UNIVERSIDAD DE CARTAGENA PROGRAMA DE EDUCACIN A DISTANCIA TECNICO PROFESIONAL EN SERVICIOS GASTRONOMICOS INFORMACIN GENERAL Mdulo: Fundamentos de Administracin CIPAS:

Integrantes: mojitos calientes Eduardo Arguello Niebles Luzmila T. Camacho Florez Zoraya Rodriguez Escobar Lina Oviedo Estrada Hemmelis Castro Quesedo Fecha: 22 de febrero de 2012 Tutor: Mercy Jurado Olivo

Tema especfico: ORGANIACION

GENERALIADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO- PLANEACION Y

CONTENIDO:

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO IMPORTANCIA EL PROCESOADMINISTRATIVO ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CONCEPTOS, PRINCIPIOS E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION PLANEACION ESTRATEGICA, TRACTICA Y OPERACIINAL HERRAMIENTAS DE LA PLANEACION CONCEPTO , PRINCIPOS E IMPORTANCIA DE LA ORGANIACION CLASES DE ORGANIGRAMA Y MANUALES Fuentes de informacin: Internet Enciclopedia Temtica Universal

DESARROLLO DE LA SESION

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administracin en accin, o tambin como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin. A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social.

IMPORTANCIA El administrador de empresas debe conocer las principales fases del proceso administrativo, ya que al incursionar en las empresas micro, pequeas o medianas tienen diferentes caractesticas pro lo que debe adaptarse y utilizar sus oportunidades y fortalezas para establecer las estrategias que permitan crecer a la empresa. ETAPAS -PLANEACION ; En sta etapa se responde a la pregunta que hacer?; se establece la misin, visin, objetivos, valores, estrategias, programas, presupuestos, polticas y procedimientos. Determina los objetivos del curso de accin que van a seguirse Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Y obedece a las siguientes actividades: - Pronosticar.

- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. - Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. - Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. - Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. - Anticipar los posibles problemas futuros. - Modificar los planes a la luz de los resultados del control. ORGANIZACIN En la organizacin se responde a la pregunta como hacer?; en esta etapa se establece la departamentalizacin, divisin del trabajo, descripcin de puestos. Distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. Distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. - Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos) - Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) - Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. - Aclarar los requisitos del puesto. - Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. - Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn. - Proporcionar facilidades personales y otros recursos. - Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control. EJECUCION En sta etapa es ejecutar, dirigir y verificar que se haga para la cual se establece la integracin de recursos, toma de decisiones, supervisin, motivacin, comunicacin y liderazgo. Por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. - Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. - Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. - Motivar a los miembros. - Comunicar con efectividad. - Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. - Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

- Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. - Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

CONTROL En sta etapa se responde a la pregunta como se hizo?, en el cual se fijan estndares, medicin, correccin y retroalimentacin. De las actividades para que se conformen con los planes. - Comparar los resultados con los planes generales. - Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. - Idear los medios efectivos para medir las operaciones. - Comunicar cuales son los medios de medicin. - Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. - Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. - Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. - Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN La planeacin equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. Para lograr la ptima planeacin debemos conocer tres principios: Principio de la precisin. Aqu debemos desarrollar planes precisos, sin divagar. Principio de la flexibilidad. Debemos dar margen para posibles cambios. Principio de unidad. Todos los planes que se apliquen en una empresa o en tu propio trabajo deben estar coordinados jerrquicamente hasta formar, al final, uno solo. Munch Galindo y Garca Martnez: La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. Antes de emitir una definicin de la planeacin, se analizarn algunas, emitidas por

los autores ms reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto: Burt K. Scanlan: Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Ernest Dale: Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos. George K. Terry: Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. Jos Antonio Fernndez Arena. La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Jorge L. Oria. Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, polticas, procedimientos y programas de una organizacin. Joseph L. Massie. Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin; a partir de los cuales establece los objetivos. Leonora J. Kazmier. La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos. Robert Murdick y Joel Ross. Es el pensamiento que precede a la accin, comprende el desarrollo de las alternativas y la relacin entre ellas, como medida necesaria de accin para lograr un objetivo. Robert N. Anthony. Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el procedimiento de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cul de ellas es1 la mejor.

Henry Sisk y Mario Sverdlik. Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado, y una ponderacin de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que posibilite a la organizacin lograr sus objetivos.

Importancia. La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que pueden depara el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son: Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dnde se dirigen sus esfuerzos. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN Munch Galindo y Garca Martnez: Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicacin es indispensable para lograr una administracin racional. Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: 1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. 2. Objetividad y cuantificacin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. Este principio, conocido tambin como el principio de Precisin, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los riesgos. 3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos

de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer "colchones de seguridad" puede ocasionar resultados desastrosos. 4. Unidad. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos. 5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos. Agustn Reyes Ponce: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Los planes constituyen un slido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. 1.- Flexibilidad: Es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su direccin inicial.

