Tcnicas de Organizacin y Mtodos ****** RESUMEN ****** I.

Teora y Tcnicas de Gestin

Administracin es un proceso que consiste en diagnosticar, planificar, organizar, dirigir o gerenciar, controlar, evaluar resultados y tomar decisiones para lograr los objetivos organizacionales o empresariales, mediante el uso de los recursos humanos, financieros, tecnolgicos, otros. Las fases o etapas del proceso administrativo Diagnstico. Planificacin. Organizacin. Integracin de recursos humanos. Direccin o gerenciamiento. Control. Evaluacin de resultados. Toma de decisiones.

Teora de Sistemas o enfoque de sistemas de la administracin

El sistema puede definirse como el conjunto de partes o componentes interrelacionados e interdependientes que conforman un todo unitario y organizado para el logro de objetivos comunes. Tambin puede definirse el sistema como el conjunto ordenado de procesos interrelacionados e interdependientes que contribuyen a realizar una funcin. Recursos crticos de un sistema Las partes, rganos o elementos; Las relaciones e interdependencias entre las partes o componentes del sistema; Las interacciones del sistema con el ambiente.

Las componentes principales de toda empresa, como sistema, recibe del ambiente recursos (entradas), los procesa o transforma (procesos) en bienes o servicios (salida) y las devuelve al ambiente. La organizacin como sistema, constituye un conjunto de rganos o sectores interactivos, interrelacionados e interdependientes, para el logro de objetivos comunes. Estudio de una organizacin, en base al enfoque de sistemas de la Administracin, hay que considerar: La visin, misin, filosofa, objetivos, polticas, estrategias, tcticas y programas operacionales de la organizacin Los recursos (humanos, tecnolgicos, financieros, materiales, otros) disponibles. Los lmites de los sistemas y subsistemas por estudiar. Las relaciones e interacciones entre los sistemas y subsistemas. Las relaciones e interacciones de los sistemas y subsistemas con el ambiente externo Las reas de decisiones de la organizacin y las necesidades de informacin de las mismas Los canales de comunicacin existente, entre otros.

Sinergia: Accin combinada de diversas acciones tendientes a lograr un efecto nico con economa de medios.

Teora de la contingencia o enfoque de contingencia a la administracin

Estudia las relaciones e interacciones entre las empresas y su entorno El termino contingencia significa algo eventual o imprevisto que puede ocurrir o la posibilidad de que algo suceda o no suceda en determinados sitios y circunstancias. El enfoque de contingencia pone nfasis en las condiciones o situaciones del ambiente externo y en las demandas ambientales sobre la dinmica organizacional

Administracin por objetivos

Es una tcnica de gestin, un estilo de administrar empresas asociando los objetivos organizacionales con la autorrealizacin de los directivos, gerentes y empleados y la satisfaccin de los clientes. Se define como un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas claves de una manera sistemtica y est dirigido conscientemente hacia el logro de los objetivos organizacionales e individuales. La tcnica de la Administracin por Objetivos comienza con la definicin clara de objetivos. Sigue con la planificacin y priorizacin de las actividades hasta la evaluacin de resultados y toma de decisiones mediante un trabajo conjunto entre directivos, gerentes y empleados.

Los objetivos deben ser definidos en trminos de resultados concretos y no de actividades. Sern expresados en trminos claros, evitando las ambigedades. Medibles, de modo a facilitar el control del cumplimiento de los mismos. Especificar las fechas de comienzo y de finalizacin de las actividades. Que los objetivos sean priorizados en base a reas claves de resultados. Deben ser sean desafiantes o ambiciosos pero logrables.

Los pasos a seguir para una planificacin por objetivos: Especificar el resultado que se desea lograr. Definir las actividades a ser realizadas para el logro de los objetivo. Establecer las relaciones entre las actividades Clasificar los roles y las relaciones del personal y asignar las responsabilidades por cada actividad. Estimar lmites de tiempo y especificar fechas de realizacin de cada actividad Identificar los recursos adicionales necesarios. Verificar tiempos lmites y modificar plan de accin.

Desarrollo Organizacional
Es un esfuerzo planificado de toda organizacin, dirigido desde la alta gerencia y destinado a incrementar la eficiencia y bienestar de la organizacin Esfuerzo consciente, deliberado y cooperativo para mejorar la organizacin y funcionamiento del sistema empresarial mediante la aplicacin del conocimiento cientfico y tecnolgico El recurso ms importante es el RRHH. El tiempo es el recurso ms precioso, ms limitado

Organizacin y conduccin de reuniones

Reunin Grupo de personas que se juntan para tratar temas de inters comn. Se confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se intercambian datos e informaciones, se discuten temas diversos, para: Planeamiento de actividades Elaboracin de programas de accin Seguimiento y evaluacin de resultados Toma de decisiones Solucin de problemas.

