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MANUAL DE USUARIO FINAL MODULO PS Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP
En el manejo de Gestin de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma transaccin Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la creacin completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividades generales para modificar editar visualizar y notificar entre otras ms Ruta SAP: Builder Finanzas Sistema de Proyectos Proyecto Project
Para el ejemplo del manual se va a crear un Proyecto, se selecciona pantalla siguiente es desplegada
y la
Se
selecciona
el
perfil
deseado
para ;
el luego
ejemplo vamos a
Para el caso de los proyectos del Sector Agropecuario empiezan por 14 y deben tener seis nmeros
El nmero del proyecto asignado es 14000000 (este nmero es utilizado luego en el vnculo entre el programa presupuestario y el elemento PEP con la transaccin de presupuesto FMDERIVE). Se pulsa y la pantalla siguiente es desplegada
Se pulsa el icono
Para crear el Elemento PEP arrastramos y soltamos el icono de la parte inferior a la parte superior de la pantalla, aparece el elemento PEP en la parte derecha de la pantalla
Pulsamos
Pulsando el icono
Se est programando el inicio de las tareas del elemento PEP para el 11 de Febrero y la finalizacin para el 1 de Marzo ; el sistema calcula una duracin de 13 das para este PEP
Seleccionamos a continuacin
Esta informacin viene heredada del Perfil del Proyecto. Seleccionamos a continuacin y la pantalla siguiente aparece
Ac se colocara el Perfil de Inversin si este elemento PEP se utilizara para Activos en Construccin Seleccionamos a continuacin ; la pantalla siguiente aparece
Seleccionamos a continuacin
En este campo se da informacin sobre el usuario que ha creado el Elemento PEP o la ha modificado Seleccionamos a continuacin y la pantalla siguiente aparece
Seleccionamos a continuacin
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Pulsando el icono
Seleccionamos la opcin de para grabar el proyecto con sus elementos PEP ; realizamos el mismo proceso para crear un segn elemento PEP asociado al proyecto
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Para ver la programacin del proyecto en sus elementos PEP , pulsamos el icono
y la siguiente
, se selecciona el
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Para abrir el proyecto que se creo, pulsamos doble click y aparece la pantalla siguiente
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Vamos a considerar que el proyecto tiene 3 hitos : a) Revisin de Proponentes de Capacitacin , b) Proceso de adjudicacin de la capacitacin y c) Ejecucin de la capacitacin
Seleccionamos la opcin de
Ejecutamos a continuacin la transaccin CN41N para analizar la estructura del proyecto, con sus hitos correspondientes
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Se selecciona el icono
Estando en esta pantalla seleccionamos el icono perfil 000000000001 ; la pantalla siguiente se despliega
Para crear una operacin interna relacionada con la capacitacin , nos desplazamos en la pantalla inferior izquierda hasta encontrar el icono , seleccionamos
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: Proyecto ,
PEP ,
, Grafo ,
Operacin,
Hito
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Se selecciona
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; seleccionamos el icono
Estando en esta pantalla se pueden realizar varias tareas como las siguientes
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Pulsando
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se
selecciona
el
Perfil
info
PS
se pulsa
Estando en este informe podemos utilizar los iconos por ejemplo el referente a los hitos del
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Y detallamos el Status del sistema; el PEP se encuentra en status ABIE, para liberarlo y poderlo contabilizarlo se requiere liberarlo
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Los proyectos tienen un ciclo de vida en que la norma de liquidacin tiene un papel central para asignar la norma de liquidacin regresamos a la transaccin CJ20N, estando situados en la definicin del proyecto. La pantalla siguiente es desplegada
Nos posicionamos en el icono que corresponde al Elemento PEP Capacitacin de Campesinos y seleccionamos la siguiente informacin ;
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En este ejemplo el Elemento PEP va a ser liquidado en un Centro de Costo; salimos de esta pantalla con el icono y se vuelve a esta pantalla
Nos posicionamos en el icono ; para el manejo del estatus del elemento PEP, marcando la lnea y aparece la pantalla siguiente
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El elemento PEP ha sido Liberado y tiene NLIQ la norma de liquidacin asignada; pulsamos y aparece la pantalla siguiente
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estatus, para ver otras operaciones se pulsa el icono acuerdo al estatus no se pueden ejecutar identificadas con
