidor central. Cuadro N 6.3: Equipos de conectividad de la Municipalidad Distrital de Moro. PISO UBICACIN FISICA 1 MODELO Y MARCA VELOCIDAD 10/100/1000 Mbps 54Mbps 10/100/1000 Mbps 54Mbps 78 Mbps FUNCION Intranet Intranet Intranet Intranet Internet

Switch SATRA/ 3com - 24 Unidad de Registro Civil puertos Access Point Switch SATRA/ 3com - 24 puertos Oficina de Control Institucional Access Point Zyxel Hw660-61 100mts.

6.2.6. EQUIPOS DE PROTECCION ELECTRICA Los equipos de proteccin elctrica que sern usados cuando se implemente el SIGEDOCM sern los mismos que se describieron en el Cuadro N 4.4, ya que cumplen con las caractersticas necesarias para su funcionalidad.

6.3.

SOFTWARE Para la implementacin del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro, ser necesaria la adquisicin del siguiente software:

65

6.3.1. SISTEMA OPERATIVO Cuadro N 6.4: Sistema Operativo necesario para la funcionalidad del SIGEDOCM. SISTEMA OPERATIVO Windows Server 2003 Windows XP Centos 5.2 FABRICANTE Microsoft Microsoft Linux LICENCIA Servidor Cada PC Libre

6.3.2. SOTWARE DE VIRTUALIZACION Se cuenta con un solo servidor que tendr que realizar las funciones detalladas en el Cuadro N 6.1, pero encontramos un inconveniente necesitamos un servidor en Linux para poder ejecutar el SERVIDOR PDF el cual no podr ejecutarse en Windows Server 2003, analizando la problemtica se encontr una solucin, la cual es crear una maquina virtual la cual estar almacenada en el mismo servidor y la comunicacin se realizar mediante el protocolo TCP-IP configuracin que las IPs tanto de la maquina virtual como la del servidor central se encuentra en la misma red.

Cuadro N 6.5: Software para comunicar el SIGEDOCM con el SERVIDOR PDF. TIPO VMware Server VERSION 1.0.2 FABRICANTE VMware Inc. LICENCIA Libre

66

6.3.3. MOTOR DE BASE DE DATOS Cuadro N 6.6: Motor de Base de Datos del SIGEDOCM. TIPO PostgreSQL VERSION 8.2 FABRICANTE PostgreSQL Global Development Group LICENCIA Libre

6.3.4. SOFTWARE DE DESARROLLO Cuadro N 6.7: Software de desarrollo del SIGEDOCM. TIPO PHP VERSION 5.1 superior FABRICANTE PHP Group LICENCIA Libre

6.3.5. SOFTWARE DE NAVEGACIN Cuadro N 6.8: Software de desarrollo del SIGEDOCM. TIPO Mozilla Firefox VERSION 3.6 FABRICANTE Corporacin Mozilla LICENCIA Libre

67

6.4.

CONFIGURACION DE LA RED 6.4.1. DISEO LOGICO DE LA RED El diseo fsico de la red al implementar el SIGEDOCM tendr un esquema de topologa estrella, como se muestra Figura 4.1 del capitulo IV, donde el servidor se encuentra en una rea delimitada que se denomino cuarto de telecomunicaciones ubicado en la Oficina de Control Institucional.

Figura 6.1: Espacio destinado para el Cuarto de Telecomunicaciones.

68

6.4.2. DISEO FISICO DE LA RED Falta dimensiones y leyenda

69

Figura 6.2: Primera Planta Municipalidad Distrital de Moro.

70

Figura 6.3: Segunda Planta Municipalidad Distrital de Moro.

71

6.4.3. CONFIGURACION DE IP. Las oficinas de la Municipalidad Distrital de Moro se comunican entre s por medio de una intranet para los cuales las IP que estn destinadas a cada estacin de trabajo estn en la red 172.16.0.0, y se utilizaron las mismas que fueron designadas cuando el servidor de la institucin fue configurado en el Active Directory.

El dominio de la Red sera MUNIMORO.COM Mascara de Red Puerta de Enlace : : 255.255.255.0 172.16.0.1

Cuadro N 6.9: Designacin de IP del servidor del Intranet HARDWARE Servidor Servidor PDF Access Point Usuarios de la Red DIRECCIONES IP 172.16.0.1 172.16.0.3 172.16.0.[7 - 9] 172.16.0.[10 - 90]

71

CAPITULO VII RECURSOS HUMANOS

7.1. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL En el proceso de implantacin del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro el personal administrativo y de gestin ser el mismo que labora en las diferentes areas de la institucin la cuales esta conformado por personal nombrado y contratados segn la planilla que se maneja en la Municipalidad. (Ver ANEXO 2) Luego de haber analizado el personal de la institucin, a continuacin se describe los requerimientos que son indispensables para el xito de la implementacin, los cuales de acuerdo a los grupos de trabajo son los siguientes:

7.1.1. GERENCIA GENERAL Trasmitir al personal de sistemas, las inquietudes en la realidad de la institucin, as como las necesidades de la informacin que se tienen actualmente o que se podran tener en un futuro como un plan de contingencia. Estar abierto a escuchar otras soluciones y no aferrarse a los caminos actuales existentes para una mejor toma de decisiones.

72

Brindarle toda la confianza en temas de informtica al personal encargado del rea, para que realice un mejor anlisis de la situacional actual para obtener propuestas y con ayuda del jefe encargado tomar la mejor decisin que beneficie al personal que labora en la institucin.

7.1.2. AREA DE SISTEMAS Documentar los requerimientos de los usuarios, incorporndolos en la mejora de los procesos para una mejor adaptacin de los mismos. Una vez obtenidos los requerimientos, tratar de implementarlos por medio de metodologas que ayuden a su realizacin. Realizar una planeacin y seguimiento de todos los sistemas que estn en funcionamiento en la institucin, para un mejor control en caso de suscitar algn problema. Los usuarios y el jefe del rea de sistemas deber estar capacitado por cursos de especializacin financiados por la institucin, ello pensando en futuro para beneficio de los sistemas, usuarios, equipos y con mayor razn para los pobladores que necesitan que la municipalidad les brinde un servicio ptimo y eficaz.