El xito o fracaso de una reunin est condicionada por La organizacin, local, estilo de direccin o conduccin y de quienes participan de la misma. Es importante conocer y aplicar las tcnicas de organizacin y conduccin de reuniones, a fin de evitar que stas se constituyan en un desperdiciador de tiempo ms. Para ser un buen participante: Prestar atencin a los temas en discusin. Escuchar las opiniones de los dems. Respetar las ideas de los dems. Aportar sus ideas en el momento oportuno. Cooperar con el grupo en todo momento

Estilos de reunin Estilo autoritario: permite mayor agilidad en la toma y aplicacin de las decisiones, y facilita la disciplina. Estilo consultivo: se basa en la consulta a los participantes sobre sus opiniones, puntos de vista, etc., sobre un tema determinado. Estilo participativo: se caracteriza por la activa participacin de los miembros del grupo. Estimula la iniciativa individual y grupal.

Tcnicas de decisin
La toma de decisiones constituye la actividad central de los directivos y gerentes de todos los niveles de una organizacin. La decisin consiste en el proceso de eleccin de uno o ms cursos de accin, de entre las opciones encontradas, para la solucin de un problema El proceso de la toma de decisin consta de las siguientes etapas: Determinacin del problema: que genera el problema Clasificacin y descripcin del problema

Anlisis de las relaciones causa efecto. Definicin de la alternativa u opciones de solucin. Evaluacin de las diferentes opciones y seleccionar la mejor opcin para la solucin del problema (toma de decisin). Programacin y ejecucin de las acciones para la solucin del problema (objetivo).

Toda decisin comprende tres actividades principales, que estn ntimamente relacionadas entre s La actividad intelectual: que consiste en la bsqueda de condiciones que determinen las decisiones a tomar; La actividad creadora: que consiste en desarrollar y analizar los diferentes cursos de accin. La actividad de eleccin: que tiene por finalidad escoger un curso de accin entre los identificados y analizados por la actividad creadora.

Las decisiones programadas: son aquellas que se aplican a los problemas rutinarios Las decisiones no programadas: son aquellas que se aplican en casos de problemas no rutinarios o excepcionales

Cultura Organizacional
Como toda organizacin est conformada por un conjunto de individuos y grupos de personas, de ah la importancia de comprender las actitudes y comportamientos de las personas. Cualquiera fuere la organizacin, es til concebirla como constituida por tres elementos interrelacionados: Un sistema socioestructural Un sistema cultural Los empleados como individuos

La cultura organizacional puede definirse como el conjunto de creencias, valores, hbitos, paradigmas y pautas de comportamiento de3 los individuos y grupos que conforman una organizacin as como las normas y procedimientos, orales y escritos, que deben ser administrados para el logro de los objetivos empresariales.

II. Diagnstico empresarial

El diagnstico empresarial o situacional es el resultado de un proceso de investigacin relacionado con la organizacin y el funcionamiento de una empresa o de una situacin especfica, que permite determinar y evaluar las relaciones de causas y efectos de los problemas detectados y dar solucin integral a los mismos. El objetivo principal de un diagnstico es proporcionar informaciones fidedignas a travs de la identificacin de las oportunidades y amenazas del ambiente externo, y las fortalezas y debilidades de la empresa o del organismo responsable de un proyecto especfico.

Etapas del proceso de diagnstico y solucin de problemas

Anlisis minucioso y profundo de las variables o condiciones ambientales, externas e internas, que afecta o pueden afectar o pueden afectar el funcionamiento de la organizacin o de un proyecto especfico. Identificar el problema central o principal Identificar las causas del problema central Determinar las relaciones de causas-efectos hasta llegar a la causa original Disear el diagrama de causas-efectos o rbol de problemas Describir el diagrama de causas-efectos o rbol de problemas Realizar anlisis del entorno y determinar la FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) Determinar solucin del problema y disear el rbol de los objetivos Describir el diagrama de soluciones o rbol de objetivo.

III. Planificacin
La planificacin o planeamiento es un proceso consistente y sistemtico que define y desarrolla los cursos de accin futura, los recursos necesarios y las contingencias o situaciones imprevistas que pueden presentarse.

