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LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

El papel que desempean los sistemas de informacin dentro de los procesos de planeacin y control. DEFINICIN DE DATOS Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, smbolo o graficas que representan una idea, objetivo, condicin o situacin. As como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de asistencia escolar, estadsticas medicas, informe de resultados tcnicos y cifras de produccin. Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las consecuencias de un hecho. Antecedente documento, cifra esttica DEFINICIN DE INFORMACIN Con frecuencia se establece una distincin entre datos e informacin; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la informacin, es decir, es una composicin de datos que proporciona conocimiento, permitiendo as lograr algn objetivo. Aunque cualquier coleccin de datos puede tener valor potencial de informacin para un individuo en un caso especifico, puede carecer de significado para otro. En trminos especficos, la informacin consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y funcin.

CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS Adems del mero volumen de los datos no podemos preguntar por que el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo crea tal necesidad de dispositivos mecnicos y electrnicos. En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se adquiere una forma definitiva y adems til, los datos pasan a travs de una serie de datos operacionales. Estos pasos son los siguientes: 1. Origen de datos 2. Registro de los datos 3. Preparacin de los datos 4. Preparacin de los reportes o documentos 5. Comunicacin de los datos 6. Almacenamiento de los datos. 1.- ORIGEN DE LOS DATOS. Para el procesamientos de los datos, se originan en diferentes formas mercantiles, que se llaman comnmente documentos fuente. Estos datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en gran cantidad de formas. Ejemplo: en documentos fuente incluye ordenes de venta, ordenes de compra, facturas y requerimientos de material. La importancia de documentos originales: Permite verificar todas las transiciones. Son base de todas las acciones subsecuentes.

2.- REGISTRO DE DATOS. Significa la anotacin a mano en algn tipo de registro o libro, el escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir directamente a un sistema de procesamiento de datos. Las etapas en la funcin del registro de datos son los siguientes: EDICIN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento futuro. CODIFICACIN.- Con el propsito de reducir a un mas la cantidad de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan cdigos abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada. CLASIFICACIN.- Es el proceso de identificar una o mas caractersticas comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemticamente los datos por categoras. Las teoras podran abarcar tipo de producto, localizacin, departamento rango de precio. Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por ejemplo, en os registros personales se deben introducir clasificaciones tales como nmero de departamento, grupo de edad, sexo, aun cuando se archive alfabticamente. Gracias a dichos datos de clasificacin, es mas fcil reacomodar los registros en cualquier instante, para fines estadsticos o para cualquier otros. Los cdigos se usan ampliamente como medio de identificar diferentes clase de datos. CONVERSIN-. La conversin se usa para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Dicha conversin cambia la forma de registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminucin de informacin respetando la esencia del concepto. COPIA Y DUPLICACIN-. Estos procesos permiten obtener facsmiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a mas de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento. VERIFICACIN-. Esta operacin esencial nos asegura que todas las partes del proceso de registro se realiza sin error y que se introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento. MULTIPLICACIN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera adecuada para todos los fines, se necesitara menos procesamiento. 1. El orden o el rango 2. alguna caracterstica comn. El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una secuencia numrica o alfabtica COMPARACIN Y ANLISIS-. Mediante estos procesos determinados factores tales como la naturaleza, proporcin, relacin, orden, similitud o valor relativo de los datos. CALCULO-. El calculo se refiere al procesamiento aritmtico de la multiplicacin, divisin, adicin o sustraccin, que son necesarias para convertir los datos a una forma mas significativa. SUMARIO Y PREPARACIN DE REPORTES

SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de manera que se destaquen los puntos principales. El sumario implica generalmente listar o tubular los datos y calcular los totales de cada lista, preparar una lista en una maquina sumadora, es una forma de hacer sumarios. El sumario o resumen se relaciona en el reacomodo ya que el arreglo delos datos en categoras usualmente es parte del proceso de resumen ejemplo, las ventas diarias de una tienda se pueden listar por departamentos y con esta operacin se logra una distribucin de datos de venta. PREPARACIN DE REPORTES- La informacin procesada que se obtiene del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida, este puede consistir documentos tales como cheques de nomina, declaraciones de contabilidad, reportes completos (por ejemplo, anlisis de venta), distribucin de gastos, inventarios o nomina semanal. COMUNICACIN DE DATOS- La comunicacin de datos es el proceso de transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de procesamiento, o de proporcionar al usuario los resultados finales. ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo de procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en los datos, de tal manera que se puedan recuperar rpidamente. En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto de proporciones monumentales. MTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS Proceso de datos el termino aplicado generalmente a los procedimientos para manipular el inevitable papeleo requerido para producir y distribuir bienes y servicios. Durante muchos aos solamente se dispona para estos fines de los mtodos manuales y de simples mquinas de oficina entonces las maquinas de fichas perforadas encontraron su aplicacin en este campo. PROCESOS ACTUALES 1. Procesos de datos 2. Integracin 3. Automacin 4. proceso electrnico de datos. PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecucin de ciertas funciones de oficina sobre un determinado cuerpo de informacin estn involucradas las cuatro funciones bsicas de oficina, ya sean realizadas manualmente o mecnicamente. Estas funciones son entrada o la introduccin de los datos en bruto en el sistema, manipulacin o la disposicin de los datos en el modelo deseado, clculo, mediante el cual se realizan operaciones aritmticas con los datos y salida o la presentacin de los resultados de la manipulacin y el calculo en la forma requerida. PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo que permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se les quiera con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales. Un sistema integrado puede ser manual, mecanizado o una combinacin de ambos, por ejemplo, el uso del papel carbn entre las copias mltiples de un formulario (es un ejemplo de integracin manual). AUTOMACIN-. significa la situacin del trabajo humano por el de la mquina.

ELECTRNICO-. es el que utiliza las vlvulas de vaco o sus equivalentes y por tanto, el fijo de electrones para ayudar al funcionamiento de la maquina. SISTEMA DE INFORMACIN SISTEMA-. Es un conjunto de partes entre si para alcanzar determinado objetivo. SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las maquinas que realizan las operaciones y los procedimientos que definen las operaciones. DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN-. Se define como la forma de proporcionar informacin oportuna, pertinente y precisa, relativa a las operaciones internas y ala inteligencia externa a cualquier miembro de una organizacin como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeo de la actividad de trabajo asignada.

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