7.1.3. USUARIOS OPERATIVOS Siendo ellos los usuarios que operan los sistemas, conocen y dominan los procesos de sus reas, entonces deben analizar de la mejora manera las necesidades e informar al jefe de sistemas de sus inquietudes.

73

Ser bien comunicativos y estar abiertos a escuchar otros caminos que lleven a los resultados deseados, pensar siempre en mejorar por medio de capacitaciones que ayudaran a las actualizaciones necesarias para dominar las tecnologas de informacin a usar.

7.2. PLAN DE CAPACITACIONES Las capacitaciones se llevaron a cabo en forma terica y prctica, utilizando la ofimtica y los equipos multimedia necesarios para cumplir con las metas trazadas.

7.2.1. CAPACITACION FUNCIONAL Se realiz una entrevista al personal encargado del rea de sistemas para diagnosticar el nivel de conocimiento de todos los temas que conformar el uso del SIGEDOCM. Se capacito en temas que desconoca el personal de sistemas a nivel de informtica para un mejor manejo de los trminos a dialogar. El funcionamiento de cada modulo y submodulos con sus respectivas opciones del SIGEDOCM, se expuso al personal encargado del rea de sistemas, demostrndole el manejo de las configuraciones de los perfiles que debe crear en caso de ingreso de mas personal a la municipalidad.

74

7.2.2. CAPACITACION TECNICA Se explico al encargado del rea de sistemas como se realiz la instalacin del SIGEDOCM en el servidor central y que componentes de software y hardware eran necesarios para su ptimo

funcionamiento. Se detall que requerimientos recomendados son necesarios en las estaciones de trabajo, para el uso correcta y sin problemas por parte de los usuarios finales en cada rea.

7.2.3. CAPACITACION A USUARIOS Dependiendo de la disponibilidad de los trabajadores de la municipalidad se fueron capacitando uno por uno en cada rea a la que pertenecen, ensendoles los accesos disponibles a los que pueden ingresar para su uso correspondiente. Se realiz una capacitacin en grupo a todos los trabajadores solicitada por la Gerencia General de la municipalidad. Se respondi a las inquietudes en una rueda de preguntas por cada trabajador que necesit ms informacin para un mejor rendimiento.

75

CAPITULO VIII ESTRUCTURA DE DATOS

8.1. ANALISIS DE LA BASE DE DATOS Esta actividad se denomina Anlisis de Base de Datos, porque es donde se contempla bsicamente analizar la base de datos en su funcionalidad, estructura y contenido del Sistema de Gestin Documental de la Municipalidad Distrital de Moro. Se utiliz la misma base de datos descargada del QUIPUX, realizando algunas mejoras para la obtencin de la base de datos final llamada: bdsigedocm. Con fines de adaptacin el modulo de ciudadanos no se encuentra operativa, por decisin de la gerencia general, almacenar los datos de cada ciudadano e institucin no es ptimo por ello la tabla ciudadano no se llenara de datos, aunque no se eliminar para su uso posterior cuando el servidor web este disponible para usuarios externos que quieran acceder a ellos y remitir sus documentos desde cualquier territorio con acceso a internet. Una de las diferencias con las dems base de datos, en PostgreSQL no se maneja la opcin de autoincremntales sino la creacin de secuencias para generar nmeros automticos y se pueden configurar los intervalos, nmero inicial y nmero final:
76

Ej. nextval('cargo_cargo_id_seq'::regclass)

8.2. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Se detalla la estructura de cada tabla que conforma la base de datos bdsigedocm en el ANEXO 5.

8.3. DISEO FISICO DE LA BASE DE DATOS La base de datos esta implementada en el gestor de base de datos PostgreSQLv8.2, la cual muestra su diseo a continuacin: (la base de datos debe salir en una sola hoja A3

77

accion accion_codi accion_nombre

anexos anex_codigo anex_radi_nume anex_tipo anex_desc anex_numero anex_path anex_borrado anex_fecha anex_nombre anex_usua_codi anex_tamano anex_fisico ciudadano ciu_nombre ciu_direccion ciu_empresa ciu_cargo ciu_telefono ciu_email ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_codigo ciu_apellido ciu_cedula inst_codi ciu_estado ciu_documento ciu_pasw

anexos_tipo anex_tipo_codi anex_tipo_ext anex_tipo_desc anex_tipo_estado

archivo arch_codi arch_padre arch_nombre arch_sigla depe_codi arch_estado arch_ocupado FK_arch_codi

ciudad id nombre

archivo_nivel arch_codi depe_codi arch_nombre arch_descripcion

ciudadano_tmp ciu_codigo ciu_cedula ciu_documento ciu_nombre ciu_apellido ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_empresa ciu_cargo ciu_direccion ciu_telefono ciu_email

dependencia depe_codi depe_nomb depe_codi_padre dep_sigla dep_central dep_direccion depe_estado inst_codi depe_plantilla depe_pie1 depe_pie2 depe_pie3 FK_depe_codi FK_depe_codi FK_depe_codi

formato_numeracion fn_abr_texto fn_formato depe_codi fn_caracter fn_num_consec fn_num_anio depe_numeracion fn_contador fn_tiporad trad_codigo

log_sesion fecha usuario descripcion

trd_nivel trd_codi depe_codi trd_nombre trd_descripcion

ciu_nuev o

trd trd_codi trd_padre trd_nombre depe_codi trd_estado trd_arch_gestion trd_arch_central trd_fecha_desde trd_fecha_hasta trd_ocupado FK_trd_codi
tiporad trad_codigo trad_descr trad_doc_sal trad_carpeta trad_tipo

usuarios usua_login usua_pasw usua_nomb usua_cedula usua_email usua_titulo usua_abr_titulo usua_esta usua_codi cargo_tipo depe_codi usua_nuev o
trd_radicado