Niveles y caractersticas de la planificacin

Nivel Directivo o Institucional
Visin Misin Filosofa Objetivos Generales Poltica Generales Planes Estratgicos

Nivel Medio o de Mandos Medios

Objetivos Sectoriales Polticas Sectoriales Planes Tcticos

Nivel Operativo u Operacional

Objetivos Operacionales Planes Operacionales Cronograma de actividades

Fases o etapas del proceso de planificacin

Visin Misin Filosofa Objetivos (Generales y sectoriales) Polticas (Generales y sectoriales) Estrategias Tcticas Operaciones Programa Normas o reglas

IV. Organizacin, Sistemas y procesos empresariales

Organizacin
Es el proceso que consiste en identificar y agrupar ordenadamente las actividades ordenadamente las actividades y/o procesos de una empresa, definir los sectores o reas y las interrelaciones e interacciones entre estos, delimitar y escalonar la autoridad y responsabilidad de cada cargo. El proceso organizativo consiste en ordenar y agrupar las tareas individuales en unidades de trabajo, determinar las relaciones e interacciones entre las mismas y crear condiciones para el trabajo en equipo, de manera a conseguir objetivos comunes. El objetivo del proceso organizativo es proporcionar a las personas las condiciones adecuadas para que puedan desarrollar sus tareas de la mejor forma que saben hacer para lograr los resultados deseados La organizacin es esencial para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles y para el gerenciamiento eficiente y eficaz con miras al logro de los objetivos empresariales Proceso integral para la organizacin y gestin de empresas Diagnostico empresarial Anlisis y evaluacin de la situacin actual y futura deseada Diseo y desarrollo de la estructura organizacional, funciones, sistemas y procesos operacionales Capacitacin de los recursos humanos Prueba en paralelo de la estructura organizacional, funcional, sistemas y procesos operacionales Implementacin de las estructura organizacional, funciones, sistemas y procesos operacionales Gerenciamiento Control y evaluacin de resultados Seguimiento y mejora continua

Organizacin Virtual
La Empresa virtual es toda organizacin en que su estructura de negocios es operacionalizada a travs del proceso electrnico, donde las informaciones fluyen por cualquier lugar y en cualquier instante

Calidad de la organizacin
Visin, misin y filosofa empresarial claramente definidas. Objetivos claros y precisos. Polticas y estrategias de gestin y control claramente definidas. Estructura organizacional acorde a las necesidades flexible Canales y sistemas de comunicacin claramente definidos Infraestructura tecnolgica bien dimensionada Mtodos, sistemas y procesos operacionales actualizados flexibles. Niveles de responsabilidad claramente definidos. Adecuado soporte para la toma de decisiones, en tiempo y forma. Sistema de informacin gerencial eficaz. Recursos humanos calificados y motivados Clima laboral apropiado. Trabajo en equipo

Estilo gerencial participativo Capacitacin y desarrollo continuo de recursos humanos. Mecanismo de coordinacin y control claros y precisos. Atencin preferencial a todo lo relacionado con clientes y proveedores. Atencin y adaptacin a los cambios ambientales.

Organizacin Formal e Informal

Organizacin Formal est basada en la divisin del trabajo, realizada en forma racional y planificada. Organizacin Informal es el resultado del interrelacionamiento espontaneo de los miembros de una organizacin. Es aquella en la que no existe una organizacional formalmente definida.

Centralizacin y descentralizacin
Grado de delegacin de la autoridad y responsabilidad de los distintos niveles de organizacin y consecuentemente de la toma de decisiones. Centralizacin: todas o la mayora de las decisiones son tomadas en el nivel superior de una organizacin, ya sea una persona o un grupo de personas. Ventajas Las decisiones son tomadas por personas que tienen la visin global de la organizacin Facilita la coordinacin de actividades Permite el control centralizado sobre las actividades Evita la duplicacin de funciones Representa menor costo operativo para la empresa

Desventajas Lentitud para reaccionar ante los cambios del entorno de la organizacin porque las comunicaciones son lentas Invalida las actividades creativas e innovadoras del personal No permite la capacitacin ni el desarrollo de los recursos humanos Dificulta el progreso de la empresa u organizacin

Descentralizacin: gran parte de las decisiones relacionadas con el funcionamiento de la organizacin se toman en los niveles inferiores o de ejecucin Ventajas Permite a los directivos y gerentes de los niveles superiores dedicar ms tiempo a sus tareas como la planificacin, coordinacin, evaluacin de resultados. Facilita la toma de decisiones Estimula la capacidad creativa e innovadora del personal Permite mayor flexibilidad ya rapidez para la adaptacin a los cambios del entorno empresarial. Estimula el trabajo en equipo Aumenta la eficacia de la organizacin

Desventajas Posibilidad de prdida de control. Requiere mano de obra ms calificada Representa mayor costo para la empresa

V.