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Los valores estadsticos en la gestin del Banco de Proyectos se consideran como Productos ; los Productos se asocian a Elementos PEP de un Proyecto Ruta SAP: Finanzas Controlling Contabilidad de Centros de Costo Datos Maestros Valores Estadsticos Tratamiento individual Crear Cdigo de transaccin: KK01 La pantalla siguiente es desplegada
Introducimos el cdigo del valor estadstico por ejemplo 40314j y pulsamos siguiente es desplegada
, la pantalla
En Denominacin colocamos: Numero de personas capacitadas En Unidad valor estad. UN En tipo de ratio: cambiamos a Val. Totales La pantalla se encuentra de la manera siguiente
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Se pulsa
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para especificar ratios empresariales en elementos PEP Por ejemplo Nmero de Personas Capacitadas
Ruta SAP: FinanzasSistema de Proyectos Controlling Planificacin Valores Estadsticos Modificar ( elemento PEP) Cdigo de Transaccin: CJS2 La pantalla siguiente es desplegada
Para el ejemplo vamos a grabar los Valores Estadsticos en la Versin 0; la pantalla queda de la siguiente manera:
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Se pulsa el icono
; la pantalla siguiente es
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Para revisar la grabacin de los valores estadsticos vamos a revisar un reporte en el sistema de informacin de proyectos
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Pulsamos
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Luego de tener planificado el valor estadstico la siguiente etapa del proceso es el registro real del Valor Estadstico para poder comparar si los planes de llevaron a cabo o no Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosControlling Contabilizaciones reales Valores Estadsticos Registrar Cdigo de Transaccin: KB31N La pantalla siguiente es desplegada
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El presupuesto es la estructura de costos aprobada para un proyecto. Existen las siguientes clases de presupuesto en el sistema de proyectos PS SAP : Presupuesto original El presupuesto original es el presupuesto originalmente asignado. A partir de un momento que se especifica, este presupuesto se puede modificar nicamente mediante actualizaciones de presupuesto. Actualizaciones de presupuesto
Los eventos imprevistos y las necesidades adicionales, por ejemplo, aumentos de precios requieren que. Deba actualizarse el presupuesto original, en forma de: Suplementos Devoluciones Traslados Presupuesto definitivo
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El presupuesto definitivo est constituido Presupuesto original + +/= Suplementos Devoluciones Traslados Presupuesto definitivo
Liberacin del Presupuesto La distribucin del presupuesto no es igual a la liberacin de fondos. Por lo tanto, el sistema de proyectos permite liberar el presupuesto sucesivamente. La liberacin se basa en el presupuesto definitivo, es decir, el presupuesto original modificado por suplementos, devoluciones o traslados. Asignacin de Presupuesto a Elementos PEP
Se puede asignar el presupuesto directamente en los elementos PEP. Se reparte el presupuesto total (utilizando el procedimiento descendente) a los elementos individuales en Elemento PEP correspondiente
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El proyecto tiene un presupuesto de $ 7.000.000, que tiene el vnculo con el Programa Presupuestal de PSM ; y adicionalmente se controlara el presupuesto a nivel de cada elemento PEP , esto es para Obras Civiles no permitir gastar ms de $ 1.000.000 , en Obras Elctricas 2.000.000 y en Obras Hidrulicas $ 4.000.000 Se ejecuta la transaccin que genera el CDP en SAP colocando como Objeto de Imputacin el elemento PEP El sistema verifica si el elemento PEP cuenta con presupuesto disponible para realizar la contabilizacin. Si tiene Presupuesto continua el paso 3 , sino tiene vuelve al modulo de Proyectos. Gestin de Presupuestos El sistema verifica si el Proyecto Presupuestario cuenta con presupuesto disponible para realizar la contabilizacin. Si tiene Presupuesto contabiliza ; sino genera un mensaje de error y se debe de llevar a cabo el proceso de adiciones o traslados presupuestales en PSM En este diseo siempre se verifica primero que el elemento PEP cuente con presupuesto disponible para evitar que un solo elemento PEP se consuma el presupuesto de los otros elementos PEP del proyecto
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Transaccin CN41 Transaccin CN41N Transaccin: CN42N Transaccin: CN43 Transaccin: S_ALR_8701353 Transaccin S_ALR_87013556 Transaccin: S_ALR_87013557 Transaccin: S_ALR_87013558 Transaccin: S_ALR_87013559 Transaccin: S_ALR_87013560 Transaccin: S_ALR_87013542 Transaccin: S_ALR_87013543 Transaccin: S_ALR_87013544 Transaccin: S_ALR_87013545 Transaccin: S_ALR_87013546 Transaccin: S_ALR_87013548
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Transaccin CN41 Este reporte muestra la estructura de un proyecto y sus elementos PEP La pantalla siguiente es desplegada
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Se pulsa
42
Se pulsa el icono
para visualizar
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Estando en la pantalla
Pulsamos