radi_texto text_codi radi_nume_radi text_fecha text_texto

usuarios_radicado radi_nume_radi usua_cedula usua_nombre usua_apellido usua_titulo usua_cargo usua_institucion radi_usua_tipo usua_abr_titulo usua_email usua_radi_codi usua_ciudad usua_area usua_area_codi lista_nombre

usua_tipo usua_cargo inst_codi usua_apellido

informados radi_nume_radi info_desc info_fech info_leido usua_codi usua_info info_codi
cargo cargo_id descripcion regimen_id

radi_nume_radi trd_codi usua_codi fecha depe_codi

cargo_id puesto

78

archivo_radicado radi_nume_radi arch_codi usua_codi fecha depe_codi anex_numero

carpeta carp_codi carp_nombre carp_descripcion carp_orden

sgd_ttr_transaccion sgd_ttr_codigo sgd_ttr_descrip

log log_id fecha usua_codi tabla sentencia tipo

hist_eventos hist_fech usua_codi_ori radi_nume_radi hist_obse

lista lista_codi lista_nombre lista_descripcion inst_codi usua_codi
lista_usuarios lista_codi usua_codi

usuarios_sesion usua_codi usua_sesion usua_fech_sesion usua_intentos ip_cliente

tipo_cargo id_tipo desc_tipo_cargo

usua_codi_dest sgd_ttr_codigo hist_codi hist_referencia

racion

radicado radi_nume_radi radi_nume_text radi_nume_temp radi_fech_radi

institucion inst_ruc inst_nombre inst_logo inst_sigla inst_pie1 inst_pie2 inst_pie3 inst_codi inst_estado

radi_fech_ofic radi_nume_deri radi_path esta_codi radi_usua_actu radi_fech_asig radi_leido radi_fech_agend radi_cca radi_asunto radi_resumen radi_desc_anex radi_flag_impr radi_texto radi_tipo radi_usua_rem radi_usua_ante radi_usua_dest radi_usua_radi radi_permiso radi_inst_actu radi_archiv o usar_plantilla ajust_texto radi_tipo_impresion radi_lista_dest radi_cuentai inst_codi FK_radi_nume_radi FK_radi_nume_radi
permiso id_permiso descripcion estado orden nombre descripcion_larga
estado esta_codi esta_desc

permiso_usuario id_permiso usua_codi

trad_codigo usua_codi

regimen regimen_id descripcion

79

CAPITULO IX INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SIGEDOCM

9.1. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SIGEDOCM Para realizar la instalacin y configuracin del SIGEDOCM en el servidor

SERVER-MORO de la Municipalidad Distrital de Moro, como requerimiento inicial se deber tener instalado cualquier versin de MICROSOFT WINDOWS, en este caso se tiene instalado y configurado WINDOWS SERVER 2003. Las polticas de seguridad en el servidor estn estipuladas en la configuracin del ACTIVE DIRECTORY, y el control de la informacin que ingresa a la institucin esta gestionada por el firewall INTERNET SECURITY AND ACCELERATION (ISA) SERVER. Para ello se habilito en su configuracin los puertos y direcciones IP necesarios para el funcionamiento del SIGEDOCM, los cuales se detallan a continuacin: Cuadro N 9.1: Servicios habilitados en el ISASERVER. SERVICIOS SERVICIO PostgreSQL Apache PUERTO 5432 80 ESTADO habilitado habilitado

80

Cuadro N 9.2: IPs asignados para el funcionamiento. IP ASIGNADOS FINALIDAD Servidor PDF SIGEDOCM IP 172.16.0.3 172.16.0.1 ESTADO habilitado habilitado

9.1.1. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR WEB Es necesario utilizar versiones compatibles tanto del APACHE como del PHP; y para ello se instal la aplicacin APPSERV v2.5.10, la cual incluye Apache Web Server v2.2.8 y PHP Script v5.2.6, las cuales son compatibles por pertenecer a un mismo paquete de instalacin.

9.1.1.1.

INSTALACION DEL APPSERV Luego de descargar el instalacin elegir la ubicacin como se muestra.

81

Seleccionar solo las aplicaciones que vamos a utilizar

Se llena los campos solicitados

82

Proceder con la instalacin de las libreras del php y apache

Inicializar los servicios de las aplicaciones instaladas

83

9.1.1.2.

CONFIGURACION DEL APACHE Y PHP Buscar los archivos de configuracin httpd.conf y php.ini

En el archivo httpd.conf del apache agregar las siguientes lneas

84

En el archivo php.ini del php agregar las siguientes lneas

9.1.2. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR DE BASE DATOS Se descargo software PostgreSQL v8.2, por ser la mas estable con referencia al SIGEDOCM a configurar.

9.1.2.1.

INSTALACION DEL POSTGRESQL Cargamos el instalador del PostgreSQL v8.2

85

86

Procedemos a la instalacin despus de ingresar los datos

9.1.2.2.

CONFIGURACION DEL POSTGRESQL Buscar el archivo pg_hba.conf y agregar las siguiente lnea.

Buscar el archivo postgresql.conf para habilitar el puerto y mas de una sesin.

87

9.1.2.3.

INSTALACION DE LA BASE DE DATOS BDSIGEDOCM Abrir la aplicacin de administracin de base de datos PgAdmin.

Despus de crear la conexin crear una base de datos nueva

88

Restaurar la base de datos bdsigedocm.

89

Verificar la creacin de las tablas de la base de datos

90

9.1.3. UBICACIN DEL SIGEDOCM EN EL SERVIDOR WEB 9.1.3.1. COPIADO DEL SIGEDOCM EN EL SERVIDOR WEB Copiar la carpeta del SIGEDOCM en la carpeta www del appserv.

9.1.3.2.

CONFIGURACION DEL SIGEDOCM Utilizando Macromedia Dreamweaver 8 editar el script config.php

91

9.1.4. INSTALACION DE LIBRERIAS PARA FUNCIONAMIENTO EN PLATAFORMA WINDOWS Es indispensable copiar estas libreras en la carpeta System32 del Windows para poder obtener el funcionamiento, las cuales estn en la ruta C:\Archivos de programa\PostgreSQL\8.2\bin.