Objetivos y Funciones de Organizacin y Procesos Empresariales

Porqu Organizacin y Procesos Empresariales

Por adquirir relevancia en el management moderno. Para sintonizar el proceso evolutivo de los conocimientos cientficos y tecnolgicos con la organizacin y gestin empresarial.

Concepto
Campo especializado de la Ciencia de la Administracin que tiene como objetivo lograr la excelencia en la organizacin y gestin empresarial mediante la definicin clara y precisa de la visin, misin, filosofa, objetivos, polticas y estrategias empresariales; y en base a estos el diseo, desarrollo e implantacin de estructuras organizacionales, s como de los sistemas y procesos operacionales, de acuerdo con las caractersticas y exigencias de las condiciones ambientales, de manera a consolidar las ventajas competitivas y la satisfaccin plena de los clientes internos y externos de las organizaciones.

Importancia de los servicios de Organizacin y Procesos Empresariales

Diagnosticar y proponer las opciones de solucin, ya sea para optimizar la organizacin y/o para el establecimiento de adecuados mtodos, sistemas y procesos o procedimientos de trabajo, o para proporcionar a los directivos, gerentes, jefes y empleados el asesoramiento tcnico necesario para el logro de una administracin eficiente, eficaz y efectiva.

Funciones generales de Organizacin y Procesos Empresariales

Referente a Organizacin: Estudios y diagnsticos. Asesoramiento para la definicin de Visin, Misin, Filosofa, Objetivos, Polticas y Estrategias. Anlisis, diseo, desarrollo e implantacin de la estructura organizacional y de las funciones. Definicin e implantacin del sistema de Informacin Gerencial. Determinacin de las necesidades relacionadas con RRHH. Elaborar y mantener Manuales. Colaborar con el PDI. Formular proyectos de reglamentos, circulares y otros. Difusin de las nuevas tcnicas. Estudio de factores fsicos. Plan global de reforma administrativa. Promocin de programas de mejoramiento continuo. Asesorar a responsables de sectores en cambios organizacionales, sistemas y procesos. Lograr la calidad en la organizacin.

Referente a Mtodos, Sistemas y Procesos: Definir tcticas y planes operacionales. Definir o redefinir mtodos, sistemas, procesos y/o procedimientos operacionales. Anlisis, diseo, desarrollo e implantacin de los sistemas y procesos operacionales. Realizar estudios sobre sistemas de comunicacin. Estudiar los aspectos administrativos de los planes y programas de trabajo de cada sector. Disear los formularios necesarios. Promover la modernizacin y racionalizacin de los mtodos, sistemas y procesos. Aconsejar la utilizacin de mobiliarios y equipos adecuados. Modificar, simplificar, eliminar o establecer.

Estructura organizacional del rgano de Organizacin y Procesos Empresariales

Depende del tamao de la empresa, del volumen y complejidad de sus actividades y del tipo de tecnologa de informacin utilizada.

Posibilidades de ubicacin del rgano de Org. y Procesos Empresariales en la estructura organizacional

El rgano de organizacin y procesos debe estar a disposicin de todos los sectores que componen la estructura organizacional, por esta razn no es recomendable la dependencia de ningn sector especfico de la misma

Fases o etapas de un trabajo de organizacin y procesos empresariales

Planificacin de tareas. Recoleccin de datos, informaciones, documentos y hechos Anlisis de datos, informaciones, documentos y hechos Elaboracin de la propuesta

Implementacin de la propuesta Presentacin del informe final Control ulterior o posterior

VI. Planificacin del trabajo de organizacin y procesos empresariales

Para realizar un trabajo de organizacin y procesos empresariales en cualquier tipo de empresa se deben prever tantos problemas como sea posible y elaborar el plan necesario para resolverlos en la medida en que surjan.