Se aade el campo Status para visualizarlo y el reporte queda ahora de la siguiente manera
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Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono vuelve a la pantalla inicial
. Se
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Y se pulsa el icono
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Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono vuelve a la pantalla inicial
. Se
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Pulsamos el icono
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Para incluir las columnas de costo real y estatus del proyecto hacemos lo siguiente :
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Trasladamos con el icono los campos a la derecha que requerimos : a) Costes Reales y b) Status . La pantalla esta de la siguiente manera ahora
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Y pulsemos
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Vemos en este informe cunto ha costado el proyecto en su totalidad: $ 41.031.523,90 y cada de una de las actividades o elementos PEP
Con el icono
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y la pantalla siguiente se
Se pulsa
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Volvemos hacia atrs con la flecha verde , hasta volver a la pantalla inicial
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Pulsando el icono
Pulsando doble click sobre el primer elemento PEP y llegamos a la pantalla siguiente
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Pulsamos el icono
En esta pantalla podemos tomar varias opciones para el anlisis a) Grfica , b) Adicin de Campos , C) Visualizacin de elementos PEP
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Seleccionamos el icono
Seleccionamos el icono
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Para el ejemplo vamos a incluir el Valor Total del PEP que es un monto de referencia , la pantalla se ve de la siguiente manera
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Se pulsa
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Seleccionamos el icono
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Se selecciona Ej Ant
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Se pulsa
El informe muestra el presupuesto total del proyecto y desglosado por elementos PEP
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Se selecciona
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Se selecciona
Este reporte seala la comparacin entre el presupuesto, la ejecucin real y los comprometidos asignados
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Se selecciona
Este reporte muestra la distribucin del presupuesto en elementos PEP desde el proyecto , en este caso el presupuesto del proyecto es $7.000.000 y se distribuye en 1 MM, 2 MM y 4 MM en los elementos PEP
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Se selecciona
En este reporte se muestran las adiciones, devoluciones o traslados realizados en Elementos PEP y Proyectos; para el ejemplo se realizo una adicin de $ 500.000 al proyecto y al elemento PEP Obras Civiles en $ 500.000
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Transaccin: S_ALR_87013542 Real / Comp / Total / Plan en Mon Soc CO La pantalla siguiente es desplegada
Se selecciona
En este informe se analizan los costos reales y comprometidos por cuenta y a nivel de Proyecto y de Elemento PEP. En la primera vista tenemos el costo del proyecto , pero podemos navegar a travs de cada elemento PEP como se muestra en la grafica siguiente
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Para este ltimo PEP , si se quiere analizar las partidas del comprometido se pulsa doble Click en la partida del comprometido y la pantalla siguiente se despliega
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Se selecciona
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Se pulsa el icono
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Se selecciona
Este informe muestra los cargos reales a los proyectos ( elementos PEP ) por mes , clase de costo( cuenta ) , comparndolo con los costos planeados de un proyecto ( elementos PEP)
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Se selecciona
Este informe muestra la ejecucin de un proyecto y elementos PEP por ejercicio y perodo (mes)
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Se selecciona
En esta primera parte del informe estamos viendo los comprometidos de proyecto ( CDP) hasta el sexto mes del ao 2010 , para ver los meses siguientes
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Pulsamos la flecha
Se ve un comprometido para el proyecto en referencia en el mes 12 del 2010 ; pulsamos doble click en la partida de los $ 864.646.104 y la pantalla siguiente se despliega
De nuevo doble click en la partida de los $ 864.646.104 y se tiene el documento del CDP
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Se selecciona
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El concepto valor estadstico se puede asimilar a metas; para el mes de Enero se planeo atender 1000 personas y se atendieron 800 con una desviacin del 20%
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