9.2. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR PDF Se aprovecho la capacidad tcnica y funcional del servidor SERVER-MORO para instalar el VMware Server y as lograr la interconexin de la aplicacin SIGEDOCM con el SERVIDOR PDF.

9.2.1. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL VMWARE SERVER EN PLATAFORMA WINDOWS

92

93

Ejecutar VMware Server e ingresar como modo local.

Ingresar a Virtual Network Setting para seleccionar la tarjeta de red a virtualizar.

94

Mantener la opcin Automatic Bridging para realizar la vitalizacin automticamente, en caso de tener mas de dos tarjetas ingresar a Excluded adapters para excluirla.

Crear una nueva maquina virtual para Centos 5.2

95

96

97

Finaliza la creacin del disco virtual para Centos 5.2

98

9.2.2. VIRTUALIZACION DEL CENTOS 5.2 9.2.2.1. INSTALACION DE CENTOS 5.2 Hacer click en Sart this virtual machine y colocar en el CDROM el instalador del Centos5.2

99

La instalacin se realizar de forma automtica.

Despus que se reinicie la maquina virtual proceder a entrar.

100

9.2.2.2.

ASIGNACION DE IP Configurar la tarjeta de Red asignndole el IP: 172.16.0.3 y GateWay:172.16.0.1

101

9.2.2.3.

INSTALACION DE EXTENSIONES INSTALACION Y CONFIGURACION DEL HTTPD Instalar el Httpd utilizando lneas de comandos de Linux y si se encuentra instalado mostrar un mensaje.

Agregar la siguiente lnea en el httpd.conf para direccionar la aplicacin del servidor PDF en la carpeta www.

INSTALACION DEL PHP Y PHP SOAP Instalar el php y php-soap utilizando lneas de comandos de Linux y si se encuentra instalado mostrar un mensaje.

102

INSTALACION DEL HTML2PS Y GHOSTSCRIPT Instalar los paquetes mostrados en el escritorio del Centos 5.2, en caso no tenerlos utilizar lneas de comandos Linux.

9.2.2.4.

UBICACIN DEL HTML_A_PDF EN SERVIDOR HTTPD La carpeta html_a_pdf debe estar direccionada en la ruta /var/www

103

9.2.2.5.

CONFIGURACION DEL HTML_A_PDF Ingresar a la carpeta html_a_pdf y configurar el archivo config.php

Asignarle su IP de servidor PDF : 172.16.0.3

104

9.3. PRUEBA DE CONECTIVIDAD DEL SIGEDOCM CON EL SERVIDOR PDF PING DEL SERVIDOR SERVER-MORO AL SERVIDOR PDF

PING DEL SERVIDOR PDF A SERVER-MORO

105

9.4. INSTALACION DEL MOZILLA FIREFOX Y PLUGIN PDF Descargar Mozilla Firefox 3.6.12 o superior e instalarlo en cada estacin de trabajo o donde sea necesario usar el SIGEDOCM.

Instalar el plugin para poder visualizar archivos PDF incrustados dentro de una pagina web, ya que esta funcionalidad lo maneja el SIGEDOCM con los documentos externos que ingresan al sistema.

106

9.5. GENERACION DE BACKUP AUTOMATICAMENTE Para la generacin de backup de la base de datos se creo un archivo con extensin .bat el cual tendr la funcionalidad de crear una copia del bdsigedocm dependiendo de la frecuencia que el administrador lo programe.

Este archivo ejecutar el trabajo de crear una copia de seguridad, y la frecuencia de cada que tiempo se ejecute el archivo se puede realizar usando Tareas Programadas en Windows.

107

En este caso creamos una tarea programada para que realice una copia diaria a las 6pm que normalmente se retiran los trabajadores de la municipalidad.

Primero creamos una tarea programada y luego configuramos.

Luego seleccionamos donde se encuentra nuestro archivo .bat

108

Seleccionamos la frecuencia que se ejecutar.

Luego la hora de ejecucin en nuestro caso 6pm y la fecha de inicio.

109

El sistema operativo nos pide la contrasea para validar nuestra tarea programada.

Finalizamos.

110

CAPITULO X PRUEBAS
10.1. PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS Para lograr aceptacin y total implementacin del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro, se realizaron tres tipos de pruebas: Unitarias, Integrales y paralelas. 10.1.1. PRUEBAS UNITARIAS Las pruebas unitarias se realizaron por el analista a cargo del proyecto, la cual consisti en inspeccionar el cdigo, desarrollar casos de prueba y encontrar soluciones empleado la tcnica de prueba de caja blanca.

Cuadro N 10.1: Algunas pruebas de caja blanca en el SIGEDOCM.

PRUEBA DE CAJA BLANCA OBSERVACION RELEVANCIA CAUSA ESTADO SOLUCION Se actualizo el script DOMPDF a la versin 5.1 para la generacin del comprobante y sello.

Error en la generacin de comprobante y sello en formato Ata PDF del documento externo.

Migracin a Windows Server 2003

Superado

111

No se genero los PDF de los reportes de Ata gerencia y alcalda. Listado total de los documentos que el Media usuario puede crear.

Migracin a Windows Server 2003

Superado

Se actualizo el script DOMPDF a la versin 5.1 para la generacin de los reportes. Dependiendo si es jefe o empleado, se lista los documentos. El nmero de referencia se crear automticamente dependiendo del ao, rea y tipo de documento.

Lgica de Superado programacin

Generacin numero referencia

de de Alta

Lgica de Superado programacin

10.1.2. PRUEBAS INTEGRALES Despus de haber realizado las pruebas unitarias se llevaron a cabo las pruebas integrales, donde el analista del proyecto empleo la tcnica de caja negra, a continuacin algunas pruebas realizadas. Mensaje de advertencia cuando no seleccion remitente y destinatario.

112

Mensaje de comprobacin de documento a crear.