Pasos a seguir en la etapa de planificacin de tareas

Definicin de los objetivos del estudio Efectuar la bsqueda de antecedentes Preparacin y presentacin de la propuesta de servicios profesionales Preparacin del lugar de trabajo

VII. Recoleccin de Datos

Este proceso comprende la obtencin de datos, informaciones y hechos, de fuentes escritas y/o gravadas, de las entrevistas, encuestas, observacin directa en los lugares de trabajo y la presentacin de notas y resmenes de datos, informaciones y documentos para uso posterior Clientes internos es el empleado, jefe, gerente, directorio o sectores de la empresa que recibe el producto o servicio que produce o presta otros empleados o sectores de la misma Clientes externos son los consumidores de los productos que produce o los usuarios de los servicios que brinda la empresa. Preguntas abiertas son aquellas que ayudan a conocer las ideas y la capacidad de las personas Preguntas cerradas son aquellas que exigen una respuesta directa e inmediata. Datos: conjunto de hechos objetivos respecto a determinados eventos Informaciones: son datos a los cuales incorporamos relevancia y propsito

Procedimientos para efectuar la recoleccin de datos

Orientacin preliminar del analista Orientacin de los directivos gerentes y jefes Orientacin del personal de la empresa Realizacin de entrevistas

En una entrevista personal se debe Asegurar de que el personal comprenda cuales son los objetivos del estudio Destacar la importancia que tiene las informaciones proporcionadas por el personal para el xito del estudio No criticar ni corregir al entrevistado

VIII. Diagrama de Flujo de procesos

Es una forma de representacin grfica que se utiliza para demostrar esquemticamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento, dentro de la empresa estableciendo su secuencia cronolgica. Un diagrama de flujo de procesos bien diseado facilita La identificacin del proceso o procedimiento de que se trata La visualizacin de forma integral de cada proceso, con los secuencias, tiempo y los responsables de ejecucin La identificacin de los sectores o dependencias que participan en el proceso La identificacin de los documentos que en cada proceso. La identificacin del responsable de cada paso del proceso.

El feedback constante entre los proveedores y clientes internos de la empresa y de estos con los clientes y proveedores externos. La evaluacin del desempeo del personal La eficiencia de la ejecucin de los trabajos, evitando las improvisaciones. El anlisis y las modificaciones (actualizacin) de los procesos. El seguimiento y control de la ejecucin de cada paso de los procesos.

Tipos de diagramas de flujo

Fluxograma o flujograma: En este tipo de diagrama los pasos u operaciones de un proceso o procedimiento son representados grficamente por medio de signos convencionales o simples dibujos

Accin u Operacin

Control, verificacin o inspeccin

Transporte o movimiento

Demora, espera o archivo

Archivo o almacenamiento transitorio

Tipos de Fluxograma o flujograma tradicionales Fluxograma o flujograma vertical : muestra la sucesin cronolgica de los pasos de un proceso o procedimiento, en forma especfica y detallada

Fluxograma o flujograma horizontal: Se utiliza preferentemente para mostrar los pasos u operaciones de procesos o procedimientos del mtodo propuesto, segn el sistema tradicional

Diagramas de flujo de procesos El diagrama de flujos, al igual que el fluxograma, tiene por objeto mostrar las secuencias de un determinado proceso o procedimiento. Este tipo de grafico puede ser utilizado con cualquier sistema operativo, es decir, manual y/o electrnico. No obstante, con el uso intensivo de la tecnologa de la informacin y los sistemas integrados en red, este es uno de los tipos de diagramas que puede ser utilizado para ilustrar el flujo de trabajos

IX. Anlisis de Datos Informaciones y Documentos

Procedimiento para efectuar el anlisis de datos, informaciones y Documentos
Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y los documentos de cada proceso Efectuar el anlisis de los procesos o procedimientos

Anlisis de la distribucin del trabajo

Se efecta mediante el Cuadro de Distribucin del Trabajo, del cual se pueden obtener las siguientes informaciones bsicas: Las actividades y/o procesos que se realizan en el sector. Las relaciones de las tareas individuales. Los tiempos empleados para la realizacin de cada tarea y/o proceso.

Procedimiento para el anlisis del Cuadro de Distribucin del trabajo Elaboracin del cuadro de Distribucin del trabajo Efectuar el anlisis del Cuadro de Distribucin del Trabajo

X. Formulacin de la propuesta
Para la elaboracin de propuestas es importante:
Precisar y clarificar los objetivos del trabajo Identificar las fortalezas y debilidades a enfrentar. Considerar los escenarios actuales y futuro probable. Considerar los clientes internos y externos de la empresa Considerar los proveedores internos y externos de la empresa Al disear la nueva estructura organizacional y los sistemas y procesos operacionales, prever las eventuales contingencias que podran ocurrir.