2.-Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse, que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un slo plan general. Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerrquicamente, hasta formar finalmente uno slo.

PLANEACIN ESTRATEGICA

Munch Galindo y Garca Martnez: Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa. TCTICA O FUNCIONAL Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Los planes tcticos, por su establecimiento y su ejecucin, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un rea de actividad especfica. PLANEACIN OPERATIVA Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos / niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad. TCNICAS DE PLANEACIN La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las tcnicas ms usadas como son las siguientes:

Manuales de Objetivos y Polticas. Diagrama de Proceso y de Flujo. Graficas de Gantt. PERT. CPM (Mtodo de Ruta Crtica). Manuales

Manuales: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. Manuales de Objetivos y Polticas.

Existen diversos tipos de manuales; mencionaremos aqu tan slo algunos de los principales: a) Manual de objetivos y polticas: Como su nombre lo indica, renen un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas. b) Manuales departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las polticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado. c) Manuales del empleado o de bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa. d) Manuales de organizacin: Son como una explicacin, ampliacin y comentario de las cartas de organizacin. Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales.

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado seran difciles reunir. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo.

Diagrama de proceso: Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver grficamente esos pasos. Los sistemas de simplificacin del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es ms clara y fcil su aplicacin. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y de oficina.

IMPORTANCIA Se reconocen tres aspectos de porque la organizacin es importante: 1.- La organizacin, por ser el elemento final del aspecto terico, recoge, complementa y lleva hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a como debe ser una empresa. 2.- Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo prctico y emprico. 3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos tericos, que Urwick llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos, que el mismo autor conoce bajo la denominacin de dinmica: entre lo que debe de ser y lo que es.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

Principio de la especializacin Cuanto ms de divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad ms limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisin y destreza. La divisin del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especializacin y, con ella, mayor precisin, profundidad de conocimiento, destreza y perfeccin en cada uno de las personas dedicadas a cada funcin. La especializacin slo es til cuando se tiene un conocimiento general del campo del que dicha especializacin es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las dems, con mengua en la eficiencia. La especializacin tiene como lmite los que imponen la naturaleza humana del trabajo; cuando no se reconocen, fcilmente se llega a una superespecializacin, que produce monotona, o lesiona la dignidad humana del trabajador, reducindolo a una mera mquina o parte mecnica de un sistema.

Principio de la unidad de mando Para cada funcin debe existir un solo jefe. Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organizacin: "nadie puede servir a dos seores", "un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en la administracin, como un cuerpo con dos cabezas lo es en biologa." Principio de equilibrio de autoridad y responsabilidad Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico, establecindose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella. La autoridad se ejerce hacia arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma lnea, pero de abajo hacia arriba, cada nivel jerrquico debe tener perfectamente sealado el grado de responsabilidad que en la funcin de la lnea respectiva

corresponde a cada jefe. Esa responsabilidad es, a su vez, el fundamento de la autoridad que debe concedrsele. La autoridad sin responsabilidad es, no slo odiosa, sino que trastorna gravemente la organizacin, un jefe que recibe la responsabilidad de realizar ciertas funciones, debe estar dotado de la autoridad para poder decir en aquello que le has sido encomendado como responsabilidad suya. Principio del equilibrio de direccin y control A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando. La administracin no puede existir sin alguna delegacin ya que aquella consiste en hacer a travs de otros. Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada segn el principio de autoridad y responsabilidad. La autoridad se delega, mientras que la responsabilidad se comparte; la autoridad delegada no debe seguirse ejerciendo, ms que en casos extraordinarios, en tanto que la responsabilidad sealada se sigue teniendo, por que el delegante debe conocer, a travs de los nuevos controles fijados, la forma en que est actuando el delegado: para corregir sus errores, orientar su accin y. en el ltimo trmino, limitar la responsabilidad comunicada, o remover a dicho jefe anterior. Haciendo un pequeo resumen de los principios podemos decir que, la divisin del trabajo es el principio de la especializacin y este es necesario para la eficiencia a la ora de trabajar con personas, la unidad de mando, donde decimos que una persona debe recibir ordenes de un solo nico supervisor respectivamente la autoridad y la responsabilidad utilizadas al mismo tiempo como el poder, posicin que ocupa una persona dentro de la empresa y debe ser combinada por la experiencia la moral y por supuesto la responsabilidad que se maneja de abajo hacia arriba y por ultimo la unidad de direccin para tener un mismo objetivo, jefe y plan. ORGANIGRAMAS DEFINICION El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica.

TIPOS DE OGANIGRAMAS 1. Segn la forma como muestran la estructura son: a. Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos. 2. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser: a. Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

d. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.