Mensaje de recomendacin cuando el usuario cambie su clave.

113

Mensaje cuando la sesin ha expirado por tener la aplicacin inactiva o al iniciar en otra estacin de trabajo sin haber cerrado la sesin en la estacin inicial.

Luego de intentar errneamente el ingreso cinco veces aparecer el mensaje de bloqueo.

114

10.1.3. PRUEBAS EN PARALELO Despus de finalizadas las pruebas unitarias e integrales se proceder a realizar la puesta en marcha o prueba en paralelo, el cual consistir en establecer al SIGEDOCM como el sistema con el cual se decepcionar los documentos externos que llegan de instituciones o personas ajenas al personal del municipio, y tambin la generacin, control y seguimiento de los documentos internos que manejan las diferentes reas de la municipalidad. Cabe indicar que esta prueba entra en vigencia, despus de la exposicin gerencia general, alcalda en una reunin de alta direccin, y tambin despus de realizar la capacitacin correspondiente a cada personal de las diferentes reas de la institucin. Finalmente se realizar una reunin grupal con todo el personal, respondiendo las preguntas y analizar la objetividad de las mismas para un posterior mejoramiento en el SIGEDOCM.

10.2. PRESENTACION DE PANTALLAS Las diferentes pantallas del SIGEDOCM, se mostrara en el siguiente manual de usuario ubicado en el ANEXO 4.

115

CONCLUSIONES

116

RECOMENDACIONES

117

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

118

ANEXOS 1 INVENTARIO ACTUAL

Estaciones de Trabajo y Distribucin de los equipos: La Municipalidad Distrital de Moro, cuenta con 21 Computadoras en funcionamiento, las cuales se ubican en las diversas reas administrativas de la organizacin. A continuacin detallaremos las caractersticas de los Equipos de Cmputo:

Nro.

AREA

NOMBRE

PROCESADOR

RAM

HDD

TARJETA DE RED Intel(R) PRO/100 VE Network Connection Integrada 10/100 Mbps Integrada 100/1000 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 100/1000 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps

01

RENTAS

RTS_PC01

Intel Pentium IV 2.4 Ghz

1 GB

80 GB

02

IMAGEN

IMG_PC01

Intel Pentium IV 3.2 Ghz

1GB

80 GB

03

TESORERIA

TESR_PC01

Intel Celeron 3.2 Ghz

512 MB

80 GB

04

CAJA

CJA_PC01

Intel Celeron 2.6 Ghz

512 MB

80 GB

05

PERSONAL

RRHH_PC01

Intel Celeron 2.6 Ghz

768 MB

80 GB

06

REGISTRO CIVIL

REGC_PC01

Intel Dual Core 2.5Ghz

1.75 GB

160 GB

07

LOGISTICA

LOG_PC01

Intel Core 2 Duo 1.80Ghz

1 GB

80 GB

CONTA_PC01 08 CONTABILIDAD CONTA_PC02

Intel Core 2 Duo 2.2Ghz

2 GB

160 GB 120 GB

Intel Pentium D 3.4 Ghz

512 MB

09

ALMACEN / TRAMITE DOCUMENTARIO

ALM_PC01

Intel Core 2 Duo 2.2Ghz

1 GB

160 GB

Integrada 10/100 Mbps

119

GRC_PC01 10 GERENCIA GRC_PC02

Intel Pentium D 3.4 Ghz

512 MB

80 GB

Integrada 10/100 Mbps

ING_PC01 11 INGENIERIA ING_PC02

Intel Pentium D 3.4 Ghz

512MB

80 GB

Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps

Intel Pentium D 3.4 Ghz

512MB

80 GB

12

SALA DE REGIDORES

SLRG_PC01

Intel Pentium IV 2.4 Ghz

512 MB

80 GB

13

SECRETARIA GENERAL

SGRL_PC01

Intel Pentium IV 3.2 Ghz

512 MB

80 GB

Integrada 10/100 Mbps

14

ALCALDIA

ALC_PC01

15

PRESUPUESTO

PRS_PC01

Intel Celeron 1.7 Ghz

512 MB

80 GB

Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps

16 17 18

OCI Demuna Vaso de leche

OCI_PC01 OCI_PC02 VSLH_PC01

Intel Celeron 1.7 Ghz Intel CoreDuo 2.20 Ghz Intel CoreDuo 2.70 Ghz

512 MB 1 GB 1 GB

32 GB 160 GB 160 GB

Tabla 1: Estaciones de Trabajo y Distribucin de los equipos

120

 Distribucin de Impresoras

Nro.

AREA

NOMBRE

MODELO Y MARCA Hp Laser Jet 1150

01

RENTAS

Tributos Xerox Phaser 3147

02

IMAGEN

Imagen

Hp Photosmart C5500

03

TESORERIA

WinuE

Hp Laser Jet M1120

04

CAJA

Caja MUNIMORO 1D77D1

EPSON FX-890

05

PERSONAL

hp LaserJet 1000

06

REGISTRO CIVIL

Educom

KonicaMinolka

Epson LX-300 07 LOGISTICA Logstica hp LaserJet 1120 PCL 08 CONTABILIDAD SIAF Xerox Phaser 3117

09

ALMACEN / MESA DE PARTES

Almacn

--

10

GERENCIA

Gerencia

hp LaserJet 1120

Ingeniera 1 11 INGENIERIA Ramn

HP DeskJet 1000C

HP DeskJet 1000C

12

SALA DE REGIDORES

Regidores

Xerox Phaser 3117

13

SECRETARIA GENERAL

Secretaria

hp LaserJet 1000

14

ALCALDIA

Alcalda

--

121

15

PRESUPUESTO

MICROSOF 274ADC MEF Demuna Seguridad ciudadana

hp LaserJet 1120 PCL

16 17 18

OCI Demuna Vaso de leche

Xerox Phaser 3117 hp LaserJet 1120 hp LaserJet 1120

Tabla 2: Distribucin de impresoras

122

ANEXOS 2 NUMERO DE EMPLADOS POR AREA

AREAS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MORO AREA RENTAS IMAGEN TESORERIA CAJA RECURSOS HUMANOS ASESORIA LEGAL REGISTRO CIVIL LOGISTICA CONTABILIDAD ALMACEN DEMUNA VASO DE LECHE SALA DE REGIDORES INGENIERIA GERENCIA SECRETARIA GENERAL ALCALDIA PRESUPUESTO ORGANO DE CONTROL INTERNO TOTAL NMERO 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 22