Lo fundamental es que toda propuesta de solucin de problemas en un estudio de organizacin y procesos empresariales debe estar basada en la visin, misin, filosofa, objetivos, polticas, estrategias, tcticas, operaciones y las normas o reglamentos, vigentes de la empresa u organizacin objeto del estudio. Procedimientos para la elaboracin de la propuesta Los pasos bsicos son: De estructura y funciones: se debe conocer con exactitud la visin, misin, filosofa, objetivos, polticas, estrategias, tcticas, operaciones y las normas o reglamentos. De sistemas y procesos: si se realizan cambios parciales de los mtodos, sistemas y/o procesos operacionales en algunos sectores de la organizacin, deben ser compatibles con los dems sistemas y procesos utilizados en los dems sectores. Estudio de la propuesta con los usuarios Preparacin de la propuesta final

XI. Prueba o experimentacin e implementacin de la propuesta

Procedimiento para realizar la prueba o experimentacin de la propuesta (prueba en paralelo)
La prueba en paralelo es fundamental para comprobar el correcto funcionamiento de las polticas, estrategias, estructura organizacional, sistemas y procesos operacionales diseados y desarrollados, de manera a evitar inconvenientes durante la implementacin definitiva. A tales efectos el analista de Organizacin y Procesos debe seguir los siguientes pasos:

Realizar los preparativos finales para la prueba

Antes de la fecha sealada para la prueba en paralelo, asegurarse: Si los recursos humanos de los sectores afectados estn debidamente capacitados. De la disponibilidad de las instalaciones, hardware y software necesarios. De la disponibilidad de formularios, materiales, descripcin de tareas y responsabilidades, manuales de Procesos Operacionales. Para realizar las pruebas de las nuevas polticas, estrategias, estructura organizacional, mtodos, sistemas y/o procesos operacionales, el analista debe proceder de la siguiente manera: Para la prueba o experimentacin Coordinar y confirmar con los responsables (fechas y horarios). Distribuir copias de manuales de polticas, de organizacin y funciones, procedimientos administrativos. Asegurarse de que todos los responsables de los sectores estn preparados para la fecha sealada (recomendado: 48 horas antes) Asegurarse de que cada sector cuente con todos los formularios y materiales en cantidad suficiente. Procurar que los directivos y representantes de todos los sectores observen el desarrollo.

Realizar la aplicacin de las propuestas durante la prueba

En base a los objetivos previstos el analista de O. y P. debe prever todas las posibles dificultades y estar preparado para cualquier deficiencia durante el procedimiento en prueba. La funcin principal del analista es aconsejar o recomendar sobre la aplicacin de las diferentes propuestas en modo de mejorar u optimizar la organizacin y el funcionamiento de la empresa y lograr los objetivos. Durante la realizacin de la prueba, el analista de Organizacin y Procesos debe proceder del siguiente modo: Supervisar la aplicacin de las nuevas polticas, estrategias, funciones y cada paso del nuevo proceso. Obtener el feedback constante del personal en ejecucin, para evitar posibles convenientes. Seguir correctamente los pasos planificados a los efectos de facilitar la coordinacin y supervisin. Revisar constantemente y en detalle las operaciones o procesos. Estar atento para cualquier dificultad que pudiera presentarse e indicar inmediatamente las modificaciones o correcciones que sean necesarias. Acompaar y estar dispuesto a aceptar las sugerencias de todos los sectores, para realizar cambios de ltimo momento. Explicar a los mismos los pasos de cada proceso o procedimiento y proporcionarles las informaciones sobre cada etapa de la prueba. En cada caso estudiar las sugerencias de todos los sectores e incluirlas en la versin final de las propuestas, si es factible.

Preparacin y presentacin de la versin final de los manuales desarrollados.

Efecta el anlisis de las conclusiones sobre las pruebas realizadas. Realiza las modificaciones de acuerdo con los objetivos y conforme a los recursos disponibles. Procesa, imprime y graba la versin final de los diagramas, formularios, manuales, etc. Presenta la versin final, impresa y grabada, de los mtodos a los directivos y/o Gerente Gral.

Implementacin de la Propuesta Procedimiento para la implementacin definitiva de las propuestas

Preparar el calendario de implementacin. En coordinacin con los todos los sectores involucrados se deben fijar las fechas. Proveer los manuales, formularios y dems materiales a todos los sectores afectados. Capacitacin de todos los sectores involucrados. Asegurarse de que se cumplan las fechas de implementacin. Implementar las nuevas tareas y responsabilidades en todos los sectores. Acompaar y asistir a los directivos, jefes y responsables de cada sector.

XII. Presentacin del informe final y control posterior

Redaccin del informe
El contenido de un informe puede variar de acuerdo con la naturaleza y caractersticas del estudio realizado. Las partes bsicas de un informe: Ttulo de identificacin del informe. ndice del contenido. Introduccin. Redaccin del cuerpo principal del informe. Apndices.

Finalmente la Presentacin y entrega del Informe Final

Control Posterior
Procedimiento para realizar el control posterior: Mediante visitas realizadas a los distintos sectores. Si existen dificultades en la aplicacin, estudiar los motivos y salvarla en la brevedad posible. Realizar visitas peridicas a los distintos sectores.

XIII. Estructura de organizacin

Estructurar o reestructurar una organizacin significa identificar las tareas fsicas y/o mentales que deben ser realizadas, agrupar las mismas en forma coherente, constituir sectores o reas, dar a stos denominacin y nivel jerrquico y establecer las relaciones intersectoriales. La agrupacin considera los conceptos de diferenciacin e integracin Diferenciacin: es la manera cmo se agrupan las actividades homogneas y se los colocan en un sector, con una denominacin referencial. Integracin: es el proceso de coordinar e integrar los esfuerzos de las personas y sectores de la organizacin para la consecucin de objetivos comunes.

Importancia de la estructura organizacional

La estructura organizacional es para los directivos y gerentes de una empresa lo que es el plano de un edificio para los ingenieros y arquitectos que van a construir. Una estructura organizacional bien diseada permite determinar con exactitud la calidad y cantidad de recursos humanos necesarios para el funcionamiento de la organizacin, la infraestructura fsica e instalaciones requeridas, los recursos necesarios para lograr los objetivos previstos.

La divisin del trabajo

Consiste en fraccionar las actividades y/o procesos de manera que cada persona realice y sea responsable de un conjunto limitado de tareas. Principales sectores o reas de actividades de una empresa Sector de produccin Sector de comercializacin Sector de finanzas Sector de administracin Sector de recursos humanos Otros

Variables estratgicas a considerar para el diseo e implementacin de estructuras organizacionales

Identificacin de los clientes o usuarios de los bienes y servicios que ofrece la empresa u organizacin, actuales y potenciales. Identificacin de los proveedores actuales y potenciales Identificacin de los competidores actuales y potenciales La cultura del pas o de la regin y la cultura organizacional Actividades permanentes y espordicas Identificacin de la base legal Los recursos disponibles (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) Agilidad en el proceso y toma de decisiones Normas y reglas Agrupamiento de las actividades y/o procesos

Niveles jerrquicos utilizados en las estructuras organizacionales

Tipos de estructura organizacional

Estructura lineal, vertical o militar: Clara definicin de los objetivos de la empresa as como las lneas de autoridad y responsabilidad entre el superior y sus subordinados, no existe duda de quin debe dar las rdenes y quines cumplirlas. Ventajas Simplicidad en las relaciones entre los sectores Las lneas de autoridad estn claramente definidas Facilita la disciplina No existe ni valoriza la mano de obra especializada Menor costo.

Desventajas No permite la adaptacin a las condiciones cambiantes del ambiente. No existe separacin entre planificacin, gerenciamiento y la ejecucin del trabajo. Se necesita de una persona excepcional para el cargo de jefe

Estructura Funcional La principal caracterstica de este tipo de estructura es que solo un jefe es el responsable de la totalidad de una funcin especializada. A diferencia de la estructura lineal este se efecta directamente sin necesidad de intermediarios. Ventajas Proporciona a cada miembro de la organizacin la oportunidad de especializarse en su mbito. Cada miembro sabe y conoce lo que debe hacer. (Planificacin, direccin, control y ejecucin de los trabajos). Facilita la seleccin y capacitacin del personal. Permite la motivacin del personal y por ende una mayor productividad. Facilita la comunicacin entre los responsables de los distintos sectores de la organizacin (sin canales de comunicacin).

Permite mayor flexibilidad y promueve la cooperacin y el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos deseados.

Desventajas Presenta dificultades para una adecuada coordinacin y control de las actividades. Existe posibilidad de conflictos dentro de la organizacin (conflicto entre jefes del mismo nivel como tambin confusin entre los empleados) Dificulta el mantenimiento de la disciplina de los empleados de la organizacin (ms de un jefe) Representa mayor costo para la administracin de la empresa por la cantidad y calidad de mano de obra utilizada.

Estructura de lnea y staff (lnea y estado mayor) Es una combinacin de la estructura lineal y la estructura funcional, con inclusin de rganos o sectores de asesora. Es el comnmente aplicado en las organizaciones modernas. Ventajas Cada sector est subordinado a un solo cargo superior, no obstante cada sector puede recibir consejos o recomendaciones de los asesores ubicados en los diferentes niveles de la estructura organizacional. Facilita la seleccin y capacitacin del personal. Exista una clara definicin de las actividades de planificacin, ejecucin y control de las actividades. Posibilita una mejor coordinacin y mayor cooperacin entre todos los sectores de la organizacin.