123

ANEXOS 3 DICCIONARIO DE DATOS DEL SIGEDOCM

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS DEL SIGEDOCM
ACCION
Field Name accion_codi accion_nombre Field Type int4 varchar(50) AllowNull Default NO YES

ANEXOS
Field Name anex_radi_nume anex_codigo anex_tipo anex_desc anex_numero anex_path anex_borrado anex_fecha anex_nombre anex_usua_codi anex_tamano anex_fisico Field Type numeric(20) varchar(50) int2 varchar(512) numeric(5) varchar(200) varchar(1) timestamptz varchar(100) int4 numeric int2 AllowNull Default NO NO NO YES NO NO NO YES YES YES YES YES

ANEXOS_TIPO
Field Name anex_tipo_codi anex_tipo_ext anex_tipo_desc anex_tipo_estado Field Type int2 varchar(10) varchar(50) numeric(1) AllowNull Default NO NO YES YES

124

ARCHIVO
Field Name arch_codi arch_padre arch_nombre arch_sigla depe_codi arch_estado arch_ocupado Field Type int8 int8 varchar(40) varchar(6) int4 int2 int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES

ARCHIVO_NIVEL
Field Name arch_codi depe_codi arch_nombre arch_descripcion Field Type int4 int4 varchar(50) varchar(100) AllowNull Default NO NO NO YES

ARCHIVO_RADICADO
Field Name radi_nume_radi arch_codi usua_codi fecha depe_codi anex_numero Field Type numeric(20) int8 int4 timestamptz int4 int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES NO

CARGO
Field Name cargo_id descripcion regimen_id Field Type int4 varchar(1000) int4 AllowNull Default NO YES YES

125

CARPETA
Field Name carp_codi carp_nombre carp_descripcion carp_orden Field Type int2 varchar(50) varchar(100) int4 AllowNull Default NO NO YES YES

CIUDAD
Field Name id nombre Field Type int4 varchar(100) AllowNull Default NO NO

CIUDADANO
Field Name ciu_nombre ciu_direccion ciu_empresa ciu_cargo ciu_telefono ciu_email ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_codigo ciu_apellido ciu_cedula inst_codi ciu_estado ciu_documento ciu_pasw ciu_nuevo Field Type varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(30) int4 varchar(150) varchar(25) int4 int4 varchar(50) varchar(35) int2 YES AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES YES NO YES YES YES YES YES YES YES

126

CIUDADANO_TMP
Field Name ciu_codigo ciu_cedula ciu_documento ciu_nombre ciu_apellido ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_empresa ciu_cargo ciu_direccion ciu_telefono ciu_email Field Type int4 varchar(15) varchar(50) varchar(150) varchar(150) varchar(100) varchar(30) varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(50) varchar(50) AllowNull Default NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

DEPENDENCIA
Field Name depe_codi depe_nomb depe_codi_padre dep_sigla dep_central dep_direccion depe_estado inst_codi depe_plantilla depe_pie1 depe_pie2 depe_pie3 Field Type int4 varchar(150) int4 varchar(100) int4 varchar(100) int2 int4 int4 varchar(150) varchar(150) varchar(150) AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

ESTADO
Field Name esta_codi esta_desc Field Type int2 varchar(100) AllowNull Default NO NO

127

FORMATO_NUMERACION
Field Name fn_abr_texto fn_formato depe_codi fn_caracter fn_num_consec fn_num_anio depe_numeracion fn_contador fn_tiporad Field Type varchar(10) varchar(45) int4 varchar(5) int2 int2 int4 int4 int2 AllowNull Default YES YES NO YES YES YES YES YES NO

HIST_EVENTOS
Field Name hist_fech usua_codi_ori radi_nume_radi hist_obse usua_codi_dest sgd_ttr_codigo hist_codi hist_referencia Field Type timestamptz int4 numeric(20) varchar(600) int4 int2 int8 varchar(50) AllowNull Default NO NO NO NO YES YES NO YES

INFORMADOS
Field Name radi_nume_radi info_desc info_fech info_leido usua_codi usua_info info_codi Field Type numeric(20) varchar(600) timestamptz int2 int4 int4 int4 AllowNull Default NO YES NO YES YES YES NO

128

INSTITUCION
Field Name inst_ruc inst_nombre inst_logo inst_sigla inst_pie1 inst_pie2 inst_pie3 inst_codi inst_estado Field Type varchar(14) varchar(200) varchar(100) varchar(10) varchar(150) varchar(150) varchar(150) int4 int4 AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES NO YES

LISTA
Field Name lista_codi lista_nombre lista_descripcion inst_codi usua_codi Field Type int4 varchar(100) varchar(200) int4 int4 AllowNull Default NO YES YES YES YES

LISTA_USUARIOS
Field Name lista_codi usua_codi Field Type int4 int4 AllowNull Default NO NO

LOG
Field Name log_id fecha usua_codi tabla sentencia tipo Field Type int8 timestamptz int4 varchar(100) varchar int2 AllowNull Default NO YES YES YES YES YES

129

LOG_SESION
Field Name fecha usuario descripcion Field Type timestamptz varchar(50) varchar(300) AllowNull Default NO YES YES

PERMISO
Field Name id_permiso descripcion estado orden nombre descripcion_larga Field Type int4 varchar(100) int2 int2 varchar(100) varchar AllowNull Default NO YES YES YES YES YES

PERMISO_USUARIO
Field Name id_permiso usua_codi Field Type int4 int4 AllowNull Default NO NO