Desventajas Posibilidad de conflictos entre los sectores de lnea y de asesora. Los directores, gerentes o jefes de la lnea tienden a desobligarse de sus funciones de planificacin porque creen que para eso estn los asesores Pueden presentarse dificultades para mantener el equilibrio dinmico entre en los sectores de lnea y de asesora. Esto ocurre cuando las funciones especficas de los asesores no estn bien definidas y delimitadas.

Estructura matricial o por proyectos La estructura matricial resulta de la combinacin de la estructura tradicional con la estructura de proyectos especficos. Este tipo de diseo se utiliza para organizar empresas que realizan varios proyectos o negocios al mismo tiempo, pero con duracin limitada. Caractersticas No existe la unidad de mando como en las estructuras organizacionales. Posibilita un alto grado de flexibilidad y adaptabilidad a las condiciones a las condiciones del entorno empresarial. Los sectores o reas de trabajo estn constituidos por los proyectos. Cada proyecto tiene un gerente que administra los recursos. El gerente de cada proyecto cuenta con el apoyo funcional de los rganos o sectores de la empresa. Cada gerente de proyecto puede obtener el recurso humano de fuentes externas o internas. La duracin de un proyecto es limitada. Las lneas de autoridad y responsabilidad no estn claramente establecidas por lo que pueden surgir dificultades. El personal que trabaja en el proyecto requiere de gran capacidad de adaptacin por los cambios. Predomina el trabajo en equipo. La implementacin de este tipo de estructura es costosa.

Relaciones de organizacin
Las relaciones de organizacin pueden definirse como el conjunto de conexiones o enlaces entre los diferentes sectores que componen la estructura organizacional. Ejemplo: Con clientes internos (empleados, sindicatos, asociaciones). Con clientes externos (consumidores finales). Con los proveedores de bienes y servicios. Con otras empresas u organizaciones. Con el gobierno nacional, local, municipal. Con la comunidad.

Tipos de relaciones de organizacin Relaciones formales: Planificadas y definidas mediante la estructura organizacional formal de una empresa, representada grficamente mediante un organograma. Estas relaciones estn establecidas en los manuales reglamentos respectivos. Relaciones informales: Son aquellas que se dan entre los distintos sectores y miembros de una organizacin, sin ninguna formalizacin. Relaciones de lnea: Son aquellas que vienen definidas por las lneas formales de la organizacin, o sea, la lnea de mando. Mediante estas relaciones se puede identificar fcilmente quin es el jefe, subordinados y colaboradores. Relaciones funcionales: Son aquellas relaciones que se mantienen entre los asesores y los sectores de lnea de una empresa.

Departamentalizacin
Segn L. Urwick y L. Gulik: La departamentalizacin consiste en agrupar actividades o procesos similares homogneos y relaciones entre s, con el fin de lograr una gestin eficiente. Consta de dos etapas: La identificacin de todas las actividades de la empresa, y La agrupacin y/o combinacin de esas actividades para formar sectores especficos o departamentos.

Segn G. Ivancevich Donnely: La departamentalizacin es el proceso por el cual se divide estructuralmente una organizacin, combinando los puestos de trabajo en departamentos segn cierta caracterstica comn. Tipos o criterios de departamentalizacin Departamentalizacin por funcin o funcional: consiste en el agrupamiento de las tareas individuales y grupales de acuerdo con las funciones de una empresa o institucin (produccin, comercializacin, finanzas y administracin), el ms utilizado en las empresas modernas. Departamentalizacin por productos o servicios: este criterio se utiliza para agrupar en sectores o departamentos las actividades y/o procesos relacionados con productos o servicios. Muy utilizado en las empresas industriales, comerciales y financieras. Departamentalizacin por procesos o equipos: se utiliza para agrupar el proceso de produccin de bienes y servicios o las actividades de aquellos profesionales de una determinada especializacin. Departamentalizacin por clientes o clientela: se basa en las caractersticas y necesidades de los clientes o consumidores (sexo, edad, nivel socioeconmico, etc.). Departamentalizacin por regin o zona geogrfica: en este caso se utiliza la agrupacin de todas la actividades que se realiza en determinada zona o regin y se los coloca bajo la direccin de una autoridad jerrquica local.

XIV. Organogramas u Organigramas