RADI_TEXTO
Field Name text_codi radi_nume_radi text_fecha text_texto Field Type int4 numeric(20) timestamptz varchar AllowNull Default NO YES YES YES

130

RADICADO
Field Name radi_nume_radi Field Type numeric(20) AllowNull Default NO YES NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

radi_nume_text radi_nume_temp radi_fech_radi

radi_fech_ofic radi_nume_deri radi_path esta_codi radi_usua_actu radi_fech_asig radi_leido radi_fech_agend radi_cca radi_asunto radi_resumen radi_desc_anex radi_flag_impr radi_texto radi_tipo radi_usua_rem radi_usua_ante radi_usua_dest radi_usua_radi radi_permiso radi_inst_actu radi_archivo usar_plantilla ajust_texto radi_tipo_impresion radi_lista_dest radi_cuentai

varchar(50) numeric(20) timestamptz

timestamptz numeric(20) varchar(150) int2 int4 timestamptz int2 timestamptz varchar varchar(350) varchar(1000) varchar(100) int2 int4 int2 varchar int4 varchar int4 int2 int4 int2 int4 int4 varchar(1) varchar int8

131

REGIMEN
Field Name regimen_id descripcion Field Type int4 varchar(1000) AllowNull Default NO YES

SGD_TTR_TRANSACCION
Field Name sgd_ttr_codigo sgd_ttr_descrip Field Type int2 varchar(100) AllowNull Default NO NO

TIPO_CARGO
Field Name id_tipo desc_tipo_cargo Field Type int4 text AllowNull Default NO YES

TIPO_CARGO
Field Name id_tipo desc_tipo_cargo Field Type int4 text AllowNull Default NO YES

TIPORAD
Field Name trad_codigo trad_descr trad_doc_sal trad_carpeta trad_tipo Field Type numeric(1) varchar(100) numeric(1) numeric(2) varchar(1) AllowNull Default NO YES YES YES YES

132

TRD
Field Name trd_codi trd_padre trd_nombre depe_codi trd_estado trd_arch_gestion trd_arch_central trd_fecha_desde trd_fecha_hasta trd_ocupado Field Type int8 int8 varchar(100) int4 int2 int4 int4 date date int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES

TRD_NIVEL
Field Name trd_codi depe_codi trd_nombre trd_descripcion Field Type int4 int4 varchar(50) varchar(100) AllowNull Default NO NO NO YES

TRD_RADICADO
Field Name radi_nume_radi trd_codi usua_codi fecha depe_codi Field Type numeric(20) int8 int4 timestamptz int4 AllowNull Default NO NO YES YES YES

USUARIOS
Field Name usua_login usua_pasw usua_nomb usua_cedula Field Type varchar(16) varchar(35) varchar(150) varchar(25) AllowNull Default YES YES YES YES 133

usua_email usua_titulo usua_abr_titulo usua_esta usua_codi cargo_tipo depe_codi usua_nuevo usua_tipo usua_cargo inst_codi usua_apellido cargo_id puesto

varchar(50) varchar(100) varchar(30) int2 int4 int2 int4 int2 int2 varchar(200) int4 varchar(100) int4 varchar(1000)

YES YES YES YES NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES

USUARIOS_RADICADOS
Field Name radi_nume_radi usua_cedula usua_nombre usua_apellido usua_titulo usua_cargo usua_institucion radi_usua_tipo usua_abr_titulo usua_email usua_radi_codi usua_ciudad usua_area usua_area_codi lista_nombre Field Type numeric(20) varchar(15) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(200) varchar(200) int2 varchar(30) varchar(150) int4 char(100) varchar(150) numeric(20) varchar AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES NO YES YES YES YES

134

USUARIOS_SESION
Field Name usua_codi usua_sesion usua_fech_sesion usua_intentos ip_cliente Field Type int4 varchar(50) timestamptz int4 varchar(300) AllowNull Default NO YES YES YES YES

135

ANEXOS 4 MANUAL DE USUARIO DEL SIGEDOCM

Dar clic a Mozilla Firefox del Escritorio de su PC. Escribir en la barra de direcciones: server-moro Automticamente aparecer la pantalla de inicio del SIGEDOCM. Dar clic AQUI para mostrar la pagina de inicio del SIGEDOCM.

136

Existe 2 formas de ingresar al SIGEDOCM como usuario final:

1. Como Usuario de Tramite Documentario (Gestin de Documentos Externos). 2. Como Usuario de Municipio (Gestin de Documentos Internos). A continuacin detallaremos la funcionalidad de cada usuario en el SIGEDOCM.

137

El usuario de Trmite Documentario ser el encargado de Digitalizar el Documento (Scanner). Adjuntar el Documento Digitalizado anexndolo al envi generado. Enviar el documento al usuario del rea dependiendo de la solicitud del Administrado (Usuario Externo que deja la solicitud), teniendo como referencia el TUPA para el envi correcto de la solicitud. El Administrador del SIGEDOCM designara un usuario y contrasea al usuario de trmite documentario, el cual ser ingresado por la persona encargada del rea en el sistema.

138

Para un mejor manejo se ha dividido en 3 secciones el men principal: 1. Bandeja. Dependiendo del proceso realizado en el documento externo adjuntado se le asigna un estado como referencia y ello har que el documento se ubique dependiendo del procedimiento en las divisiones de la bandeja. (En elaboracin, Recibidos, Eliminados, No Enviados, Enviados, Reasignados, Archivados, Informados). 2. Registro de Documentos Externos Esta dividido en 3 secciones. Registrar Documento.- Nuevos Documentos Externos para crear.

139

En la pestaa de Informacin de Documento que aparece automticamente.

Ingresar el asunto del Documento Externo. Ingresar Nombre o Institucin de la Persona Remitente. Si desea en la seccin Resumen una descripcin del documento. (Opcional)

140

En la pestaa de Anexos.

Adjuntar el Documento Digitalizado (Scanner), clic en Examinar y direcciona a la ruta donde se encuentre el documento (De preferencia formato PDF). En caso de adjuntar un formato PDF aplicar check en Desea colocar este archivo como imagen del documento? Para que el usuario de recepcin lo visualice automticamente. Clic en Buscar De/Para.

141

Tiene la opcin de buscar por nombre, cdigo de usuario, puesto, tambin por listas de envi en caso de existir. Al presionas buscar se mostrara una lista dependiendo de lo que haya ingresado, si es exacta su bsqueda mostrara una sola fila con los datos requeridos. Clic en BUSCAR.

Seleccione De (Usuario Actual) y Para (Usuario Destino). Si desea selecciona Con Copia del envi. En la seccin Datos a colocar en el documento mostrar los usuarios elegidos.

NOTA: En caso de error en seleccin el usuario actual cuando desee enviar el documento le saldr un error de envi. En caso de haber elegido el usuario destino errneamente tendr la opcin de BORRAR habilitada.

142

Cuando presione ACEPTAR regresar al men principal de registro de documento. Ahora Grabamos el documento.

Al presionar ACEPTAR aparecer una ventana emergente donde se generan el sello del documento registrado y el comprobante con su nmero de referencia.

143

144

Se mostrar un cuadro resumen.

De preferencia en la seccin de Carpetas Virtuales seleccionar su carpeta asignada y guardar el documento generado. Clic en Ver Documento si desea comprobar si adjunto bien el documento digitalizado. (Opcional) Luego presionar ENVIAR.

Clic en ACEPTAR para generar el envi al usuario destino.

145

Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado.

Imprimir Comprobantes.- En caso de que desee imprimir de nuevo los sellos y/o comprobantes de los documentos externos ya registrados.

146

Cargar Documento Digitalizado.- En caso de haber registrado los datos del documento externo sin haber adjuntando el documento digitalizado, podr adjuntarlo en esta seccin.

3. Administracin Estn habilitadas las opciones:

147

Cambio de Contrasea.- Realizar este paso por seguridad de su usuario personal.

Listas de Envi.- Para crear listas recordatorios de las reas involucradas en un procedimiento determinado.

4. Otros Dividido en 2 secciones: Bsqueda Avanzada.- Se podr realizar la busque del documento ingresando el/los parmetros mostrados.

148

Consultar Carpetas Virtuales.-Si los documentos generados al registrarse son guardados en la carpeta virtual del usuario designado por el administrador, se podr consultar en la carpeta que tiene a cargo el usuario.

149

El usuario de Municipio tendr la funcin de crear documentos desde su rea y enviarla al rea destino dependiendo del trmite administrativo. Adjuntar el Documentos Digitalizado anexndolo al envi generado. Dependiendo del cargo asignado al usuario podr crear documentos de acuerdo a su necesidad. El Administrador del SIGEDOCM designara un usuario y contrasea al usuario de municipio.

150

Para un mejor manejo se ha dividido en 3 secciones el men principal: 1. Nuevo Documento En esta seccin se crearan los nuevos documentos.

151

Ingresar el asunto del Documento. Ingresar Descripcin del Anexo (Opcional). Descripcin del cuerpo del documento dependiendo del tipo de documento. Clic en Buscar De/Para.

Cuando presione ACEPTAR regresar al men principal de Nuevo documento. Aparecer un mensaje si desea cambiar el tipo de documento, sino lo desea presionar CANCELAR.

- Si desea generar el documento sin guardarlo, dar clic en VISTA PREVIA. - Dar clic en ACEPTAR para registrar el documento generado.

152

Luego presionar ENVIAR. Clic en ACEPTAR para generar el envi al usuario destino.

153

Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado.

Para realizar el envo correctamente ir a la seccin de Documentos por Enviar, seleccionar el documento y clic en ENVIAR, luego en ACEPTAR.

154

Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado.

155

2. Bandeja. Dependiendo del proceso realizado en el documento interno ser ubicado en la bandeja. (En elaboracin, Recibidos, Eliminados, No Enviados, Enviados, Reasignados, Archivados, Informados). En elaboracin: Seccin donde se almacena los documentos no enviados.

Recibidos: Seccin donde se almacena los documentos que son recibidos de las diferentes rea de la institucin.

156

Eliminados: Seccin donde se listan los documentos eliminados.

No Enviados: Esta seccin se activa en caso el documento no se haya dirigido a la seccin de Documentos por Enviar.

157

Enviados: Muestra la lista de documentos enviados (PARA OBTENER EL ESTADO DE ENVIADO DEBE IR A LA SECCIN DE DOCUMENTOS POR ENVIAR).

Reasignado: Esta seccin nos lista los documentos que hemos reasignados a otras reas sin haber modificado los mismos. Pero con la opcin de digitar un comentario sobre la revisin de los documentos a reasignar.

158

Archivados: Esta seccin nos lista los documentos archivos el cual le asignara el estado de archivado y saldrn de la lista de enviados.

Informados: Esta seccin nos lista los documentos que aun no llegan a destino pero que pueden se informados para que el usuario a elegir sepa que se encuentra en plena circulacin.

159

Tambin se tiene un panel de opciones de los documentos en tiempo de ejecucin para realizar las acciones pertinentes por el usuario y as designarle un estado que automticamente los ubicara en las secciones mostradas en la bandeja.

3. Administracin Estn habilitadas las opciones:

Cambio de Contrasea.- Realizar este paso por seguridad de su usuario personal.

Listas de Envi.- Para crear listas recordatorios de las reas involucradas en un procedimiento determinado.

160

4. Otros Dividido en 2 secciones: Bsqueda Avanzada.- Se podr realizar la busque del documento ingresando el/los parmetros mostrados.

Consultar Carpetas Virtuales.-Si los documentos generados al registrarse son guardados en la carpeta virtual del usuario designado por el administrador, se podr consultar en la carpeta que tiene a cargo el usuario.

Documentos por Enviar.- Parte fundamental del usuario sino se revisa esta seccin el documento no llegara al destino propuesto por el usuario de envo.

Ojo: Es posible que te pidan la evaluacin econmica

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